HINDARI AMNESIA SYNDROME

Tata Kelola Kearsipan Dibenahi

Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Perpuspa) Kabupaten Magelang Ari Parwanti mengatakan arsip merupakan suatu ingatan atau memory bagi suatu instansi, termasuk lembaga penyelenggara pemilu seperti Bawaslu.

Disebutkan apabila arsip tidak tertata atau bahkan hilang, maka instansi tersebut akan mengalami amnesia syndrome. Jika hal ini terjadi maka data, rekam jejak kinerja, informasi dan lainnya akan hilang sehingga akan menyulitkan penyusunan laporan rutin dan mengganggu kinerja di masa depan.

“Dari lahir manusia sudah terikat dengan arsip seperti akta lahir, E-KTP, hingga nanti dewasa memiliki ijazah dan lain sebagainya,” kata Ari saat menjadi narasumber Bimbingan Teknis Kearsipan untuk staf Bawaslu

Kabupaten Magelang, baru-baru ini.

Bimtek ini dilaksanakan di Ruang Zulsantiss

Bawaslu Kabupaten Magelang. Betty Zulsantis sendiri merupakan nama staf Panwascam

Candimulyo yang meninggal dunia selama tahapan Pilkada 2018. Nama Zulsantis kemudian diabadikan menjadi nama ruang siding.

Ari lalu membedah Dasar Hukum Kearsipan dan Empat Pilar Kearsipan Bawaslu. Dasar Hukum

Kearsipan yaitu Undang-Undang Nomor 43 Tahun

2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah

Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Sedangkan Empat Pilar Kearsipan Bawaslu yaitu Pola Klasifikasi (Perbawaslu Nomor 11

Tahun 2020 Tentang Pola Klasifikasi Arsip), Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Dinamis (Perbawaslu Nomor 12 Tahun 2020), Tata Naskah Dinas (Perbawaslu Nomor 13 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas), Jadwal Retensi Arsip (Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020).

Ari menjelaskan penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin terciptanya arsip kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah daerah, pemerintah desa, BUMD, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi polotik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.

“Pengelolaan kearsipan daerah yang handal merupakan bagian dari penyelenggaraan kearsipan nasional dan pemanfaatan arsip sesuai peraturan perundang-undangan. Hal ini akan menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah,” jelas Ari.

Selanjutnya, Ari mengajarkan cara menata arsip inaktif milik sekretariat Bawaslu Kabupaten Magelang. Dibantu staf Bawaslu, beberapa odner berisi arsip SPJ keuangan Panwas Kecamatan tahun 2018 dikeluarkan dari lemari arsip, SPJ tersebut dipisahkan dari Odner serta diberi catatan agar mudah penataannya, dimasukan ke dalam kardus arsip.

Ari juga mengajarkan bagaimana cara membuat bank arsip untuk memudahkan pencariannya melalui komputer, serta membagikan tips agar arsip tidak mudah rusak oleh serangga dan hewan lain, yaitu dengan menaruh silica gel di dalam kardus arsip dan kamper di luar kardus arsip.

Penataan dan pengelolaan kearsipan diharapkan dapat mewujudkan percepatan ketersediaan arsip yang otentik, utuh, dan terpercaya demi mewujudkan pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien serta dapat memberi dampak perubahan yang signifikan pada pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan.

“Untuk memperkuat kelembagaan Bawaslu Kabupaten Magelang kami bekerja keras untuk meningkatkan penataan arsip secara tepat, cepat, sistematis dan berkualitas di lingkungan Bawaslu Kabupaten Magelang,” kata Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Magelang Anni Syarifah saat membuka bimtek.

Menurut Anni arsip SPJ (Surat Pertanggungjawaban) Keuangan Bawaskab dan SPJ Keuangan di Panwas Kecamatan harus rapi, aman, mudah dicari, serta mudah disusutkan,” tegas Anni.

Kordiv Pencegahan, Parmas dan Humas Bawaslu Kabupaten Magelang Sumarni Aini Chabibah menambahkan, tahapan Pemilu 2024 sudah dimulai 14 Juni 2022 lalu. Adapun tahapan yang sudah dilalui yaitu pendaftaran partai politik dan verifikasi administrasi parpol calon peserta Pemilu 2024.

Dengan pelatihan ini, Aini berharap pengetahuan, keahlian dan pengalaman staf bertambah sehingga semakin mahir dan cakap dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip yang baik dinilai akan menjadi daya dukung kesuksesan Pemilu 2024. (Wulan)