ITAA-zine | Nummer 2 - Mei 2020

-ZIN E Nummer 2 | Mei 2020

Maandelijkse uitgave – Afgiftekantoor Gent X – P409030

Btw op onroerende verhuur Sinds 1 januari 2019 bestaat de mogelijkheid om in een b2b-context de onroerende verhuur te onderwerpen aan de btw.

Pexels.com, Philipp Birmes.

Colofon Economische beroepsbeoefenaars toonden zich veerkrachtig in deze uitzonderlijke periode . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Btw op onroerende verhuur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Dossier WVV : enkele dwingende bepalingen

. . . . . . . . . . . . .

7

Niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen als bonusoptimalisatie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 De algemene vergadering zonder fysieke bijeenkomst. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Afronden van cashbetalingen in euro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

ITAA-zine Maandelijks tijdschrift van het ITAA (verschijnt niet in januari en juli) nr. 2/2020 ADMINISTRATIE EN REDACTIE ITAA, Emile Jacqmainlaan 135/2, B-1000 Brussel Tel.: +32 2 240 00 00 E-mail: info@itaa.be COÖRDINATIE Stéphane De Bremaeker (NL) – stephane.debremaeker@itaa.be Gaëtan Hanot (FR) – gaetan.hanot@itaa.be REDACTIECOMITÉ Stéphane De Bremaeker, Gaëtan Hanot, Chantal Demoor, Sophie Bosschaerts, François Lezaack, Bart Van Coile (voorzitter), Frédéric Delrue (ondervoorzitter), Geert Lenaerts, Eric Steghers AFBEELDINGEN iStockphoto, Pexels VERTALINGEN House of Words en IGTV

iStockphoto.com/deepblue4you.

14

7 iStockphoto.com/Chonlachai.

iStockphoto.com/Dafinchi.

4

VERANTWOORDELIJKE UITGEVER B. Van Coile, Emile Jacqmainlaan 135/2, B-1000 Brussel MEDEDELING VOOR DE LEZERS De auteurs, het redactiecomité en de uitgever streven naar betrouwbaarheid van de gepubliceerde informatie, waarvoor ze echter niet aansprakelijk kunnen worden gesteld.

De opinieartikelen vertegenwoordigen de inzichten en de mening van de auteurs en dus niet noodzakelijk die van het Instituut of van het redactiecomité.

Het Instituut van de Belastingadviseurs en Accountants (IBA) is opgericht bij wet van 17 maart 2019. Het IBA gaat door het leven als ITAA, en is het resultaat van een fusie tussen het IAB en het BIBF. Het ITAA wordt bestuurd door een Raad en een Uitvoerend comité.

Voor meer informatie: www.itaa.be.

UITGEVER Wolters Kluwer België Motstraat 30, B-2800 Mechelen

3 VOORWOORD

Economische beroepsbeoefenaars toonden zich veerkrachtig in deze uitzonderlijke periode Veel bedrijven verkeren in financiële moeilijkheden als gevolg van de coronacrisis, dat staat als een paal boven water. Ongetwijfeld zal dat aantal verder toenemen.

Ondernemers moeten kunnen vertrouwen op ons, hun adviesverleners.

Ons economisch landschap bestaat voornamelijk uit kmo’s die op hun accountant rekenen.

De actuele crisis heeft duidelijk getoond dat de ITAA-leden een maatschappelijke rol dragen, en dat is veel meer waard dan alle retoriek rond onze beroepen.

Onze opdrachten bestaan erin om ondernemers administratief bij te staan bij het ontwarren van het financiële en fiscale kluwen. Op die manier helpen we hen als geen ander vooruit. Ook het ITAA heeft deze laatste weken geholpen om door de bos de bomen te zien door informatie te filteren en u aan de hand van onze ITAA-Flashberichten te versturen.

Daarnaast hebben we gelobbyd voor meer erkenning van onze beroepen, wat zich vertaald heeft in een vertegenwoordiging in de ERMG-expertengroep die overigens zeer concrete maatregelen heeft genomen.

Ook van onze leden zagen we ongelofelijk veel veerkracht, met tal van initiatieven op sociale media, talrijke voorstellen die we mochten

ontvangen via de servicedesk, het gebruik van nieuwe digitale toepassingen en vooral de snelle aanpassing aan nieuwe werkomstandigheden. Deze positieve trend willen wij vooral meenemen naar de toekomst.

Van digitalisering gesproken, onlangs hebben meer dan 1.000 kantoren zich aangesloten op Unified by Invoicing, het e-invoicingplatform dat het Instituut ontwikkeld heeft in samenwerking met Billtobox. Verder zien we dat tal van ITAA-leden extra diensten hebben aangeboden aan de ondernemers.

Niettemin zullen veel van jullie klanten, ondanks jullie en onze inspanningen, hinder ondervinden wat dan weer een impact heeft op jullie cashflow. Wij raden je daarom aan om alvast niet bij de pakken te blijven zitten, maar maatregelen te nemen om zelf niet in financiële moeilijkheden te raken.

Intussen hebben we een nieuw ITAA-zine samengesteld met ­verscheidene interessante artikels rond enkele dwingende bepalingen van het nieuwe WVV, de organisatie van ­algemene vergaderingen op afstand, btw op onroerende verhuur enzovoort.

Wij wensen je veel leesplezier.

Bart Van Coile Voorzitter

Frédéric Delrue Ondervoorzitter

Wij begrijpen dat de constante veranderingen, zowel binnen het Instituut zelf als rond onze eigen wetgeving, veel vragen doet rijzen.

Daarom zullen wij een reeks sessies houden waar je terechtkan voor vragen over jullie nieuwe Instituut of nog de huidige stand van zaken rond de ITAA-regelgeving. Verschillende raadsleden zullen de tijd nemen om naar jullie bekommernissen te luisteren en waar nodig oplossingen aan te reiken.

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

4

Btw op onroerende verhuur Sinds 1 januari 2019 bestaat de mogelijkheid om in een b2b-context de onroerende verhuur te onderwerpen aan de btw (wet van 14 oktober 2018, BS 25 oktober 2018). Deze nieuwe optionele regeling is ingeschreven in artikel 44, §3, 2° d) WBTW en heeft betrekking op nieuwe of vernieuwde gebouwen waarvoor de eerste opeisbaarheid van de btw heeft plaatsgevonden vanaf 1 oktober 2018. Enkel voor de gebouwen die als opslagruimte worden beschouwd overeenkomstig de nieuwe definitie vanaf 1 januari 2019 (zie verder), geldt deze voorwaarde inzake de eerste opeisbaarheid niet.

Optionele btw-heffing De verhuurder en de huurder kunnen samen kiezen om de verhuurovereenkomst te onderwerpen aan btw, voor zover de huurder een belastingplichtige is (zelfs een vrijgestelde belastingplichtige) die het gebouw gebruikt voor zijn economische activiteit, en voor zover het gaat om een nieuw of vernieuwd gebouw waarvoor de btw op de bouwwerkzaamheden vanaf 1 oktober 2018 voor het eerst opeisbaar is geworden (artikel 44, § 3, 2°, d) WBTW – zie ook verder).

Het betreft de btw op de materiële bouwwerkzaamheden met betrekking tot de oprichting van het nieuwe (of vernieuwde) gebouw. Intellectuele prestaties, zoals van architecten of ingenieurs, met betrekking tot het nieuw op te richten gebouw evenals grondwerkzaamheden en afbraakwerken zijn hier niet beoogd. Deze werken mochten al plaatsvinden vóór de datum van 1 oktober 2018. De daarop betrekking hebbende btw kan evenwel geregulariseerd worden zodra de bedoeling om te verhuren met (optionele) toepassing van btw vaststaat. De keuze om de verhuur aan btw te onderwerpen geldt overigens voor de volledige duur van de huurovereenkomst.

Eens wordt gekozen om de verhuur van een gebouw te onderwerpen aan de btw overeenkomstig deze optiemogelijkheid, wordt de herzieningstermijn van dat gebouw 25 jaar, of wanneer de herzieningstermijn reeds is aangevangen, verhoogd naar 25 jaar. De herzieningstermijn vangt steeds aan op 1 januari van het jaar waarin dat gebouw voor het eerst in gebruik wordt genomen. Daartoe werd de wetgeving aangepast zodat elke herzieningstermijn vanaf 1 januari 2019 start op deze datum (artikel 9, §1, KB nr. 3).

Ook vernieuwbouw Ook wanneer een bestaand oud gebouw vrij grondig wordt verbouwd en door deze verbouwing als ‘nieuw’ wordt aangemerkt, geldt de termijn van eerste opeisbaarheid van 1 oktober 2018 . Er ontstaat een (ver)nieuw(d) gebouw

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

wanneer de werken (zie circulaire nr. 2019/C/25 van 21 maart 2019): • waardoor het gebouw (of het gedeelte van het gebouw) een ingrijpende wijziging in zijn wezenlijke elementen heeft ondergaan, namelijk in zijn aard, zijn structuur (draagmuren, pijlers, vloeren, traphallen, liftkoker…) en, in voorkomend geval, in zijn bestemming, ongeacht de kostprijs van de werken die werden uitgevoerd om deze wijziging tot stand te brengen in vergelijking met de waarde van het gebouw vóór deze wijziging • die aan het gebouw (of aan het gedeelte van het gebouw) werden uitgevoerd, waarvan de kostprijs, exclusief btw, ten minste 60 % bereikt van de verkoopwaarde van het gebouw (of het gedeelte van het gebouw) waaraan de werken werden uitgevoerd, de grond buiten beschouwing gelaten, op het tijdstip van de voltooiing van die werken.

Die verkoopwaarde wordt bepaald onder controle van de administratie.

Voor een dergelijk vernieuwd gebouw kan dus ook de optie, om te verhuren met btw, worden uitgeoefend gezamenlijk door verhuurder en huurder.

