XP 105 NL

i n s p i r a t i e vo o r l i ve c o m m u n i c a t i o n e n eve n t m a r ke t i n g

105 Driemaandelijks September – Oktober – November 2018 Afgiftekantoor: Gent X – erkenning: P904117

VERENIGEN, MOTIVEREN & FIDELISEREN DE SLEUTELS VAN TEAMBUILDING EN INCENTIVE TRAVEL

BEA AWARDS 2019

VENUES

DE COMPETITIE IS GELANCEERD

EEN KLOOSTER OMGEVORMD TOT EVENTLOCATIE IN ZELEM

DESTINATION

AGENCIES

BRUGGE

ICF MOSTRA BENADERT DE CORPORATE MARKT

MOW SPEEDDATE FOR 600 PEOPLE

BRINGING PEOPLE & IDEAS TOGETHER

ACT EVENTS ACT_EVENTS ACT-EVENTS.COM

3

Het Edito van…

Jean-Paul Talbot - Managing editor

BESTE LEZERS, Een nieuw werkjaar wordt telkens gekenmerkt door nieuwigheden, nieuwe initiatieven en veranderingen. Opvallend in deze periode is de toename van ‘live’ initiatieven in onze sector. Of het nu bedrijven, hogescholen of verenigingen zijn, de uitnodigingen voor symposia, opendeurdagen, demo’s, presentaties en ronde tafels vallen in een ongekend tempo in onze mailboxen. Zien we hier de gevolgen van de wet voor de bescherming van de privacy? Of van de nieuwe algoritmen van sociale netwerken, die voortaan de digitale communicatiekanalen van bedrijven beperken? Komt het door het feit dat een groeiend aantal marktspelers definitief het idee heeft aangenomen dat men in real life overtuigender is dan op het scherm? Of gaat het gewoon goed met de ‘live’ media?

Want dat is weldegelijk het geval. Na een stijging in 2018, kondigt het laatste rapport van CWT Meetings & Events (te raadplegen op eventnews.be) aan dat de wereldwijde vraag naar vergaderingen en evenementen in 2019 zal toenemen met 5 à 10%. Een trend die bevestigd werd tijdens de New York Advertising Week, die opnieuw gedomineerd werd door digitale en ervaringsgerichte thema’s. Op vlak van trends voorspelt het CWT-rapport ook de komst van nieuwe formats in de wereld van vergaderingen en evenementen, met name op vlak van voorafgaande betrokkenheid van de deelnemers in de keuze van thema’s en sprekers. Deze laatsten zouden niet langer opgelegd worden, maar wel gekozen worden door het publiek. Een verschuiving die helemaal past binnen de evolutie van de media, die steeds duidelijker ‘à la carte’ worden.

De herfst zal worden gekenmerkt door de Belgische editie van Festivak en het BeaWorld-festival, die beide in november worden georganiseerd. Maar natuurlijk ook door de lancering van de BEA Awards, waarvan de formule grondig werd herzien.

Ja, er zijn dus heel wat afspraken binnen de ‘live’ sector, en het werkjaar start dan ook met positieve vooruitzichten…

Veel leesplezier, JP Talbot

Colofon OMSLAG - Istock EXPERIENCE MAGAZINE Experience magazine is het inspirerende vakblad in de Benelux voor evenementen en event marketing.

OPLAGE 7.000 exemplaren VERSPREIDING België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) FREQUENTIE Driemaandelijks UITGEVERIJ LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Luik Tel.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Erik De Ridder edr@eventbox.be HOOFDREDACTIE Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be REDACTIE Jacques Legros, Jeroen Coteur

REDACTIONELE MEDEWERKERS Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTEN Valérie Laforgia val@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Het tarief voor een studentenabonnement is € 70 per jaar (incl. BTW). Een kopie van de studentenkaart is hiervoor verplicht. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend.

SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be PRODUCT MANAGER Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be

PRODUCT MANAGER Christophe De Clercq GSM: +32 (0) 477 46 31 05 E-mail: cdc@eventbox.be TRAFFIC Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be DRUK Drukkerij Hendrix (Geel) COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide, The Corporate Traveller & Event Moods.

ISSN: Verzending België Verschijnt vier keer per jaar in de BeNeLux en Frankrijk.

Afgiftekantoor: Gent X. Erkenning: P904117 VU: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

OUR TEAM. OUR SPIRIT.

READY TO SUPPORT YOUR EVENT

Professional DB Video provides highly skilled technicians and crews.

From a small event to a big broadcast, we’ve got it covered!

The 4 seasons in symphony by Panama Events

Concerto n°3 (The) Autumn Sessions

Latest Technology DB Video only works with the latest technology, giving you the best experience!

Fun DB Video is a fun company. Our very motivated team will provide you with their knowledge and a smile!

Flexibility DB Video is a flexible company that provides a 24/7 stand-by service Kontichsesteenweg 39 2630 Aartselaar (B) + 32 3 843 25 85 I info@dbvideo.tv www.dbvideo.tv

What Vivaldi did for music, we do for events www.panamaevents.be

1000M OF EVENT SPACE FIVE FLOORS IN AN INDUSTRIAL WAREHOUSE FABRIEKSTRAAT 55-59 I 1930 ZAVENTEM +32(0)470 72 70 24 I INFO@QUARTIERPAPIER.BE WWW.QUARTIERPAPIER.BE

2018_AdvertentiePanama_Xperience.indd 1

27/08/18 14:53

6

Inhoud INSIDE NEWS 09 EventNews

De actualiteit uit de Belgische eventscène

018 EventMoods

Indrukken van projecten

EVENT MANAGEMENT 026 Panama Events verwent de VIP’s van Zoute Grand Prix

Van 4 tot 7 oktober 2018 was Het Zoute opnieuw het decor voor het oldtimerevent Zoute Grand Prix. Naast een indrukwekkend aanbod exclusieve wagens, staat Zoute Grand Prix natuurlijk ook voor een hoogwaardig VIP-evenement. Dit luik werd voor de derde keer in goede banen geleid door Panama Events.

029 Antwerpen verwelkomt de Beste Sommelier ter Wereld

In maart 2019 zullen alle ogen van de wijnsector op Antwerpen gericht zijn. Van overal ter wereld komen delegaties naar de Scheldestad afgezakt om er te strijden voor de titel van Beste Sommelier ter Wereld. Het evenement wordt in goede banen geleid door Balthazar Events.

AGENCIES 032 Complexe boodschap vertalen naar een ervaring

ICF Mostra heeft al dertig jaar ervaring met campagnes en events voor de institutionele sector. De knowhow die in drie decennia werd opgebouwd, wil men nu ook gaan inzetten voor corporate klanten.

EVENTS 034 Bea Awards: Lancering van editie 2019

De inschrijvingen voor de beste live communicatieprojecten zijn geopend. Het is het begin van een traject dat zijn ontknoping krijgt tijdens de 21ste ceremonie van de BEA Awards, die zal plaatsvinden in Mechelen, op 27 maart 2019.

035 De stad Mechelen ontvangt de BEA Awards in 2019… én 2020

De stad Mechelen is de gaststad voor de edities 2019 en 2020 van de BEA Awards, de competitie die de beste live communicatieprojecten beloont.

037 Van de integratie van klantervaring tot de betrokkenheid van deelnemers

Het Bea World Festival, dat van 21 tot 24 november zal plaatsvinden in Coimbra (Portugal), heeft zijn sprekersprogramma voorgesteld. Een voorsmaakje…

SPECIALS 039 Teambuilding: Véél meer dan alleen maar fun met collega’s

Bedrijven die willen werken aan het vertrouwen, de dynamiek, de samenwerking of de sfeer binnen het team, kunnen kiezen voor een teambuildingactiviteit. Maar waar moet je precies op letten, wanneer je een teambuildingagentschap contacteert?

En wat zijn de actuele trends?

043 Incentive Travel: Een unieke en zorgeloze beleving in het buitenland

Een incentivereis is een mogelijke optie om klanten te fideliseren of medewerkers te motiveren. Experience Magazine wou weten wat bedrijven precies van zo’n incentive mogen verwachten en organiseerde daarom een rondetafelgesprek met vijf specialisten uit deze sector.

047 “Ons doel: incentives die de verwachtingen overtreffen”

Xperience ontwikkelt en organiseert incentivereizen in Europa en de hele wereld. Creativiteit en beleving zijn daarbij twee belangrijke ingrediënten. Zaakvoerder Olivier Van de Vijver geeft ons meer uitleg over het succesvolle Xperience-recept en de nieuwe Appendee app.

049 Interactieve applicatie op maat van incentives

UniQuest is gespecialiseerd in de organisatie van buitenlandse incentives, congressen en evenementen. Sinds dit jaar biedt het bedrijf zijn klanten standaard een gepersonaliseerde & interactieve applicatie aan, waarbij alle belangrijke informatie wordt gebundeld op de smartphone.

SUPPLIES 052 La Terrasse O2 helemaal GDPR-proof dankzij Gibbon

Van mei tot juli zorgde La Terrasse O2 opnieuw voor een vakantiegevoel in de hoofdstad. Dit jaar zorgde de nieuwe GDPR-wetgeving voor een bijkomende uitdaging. Met Gibbon als partner werd de database echter helemaal in orde gebracht.

VENUES 057 Historische locatie op maat van hedendaagse events

Het Sint-Jansbergklooster in Zelem heeft een authentieke, historische uitstraling, maar biedt anderzijds wel alle voorzieningen die men van een hedendaagse eventlocatie mag verwachten.

DESTINATIONS 059 Brugge, een gedroomde MICE-bestemming

Brugge staat internationaal bekend om haar geschiedenis en bourgondisch karakter, haar wereldberoemde reien, haar rijk culinair aanbod… Tegen deze achtergrond is de Werelderfgoedstad ook een gedroomde locatie voor het organiseren van congressen, vergaderingen, seminaries, incentives en teambuildings.

065 Congreslocatie met een artistieke touch

Het Concertgebouw Brugge is niet enkel een belangrijk kunstenhuis maar daarnaast ook een uitgelezen locatie voor congressen en events.

RSCA EVENTS - Voor al uw bedrijfsfeesten en seminaries RSCA Events is de ideale partner voor al uw evenementen, van bedrijfsfeesten tot productlanceringen en trouwpartijen, voor 10 tot 20.000 gasten. Het Constant Vanden Stockstadion is een historische en unieke locatie in Brussel met verschillende troeven. Zo is het stadion makkelijk bereikbaar via de ring en kan u er beschikken over een gratis parking met 650 plaatsen. Daarnaast bieden wij u onder andere 40 loges met een capaciteit van 10 tot 12 personen en meerdere evenementzalen met diverse cateringmogelijkheden aan.

Ons team heeft meer dan 30 jaar ervaring in het organiseren van evenementen op maat en staat garant voor klasse en kwaliteit. Samen maken we van uw evenement, groot of klein, een unieke beleving voor al uw gasten. #MauveYourBusiness mats.delande@rscaevents.be t: +32 2 520 55 36 m: +32 473 750 208

10 - 20 000 personen > 10 soorten receptieruimtes 650 parkingplaatsen

9

EVENTNEWS.be

Wim Kegelaers wordt live conversation manager bij Push To Talk

W

im Kegelaers versterkt het team van Push To Talk als live conversation manager. Een gepassioneerd en getalenteerd senior projectmanager komt goed van pas want bij Push To Talk staan de volgende maanden namelijk veel complexe projecten op de planning.

Tom Bellens (CEO Push To Talk): “Wim verstaat de kunst om het verhaal van een bedrijf met passie te vertalen in een event of communicatietraject van creatief concept tot veiligheidsaanpak.”

Tom Bellens haalde Wim jaren geleden binnen bij The Oval Office.

Toen al vielen zijn passie en gedrevenheid op.

Wim: “Na mijn stageperiode kreeg ik van Tom meteen een vaste job aangeboden. Ondertussen leerde ik alle knepen van het vak: strategisch denken, plannen, budgetteren, realiseren, controleren en communiceren en dit voor zeer uiteenlopende merken als BMW, GS1, ABVV, MINI, ... Nadien kon ik me bij Easyfairs specialiseren in het organiseren van beurzen en de ganse marketing hierrond, zowel langs

de bezoekerskant als de exposantenzijde. Wat mij aanspreekt bij Tom is dat hij nooit zomaar een feestje organiseert. Elk event start bij hem bij het bepalen van de organisatiecultuur en het doel van de klant.

Met een klein team en een vaste pool freelance experts brengen ze bij Push To Talk samen dat verhaal tot leven. Daar kijk ik naar uit.”

pushtotalk.be

Hulp nodig bij de organisatie van jouw event, meeting of congres?

C

ongresbureau Meet in Mechelen is de snelste weg naar de perfecte eventlocatie.

“Een congresbureau is de tussenschakel tussen vraag en aanbod. Het congresbureau kent de bestemming en de vergaderlocaties beter dan wie ook. Op basis van wat de klant precies zoekt, gaat het congresbureau op zoek naar geschikte partners. Zij maken in feite de eerste selectie voor jou.

Hun dienstverlening is bovendien volledig gratis”, legt Kurt Callaert van Meet in Mechelen uit.

“Bij congresbureau Meet in Mechelen helpen we je dus graag op weg. En je doet gratis een beroep op onze dienstverlening. We kunnen je ook gratis bijstaan tijdens plaatsbezoeken om die zo efficiënt mogelijk in te plannen.”

Een congresbureau denkt mee met de klant en gaat samen met jou op zoek naar originele teambuildingactiviteiten, unieke overnachtingsmogelijkheden en aangepaste cateringsuggesties.

“Meerdere keren per jaar organiseert het congresbureau ook inspiratiedagen voor meeting- en eventplanners. Tijdens zo’n ontdekkings-

dag leer je Mechelen (beter) kennen en bezoeken we een aantal vergaderlocaties en hotels”, besluit Kurt.

Samengevat: de organisatie van een meeting, incentive of event vraagt tijd en kennis. Tenzij je je laat adviseren door de specialisten van een congresbureau. Zij kennen de stad door en door. En ze verlenen jou graag advies op maat. Helemaal gratis. Dus: waarom nog twijfelen? meetinmechelen.be

WE’RE ALL READY FOR YOU FROM OUR NEW BUILDING!

Soundfield nv Atomveldstraat 8 bus 5 l 9450 Denderhoutem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundfield.be

11

EVENTNEWS.be

Twee nieuwe aanwinsten bij VO

D

e groep VO versterkt zich met Alix de Montjoye, nieuwe Project Developer bij VO Event, en Philippe De Wulf, Project Team Leader bij VO Citizen.

Sinds augustus maakt Alix de Montjoye deel uit van de VO-Event teams! Alix studeerde aan het IHECS. Met een master Press-Info op zak ging ze eerst aan de slag als Event Manager bij Profirst. Twee jaar later werkte ze bij Wannapplay. Beide ervaringen hebben voor haar de deuren geopend bij VO Event. Alix sluit zich als Project Developer aan bij het team van Fabian Vanhouche. Ze beheert een portefeuille van uiteenlopende projecten.

Met teams samengesteld uit ervaring en jong bloed vindt VO Event onophoudelijk de codes van evenementiële communicatie opnieuw uit, zodat elk evenement een onuitwisbare indruk op de deelnemers nalaat.

VO is ook blij met de komst van Philippe de Wulf, die in augustus aan de slag ging bij VO Citizen, het institutionele agentschap van de groep.

Philippe begon zijn loopbaan in 2005 als Production Manager bij Profirst. Daarna specialiseerde hij zich in communicatie bij het agentschap Anouck & Co. Versterkt door deze ervaring richtte hij zijn eigen agentschap 20 Something op. Hij ontwikkelde er zijn interesse voor maatschappelijke onderwerpen en communicatie. Vanuit deze ingesteldheid om zinvolle projecten te steunen en de uitwisseling tussen

openbare instellingen en de burgers te vergemakkelijken, bouwde Philippe verder aan zijn expertise en strategische visie. Het is deze expertise die voor hem in 2015 de deuren opende naar de communicatiediensten van de Stad Brussel. Zijn strategische visie en zijn ervaring met de verwachtingen van openbare instellingen kan hij vandaag als Project Team Leader in de praktijk omzetten bij VO Citizen, dat gespecialiseerd is in institutionele en openbare communicatie.

vo-event.be

Evenementenbureau Perfect+ viert zijn 25ste verjaardag

H

et Brugse evenementenbureau Perfect+ Event Productions DMC heeft zijn 25ste verjaardag gevierd met een feestelijke receptie in een restaurant met uitzicht op het Brugse belfort, nauwelijks 200 meter van zijn kantoren. Deze jubileumviering werd zowel bijgewoond door de pers als door de partners, relaties en medewerkers met wie Perfect+ nauw samenwerkt.

De kwarteeuweling produceert tegenwoordig jaarlijks ongeveer 250 B2B-evenementen en mag inmiddels alle Belgische banken, de grootste consultancybureaus, de belangrijkste farmagroepen, IT- en telecombedrijven, autoconstructeurs en de grote spelers uit de voedingsnijverheid tot zijn klanten rekenen (bv. Coca-Cola, Danone, Lu, P&G), tot zelfs de Europese Commissie (10 x) toe.

