Kiinteistöliitto Itä-Suomen Kiinteistöviesti 1/2022

Päiväni ammatti-isännöitsijänä osa 1

Uudessa Päiväni ammatti-isännöitsijänä -juttusarjassa tutustumme yhden päivän ajan isännöitsijän työpäivään. Mitä isännöitsijä työpäivänsä aikana tekee? Siitä otetaan nyt selvää.

Saavun Lapinlahdelle IPHisännöinnin toimistolle hieman kello 8 jälkeen. Isännöitsijä Tarja Rönkä on jo täydessä työn touhussa. Edellisen illan aikana tulleista sähköposteista osa on jo käsitelty, osa odottaa vielä käsittelyään. Selvityksessä on muun muassa uuden asukkaan autopaikan sijainti. Asukkaalle lähtee sähköpostin liitteenä taloyhtiön autopaikkakartta, johon oikea autopaikka on merkitty.

Käymme läpi alkavan työpäivän tehtäviä. Luvassa on kaksi kokousta, kahden taloyhtiön tilinpäätöksen valmistelu, yhden taloyhtiön hallituksen kokousajan sopiminen. Puhelin keskeyttää keskustelumme. Huomaan itseasiassa puhelimen soivan tiuhaan päivän ensimmäisen tunnin aikana.

Puhelu tulee vihaiselta asukkaalta. Asukas on turhautunut ja vihainen, koska kiinteistön ohi kulkevat ihmiset antavat koiran tehdä tarpeensa taloyhtiön portin pieleen. Tarja on edellisenä iltana vienyt kiinteistölle toimintaohjeen koirien ulkoiluttajille. Asukas haukkuu isännöitsijän laatiman ohjeen pitäen sitä liian kilttinä ja huomaamattomana. Lisäksi ohje ei pysy seinässä kiinni kovan tuulen vuoksi. Tarja kertoo rauhallisesti laatineensa ohjeen yhteistyössä taloyhtiön hallituksen kanssa ja lupaa tulla iltapäivällä kiinnittämään ohjeen uudelleen.

Puhelun jälkeen Tarja jatkaa sähköpostien purkamista. Tarjalle hiljattain siirtyneen taloyhtiön asukastiedot vaativat päivittämistä. Asukastietojen ajan tasalla pito on toisinaan haastavaa, eikä muutokset saavuta isännöitsijää ajallaan. Usein todelliset asukkaat selviävät isännöitsijälle vasta huoneistossa käytävän huoltokäynnin yhteydessä. Puhelimen soitto keskeyttää asukastietojen päivittämisen. Soittaja on kiinteistöosakeyhtiön liiketilan vuokralainen, joka tiedustelee heidän mahdollisuuttaan irtisanoa määräaikainen vuokrasopimus kesken sopimuskauden. Tarja lupaa ottaa asian esille yhtiön hallituksen kanssa, mutta arvelee, ettei yhtiö ole valmis luopumaan tärkeästä vuokratulosta.

Puhelun jälkeen Tarja palaa sähköpostien ääreen, kunnes puhelin soi jälleen. Soittaja on aiemmin soittanut ja isännöitsijän haukkunut asukas. Soittaja haluaa pyytää anteeksi aikaisempaa käytöstään. Tarjaa hymyilyttää – Näin näissä aika usein käy, ensin päästellään savut ulos ja sitten pyydetään anteeksi. Hyvä niin.

Päivän ensimmäinen kokous

Kello 9 alkaa päivän ensimmäinen kokous. Kokous pidetään ajan hengen mukaisesti Teams-etäyhteydellä. Hyvin valmisteltu kokous etenee napakassa järjestyksessä. Keskustelua syntyy kiinteistön sähkön kulutuksesta. Isännöitsijä jakaa Teamsillä näyttönsä ja kokousväki tutkii sähköyhtiön sovelluksesta sähkön kulutusta viikko-, päivä- ja tuntitasolla. Tarjan puhelin soi kaksi kertaa kokouksen ai- kana. Hän vilkaisee puhelinta ja nappaa hälytysäänet hiljaiseksi. Kokouksen jälkeen Tarja hoitaa kokouksen aikana tulleet puhelut. Toinen soittaja on taloyhtiön osakas, jota huolettaa talojen katolla oleva suurehko lumikuorma. Tarja ja osakas keskustelevat asiasta ja päättävät jäädä seuraamaan tilannetta.

Aamupäivällä puhelin soi tiuhaan ja keltaisia muistilappuja ilmestyy työpöydälle.