Alternatieven Zoals voorheen omvat de wetgeving nog steeds een aantal alternatieve overeenkomsten die betrekking hebben op het gebruik van een onroerend goed maar die sowieso onderworpen zijn aan de btw. Zo bepaalt artikel 44, §3, 2° WBTW o.m. als uitzonderingen op de vrijgestelde onroerende verhuur : • de terbeschikkingstelling van stalling voor rijtuigen; • de terbeschikkingstelling van ruimten die voor meer dan 50 % gebruikt worden voor het opslaan van goederen, op voorwaarde dat die ruimten niet voor meer dan 10 % worden aangewend als verkoopsruimte. Worden niet bedoeld, die terbeschikkingstellingen waarvoor de optie bedoeld onder punt d) kan worden uitgeoefend; • de terbeschikkingstelling van uit hun aard onroerende goederen in het kader van de exploitatie van havens, bevaarbare waterlopen en vlieghavens; • de onroerende financieringshuur;

5 • de verhuur van een gebouw of een gedeelte van een gebouw, dat door de huurder uitsluitend wordt gebruikt voor de economische activiteit die hem de hoedanigheid van belastingplichtige verleent, mits de verhuurder en de huurder gezamenlijk opteren om die verhuur te belasten.

Als een gebouw of een gedeelte van een gebouw tegelijk wordt verhuurd met het bijhorend terrein, moet de optie worden uitgeoefend ten aanzien van beide onroerende goederen samen (artikel 44, §3, 2° d) WBTW).

Voorbeeld Een vennootschap actief in de IT Consultancy wenst een gebouw te huren gelegen te Antwerpen om haar kantoor in onder te brengen. Een Immovennootschap eveneens gevestigd in Antwerpen heeft een pand te huur gelegen in het havengebied van Antwerpen, zoals bepaald door de Vlaamse Gemeenschap. Deze verhuur is sowieso onderworpen aan btw gezien het voorwerp gelegen is in het havengebied en de Administratie al heeft aangestipt dat de ligging op zich voldoende is om het aan te merken als de terbeschikkingstelling van een onroerend goed in het kader van de exploitatie van havens. Er moet bijgevolg geen enkele optie gebeuren.

Als opslagruimte wordt vanaf 1 januari 2019 beschouwd : de ruimten die voor meer dan 50 % gebruikt worden voor het opslaan van goederen, op voorwaarde dat die ruimten niet voor meer dan 10 % worden aangewend als verkoopsruimte (artikel 44, § 3, 2°, a), tweede streepje WBTW). De genoemde precentages kunnen betrekking hebben op de oppervlakte of het volume van het gebouw. Of er al dan niet een kantoorruimte is in deze ruimten is geen beletsel voor zover aan de voorziene percentages hiervoor wordt voldaan.

De Administratie heeft via haar FAQ’s bevestigd dat een opslagruimte waar zeer occasioneel een verkoop plaatsvindt (zoals bijvoorbeeld een fabrieksverkoop die een keer per jaar plaatsvindt) om die enkele reden niet als verkoopruimte wordt aangemerkt.

Een gebouw dat niet voldoet aan de voormelde criteria, is geen opslagruimte, en kan dus alleen aan de btw worden onderworpen als het gaat om een nieuw of vernieuwd gebouw, en de verhuurder en de huurder gezamenlijk opteren voor de toepassing van de btw (zie circulaire nr.

2019/C/25 van 21 maart 2019, FAQ, punt 22.2) overeenkomstig de hiervoor toegelichte optionele verhuur.

Lopende overeenkomsten De overeenkomsten inzake diensten van terbeschikkingstelling van bergruimte voor het opslaan van goederen die uitwerking hebben vóór 1 januari 2019 en die niet van de belasting zijn vrijgesteld overeenkomstig artikel 44, § 3, 2° WBTW,

iStockphoto.com/Dafinchi.

Mocht dit gebouw niet gelegen zijn in het havengebied, zou de optionele verhuur kunnen overwogen worden voor zover daartoe alle voorwaarden, o.m. datum eerste opeisbaarheid, gezamenlijke optie, … zijn vervuld. In dit geval zou de herzieningstermijn van dit gebouw 25 jaar bedragen vanaf 1 januari van het jaar van eerste ingebruikname.

Opslagruimten

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

6 in de versie van kracht vóór 1 januari 2019, blijven onderworpen aan die regeling tot het einde van de oorspronkelijke looptijd van de overeenkomst.

Er is in de nieuwe regeling vanaf 2019, verplichte btw-heffing voor de verhuur van opslagplaatsen in een b2c-context terwijl in b2b-situaties enkel nog de optie mogelijk is. Het is dus absoluut noodzakelijk om voor de verhuur van een opslagplaats vanaf 2019 te opteren voor de toepassing van de btw in een b2b-context. Wanneer niet wordt geopteerd, blijft de verhuur vrijgesteld van btw en kan geen btw worden herzien of geregulariseerd.

In b2b-context kan men onder voorwaarden opteren om gebouwde onroerende goederen te verhuren met toepassing van btw.

Voorbeeld Immokantoor A verhuurt een gebouw, voor het eerst in gebruik genomen in 2016, aan een exploitatievennootschap B vrijgesteld van btw. Het betreffende gebouw wordt voor 70 % gebruikt als opslagruimte en voor 30 % als kantoorruimte en is bijgevolg als voorwerp uitgesloten van de onroerende verhuur onder toepassing van btw vóór 2019.

Wanneer dit huurcontract wordt gewijzigd en partijen (verhuurder en huurder) opteren om dit te onderwerpen aan btw vanaf 1 januari 2019, datum waarop de nieuwe definitie van opslagruimte in werking treedt, dan kan dit via een addendum waarbij beide partijen uitdrukkelijk kiezen voor de onderwerping ervan aan btw. In dit geval zal vanaf 1 januari 2019 ook een herziening in het voordeel van de verhuurder kunnen worden doorgevoerd. Let wel, de herzieningsperiode die initiëel 15 jaar bedroeg wordt uitgebreid met 10 jaar vanaf 1 januari 2019.

Bewaringstermijn van boeken en stukken De vereisten in verband met de bewaringsplicht moesten worden aangepast aan de nieuwe herzieningstermijn van vijfentwintig jaar, die van toepassing is op een gebouw dat met btw wordt verhuurd onder het optioneel stelsel volgens de voorwaarden van artikel 44, § 3, 2°, d), WBTW. De tabel van bedrijfsmiddelen moet worden bewaard gedurende een tijdvak van zeven jaren te rekenen vanaf het verstrijken van de herzieningstermijn (artikel 11, § 5, tweede lid, van koninklijk besluit nr. 3, voornoemd). Indien bij wijze van voorbeeld de herzieningstermijn aanvangt op 1 januari 2020 en dus eindigt op 31 december 2044 (na 25 jaar), moet

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

de tabel bijgehouden worden tot einde 2051 (!).

Voor de volledigheid merken we op dat in antwoord op een parlementaire vraag (van 21 januari 2013, de heer Vastersavendts) de minister van Financiën heeft aangegeven dat geen afzonderlijke tabel moet worden bijgehouden wanneer reeds al de nodige elementen voor een eventuele herziening blijken uit een combinatie van de gegevens vermeld in de voor de inkomstenbelastingen bijgehouden afschrijvingstabellen en deze vermeld in het boek voor inkomende facturen.

Overdracht met vrijstelling van btw Wanneer een eigenaar/verhuurder zijn gebouw, dat het voorwerp uitmaakt van een optionele huurovereenkomst onder toepassing van btw, kan verkopen aan een nieuwe koper, die zich verbindt om de bestaande huurovereenkomst verder te laten lopen, dient geen btw herziening te worden doorgevoerd. Dus ook al is de verkoop van dit gebouw onderworpen aan registratierechten, dient geen btw herziening te worden doorgevoerd (artikel 21 quater, nieuw KB nr. 3).

De verhuur zal immers worden overgedragen en verderlopen volgens de voorwaarden van de initiële overeenkomst.

Naar analogie met de gevolgen van een overdracht van een algemeenheid van goederen of van een bedrijfsafdeling in de zin van artikel 11 WBTW, bepaalt deze bepaling dat: • er geen herziening moet worden toegepast in hoofde van de overdrager naar aanleiding van de overdracht van het gebouw of het gedeelte van het gebouw met vrijstelling van btw, zoals in dit geval; • eventuele latere herzieningen, ingevolge gebruikswijzigingen met betrekking tot het goed na de overdracht ervan zullen moeten worden verricht door de overnemer van dit goed. Dit zou hier het geval zijn indien de nieuwe eigenaar het gebouw op 1 januari 2030 als verblijfplaats zou verhuren met vrijstelling van de btw, dit is tijdens de herzieningstermijn van vijfentwintig jaar die loopt van 1 januari 2020 tot 31 december 2044.

Hij zou dan verplicht zijn vijftien vijfentwintigste van de btw geheven van de oprichting van het gebouw, die aanvankelijk door de verkoper in aftrek werd gebracht, terug te storten aan de staat.

Elke overnemer/koper zal hier uiteraard rekening moeten mee houden.

Luc Heylens

7

Dossier WVV : enkele dwingende bepalingen De Wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen betekende een revolutie in het vennootschapsrecht. Het WVV is van toepassing op nieuwe vennootschappen en verenigingen die worden opgericht sinds 1 mei 2019. Voor bestaande vennootschappen of verenigingen zijn sinds 1 januari 2020 de dwingende bepalingen automatisch van toepassing.

Enkele aandachtspunten.

Omzetting van kapitaal en de wettelijke reserve De grote nieuwigheid in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) is de hervorming van de BVBA tot BV en de verdwijning van de minimumvereiste voor het maatschappelijk kapitaal. Die verplichting verdwijnt ook voor nieuwe coöperatieve vennootschappen (vennootschappen met een coöperatief doel of coöperatieve werking). Deze twee nieuwe vennootschapsvormen zullen echter moeten kunnen aantonen dat het startkapitaal toereikend is om de activiteit die de vennootschap beoogt, gedurende ten minste twee jaar te kunnen uitvoeren.

