Home office

Home office: el impacto en las empresas de la región

La cuarentena dispuesta por el gobierno nacional a raíz del COVID-19 puso a las empresas en la necesidad de adaptar sus esquemas de trabajo a la modalidad “home office” en forma abrupta, de la noche a la mañana, sin gradualismo. Para conocer experiencias concretas en nuestra región, IMPACTO ECONÓMICO dialogó con Guillermo Avaca, gerente general de Cedisur, Francisco Rímmele, presidente de CLUSTERCiar y Luciano Ruiz, gerente regional de Medifé:

Guillermo Avaca Gerente General de Cedisur

Francisco Rimmele Presidente de CLUSTERCiar

Luciano Ruiz Gerente Regional de Medifé

¿Qué tan preparada estaba la empresa para el home office, previo a la cuarentena?

Guillermo Avaca: nos tomó con una preparación aceptable, ya que venimos consolidando una agenda sistemática de comu nicación entre áreas y un funcionamiento orgánico con relativo orden, por tener una dinámica de desarrollo e incorporación de nuevas habilidades organizacionales. Lo que tuvimos que hacer fue migrar esa dinámica presencial a los hogares a través de herramientas digitales que son muy amigables y efi cientes para utilizar.

Francisco Rímmele: estábamos trabajando en el tema, lo ha bíamos analizado y estábamos haciendo un piloto de home office con un grupo menor de personas en una de nuestras empresas (AlitáWare), pero no lo habíamos puesto en práctica de manera global debido a las regulaciones vigentes antes de la pandemia que no estaban a la altura de las necesidades ac tuales ni de la modalidad. Muchas de esas regulaciones, por efecto de la pandemia tam bién se tuvieron que aggiornar a la fuerza. Esperamos que post pandemia estas regulaciones se adapten realmente a las ne cesidades del mercado laboral actual. La coyuntura nos llevó a tener que hacer una implementación general en un 100% y de carácter obligatorio del home office en todas las empresas de CLUSTERciar, teniendo por consecuencia que llevar a cabo adecuaciones que realmente fueron menores, como por ejem plo la compra de más licenciamiento de software, ampliación de servicios de conectividad ya contratados, adecuación de al gunos procesos de trabajo, entre otros.

Luciano Ruiz: estamos atravesando una transformación a la que debemos adaptamos rápidamente. La creatividad, el compromiso y la dedicación hicieron posible que la implementación de los distintos canales virtuales fue se exitosa. Esto hizo posible asistir a nuestros asociados en todos sus modos. Si bien los asistenciales y de atención ya estaban en marcha hace años; logramos conectar inmediatamente a todos nues tros colaboradores en el país y poner en marcha las áreas restantes.

¿Cuáles son las fortalezas de este esquema, en función de su ex periencia?

G. A.: hay un ahorro de costos, se pueden hacer actividades con menos recursos y con similares resultados. Además, mejora mos la calidad de las reuniones, nos restó vicios que teníamos en la modalidad presencial: mejoramos las presentaciones in dividuales con gráficos, la puntualidad, las interrupciones, las conversaciones de temas fuera de agenda. Pero a no confundir, ninguna de estas mejoras son exclusivas de la modalidad virtual, nos corresponde capitalizarlas y tras ladarlas al modo presencial.

para poder determinar correctamente el impacto que tiene esta modalidad en la productividad dentro de nuestra organización. Sin dudas existen ventajas relacionadas con el ahorro en algunos costos de infraestructura y servicios de parte de la empresa, el ahorro en transportes, la flexibilidad, la me jor disponibilidad del tiempo y mayor eficiencia en el uso del mismo de parte de la gente, pero aparecen algunas desven tajas como desvinculación emocional, se elimina el ambiente laboral, aislamiento, entre otros. Desde ya el teletrabajo, o ho me office, vino para quedarse.

L.R.: Cam Doctor, nuestro servicio de video consultas médi cas, amplió el horario de atención dado el contexto, y marcó un precedente a futuro en términos de utilización. Esto suce dió en toda la comunidad médica, que rápidamente comenzaron a trabajar con distintas plataformas.

¿Qué limitaciones identifican?

G.A.: el home office no reemplaza la presencial, son comple mentarias, por ejemplo cuando se necesita utilizar el resto de los sentidos: el tacto, el gusto, el olfato, hasta ahora, lo pre sencial, es irremplazable.

F. R.: teniendo en cuenta los distintos tipos de negocios que manejan las empresas que conforman CLUSTERciar y las dis tintas funciones internas del personal corporativo, las posibilidades de implementar home office es variable, es decir que hay funciones que no admiten esa modalidad. Hay funciones y trabajos que dependen aún de la presencia física del traba jador en el sitio (inspección de obras, relevamientos, maestranza, logística, etc.) por lo que no pueden ser ejecutadas por completo vía home office. Por otro lado existen dificultades a resolver en este entorno, que pueden identificarse como limi tantes, como por ejemplo la gestión y coordinación de equipos de trabajo.

¿Y qué áreas de mejora que pudieron identificar….?

G.A.: aceleramos el proceso de flexibilizar paradigmas que ponían barreras para considerar útiles tantas herramien tas tecnológicas disponibles, que nos hacen más productivos y valiosos, como trabajadores y como organización. Desde lo profesional, probamos otras maneras de desarrollarnos, que nos desafía a integrarlas de manera efectiva a hábitos anterio res y que contribuya a acercarnos a nuestros propósitos. Aquí también está el desafío, dar mayor precisión a los propó sitos que nos motivan para hacer lo que estamos haciendo, ya que esta cuarentena dejó al descubierto que muchas cosas las hacíamos por inercia y con algún margen de “inconsciencia” por definirlo de alguna manera.

Mi reflexión es no depender o necesitar procesos traumáticos para ser aprendices y ampliar la conciencia. Como individuos, incentivarnos a aceptar el desafío y la responsabilidad de mejorar la selección y toma decisiones,

es decir, pasar de víctimas a protagonistas.

F.R.: para una implementación más allá de la cuarentena ge neral y obligatoria, identificamos las siguientes áreas a seguir mejorando y promoviendo su desarrollo: Hardware: contar con equipamiento (Laptop) de capacidad y ca lidad adecuada acorde a la función de los trabajadores. Software: avanzar con la descentralización de los servidores para el almacenamiento y gestión de la información, pasando a tecnología “en la nube”. Infraestructura domiciliaria: mejorar los accesos a Internet de todos los trabajadores, revisión del mobiliario adecuado y es pacio personal dentro de cada hogar. Una alternativa a evaluar es generar lugares de trabajo comunitarios y descentralizados (del tipo co-working),

Procesos de trabajo: se impone tener que adecuar los proce sos de trabajo, yendo al formato general por objetivos operativos pero considerando menores alcances temporales, lo que implicará una nueva forma de gestionar los equipos de trabajo. Con ésta modalidad es todo un desafío trabajar la cultura cor porativa y la identificaciòn del trabajador con la empresa de forma remota, cuestión que se logrará a través del correcto uso de herramientas pensadas y diseñadas para atender esas circunstancias.

L.R.: este nuevo esquema ”home office“ posee ventajas y por supuesto algunas oportunidades de mejora. Mucho por aprender en términos legales; la adaptación a un nuevo esquema comercial, son temas centrales que nos desa fían a ser disruptivos. Considero que la pandemia aceleró los tiempos, si bien ya existía esa tendencia; en rigor de nuestra industria es un buen complemento que se instaló definitivamente.