Gastronaut Gastrosoftware „Gästedaten sind ein wahrer Schatz“

„Gästedaten sind ein wahrer Schatz“

Es ist die eierlegende Wollmilchsau, entwickelt von Gastronomen für Gastronomen: Reservierungssystem, Bewertungstool und digitales Menü in einem. Heidelberg darf sich rühmen, Stadt der Gastronauten zu sein. Silvia Geuker stellt das System und seine Erfinder vor.

Irgendwann wurden Karl-Peter Bender die Kosten für das Reservierungssystem zu hoch. Außerdem ärgerte er sich darüber, dass die gesamte Kommunikation zum Gast über das Branding des Reservierungssystems lief und so wenig Nutzen für den Bekanntheitsgrad seines Restaurants bot. Zusammen mit seinem Sohn Ben betreibt Bender in Heidelberg die bekannte Schilling Roofbar in einem Turm über den Dächern der Stadt sowie diverse andere Gastronomien. Gemeinsam mit Chefentwickler Leon Dahmer, seinem Sohn und weiteren erfolgreichen Gastronomen als Berater gründete er vor vier Jahren das Software-Label Gastronaut – von Gastronomen für Gastronomen. Es vereint ein Reservierungssystem, ein Bewertungstool und eine digitale Speisekarte. Überschaubare Preise und verschiedene Leistungspakete sollen das System für Gastronomen attraktiv machen. Im Gespräch mit Mark Hussain, zuständig für Vertrieb und Marketing, ging es vor allem um die Alleinstellungsmerkmale gegenüber bestehenden Systemen am Markt. Reservierungsbestätigungen und -erinnerungen erfolgten im Namen des Reservierungssystems. Doch nicht nur das: Hatte der Gast zum ersten Mal darüber reserviert, bekam er anschließend die Einladung, sich die App herunterzuladen und künftig ganz bequem nur noch darüber zu buchen. Für den Gastronom bedeutet das: Für jeden Gast fallen 1,50 Euro Gebühr an. Der Gast des Restaurants wurde so zu einem Gast des Systems. Die Beträge häuften sich, und plötzlich hatten wir hunderte von Euro Kosten monatlich allein für Reservierungen. Das führte uns zu der Idee eines eigenen Reservierungssystems, das praxisbezogen genau auf die Bedürfnisse des Gastronomen eingeht. Bei unserem Reservierungssystem Gastronaut steht die jeweilige Gastronomie im Mittelpunkt. Unter ihrem Namen laufen Reservierungsbestätigungen und Erinnerungen. Das System selbst erscheint nur klein unten in der Fußzeile als technischer Partner. So ist das Restaurant mit jeder Nachricht beim Kunden präsent. Das ist enorm wichtig für den Bekanntheitsgrad und die Kundenbindung.

Mark Hussain (oben) ist bei Gastronaut zuständig für Vertrieb und Marketing, Leon Dahmer ist der Chefentwickler

Es gibt am Markt schon viele Reservierungssysteme. Warum jetzt auch noch Gastronaut? Mark Hussain: Bei dem Reservierungssystem, das wir früher benutzten, stand immer das Branding des Systems im Vordergrund, und das Restaurant erschien lediglich als ein Betrieb, der unter diesem Label lief.

Sie behaupten, es gäbe weniger No-Shows, also weniger nicht wahrgenommene Reservierungen, im Restaurant. Wie realisieren Sie das? Allein durch die Tatsache, dass der Gast noch einmal vor seinem Besuch an die Reservierung erinnert wird, führt zu 25 Prozent weniger Nicht-Erscheinen ohne Absage. >> SIE INTERESSIEREN SICH FÜR SOFTWARE UND DIGITALE LÖSUNGEN? AB SEITE 58 INFORMIERT UNSERE FACHAUTORIN SILVIA GEUKER ÜBER KASSENSYSTEME & PAYMENTLÖSUNGEN!

Karl-Peter Bender (oben) und sein Sohn Ben betreiben die Schilling Roofbar in Heidelberg (Fotos links und oben links) Namhafte Heidelberger GastronautKunden: Spitzenkoch Tristan Brandt vom Restaurant 959, Grill & Restaurant Heid‘s sowie Bar & Restaurant NEO (rechts)

Dabei entscheidet der Gastronom selbst, wann diese Erinnerung rausgeht, wir drücken ihm kein starres System auf. In Zukunft wird es ein Feature geben, mit dem der Gastronom eine No-Show-Gebühr von beispielsweise 20 oder 30 Euro fordern kann. Gerade an starken Tagen sprechen wir bei einem Ausfall eines Vierer-Tisches schnell über einen entgangenen Umsatz von 400 Euro. Das ist für jeden Gastronomen sehr ärgerlich. Natürlich kann der Restaurantbetreiber frei wählen, ob, wann und wie hoch die Gebühr ausfällt. Bei eher schwachen Tagen wie Montag, Dienstag oder Mittwoch kann man auch ganz auf so eine Gebühr verzichten, aber an den starken Wochenenden ist das ein sehr wichtiges Tool.

