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Aufwendungen und Auszahlungen veranschlagen
Clemens Hödl (KDZ)
Durch die neue VRV kommt es zu einer Veränderung bei den Begrifflichkeiten. Während bisher bei der Budgetierung von Ausgaben die Rede war, gibt es in der VRV 2015 die neuen Begriffe Aufwendungen und Auszahlungen. Aufwendungen bezeichnen den Wertverbrauch in einer Rechnungsperiode während Auszahlungen den tatsächlichen Geldabfluss markieren.
Aufwendungen werden im Ergebnisvoranschlag budgetiert und Auszahlungen im Finanzierungsvoranschlag. Die Veranschlagung erfolgt wie bisher auf der Ebene der Ansätze. Innerhalb der Ansätze erfolgt die Budgetierung auf der Ebene der Kontengruppen (bisher Postengruppen). Die Veranschlagung erfolgt für jene Aufwendungen, die auf das jeweilige Finanzjahr entfallen, d. h. etwaige Rechnungsabgrenzungen müssen im Ergebnisvoranschlag mitberücksichtigt werden.
Im Finanzierungsvoranschlag werden die Auszahlungen des Voranschlagsjahres budgetiert. Bei den Auszahlungen werden keine Rechnungsabgrenzungen durchgeführt, da zu jedem Zeitpunkt in der Finanzierungsrechnung die tatsächlichen Auszahlungen erkennbar sein müssen. Die Höhe der Aufwendungen im Ergebnisvoranschlag und die Höhe der Auszahlungen im Finanzierungsvoranschlag müssen nicht deckungsgleich sein. Häufig wird dies der Fall sein, in zahlreichen Fällen wird es jedoch zu Differenzen kommen. Eine Differenz könnte wie im folgenden Beispiel zustande kommen: Die Gemeinde wird ab 01.09. des Voranschlagsjahres einmalig eine Räumlichkeit für 12 Monate mieten und dafür rund 18.000 Euro im voraus bezahlen. Die Auszahlung der 18.000 Euro ist vollständig im zu budgetierenden Jahr im Finanzierungsvoranschlag zu veranschlagen. Im Ergebnisvoranschlag ist der Aufwand nur für vier Monate (September bis Dezember) dem zu veranschlagenden Jahr zuzuordnen. Die restlichen acht Monate (Jänner bis August) müssen dem übernächsten Jahr zugeordnet werden, d. h. hier muss eine Rechnungsabgrenzung durchgeführt werden (siehe Seite 30ff). Daraus folgt, dass im Ergebnisvoranschlag nur 4/12 der 18.000 Euro zu veranschlagen sind, d. h. 6.000 Euro.
Zusätzlich kann es Abweichungen zwischen dem Ergebnisvoranschlag und dem Finanzierungsvoranschlag bei nicht finanzierungswirksamen Aufwendungen geben. Das sind Aufwendungen, die zwar einen Aufwand im Sinne des Ergebnisvoranschlags darstellen, aber keine Auszahlung nach sich ziehen. Ein Beispiel dafür wäre die Abschreibung. Die Abschreibung auf Sachanlagevermögen stellt einen buchhalterischen Aufwand dar, führt aber zu keiner Auszahlung, d. h. ist nicht finanzierungswirksam. Die Aufwendungen und Auszahlungen der operativen Gebarung werden im Kontenplan der Gemeinden (Anlage 3b) in den Kontenklassen 4 bis 7 abgebildet.
Dies sind folgende Bereiche: • Gebrauchs- und Verbrauchsgüter sowie
Handelswaren (Kontenklasse 4) • Leistungen für Personal (Kontenklasse 5) • Sonstiger Verwaltungs- und Betriebsaufwand (Kontenklassen 6 und 7)
Die nötigen Schritte der Veranschlagung sollen anhand eines Beispiels veranschaulicht werden. Eine Gemeinde erstellt den Voranschlag 2020 für einen ihrer Kindergärten. Der Ansatz lautet 2400.