Bijna de helft van die evenementen vindt plaats in Brugge, sinds jaar en dag de thuisbasis van Perfect+, maar het bureau is evengoed actief in alle grote kunststeden van het land (Gent, Brussel, Antwerpen, Mechelen, Leuven, ...) en in groene regio’s zoals de Leiestreek, Vlaams- en Waals-Brabant, noem maar op. Het buitenland (London, Parijs, ...) is evenmin onbekend terrein.

“In deze veranderende digitale tijden is het bijna ongezien voor een live communication eventbureau om zo lang succesvol een eigen koers te varen. Wij zijn er in ieder geval in geslaagd. Een sleutel tot ons succes is zeker de vroege keuze geweest om behalve professioneel maatwerk en unieke eventcreatie ook concrete producten aan te bieden, zoals instapklare formats en b2b-programma’s. We vervulden daarmee een nood die we bij onze klanten hadden bemerkt”, blikt Wim Van Besien terug. perfectplus.be

12

EVENTNEWS.be NATIONAL GEOGRAPHIC BEACH CINEMA

Eleven3 organiseert internationale events in Koninklijk Musea voor Schone Kunsten

A

l meer dan 20 jaar is Eleven3 een partner van de Koninklijk Musea voor Schone Kunsten van België. De evenementenorganisator zorgt voor de coördinatie van privé events in de bekende Brusselse wetenschappelijke instelling. Afgelopen juni stonden twee grote internationale events op het programma.

Het eerste evenement was een galadiner dat werd georganiseerd om de fusie tussen Atlas International Culture en HiSeas, voortaan bekend als Atlas by HiSeas, officieel te maken. Deze belangrijke stap inzake de Chinees-Europese relaties zal beide bedrijven in staat stellen om verdere bruggen tussen twee volkeren te bouwen.

Het tweede event was het SITA Customer Innovation Forum 2018 galadiner, georganiseerd in opdracht van Yellow Fish Ltd. De wereldwijd toonaangevende transport-IT en communicatiespecialist spitste zijn Forum 2018 toe op het vraagstuk hoe nieuwe technologieën een revolutie beloven teweeg te brengen in de luchtvervoersindustrie en hoe SITA van plan is om deze te gebruiken om luchttransport te vergemakkelijken. eleven-intl.com

Brand Activation & Creative Events Blazoenstraat 34A, BE-9000 Gent tel +32 9 216 85 40 info@fastforwardevents.be www.fastforwardevents.be

EVENTNEWS.be

Vernieuwde Ostend Sailing club opent nog meer mogelijkheden voor The Outsider Coast

T

he Outsider Coast opereert vanuit een aantal locaties aan de Belgische kust die stuk voor stuk op hun eigen manier uniek zijn. In Oostende, waar de evenementenorganisator al jaren een uitvalsbasis heeft, is de club Ostend Sailing recent helemaal vernieuwd. De locatie heeft met een nieuw strandpaviljoen en de Phare East bistro-bar een nieuwe invulling gekregen en leent zich meer dan ooit voor de meest uiteenlopende teambuilding- en bedrijfsevenementen.

De ‘vroegere‘ Ostend Sailing club was gelegen aan de voet van de Oostendse vuurtoren ´Lange Nelle´ op een site die vandaag omgevormd wordt tot een extra stukje natuurgebied. De nagelnieuwe club situeert zich nu (letterlijk) op het strand zelf aan Oosteroever, rechts van de Oostelijke Strekdam. Tot groot genoegen van de talrijke bezoekers die hier ondertussen al een kijkje kwamen nemen en te kennen gaven zich in een buitenlandse ‘beach club’ te bevinden. Maar de nieuwe locatie heeft nog meer voordelen: het is er minder druk dan in het centrum van de stad, je kunt er vlot vanuit het centrum geraken met de overzetboot én je hebt er bovendien ruime én gratis parkeergelegenheid.

In Oostende loopt momenteel een groots project om de ganse Oosteroever op te waarderen. Het lijdt geen twijfel dat ook dit deel van Oostende een heel mooie plek zal worden en de club in de kortste keren zal uitgroeien tot de nieuwe place to be in Oostende.

“De club vormt een supermooie locatie vlakbij de zee en is onze tweede uitvalsbasis voor teambuildingsactiviteiten en natuurlijk ook voor onze strand- en watersporten zoals zeeraften, kajak, golfsurfen, kiting, enz.”, luidt het bij The Outsider Coast. “De nieuwe locatie leent zich uitstekend voor onder meer bedrijfsevents, family days en teambuildings zoals Beachtrophy, One Team One Goal, Zeeraften, enz.”

theoutsidercoast.be

SPANDOEKEN • GEVELRECLAME • LICHTRECLAME • RECLAMEBORDEN BELETTERINGEN • VLAGGEN • BEWEGWIJZERING • STICKERS • INTERIEUR TEXTIELFRAME • KARTON • DISPLAY • GRAFISCH ONTWERP

Mesh 370gr / 335 x 175cm

13

14

EVENTNEWS.be

Levi levert exclusief interieur voor 70ste verjaardag Porsche

V

oor de 70ste verjaardag van Porsche haalde Levi Party Rental alles uit de kast. Elke Porsche dealer in België werd samen met een 100 tal gasten uitgenodigd om deze verjaardag mee te maken. Het opzet was een stijlvolle en high-end interieurinrichting die toch een zeer uitnodigende en warme sfeer uitstraalde.

Vanuit elk dealership, in totaal 9 garages – vertrokken de genodigden met hun Porsches richting Brussel voor de Porsche gathering.

Bij aankomst werd er gebruncht en later op de dag schoof het feest door naar Shed 4 van Tour & Taxis. Daar konden een 1000-tal gasten genieten van een diner omgeven door enkele exclusieve, zowel oude als nieuwe Porsche modellen.

Porsche draagt kwaliteit hoog in het vaandel en daarom koos Levi Party Rental voor de lederen Jack stoelen, de gouden Stella’s en uiteraard de Charles Eames designklassiekers. Deze stoelen zorgden er - samen met de nieuwe Boomstam- en Oscartafels, beide soorten tafels nieuw in het gamma en volledig uit Franse eik vervaardigd, voor dat het plaatje klopte. Een ideaal moment om ook de nieuwe BAAR modules in de strijd te werpen.

In deze setting was groen niet weg te denken. FÆK stond in voor de aankleding in de hoogte. Er werden een aantal hoge bomen geplaatst. De floating gardens fungeerden als eyecatcher en maakten het geheel af.

Voor Porsche werd gekozen voor een zwarte bar met ballroom front en gouden afwerking. levipartyrental.be

ADC doopt de eerste Airbus A350-1000 van Qatar Airways “Het evenement werd georganiseerd in de ontvangsthangar van Airbus in Toulouse, en was bestemd voor de directie van Airbus, voor de onderaannemers van het Airbus-programma, voor de klant Qatar Airways en voor de staat. Gezien het uitstel, bestond de grootste uitdaging voor ons erin om een volledig team gemobiliseerd te houden, ondanks de vele andere aanvragen”, zegt Daniel Van Ruyssevelt van ADC Production.

A

DC Production heeft de ‘mapping’ verzorgd van het eerste exemplaar van de Airbus A350-1000 die door Qatar Airways was besteld. De inhuldiging van dit nieuwe toestel, geregisseerd door het agentschap ‘La Machine à faire du bleu’, was een technisch huzarenstukje, vooral omdat ADC de datum van het evenement pas 3 weken op voorhand had vernomen. De noodzakelijke certificering en de technische controle van het vliegtuig hadden al 4 keer voor uitstel gezorgd.

“Twee andere elementen maakten de situatie nog ingewikkelder: omdat we natuurlijk geen drie weken over het vliegtuig konden beschikken om te testen, moesten we een 3D-virtuele mapping maken op basis van het plan en de positie van het vliegtuig en het materiaal. We hebben dus in een studio gewerkt met behulp van het Kinetic-programma van Modulo Pi. Een andere uitdaging was het feit dat het vliegtuig ‘s avonds ter beschikking werd gesteld voor de tests en het afstellen van de beelden en vervolgens terug weg moest. Het kwam er dus op neer om het vliegtuig bijna tot op de centimeter terug op dezelfde plaats te zetten. We konden echter rekenen op een buitengewone vliegtuigbestuurder, zodat de mapping en de video’s perfect overeenkwamen met het silhouet van het vliegtuig. Tot groot genoegen van de emir van Qatar, die voor deze gelegenheid de verplaatsing had gemaakt”, besluit Daniel.

Foto’s: © H. Goussé / P. Masclet / Master Films

adcprod.be

15

EVENTNEWS.be

West-Vlaams beschermd monument krijgt een tweede leven als first class eventlocatie

O

p een steenworp van het bruisende stadscentrum van Kortrijk, middenin een rustige, groene buurt, ligt de gerenoveerde Hoeve De Blauwpoorte. De historische hoeve, die dateert uit de 15de eeuw en tevens een officieel beschermd monument is, werd volledig opgeknapt en opende op 21 september haar deuren als first class eventlocatie.

Het landgoed, dat bestaat uit de Grote Schuur, de Stalvleugel, het Wagenhuis, het Poortgebouw met knechtenverblijf en de Binnenkoer, biedt zo talloze mogelijkheden om een feest of een zakelijk seminarie te organiseren. Samen met haar dochter Sarah vormt Tania Huys het gedreven team achter Hoeve De Blauwpoorte, waar ze klanten helpen bij het organiseren van hun privé- of bedrijfsevenementen op maat. Met een capaciteit van 200 personen (zittend) of 300 personen voor een walking diner, zijn er tal van mogelijkheden op de hoeve voor allerlei soorten feesten. Trouwfeesten, babyborrels, communies, seminaries, productvoorstellingen,…

Voor lekker eten en hapjes, is er de keuze uit vijf lokale cateraars: Bon-apart, Fruy Catering, Huys van Wonterghem, Impe Catering of

Traiteur Leconte, die persoonlijke menu’s samenstellen. Last but not least, is er een coole dj booth in de hoeve en een uitgebreide audioinstallatie, zowel binnen als buiten op de binnenkoer, die zorgt voor de nodige swingende muziek.

hoevedeblauwpoorte.be

MaisonRouge onthult zijn nieuwe huisstijl

M

ETION trapt het werkjaar af in 360° stijl

eer dan 500 leden en stakeholders van ETION zakten op 17 september af naar de Ghelamco Arena in Gent voor het jaarlijkse ETION Forum. ‘Connect or Collapse’ was het boeiende thema en net zoals de voorbije jaren mocht Sylvester het evenement in goede banen leiden.

H

et crew agency MaisonRouge heeft zijn nieuwe visuele identiteit voorgesteld. De vorige huisstijl, die eerder toevallig tot stand was gekomen, werd de voorbije maanden grondig onder de loep genomen.

De nieuwe strategische en visuele identiteit kwam tot stand met behulp van de creatieve insteek van Glossy.tv en de marketinginzichten van Beyond Reason. “Wie we zijn als bedrijf is zodanig gegroeid vanuit een buikgevoel, waarover weinig guidelines of neergepende documentatie bestond. Het was nu het juiste moment om alles opnieuw te bekijken en de goede elementen aan te vullen met nieuwe inzichten“, zegt Olivier Saverys, zaakvoerder van MaisonRouge.

Voor een volle zaal opende de gerenommeerde spreker Peter Hinssen met een inspirerende keynote over innovatie en de impact van alles wat digitaal is op de maatschappij en het bedrijfsleven.

Sylvester opteerde hierbij voor een 360-graden-opstelling om de betrokkenheid en interactie tussen de sprekers en het publiek nog te vergroten. Hinssen maakte hier meesterlijk gebruik van en de meer dan 500 aanwezigen hingen dan ook aan zijn lippen.

Na een reeks intensieve strategische sessies werd er nu een duidelijke lijn in getrokken. Dit resulteerde in een nieuwe visuele identiteit die voor zowel klanten als studenten sterk en fris oogt. Met dit nieuwe jasje is MaisonRouge helemaal klaar voor de toekomst.

Vervolgens gingen Marion Debruyne, Lise Conix en Martine Reynaers, drie powerlady’s van het Belgische zakenleven, samen met Geert Janssens, hoofdeconoom van ETION, in debat over de digitale revolutie. Tijdens het debat konden de toeschouwers met een groene en rode kaart meermaals kleur bekennen over verschillende topics.

Jawel, ook analoog werkt nog in dit digitale tijdperk. De avond werd op een bijzonder professionele manier aan elkaar gepraat door Indra Dewitte. Na het forum werd er bij een heerlijk walking diner nog druk nagekaart en genetwerkt, in de warme sfeer die men van ETION gewend is.

maisonrouge.be

sylvester.be

16

EVENTNEWS.be

MOTIONskin: creëer impact door een combinatie van print, beweging & licht!

D

e prints op uw stand moeten steeds de nodige kracht uitstralen, zodat deze weergeven wie je bent en de bezoekers naar je beursstand trekken, midden een drukke beurshal vol andere verleidingen & concurrenten. Terwijl een goed getraind sales team & tal van ‘pre-show’ activiteiten potentiële prospecten moeten aantrekken op uw stand, kunnen de beelden op uw stand de slaagkansen van uw beursdeelname maken of kraken.

Vijf verschillende elementen zorgen er immers voor dat displays & groot formaat prints visueel aantrekkelijk zijn op de beursvloer: kleur, licht, beweging, geluid & geur.De nieuwe dynamische lichtbak, MOTIONskin, groepeert kleur, licht & beweging in één product. Je hebt immers slechts 3 seconden om indruk te maken op diegene die voorbij wandelen bij uw stand!

Met MOTIONskin vult beMatrix een vraag in die al langer leefde bij standbouwers & die de brug maakt tussen het standaard gamma lichtbakken & LEDskin, een LED tegel die perfect ‘seamless’ integreerbaar is met het gekende kadersysteem met de grote gaten.

Net als LEDskin, is MOTIONskin aangepast aan het beMatrix DNA & past deze perfect in het vertrouwde frame in termen van hoogte, breedte en dikte. Het is heel eenvoudig om verschillende kasten in elke richting aan te sluiten met dezelfde hulpmiddelen die u gebruikt om uw standaard beMatrix frames op te bouwen. Met MOTIONskin haal je alvast het beste van 2 werelden in huis!

bematrix.com

Frisse identiteit voor Fast Forward

T

ijdens de 45ste editie van Film Fest Gent lanceerde Fast Forward een nieuwe huisstijl en deze werd meteen voorgesteld aan het grote publiek. “In de aanloop naar ons 15-jarig bestaan in 2019 was dit hét ideale moment om uit te pakken met een frisse identiteit waarmee we klaar zijn voor de toekomst!”, aldus Pascal Cauwelier, Creative Director bij Fast Forward.

“Whatever it takes staat Fast Forward voor events met een hoek af. En liefst twee.”

“Ook in de komende jaren zal Fast Forward hard vooruit gaan, om dan s¬til te staan bij het moment”, zegt Pascal Cauwelier. “We laten je merk verrassen en erbovenuit springen. Dat doen we met crea¬tieve ziel, verbeelding en een sprankel magie. En dat in een naadloze verbinding met onze sterk prak¬tische, detailgerichte en realis¬tische focus. Our logic meets magic.”

“Het volmaakte pact van verbeelding en praktische ingesteldheid geldt evenzeer voor de leden van ons team, een bonte mix van notoir sterke karakters met hier en daar een hoek af. Dat geeft al eens vonken, maar uit die gensters ontstaat vaak een vlam die de nodige energie ontwikkelt om elk event naar ongekende hoogtes te stuwen.”

“Fast Forward goes into space, maar we blijven met de voeten op de grond. Met een serieuze shot adrenaline pompen we events die nazinderen, veroorzaken we kippenvel en gaan we dat tikkeltje verder.

Whatever it takes. That’s how we make you #thrilledtopieces. We are ready to move Fast Forward. Are you?”, zo besluit men bij het Gentse event agency.

fastforward.events

www.matrixdecor.eu info@matrixdecor.eu +32 (0)51 920 220

MATRIXDECOR is de nieuwe speler op de markt van KADERSYSTEMEN met grote gaten.

18

Soundfield http://eventmoods.be/companies/soundfield

19

THE MAGNUM MANSION VOOR SBS EVENTS

KLANT: SBS EVENTS - LOCATIE: TOUR & TAXIS, BRUSSEL Soundfield was vereerd om deel uit maken van The Magnum Mansion, een zeer exclusief Geheim Diner, gecreëerd door SBS Events. Bij de gasten waren onder andere televisiegezichten van VIJF, Social Media Influencers & winnaars van een wedstrijd. Iedereen was overweldigd door deze mysterieuze en verrassende food experience. Iets om nooit te vergeten, dankzij SBS Belgium.

20

Fast Forward Events http://eventmoods.be/companies/fast-forward-events

21

MEDIEVAL FAMILY DAY

KLANT: CEBEO - LOCATIE: GAASBEEK Medieval Family Day: maar liefst 855 genodigden - groot en klein - waanden zich op domein Groenenberg in het Gaasbeek van pakweg 1516, zij het iets leuker en hygiĂŤnischer. Inclusief ridders te paard, tovenaars, narren en schildknapen. De namiddag bood allerhande middeleeuws getint vertier genre roofvogelshow, ambachtelijke ateliers en authentieke volksspelen.

