Ny som leder
Forfatter: Mona Evjen
Alle våre titler kan kjøpes i bokhandelen eller på våre internettsider www.hegnar.no/bok
© Hegnar Media as, Oslo 2011 Grafisk formgivning: Jenny Giske Risvold – Hegnar Media as Sats og trykk: Scandbook, Sverige 2013.
ISBN: 978-82-7146-262-8 3. opplag 2014
innhold
Forord Innledning
1.
Fra kollega til leder
V VII
1
2. Tillit
13
3. Menneskekunnskap
27
4. Kommunikasjon
59
5. Motivasjon
81
6. Utviklingsarbeid
107
7. Arbeidsglede
133
8.
155
Tilbakemeldingens kunst
9. Konflikth책ndtering
181
10. Stress
217
11.
Humorens kraft
241
12.
Veien videre
257
13.
Vanskelige personer
281
14.
Kulturelt mangfold
329
Avslutning
345
Forord
D
en som leser boken på jakt etter siste nytt innen ledelse, vil bli skuffet. Derimot kommer det hver dag til nye ledere og nye mennesker som skal ledes. I et slikt perspektiv inneholder boken (forhåpentlig) både nytt og nyttig – for en ny leder. Men også de som har vært ledere noen år, kan finne boken nyttig. Den kan gi en påminnelse om hva som er viktig og en forsikring om at i alle fall noe av det man gjør er klokt. Eller kanskje innholdet kan gi en oppfrisking av sovende kunnskap og inspirasjon til å gripe fatt i det som ikke fungerer så bra? Medarbeidere – og andre – kan også ha utbytte av boken. Økt selvinnsikt og menneskekunnskap kan hjelpe oss å forstå hvordan vi påvirker og lar oss påvirke. Å ta opp forhold/saker som
er vanskelige, men nødvendige, på en god måte, bidrar til å forebygge konflikter. Men kanskje aller viktigst er å ta ansvar for egen motivasjon og arbeidsglede. Ledelse er et omfattende tema. Det utvalg som presenteres her, utgjør noen av de viktigste faktorene. Av innledningskapittelet vil du se hvilke – og at det finnes en rød tråd. Det er skrevet mange bøker om hvert eneste tema, og dermed må mye velges vekk, men håpet er at leseren får utbytte av det som er valgt. Noe er teoretisk, men jeg har forsøkt å legge vekt på praktiske framgangsmåter. Hvert kapittel avsluttes med noen «gartnerråd», ment som en huskeliste. Forhåpentlig skjerper boken lysten til å gjøre noe av dette i praksis. Ny som leder. Skrekkblandet fryd? Lykke til!
Stavanger august 2011
• VI
Ny som leder
Innledning Begynnelsen er den viktigste delen av arbeidet. Platon
Rollen som leder Ordet rolle forbindes med film og teater. Skuespillere tildeles roller, til rollen hører det med et manus og en regissør som iscenesetter det hele. Regissøren har sin oppfatning om hvordan de ulike roller skal spilles, og formidler det til skuespillerne. Rolleinnehaverne får imidlertid en viss frihet og oppfordres til å legge sine egne fortolkninger i skikkelsene. Underveis i prøvene får skuespillerne tilbakemelding på sin opptreden, som blir justert fram til regissøren er fornøyd. På scenen står skuespillerne iført kostymer foran et publikum og spiller sine roller. Når stykket er ferdig, får de respons fra publikum, oftest applaus. Bak scenen kler de seg om, trer ut av sine roller og lader batteriene før neste opptreden. Rollen som leder er ikke like opplagt. Manus finnes kanskje i form av en stillingsannonse, men det er ikke alltid tilfelle i en nyopprettet stilling. En annonse sier i beste fall noe om hva du skal gjøre, men den forteller deg ikke noe om hvordan du skal opptre – spille rollen. Omkring deg har du mange med meninger om manus og de opptrer mer eller mindre tydelige som regissører. Manus blir i grunnen aldri helt ferdig. Arbeidet med å forme rollen blir en kontinuerlig prosess. Det er heller ikke alltid like lett å se hvor scenen er, du er tilgjengelig på telefon og e-post døgnet rundt, også i ferier. Dessuten mangler du et tydelig publikum som står klar for å gi deg applaus! Du skal med andre ord finne og tolke regissørene, forme manus og beherske ferdighetene som kreves for å stå på scenen. Dessuten bør du sørge for å gå av scenen og om mulig skaffe deg • VIII
Ny som leder
applaus! Denne boken gir deg tips om hvordan du kan takle alt dette. Du kan blant annet lese om: –
betydningen av å ha, samt ulike måter å etablere, tillit
–
nytten av, og hvordan du skaper, god og åpen kommunikasjon
–
verdien av å forstå og respektere ulike personlighter
–
bruken av medarbeidersamtalen som en arena for å drive utviklingsarbeid
–
viktigheten av å legge til rette for indre motivasjon og skape arbeidsglede
–
nødvendigheten av å gi tilbakemeldinger og hvordan du kan gjøre det på en virkningsfull måte
–
forståelse for hvordan du kan håndtere konflikter
–
kjennetegn ved stress – og hvordan du kan ta ansvar for å mestre det
