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L e m a g a z i n e d e l a c o m m u n i c a t i o n l i ve e t d e l ’ eve n t m a r ke t i n g

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Trimestriel Septembre – Octobre – Novembre 2018 Bureau de dépôt: Gand X Agrément: P904117

FÉDÉRER, MOTIVER & FIDÉLISER LES CLÉS DU TEAM BUILDING ET DE L’INCENTIVE TRAVEL

BEA AWARDS 2019

VENUES

LA COMPÉTITION EST LANCÉE

UN MONASTÈRE TRANSFORMÉ EN SITE ÉVÉNEMENTIEL À ZELEM

DESTINATION

AGENCIES

BRUGES

ICF MOSTRA SE RAPPROCHE DU CORPORATE

MOW SPEEDDATE FOR 600 PEOPLE

BRINGING PEOPLE & IDEAS TOGETHER

ACT EVENTS ACT_EVENTS ACT-EVENTS.COM

L’édito de…

Jean-Paul Talbot - Managing editor

CHERS LECTEURS, La rentrée est toujours annonciatrice de nouveautés, de nouvelles initiatives et de changements. Ce qui est particulièrement frappant en cette période, c’est la multiplication des initiatives ‘live’ dans notre secteur. Que ce soit dans les entreprises, les hautes-écoles ou le milieu associatif, les invitations aux colloques, portes ouvertes, démos, présentations et tables rondes tombent dans les boîtes mail à un rythme inédit. Faut-il y voir les conséquences de la loi sur la protection de la vie privée ou des nouveaux algorithmes des réseaux sociaux, qui limitent désormais les voies de communication digitales des sociétés? Le fait qu’un nombre croissant d’acteurs de marché a définitivement adopté l’idée qu’on est plus convaincant en face-à-face plutôt que sur écran? Ou tout simplement que le média ‘live’ se porte bien? Car c’est bien le cas. Après une année 2018 en hausse, le dernier rapport de CWT Meetings & Events (consultable sur eventnews.be) annonce que la demande mondiale de réunions et événements devrait connaître une hausse de 5 à 10% en 2019. Une tendance d’ailleurs confirmée durant l’Advertising Week de New York, de nouveau dominée par les thèmes du numérique et de l’expérientiel. Au rayon des tendances, le rapport de CWT prédit aussi l’arrivée prochaine de nouveaux formats dans le monde des meetings et events, notamment en termes d’implication préalable des participants dans le choix des thèmes et speakers. Ces derniers ne seraient ainsi plus imposés mais choisis par le public. Un glissement totalement en phase avec l’évolution des médias, désormais visionnables ‘à la carte’. Dans l’immédiat, l’automne sera marqué par l’édition belge du salon Festivak puis le festival BeaWorld, qui se tiendront tous deux en novembre. Mais aussi par le lancement des BEA Awards, dont la formule est revue de fond en comble. Oui, les rendez-vous ne manquent pas dans le secteur du ‘live’, dans lequel les indicateurs sont au vert en cette période de rentrée… JP Talbot

Colophon COUVERTURE Istock EXPERIENCE MAGAZINE Experience, le magazine Benelux de l’organisateur d’événements et du marketing événementiel. TIRAGE 7.000 exemplaires DIFFUSION Belgique, France, Luxembourg, et Pays-Bas (Nederlandse versie op aanvraag) FREQUENCE Trimestriel EDITEUR LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Liège Tél.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be EDITEUR RESPONSABLE Erik De Ridder edr@eventbox.be REDACTEUR EN CHEF Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be EQUIPE REDACTIONELLE Jacques Legros, Jeroen Coteur, Wim Vander Haegen,

Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTS Valérie Laforgia val@eventbox.be L’abonnement à Experience coûte € 130 par ans (hors TVA). S’ajoutent à cela des frais de port pour les envois en dehors du Benelux et de la France. L’abonnement étudiants coûte € 70 par an (TVA comprise). Pour obtenir un tel abonnement, une copie de la carte d’étudiant est obligatoire. Les demandes d’abonnement peuvent s’effectuer par écrit avec mention de votre nom, de votre fonction, du nom de votre société et de l’adresse d’expédition. Les abonnements sont souscrits pour un an et prolongés jusqu’à révocation. La révocation des abonnements doit être introduite par écrit deux mois avant l’expiration de la période d’abonnement. SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien GSM: +32 (0) 472 90 06 17 E-mail: iv@eventbox.be

PRODUCT MANAGER Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be PRODUCT MANAGER Christophe De Clercq GSM: +32 (0) 477 46 31 05 E-mail: cdc@eventbox.be DIFFUSION Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be IMPRESSION Drukkerij Hendrix (Geel) COPYRIGHT Aucun élément de cette publication ne peut être repris, multiplié ou copié sans autorisation explicite de l’éditeur. Outre Experience, LEO édite également Event & Expo Guide, The Corporate Traveller & Event Moods. ISSN Expédition Belgique Parution 4 x par an dans le BeNeLux et en France. Bureau de Dépôt: Gand X, Agrément: P904117. E.L.: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

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Sommaire INSIDE NEWS 09 EventNews

L’actualité de la scène événementielle belge

018 EventMoods

Impressions de projets

EVENT MANAGEMENT 026 Panama Events encadre les VIPs du Zoute Grand Prix

Du 4 au 7 octobre 2018, le Zoute accueillait le Zoute Grand Prix. Outre une impressionnante parade de voitures exclusives, le Zoute Grand prix offre également un événement VIP de qualité. Ce volet est pris en charge pour la troisième fois par Panama Events.

029 Anvers accueille le Meilleur Sommelier du Monde

En mars 2019, des délégations du monde entier se rassembleront à Anvers afin de s’affronter pour le titre de Meilleur Sommelier du Monde. L’événement s’étendra sur une semaine et sera comparable à un congrès en termes d’ampleur. L’ensemble sera orchestré par Balthazar Events.

AGENCIES 032 Traduire un message complexe en expérience

ICF Mostra a trente ans d’expérience dans les campagnes et événements pour le secteur des institutions. Elle souhaite aujourd’hui faire aussi profiter les clients corporate de ce savoir-faire accumulé pendant trois décennies.

EVENTS 034 Bea Awards: Lancement de l’édition 2019

Les inscriptions des meilleurs projets de communication live viennent de s’ouvrir et, avec elles, la route menant à la 21e cérémonie de remise des BEA Awards. Celle-ci se tiendra à Malines le 27 mars 2019.

035 La ville de Malines accueillera les BEA Awards en 2019… et 2020

La ville de Malines accueillera les éditions 2019 et 2020 des BEA Awards.

037 De l’intégration de l’expérience client à l’engagement des participants

Le Festival Bea World, qui se tiendra à Coimbra (Portugal) du 21 au 24 novembre prochain, a dévoilé son programme de speakers. Avant-goût…

SPECIALS 039 Team building: Au-delà du fun entre collègues

Les entreprises souhaitant agir sur la confiance, la dynamique, la collaboration ou l’ambiance au sein de leur équipe peuvent choisir la voie du team building. Mais à quoi devez-vous précisément prêter attention lorsque vous contactez une agence de teambuilding? Et quelles sont les tendances actuelles?

043 Incentive Travel: Expérience unique et sereine à l’étranger

Un voyage incentive est un bonne façon de fidéliser une clientèle ou de motiver des collaborateurs. Curieux de savoir ce que les entreprises peuvent attendre d’un tel incentive, Experience Magazine a organisé une table ronde avec cinq spécialistes du domaine.

047 “Notre objectif: des incentives qui surpassent les attentes”

Xperience développe et organise des voyages incentive en Europe et dans le monde entier. Le directeur de la société, Olivier Van de Vijver, nous parle plus en détail de la recette qui a fait le succès d’Xperience et de la nouvelle appli Appendee.

049 Une appli interactive dédiée aux incentives

UniQuest est spécialisé dans l’organisation d’incentives, congrès et événements à l’étranger. Depuis cette année, l’entreprise propose aussi une appli interactive et personnalisée, permettant de réunir toutes les infos essentielles d’un voyage sur smartphone.

SUPPLIES 052 Gibbon rend La Terrasse O2 parfaitement conforme au RGPD

La Terrasse O2, initiative de l’agence événementielle Simply Better, en était cette année à sa 15e édition. Le nouveau RGPD a ajouté un défi supplémentaire à l’event, dont la base de données a été mise en ordre par Gibbon.

VENUES 057 Cadre historique sur mesure événements modernes

Le monastère Sint-Jansberg à Zelem a un cachet historique authentique, tout en proposant toutes les infrastructures que l’on peut attendre d’un site événementiel moderne.

DESTINATIONS 059 Brugge, une destination MICE de choix

À l’international, on connaît Bruges pour son histoire et son côté bon vivant, ses canaux, ses excellents restaurants,… Derrière l’image d’Epinal se cache aussi une ville parfaitement prête à accueillir des congrès, réunions, séminaires, incentives et team buildings.

RSCA EVENTS - Pour vos fêtes d’entreprise et séminaires RSCA Events est le partenaire idéal pour la totalité de vos évènements. Des fêtes d’entreprises, ou encore des lancements de produit et des mariages, peu importe si vous aurez 10 invités ou 20.000. Le Stade Constant Vanden Stock est un endroit historique et unique à Bruxelles, vous proposant différents atouts. Le stade est facilement accessible en arrivant de la ceinture périphérique et vous aurez la possibilité de disposer d’un parking gratuit avec une capacité de 650 places. Nous vous proposons en outre 40 loges avec une capacité de 10 à 12 personnes et plusieurs salles d’évènement avec différentes possibilités de catering. Notre équipe ayant plus de 30 ans d’expérience peut vous garantir un évènement classe et de qualité. Ensemble nous ferons de votre événement, une expérience unique pour vos invités. #MauveYourBusiness mats.delande@rscaevents.be t: +32 2 520 55 36 m: +32 473 750 208

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Wim Kegelaers devient live conversation manager chez Push To Talk

im Kegelaers a rejoint l’équipe de Push To Talk en tant que live conversation manager. Un project manager senior passionné et talentueux dont l’arrivée tombe à pic car l’agenda de Push To Talk comporte de nombreux projets complexes pour les mois à venir. Tom Bellens (CEO Push To Talk): “Wim comprend l’art de transposer le message d’une entreprise passionnée dans un événement ou un trajet de communication, du concept créatif au volet sécurité.” Tom Bellens a fait entrer Wim il y a plusieurs années au sein de The Oval Office. A l’époque déjà, on ne pouvait que remarquer sa passion et son dynamisme. Wim: “Après ma période de stage, Tom m’a proposé un poste fixe. Entretemps, j’avais appris les ficelles du métier: réflexion stratégique, planification, budgétisation, réalisation, contrôle et communication et cela pour des marques très différentes comme BMW, GS1, ABVV,

MINI... Ensuite, chez Easyfairs, j’ai pu me spécialiser dans l’organisation de salons et tout l’aspect marketing y afférant, tant du côté visiteurs que du côté exposants. Ce qui me plaît chez Tom, c’est qu’il ne se contente pas d’organiser une fête. Avec lui, chaque événement commence par déterminer la culture de l’organisation et l’objectif du client. Avec une petite équipe et un pool permanent d’experts freelances, Push To Talk donne véritablement vie à ce message. Et c’est ça qui m’intéresse.”

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Le bureau de congrès Meet in Mechelen est le chemin le plus rapide vers le site événementiel parfait

«U

n bureau de congrès est en réalité l’intermédiaire entre l’offre et la demande. Le bureau de congrès connaît la destination et les lieux de réunion mieux que quiconque. En fonction de ce que le client recherche, le bureau de congrès recherche des partenaires appropriés. En fait, ils font une première sélection pour vous. Et c’est un service totalement gratuit”, souligne Kurt Callaert de Meet in Mechelen.

“Meet in Mechelen vous ouvre volontiers la voie et vous assiste tout au long du parcours. Et notre service ne vous coûtera rien. Nous pouvons également assister le client gratuitement lors des visites sur site afin de les programmer le plus efficacement possible.

Malines et vous visitez plusieurs centres de réunions et hôtels”, conclut Kurt.

Un bureau de congrès aime également réfléchir avec le client et rechercher des activités de teambuilding originales, des options d’hébergement uniques et des suggestions de catering sur mesure. “Plusieurs fois par an, le bureau de congrès organise de surcroît des journées d’inspiration pour les organisateurs de meetings et événements. Pendant ces journées, vous apprenez à (mieux) connaître

En résumé: l’organisation d’une réunion, d’un incentive ou d’un événement nécessite du temps et des connaissances. Sauf si vous êtes conseillé par les spécialistes d’un bureau de congrès. Ils connaissent la ville comme leur poche. Et ils sont heureux de fournir des conseils sur mesure. Totalement gratuitement. Alors: pourquoi hésiter encore?

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Deux nouvelles recrues chez VO

e groupe VO se réjouit d’accueillir Alix de Montjoye, nouvelle Project Developer chez VO Event et Philippe De Wulf, Project Team Leader chez VO Citizen. Depuis le mois d’août, Alix de Montjoye est venue renforcer les rangs de VO-Event! Alix a étudié sur les bancs de l’IHECS. Avec un master Press-Info en poche, elle intègre rapidement l’agence Profirst en tant qu’Event Manager, puis deux ans plus tard chez Wannapplay. Deux expériences qui lui ont aujourd’hui ouvert les portes de VO Event. Alix intégre l’équipe de Fabian Vanhouche, comme Project Developer et gère actuellement un portefeuille de projets très diversifiés. Avec une équipe, composée d’un savant mélange d’expérience et de jeunesse, VO Event réinvente sans cesse les codes de la communication évènementielle afin de donner du sens à chaque événement et laisser une impression indélébile à leurs participants. VO est également heureux de présenter Philippe de Wulf, qui a intégré en aout dernier VO Citizen, l’agence institutionnelle du groupe. hilippe a débuté sa carrière en 2005 en tant que Production Manager chez Profirst, pour ensuite se spécialiser dans la communication auprès de l’agence Anouck & Co. Une expérience qui le poussera, quelques années plus tard à créer sa propre agence, 20 Somethings. Il y développe une appétence pour les sujets de société et la communication citoyenne. De

cette envie de défendre des projets porteurs de sens et faciliter l’échange entre les institutions et les citoyens, Philippe construit une expertise et une vision stratégique dans un secteur de pointe. Une expertise qui lui ouvre les portes du pôle communication de la Ville de Bruxelles, en 2015. ’est cette vision stratégique et une bonne connaissance du fonctionnement comme des attentes des institutions publiques qu’il met aujourd’hui au profit de VO Citizen, agence tournée vers la communication citoyenne, en tant que Project Team Leader.

