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L e m a g a z i n e d e l a c o m m u n i c a t i o n l i ve e t d e l ’ eve n t m a r ke t i n g

Trimestriel Mai/juin 2013

Bureau de dépôt: Gand X – Agrément: P904117

MeetMarcel et Fast Forward Events décrochent l’or

Tendances budgétaires 2013: Stabilisation confirmée

Activation: Replacez votre marque au service des consommateurs

Stades de football: Coup d’œil sur les opportunités B2B

Meetcentives:

Une bonne ‘meeting policy’ pour une réduction sensible des coûts

Where could you see it?

www.act-events.com Answer: at the Whirlpool showroom, where Act!events created the concept of an art gallery for the product launch of Whirlpool’s newest line in cooker hoods!

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L’édition de…

Jo Haegeman

Vous méritez un coup de chapeau Que dis-je, vous méritez des centaines, non, des milliers de coups de chapeau. Une valise, un camion, un hangar de coup de chapeaux…

Oui vous, chère agence événementielle collègue, cher traiteur, cher fournisseur, cher client tant apprécié.

Car vous ne trouvez également pas que, bon sang, nous sommes dans le bon? Moi, bien. Le professionnalisme dans notre secteur n’a jamais été aussi élevé.

Et nous en voulons encore plus.

Jo Haegeman Managing Director evenementenbureau White Rabbit

Pour moi, le professionnalisme au niveau des événements signifie: faire des choix réfléchis au niveau du contenu pour atteindre les objectifs appropriés au départ d’un contexte de base correctement évalué.

Sans oublier toujours l’objectif final: influencer votre public avec un certain impact.

Les sciences humaines (comportementales) comme la psychologie, la sociologie, la communication, le marketing etc., ont toutes remarqué la puissance des événements. Les enquêtes et publications, les nouveaux termes et tendances, les références pratiques et théories utilisables fusionnent aujourd’hui peu à peu avec le travail de terrain auquel le secteur événementiel est confronté tous les jours.

Chaque jour, des termes tels que communication événementielle, story-telling, marketing émotionnel, experience economy, authenticité et co-création par exemple sont mis en pratique quelque part sur un événement en Belgique. Il y a quelques années, nous les appliquions déjà ci et là sans nous en rendre compte, mais aujourd’hui, tout est devenu plus ciblé et donc plus performant.

En tant que client, vous aussi êtes davantage conscient de l’impact que peuvent avoir vos événements. Vous recherchez de façon plus approfondie du contexte et des objectifs, donnez de meilleurs briefings et cernez mieux vos attentes. Vous êtes au courant des tendances et des théories. L’agence et le client se tirent mutuellement vers le haut. Une bonne chose.

Et malgré la crise persistante, vous trouvez que la boutade «If you think it’s expensive to hire a professional, wait untill you hire an amateur» colle en tous points à la réalité.

Et l’envie, la motivation, la passion. Si je dois retenir une seule chose des dîners Experience/BEA avec les autres agences événementielles, c’est cette passion partagée pour les événements et tout ce qui gravite autour.

Peut-être est-ce cette motivation qui rend les agences événementielles compétitives. Nous remarquons d’une part que nous partageons cette motivation avec de nombreuses autres agences –ce qui nous unit – et d’autre part qu’il y a naturellement encore et toujours des ‘concullègues’ ou collègue-concurrents contre qui nous préférons gagner plutôt que perdre… C’est également comme cela que nous restons performants.

Nous voulons toutefois collaborer, car nous unissons nos forces dans toutes sortes d’associations (EMA, BESA, ACC).

Je vous vois venir: «il est certainement encore possible de faire beaucoup mieux». Et, une fois encore, vous n’avez assurément pas tort. Nous n’avons pas encore touché au but et continuons d’apprendre chaque jour.

Les agences événementielles et leurs partenaires sont ainsi les moteurs du changement.

Mais ne pourrions-nous pas pour une fois dire tous ensemble: «bien joué, au suivant! Nous vous tirons notre chapeau!»?

Tant les agences confirmées que les jeunes loups mélangent leurs propres visions et expériences avec les nouvelles influences, ce qui se traduit toujours par une approche unique.

Et bien, permettez-moi de commencer: «Chers coprésentateurs des BEA, cher Bruno et chère équipe, chères agences événementielles lauréates: bien joué, au suivant! Nous vous tirons notre chapeau!».

inside job ….L’event marketing est une discipline à part. Tout est possible en principe, mais il faut en réalité tenir compte de très nombreux éléments. Organiser des événements est souvent moins évident qu’il n’y paraît. Il n’est dès lors pas toujours facile de porter un jugement sur notre secteur de l’extérieur. On ne peut discuter du métier que si on a été confronté à la manière dont les événements sont conçus, si on connaît les obstacles, si on sait comment faire d’un événement un succès,…

Nous sommes dès lors très contents que Tom Bellens ait voulu, en tant qu’ancien managing partner de Guava et The Oval Office, aider à la rédaction d’Experience. Quelqu’un de si expérimenté constitue la personne parfaite pour un très intéressant Inside Job chez Experience. Il a lui-même fait de sa petite agence une des plus grandes du pays et sait comme nul autre à quoi ressemble le job de professionnel de l’événement. En outre, Tom a la réputation d’être un fédérateur. Il peut conter des récits passionnants et donner son point de vue sur notre secteur. Nous espérons que cet Inside Job de Tom Bellens donnera matière à discussion et à concertation et fera bouger les choses dans ce monde événementiel éternellement passionnant.

Dans un de ses premiers articles, Tom abordera le tout nouveau Centre d’Expertise en Event Marketing qu’il a créé en compagnie de Frank Anthierens. Nous en entendrons encore beaucoup parler ces prochains mois. A suivre!

Tom Bellens

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Welcome to our world

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Sommaire Inside News

047 «Mettez de nouveau votre marque au service du consommateur»

007 EventNews

De nos jours, les consommateurs sont quotidiennement exposés à une déferlante de nouveaux messages. Activer votre marque en tant que sponsor doit aujourd’hui se faire de manière différente par rapport à il y a disons 5 ans. Les temps changent, et vite!

L’actualité de la scène événementielle belge

Event Marketing 026 Flash

Associations

030 BEA 2013: MeetMarcel et Fast Forward Events remportent un BEA d’or

049 BESA: pleins feux sur les groupes de travail

MeetMarcel et Fast Forward Events ont décroché un BEA d’or devant un public qui s’était mis sur son 31 pour célébrer la 15ème édition des BEA.

054 Plus les défis sont importants, plus il est nécessaire de collaborer La naissance d’ACC Event Marketing.

035 Best Catering Award 2013

057 EMA: une affiliation plus que rentable

Delicious Catering remporte l’or.

Event Management

Meetcentives

039 Les tendances budgétaires pour 2013: la stabilité se confirme

058 Une bonne politique en matière de réunions permet de réaliser de jolies économies

L’étude annuelle des tendances budgétaires confirme une stabilité des intentions des gros clients, et ce malgré la réduction des budgets qui se ressent dans différents secteurs économiques.

042 En visite chez RTL Events

Jean-François Guillin et Marc Duthoo sont les forces motrices de RTL Events. Avec leur équipe, ils assurent toute l’organisation de divers événements destinés à mobiliser le grand public pour les actions des différents radios et chaînes télévisées du Groupe RTL.

044 A-t-on encore besoin d’une formation en événements?

Inside Job par Tom Bellens

Les réunions peuvent être organisées d’une manière plus efficace et meilleur marché.

060 Stades de football

On n’y pratique pas que le football, car les stades renferment aussi des espaces spécialement réservés aux entreprises, tant pendant qu’endehors des matches.

Supplies 064 5 arbres dans la forêt des technologies

En tant que meeting et event planner, il faut de nos jours être fort pour s’y retrouver dans la forêt des technologies.

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TIRAGE 7.000 exemplaires DIFFUSION Belgique, France, Luxembourg, et Pays-Bas (Nederlandse versie op aanvraag) FREQUENCE Trimestriel EDITEUR LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Liège Tél.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be EDITEUR RESPONSABLE Erik De Ridder edr@eventbox.be REDACTEUR EN CHEF Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be

EQUIPE REDACTIONELLE Jacques Legros, Jeroen Coteur, Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Dimitri Van Moerkercke ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTS Valérie Laforgia val@eventbox.be L’abonnement à Experience coûte € 130 par ans (hors TVA). S’ajoutent à cela des frais de port pour les envois en dehors du Benelux et de la France. L’abonnement étudiants coûte € 70 par an (TVA comprise). Pour obtenir un tel abonnement, une copie de la carte d’étudiant est obligatoire. Les demandes d’abonnement peuvent s’effectuer par écrit avec mention de votre nom, de votre fonction, du nom de votre société et de l’adresse d’expédition. Les abonnements sont souscrits pour un an et prolongés jusqu’à révocation. La révocation des abonnements doit être introduite par écrit deux mois avant l’expiration de la période d’abonnement.

SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien

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ISSN Expédition Belgique Parution 6 x par an dans le BeNeLux et en France.

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eventnews.be Eventattitude lance TheBigCamera avec Mini au salon de l’auto!

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our ceux qui se sont rendus au salon de l’auto cette année, il était difficile de passer à côté de l’expérience photo interactive développée par Eventattitude pour le compte de Mini Belux. Leur nouveau produit « TheBigCamera » trônait au milieu du stand, surmonté d’un écran géant.

Les visiteurs du stand pouvaient y faire leur photo « Not Normal » (la campagne imaginée par TBWA)… Celle-ci était alors diffusée sur l’écran tandis qu’elle était imprimée sur place au format A4 et remise dans un magnifique sac. De quoi offrir une visibilité supplémentaire à la marque grâce à ces visiteurs déambulant dans les allées du salon, leur sac-photo fièrement affiché.

Le partenariat avec Getyoo ayant été reconduit, le dispositif mis en place par Eventattitude était évidemment compatible avec l’e-card (NFC) des visiteurs.

Leur photo était en effet automatiquement postée sur leur profil Facebook!

Last but not least, ces photos « Not Normal » étaient également affichées de manière dynamique en tant que cover sur la page Facebook de Mini. A chaque minute, c’était un visiteur différent qui accueillait les internautes sur la page.

Sur la durée du salon, c’est plus de 10.000 personnes qui sont passées dans « TheBigCamera » tandis que 5.000 photos et sacs ont été distribués.

Désormais, « TheBigCamera » est disponible à la location, avec un tarif préférentiel pour les agences partenaires d’Eventattitude…

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eventnews.be

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Ann Vancoillie, lauréate du WOMED Award 2012

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e 27 mars dernier, Ann Vancoillie de Bachte-Maria-Leerne a remporté le WOMED Award 2012 (Women in Enterprise and Development) et est ainsi devenue l’entrepreneuse de l’année. Ce prix lui a été remis par la princesse Mathilde et le ministre Kris Peeters. Le WOMED Award est organisé chaque année par Unizo & Markant en collaboration avec KBC, Trends et Vlerick Management. Pendant toute une année, Ann officiera comme ambassadrice des entrepreneuses. Il y a quelques mois, il a été demandé à Ann de participer à ce concours avec ses sociétés Creaplan et Aluvision. Creaplan de Nazareth est une entreprise de projets spécialisée dans la réalisation de stands, de présentoirs et l’aménagement intérieur. Fondée en 1994, elle emploie 46 personnes.

Creaplan parcourt le monde pour mener à bien les projets de ses clients.

Aluvision est une entreprise de production qui développe des solutions et systèmes afin de rendre le montage des stands plus rapide, plus efficace et plus écologique. Fondée en 2003, elle emploie 25 personnes. 85% du chiffre d’affaires est réalisé à l’exportation. Aluvision commercialise ses produits de l’Amérique à l’Australie. Les deux entreprises sont dirigées par Ann Vancoillie, en compagnie de son époux Dirk Deleu. En tout, ils emploient 71 personnes.

Ann & Dirk ont démarré et développé eux-mêmes les deux entreprises. «La force d’une entreprise réside dans la force de son équipe», affirment les direc-

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teurs. «Talent wins games, teamwork wins championships», peut-on lire sur la couverture de leurs brochures. Dans l’environnement créatif et international dans lequel évoluent les deux PME, il est très important de garantir un bon service et une bonne qualité. Pour ce faire, il faut pouvoir réagir rapidement!

