Gestión digital de contratos puede transformar el sector jurídico

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Gestión digital de contratos puede transformar el sector jurídico

Contar con una herramienta de gestión digital de contratos, garantiza eficiencia contractual, seguridad y cumplimiento con las regulaciones jurídicas locales.

Por: José Manuel Jiménez,

CEO y Fundador de Webdox CLM. Consejero para América Latina de la World Commerce and Contracting (WorldCC). https://www.webdoxclm.com/ https://www.youtube.com/channel/ UC22c_tENd6yGpmQaeYwucGw https://www.linkedin.com/company/webdox https://www.facebook.com/webdoxclm https://twitter.com/webdoxclm Garantizar más agilidad, control contractual, transparencia, seguridad y evitar pérdidas. Estas son apenas algunas de las ventajas de contar con una solución adecuada que facilite la gestión del ciclo de vida de los contratos.

Una herramienta así es fundamental para las empresas que quieran mantenerse competitivas y que estén decididas a fortalecer su ruta de transformación digital, integrando los procesos de sus áreas internas como talento humano, compras, ventas, finanzas y, especialmente, los departamentos legales y jurídicos.

Un estudio de la World Commerce And Contracting Association (WorldCC), muestra que las empresas pierden en promedio 9.15% de sus ingresos cada año por una mala administración de contratos. Para evitar esa pérdida, una plataforma CLMS (Contract Lifecycle Management Software) no solamente digitaliza los contratos, también ayuda a agilizar todas las etapas de su ciclo de vida, optimizando los procesos de solicitud, elaboración, negociación, aprobación, firma electrónica, almacenamiento, ejecución, seguimiento, análisis y renovación o término de estos.

En la búsqueda de una plataforma para la administración digital de contratos, los decisores corporativos deben estar atentos a las funcionalidades disponibles de cada plataforma. Las más avanzadas cuentan con recursos como workflows que aceleran la comunicación entre sectores, firma electrónica, modelos de contratos estandarizados y almacenamiento digital centralizado.

Además de integraciones con otras plataformas, trazabilidad y visibilidad para análisis de insights referentes a rendimientos, desempeño, tiempos de respuesta, entre otros. De esta manera, es posible reducir los riesgos comerciales y jurídicos, junto con mejorar y acelerar los procesos de negocio. Son el corazón de los negocios, su adecuada gestión permite entregar valor crítico a la organización. Por lo tanto, es importante contar con una herramienta de gestión digital de contratos que garantice la eficiencia contractual, la seguridad y el compliance con las regulaciones jurídicas locales.

Con base en lo anterior, importante es destacar que la empresa que represento cuenta con las certificaciones ISO 27001 (gestión de seguridad de la información), ISO 27701 (gestión de privacidad de la información). Estamos en proceso para certificarnos en SOC 2 tipo II (estándar bancario sobre sistemas de gestión de riesgos de ciberseguridad).

Adicionalmente contamos con la validación del cumplimiento con la NOM-151 de la Secretaría de Economía (conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos) de nuestra firma electrónica simple, lo que entrega alta seguridad técnica y jurídica a la firma electrónica de la empresa en el mercado mexicano, misma que ya está siendo usada por organizaciones líderes del país.

La administración de contratos

Es una tarea realizada en todas las empresas, independientemente de su sector o tamaño implica un compromiso genuino con la seguridad

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de la información. El costo por una falla de seguridad en cuanto a protección de datos puede generar no solamente daños a la reputación de la empresa y del equipo, sino también involucrar a la organización en pleitos jurídicos.

Además de la seguridad, la automatización contractual trae transparencia y rapidez a todo el proceso, ya que los colaboradores y áreas involucradas pueden hacer seguimiento del estado de los contratos y el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en los acuerdos, de manera totalmente online. Esto es clave para las empresas de hoy que necesitan mejores acuerdos de negocio, duraderos y de impacto; junto con un control de las obligaciones para evitar incumplimientos, tomar decisiones y acciones legales necesarias con más rapidez.

Otro aspecto a tomar en cuenta mediante la implementación de un sistema digital de gestión contractual, es que permite estandarizar la comunicación de la gerencia jurídica con las diferentes áreas internas y externas de la organización, además de emitir alertas de acuerdo con los plazos y marcos clave, lo que facilita la renovación o cancelación oportuna de los contratos requeridos.

Para lograr estos objetivos, es fundamental escoger de manera adecuada una plataforma de gestión digital de contratos, que cumpla con las necesidades de la organización y que sea flexible para el adecuado manejo de distintos tipos de contrato y acuerdos de negocio, integrando funcionalidades que permitan automatizar procesos y promover una mayor colaboración entre departamentos, lo que permitirá optimizar los tiempos de respuesta y operación de los equipos, haciendo que se dediquen más a labores jurídicas de alto nivel y complejidad, y no a procesos operativos del día a día.

Para finalizar, creo que el sector jurídico mexicano tiene el potencial y está preparado para avanzar hacia la gestión digital de los contratos. De esta manera se podrá aprovechar al máximo los beneficios que hoy trae consigo la transformación digital y acompañar los cambios que estamos viviendo en los comportamientos de las relaciones de negocios entre las empresas y personas, con el fin de acelerar los negocios, especialmente en esta etapa de reactivación económica post-pandemia, asegurando el crecimiento esperado de las organizaciones.

Todo lo anterior garantizando que los acuerdos entre las partes lleguen a ser más justos, transparentes y eficientes.