impact creëren door teams iets te laten beleven

teamBuilding impact creëren door teams iets te laten Beleven

Na een meer dan bewogen jaar hebben de teambuildingagentschappen opnieuw de handen vol. Bedrijven en organisaties maken gebruik van de versoepelingen om hun teams tijdens teambuildingactiviteiten opnieuw te laten werken aan communicatie, vertrouwen en teamgeest. In de marge van deze heropleving sprak Experience met een handvol teambuildingspecialisten. Zij blikken terug op het voorbije coronajaar en hebben het ook over de actuele uitdagingen binnen hun vakgebied.

Afgelopen maand bracht Experience Magazine enkele ervaren teambuildingprofessionals samen voor een panelgesprek over de uitdagingen binnen hun marktsegment: Hendrik Vandermarliere van The Outsider, Johnny Machiels van Event Masters, Matthias Verscheure van Event Mosaic en Geert Debusschere van Ecco La Luna. Het relaas van een boeiend debat…

EEN JAAR VOL MOEILIJKE KEUZES

In het voorjaar van 2020 zaten de teambuilding agencies met de handen in het haar, toen groepsactiviteiten plots niet meer mogelijk waren. Van zodra bleek dat covid niet meteen zou verdwijnen, begon de zoektocht naar een alternatieve invulling. Johnny Machiels: “Met Event Masters hebben we de voorbije periode meer dan 250 online teambuildings gedaan. Vanaf september 2020 is dat begonnen, en in de maanden november en december liep het echt als een trein. We hebben de verkoop zelfs moeten stoppen. Eigenlijk is onze sector al te klein om alle aanvragen voor klassieke teambuildings te beantwoorden. Voor digitale teambuildings was de markt van providers nog kleiner.” Geert Debusschere: “Wij hebben onze eerste online evenementen al in aprilmei gedaan. Met ons globaal netwerk zijn we samen concepten gaan ontwikkelen. Daarbij een aantal standaardoplossingen, maar we zijn ons vooral gaan specialiseren in een aanpak op maat.” Matthias Verscheure: “Wij zijn ook op die kar gesprongen, maar niet in die mate. We hebben een paar eigen programma’s ontwikkeld, en ook een paar digitale events gedaan. Dat volstond voor ons.”

Hendrik Vandermarliere: “Bij ons lag het anders. Voor onze outdoor activiteiten was een digitaal alternatief niet vanzelfsprekend. In oktober vorig jaar hebben we dan ook besloten om alles stop te zetten. We zijn met enkele mensen actief gebleven om zaken op te volgen, maar de grote ploeg hebben we moeten thuishouden. De protocollen voor onze activiteiten moesten zo vaak aangepast worden, dat het sop de kool niet meer waard was. De steeds terugkerende ontgoocheling begon ook te wegen. Dan mag het weer wel, dan weer niet. In eerste instantie was dat heel spijtig nieuws voor iedereen. Maar uiteindelijk heeft iedereen er ook wel een soort rust in gevonden. In mei van dit jaar hebben we de draad terug opgepikt.’ “HET BESTE VAN HET SLECHTE”

Hoewel de digitale teambuildings zeker een succes waren, gaat de voorkeur van ons panel unaniem naar een bijeenkomst in real life.

Johnny Machiels: “Het is iets totaal anders. Je ziet zwarte vakjes, mensen die aan

“eigeNlijk is oNze sector al te kleiN om alle aaNvrageN voor klassieke teamBuildiNgs te BeaNtWoordeN. voor digitale teamBuildiNgs Was de markt vaN providers Nog kleiNer”

het rondkijken zijn, de kat of de kinderen die binnenvallen… Je ziet dat mensen niet met 100% focus aanwezig zijn.” Matthias Verscheure: “Ik ben eigenlijk ook geen grote fan. De groepsdynamiek is ook weg. Teambuilding staat of valt met de begeleiding. Je kan een geweldige activiteit hebben uitgetekend, als de begeleiders het met nul enthousiasme brengen, dan heeft iedereen een teleurstellende namiddag gehad. Het omgekeerde is ook waar. Een matige activiteit kan gered worden door superenthousiaste begeleiders. Maar met mensen allemaal achter hun scherm is dat niet evident.”