Ce qui s’avère possible uniquement avec des collaborateurs motivés qui croient en leur travail!

Ann est ravie de ce titre «d’entrepreneuse de l’année»! Un sain mélange entre hommes et femmes dans le monde des entreprises s’avère notamment très important. Les hommes et les femmes ont assurément leurs propres points de vue, et une pollinisation croisée complète l’approche. Outre entrepreneuse, Ann est également maman de trois enfants. Marier ses deux passions demande énormément d’organisation et un esprit ‘multitâches’, mais s’avère extrêmement passionnant. Par cet award, Ann souhaite inciter d’autres femmes à entreprendre! Entreprendre, c’est surtout écouter, se motiver et s’inspirer mutuellement et ainsi engranger ensemble des succès!

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eventnews.be Le traiteur Lorient Change de Cap

Fabula Productions propose des formes organiques

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abula Productions propose désormais une nouvelle ligne de modèles en mousse enduite, baptisée Curbo collection. Ces éléments se distinguent essentiellement par leurs formes organiques opulentes, radicalement différentes de l’approche minimaliste privilégiée par Fabula jusqu’à présent.

Fabula Productions étoffe également son assortiment éclairage en y intégrant la lampe ‘Maceto’. Cet élégante lampe LED design sur pied convient tant pour l’intérieur que pour l’extérieur.

L

orient traiteur garde toujours sa spécificité, la cuisine du monde avec une variété de Zakouskis toujours aussi originaux autour des 5 continents, le changement de cap se traduit par la création d’une nouvelle carte «Carnet de voyage » 2013 belgo belge, du monde, fair trade et bio équitable.

Pour les conférences et les séminaires, une carte spécifique a été conçue autour de l’élément fraîcheur avec la volonté de proposer des produits équitables et de saison en conservant un rapport qualité/prix très intéressant.

Dans la proposition belgo belge, les entreprises auront la possibilité de découvrir la gastronomie belge à travers les vins, les bières belges et la méthode champenoise « Ruffus » (17/20 vin de France) avec 2 très grands sommeliers, Eric Boschman et Kris Vendesompel, il faut prévoir un budget H.T.V.A entre 65 et 75 € par personne et l’intervention des sommeliers.

De nombreux concepts développés pour l’année 2013, une proposition « street food New york » pour la cuisine de rue en walking, des cocktails dînatoires originaux et dynamiques pour le networking, « Expéri menthal » autour de la menthe, « Voyage en Italie », « Carnet de voyage », des formules cocktails simples pour les petits budgets et toujours les fameuses garden party « Paris Marrakech ».

Un phénomène nouveau lié à la crise, la livraison de buffets froids et chauds en entreprise.

Autre nouveauté : le mange-debout et la table basse à associer à un éclairage LED sans fil, qui se pilote via DMX sans fil. Cette technologie présente l’avantage de pouvoir moduler les couleurs des tables depuis un point central, sans utiliser un seul fil.

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eventnews.be

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Aegis Media Belgium reprend NewWorld D

ĂŠbut mai, Aegis Media Belgium a annoncĂŠ la reprise de NewWorld.

L’intÊgration de NewWorld dans la galaxie du groupe Aegis Media Belgium correspond à une logique Êvidente de convergence media qui offre à ses clients annonceurs une approche encore plus intÊgrÊe des touchpoints. Cette stratÊgie du groupe Aegis Media se dÊcline à travers ses marques commerciales que sont Carat, Vizeum, Postercope, Isobar et iProspect.

Par ailleurs, cette acquisition rĂŠpond ĂŠgalement Ă une volontĂŠ du groupe Dentsu Aegis Network de disposer de solutions efficaces basĂŠes sur l’experiential dans le monde rĂŠel et amplifiĂŠes Ă travers les plateformes digitales. La mise sur pied du rĂŠseau psLive en Europe au sein d’Aegis Media dont NewWorld fera partie en est la concrĂŠtisation la plus ĂŠvidente. psLive a pour mission de devenir un acteur de rĂŠfĂŠrence en activation en crĂŠant, dĂŠlivrant et mesurant les actions ‘live’ sur le terrain qui ont pour but de faire ĂŠmerger la marque dans l’esprit du consommateur.

Concrètement, le groupe NewWorld sera dorÊnavant intÊgrÊ au groupe Aegis Media Belgium, mais conservera sa structure actuelle et bien entendu restera supervisÊ par son fondateur et manager charismatique Wim Voss.

Aegis Media Belgium, reprÊsentÊ par son CEO Anne Bataille, se rÊjouit de cette acquisition qui complète à merveille son offre de produit actuelle: Cette acquisition est une formidable complÊmentaritÊ entre notre deux groupes: pour Aegis Media, cette synergie avec NewWorld permettra de proposer des solutions encore plus innovantes pour leur marques, adaptÊes à la volatilitÊ actuelle de leurs consommateurs et à leur recherche du rÊel, du vÊcu; bref de l’expÊrience. Pour NewWorld, le rÊseau psLive d’Aegis Media reprÊsente une formidable opportunitÊ pour exporter leur expÊrience. NewWorld, dont les activitÊs sont rÊparties dans les 3 pays du Benelux et supervisÊes par son fondateur Wim Voss, est spÊcialisÊe dans le domaine de l’ experiential marketing, live communication et field marketing. Aegis Media Belgium est la filiale belge du groupe mondial Dentsu Aegis Network.

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RocMe on Tour

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n mars, RocMe a pris la route avec un roadshow de plusieurs partenaires centré sur la technologie événementielle et faisant halte sur 4 sites en Belgique et aux Pays-Bas. 142 event managers sont venus y trouver l’inspiration et découvrir les dernières tendances et possibilités en matière d’enregistrement événementiel, applications mobiles, webcasting et visitor engagement.

RocMe est une plateforme de services de technologie événementielle, dont les différents partenaires proposent aux entreprises une solution complète intégrée.

Les événements sont de plus en plus nombreux à faire la connexion avec les médias sociaux, les applications mobiles, le webcasting… aspirant à coupler ces données intéressantes aux processus business internes. Le besoin d’un point de contact unique et d’un intégrateur de tous ces nouveaux outils se fait donc clairement sentir.

Danny Stevens, fondateur d’EventDrive, est l’initiateur de cette plateforme et il a rassemblé autour de son application principale plusieurs partenaires solides, capables d’offrir une solution complète pour tous les événements, des plus simples aux plus complexes: «Nous avons résolument choisi de nous concentrer sur notre core business, l’enregistrement événementiel, et de ne pas nous lancer dans nos propres développements au niveau des médias sociaux, des applications mobiles, du webcasting… mais de nous associer à des acteurs internationaux représentant le top de leur profession dans ces domaines.

Cela nous permet d’offrir les solutions les plus novatrices à nos clients, tout en leur garantissant la connectivité des informations sur toutes les plateformes».

«Notre valeur ajoutée se situe au niveau des conseils vers les solutions adéquates en fonction des résultats visés et de la réalisation de l’intégration entre les outils et le business».

Et les partenaires ne sont pas des moindres: SpotMe a offert aux participants une démonstration live de sa plateforme mobile, garantissant une interaction novatrice et l’engagement du visiteur. Les sessions de travail en groupe sur tablettes, Q&A et sessions de vote assurent une interaction maximale entre l’organisation, les orateurs et les participants.

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Plusieurs sessions Roadshow suivront en juin, inscriptions via www.rocme.eu

Nous avons glané les réactions de plusieurs participants: Karin Op De Beek - Communication & Event Manager chez LeasePlan Belgium «LeasePlan fut l’un des premiers à choisir la plateforme mailing & event d’Eventdrive et nous ne l’avons jamais regretté! Eventdrive est une plateforme conviviale et intuitive. L’automatisation de tâches manuelles répétitives nous permet de nous concentrer sur d’autres aspects de l’événement, et les possibilités de la plateforme sont légion. Eventdrive a été développé pour et par des event managers, c’est clair! Après une brève présentation, vous pouvez vous lancer et vous partez sur les chapeaux de roue. Durant le Roadshow RocMe, nous avons fait la connaissance de plusieurs plateformes spécialisés permettant – avec le concours d’EventDrive – de hisser votre événement à un niveau supérieur. La mesurabilité de l’événement et la connectivité améliorée sont des facteurs qui vont gagner en importance à l’avenir et qui ont attiré notre attention. Nous avons hâte de découvrir les avantages et les opportunités que RocMe a à nous offrir!»

Jo Kusseneers - Coordinateur Bouwunie Anvers / Brabant flamand «Le Roadshow Rocme a réveillé ma créativité et m’a encouragé à réfléchir aux moyens internes de mettre davantage en évidence le ROI de nos événements à l’avenir...»

Hans Wijntjes - Directeur technique Promptus Pays-Bas «Le roadshow nous a offert une matinée très instructive et j’ai désormais une bonne idée des différentes possibilités techniques.»

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ast Forward Events existe depuis neuf ans et continue à progresser, même en ces temps économiquement difficiles. Par ailleurs, les directeurs Pascal et Mathias ont tout organisé pour un bel avenir, tant au niveau créatif qu’administratif et logistique. Sans oublier que les différents BEA Awards ont à chaque fois confirmé notre talent créatif.

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Emmaüs et The Oval Office mettent les points sur le ü

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in avril, l’asbl Emmaüs, active dans les secteurs de l’aide sociale et des soins de santé, a donné le coup d’envoi de l’année de célébration à l’occasion de son 15e anniversaire. À la frontière des communes anversoises de Putte et Heistop-den-Berg, un labyrinthe de maïs géant de plus de 6 hectares a été semé.

événement surprenant. Pendant les week-ends du 31 août et du 7 septembre, les 6000 collaborateurs et leur famille pourront profiter de nombreuses activités dans le labyrinthe de plus de 6 hectares. Le labyrinthe sera également accessible aux patients et aux résidents des différents centres d’Emmaüs.

C’est avec l’idée d’organiser un grand labyrinthe de maïs où se déroulent de nombreuses activités que l’agence de live communication The Oval Office a remporté le pitch événementiel. L’agence a également conçu le logo anniversaire, le slogan «Wij zetten de puntjes op de ü - Nous mettons les points sur le ü», le site www.15jaaremmaus.be et divers outils de communication interne

Pour célébrer la Journée du patrimoine (8 Septembre) et les week-ends de septembre, le labyrinthe sera ouvert au grand public. Le labyrinthe sera réalisé en collaboration avec l’asbl Kempens Landschap et les communes de Putte et Heist-op-den-Berg.

L’asbl Emmaüs qui compte 21 hôpitaux et centres spécialisés dans les questions de santé et de bien-être, fête cette année son 15e anniversaire. Non pas avec une séance académique ou une fête du personnel traditionnelle, mais avec un

Le labyrinthe fut symboliquement semé le 28 avril par une délégation des 21 hôpitaux et centres spécialisés d’Emmaüs, les membres du conseil d’administration d’Emmaüs, Kempens Landschap et les bourgmestres des communes de Putte et Heist-op-den-Berg.

Nouveau site web pour Mojuice L

e nouveau site web de Mojuice vous offre un aperçu rapide et simple tous les projets importants que l’entreprise a réalisé en 5 ans d’existence.

Cette plateforme illustre parfaitement comment en cinq ans, l’entreprise est passée de la création et animation vidéo aux applications interactives, technologies mobiles et games.

Ces projets sont répartis en 5 catégories principales: (interactive) Video, Content installations, Mobile & touch, 3D mappings & shows et (serious) Games.

La création et l’animation vidéo reste toutefois le pilier principal de Mojuice. Ne ratez pas la section Timeline, qui met en avant une sélection de projets réalisés entre 2008 et 2012.

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Rubriek Flash back

L

e monde de la communication événementielle est en ébullition permanente. Chaque jour ou presque, des événements de toute nature sont organisés aux quatre coins de la Belgique. A travers l’objectif des collaborateurs d’Eventattitude, nous vous invitons à replonger dans l’actualité de l’événementiel belge.