– Tällä hetkellä luomikuormat asuintalojen katoilla eivät ole huolestuttavia, mutta lumilippojen syntymistä on syytä seurata, Tarja kertoo. Osakas kiittää huojentuneena tiedosta.

Tarja aloittaa yhtiökokouskutsujen valmistelun ja kertoo, että viemme kutsut osakkaiden postilaatikoihin iltapäivällä. Tarja kertoo käyvänsä isännöimillään taloyhtiöillä viikoittain. Rivitalot, joilla ei ole erillistä huoltoyhtiöitä työllistävät muita enemmän, mutta kiinteistökäynneillä tapaa osakkaita ja asukkaita sekä voi samalla hoitaa juoksevia asioita.

Pelastussuunnitelmat käyttöön

Kun Tarja aloitti noin 5 vuotta sitten isännöitsijänä, laati hän taloyhtiöiden hallitusten kanssa kohteisiin lakisääteiset pelastussuunnitelmat. Nyt vallitsevan maailman tilanteen vuoksi pelastussuunnitelmat ovat jälleen nousseet esille keskusteluissa. Yhteen kohteeseen Tarja on luvannut viedä pelastussuunnitelman asukkaiden nähtäville sekä on laatinut tähän liittyvän tiedotteen jokaiseen huoneistoon jaettavaksi. – Viedään nämäkin iltapäivällä kiinteistölle. Talo on samalla suunnalla kuin aamuinen toimintaohje koiran ulkoiluttajille -tapaus, Tarja pohtii iltapäivän logistisia kuvioita.

Kysyn miten Tarja voi muistaa kaikki keskeneräiset ja hoitoa vaativat asiat. – Minulla on käytössä Excel-lista kohteistani. Listalla on ihan ranskalaisilla viivoilla työnalla olevat sovitut asiat. Lista toimii samalla hyvänä testamenttina loman tuuraajalle, Tarja kertoo. Myös työpöydän ja tietokonenäytön reunoilla on siistit rivit keltaisia huomiolappuja keskeneräisistä asioista.

Lounastauko ja kiinteistökäynnit

Puolilta päivin kurvaamme lounaalle Matin ja Liisan asemalle. Laskiaistiistain ruokalistalla on hernekeittoa ja laskiaispullia. Kysyn Tarjalta, mikä isännöitsijän työssä on parasta.

– Työpäivät ovat todella erilaisia. Asiakkaat tuovat työhön mukavan lisämausteen, on palkitsevaa ratkaista ihmisten ongelmia, Tarja kertoo.

– Kysymyksiä tulee ihan laidasta laitaan. Kerran eräs iäkäs ihminen soitti ja kertoi pudottaneensa kuulolaitteen metsälenkille. Hän kysyi sitten isännöitsijältä, mitä pitäisi tehdä. Tarja muisti oman isänsä käyneen hetkeä aiemmin terveyskeskuksessa ja neuvoi nyt soittajaa ottamaan yhteyttä omaan terveyskeskukseensa uuden kuulolaitteen saamiseksi. Sekä soittaja että Tarja tulivat hurjan iloisiksi asian eteenpäin viemisestä. Entä mikä työssä on haastavinta?

– Kyllä se on kiire ja priorisoinnin vaikeus. Että onnistuisi suunnittelemaan työpäivän niin, että ehtii tekemään kaiken minkä on luvannut. Myös keskeneräisyyttä pitää sietää, Tarja pohtii. Myös jatkuva muutos ja uudet asiat kiinteistöalalla haastavat.

– Onneksi on hyvä yhteistyöverkosto. Esimerkiksi huoltomiehiltä oppii paljon. Suosittelisin sinullekin yhtä työpäivää huoltomiehen mukana. Siinä sitä vasta olisikin kirjoittamista, Tarja vinkkaa.

Kiinteistökäynneillä isännöitsijä tapaa usein myös talon asukkaita.