22

J&M Catering http://eventmoods.be/companies/j-m-catering-services

23

HUWELIJK VAN TOM DE KORT EN NAOMI ROMBOUTS

KLANT: TOM DE KORT - LOCATIE: KASTEEL VAN BRASSCHAAT

J&M Catering nam in 2016 de uitbating van het Kasteel van Brasschaat over en toverde het klassieke kasteel de afgelopen jaren om tot een prachtig gerenoveerde eventlocatie met moderne toetsen en frisse accenten. De locatie is beschikbaar voor privé- en bedrijfsevenementen en behoort tot de favoriete trouwlocaties van de Antwerpenaar. Deze foto’s werden genomen tijdens het huwelijk van Tom De Kort en Naomi Rombouts op 7 juli 2018.

We love to create s ng ti t se y r a in d r o a r xt e st o the m

T HE RE N A I S S A NCE OF L IGH T ING

E XCL U S I V E T E N T S F OR E X T R AORDIN A R Y E V E N T S

YOUR E V E N T, YOUR S T Y L E

hello@ltbl.be | +32 (0)3 369 69 56 www.ltbl.be

info@organic-concept.com | +32 (0)2 709 09 50 www.organic-concept.com

hello@liberty-vintage.com | +32 (0)3 369 33 03 www.liberty-vintage.com

A World of Audio-visual Rental Events Meetings & Conventions Concerts Fashion Shows Exhibitions Christie Digital DLP & HD Projectors Vista Systems Processors LCD & Plasma Displays Sound & Light

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56 Fax: + 32 2 725 37 92

Brabanthal, ruimte voor ideeën

6000 m 2 • 1200 parkeerplaatsen • Vlakbij E40 in Leuven • Publieks- en vakbeurzen • Vergaderingen en congressen • Concerten en fuiven • Privéfeesten • Van 3 tot 9000 personen Brabantlaan 1 • 3001 Leuven • t 016 383011 • f 016 383010 • info@brabanthal.be • www.brabanthal.be

26

event management

PANAMA EVENTS VERWENT DE VIP’S VAN ZOUTE GRAND PRIX

Van 4 tot 7 oktober 2018 was Het Zoute opnieuw het decor voor de negende editie van het prestigieuze oldtimerevent Zoute Grand Prix. Naast een indrukwekkend aanbod exclusieve wagens, staat Zoute Grand Prix natuurlijk ook voor een hoogwaardig VIP-evenement. Dit luik werd voor de derde keer in goede banen geleid door Panama Events. CEO Nikolas Andries vertelt ons hoe zijn team hier het verschil maakt.

D

e samenwerking tussen Panama Events en Zoute Grand Prix is heel organisch gegroeid. “Vanuit mijn fascinatie voor wagens ben ik al jaren fan van de Zoute Grand Prix en was ik er geregeld te gast”, zo vertelt Nikolas Andries. “De organisatoren kende ik al langer, want we werkten in het verleden al meermaals samen op andere projecten met hun bedrijven. Zo groeide na verloop van tijd de interesse in een mogelijke samenwerking voor de Zoute Grand Prix. Ik denk dat uiteindelijk de organisatie en aanpak van onder meer de ‘Grand Départ’ van de Tour de France en de VIP-hospitality van de Ronde Van Vlaanderen hen overtuigd heeft van onze expertise en knowhow inzake het organiseren van echt grote events. Op basis van die evenementen hebben we kunnen bewijzen dat we evenementen van die omvang perfect in goede banen kunnen leiden, mét smaak en oog voor detail.”

DIVERSE LOCATIES

21 EVENEMENTEN OP 4 DAGEN

De rol van Panama Events bestaat gedurende de vier dagen van het event uit de organisatie, productie en hosting van de VIP venues. “De drie locaties zijn de Marquee op het Albertplein, de Drivers Club en de Marquee op de Royal Zoute Golf Club, waar we opnieuw een super-de-luxe VIPtent voorzien en een bewijs leveren van ons sterk conceptueel denken. Concreet betekent dit dat we op drie verschillende locaties de VIP-tenten opbouwen, deze van A tot Z aankleden en inrichten, en er vier dagen lang de VIP hospitality verzorgen.

Dat laatste houdt in dat we verantwoordelijk zijn voor ontvangst en begeleiding van de VIP-gasten, alsook voor de coördinatie van de catering, signalisatie en mobiliteit.

Komt nog bij dat we voor onze klant Jaguar op het Albertplein een afzonderlijke stand hebben, waar we opnieuw vier dagen lang VIP’s, dealers en klanten ontvangen, begeleiden en van alle nodige info voorzien.”

Een intensieve vierdaagse zoals de Zoute Grand Prix staat natuurlijk bol van de uitdagingen. “Alles begint met een slimme, doordachte planning en de juiste mensen op de juiste plaats. Als dat goed zit, beperk je de problemen tot een absoluut minimum. Wat niet wegneemt dat er bij een dergelijk event wel degelijk uitdagingen zijn. Een eerste belangrijke wordt gevormd door de strakke deadlines voor zowel opbouw, events als afbouw. De tijd is enorm beperkt en dat vraagt het uiterste van onze productiecrew. Vergeet ook niet de aaneenschakeling van verschillende events.

Eén event is al een uitdaging; tijdens de Zoute Grand Prix staan wij in voor 21 evenementen over 4 dagen op 5 verschillende locaties. Dat vraagt zoals gezegd niet alleen een perfecte planning maar ook een crew die naast perfect op mekaar ingespeeld te zijn, ook probleemoplossend denkt en bereid is de ‘extra mile’ te gaan.”

event management 27

GASTEN MEENEMEN IN HET VERHAAL Onlosmakelijk verbonden met dit oog voor detail, is de stijlvolle inrichting van de verschillende event venues. “Ook daarin herken je onmiskenbaar onze touch. Wie dit jaar langskwam, zal ongetwijfeld gezien hebben dat er heel veel aandacht gegaan is naar afwerking, inrichting en decoratie van de VIP-venues.

Met de juiste inrichting creëer je immers een bepaalde sfeer en setting en neem je de mensen met de juiste mindset mee in je verhaal. Want elk event is een uniek verhaal, dat van A tot Z moet kloppen.

Wat meteen aansluit bij mijn laatste punt: ook een strakke organisatie en juiste event flow zijn typisch Panama. Vanaf het moment waarop je een event invite krijgt tot het moment waarop u het event verlaat, loopt alles naadloos in elkaar over en is nagedacht over een duidelijke en logische event flow die perfect aansluit bij het verhaal dat het event brengt.”

DE ANDERE TROEVEN VAN PANAMA OOG VOOR DETAIL Evenmin te onderschatten zijn de kwaliteitseisen die verbonden zijn aan een dergelijk prestigieus event, en de implementatie van de vele sponsors en partners. “We moeten oog hebben voor het allerkleinste detail en nadenken over hoe je elke partner en sponsor de visibilteit geeft die hij of zij verwacht. Tot slot vormt ook het logistieke aspect een ware uitdaging: tijdens de op-, om- en afbouw coördineren wij meer dan 200 verschillende leveranciers die allemaal naar ons kijken voor hulp en begeleiden we zo’n 7.500 VIP’s, gasten en genodigden. Een huzarenstuk dat het uiterste vraagt van zowel onze crew, hosts als hostessen. Logisch dus dat we trots zijn op wat we hier elk jaar neerzetten.”

PASSIE EN GEDREVENHEID De stempel van Panama Events is duidelijk te herkennen bij de VIP-omkadering van Zoute Grand Prix. “Wij geloven heel sterk in details, want daaraan herken je de passie en gedrevenheid van een event

agency. Wij hebben de wil om voor zowel klant als bezoeker elke keer opnieuw een unieke eventervaring neer te zetten. Oog voor het allerkleinste detail is daarbij een must en vertaalt zich zowel in de keuze voor het juiste wijnglas bij het diner, de juiste planten in de zaal, als de verlichting van de venues, binnen én buiten. Maar ook het ontwerp van de uitnodiging, de manier waarop onze gasten ontvangen worden, de originaliteit van de visitor badges of de signalisatie naar het event zijn zaken die het verschil maken tussen goed of excellent.”

Met Zoute Grand Prix toont Panama opnieuw zijn expertise op vlak van grote evenementen. “Wat voor alle duidelijkheid niet betekent dat we enkel dergelijke grote events doen. Panama organiseert evengoed kleinere incentives, personeelsfeesten, roadshows en beursstanden, goed voor een totaal van zo’n 200 events per jaar. Wat de Zoute Grand Prix betreft, zitten we nu aan onze derde editie en het blijft een geweldig gevoel deel te mogen uitmaken van dit absoluut unieke treffen. Het spreekt voor zich dat we er nog vele jaren hopen bij te doen”, zo besluit Nikolas Andries.

Dijkstraat 1A

I

WWW.EXPORENT.BE

B-2630 Aartselaar

I

+32 3 825 25 35

I

mail@exporent.be

event management 29

BALTHAZAR EVENTS

ANTWERPEN VERWELKOMT DE BESTE SOMMELIER TER WERELD

In maart 2019 zullen alle ogen van de wijnsector op Antwerpen gericht zijn.

Van overal ter wereld komen delegaties naar de Scheldestad afgezakt om er te strijden voor de titel van Beste Sommelier ter Wereld. Het evenement in het vernieuwde Elisabeth Center, dat een week duurt en qua omvang vergelijkbaar is met een congres, wordt in goede banen geleid door Balthazar Events. Niels Goyvaerts en Mich Van Aerde leggen uit hoe hun agentschap deze uitdaging zal aanpakken.

D

e titel “Beste Sommelier ter Wereld” wordt al sinds 1969 uitgereikt door L’Association de la Sommellerie Internationale, oftwel A.S.I.. Niels Goyvaerts: “Deze internationale gilde organiseert om de drie jaar een competitie waarbij de beste sommeliers uit de verschillende landen het tegen elkaar opnemen aan de hand van een reeks theoretische en praktische proeven. Het is een wedstrijd met enorm veel weerklank, want de vorige editie in Argentinië ontving maar liefst 184 journalisten uit 55 landen.”

ANTWERPEN KLOPT GERENOMMEERDE WIJNSTREKEN Balthazar werd vorig jaar gecontacteerd door de Belgische Sommeliersgilde die het kampioenschap van 2019 graag naar ons land wou brengen. “We hebben daarom een uitgebreid dossier voorbereid en Antwerpen als gaststad naar voren geschoven”, vertelt Mich Van Aerde. “Het vak van de sommeliers behoort tot een traditionele wereld. Wij hebben geprobeerd om wat dynamiek toe te voegen om te komen tot een evenement dat een breder publiek aanspreekt. Dat bleek de

juiste keuze, want ons dossier heeft het gehaald, ondanks sterke opponenten zoals bijvoorbeeld Bordeaux.”

FINANCIERING VIA PARTNERS Er werd gekozen voor professionele omkadering op hoog niveau, en daar hangt natuurlijk een prijskaartje aan vast. “Nadat we de competitie naar België hadden gehaald, was de financiering de volgende uitdaging”, gaat Mich Van Aerde verder. “Voor Balthazar Events is dit een heel belangrijk prestigeproject. Het is een strategische keuze om ons hiermee in de kijker te zetten. Daarom zijn we voor dit event afgestapt van het klassieke verdienmodel. We zijn dus zelf op zoek gegaan naar sponsoring en partnership.

Onder andere de Stad Antwerpen, Port of Antwerp en Vlaanderen zijn mee in het verhaal gestapt. Daarnaast hebben we ook heel wat internationale wijnhuizen kunnen overtuigen, zodat we onze vooropgestelde targets vlot gehaald hebben.”



event management 31 GALADINER MET FRISSE, JONGE ACCENTEN

INTERNATIONALE DELEGATIES

LEREN EN BIJSTUREN

In maart zal Balthazar Events zo’n 65 delegaties van overal ter wereld verwelkomen. “Elke nationale gilde stuurt zijn voorzitter, zijn beste sommelier en een lokale vakjournalist naar Antwerpen”, zegt Niels Goyvaerts. “Van zodra ze op de luchthaven toekomen, nemen wij het over. Hotels, restaurants, vervoer, activiteiten,… alle praktische zaken zijn door ons geregeld. De sommeliers zijn overdag bezig met hun competitie, die door het technisch comité van A.S.I. wordt ingevuld. Voor de andere delegatieleden, partners en andere geïnteresseerden voorzien wij een randprogramma dat breder gaat en oa. de gastronomische en culturele troeven van ons land toont.”

Na vijf dagen competitie is het op vrijdag dan tijd voor de grote finale, waarvoor Balthazar Events het scenario heeft uitgeschreven. “Ik was vorig jaar aanwezig bij de Europese finale in Wenen”, zegt Mich Van Aerde. “Daar heb ik heel wat uit geleerd, zowel in positieve als in negatieve zin.

Men koos toen voor een avondevenement, met de competitie tijdens het diner. Ik vond dat verwarrend. Mensen waren aan het eten, en de sommeliers kregen niet de volle aandacht. Daarom koppelen wij de finale los van het diner, en vindt deze plaats op vrijdagnamiddag in de Koningin Elisabethzaal. Deze finale zal overigens te volgen zijn via live streaming. In Wenen leverde dit wereldwijd 2 miljoen kijkers op. Een cijfer dat we hopen te overtreffen.”

De Beste Sommelier ter Wereld wordt ’s avonds gehuldigd tijdens het afsluitende galadiner. “Daarbij willen we België gastronomisch op de kaart zetten”, aldus Niels Goyvaerts. “Het Jong Keukengeweld zal die avond instaan voor het diner, en zo een internationaal platform krijgen.

95% van onze partners zijn wijnhuizen, en ook zij kunnen die avond schitteren.

We hebben de hele week masterclasses ingebouwd waarbij zij met de sommeliers kunnen kennismaken. Maar natuurlijk is de gala-avond het summum. Zij zullen dan hun allerbeste wijnen schenken. Aan elke tafel voorzien we een professionele sommelier, bijgestaan door een laatstejaarsstudent van het PIVA.”

UNIEKE KANS VOOR BEDRIJVEN In totaal zullen zo’n 650 personen kunnen deelnemen aan het galadiner in het Atrium van het Elisabeth Center. Mich Van Aerde: “400 plaatsen worden ingenomen door de delegaties en de partners.

Daarnaast verkopen we voor die avond ook nog een vijftiental VIP-tafels van tien personen aan bedrijven. Deze mensen gaan niet alleen een topavond beleven, ze krijgen ook nog eens de allerbeste wijnen geschonken. We gaan er geen grote show van maken, de focus ligt op de wijn en het diner. Al voorzien we wel nog een afterparty in de marmeren zaal.”

PARTNERS, OPDRACHTGEVER ÉN STAD TEVREDENSTELLEN Midden september werd de campagne rond de Beste Sommelier ter Wereld op gang getrapt met een persconferentie in het Havenhuis. “Ook de uitgebreide website met het programma en informatie over de competitie staat sindsdien online. Na de persconferentie kregen we al enthousiaste reacties van de mensen van ASI. We hebben de lat dus hoog gelegd.

Ons event zal succesvol geweest zijn als onze partners achteraf gelukkig zijn. Want ook voor hen is dit een strategisch belangrijk evenement, met de aanwezigheid van de internationale vakpers binnen hun domein. Daarnaast moet de opdrachtgever, de Belgische Gilde, ook tevreden zijn. En uiteraard hopen we dat we ook Antwerpen wat extra internationale weerklank kunnen geven”, zo besluit Mich Van Aerde. www.bestworldsomm.com

32

agencies

ICF MOSTRA

COMPLEXE BOODSCHAP VERTALEN NAAR EEN ERVARING Het communicatieagentschap ICF Mostra heeft al dertig jaar ervaring met campagnes en events voor de institutionele sector. De knowhow die in drie decennia werd opgebouwd, wil men nu ook gaan inzetten voor corporate klanten. Via het concept ‘smart events’ vertaalt het agentschap complexe materie naar betekenisvolle en aantrekkelijke verhalen die mensen aanspreken. Experience trok naar Brussel om kennis te maken met deze nieuwe speler op het corporate speelveld.

I

CF Mostra is een van de toonaangevende communicatieagentschappen in Europa gespecialiseerd in publieke infomatiecampagnes. “Wij zijn gewend om grote campagnes te doen voor de Europese Commissie”, vertelt Caroline Danloy, Vice President bij ICF Mostra. “We weten hoe we complexe thema’s moeten behandelen, thema’s die burgers én bedrijven aanspreken: gezondheid, leefmilieu,… In de loop der jaren hebben wij ook onze eventkennis uitgebouwd. Als 360° agentschap kunnen wij dus diensten aanbieden van A tot Z. Strategie, creativiteit, analyse van het doelpubliek,… tot en met de volledige uitvoering van het event. En dit van kleinere workshops voor 20 personen tot de grote evenementen van 6000 deelnemers.”