Client: Zoute Events | Event: Zoute Grand Prix 2012 | Date: 04_07/10/2012 | Lieu: Knokke

Client: Art on Paper | Agence: VO Event | Event: Salon du dessin contemporain à Bruxelles | Date: 04_07/10/2012 | Lieu: White Hotel Bruxelles

Client: Diabolix Business Club | Agence: Verhulst Event | Event: Belgique – Ecosse | Date: 16/10/2012 | Lieu: Heysel - Palais 2 (Bruxelles)

Rubriek 27

Client: BMW Group Belux | Event: BMW Belux Fan Day 2012 | Date: 20/10/2012 | Lieu: Parc Industriel “De Vliet” (Bornem)

Client: Les Petits Riens asbl | Agence: VO Event | Event: Second Hand Second Life | Date: 09/11/2012 | Lieu: Tour & Taxis (Bruxelles)

Client: Elle Belgique | Event: ELLE Party | Date: 16/11/2012 | Lieu: Concert Noble (Bruxelles)

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Rubriek Flash back

Client: Mercedes-Benz Belgium Luxembourg | Event: A Class Driving Experience | Date: 22_23/11/2012 | Lieu: Circuit Zolder

Client: Belgacom | Event: The Night of ICT | Date: 28/11/2012 | Lieu: Tours & Taxis (Bruxelles)

Client: Belgacom | Event: Partners Event | Date: 24/10/2012 | Lieu: The Event Lounge (Bruxelles)

Rubriek 29

Client: Euphony | Event: Euphony Sales Day Nederland | Date: 17/11/2012 | Lieu: CineMec (Ede - Nederland)

Client: KPMG Support Services | Event: Annual Alumni Cocktail 2012 | Date: 04/10/2012 | Lieu: Bureaux de KPMG (Bruxelles)

Client: Ernst & Young | Event: L’Entreprise de l’Année | Date: 22_23/10/2012 | Lieu: Auditorium 2000 (Bruxelles)

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BEA Special

Benelux Event Awards 2013

MeetMarcel et Fast Forward events décrochent l’or Le 28 mars dernier, le Palais 10 du Heysel a accueilli la cérémonie annuelle de remise des Benelux Event Awards. Les agences MeetMarcel et Fast Forward events s’y sont vues remettre un Golden Award devant un public qui s’était mis sur son 31 pour célébrer les 15 ans de la compétition.

P

our ce 15e anniversaire de la compétition récompensant les meilleures campagnes de live communication, les organisateurs des BEA et leurs partenaires n’ont pas hésité à mettre les petits plats dans les grands. C’est dans un Palais 10 méconnaissable, au centre duquel s’était installée une vaste scène circulaire, que les trophées de bronze, d’argent et d’or ont été attribués aux agences ayant traversé avec succès des épreuves de sélection particulièrement strictes cette année. En témoigne le Norvégien Elling Hamsö de l’Event ROI Institue, qui déclarait que « parmi toutes les compétitions liées à la communication que je connais, les BEA sont de loin les plus professionnelles. Je ne parle pas

seulement de cette soirée de gala – une nouvelle fois formidable -, mais aussi et surtout de la manière dont les projets sont étudiés par le jury. » La soirée, qui a réuni 850 professionnels de l’événement, était une fois encore orchestrée par Bruno Schaubroeck et l’équipe de We Make You Happy. Ensemble, ils avaient souhaité faire de cette 15e édition une soirée de gala marquée par la participation de plusieurs directeurs d’agences d’événements, qui se sont ainsi substitués aux traditionnels présentateurs. Combinée aux contributions créatives, techniques et logistiques des sponsors des BEA, la formule

a fait mouche et offert tout le lustre que l’on pouvait attendre de ce jubilé qui, comme le veut désormais la tradition, s’est clôturé aux petites heures.

En marge des Benelux Event Awards 2013 s’est tenue la cérémonie de remise du Best Event Catering Awards. Lancé il y a deux ans, le Best Catering Award récompense le projet de catering événementiel le plus réussi dans le cadre d’un événement d’entreprise, et ce sous tous les aspects. Une compétition dont Gourmet Invent et Delicious Catering sont sortis vainqueurs.

Palmarès et réactions des vainqueurs Golden BEA Awards • Fast Forward events pour Ristorante del Grano - Come a Casa (Ter Beke) • MeetMarcel pour le lancement des nouvelles collections de Samsonite

Silver BEA Awards • VO Event pour Second Hand Second Life, le Défilé des Petits Riens • UC Belgium pour Nikon: I am a Rockstar • MeetMarcel pour le lancement de l’iPhone 5 (Mobistar)

Bronze BEA Awards • D-side pour l’événement Same Family, New Generation de Mestdagh Group • Event Masters pour le congrès Open VLD #vrijheid • Sylvester Productions pour le Telenet AEM 2012 • Sportizon pour la Nivea For Men Friends Cup (Beiersdorf) • To The Point Events pour World of Warsco (Warsco Units)

Golden Catering Awards • Delicious Catering pour Alphabet Lease Car of the Year 2012 • Gourment Invent pour Ristorante del Grano

BEA Special 31

Cette année, Wim Voss de NewWorld avait intégré l’équipe de présentateurs. C’est avec l’enthousiasme qui le caractérise qu’il est monté sur scène. « Le concept de la soirée était parfaitement adapté à cette édition anniversaire des BEA, » nous a-t-il confié. « J’ai trouvé très intéressant le fait que les agences soient appelées à collaborer à la présentation et à l’animation de la soirée.

L’alternance entre remise de prix et specials acts était aussi très réussie. Je me demande juste si l’attention du public a pu être maintenue tout au long de la cérémonie. Quoi qu’il en soit, les BEA restent vraiment l’événement de l’année et je m’y suis particulièrement bien amusé. S’il faut encore quelqu’un pour assurer les présentations l’an prochain, vous pouvez compter sur moi! »

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www.bea-awardspictures.be © Eventattitude / E. Charneux – F. Garrido – H. Ickx

Peter Verplancke – Sportizon Peter Verplancke, Managing Director chez Sportizon, s’est dit impressionné par l’organisation et le concept des derniers BEA-Awards. «La mise en œuvre de l’idée était particulièrement professionnelle. Avec le podium circulaire et les diverses caméras, on avait l’impression de vivre une remise des Oscars. Le Palais 10 était méconnaissable. J’ai également été surpris de voir l’assiduité avec laquelle le public, composé à 100% de créatifs de l’industrie événementielle, s’est tenu au dress code de gala. J’ai trouvé très intéressante l’idée d’impliquer les gens du secteur dans la présentation. Il existe une concurrence saine entre les différents organisateurs événementiels professionnels en Belgique. Nous nous souhaitons mutuellement le succès.»

«Si je peux me permettre une critique, je voudrais suggérer pour une prochaine édition d’organiser d’abord le show et seulement ensuite le dîner. Ici, les deux s’entremêlaient et au bout d’un temps, les conversations ont démarré à plusieurs tables. Il est logique de discuter avec vos invités, vos clients, naturellement. En outre, organiser un dîner assis associé à une présentation exigeant l’attention de tous est plus difficile qu’on ne le pense.»

«Les BEA-Awards sont désormais un incontournable de l’agenda événementiel belge. Pour les agences événementielles, l’appréciation objective tant du jury que des clients est particulièrement importante.

Les gagnants incluent leur victoire dans leur communication externe vers les clients, nouveaux et existants. Nous le mentionnons même dans notre planche de présentation pour un nouveau projet.»

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BEA Special

Bert Knuts – Event Masters

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www.bea-awardspictures.be © Eventattitude / E. Charneux – F. Garrido – H. Ickx

«J’ai trouvé ce duo présentation-dîner très réussi», confie Bert Knuts, Managing Partner chez Event Masters. «L’alternance était sympathique. Tout comme le choix d’un dîner assis, je ne mange jamais rien aux cocktails dînatoires!»

«Le concept rappelait beaucoup une remise d’Oscars, pas seulement par l’excellent jeu de caméras mais aussi par la présentation, confiée à des gens du secteur. Une très bonne idée, à Hollywood ce sont des gens du métier qui remettent les statuettes des Oscars, n’est-ce pas? C’est une marque d’appréciation mutuelle!»

«J’ai toutefois eu le sentiment qu’il y avait un peu trop de monde. Moi-même, j’étais placé juste sous le grand écran, il m’était donc difficile de voir les projections.»

«Quoiqu’il en soit, les BEA-Awards offrent une importante soirée de networking. Une excellente initiative, qui doit continuer. Les gagnants mentionnent leur victoire dans leur communication externe. Et on constate que les clients sont sensibles à ce type de récompenses.»

BEA Special 33

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Bruno Schaubroeck – We Make You Happy Bruno Schaubroeck, Senior Account & Production Manager chez We Make You Happy, était en charge de l’organisation de la soirée. Il n’en était pas à son coup d’essai car il avait déjà partagé cette mission en 2012 avec 24Seven. «Je suis ouvert à toutes les critiques constructives des collèges. Les BEA-Awards doivent être une soirée inoubliable. Nous en avons déjà posé les fondements l’année dernière, cette année, nous nous sommes attaqués aux murs et le toit suivra l’année prochaine. Nous ne savons pas encore précisément comment nous procéderons. Prendrons-nous la direction d’un événement plus grand ou jouerons-nous au contraire la carte de l’intimité? Je compte bien en discuter avec diverses personnes intéressées.»

«C’est vrai que l’on a observé des ‘bavardages’ pendant les présentations. Il nous faut trouver une solution. Il est dommage que les collègues, qui savent pertinemment à quel point cela est ennuyeux, se soient laissé tenter. Mais je comprends: ils avaient plusieurs clients à leur table. Ce que j’ai trouvé dommage, par contre, c’est que les discussions perdurent même pendant l’hommage à Bruno Dehasque, l’un des event managers de Mobistar, récemment décédé.»

«En effet, Bert d’Event Masters était installé juste sous le grand écran. Mais moi ce qui me frappe, c’est que même des gens du secteur événementiel ne parviennent pas à s’enregistrer dans les temps. Il faut absolument instaurer une date limite l’année prochaine. Nous avons reçu plusieurs inscriptions de dernière minute, alors que la salle était déjà pleine. C’est un autre point dont j’entends bien discuter avec d’autres personnes du secteur.»

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BEA Special 35

Best Catering Award 2013

Delicious Catering sur la première marche

Dieter Samyn en Christophe Desoete, Delicious Catering

En marge des Benelux Event Awards 2013 s’est tenue la cérémonie de remise du Best Event Catering Awards. Lancé il y a deux ans, le Best Catering Award récompense le projet de catering événementiel le plus réussi dans le cadre d’un événement d’entreprise, et ce sous tous les aspects: créativité, réalisation, logistique, etc.

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l’instar des BEA, le Best Catering Award est décerné sur base d’une étude approfondie de chaque projet en compétition. Afin d’apporter toute la crédibilité et toute la neutralité nécessaires au Best Catering Award, l’examen et l’appréciation de ces projets de catering événementiel sont réalisés sur base de questionnaires d’évaluation soumis à un panel de 20 professionnels – clients et sous-traitants - qui ont eux-mêmes collaboré à l’événement en compétition. Ces professionnels ont donc vécu l’événement de part et d’autre du rideau et, ensemble, constituent les ‘juges’ les mieux placés pour rendre un avis sur chaque projet.

Dieter Samyn de Delicious Catering, qui a remporté ex-aequo la compétition 2013, nous livre ses impressions sur sa victoire.

Dieter Samyn, Delicious Catering: «C’est la seconde année consécutive que nous décrochons l’Event Catering Award d’or. Et c’est une véritable source de fierté pour nous. Cette année, nous avons été récompensés pour l’encadrement culinaire de l’événement ‘Alphabet

Lease Car of the Year 2012’. Les convives et le client ont qualifié notre concept catering d’‘authentique et moderne à la fois’. Un beau compliment et la preuve que notre approche porte ses fruits».

«Cette distinction confirme que nous sommes sur la bonne voie. Quel que soit le budget, nous incluons toujours le client dans nos réflexions. Nous recherchons les moyens de l’aider à mieux vendre ses produits ou, dans le cas d’une agence événementielle, de contribuer à la satisfaction du public de l’événement. Le catering événementiel est devenu bien plus qu’une simple question de gastronomie. Tout professionnel se doit aussi de garantir un volet hospitality de qualité et un service impeccable. Le résultat? Des concepts gastronomiques de haut vol, correspondant avec précision à l’événement et lui offrant une dimension supplémentaire.»