Syötyämme suuntaamme kiinteistöille. Ensimmäisenä naputamme koirien ulkoiluttajille suunnatun toimintaohjeen paremmin taloyhtiön aitaan kiinni. Taloyhtiö näyttää siistiltä ja viihtyisältä, mutta kyllä, portinpielissä on muutamia koirien jätöksiä. Seuraavaksi vuorossa on taloyhtiö, johon viemme pelastussuunnitelman sekä tähän liittyvän tiedotteen asukkaiden postilaatikoihin. Pihalla törmäämme osakkaaseen ja isännöitsijä vaihtaa hänen kanssaan kuulumi- set. Porukalla pohdimme parkkipaikalla olevaa liikenteestä poistettua ajoneuvoa, pitäisikö se siirrättää pois vai annetaanko olla. Päätetään jäädä seuraamaan tilannetta, koska tällä hetkellä taloyhtiössä ei ole autopaikoista pulaa. Lopuksi poikkeamme vielä yhdelle taloyhtiölle, jonka postilaatikoihin jaamme kutsut yhtiökokoukseen. Yhtiön tonttiliittymässä Tarja peruuttaa autoaan edestakaisin ja tarkistaa onko huoltoyhtiö pienentänyt lumivalleja tielle liityttäessä. Näkyvyys on edelleen huono.

– Täytyypä soittaa tästä vielä huollolle. Saavat vähän siirtää lumia toisaalle.

Iltapäivän loppurutistus

Saavumme takaisin toimistolle. Tarja aloittaa aamun kokouksessa sovittujen asioiden hoidon sekä viimeistelee kokouksen pöytäkirjaa. Myös aamuiseen vuokralaistapaukseen, jossa vuokralainen haluaisi purkaa vuokrasopimuksen ennen aikojaan, Tarja on saanut vastauksen. Vuokralainen saa lähteä, jos löytää uuden vuokralaisen tilalle. Vaihtoehtoisesti hallitus pyytää isännöitsijää selvittämään, voidaanko tilaa kohtuullisin kustannuksin muuttaa vuokralaiselle sopivammaksi. Asia jää vielä siis avoimeksi. Mutta aamulla aloitetut asukastietojen päivitykset saadaan nyt iltapäivällä päätökseen.

– Yksi tehtävä suoritettu. Vedän viivan kuvitteelliseen To do -listaani. Myös aamulla tehtävälistalla ollut hallituksen kokous saadaan soviteltua hallituksen kalentereihin.

- Ihana viesti, tämä täytyy heti jakaa eteenpäin, Tarja iloitsee ja välittää huoltoyhtiölle kiitokset hyvin hoidetusta työstä. – On tärkeää sanoa ääneen, kun toinen onnistuu. Niistä ne arkipäivän ilot syntyvät, Tarja toteaa hymyillen.

Isännöitsijä Tarja Rönkä kiinnittää taloyhtiön aitaan toimintaohjeen koirien ulkoiluttajille.

Päivä päättyy hallituksen kokoukseen

Kello 14 alkaa hallituksen kokous isännöitsijän toimistolla. Kokousväki saapuu täsmällisesti paikalle. Kokous rullaa jouhevasti eteenpäin. Hallitus ja isännöitsijä käyvät

läpi toimintakertomuksen ja talousarviovertailun. Sähkön kulutus keskusteluttaa myös tässä kokouksessa. Käydään läpi vastikelaskelmat, näiden tarkistus kirjanpitoon, lainojen jälkilaskelma, tuloslaskelman vertailu edelliseen vuoteen. Lopulta hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen. Sovitaan yhtiökokousaika ja isännöitsijälle jää sovittavaksi tilintarkastus. Kokouksen taustalla isännöitsijän sähköposti kilkattaa saapuvia viestejä.

Käsiteltäessä kunnossapitotarveselvitystä isännöitsijä käy läpi käyttöikälaskurin avulla taloyhtiön korjaustarpeita. Päätettiin kirjata IV-kanavien puhdistus ja säätö sekä ikkunoiden huoltomaalaus

suunniteltuihin remontteihin. Myös tiilikaton huoltotarpeita pohditaan, mutta päätetään jäädä seuraamaan tilannetta. Sen sijaan rännit vaativat uudelleen kiinnittämistä. Hallitus päätti tehdä tämän talkoovoimin lumien sulettua.

Kokous päättyy noin kello 16. Tarja vilkaisee nopeasti saapuneet sähköpostit. – Ei mitään akuuttia, voivat odottaa huomiseen. Muutama keltainen muistilappu sen sijaan pitää koneen näyttöön kirjoittaa. Taas jäi jotain asioita kesken.

– Tällaista tämä on, muistilappuja ja ranskalaisia viivoja, mutta aina jotain tulee myös valmiiksi, Tarja iloitsee ja pistää toimiston oven lukkoon.

KIRJOITTAJA Piia Moilanen toiminnanjohtaja, Kiinteistöliitto Itä-Suomi