MERK POSITIONEREN IN PLAATS VAN PRODUCT VERKOPEN Anno 2018 stelt ICF Mostra vast dat de communicatienoden van corporate ondernemingen steeds dichter aansluiten bij die van overheden. “In 30 jaar

communiceren hebben wij ons doelpubliek zien veranderen”, vertelt Babak Hosseiny, Executive Creative Director bij ICF Mostra. “Mensen worden steeds meer burger. Ze beperken zich niet meer tot informatie ontvangen, ze gaan ook actief participeren en hun mening delen. Merken worden minder beoordeeld op hun producten – die meestal wel goed zijn – en meer op hun acties en hun gedrag in de markt. Als je niet enkel een product wil verkopen, maar ook een merk wil positioneren in de maatschappij en in de markt, dan kunnen wij helpen.”

DE GEÏNTEGREERDE AANPAK VAN ‘SMART EVENTS’ ICF Mostra ziet een event als een echte communicatietool en is dan ook erg gefocust op creatieve content. ‘We hebben een manifest opgesteld waarin we spreken over onze ‘smart events’ methodologie”, aldus Marius Wulferding, Account Director bij ICF Mostra. “Dit betekent dat we evenementen organiseren met een geïntegreerde aanpak, waarin cre-

ativiteit en strategie een belangrijke rol spelen. Een evenement begint voor ons al lang voor de eigenlijke datum, en eindigt ook veel later. We lanceren events die onderdeel zijn van een ruimere campagne, waarbij de doelgroep echt ‘engaged’ wordt, zodat deze mensen ambassadeurs worden die de boodschap van de klant doorgeven. Ze zullen dit niet doen als ze niet overtuigd zijn van de content.

Daarom moet dit vanaf het begin geïntegreerd worden. Een ‘smart event’ start dan ook met een goed plan. We bepalen de verschillende raakpunten waarmee we de deelnemer emotioneel kunnen bereiken, om hem een ambassadeur van onze boodschap te maken.”

STRATEGISCHE PLANNING Waar anderen zich beperken tot het uitvoeren van een briefing, gaat met bij ICF Mostra veel breder.

“We zijn niet het beste agentschap om enkel maar uw laatste nieuwe product te promoten”, zegt vertelt Caroline Danloy.

“Onze specialiteit is om een complexe

agencies 33

boodschap te helpen overbrengen.

Onze strategische planners worden al heel vroeg bij het project betrokken. Ze doen research en helpen onze klanten een briefing opstellen. Ze denken na over target groups en key messages. We proberen van bij het begin strategisch te denken. Hoe kan het project evolueren?

En hoe kan het project geïmplementeerd worden? Het denkwerk en het researchen kan helpen om het project meteen op de juiste weg te zeggen.”

INDRUKWEKKEND TEAM EN NETWERK Om dit alles te bewerkstelligen kan ICF Mostra rekenen op een indrukwekkende organisatie. “We werken hier in Brussel op ons hoofdkwartier met 170 mensen”, zegt Marius Wulferding. “Het eventteam is zo’n 20 personen sterk. Daarnaast hebben we ook nog heel wat freelancers en partners waar we mee samenwerken.

We hebben dus een organisatie die

evenementen op grote schaal aankan.

Bovendien hebben we ons ook versterkt dankzij de nauwe samenwerking met Anniek De Vlieger, die 20 jaar ervaring heeft op het vlak van design en organisatie van corporate events, in België en in het buitenland. Ten slotte is ons team ook zeer internationaal. We werken hier met 25 nationaliteiten, en begrijpen dan ook de culturele verschillen, zodat we eventueel elementen kunnen aanpassen naargelang de locatie. Dit is belangrijk als je een boodschap probeert over te brengen. Wij kunnen door onze ervaring en ons netwerk ook heel makkelijk events uitrollen in verschillende landen.

In Europa én wereldwijd.”

INTEGRATIE VAN TECHNOLOGIE Ondanks de razendsnelle technologische evolutie gelooft ICF Mostra volop in de toekomst van Live Communication.

“De organisatie van fysieke evenementen blijft een cruciaal communcatie-

element voor onze klanten”, zegt Babak Hosseiny. “Ze willen relaties uitbouwen, nieuwe contacten leggen, getrouwheid bevorderen en hun merken versterken.

Daarom blijven networking, echte interactiviteit en directe en transparante communicatie in de echte wereld zeer belangrijk. Digitale toepassingen kunnen hier wel een nuttige aanvulling op zijn. Technologie biedt een fantastisch landschap dat kan helpen je boodschap te verspreiden. Mensen zijn natuurlijk gefascineerd door de technologie zelf – denk maar aan VR of hologrammen -, maar de boodschap, de content, moet wel centraal blijven staan. Ook sociale media blijven een belangrijke rol spelen om een boodschap verder door te geven.

Ze helpen deelnemers om hun emoties en vragen heel snel te verspreiden.”

NIEUWE MOGELIJKHEDEN Binnen de corporate markt wil ICF Mostra zich in de eerste plaats richten op internationale organisaties die in Brussel zijn gevestigd, of Belgische bedrijven die internationaal georiënteerd zijn. “Het is nu onze bedoeling om onze klantenportfolio te verbreden en te diversifiëren. We zien veel gelijkenissen tussen de noden van onze huidige klanten en die van de corporate sector.

Allebei willen ze immers een vertrouwensband opbouwen met burgers en consumenten. Wij kijken er alvast naar uit om onze werkwijze en ons manifest ‘smart events’ persoonlijk te komen voorstellen aan geïnteresseerde bedrijven”, zo besluit Marius Wulferding.

www.mostra.com/smart-events smartevents@mostra.com

34

event

BEA AWARDS

LANCERING VAN EDITIE 2019 De inschrijvingen voor de beste live communicatieprojecten zijn geopend. Het is het begin van een traject dat zijn ontknoping krijgt tijdens de 21ste ceremonie van de BEA Awards, die zal plaatsvinden in Mechelen, op 27 maart 2019.

3

, 2, 1… We zijn vertrokken voor de 21ste editie van de BEA Awards, die zich aankondigt als een 2.0 versie van de competitie. Zoals eerder aangegeven, werden de formules van de competitie en de avond herzien na een raadpleging van verschillende vertegenwoordigers van de sector. Tijdens de maand september werd er volop vergaderd met de partners om de hoofdlijnen van deze ‘Mechelse’ organisatie van de BEA uit te tekenen, in oktober volgt nu de concrete lancering van de competitie.

BEA 2019 De competitie zal vooral gekenmerkt worden door de vertaling van een wens die de agentschappen gedurende de afgelopen jaren uitdrukten: ‘Minder trofeeën om meer waarde te geven aan de BEA Awards’. Concreet zullen de bronzen en zilveren onderscheidingen in alle categorieën verdwijnen. Alleen gouden trofeeën worden toegekend in de weerhouden categorieën: B2B, B2C, B2Gov en B2E (met ‘E’ voor ‘Enterprise’, red). Daartegenover staat dat de jury speciale prijzen kan toekennen aan evenementen die zich hebben onderscheiden op een duidelijk omschreven aspect: ROI, creatief concept, activering, innovatie,... Zo behoudt elk project de kans om een prijs te winnen - ongeacht het budget. Ook de BEA Catering Awards zullen niet worden opgenomen in de nieuwe formule en dus van het toneel verdwijnen.

Aan praktische kant is er een grote verandering op vlak van het schema van de BEA Awards, die op woensdag 27 maart een volledige dag zullen innemen. Overdag is het Congres – en erfgoedcentrum Lamot de plek waar de finaleprojecten worden voorgesteld, met daarnaast een educatief en inspirerend programma. Daarna gaan de deelnemers met de shuttle naar de Nekkerhal om de prijsuitreiking bij te wonen. Net als andere jaren gebeuren de presentaties van de projecten ‘live’ voor de jury, met het verschil dat ze ook toegankelijk zijn voor iedereen die deze wil bijwonen. Een uitstekende manier om de beste projecten van het jaar in detail te ontdekken! Er zijn ook presentaties van meerdere sprekers gepland, maar op het moment van deze uitgave moest het programma hiervan nog bevestigd worden. Hier wordt binnenkort verder over gecommuniceerd. In de Nekkerhal, waar de 21ste BEA-ceremonie zal plaatsvinden, mogen trouwe BEA-gasten zich verwachten aan een nieuw concept voor de show en de after-party.

EVENT MASTERS AAN HET ROER Nadat het drie jaar de BEA Awards in goede banen heeft geleid, geeft Bevas Events de fakkel nu door aan de collega’s van Event Masters, die de opdracht krijgen de dag en de avond van de BEA Awards te organiseren volgens een nieuw concept (zie hiernaast).

“Het is met een beetje pijn in het hart dat deze transitie plaatsvindt”, aldus de organisatoren van de BEA Awards. “Je moet echt zelf in de schoenen hebben gestaan van het organiserende bureau om een goed begrip te krijgen van de complexiteit van dit type evenement, dat bestaat dankzij de goede wil van de sector. In zo’n context is het onmogelijk om je achter een masker te verschuilen, en we hebben enkel maar bekwame en positieve persoonlijkheden bij Bevas kunnen ontdekken. De opdracht van Event Masters is misschien een beetje anders, maar de uitdagingen zullen zeker niet minder zijn.”

De inschrijvingen van de projecten werden geopend op 19 oktober en zullen worden afgesloten op 15 november 2018.

Deze registraties gebeuren online, op bea-awards.be.

BEA AWARDS 2019: DE BELANGRIJKE DATA Inschrijving cases: 19/10/2018 – 15/11/2018 Indienen materiaal voor evaluatie: 19/11/2018 – 21/12/2018 1ste ronde met online evaluatie door de jury: januari 2019 Bekendmaking finalisten: begin februari 2019 Publieke verdediging van de projecten: 27 maart 2019 (Congres – en erfgoedcentrum Lamot) Ceremonie van de BEA Awards: 27 maart 2019 (Nekkerhal)

event 35

DE STAD MECHELEN ONTVANGT DE BEA AWARDS IN 2019… ÉN 2020 De stad Mechelen is de gaststad voor de edities 2019 en 2020 van de BEA Awards, de competitie die de beste live communicatieprojecten beloont. De 21ste uitreikingsceremonie zal plaatsvinden op 27 maart 2019.

D

e BEA Awards verlaten Gent om voor twee jaar hun tenten op te slaan in Mechelen. Hoewel het evenement zijn formule aanpast, na een raadpleging van stakeholders uit de B2B-eventsector, behoudt het wel zijn rondreizende karakter. Afgelopen zomer hebben Stad Mechelen, Congresbureau Meet in Mechelen (Toerisme Mechelen) en Nekkerhal hun krachten gebundeld om het evenement in 2019 en 2020 naar hun stad te halen. Ook Congres- en erfgoedcentrum Lamot, de Mechelse Hotelassociatie (MHA), Kasteel Tivoli en Technopolis engageren zich om mee te werken aan het project. Voor de MICE-actoren van de stad zal de ontvangst van de BEA Awards een gelegenheid zijn om te benadrukken welke stappen er in Mechelen zijn genomen om het zakentoerisme te ontwikkelen.

Bart Somers, burgemeester van Mechelen: “Mechelen heeft de voorbije jaren grote stappen vooruit gezet als congresstad.

Met Lamot zitten wij trouwens in de top 4 van beste congrescentra van het land. Door de BEA Awards naar Mechelen te halen onderstrepen wij het belang en de prominente plek van Mechelen in de sector van de bedrijfsevenementen. Mechelen heeft daar de ruimte, de accommodatie en de unieke troeven voor. Ik zeg wel eens dat Mechelen tegelijk de kleinste grootstad en het grootste dorp van Vlaanderen is. Dat is de unieke charme in beleving die onze stad kenmerkt.”

“Wij werden meteen getroffen door de vastberadenheid, het enthousiasme en het reactievermogen van onze Mechelse gesprekspartners”, zo vertellen de organisatoren van de BEA Awards. “Hoewel we nog maar bij het begin van het evenement staan en heel wat elementen nog moeten worden ingevuld, is het nu al duidelijk dat er in Mechelen een sterke wil is om het potentieel van de stad aan de deelnemers te tonen. Wij zijn er al van overtuigd: men zal de stad kunnen (her)ontdekken vanuit een volledig nieuw event-perspectief.”

Verschillende spelers uit de Mechelse zakentoerismesector drukten de wens uit om de algemene coördinatie van de BEA Awards toe te vertrouwen aan een lokaal evenementenbureau.

Voor Event Masters (Willebroek), dat deze taak op zich zal nemen, zal de uitdaging groot zijn. Na een zeer geslaagde jubileumeditie verwacht het comité van de BEA Awards dat deze nieuwe editie de start betekent voor een nieuw soort sectorevenement: een format dat tegelijkertijd informatief, inspirerend, innovatief en verenigend is.

Bert Knuts, CEO Event Masters: “Met veel enthousiasme zet Event Masters de schouders onder de organisatie van de BEA Awards in Mechelen. We zijn vastberaden om ‘de hoogmis van de eventsector’ een nieuw elan te geven, waarbij er plaats is voor zowel content als entertainment. Event Masters viert volgend jaar ook haar 25ste verjaardag en we zien het als het ideale moment om ons (nog) eens te tonen aan de hele sector.

Het wordt een niet te missen editie!”

De dag van 27 maart 2019 zal worden opgedeeld in twee luiken: overdag de publieke ‘live’ presentatie van de finaleprojecten in het Congres- en erfgoedcentrum Lamot, ’s avonds gevolgd door de uitreikingsceremonie en de jaarlijkse BEA-avond in de Nekkerhal. De projecten voor de BEA Awards kunnen worden ingediend tussen 19 oktober en 15 november 2018. Het presentatiemateriaal voor de evaluaties moet voor 21 december 2018 worden doorgestuurd. www.bea-awards.be

event 37

HET BEA WORLD FESTIVAL ONTHULT ZIJN SPREKERSPROGRAMMA

VAN DE INTEGRATIE VAN KLANTERVARING TOT DE BETROKKENHEID VAN DEELNEMERS

Gerd De Bruycker

Jan-Jaap In der Maur

Tuija Seipell

Het Bea World Festival, dat van 21 tot 24 november zal plaatsvinden in Coimbra (Portugal), heeft zijn sprekersprogramma voorgesteld. Een voorsmaakje…

E

en maand voordat het B2B-evenementenfestival de deuren opent, onthulden de organisatoren hun schema voor de presentaties op 23 november, de dag na de projectverdedigingen. Een dag die ’s avonds wordt afgesloten met de uitreiking van de ‘gouden olifanten’.

In totaal zijn er op 23 november 14 presentaties. ‘s Avonds volgt dan de prijsuitreiking, waarin België na een jaar van schaarste hopelijk opnieuw kan uitblinken.

Bij dit panel van sprekers, dat verrassend veel Nederlanders telt, springt vooral de presentatie van de Canadese Tuija Seipell in het oog. Onder de titel ‘The curse of knowing: How what we know keeps us from seeing solutions ‘, zal haar toespraak focussen op waarom emotionele connecties en klantervaringen in onze wereld de boventoon voeren. Haar denken zal zich ook richten op hoe deze verbindingen gecreëerd kunnen worden, vertrekkende vanuit de klant, om zo loyaliteitsprocessen te optimaliseren.

Voor deze editie heeft ADC Group, de organisator van het festival, ook enkele nieuwigheden voorzien met betrekking tot de prijscategorieën. Zo zijn de twee categorieën B2B- en B2Cevenementen onderverdeeld in twee subcategorieën, rekening houdend met de budgetten van de evenementen (minder dan 500.000 en meer dan 500.000 euro), om de vergelijkingscriteria te verfijnen. Nog een nieuwigheid: de Media Event-categorie zal de beste persevenementen belonen.

Van Belgische kant zal Gerd De Bruycker, marketingdirecteur Northern Europe bij Cisco Systems, dieper ingaan op het thema van het gebruik van data om meer persoonlijke ervaringen te creëren. Vlak voor de lunch zal zijn presentatie het belang van livecommunicatie in de marketingmix onder de aandacht brengen. Hij zal ook uitleggen hoe individuele customer journeys in communicatiestrategieën en evenementen kunnen worden gepland.

‘De sprekers zijn belangrijk maar vormen niet het centrum van de meetings (...) We willen evenementen die rijk zijn aan inhoud en energie. We gaan u dus leren hoe u uw programma’s levendiger kunt maken en hoe u de betrokkenheid van uw deelnemers kunt vergroten.’ Met zulke woorden heeft de presentatie van de Nederlander Jan-Jaap In der Maur, die in de namiddag gepland staat, er alle belang bij zijn beloften na te komen. Vooral omdat deze presentatie de titel ‘How to avoid death by boredom’ draagt...

DESTINATION MARKETING

De belangrijkste evolutie bij de prijzen dit jaar is de oprichting van de Best Location Awards. Deze belonen de beste evenementenlocaties en de beste bestemmingen of congresbureaus.

Deze venues zullen worden geëvalueerd op basis van hun vermogen om verschillende soorten evenementen te organiseren, zoals congressen, beurzen, productlanceringen, enz. In een aparte categorie zijn de Best Location Awards ook geopend voor marketingbureaus, conventiebureaus en territoriale promotiestructuren die aan MICE zijn gewijd.