«Nous utiliserons assurément cet award dans notre communication envers nos clients et prospects. Les gens attendent en effet des références.»

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Tendances budgétaires 2013

Stabilité confirmée L’étude annuelle des tendances budgétaires menée par Experience Magazine confirme une stabilité des intentions des grands comptes, et ce malgré une compression de budgets ressentie dans plusieurs segments d’activité économique.

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our la cinquième année consécutive, le   magazine des métiers de l’événement a confié à un bureau indépendant le soin  d’interroger un groupe d’entreprises du Top   1.000 belge afin d’évaluer les grandes tendan  ces qui se dessinent pour l’année en cours.  Au total, 134 responsables d’entreprises ont  répondu à ce questionnaire durant le mois de  mars dernier.

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Types d’événements organisés

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Comme d’autres études l’ont déjà confirmé précédemment, les fêtes du personnel sont bien ancrées dans la culture des entreprises et font partie des postes résistant aux périodes de basse conjoncture. Il en va de même   dédiés aux pour les salons et les événements   clients des entreprises. Un trio que beaucoup considèrent comme les bases inamovibles de     la prospection et des relations internes d’une    part, et clients / fournisseurs d’autre part. 

  Stabilisation des budgets… 

Avec 50% des budgets événementiels ne dépassant pas la barre des 50.000 euros annuels, la communication live n’enregistre pas de progression significative par rapport aux chiffres récoltés ces deux dernières années.

Par contre, la légère augmentation notée dans les tranches de budgets variant de 50 à 100.000 euros d’une part et de 100 à 200.000 euros d’autre part laisse entrevoir que ce type de communication continue à grappiller des parts de marché par rapport aux autres médias. Une impression d’ailleurs confirmée par le point suivant.

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40 Event Management

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… et des intentions

Ils sont bien loin les résultats des études 20082009 annonçant des coupes sombres dans toutes les dépenses! Beaucoup s’attendaient à une réduction des intentions événementielles des entreprises pour cette année 2013.

Les résultats de l’étude leur donnent tort.

Du moins en partie. Avec 75% de répondants affirmant que les budgets événementiels de leur entreprise resteront inchangés malgré un climat macro-économique incertain, voire en détérioration profonde dans certains secteurs d’activité, la communication événementielle résiste actuellement bien aux intempéries.

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Étude illustrative réalisée auprès d’un échantillon non représentatif du tissu économique belge.

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Parmi les 25% de répondants ayant annoncé des variations de leur budget, que ce soit à la hausse (11%) ou à la baisse (14%), 93% des entreprises estiment que cette variation ne devrait pas excéder 5 à 25% du budget consacré par leur entreprise au cours de l’exercice fis-   cal précédent. Ici encore, les répondants vont   massivement dans le sens de la stabilité. 

    Étude indépendante menée en mars 2013 sur base d’un questionnaire soumis  par téléphone à 134 responsables  d’événements travaillant pour des entreprises du top 1.000 belge, établies  à Bruxelles (10.4%) et en Flandre (89.6%). 

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Event Management 41                          

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re national (35%) ou international (30%). La portée des événements reste fort semblable à celle des années précédentes. Par contre, le nombre moyen de participants qu’ils rassemblent est en hausse. Légère, certes, mais une hausse tout de même: 24% (!) des répondants annoncent organiser au moins un événement rassemblant plus de 1.000 personnes. À contrario, 29% des événements ne devraient pas réunir plus d’une centaine de participants, contre 23% d’événements réunissant de 100 à 250 invités et 10% concernant 500 à 1.000 personnes.

Quant à la nature de leurs events, 34% des

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sondés indiquent que leur événement prin

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 et 29% parmi les ‘événements clients’. Les   inaltérables fêtes du personnel complètent ce   trio de tête avec 24% de réponses des sondés.       Conclusion     Sauf événement majeur sur les scènes poli    tico-économique nationale et international,   l’année 2013 devrait se poursuivre comme elle     a débuté: sur l’air de la stabilité.

Les réponses     obtenues auprès du panel  ont en effet généré des pourcentages de réponses allant massive 

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cipal se rangera dans la catégorie des ‘salons’,

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ment dans ce sens. L’actualité de ces derniers mois a toutefois démontré qu’aucune analyse ne tient plus sur le moyen terme, tant l’économie et les pouvoirs publics sont passés maîtres dans l’art de redistribuer les cartes à tout bout de champ. Certains secteurs d’activité, dont plusieurs gros consommateurs d’événements, sont actuellement en proie à des troubles susceptibles d’inf luencer négativement la tendance générale.

42

Event Management

Au cœur de la cellule RTL Events

Proximité, image et visibilité Jean-François Guillin et Marc Duthoo sont les chevilles de la cellule RTL Events. Avec leur équipe, ils ont en charge l’organisation complète des différents événements qui mobilisent le grand public autour des différentes enseignes du groupe RTL. Rencontre…

Comment êtes-vous arrivés chez RTL Events?

M

arc Duthoo: En fait, j’ai débuté ma carrière il y a une dizaine d’années chez IP, la régie publicitaire du groupe. Pendant dix ans, j’ai collaboré au développement des partenariats externes, dont le but premier était de mettre en vitrine les différentes enseignes du groupe sur des événements organisés par des tiers.

Jean-François Guillin: J’ai eu la chance d’intégrer la cellule « partenariat » en 2003 et c’est en 2005 que RTL a organisé ses propres évents pour la première fois avec une première édition de la Parade de Noel.

La cellule telle qu’elle existe aujourd’hui a vu le jour en 2011. Elle résulte d’une réflexion interne, visant à mieux mettre nos ‘marques’ en avant. Si les partenariats externes restent des éléments essentiels de la présence de nos enseignes dans les sphères de notre public, nous devions aussi trouver d’autres leviers que nous maîtrisions intégralement. De là à lancer nos propres événements, il n’y a qu’un pas que nous avons vite franchi.

En quoi consiste votre job dans ce département?

M. D.: En binôme avec Jean-François, mon travail consiste à trouver des partenaires pour nos événements, mais aussi à développer leurs plans de communication, que ce soit sur les événements à proprement parler et/ou sur nos différents médias. Ce mix médias-événements est naturellement l’une des grandes forces de notre groupe.

J.F.G.: Ma fonction consiste avant tout à gérer notre équipe. Mais j’aime garder le contact avec le terrain. Les équipes de production, les pouvoirs locaux, les partenaires, mais aussi contribuer à la conceptualisation et à la mise en place des événements. Ces contacts et ces challenges créatifs restent des moteurs.

Quels types d’événements organisez-vous?

M. D.: Il y a en a plusieurs, mais tous ont plusieurs points en commun: il s’agit toujours d’événements

Event Management 43

grands publics assurant une visibilité maximale à nos enseignes et à nos annonceurs. Dans un climat d’image positive, ces événements doivent aussi être très accessibles et proches de nos audiences.

D’où le principe de gratuité et d’itinérance et, dans certains cas, d’intégration de nos animateurs.

J.F.G.: RTL Events organise une douzaine d’événements par an. Parmi ceux-ci, on compte le rallye Télévie, qui réunit près de 10.000 personnes en avril, 6 villages Kidz RTL en mai qui attirent 60000 personnes, nos deux Parades de Noël avec 70000 spectateurs par édition et les Fêtes de Wallonie à Namur toujours aussi fédératrices avec près de 300000 personnes rassemblées sur 5 jours. Fin juin, nous lancerons aussi un tout nouvel event de masse pour Radio Contact à la Citadelle de Namur, un événement qui devrait rassembler 10.000 personnes. Sur un plan plus ponctuel, nous organiserons aussi 5 pique-niques royaux cet été, à l’occasion des 20 ans de règne du Roi, dans lesquels nous proposerons 10000 repas-barbecues gratuits.

Comment organisez-vous vos événements?

J.F.G.: Tout est orchestré au départ de notre cellule, qui compte aussi Jérôme Delangre, notre event officer, deux assistantes, Gina et Julie, dont le rôle va bien au-delà d’un simple job administratif, et Valérie, qui s’occupe presqu’exclusivement du Télévie.

Quel est pour vous l’événement qui vous paraît le plus réussi?

M.D.: Il n’y en a pas vraiment. Tous ont quelque chose en eux qui les rend uniques. Comme les Parades de Noël, qui réunissent chaque année de 70 à 80.000 personnes. C’est peut-être l’événement le plus en phase avec notre public. Il faut voir la lueur qui brille dans les yeux des enfants quand ils voient passer ce spectacle féérique!

J.F.G.: C’est vrai qu’on ne peut pas vraiment sortir un événement du lot. S’il fallait vraiment citer un gros souvenir, mon choix se porterait sur les premières Fêtes de Wallonie, il y a cinq ans.

Entre le moment où nous avons remporté l’appel d’offre et le premier sound-check, nous n’avons eu que quelques mois à peine pour tout mettre en place. Nouvelle scène, nouveau site, nouvelle programmation, un magnifique espace VIP dans la cour du Palais provincial de Namur,… Ça a été un gros challenge, un vrai!

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Event Management

ACC Education

A-t-on encore besoin d’une formation en événement?

Inside Job par Tom Bellens

L’organisation d’événements professionnels va bien au-delà de la simple ‘petite fête’ et s’accompagne de nombreuses responsabilités. Est-il nécessaire d’organiser des formations pour le secteur événementiel? Poser la question, c’est y répondre: dans l’optique d’une professionnalisation de notre secteur, il est indispensable d’offrir aux jeunes une formation solide en matière de création d’événements, et de le faire maintenant. Car il faut également continuer à susciter l’enthousiasme des jeunes pour notre métier, qui offre tant d’opportunités.

M

ais les formations doivent être utiles et correspondre à la réalité du marché de l’emploi. Un groupe de travail Education, coordonné par l’ACC, peut apporter énormément et notamment aider à mieux cibler les formations.

Répertorier et organiser les formations

Les agences présentes lors de la dernière réunion de l’ACC ont suggéré de créer un groupe de travail ‘Education’ centré sur les formations. Il se penchera tant sur les formations scolaires pour les juniors/stagiaires que sur les formations pour les personnes travaillant déjà dans une agence. Avec cet Expert Center Event Marketing, nous voulons réaliser cinq objectifs: 1. Répertorier toutes les écoles liées de près ou de loin à une formation événementielle 2. Entamer une discussion avec les écoles concernant leurs besoins 3. Se pencher sur les idées et les soucis concernant les places et la durée des stages, le suivi,…

4. Mieux organiser les possibilités de stage et mettre en place une gestion centralisée du planning 5. Proposer des formations là où la demande se fait sentir et où elle ne trouve pas encore suffisamment de réponses.

Encourager une réflexion critique sur les événements chez les étudiants

Professeurs et élèves sont généralement extrêmement proches lors des formations événementielles. Il arrive souvent qu’un étudiant participe en tant que spectateur à un festival organisé par le professeur ou auquel celui-ci est également spectateur. Il est donc important de parler leur langage. Cela aide énormément …

En marge d’un dialogue motivant avec les jeunes, les connaissances sont également très importantes. Les professeurs et les chargés de cours éprou-

Event Management 45

Qui est Tom Bellens?

• Ancien managing partner de The Oval Office

entre l’expérience et le dynamisme, entre les connaissances confinant à la certitude et les connaissances encore peut-être insuffisantes… qui assure un feu d’artifice dont chacun sort grandi.

• Professeur à la Thomas More Mechelen (anciennement Lessius)

Améliorer les formations complémentaires

• Tom (38 ans) est cofondateur de Guava.

• Responsable au sein de la Croix Rouge dans le cadre de grandes manifestations et président d’une section

vent sans cesse des difficultés à suivre les évolutions du monde et les modifications complexes et rapides de notre secteur. L’ACC peut les y aider.

D’autre part, les formations doivent avant tout encourager la pensée autonome. L’avenir appartient aux étudiants dont les professeurs les ont poussés tellement loin, qu’ils sont capables de réfléchir par eux-mêmes et de trouver leurs solutions.

