3
E-audit: een actuele stand van zaken In het kader van de zich almaar voortzettende technologische evoluties wijst de praktijk uit dat de administratie meer en meer gaat inzetten op de mogelijkheid tot digitale uitwisseling van boekhoudkundige data. Dergelijke werkwijze wordt aangegeven als een “E-audit”. Deze bijdrage tracht de werkwijze van de administratie in het kader van de E-audit juridisch te kaderen opdat de beroeps beoefenaars met een actuele stand van zaken deze technologische evolutie kunnen benaderen.
1. Context De administratie heeft enkel die onderzoeksbevoegdheden die de wetgever haar toekent en deze dienen bovendien strikt te worden geïnterpreteerd. Een en ander impliceert meteen dat de fiscale wetgeving veelal de technologische evoluties achterna moet lopen, wil de administratie hierbij mee evolueren in de optimalisatie van haar controlebevoegdheden. Met de programmawet van 1 juli 2016 kwam de wetgever op die manier tegemoet aan de tendens waarbij de belastingplichtige zijn boekhoudkundige gegevens niet langer bewaarde op de harde schijf van zijn computersysteem, maar ze bewaarde in de zogenaamde “cloud”, waarbij de externe servers zich zowel in het binnenland als het buitenland konden bevinden. Het ene territoriaal bevoegde controlekantoor al meer dan het andere stuurt immers, ter voorbereiding van een fiscale controle, een verzoek uit om de back–up van de elektronisch gevoerde boekhouding over te maken om er dan vervolgens een eigen auditsoftware op los te laten. Een dergelijke back-up betreft de veiligheidskopie van de data die werd
1
ingegeven in de softwareapplicatie welke toelaat de boekhouding elektronisch te houden. Het betreft dus een gedigitaliseerde vorm van de boekhouding. Van belang hierbij is op te merken dat een dergelijke back-up in beginsel alle in de boekhoudsoftware ingebrachte data bevat en zich tevens uitstrekt over alle boekjaren. Het gebruik maken van moderne digitale technieken kan en mag natuurlijk niet tot gevolg hebben dat andere informatie wordt uitgewisseld dan wordt gevraagd of wettelijk moet worden aangeleverd. Het is dan uiteraard ook aangewezen dat men zich ervan vergewist welke data aan de administratie de facto wordt overmaakt. De administratie verzoekt immers steevast naar de back-up of back-file, doch bij sommige softwarepakketten betekent dit dat men automatisch de back-up van alle boekjaren overmaakt in plaats van diegene die het voorwerp zijn van de controle. Dit kan uiteraard niet de bedoeling zijn. Veelal wordt dus door niet-IT specialisten gesproken over “back-up” files zonder de juiste draagwijdte steeds te begrijpen van wat dit administratief of wettelijk betekent vanuit een boekhoudkundig of fiscaal perspectief.
De meeste softwarepakketten zijn echter al dermate ontwikkeld dat ze via een eenvoudige druk op de knop de opgevraagde boekjaren kunnen afsplitsen om vervolgens dat deel van de back–up elektronisch door te sturen wat in zekere mate neerkomt op een gelijkaardige documentatie van boeken en bescheiden die worden voorgelegd bij een controle ter plaatse. Het verzoek uitgaande van de administratie stelt de laatste tijd hierbij meestal de handleiding ter beschikking, maar waakzaamheid hierbij blijft derhalve geboden opdat men duidelijk begrijpt wat men bezorgt. De praktijk wijst immers ook uit dat de administratie dit verzoek veelal rechtstreeks zal richten tot de beroepsbeoefenaars in plaats van tot de belastingplichtige zelf. Het Instituut herinnert er dan ook aan dat de beroepsbeoefenaar er zich eveneens van moet vergewissen dat de back-up geen gegevens mag bevatten welke gedekt zijn door zijn beroepsgeheim, doch enkel de wettelijk bij te houden boeken van de te controleren jaren1 . Het Instituut schreef intussen verschillende softwareleveranciers aan met het verzoek te voorzien in een export welke enkel de wettelijke boekhouding bevat, zodat er geen stukken worden doorgestuurd die gedekt zijn door het beroepsgeheim.
B. VANDERSTICHELEN en B. VAN COILE, “Welke reflex wanneer de fiscale administratie naar back-up digitaal klantendossier vraagt?”, https://www.iec-iab.be/nl/leden/Publicaties/editorialen/Pages/20171214-Welke-reflex-wanneer-fiscale-administratie-naar-back-updigitaal-klanten.aspx.
Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 1 | Februari 2021