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L’agence événementielle Perfect+ a fêté ses 25 ans

’agence événementielle brugeoise Perfect+ Event Productions DMC a célébré son 25ème anniversaire avec un réception festive dans un restaurant avec vue sur le beffroi de Bruges, à 200 mètres à peine de ses bureaux. Un événement auquel ont assisté partenaires, relations et collaborateurs avec qui Perfect+ entretient des liens étroits. L’entreprise produit actuellement 250 événements B2B et compte parmi ses clients tous les banques belges, les plus grands bureaux

de consultance, les principaux groupes pharmaceutiques, plusieurs entreprises IT et télécom, constructeurs automobiles et acteurs majeurs de l’industrie alimentaire (comme Coca-Cola, Danone, Lu, P&G), et même la Commission européenne (10 x). Près de la moitié de ces événements se déroule à Bruges, qui est depuis toujours le point de chute de Perfect+, mais l’agence est également active dans toutes les grandes villes d’art du pays (Gand, Bruxelles, Anvers, Malines, Louvain...) et dans les régions verdoyantes comme la région de la Lys, le Braban flamand et wallon, etc. Et l’étranger (Londres, Paris...) ne lui ai pas non plus inconnu. ‘En cette époque de numérisation où tout change de plus en plus vite, c’est presque inédit pour une agence de communication live de rencontrer un tel succès sur le long terme en suivant sa propre voie. Nous y sommes parvenus. Une des clés de notre succès est assurément d’avoir fait très tôt le choix de proposer en plus d’un sur-mesure professionnel et d’une créativité événementielle unique, des produits concrets, comme des formats prêts à l’emploi et de programmes B2B. Nous comblions ainsi un besoin que nous avions noté chez nos clients’, se remémore Wim Van Besien. perfectplus.be

EVENTNEWS.be NATIONAL GEOGRAPHIC BEACH CINEMA

Eleven3 organise des événements internationaux au Musées Royaux des Beaux-Arts

epuis plus de 20 ans, Eleven3 est partenaire des Musées Royaux des Beaux-Arts de Belgique. L’organisateur d’événements assure la coordination d’événements privés dans la célèbre institution scientifique bruxelloise. En juin dernier, il y avait deux grands événements internationaux au programme. Le premier était un dîner de gala organisé pour officialiser la fusion entre Atlas International Culture et HiSeas, fonctionnant désormais sous le nom d’Atlas by HiSeas. Cette étape importante pour les relations entre la Chine et l’Europe va permettre aux deux entreprises de bâtir des ponts solides entre deux peuples.

Le second événement était le dîner de gala du SITA Customer Innovation Forum 2018, organisé à la demande de Yellow Fish Ltd. Ce spécialiste mondial de premier plan en Transport-IT & Communication avait consacré son forum à la révolution que les nouvelles technologies promettent pour l’industrie du transport aérien et à la manière dont SITA projette de les utiliser pour simplifier le transport aérien. eleven-intl.com

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La rénovation de l’’Ostend Sailing Club ouvre des possibilités à l’agence The Outsider Coast

he Outsider Coast opère depuis plusieurs lieux à la Côte belge, tous uniques à leur façon. Le Sailing Club de la ville d’Ostende, où l’organisateur événementiel opère depuis des années, a récemment été rénové. Un nouveau pavillon est venu s’ajouter sur la plage, de même qu’un bistro-bar baptisé Phare East. L’infrastructure endosse ainsi une nouvelle fonction et se prête plus que jamais aux événements d’entreprise et de teambuilding les plus variés. L’‘ancien‘ club Ostend Sailing était situé au pied du phare d’Ostende, connu sous le nom de ´Lange Nelle´, sur un site aujourd’hui transformé en zone naturelle. Le tout nouveau club se trouve (littéralement) sur la plage elle-même, sur la rive est, à droite de l’Oostelijke Strekdam. À la grande satisfaction des nombreux visiteurs, qui sont déjà venus jeter un œil et ont dit avoir l’impression de se trouver dans un ‘beach club’ comme à l’étranger. Mais ce nouveau lieu a encore d’autres avantages: moins de passage qu’en centre-ville, on peut rapidement y accéder depuis le centre avec le ferry et il y a des possibilités parking gratuit en suffisance. Ostende entreprend actuellement un projet ambitieux pour revaloriser toute la rive est. Il ne fait aucun doute que cette partie d’Ostende

va devenir un très bel endroit et que le club va rapidement devenir le nouveau place to be d’Ostende. “Le club offre un cadre superbe en bord de mer et constitue notre deuxième point de chute pour les activités de teambuilding et aussi bien sûr pour les sports de plage et aquatiques - comme le rafting de mer, le kayak, le surf, le kiting, l’orientation dans les dunes, etc.”, explique The Outsider Coast. “Le nouveau lieu est parfait, entre autres, pour les événements d’entreprise, les family days et les teambuildings tels que Beachtrophy, One Team One Goal, Rafting de mer, etc.».

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Levi décore les 70 ans de Porsche

our le 70ème anniversaire de Porsche, Levi Party Rental a mis les petits plats dans les grands. Tous les concessionnaires Porsche de Belgique étaient conviés à venir célébrer cet anniversaire, en compagnie d’une centaine d’invités. L’objectif était de créer un aménagement intérieur élégant et luxueux, tout en gardant un côté invitant et chaleureux. Les invités sont partis des différents concessionnaires - 9 garages au total - au volant de leur Porsche pour se rendre à Bruxelles, où se tenait l’assemblée Porsche. Un brunch les attendait à leur arrivée et plus tard dans la journée, la fête s’est déplacée dans le Shed 4 de Tour & Taxis. Là, un millier de personnes se sont vues offrir un excellent dîner, entourées de modèles Porsche exclusifs, récents et anciens. Porsche est porté par un grand souci de la qualité et avait dès lors sollicité Levi Party Rental pour les sièges en cuir Jack, les Stellas dorés et bien sûrs les grands classiques design Charles Eames. Ces sièges - disposés autour des nouvelles tables Boomstam et Oscar, deux ajouts récents à la gamme, entièrement en chêne français - apportaient la touche finale à l’ensemble. Le moment était également idéal pour jeter les nouveaux modules BAAR dans la bataille.

Pour le projet Porsche, le choix s’était arrêté sur un bar noir avec façade ballroom et finition dorée. Ce projet réclamait également une touche végétale indispensable. FÆK a pris en charge l’habillage en hauteur. Plusieurs grands arbres ont été installés. Les jardins flottants attiraient tous les regards et venaient idéalement compléter le tableau.

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ADC baptise le 1er Airbus A350-1000 de Qatar Airways «Pour cet événement organisé au hangar de réception d’Airbus à Toulouse et destiné à la direction d’Airbus, aux sous-traitants du programme Airbus, au client Qatar Airways ainsi qu’à l’Etat, le premier défi a consisté pour nous, vu les reports, à maintenir toute une équipe mobilisée malgré nos nombreuses autres sollicitations», précise Daniel Van Ruyssevelt d’ADC Production.

ADC Production a ‘mappé’ le premier exemplaire du batch d’Airbus A350-1000 commandés par Qatar Airways. Orchestrée par l’agence ‘La Machine à faire du bleu’, la réception de ce nouvel appareil fut une véritable performance technique, notamment parce qu’ADC a appris la date de l’événement seulement 3 semaines à l’avance, celui-ci ayant été postposé à 4 reprises pour les besoins de la certification nécessaire et du contrôle technique de l’avion.

«Deux autres éléments ont encore compliqué la donne. Vu qu’on ne pouvait pas nous laisser l’avion pour trois semaines de tests, il nous a fallu réaliser en préproduction un mapping virtuel en 3D en fonction du plan ainsi que de la position de l’avion et du matériel. Nous avons donc travaillé en studio au moyen du programme Kinetic de Modulo Pi. Autre challenge, l’avion était mis à notre disposition le soir pour les essais et le calage des images, puis repris le lendemain matin. Il fallait donc qu’il soit replacé au même endroit au centimètre près. Heureusement, nous avons pu compter sur un conducteur d’avion hors pair, de telle sorte que le mapping et les vidéos épousaient parfaitement la silhouette de l’avion. Pour le plus grand plaisir de l’émir du Qatar, qui avait fait le déplacement pour l’occasion», conclut Daniel. Photos: © H. Goussé / P. Masclet / Master Films

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Un bâtiment classé transformé en site événementiel

quelques encablures du centre animé de Courtrai, en plein cœur d’une zone calme et verdoyante, se trouve la ferme rénovée Hoeve De Blauwpoorte. La ferme historique, qui date du 15ème siècle et est un monument officiellement protégé, a été entièrement modernisée et a ouvert ses portes le 21 septembre en tant que site événementiel de première classe. La propriété, composée de plusieurs bâtiments: grande grange, aile des écuries, hangar, dépendance avec les quartiers des domestiques, et cour intérieure, offre de multiples possibilités pour organiser une fête ou un séminaire professionnel. Avec sa fille Sarah, Tania Huys forme l’équipe dévouée qui fait tourner la ferme De Blauwpoorte, où elles aident les clients à organiser leurs événements privés ou d’entreprise sur mesure. Avec une capacité de 200 personnes (assises) ou 300 personnes pour un cocktail dînatoire, la ferme se prête à toutes sortes de festivités: mariages, baby showers, communions, séminaires, présentations de produit... Pour le volet gastronomique, les clients ont le choix entre cinq traiteurs locaux: Bon-apart, Fruy Catering, Huys van Wonterghem, Impe Catering ou Traiteur Leconte, qui composent tous des menus person-

nalisés. Last but not least, la ferme abrite également un cabine DJ et une installation audio de qualité, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur dans la cour intérieure, qui garantit un volet musical parfait.

hoevedeblauwpoorte.be

MaisonRouge a dévoilé sa nouvelle identité

ETION entame sa nouvelle année de travail façon 360°

lus de 500 membres et actionnaires d’ETION se sont rassemblés le 17 septembre à la Ghelamco Arena de Gand pour l’ETION Forum annuel. Le thème, ‘Connect or Collapse’, était intrigant et comme les années précédentes, Sylvester était en charge du bon déroulement de l’événement.

aisonRouge a dévoilé sa nouvelle identité graphique. Ces derniers mois, cette agence people a repensé de façon approfondie son ancienne identité graphique, qui avait germé plutôt par hasard. La nouvelle identité stratégique et visuelle de l’agence a vu le jour grâce à l’apport créatif de Glossy.tv et aux idées marketing de Beyond Reason. “La société que nous sommes devenus a grandi de façon intuitive, sans lignes directrices ni documentation. Le moment était donc venu de tout réexaminer et de compléter les bons éléments avec de nouvelles idées”, affirme Olivier Saverys, directeur de MaisonRouge.

Devant une salle comble, l’orateur réputé Peter Hinssen a ouvert le bal avec un conférence inspiratrice sur l’innovation et l’impact du numérique au sens large sur la société et la vie en entreprise. Sylvester avait opté ici pour une configuration 360° afin de stimuler l’implication et l’interaction entre les orateurs et le public. Hinssen en a fait un usage magistral et les plus de 500 participants étaient suspendus à ses lèvres.

Après une série de sessions stratégiques intensives, une ligne claire a ainsi été tracée. Celle-ci s’est traduite par une nouvelle identité visuelle marquante et rafraîchissante tant pour les clients que pour les étudiants. Avec ce nouveau look, MaisonRouge est totalement parée pour l’avenir.

Ensuite, Marion Debruyne, Lise Conix et Martine Reynaers, trois femmes d’influence dans le secteur belge des affaires et Geert Janssens, économiste en chef d’ETION, ont débattu de la révolution numérique. Pendant le débat, les spectateurs pouvaient donner leur avis sur différents sujets à l’aide d’une carte rouge et d’une carte verte. Eh oui, l’analogique fonctionne encore, même à l’ère du tout numérique. La soirée était animée par Indra Dewitte et sa touche professionnelle unique. Après le forum, les participants ont encore eu l’occasion de discuter et réseauter pendant un excellent cocktail dînatoire auréolée de l’ambiance chaleureuse typique d’ETION.

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MOTIONskin: un impact qui combine impression, mouvement et lumière!

es impressions sur votre stand doivent toujours avoir l’impact nécessaire pour refléter votre identité et attirer les visiteurs sur votre stand, au milieu d’une salle d’exposition remplie de tentations et de concurrents. Bien qu’une équipe de vente bien formée et de nombreuses activités ‘pre-show’ soient essentielles pour attirer les prospects potentiels sur votre stand, les images de votre stand contribuent elles aussi au succès ou non de votre participation au salon. Cinq éléments majeurs impactent l’attrait visuel des affichages et impressions grand format sur le salon: couleur, lumière, mouvement, son et odeur. Le nouveau caisson lumineux dynamique MOTIONskin regroupe la couleur, la lumière et le mouvement en un seul produit. Après tout, on dit que vous n’avez que 3 secondes pour impressionner ceux qui passent devant votre stand! Avec MOTIONskin, beMatrix répond à une demande exprimée depuis longtemps par les constructeurs de stand et qui fait le lien entre la gamme standard de caissons lumineux et LEDskin, un carreau parfaitement intégrable au système de cadre familier à grands trous.

Tout comme LEDskin, MOTIONskin correspond à l’essence même de beMatrix et s’insère parfaitement dans le cadre bien connu en termes de hauteur, de largeur et d’épaisseur. Vous pouvez facilement connecter différentes armoires dans n’importe quelle direction avec les mêmes outils que vous utilisez pour créer vos cadres beMatrix standard. Avec MOTIONskin, vous combinez le meilleur de deux mondes!

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Nouvelle identité pour Fast Forward

ast Forward a profité de la 45ème édition du Film Fest Gent pour présenter au grand public son nouveau style maison. “Nous sommes à l’aube de notre 15ème anniversaire, que nous fêterons en 2019. Le moment était donc idéal pour rafraîchir notre identité et nous préparer à l’avenir!”, estime Pascal Cauwelier, Creative Director chez Fast Forward.

“Fast Forward: des événements avec un grain. Ou même deux. Whatever it takes.” “Dans les années à venir, Fast Forward va continuer à aller de l’avant et à foncer, pour mieux s’arrêter sur le moment”, affirme Pascal Cauwelier. “Nous veillons à ce que votre marque crée la surprise et sorte du lot. En utilisant notre créativité, notre imagination et une touche de magie. Sans oublier notre sens pratique, notre sens du détail et des réalités. Our logic meets magic.” “Le pacte parfait entre imagination et esprit pratique vaut également pour les membres de notre équipe, une joyeuse bande de fortes personnalités avec un grain ici et là. Cela fait parfois des étincelles mais de là naît souvent une flamme qui renferme l’énergie nécessaire pour envoyer chaque événement sur orbite.”

“Fast Forward goes into space, tout en gardant les pieds sur terre. Nous insufflons à nos événements une solide dose d’adrénaline, pour qu’ils marquent les mémoires, donnent la chair de poule. Bref, nous allons toujours plus loin. Whatever it takes. That’s how we make you #thrilledtopieces. We are ready to move Fast Forward. Are you?”, conclut l’agence événementielle gantoise.

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THE MAGNUM MANSION FOR SBS EVENTS

CLIENT: SBS EVENTS – LOCATION: TOUR & TAXIS, BRUSSELS Soundfield a eu l’honneur de participer au Magnum Mansion, un Secret Dinner ultra exclusif imaginé par SBS Events. Parmi les invités se trouvaient les vedettes de la chaîne télévisée VIJF, plusieurs influenceurs renommés sur les réseaux sociaux et les lauréats d’un concours. Tous ont été subjugués par cette surprenante expérience gastronomique assaisonnée de mystère. Un souvenir inoubliable, grâce à SBS Belgium.