L’inspiration est à double sens

Comme j’en ai déjà fait l’expérience, les formations événementielles sont aussi passionnantes pour les étudiants que pour les professeurs.

L’inspiration fonctionne à double sens. Le professeur peut interpeller par un exemple pratique concret, tandis que les jeunes participants peuvent apporter un regard neuf teinté de leur enthousiasme juvénile, étonnant à leur tour le professeur. Cet échange est un trésor inestimable souvent inexploité. Ma propre expérience en tant que professeur s’est révélé une valeur ajoutée très importante pour ma carrière professionnelle ces dernières années. Cela vous garde l’esprit ouvert, affuté.

Les jeunes participants apportent des questions ciblées qui vous maintiennent les pieds sur terre et vous permettent de remettre en question même les évidences les plus ancrées. Par ailleurs, ils débordent d’énergie et d’idées neuves, qui trouvent parfaitement leur place dans notre secteur.

La perfection n’existe pas

Chaque professeur ou chargé de cours vous le confirmera: rapprocher l’univers des élèves et celui des professeurs constitue un défi de taille. Y arrivera-t-on totalement? Non. Est-ce indispensable? Non plus! Car c’est précisément là que réside la différence entre professeur et élève, quel que soit l’âge. Et c’est cette différence, ce contraste, qui conduit à une expérience de formation réellement intéressante. C’est ce clash entre les générations,

J’estime en outre qu’un débat est nécessaire autour d’une meilleure harmonisation de l’enseignement et du marché du travail. Le marché ne recherche pas uniquement de l’expérience, mais aussi et surtout du talent, ouvert au développement, à l’apprentissage permanent et à la formation continuée.

Mais où peut-on continuer à se former? Comment faire prendre conscience aux jeunes le plus rapidement possible de leurs responsabilités en matière d’assurances et de sécurité au sein du secteur événementiel? Et comment peuvent-ils obtenir suffisamment d’informations sur le rôle changeant de l’organisateur événementiel en tant que responsable final, le ROI, le ROE,… Peut-on envisage de créer une sorte d’Académie avec différentes agences, encadrée par l’ACC? Il doit être possible de tenir les gens au courant et de les faire évoluer au niveau des connaissances et des responsabilités. Un jeune de 20 ans enthousiaste est loin d’être complètement formé et d’après mon expérience, je peux affirmer que vingt ans plus tard, ce n’est toujours pas le cas… et c’est logique. Mais il doit être possible de peaufiner en permanence nos connaissances et nos aptitudes.

Prenez par exemple l’un de mes dadas: la responsabilité et la sécurité sur les événements. Quel (le)étudiant(e) de 20 ans est interpellé(e) en cours par le fait qu’il/elle porte la responsabilité finale pour un groupe de gens souvent important? Comment lui faire réaliser que l’événementiel est un domaine complexe, qui va bien au-delà de l’organisation d’une ‘petite fête’? Une tâche souvent accompagnée d’un lourd fardeau de responsabilités.

L’intelligence plus important que les connaissances

Je m’efforce moi-même de faire passer mon message avec passion, de poser des questions pour créer l’interaction et de partager des exemples tirés de la pratique. Dans l’enceinte de l’école, c’est à eux de creuser les questions de manière à ce que les jeunes puissent faire les bons choix de manière autonome. Plus on avance, moins il s’agit de connaissances et plus on approche de la zone de compréhension et d’intelligence. En tant que professeur-expert, je suis extrêmement fier d’avoir vu autant de personnes compétentes sortir diplômées au cours des huit dernières années…»

L’ACC peut encourager à la réflexion et à regarder au-delà des limites des agences événementielles.

Event Management 47

«Mettez à nouveau votre marque au service du consommateur» Les nouvelles règles pour un sponsoring événementiel efficace en 2013

Le monde a drastiquement changé. De nos jours, les consommateurs sont quotidiennement exposés à une déferlante de nouveaux messages. Les médias sociaux constituent ici le nouveau Saint Graal. Les marques doivent plus que jamais trouver une nouvelle pertinence pour toucher leur public cible. Associer votre marque à un autre événement, comme sponsor ou dans le but de toucher un public cible plus large ou plus nombreux, permet de communiquer directement avec votre groupe cible. Mais il ne suffit plus de distribuer des petits drapeaux et/ou échantillons sur votre petit stand sur le terrain d’un grand festival ou dans un palais des congrès. Activer votre marque en tant que sponsor doit aujourd’hui se faire de manière différente par rapport à il y a disons 5 ans. Les temps changent, et vite!

B

art De Leeuw, managing partner de l’agence de communication Engage BBDO qui est spécialisée en experience marketing et brand activation, nous explique comment activer votre marque, toucher effectivement votre groupe cible et influencer son comportement en cette période de turbulences et de changements rapides.

• en étant utiles, • en ‘reliant’ les consommateurs entre eux ainsi qu’avec la marque proprement dite, • en divertissant, • en apprenant quelque chose au consommateur.

Brand utility

A l’aide de plusieurs exemples, nous vous expliquons clairement et rapidement ci-après comment activer votre marque avec une de ces 4 options.

Les sponsors d’événements sont normalement déjà contents avec leur bannière sur le site Internet, le logo de leur entreprise sur les sacs de conférence ou le profil de leur entreprise dans le programme. Il s’agit là de retours possibles lors de la vente de packages de sponsoring. «C’est de la communication événementielle ‘old school’ », lance Bart. «Une communication désespérément dépassée! La communication événementielle offre aux entreprises la possibilité de procéder à une communication directe, one-to-one, avec leurs consommateurs potentiels. Mais par le fait que ces mêmes clients sont quotidiennement submergés de messages, la manière d’obtenir un retour ou une participation doit être drastiquement revue.

Sinon, les clients décrocheront!»

Les marques doivent redevenir pertinentes et rechercher une nouvelle relation avec leurs consommateurs. «Ce que l’on appelle la brand utility, disons», affirme Bart. «Elles doivent de nouveau se mettre ‘au service’ du consommateur.» Ce qui peut se faire de 4 manières:

Useful

Début de cette année, Vodafone a associé son nom au festival annuel ‘Kumbh Mela’ en Inde. Pas moins de 100 millions d’hindous ont participé à cet événement religieux de 50 jours – le plus grand au monde. «De tels festivals religieux refusent toute forme de ‘communication commerciale brute», explique Bart. «Vodafone a cependant apporté une valeur ajoutée en distribuant des cache-oreille qui diffusaient de la musique dévotionnelle. Un give-away particulièrement utile parce que l’événement a lieu en hiver, et totalement en harmonie avec les valeurs de la fête et la croyance des participants.»

Aux Pays-Bas, Douwe Egberts a, avec le ‘réveil café’, répondu l’an dernier à l’absence d’un bon café dans les campings festivaliers. La marque a distribué du délicieux café le matin à tous les festivaliers qui, le soir précédent,



Event Management 49

Bart De Leeuw, Managing partner Engage BBDO

avaient accroché une petite carte à l’entrée de leur tente. «La marque s’est donnée une image sympathique et a, avec cette action, répondu à un besoin existant.»

Connect

«En tant que marque, vous pouvez aussi donner du ‘contenu’ à votre public cible. Les participants présents partageront alors celui-ci avec leur réseau et se sentiront ainsi importants et partie intégrante du récit. Ils deviendront des VIP.» Chaque année a lieu un grand événement Coca-Cola en Israël. Au début de l’été, quelques centaines de jeunes participent au Coca-Cola Village, une sorte de ‘summer break’ qui dure trois jours. Lors de l’édition 2010, les visiteurs ont reçu à leur arrivée un bracelet, relié à leur compte Facebook, grâce auquel ils étaient en mesure, via des checkpoints RFID, de partager leurs expériences en temps réel avec leurs amis sur Facebook. «Les amis restés chez eux étaient ainsi impliqués dans la fête. Ceux qui y étaient pouvaient montrer les activités sympathiques qu’ils pouvaient faire grâce à Coca-Cola, voire même se vanter quelque peu. Pour les organisateurs d’événements, relier les données des gens dans le monde véritable avec le monde virtuel constitue donc un gros défi.»

Entertain

«Lorsqu’un passant voit votre stand, il doit comprendre directement l’animation et pouvoir y participer. Quoi que vous fassiez, cela doit en tout cas être sympathique à regarder et à faire. De plus, votre message ou votre action doit être ‘partageable’, sur les médias sociaux, mais tout aussi bien via le bouche à oreille sur le terrain du festival proprement dit. S’il souhaite activer sa marque en divertissant, tout fabricant doit penser à ces 3 règles d’or », ajoute Bart.

«En 2009, Volkswagen nous a demandé d’imaginer un concept pour promouvoir la nouvelle Polo tant auprès des jeunes sur des festivals qu’auprès de familles avec des enfants à la côte. Normalement, pour une telle mission, on part d’abord d’un concept. Le choix des gadgets qui seront distribués ne se décide qu’à la fin. Pour cette action, qui devait être identique pour les deux groupes cibles totalement différents, nous avons fait

l’inverse, en pensant d’abord à un gadget avant d’imaginer le concept. Le roadshow ‘Saute de joie avec la new Polo’ consistait en un camion aménagé sur mesure dans lequel avait été intégré un module de jeu automatisé avec des ballons sauteurs et où les participants devaient sauter de joie le plus possible. Le give-away, un sympathique ballon sauteur blanc arborant le logo VW, a fait fureur et a créé une énorme visibilité sur chaque événement où la marque Volkswagen a été présente. Outre le camion, la new VW Polo était également exposée dans un ballon sauteur géant.»

Educate

«Small Business Saturday est une journée de shopping américaine le samedi qui suit Thanksgiving, une des périodes de shopping les plus animées de l’année aux USA. Elle a été lancée par American Express en 2010 et a pour but d’attirer le consommateur dans les petits magasins.»

Grâce à une utilisation habile des médias sociaux, à de la publicité et à de la promotion via des politiciens locaux et nationaux, ces ‘small businesses’ ont bénéficié d’un boost incroyable. Avec le slogan ‘shop small’ ont été généré en 2012 pratiquement trois millions de likes sur Facebook.

American Express aide ainsi ses clients les plus importants, à savoir les petits commerçants, en incitant tout le pays à faire son shopping chez eux.

La société leur fournit tous les instruments dont ils ont besoin pour faire eux-mêmes la promotion de leur magasin sur Facebook, Twitter, Yelp, YouTube, etc. Tous les moyens sont mis en œuvre pour inciter les gens à penser spécialement cette journée aux petits commerçants. Cette action recueille un succès particulièrement important. En 2012, pas moins de 103 millions d’Américains ont fait du shopping ce samedi chez des petits indépendants.

«Ces 4 manières», conclut Bart, «permettent aujourd’hui de rendre votre marque à nouveau populaire, de l’activer à nouveau. Aujourd’hui, la lutte pour attirer l’attention du consommateur se livre en répondant à des besoins existants, pas simplement en dépensant plus d’argent que vos concurrents.

Car en raison de la ‘surabondance’ de messages, le consommateur décrochera beaucoup plus rapidement qu’il y a 5 ans. La brand activation doit être plus que simplement distribuer quelques give-aways gratuits.»

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Associations 51

Les groupes de travail sous la loupe Récemment, la BESA, la Belgian Event Supplier Association, organisait sa première assemblée générale des membres. A travers cette assemblée désormais annuelle, l’organisation souhaite informer ses membres des réalisations au sein des six groupes de travail. Aperçu des principaux résultats depuis la fondation de la BESA.

L

a BESA compte actuellement six groupes de travail actifs: Base sociale du secteur, Formations, Communication, Entreprenariat socialement responsable, Normes techniques et Hospitality. Le trésorier Bart Van den Daele passe en revue les priorités traitées dans chacun de ces groupes de travail.

Base sociale du secteur

«Ces dernières années, la BESA a analysé de quelle manière elle pourrait répondre à la demande des membres plaidant pour un régime social mieux adapté. Après des recherches et des discussions avec diverses commissions paritaires et le SPF ETCS, une fusion a été décidée avec la Commission Paritaire du Spectacle (304), moyennant une adaptation du domaine de compétence de ladite commission.»

