“when life gives you lemons, make lemonade” Act Events geeft de crisis een draai

“2020 moest eigenlijk een feestjaar worden voor ons”, begint Stefan Czerwatiuk. “Act Events bestond 20 jaar, Wisenose 10 jaar. We hadden grootse plannen. Maar het werd een jaar waarin we geconfronteerd werden met een wereldwijde catastrofe. Nu ja, wij zijn niet het type om onze hoofden te laten hangen. Integendeel, we staken ze samen en probeerden deze crisis om te buigen naar nieuwe opportuniteiten.”

CONNECTING THE DOTS

Al bij de start van Act Events, werd de filosofie van het jonge bureau vertaald in een tagline die geheel vernieuwend was voor die periode: ‘Experience Communication’. “Een concept dat onze wil uitdrukte om klanten ervaringen te laten beleven en zo een boodschap over te brengen die zorgt voor een nauwere betrokkenheid”, aldus Stefan. In combinatie met de andere sterktes van het agentschap, heeft deze visie gezorgd voor een ongebruikelijke klantengetrouwheid bij Act Events. “Zonder deze filosofie naast ons neer te leggen, voelden we de nood om te benadrukken hoe een geïntegreerd verhaal doorheen het evenement een absolute meerwaarde is. Want een evenement is een verbindend verhaal dat tot leven komt. Act Events brengt alle aspecten ervan in contact met elkaar. Van locatie tot catering, van communicatie tot parking en van concept tot uitvoering.” Deze nieuwe inslag illustreren we dus met onze nieuwe baseline ‘Connecting the dots’. Simpel maar effectief en to-the-point.” In één adem werden het logo en de corporate identity van Act Events onder handen genomen. Terwijl de evenementensector dus grotendeels stilviel, maakte het gerenommeerde bureau gebruik van de tijd te werken aan hun identiteit en een frisse, nieuwe huisstijl te lanceren. Daar stopten ze echter niet want in tijden van crisis is innovatie cruciaal. Nieuwe ideeën kwamen al vlug. Act Events zette voor een klant een actie op poten waarbij de gelukkige winnaars verwend werden met de ‘Home Office Box’: een persoonlijke bureauruimte met alle faciliteiten, opgemaakt in een transporteerbare container. Deze stond dan een aantal maanden in hun tuin waar ze konden genieten van een rustige werkplek. Geen overbodige luxe in de afgelopen periode! Zoals zovelen zette Act Events ook in op allerlei online eventconcepten. Maar hun interessantste formule bleek de inspiratiesessies die ze organiseerden voor hun huidige klanten. Tussen januari en juni 2021 werden er maar liefst 27 sessies georganiseerd: kleinschalige, persoonlijke en covid safe brainstormmeetings om de uitdagingen en opportuniteiten voor, tijdens en na Corona te kunnen bespreken. Zo kon er een kruisbestuiving ontstaan tussen de klanten en hun noden enerzijds en de ideeën en inzichten van Act Events anderzijds. Daarnaast ontwikkelde het bureau ook een 20-tal populaire netwerkwandelingen. Hiervoor trokken ze de bossen in en werd er in kleine groepjes met de sales en enkele klanten een parcours gewandeld. Het uitwisselen van kennis, inzichten en ideeën werd aangevuld met tussenstops met foodstandjes, live muzikale omkadering, cultuur en mindfulness. Het bleek een succesformule om, ondanks de beperkingen, elkaar toch face-to-face te kunnen ontmoeten in een fijne setting.

Marijke Van Loo, Stefan Czerwatiuk, Niels Verstraete

DECENTRALISATIE ALS OPPORTUNITEIT

“Het inzetten op kleine events, in plaats van de grote, internationale massabijeenkomsten is een trend die nog even zal aanhouden. Wij verwachten dat dit nog door zal leven tot in 2022 maar vermoedelijk keren we later toch weer terug naar grotere concepten.” Stefan Czerwatiuk beschouwt dit niet zozeer als een probleem maar eerder een nieuwe invalshoek om verfrissend in te zetten. “Binnenkort zullen we een roadshow opzetten voor een klant doorheen 6 Europese landen: België, Polen, Finland, Frankrijk, Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Het concept zelf werd gecreëerd in België en zal dan op de verschillende locaties herhaald worden. Het is een alternatief voor een groots Europees event, dat nu nog niet opportuun zou zijn. Op zich zie ik nog meer voordelen bij het decentraliseren van events, het

Nieuw kantoor Act Events & Wisenose

laat de klanten toe om persoonlijker in verbinding te komen met hun cliënteel. Meer inzetten op de individualiteit en op maat connecteren met jouw doelpubliek is een trend die je ook ziet in de marketing en technologie. Daarnaast is het ook voor het publiek eenvoudiger: door de events dichter bij de mensen te brengen, geef je hen een waardevol geschenk: tijd. Tijd is een kostbaar goed geworden. Mensen hebben steeds minder zin om zich uren te moeten verplaatsen. Ze willen hun tijd bewuster verdelen. Events dichterbij brengen, speelt daar zeker op in. Tenslotte ligt deze trend ook in de lijn met een ander verschijnsel dat weer prominenter wordt: ecologisch bewuste events. Door de logistieke uitdagingen lokaler te houden, zal de ecologische voetafdruk ook beperkt kunnen worden.” BEWUSTE EN DUURZAME KEUZES

