na de fysieke, virtuele en hybride evenementen is het nu tijd voor co-modaliteit…

EEN VEELBELOVENDE EERSTE EDITIE

Bij de eerste editie in september 2019 trokken de ER&I Days maar liefst 6.000 deelnemers. Gedurende drie dagen in Kanal konden stakeholders, policy makers, ondernemers en onderzoekers, via de toespraken van vele spraakmakende sprekers en netwerkmogelijkheden, een moment van collectieve reflectie delen over de voortgang en evolutie van onderzoek en innovatie. Tegelijkertijd werd in Tour & Taxis ook de tentoonstelling Science is Wonderful georganiseerd. Deze was meer gericht op jongeren en werd bezocht door maar liefst 35 scholen. Het eerste opvallende element van deze eerste 100% fysieke editie was de onthulling van de eerste foto van een zwart gat, het resultaat van een collectieve inspanning van de hele Europese onderzoekswereld. Een tweede opvallend wapenfeit was de lancering van het nieuwe onderzoeksprogramma Horizon Europe, dat het H2020-programma moest vervangen en dat wordt ondersteund door 5 Missies (aanpassing aan de klimaatverandering, gezondheid van de oceanen, kanker, slimme en CO2-neutrale steden, bodemgezondheid). In 2019 organiseerde VO EU de eerste editie van de European Research & Innovation Days, een evenement van collectieve reflectie rond de uitdagingen van onderzoek en innovatie, met als doel het jaarlijkse vlaggenschipevenement van het Directoraat-Generaal Research & Innovation van de Europese Commissie te worden. Omwille van Covid volgden er in 2020 en 2021 virtuele versies die ook het bereik van het evenement aanzienlijk hebben vergroot. De perfecte gelegenheid om, samen met Vinciane Morel (Head of EU Event Services) en Gaelle Pellon (Head of Boost), te onderzoeken hoe een evenement van zo’n omvang opnieuw kan worden uitgevonden en van een 100% fysiek naar een hybride format kan gaan...

EN TOEN KWAM COVID

Deze 5 missies zouden ook de rode draad vormen van de volgende edities. Maar in maart 2020 kwam Covid plotseling de eventwereld verstoren... Het fysieke evenement dat oorspronkelijk gepland was in Brussels Expo, moest opnieuw worden uitgevonden om het om te vormen tot een virtueel evenement. Dankzij dit digitale aspect werden maar liefst 35.000 deelnemers bereikt. Een echte krachttoer in zeer korte tijd, zo legt Vinciane Morel uit. “Het evenement werd in feite pas eind juli bevestigd, zodat we slechts zes weken hadden om vijf tv-studio’s te bouwen binnen de Europese wijk, meer bepaald op het platform tussen het gebouw van het DG RTD (Research & Innovation) en de gebouw van het DG INTPA (International Partnerships). Een andere grote uitdaging: het creëren van het digitale platform. Ook al werd ons in het begin verteld dat het onmogelijk was, zijn we er toch in geslaagd om een op maat gemaakt platform te creëren. Het werd van A tot Z gecodeerd om niet alleen de streaming van de verschillende tv-studio’s mogelijk te maken, maar ook de nodige interactiviteit te creëren, dankzij ruimtes voor netwerking en discussie. Het was een hele prestatie om in zes weken tijd echt in het hart van de digitalisering te staan voor een evenement van deze omvang, en dit in een tijd waarin de industrie nog maar net een schuchtere vorm van digitalisering begon in te voeren.” SIMULATIE- EN NETWERKPLATFORM

Ook de tentoonstelling Science is Wonderful werd digitaal opnieuw uitgevonden. “Ook hier was het een gedurfde prestatie, aangezien we hebben gekozen voor een simulatieplatform, een

3D-omgeving waarin de deelnemers een avatar hadden en konden rondlopen. Zo konden ze de verschillende onderzoekers ontmoeten die vervolgens live demonstraties uitvoerden. Deze digitale omschakeling vergde natuurlijk veel leerwerk. De teams die verantwoordelijk waren voor de inhoud moesten samenwerken met de sprekers om hun sessies te organiseren. Het organiseren van een digitale sessie betekent effectief dat je minder tijd hebt. Men heeft dit aspect ook opnieuw moeten uitvinden. Het was dus noodzakelijk om tools, training en betrokkenheidstechnieken te voorzien. Want het beoogde doel was natuurlijk dat burgers zouden inloggen, naar het evenement zouden gaan, daar zouden blijven - een grote uitdaging - en er ook nog iets uit zouden halen. Kortom, we moesten de ervaring zo verrijkend en gevarieerd mogelijk maken. Networking, dat de geest van de ER&I Days vormt, was ook van groot belang. Het was dus noodzakelijk om tools aan te reiken voor chats, connecties, videocalls, networking, het maken van afspraken, etc. Maar ook co-creatie en gamification voor educatieve doeleinden. Kortom, er werd heel wat aandacht besteed aan betrokkenheid, met een platform dat bedoeld was om zeer interactief te zijn om echt een verbinding tot stand te brengen, ondanks de afstand die iedereen scheidde”, zo voegt Gaelle Pellon eraan toe. EEN HERWERKTE DERDE EDITIE

