Der Weg zum 1. Voranschlag 2020 Ihr Fahrplan für die nächsten zwei Jahre

Der Weg zum 1. Voranschlag 2020

Clemens Hödl (KDZ), Alexander Maimer (KDZ)

Im Sommer/Herbst 2019 muss der erste Voranschlag nach der neuen VRV erstellt werden. Neu ist hierbei, dass ein Ergebnisvoranschlag und ein Finanzierungsanschlag erstellt werden müssen. Während der Ergebnisvoranschlag

sämtliche veranschlagten Erträge und Aufwendungen enthält, sind im Finanzierungsvoranschlag Einzahlungen und Auszahlungen enthalten. Abweichungen stellen beispielsweise die Dotierung von Rückstellungen sowie Abschreibungen »

dar, welche nur im Ergebnisvoranschlag enthalten sind. Um den Voranschlag 2020 spätestens im Herbst 2019 erstellen zu können, müssen die folgenden Schritte gesetzt bzw. Informationen ermittelt werden.

Ergebnisvoranschlag erstellen

Für den ersten Ergebnisvoranschlag müssen sämtliche Erträge und Aufwendungen ansatzweise veranschlagt werden, wie dies gemäß der bestehenden VRV bereits durchgeführt wird. Was neu in diesem Zusammenhang ist, dass im Ergebnisvoranschlag auch Zahlen zu den Abschreibungen des Sachanlagevermögens, zur Veränderung der Rückstellungen, zur Auf- oder Abwertung von Beteiligungen, zur Veränderung der Wertberichtigung von offenen Forderungen, zur Veränderung des Vorratsbestandes und zur Rechnungsabgrenzung enthalten sein müssen. Informationen zur Abschreibung erhält die Gemeinde aus der Vermögensrechnung. Das bedeutet, dass die Bewertung des Sachanlagevermögens (Gebäude, Straßen, Geschäftsausstattung, Fuhrpark usw.) bereits vor der Erstellung des Voranschlages 2020 durchgeführt sein muss, so dass daraus die Abschreibungen errechnet werden können. Als Abschluss für die Erstbewertung des Sachanlagevermögens sollte spätesten der Sommer 2019 angepeilt werden, um ausreichend Zeit für die Voranschlagserstellung zu haben. Auch die Dotierung und Auflösung von Rückstellungen muss im Ergebnisvoranschlag 2020 Berücksichtigung finden. Das bedeutet, dass Rückstellungen, z. B. Abfertigungsrückstellungen, Jubiläumsrückstellungen, bereits bis zum Sommer 2019 berechnet sein müssen, so dass die Veränderungen dieser Rückstellungen im Voranschlag 2020 berücksichtigt werden können. Hinzu kommen z. B. Rückstellungen für Prozesskosten oder ausstehende Rechnungen, die zwar nicht im Vorfeld berechnet werden müssen, aber – falls im Finanzjahr 2020 benötigt – im Voranschlag 2020 enthalten sein müssen. Als Zeithorizont sollte für die Berechnung der Rückstellungen der Sommer 2019 ins Auge gefasst werden.

Beteiligungen und Forderungen

Weiters müssen für die Erstellung des ersten Voranschlags 2020 die Beteiligungen bis zum Sommer 2019 bewertet werden, damit auch hier Abwertungen bzw. Aufwertungen der Beteiligungen in den Ergebnisvoranschlag einfließen können. Die dafür benötigten Informationen können aus den Rechnungsabschlüssen der Beteiligungen gewonnen werden.

Ähnliches gilt für die pauschale Einzelwertberichtigung von offenen Forderungen. Auch diese muss im Ergebnisvoranschlag 2020 einfließen, sofern es zu Änderungen bei der Einzelwertberichtigung kommt. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass für die pauschale Einzelwertberichtigung von Forderungen mindestens die Forderungsbestände der letzten drei Finanzjahre zur Verfügung stehen müssen. Daher lohnt es sich schon jetzt, genaue Aufzeichnungen zu führen. Auch die Veränderung des Vorratsbestandes muss im Ergebnisvoranschlag 2020 enthalten sein. Der Vorratsbestand der Gemeinde muss erstmalig erhoben werden und sollte bis zum Sommer 2019 durchgeführt werden. Grundsätzlich ist nur der Verbrauch an Vorräten im Laufe des Finanzjahres zu veranschlagen. Die Rechnungsabgrenzung muss ebenfalls im Ergebnisvoranschlag 2020 berücksichtigt werden. Dies bedeutet, dass Erträge und Aufwendungen in jenem Finanzjahr zu veranschlagen sind, dem sie wirtschaftlich zuzuordnen sind. D. h., dass insbesondere bei Dauerschuld