Johnny Machiels: “Een gewone teambuilding geeft je energie. Laat mij met een micro op een podium springen om een groep toe te spreken, en ik ben blij. Maar na serie digitale sessies ben ik ’s avonds helemaal dood. Op sommige dagen waren het er elf. Het vreet zoveel energie. Om nog maar te zwijgen van de technische bekommernissen. Soms ben je minutenlang bezig om iemand uit te leggen waar hij of zij op een bepaalde knop moet duwen in Zoom.” Matthias Verscheure: “Er duiken inderdaad allemaal kleine problemen op, die bij een live event in een handomdraai zijn opgelost. Vanop afstand echter…” Johnny Machiels: “Digitale teambuildings waren eigenlijk het beste van het slechte wat we konden doen. Want het was toch nodig om mensen met elkaar te connecteren.”

Geert Debusschere: “Ik kijk daar toch iets positiever naar, ook al was ik aanvankelijk ook geen fan. Het hielp mensen om toch even – binnen de mogelijkheden van corona – tot verbinding te komen. Dat heeft gezorgd voor andere manieren van connecteren, en opende een aantal andere perspectieven. Want online heeft toch ook wel zijn voordelen, en klanten willen er ook gebruik van blijven maken. Wij blijven daar dan ook nieuwe producten in ontwikkelen.” INTERNE VERANDERINGEN

Voor de meeste agentschappen had deze periode ook een stevige impact op de organisatie van het bedrijf. Matthias Verscheure: “Wij zijn bijvoorbeeld teruggevallen van zes naar drie personen (intussen terug vier, nvdr). Het gaat om medewerkers die zelf zijn vertrokken, door de onzekerheid die er heerste. We zijn met twee zaakvoerders die zijn blijven doorwerken. Maar ook bij ons speelde de onzekerheid. ‘Waar gaan we naartoe?’ Gelukkig zijn we ondersteund door de overheid, daar moeten we eerlijk in zijn.” Johnny Machiels: “Bij ons was het maandelijkse evaluatie hoeveel dagen er gewerkt konden worden. Dat was niet evident. Ook wij zijn daardoor mensen kwijtgeraakt. Die stress en onzekerheid woog heel zwaar voor sommigen.” Geert Debusschere: “Een aantal freelancers kiezen inderdaad voor andere jobs, maar dat opent ook perspectieven voor nieuwe mensen, en zorgt voor een nieuwe wind. We hebben onlangs onze vacatures even opengezet, en we hebben heel veel reacties gehad van mensen die bij ons willen komen werken. Je geraakt een aantal mensen kwijt die op termijn toch ook wel zouden zijn vertrokken. Maar de die-hards blijven in de sector of keren na enige tijd terug. Daarnaast zijn wij intern heel erg aan het coachingaspect gaan werken en gaan kijken of we dat konden uitbreiden. Daaruit is ons concept ‘naturing teams’ ook geboren.” Hendrik Vandermarliere: “Wij zijn ook op de interne processen gaan werken en dingen gaan verfijnen. Zo hebben we bijvoorbeeld een digitalisering van bepaalde processen doorgevoerd. Het bleek een van de zeldzame voordelen van corona, want anders hebben we daar nooit tijd voor.” Johnny Machiels: “Voor het eerst in 25 jaar hebben we ons vliegtuig van Event Masters even aan de grond gezet. Dat was het moment om grondige onderhoudswerken te doen en de interne organisatie te bekijken. Want eens alles terug vertrokken is, ligt dat moeilijker.” INHAALBEWEGING

De moeilijke agendaplanning voor dit panelgesprek was het beste bewijs voor de heropleving van de sector. Iedereen heeft het momenteel bijzonder druk.

“Het valt mij op dat meNseN Nu geWooN eveN WilleN BaBBeleN. de programma’s HoeveN dus ook Niet overvol te zitteN.”