–
humorens betydning i arbeidsmiljøet – og for helsa
–
hensikten med å kjenne sitt eget verdigrunnlag
–
anvendelsen av emosjonell intelligens
–
coaching på veien videre
• IX
Kapittel I
Fra kollega til leder Lev slik med dem som stür under deg, som du selv vil leve med dem som stür over deg. Seneca, (ca. 4 f. Kr. – 65 e.Kr.), romersk filosof og statsmann
Forandringen Din nåværende stilling har du hatt i flere år, du er arbeidsom og dyktig på ditt fagfelt. Du er godt likt, hjelpsom, tar vare på nykommerne, viser omsorg for kolleger og er kjent for ditt gode humør og din spøkefulle tone. Et par av kollegene dine er blitt dine gode venner, og dere møtes en del i private sammenhenger. Du karakteriseres som en dyktig medarbeider og en god kollega. Så omorganiseres bedriften, din gamle avdeling slås sammen med en annen avdeling, og du har takket ja til å lede den nye avdelingen. Skjer det noe med deg i denne overgangen? Neppe mye. Du gleder deg og er samtidig spent på hvordan det kommer til å bli. Kanskje justerer du litt på antrekket, når du tiltrer og for første gang skal møte din nye sjef og det øvrige lederteamet i bedriften. Du tenker likevel at «Jeg skal være meg selv». Du har dine egenskaper, er sosial og omgjengelig, målrettet og handlekraftig. I tillegg til kompetansen din, er disse egenskapene medvirkende til at du har fått stillingen som leder. Dette har ikke endret seg, likevel har det inntrådt en endring. Det er åpenbart at du som leder skal ha andre oppgaver enn du hadde, du skal gjøre noe annet. Kan du fortsatt være deg selv? Svaret er både ja og nei. Du er deg selv, men etter hvert skjer det en gradvis endring. Kanskje får du høre bemerkninger som «du var ikke sånn før». Slike kommentarer sårer, du tar det personlig og ser ikke at de er knyttet til den rollen du nå har. Når du går fra å være kollega til å bli leder, er det flere ting som skjer: •2
Ny som leder
• Du mister tilhørighet i ditt tidligere fellesskap. • Du skifter posisjon overfor dine tidligere kolleger. • Du møter mange og til dels motstridende forventninger om hva du skal gjøre. • Du opplever både skrevne og uskrevne regler for hvordan du skal opptre. • Du erfarer at det stilles andre krav til deg. Dette er noen forhold som gjør at mange opplever at overgangen fra å være kollega til å bli leder, ble vanskeligere enn de forutså. Det ble vanskeligere å være seg selv enn de trodde. Begrepet rolle kan brukes for å forstå og hjelpe deg å takle det som skjer. Rollebegrepet er mye brukt i sosiologi, et fagfelt som er opptatt av å forstå og forklare relasjoner mellom mennesker som individer eller som grupper. Rolle kan forklares som et adferdsmønster som er typisk eller som forventes i en spesiell situasjon. Rollen er summen av normer, krav og forventninger som er knyttet til en bestemt oppgave eller en stilling. Hvis du tenker på at å være leder er en rolle du har, kan du betrakte situasjonen «utenfra». Da kan du skille mellom den du «er» og det du «gjør» – person og stilling.
•3
Overgangen Samhold, vennskap, gjensidig hjelp, tilhørighet, vi-følelse og noen ganger en egen sjargong, er kjennetegn ved grupper. Vi-følelsen eller lagfølelsen styrkes når gruppen har andre motstandere å kjempe mot. På arbeidsplassen er ledelsen plassert blant «de andre». Medlemmene i gruppen snakker gjerne om de andre, ikke alltid i positive vendinger. Gruppefølelsen i jobbsammenheng styrkes ved at medlemmene møtes og har et sosialt miljø utenom arbeid. Det kan både være i bedriftens regi, som treninger eller korøvelser, og andre uformelle treff. I varierende grad er det kultur for å ta ut frustrasjoner i slike sammenhenger. Å tilhøre grupper tilfredsstiller grunnleggende behov hos mennesker.
Tilhørigheten reduseres Som leder merker du ganske snart at du ikke lenger er medlem i gruppen. Det mest synlige er at du fysisk flytter, i tillegg er du ikke like mye til stede som før fordi du nå forholder deg til flere andre. Litt etter litt blir du dermed en av «dem», som dere i gruppen snakket om. Etter hvert trekker noen seg vekk fra deg, de vil ikke bli oppfattet som en som «smisker» med sjefen. Andre blir tause, de tør ikke si det de mener når du er til stede. Mens noen tilsynelatende er som før. Du blir mer eller mindre ubevisst utsatt for sanksjoner fra medlemmer i gruppen. Begrepet sanksjon henger sammen med normer, hvor sistnevnte kan forklares som skrevne og uskrevne regler. I samfunnet er rettsregler et eksempel på skrevne normer, mens skikk og bruk •4
Ny som leder