Osakeluettelo on taloyhtiön tärkein paperi

Jokaisen asunto-osakeyhtiön on lain mukaan ylläpidettävä osakeluetteloa, eli luetteloa yhtiön osakkeiden omistajista. Kun yhtiö perustetaan, sille on viivytyksettä laadittava osakeluettelo. Ensimmäiseksi omistajaksi merkitään osakkeet yhtiön perustamisvaiheessa merkinnyt rakennusliike tai muu ensivaiheessa osakkeet merkinnyt taho.

On käynyt ilmi, että ihan jokaiselta yhtiöltä osakeluetteloa ei löydy. Sitä joko ei ole koskaan laadittu, tai se on alkujaan laadittu, mutta myöhemmin hävinnyt, esimerkiksi isännöitsijänvaihdoksen yhteydessä.

Osakeluettelo on hallituksen vastuulla

Yhtiön hallitus vastaa lain mukaan osakeluettelon pitämisestä. Käytännön työn osakeluettelomerkintöjen tekemiseksi hoitaa yleensä isännöitsijä. Kun osakkeiden uusi omistaja pyytää, että hänet merkitään osakeluetteloon, uuden omistajan on esitettävä yhtiölle omistusoikeudestaan luotettava selvitys. Luotettavalla selvityksellä tarkoitetaan asiakirjoja, joiden perusteella voidaan luotettavasti todeta omistusoikeuden siirtyneen merkintää pyytävälle.

Riippuu saannosta, onko tehtävä isännöitsijälle helppo vai haasteellinen. Jos omistusoikeus on siirtynyt tavallisella kaupalla, luo- tettavan selvityksen läpikäynti on yleensä helppo tehtävä. Jos sen sijaan on kyse esimerkiksi perintöoikeudellisesta saannosta, luotettavan selvityksen arviointi on usein varsin haastavaa. m iten toimia, jos yhtiöllä ei ole osakeluetteloa?

Osakeluettelon ylläpitämisen tehtävä on poistumassa yhtiöiltä. Huoneistotietolaki ja siihen liittyvä voimaanpanolaki velvoittavat kaikki ennen vuotta 2019 perustetut asunto-osakeyhtiöt siirtämään osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle. Määräaika siirron tekemiselle on vuoden 2023 loppuun mennessä, eli sitä on jäljellä enää reilut puoli vuotta.

Siirrettäessä osakeluetteloa Maanmittauslaitokselle, on yhtiön samalla ilmoitettava kaikki asunto-osakeyhtiölaissa tarkemmin määritellyt osakeluettelon tiedot. Lähtökohta on siis se, että jos osakeluettelo puuttuu, se on ensin löydettävä tai laadittava ja lisäksi se on myös ajantasaistettava. Vasta sen jälkeen yhtiö voi siirtää osakeluettelon ylläpidon.

Jos osakeluettelon epäillään hävinneen isännöitsijänvaihdoksen yhteydessä, kannattaa kääntyä edellisen isännöitsijän puoleen ja selvittää, olisiko osakeluettelo siten saatavissa yhtiölle. Jos osakeluettelo puuttuu uudehkolta yhtiöltä, yhtiön kannattaa ensimmäiseksi kysyä osakeluetteloa rakennuttajalta tai rakennusaikaiselta hallitukselta. On mahdollista, että osakeluettelo on jäänyt luovuttamatta yhtiölle. Vuoden 2019 alusta lukien uudet asunto-osakeyhtiöt on kuitenkin perustettu sähköisesti, eikä näiden yhtiöiden osalta osakeluettelon siirtoa tarvitse tehdä. Ihan uusimpia yhtiöitä tämä osakeluettelon puuttumisen ongelma ei siis koske.

Osakeluettelon laatiminen Jälkikäteen

Vanhojen yhtiöiden osalta tilanne on hankalampi. Jos osakeluetteloa ei yksinkertaisesti löydy, hallituksen tai isännöitsijän tulee ilmoittaa yhtiön oletetuille osakkaille, että yhtiöllä ei ole osakeluetteloa. Samalla jokaista pyydetään toimittamaan yhtiölle luotettava selvitys omasta saannosta. Haasteelliseksi voi muodostua se, jos osakkeilla on ehtinyt olla useita omistajia. Jotta nykyinen osakas pystyttäisiin merkitsemään osakeluetteloon, osakkaan pitää esittää yhtiölle luotettava selvitys viimeiseen kyseisten osakkeiden kohdalle tehtyyn osakeluettelomerkintään saakka. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos ”viimeistä merkintää” ei ole, niin pitää esittää selvitys yhtiön perustamiseen saakka. Yhtiön, jolla ei ole osakeluetteloa, tulee viipymättä pyrkiä sellainen laatimaan! Jälkikäteinen osakeluettelon laatiminen ja omistuksen kirjaamiseksi tarvittavien asiakirjojen hankkiminen voi osoittautua sekä aikaa vieväksi, että verraten työlääksi tehtäväksi, joten toimeen kannattaa ryhtyä pikimmiten.

Jos osakeluettelo puuttuu vanhalta yhtiöltä, on mahdollista, että osa (tai ääritapauksessa kukaan) osakkaista ei pysty esittämään luotettavaa selvitystä oman osakeryhmänsä osalta yhtiön perustamisajankohdasta lukien. Viimesijaisena keinona, elleivät osakkaat pysty hankkimaan kaikkia tarvittavia asiakirjoja, yhtiön tulee ottaa yhteyttä Maanmittauslaitokseen ja siellä osakeluettelon siirron tukeen.