Gestion de Costos de A&B por Georges Louis Fontaine se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivadas 3.0 Unported.
TÉCNICAS DE CONTROL A continuación se presenta un material que le explicarás las diferentes técnicas de control de costos aplicables a una empresa de producción de alimentos y bebidas. 1.- QUE ES CONTROLAR El control es el procedimiento mediante el cual los gerentes intentan dirigir, regular y restringir las acciones de las personas con el propósito de lograr metas definidas y deseadas. (Dittmer “Principles of Food, Beverage & Labor Cost Controls” CBI 1970). El primer paso, obviamente, consiste et definir metas para la empresa. Esas metas son normalmente de carácter económico para lograr el éxito financiero. Pero también las metas pueden incluir la conservación del medio ambiente, promoción de una mejor salud para la gente o la incorporación de minorías en la vida económica nacional. No ocuparemos aquí del establecimiento de metas financieras. La responsabilidad para la operación exitosa de una empresa gastronómica recae sobre el gerente, operador o el dueño. En empresas más grande parte de la responsabilidad puede ser delegada a un contralor de costos. Pero las decisiones sobre las medidas correctivas y su aplicación recaen sobre el jefe máximo. El negocio de producción y venta de alimentos y bebidas en empresas gastronómicas involucra la adquisición de materia prima, su recibo en la empresa, almacenamiento, despacho con el propósito de producir platos terminados para la venta. La gran particularidad del negocio de alimentos y bebidas en contraposición con otras empresas manufactureras estriba en que los insumos son en su mayor parte muy perecederos es decir de muy corta conservación. Esos insumos deben ser adquiridos en cantidades precisamente calculadas para evitar desperdicio y/o pérdida de su calidad en el tiempo. Deben ser almacenados y despachados bajos condiciones higiénicas óptimas. Lo mismo se aplica a la producción y manipulación de dichos insumos.
Por lo tanto en cada etapa de la operación se debe establecer un control para prevenir el desarrollo de problemas sugeridos anteriormente con respecto a las conservación y manipulación higiénica de los insumos. Estas etapas son: Compras, recibo, almacenamiento, despacho, producción, servicio y venta y contabilización. 2.- TÉCNICAS DE CONTROL Una variedad de técnicas de control de costos están a la disposición del operador de una empresa de alimentos y bebidas. Establecer estándares. Establecer procedimientos estándares. Dar el ejemplo Observar y corregir las acciones de los empleados. Mantener registros para presentar informes puntuales. Preparar y ejecutar el presupuesto. Censurar y disciplinar los empleados.
Establecer estándares Los estándares se pueden definir como reglas o medidas establecidas como base de comparaciones y decisiones. En los negocios, estos estándares son establecidos por la gerencia y usados para evaluar los resultados obtenidos en relación con los resultados esperados. Existen dos clases de estándares: De calidad: de la materia prima, del producto terminado y por extensión, del trabajo necesario para lograrlo. De cantidad: Se refiere a las medidas de peso, cuenta o volumen. De aquí, la gerencia debe establecer estándares de cantidad tales como porcentaje de costo estándar, tamaño de porciones de artículos de menús o listas de bebidas y en muchos casos, de rendimiento del personal.
Establecer procedimientos. Además de establecer estándares de calidad y cantidad
en las comidas y
bebidas, se deben establecer estándares de procedimientos para controlar la adecuada ejecución de las tareas de cada empleado. Un procedimiento es el método empleado para preparar un producto o realizar un trabajo, y un proceso estandarizado es aquel que se ha establecido como el método correcto, la rutina o la técnica para las operaciones diarias. Se establecen para cada una de las funciones (tareas) o etapas del ciclo de costos: compras, recibo, almacenamiento y despacho, producción, servicio y registro.