Communication

«L’un des principaux objectifs est l’information du secteur, c’est pourquoi le groupe de travail Communication est l’un des plus actifs au sein de l’organisation. La BESA collabore avec plusieurs partenaires média, médias sociaux, sites web et salons afin d’assurer la meilleure diffusion possible à la communication, les newsletters, les invitations, etc… Par ailleurs, ce groupe travaille également à des partenariats avec d’autres fédérations du secteur, en Belgique et à l’étranger.»

Normes techniques

«La BESA prend également à cœur la sécurité et les problèmes. Pour arriver à la création d’un label de qualité, ce groupe de travail a encore une longue route à parcourir. La motivation est bien présente pour progresser efficacement en 2013. La BESA s’est basée sur le manuel des concepteurs événementiels de la VVEM (Vereniging voor Evenementenmakers – association des concepteurs événementiels, ndt.) aux Pays-Bas et collabore également avec STEPP (Steunpunt voor Productionele, Ontwerpende en Technische krachten van de culturele sector – centre de soutien pour les acteurs de production, de conception et techniques du secteur culturel, ndt.) pour l’élaboration d’un dossier sécurité.»

Formations

«Par formations, nous entendons l’information et la préparation du personnel du secteur par le biais de séminaires, workshops et formations ciblées.

Ces dernières années, la BESA a organisé chaque mois plusieurs sessions réussies, l’objectif est de poursuivre dans cette voie sans faiblir et de continuer à investir dans la formation et l’information du personnel et des chefs d’entreprise. Ce groupe de travail de la BESA travaille aussi en cheville avec d’autres partenaire à une matrice de formation afin de trouver des synergies et de proposer des formations de qualité toujours supérieure.»

ESR

«Le groupe de travail ESR a vu le jour fin 2012 par le biais d’un projet ambitieux de Jasper Foré. Son objectif est d’accompagner nos membres vers un entreprenariat socialement responsable et une démarche écologique. Le groupe a commencé

par lister des objectifs en collaboration avec EcoLife. Par ailleurs, la BESA examine également le potentiel d’une collaboration avec notre homologue français Synpase, qui a une énorme longueur d’avance en la matière.»

Hospitality

«Les membres de la BESA ne fournissent pas seulement du matériel mais aussi du personnel.

C’est pourquoi le groupe de travail hospitality rassemble les entreprises fournissant du personnel sur les événements pour débattre de points importants spécifiques. Le statut social est l’un de ces points importants et ce groupe de travail est un fervent partisan de la mise en place d’un label de qualité le plus rapidement possible. Ce groupe de travail, emmené par Carolien Van Keymeulen avec l’aide bienvenue d’Alain D’Haese, aspire à devenir une branche sectorielle ‘professionnelle et éthique’.»

La BESA en 2013

L’assemblée des membres fut également l’occasion de présenter plusieurs points d’action spécifiques pour la période 2013-2014. La BESA souhaite notamment continuer à améliorer service direct offert à ses membres, concrétiser l’affiliation à la CP304 afin de formaliser le statut de ‘travailleur événementiel’, rechercher des synergies avec des fédérations et organisations patronales existantes pour étendre sa base d’action et, pour terminer, continuer à s’investir dans la création d’un label de qualité dans un but de professionnalisation réelle du secteur.

Pour un compte-rendu plus détaillé de l’assemblée des membres, surfez sur www.b-esa.be

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Tel: +32 (0)3 685 71 29 | Fax: +32 (0)3 685 71 32 Grote Steenweg 571 | 2600 Berchem | www.xtra1.be

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54

Associations Appel à tous ceux qui veulent professionnaliser le secteur événementiel

Plus les défis sont de taille, plus il est nécessaire de collaborer

Une fédération qui défende les intérêts du secteur événementiel est-elle encore nécessaire? C’est avec cette question simple mais importante que Frank Anthierens et Tom Bellens se sont mis à table il y a un an. La réponse est, en soi, évidente: naturellement, cela profitera à tous les acteurs de notre secteur. Surtout maintenant que les défis ne deviennent pas moins importants. Le nouveau Centre d’Expertise en Event Marketing a, selon nous, absolument des raisons d’exister.

M

ais comment faut-il faire? Comment donner forme à cette fédération?

Comment faire en sorte qu’on n’en reste pas au bla-bla, mais qu’on y allie des gestes efficaces qui rendront notre secteur meilleur. Telle est donc la question principale… et une raison de mobiliser le plus de gens possibles du secteur pour collaborer. C’est maintenant ou jamais?

Peut-être bien.

La naissance d’ACC Event Marketing

Petit rappel: il y a un petit temps, les associations ACEA et EQUAL décidaient de fusionner et de se ranger sous la bannière de l’asbl ACC Belgium (Association of Communication Companies). Au sein de cette asbl a ensuite été créé un nouveau Centre d’Expertise: ACC Event Marketing. Entre-temps, plus de 20 agences événementielles sont déjà devenues des membres actifs de cette association.

Eviter les pertes de temps et d’argent inutiles

Les membres ont travaillé dur ces dernières semaines et quelques documents importants pouvant s’avérer utiles dans notre secteur ont été rédigés.

Ceux-ci sont souvent basés sur des chartes qui existaient déjà, mais qui ont été adaptées aux besoins et attentes spécifiques de notre secteur.

Comme la ‘Charte Compétitions’. Cette charge renferme des directives pour l’organisation de compétitions ou pitches entre plusieurs agences événementielles. Nous voulons ainsi éviter que tant le donneur d’ordre que les agences événementielles ne perdent inutilement du temps et de l’argent précieux.

Des règles européennes?

Les recommandations de cette Charte Compétitions sont simples et logiques, mais elles sont cependant souvent négligées (généralement par manque de temps). Les compétiteurs ont ainsi la désagréable sensation que leur travail n’est pas apprécié à sa juste valeur.

A l’occasion du grand appel d’offre européen récemment lancé pour des réunions, congrès et événements, on peut se poser la question suivante: «l’ACC a-t-elle un rôle à jouer?»

Johan Vandepoel, CEO d’ACC: «De par le passé, nous avons déjà investi beaucoup d’énergie auprès des autorités fédérales et flamandes.

Nous les avons informées de notre façon de travailler concernant le nombre de pitches qui avaient récemment dégénéré. Et avec un résultat! Malheureusement, nous n’avons pas encore d’impact sur les adjudications européennes.

En raison de l’équipe réduite de collaborateurs

Associations 55

Johan Vandepoel, CEO ACC

fixes, il est très difficile pour notre organisation d’apporter des changements à court terme dans ce domaine. Je crains donc que celui qui veut entrer dans la danse au niveau européen doive jouer le jeu.»

Des pitches plus clairs profiteraient à tout le monde

A côté de cela, on a également élaboré un briefing standard pour démarrer un événement. Il s’agit également là d’un important pas vers l’avant.

Johan: «Forts de ces deux documents, nous avons programmé un rendez-vous avec Chris Van Roey à l’UBA (Union Belge des Annonceurs) pour les faire vérifier et valider afin de pouvoir les diffuser à nos membres et espérer qu’ils puissent déboucher sur des pitches plus professionnels et plus clairs.

Aperçu de la situation financière

Les membres ont également été soumis à une enquête financière qui est actuellement traitée par Ivan De Schrijver de BBDO. Avec cette liste de questions, nous voulons étudier la situation financière et ainsi obtenir des éclaircissements.

Nous espérons que nous aurons bientôt les résultats: combien de collaborateurs et freelances travaillent dans les agences, quels sont les salai-

res de ces gens, quel est le chiffre d’affaires des agences, leur marge brute, le nombre de leurs clients,…

Cette étude peut paraître évidente, mais on n’en avait encore jamais fait. Nous avons en outre remarqué que l’ouverture qui est bel et bien présente dans les agences de communication et de publicité, fait encore parfois défaut chez les membres du secteur événementiel.

Il s’agit des premières actions concrètes et, à côté de cela, il a été décidé lors de la dernière assemblée de démarrer un groupe de travail ‘Education’ consacré aux formations (cf. article distinct) .

Frank Anthierens

de membres engagés possibles. Les premiers contacts en ce sens sont en cours avec différentes agences événementielles qui n’appartiennent pas encore au Centre d’Expertise.

On procèdera comme suit: après avoir identifié des agences potentielles, Johan VandePoel les contactera personnellement. S’il s’avère qu’elles sont intéressées, un rendez-vous sera fixé. Vous voulez devenir membre? Envoyez un mail à johan.vandepoel@accbelgium.be avec les coordonnées suivantes: nom de l’agence, nom de la personne de contact, adresse e-mail et numéro de téléphone.

Fonder une task force?

Frank Anthierens: «Outre l’objectif de faire approuver les documents rédigés au sein de l’UBA, nous souhaitons également faire encore mieux connaître notre utilité spécifique en matière ‘d’Event Marketing’ au sein de l’UBA.

Voulez-vous collaborer à un meilleur secteur événementiel?

Comme vous pouvez le voir, les possibilités sont nombreuses pour les prochains moins.

Il convient maintenant de rassembler le plus

Plus d’infos www.ACCbelgium.be

Associations 57

Une affiliation plus qu’amortie

Un Event Manager est toujours à la recherche d’idées, de sites et de partenaires pour ses prochains événements. L’EMA Society peut l’y aider et l’inspirer. D’abord et surtout, parce que l’association favorise de manière régulière l’échange d’idées entre collèges dans la même position et ensuite grâce à de nombreuses activités venant enrichir les connaissances et l’expérience de l’Event Manager.

Eventail d’avantages

S

alons, educationals, fam trips, débats, événements de networking… L’agenda de l’EMA Society est bien rempli. En tant que membre de l’EMA Society, vous pouvez participer à ces activités gratuitement (ou bénéficier d’une réduction conséquente).

Cette année, l’association va même plus loin, grâce à des accords passés avec plusieurs protagonistes garantissant des tarifs très avantageux aux membres de l’EMA Society.

Ce qui contribue à amortir rapidement les frais d’affiliation payés à l’inscription. BGifts propose aux membres une réduction de 10%; l’hôtel de conférence Ruwenberg propose des tarifs corporate réduits, l’institut ROI offre 20% de réduction et chez Veldeman Tenten, les membres paient aussi 5% de moins. La liste des partenaires ne cesse de s’étendre.

Grâce à ces réductions non négligeables, l’Event Manager peut donc faire réaliser des économies à son entreprise.

Découvrez le Brabant Septentrional

Après l’educational passionnant de Cyriel Kortleven fin mai, la prochaine activité EMA sera un fam trip de deux jours dans la province néerlandaise du Brabant Septentrional les 14 et 15 juin avec hébergement à l’hôtel de conférence De Ruwenberg. Le parcours découverte inclut notamment une visite guidée de l’usine Verkade et des Brabanthallen, une promenade en bateau sur la Binnendieze, une soirée au Théâtre ‘aan de Parade’, une visite guidée de la villa Huize Bergen à Vught et une visite du Château Maurick. Entre les différentes activités, le groupe visitera les meilleurs hôtels ‘meeting’ de la région. Bref, une occasion unique si vous envisagez une activité ou un événement dans cette région.

Un automne intense

Après une courte pause estivale, l’EMA prendra la direction de Plopsa La Panne le 21 septembre pour un prospection trip, auquel pourront également participer les partenaires et les enfants

des membres EMA. Quelques jours plus tard (24/09), rendez-vous est fixé au Brussels Kart pour la Generation Battle annuelle, un educational passionnant, confrontant le regard des nouveaux venus du secteur à celui des ‘vieux briscards’ – favorisant un enrichissement mutuel intéressant. Les trois derniers mois de 2013 s’annoncent également bien remplis, mais nous vous en reparlerons dans une prochaine édition.

Différentes formules d’affiliation

Avec la multitude d’activités proposée, les membres de l’EMA Society en ont résolument ‘pour leur argent’. En participant à quelques activités ou en profitant de l’une ou l’autre réduction, chaque membre peut rapidement amortir ses frais d’affiliation. Il existe plusieurs formules (personal, corporate, academic, bronze, silver, gold), à partir de 150 € par an. Pour de plus amples informations à ce sujet, de même que sur les activités susmentionnées, n’hésitez pas à visiter le site www.emasociety.be .