Sinds 01/01/2020 worden voor vennootschappen die vóór 1 mei 2019 zijn opgericht, het volgestorte deel van het kapitaal en de wettelijke reserve van naamloze vennootschappen en het volgestorte deel van het vaste deel van het kapitaal en de wettelijke reserve van coöperatieve ­vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (die voldoen aan de definitie van artikel 6:1 WVV en dus aan de “echte” coöperatieve doeleinden) van rechtswege en zonder enige formaliteit omgezet in een statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening. Het niet-volgestorte deel van het kapitaal van naamloze vennootschappen en het niet-­volgestorte deel van het vaste deel van het kapitaal van coöperatieve vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid worden op dezelfde wijze omgezet in een eigenvermogensrekening “niet-opgevraagde inbrengen”.

Bij opname worden de gestorte bedragen op de rekening “niet-opgevraagd kapitaal” geboekt.

Voorbeeld 1 Op 31 december 2019 vermeldt de balans van een BVBA die in 2016 werd opgericht, een geplaatst kapitaal van 18.600, een niet-volgestort kapitaal van 12.400 en een wettelijke reserve van 1.860.

Op 1 januari 2020 wordt de conversie als volgt geboekt:

Debet

Credit

18.600

18.600

111901 Niet-opgevraagde andere onbeschikbare inbreng Buiten kapitaal

12.400

101 Niet-opgevraagd kapitaal

12.400

1.860

1.860

100 Geplaatst kapitaal 111900 Onbeschikbare inbreng buiten kapitaal

130 Wettelijke reserve 1311 Statutair onbeschikbare reserves

De BVBA heeft tot en met 31 december 2023 om haar statuten in overeenstemming te brengen met het WVV. Voorbeeld 2 Een BVBA die werd opgericht op 26 januari 2017 heeft niet voor een opt-in gekozen. Het boekjaar van de vennootschap wordt afgesloten op 31 december 2019 en de algemene vergadering vindt plaats in mei 2020. In de nog niet aangepaste statuten staat dat er elk jaar minstens één twintigste van de nettowinst zal worden toegewezen aan een reservefonds.

Aangezien het kapitaal van rechtswege sinds 1 januari 2020 niet meer bestaat, is het niet meer nodig ten minste een twintigste van de nettowinst in te houden tot het reservefonds een tiende van het kapitaal bevat. De wettelijke verplichting van artikel 319 van het Wetboek van Vennootschappen (W.Venn.) bestaat immers niet langer.

Aanpassing van documenten De boekhouding van het eerste kwartaal is intussen bijgewerkt en de betreffende btw aangifte(s) ingediend. Hebt u hierbij nagegaan of aan een aantal dwingende bepalingen Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

8 van het WVV die vanaf 1 januari 2020 van toepassing zijn, werd voldaan?

Ter herinnering De statuten van bestaande vennootschappen moeten uiterlijk op 1 januari 2024 (1 januari 2029 voor verenigingen) worden afgestemd op het WVV. De dwingende bepalingen van het WVV zijn sinds 1 januari 2020 van rechtswege van toepassing op vennootschappen, VZW’s, IVZW’s en stichtingen die al vóór 1 mei 2019 bestonden.

De dwingende bepalingen zijn die: «waarvan men niet mag afwijken, maar die de openbare orde niet raken omdat ze hoofdzakelijk private belangen beschermen en bijgevolg alleen maar tot de relatieve nietigheid kunnen leiden van clausules of handelingen die ervan afwijken zonder een afstand van recht of een bevestiging uit te sluiten onder de voorwaarden bepaald door het gemeen recht en bovendien door elke bijzondere wet» (vrije vertaling) (A. Meeus).

iStockphoto.com/utah778.

Bij de dwingende bepalingen geeft artikel 2:20 van het WVV onder meer aan dat alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken uitgaande van een rechtspersoon de volgende gegevens moeten vermelden: 1° de naam van de rechtspersoon; 2° de rechtsvorm, voluit of afgekort (bijvoorbeeld BV voor de vroegere BVBA);

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

3° de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de rechtspersoon; 4° het ondernemingsnummer; 5° het woord ‘rechtspersonenregister’ of de afkorting ‘RPR’, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon; 6° in voorkomend geval, het e-mailadres en de website van de rechtspersoon; 7° in voorkomend geval, het feit dat de rechtspersoon in vereffening is.

Meer informatie vindt u op http://blog.be.accountants/nl/ article/onmiddellijke-toepassing-op-1-januari-2020-vande-dwingende-bepalingen-van-het-nieuwe-wvv-voor-debestaande-vennootschappen-op-1-mei-2019/6561

Schema van de jaarrekeningen (voor vennootschappen, VZW’s, IVZW’s, stichtingen) Het begrip kapitaal maakt plaats voor het begrip inbreng.

Het eigen vermogen van kapitaalvennootschappen wordt als volgt samengesteld: Inbreng...................................................................................

Kapitaal............................................................................

Geplaatst kapitaal..................................................

Niet-opgevraagd kapitaal....................................

6.7.1

10/11 10 100 101

9 Buiten kapitaal...............................................................

Uitgiftepremies.......................................................

Andere.......................................................................

11 1100/10 1109/19

Het eigen vermogen van kapitaalloze vennootschappen wordt als volgt samengesteld: Inbreng...................................................................................

Beschikbaar....................................................................

Onbeschikbaar..............................................................

6.7.1

10/11 110 111

basis van de nieuwe schema’s, aangezien de afsluitingsdatum tussen 1 januari 2020 en 31 december 2020 ligt; • Een bestaande VZW die voor een ‘opt-in’ heeft gekozen, haar statuten op 1 oktober 2019 heeft aangepast en haar boekjaar afsluit op 31 december 2019, deponeert zijn jaarrekening op basis van de nieuwe schema’s, omdat de nieuwe bepalingen voor het eerst van toepassing zijn aangezien de afsluitingsdatum van het boekjaar na de datum van de statutenwijziging valt.

Er wordt voortaan een onderscheid gemaakt tussen het schema van de balans van kapitaalvennootschappen enerzijds en die van kapitaalloze vennootschappen anderzijds.

Gebruik van de ‘oude’ XBRL-modellen van jaarrekeningen

Kapitaalvennootschappen: • VOL-kap (volledig model) • VKT-kap (verkort model) • MIC-kap (micromodel)

Indien de nieuwe modellen van jaarrekeningen van de NBB nog niet beschikbaar zijn in XBRL-formaat, kan de onderneming de ‘oude’ XBRL-modellen gebruiken. Dat geldt in het bijzonder voor kapitaalloze vennootschappen, die de rubriek over het eigen vermogen volgens de oude schema’s moeten invullen, terwijl zij geen kapitaal meer hebben.

Kapitaalloze vennootschappen: • VOL-inb (volledig model) • VKT-inb (verkort model) • MIC-inb (micromodel) De wijzigingen aan de schema’s van de balans en de resultatenrekening van VZW’s, IVZW’s en stichtingen bestaan uit vereenvoudigingen, enkele correcties en enkele aanpassingen voor VZW’s, IVZW’s en stichtingen die onderworpen zijn aan de vennootschapsbelasting.

Vanaf welk moment de nieuwe modellen van jaarrekeningen gebruiken voor aangifte?

De nieuwe bepalingen over het neerleggen van de jaarrekeningen zijn van toepassing op basis van de oprichtingsdatum van de onderneming, de keuze voor een opt-in (of niet) en de afsluitingsdatum van het boekjaar.

Voorbeelden • Een onderneming werd opgericht op 1 juni 2019 en sluit haar eerste boekjaar af op 31 december 2019: deze onderneming moet haar jaarrekening opstellen op basis van de nieuwe schema’s, aangezien de nieuwe bepalingen onmiddellijk van toepassing zijn vanaf 1 mei 2019; • Een onderneming die op 1 mei 2019 al bestond, haar boekjaar afsluit op 31 december en niet voor een ‘opt-in’ heeft gekozen, moet de jaarrekening per 31 december 2019 neerleggen op basis van de oude schema’s. De nieuwe bepalingen zijn voor het eerst van toepassing bij de neerlegging van de jaarrekening over het boekjaar dat wordt afgesloten op 31 december 2020;

Kapitaalloze vennootschappen kunnen het saldo van het bedrag van de rekeningen 100 ‘Kapitaal’ en 101 ‘Nietopgevraagd kapitaal’ onder rekening 11 ‘Uitgiftepremies’ opnemen als ze daar in een bijlage een toereikende en gepaste verklaring voor geven.

De NBB voorziet in de volgende procedure: als de onderneming het oud XBRL-model invult en onderworpen is aan de bepalingen van het WVV, zal de vraag verschijnen of het om een kapitaalloze vennootschap gaat. Als het antwoord positief is, zal een uitsplitsing van de bedragen onder de rubriek 11 ‘Uitgiftepremies’ worden gevraagd naargelang het om beschikbare of onbeschikbare inbrengen gaat. Vervolgens wordt die informatie automatisch opgenomen in de bijlage.

Het bedrag op rekening 130 ‘Wettelijke reserve’ kan vervolgens voorlopig worden behouden onder de code 130 ‘Wettelijke reserve’.

Om de jaarrekeningen overzichtelijk te houden, adviseert de Commissie voor Boekhoudkundige Normen in de kolom van het vorige boekjaar ook de desbetreffende cijfers te vermelden onder de codes 11 ‘Uitgiftepremies’, en te vermelden dat de cijfers in verband met het vorige boekjaar niet identiek zijn aan deze die eerder werden gepubliceerd.