Fast Forward Events http://eventmoods.be/companies/fast-forward-events

MEDIEVAL FAMILY DAY

CLIENT: CEBEO – LOCATION: GAASBEEK Medieval Family Day: quelque 855 invités – petits et grands – se sont rassemblés sur le domaine de Groenenberg afin de revivre le Gaasbeek des environs de 1516, la convivialité et l’hygiène en plus, en présence de chevaliers à cheval, mages, bouffons et écuyers. L’après-midi était entrecoupée de divertissement médiéval en tout genre, tel que spectacle de fauconnerie, ateliers d’artisanat et jeux populaires authentiques.

J&M Catering http://eventmoods.be/companies/j-m-catering-services

HUWELIJK VAN TOM DE KORT EN NAOMI ROMBOUTS

CLIENT: TOM DE KORT - LOCATION: KASTEEL VAN BRASSCHAAT En 2016, J&M Catering reprenait l’exploitation du Château de Brasschaat. Ces deux dernières années, le traiteur s’est employé à transformer le château classique en superbe site événementiel, fraîchement rénové avec une touche moderne. Le lieu est disponible pour les événements privés et d’entreprise et fait partie des lieux de prédilection pour les mariages en région anversoise. Ces photos ont été prises pendant le mariage de Tom De Kort et Naomi Rombouts le 7 juillet 2018.

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PANAMA EVENTS ENCADRE LES VIP DU ZOUTE GRAND PRIX

Du 4 au 7 octobre 2018, le Zoute accueillait la neuvième édition d’un prestigieux événement dédié aux véhicules classiques: le Zoute Grand Prix. Outre une impressionnante parade de voitures exclusives, le Zoute Grand prix offre également un événement VIP de qualité. Ce volet est pris en charge pour la troisième fois par Panama Events. Son PDG Nikolas Andries nous raconte comment son équipe a fait la différence.

a collaboration entre Panama Events et le Zoute Grand Prix a eu une évolution très organique. “Étant fasciné par les voitures, cela fait des années que je suis fan du Zoute Grand Prix et j’y ai régulièrement assisté”, raconte Nikolas Andries. “Cela faisait longtemps que je connaissais les organisateurs car nous avions déjà travaillé à plusieurs reprises sur d’autres projets avec leurs entreprises. Au fil du temps, un intérêt s’est développé pour une possible collaboration sur le Zoute Grand Prix. Je pense qu’au final, c’est notamment l’organisation et la prise en main du ‘Grand Départ’ du Tour de France et du volet hospitality VIP du Tour des Flandres qui les ont convaincus de notre expertise et de notre savoir-faire en matière de très grands événements. À travers ces événements, nous avons démontré que nous sommes capables de mener à bien des projets de cette ampleur, avec goût et le souci du détail.”

LIEUX DIVERS Le rôle de Panama Events consiste à prendre en charge l’organisation, la production et l’accueil des infrastructures VIP pendant les quatre jours. “L’événement est réparti sur trois lieux: le chapiteau sur l’Albertplein, le Drivers Club et le chapiteau au Royal Zoute Golf Club, où nous avons à nouveau installé une tente VIP grand luxe et démontré la force de notre réflexion conceptuelle. Concrètement, cela signifie que nous montons des chapiteaux VIP à trois endroits différents, que nous les aménageons et les décorons de A à Z et que nous y assurons l’hospitality VIP pendant quatre jours. Nos attributions hospitality incluent l’accueil et l’accompagnement des invités VIP, ainsi que la coordination du catering, de la signalisation et de la mobilité. Vient encore s’ajouter à cela un chapiteau indépendant que nous montons sur l’Albertplein pour notre client Jaguar,

où nous accueillons et accompagnons également les VIP, les concessionnaires et les clients et leur fournissons toutes les informations nécessaires.”

21 ÉVÉNEMENTS SUR 4 JOURS Quatre journées intensives comme celles du Zoute Grand Prix ne manquent évidemment pas de défis à relever. “Tout commence par un planning bien pensé, mettant les bonnes personnes au bon endroit. Quand ce volet est correctement réglé, vous limitez les problèmes au minimum. Ce qui n’enlève rien au fait qu’un tel événement recèle son lot de défis. À commencer par les deadlines serrés, que ce soit pour le montage, les événements ou le démontage. Le temps est très limité et cela demande beaucoup d’efforts à notre équipe de production. Sans oublier l’enchaînement des différents événements. Un événement seul constitue déjà un défi; pendant le Zoute Grand Prix, nous devons en assurer 21 sur

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PASSION ET DÉVOUEMENT La patte de Panama Events est clairement reconnaissable dans l’encadrement VIP du Zoute Grand Prix.

4 jours et à 5 endroits différents. Cela demande, comme nous le disions, un planning parfait mais aussi une équipe en harmonie parfaite, qui pense en termes de solutions et qui est prête à donner ce ‘petit plus’ qui fait la différence.”

SOUCI DU DÉTAIL Il ne faut pas non plus sous-estimer les exigences de qualité qui vont de pair avec un événement d’un tel prestige, et l’implémentation des nombreux sponsors et partenaires. “Nous devons avoir l’œil pour le plus petit détail et réfléchir comment donner à chaque partenaire et sponsor la visibilité qu’il attend. Pour terminer, l’aspect logistique est d’une grande complexité: pendant le montage, les transformations et le démontage, nous coordonnons plus de 200 fournisseurs différents qui se réfèrent tous à nous quand ils ont besoin d’aide et nous encadrons environ 7.500 VIP et invités. Un tour de force qui exige énormément de notre équipe mais aussi des hôtes et hôtesses. Il est donc logique d’être fiers de ce que nous accomplissons ici chaque année.”

“Nous croyons beaucoup aux détails car c’est à ça qu’on reconnaît la passion et le dévouement d’une agence événementielle. Notre volonté est d’offrir à chaque fois une expérience unique, tant au client qu’au visiteur. Le souci du moindre détail est indispensable et se traduit aussi bien dans le choix du bon verre à vin pour le dîner et des plantes adéquates pour la salle que dans l’éclairage des lieux, à l’intérieur comme à l’extérieur. Mais le design de l’invitation, l’accueil réservé aux invités, l’originalité des badges d’identification ou la signalisation vers l’événement sont également des facteurs qui contribuent à faire la différence entre bon et excellent.”

IMMERGER LES PARTICIPANTS DANS L’ÉVÉNEMENT Un aménagement élégant des différentes infrastructures est indissociable de ce souci du détail. “Là aussi, on reconnaît distinctement notre touche. Si vous étiez là cette année, vous avez certainement vu le soin particulier apporté aux finitions, à l’aménagement et à la décoration des infrastructures VIP. Avec le bon aménagement, vous créez effectivement une

certaine atmosphère et un certain cadre, mettant les gens dans le bon état d’esprit pour adhérer à votre concept. Car chaque événement raconte une histoire unique, qui doit être cohérente de A à Z. Ce qui m’amène à mon dernier point: une organisation carrée et un event flow en phase sont également typiques de Panama. Depuis le moment où vous recevez l’invitation jusqu’au moment où vous quittez l’événement, tout s’enchaîne à la perfection et tout est réfléchi pour garantir un flux clair et logique qui colle impeccablement au message de l’événement.”

LES AUTRES ATOUTS DE PANAMA Au Zoute Grand Prix, Panama démontre une fois de plus son expertise au niveau des grands événements. “Mais soyons clairs, cela ne veut pas dire que nous ne faisons que ce genre de grands événements. Panama organise aussi des événements plus modestes, tels qu’incentives, fêtes du personnel, roadshows et stands pour salons - ce qui nous mène à environ 200 organisations par an. En ce qui concerne le Zoute Grand Prix, nous en sommes à notre troisième édition et cela reste un sentiment formidable de pouvoir participer à ce rassemblement absolument unique. Il va de soi que nous espérons encore être de la partie pour de nombreuses années”, conclut Nikolas Andries.

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BALTHAZAR EVENTS

ANVERS ACCUEILLE LE MEILLEUR SOMMELIER DU MONDE

En mars 2019, le monde du vin aura les yeux rivés sur Anvers. Des délégations du monde entier se rassembleront dans la ville sur l’Escaut afin de s’affronter pour le titre de Meilleur Sommelier du Monde. L’événement, organisé au nouvel Elisabeth Center, s’étendra sur une semaine et sera comparable à un congrès en termes d’ampleur. L’ensemble sera orchestré par Balthazar Events. Niels Goyvaerts et Mich Van Aerde nous expliquent comment leur agence va gérer ce défi.

e titre de “Meilleur Sommelier du Monde” est décerné par L’Association de la Sommellerie Internationale ou A.S.I. depuis 1969. Niels Goyvaerts: “Cette guilde internationale organise tous les trois ans un concours durant lequel s’affrontent les meilleurs sommeliers de différents pays au moyen d’une série d’épreuves théoriques et pratiques. C’est un concours qui a une résonance énorme. La précédente édition en Argentine, par exemple, a fait déplacer 184 journalistes de 55 pays.”

ANVERS BAT DES RÉGIONS VITICOLES RENOMMÉES Balthazar a été contacté l’année dernières par la Guilde des Sommeliers de Belgique qui souhaitait organiser le championnat de 2019 dans notre pays. “Nous avons préparé un dossier solide et proposé Anvers comme ville d’accueil”, raconte Mich Van Aerde. “Le métier de sommelier est un métier de traditions. Nous avons essayé de dynamiser un peu l’ensemble pour arriver à un événement susceptible de toucher un public plus large. Le choix

s’est avéré judicieux car notre dossier a été retenu, malgré de sérieux concurrents comme Bordeaux, par exemple.”

FINANCEMENT VIA PARTENAIRES Le dossier incluait un encadrement professionnel de haut vol, ce qui a évidemment son prix. “Après avoir remporté la compétition pour la Belgique, nous nous sommes attelés au défi suivant: le financement”, poursuit Mich Van Aerde. “Pour Balthazar Events, c’est un projet prestigieux très important. C’est un choix stratégique de nous mettre en avant de la sorte. C’est pourquoi pour cet événement, nous sommes sortis du modèle d’activité classique. Nous nous sommes donc mis en quête nous-mêmes de sponsoring et de partenariat. La Ville d’Anvers, le Port d’Anvers et la Flandre, notamment, ont décidé de se lancer dans l’aventure. Nous avons également su convaincre de nombreux établissements vinicoles internationaux, ce qui nous a permis d’atteindre rapidement nos objectifs.”



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Keukengeweld qui s’occupera du dîner ce soir-là, ce qui lui vaudra une plateforme internationale. 95% de nos partenaires sont des établissements vinicoles. Cette soirée est pour eux aussi une occasion de briller. Nous avons intégré des master classes tout au long de la semaine, afin de leur permettre de faire connaissance avec les sommeliers. Mais la soirée de gala est évidemment le point d’orgue de l’événement. Ils y serviront leurs meilleurs vins. Chaque table aura un sommelier attitré, assisté par un étudiant en dernière année du PIVA.”

DÉLÉGATIONS INTERNATIONALES En mars, Balthazar Events va accueillir 65 délégations des quatre coins du monde. “Chaque guilde nationale envoie à Anvers son président, son meilleur sommelier et un journaliste spécialisé local”, contextualise Niels Goyvaerts. “Dès leur arrivée à l’aéroport, nous prenons le relai. Hôtels, restaurants, transport, activités… nous réglons tout le volet pratique. Pendant la journée, les sommeliers participent au concours, qui est géré par le comité technique de l’A.S.I. Pour les autres membres des délégations, les partenaires et autres intéressés, nous prévoyons un programme annexe plus étendu et qui illustre, entre autres, les atouts gastronomiques et culturels de notre pays.”

APPRENDRE ET AJUSTER Après cinq jours de compétition, le vendredi sonnera l’heure de la grande finale, dont

CHANCE UNIQUE POUR LES ENTREPRISES

Balthazar Events a écrit le scénario. “J’ai assisté à la finale européenne l’année dernière à Vienne”, explique Mich Van Aerde. “J’y ai énormément appris, du côté positif comme négatif. À l’époque, le choix s’était arrêté sur un événement en soirée, avec la compétition pendant le dîner. J’ai trouvé ça déroutant. Les gens étaient en train de manger et les sommeliers n’avaient pas leur entière attention. C’est pourquoi nous allons séparer la finale du dîner. Elle aura lieu le vendredi après-midi dans la Salle Reine Élisabeth. On pourra également suivre la finale en streaming live. À Vienne, ils avaient été 2 millions à suivre l’événement de cette façon. Un chiffre que nous espérons dépasser.”

Au total, 650 personnes pourront participer au dîner de gala dans l’Atrium de l’Elisabeth Center. Mich Van Aerde: “400 places sont réservées aux délégations et partenaires. En marge de cela, nous mettons en vente une quinzaine de tables VIP de 10 personnes pour les entreprises. Les convives de ces tables vont non seulement vivre une soirée exceptionnelle, ils dégusteront aussi les meilleurs vins. Nous allons en faire un grand spectacle dont les deux points de mires seront le vin et le dîner. Même si nous organisons aussi une afterparty dans la Salles des Marbres.”

DÎNER DE GALA AU TON JEUNE ET RAFRAÎCHISSANT

CONTENTER LES PARTENAIRES, LE COMMANDITAIRE ET LA VILLE

Le Meilleur Sommelier du Monde sera dévoilé au cours de la soirée, pendant le dîner de gala de clôture. “Nous voulons également mettre en avant la gastronomie belge”, ajoute Niels Goyvaerts. “C’est Jong

La campagne promotionnelle du Meilleur Sommelier du Monde a débuté mi-septembre avec une conférence de presse à la Havenhuis. “Cet événement coïncidait en outre avec la mise en ligne d’un site internet complet, reprenant le programme et les informations importantes du concours. Après la conférence de presse, les réactions de l’A.S.I. ne se sont pas fait attendre et elles étaient enthousiastes. Nous avons donc placé la barre très haut. Nous ne considérerons notre événement comme réussi que lorsque nous serons certains que tous nos partenaires en tirent un bilan satisfait. Car pour eux aussi, cet événement a une importance stratégique, étant donné la présence de la presse spécialisée internationale dans leur domaine. Et il faut encore que le commanditaire, la Guilde de Belgique, soit satisfait. Bien sûr, nous espérons aussi pouvoir offrir à Anvers un nouvel écho au niveau international”, conclut Mich Van Aerde. www.bestworldsomm.com

agencies

ICF MOSTRA

TRADUIRE UN MESSAGE COMPLEXE EN EXPÉRIENCE L’agence de communication ICF Mostra a trente ans d’expérience dans les campagnes et événements pour le secteur des institutions. Elle souhaite aujourd’hui faire aussi profiter les clients corporate de ce savoir-faire accumulé pendant trois décennies. Via le concept ‘smart events’, l’agence traduit les matières les plus complexes en projets pertinents et attrayants, qui font résonner quelque chose chez le public. Experience s’est rendu à Bruxelles pour faire connaissance avec ce nouvel acteur dans le monde corporate.