58

Meetcentives

BCD Travel

Une bonne politique meetings pour des frais moindres En temps de crise, les entreprises et organisations sont encore plus attentives à l’optimisation de leurs dépenses. La mise en place d’une politique voyages efficace est une méthode bien ancrée au sein des entreprises, qui leur a déjà permis de solides économies. Pourtant, on peut voir encore plus loin.

Car on peut mettre en place une structuration efficace et économique similaire pour les meetings. Diederik Banken et Peter Bregman de BCD Travel nous expliquent pourquoi il peut être utile d’examiner de plus près la gestion des meetings.

L

es entreprises cherchent toujours à optimiser leur efficacité et leurs dépenses – particulièrement durant les périodes économiquement difficiles. Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont opté pour une politique voyages claire. «Nous constatons que de plus en plus d’entreprise sont bien organisées au niveau du travel management», confirme Diederik Banken de BCD Travel. «Leur politique voyages est bien respectée, elles ont des accords avec des fournisseurs préférentiels et elles disposent de données et de rapports fiables, utilisés efficacement. Une méthode qui leur a épargné pas mal de frais. Et qui peut par ailleurs s’appliquer au volet meetings, pour lequel il n’existe souvent pas encore de plan clair. Les entreprises n’ont souvent pas d’idée précise des dépenses liées aux meetings, des endroits où ils sont organisés et par qui. Elles ne fonctionnent pas avec des fournisseurs préférentiels et choisissent au hasard les lieux de réunion.»

The Travel AND Meeting Manager

La situation semble pourtant vouloir changer en 2013. «De plus en plus d’organisations se disent prêtes à travailler sur leur politique meetings.

Elles confient alors souvent la gestion de leur politique meetings à leur Travel Manager. Mais ce n’est pas toujours évident. Le secteur des réunions est plutôt complexe et on ne sait pas toujours par où commencer. On constate que bon nombre de ces travel/meeting managers recherchent de l’aide», poursuit Diederik Banken.

Idées préconçues

Il y a de nombreuses idées préconçues par rapport meeting management, qui semblent tout

à fait infondées. Diederik Banken: «Quand on pense meeting management, on pense souvent à de grandes réunions à l’étranger avec énormément de participants. Mais il s’agit souvent d’événements plus modestes. On peut aussi optimiser l’efficacité pour les réunions professionnelles de dix personnes dans un hôtel pour un après-midi. D’autre part, les Travel Managers ne veulent pas non plus se brûler les doigts. Les réunions sont souvent organisées par les secrétaires ou les meeting planners, qui apprécient cette tâche. Dans ce cas, on ne souhaite pas interférer. Mais l’organisation d’un meeting comporte plusieurs aspects, dont seulement certains sont réellement appréciés par la secrétaire et d’autres qu’elle déteste peut-être cordialement. Je pense notamment aux négociations et aux conclusions de contrat avec les hôtels ou les sites de réunion.

Cet aspect peut parfaitement être délégué à une tierce partie dont c’est l’occupation principale et qui pourra obtenir de meilleurs deals.»

Elaboration d’une politique meetings

L’élaboration d’une bonne politique meetings débute par le rassemblement des informations.

«Les meetings sont souvent dispersés sur plusieurs postes administratifs: dans les budgets marketing, les budgets de la direction, les budgets de vente,… Nous recommandons dès lors de commencer par se faire une idée précises des dépenses qui sont effectuées, et par qui.

Une fois que vous avez obtenu ces informations, faites le parallèle avec la politique voyages. Vous pourrez ainsi rapidement évoluer vers une politique meetings, décrivant clairement ce qui est possible ou non. Vous pouvez utiliser les mêmes

Meetcentives 59

Peter Bregman

méthodes que celles de la politique voyages, avec des fournisseurs préférentiels et des accordscadres. Vous pouvez également examiner s’il n’y a pas moyen de rationnaliser l’organisation de vos meetings. De nombreux meetings sont organisés au siège social d’une entreprise ou d’une organisation, alors qu’il existe de meilleures alternatives. Ce genre de détail saute rapidement aux yeux lorsqu’on décide de se pencher sérieusement sur la gestion des meetings. La tendance semble indiquer un rapprochement permanent entre le meeting management et le travel management, qui seront de plus en plus considérés comme un seul package.»

Le rôle de BCD Travel

BCD Travel peut jouer un rôle important au sein de cette démarche, en apportant un soutien avancé au meeting manager. «Nous contribuons à l’organisation du meeting management. Nous pouvons organiser une réunion pour un client ou prendre en charge toutes ses réunions et le décharger entièrement de cette activité. Nous pouvons aussi en assumer uniquement certains aspects. Il n’est pas nécessaire de tout déléguer.

Notre expérience nous appris que le meeting management peut vous faire épargner 15 à 20% sur vos dépenses, sans être contraint de vous rabattre sur un site de moindre qualité ou de perdre en confort. Vous négociez mieux pour obtenir plus. En cette époque de difficultés économiques, les entreprises sont nombreuses à chercher à réaliser des économies supplémentaires. Un remaniement de leur meeting management peut être une part de la solution», conclut Diederik Banken.

Diederik Banken

«De plus en plus d’entreprises prennent conscience des avantages» L’année dernière, le marché européen des meetings a amorcé une évolution vers une approche plus efficace, qui devrait se poursuivre en 2013. «De plus en plus d’entreprises prennent conscience des avantages d’un programme de gestion stratégique des meetings», déclare Peter Bregman de BCD Travel. «Les acheteurs y voient une nouvelle possibilité de réaliser des économies au niveau du programme voyages. Cela devient le centre d’intérêt, alors que de nombreuses entreprises ont besoin de professionnaliser leur gestion interne.

Elles voient leurs dépenses ‘meetings’ entamer de 0.5% les 2.7% de leurs ventes annuelles.

Elles peuvent épargner 15 à 20% sur leurs dépenses courantes en matière de meetings grâce BCD Travel. Et continuer à satisfaire les acheteurs grâce à l’organisation unique de BCD Travel.

Le commanditaire du meeting reste responsable, nous prenons en charge les recherches et la conclusion de contrats et nous gardons le contact avec le site de réunion. La personne réservant le meeting est ainsi satisfaite du service et conserve les avantages et les contacts avec le site de réunion. Nous pensons que les entreprises vont progressivement professionnaliser leur Meeting Management. Et avec l’expérience et le pouvoir d’achat de BCD Travel, nous pouvons optimiser leurs économies. Exemple de cette approche centralisée: si un département annule une réunion, un autre département de la société peut reprendre le site à son compte, alors qu’en temps normal, cela aurait occasionné des frais d’annulation pour la société.»

Meetcentives

Stades de football Les stades de football sont bien souvent emblématiques d’une ville, d’une région voire d’un pays tout entier. Au-delà de leur aspect sportif, ces infrastructures recèlent des espaces spécialement conçus pour les entreprises, que ce soit durant les matches ou en-dehors. Petit tour d’horizon national et rencontre avec deux responsables de D1…

STADE

Indoor

Outdoor

«N

ous répondons aux besoins des entreprises souhaitant organiser meetings, séminaires ou congrès (jusqu’à 1.000 personnes)», explique Chris Lioen du RSC Anderlecht.

“Nous avons même notre propre Centre de Congrès. Notre stade recèle de nombreux atouts pour l’organisation d’événements d’entreprise: nous jouissons d’une position centrale en Belgique, des infrastructures nécessaires et de possibilités de parking en suffisance.

Outre le centre de congrès, il est également possible d’utiliser les espaces restaurant, où l’on sert des repas avant et après le match – on parle ici de 1.500 à 1.800 par journée de match –, pour des événements corporate tels que lancements de produit, réceptions, journées clients et bien plus encore. Plus spécifiquement, il s’agit d’emplacements dans les Tribunes 2, 3 et 4. Tout le matériel AV est à disposition. Nous travaillons en outre avec un traiteur fixe: Saint-Guidon. Notre stade

Fourchette de prix

Capacité (m² ou places)

Nombre

Fourchette de prix

SV Zulte Waregem

180

700

€ 700 - € 2102/ saison

3

60m² - 265m² 40 - 100 pers.

€ 850 - € 3.000

KRC Genk

64

2876

€ 1600 - € 2700

17

16 pers.

€ 37.500

Club de Bruges K.V.

432

1092

€ 1.750 - € 2.500 + TVA

13

12 pers.

10.000€ + TVA (sans sièges) 40.000€ + TVA

Sporting Lokeren

171

680

€ 80 - € 100

pas d’application

/

/

R. Standard de Liège

616

490

€ 975 - € 1.765

30

12 places

Sur demande

385

260

€ 1090 - € 1950 / abonnement € 85 - € 145/ticket

/

/

/

/

1200

€ 1.750 - € 2.500

20

32m² / 80 m²

€ 45.000 - € 80.000

KV Courtrai

146

800

€ 1.300 - € 2.500

9

90

€ 30.000

K. Lierse S.K.

Ja

ja

€ 650 - € 1750

7

12 - 30 pers.

à partir de € 24.000

OH Leuven

282

1090

30€ - 55€ ticket, de 500€ à 2.300€ (parking et diners incl.) abonnement

0

/

/

YR FC Malines

Ja

Ja

€ 450 - € 1.000

23

jusque 16 pers.

€ 20.000 - € 30.000

Waasland-Beveren

0

1512

800 - 900

12

10-11 places Au total 110

€ 1.000 pour un siège dans le skybox

Cercle Bruges

433

2 tribunes (500 pax)

€ 50 - € 100 (intérieur)

13

11 x 12 places et 2 x 16 places

€ 30.000

750

1.050 €

RAEC Mons

KAA La Gantoise

Westerlo

Business Boxes

LOGO

Business Seats

60

Meetcentives 61

est fermé de fin juin à mi-juillet. Il est également bon de souligner qu’il n’est pas possible d’organiser d’événements sur le terrain. Notre activité principale est et reste le ‘football’. Les événements organisés entre les matchs sont toutefois une excellente manière de rentabiliser notre stade.”

La Gantoise s’apprête à prendre possession de son tout nouveau stade, qui fera lui aussi la part belle à l’événementiel

Le nouveau stade Artevelde de La Gantoise ouvrira également ses portes aux meetings et événements corporate. «Le rez-de-chaussée abrite une salle de presse en format auditoire», note Michiel Vanderheyden de Clockwork.

«Derrière l’un des buts, on trouve aussi la Grote Feestzaal, un black box de 2.000 m². Le premier étage abrite un grand lounge business, un espace d’accueil où peuvent se rassembler jusqu’à 1.500 personnes. Au +2 se trouve la

Tout comme à Anderlecht, il n’est pas possible d’organiser d’événements les jours de match.

Oui/ non

Nom + lien site web

Cap. Salles (m² ou places)

Contact

Boarding, Multimedia/site web, jeunesse, Magazine Club/impression www.essevee.be/functions/content. asp?Pag=4&pnav=;7;17;

Oui

60 m² - 610 m 60 - 900 pers.

Formules Business: kenny.provyn@essevee.be Ballroom: info@ballroom.be

www.krcgenk.be

Dhr. Stephan Poelmans www.krcgenk.be

Oui

20 - 1500 pers.

mdl@krcgenk.be Mme Marisa Di Lorenzo

Lounge sud, Soirée football en groupe, Matchbal clubbrugge.be/fr/business/accueil

3D-Carpets, Led-boarding Auvent, Stand journée fan, Stade TV, Clapclaps à plier, Annuaire clubbrugge.be/nl/business/visibiliteit

Oui

"Larsen Business & Network Club www.bncsportinglokeren.be"

Boarding fixe, LED boarding, 3D Carpet, online, pub vidéo & audio, magazine club 'De Sportinger' www.sporting.be

Oui

Lato restaurant (65 pl.) salle festive Koller (720m²) Larsen Business Club (154m²)

info@sporting.be

Oui

15 - 700 pers.

Isabelle Henry i.henry@standard.be

Oui

50 -100 -200 pers.