De ondernemingen die dat wensen, kunnen hun jaarrekening indienen als PDF volgens het nieuwe model van de NBB. Nathalie Procureur en Johan De Coster

• Een onderneming die op 1 mei 2019 al bestond en haar boekjaar afsluit op 31 maart 2020, moet de nieuwe bepalingen toepassen en haar jaarrekening neerleggen op Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

10

Niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen als bonusoptimalisatie?

Er bestaan een aantal mogelijkheden om werknemers te laten participeren in het kapitaal en de winst van de vennootschap als alternatieve verloningsvormen.1 In dit artikel lichten wij de principes van de niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen toe (zgn. cao 90 bonus) en bekijken wij of dit een bonusoptimalisatie kan bewerkstelligen.

Wettelijk kader Dit type bonus werd ingevoerd door het interprofessioneel akkoord van 2007-2008. De regels ervan liggen vervat in twee nationale collectieve arbeidsovereenkomsten (nr. 90 2 en nr.

90bis3). De algemene regels kunnen verder verfijnd worden in (sub) sectorale- of ondernemings-cao’s.

De ratio legis is op een fiscaal- en sociaalzekerheidsvriendelijke manier een collectieve loonbonus toe te kennen. Om hiervan te kunnen genieten, moeten wel een aantal voorwaarden worden nageleefd.

Toepassingsgebied Het toepassingsgebied is ruim.

Quasi alle private werkgevers en autonome overheidsbedrijven kunnen dit mechanisme bezigen. Sinds 1 januari 2019 is een werkgever die is overgegaan tot de informatie- en raadplegingsprocedure inzake collectief ontslag met sluiting van onderneming uitdrukkelijk uitgesloten.4 De wetgever oordeelde dat het zou opvallen dat een werkgever enerzijds de middelen

1 2 3 4 5

vindt om een bonus toe te kennen, maar anderzijds geen middelen heeft om zijn werknemers aan het werk te houden. De werkgever die een cao 90 bonus wil invoeren, moet in zijn aanvraag bevestigen dat hij zich niet in zo een procedure bevindt.

Het is bovendien niet alleen mogelijk voor werknemers met een arbeidsovereenkomst, maar volgens de commentaar bij cao nr. 90 ook voor personen met bijvoorbeeld een stage- en/of leerovereenkomst. Zowel voltijdse als deeltijdse werknemers komen in aanmerking. Idem wat betreft werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.

Ook de uitzendkrachten mogen niet worden vergeten. Indien ze worden uitgestuurd naar een onderneming waar een cao nr. 90 plan van toepassing is en als zij eventueel tot de categorie behoren waarop het plan van toepassing is (zie infra), hebben zij ook recht op een loonbonus. Dit volgt uit het principe dat uitzendkrachten hetzelfde loon moeten ontvangen als de werknemers van de onderneming waar ze zijn tewerkgesteld.5 Let op, de cao 90 bonus moet wel worden betaald door het uitzendbureau (de werkgever van

de uitzendkracht), maar de voordelige fiscale en sociale behandeling blijft geldig. De gebruiker dient het uitzendbureau te informeren over het bestaan van een dergelijk plan.

Werknemers die uit dienst treden, hebben recht op een pro rata cao 90 bonus.

Collectief voordeel Niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen zijn voordelen die verbonden zijn aan de collectieve resultaten van een onderneming, een groep van ondernemingen of een afgebakende groep van werknemers, en dit op grond van objectieve criteria.

De voordelen moeten worden opgenomen in een bonusplan dat moet worden voorgelegd aan de FOD WASO (zie infra).

Niet-recurrent betekent dat een werknemer geen enkel recht kan claimen op grond van een eerder verrichte betaling. Een bonusplan kan voor bepaalde tijd worden ingevoerd zonder dat een verlenging kan worden afgedwongen.

S. VANDERMEERSCH en S. VAN DAMME, “Werknemersparticipatie in het kapitaal & de winst van de onderneming. Interessante – alternatieve – verloningsvormen?, Pacioli 2019, nr. 491, 1-5.

Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 90 van 20 december 2007 betreffende de niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen, BS 21 februari 2008.

Collectieve arbeidsovereenkomst 90bis van 21 december 2010 tot wijziging van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 90 van 20 december 2007 betreffende de niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen, BS 22 februari 2008.

Collectieve arbeidsovereenkomst 90/3 van 27 november 2018 tot wijziging van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 90 van 20 december 2007 betreffende de niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen, BS 4 februari 2019.

Art. 10 van de Wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers, BS 20 augustus 1987.

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

11 Het betreft de resultaten van de onderneming, niet de winst, zoals het geval is bij de winstpremie.

Het collectieve karakter heeft zowel betrekking op de doelstellingen die moeten worden bereikt, als op de personen die een cao 90 bonus kunnen ontvangen. Het betreft dus geen individuele bonus.

De doelstellingen moeten betrekking hebben op de onderneming en niet op individuele werknemers (bv. verkoopcijfer x per werknemer). Mogelijke doelstellingen zijn: organisatorisch (bv. daling ziektedagen), financieel (bv. bepaald zakencijfer), management (bv. dalen foutenmarge), concurrentieel (bv. hogere klanttevredenheid) en milieudoelstellingen (bv. verbeteren milieubeleid). Doelstellingen kunnen gecombineerd worden. Doelstellingen inzake de aandelenkoers zijn uitgesloten.

Het mag volgens cao nr. 90 evenmin gaan om doelstellingen waarvan de realisatie kennelijk zeker is op het ogenblik dat het plan wordt ingevoerd.

De doelstellingen moeten onzeker zijn.

Met deze voorwaarde wil de regelgever tegengaan dat het gewone loon zou worden uitgekeerd onder het mom van een loonbonus. Ook op dit punt oefent de FOD WASO een marginale toetsing uit.

De realisatie van de doestellingen moet bovendien meetbaar en controleerbaar zijn. Cao nr. 90 spreekt van aflijnbare, transparante, definieerbare / meetbare en verifieerbare doelstellingen. Als er bijvoorbeeld scores of percentages zijn opgenomen in het bonusplan, moet worden aangegeven hoe ze worden berekend. Louter vermelden dat een klantentevredenheidsgraad van 80 % moet worden behaald, is niet meetbaar en/of controleerbaar.

Wel is er bijvoorbeeld toegelicht hoe de klantentevredenheid zal worden onderzocht.

Niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen zijn voordelen die verbonden zijn aan de collectieve resultaten van de onderneming, groep van ondernemingen of een groep van werknemers op grond van objectieve criteria.

De loonbonus moet worden toegekend aan alle werknemers van de onderneming of van een groep van ondernemingen, dan wel aan een welomschreven groep van werknemers. De afbakening van de groep moet gebeuren op basis van objectieve criteria zonder dat een beschermde discriminatiegrond in acht wordt genomen (bv. geslacht, ras, huidskleur, enz.). Een onderneming die slechts een werknemer tewerkstelt, kan gebruik maken van cao nr. 90 voor zover het voordeel gelieerd is aan doelstellingen van de onderneming als dusdanig en niet aan een individuele doelstelling.

Fiscale en sociale behandeling Er is een gunstig fiscaal en sociaal regime van toepassing op een dergelijke loonbonus voor zover bepaalde grensbedragen worden gerespecteerd.

Terwijl een klassieke bonus een (para-)fiscale druk heeft van om en bij de 65 %, is dit voor de loonbonus slechts om en bij de 35 %.6

Sinds 1 januari 2013 zijn de maximumbedragen op fiscaal en sociaal vlak verschillend.7

Sociaal grensbedrag Sinds 1 januari 2013 is op het bedrag van de loonbonus door de werknemer een solidariteitsbijdrage van 13,07% verschuldigd, en dit ten belope van het maximumbedrag van 3.413 euro (3.383 euro in 2019). 8 Op 1 januari van elk jaar wordt dit bedrag geïndexeerd.

De werkgever is een bijzondere bijdrage van 33 % verschuldigd. Het bedrag van de loonbonus en de bijdrage van 33 % zijn fiscaal aftrekbaar als beroepskosten.

Als de bovengrens wordt overschreden, worden op de overschrijding de gewone socialezekerheidsbijdragen geïnd.

Fiscaal grensbedrag Het fiscaal vrijgestelde bedrag = sociaal maximumbedrag (2020: 3.413 euro) – de solidariteitsbijdrage van de werknemer (13,07 %) Bijgevolg bedraagt het fiscaal vrijgestelde bedrag 86,93 % van het op sociaalzekerheidsrechtelijk vlak in aanmerking te nemen grensbedrag, zijnde 2.968 euro per werknemer (2.942 euro in 2019). Op 1 januari van elk jaar wordt dit bedrag geïndexeerd.

Bij een overschrijding van het fiscale grensbedrag zal het overschrijdend gedeelte worden onderworpen aan de normale fiscale behandeling. Gelet op het concept van de cao 90 bonus (niet-recurrent / bijzonder voordeel) zal de bedrijfsvoorheffing op het overschrijdend bedrag worden begroot conform de regels betreffende de exceptionele vergoedingen.

6 Let op, dit is slechts een raming en kan variëren in functie van een aantal parameters.

7 Art. 75-76 Programmawet van 27 december 2012, BS 31 december 2012.

8 Art. 38, § 3novies van de RSZ-Wet.

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

12 De fiscale fiche 281.10 bevat een vakje waarin het toegekende of betaalde, vrijgestelde niet-recurrente resultaatsgebonden voordeel moet worden vermeld.

Niet ter vervanging of omzetting van bestaand loon Een cao 90 bonus mag niet worden ingevoerd ter vervanging of omzetting van lonen, premies, voordelen in natura of enig ander voordeel of aanvulling, individueel dan wel collectief.

Het is hierbij irrelevant of dit loon of deze premies onderworpen zijn aan socialezekerheidsbijdragen.

De cao nr. 90 voorziet wel in een uitzondering op dit principieel verbod.