Geringwerte Wirtschaftsgüter
Geringwerte Wirtschaftsgüter können vom Ansatz in der Vermögensrechnung ausgenommen werden. Die VRV 2015 sieht dafür
Ansatz 2400 Kindergarten Sonnenschein Konto Operative Gebarung
2400 400 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) 2400 430 Lebensmittel 2400 510 Geldbezüge der Vertragsbediensteten der Verwaltung 2400 614 Instandhaltung von Gebäuden und Bauten 2400 700 Miet- und Pachtaufwand
VA 2020 VA 2019 RA 2018 VA 2020 VA 2019 RA 2018 Ergebnisvorschlag Finanzierungsvorschlag
300,00 0,00 0,00 300,00 0,00 0,00 8.000,00 0,00 0,00 8.000,00 0,00 0,00
75.000,00 0,00 0,00 75,000,00 0,00 0,00
2.400,00 0,00 0,00 2.400,00 0,00 0,00
4.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Quelle: KDZ, 2018.
– wie das Einkommenssteuergesetz – eine Wertgrenze von 400 Euro vor. Die Gemeinde plant für den Kindergarten im kommenden Jahr ein neues Küchengerät im Wert von etwa 300 Euro anzuschaffen. Das geringwertige Wirtschaftsgut wird nicht aktiviert und gleich als Aufwand im Ergebnisvoranschlag budgetiert. Die Auszahlung von 300 Euro wird im Finanzierungsvoranschlag veranschlagt.
Lebensmittel
Lebensmittel sind als Vorrat zu betrachten. Sehr häufig werden bei Vorräten die Zukäufe eines Jahres dem Verbrauch entsprechen, d. h. im Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlag ist der gleiche Betrag zu budgetieren. Falls eine zeitliche Verschiebung von Einkauf und Verbrauch geplant ist, d. h. ein Vorrat wird im Voranschlagsjahr 2020 gekauft und erst im Jahr 2021 verbraucht, kommt es zu einer Abweichung zwischen Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlag. Derartige Abweichungen sind jedoch nur relevant, wenn sie pro Vorratsposition einen Wert von 5.000 Euro übersteigen. Falls eine Vorratsposition den Wert von 5.000 Euro unterschreitet, muss sie nicht im Vermögenshaushalt angeführt werden und kann gleich als Aufwand budgetiert werden, was bei Lebensmittel die Regel sein wird. Im angeführten Beispiel entspricht der Verbrauch dem Einkauf und daher werden die 8.000 Euro im Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlag 2020 budgetiert.
Auf Basis der Personalplanung werden die Geldbezüge im Kindergarten im Voranschlagsjahr 75.000 Euro betragen. Diese sind sowohl im Ergebnisvoranschlag als auch im Finanzierungsvoranschlag zu veranschlagen.
Instandhaltung
Instandhaltungen sind nicht zu aktivieren und werden im Jahr der Durchführung als Aufwand erfasst (siehe Seite 22ff). Daraus folgt, dass die Instandhaltung im Kindergarten von 2.400 Euro im Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlag zu budgetieren ist.
Miet- und Pachtaufwand
Im Voranschlagsjahr 2020 fällt für Mieten ein Aufwand von 4.000 Euro an. Hierbei handelt es sich um einen auslaufenden Mietvertrag. Die Gemeinde hat im Jahr 2019 bereits die volle Miete für die nächsten 12 Monate bezahlt, der Aufwand ist aber nur zum Teil dem Jahr 2019 zuzurechnen, da das Mietverhältnis über das Kalenderjahr hinausgeht. D. h. hier ist für das Jahr 2019 eine Rechnungsabgrenzung durchzuführen (siehe Seite 30ff) und im Voranschlag 2020 die Rechnungsabgrenzung aufzulösen. Da es im Voranschlag zu keiner Zahlung mehr kommen wird (die Zahlung hat bereits in der Vorperiode stattgefunden), ist keine Auszahlung zu budgetieren. Achtung! Wichtig hierbei ist, dass die Rechnungsabgrenzung in der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2020 angeführt wird. Die Veranschlagungen von Abschreibungen und Rückstellungen werden in gesonderten Kapiteln behandelt.