Matthias Verscheure: “De inhaalbeweging is volop aan de gang. Al is het allemaal zeer last minute. Wij krijgen regelmatig aanvragen voor de week nadien. Of een project van 500 personen op minder dan een maand.” Johnny Machiels: “Het grote probleem is dat de locaties en de cateraars allemaal al vastliggen.” Matthias Verscheure: “Locaties geven geen opties meer. Ze hanteren het principe van ‘First come, first served’. En ik heb daar nog wel begrip voor. Het komt erop neer de klant te overtuigen om snel te beslissen.” Hendrik Vandermarliere: “Wij doen minder beroep op onder leveranciers en hebben zelf een sterke logistiek, eigen locaties, een uitgebreide ploeg medewerkers en doen veel catering zelf met onze eigen horeca. Dat maakt dat we snel kunnen reageren omdat we veel zaken zelf in de hand houden. Waar we echter wel beroep moeten doen op externe leveranciers merken we wel dat deze reeds druk bezet zijn.” Geert Debusschere: “Het belangrijkste is dat onze sector terug heropleeft. We moeten dus trots zijn op wat we verwezenlijkt hebben, en er opnieuw voluit voor gaan.” FOCUS OP SAMENZIJN

Tijdens een vorig rondetafelgesprek rond teambuilding, haalden de panelleden aan dat klanten niet altijd een duidelijk doel voor ogen hebben. Ook anno 2021 blijkt dat nog steeds het geval. Johnny Machiels: “De vraag van veel klanten is nog altijd weinig inhoudelijk. ‘Wat is de boodschap?’ ‘Wat wil je bereiken?’… dat zijn vragen waar een klant moeilijk een antwoord op vindt. Al is er door corona wel het besef dat men terug de tijd moet nemen om meer te praten en de communicatie terug in kaart te brengen.” Hendrik Vandermarliere: “Wij merken op dit moment vooral een vraag naar samenzijn, gewoon van elkaar genieten. Zonder daar bewuste doelstellingen aan vast te hangen.” Geert Debusschere: “Het valt mij ook op dat mensen nu gewoon even willen babbelen. De programma’s hoeven dus ook niet overvol te zitten. Men vraagt ruimte om samen te zijn. Bij heel wat bedrijven moeten er trouwens ook nieuwkomers ingepast worden.” Johnny Machiels: “Klanten kiezen nu inderdaad eerst om samen te komen rond een tas koffie of met een barbecue. Praten met elkaar. Het is tijdens die ontmoetingen dat het idee ontstaat om nog eens een echte teambuilding te doen. De vraag komt dus eerder van onderuit.” Hendrik Vandermarliere: “Als de klant iets wil doen zonder echte doelstelling, dan is dat eigenlijk al de doelstelling op zich. Een evenement om samen te zijn, zonder meer.”

Johnny Machiels: “Fun kan inderdaad een goede doelstelling zijn.” Matthias Verscheure: “Het is onze job om een klant de weg te tonen. En om hem soms bij te sturen. Als een supersportieve manager zijn team vele kilometers wil laten fietsen, dan is dat misschien niet altijd een goed idee, omdat de helft van de groep dan misschien afhaakt. En dan moet je dat ook zeggen.” VAN FUN TOT TRAINING

Maar teambuildingagentschappen hebben uiteraard veel meer in hun mars dan enkel maar een gezellig samenzijn organiseren. Het liefst werken ze immers rond specifieke doelstellingen. Johnny Machiels: “Er is een duidelijk verschil tussen een teambuilding, een training en een fun event. Wat mij betreft zijn ze alle drie noodzakelijk om een goed team te creëren. Een simpele barbecue, een pintje drinken op vrijdagavond… dat zijn dingen die je samen doet om een vlotte babbel binnen het team te verkrijgen. Bij een teambuilding moet die fun gekoppeld worden aan een bepaalde doelstelling: betere communicatie, silo’s doorbreken, etc. En dan zijn er nog de echte trainingen, waarbij bepaalde processen in kaart worden gebracht en worden verbeterd. Binnen een jaarplan moet je een goede mix van die drie elementen voorzien.”

Hendrik Vandermarliere: “Voor die diepere invulling werken wij samen met trainingsbureaus. Wat wij wel doen is luisteren wat de doelstellingen van de training zijn, en daar met teamopdrach- 

ten op inspelen. Dat is onze job. De trainingen zelf doen we niet. Ik denk wel dat men momenteel een beetje verzadigd is op dat vlak, want online trainingen waren een van de weinige zaken die men nog kon doen.” Johnny Machiels: “Het ombouwen van bepaalde doelstellingen in een teamactiviteit is volgens mij ook veel effectiever dan iemand die op een podium een theoretisch model staat te verkondigen. Want tijdens een activiteit heb je het ook effectief gedaan.”