De toekenning mag een omzetting zijn van bestaande bonussen of premies, voor zover deze aan de werknemer worden toegekend op basis van een bestaand stelsel van resultaatsgebonden verloning en als dat stelsel aan de volgende twee voorwaarden voldoet: (i) voordelen die verbonden zijn aan de collectieve resultaten van een onderneming, een groep van ondernemingen of welbepaalde groep van werknemers, en (ii) de voordelen afhangen van de verwezenlijking van collectieve doelstellingen die al dan niet vergezeld zijn van individuele doelstellingen.

Het komt er met andere woorden op neer dat de kwestieuze onderneming al een collectief bonusplan heeft, maar dat ze het plan onder het voordelig fiscale en sociale regime van cao nr. 90 wil brengen. Dit moet wel bij het indienen van het plan uitdrukkelijk worden vermeld. Het plan zal eventueel ook

moeten worden aangepast, bijvoorbeeld indien er ook individuele doelstellingen in worden voorzien.

Het bonusplan De niet-recurrente voordelen moeten, zoals supra aangestipt, worden opgenomen in een bonusplan. De cao bepaalt op gedetailleerde wijze welke verplichte vermeldingen er allemaal moeten worden opgenomen in het plan.9 Er zijn ook een aantal facultatieve vermeldingen voorzien.10 Een bespreking van al deze vermeldingen zou ons te ver leiden. De FOD WASO stelt op zijn website een vademecum ter beschikking waarin de verschillende vermeldingen punt per punt worden besproken.11 Een van de verplichte vermeldingen is het uiteenzetten van de collectieve doelstellingen, waarbij de eerder besproken voorwaarden gelden. De FOD WASO toetst de doelstellingen marginaal.

De doelstellingen moeten bovendien binnen een bepaalde periode worden behaald. De referteperiode moet aan drie voorwaarden voldoen: (i) de referteperiode moet minstens drie maanden bedragen, (ii) de werknemer moet over de volledige referteperiode beschikken om de objectieven te behalen, en (iii) de effectieve uitvoering van het plan mag maximum terugwerken tot een derde van de in het plan bepaalde referteperiode.

Uiteraard moet ook worden vermeld welke voordelen de werknemers zullen ontvangen wanneer de vooropgestelde doelstellingen worden behaald.

Het plan moet ofwel het bedrag per

werknemer vermelden, dan wel het globale bedrag dat onder de betrokken werknemers zal worden verdeeld.

Voorts moet ook een methode van follow-up en controle in het bonusplan worden ingesloten om na te gaan of de geponeerde doelstellingen werden bereikt.

Invoering van het bonusplan Het is de werkgever die het initiatief neemt om een bonusplan binnen de onderneming in te voeren.

De procedure die voor de invoering moet worden gevolgd, is afhankelijk van het feit of er binnen de onderneming een vakbondsafvaardiging is of niet: • onderneming met vakbondsafvaardiging: bij aanwezigheid van een vakbondsafvaardiging moet het plan worden ingevoerd via een ondernemings-cao. De FOD WASO voorziet op zijn website in een model dat verplicht moet worden gebruikt.12 Het doel van verplichte modellen is fouten tegen te gaan en de controle door de FOD WASO te vergemakkelijken. Het model werd met ingang van 1 januari 2019 gewijzigd.13 • onderneming zonder vakbondsafvaardiging: als er geen vakbondsafvaardiging aanwezig is binnen de onderneming, heeft de werkgever twee opties om het bonusplan in te voeren: – via toetredingsakte: De FOD WASO stelt een verplicht model ter beschikking op zijn website. Ook dit model werd met ingang van 1 januari 2019 gewijzigd. Sedert 25 maart 2019 kan

9 Art. 8 van cao nr. 90.

10 Art. 9 van cao nr. 90.

11 www.werk.belgie.be/bonusplannen/: “Gedetailleerde uitleg bij het model van toekenningsplan tot invoering van niet-recurrente resultaats­gebonden voordelen” 12 Dit moet worden neergelegd bij de Griffie van de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen van de Federale Overheidsdienst werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

13 Collectieve arbeidsovereenkomst 90/3 van 27 november 2018 tot wijziging van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 90 van 20 december 2007 betreffende de niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen, BS 4 februari 2019.

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

13 een werkgever de toetredingsakte ook online indienen.14 Bij de invoering via een toetredingsakte moet de werkgever een aantal stappen doorlopen.

De werkgever dient eerst een ontwerp van bonusplan en toetredingsakte op te stellen en dat in ontwerp te bezorgen aan de werknemers waarop het van toepassing zal zijn (fase 1: opmaak). De werknemers hebben vervolgens een termijn van vijftien dagen om eventuele opmerkingen in het opmerkingenregister te noteren.

Die procedure is gelijkaardig aan diegene die moet worden gevolgd bij het invoeren van een arbeidsreglement wanneer er geen ondernemingsraad is. Het verdere verloop is afhankelijk van het feit of er werknemers opmerkingen hebben geformuleerd. Indien opmerkingen worden geformuleerd, zal de FOD WASO de uiteenlopende standpunten trachten te verzoenen. Bij ontstentenis van opmerkingen is de opmaakprocedure afgesloten en kan de werkgever overgaan tot neerlegging van het plan. In een volgende fase zal de FOD WASO het plan en de toetredingsakte doorsturen naar het bevoegde paritair comité voor een marginale toetsing qua inhoud en vorm, en dient de werkgever in de onderneming aan te plakken dat het werd neergelegd (fase 2: controle). Als de controle goed is verlopen, dient de werkgever de betrokken werknemers te informeren over het lot van de controle door het paritair comité (fase 3: informatie).

– via collectieve arbeidsovereenkomst: De werkgever kan ook opteren voor de invoering van het bonusplan via een ondernemings-cao.

Deze cao moet ondertekend worden door de vakbondssecretaris van minstens één representatieve werknemersorganisatie.

14 15 16 17

Informatieverplichting bij betaling Bij de betaling van een cao 90 bonus moet de werkgever aan de betrokken werknemers een informatieblad uitreiken. Ook wanneer op het einde van de referteperiode geen bonus wordt betaald, moeten de werknemers een dergelijk blad ontvangen.

Cao nr. 90 bepaalt welke vermeldingen er verplicht moeten voorkomen op het informatieblad. Het moet onder meer vermelden dat een gunstig fiscaal en sociaal regime van toepassing is. Dit document wordt beschouwd als een sociaal document in de zin van het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978.15 Het niet-correct bewaren ervan wordt gesanctioneerd in het sociaal strafwetboek met een sanctie van niveau 3 (het op een na hoogste niveau).16

Sociaalrechtelijke gevolgen van de toekenning Wanneer de doelstellingen van het bonusplan zijn vervuld, heeft de werknemer recht op het bedrag dat door het plan wordt voorzien. Er worden geen bonusrechten verworven voor de toekomst. De verwezenlijking van de doestellingen en dus ook de uitbetaling van de bonus is gelieerd aan de arbeidsprestaties van de werknemer. De loonbonus is dus sensu stricto loon. Niettegenstaande heeft de werknemer enkel het recht op betaling. Er worden geen afgeleide rechten geopend. Dit wil zeggen dat de cao 90 bonus geen invloed heeft op de berekening van het loon voor feestdagen, het gewaarborgd loon, de opzeggingsvergoeding, etc. Dit is een fundamenteel verschil met de klassieke bonus.

De loonbonus wordt evenmin in aanmerking genomen voor het bepalen van de grensbedragen en loondrempels, zoals het gedeelte van het loon dat vatbaar is voor beslag. Dit houdt in dat een schuldeiser beslag kan leggen op het bedrag van de loonbonus zonder dat dit beslag een invloed heeft op de berekening van het deel dat voor beslag vatbaar is.

Besluit: niet alleen voordelen …

Wij zien voordelen aan de cao 90 bonus, maar ook een aantal nadelen.

Het invoeren van een cao 90 bonus kan bijvoorbeeld slechts na het volgen van een strikte procedure. Het is ook enkel (para)fiscaal interessant als de grensbedragen worden nageleefd.

De grensbedragen zijn niet bijster hoog en volstaan in de regel niet voor hogere profielen. Een bonusoptimalisatie tot op zekere hoogte dus.

Het voordeel van de klassieke bonus is dat een werkgever niet gebonden is aan vormvereisten en het dus flexibeler is. In principe bepaalt de werkgever dit volledig zelf. De klassieke bonus kan bovendien worden gekoppeld aan individuele doelstellingen. De keerzijde hiervan is wel dat een klassieke bonus onderhevig is aan een hoge (para)fiscale druk.

Een combinatie van beide is mogelijk en gebeurt in de praktijk ook voor de hogere profielen.

Het is interessant om een cao 90 bonus te combineren met andere alternatieve verloningsvormen. Wij denken dan in eerste instantie aan de winstpremie 17 die ook onderhevig is aan een (para)fiscaal gunstig regime.

Sofie Vandermeersch en Sébastien van Damme

Dit dient te gebeuren via: https://bonusplannen.be/ Koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten, BS 2 december 1978.

Art. 187 van het Sociaal Strafwetboek. zie hiervoor: S. VANDERMEERSCH en S. VAN DAMME, “Werknemersparticipatie in het kapitaal & de winst van de onderneming.

Interessante – alternatieve – verloningsvormen?, Pacioli 2019, nr. 491, 1-5.

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

14

De algemene vergadering zonder fysieke bijeenkomst In het kader van de jaarlijkse verplichting tot goedkeuring van de jaarrekening dringt voor vele Belgische rechtspersonen (in deze bijdrage wordt ingegaan op de BV, CV, NV en VZW) de vraag zich op of, en zo ja, onder welke voorwaarden u communicatietechnologieën kan gebruiken voor de organisatie van een vergadering zonder de gangbare fysieke bijeenkomst.