Hoewel we ons voor deze nieuwe categorie aan een rustig begin mogen verwachten, kunnen we er ook van uitgaan dat deze een waardevol kader wordt voor professionals die verantwoordelijk zijn voor de promotie van steden en regio’s. Het festival geeft hen nu de kans om de strategieën van hun internationale tegenhangers te ontdekken en zo nieuwe wegen te verkennen voor hun eigen activiteiten. www.beaworldfestival.com

WE HOST YOUR SUCCESS! Visit the future and find out how Easyfairs provides customised, innovative services in a variety of client-focused facilities to ensure the success of the events that we host.

THE RIGHT SPACE FOR EVERY EVENT:

FLEX XL

Flanders Expo

NEKKERBOX

Nekkerhal

CONTACT US: Sales@easyfairs.com 0800 / 112 58

www.easyfairs.com

FLEX MEET

Flanders Expo

FOYER

Flanders Expo

special 39

VÉÉL MEER DAN ALLEEN MAAR FUN MET COLLEGA’S Bedrijven die willen werken aan het vertrouwen, de dynamiek, de samenwerking of de sfeer binnen het team, kunnen kiezen voor een teambuildingactiviteit. Maar waar moet je precies op letten, wanneer je een teambuildingagentschap contacteert? En wat zijn de actuele trends? Experience verzamelde vier ervaren spelers rond de tafel en ging op zoek naar de antwoorden.

B

egin september bracht Experience magazine met Johnny Machiels van Event Masters, Sven Stevens van Event Mosaic, Hendrik Vandermarliere van The Outsider en Geert Debusschere van Ecco La Luna vier specialisten op vlak van teambuilding samen in Brussel. Het verslag van een interessante voormiddag…

WERKEN ROND EEN BOODSCHAP We beginnen meteen met een misverstand uit de wereld te helpen. Een teambuilding is meer dan alleen maar een ‘plezante’ namiddag met de collega’s.

Johnny Machiels: “Veel klanten verwarren een team-event met een teambuilding. Een team-event is in feite niet meer dan op een leuke manier samen zijn. Van zodra je rond een communicatieplan gaat werken of een doel moet bereiken, dan spreek je pas van een teambuilding. Een teambuilding moet effectief werken naar bepaalde doelen. Je moet een boodschap overbrengen. Soms vraag je aan de klant ‘wat zijn je precieze doelstellingen?’ en krijg je als antwoord ‘zoals vorig jaar’. Maar wat wil men bereiken, wat wil men dat er verandert?”

Geert Debusschere: “Wat ik mis bij de klanten is dat ze soms geen idee hebben hoe deze prikkel moet passen binnen een groter geheel. Wat is het plan op 2 à 3 jaar met deze mensen?

Er zou een beleid moeten zijn omtrent dit menselijk kapitaal.

Zowel naar het team als naar het individu. Wij willen bedrijven begeleiden in hun planning van teambuildings, vorming en fun.

Wat wil men, wanneer is de volgende prikkel, en hoe koppelt men het persoonlijke ontwikkelingsplan van zijn mensen aan het team?”

Hendrik Vandermarliere: “Het komt er op aan te begrijpen wat de klant precies wil. Willen ze gewoon eens ontspannen en informeel ertussenuit, of wensen ze dit te koppelen aan specifieke doelstellingen? Dit kan heel divers zijn: een marketingactie, de onderlinge afdelingen beter laten communiceren, een familiedag, een meetincentive, een sociale doelstelling of waarde van het bedrijf in de verf zetten… Indien men er effectief gedragsveranderingen aan wenst te koppelen met theoretische onderbouw, dan verwijzen we hen graag door naar een trainingsbureau. Mogelijks helpen wij dan wel om toegepaste opdrachten bij die doelstelling uit te werken in samenspraak met de coaches.”

Sven Stevens: “Ook bij ons zien we dat klanten in heel wat gevallen geen achterliggende gedachte hebben. Vaak hoor je ze zeggen ‘doe maar iets voor dit budget’. Slechts weinig bedrijven zeggen: ‘we willen die teambuilding omdat we daarmee bezig zijn en dat willen bereiken’.”

Geert Debusschere: “Je moet inderdaad in gesprek gaan met je klant en doorvragen om te achterhalen wat men wil bereiken.”

Johnny Machiels: “We krijgen ook regelmatig klanten die zeggen: ik wil dat concept. Maar mogelijk past dat concept niet bij het doel dat men voor ogen heeft. Wij hebben 70 concepten in onze portfolio, maar die zijn allemaal verschillend qua dynamiek en het doel wat je kan bereiken. Daarom gaan we eerst luisteren naar de klant, naar wat ze precies willen. Een bedrijf moet een planning hebben voor langere periode. En daarbinnen kunnen die teambuildings passen.”

Johnny Machiels



40

special

WERKBAAR BUDGET

BLIJVENDE IMPACT

Een geslaagde teambuilding heeft niet enkel nood aan een duidelijke boodschap, men moet ook kunnen werken met een realistisch budget.

Een succesvolle teambuilding kan wel degelijk een serieuze impact hebben op het team en het bedrijf.

Geert Debusschere: “De budgetten om teambuildings te doen gaan de laatste jaren terug omhoog. Na de crisis was men hier toch voorzichtiger in en deed men bepaalde zaken liever in-house. Dat is nu gekeerd. Langs de andere kant zijn er wel nog steeds bedrijven die niet begrijpen dat je met 25 euro niet veel verder komt dan een spel bowling en een spaghetti. Onlangs was er een klant die wou beknibbelen op de welkomstdrank, maar dan merk je dat deelnemers meteen al aan hun dag beginnen met een ontgoocheling.”

Johnny Machiels: “Het is onze taak om aan de contactpersoon duidelijk te maken wanneer een budget onrealistisch is.

En als het budget nipt voldoende is, moet je ook duidelijk maken dat ze geen state-of-the-art teambuilding pakket mogen verwachten. De perceptie van een deelnemer is hierbij heel belangrijk. Een teambuilding kan heel goed zijn, als het eten daarna niet goed is, dan zal men vooral dat onthouden.”

Sven Stevens: “Het is belangrijk om het budget duidelijk uit te leggen, en ook heel duidelijk te stellen wat er wel en niet mogelijk is. Als je alles mooi opsplitst, dan begrijpt men ook wel waarom men tot een bepaald bedrag komt, en dan aanvaardt men dat ook sneller. Want vaak staat men niet stil bij het werk dat er allemaal nodig is.”

Hendrik Vandermarliere: “Met The Outsider hebben wij bewust gekozen voor eigen eventlocaties. Daardoor kunnen we prijsvriendelijk werken omdat veel zaken reeds uitgebouwd zijn voor events. We hoeven niet telkens logistiek en activiteiten in te huren, en zo sparen we extra kosten en commissies uit. Als de klant evenwel kiest voor een externe locatie wordt het uiteraard een ander prijskaartje.”

Sven Stevens

Johnny Machiels: “We werden vorig jaar gecontacteerd door een bedrijf dat kampte met het probleem dat tijdens meetings sommige medewerkers te stil waren en zich op de achtergrond hielden. We hebben daar een ganse dag op ingespeeld, en één van de activiteiten was een haka-initiatie.

En dat is blijven hangen, want nu gebeurt het blijkbaar soms dat ze een meeting starten met een haka, en zo die dynamiek terugvinden. Deze teambuilding leeft na een jaar dus nog steeds voort.”

Sven Stevens: “Het is tof om te zien als mensen gedurende de dag een verhaal aan het maken zijn. Als je het begin van een dag vergelijkt met het einde, dan zie je dat mensen naar elkaar toegegroeid zijn, en dat ze een ervaring hebben meegemaakt.”

Johnny Machiels: “We mogen niet pretenderen dat wij op een namiddag gedragsveranderingen teweegbrengen bij teams.

Het enige wat wij kunnen hopen is dat we ergens een bewustwording doen. Als we dat kunnen bereiken, is er al een mooie stap gezet. Nadien kan men nog overgaan tot trainingen etc.”

Geert Debusschere: “Soms wordt er om budgettaire redenen een teambuilding geschrapt, maar bedrijven moeten zich ook realiseren wat de kost is van iets niet te organiseren. Wat is de impact van tegen uw mensen te zeggen: dit jaar investeren we niet in een teamevenement. Op het moment dat het moeilijk gaat, moet je net durven investeren.”

Sven Stevens: “Teambuildings zijn de mooie momenten die onthouden worden. ‘Vorig jaar hebben we dat gedaan, het jaar ervoor dat…’ Er wordt vaak nog jarenlang over gesproken. Men mag die impact van teambuilding op bedrijf niet onderschatten.”

Geert Debusschere

special 41

Hendrik Vandermarliere: “Het blijft uiteraard de kunst om creatief en vernieuwend te zijn én te blijven. Het is onze job om die nieuwigheden op te sporen: beurzen, buitenland, trends, buikgevoel, durven denken en dromen.”

Johnny Machiels: “Werksfeer is belangrijk voor de productiviteit. Sommige bedrijven beseffen dat heel goed, en creëren een leuke omgeving, maar andere staan daar volledig niet bij stil. Denk aan uw team, geloof in uw team, en denk niet direct aan cijfers… die volgen wel als het team goed functioneert.”

TRENDS IN TEAMBUILDING De thema’s die bij een teambuilding aan bod komen evolueren ook met de tijd.

Geert Debusschere: “Wij zien veel meer vraag naar maatschappelijk verantwoord ondernemen… Men wil iets doen dat ook een impact heeft buiten het team? Programma’s rond natuur & bos, rond vluchtelingen, etc.”

Johnny Machiels: “Zo werk je op verschillende niveaus: je doet iets goed voor het team, maar je geeft ook iets terug aan de maatschappij. Bovendien zijn dit ook niet de duurste programma’s. Er is meer vraag naar, maar het is ook niet makkelijk. NGO’s staan niet te springen om hun kantoren open te stellen voor groepen die op teambuilding willen komen.”

Sven Stevens: “Twee jaar geleden was er heel veel interesse in groene energie, met bezoeken aan de windmolenparken of rijden met elektrische wagens. Maar dat is intussen alweer geminderd. De trends volgen elkaar snel op. Het hangt erg samen met wat er op het nieuws en op televisie komt. Zo verwacht ik dat we in de toekomst veel meer rond afval gaan werken.”

GEVEN EN NEMEN Ook op vlak van timing is er een duidelijke evolutie waar te nemen.

Johnny Machiels: “Vroeger waren de teambuildings vaak in het weekend. Twee dagen meetings en één dag teambuilding. Tegenwoordig duurt een teambuilding 2 à 3 uur. De tijd die ervoor uitgetrokken wordt is effectief zeer sterk verminderd. Mensen komen niet meer naar teambuildings in het weekend, vrije dagen zijn tegenwoordig heilig.”

Sven Stevens: “Als het een klein bedrijf is waar iedereen elkaar kent, denk ik dat dat vlotter gaat. Bij grotere bedrijven ligt dat moeilijker, want dan is er misschien minder voeling.”

Geert Debusschere: “Het is een verhaal van geven en nemen. Als men wil dat mensen op een vrije dag komen, dan moeten ze het gevoel hebben dat ze evenveel krijgen als dat ze investeren. Men moet iets waardevol terugkrijgen voor de tijd die men besteedt.”

Hendrik Vandermarliere: “Ook wij ervaren dat men niet meer zo snel naar een niet-betaalde teambuilding komt in het weekend. We ervaren hier een duidelijke mentaliteitsverandering in vergelijking met 10 jaar geleden. Daardoor organiseren wij tegenwoordig ook meer kortere teambuildingsmomenten. Onze activiteiten moeten zo geconcipieerd en gedifferentieerd worden dat ze alle deelnemers aanspreken en mee betrekken in de teambuilding.”

IEDEREEN MEEKRIJGEN Op een teambuilding is het natuurlijk belangrijk dat elke deelnemer betrokken is. En dat blijkt niet steeds vanzelfsprekend.

Sven Stevens: “Meestal is er één persoon binnen het bedrijf verantwoordelijk voor het organiseren van de teambuilding.

Maar dikwijls zie je dat die kijkt vanuit eigen perspectief, en kiest voor een activiteit die hij of zij graag doet. Terwijl men net moet uitgaan van de volledige groep.”

Johnny Machiels: “Vooral op sportief niveau kan dit tot problemen leiden. Niet iedereen vindt mountainbiken leuk. Dat kan zelfs frustrerend en contraproductief werken.

Het is dus heel belangrijk om te kijken wie er precies gaat deelnemen. Zowel de jonge IT’er die net is afgestudeerd als de directiesecretaresse die volgende week op pensioen gaat zouden er iets moeten kunnen uitpikken waarvan ze zeggen: dat was super. Alles begint bij goed te luisteren wie de doelgroep is, en daar dan de juiste concepten op in te zetten, zodat iedereen kan deelnemen.”

Sven Stevens: “Ook het enthousiasme bij meer ludieke activiteiten is niet altijd bij iedereen even groot. In een gezond bedrijf zie je dat iedereen wel zijn best zal doen om mee te doen, ook al ligt het hen niet helemaal. Iedereen speelt uiteindelijk graag, maar het heeft soms een half uurtje nodig om los te komen tussen de collega’s waarmee men normaal gezien serieus omgaat.”

Johnny Machiels: “Mensen worden niet graag uit hun comfortzone gehaald. Soms zie je er een paar apart staan. Dan ga ik er naartoe om te achterhalen wat de achterliggende reden is, en of die verholpen kan worden. Maar dikwijls zijn het net diegenen die op het einde van de activiteit het eerste naar hun gsm grijpen voor een enthousiaste selfie.”

Geert Debusschere: “Vaak is het werk en de smartphone ook een belemmering om helemaal in het verhaal mee te gaan. Daarom hebben wij al enkele keren de afspraak gemaakt dat alle gsm’s worden afgegeven bij het begin. En dat was telkens een succes.”

Met dank aan alle deelnemers en aan Emirates voor het ter beschikking stellen van de locatie.

REIZEN OP MAAT EN INCENTIVES

Ervaren bestemmingspecialisten | Themareizen

Verkozen tot beste outgoing niche-touroperater 2017

www.imaginetravel.be info@imaginetravel.be | 050 40 80 45

special 43

EEN UNIEKE EN ZORGELOZE BELEVING IN HET BUITENLAND Heel wat bedrijven zijn op zoek naar bijkomende manieren om hun klanten te fideliseren of hun medewerkers te motiveren. Een incentivereis is een mogelijke optie om deze doelstelling te bereiken. Experience Magazine wou weten wat bedrijven precies van zo’n incentive mogen verwachten en organiseerde daarom een rondetafelgesprek met vijf specialisten uit deze sector.

R

ond de tafel zitten vertegenwoordigers van vijf spelers met elk uiteenlopende specialiteiten: Lieve Daniëls van Imagine Travel, Olivier Van de Vijver van Xperience, Thibaud Schoonvaere van D’M&S, Aline Van Houdt van JADA events en Jan Vandenbranden van luchtvaartmaatschappij Emirates.

Thibaud Schoonvaere: “Bij D’M&S is het incentive-aanbod gegroeid om onze key-accounts ook op dit vlak te kunnen bedienen. We willen op creatief vlak verder gaan dan de lokale DMC, en we kunnen daarvoor ook rekenen op onze communicatieafdeling. 2019 kondigt zich voor ons aan als een druk incentivejaar.”

Thibaud Schoonvaere

Aline Van Houdt: “Ook JADA events krijgt steeds vaker incentivevragen van vaste klanten. Om hier een antwoord op te bieden heeft men mij aangetrokken, omdat ik al heel wat ervaring heb in dit segment. Toch zijn het niet enkel onze eventklanten die voor een incentive komen aankloppen, er zijn ook nieuwe klanten, die bijvoorbeeld op facebook gezien hebben dat wij ook met incentives bezig zijn.”

Olivier Van de Vijver: “Bij Xperience draait alles puur om incentives. Wij werken wel samen met enkele eventkantoren, die de aanvraag van hun klant krijgen en niet van nul willen beginnen. We maken goede afspraken met deze kantoren en dat werkt heel goed. Maar onze grootste

Aline Van Houdt

klanten zijn tot op vandaag nog altijd bedrijven die ikzelf geprospecteerd heb.”

Lieve Daniëls: “Imagine Travel is recent met een incentiveafdeling begonnen. Voor dit segment van reizen willen wij meer gaan focussen op de samenwerking met eventkantoren. Daarbij focussen wij op het logistieke luik van de reizen, terwijl de creatieve uitwerking dan bij het eventkantoor ligt. Imagine Travel is gespecialiseerd in Azië, Midden-Oosten, Noord-Europa en Rusland, maar via de overkoepelende groep Travel by Excellence hebben we ook een jarenlange expertise in Noord-Amerika, Zuid-Amerika en Afrika. We hebben dus wereldwijd een ongelooflijke schat aan bestemmingskennis in huis en die willen we graag ook uitspelen bij incentives.”



