Après les événements physiques, virtuels et hybrides, place à la comodalité…

UNE PREMIèRE éDITION PROMETTEUSE

Pour leur première édition en septembre 2019, les ER&I Days avaient attiré pas moins de 6.000 participants. Pendant trois jours, stakeholders, policy makers, entrepreneurs et chercheurs avaient ainsi pu, à travers les allocutions de nombreux orateurs de haut vol et les multiples opportunités de networking, partager à Kanal un moment de réflexion collective sur l’avancée et l’évolution de la recherche et de l’innovation. Simultanément avait également été organisée à Tour & Taxis l’exposition Science is Wonderful, destinée davantage aux jeunes et d’ailleurs visitée par pas moins de 35 écoles. Le premier élément saillant de cette première édition 100% physique avait été le reveal de la première photo d’un trou noir, fruit d’un effort collectif de l’ensemble de la recherche européenne. Comme second fait d’armes, on retiendra aussi le lancement du nouveau programme de recherche Horizon Europe, appelé à remplacer le programme H2020, et sous-tendu par 5 Missions (adaptation au changement climatique, santé des océans, cancer, villes intelligentes et neutres en carbone, santé des sols). En 2019, VO EU organisait la première édition des European Research & Innovation Days, un événement de réflexion collective autour des enjeux de la recherche et de l’innovation appelé à devenir le flagship event annuel de la Direction Générale Research & Innovation de la Commission européenne. Covid oblige, cette première édition a fait place en 2020 et 2021 à des versions virtuelles qui ont d’ailleurs permis d’accroître sensiblement le reach de l’événement. L’occasion rêvée pour, en compagnie de Vinciane Morel (Head of EU Event Services) et Gaelle Pellon (Head of Boost), examiner comment réinventer un événement d’une telle ampleur et passer d’un format 100% physique à un format hybride…

PUIS, LE COVID EST ARRIVé

Ces 5 missions devaient d’ailleurs également former le fil conducteur des éditions suivantes. Mais en mars 2020, le Covid allait soudainement bouleverser la donne événementielle… D’un événement physique initialement prévu à Brussels Expo, il a fallu réinventer le format pour muer celui-ci en un événement virtuel qui, grâce à l’apport du digital, aura toutefois permis de toucher 35.000 participants. Un véritable tour de force en un laps de temps très court, comme nous l’explique Vinciane Morel. “L’événement n’a en effet été confirmé que fin juillet, de telle sorte que nous n’avons eu que six semaines pour construire 5 studios télé au sein du quartier européen, plus précisément sur la plateforme qui sépare le bâtiment de la DG RTD (Recherche & Innovation) et le bâtiment de la DG INTPA (Partenariats Internationaux). Autre challenge de taille: la création de la plateforme digitale. Même si l’on nous avait dit au début que c’était impossible, nous avons tout de même réussi à créer sur mesure une plateforme qui a été codée de A à Z pour permettre non seulement le streaming des différents studios télé, mais aussi l’interactivité nécessaire grâce à des espaces de networking et de discussion. Réussir, en six semaines, à se retrouver vraiment au cœur de la digitalisation pour un événement d’une telle ampleur à un moment où le secteur commençait seulement à entrer dans une forme timide de digitalisation fut une véritable prouesse.” PLATEFORME DE SIMULATION ET NETWORKING

L’exposition Science is Wonderful a elle aussi été réinventée en digital. “Ici également, la prouesse fut assez audacieuse puisque nous sommes passés par une plateforme de simulation, un

environnement 3D dans lequel les participants disposaient d’un avatar et pouvaient se déplacer et partir à la rencontre des différents chercheurs qui, ensuite, effectuaient des démonstrations en live. Tout ce passage au digital a évidemment nécessité un gros travail d’apprentissage. Les équipes chargées du contenu ont dû travailler avec les orateurs pour organiser leurs sessions. Avoir une session en digital signifie effectivement avoir moins de temps. On a donc aussi dû réinventer cet aspect. Il a ainsi fallu donner des outils, du training et des techniques d’engagement parce que l’objectif recherché, c’est évidemment que les citoyens se connectent, se rendent sur l’événement, y restent – un enjeu majeur – et en retirent quelque chose. Bref, comment faire en sorte que l’expérience soit la plus enrichissante et la plus variée possible. Le networking, qui est l’esprit même des ER&I Days, revêtait aussi une grande importance. Il fallait donc fournir des outils de chat, de connexion, de vidéocall, de networking, de prise de rendez-vous, etc. Mais aussi de la cocréation et de la gamification à but éducatif. Bref, toute une sorte d’engagement s’est mise en place, avec une plateforme destinée à être très interactive pour vraiment créer cette connexion au-delà de la distance qui séparait tout le monde”, ajoute Gaelle Pellon. UNE TROISIèME éDITION RETRAVAILLéE