CF Mostra est une des principales agences de communication en Europe, spécialisée dans les campagnes d’information publiques. “Nous sommes habitués à réaliser de grandes campagnes pour la Commission européenne”, raconte Caroline Danloy, vice-présidente d’ICF Mostra. “Nous savons comment traiter les thèmes complexes, des thèmes qui parlent aux citoyens et aux entreprises, comme la santé, l’environnement.... Au fil des années, nous avons aussi étoffé notre savoir-faire en matière d’événements. En tant qu’agence 360°, nous sommes en mesure d’offrir des services de A à Z. Stratégie, créativité, analyse du public cible... Tout, jusqu’à l’exécution proprement dite de l’événement. Et cela que ce soit pour un petit workshop de 20 personnes ou de grands événements avec 6000 participants.”

POSITIONNER UNE MARQUE PLUTÔT QUE VENDRE UN PRODUIT En 2018, ICF Mostra fait un constat: les besoins de communication des entreprises rejoignent de plus en plus ceux

des institutions publiques. “En l’espace de 30 ans dans la communication, nous avons vu changer notre public cible”, explique Babak Hosseiny, Executive Creative Director chez ICF Mostra. “Les gens deviennent de plus en plus citoyens. Ils ne se contentent plus de recevoir des informations, ils participent activement et donnent leur avis. Les marques sont moins jugées sur leurs produits - qui sont généralement bons - et davantage sur leurs actions et leur comportement sur le marché. Si vous ne voulez pas seulement vendre un produit mais aussi positionner une marque dans la société et sur le marché, nous pouvons vous aider.”

L’APPROCHE INTÉGRÉE DES ‘SMART EVENTS’ ICF Mostra considère l’événement comme un réel outil de communication et apporte donc une grande attention au contenu créatif. ‘Nous avons créé un manifeste dans lequel nous expliquons notre méthodologie basée sur les ‘smart events’”, poursuit Marius Wulferding, Account Director chez ICF Mostra. “Cela

signifie que nous organisons des événements avec une approche intégrée, où la créativité et la stratégie jouent un rôle majeur. Pour nous, un événement débute bien avant sa date réelle et se termine bien après. Nous lançons des événements qui font partie d’une campagne plus vaste, dans lesquels le groupe cible est réellement ‘impliqué’ de sorte que les gens deviennent les ambassadeurs du message que le client veut faire passer. Ils ne le feront pas s’ils ne sont pas convaincus par le contenu. C’est pourquoi ce contenu doit être intégré dès le départ. Un ‘smart event’ commence par un plan bien pensé. Nous définissons plusieurs points d’accroche via lesquels nous pouvons toucher émotionnellement le participant, pour en faire l’ambassadeur de notre message.”

PLANNING STRATÉGIQUE Là où d’autres se contentent d’exécuter un briefing, ICF Mostra voit beaucoup plus loin. “Si vous voulez seulement faire la promotion de votre dernier produit, nous ne

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sommes pas la meilleure agence”, ajoute Caroline Danloy. “Notre spécialité est d’aider à faire passer un message complexe. Nos planificateurs stratégiques sont impliqués très tôt dans le projet. Nous faisons des recherches et nous aidons nos clients à produire un briefing. Ils réfléchissent aux groupes cibles et aux messages clés. Nous essayons de mettre en place une réflexion stratégique dès le départ. Comment le projet peut-il évoluer? Et comment peut-il être mis en oeuvre? Le travail de réflexion et de recherche peut aider à mettre directement le projet sur la bonne voie.”

ÉQUIPE ET RÉSEAU IMPRESSIONNANTS Pour mettre tout cela en place, ICF Mostra peut compter sur une impressionnante organisation. “170 personnes travaillent ici, au siège social de Bruxelles”, explique Marius Wulferding. “L’équipe événementielle compte environ 20 personnes. D’autre part, nous collaborons aussi avec de nombreux freelances et partenaires. Notre organisation est donc capable de gérer des événements à grande échelle.

En outre, nos forces sont encore décuplées par notre étroite collaboration avec Anniek De Vlieger, qui a 20 ans d’expérience dans le design et l’organisation d’événements corporate, en Belgique et à l’étranger. Pour terminer, notre équipe est également très internationale. Nous avons 25 nationalités au sein de l’équipe et nous comprenons bien les différences culturelles, ce qui nous permet d’adapter éventuellement certains éléments en fonction du lieu. C’est important quand vous essayez de faire passer un message. Grâce à notre expérience et notre réseau, nous pouvons facilement développer nos événements dans plusieurs pays. En Europe ou ailleurs dans le monde.”

INTÉGRATION DE LA TECHNOLOGIE Malgré l’évolution technologique fulgurante, ICF Mostra est convaincu que la communication live est encore promise à un bel avenir. “L’organisation d’événements physiques reste un élément crucial de la communication pour nos clients”, affirme Babak Hosseiny. “Ils veulent construire des relations, nouer

de nouveaux contacts, favoriser la fidélité et consolider leurs marques. C’est pour cette raison que le networking, l’interactivité authentique et une communication claire et transparente dans le monde réel gardent une telle importance. Les applications numériques peuvent y apporter un complément utile. La technologie est un terrain fantastique, qui peut vous aider à diffuser votre message. Les gens sont évidemment fascinés par la technologie ellemême - pensez à la Réalité Virtuelle ou aux hologrammes, par exemple - mais le message, le contenu doit rester central. Les réseaux sociaux jouent également un rôle important dans la transmission d’un message. Ils aident les participants à partager très rapidement leurs émotions et leurs questions.”

NOUVELLES POSSIBILITÉS Dans son approche du marché corporate, ICF Mostra veut en premier lieu s’adresser aux organisations internationales établies à Bruxelles ou aux entreprises belges orientées vers l’international. “Notre objectif est maintenant d’étoffer et diversifier notre portefeuille de clients. On voit énormément de similitudes entre les besoins de nos clients actuels et ceux du secteur corporate. Tous veulent tisser un lien de confiance avec les citoyens et les consommateurs. Nous sommes impatients de venir présenter personnellement notre méthodologie et notre manifeste ‘smart events’ aux entreprises intéressées”, conclut Marius Wulferding.

www.mostra.com/smart-events smartevents@mostra.com

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BEA AWARDS

LANCEMENT DE L’ÉDITION 2019 Les inscriptions des meilleurs projets de communication live viennent de s’ouvrir et, avec elles, la route menant à la 21e cérémonie de remise des BEA Awards. Celle-ci se tiendra à Malines le 27 mars 2019.

EVENT MASTERS À LA MANŒUVRE

, 2, 1… C’est parti pour une 21e édition des BEA Awards, qui s’inscrit comme une version 2.0 de la compétition. Comme annoncé précédemment, les formules de la compétition et de la soirée ont été revues suite à une consultation de différents représentants du secteur. Si le mois de septembre a été marqué par plusieurs réunions des partenaires afin de dessiner les grandes lignes de l’organisation ‘malinoise’ des BEA, le mois d’octobre est marqué par le lancement concret de la compétition.

BEA 2019 La compétition sera avant tout caractérisée par la traduction d’un souhait exprimé depuis quelques années par les agences en général: ‘Moins de trophées pour donner plus de valeur aux BEA Awards’. Concrètement, les awards de bronze et d’argent disparaîtront dans toutes les catégories. Seuls des trophées d’Or seront donc remis dans les catégories retenues: B2B, B2C, B2Gov et B2E (avec ‘E’ pour ‘Enterprise’, ndlr). En contrepartie, et pour que chaque opération conserve une chance de décrocher un prix - quel que soit son budget -, le jury pourra décerner des prix spéciaux à des événements qui se seront distingués sur un aspect bien défini: ROI, concept créatif, activation, innovation,… Exit également les BEA Catering Awards, qui ne seront plus renouvelés dans le cadre de la compétition.

D’un côté pratique, le grand changement de l’année concerne la planification des BEA Awards, qui se dérouleront sur une journée entière, celle du mercredi 27 mars. En journée, le Congres – en erfgoedcentrum Lamot accueillera la présentation des projets finalistes, assortie d’un programme à vocation éducative et inspirante. Ensuite, les participants rejoindront le Nekkerhal en navette pour assister à la cérémonie de remise des awards. Comme les autres années, les présentations des projets s’effectueront en ‘live’ devant le jury, à cette différence près qu’elles seront aussi ouvertes à toute personne désireuse d’y assister. Un excellent moyen de découvrir les meilleurs projets de l’année en détails! Plusieurs exposés de speakers sont également prévus, mais à l’heure de mettre ce numéro sous presse, le programme de la journée devait encore être précisé et sera communiqué au fil des confirmations. Au Nekkerhal, où se tiendra la 21e cérémonie des BEA Awards, les habitués de la compétition pourront là encore s’attendre à un nouveau concept de show et d’after-party.

Après avoir tenu la barre des BEA Awards pendant 3 années, l’agence Bevas Events cèdera le flambeau à ses confrères d’Event Masters, qui aura pour mission d’organiser la journée et la soirée des BEA Awards 2019, selon un nouveau concept (voir ci-contre). «C’est avec un certain pincement au cœur que la transition se fait,» expliquent les organisateurs des BEA Awards. «Il faut avoir été à la place de l’agence organisatrice pour comprendre la complexité de ce genre d’événement, qui existe par la bonne volonté du secteur. Dans pareil contexte, il est impossible de se cacher derrière un masque, et nous n’avons découvert que des personnalités compétentes et positives chez Bevas. Aujourd’hui, la mission d’Event Masters sera un peu différente, mais les challenges ne seront certainement pas moindres.» Les inscriptions des projets se sont ouvertes le 19 octobre et seront clôturées le 15 novembre 2018. Ces inscriptions s’effectuent en ligne, sur le site bea-awards.be.

BEA AWARDS 2019: LES GRANDES DATES Inscriptions des cases: 19/10/2018 – 15/11/2018 Rentrée du matériel d’évaluation: 19/11/2018 – 21/12/2018 1e tour d’évaluation online par le jury: janvier 2019 Communication des finalistes: début février 2019 Défense publique des projets: 27 mars 2019 (Congres – en erfgoedcentrum Lamot) Cérémonie des BEA Awards: 27 mars 2019 (Nekkerhal)

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LA VILLE DE MALINES ACCUEILLERA LES BEA AWARDS EN 2019… ET 2020 La ville de Malines accueillera les éditions 2019 et 2020 des BEA Awards. La 21e cérémonie de remise des trophées récompensant les meilleures opérations de communication live se tiendra le 27 mars 2019.

es BEA Awards ont quitté la ville de Gand pour établir leurs quartiers généraux à Malines durant les deux prochaines années. Si l’événement voit sa formule revisitée suite à une consultation des parties prenantes du secteur de l’événementiel B2B, il conserve son caractère itinérant. L’été dernier, la Ville de Malines, le bureau de congrès Meet in mechelen (Toerisme Mechelen) et le Nekkerhal ont unis leurs forces pour attirer l’événement chez eux en 2019 et 2020. Le Congres – en erfgoedcentrum Lamot, l’Association des hôteliers de Malines (MHA), le Kasteel Tivoli et Technopolis s’engagent également à contribuer au projet. Pour les acteurs MICE de la ville, l’accueil des BEA Awards sera l’occasion de mettre en avant les différentes démarches entreprises en vue de développer le tourisme d’affaires à Malines.

Bart Somers, Bourgmestre de Malines: “Ces dernières années, Malines a énormément progressé en tant que ville de congrès. Le centre Lamot se classe d’ailleurs dans le top 4 des meilleurs centres de congrès du pays. En organisant les BEA Awards à Malines, nous soulignons l’importance et la position dominante de la ville dans le secteur des événements d’entreprise. Malines a la place, les infrastructures et les atouts pour. Il m’arrive de dire que Malines est à la fois la plus petite métropole et le plus gros village de Flandre. Cela fait partie du charme unique qui caractérise notre ville.» «Nous avons été immédiatement frappés par la détermination, l’enthousiasme et la réactivité de nos interlocuteurs malinois,» expliquent les organisateurs des BEA Awards. «Nous en sommes encore aux prémices de l’événement, et beaucoup d’éléments doivent encore se mettre en place, mais il est évident qu’il règne à Malines une ferme volonté de montrer tout le potentiel de la ville aux participants. Nous en sommes donc déjà convaincus: ceux-ci peuvent s’attendre à (re)découvrir la ville sous une toute nouvelle perspective événementielle.» Plusieurs acteurs du tourisme d’affaires malinois ont par ailleurs exprimé le souhait de confier la coordination générale

des BEA Awards à une agence d’événements locale. Pour Event Masters (Willebroek), qui endosse cette mission, le défi sera de taille. Après une édition-anniversaire Communiqué de presse certes très réussie, le comité des BEA Awards s’attend en effet à ce que cette nouvelle édition marque le coup d’envoi d’un nouveau format d’événement sectoriel: un format à la fois instructif, inspirant, innovant et fédérateur. Bert Knuts, CEO Event Masters: «C’est avec un enthousiasme débordant qu’Event Masters va s’atteler à l’organisation des BEA Awards à Malines. Nous sommes résolus à donner un nouvel élan à la ‘grand-messe du secteur événementiel’, en laissant autant de place au contenu qu’au divertissement. Event Masters fête également ses 25 ans l’année prochaine et nous voyons cela comme une occasion (supplémentaire) de faire profiter l’ensemble du secteur de notre savoir-faire. Ce sera une édition à ne pas manquer!» La journée du 27 mars 2019 sera subdivisée en deux volets: la présentation ‘live’ et publique des projets finalistes au Congres-en erfgoedcentrum Lamot en journée; celle-ci sera suivie au Nekkerhal par la cérémonie de remise des trophées et de la soirée annuelle des BEA Awards. Les projets en lice pour les BEA Awards pourront être rentrés du 19 octobre au 15 novembre 2018. Le matériel de présentation destiné aux évaluations devra être rentré avant le 21 décembre 2018. www.bea-awards.be

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DE L’INTÉGRATION DE L’EXPÉRIENCE CLIENT À L’ENGAGEMENT DES PARTICIPANTS

Gerd De Bruycker

Jan-Jaap In der Maur

Tuija Seipell

Le Bea World Festival a dévoilé son programme de speakers Le Festival Bea World, qui se tiendra à Coimbra (Portugal) du 21 au 24 novembre prochain, a dévoilé son programme de speakers. Avant-goût…

un mois de l’ouverture des portes du mondial de l’événementiel B2B, les organisateurs du festival ont dévoilé leur programme d’exposés du 23 novembre, soit le lendemain des défenses de projets. Le tout et en prélude à la soirée de remise des ‘éléphants d’or’.

Au total, 14 exposés sont prévus la journée du 23, peu avant la cérémonie de remise des prix durant laquelle, on l’espère, la Belgique se distinguera après une année de disette.

