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Edgar Hirt
JuntAs vIrtuAles:
¿cómo sE vislumbran?
Por Edgar Hirt Presidente AIPC
El repentino surgimiento de las juntas virtuales como un hecho palpable en la industria de reuniones tiene a mucha gente debatiéndose por decidir si representan una mejoría a los más tradicionales formatos, o una amenaza que eventualmente suplirá a las juntas cara a cara. En realidad la respuesta es un poco de ambas. En un intento por determinar hacia dónde se dirige este tema, primero debemos dar un vistazo a cómo se ha desarrollado. El repentino surgimiento de las juntas virtuales puede ser atribuido a cuatro cosas, cualquiera de las cuales puede ser considerada como el motivo del incremento en el interés en este formato. Sin embargo, todas estas razones parecen interactuar entre ellas mismas para crear una sinergia que resulta en un mayor impacto del que crearía una por sí sola. Y aún más allá, cada una puede convertirse en un factor determinante en los años por venir. La primera razón es el persistente efecto de la recesión mundial que ha provocado una gran preocupación en cuanto a manejo de gastos y ha llevado a cuestionamientos sobre el valor de los viajes relacionados con reuniones. Cualquier opción que permita la participación e interacción en negocios esenciales al tiempo que se reducen o incluso se eliminan los gastos de viaje es, obviamente, muy atractiva, las juntas virtuales cumplen con esto por completo. La verdadera cuestión es si esas
juntas pueden arrojar los mismos resultados o no, lo que nos lleva al siguiente punto.
Segundo. Al mismo tiempo, la tecnología iba mejorando a pasos agigantados, lo que hace solo un par de años resultaba en imágenes atrasadas y borrosas, y la seguridad de que en cualquier momento se desconectaría la comunicación, ahora se ha convertido en interacciones en tiempo real y en alta definición que ha derivado en reuniones mucho más efectivas. Esto solo mejorará en el futuro, lo que significa que los usuarios pueden esperar mejoras al tiempo que todos los formatos evolucionan. Esta mejora en la tecnología lógicamente nos lleva a mejores resultados en las reuniones.
Tercera, la manera en que las reuniones virtuales fueron precedidas por otras formas de interacciones electrónicas, que hicieron mucho menos por las transacciones en los negocios. Toda una generación se encamina hacia un lugar en el cual internet se ha convertido en la forma primaria de comunicarse, y ya ha penetrado a las formas más tradicionales de reunirse. Y finalmente, hay una serie de preocupaciones alrededor del impacto que las reuniones, convenciones y exposiciones, asociados a la sustentabilidad y al ambiente. Las reuniones, por definición, involucran viajar para encontrarse con otras personas de diferentes partes, ello representa también un objetivo para aquellos que buscan culpar a alguien por cosas como el cambio climático y el uso excesivo de energía. Todo esto creó un campo fértil para la promoción de las juntas virtuales como una alternativa atractiva y viable. La pregunta, sin embargo, permanece: ¿las juntas virtuales muestran todo el espectro de
beneficios para cada una de las partes? y si no, ¿realmente importa ante los beneficios planteados líneas arriba? Como un ejemplo, los ahorros durante un periodo de austeridad financiera pueden ser atractivos mientras esperamos a que las condiciones económicas mejoren, y la preocupación por la ecología no parece que vaya a desaparecer muy pronto. La visión actual de muchos en la industria es que la necesidad de encontrarnos cara a cara continuará y fortalecerá el valor de las reuniones y convenciones para expandir el alcance hacia los participantes, los presentadores e incluso, el contenido que de otra forma no estaría accesible. Algunas de las primeras investigaciones apoyan esto. Sin embargo, la pregunta real es si esto será o no un plano transitorio que nos guiará a algo más práctico con acceso a grupos de discusión y a presentaciones más efectivas. El hecho es que ninguno de nosotros sabe la respuesta a esto, y aún las respuestas que estamos teniendo pueden no estar sucediendo ya que ambos formatos y la tecnología evolucionan día a día. De esta manera, lo único que puede ser dicho es que las reuniones virtuales son ahora una realidad y necesitan ser dirigidas desde esa perspectiva. Como profesionales involucrados en la industria, todos necesitamos no quedarnos como simples espectadores del desarrollo de la misma, sino ser jugadores clave tanto como podamos para llevarla adelante.