Les leçons de l’édition 2020 ont bien évidemment été tirées et retenues pour l’édition 2021, toujours au format virtuel. “Par rapport à la plateforme de 2020 que nous avions dû élaborer en 6 semaines, nous avons cette fois eu le temps et réussi à redimensionner et améliorer cette plateforme pour en créer une nouvelle version permettant de proposer encore plus d’interactivité et de qualité”, précise Vinciane. “Le programme a lui aussi énormément évolué. L’édition 2021 était programmée sur deux jours, soit un jour en moins. L’événement est véritablement en train de se structurer. Avec moins de sessions, mais des sessions plus concentrées et plus qualitatives. Autre point très important, et qui fait partie de l’approche que nous avons de l’événementiel chez VO, nous avons poussé plus loin le travail en matière de sustainability afin de rendre cet événement le plus neutre possible au niveau carbone. Nous avons par exemple utilisé la même structure de base et les studios télé construits pour organiser en version hybride un second gros événement de la Commission européenne, lui aussi organisé les années précédentes en physique: les European Development Days. Mais en conservant l’identité distincte et propre à chaque événement

par le biais d’une scénographie totalement différente. La production ‘deux en un’ de ces événements a ainsi permis de réduire l’empreinte carbone, ce à quoi a aussi fortement contribué le volet digital”, souligne Gaelle. L’éVOLUTION DES FORMATS

Bien que ne disposant pas d’une boule de cristal, nos interlocutrices ont accepté de partager avec nous leur vision quant à l’évolution future de l’événementiel. “Le Covid nous a forcés – non seulement VO, mais aussi le secteur en général – à sortir de notre zone de confort et à explorer d’autres univers, le digital en étant le meilleur exemple. Et cela nous a permis de comprendre qu’on peut voir les événements autrement, les vivre différemment et les présenter différemment. Je pense dès lors que tout l’acquis de ces 20 derniers mois va rester. L’événementiel va davantage vers l’hybride mais le digital ne remplacera jamais le côté humain, l’aspect ‘se retrouver’, ce lien social, cette possibilité de percevoir le contenu de manière différente. Ce besoin de revenir vers de l’humain – l’essence du présentiel – bénéficie cependant de cette possibilité de faire du streaming sur des plateformes désormais extrêmement interactives et qui permettent justement d’arriver à une espèce de symbiose entre les deux audiences – onsite et remote – pour permettre un reach plus grand sur les événements. Il est donc possible de faire des choses plus locales tout en permettant d’avoir une diffusion plus internationale, mais l’aspect humain restera capital”, affirme Vinciane. COMODALITé ET SUSTAINABILITy

“Je pense qu’on va évoluer vers une idée comodale de l’événement. La comodalité, c’est vraiment avoir toutes les dimensions d’un événement, de façon synchrone et asynchrone, c’est-à-dire avoir à la fois avoir un engagement des gens pendant un moment bien précis – celui de l’événement proprement dit –, mais aussi en amont et en aval par le biais de forums et d’outils interactifs, comme le permet le digital. Le gros challenge selon moi, c’est de réussir à faire en sorte que les différentes audiences puissent choisir leur modalité en bénéficiant de la même richesse d’expérience. Sur un événement de trois jours par exemple, les gens pourront aller sur site un jour et, les autres jours, opter pour la modalité online en profitant du même niveau de qualité, en ayant les outils pour interagir et procéder à du co-design avec les participants onsite. L’évolution vers des événements neutres du point de vue carbone sera aussi un élément marquant et incontournable qui est en lien avec nos valeurs”, selon Gaelle. “Cet aspect constituera en effet un des grands défis du secteur – pour chaque entreprise, mais aussi au sein de l’Event Confederation. La durabilité devient vraiment un des piliers majeurs, pas que du secteur, mais de l’avenir de manière générale. Et ce côté digital des événements permet de contribuer au meilleur respect, au combat pour cette sustainability”, conclut Vinciane.

Regardez la vidéo des European Research & Innovation Days via ce QR code.