Parmi ce panel d’intervenants où l’on retrouve une étonnante proportion de Néerlandais, on épinglera l’exposé de Tuija Seipell, keynote speaker canadienne. Intitulée ‘The curse of knowing: How what we know keeps us from seeing solutions’, son intervention s’intéressera aux raisons pour lesquelles les connexions émotionnelles et les expériences clients sont prédominantes dans notre monde. Sa réflexion portera aussi sur la manière de créer ces connexions, en partant du point du vue du client, afin d’optimiser les processus de fidélisation.

Pour cette édition, ADC Group, l’organisateur du festival, a aussi prévu quelques nouveautés concernant les catégories de prix. Ainsi, les deux catégories d’événements B2B et B2C ont été subdivisées en deux sous-catégories tenant compte des budgets des événements (moins de 500.000 et plus de 500.000 euros), et ce afin d’affiner les critères de comparabilité. Autre nouveauté: la catégorie Media Event récompensera les meilleurs événements destinés à la presse.

Côté belge, Gerd De Bruycker, directeur marketing Northern Europe de Cisco Systems, approfondira le thème de l’utilisation des données afin de créer des expériences plus personnalisées. Juste avant le lunch, son exposé soulignera l’importance de la communication live dans la sphère du marketing. Il explorera aussi la manière de planifier des trajets clients individuels dans les stratégies de communication et dans le cadre d’événements. ‘Les intervenants sont importants mais ne constituent pas le centre des meetings (…) On veut des événements riches en contenu et en énergie. Nous allons donc vous apprendre comme rendre vos programmes plus vivants, de même que la façon d’accroître l’engagement de vos participants.’ Avec de tels propos, l’exposé du Néerlandais Jan-Jaap In der Maur planifié l’après-midi a tout intérêt à tenir ses promesses. D’autant qu’il s’intitule ‘How to avoid death by boredom’…

DESTINATION MARKETING

La principale évolution des prix cette année réside dans la création des Best Location Awards. Ceux-ci récompenseront les meilleurs sites événementiels et les meilleures destinations ou bureaux de congrès. Ces sites seront évalués en fonction de leur capacité à accueillir différents types d’événements tels que conventions, salons, lancements de produits, etc. Dans une catégorie à part, les Best Location Awards ont également été ouverts aux agences de destination marketing, aux bureaux de congrès et aux structures de promotion territoriale dédiées au MICE. Si on peut s’attendre à des débuts timides de cette nouvelle catégorie, on peut également s’attendre à ce qu’elle devienne un cadre d’inspiration précieux pour les professionnels en charge de la promotion de villes et régions. Le festival leur donnera désormais l’opportunité de découvrir les stratégies développées par leurs homologues internationaux et, ainsi, d’explorer de nouvelles pistes dans le cadre de leurs propres activités. www.beaworldfestival.com

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AU-DELÀ DU FUN ENTRE COLLÈGUES Les entreprises souhaitant agir sur la confiance, la dynamique, la collaboration ou l’ambiance au sein de leur équipe peuvent choisir la voie du teambuilding. Mais à quoi devez-vous précisément prêter attention lorsque vous contactez une agence de teambuilding? Et quelles sont les tendances actuelles? Experience a rassemblé quatre experts afin de définir les réponses à ces questions, et à d’autres.

ébut septembre, Experience magazine a convié à Bruxelles quatre spécialistes du teambuilding: Johnny Machiels d’Event Masters, Sven Stevens d’Event Mosaic, Hendrik Vandermarliere de The Outsider et Geert Debusschere d’Ecco La Luna. Compte-rendu d’une après-midi instructive…

TRAVAILLER AUTOUR D’UN MESSAGE Nous commençons directement par dissiper un malentendu. Un teambuilding est bien plus qu’une après-midi ‘plaisante’ entre collègues. Johnny Machiels: “Beaucoup de clients confondent teamevent et teambuilding. Un team-event n’est en fait rien de plus qu’une chouette manière de passer du temps ensemble. Ce n’est que lorsque vous travaillez sur base d’un plan de communication ou d’un objectif à atteindre que l’on parle de teambuilding. Un teambuilding doit poursuivre certains objectifs. Vous devez faire passer un message. Parfois, vous demandez au client ‘quels sont précisément vos objectifs?’ et il vous répond ‘comme l’année dernière’. Mais que vise-t-on, que veut-on voir changer?”

Geert Debusschere: “Ce qui manque chez les clients, c’est qu’ils n’ont parfois aucune idée de comment ce stimulant doit s’intégrer dans un ensemble plus vaste. Quels sont les projets pour ces personnes d’ici 2 à 3 ans? Ce capital humain devrait faire l’objet d’une politique. Tant au niveau de l’équipe que de l’individu. Nous voulons accompagner les entreprises dans la planification de leurs teambuildings, de leur formation et de leur divertissement. Quelle est la volonté derrière le tout, quand est prévu le prochain stimulant et comment coupler le plan de développement personnel de ses collaborateurs à l’équipe?” Hendrik Vandermarliere: “Cela revient à comprendre ce que veut précisément le client. Cherche-t-il simplement un intermède de détente informel ou veut-il y intégrer des objectifs spécifiques? Cela peut prendre des formes très variées: une action marketing, améliorer la communication entre les départements, une journée famille, un meetincentive, un objectif social ou mettre en avant les valeurs de l’entreprise… Si on souhaite y associer effectivement des changements de comportement avec une fondation théorique, nous le redirigeons alors volontiers vers une agence de formation. Nous pouvons

Sven Stevens: “Chez nous aussi, on constate fréquemment que les clients n’ont rien de précis en tête. Souvent, ils vous disent ‘faites quelque chose pour ce budget’. Rares sont les entreprises à dire: ‘nous voulons ce teambuilding parce que nous en sommes là et que nous voulons aller ici’.” Geert Debusschere: “Effectivement, il faut discuter avec le client et le questionner progressivement pour avoir une idée de ce qu’il veut atteindre.” Johnny Machiels: “Nous avons aussi régulièrement des clients qui disent: je veux ce concept. Mais il se peut que le concept en question ne corresponde pas à l’objectif visé. Nous avons 70 concepts dans notre portfolio, mais ils sont tous différents en termes de dynamique et de l’objectif qu’ils permettent d’atteindre. C’est pourquoi nous écoutons d’abord le client, ce qu’il veut précisément. Une entreprise doit avoir un planning à plus ou moins long terme. C’est dans ce cadre qu’il faut envisager les teambuildings.”

Johnny Machiels

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éventuellement aider à faire correspondre les demandes posées avec cet objectif, en concertation avec les coaches.”

BUDGET RÉALISTE Un teambuilding réussi n’a pas seulement besoin d’un message clair, il faut aussi pouvoir travailler avec un budget réaliste. Geert Debusschere: “Ces dernières années, les budgets consacrés aux teambuildings sont à nouveau un peu plus élevés. Après la crise, la circonspection était de mise et on préférait faire certaines choses en interne. La tendance semble aujourd’hui s’inverser. D’un autre côté, il y a encore des entreprises qui ne comprennent pas qu’avec 25 euros, on ne peut pas faire beaucoup plus qu’une partie de bowling et un spaghetti. Récemment, un client voulait rogner sur le verre de bienvenue mais on constate que c’est vécu comme une petite déception par les participants et ce dès le début de la journée.” Johnny Machiels: “Notre tâche est de bien faire comprendre à la personne de contact quand un budget est irréaliste. Et quand le budget est tout juste suffisant, vous devez expliquer clairement qu’il ne faut pas attendre un teambuilding super haut de gamme. La perception d’un participant est très importante. Un teambuilding peut être excellent, si le repas après n’est pas bon, c’est ce qu’on retiendra principalement.” Sven Stevens: “Il est important de bien expliquer le budget et de statuer clairement sur ce qui est possible ou non. Si vous faites bien le détail, le client comprend pourquoi on arrive à un certain montant et il est plus prompt à l’accepter. Car souvent, il ne se représente pas tout le travail nécessaire.” Hendrik Vandermarliere: “Avec The Outsider, nous avons délibérément choisi de travailler sur des sites événementiels propres. Cela nous permet de pratiquer des tarifs plus doux car beaucoup de choses sont déjà présentes sur place. Nous n’avons pas besoin d’avoir recours à de la logistique ou des ac-

Sven Stevens

tivités externes, ce qui nous permet d’économiser sur les frais et les commissions. Si le client préfère tout de même un lieu externe, le prix est évidemment différent.”

IMPACT DURABLE Un teambuilding réussi peut avoir un impact sérieux sur l’équipe et l’entreprise. Johnny Machiels: “L’année dernière, nous avons été contactés par une entreprise confrontée à un problème spécifique: certains collaborateurs étaient trop silencieux lors des réunions et se tenaient en retrait. Nous y avons consacré toute une journée et une des activités était une initiation au haka. Et c’est resté: apparemment, il leur arrive parfois de commencer une réunion par un haka, pour retrouver cette dynamique. Les effets de ce teambuilding perdurent donc encore après un an.” Sven Stevens: “C’est chouette de voir les gens participer à la création d’une histoire tout au long de la journée. Quand on compare le début et la fin d’une journée, on voit que les gens se sont rapprochés, qu’ils ont partagé une expérience.” Johnny Machiels: “Nous ne prétendons pas changer les comportements en une après-midi, bien sûr. Tout ce que nous pouvons espérer, c’est éveiller quelque part une conscience. Si nous pouvons atteindre ça, c’est déjà un grand pas. Ensuite, on peut encore passer aux formations, etc.” Geert Debusschere: “Parfois, un teambuilding est supprimé pour raison budgétaire mais les entreprises doivent aussi réaliser les coûts quand on n’organise pas quelque chose. L’impact que ça a quand vous dites à votre personnel: cette année, nous n’investissons pas dans un événement d’équipe. Quand les temps sont difficiles, il faut oser investir.” Sven Stevens: “Les teambuildings offrent de beaux moments qui marquent les mémoires. ‘L’année dernière, on a fait ça,

Geert Debusschere

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l’année d’avant, c’était ça...’. Souvent, les participants en parlent pendant des années. Il ne faut pas sous-estimer l’impact d’un teambuilding.” Hendrik Vandermarliere: “Tout l’art consiste évidemment à être créatif et à continuer à innover. C’est notre job de repérer les nouveautés: salons, étranger, intuition, oser réfléchir et rêver.” Johnny Machiels: “L’ambiance de travail est importante pour la productivité. Certaines entreprises en ont bien conscience et créent un cadre agréable mais d’autres ne s’en préoccupent pas du tout. Pensez à votre équipe, croyez en elle, ne pensez pas uniquement aux chiffres... ils suivront si l’équipe fonctionne bien.”

TENDANCES EN TEAMBUILDING Les thèmes autour desquels s’articulent un teambuilding évoluent aussi avec le temps. Geert Debusschere: “Nous notons une demande plus importante d’entrepreneuriat socialement responsable... Les gens veulent faire quelque chose qui a aussi un impact en dehors de l’équipe. Il existe de programmes sur la nature et les forêts, en rapport avec les réfugiés, etc.” Johnny Machiels: “Vous travaillez ainsi sur plusieurs niveaux: vous faites quelque chose de bien pour l’équipe mais vous rendez aussi quelque chose à la société. En outre, ces programmes ne sont pas parmi les plus chers. Il y a plus de demande mais ça ne signifie pas que c’est facile. Les ONG ne se battent pas pour ouvrir leurs bureaux à des groupes qui veulent venir en teambuilding.” Sven Stevens: “Il y a deux ans, l’énergie verte était très en vogue, avec des visites de parcs éoliens ou la conduite de voitures électriques. Aujourd’hui, cela ralentit un peu. Les tendances se succèdent rapidement. Cela dépend beaucoup de ce dont on parle aux infos et à la télévision. Je pense que le thème des déchets devrait bientôt gagner en importance.”

PRENDRE ET DONNER Au niveau du timing aussi, on note une évolution claire. Johnny Machiels: “Avant, les teambuildings avaient souvent lieu le weekend. Des meetings de deux jours et une journée de teambuilding. Aujourd’hui, un teambuilding dure 2 à 3 heures. Le temps alloué a donc fortement diminué. Les gens ne veulent plus participer à des teambuildings le weekend, à l’heure actuelle, les jours de congé sont sacrés.”

un jour de congé, il faut leur donner le sentiment qu’ils reçoivent autant que ce qu’ils investissent. Ils doivent recevoir quelque chose qui vaut la peine en échange du temps consacré.” Hendrik Vandermarliere: “Nous constatons aussi que les gens se rendent moins volontiers à un teambuilding non-rémunéré le weekend. On voit un changement net dans les mentalités par rapport à il y a 10 ans. C’est ce qui fait que nous organisons aujourd’hui davantage de moments de teambuilding plus courts. Nos activités doivent être conçues et différenciées de manière à faire résonner quelque chose chez tous les participants et les encourager à s’impliquer dans le teambuilding.”

RALLIER TOUT LE MONDE Naturellement, il est important d’impliquer chaque participant dans un teambuilding. Et ce n’est pas toujours évident. Sven Stevens: “Généralement, il y a dans l’entreprise une personne responsable de l’organisation du teambuilding. On constate souvent que cette personne considère les choses uniquement de son propre point de vue et choisit une activité qui lui plaît. Alors qu’il faut prendre tout le groupe en compte.” Johnny Machiels: “Cela peut être problématique, surtout au niveau sportif. Tout le monde n’aime pas le VTT. Cela peut même être très frustrant et contreproductif. Il est donc très important de bien observer les participants. Il faut s’assurer que tout le monde puisse y trouver son compte et passer un bon moment, du jeune collaborateur IT fraîchement diplômé à la secrétaire de direction qui prend sa retraite la semaine prochaine. Tout commence par une bonne écoute pour bien définir le groupe cible et mettre en place les bons concepts pour que tout le monde puisse participer.” Sven Stevens: “L’enthousiasme n’est pas non plus toujours pareil chez tout le monde face aux activités plus ludiques. Dans une entreprise saine, vous constaterez que chacun(e) va faire de son mieux pour participer même si ça ne leur plaît pas du tout. Au final, tout le monde joue le jeu mais il faut parfois une demi-heure pour se lâcher un peu au milieu des collègues avec qui on entretient normalement des rapports sérieux.” Johnny Machiels: “Les gens n’aiment pas sortir de leur zone de confort. On en voit parfois certains à l’écart. Je vais généralement les voir pour déterminer la raison et si on peut y faire quelque chose. Mais souvent ce sont les plus enthousiaste pour attraper leur GSM à la fin de l’activité et faire un selfie.”

Sven Stevens: “Quand c’est une petite entreprise où tout le monde se connaît, je pense que c’est plus facile. Dans les grandes entreprises, c’est plus compliqué car il y a peut-être moins de contact.”

Geert Debusschere: “Souvent, le travail et le smartphone sont des freins qui empêchent de s’immerger vraiment dans l’événement. À plusieurs reprises, nous avons convenu que tous les participants devaient nous remettre leurs téléphones au début de l’activité. À chaque fois, le succès a été au rendez-vous.”

