Gestion de Costos de A&B by Georges Louis Fontaine is licensed under a Creative Commons ReconocimientoNoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported License.
REGISTRO CONTABLE Para la persona que opera o gerencia una empresa -la que sea- es indispensable llevar el registro de las transacciones (intercambios de dinero entre la empresa y terceros) que se llevan a cabo a lo largo de un período. Ese registro incluye tanto los ingresos (ventas) como los costos y los gastos. Esa información es necesaria para que el contador pueda preparar los estados financieros solicitados por los entes gubernamentales. Pero además, esos registros son necesarios para que el operador tenga una información veraz, puntual y confiable del estado de las finanzas y rendimiento de su empresa, que le sirva de base para tomar decisiones operativas o financieras. Si la empresa de producción de alimentos presta servicios a otras empresas, será imprescindible que tenga un registro fiscal a efectos de entregar facturas legales a sus clientes. Los aspectos legales se estudian en otro módulo del presente diplomado. Para llevar a cabo un registro contable adecuado, se explicará a continuación los componentes de un posible sistema de registro y de los formatos necesarios para tal fin.
FACTURA Es el documento que debe entregarse al cliente para cobrarle los alimentos, bebidas, productos o servicios prestados. Sirve de comprobante o soporte de la venta, tanto para el cliente como para el empresario. Si la empresa tiene RIF (Registro de Información Fiscal), la factura debe tener un formato reglamentario que indique no solamente el nombre de la empresa y su RIF, sino también el número de dicha factura y otra información pertinente que el tipógrafo o la imprenta podrán explicarle al momento de mandar a reproducir dicho formato. Los detalles sobre este formato se estudian en un módulo sobre aspectos legales. Además, se debe adquirir una máquina registradora debidamente calibrada de acuerdo con los requisitos legales y fiscales. La información acerca de la venta debe incluir: Número de personas cobradas en la factura, es decir el número de comensales que se facturan (serán llamados “cubiertos” de ahora en adelante) La cantidad de cada plato o unidad de venta facturado Precio unitario de cada plato o unidad de venta facturado La multiplicación de cantidad por Bs. del plato o unidad de venta La suma de la factura El monto del IVA facturado (si aplica) El gran total de la factura. Es indispensable que el empresario conserve una copia de este formato, cualquiera que sea el cliente, cada vez que se cobra una venta, ya sea de contado o a crédito.
Cuando la venta sea por cobrar en fecha posterior, la factura se deberá conservar, debidamente firmada y aprobada por el cliente, junto con sus datos (nombre, dirección y teléfono), hasta el momento del cobro. Las facturas cobradas se acumularan en una caja, junto con el dinero. Al final de cada día, el monto de efectivo en la caja deberá coincidir con la suma de las facturas cobradas.
LIBRO DE VENTAS Para las empresas registradas con RIF, contribuyentes y con obligación de retener el IVA, existe un Libro Fiscal de Ventas cuyo formato muy estricto y específico se estudia en un modulo diseñado para ese propósito. Se trata aquí del libro de uso interno independientemente del libro fiscal. Ese libro se deberá llenar a diario con la información de las facturas emitidas ese día (de contado o a crédito). La venta ocurre el día que se presta el servicio, NO el día que se cobra la factura a crédito. El libro de ventas podría tener la forma de una hoja de análisis verde de contabilidad de 3 columnas. Otra forma más práctica podría ser una hoja o libro de un archivo computarizado de “hoja de cálculo” de los sistemas Excel, Lotus u otro. Cuadro nº 1 Libro de Ventas
LIBRO DE VENTAS
1
2
Fecha
Día de la semana
5
miércoles
35
52
1.820,00
6
jueves
40
55
2.200,00
7
viernes
28
56,785714
1.590,00
582
56,408935
32.830,00
39
54,307692
2.118,00
724
56,02
40.558,00
8 a 30 31
Lunes
enero
TOTAL DEL MES
cubiertos
3
Bs/cub Prom
Total
En la columna 1, el número de cubiertos proviene de la suma de los cubiertos de cada factura En la columna 3, la venta proviene de la suma de todas las facturas del día, tanto de contado como a crédito. La columna 2 resulta, en cada línea, de la división de la venta entre el nº de cubiertos y se calcula a diario. NOTA: Para un eficiente sistema de control de costos, los ingresos deben depositarse en el banco a diario o tan pronto como se pueda. NO se debe utilizar dinero de la caja de ingresos para realizar compra o pago alguno. En el caso muy excepcional que se deba hacer, se debe reemplazar el efectivo utilizado por una factura justificativa de ese efectivo.