44

special

REIS MET EEN DOEL De grootste klanten voor incentives komen volgens ons panel uit sectoren zoals de bouw, automotive, farmaceutica en IT. Thibaud Schoonvaere: “Vaak nemen bedrijven klanten of medewerkers mee om hen te motiveren of te belonen.

‘Bind hen zolang mogelijk aan ons met een onvergetelijke ervaring. Zorg ervoor dat we ‘connected’ terugkeren.’”

Olivier Van de Vijver: “Het is belangrijk dat bedrijven beseffen waarom men die mensen uitnodigt. ‘Wat is het doel van deze reis?’ Eigenlijk zijn er nog veel klanten die dat niet kunnen benoemen.”

Aline Van Houdt: “Een klant moet weten met welk gevoel men wil terugkeren.

Als men daar op voorhand goed over nadenkt, dan kunnen wij daar meteen rekening mee houden. Dikwijls worden incentives ook gekoppeld aan een officieel luik, met bijvoorbeeld een internationale salesmeeting.”

Olivier Van de Vijver: “Een andere mogelijkheid is de combinatie van een congres en een incentive. Dat ‘serieuze’ gedeelte hoort er ook wel bij, zeker vanuit fiscaal oogpunt.”

vertrouwen en een goed persoonlijk contact. Al worden ook de incentiveagentschappen geconfronteerd met overdreven grote pitches.

Aline Van Houdt: “Grote bedrijven voelen zich soms machtig en durven daarom met 5 à 6 agentschappen te pitchen. Wat natuurlijk maakt dat er heel wat werk verloren gaat.”

Olivier Van de Vijver: “Als ik geen 60% slaagkans heb, begin ik er niet aan. In een offerte kruipt heel wat tijd en geld.

Drie kantoren vind ik nog aanvaardbaar als het over een groot project gaat. Maar het moet ook eerlijk gespeeld worden.

Ik stuur ook nooit iets door als ik mijn voorstel niet persoonlijk mag komen presenteren.”

Thibaud Schoonvaere: “Helemaal akkoord. De finesse van een project moet je persoonlijk kunnen meegeven.

Bovendien ben jij als projectverantwoordelijke gedurende 4 à 5 dagen de ambassadeur van je klant. Jij bent het aanspreekpunt van de groep. Als er dan geen klik is, dan werkt het niet.”

VERTROUWEN WINNEN

Aline Van Houdt: “In persoonlijk contact voel je ook meer het enthousiasme van de klant over de verschillende aspecten van de incentive. Dat helpt om de juiste focus te bepalen.”

Het binnenhalen van een incentiveopdracht blijkt vaak een kwestie van

Lieve Daniëls: “De vertrouwensband tussen het bedrijf en de contactpersoon

Olivier Van de Vijver

Lieve Daniëls

van het incentiveagentschap is echt wel van cruciaal belang.”

Aline Van Houdt: “Vertrouwen is de basis. Bedrijven zijn vaak ook gebonden aan de persoon die voor hen de incentive organiseert, eerder dan aan het agentschap.”

Olivier Van de Vijver: “Eigenlijk heeft een incentivebedrijf op zich geen waarde, het zijn de mensen die voor de meerwaarde zorgen.”

Thibaud Schoonvaere: “Het is inderdaad dikwijls de drive van de contactpersoon die het verschil maakt.”

“VOORBEREIDING IS ALLES” Een succesvolle incentivereis is tot in de puntjes voorbereid. Niets wordt aan het toeval overgelaten.

Thibaud Schoonvaere: “Deelnemers noemen ons soms wel eens ‘de reisleider’. Maar ze staan er niet bij stil dat wij eigenlijk al maanden met de voorbereiding bezig zijn. Een goede scouting is dan ook enorm belangrijk.”

Olivier Van de Vijver: “Als een reis bevestigd wordt op een locatie waar je nog niet bent geweest, is het eerste wat je moet doen op het vliegtuig springen en het gaan bekijken. Als je incentive goed voorbereid is, dan moet je enkel nog meegaan om te luisteren naar de klant.

Voorbereiding is alles.”

special 45

Jan Vandenbranden

Lieve Daniëls: “Je moet je klant vaak ook de weg wijzen. Want bij het formuleren van hun wensen staan ze vaak niet stil bij vluchtdagen, afstanden, etc. Het is onze taak om die praktische zaken in rekening te brengen.”

Thibaud Schoonvaere: “Daarnaast is het belangrijk te werken met betrouwbare lokale partners. Want je moet echt wel op hen kunnen rekenen wanneer dat nodig is.”

BESTEMMING & PROGRAMMA Het is onmogelijk alle mogelijke bestemmingen te bespreken. Zowat elke regio ter wereld kan fungeren als locatie voor een geslaagde incentivereis.

Het komt er op neer om de juiste keuze te maken in functie van de verwachtingen van de klant.

Olivier Van de Vijver: “We merken dat directies steeds vaker aangeven dat de incentive binnen de EU moet plaatsvinden. Dat is soms wel jammer, omdat buiten Europa reizen niet per se duurder hoeft te zijn. De vlucht is misschien duurder, maar de bestemming zelf kan dan weer goedkoper zijn.”

Aline Van Houdt: “Je probeert ook iets anders te vinden dat hetgeen iedereen al gezien heeft. Zo zijn er interessante nieuwe locaties in OostEuropa, perfect voor incentives. Het nadeel is wel dat je daarvoor minder mogelijkheden hebt met de vluchten.

De incentives buiten de EU zijn echt voor speciale gelegenheden, waarvoor er extra budget wordt vrijgemaakt.”

Thibaud Schoonvaere: “Wij merken dat men het graag beperkt tot 3 à 4 uur vliegen. Maar het kan zelfs korter, op voorwaarde dat we iets vinden dat echt past bij het bedrijf. In Stockholm kan je bijvoorbeeld een rooftop tour doen.

Zoiets is toch ideaal voor een dakbedrijf. Dan bied je een leuke beleving, dichter bij huis, en op maat van het bedrijf. Naast de bestemming is ook de omvang van de groep iets om over na te denken. 15 keer met 20 personen reizen is een heel andere ervaring dan éénmaal met 300 personen.”

HET VERSCHIL MAKEN, TOT IN DE DETAILS Alle incentiveaanbieders rond de tafel geven aan dat het erom draait de deelnemers een ervaring aan te bieden. En elk element – tot in de kleinste details – kan daarbij een verschil maken.

Jan Vandenbranden: “Een beleving start eigenlijk al vanaf het moment dat je aankomt op de luchthaven. We proberen ons te onderscheiden door bijvoorbeeld een aparte welkomstdesk te voorzien met de naam van het bedrijf, een verwelkoming aan boord door een Nederlandstalige of Franstalige cabin crew, tot en met cupcakes met het logo van het bedrijf. De Emirates vlucht zal zeker bijdragen aan de totaalbeleving van een geslaagde incentive reis.”

EEN ZORGELOZE TRIP Deelnemers aan een incentive moeten kunnen genieten van een zorgeloze ervaring. Het is de taak van het incentiveagentschap om de praktische kant in goede banen te leiden.

Thibaud Schoonvaere: “Ik hoor wel eens van vrienden: ‘altijd op reis, wat een plezierige job!’. Maar aan het einde van zo’n reis ben je uitgewrongen. We zijn altijd opgelucht wanneer we met een groep terugkeren en alles goed verlopen is.”

Aline Van Houdt: “Dat klopt. Jij bent immers verantwoordelijk van ’s morgens bij het ontbijt tot ’s avonds na de laatste activiteit. Daar moet je telkens wel even van bekomen.”

Olivier Van de Vijver: “Het draait niet meer om de allergrootste luxe, maar wel om de beleving. Een barbecue op een unieke plek op het strand werd bijvoorbeeld beter ontvangen dan het diner in het sterrenrestaurant de dag nadien.”

Thibaud Schoonvaere: “Je moet de klant en eigenlijk de hele groep tijdens zo’n reis ‘ontzorgen’. Want in groep worden het vaak schaapjes. Zij laten hun zorgen thuis en verwachten dat de zaken voor hen geregeld worden. Je moet hen dan ook op bepaalde praktische zaken wijzen. Zoals bijvoorbeeld de kosten van mobiele data. Een eenvoudige waarschuwing daarover kan heel wat problemen vermijden.”

Thibaud Schoonvaere: “Je krijgt de kans om dingen te doen die je als toerist niet zou kunnen doen, gewoon omdat je de partners niet hebt.”

Met dank aan alle deelnemers en aan Emirates voor het ter beschikking stellen van de locatie.

TRAVEL LOUNGE • Ideale partner voor al uw reisplannen, privé en professioneel • Persoonlijke ontvangst wanneer en waar het u past, bij ons of bij u thuis • Nieuwe bestemmingen en reisroutes à la carte voor onvergetelijke ervaringen XPERIENCE • Professionele partner voor al uw incentives, conferenties & events • Wereldwijde topservice, unieke aanpak en 100% vlekkeloos verloop • Uw specifieke wensen maken het creatieve talent in ons wakker TRAVEL LOUNGE • Votre partenaire idéal pour tous vos projets de voyage, privé et professionnels • Un accueil personnalisé où et quand vous le souhaitez, chez nous ou à votre domicile • Nouvelles destinations et itinéraires de voyage à la carte pour une expérience inoubliable XPERIENCE • Votre partenaire professionnel pour tous vos incentives, conférences et événements • Service haut de gamme mondial, une approche unique et un déroulé 100% sans faute • Vos souhaits spécifiques stimulent notre creativité

special 47

“ONS DOEL: INCENTIVES DIE DE VERWACHTINGEN OVERTREFFEN” Xperience ontwikkelt en organiseert incentivereizen in Europa en de hele wereld.

Creativiteit en beleving zijn daarbij twee belangrijke ingrediënten. Van de Afrikaanse woestijn, tot en met het Verre Oosten, overal biedt men de deelnemers een onvergetelijke en gepersonaliseerde ervaring aan. Zaakvoerder Olivier Van de Vijver geeft ons meer uitleg over het succesvolle Xperience-recept en de nieuwe Appendee app.

V

oor het team van Xperience is elke incentive-opdracht een uitdaging.

“We gaan er prat op dat geen enkele vraag voor ons te groot of te moeilijk is. Om de verwachtingen te kunnen overtreffen, zitten we eerst graag met de klant rond de tafel om te luisteren naar zijn objectieven, verwachtingen en behoeften. Vervolgens maken we een grondige analyse en kunnen wij uiteindelijk stap voor stap een actieplan samenstellen dat garant staat voor succes.”

ERVARING, NETWERKING EN VOORBEREIDING Met acht jaar op de teller is Xperience nog een relatief jong bedrijf, maar het team van zaakvoerder Olivier Van de Vijver loopt over van de ervaring. “We kennen onze bestemmingen grondig, en overal ter wereld kunnen we rekenen op een sterk netwerk van lokale contacten.

Daarenboven is alles ook tot in de puntjes voorbereid, zodat de klant volledig ontzorgd is. Voorbereiding, presentatie, begeleiding wordt allemaal 100% inhouse gedaan door onze eigen mensen.”

STREVEN NAAR HET WOW-GEVOEL Wie voor Xperience kiest, mag zich ook verwachten aan een originele en creatieve invulling van de reis. “Ons team doet niets liever dan mensen unieke zaken laten beleven op een ongelooflijk originele manier. Ervaringen die je niet standaard privé zou doen. Een diner op een exclusieve locatie, een onverwacht optreden van een artiest, een overnachting op een bijzondere plek… alle troeven worden bovengehaald om de deelnemers een wow-gevoel te laten beleven.”

GEPERSONALISEERDE ERVARING Een incentive van Xperience is ook telkens een volledig gepersonaliseerde reis.

“Het is niet Xperience dat centraal staat tijdens de reis, maar wel het bedrijf en het logo van de klant. Die personalisatie loopt door tot in de kleinste details.

Alle deelnemers krijgen bovendien

toegang tot een volledig gepersonaliseerde smartphone app (Native App beschikbaar in App Store en op Google Play), waarin alle reisinformatie terug te vinden is.”

INTERACTIEVE APP, OOK VOOR COLLEGA’S Deze Appendee app van Xperience wordt ook verkocht aan collega’s op de Belgische markt. “De app is volledig interactief en kan ook al voor de start van de reis ingeschakeld worden als teasercampagne. Bij onze deelnemers wordt deze app alvast gesmaakt, omdat men alle praktische informatie zoals tijdsschema’s, adressen, kaarten, tot en met wifi-codes altijd meteen bij de hand heeft. Verder biedt de app ook nog de mogelijkheid om de profielen van medereizigers te bekijken, foto’s te delen binnen de groep en zelfs berichten te sturen”, zo besluit Olivier Van de Vijver.

XPERIENCE TICE Olivier Van de Vijver / Mail: Olivier@x-perience.be / Tel: +32 (0) 9 277 00 09

special 49

UNIQUEST: INTERACTIEVE APPLICATIE OP MAAT VAN INCENTIVES Het agentschap UniQuest is gespecialiseerd in de organisatie van buitenlandse incentives, congressen en evenementen.

Het wil bedrijven een unieke belevenis aanbieden, en dit tot in de kleinste details. Sinds dit jaar biedt UniQuest zijn klanten standaard een gepersonaliseerde & interactieve applicatie aan, waarbij alle belangrijke informatie wordt gebundeld op de smartphone. Zaakvoerder Jeroen Cauwelier legt uit wat de voordelen zijn van zo’n papierloze incentive...

W

ie op incentivereis of congres vertrekt, krijgt natuurlijk graag wat meer informatie over de activiteiten en de locaties. “Vroeger stonden wij op de luchthaven met dozen vol programmaboekjes, brochures, etc. We wilden dat efficiënter gaan aanpakken en tegelijkertijd ook onze ecologische voetafdruk verkleinen. We hebben het papier achterwege gelaten en zijn alles overzichtelijk gaan bundelen in een unieke applicatie. Er zijn wel standaard-apps op de markt, maar die zijn nooit toegespitst op buitenlandse incentives of teambuildings en zijn bovendien niet goedkoop, zeker voor de kleinere tot middelgrote groepen. Daarom hebben we onze eigen app ontwikkeld, vanuit onze dagelijkse praktijk met incentives, die we gratis ter beschikking stellen van onze klanten.”

GEPERSONALISEERD Omdat UniQuest deze app zelf ontwikkelt, kan men deze voor elke klant personaliseren. “Als we een reis organiseren, gaan we onze app helemaal ombouwen met de huisstijl, de kleuren en de logo’s van de klant, zodat de app eigenlijk een verlengstuk wordt van hun eigen communicatie. De deelnemers,

die de app gratis kunnen downloaden via de Appstore of Google Play, krijgen een eigen login en paswoord, en kunnen vervolgens hun eigen profiel aanvullen.

Binnen de app kunnen de deelnemers elkaars profiel bekijken en elkaar zelfs contacteren via een chatfunctie.”

EEN SCHAT AAN INFORMATIE Daarnaast bevat de app natuurlijk alle informatie over de reis: de vluchtgegevens, het programma, de hotels, tot en met de wifi-paswoorden van de diverse locaties die men aandoet. “De verschillende locaties staan aangeduid op een digitale kaart, met telkens foto’s en wegbeschrijvingen. Alles is heel overzichtelijk en praktisch. Tot en met een handige wisselkoers-calculator. Als je éénmaal de app hebt gedownload, kan je de basisinformatie voortdurend consulteren, ook zonder internetverbinding.

Voor updates moet je natuurlijk wel met het internet connecteren, maar daar zijn meestal voldoende gelegenheden voor.”

CONTENT DELEN OP EEN VEILIGE MANIER De app voorziet ook heel wat ruimte voor interactiviteit. “Twee keer per dag worden er door onze medewerkers foto’s van de voorbije activiteiten in de app geplaatst. De app heeft ook een eventfeed, waarin deelnemers zelf hun foto’s en video’s kunnen opladen, en delen met hun reisgenoten, die daar vervol-

gens op kunnen reageren. Uiteraard is veiligheid hier een belangrijk aspect. De app is GDPR-proof en fungeert als een gesloten circuit, waarbij de content enkel beschikbaar is voor de deelnemers.

Er is wel een module die kan gebruikt worden om collega’s of familieleden op het thuisfront op de hoogte te houden.”

FEEDBACK Omdat het hier gaat om een native app is het ook mogelijk om push-berichten te versturen. “Dat is bijzonder praktisch om programmawijzigingen door te geven. We kunnen ook geo-fences programmeren, zodat mensen bijvoorbeeld een welkomstberichtje krijgen wanneer ze op de luchthaven toekomen. De app wordt ook gebruikt om feedback te vragen van de deelnemers. Tijdens de terugvlucht krijgt men een bericht met de vraag om een korte evaluatie in te vullen, wat maakt de eindklant direct na de reis al een rapport krijgt van hoe de reis ervaren werd.”

