leeuw van de Export 2020 toont de weg voor hybride events

©Photos: Wim De Wulf Fotografie

Tijdens de coronaperiode heeft de term ‘hybride’ definitief zijn plek veroverd binnen het woordenboek van de eventprofessional. Een van de opvallendste hybride realisaties van het afgelopen anderhalf jaar was de Leeuw van de Export 2020, een project dat The Media House uitwerkte in opdracht van Flanders Investment & Trade.

De Leeuw van de Export is een jaarlijks event waarmee Flanders Investment & Trade (FIT) Vlaamse bedrijven die uitblinken in export wil bekronen. De prijs wordt uitgereikt in twee categorieën (bedrijven t.e.m. 49 medewerkers en bedrijven vanaf 50 medewerkers) en opent dankzij het buitenlandse netwerk van FIT internationaal heel wat deuren. Via een aanbesteding haalde The Media House de opdracht voor de organisatie van de Leeuw van de Export 2020 binnen. DRIE SCENARIO’S

Normaal gezien brengt de Leeuw van de Export zo’n 600 genodigden van de zes genomineerden samen op één locatie. Gezien de onzekere situatie in het najaar van 2020, had The Media House drie verschillende scenario’s tot in detail uitgetekend: een normaal event, een virtueel event of een hybride event. Uiteindelijk werd er gekozen voor een hybride oplossing. Op de centrale locatie, in de Opera van Gent, werden de vips en een beperkte delegatie van elk genomineerd bedrijf uitgenodigd, goed voor een beperkt doelpubliek van een 70-tal personen. Er werd gekozen voor een bijzondere, ‘omgekeerde’ zaalindeling, waarbij de gasten plaatsnamen op het podium, en de zaal zelf als decor fungeerde. REMOTE LOCATIES

Op zes andere locaties – één per genomineerd bedrijf - werd er een remote-setup voorzien. Dit was ofwel bij het bedrijf

zelf, of bij een eventlocatie in hun buurt. Ook hier waren telkens zo’n 100 gasten aanwezig en was er catering voorzien. De firma’s zelf konden nog kiezen voor een upgrade, door bijvoorbeeld een afterparty te voorzien voor het eigen personeel. De zeven locaties werden via een livestream met elkaar verbonden. Een enorme uitdaging op technisch vlak. Op elke locatie was er bovendien een filmploeg aanwezig. Er kon dus live geschakeld worden van de ene locatie naar de andere om genomineerden te volgen, om prijzen uit te reiken, etc. Het hele scenario was professioneel uitgeschreven, zodat het een aangenaam kijkstuk werd voor de mensen in de Opera, maar ook voor de mensen die via streaming volgden. FIT-medewerkers en exporterende bedrijven zitten natuurlijk overal ter wereld, wat ervoor zorgde dat de livestream in meer dan honderd landen werd gevolgd. VEILIGHEID PRIMEERT

Het event moest natuurlijk ook rekening houden met de destijds geldende coronaregels: de bezoekersflow, de mondmaskers, de afstandsregels en de temperatuurmetingen werden op al de zeven locaties geïmplementeerd voor een veilig verloop, en om de deelnemers een veilig gevoel te geven. MinisterPresident Jan Jambon, die zelf in Gent aanwezig was, gaf het event zelfs een “10 op 10 op vlak van Covid-safety”. Met de Leeuw van de Export 2020 heeft The Media House dus eigenlijk zeven evenementen gelijktijdig georganiseerd. Bovendien was een periode waarin dit soort hybride events nog niet vanzelfsprekend was. De grootste challenge was de onzekerheid en het extra werk om de drie scenario’s tot op het laatste moment open te houden. Maar dankzij een goede samenwerking tussen de verschillende leveranciers is dit allemaal heel vlot verlopen.