De lessen van de 2020-editie zijn uiteraard goed onthouden voor de editie van 2021, nog steeds in virtuele vorm. “Waar we in 2020 amper zes weken hadden om het platform te ontwikkelen, hadden we deze keer ruim de tijd. We zijn erin geslaagd om dit platform aan te passen en te verbeteren om een nieuwe versie te creëren die nog meer interactiviteit en kwaliteit biedt”, aldus Vinciane. “Ook het programma is enorm geëvolueerd. De editie van 2021 liep over twee dagen, dus een dag minder. Het evenement is echt in opbouw. Met minder sessies, maar meer geconcentreerde en meer kwalitatieve sessies. Een ander belangrijk punt is dat we opnieuw duurzaamheidsinspanningen hebben geleverd om dit evenement zo CO2-neutraal mogelijk te maken. Dat maakt toch wel deel uit van onze benadering van evenementen bij VO. Zo hebben we bijvoorbeeld dezelfde basisstructuur en tv-studio’s gebruikt voor het organiseren van de hybride versie van een tweede groot evenement van de Europese Commissie, dat voordien ook fysiek werd georganiseerd: de European Development Days. Toch kon de uitgesproken en specifieke identiteit van elk evenement worden behouden, door middel van een totaal andere

scenografie. De ‘twee-in-een’ productie van deze evenementen maakte het dus mogelijk om de carbon footprint te verkleinen, iets waar ook het digitale aspect sterk aan heeft bijgedragen”, benadrukt Gaelle.

DE EVOLUTIE VAN DE FORMATS

Hoewel ze natuurlijk geen glazen bol hebben, willen onze gesprekspartners toch graag hun visie op de toekomstige evolutie van events met ons delen. “Covid heeft ons gedwongen - niet alleen VO, maar ook de sector in het algemeen - om uit onze comfortzone te komen en andere universums te verkennen, waarbij digitaal het beste voorbeeld is. Dit stelde ons in staat te begrijpen dat we evenementen anders kunnen zien, anders kunnen beleven en anders kunnen presenteren. Ik denk dan ook dat alle verworvenheden van de afgelopen 20 maanden zullen blijven. Evenementen gaan meer in de richting van de hybride oplossing, maar digitaal zal nooit een vervanging kunnen zijn voor de menselijke kant, het ‘elkaar ontmoeten’, de sociale link en de mogelijkheid om de inhoud op een andere manier waar te nemen. Deze behoefte om terug te keren naar het menselijke - de essentie van face-to-face - profiteert echter van de mogelijkheid om te streamen op platforms die nu extreem interactief zijn. Zo ontstaat een soort symbiose tussen de twee doelgroepen - onsite en remote – die een veel grotere reach van de evenementen mogelijk maakt. Het is dus mogelijk om meer lokale dingen te doen en tegelijkertijd een meer internationale distributie mogelijk te maken. Maar het menselijke aspect blijft van kapitaal belang”, zegt Vinciane. CO-MODALITEIT EN SUSTAINABILITy

“Ik denk dat we zullen evolueren naar een co-modaal idee van evenementen. Co-modaliteit betekent dat een event echt alle dimensies heeft, synchroon en asynchroon. We moeten zowel de betrokkenheid van mensen hebben op een heel specifiek moment - dat van het evenement zelf -, maar ook vooraf en achteraf via forums en interactieve tools, wat allemaal mogelijk wordt met het digitale luik. De grote uitdaging naar mijn mening is om ervoor te zorgen dat de verschillende doelgroepen hun modaliteit kunnen kiezen en tegelijkertijd kunnen profiteren van eenzelfde rijkgevulde beleving. Bij een driedaags evenement kunnen mensen bijvoorbeeld een dag ter plaatse gaan en de andere dagen kiezen voor de online modaliteit terwijl ze profiteren van hetzelfde kwaliteitsniveau, met de tools om te communiceren en samen te werken met deelnemers onsite. De evolutie naar CO2-neutrale evenementen zal ook een belangrijk en essentieel element zijn dat in lijn ligt met onze waarden”, aldus Gaëlle. “Dit aspect wordt inderdaad een van de grote uitdagingen van de sector - voor elk bedrijf, maar ook binnen de Event Confederation. Duurzaamheid wordt echt een belangrijke pijler, niet alleen van de sector, maar van de toekomst in het algemeen. En deze digitale kant van evenementen maakt het mogelijk om bij te dragen aan deze strijd voor sustainability”, besluit Vinciane.

Bekijk de video over de European

Research & Innovation Days via deze QR-code.