EFFICIËNTIE De incentiveklanten van UniQuest krijgen de app sinds dit jaar standaard aangeboden. “Momenteel zijn we met UniQuest als één van de enige agentschappen in de Benelux die een dergelijke interactieve & gepersonaliseerde applicatie standaard (gratis) integreert in onze services. We merken als organisator dat de praktische informatie via de app veel beter doorstroomt dan op papier. Het is efficiënter, het oogt mooier, en het is interactief. Veel klanten gaan de app ook al tijdens een voortraject gebruiken, dus om de deelnemers warm te maken, te teasen en uit eindelijk ook te laten registreren en inschrijven voor de reis/het event. De reacties zijn dan ook zeer positief”, zo besluit Jeroen Cauwelier.

UNIQUEST INCENTIVES, TRAVEL & EVENTS Jeroen Cauwelier / Mail: jeroen@uniQuest.be / Tel: +32 57 37 50 92

ZORGENLOZE TECHNIEK KAN OOK VOOR U !

Service is ons belangrijkste product.

Wij komen onze afspraken na en leveren ten allen tijde wat we beloven. +1400 producties afgelopen jaar liegen er niet om.

PFL is een Audio Visual Rental, Sales en Productions bedrijf.

We investeerden onlangs in een nieuw pand in Beerse.

Goed voor zo’n 3000 m2. Onze klanten groeien, wij groeien mee !

We blijven opereren van uit de Kempen maar onze Services gaan wereldwijd.

Wist u dat we beschikken over twee montagestudio’s en een opnamestudio ?

Deze laatste is uitgerust met een Green, Black & Whitekey.

Perfect voor het opnemen van uw videoboodschap, instructional of webinar !

AUDIO LICHT

VIDEO

PFL bvba, Rouwbergskens 8, 2340 Beerse │ www.PFL.be │ info@PFL.be │ +32 14 44 08 70

7 & 8 NOVEMBER 2018 NEK K ERH A L MECHEL EN

#1 VAKBEURS VOOR EVENEMENTENBRANCHE Laat je inspireren door lezingen van o.a.: Een event waar iedereen zich eigenaar van voelt • Elio De Bolle - Coördinator Belgian Pride

Ieperfest; ruwe bolster, groene (mosh)pit !!!

• Martijn Van De Walle Groenbeleidverantwoordelijke Ieperfest

Het steeds veranderend landschap van de MICE-wereld en zijn impact voor de locatieaanbieder • Eric Bruyninckx - Business Developer

Start To Sleep - Goed slapen bij onregelmatige werktijden, stress en alcohol • Annelies Smolders - Slaapexpert

Bekijk het volledige programma op www.festivak.be Branchepartners:

Contentpartner:

Meld je aan voor een GRATIS e-ticket via: www.festivak.be

52

supplies

LA TERRASSE O2 HELEMAAL GDPR-PROOF DANKZIJ GIBBON

Van mei tot juli zorgde La Terrasse O2 opnieuw voor een vakantiegevoel in de hoofdstad.

Deze zomerse eventlocatie in het Ter Kamerenbos, een initiatief van het eventbureau Simply Better, was dit jaar aan zijn 15de editie toe. Men kan na al die jaren rekenen op een trouw klantenbestand, maar dit jaar zorgde de nieuwe GDPR-wetgeving toch voor een bijkomende uitdaging. Met Gibbon als partner werd de database echter helemaal in orde gebracht.

S

inds enkele jaren duiken de zomerbars overal in ons land op. La Terrasse O2 in het Ter Kamerenbos is echter de pionier op dit vlak. Al 15 jaar is deze tijdelijke eventlocatie van 5.000 m² dé plek waar een high-end en corporate publiek elkaar ontmoet. In een groen en stijlvol decor omvat La Terrasse O2 4 bars, 1 restaurant en 1 cocktail station. Gedurende de 65 openingsdagen – non-stop van midden mei tot midden juli – ontvangt men zo’n 70.000 klanten en serveert men zo’n 18.000 couverts.

In januari is hetzelfde concept ook aanwezig tijdens het autosalon, waar La Terrasse O2 zorgt voor 800 m² groene verademing te midden de salondrukte.

15 JAAR DATA La Terrasse O2 communiceert met zijn klanten via post en e-mail. De nieuwe privacywetgeving zorgde er dus voor dat men enkele zaken in orde moest brengen. “In 15 jaar tijd hebben we een

enorme database opgebouwd”, aldus Denis Van Praet van Simply Better. “We zochten naar een oplossing om deze gegevens up-to-date en tegelijkertijd ook GDPR-proof te maken. Zo zijn we bij Koen Bert en zijn bedrijf Gibbon terechtgekomen. Hij heeft zijn oplossing aan ons voorgesteld en dat klonk overtuigend. Nadat ik ook nog enkele andere tevreden klanten had gehoord, zijn we met Gibbon in zee gegaan.”

ERVARING UIT DE NIGHTLIFE-SECTOR Gibbon is gespecialiseerd in het ontwerpen en bouwen van allerhande toepassingen voor ondernemingen. “Aan de basis is ons systeem ontwikkeld voor veiligheid in nachtclubs”, vertelt Koen Bert van Gibbon. “Uitbaters willen weten wie hun klanten zijn, en via het portiersysteem kunnen ze bijvoorbeeld ook gewaarschuwd worden wanneer er iemand opduikt die zich in het verleden

al misdragen heeft. Na verloop van tijd kwam er ook heel wat interesse vanuit de evenementensector, en zijn we ook daar aan de slag gegaan. Daar gaat het dan vooral over het opbouwen en bijwerken van databanken.”

OPT-IN De klanten uit de database van La Terrasse O2 kregen aan het begin van het seizoen een papieren uitnodiging toegestuurd. “Bij deze uitnodiging zat een gepersonaliseerd kaartje”, gaat Koen Bert verder. “Hiermee konden ze thuis al hun gegevens checken, ofwel konden ze de QR-code aan de ingang laten scannen op de aanwezige iPads.

Op die manier kon men de gegevens die in de database waren opgenomen controleren en indien nodig aanpassen.

Via een opt-in kon men ook aangeven op welke manier of manieren men in de toekomst nog door La Terrasse O2 gecontacteerd wil worden: via de post,

supplies 53

NIEUW SEIZOEN, NIEUWE TOEPASSINGEN via e-mail en/of via gsm. Wanneer men bijvoorbeeld aanduidt om telefonisch niet meer gecontacteerd te worden, dan wordt het gsm-nummer ook ineens uit de database gewist. Er wordt dus geen overbodige informatie opgeslagen.”

STABIEL EN VLOT SYSTEEM De introductie van het Gibbon-systeem bij La Terrasse O2 bleek een schot in de roos. “Ik was eerst een beetje sceptisch en twijfelde of mensen wel zin hadden om hun gegevens aan de ingang te checken”, vertelt Denis Van Praet.

“Zeker omdat hun identiteitskaart hiervoor werd gevraagd. We hebben echter goed uitgelegd waarvoor dit diende.

En bovendien kon men via die opt-in kiezen welke gegevens zouden worden opgeslagen. Ik denk dat men die keuze wel apprecieerde. Er waren dan ook zeer weinig mensen die weigerden om mee te werken. Het platform met de iPads bleek ook zeer stabiel en werkte heel vlot. In amper 20 à 25 seconden per klant waren alle nodige handelingen uitgevoerd.”

Intussen kijkt men ook al uit naar het volgende seizoen van La Terrasse O2.

Daarbij wil men nog meer uit de samenwerking met Gibbon halen. “Tijdens dit eerste jaar hebben we een eerste stap gezet met het verzamelen van data en GDPR-approvals”, zegt Koen Bert. “Maar later zijn er ook andere toepassingen mogelijk met het platform. Veiligheid bij grote evenementen wordt steeds belangrijker. Voor een organisator is het interessant om op elk moment te weten hoeveel mensen en wie er precies aanwezig zijn. Ook bij de klanten zal dit zorgen voor een gevoel van veiligheid.

Dat is een tweede stap die we naar volgend jaar willen realiseren.”

GERICHTE COMMUNICATIE Ook op vlak van communicatie biedt het Gibbon-platform heel wat bijkomende mogelijkheden. “Dankzij de filters die in het systeem zitten, kunnen wij onze klanten nu veel gerichter gaan benaderen. Zo kunnen we bijvoorbeeld een mailing sturen naar onze trouwste klanten of naar enkel de vrouwen in onze database. Ook op leeftijd en woonplaats kan er gefilterd worden. Dat maakt het voor ons heel interessant. Zo kunnen we immers onze communicatie afstemmen op een specifiek doelpubliek, en niet onnodig mensen lastigvallen voor activiteiten of artiesten die ze toch niet interessant zouden vinden”, zo besluit een tevreden Denis Van Praet.

GLOEDNIEUWE VESTIAIRE-APPLICATIE Sinds kort biedt Gibbon ook een gloednieuw vestiairesysteem aan, dat in rechtstreekse verbinding staat met uw database. Koen Bert: “Uw klant wordt geïdentificeerd door behulp van het scannen van zijn digitale lidkaart of door middel van een zeer efficiënte zoekfunctie (achternaam / voornaam of (een deel) van zijn oproepnummer. Klanten ontvangen hun ticket per sms of e-mail en kunnen hun jas niet meer kwijtraken. Als organisator weet u aan het eind van de avond perfect aan wie de vergeten kledij toebehoort terwijl de klant per e-mail of SMS op de hoogte wordt gebracht en u ook nog eens een e-mail krijgt met een makkelijk overzicht van de nummers die niet werden opgehaald en de contactgegevens van de klant(en). Een volledig digitaal vestiairesysteem al dan niet gelinkt aan de (digitale) lidkaarten.”

Auvicom nv

UW VERTROUWDE PARTNER VOOR AL UW AUDIOVISUELE PROJECTEN

we we we we

info@auvicom.be www.auvicom.be Tel 32 (0)2 380 10 44 Suikerkaai 40d Zone 3a 1500 Halle Vlaams-Brabant

create it b ra n d i t design it expo360 it

w w w.ex p o 3 6 0 . b e

locations 55

SINT-JANSBERGKLOOSTER

HISTORISCHE LOCATIE OP MAAT VAN HEDENDAAGSE EVENTS

Wie op zoek is naar een eventlocatie met karakter, heeft er sinds kort weer een prachtige keuzemogelijkheid bij. Het Sint-Jansbergklooster in Zelem heeft een authentieke, historische uitstraling, maar biedt anderzijds wel alle voorzieningen die men van een hedendaagse eventlocatie mag verwachten. De nieuwe eigenaars van het pand, Myriam & Peter, leidden ons rond doorheen deze verborgen parel op de grens tussen Limburg en Vlaams-Brabant.

RIJK VERLEDEN

D

e geschiedenis van dit unieke pand gaat terug tot in de 14de eeuw.

“Het klooster werd in 1329 gesticht door de zeer strenge Kartuizerorde. Ook de huidige kapel dateert nog uit die periode. De troepen van Willem van Oranje hebben eind 16de eeuw een groot deel van het klooster verwoest, maar in de 17de krijgt het complex zijn huidige uitzicht, met de bouw van het gastenkwartier en de Sint-Janstoren.”

PRACHTIGE SALONS Elke periode uit de geschiedenis heeft wel zijn stempel gedrukt op het klooster. “Eind 18de eeuw kwam het klooster in handen van verschillende adellijke families die er een kasteelklooster van maakten (Château Mont Saint Jean), magnifieke salons hebben ingericht en het klooster omvormden tot een plek voor grote adellijke feesten. Ongeveer

een eeuw geleden keerde de rust terug, met de komst van de slotzusters Dominicanessen, die hier tot 1994 zouden verblijven.”

CONSERVATEURS De nieuwe eigenaars willen nu volledig de kaart van de eventverhuur trekken.

“Tussen 1995 en 2013 stond het klooster reeds bekend als een succesvolle

eventlocatie, en die draad willen wij nu terug oppikken. Hiervoor werken wij o.a. samen met Les Conservateurs du Monastère, dat zijn 20 partners die de eerstvolgende jaren investeren in goederen en diensten voor het klooster, in ruil voor een jaarlijks gebruik als eventlocatie. Daarnaast werden de voorbije maanden ook heel wat ruimtes gerestaureerd zonder daarbij aan het authentieke karakter te raken.”



UW PARTNER IN LICHT- & AUDIOVISUELE TECHNOLOGIE VOOR EXPO, EVENTS EN MEETINGS

De LEDskin®-videotegel is een product dat jouw beursstand of andere structuur tot leven brengt met gepersonaliseerde videocontent. Tijdens de voorbije BEA-Awards in ICC Gent werd LEDskin® getoond in de vorm van een DJ-booth die AS Technology had gebouwd voor de afterparty.

"DE COOLSTE DJ-BOOTH OOIT!" LEDskin® zorgt voor een naadloze integratie van video in het beMatrix® modulaire standenbouwsysteem, al jarenlang een referentie binnen de beurswereld. AS Technology is in ons land één van de strategische partners voor de verhuur en ondersteuning van dit innovatieve product.

De LEDskin®-tegels, die 496 x 496 mm groot en 62 mm dik zijn, kunnen gecombineerd worden tot een klassieke, rechthoekige videowall, maar daarnaast zijn er ook creatieve en meer eigenzinnige opstellingen mogelijk.

AS Technology. “Hierop werden allerhande graphics getoond, om de muziek van een visuele component te voorzien. Deze DJ-booth is bij ons als pakket verkrijgbaar. Máár in de eerste plaats willen we hiermee de mogelijkheden van LEDskin® tonen. Dit is slechts één van de vele toepassingen. We staan beursorganisatoren bij met de nodige technische knowhow voor een perfecte LEDskin®-integratie. Eventueel adviseren we ook i.v.m. de videocontent.”

Bij het BEA-event in ICC Gent werd LEDskin® gebruikt om de DJ-booth voor de afterparty tot leven te brengen. “We hebben hier 24 videotegels voorzien, goed voor in totaal 6 m² video”, zo vertelt Juul Van Gils van

Ontdek alles over LEDskin®-videotegels bij AS Technology op www.astechnology.eu/ledskin.

WIL JE OOK ZO’N COOLE DJ BOOTH OP JOUW VOLGEND EVENT?

NEEM DAN CONTACT OP VIA WWW.ASTECHNOLOGY.EU/DJ-BOOTH

LIGHT | AUDIO | VIDEO | TRUSSING | RIGGING | POWER | DRAPES | STAGE WWW.ASTECHNOLOGY.EU I.Z. Brug 10, Klein Veerle 115, B-2960 Brecht | T: +32 3 313 73 73 | F: +32 3 313 74 73 | E: info@astechnology.eu

locations 57

TWEE GROTE RUIMTES Afhankelijk van de formule kan het Sint-Jansbergklooster feesten tot 500 personen ontvangen. “De Feestzaal (tot 450 personen) en de Kartuizerzaal (tot 200 personen) zijn onze twee grootste ruimtes, die elk over een eigen professionele keuken beschikken. Voor de catering werken we samen met drie vaste partners, met name Gustus, Atelier V en Global Cuisine. Het complex beschikt ook over drie indrukwekkende salons, die bijvoorbeeld voor recepties of meetings kunnen dienst doen. Tijdens de zomermaanden bieden het buitenterras en de Engelse tuinen dan weer heel wat mogelijkheden.”

BETOVERENDE KAPEL De blikvanger van de hele kloostersite is ongetwijfeld de 14de-eeuwse kapel.

“Deze kan gebruikt worden voor recepties, productlanceringen of zelfs vergaderingen. En het zal niemand verbazen dat dit voor velen de gedroomde plek is om te trouwen. Binnenkort voorzien we ook nog vier bruidssuites, zodat men na het feest kan blijven overnachten. Voor huwelijksfeesten en trouwceremonies hebben we intussen al aanvragen die lopen tot in 2020.

En dan zijn we hebben we zelfs nog geen actieve promotie gevoerd. Maar

het klooster is bekend in de streek en ver daarbuiten. De mensen zaten echt wel te wachten op een heropening.”

COMPLETE UITRUSTING Ondanks het historische karakter van de verschillende ruimtes, beantwoordt het Sint-Jansbergklooster wel helemaal aan de noden van de hedendaagse eventorganisator. “We hebben overal een eventwaardige uitrusting voorzien.

We hebben wifi voorzien in het hele klooster, er zijn koelcellen, en de tuin en de kapel kunnen worden uitgelicht met de aanwezige LED-verlichting – zelfs in de gewenste kleur. Ook het nodige audiovisueel materiaal is reeds aanwezig.

In de grote zaal hebben we vier boxen van 2.000 watt hangen, en ook in de tuin hebben we in de struiken B&W speakers geïnstalleerd voor een uitstekend geluid.

In de kleinere ruimtes zijn er LEDschermen voorzien voor presentaties of meetings.”

GROTE INTERESSE VAN BEDRIJVEN EN PARTICULIEREN De basis is dan ook aanwezig om van het Sint-Jansklooster opnieuw een succesvolle eventlocatie te maken.

“Tijdens de Open Monumentendag hebben we meer dan 600 personen over de vloer gekregen, en alle bezoekers – zeker de mensen uit de buurt – waren enthousiast over hoe we de zaken hier hebben aangepakt. Ook bij bedrijven is de interesse groot.