Die vraagt speelt in het huidige economische klimaat ten gevolge van de corona-uitbraak des te meer voor de bestuursorganen nu het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) hen ertoe verplicht om te beraadslagen over maatregelen die moeten worden genomen om de continuïteit van de economische activiteit voor een minimumduur van 12 maanden te vrijwaren wanneer gewichtige en overeenstemmende feiten de continuïteit van de onderneming in het gedrang brengen [art.

2:52 WVV]. In tegenstelling tot het vergaderen op de werkvloer bestaan er voor de wettelijke organen van Belgische rechtspersonen expliciete bepalingen over de wijze waarop vergaderingen georganiseerd moeten worden. Deze bepalingen zijn gericht op het beschermen van de belangen van iedere deelnemer en zijn dan ook van dwingend recht. In het licht van de coronacrisis heeft de federale regering op 9 april 2020 het KB nr. 4 uitgevaardigd dat tijdelijk een versoepeling toestaat m.b.t. enkele van deze dwingende bepalingen. Die versoepeling is intussen verlengd tot 30 juni 2020 (KB van 28 april 2020, BS 28 april 2020).

Uitstel algemene vergadering Indien u een vergadering graag fysiek laat bijeenkomen, kan u er altijd voor opteren om de algemene vergadering op een latere datum te houden en dus de algemene vergadering uit te stellen.

In het kader van de goedkeuring van de jaarrekening staat de datum waarop een BV, CV en NV hun jaarrekening moeten voorleggen aan de algemene vergadering, evenwel gebeiteld in hun statuten [art. 5:96, art. 6:81, art. 7:147 WVV]. Voor VZW’s bestaat deze verplichting niet om de datum van de jaarvergadering statutair vast te leggen. Soms zullen statuten van VZW’s evenwel een datum bepalen waarop u jaarlijks moet bijeenkomen. Wettelijk gezien moet de jaarrekening van rechtspersonen, en wat VZW’s betreft ook de begroting voor het komende boekjaar, uiterlijk binnen de eerste zes maanden na afsluiting van het boekjaar aan de algemene vergadering worden voorgelegd.

Indien de jaarrekening niet tijdig kan worden afgewerkt moet het bestuursorgaan desondanks de algemene jaarvergadering bijeenroepen op de statutair bepaalde datum. Het bestuursorgaan van een BV, CV of NV kan evenwel op die algemene jaarvergadering dan besluiten om de goedkeuring van de jaarrekening uit te stellen met maximaal drie weken [art.

5:99 (BV), art. 6:84 (CV), art. 7:150 (NV) WVV]. Tenzij de algemene vergadering anders zou beslissen, maakt dit de overige besluiten die op de jaarvergadering worden genomen niet ongeldig. De algemene jaarvergadering kan ook zelf met eenparigheid van stemmen besluiten om de goedkeuring van de jaarrekening (en eventueel de besluiten over de andere agendapunten) uit te stellen tot een latere datum (waarbij de periode van het uitstel langer dan drie weken kan zijn). In dat geval zal het bestuursorgaan de algemene vergadering op een later tijdstip

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

opnieuw bijeenroepen. In zo’n situatie is het aan te raden dat de algemene vergadering een bijzondere kwijting verleent aan de bestuurders die specifiek betrekking heeft op het niet-tijdig voorleggen van de jaarrekening.

Elektronische communicatiemiddelen In tegenstelling tot bij de vergaderingen van een bestuursorgaan, bevat de vennootschapswetgeving uitdrukkelijke regels voor de algemene vergadering d.m.v. (elektronische) communicatiemiddelen. U vindt deze summier uitgeschreven regels terug in art. 5:89 (BV), art. 6:75 (CV) en art.

7:137 WVV (NV). Voor de VZW voorziet het WVV geen uitdrukkelijke regeling.

Voormelde artikels stipuleren dat de statuten van een vennootschap haar aandeelhouders [en in voorkomend geval de houders van converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten] de mogelijkheid kunnen bieden om vanop afstand deel te nemen aan de algemene vergadering d.m.v. een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel.

Het WVV laat de vennootschappen die de mogelijkheid tot elektronische deelname hebben opgenomen in hun statuten de vrijheid over de keuze van het elektronische communicatiemiddel waarmee de verbinding tussen de aandeelhouders en de algemene vergadering tot stand komt. Hierbij vereist het WVV wel dat het elektronische communicatiemiddel de vennootschap

15 moet toelaten om de hoedanigheid en de identiteit te controleren van de aandeelhouder die via elektronische weg deelneemt. De vennootschap moet de wijze waarop dit wordt gecontroleerd, vastleggen bij of krachtens de statuten. Het WVV beperkt de keuzevrijheid nog verder door te vereisen dat het elektronisch communicatiemiddel de aandeelhouders ten minste in staat moet stellen om zowel rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering, als hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich moet uitspreken. Opdat er sprake zou zijn van deelname aan de vergadering op afstand en langs elektronische weg is het evenwel niet vereist dat de gebruikte elektronische communicatiemiddelen de aandeelhouder in staat stellen actief deel te nemen aan de beraadslagingen en zijn recht uit te oefenen om vragen te stellen [Parl.St., Kamer 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 32]. De aandeelhouder die opteert voor deze vorm van deelname langs elektronische weg die de vennootschap hem biedt, moet zich er aldus van bewust zijn dat hij hiermee verzaakt aan de mogelijkheid om tijdens de vergadering het woord te nemen.

De vennootschap kan uiteraard in haar statuten die mogelijkheid opnemen voor de aandeelhouder om deel te nemen aan de beraadslagingen en om zijn recht uit te oefenen om vragen te stellen [Parl.St., Kamer 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 33].

Er is op heden geen uitgebreide wettelijke regeling over de organisatie van een algemene vergadering vanop afstand. De wetgever biedt vennootschappen aldus de vrijheid om de praktische regeling van een algemene vergadering met deelname op afstand zelf uit te werken. Wat het verloop van de vergadering betreft, voorzien de statuten daarom best in regels over de regelmatigheid van de oproeping, de controle op de hoedanigheid en identiteit van de deelnemers, een elektronische aanwezigheidslijst, enz. Bij gebrek aan andersluidende regeling gelden overeenkomstig art.

2:41 WVV de algemene regels van beraadslaging. In geval van twijfel over

de inhoud van de algemene regels van beraadslagende vergaderingen kan inspiratie worden gezocht in het reglement van de Kamer van volksvertegenwoordigers [Parl. St., Kamer 2017-2018, 2018, nr. 54-3119/001, p. 284, p. 52].

De vennootschaps­ wetgeving bevat ­uitdrukkelijke regels voor de algemene ­vergadering door middel van (elektronische) communicatiemiddelen.

Het WVV bepaalt uitdrukkelijk dat de leden van het bureau van de algemene vergadering (voorzitter, secretaris, stemopnemer), de bestuurders en de commissaris de algemene vergadering niet langs elektronische weg mogen bijwonen.

Belgische vennootschappen kunnen dus nog steeds geen volledig digitale algemene vergadering (zonder enige fysieke bijeenkomst) houden zonder schending van de wet.

Overeenkomstig de memorie van toelichting bij de wet die de mogelijkheid van vergaderen vanop afstand voor het eerst wettelijk heeft vastgelegd, vervangt dit immers “geenszins de verplichting om een fysieke aandeelhoudersvergadering te organiseren op een in de statuten aangeduide plaats.

Het houden van een fysieke vergadering blijft verplicht, hoewel de vennootschap, voor haar aandeelhouders, ook kan voorzien in een vorm van deelname op afstand” [Parl.St., Kamer 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 31].

Er lijkt o.i. wel geen bezwaar te bestaan om de vergadering toch zonder enige fysieke bijeenkomst te laten doorgaan indien alle betrokken partijen hiermee uitdrukkelijk instemmen en afstand doen van enige vordering

tot nietigverklaring van de besluiten van de algemene vergadering. Ook de verplichting dat vergadering moet worden gehouden op de plaats bepaald in statuten lijkt o.i. geen bezwaar. Bij een schriftelijke algemene vergadering vindt deze ook niet plaats op de zetel van de vennootschap en is er geen uitdrukkelijke wettelijke bepaling die van deze verplichting afwijkt. Het betreft hier immers een dwingende regeling ter bescherming van de deelnemers aan de algemene vergadering die dan ook, mits kennis van zaken, afstand kunnen doen van deze bescherming [Zie N. Cooreman en H. De Wulf, ‘Nietigheid van beslissingen van een algemene vergadering: perikelen rond het bewijs van de aanvang van de oproepingstermijn voor de vergadering’, RDC 2012/12, Januari 2012, p. 49-50]. Bovendien geldt ook voor een gewone fysieke algemene vergadering dat alle betrokken partijen unaniem akkoord kunnen gaan dat een vergadering doorgaat zonder de aanwezigheid van de bestuurders en/ of de commissaris [N. Cooreman en H. De Wulf, Ibid., 53-54; Y. De Cordt, “Le droit de vote” in O. Carprasse, ‘Le statut des actionnaires (SA, SPRL, SC) – questions spéciales, Brussel, Larcier, 2006, p. 98].

Een besluit van een orgaan van een rechtspersoon kan overigens slechts wegens een onregelmatigheid naar vorm nietig worden verklaard wanneer de onregelmatigheid in de wijze waarop een besluit tot stand kwam de beraadslaging of stemming heeft kunnen beïnvloeden of met bedrieglijk opzet werd begaan [art.

