CAF IT: Was Qualitätsmanagement in Gemeinden bewirkt

CAF it!

Was Qualitätsmanagement in Gemeinden bewirkt.

von Philip Parzer und Thomas Prorok

Philip Parzer

Thomas Prorok

CAF wurde Anfang 2000 von den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union als Qualitätsmanagementsystem für den öffentlichen Sektor entwickelt. Die Abkürzung „CAF“ steht für Common Assessment Framework (Gemeinsamer Bewertungsrahmen). Aufgrund seiner universellen Anwendbarkeit hat sich der CAF permanent weiterentwickelt. VerwaltungspraktikerInnen, QualitätsmanagerInnen, OrganisationsentwicklerInnen und Wissenschaft aus der Europäischen Union haben den CAF zu einem europäischen Leitfaden für „Gutes Verwaltungsmanagement und Exzellenz in öffentlichen Verwaltungen“ geformt. Heute ist der CAF ein anerkanntes Werkzeug der Verwaltungsentwicklung, das auch für Gemeinden optimal geeignet ist.

Das KDZ hat gemeinsam mit der Kommunalakademie Niederösterreich und den vier Pilotgemeinden Langenzersdorf, Lassee, Pressbaum und Zwentendorf CAF-Kommunal entwickelt. CAF-Kommunal ist ein praktisches Qualitätsprogramm für Gemeinden, PLWGHPMHGH*HPHLQGH4XDOLWlW(I¿]LHQ] und Wirkung ihrer vielseitigen Leistungen kontinuierlich überprüfen und weiterentwickeln kann.

Hinter dem CAF-Kommunal steht ein Bewertungsraster mit rd. 200 Beispielen und Standards für gutes Management in Gemeindeverwaltungen. Dabei werden Führung, Management und Struktur der Gemeinde genauso wie ihre Ergebnisse für die MitarbeiterInnen, die BürgerInnen, die Gesellschaft sowie wichtige Leistungs- und Wirkungsergebnisse der Gemeinde analysiert und bewertet.

Die Ergebnisse können sich sehen lassen

Insgesamt wurden in den Pilotgemeinden in nur drei Workshop-Tagen eine Gesamtsicht zur Ausgangslage (Stärken und Verbesserungspotenziale) der Gemeindeverwaltung gewonnen und darauf aufbauend zwischen 40 und 123 Verbesserungsvorschläge je Gemeinde ausgearbeitet. Rund zwei Drittel dieser Vorschläge wurden vom internen CAF-Selbstbewertungsteam der Gemeinden priorisiert und ausgewählt, in Aktionsplänen konkretisiert und zur Umsetzung freigegeben. Neben rasch umsetzbaren Maßnahmen ¿QGHQVLFKLQGHQ$NWLRQVSOlQHQYLHOHZLFKtige strategische Projekte zur Verwaltungsentwicklung, die nach nur vier bis sechs Monaten Durchlaufzeit in die Umsetzung geführt werden konnten.

Der CAF ist für mich der Freund der stetigen Weiterentwicklung und der Feind des Stillstandes in der Gemeindeverwaltung. d “

Helmut Haider Amtsleiter der Marktgemeinde Langenzersdorf

Mindestens genauso wichtig wie den Veränderungsmotor anzukurbeln ist es die Motivation der MitarbeiterInnen sowie die Teamentwicklung zu unterstützen. CAF-Kommunal unterstützt maßgeblich die Verbesserung der internen Kommunikation, schafft Einblicke in andere Bereiche, erzeugt gegenseitiges Verständnis und daraus Sinn für den Beitrag jedes Einzelnen für das Gesamtergebnis der Gemeinde.

Mit CAF-Kommunal „in Führung gehen“. Auch das war und ist ein zentraler Bestand

Alle haben eine neue „Gesamtsicht“ über die Gemeindearbeit erfahren, wie die einzelnen Bereiche als „Gesamt räderwerk“ zu sehen sind. Auch “ die Erkenntnis, dass die eigenen Bereiche selbst organisiert werden müssen – was auch zur Eigenverantwortung gehört.

DI Karl Grammanitsch Bürgermeister der Marktgemeinde Lassee

teil des Programms. Führungskräfte erhalten mit CAF-Kommunal schnelles und prägnantes Feedback zu wichtigen Fragen und Ansatzpunkten der Verwaltungsentwicklung: „Was läuft gut, was weniger gut?“, „Welche Themen sorgen bei meinen MitarbeiterInnen für Bewegung?“, „Wo müssen wir ansetzen, um wichtige Veränderungen für die Gemeinde auch tatsächlich realisieren zu können?“.

Ich sehe den CAF auch als Führungs instrument. Die Schwächen und Stärken in allen Bereichen (z.B. Bürger-/Kundenorientierung, Füh“ rungsqualität, MitarbeiterInnen, Soziale Verantwortung, Partnerschaften) werden einem vor Augen geführt und der Handlungsbedarf festgelegt. Auch in den Bereichen Politik und Verwaltung unterstützt der CAF.

Marion Török Amtsleiterin Marktgemeinde Zwentendorf

Ergebnis des CAF-Kommunal Programms ist ein konkreter Maßnahmenplan für die Weiterentwicklung der Gemeindeverwaltung in den nächsten ein bis zwei Jahren. Entscheidend für den Umsetzungserfolg ist, dass die MitarbeiterInnen die Vorschläge unter Begleitung externer CAF-ModeratorInnen selbst ausarbeiten und damit „Ownership“ für ihr Projekt übernehmen können. Notwendige Ressourcen für die Umsetzung werden ab gestimmt und ein laufendes Projektcontrolling aufgesetzt. Die Grundvoraussetzungen für den Umsetzungserfolg sind geschaffen.

Ein aktives Team aus vier Gemeinden arbeitet am neuen Leitfaden.

Für wen eignet sich CAF-Kommunal?

CAF-Kommunal ist auf die Herausforderungen von Städten und Gemeinden zugeschnitten. Alles was benötigt wird, ist die klare Bereitschaft die Gemeindeverwaltung gestalten und weiterentwickeln zu wollen, eine wertschätzende und offene Kultur der Zusammenarbeit und fünf Tage Zeit.

Wie CAF-Kommunal konkret funktioniert, auf welchen Standards er aufbaut und dass CAF-Kommunal auch im digitalen Zeitalter bereits angekommen ist, wird bald in einem Leit faden der Kommunalakademie Niederösterreich für interessierte Gemeinden zu ¿QGHQVHLQ:LUKDOWHQ6LHDXIGHP Laufenden – „CAF IT!“ <

Kommentar senden

Ich möchte allen Gemeinden den CAF empfehlen, da es ein wirklich sehr gutes Instrument ist, um eine Selbstbewertung durch zuführen und daraus “ die notwendigen Maßnahmen für Verbesserungen besser herausarbeiten zu können. Der CAF ist ein lebendiger Prozess, welcher immer wieder im Vordergrund stehen sollte.

Andrea Hajek Stadtamtsdirektorin Stadtgemeinde Pressbaum

Foto: KDZ