De ligging op amper 1,5 km van de E314-snelweg is dan ook ideaal voor een vlotte bereikbaarheid vanuit Brussel of Antwerpen. We ontvingen recent al events van L’Oreal, VOKA, Hyundai,… en er staat nog veel meer op de planning. Ook het televisieprogramma Grillmasters van VIER wordt bij ons in het klooster opgenomen.

Particulieren kunnen hier binnenkort op zondag terecht, want dan wordt de Kartuizerzaal omgevormd tot een brasserie”, zo besluiten de enthousiaste eigenaars.

MEER INFORMATIE: The Monastery bvba Sint-Jansbergklooster, Sint-Jansbergstraat 9, 3545 Zelem 0479 96 92 95 www.sint-jansbergklooster.be

Noordervaart 25 | B-2200 Herentals | België Tel +32 (0)14 96 00 10 | Fax +32 (0)14 96 00 19 info@llstageservice.be | www.llstageservice.be

Voor Top Evenementen “LEKKER, PUUR EN VAN BIJ ONS: dat zijn volgens ons de kernwaarden van gastronomie. Als geen ander koppelt Gourmet Invent oorspronkelijkheid en lokale produkten aan verfijning en continue vernieuwing. Gourmet Invent is trots op wat onze eigen bodem te bieden heeft en verwerkt dit met uiterste zorg in al haar gerechten.” aldus CEO Bart Vandendooren.

SAMEN MET U ONTWERPEN WE ELK ELEMENT VAN UW “FOOD EXPERIENCE” tot een harmonieus geheel en tillen we uw evenement naar een hoger niveau. Om dit te realiseren denken we regelmatig nieuwe foodconcepten uit, zoeken we naar creatieve en verfijnde presentaties van onze gerechten én begrijpen we het belang van de decoratie van onze tafels en buffetten. Op die manier kan je als cateraar, én als klant, jouw stempel drukken.

GOURMET INVENT IS EEN GASTRONOMISCH BEDRIJF MET EEN TEAM VAN 60 MEDEWERKERS dat enerzijds steunt op een strakke logistieke structuur en anderzijds zorgt voor catering met oog voor de lokale economie. Goede cateraars weten dat een evenement staat of valt met de service en kwaliteit die zij leveren. Smakelijke gerechten aanbieden met zorgvuldig geselecteerde seizoensproducten en zo de eigen Belgische economie voeden, is bijgevolg één van ons hoofddoelstellingen.

GOURMET INVENT VERZORGT ELK EVENT, zowel klein als groot, op eigen locaties als op de locatie van uw keuze. Wij garanderen u het vlekkeloze verloop van uw evenement: zichtbaar lekker & onzichtbaar georganiseerd zodat u enkel oog hoeft te hebben voor uw genodigden.

WENST U MEER TE WETEN OVER GOURMET INVENT? Neem contact op met ons via info@gourmetinvent.be of op 09 241 50 25. Neem alvast een kijkje op onze website www.gourmetinvent.be

destination 59

BRUGGE

EEN GEDROOMDE MICE-BESTEMMING Brugge staat internationaal bekend om haar geschiedenis en bourgondisch karakter, haar wereldberoemde reien, haar rijk culinair aanbod… Tegen deze achtergrond is de Werelderfgoedstad ook een gedroomde locatie voor het organiseren van congressen, vergaderingen, seminaries, incentives en teambuildings. Het MICE-aanbod binnen de stad is dan ook heel sterk.

Congresbureau Meeting in Brugge neemt u mee.

© Jan D’Hondt

60

destination

H

et patrimonium van de belangrijke middeleeuwse handelsstad is vrijwel volledig intact gebleven, en daarom werd de volledige binnenstad van Brugge door UNESCO erkend als werelderfgoed. De verschillende bouwstijlen uit die periode, de gezellige straatjes en de betoverende waterlopen zorgen voor een unieke sfeer die ook bij congresdeelnemers erg gesmaakt wordt.

nieuw beurs- en congrescentrum

EÉN GROTE ONTMOETINGSPLAATS Naast de vele pittoreske uitzichten, heeft de middeleeuwse oude binnenstad van Brugge heel wat congreslocaties met verschillende karakters.

Prachtige locaties voor conferenties en galadiners zijn de Hallen van het Belfort en het Concertgebouw.

Vanwege de rijke medische geschiedenis van Brugge vinden medische congressen vaak hun weg naar deze

© Jan D’Hondt

stad. Bijvoorbeeld naar het conferentiecentrum site Oud Sint-Jan, gelegen naast het Sint-Janshospitaal, een van de oudste bewaard gebleven ziekenhuisgebouwen van Europa.

De middeleeuwse buitenkant van het ziekenhuisgebouw is nog steeds precies zoals het was in de 12de eeuw.

Conferentiecentrum site Oud Sint-Jan

heeft een plenaire ruimte met 500 plaatsen en verschillende breakout rooms van 150 personen. Een andere vaak gebruikte locatie voor conferenties is het Concertgebouw. Deze locatie is uitermate geschikt voor groot publiek (1.289 zitplaatsen) en voor het streamen van live-operaties naar een groot scherm.

destination 61

Hotel Dukes’ Palace Brugge

NIEUW BEURS- EN CONGRESCENTRUM Begin 2019 begint men in Brugge met de bouw van een gloednieuw state-of-the art beurs- en congresgebouw. Dat zal gaan beschikken over 4500 vierkante meter beursoppervlakte, inclusief een congrescentrum met een plenaire zaal voor 500 deelnemers en een tiental breakout rooms. De nieuwkomer garandeert het ‘driestoelenprincipe’; m.a.w. elke bezoeker kan op elk moment van de dag of avond terecht in een plenaire zaal, een break-out ruimte en in een cateringruimte. De nieuwe infrastructuur zal tegen 2021 zijn deuren openen ter hoogte van het Beursplein (nabij ’t Zand). Dankzij deze nieuwe infrastructuur zal Brugge ongetwijfeld zijn internationale uitstraling in de congreswereld nog versterken.

RUIM HOTELAANBOD Als u een conferentie organiseert, hebben uw bezoekers waarschijnlijk

Martin’s Brugge - © Ann-Sophie Deldycke

een plek nodig om te overnachten.

Met meer dan 3400 kamers is er in de stad plaats voor elke deelnemer! Hier is een selectie van hotels die zeer geschikt zijn voor conferenties: Het gloednieuwe Radisson Blu hotel (4*) opende in augustus de deuren.

Het omvat 109 moderne kamers, een restaurant met een buitenterras en een gezellige bar. De meetingfaciliteiten liggen verspreid over twee verdiepingen en zes ruimtes, waarvan de grootste een capaciteit van 90 personen heeft. De bovenste verdieping biedt een prachtig uitzicht over de stad. Naast het hotel is er een grote parking.

Hotel Dukes’ Palace is een bijzonder exclusieve locatie die onlangs nog door Visit Flanders bekroond werd met het Five Star Superior label. Het is gevestigd in de voormalige residentie van de Bourgondische aristocratie, en omvat 110 kamers en suites in verschillende

maten, waarbij eigentijds comfort wordt gecombineerd met authentieke 15deeeuwse elegantie – sommige suites hebben zelfs glas-in-loodramen. Het hotel beschikt ook over een prachtige tuin van 3.000 m² - een zeldzaamheid in Brugge centrum – alsook over een ondergrondse parking voor 120 wagens, een uitstekend restaurant en een grote spa.

Crowne Plaza Brugge is het grootste meetinghotel in de stad en beschikt over 12 vergaderzalen. De grootste zaal biedt in theateropstelling plaats aan 370 deelnemers. Het hotel heeft 96 ruime kamers en 12 vergaderzalen, met een oog voor detail en technologie. Een unieke eigenschap is het diagonaal geplaatst bed, voor een rustige nacht.

Martin’s Brugge is een superior driesterrenlocatie en tevens het grootste hotel in de oude stad. Het heeft onlangs zijn gehele conferentieruimte ingeruild voor 22 extra kamers. Zo zijn er nu 199 kamers in zes verschillende categorieën. Al deze kamers zullen renovaties ondergaan, en deze zullen voltooid zijn tegen april 2019.

Deze locatie ligt letterlijk om de hoek van de markt en het belfort, en is erg handig om een grote groep mensen te huisvesten voor een conferentie.

Daarnaast heeft Brugge ook nog tal van andere hotels in het aanbod, gaande van ketenhotels tot mooie boetiekhotels.

TAL VAN ACTIVITEITEN

Hotel Radisson Blu

In brouwerij Bourgogne des Flandres kan men terecht voor een lunch in combinatie met lokale bieren – Belgischer



Brugse toplocatie.

Onder de noemer Business & Events verhuurt het Concertgebouw zijn unieke infrastructuur voor congressen, bedrijfsevents, voorstellingen en feesten.

Op Forum 6, vanop de 6e verdieping, geniet je van een indrukwekkend uitzicht op de historische binnenstad, met alle faciliteiten voor vergaderingen, bedrijfs- of groepsontvangsten met een receptie, diner of walking dinner.

Forum 7: nog een verdieping hoger, een intiemere zaal met een uniek dakterras. De vlotte bereikbaarheid en de indrukwekkende architectuur maken het Concertgebouw tot een toplocatie voor elk event.

Ontdek onze zalen op concertgebouw.be/zaalhuur

r de

N CE

V E N

M

T EE

IN

E G

A T S

n

le

al

a za m rg iu en Ve yer or ent Fo dit em au en oor ev td ou

S Y U

L S ER

T N E

V F

T

M U R

za

Omgeven door groen, duinen, strand en zee. de perfecte locatie voor al uw IN- en OUTdoor events!

Kapelstraat 76 - 8450 bredene - 059 56 19 60

info@stafversluyscentrum .be - www.stafversluyscentrum.be

destination 63

© Jan D’Hondt

kan het niet worden. De brouwerijrondleiding is heel interessant en visueel, en de eigenlijke brouwer is altijd ter plaatse om uitleg te geven en vragen te beantwoorden terwijl hij aan het werk is. Bourgogne des Flandres is echter meer dan een brouwerij. Het heeft twee elegante vergaderzalen die plaats bieden aan maximaal 30 personen. Koffiepauzes kunnen worden gehouden op een mooi terras aan de reien.

Het Historium op de Markt geeft bezoekers een beeld van hoe de stad eruit zag in zijn gouden eeuw. De hoofdtour leidt door verschillende filmische sets met speciale effecten en vertelt een liefdesverhaal gebaseerd op een van de beroemdste schilderijen van Van Eyck. Je kunt ook het middeleeuwse Brugge in VR beleven, of de smalle toren beklimmen voor een uitzicht over het plein en het belfort.

Het Laborium - de nieuwste toevoeging aan de attractie - is een ruimte

waar je allerlei VR-games kunt spelen met een volledige headset en een controller in elke hand. Je kunt met maximaal drie andere collega’s spelen en je wordt meteen in de virtuele spelwereld gezogen alsof je er daadwerkelijk was. Dit is een ongeloof lijk leuke teambuildingactiviteit, perfect voor groepen die het willen combineren met andere activiteiten in Historium of in de stad.

ASSOCIATIECONGRESSEN Brugge is een congresstad waar zowel grote events als kleinere bijeenkomsten hun plaats verdienen. Er wordt in de eerste plaats gekeken naar associatiecongressen in bepaalde groeisectoren of speerpunten. Voor Brugge zijn dat er een vijftal: haven en logistiek, met de link naar de haven van Zeebrugge, toerisme & cultuur en de langetermijngezondheidszorg, dankzij de aanwezigheid van de ziekenhuizen AZ Sint-Jan en AZ Sint-Lucas. Een

vierde pijler vormt de ICT-sector en als vijfde en laatste pijler de wereld van metaal en mechatronica. Maar ook bedrijven blijven niet in de kou staan.

Zij kunnen in Brugge terecht voor het organiseren van corporate meetings, teambuildings en incentives.

MEETING IN BRUGGE Om de juiste weg in het aanbod te vinden kunnen organisatoren en meeting planners rekenen op de gratis ondersteuning van het congresbureau Meeting in Brugge. Bij hen kan u terecht voor snel en gratis professioneel advies bij de organisatie van volgende congressen, seminaries, vergaderingen, incentives, productvoorstellingen en opleidingen in Brugge.

www.meetinginbrugge.be

Event Logistics is science, but our formula is this simple 5% luck + 50% skill + 20% concentrated POWER OF WILL + 20% PLEASURE + 5% PAIN = 100% REASON TO REMEMBER THE NAME

HELS CVBA – HORECA & EVENTS LOGISTIC SUPPORT AMBACHTSWEG 34, 9280 MERELBEKE - INFO(AT)HELS.BE - WWW.HELS.BE

destination 65

CONCERTGEBOUW BRUGGE

CONGRESLOCATIE MET EEN ARTISTIEKE TOUCH

Het Concertgebouw, gelegen aan de rand van het historische centrum van Brugge, springt meteen in het oog door zijn bijzondere architectuur. Het is niet enkel een belangrijk kunstenhuis, maar daarnaast ook een uitgelezen locatie voor congressen en events, zo vernemen we van An Merlier, coördinator Business & Events bij Concertgebouw Brugge.

P

rimair is het Concertgebouw een Vlaamse kunstinstelling, met een uitgebreid artistiek programma.

“Maar daarnaast wordt de locatie ook verhuurd”, vertelt An Merlier.

“Daarvoor kunnen bedrijven én particulieren terecht bij ons Business & Events-team. Ze kunnen kiezen voor het ganse Concertgebouw, of een selectie maken uit de verschillende zalen en break-out rooms. Dit alles gebeurt in nauw overleg met de artistieke directie, zodat de cultuur- en congresagenda’s mooi op elkaar aansluiten.”

TOEGEWIJD EVENTTEAM Het Business & Events-team van het Concertgebouw staat ook in voor A tot Z begeleiding van het congres. “Iemand die bij ons een congres of een kleiner event organiseert, krijgt een eventmanager uit ons team toegewezen als single-point-of-contact. Hij of zij zorgt voor de algemene coördinatie, zodat de klant zich niets hoeft aan te trekken van praktische beslommeringen.

Voor de grootste congressen voorzien we een opvolging door meerdere eventmanagers. Ook voor de technische ondersteuning hebben we een eigen team paraat staan.”

UITGEBREIDE MOGELIJKHEDEN OP TECHNISCH VLAK Met een capaciteit van 1.200 personen is de Concertzaal meteen de grootste congreslocatie in Brugge. “Bij het ontwerp werd er bijzondere aandacht besteed aan de akoestiek. Dankzij het enorme podium is er op audiovisueel vlak heel wat mogelijk. Zo hadden we al een congres voor chirurgen te gast, waarbij de deelnemers live een operatie in het AZ Sint-Jan Brugge vanuit verschillende standpunten konden volgen. Hier kwam heel wat technologie bij kijken, maar dit is perfect gelopen.”

VLOTTE BEREIKBAARHEID Het Concertgebouw en de stad hebben heel wat troeven om congresorganisatoren te overtuigen. “De ruime ondergrondse parking en de bereikbaarheid vanaf de ring en de snelweg zijn twee enorme troeven. Ook het station is vlakbij, wat maakt dat internationale gasten vaak met de trein van en naar de luchthaven reizen, en in Brugge blijven overnachten. Het ‘sociale programma’ wordt voor organisatoren ook steeds belangrijker, en werelderfgoedstad Brugge weet uiteraard zelfs de meest ervaren wereldreiziger te charmeren.”

CULTURELE INVALSHOEK Ook de culturele link binnen het eigen gebouw wordt door congresorganisatoren gewaardeerd. “Zo zal het Congres van de European Academy of Childhood Disability in 2021 doorgaan in Brugge, ten nadele van Barcelona. De slagzin van het congres wordt zelfs ‘Composing a New Symphony’. Tijdens het congres zouden we immers een volledig concert willen laten plaatsvinden – gericht op en mét kinderen met een beperking. Door samen te werken met onze artistieke directie zullen we ongetwijfeld iets heel unieks realiseren”, aldus An Merlier.

TEVREDEN ORGANISATOREN EUPLAN 2018, één van de recentste congressen in het Concertgebouw verzamelde in september 180 internationale specialisten binnen het domein van bloedplaatjes. Prof. Hans Deckmyn van de KU Leuven blikt terug op een geslaagde driedaagse. “Het Concertgebouw is een moderne luchtige omgeving die prestige uitstraalt, we kunnen hier beroep doen op alle nodige technieken … en als je het gebouw ziet en het uitzicht dat we hier hebben. Ja, de keuze was snel gemaakt!” www.concertgebouw.be

Peraltastraat 31 8000 Brugge

Sound Light Laser Trussing Rigging Staging P.A. LED Walls (in- & outdoor) Accessoires Electricity Events Expo Special Shows

WE POWERED UP THEIR EVENTS Check out more of our projects and discover how we can also boost your performance at www.dms.be/events

Victoria

Compass Group

Mediafin

Mides

GrĂźnenthal

Atos

Pattyn Packaging

P O W E R U P YO U R E V E N T

vestiaire passbook acces control event solutions private invitations database optimisation

...its done by

D I S C O V E R O U R E V E N T S O N W W W. B E VA S . B E

what is done with love is done well ...