LIBRO DE COMPRAS: Para las empresas registradas con RIF, contribuyentes y con obligación de retener el IVA, existe un libro fiscal de Compras cuyo formato muy estricto y específico se estudia en un modulo diseñado para ese propósito. Se trata aquí del libro de uso interno independientemente del libro fiscal. En este libro se registran a diario (una línea por día), los montos de las facturas o recibos o comprobantes escritos por el mismo empresario, de las compras de los insumos utilizados para la preparación de los alimentos (y bebidas), los envases desechables utilizados para las entregas y cualquier gasto directamente relacionado con la venta de cada plato como pueden ser: las servilletas, los cubiertos plásticos, los vasos desechables etc. Para tener una información clara de la composición del costo, se recomienda discriminar cada tipo de adquisición, de acuerdo con el ejemplo dado en el siguiente cuadro. Este libro se puede llevar en hojas de análisis de columnas, usando una hoja por mes, o también en una hoja de cálculo computarizada (también una hoja por mes, reunidas en un solo libro o archivo por año). Cuadro nº 2 Libro de Compras
LIBRO DE COMPRAS Fecha Enero Ene 5
carnes
lácteos
214,00
Ene 6
Vegetal Frutas
Secos
187,00
31 TOTAL
4.235,00
1.521,00
210,00 4.659,00
bebida s
230,00
1.708,00
TOTAL 444,00
234,00
Ene 7 8 a 30
Envase
3.042,00
1.127,00
193,00
155,00
3.465,00
1.516,00
155,00
576,00
250,00
100,00
350,00
275,00
750,00
10.950,00 558,00
680,00
850,00
12.878,00
Mediante este libro se puede conocer con exactitud el costo promedio de cada cubierto o unidad de venta, dividiendo el costo total del mes entre el número de cubiertos o unidades vendidos, registrados en el libro de ventas. En el presente ejemplo, eso daría: Bs.12.878 = Bs. 17,79 costo promedio por cubierto vendido 724
Para un eficiente sistema de control, se deben pagar todas las compras mediante una tarjeta de débito, cheque o cesta ticket y recibir une comprobante de dicha factura, en la forma de una factura, recibo de caja registradora, o cualquier comprobante que justifique el desembolso. En el caso de las compras realizadas en los mercados populares donde se recibe solamente efectivo, se deberá llenar a mano un comprobante para cada egreso, con el fin de poder realizar el registro en el libro de compras. Todos estos comprobantes se deben conservar para ser entregados oportunadamente al contador, junto con el libro de compras. Es recomendable preparar una lista de compras contentiva de los insumos necesarios para la producción de un período de varios días a una semana para optimizar el uso del tiempo y de los insumos y, en lo posible, realizar compras ya sea en mercados populares o almacenes que ofrecen precios rebajados por las compras al mayor. Se explicará más adelante cómo preparar una lista de compra.
LIBRO DE GASTOS: El libro de gastos permite registrar los gastos generales y de administración de la empresa. De la misma forma que el libro de compras, se llevará en hojas de análisis o en Excel, usando una columna por tipo de gastos. Dado que muchos de los gastos generales ocurren una sola vez al mes, el “libro” será en realidad una sola hoja de análisis con una columna por mes y tantas líneas como se decida discriminas los gastos los cuales pueden incluir las siguientes: Teléfono: La suma de las facturas de compra de tarjetas de teléfonos celulares, más el recibo mensual de la compañía de teléfonos. Ese monto puede incluir el monto relacionado con el servicio de conexión a internet. Agua: El monto del recibo del mes Electricidad Gas: La suma de la compra de las bombonas en le mes Suministros de Higiene y limpieza: La suma de las facturas de artículos utilizados para la limpieza de los equipos, utensilios, vajilla, áreas de trabajo y lencería: detergentes, haraganes, escobas, coletos, esponjas, y para la conservación o preparación de alimentos tales como: papel plástico transparente, papel aluminio, papel parafinado, etc. Se recomienda realizar una compra periódica de esos insumos (por ejemplo mensual). Suministros de Escritorio: La suma de las facturas correspondientes a la adquisición de insumos utilizados para llevar la administración y contabilidad de la empresa, incluyendo formatos, hojas de análisis, bolígrafos y lápices, cuadernos, fotocopias, tinta de impresoras, etc. Utensilios de cocina: Este rubro incluye el precio de los utensilios de corta vida útil, tales como cuchillos, cucharas y tenedores de cocina, abrelatas, espumaderas, paletas, espátulas etc, que se adquieren con cierta frecuencia. Sueldos: Aquí se considera el sueldo que quiere ganar el propio administrador, los de sus ayudantes y los honorarios del contador y cualquier otro emolumento en relación con la operación de la empresa. Alquileres: Los alquileres del espacio, de la casa o apartamento o el gasto del condominio, cuando aplican. Seguros: si aplica
Amortización de equipos. Este rubro considera la perdida de valor del los equipos eléctricos o mecánicos utilizados para la producción de los alimentos, incluyendo neveras, cocinas, hornos, ayudantes de cocina, etc. En el caso de los equipos de larga vida útil, el monto de la amortización se calcula dividiendo el precio del equipo entre el número de años de utilización estimada entre 12, para conocer el gasto mensual (perdida de valor mensual). Se recomienda solicitar la asesoría del contador para este rubro. Otros: Cualquier otro gasto no incluido en una columna anterior. Si un gasto es recurrente o su monto relativamente significativo, deberá crearse una columna para su rubro. Los gastos registrados en ese libro corresponden a gastos prácticamente fijos, recurrentes cada mes con poca variación dado que no están directamente relacionados con la compra-venta de insumos. Varían más en función de la inflación. No se debe incluir en este libro, los gastos personales. Éstos deben ser cubiertos por el sueldo que el empresario se asigne. Si el empresario posee un carro utilizado principalmente para la operación de la empresa, entonces, los gastos relacionados como el seguro, gasolina, reparaciones y mantenimiento se deberán incluir en el libro. Cuadro nº 3 Libro de Gastos Gasto
Ene
Teléfono Agua Electricidad Gas Sum Higiene Sum oficina Utensilios Sueldos Alquileres Seguros
250,00 150,00 210,00 50,00 450,00 250,00 750,00 5.000,00 3.000,00 675,00
Amortización Varios TOTAL
1.500,00 1.810,00 14.095,00
Feb
Dic
Total