Abbildung 1: Ergebnisvoranschlag erstellen

Konkrete Maßnahmen

Das Vermögensverzeichnis muss komplett vorliegen. Die Abschreibungen für das Haushaltsjahr 2020 müssen ermittelt sein. Abschreibungen auf Ansätzen/Unterabschnitten veranschlagen.

Rückstellungen müssen komplett ermittelt sein, neue Themen sind vor allem Rückstellungen für Urlaube und ausstehende Rechnungen, Veränderung zentraler Rückstellungen für das Haushaltsjahr 2020 veranschlagen.

Der Wert der Beteiligungen der Gemeinde an Unternehmen ist auf Basis des Eigenkapitals der Beteiligung zu ermitteln. Eine allfällige Auf- bzw. Abwertung der Beteiligung muss im Ergebnisvoranschlag dargestellt werden.

Offene Forderungen, insbesondere aus dem Bereich der Hausbesitzabgaben und der Steuern, müssen ebenfalls im ersten Ergebnisvoranschlag dargestellt werden. Grundlage für die Darstellung sollten die ausstehenden Forderungen der letzten Jahre sein. Zentrale Grundlage ist der Rechnungsabschluss 2018.

Als Grundlage ist zu ermitteln, welche Vorräte in die Vermögensdarstellung der Gemeinde aufgenommen werden sollen. Hier sind Vorräte mit einem Wert von mehr als 5.000 Euro zu veranschlagen. Bei diesen Vorratspositionen kann es zu Veränderungen im Bestand kommen. Diese sind darzustellen.

Wichtige Rechnungsabgrenzungen veranschlagen.

Erträge/Aufwendungen ansatzweise veranschlagen.

Bis wann?

Start: Herbst 2017 Abschluss: Sommer 2019

Erstberechnung: 2. Quartal 2018 Abschluss: Sommer 2019

Grundlage ist der Jahresabschluss 2018 der Beteiligung, ausgehend von diesem wird die Auf- bzw. Abwertung ermittelt: Sommer 2019

Auf der Grundlage des Jahresabschlusses 2018 können ausstehende Forderungen ermittelt werden: Sommer 2019

Ermitteln der Vorräte, die Aufnahme in die Vermögensdarstellung finden sollen: Frühjahr 2019 Durchführen der Auf- bzw. Abwertung: Sommer 2019

Ersterhebung: Frühjahr 2019

Sommer/Herbst 2019

Quelle: KDZ, 2017.

verhältnissen eine zeitliche Abgrenzung vorzunehmen ist. Seitens der Gemeinde ist daher zu prüfen, welche Dauerschuldverhältnisse (Miete, Pacht, Versicherungen, Telekommunikation usw.) eingegangen wurden und in welchen Bereichen Zahlungen vor Leistungserbringung getätigt bzw. vereinnahmt werden. Informationen dazu erhält die Gemeinde aus dem letztverfügbaren Rechnungsabschluss. Die erwähnten Positionen wie Sachanlagevermögen, Beteiligungen, Forderungen, Vorräte und Rechnungsabgrenzungen müssen zwar für die Erstellung des Ergebnisvoranschlages 2020 extra erhoben und erfasst werden, allerdings bilden die dabei gewonnenen Informationen auch bereits eine breite Basis für die Erstellung der Eröffnungsbilanz der Gemeinde und werden daher ohnehin auch an anderer Stelle benötigt.