Geert Debusschere: “C’est une question d’équilibre entre prendre et donner. Si on veut que les gens se déplacent

Avec nos remerciements à tous les participants et à Emirates pour la mise à disposition du lieu.

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EXPÉRIENCE UNIQUE ET SEREINE À L’ÉTRANGER Les entreprises sont nombreuses à rechercher des moyens supplémentaires de fidéliser leur clientèle ou de motiver leurs collaborateurs. Un voyage incentive peut vous y aider. Curieux de savoir ce que les entreprises peuvent attendre d’un tel incentive, Experience Magazine a organisé une table ronde avec cinq spécialistes du domaine.

utour de la table, des représentants de cinq références du marché, ayant chacun des spécialités différentes: Lieve Daniëls d’magine Travel, Olivier Van de Vijver d’Xperience, Thibaud Schoonvaere de D’M&S, Aline Van Houdt de JADA events et Jan Vandenbranden de la compagnie aérienne Emirates.

Thibaud Schoonvaere: “D’M&S a étoffé son offre incentive afin d’étendre ce service à nos key-accounts. Au niveau créatif, nous voulons aller plus loin que la DMC locale, et pour cela, nous pouvons compter sur notre département communication. 2019 s’annonce intense pour nous au niveau incentive.” Aline Van Houdt: “JADA events reçoit aussi de plus en plus de demandes d’incentives de la part de clients récurrents. Pour y répondre, ils m’ont recruté car j’ai

Thibaud Schoonvaere

énormément d’expérience dans ce domaine. Toutefois, nos clients événementiels ne sont pas les seuls à nous solliciter pour un incentive, de nouveaux clients viennent s’y ajouter, par exemple après avoir vu sur Facebook que nous faisons aussi des incentives.” Olivier Van de Vijver: “Xperience fait exclusivement de l’incentive. Nous collaborons avec plusieurs agences événementielles, sollicitées par leurs clients pour ce type de projet et qui ne veulent pas partir de rien. Nous avons des accords clairs avec ces agences et cela se passe très bien. Mais nos plus gros clients restent toujours les entreprises que j’ai prospectées moi-même.” Lieve Daniëls: “Imagine Travel a récemment démarré un département incentive. Pour ce segment des voyages,

Aline Van Houdt

nous voulons nous concentrer davantage sur la collaboration avec les agences événementielles. Nous nous focalisons sur le volet logistique des voyages, laissant la partie créative à l’agence événementielle. Imagine Travel est spécialisé dans l’Asie, le Moyen-Orient, l’Europe du nord, et la Russie mais via le groupe général Travel by Excellence, nous bénéficions aussi d’une longue expérience en Amérique du nord et du sud et en Afrique. Nous disposons donc d’un incroyable trésor de connaissances internationales sur différentes destinations, qui peuvent nous être utiles au niveau incentive.”

VOYAGE AVEC UN BUT Les principaux clients demandeurs d’incentives proviennent, d’après notre panel, de secteurs comme la construction, l’automobile, le domaine pharmaceutique et IT.

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Thibaud Schoonvaere: “Souvent, les entreprises emmènent leurs clients ou leurs collaborateurs pour les motiver ou les récompenser. ‘Liez-les durablement à nous par le biais d’une expérience inoubliable. Veillez à ce que nous revenions ‘connectés’.’” Olivier Van de Vijver: “Il est important que les entreprises comprennent pourquoi on invite ces gens. ‘Quel est le but de ce voyage?’ En fait, les clients sont encore nombreux à ne pas pouvoir répondre.” Aline Van Houdt: “Un client doit savoir avec quel sentiment on veut revenir. Si cela a été bien réfléchi au préalable, nous pouvons directement en tenir compte. Souvent, les incentives accompagnent un volet officiel, par exemple une réunion commerciale internationale.” Olivier Van de Vijver: “Une autre possibilité est de combiner l’incentive à un congrès. La partie ‘sérieuse’ s’impose plus ou moins, surtout d’un point de vue fiscal.”

GAGNER LA CONFIANCE Décrocher un contrat pour un incentive semble souvent une question de confiance et d’un bon contact personnel. Même si les agences d’incentives se re-

Olivier Van de Vijver

trouvent aussi confrontées à des pitches de taille excessive. Aline Van Houdt: “Les grandes entreprises se sentent parfois puissantes et s’autorisent dès lors à pitcher jusqu’à 5 ou 6 agences. Ce qui conduit évidemment à beaucoup de travail perdu.” Olivier Van de Vijver: “Si je n’ai pas 60% de chances de réussite, je ne me lance pas. Une offre demande beaucoup de temps et d’argent. Trois agences, je trouve encore ça acceptable quand il s’agit d’un grand projet. Mais il faut jouer franc jeu. Je n’envoie jamais rien si je ne peux pas venir présenter personnellement ma proposition.” Thibaud Schoonvaere: “Tout à fait d’accord. La finesse d’un projet, c’est quelque chose que vous devez pouvoir transmettre personnellement. En outre, en tant que responsable de projet, vous endossez le rôle d’ambassadeur de votre client pour une durée de 4 à 5 jours. Vous êtes le point de référence du groupe. Si ça ne ‘clique’ pas, ça ne marche pas.” Aline Van Houdt: “Dans le contact personnel, vous ressentez aussi davantage l’enthousiasme du client par rapport aux différents aspects de l’incentive. Cela aide à déterminer sur quoi se concentrer.”

Lieve Daniëls

Lieve Daniëls: “Le lien de confiance entre l’entreprise et la personne de contact de l’agence d’incentive est crucial.” Aline Van Houdt: “La confiance, c’est la base. Les entreprises sont souvent liées à la personne qui organise l’incentive pour elles, plutôt qu’à l’agence.” Olivier Van de Vijver: “En fait, une entreprise d’incentive n’a pas de valeur en soi, ce sont les gens qui apportent la valeur ajoutée.” Thibaud Schoonvaere: “En effet, c’est souvent la motivation de la personne de contact qui fait la différence.”

“LA PRÉPARATION EST ESSENTIELLE” La réussite d’un voyage incentive dépend de sa préparation minutieuse. Rien n’est laissé au hasard. Thibaud Schoonvaere: “Les participants nous appellent parfois l‘’accompagnateur du voyage’. Mais ils ne se rendent pas compte que cela fait des mois que nous préparons le projet. Un bon repérage est indispensable.” Olivier Van de Vijver: “Quand on fixe un voyage à un endroit où vous n’êtes encore jamais allé, la première chose à faire, c’est de sauter dans un avion et

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Thibaud Schoonvaere: “Vous avez l’opportunité de faire des choses que vous ne pourriez pas faire en tant que touriste, simplement parce que vous n’avez pas les partenaires pour.”

Jan Vandenbranden

d’observer la situation sur place. Quand vous préparez bien un incentive, vous ne devez y aller que pour rester à l’écoute du client. La préparation est essentielle.” Lieve Daniëls: “Vous devez aussi guider votre client. Car quand il formule ses attentes, souvent, il ne pense pas aux jours des vols, aux distances, etc. Notre tâche est d’intégrer ces aspects pratiques.” Thibaud Schoonvaere: “Par ailleurs, il est important de travailler avec des partenaires locaux fiables. Car vous devez pouvoir réellement compter sur eux quand c’est nécessaire.”

DESTINATION ET PROGRAMME Il est impossible de discuter de toutes les destinations possibles. Toutes les régions du monde ou presque peuvent offrir un voyage incentive réussi. Il faut donc faire le bon choix en fonction des attentes du client. Olivier Van de Vijver: “Nous constatons que les directions exigent de plus en plus que l’incentive se fasse dans l’UE. C’est parfois dommage car les voyages hors Europe ne sont pas toujours plus onéreux. Le vol est peut-être plus cher mais la destination elle-même peut être moins chère.” Aline Van Houdt: “On s’efforce aussi de proposer quelque chose de différent de ce que tout le monde a déjà vu. Il y a par exemple de nouvelles destinations intéres-

santes en Europe de l’est, qui sont parfaites pour les incentives. L’inconvénient, c’est qu’il y moins de vols pour s’y rendre. Les incentives en dehors de l’UE sont réservés à des occasions spéciales, pour lesquelles ont libère un budget supplémentaire.” Thibaud Schoonvaere: “On note que le vol doit de préférence se limiter à 3 ou 4 heures. Mais cela peut être moins, à condition de trouver quelque chose qui corresponde bien à l’entreprise. À Stockholm, par exemple, on peut faire un ‘rooftop tour’. C’est idéal pour une entreprise de toiture. Vous proposez une chouette expérience, relativement proche et en phase avec l’entreprise. Outre la destination, la taille du groupe est à considérer avec attention. Voyager 15 fois avec 20 personnes, ce n’est pas du tout la même chose que de voyager une fois avec 300 personnes.”

FAIRE LA DIFFÉRENCE, JUSQUE DANS LES MOINDRES DÉTAILS Tous les organisateurs d’incentives rassemblés autour de la table soulignent l’importance d’offrir une véritable expérience aux participants. Et chaque élément - jusqu’au plus petit détail - peut faire la différence. Olivier Van de Vijver: “La question n’est plus d’offrir un luxe ultime, mais un ressenti. Un barbecue dans un cadre unique à la plage, par exemple, a été mieux reçu que le dîner dans un restaurant étoilé le lendemain.”

Jan Vandenbranden: “L’expérience commence dès le moment où vous arrivez à l’aéroport, en fait. Nous essayons de nous distinguer en prévoyant, par exemple, un comptoir d’accueil séparé avec le nom de l’entreprise, un accueil à bord avec un personnel de cabine néerlandophone ou francophone ou encore des cupcakes avec le logo de l’entreprise. Le vol Emirates va certainement contribuer à l’expérience globale qui fera le succès du voyage incentive.”

VOYAGER L’ESPRIT TRANQUILLE Les participants à un incentive doivent pouvoir profiter de l’expérience l’esprit complètement tranquille. C’est à l’agence chargée de l’incentive de prendre en charge tout le côté pratique. Thibaud Schoonvaere: “Mes amis me disent souvent: ‘Toujours en voyage, quel boulot agréable!’. Mais au bout d’un tel voyage, vous êtes exténué. Nous sommes toujours soulagés quand nous revenons avec un groupe et que tout s’est bien passé.” Aline Van Houdt: “C’est vrai. Vous portez toute la responsabilité depuis le matin au petit-déjeuner jusqu’au soir après la dernière activité. Il faut toujours un peu de temps pour s’en remettre.” Thibaud Schoonvaere: “Pendant le voyage, vous devez libérer le client et tout le groupe de tout souci. Car l’effet de groupe les transforme souvent en ‘moutons’. Ils laissent tous leurs soucis à la maison et attendent que vous régliez tout pour eux. Vous devez donc leur rappeler certains aspects pratiques. Comme par exemple les frais de données mobiles. Un simple avertissement peut éviter pas mal de problèmes.” Avec nos remerciements à tous les participants et à Emirates pour la mise à disposition du lieu.

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“NOTRE OBJECTIF: DES INCENTIVES QUI SURPASSENT LES ATTENTES” Xperience développe et organise des voyages incentive en Europe et dans le monde entier, dont les deux ingrédients majeurs sont créativité et ressenti. Du désert africain à l’Extrême-Orient, partout les participants vivent une expérience inoubliable, totalement personnalisée. Le directeur de la société, Olivier Van de Vijver, nous parle plus en détail de la recette qui a fait le succès d’Xperience et de la nouvelle appli Appendee.

Pour l’équipe d’Xperience, chaque projet d’incentive est un défi. “Nous sommes fiers de pouvoir dire qu’aucune demande n’est trop grande ou trop difficile pour nous. Pour être sûrs de surpasser les attentes, nous commençons par écouter attentivement le client, ses objectifs, ses attentes et ses besoins. Ensuite, nous réalisons une analyse poussée et nous construisons étape par étape un plan d’action garantissant le succès du projet.”

EXPÉRIENCE, NETWORKING ET PRÉPARATION Avec huit ans au compteur, Xperience est encore une entreprise relativement jeune mais l’équipe gravitant autour d’Olivier Van de Vijver possède une solide expérience. “Nous connaissons très bien nos destinations et partout dans le monde, nous pouvons compter sur un solide réseau de contacts locaux. De surcroît, les préparatifs sont extrêmement minutieux, de façon à ce que le client n’ait à se soucier de rien. Préparation, présentation, accompagnement - tout est 100% géré en interne par nos propres collaborateurs.”

OBJECTIF: L’ÉMERVEILLEMENT En choisissant de travailler avec Xperience, vous pouvez compter sur un programme original et créatif pour votre voyage. “Il n’y rien que notre équipe préfère que de faire vivre des choses uniques aux gens, grâce à une organisation des plus originales. Des expériences que vous ne feriez pas forcément en tant que particulier. Un dîner dans un lieu exclusif, une performance inattendue d’un artiste, un hébergement original... Nous exploitons tous les atouts possibles pour créer l’émerveillement chez les participants.”

EXPÉRIENCE PERSONNALISÉE Un voyage incentive signé Xperience est en outre toujours entièrement personnalisé. “Ce n’est pas Xperience qui est au centre de l’attention pendant le voyage, mais bien l’entreprise et le logo du client. Cette personnalisation s’étend jusque

dans les plus petits détails. Tous les participants ont en plus accès à une appli pour smarphone totalement personnalisée (Native App disponible dans l’App Store et sur Google Play), reprenant toutes les informations liées au voyage.”

APPLI INTERACTIVE AUSSI POUR LES COLLÈGUES L’appli Appendee d’Xperience est également commercialisée pour les collègues du marché belge. “L’appli est entièrement interactive et peut servir avant même le début du voyage, en guise de teaser. Nos participants apprécient déjà énormément cette appli car elle leur permet d’avoir à portée de main toutes les informations pratiques, telles qu’horaires, adresses, cartes et même codes wifi. L’appli permet aussi de consulter les profils de ses compagnons de voyage, de partager des photos au sein du groupe et même d’envoyer des messages”, conclut Olivier Van de Vijver.

XPERIENCE TICE Olivier Van de Vijver / Mail: Olivier@x-perience.be / Tel: +32 (0) 9 277 00 09

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UNIQUEST: APPLICATION INTERACTIVE SUR MESURE POUR LES INCENTIVES L’agence UniQuest est spécialisée dans l’organisation d’incentives, congrès et événements à l’étranger. Son but est d’offrir aux entreprises une expérience unique, jusque dans les moindres détails. Depuis cette année, UniQuest propose d’emblée à ses clients une application personnalisée interactive, rassemblant toutes les informations importantes sur smartphone. Le directeur Jeroen Cauwelier nous explique les avantages d’un tel incentive sans support papier...

orsque l’on part en voyage incentive ou à un congrès, on apprécie naturellement avoir plus d’informations sur les activités et les lieux visités. “Autrefois, nous nous rendions dans les aéroports avec des caisses remplies de livrets de programme, de brochures, etc. Nous voulions mettre en place une approche plus efficace, tout en réduisant notre empreinte écologique. Nous avons abandonné le papier pour rassembler tout de manière limpide dans une application unique. Il existe certes des applis standards mais elles ne sont jamais correctement ciblées pour les incentives ou les teambuildings à l’étranger et elles sont relativement chères, de surcroît, surtout pour les groupes de petite/ moyenne taille. C’est pourquoi nous avons développé notre propre appli, sur base de notre pratique quotidienne des incentives, que nous mettons gratuitement à la disposition de nos clients.”