Es gibt ja die typischen „Pappenheimer“, das heißt Gäste, die immer wieder einen Tisch reservieren und nicht erscheinen. Wie gehen Sie damit um? Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Diese ungeliebten Gäste fließen in eine schwarze Liste ein. Wenn sie reservieren wollen, erscheint die Antwort, dass eine Reservierung nicht möglich ist und sie sich bitte direkt mit dem Restaurant in Verbindung setzen sollen. Der Restaurantbetreiber kann in so einem Fall selbst entscheiden, ob er den Gästen noch einmal eine Chance gibt oder ihnen eine Reservierung verweigert.

Ziel eines Reservierungssystems ist eine optimale Auslastung des Restaurants. Wie plant das System die Aufenthaltszeit für die Gäste ein? All das besprechen wir bei der Einrichtung des Systems mit dem Gastronomen und legen es individuell mit ihm fest. Ziel ist ja nicht ein volles Restaurant, sondern dass die Auslastung auch zur Kapazität von Küche und Service passt. In der Reservierungsbestätigung steht dann auch die Verweildauer, zum Beispiel, dass der Tisch von 20 bis 22 Uhr reserviert ist. Die klare Kommunikation vermeidet Probleme bereits im Vorfeld des Besuchs. Ist dem Gast die Zeit zu kurz, weil er seiner Liebsten einen Heiratsantrag machen will, setzt er sich einfach mit dem Restaurant in Verbindung und verlängert den Zeitraum.

Wie funktioniert die Reservierung, wenn das Restaurant einen Restaurant- und einen Barbereich hat? Das geht ganz einfach. Bei der Buchung fragt das System nach dem Anlass, zum Beispiel „Cocktails“ oder „Essen und Trinken“. So sind beide Bereiche immer optimal belegt.

Gibt es auch die Möglichkeit, Informationen über GästeVorlieben zu hinterlegen? Gerade in Zeiten hoher Personalfluktuation ist es von zentraler Bedeutung, trotzdem auf die Vorlieben der Gäste einzugehen. Ist es nicht charmant, wenn die Service-Mitarbeiterin den Gast fragt, ob er, wie immer, einen Piccolo und ein Glas Wasser trinken möchte? Das lässt sich einfach im System hinterlegen. Man kann zu einem Gast auch andere Kommentare speichern, zum Beispiel, dass er immer etwas zu nörgeln hat. So kann sich das Service-Personal mit entsprechend vorsichtiger Behandlung darauf einstellen. Wenn der Gast sein Einverständnis dazu gibt, regelmäßig Infos zu erhal-

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Das GastronautReservierungssystem sorgt für bessere Auslastung und weniger No-Shows

Das digitale Menü von Gastronaut zeigt und erklärt die angebotenen Speisen (links). Die Gäste werden vor und nach dem Restaurantbesuch vom System betreut (rechts) ten, können wir ihn per Mail zum Osterbrunch oder zum Gala-Dinner einladen. Die eigenen Gästedaten sind ein wahrer Schatz, wenn man sie gut pflegt.

Bewertungstools gibt es viele. Was ist an dem von Gastronaut anders? Nach dem Besuch des Restaurants erhält der Gast eine Nachricht mit der Bitte um ein ehrliches Feedback und seine Bewertung. Diese geht nicht automatisch online, sondern der Gastronom entscheidet, ob sie publiziert wird und ob sie bei Google und/oder bei Tripadvisor veröffentlicht wird. So kann er vernichtende Rezensionen im Vorhinein abwenden. Reklamationen sind gleichzeitig wichtig für das Qualitätsmanagement. Durch sie hat der Restaurantbetreiber die Möglichkeit, besser zu werden. Nichts ist charmanter, als den Gast als Wiedergutmachung zu einem Cocktail einzuladen. Schließlich kennt der Gastronom nicht nur die Kontaktdaten des Gastes, sondern weiß zusätzlich, an welchem Tisch dieser saß und von wem der Gast bedient wurde. Übrigens wird die Software in Baden-Württemberg mit 40 Prozent gefördert – auch andere Bundesländer haben entsprechende Fördertöpfe für Digitalisierung ins Leben gerufen. Ein dritter Bestandteil Ihres Software-Pakets ist die digitale Speisekarte. Wie muss man sich das vorstellen? 90 Prozent der Gäste sind mobil im Internet unterwegs. Wenn ich auf der kleinen Fläche auf eine eingescannte PDF-Speisekarte schaue, kann ich die Buchstaben kaum entziffern. Mit dem digitalen Menü kann ich mein Speisenangebot wunderbar abbilden und sogar Fotos hinterlegen. Wie oft passiert es in einem asiatischen Restaurant, dass ich mir aufgrund des Textes in der Speisekarte das Gericht nicht vorstellen kann – da macht ein Foto vieles leichter. Ist ein Gericht aus, nehme ich es einfach von der Speisekarte, so dass ich den Gast nicht enttäusche. Ebenso kann ich spontan Aktionsgerichte aufnehmen.

Wie sieht es aus mit Self-Ordering? Die digitale Speisekarte ist die Vorstufe zu Self-Order and Self-Pay. In einem unserer Restaurants befinden wir uns gerade in der Testphase dieser Erweiterung. In Zukunft kann ich einfach per QR-Code nachbestellen und online bezahlen. www.gastronaut.ai