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Organisation der Voranschlagerstellung
Organisation der Voranschlagserstellung
Alexander Maimer (KDZ)
Beim Erstellen des Voranschlages 2020 ist grundsätzlich zu klären, welche Voranschlagspositionen zentral in der Finanzabteilung oder Personalabteilung und welche dezentral veranschlagt werden. Eine Klärung ist notwendig, da es mit der VRV 2015 neue Voranschlagspositionen gibt und auch zusätzliche Vorarbeiten für die Veranschlagung durchgeführt werden müssen (Abb. 1).
Gleichzeitig ist es notwendig, insbesondere für das Erstellen des 1. Voranschlages nach der VRV 2015 den Zeitplan zu erweitern, um sicherzustellen, dass die zusätzlichen Informationen zur Verfügung stehen.
Neue Informationen sind notwendig
Grundlage für zusätzliche Informationen sind das Anlagevermögen (Abschreibungen von Anlagegütern), die ermittelten Rückstellungen (Veranlagung von Dotierung oder Auflösung von Rückstellungen), die Bewertung von Forderungen, das Inventar von Vorräten sowie Versicherungs-, Leasing- oder Mietverträge für die Bildung von Rechnungsabgrenzungen.
Wie bereits angeführt, sind erstmalig für den Voranschlag 2020 sowohl ein Finanzierungs- als auch ein Ergebnisvoranschlag zu erstellen. Für diese beiden Voranschläge sind zusätzliche Informationen, die für den Voranschlag auf Basis der VRV 1997 nicht notwendig waren, aufzubereiten und darzustellen. Wesentlich sind hierbei insbesondere die Abschreibungen und die langfristigen Personalrückstellungen.
Für den Voranschlag 2020 müssen die Abschreibungen aller bis zum Jahr 2019 angeschafften Anlagegüter und auch die Abschreibungen für die im Jahr 2020 geplanten Investitionen ermittelt und im Ergebnisvoranschlag auf dem festgelegten Ansatz (z. B. 240 Kindergärten) auf dem Konto 680 Planmäßige Abschreibungen veranschlagt werden. Die Grundlage für die Abschreibungen wurde mit der Erfassung des Anlagevermögens geschaffen.
Diese Voranschlagsposition wird in vielen Gemeinden mit dezentralen Mittelbewirtschaftern (MitarbeiterInnen, die für bestimmte Unterabschnitte Teile des Voranschlags erstellen) auch künftig zentral veranschlagt.
Ein neues Thema, das in vielen Gemeinden zentral in der Personalabteilung veranschlagt wird, sind Rückstellungen für Personal. Hier sind für die Veranschlagung Abfertigungs- und Jubiläumsgeldrückstellungen relevant. Bei diesen ist der Zuwachs oder der Rückgang im Jahr 2020 zu berücksichtigen. Der Rückstellungsaufbau bis zum 31.12.2019 ist in der Eröffnungsbilanz auszuweisen.
Bereitstellen von neuen Informationen Neuorganisation der Veranschlagung
Abschreibungen Rückstellungen Vorräte Beteiligungen Rechnungsabgrenzungen Was wird zentral veranschlagt?
Was wird dezentral veranschlagt?
Voranschlag 2020
Quelle: KDZ, 2018.
Ein weiteres neues Thema ist das Bewerten von Forderungen. Für alle Ansätze, die Erträge generieren, können Forderungen ins nächste Jahr mitgenommen werden, da der Leistungsaustausch erst dann erfolgt. Diese Forderungen sind bezüglich ihrer Einbringlichkeit zu bewerten und möglicherweise im Rahmen einer pauschalen Forderungseinzelbewertung zu berücksichtigen.
Zentrale Ertrags- bzw. Einnahmenpositionen wie z. B. Ertragsanteile, Kommunalsteuer, Grundsteuer usw. werden weiter wie bisher zentral in der Finanzabteilung veranschlagt.
Was ist neu bei Investitionen?
Investitionen müssen künftig im Rahmen der investiven Gebarung im Finanzierungsvoranschlag am jeweiligen Ansatz veranschlagt werden. Diese Investitionen werden dann im Investitionsnachweis zusammengeführt. Die Veranschlagung der Investitionen erfolgt entweder dezentral durch die Mittelbewirtschafter oder zentral in der Finanzabteilung. Am jeweiligen Ansatz sind sowohl die Investitionen als auch die zu erwartenden Investitionszuschüsse zu veranschlagen.
Die Finanzgebarung als dritte Säule des Finanzierungsvoranschlages bildet die Darlehensaufnahmen und -rückzahlungen ab. Die Darlehensgebarung wird in der Praxis für alle Ansätze primär zentral veranschlagt.
Verdichtung der Ergebnisse
Die ansatzweise ermittelten Voranschlagsdaten werden zu einem Gesamtergebnis- und Finanzierungsvoranschlag verdichtet. Auf Basis dieses Gesamtergebnisses ist erkennbar, ob der Ergebnisvoranschlag ein positives oder negatives Nettoergebnis ausweist und wie sich der Finanzierungsvoranschlag und die zentralen Salden wie z. B. der Nettofinanzierungssaldo entwickeln. Wenn die verdichteten Ergebnisse nicht passend sind, ist es notwendig, dass die Voranschläge auf Ansatzebene angepasst und neu bearbeitet werden. Für die künftige Erstellung der Voranschläge bedarf es zusätzlicher Informationen, die für den Voranschlag 2020 erstmals aufbereitet und bereitgestellt werden müssen. Gleichzeitig ist auch die Rollenteilung zwischen zentraler Erstellung und dezentraler Erstellung des Voranschlages aufgrund der neu zu veranschlagenden Sachverhalte zu definieren. Zentrale Aufgabenstellungen wie z. B. die ansatzweise Veranschlagung und die Verdichtung der Ansätze zu einem Gesamtergebnis bleiben bestehen und werden im Rahmen der VRV 2015 fortgesetzt.
Voranschlag 2020 Prioritätenliste
Zu veranschlagende Positionen
Operative Erträge und Einzahlungen
Operative Aufwendungen/Auszahlungen Abschreibungen Anlagevermögen Zuführung/Entnahme Rücklagen Dotierung/Auflösung von langfristigen Rückstellungen (Jubiläumsgeld, Abfertigungen, Pensionen) Dotierung/Auflösung von kurzfristigen Rückstellungen (Urlaub, Prozesse, sonstige) Investitionen planen Darlehensaufnahmen/-tilgungen Bauvorhaben trennen in aktivierungspflichtige Investitionen und aufwandswirksame Instandhaltungen Veränderung Vorräte Veränderung Beteiligungswerte Rechnungsabgrenzungen
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Voraussetzungen schaffen
Prozesse reflektieren/anpassen Politik und Verwaltung schulen Sachanlagenvermögen erfassen/bewerten Investitionszuschüsse erfassen/bewerten Personal-Rückstellungen bewerten Sach-Rückstellungen bewerten Vorräte erfassen/bewerten Beteiligungen erfassen/bewerten Rechnungsabgrenzungen erfassen/bewerten Softwaresysteme auf Anpassungen an die VRV 2015 prüfen
1 = jedenfalls durchzuführen 2 = wichtig 3 = voraussichtlich von geringer Bedeutung
Quelle: KDZ, 2018.