PERSONNALISATION Comme il s’agit d’une création interne d’UniQuest, l’appli peut être personnalisée pour chaque client. “Quand nous organisons un voyage, nous habillons notre appli du style maison, des couleurs et des

logos du client, pour qu’elle soit un véritable prolongement de sa communication. Les participants, qui peuvent télécharger l’appli gratuitement via l’Appstore ou Google Play, reçoivent un identifiant et un mot de passe personnel et peuvent compléter leur profil. Les participants peuvent consulter le profil de leurs compagnons de voyage et même discuter entre eux via une fonction de chat.”

UN TRÉSOR D’INFORMATION D’autre part, l’appli rassemble évidemment toutes les informations concernant le voyage: données du vol, programme, hôtels et même les mots de passe wifi des différents lieux fréquentés. “Les différents lieux sont indiqués sur une carte numérique et accompagnés de photos et d’itinéraires. Tout est organisé de manière claire et pratique. Jusqu’au calculateur de taux de change qui peut venir à point. Il suffit de télécharger l’appli une fois pour pouvoir consulter les informations de base en permanence, même sans connexion internet. Pour les mises à jour, nous devez naturellement vous connecter à internet mais les occasions de le faire ne manquent pas, généralement.”

PARTAGE DE CONTENU SÉCURISÉ L’appli laisse également une grande place à l’interactivité. “Deux fois par jour, nos collaborateurs chargent des photos des activités terminées dans l’appli. L’appli a également un event feed, où les participants peuvent uploader leurs propres photos

et vidéos et les partager avec leurs compagnons de voyage, qui peuvent laisser leurs réactions. Évidemment, la sécurité est ici prioritaire. L’appli est conforme au RGPD et fonctionne en circuit fermé, dont le contenu est uniquement accessible aux participants. Il y a toutefois un module qui peut être utilisé pour informer les collègues et la famille au pays.”

FEEDBACK Comme il s’agit d’une appli native, il est aussi possible d’envoyer des messages push. “C’est particulièrement pratique pour annoncer les changements de programme. Nous pouvons aussi programmer des géorepérages, afin, par exemple, d’envoyer un message de bienvenue aux participants lorsqu’ils arrivent à l’aéroport. L’appli sert également à demander le feedback des participants. Pendant le vol de retour, les voyageurs reçoivent un message leur demandant une brève évaluation, ce qui fait que le client reçoit directement une première estimation de comment le voyage a été vécu.”

EFFICACITÉ L’appli est proposée d’emblée aux clients incentive d’Uniquest depuis cette année. “Actuellement, UniQuest est une des rares agences du Benelux à intégrer (gratuitement) de manière standard à ses services ce type d’application interactive personnalisée. De notre point de vue d’organisateur, nous constatons que les informations passent beaucoup mieux via l’appli que sur papier. C’est plus efficace, plus esthétique et plus interactif. De nombreux clients utilisent déjà l’appli avant l’événement, pour susciter la curiosité des participants, leur donner un avant-goût du parcours et finalement leur permettre de s’enregistrer et de s’inscrire pour le voyage/l’événement. Les réactions sont d’ailleurs très positives”, conclut Jeroen Cauwelier.

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GIBBON REND LA TERRASSE O2 PARFAITEMENT CONFORME AU RGPD

Du mai à juillet, La Terrasse O2 a une fois encore fait souffler un vent de vacances sur la capitale. Ce site événementiel estival situé dans le Bois de la Cambre est une initiative de l’agence événementielle Simply Better et en était cette année à sa 15ème édition. Au bout d’autant d’années, on peut compter sur une clientèle fidèle mais cette année, le nouveau RGPD a rajouté un défi supplémentaire. La base de données a toutefois été mise en ordre grâce à un partenaire de choix: Gibbon.

epuis quelques années, les bars estivaux fleurissent un peu partout dans notre pays. Mais La Terrasse O2 dans le Bois de la Cambre est un pionnier en la matière. Depuis 15 ans, ce site événementiel temporaire de 5.000 m² offre un lieu de rendez-vous haut de gamme à un public corporate. Dans un cadre verdoyant et élégant, La Terrasse O2 rassemble 4 bars, 1 restaurant et 1 zone cocktail. Pendant les 65 jours d’ouverture – non-stop de mi-mai à mi-juillet – l’endroit accueille quelque 70.000 clients et sert environ 18.000 couverts. En janvier, le même concept s’installe pendant le salon de l’auto, où La Terrasse O2 une oasis de paix verdoyante de 800 m² au cœur de l’effervescence du salon.

15 ANS DE DONNÉES La Terrasse O2 communique avec ses clients via la poste et par e-mail. La nouvelle législation sur la vie privée l’a donc contraint à mettre certaines choses en

ordre. “En 15 ans, nous avons accumulé une base de données énorme”, raconte Denis Van Praet de Simply Better. “Nous cherchions une solution pour mettre ces données à jour et en conformité par rapport au RGPD. C’est comme ça que nous nous sommes mis en relation avec Koen Bert et son entreprise Gibbon. Il nous a présenté sa solution et cela semblait convaincant. Après avoir entendu les échos de plusieurs autres clients satisfaits, nous avons décidé de nous lancer.”

EXPÉRIENCE DANS LE SECTEUR NIGHTLIFE Gibbon est spécialisé dans la conception et la construction de toutes sortes d’applications pour les entreprises. “À la base, notre système est conçu pour la sécurité dans les nightclubs”, explique Koen Bert de chez Gibbon. “Les exploitants veulent savoir qui sont leurs clients et peuvent être avertis, via le système de portier par exemple, si quelqu’un ayant

déjà commis des écarts de conduite se présente. Au bout d’un temps, le secteur événementiel s’est également montré intéressé et nous avons étendu nos activités dans cette direction. Là, le travail consiste essentiellement à élaborer et mettre à jour des bases de données.”

OPT-IN Les clients de la base de données de La Terrasse O2 ont reçu au début de la saison une invitation sur papier. “Cette invitation s’accompagnait d’une carte personnalisée”, poursuit Koen Bert. “Elle leur permettait, chez eux, de vérifier leurs données, ou de scanner le code QR à l’entrée sur les iPads mis à disposition. C’était une manière de contrôler les informations reprises dans la base de données et de les modifier si nécessaire. Au moyen d’un opt-in, on pouvait également indiquer de quelle(s) manière(s) on souhaitait désormais être contacté par La Terrasse O2: voie postale, e-mail et/ou

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NOUVELLE SAISON, NOUVELLES APPLICATIONS

gsm. Si on indique, par exemple, que l’on ne souhaite plus être contacté par téléphone, le numéro de gsm est directement effacé de la base de données. Il n’y a donc plus d’informations superflues stockées.”

SYSTÈME STABLE ET FLUIDE L’introduction du système Gibbon s’est très bien passée pour La Terrasse O2. “Au départ, j’étais un peu sceptique et je doutais que les gens aient envie de vérifier leurs informations à l’entrée”, se souvient Denis Van Praet. “En particulier comme on leur demandait leur carte d’identité. Mais nous avons clairement expliqué le but de tout cela. En outre, l’opt-in permettait de choisir quelles informations seraient stockées. Je pense que les gens ont apprécié ce choix. Très peu de personnes ont refusé de prendre part à l’action. La plateforme avec les iPads s’est avérée très stable et fluide. 20 à 25 secondes par client étaient suffisantes pour faire toutes les manipulations nécessaires.”

La prochaine saison de La Terrasse O2 est déjà en préparation. Et l’objectif est de tirer encore plus de la collaboration avec Gibbon. “Durant cette première année, nous avons franchi une première étape en rassemblant les données et les autorisations exigées par le RGPD”, précise Koen Bert. “Mais la plateforme permet aussi d’autres applications pour plus tard. La sécurité sur les grands événements prend de plus en plus d’importance. Pour un organisateur, il est intéressant de savoir à tout moment combien de personnes sont présentes, et qui elles sont. Chez les clients aussi, cela crée un sentiment de sécurité. C’est la deuxième étape que nous souhaitons mettre en place l’année prochaine.”

COMMUNICATION CIBLÉE Au niveau communication également, la plateforme Gibbon ne manque pas de potentiel. “Grâce aux filtres intégrés dans le système, nous allons pouvoir aborder nos clients de manière beaucoup plus ciblée. Nous pouvons par exemple envoyer un mailing à nos clients les plus fidèles ou uniquement aux femmes de notre base de données. On peut également filtrer sur base de l’âge et du lieu de résidence. Cela multiplie l’attrait de la plateforme pour nous. Nous pouvons en effet adapter notre communication à un public spécifique et ne pas importuner inutilement des gens avec des activités ou des artistes qui ne les intéressent pas”, conclut avec le sourire Denis Van Praet.

TOUTE NOUVELLE APPLICATION VESTIAIRE Depuis peu, Gibbon propose un tout nouveau système de vestiaire, directement lié à votre base de données. Koen Bert: “Votre client est identifié en scannant sa carte de membre numérique ou grâce à une fonction de recherche très efficace (nom de famille / prénom ou (une partie de son) numéro d’appel. Les clients reçoivent leur ticket par sms ou e-mail et ne risquent plus de perdre leur manteau. En tant qu’organisateur, vous savez en fin de soirée à qui appartient le vêtement oublié, tandis que le client est informé par e-mail ou sms. Vous recevez également un e-mail avec un aperçu clair des numéros qui n’ont pas été récupérés et les coordonnées du/des client(s). Un système de vestiaire entièrement numérique, lié on non aux cartes de membres (numériques).”

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MONASTÈRE SINT-JANSBERG

CADRE HISTORIQUE SUR MESURE POUR ÉVÉNEMENTS MODERNES

Si vous recherchez un site événementiel de caractère, une nouvelle possibilité vient de s’ouvrir tout récemment. Le monastère Sint-Jansberg à Zelem a un cachet historique authentique, tout en proposant toutes les infrastructures que l’on peut attendre d’un site événementiel moderne. Les nouveaux propriétaires du bâtiment, Myriam et Peter, nous ont fait faire le tour de ce trésor caché à la limite entre le Limbourg et le Brabant flamand.

RICHE PASSÉ

’histoire de ce bâtiment unique remonte au 14ème siècle. “Le monastère a été fondé en 1329 par l’ordre très strict des Chartreux. La chapelle actuelle date également de cette époque. Vers la fin du 16ème siècle, les troupes de Guillaume d’Orange ont détruit une grande partie du monastère, qui dès le 17ème siècle a pris l’apparence qu’on lui connaît encore aujourd’hui, avec la construction de l’hospice et de la tour Saint-Jean.”

SUPERBES SALONS Chaque période de l’histoire a laissé son empreinte sur le monastère. “À la fin du 18ème siècle, le monastère a appartenu à différentes familles nobles qui en ont fait un château (Château Mont Saint Jean), ont aménagé de magnifiques salons et l’ont transformé de façon à y accueillir de grandes fêtes aristocratiques. Le calme

est revenu il y a environ un siècle, avec l’arrivée des sœurs dominicaines, qui resteront jusqu’en 1994.”

CONSERVATEURS Les nouveaux propriétaires nourrissent de grands projets de location événementielle. “Entre 1995 et 2013, le monastère avait déjà acquis une solide réputation événementielle et c’est dans cette voie

que nous voulons poursuivre. Pour cela, nous travaillons, entre autres, avec Les Conservateurs du Monastère, c’est-àdire 20 partenaires qui, dans les années à venir, vont investir dans des biens et des services pour le monastère en échange d’une utilisation annuelle en tant que site événementiel. Par ailleurs, de nombreux espaces ont été restaurés ces derniers mois, sans toucher au caractère authentique.”

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VOTRE PARTENAIRE EN ÉCLAIRAGE ET AUDIOVISUEL POUR EXPOS, ÉVÉNEMENTS ET MEETINGS

Le carreau vidéo LEDskin® donne vie à votre stand ou tout autre structure à l’aide de contenu vidéo personnalisé. Lors des récents BEA Awards à l’ICC Gent, le concept LEDskin® s’est illustré comme cabine DJ - un montage signé AS Technology pour l’after-party.

"LA CABINE DJ LA PLUS COOL!" LEDskin® permet d'intégrer impeccablement un contenu vidéo dans le système de stand modulaire de beMatrix®, une référence de longue date dans la sphère des salons. Dans notre pays, AS Technology est un des partenaires stratégiques pour la location et l’encadrement de ce produit novateur. Les carreaux LEDskin®, qui font 496 x 496 mm sur 62 mm d’épaisseur, peuvent se combiner à un mur vidéo rectangulaire classique mais se prêtent aussi à des configurations créatives plus originales.

“Toutes sortes de visuels y ont défilé, pour ajouter un élément graphique à la musique. Cette cabine DJ est disponible chez nous en package. Mais nous souhaitons avant tout mettre en avant les possibilités du LEDskin®. Ce n’est que l’une de ses nombreuses applications. En tant qu’organisateur de salons, nous avons le savoir-faire technique nécessaire pour une intégration parfaite du LEDskin®. Nous pouvons aussi éventuellement vous conseiller au niveau du contenu vidéo”.

Lors de l’événement des BEA à l’ICC Gent, le LEDskin® a été utilisé pour dynamiser la cabine DJ de l’after-party. “Nous avons installé 24 carreaux, soit 6 m² de vidéo au total”, explique Juul Van Gils d’AS Technology.

Découvrez plus d'infos sur les carreaux vidéo LEDskin® proposés par AS Technology sur www.astechnology.eu/ledskin.

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DEUX GRANDES SALLES En fonction de la formule, le monastère Saint-Jansberg peut accueillir jusqu’à 500 personnes. “La Salle des Fêtes (450 personnes) et la Salle des Chartreux (200 personnes) sont nos deux plus grandes salles et ont chacune leur propre cuisine professionnelle. Pour le catering, nous travaillons avec trois partenaires: Gustus, Atelier V et Global Cuisine. Le complexe abrite trois impressionnants salons, qui peuvent servir pour les réceptions ou les meetings, par exemple. Pendant l’été, la terrasse extérieure et les jardins anglais offrent également de nombreuses possibilités.”

RAVISSANTE CHAPELLE La grande vedette de tout le site est sans conteste la chapelle du 14ème siècle. “Elle se prête aux réceptions, lancements de produit et même réunions. Vous ne serez pas non plus surpris d’apprendre que c’est pour beaucoup un endroit très prisé pour les mariages. Très bientôt, nous proposerons aussi quatre suites nuptiales pour pouvoir passer la nuit sur place après la fête. Pour les fêtes et cérémonies de mariage, nous avons actuellement des demandes jusqu’en 2020. Alors que nous n’avons pas encore fait de promotion active. Mais le monastère

a déjà sa réputation dans la région et au-delà. Les gens attendaient véritablement sa réouverture.”

