Rechnungsabgrenzungen im Voranschlag

Michael Dessulemoustier-Bovekercke (Moore Stephens)

Mit der Einführung der VRV 2015 ist neben der bisher bereits bekannten Darstellung aller Ein- und Auszahlungen in Form des Finanzierungshaushaltes auch eine periodengerechte Darstellung aller Erträge und Aufwendungen im Ergebnishaushalt vorzunehmen. Als Ertrag wird ein Wertzuwachs im Vermögen bezeichnet. Hierbei ist es nicht wesentlich, wann dieser Ertrag zu einer Zahlung führt. Als Wertzuwachs im Vermögen gilt jeder Zufluss von wirtschaftlichem Nutzen – nicht zu verwechseln mit dem Zufluss von Zahlungsmitteln. Als Aufwand gilt demnach jede Wertverminderung im Vermögen, der auch kein direkter Zahlungsfluss zugrunde liegen muss.

Wieso sind Abgrenzungen erforderlich?

Aus der unterschiedlichen Definition und den unterschiedlichen Inhalten des Ergebnishaushalts und des Finanzierungshaushalts ist erkennbar, dass nicht jeder Eintrag im Finanzierungshaushalt auch im gleichen Wirtschaftsjahr zu einem Eintrag im Ergebnishaushalt führt.

Beispiel: Eine Rechnung über Beratungsleistungen langt am 23.12.2020 in der Gemeinde ein. Die Beratung wurde im Herbst 2020 erbracht. Aufgrund von Urlaubsabwesenheiten kann diese Rechnung erst im Jänner 2021 geprüft werden und wird binnen der vereinbarten Zahlungsfrist am 23.01.2021 an den Lieferanten angewiesen.

Die erbrachte Leistung stellt in diesem Beispiel einen Aufwand im Geschäftsjahr 2020 (Eintrag in der Ergebnisrechnung) dar, die dazugehörige Zahlung ist aber erst im Geschäftsjahr 2021 zu erfassen (Eintrag in der Finanzierungsrechnung). Die beiden Rechnungen unterscheiden sich daher im Ausmaß des Leistungsentgeltes in

den Jahren 2020 und 2021. Die Abgrenzung erfolgt in diesem Fall über den Ausweis einer Verbindlichkeit zwischen Rechnungseingang und Zahlung, damit auch zum Stichtag des Rechnungsabschlusses am 31.12.2020.

Rechnungsabgrenzungen dienen daher dazu, Erträge und Aufwendungen jenem Wirtschaftsjahr zuzuordnen, zu dem sie tatsächlich wirtschaftlich gehören. Der Anwendungsbereich besteht vor allem in Zusammenhang mit Dauerschuldverhältnissen, also zeitraumbezogenen Schuldverhältnissen vor ihrer vollständigen Erfüllung, und reinen Periodenverschiebungen aufgrund des Auseinanderfalls des Zeitpunktes des Aufwands und der Zahlung.

Rechnungsabgrenzungsposten der Vermögensrechnung

Im Vermögenshaushalt bzw. in der Vermögensrechnung sind an zwei Stellen gesonderte Posten für die Rechnungsabgrenzung vorgesehen (siehe Abb. 1).

Ausgaben vor dem Abschlussstichtag, die Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag sind, sind als aktive Rechnungsabgrenzungen auszuweisen.

Beispiel: Der Gemeinde werden am 1.10.2019 die Jahresprämien für die eigenen Kraftfahrzeuge vorgeschrieben. Die Versicherungsdauer der Vorschreibung umfasst den Zeitraum 1.10.2019 bis 30.09.2020. Die Prämien werden am 1.10.2019 vom Girokonto der Gemeinde abgebucht.

Da ein Teil der Zahlung und des erfassten Aufwands Zeiträume nach dem Stichtag 31.12.2019 betrifft, ist der anteilige Aufwand für den Zeitraum 01.01.2020 bis 30.09.2020 über eine aktive Rechnungsabgrenzung vom laufenden Aufwand abzugrenzen. Es sind daher 9/12 des Aufwandes in den Ergebnisvoranschlag aufzunehmen. Da es sich um keinen finanzierungswirksame Vorgang handelt, wird nur der Ergebnisvoranschlag erfasst – ein korrespondierender Eintrag ist mangels Vermögensvoranschlag nicht möglich.