Virginie Parijs, responsable commerciale (065 22 11 14)

Oui

7500 m²

events@kaagent.be

Oui

300

Pieter Vandoolaeghe | Service commercial interne KV Courtrai – Moorseelsestraat 111 B – 8500 Courtrai pieter@kvk.be | www.kvk.be (gsm) 0472 89 18 65 | (secretariaat) 056 96 01 90

Oui

99 - 500 pers.

business@lierse.com

Op aanvraag te verkrijgen

Oui

20 - 800 places dans différentes salles ohl.be/heren/ commercieel/ zaalverhuur

commercieel@ohl.be

Diverse formules VIP, sponsoring, Partenaire du jour, Actions compétitions www.kvmechelen.be/site/ index_fr.php

LED-boarding, boarding fixe, boarding rotatif, publicité rond central, site web e.a. médias sociaux, circuit TV, actions flyer, Journal KVM magazines…

KVM www.kvmechelen.be/site/ commercieel_intro.php

Oui

jusque 700 pers.

Marc Faes: marc.faes@kvmechelen.be ou Catherine Ceulemans: catherine.ceulemans@ kvmechelen.be GSM: 0497 97 14 00

Utilisation salle festive, capacité 120 places assises, avec accès direct aux 211 sièges intérieurs

www.waasland-beveren.be/club/ business/

Oui

4 salles 160 pers. (assises) par salle

frederik.de.weerdt@waasland-beveren.be

businees

secrétariat 050/ 389193

Oui

1 salle (500-600pax)

Dries Slootmans

www.kvcwesterlo.be/clubinfo/ commercieel

www.kvcwesterlo.be/clubinfo/ commercieel

Oui

250 + 200

secretariaat@kvcwesterlo.be

www.raec-mons.be/index. php?page=plaquette-commerciale-fr

www.ourfuturestartshere.be

Restaurant Lounge 19

business@lierse.com Business Club ohl.be/heren/commercieel/businessclub Brabant Club ohl.be/heren/commercieel/brabantclub

Mr. Bob Claes - www.standard.be

LED boarding, Boarding fixe, Boarding rotatif, Marquoir digital, Magazine officiel www.raec-mons.be/index. php?page=plaquette-commerciale-fr www.kaagent.be

www.kvk.be/lounge-19/ Keuze uit: Vaste boarding, roterende boarding (tv-gericht en niet tv-gericht) www.lierse.com

B2B Events (utilisation du site)

Studio Essevee, Superseats www.essevee.be/functions/content. asp?Pag=4&pnav=;7;17;

Options publicitaires (affiches, panneaux..)

Autres formules Business

Nom + lien site web

célèbre promenade, qui fait tout le tour du stade. Un lieu de rencontre idéal pour les supporters avant et après le match, mais aussi un espace événementiel attrayant. Le troisième étage est la zone des sièges business. L’espace de 1.250 m² situé à l’arrière se prête également à tous les types d’événements et peut être scindé. On compte encore un restaurant à l’étage supérieur, pour les membres de l’executive business club, également utilisable comme espace événementiel.

Pour l’ensemble de cette infrastructure, nous travaillons avec trois traiteurs fixes et nous avons aussi à disposition tout le matériel AV nécessaire. Le terrain peut également être le décor d’événements et même de concerts, à la condition de ne pas dépasser le maximum de décibels légal. Le Brico-Planet juste en face du stade possède un parking souterrain de 1.250 emplacements!»

Matthijs Keersebilck - Sales Manager matthijs.keersebilck@clubbrugge.be 050/40.21.38

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INSCRIVEZ-VOUS POUR LA CINQUIÈME ÉDITION DU BOOST AWARD !

Toerisme Oostende vzw distribuera le ‘BOOST Award’ pour la cinquième fois. BOOST représente ‘Best of Oostende Corporate and Public Event, Incentive and Convention of the Year’ et vante la créativité de toutes les organisations professionnelles pour le développement des événements d’entreprises et publics dans la Ville sur Mer. Le BOOST Award s’adresse aux PCO, aux bureaux d’événements, de communication et d’incentives et à tous les organisateurs de congrès et d’événements publics.

La cérémonie du BOOST Award 2012-2013 aura lieu au printemps 2014. Cette cinquième édition anniversaire promet d’être un événement de haut vol.

Les inscriptions en ligne passent via le formulaire de concours sur www.boostaward.be.

Le Standard de Liège est un club au rayonnement international dont les supporters sont parmi les plus fidèles de Belgique. Véritable carrefour d’entreprises pour la Wallonie, tant pour le secteur privé que pour le secteur public, le stade propose pas moins de 1668 sièges réservés à des activités Business-to-Business.

En dehors du calendrier classique des matches, 9 espaces modulables pouvant accueillir de 10 à 700 personnes sont disponibles pour l’organisation d’événements, tels que réception, séminaire, forum, conférence, soirée …

VISIT OOSTENDE www.visitoostende.be

Informations: Boost Award secrétariat (Toerisme Oostende vzw) Monacoplein 2 / 8400 Oostende / T +32(0)59 255 317 boost@toerisme-oostende.be / www.boostaward.be

Rue de la Centrale 2 · 4000 Sclessin · tél. 04 254 42 06 relations@standard.be · www.standard.be

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Supplies

Danny Stevens – CEO RocMe / EventDrive

5 arbres dans la forêt des technologies En tant que meeting et event planner, il faut de nos jours être fort pour s’y retrouver dans la forêt des technologies.

On dissocie le processus de communication de l’événement afin d’avoir, via les mêmes processus, une image univoque de tous les éléments.

Cela permet aussi d’optimiser l’enrichissement des données et d’installer des processus de mesurage cross-event qui, à terme, permettront de prendre des décisions fondées en matière de stratégie événementielle.

On note une demande croissante pour des technologies pouvant soutenir cette stratégie, mais il n’est pas évident de faire les bons choix.

Danny Stevens – CEO RocMe / EventDrive

L

es évolutions sont très rapides au niveau des technologies en ligne, des plates-formes mobiles et des outils interactifs, tandis que les attentes de la direction, des participants et des organisateurs d’événements sont de plus en plus élevées.

Alors qu’on se contentait il y a 3 ans d’une invitation par e-mail et d’une liste en Excel, la direction se rend désormais bien compte qu’une meilleure communication et interaction avec les participants peut créer une importante valeur ajoutée.

Alors qu’avant les invitations et l’enregistrement étaient souvent confiés à une agence de communication ou une agence événementielle en même temps que le concept, on constate aujourd’hui un glissement évident vers un partenaire fixe pour les technologies et l’enregistrement pour tous les événements d’une entreprise en synergie solide avec les agences.

Que vous cherchiez une plate-forme d’enregistrement simple ou que vous souhaitiez à terme étendre celle-ci à une combinaison d’enregistrements, applications mobiles, votes, webcasting, surveys, kiosques interactifs, digital signeage, crowdsourcing, intégration des médias sociaux… … 5 critères sont déterminants pour faire les bons choix.

Application one-shot ou stratégie événementielle?

Si vous cherchez une solution one-shot pour des enregistrements, des surveys ou des applications mobiles, etc., il existe sur le marché de très nombreux outils low cost voire même gratuits.

Pour des enregistrements simples, vous pourrez vous rabattre sur amiando, eventontrack, edison, google docs, halito... Vous pourrez effectuer des enquêtes avec surveymonkey, opineo, limesurvey, tandis que vous pourrez gérer les apps mobiles avec eventmobi, quickmobile, bloodhound… Autant de plates-formes indi-

viduelles avec leurs limites et leur manque de connectivité avec votre business.

Si votre organisation a besoin d’une véritable valeur ajoutée, d’interactivité et d’enrichissement des données, ou d’événements récurrents tels que formations, roadshows, évènements partenaires ou d’une stratégie, le choix ne sera pas si évident. La plupart des solutions couvrent seulement une partie des besoins, et ne sont pas reliées les unes aux autres.

Centralisation des données

Il n’existe pas une technologie magique pour tous vos besoins. La force réside dans le bon mélange de partenaires et d’outils pouvant répondre à vos attentes.

Et ceux-ci ne doivent pas nécessairement être les mêmes pour chacun de vos événements. La première question et la plus importante est la suivante: «mes données seront-elles centralisées?»

Choisir l’outil ultime parfait pour une survey, un autre pour l’enregistrement et un troisième pour une app mobile pendant l’événement n’a aucun sens.

Vous vous retrouverez rapidement pris au piège dans un réseau de données incohérentes entre les différentes plates-formes; et l’importation/exportation de listes ne constitue pas vraiment une option quand on sait qu’il n’existe pas de «dernière liste» (sauf celle réalisée après l’événement ;-)).

Grâce à une bonne intégration des plates-formes, les données resteront synchronisées. Il sera ainsi parfaitement possible pour un participant

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de s’inscrire en ligne à un événement, de prendre sa voiture et de se présenter 10 minutes plus tard au guichet d’enregistrement, tout en voyant son nom apparaître dans la liste des visiteurs de l’app mobile, et en participant à la session de vote d’un workshop.

La liaison entre les différentes plates-formes sera assurée par des webservices, de telle sorte que les données seront partout identiques.

Connexion avec votre business

Outre la connexion entre les applications pour vos événements, il importe également de relier les données à vos plates-formes de business.

Via des webservices, il est possible de créer une liaison entre vos logiciels Microsoft Dynamics, SAP, Salesforce, Efficy voire même votre comptabilité pour optimiser les processus.

Il est ainsi possible de préparer une liste d’invités dans votre module de CRM, et de rendre celle-ci disponible dans la plate-forme d’enregistrement.

Si un invité adapte ses données ou les enrichit pendant l’enregistrement, celles-ci pourront être renvoyées au module de CRM (moyennant un processus d’approbation interne) Par cette connexion, votre équipe commerciale pourra consulter dans votre module de CRM qui a été invité pour quel événement, à quels workshops il a participé, voire même quelles préférences il a indiquées lors d’une session de vote.

Une stratégie ingénieuse d’intégration et de remise en question offrira une énorme valeur ajoutée pour l’enrichissement des données

avant, pendant et après l’événement. On évoluera ainsi d’une business intelligence vers une event intelligence.

La sécurité des données

Les données des relations figurent parmi les avoirs les plus importants d’une entreprise, et il est logique que tout le monde se montre très prudent quant à la conservation des données sur des serveurs de tiers.

L’obstacle pour réaliser dans la pratique la connexion vers le business se situe souvent non pas au niveau technique, mais bien au niveau des lois et obligations.

Avec les procédures, les contrats et la patience nécessaires, on finira généralement par arriver à terme à une solution, de telle sorte qu’on travaillera souvent par importation manuelle en phase de démarrage jusqu’à ce que tous ces aspects soient couverts.

Applications mobiles

Aucun événement n’y échappera à l’avenir, les applications mobiles continuent de connaître une forte croissance et deviennent aussi plus accessibles pour tous grâce à la forte pénétration des smartphones. Allant du ticket passbook électronique à des applications mobiles développées totalement sur mesure.

Il existe 2 grandes tendances au niveau des apps mobiles: 1. Le développement individuel d’apps natives pour IOS, Android, Blackberry et Windows mobile… procure encore et toujours la

meilleure expérience d’utilisation, mais reste une option coûteuse uniquement possible pour les très gros événements.

2. Les apps basées sur navigateur, qui s’ouvrent au départ de chaque appareil mobile dans le navigateur, et offrent une expérience qui se rapproche de celle d’une app native, sont un peu meilleur marché, parce qu’il ne faut pas concevoir une app distincte pour chaque type d’appareil. Le plus gros point négatif était ici qu’on ne pouvait utiliser l’app lorsqu’aucun réseau n’était disponible. Mais avec les nouvelles technologies HTML5 et Fusion de providers comme EventMobi, cela appartient aussi au passé.

Le coût pour une application mobile se situe à deux niveaux, avec d’une part le coût de la licence (ou coût de développement), mais on sous-estime souvent d’autre part les ressources nécessaires pour alimenter et actualiser le contenu des applications. La seule manière de rendre les applications mobiles abordables pour tous les événements consiste aussi ici à assurer une synchronisation permanente par connexion des données au départ du site Internet et de l’enregistrement. Nous constatons depuis peu un glissement vers des solutions multi-événements, de telle sorte que l’utilisateur pourra collecter les données de plusieurs événements au sein d’une seule et même application.

Vu que les applications mobiles deviennent le plus gros atout pour l’interaction avec les visiteurs, la connectivité avec le business revêt ici aussi la plus grande importance.

follow the white rabbit.

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Tel. 0032/3 829 09 53 | www.cum-laude.be