Aufbrechen und Durchstarten: Praxisbeispiel Neusiedl am See

Aufbrechen und Durchstarten

(UIDKUXQJHQPLWGHP.'=4XLFN6FDQLQGHUEXUJHQOlQGLVFKHQ*HPHLQGH Neusiedl am See. YRQ Klaus Wirth

Im März 2015 wurde die Amtsleitung in der Stadtgemeinde neu besetzt. Im Sommer wurde das KDZ beauftragt, den derzeitigen Entwicklungsstand (Status) der Verwaltungsorganisation des Rathauses einzuschätzen und Optionen für die gezielte Weiterentwicklung der Organisation zu benennen. „Für uns war es wichtig zu wissen wo wir in unserer Organisation stehen und wo wir hin wollen.“, so Amtsleiterin Judith Siber-Reiner.

In vergleichsweise kurzer Zeit ist es gelungen, nicht nur eine umfassende Standortbestimmung der Organisation (inkl. Einschätzung der MitarbeiterInnenzufriedenheit) zu erarbeiten, sondern gleichzeitig auch darauf aufbauend:

• Aufgaben und Zuständigkeiten in der

Organisation zu optimieren, das Organigramm anzupassen und einen neuen

Geschäftsverteilungsplan zu erstellen; • die Stellenbeschreibungen für die Führungskräfte und alle MitarbeiterInnen zu aktualisieren und auf die neuen Anforderungen der Verwaltungsführung hin zu adaptieren; • in direkter Folge dieser Veränderungen auch einzelne Stellen in der Organisation neu zu besetzen bzw. interne Personalveränderungen vorzubereiten; • den Einstieg in den Aufbau eines Organisationshandbuchs zu schaffen.

Hilfreich für die Umsetzung des Projekts waren einerseits der starke Wille und viel Tatkraft zur Veränderung in der Führung und anderseits die eingesetzte Methode. „Uns hat die Herangehensweise gefallen. Der KDZ-Berater hat uns nicht ein Konzept übergestülpt, sondern ist individuell auf uns eingegangen und hat die hauseigenen Herausforderungen ernst genommen.“, betont die Amtsleiterin von Neusiedl am See.

Neue Dynamik im Rathaus.

Quelle: Stadtgemeinde Neusiedl am See

Zum Einsatz kam der vom KDZ konzipierte Quick-Scan, der dem Grunde nach auf eine TXDOL¿]LHUWHXQGEUHLWH(LQVFKlW]XQJHLQHU Organisation ausgerichtet ist. Der QuickScan fokussiert zum einem auf das Aufzeigen von gut entwickelten Bereichen bzw. möglichen Entwicklungsfeldern. Zum anderen stellt er für die benannten Entwicklungsfelder pragmatische Handlungsoptionen für den verwaltungsinternen Entscheidungsprozess zur Verfügung.

Zusätzlich zum Standardablauf eines QuickScans wurden in Neusiedl am See mit allen Mitar beiterInnen Interviews zur aktuellen Arbeits situation und zu individuellen Entwicklungsmöglichkeiten geführt. „Die Hilfe bei der Erstellung des Organisationshandbuches und das Präzisieren der Stellenbeschreibungen war für uns sehr notwendig. Oft sieht man Details gar nicht mehr und hat nur den Innenblick. Die persönlichen Gespräche mit dem Berater haben mir sehr viel geholfen, vieles wurde klarer und somit leichter zu lösen.“

„Die Erhebung des 6WDWXV4XRLVWIUMHGH $PWVOHLWHULQXQGMHGHQ Amtsleiter wichtig.“

[Judith Siber-Reiner]

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Die pragmatische Herangehensweise des Quick-Scans hat in kurzer Zeit viele organisatorische Veränderungen ausgelöst und geholfen, praktische Ergebnisse zu erzielen. Auf umfangreiche Analysen wurde zu gunsten rascher Maßnahmen verzichtet und bewusst in Kauf genommen, dass Wissenslücken im Zuge der weiteren Realisierung der in Angriff genommenen Entwicklungsfelder geschlossen werden können. „Wir konnten im Team sehr gute Ergebnisse erzielen und die einzelnen Maßnahmen werden laufend umgesetzt.“, freut sich Siber-Reiner. <

(1) Orientieren und Auftragserklärung

(2) Erkunden der Informationsbasis

(3) Informationsgewinnung

(4) Einschätzen – Aufzeigen von Optionen

(5) Feedbackpräsentation – Entscheidungen

Orientierungstag vor Ort zum Abstimmen der Erwartungen und Ziele, Festlegen der zu interviewenden Schlüsselkräfte, kurze Führung - erstes Kennenlernen der Organisation und des QuickScan-Teams.

Abstimmen Informationsbedarf KDZ; Sichten vorhandener Unterlagen und Informationen der Organisation; Einschätzen Datenbasis; Bei Bedarf: Vereinbaren von Sondererhebungen.

Analysen: Sichten/Auswerten der bereitgestellten Unterlagen; Interviews: komprimiert in 2-3 Tagen mit dem Ziel: Informationen zu vertiefen, Plausibilitätsprüfung, Erkennen von Zusammenhängen; ein tieferes Verständnisses für die Organisation schaffen.

Einschätzen/Bewerten der Informationen und Vergleichen mit Erfahrungen und Benchmarks des KDZ; Stärken/Schwächen; Entwurf priorisierte Empfehlungen, Entwurf Rahmenplan Umsetzungsplan/Aktionsplan.

Präsentation und Diskussion der Einschätzungen des KDZ; Aufzeigen der Optionen; soweit möglich: treffen erster Entscheidungen für Sofortmaßnahmen bzw. weiterer Schritte zur Vertiefung von Analysen respektive zur Erarbeitung von Detaillösungen für Handlungsempfehlungen des KDZ; Ende des QuickScan (ieS).

Beschluss und Umsetzung von Sofortmaßnahmen

Fakultativ: Vertiefen von Analysen – Erarbeiten von Detaillösungen

Vertiefende Diagnoseprozesse Zukunftsgestaltungsprozesse Lernprozesse Teamprozesse Kommentar senden