Im Fall von passiven Rechnungsabgrenzungen kommt es zur Abgrenzung von bereits in der Buchhaltung erfasster Erträge. Sie werden auch als passive Transitorien bezeichnet. Typische Beispiele sind z. B. im Voraus bezahlte Mieten oder Zinsen.

Beispiel: Die Gemeinde schreibt am 1.10.2019 einem Gemeindebürger das Nutzungsentgelt für 10 Jahre für das Benützungsrecht an einem Grab in Höhe von 1.200 Euro vor. Pro Monat ergibt sich daher ein anteiliger Betrag von 10 Euro.

Der Anteil des Entgeltes, welches nicht dem Geschäftsjahr 2019 zuzuordnen ist (118 von 120 Monaten), somit 1.180 Euro ist als Passive Rechnungsabgrenzung in der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2020 auszuweisen. Im Voranschlag für 2020 sind die anteiligen 120 Euro, für das Benützungsrecht für das Jahr 2020 in den Erlöse zu erfassen, da dieser Anteil der Erlöse wirtschaftlich dem Jahr 2020 zuzuordnen ist. Da es sich um keine finanzierungswirksame Vorgang handelt, wird nur der Ergebnisvoranschlag bebucht.

Ein korrespondierender Eintrag in der Passiven Rechnungsabgrenzung ist mangels Vermögensvoranschlag nicht möglich.

Rechnungsabgrenzung im Voranschlag

Für den ersten Voranschlag 2020 ist daher folgendes zu prüfen und im Ergebnisvoranschlag bzw. Finanzierungsvoranschlag darzustellen und im richtigen Posten auszuweisen:

Abbildung 1: Posten für die Rechnungsabgrenzung

Bereich Nummer Posten der Vermögensrechnung

Aktiva B.V. Aktive Rechnungsabgrenzung Passiva F.IV Passive Rechnungsabgrenzung

MVAG Code

117 154

Quelle: MSCT, 2018. 1. Anteil jener Ausgaben des Geschäftsjahres 2019 und früher, der aus einer wirtschaftlichen Betrachtung im Geschäftsjahr 2020 „verbraucht“ oder „genutzt“ wird, beispielsweise bei Vorauszahlungen von Dauerschuldverhältnissen, und Ausweis im Ergebnisvoranschlag

2. Anteil jener Erträge, die bereits bis 31.12.2019 vereinnahmt wurden (Zahlung erfolgt), deren Gegenleistung jedoch erst im Jahr 2020 erbracht wird und Ausweis im Ergebnisvoranschlag

3. Schätzung der Summe aller Eingangsrechnungen, die bis 31.12.2019 einlangen, aber erst im Folgejahr 2020 zur

Zahlung ausgewiesen werden und Eintrag im Finanzierungsvoranschlag

4. Schätzung jener Beträge aus der Personalabrechnung, bei denen der Zeitpunkt des Aufwands (Erfassung in der

Ergebnisrechnung) und der Zahlung (Erfassung in der Finanzierungsrechnung) auseinanderfallen, vor Allem: a. Zahlungen für Beamtengehälter für

Jänner 2020, die bereits Ende Dezember 2019 erfolgen, im Ergebnisvoranschlag b. Zahlungen der Lohnnebenkosten aller Mitarbeiter für Dezember 2019, die Mitte Jänner 2020 fällig werden, im Finanzierungsvoranschlag

Grundsätzlich ist natürlich zu beachten, dass die obigen Verschiebungen um den Stichtag des Rechnungsabschlusses voraussichtlich jedes Jahr zutreffen werden. Es ist daher wohl zulässig in einer vereinfachten Vorgangsweise nur jene Abgrenzungen auch im Voranschlag 2020 zu erfassen, die sich ein Jahr später – zum Stichtag 31.12.2020 – betragsmäßig wesentlich verändern werden, da nur dann eine Abweichung der Ergebnis- und der Finanzierungsrechnung sichtbar werden wird. Sollten sich die Umstände erwartungsgemäß jedoch nicht verändern, sind zwar die Buchung im laufenden Rechnungswesen ordnungsgemäß nach den obigen Darstellungen vorzunehmen, von einer Erfassung in den Voranschlagsrechnungen kann jedoch mangels wesentlicher Abweichungen Abstand genommen werden.