2:42, 1° WVV]. Rechtsregels over de vorm van besluiten betreffen o.a. de (oproepings)formaliteiten en de regels van beraadslaging en stemming, zoals de samenstelling en de vergaderwijze [Parl. St. Kamer, 20172018, 2018, nr. 54-3119/001, p. 284, p. 52-53]. Een algemene vergadering zonder enige fysieke bijeenkomst, die dus ook niet samenkomt op de in de statuten bepaalde gemeente, schendt louter rechtsregels over de vorm van besluiten. Bovendien kan de nietigheid niet worden gevorderd door diegene die voor het bestreden besluit heeft gestemd of die uitdrukkelijk of

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

16 stilzwijgend aftstand heeft gedaan van het recht zich daarop te beroepen, behoudens een gebrek in de toestemming of indien de nietigheid de overtreding van een regel van openbare orde betreft [art. 2:44 WVV; Gent 21 januari 2013, TRV 2015, p. 177]. Verder beschikken derden, zoals schuldeisers, niet over het vereiste legitiem belang om een besluit aan te vechten wanneer de nietigheid haar oorsprong vindt in de niet-naleving van de rechtsregels over de vorm van besluiten van rechtspersonen [Parl. St. Kamer, 2017-2018, 2018, nr. 54-3119/001, p.

284, p. 55].

In het verslag aan de Koning bij KB nr.

4 stelt minister Geens nu overigens dat “de artikelen 5:89 (BV), 6:75 (CV) en 7:137 (NV) WVV niet gaan over vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen, waar iedereen elkaar kent en kan identificeren, en die tellen als werkelijk gehouden vergaderingen.

Vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen blijven perfect mogelijk” [eigen cursivering; Verslag aan de Koning over het KB nr. 4, houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie, C-2020/20781.] Hetgeen minister Geens stelt, is evenwel niet uitdrukkelijk uit de wet af te leiden en bovendien in strijd met wat de wetgever voorheen steeds heeft voorgehouden, nl. dat een fysieke bijeenkomst van de algemene vergadering eigenlijk steeds verplicht is. Daarenboven moet, de jaarvergadering, behoudens toepassing van de schriftelijke procedure, eigenlijk steeds plaatsvinden in de gemeente die in statuten wordt aangeduid [art. 5:96 (BV), art. 6:81 (CV), art. 7:147 (NV) WVV]. Indien de deelnemers aan een algemene vergadering via video- of telefoonconferentie kunnen beraadslagen, het woord voeren en hun stemrecht kunnen uitoefenen, wordt er evenwel inderdaad perfect invulling gegeven aan de algemene principes die gelden voor vergaderingen.

Wanneer er aldus geen enkele fysieke bijeenkomst plaatsvindt, doet u er goed aan er over te waken dat het elektronisch communicatiemiddel dat gebruikt wordt, eventueel in combinatie met andere middelen zoals e-mail, de partijen niet alleen in staat stelt om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de vergadering en hun stemrecht uit te oefenen, maar ook om actief deel te nemen aan de beraadslagingen en het woord te voeren. Om potentiële discussies te vermijden, is het raadzaam dat het uitdrukkelijk akkoord van alle partijen en de afstand van de vordering tot nietigverklaring wordt vastgelegd. Het is immers vaste rechtspraak van het Hof van Cassatie dat afstand van recht niet wordt vermoed en eng moet worden uitgelegd [zie o.m. Cass 20 april 1989, Pas.1989, I, 861; Cass., 23 september 1988, Pas., 1989, I, 85; Cass, 24 september 1981, Pas., 1982, I, 143].

Tenzij er uitdrukkelijk aan wordt verzaakt, moet u voor een algemene vergadering waarbij aandeelhouders vanop afstand kunnen deelnemen, ook nog steeds de formaliteiten voor het bijeenroepen van de vergadering naleven. Bovendien moet de oproeping in dergelijk geval een nauwkeurige beschrijving omvatten van de (statutaire of krachtens de statuten) vastgestelde procedures m.b.t. de deelname op afstand.

Het gegeven dat de vergadering (de beraadslaging en de stemming) plaatsvindt d.m.v. (elektronische) communicatiemiddelen doet bovendien geen afbreuk aan de notuleringsverplichting. De technische problemen en incidenten die de deelname aan de vergadering langs elektronische weg zouden hebben verhinderd of verstoord, moeten in de notulen worden vermeld. Tenzij de statuten anders bepalen worden de notulen van een algemene vergadering ondertekend door de leden van het bureau en de aandeelhouders die hierom verzoeken. Wanneer de vergadering vanop afstand wordt gehouden, lijkt de elektronische handtekening een dienstbare optie. Fysieke ondertekening van één of meerdere eensluidende

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

exemplaren van de notulen is natuurlijk ook steeds mogelijk.

Voor de VZW bestaat er helemaal geen wettelijk kader voor het houden van een algemene vergadering vanop afstand. Men kan hier drie interpretaties aan geven. Men kan stellen dat vergaderen vanop afstand mogelijk is tenzij de statuten dit uitsluiten.

Anderzijds kan men, naar analogie met de BV, CV en NV, stellen dat de mogelijkheid tot het gebruik van een (elektronisch) communicatiemiddel voor een algemene vergadering uitdrukkelijk in de statuten moet zijn voorzien.

Ten slotte kan men argumenteren dat het in VZW niet mogelijk is omdat het niet wettelijk werd voorzien.

De eerste interpretatie dient voorkeur te verkrijgen. Nu de mogelijkheid tot het houden van een algemene vergadering via communicatiemiddelen niet expliciet wordt verboden door de wetgeving, genieten de betrokken partijen de vrijheid om hierover zelf een regeling te treffen. Bij een BV, CV en NV herinnert de wetgever de vennootschappen er uitdrukkelijk aan dat u kan voorzien in de mogelijkheid om een algemene vergadering via elektronische communicatiemiddelen te organiseren. Wanneer u de mogelijkheid dan niet opneemt in de statuten, kan u dit interpreteren als een uitsluiting van deze mogelijkheid. Bij de VZW is dit evenwel niet het geval en kan het ontbreken van zo’n regeling in de statuten dus niet als een uitsluiting van deze mogelijkheid worden aanzien.

Zolang hoedanigheid en identiteit van de deelnemers van de algemene vergadering kan gecontroleerd worden en gewaarborgd wordt dat ze kunnen beraadslagen, het woord voeren en hun stem kunnen uitbrengen, lijken er weinig bezwaren te bestaan om een vergadering via elektronische communicatiemiddelen te organiseren, tenzij de statuten dit expliciet zouden uitsluiten. Hier kan ook terug verwezen worden naar het verslag bij het KB nr.

4. Hierin geeft minister Geens immers aan dat een niet-fysieke algemene vergadering al mogelijk was en blijft voor vennootschappen en VZW’s zolang invulling wordt gegeven aan de algemene principes van vergaderingen (cf. supra). Bovendien geldt ook hier dat

iStockphoto.com/Peshkova.

17

een besluit van de algemene vergadering slechts nietig kan worden verklaard wegens een onregelmatigheid indien de onregelmatigheid in de wijze waarop een besluit tot stand kwam, de beraadslaging of stemming heeft kunnen beïnvloeden of met bedrieglijk opzet werd begaan [art. 2:42, 1° WVV].

Om enige discussie te vermijden lijkt het ook bij VZW aangewezen dat alle betrokken partijen uitdrukkelijk akkoord gaan met het houden van een vergadering vanop afstand en aldus afstand doen van enige vordering tot nietigverklaring van de besluiten van de algemene vergadering.

Schriftelijke algemene vergadering Net zoals bij het bestuursorgaan, kan ook de algemene vergadering van een BV, CV of NV gebruikmaken van de procedure van schriftelijke besluitvorming [art. 5:85 (BV), art. 6:71 (CV), art. 7:133 (NV) WVV]. Bij de VZW heeft de wetgever jammer genoeg opnieuw niets geregeld. Hoewel dit bij voorkeur door de statuten is geregeld, lijkt ook hier geen bezwaar te bestaan om deze procedure in een VZW toe te

passen. De motivatie van de wetgever om deze mogelijkheid destijds uitdrukkelijk een wettelijke basis te geven voor vennootschappen, is even goed van toepassing voor VZW’s. Ook voor VZW’s is het immers zinloos om de formaliteiten en de daarmee gepaard gaande kosten betreffende oproeping en fysieke afhandeling voor de algemene vergadering op te leggen wanneer geen van de leden belangstelling heeft om volgens die modaliteiten te vergaderen [Parl. St. Kamer, 2000-01, 2001, nr. 1211/1, p. 15-16]. M.b.t. de invoeging van de mogelijkheid tot schriftelijke besluitvorming voor een bestuursorgaan van een VZW erkent de wetgever uitdrukkelijk dat dit al onder de oude VZW-wet mogelijk was aangezien die wetgeving dit niet uitdrukkelijk verbood [Parl. St. Kamer, 2017-18, 2018, nr. 54-3119/001, p. 284].

Eenzelfde redenering kan u toepassen m.b.t. de procedure van de schriftelijke algemene vergadering. Indien de wet dit niet verbiedt, moeten de partijen de vrijheid hebben om dit zelf te bepalen. Het gebruik van deze procedure impliceert overigens altijd het unaniem akkoord van alle leden van de algemene vergadering, waardoor het risico op nietigverklaring uiterst gering is.

Volmachten Tenzij de statuten dit uitsluiten of beperken, is het voor de aandeelhouders/leden ook mogelijk om het aantal personen dat fysiek aanwezig is op een algemene vergadering te beperken d.m.v. het gebruik van volmachten [art. 5:95, art. 6:80, art. 7:142, art. 9:15 WVV voor een VZW. In een NV kan de mogelijkheid niet worden uitgesloten.

De statuten van een genoteerde NV kunnen zelfs geen beperkingen stellen aan de mogelijkheid om een volmachtdrager aan te stellen]. Het is hierbij niet vereist dat de vertegenwoordiger ook een aandeelhouder is. Voor de VZW wordt wel uitdrukkelijk bepaald dat de volmachthouder een ander lid moet zijn, tenzij de statuten eveneens vertegenwoordiging door een niet-lid toelaten. De volmachthouder geniet op de algemene vergadering dezelfde rechten als de aldus vertegenwoordigde aandeelhouder/lid, inzonderheid het recht om het woord te voeren, om vragen te stellen tijdens de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen [Parl. St., Kamer 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 38]. Er is geen wettelijke beperking op het aantal volmachten dat een volmachthouder kan bezitten of het aantal volmachthouders

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

18 dat een aandeelhouder kan aanstellen [met uitzondering van de genoteerde NV, waar men slechts een persoon als volmachtdrager kan aanstellen].