ÉQUIPEMENT COMPLET Malgré le caractère historique des différentes salles, le monastère SaintJansberg répond entièrement aux besoins de l’organisateur événementiel d’aujourd’hui. “Partout, nous avons installé du matériel axé sur l’événementiel. Il y a du wifi dans toute l’enceinte du monastère, des chambres froides et un éclairage LED qui permet d’illuminer le jardin et la chapelle - et cela dans la couleur de votre choix. Il y a aussi sur place tout le matériel audiovisuel nécessaire. Dans la grande salle, nous avons quatre box suspendus de 2.000 watts et dans le jardin, nous avons installé des enceintes B&W dans les arbustes. Le son est excellent. Dans les salles plus petites, il y a des écrans LED pour les présentations ou meetings.”

INTÉRÊT MASSIF DES ENTREPRISES ET PARTICULIERS Tous les aspects sont donc réunis pour relancer le monastère Sint-Jansberg sur le devant de la scène événementielle. “Pendant la Journée du Patrimoine, nous avons accueilli plus de 600 personnes et tous les visiteurs - en particulier les gens de la région - se montrés enthousiastes par rapport à la manière dont nous avons pris les choses en main. L’intérêt est également bien présent parmi les entreprises. Le monastère est à 1,5 km à peine de l’E314, ce qui garantit une excellente accessibilité depuis Bruxelles et Anvers. Nous avons récemment hébergé des événements pour L’Oréal, VOKA, Hyundai… et il y en a encore beaucoup d’autres à l’agenda. L’émission télévisée Grillmasters de la chaîne VIER est également enregistrée chez nous au monastère. La salle des Chartreux va également bientôt se transformer en brasserie le dimanche afin d’accueillir les particuliers”, concluent avec enthousiasme les nouveaux propriétaires.

PLUS D’INFOS: The Monastery bvba Sint-Jansbergklooster, Sint-Jansbergstraat 9, 3545 Zelem 0479 96 92 95 www.sint-jansbergklooster.be

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BRUGES

LA DESTINATION MICE RÊVÉE Bruges est internationalement connue pour son histoire et son caractère bourguignon, ses canaux mondialement renommés, son offre gastronomique riche et diversifiée, etc. Mais la ville, inscrite au Patrimoine Mondial de l’Unesco, constitue aussi la destination rêvée pour l’organisation de congrès, réunions, séminaires, incentives et teambuildings. L’offre MICE intramuros est en effet très étoffée. Le bureau de congrès Meeting in Brugge vous aidera à trouver les meilleurs sites et partenaires.

destination

e patrimoine de cette importante ville de commerce médiévale est resté presque totalement intact, c’est pourquoi le centre de Bruges a été inscrit dans sa totalité à la liste du Patrimoine Mondial de l’Unesco. Les différents styles architecturaux de cette époque, les ruelles agréables et les cours d’eau enchanteurs créent une ambiance unique, également très appréciée des congressistes.

UN SEUL ET MÊME GRAND LIEU DE RENCONTRE Outre les nombreux tableaux pittoresques, le vieux centre-ville médiéval de Bruges renferme de nombreux sites de congrès présentant des caractères différents. Les Halles du Beffroi et le Concertgebouw constitueront de magnifiques endroits pour organiser des conférences et dîners de gala. En raison de sa riche histoire médicale, de nombreux congrès médicaux sont souvent organisés à Bruges. Par exemple

Le futur nouveau complexe pour salons et congrès

au centre de conférences Oud Sint-Jan, qui jouxte l’hôpital Sint-Jan, un des hôpitaux les plus anciens les mieux conservés d’Europe. L’extérieur de l’hôpital, datant du Moyen-Age, est resté précisément inchangé depuis le 12ème siècle. Le centre de conférences Oud Sint-Jan dispose d’une salle plénière d’une capacité de 500 places ainsi que

de diverses salles de sous-commission pouvant accueillir 150 personnes. Le Concertgebouw constitue un autre site souvent utilisé pour l’organisation de conférences. Cette infrastructure est extrêmement appropriée pour accueillir un large public (1.289 places assises) et permettre, par exemple, le streaming d’opérations en direct sur grand écran.

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Hotel Dukes’ Palace Brugge

NOUVEAU COMPLEXE POUR SALONS ET CONGRÈS Début 2019, Bruges démarrera la construction d’un tout nouveau complexe pour salons et congrès à la pointe du progrès. Celui-ci disposera de 4.500 m² de surface d’exposition pour salons ainsi que d’un centre de congrès d’une capacité maximale de 500 personnes. Ce nouvel outil sera conçu selon le principe des trois sièges: chaque visiteur pourra ainsi, à tout moment de la journée ou de la soirée, prendre place dans la salle plénière, dans une salle de sous-commission ou dans un espace dédié au catering. Grâce à cette nouvelle infrastructure qui devrait ouvrir ses portes d’ici 2021 à hauteur de la Beursplein (près de ’t Zand), Bruges renforcera encore indubitablement son rayonnement international dans le monde des congrès.

OFFRE HÔTELIÈRE ÉTOFFÉE Lorsque vous organisez une conférence, vos visiteurs auront vraisemblablement

besoin d’un endroit pour passer la nuit. Avec plus de 3.400 chambres, la ville pourra accueillir tous les participants! Voici une sélection d’hôtels très appropriés pour les conférences: Le tout nouveau Radisson Blu (4*) a ouvert ses portes en août dernier. Outre 109 chambres modernes, il propose aussi un restaurant avec terrasse extérieure et un bar agréable. Les salles de réunion, au nombre de six, sont disséminées sur deux étages, la plus grande présentant une capacité de 90 personnes. Le dernier étage offre une vue imprenable sur la ville. Un grand parking jouxte l’hôtel. L’établissement particulièrement exclusif qu’est l’hôtel Dukes’ Palace a récemment encore été récompensé par Visit Flanders qui lui a attribué le label Five Star Superior. Installé dans une ancienne résidence de l’aristocratie bourguignonne, il renferme 110 chambres et suites de différentes tailles, mariant confort contemporain et élégance au-

thentique du 15ème siècle – certaines suites sont même décorées de vitraux. L’hôtel dispose également d’un magnifique jardin de 3.000 m² - ce qui est rare dans le centre de Bruges – ainsi que d’un parking souterrain pour 120 voitures, sans oublier un excellent restaurant et une infrastructure thermale spacieuse. Le Crowne Plaza Brugge, le plus grand hôtel de congrès de la ville, possède 12 salles de réunion. La plus grande salle peut accueillir 370 personnes en configuration théâtre. Il propose 96 chambres spacieuses, parachevées avec le souci du détail et les technologies de pointe. Comme particularité unique, on notera le lit installé en diagonale, pour des nuits paisibles. Hôtel trois étoiles superior, le Martin’s Brugge est le plus grand hôtel situé dans la vieille ville. Il a récemment troqué toute son infrastructure de conférence contre 22 chambres supplémentaires. De telle sorte qu’il propose désormais 199 chambres dans six catégories différentes. Toutes ces chambres vont être rénovées; la fin de ces travaux est prévue pour avril 2019. Cet hôtel est littéralement situé à l’angle de la Grand-Place et du Beffroi, et s’avère très pratique lorsqu’il faut accueillir des grands groupes pour des conférences. A côté de cela, Bruges compte encore de nombreux autres hôtels, allant des hôtels de chaîne à de magnifiques boutique-hôtels familiaux.

BIÈRE, ART ET RÉALITÉ VIRTUELLE Hotel Radisson Blu

A la brasserie Bourgogne des Flandres, vous pourrez savourer un lunch associé à

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ÉVÉNEMENTS, CONGRÈS, & RÉUNIONS

Un lieu de premier choix à Bruges. Sous l’intitulé Business & Events, le Concertgebouw loue son infrastructure exceptionnelle pour des congrès, des événements d’entreprise, des spectacles et des fêtes. Au Forum 6, au 6e étage, vous bénéficiez d’une vue impressionnante sur le cœur historique de la ville et de tous les équipements nécessaires pour les réunions, les réceptions d’entreprise ou de groupe, agrémentée d’un service d’accueil, d’un dîner ou d’un buffet dînatoire. Le Forum 7, un étage plus haut, offre une salle plus intime et un toit-terrasse unique. Une bonne accessibilité et une architecture impressionnante font du Concertgebouw un lieu de premier choix pour tout événement.

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des bières locales – difficile de faire plus belge. La visite guidée de la brasserie s’avère très intéressante et le brasseur proprement dit est toujours présent sur place pour prodiguer des explications et répondre aux questions pendant son travail. Bourgogne des Flandres est cependant plus qu’une simple brasserie. Elle dispose en effet de deux salles de réunion élégantes pouvant accueillir maximum 30 personnes. Les pauses café peuvent être prises sur une jolie terrasse donnant sur les canaux.

cette attraction – est un espace où vous pourrez jouer à toutes sortes de jeux vidéo en réalité virtuelle avec un casque intégral et une manette dans chaque main. Vous pourrez y jouer au maximum avec trois autres collègues et serez directement aspiré dans le monde du jeu virtuel comme si celui-ci était réel. Une activité de teambuilding incroyablement sympathique, parfaite pour les groupes souhaitant combiner celle-ci avec d’autres activités à l’Historium ou en ville.

L’Historium sur la Grand-Place permet aux visiteurs de revivre l’âge d’or de la ville. La visite principale passe par différents décors cinématographiques avec des effets spéciaux et raconte une histoire d’amour basée sur un des tableaux les plus célèbres du peintre Van Eyck. Vous pourrez aussi découvrir Bruges au Moyen-Age, ou escalader les tours étroites pour bénéficier d’une vue imprenable sur la place et le Beffroi. Le Laborium – le dernier ajout en date à

CONGRÈS ASSOCIATIFS Bruges est une ville de congrès permettant l’organisation tant de gros événements que de plus petites réunions. La ville aspire à attirer en premier lieu des congrès associatifs dans certains secteurs de croissance ou fers de lance. Pour Bruges, ceux-ci sont au nombre de cinq: activités portuaires et logistiques, en relation avec le port de Zeebrugge, tourisme & culture ainsi que les soins

de santé de longue durée, grâce à la présence des hôpitaux AZ Sint-Jan et AZ Sint-Lucas. Le secteur ICT forme le quatrième pilier tandis que le dernier concerne le monde des métaux et de la mécatronique. Mais les entreprises ne sont également pas oubliées. Elles pourront en effet organiser à Bruges toutes sortes de corporate meetings, teambuildings et incentives.

MEETING IN BRUGGE Pour s’y retrouver dans l’offre, les organisateurs et meeting planners pourront compter sur le soutien gratuit du bureau de congrès Meeting in Brugge. Vous y bénéficierez rapidement et gratuitement de conseils professionnels pour l’organisation de vos prochains congrès, séminaires, réunions, incentives, lancements de produits et formations à Bruges. www.meetinginbrugge.be

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CONCERTGEBOUW BRUGGE

UN CENTRE DE CONGRÈS ARTISTIQUE

Bordant le cœur historique de Bruges, le Concertgebouw saute directement aux yeux en raison de son architecture particulière. Ce temple important de l’art et de la culture constitue cependant aussi une infrastructure de premier choix pour les congrès et événements, comme nous l’explique An Merlier, coordinatrice Business & Events au Concertgebouw.

n premier lieu, le Concertgebouw constitue une institution culturelle flamande, proposant un large programme artistique. “Mais à côté de cela, l’infrastructure peut également être louée”, précise An Merlier. “Pour ce faire, entreprises et particuliers peuvent s’adresser à notre équipe Business & Events. Ils peuvent louer la totalité du Concertgebouw, ou faire leur choix parmi les différents espaces et salles de sous-commission. Tout cela se fait en étroite concertation avec la direction artistique, afin d’harmoniser correctement l’agenda culturel et les congrès.”

UNE ÉQUIPE ÉVÉNEMENTIELLE DÉVOUÉE L’équipe Business & Events du Concertgebouw encadre les congrès de A à Z. “Celui qui organise chez nous un congrès ou un événement de plus petite envergure se voit assigner par notre équipe un event manager comme interlocuteur unique. Ce dernier se chargera de la coordination globale, afin de soulager le client de toutes les tracasseries pratiques. Pour les plus gros congrès, nous prévoyons un suivi par plusieurs event managers. Notre propre équipe se tient aussi à disposition pour l’assistance technique.”

LARGES POSSIBILITÉS AU NIVEAU TECHNIQUE D’une capacité de 1.200 personnes, la Salle de Concert constitue la plus grande infrastructure de congrès de Bruges. “Lors de sa conception, une attention particulière a été accordée à l’acoustique. L’énorme scène offre de très nombreuses possibilités au niveau audiovisuel. Nous avons par exemple déjà accueilli un congrès de chirurgiens lors duquel les participants pouvaient suivre en direct et sous différents angles une opération pratiquée à l’hôpital brugeois AZ Sint-Jan. Cela a nécessité l’utilisation de très nombreuses technologies, mais tout s’est parfaitement déroulé”

ACCESSIBILITÉ AISÉE Le Concertgebouw et la ville de Bruges possèdent de très nombreux atouts pour convaincre les organisateurs de congrès. “Le vaste parking souterrain ainsi que l’accessibilité depuis le ring et l’autoroute constituent deux énormes atouts. Grâce à la proximité de la gare, les visiteurs étrangers nous rejoignent souvent en train depuis l’aéroport et séjournent à Bruges. Le ‘programme social’ pour les organisateurs ne cesse de s’étoffer et, évidemment, la ville de Bruges classée au Patrimoine Mondial de l’UNESCO séduira même les globe-trotteurs les plus chevronnés.”

DES ÉVÉNEMENTS À CONNOTATION CULTURELLE Les organisateurs de congrès apprécieront aussi le lien culturel au sein du bâtiment. “Le Congrès de la European Academy of Childhood Disability en 2021 se tiendra ainsi à Bruges, au détriment de Barcelone. Le slogan de ce congrès sera même ‘Composing a New Symphony’. Durant le congrès, nous aimerions en effet organiser un véritable concert – pour et avec des enfants en situation de handicap. En collaborant avec notre direction artistique, nous pourrons indubitablement réaliser quelque chose d’unique”, assure An Merlier.

DES ORGANISATEURS SATISFAITS EUPLAN 2018, un des plus récents congrès organisés au Concertgebouw, a réuni en septembre dernier 180 spécialistes internationaux actifs dans le domaine des plaquettes sanguines. Hans Deckmyn, professeur à la KU Leuven, ne masque pas sa satisfaction par rapport à ces trois jours couronnés de succès. “Le Concertgebouw constitue un environnement moderne et aéré, qui respire le prestige. Nous avons pu y bénéficier de toutes les techniques nécessaires. Sans parler de l’aspect du bâtiment et du magnifique panorama qu’il offre à ses visiteurs... Oui, le choix a été vite fait!” www.concertgebouw.be

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