17
Over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk, de thuiswerkvergoeding Door de coronacrisis werden veel werknemers verplicht om van huis uit te werken. Thuiswerk brengt uiteraard voor werknemers een aantal kosten met zich mee die eigen zijn aan de werkgever. Circulaire 2020/C/100 bespreekt de mogelijkheid van een werkgever om, onder bepaalde voorwaarden, een forfaitaire thuiswerkvergoeding toe te kennen aan alle werknemers, met inbegrip van ambtenaren van de diverse overheden, die regelmatig en structureel thuiswerken, om de kosten te dekken die deze werknemers maken en die ten laste komen van de werkgever.
Voorwaarden niet-belastbare terugbetaling eigen kosten werkgever Wanneer een werkgever een vergoeding toekent aan een werknemer, kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever (artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB92), op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat: • de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn; • de vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
Forfaitaire thuiswerkvergoeding De werkgever kan die vergoedingen echter ook forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag is bepaald overeenkomstig ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven. Voorheen: wie voor 1 maart 2020 aan zijn werknemers een thuiswerkvergoeding wenste toe te kennen diende best, om de fiscale zekerheid te hebben, hierover een ruling aan te vragen. Sinds 1 maart 2020: de fiscus heeft via de circulaire 2020/C/100 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk, retroactief met ingang van 1 maart 2020, een permanent karakter gegeven aan de thuiswerkvergoeding waardoor men geen rulings meer dient aan te vragen indien men opteert voor het forfaitair stelsel en haar voorwaarden. De bureauvergoeding bedraagt na indexering sinds 1 april 2020 maandelijks 129,48 euro.
Indien er effectief regelmatig en structureel aan thuiswerk wordt gedaan door werknemers, nl. minstens vijf werkdagen per maand, kan de werkgever een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen van maximaal 129,48 euro per maand. De hier vermelde bedragen moeten niet evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties. Als een deeltijdse werknemer effectief aan de voorwaarden voldoet om de forfaitaire thuiswerkvergoeding te ontvangen, mag de werkgever de maximale forfaitaire thuisvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst. Die forfaitaire thuiswerkvergoeding wordt geacht de bureaukosten te dekken. Dit zijn kosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik (inclusief huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, ... in de verblijfplaats van de werknemer. Bovenop de thuiswerkvergoeding mag de werkgever ook een kostenvergoeding tot 40 euro per maand terugbetalen voor het gebruik van een privé internetaansluiting met abonnement (maximum 20 euro) en een privécomputer (maximum 20 euro) indien de werknemer zijn eigen privé-pc en privé-internetaansluiting gebruikt (de zogenaamde BYOD-vergoeding of bring your own device-vergoeding). Werkgevers die vóór de COVID-19-maatregelen de kosten van hun telewerkers terugbetaalden op basis van de 10% van het brutoloon voor de voorziene thuisprestaties in de telewerkovereenkomst, kunnen die vergoeding pro rata verder betalen (bijvoorbeeld 10% op 2/5de van het maandloon als twee dagen telewerk was voorzien). Een vergoeding van 10% van het volledige brutoloon wordt niet aanvaard. Maar een vergoeding van 129,48 euro mag wel uitgekeerd worden in de plaats van de 10% van het pro rata van het maandloon, als dit laatste lager zou zijn.
Maandelijks tijdschrift van het ITAA | Nr. 8 | December 2020