Finanzierungsvoranschlag erstellen

So wie im Ergebnisvoranschlag sämtliche Erträge und Aufwendungen ansatzweise veranschlagt werden müssen, werden im Finanzierungsvoranschlag alle Einzahlungen und Auszahlungen veranschlagt. Ergebnisvoranschlag und Finanzierungsvoranschlag unterscheiden sich nicht nur durch die nicht finanzierungswirksamen Aufwendungen wie Dotierungen von Rückstellungen oder Abschreibungen auf das Sachanlagevermögen, sondern auch durch Rechnungsabgrenzungen oder durch von Erträgen abweichende Einzahlungen. So wäre es beispielsweise bei der Vorschreibung von Hausbesitzabgaben möglich, dass nicht alle Bürgerinnen und Bürger die offenen Forderungen begleichen und somit der Ertrag des Finanzjahres von der Einzahlung abweicht. Der offene Betrag wird natürlich als offene Forderung ins kommende Jahr mitgenommen und voraussichtlich dort beglichen. D. h., man muss sich bei der Erstellung des Finanzierungsvoranschlages darüber Gedanken machen, in welchen Bereichen die Einzahlungen bzw. Auszahlungen des Finanzierungsvoranschlages geringer als die Erträge bzw. Aufwendungen des Ergebnisvoranschlages sein können. Hierfür sind die Daten der Vorjahre als Erfahrungswerte heranzuziehen.

Anlagen für den Voranschlag

Zusätzlich zum Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlag sind die unten genannten Anlagen 6a bis 6f zu erstellen. Die Anlagen ergeben sich im Wesentlichen im Rahmen der Voranschlagserstellung. Über den Voranschlag hinausgehende Informationen sind insbesondere bei der Anlage 6c Einzelnachweis über Finanzschulden und Schuldendienst bereitzustellen. Hier sind vertiefende Daten über den Darlehensstand, die Laufzeit und die Verzinsung der Darlehen beizubringen. Diese Informationen mussten allerdings bereits für Anlagen auf Basis der VRV 1997 bereitgestellt werden. Die Anlagenerstellung ist der letzte Schritt bei der Erstellung des Voranschlags und im Wesentlichen ein Ausfluss bei der Erstellung.

Prozesse organisieren

Wie bereits erwähnt, sind im Gegensatz zur VRV 1997 zusätzliche Informationen im Voranschlag darzustellen. Diese Informationen können aus unterschiedlichen Bereichen der Gemeindeverwaltung kommen bzw. müssen von diesen bereitgestellt werden. In einem ersten Schritt sollten diese Bereiche grundsätzlich über die VRV 2015 und ihre Anforderungen informiert werden. Darauf aufbauend sollte mittels Projektplan dargestellt werden, wer bis wann welche Informationen bereitzustellen hat, damit die Voranschlagserstellung optimal ablaufen kann. Die dargestellten Themen zeigen, dass mit den Umstellungsarbeiten auf die VRV 2015 und damit mit den Vorbereitungsarbeiten auf den 1. Voranschlag zeitnah begonnen werden sollte, da viele einzelne Maßnahmen zu setzen sind. Wichtig ist, dass die Bearbeitung dieses Themas als eigenes Projekt mit entsprechender Projektstruktur (Projektleitung und Projektteam) und entsprechenden Ressourcen geplant und auch umgesetzt wird.

Abbildung 3: Beilagen zum VA 2020

Konkrete Maßnahmen – Anlagen erstellen Bis wann?

6a – Nachweis über Transferzahlungen 6b – Nachweis über Haushaltsrücklagen und Zahlungsmittelreserven 6c – Einzelnachweis über Finanzschulden und Schuldendienst 6f – Nachweis über haushaltsinterne Vergütungen Sommer/ Herbst 2019

Abbildung 2: Finanzierungsvoranschlag erstellen

Konkrete Maßnahmen Bis wann?

Einzahlungen/Auszahlungen ansatzweise veranschlagen Sommer/Herbst 2019

Hausbesitzabgaben – tatsächlich erwartete Einnahmen veranschlagen (abweichend von erwarteten Erträgen) Sommer/Herbst 2019

Ertragsanteile werden wie bisher auf Basis der Vorgaben des Landes dargestellt (künftig im Ergebnis- Sommer/Herbst 2019 und Finanzierungsvoranschlag)

Quelle: KDZ, 2017.

Abbildung 4: Prozesse neu gestalten

Schwerpunkte Konkrete Maßnahmen Bis wann?

Informationsprozesse an die Finanzabteilung müssen Prozesse organisieren definiert werden – z. B. welche Informationen muss die Personalabteilung bis wann an die Finanzabteilung liefern Ab Mitte 2018 umorganisieren Frühling 2019 fixieren