Dar el ejemplo y entrenar al personal El comportamiento de los individuos en un grupo, normalmente se encuentra influenciado por las acciones, lineamientos y actitudes de sus líderes, por lo tanto la instrucción del personal en cuanto a cómo debe ser realizado su trabajo, depende en gran medida del ejemplo y el entrenamiento que le den los superiores o gerentes al personal, de cómo los supervisan y controlan y del comportamiento de los subordinados. En empresas pequeñas, pocas veces existen manuales de procedimientos. Los empleados aprenden en función del entrenamiento y ejemplo proporcionados por les supervisores o el dueño.
Observar y corregir las acciones de los empleados Uno de los aspectos más importantes de la gerencia es observar continuamente las acciones de sus empleados en su trabajo diario, para juzgar cómo debieron ser realizadas, y para aplicar las correcciones que sean necesarias en el momento indicado. Si un empleado no cumple con las normas de manipulación higiénica de alimentos o no usa la balanza o peso para medir los insumos de una receta, debe aplicar correctivos inmediatos.
Deber quedar claro que se puede exigir de un empleado una ejecución correcta de sus tareas solamente si ha sido previamente entrenado a realizarlas y si el responsable ha verificado la aplicación correcta de dicho entrenamiento.
Mantener registros para presentar informes Una de las acciones más importantes del proceso de control es la recolección de información cuantitativa. Obviamente, el informe más general es el estado de ganancias y pérdidas. Al reducir los datos cuantitativos a índices analizables, éstos pueden ser aceptables para la gerencia, con la implicación en términos generales, que el rendimiento de los empleados ha sido aceptable durante el período considerado. Por lo contrario, si los índices no corresponden a las metas establecidas, esto puede implicar que los empleados no cumplieron con los estándares o los procedimientos establecidos. Este estado no permite precisar el problema específico. Sin embargo, existen otros informes diarios, semanales o mensuales que permiten conocer con más precisión problemas específicos. En todos los casos, es primordial entender que la gerencia necesita estos informes en forma puntual y a tiempo para determinar si las metas a corto o mediano plazo han sido alcanzadas, así como los objetivos generales y específicos. Si no lo fueron, un reporte puntual permite aplicar las necesarias medidas correctivas.
Preparar y ejecutar el presupuesto La técnica más común para el control de las operaciones de las empresas es el uso de presupuesto. Un presupuesto es la expresión realista de las metas de la gerencia y sus objetivos expresados en términos financieros, básicamente en la forma de un estado de resultados en bolívares para el siguiente período de operaciones, es decir, un pronóstico del volumen de ventas y de los costos y gastos generados para lograrlo. Su preparación se basa sobre la experiencia, datos históricos junto con los cambios que se pueden vislumbrar acerca de la inflación, cambios de objetivos gubernamentales o de la empresa y eventos previsibles que afecten las operaciones de la empresa.
Censurar y disciplinar los empleados
El objetivo de corregir y disciplinar empleados es cambiar o modificar su rendimiento en el trabajo, es decir controlar el rendimiento de manera que la actividad de trabajo de cada empleado sea consistente con los estándares y procedimientos determinados por la gerencia para el logro de los objetivos definidos. Si un empleado que ha sido correctamente entrenado y ha demostrado la correcta aplicación de los estándares y procedimientos, deja de realizar su trabajo adecuadamente, debe ser corregido y se deben aplicar medidas para asegurar que optimice su rendimiento. Las formas de censurar pueden iniciar con una llamada verbal de atención y llegar hasta el despido. Obviamente, si un empleado era suficiente bueno para contratarlo, debe ser suficiente bueno para conservarlo. Además, una alta rotación resulta costosa. Algunas de estas técnicas se estudiaran en esta unidad, tales como: Registro contable interno. Elaboración de recetas estándares costeadas Cálculo de porcentaje e costo estándar. Cálculo del test de Carnicería. El control de costos es una actividad absolutamente indispensable para la operación exitosa de una empresa de producción gastronómica de alimentos y bebidas.