“Dat ecologie weer hoger op de agenda komt zien we overal. Door de Coronamaatregelen en het bijhorende afval van individuele verpakkingen, mondmaskers, … werd dit even naar de achtergrond geduwd maar deze trend is niet meer weg te denken. En dat is maar goed ook, want ook wij zijn als bedrijf erg bewust bezig met onze ecologische toekomst. Zo trokken we eind vorig jaar in ons gloednieuwe kantoorgebouw. Bij de bouw hebben we heel bewuste keuzes gemaakt: we installeerden zonnepanelen, werken met een warmtepomp, vangen het regenwater op om dan te gebruiken als toiletwater en plaatsten ecologisch glas. Buiten werd er gewerkt met waterdoorlatende klinkers en voldoende ruimte met groene zones. Ook binnen trokken we de milieubewuste visie door te kiezen voor bio afbreekbare verf en vloerbedekking die voor 90% uit gerecycleerde petflessen bestaat. Zelfs de burelen zijn gemaakt met afvalhout en afgewerkt met beuken fineer. De bouw van ons gebouw ligt in het verlengde van hoe we bewust met energie willen omspringen. We nemen dit steeds mee bij het bedenken en opzetten van onze events. Hierbij focussen we echt op de beslissingen die verschil maken. Geen ‘green washing’ voor ons.” 

INNOVATIE

Naast duurzaamheid is innovatie nog zo’n belangrijk topic waar Act Events en Wisenose op willen inzetten. Zo zetten ze binnenkort terug samen hun schouders onder een nieuw project: INNOVA Flanders. Ze werden hiervoor gecontacteerd door GIMInstitute en IXL Center uit Boston, USA. Het belooft een impressionant congres te worden met internationale top sprekers van Nasa, Verizon, National Innovation Centre Ageing, … Met enige trots licht Niels Verstraete, Key Accountmanager bij Act Events, het concept toe. “Innovatie is onontbeerlijk in alle industrieën. Je ziet het overal verschijnen als topic. Maar de vertaalslag maken naar hoe je die nieuwe technologieën en werkwijzen dan effectief kan implementeren in jouw eigen business, blijft voor velen nog een uitdaging. Tijdens het congres ligt dan ook de nadruk op informeren en bijbrengen van nieuwe kennis met als doel economische groei te stimuleren. De slagzin is niet voor niets ‘Make Innovation Real’. Het zullen niet alleen sprekers zijn die hun inzichten delen maar onze bezoekers krijgen ook de kans om een exclusieve blik achter de schermen van allerlei innoverende bedrijven te werpen. We geloven sterk in dit concept waar innovatie trends op vlak van digitalisatie, de werkplek van de 21ste eeuw, robotics en gezondheid centraal staan. Partners zoals Stad Gent, ABInbev, Tech Data en Agoria hebben reeds toegezegd dus we kijken al uit naar begin maart 2022. Het driedaagse congres zal dan doorgaan in Gent ICC.” INZETTEN OP WISENOSE

Zo’n omvangrijk project is een ideaal voorbeeld van de intense samenwerking tussen Wisenose en Act Events. Terwijl Act Events de organisatie op zich neemt, focust Wisenose op de eventondersteunende communicatie. “Zo’n 90% van de evenementen die Act Events organiseert, worden ook ondersteund door een kader van eventcommunicatie”, aldus Marijke Van Loo van Wisenose. “Je kan het beste evenement ooit organiseren. Je denkt aan de locatie, parking, meubilair, decoratie, techniek, … Maar daarbij mag je de communicatie niet uit het oog verliezen. Je wil dat iedereen op de hoogte is en getriggerd wordt om naar het event te komen. Dit wordt ook verder doorgetrokken naar ondersteuning tijdens het evenement zelf, zoals presentaties en keynotes. We willen dat elke bezoeker helemaal mee is met de boodschap van het event.

Concreet vertellen we het verhaal op communicatief vlak, dat omvat: strategie, branding, presentaties, films, website, signalisatie, GDPR, social media, … Het is niet alleen belangrijk om de juiste mensen te bereiken maar ook op het juiste moment en via het juiste kanaal én ervoor te zorgen dat de boodschap van het evenement hen bijblijft.” Klanten als The Woody Group, Microsoft, Samsonite Europe, Recupel en House of HR waren alvast tevreden.

De synergie tussen Act Events en Wisenose bleek ook een belangrijke factor toen de event organisator de coronacrisis het hoofd moest bieden. Wisenose kon zich heroriënteren, door hun knowhow verder uit te bouwen en ook nietevent gerelateerde communicatie uit te werken. Ze bouwden websites, werkten corporate identities uit en coachten hun bestaande klanten. “Maar nu is het tijd om ons terug te focussen op onze core business. Laat die events maar komen”, besluiten Stefan, Niels en Marijke.