Hendrik Vandermarliere:

“Trainingen kunnen veel sterker worden door mensen iets te laten beleven. Ze nemen het langer mee, en ze begrijpen het ook beter dan een theoretische uitleg in een klaslokaal.” Johnny Machiels: “Ik denk dat er nog een grote kloof zit tussen trainingen en teambuildings. Ik denk dat trainingen nog iets losser kunnen, en dat er teambuildings kunnen zijn die iets serieuzer worden.”

Geert Debusschere: “Wat ons betreft is dat toch anders. We hebben die werelden dichter bij elkaar proberen te brengen door mensen dingen te laten beleven en daarrond te gaan reflecteren met de deelnemers. Wij zijn niet de trainers die gaan observeren om dan onze bevindingen mee te geven ter plekke of in een rapport. Wij laten mensen uitdagingen beleven en laten hen daar dan zelf rond reflecteren en coachen de deelnemers rond bepaalde thematieken zoals bijvoorbeeld klantgerichtheid. Of je dat in een puur fun kader doet of met een bepaald coaching doel voor ogen, dat kan heel kort bij mekaar liggen, een domino experience is daar een ideaal voorbeeld van.” TRAJECTEN

Agentschappen benadrukken dat de beste resultaten worden behaald wanneer teambuildingactiviteiten worden gezien als deel van een breder programma. Matthias Verscheure: “Een activiteit van één namiddag kan zeker iets teweeg brengen. Maar voor echte verandering spreek je toch over langere trajecten.” Johnny Machiels: “Een teamdynamiek verander je onmogelijk op één namiddag. Een klant die twee à drie keer per jaar komt, daar kan je al een bepaalde sfeer creëren. Je kan samen een bepaald jargon ontwikkelen om elkaar beter te begrijpen.” Hendrik Vandermarliere: “Als je echt naar veranderingsgedrag wil gaan, dan moet je inderdaad werken met een opbouw, en dan spreek je over een langere termijn.” Geert Debusschere: “Wij krijgen krijgen ook steeds vaker coaching- en teambuildingprojecten die passen in een traject, waarbij om de zoveel maanden een nieuwe prikkel wordt gegeven.” Johnny Machiels: “Voor ons zijn zulke trajecten natuurlijk het leukst om te begeleiden, maar het blijft een minderheid van onze klanten. Het is leuk, omdat we zelf naar bepaalde targets kunnen toewerken, en ook de resultaten te zien krijgen. Bij klassieke, eenmalige activiteiten krijgen we die minder te zien.” COPyCAT

Niemand ziet graag dat anderen ongegeneerd profiteren van zijn eigen creatieve inspanningen. Plagiaat is dan ook een thema dat al vele jaren tot frustratie leidt bij heel wat teambuildingagentschappen. Matthias Verscheure: “Er wordt absoluut veel gekopieerd binnen onze sector.

Hendrik Vandermarliere

Soms worden zelfs de teksten en de foto’s van onze concepten gewoon overgenomen. Ik word daar helemaal gek van.” Johnny Machiels: “Ik heb zelfs al meegemaakt dat het eindantwoord van de teambuildingopdracht exact hetzelfde was. We hebben geprobeerd ons daartegen te beschermen. Maar dat kost zoveel negatieve energie. Terwijl onze people-driven sector net moet drijven op positieve energie.” Matthias Verscheure: “Je kan er weinig aan doen. Van zodra men één element verandert, wordt het al moeilijk om nog bescherming te genieten. Uiteraard doen we zelf ook wel ergens inspiratie op. Maar authenticiteit blijft voor ons wel heel belangrijk.” Johnny Machiels: “Als wij iets nieuws creëren, ga ik altijd op zoek online, of er al niks gelijkaardigs bestaat. Zo zijn er concepten, die op papier klaar waren, toch nog in de prullenmand beland. Want als mij dat zo frustreert, dan ga ik dat ook niet doen bij iemand anders. Het laatste wat ik wil is het imago van Event Masters en van mezelf op het spel zetten. Ooit komt dat toch uit. En er is nooit een kopie die zo goed is als het origineel.” Geert Debusschere: “Het kopiëren is natuurlijk niet leuk. Maar het stimuleert je als bedrijf wel om continu te blijven vernieuwen. Bovendien kan men enkel je programma en je materiaal kopiëren. De mensen waarmee je begeleidt, die zijn niet te kopiëren. Als je je omringt met de beste mensen, dan kan niemand anders diezelfde sfeer creëren.”