Stemmen op afstand De statuten kunnen de aandeelhouders van een BV, CV of NV ook de mogelijkheid bieden om elektronisch of per brief vanop afstand te stemmen voorafgaand aan de algemene vergadering. De vennootschap stelt hiertoe een stemformulier ter beschikking [art. 5:89, art. 5:95, art. 6:75, art. 6:80 en art. 7:146 WVV. Bij de NV bepaalt de wet uitdrukkelijk dat de stemming d.m.v. een stemmingsformulier via de vennootschapswebsite gebeurt].

Hierbij geldt terug de vereiste dat de vennootschap de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder moet kunnen controleren. Het voorafgaand stemmen vanop afstand impliceert het verzaken aan het recht om deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering die plaatsvindt. Net zoals bij de vergadering vanop afstand lijkt het o.i. ook mogelijk om de stemming vanop afstand te laten plaatsvinden wanneer dit niet in de statuten is voorzien, zolang alle partijen hiermee akkoord gaan en aldus afstand doen van enige vordering tot nietigverklaring van de besluiten van de algemene vergadering. Indien alle aandeelhouders hun stem vooraf vanop afstand willen uitbrengen, kan men natuurlijk even goed het procedé van de schriftelijke algemene vergadering gebruiken (dit lijkt me zelfs aangewezen). Voor de VZW heeft de wetgever opnieuw niets bepaald en lijkt er terug, om de eerder vermelde redenen, geen bewaar te bestaan indien iedereen akkoord gaat met de vooropgestelde methode.

KB van 9 april 2020 Gelet op de impact van het coronavirus heeft de federale regering op 9 april 2020 het KB nr. 4 uitgevaardigd. Dit besluit is van toepassing op alle vergaderingen die onder normale omstandigheden zouden worden

gehouden in de periode van 1 maart t.e.m. 30 juni 2020.

Het KB benadrukt dat het bestuursorgaan te allen tijde kan vergaderen via (elektronische) communicatiemiddelen of gebruik kan maken van de procedure van schriftelijke besluitvorming.

In deze bijzondere omstandigheden is dit zelfs mogelijk wanneer de statuten dit zouden uitsluiten. Het besluit voorziet ook uitdrukkelijk dat algemene vergaderingen vanop afstand (elektronisch) kunnen verlopen, zelfs wanneer deze mogelijkheid niet in de statuten werd opgenomen of zelfs werd uitgesloten. De aandeelhouders/ leden moeten wel de kans hebben om vragen te stellen en hun stemrecht uit te oefenen.

Daarenboven verkrijgt het bestuursorgaan nu tijdelijk de bevoegdheid om een fysieke algemene vergadering te verbieden en de aandeelhouders/ leden de keuze te bieden tussen het vooraf stemmen en een deelname per volmacht. Het bestuursorgaan kan opleggen dat de volmachthouder een door hem aangewezen persoon is.

Deze volmachthouder mag wel slechts namens de aandeelhouder of het lid stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.

Wat betreft het vooraf stemmen geldt, bij gebrek aan statutaire regeling, artikel 7:146 WVV dat de regeling voor de NV bevat. Dit impliceert dat het stemmen vóór de algemene vergadering gebeurt per brief of via de vennootschapswebsite, d.m.v. een door de rechtspersoon ter beschikking gesteld stemformulier. Dit stemformulier moet o.a. de agenda van de vergadering en de voorstellen tot besluit bevatten. In deze gevallen kan het bestuursorgaan opleggen dat de aandeelhouders/leden alleen schriftelijk vragen kunnen stellen. Hierbij kan het bestuursorgaan bepalen dat de vragen uiterlijk de vierde dag vóór de algemene vergadering toekomen.

Het bestuursorgaan beantwoordt deze vragen schriftelijk ten laatste op de dag van de algemene vergadering maar vóór de stemming, of mondeling indien het ervoor kiest de algemene vergadering rechtstreeks of

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

onrechtstreeks uit te zenden via een telefoon- of een videoconferentie. Het KB bepaalt uitdrukkelijk dat de leden van het bureau, de bestuurders, de commissaris en de volmachthouders geen verplichting hebben om fysiek aanwezig te zijn. Dit geldt ook voor algemene vergaderingen die voor de notaris moeten worden gehouden (bv. statutenwijziging). Hier volstaat de fysieke aanwezigheid van ofwel één lid van het bestuursorgaan of een door hem aangestelde persoon ofwel van de volmachthouder. Indien in dit laatste geval de volmacht specifieke steminstructies bevat, moet de volmachthouder zelfs niet aanwezig zijn en worden de stemmen uitgedrukt in deze volmacht gewoon in aanmerking genomen.

Het KB nr. 4 voorziet verder dat het bestuursorgaan de mogelijkheid heeft elke algemene vergadering reeds vooraf uit te stellen naar een datum van zijn keuze, met uitzondering van de vergaderingen bijeengeroepen in het licht van de alarmbelprocedure of op verzoek van de commissaris of van aandeelhouders of leden. Het uitstel van de vergadering kan zelfs worden toegepast wanneer er al een oproeping zou zijn uitgestuurd op voorwaarde dat de aandeelhouders/ leden daarover correct geïnformeerd worden. In geval van uitstel wordt de wettelijke termijn waarbinnen de jaarrekening aan de algemene vergadering moet worden voorgelegd verlengd met 10 weken. Voor een rechtspersoon wiens boekjaar het kalenderjaar volgt, betekent dit dat de uiterste datum waarop de jaarrekening ter goedkeuring moet worden voorgelegd opschuift van 30 juni 2020 naar 8 september 2020.

Ruben Ruysbergh

Dit is een abstract van het artikel van Ruben Ruysbergh over “Vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering zonder fysieke bijeenkomst” verschenen in Accountancy Actualiteit nr. 2020/08.

19

Afronden van cashbetalingen in euro Sinds 1 december 2019 moet iedere onderneming cashbetalingen afronden naar het dichtstbijzijnde veelvoud van 5 cent.

De wet van 2 mei 2019, die in werking is getreden op 1 december 2019, heeft de regeling voor cashbetalingen, die voordien facultatief was, nu verplicht gemaakt.

Ondernemingen mogen de afronding ook toepassen voor betalingen die niet in cash gebeuren. In dat geval moet de consument daar altijd over worden ingelicht met de volgende boodschap: «Het totaalbedrag wordt altijd afgerond.»

Het bedrag dat wordt afgerond, is enkel het totaalbedrag, en dus niet de prijs van elk artikel apart.

Voorbeeld Een klant koopt vier artikelen en betaalt cash.

6 % btw

Artikel 1

9,47

0,57

10,04

Artikel 2

12,99

0,78

13,77

Artikel 3

19,94

4,19

24,13

Artikel 4

13,21

2,77

15,98

55,61

6,96

63,92

1,35

21 % btw

Totaal incl. btw

Excl. btw

Het saldo 63,92 euro zal worden afgerond naar 63,90 euro.

Gevolgen voor documenten (facturen, ontvangstbewijzen, kastickets) De onderneming moet op elk document de volgende elementen vermelden: • het totaalbedrag vóór afronding; • het werkelijk betaalde afgeronde bedrag.

Fiscale consequenties De btw wordt in principe geïnd op basis van de prijs die de klant werkelijk heeft betaald. Voor de afronding van betalingen in euro aanvaardt de administratie dat de btw wordt berekend op het verschuldigde totaalbedrag per btwgroep VÓÓR afronding, op voorwaarde dat de onderneming die de vereenvoudiging toepast, dat systematisch doet

voor alle afgeronde verschuldigde bedragen (zie circulaire 2019/C/123 beschikbaar op https://www.fisconetplus.be).

In de periodieke aangifte vinden we de volgende roosters: • rooster 01: het bedrag van (23,81 / 1,06) = 22,46 • rooster 03: het bedrag van (40,11 / 1,21) = 33,15 • rooster 54: het bedrag van 8,31 (1,35 + 6,96)

Boekhoudkundige verwerking Ondernemingen die een vereenvoudigde boekhouding voeren, nemen in het verkoopdagboek het bedrag op dat de consument heeft betaald en boeken het afrondingsverschil niet apart in.

Ondernemingen met een dubbele boekhouding boeken het afrondingsverschil op de credit- of de debetzijde van rekening 700 ‘Verkopen en dienstprestaties’ naargelang of het verschil negatief of positief is. De cel Accountancy stelt voor om het afrondingsverschil op een speciale rekening te boeken, bijvoorbeeld een rekening 700009 ‘Afrondingsverschillen euro’, om de omzet en btw op elkaar te kunnen afstemmen.

In het bovenstaande voorbeeld is het verschil tussen het verschuldigde bedrag en het afgeronde bedrag negatief. In dat geval zou de verkoop als volgt worden geboekt:

Contante klant

Debet

400/XXX

63,9

Krediet

Omzet

700000

Afrondingsverschil

700009

0,02

Btw

451000

8,31

63,92

63,92

55,61

Zie ook: • https://economie.fgov.be/nl/themas/verkoop/prijsbeleid/ betalingen/afronden-van-cashbetalingen-de • CBN-Advies 2020/02 – Afronden van betalingen in euro.

Nathalie Procureur en Johan De Coster

Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 2 | Mei 2020

eStox, uw beveiligde digitale effectenregister

Discretie verzekerd

UBO-verplichtingen worden automatisch nagekomen

Een digitaal register met talrijke voordelen, aangeboden door de notarissen, de accountants en de belastingconsulenten.

www.estox.be Powered by

Altijd en overal beschikbaar