Experience Magazine 83, nederlands

83

i n s p i r a t i e vo o r l i ve c o m m u n i c a t i o n e n eve n t m a r ke t i n g

driemaandelijks Mei/juni 2013

Afgiftekantoor: Gent X – erkenning: P904117

MeetMarcel en Fast Forward Events winnen gouden BEA

Budgettaire tendensen 2013:

Voetbalstadions:

Stabiliteit bevestigd

overzicht van de B2B-mogelijkheden

Activation: Stel je merk opnieuw ten dienste van de consument

Meetcentives:

Een goede meeting policy bespaart heel wat kosten

Where could you see it?

www.act-events.com Answer: at the Whirlpool showroom, where Act!events created the concept of an art gallery for the product launch of Whirlpool’s newest line in cooker hoods!

3

Het Edito van…

Jo Haegeman

U verdient een pluim Wat zeg ik, u verdient honderden, nee, duizenden pluimen. Een kast, een huis, een hangar vol pluimen.

Jo Haegeman Managing Director evenementenbureau White Rabbit

Ja, u daar, collega evenementenbureau, geachte cateraar, beste leverancier, gewaardeerde klant.

Ook u als klant bent zich meer bewust van de mogelijke impact van uw events. U gaat harder op zoek naar context en doelstellingen, geeft betere briefings, stelt uw verwachtingen beter in. U bent op de hoogte van tendensen en theorieën. Zo tillen bureau en klant elkaar hoger. Schoon.

Want vindt u ook niet dat we eigenlijk verdorie goed bezig zijn? Ik anders wel. De professionaliteit in onze sector is nog nooit zo hoog geweest.

En we zijn gretig naar meer.

En ondanks de niet aflatende crisis vindt u de boutade “If you think it’s expensive to hire a professional, wait until you hire an amateur” eigenlijk ook wel kloppen.

Professionaliteit in events betekent voor mij: bewuste keuzes maken naar invulling om de juiste doelstellingen te halen vanuit een goed ingeschatte startcontext. En altijd is de einddoelstelling: een impactvolle beïnvloeding van je publiek.

En de goesting, de drive, de passie. Als ik één ding onthoud van de Experience/BEA-diners met de andere evenementenbureaus, dan is het die gedeelde passie voor events en alles wat ermee te maken heeft.

Humane (gedrags)wetenschappen als psychologie, sociologie, communicatie, marketing etc. hebben ook al even de kracht van evenementen opgemerkt. Onderzoeken en publicaties, nieuwe termen en tendensen, praktische handvaten en bruikbare theorieën worden nu langzaam aan versmolten met het fieldwork dat we als eventsector alle dagen mee maken.

Misschien is het die drive die eventbureaus wat competitief maakt. Enerzijds merken we dat we die drive delen met vele anderen -wat ons verbindt- en anderzijds is het natuurlijk nog altijd een concullega die we liever verslaan dan ervan te verliezen… Ook zo houden we onszelf scherp.

Termen als evenementiële communicatie, storytelling, emotiemarketing, experience economy, authenticiteit en co-creatie bijvoorbeeld, worden elke dag ervaren ergens op een Belgisch event.

Enkele jaren terug pasten we ze hier en daar al toe zonder het te beseffen, maar nu wordt het allemaal doelgerichter en dus performanter.

Eventbureaus en hun partners zijn zo de motoren van verandering.

Zowel de gevestigde bureaus als de jonge wolven mixen hun eigen kijk en ervaring met de nieuwe invloeden, wat altijd een unieke aanpak oplevert.

Toch willen we samenwerken, want we bundelen onze krachten in allerlei organisaties (EMA, BESA, ACC).

Ik hoor u zeggen: “er is zeker nog veel plaats voor verbetering”. En daarin heeft u ook weer gelijk.

We zijn er nog lang niet en leren alle dagen bij.

Maar kunnen we nu eens niet allen samen zeggen; “goed gedaan, en op naar de volgende! Hier is trouwens een pluim voor u!”?

Wel, laat ik ermee beginnen: “Beste mede-presentatoren van de BEA’s, beste Bruno en team, beste winnende eventbureaus: goed gedaan, en op naar de volgende! Hier is een pluim voor u!”.

De inside job ….Eventmarketing is een raar beestje. In principe kan alles, maar in realiteit moeten we met heel veel zaken rekening houden. Events organiseren is vaak minder evident dan het lijkt. Van buitenaf naar onze sector kijken is dan ook niet altijd gemakkelijk. Je kan pas helemaal meepraten over het vak als je zelf hebt meegemaakt hoe events worden ontwikkeld, wat de obstakels zijn, hoe je tot succes komt,…

We zijn dan ook heel blij dat Tom Bellens als voormalig managing partner van Guava en The Oval Office mee wil schrijven aan Experience . Iemand met zoveel ervaring is de perfecte persoon voor een heel interessante Inside Job bij Experience. Hij heeft zelf een klein bureau doen groeien tot een van de grootste van ons land en weet als geen ander hoe de job van een event-professional eruit ziet. Bovendien staat Tom bekend als een bruggenbouwer tussen agentschappen. Hij kan boeiende verhalen en visies geven over onze sector. We hopen dat deze Inside Job van Tom Bellens stof geeft tot discussie en overleg en iets doet bewegen in de immer boeiende eventwereld.

In een van zijn eerste artikels zal Tom het hebben over het gloednieuwe Expert Center Eventmarketing dat hij samen met Frank Anthierens heeft opgestart. De komende maanden zullen we hierover nog veel berichten. Wordt vervolgd!

Tom Bellens

7KH 2XWVLGHU &RDVW

XZ SDUWQHU DDQ GH NXVW

YHUVFKLOOHQGH WRSORFDWLHV JHPLGGHOGH NODQWHQWHYUHGHQKHLG YDQ YDQDI SHUVRQHQ WRW YRRU LHGHUHHQ WRHJDQNHOLMN MXLVWH PRQLWRU RS GH MXLVWH SODDWV FHUWLà°¤FDDW FKDUWHU GXXU]DDP RQGHUQHPHQ VOHFKW ZHHU ! YHUYDQJSURJUDPPD VSRUWLHI JHFRPELQHHUG PHW FXOWXUHHO

&RPSDQ\ (YHQWV 7KH 2XWVLGHU &RDVW ? ? %UXJVHYDDUW 1LHXZSRRUW

,QIR#WKHRXWVLGHUFRDVW EH

ZZZ WKHRXWVLGHUFRDVW EH

Welcome to our world

Challenge MC hostesses, promo & event people

5

Inhoud Inside News

047 “Stel je merk opnieuw ten dienste van de consument”

007 EventNews

Consumenten staan vandaag dagelijks bloot aan een stortvloed van nieuwe boodschappen. Als sponsor je merk activeren moet je vandaag anders doen dan pakweg 5 jaar geleden. Tijden veranderen, en snel!

De actualiteit uit de Belgische eventscène

Event Marketing

Associaties

026 Flash 030 BEA 2013: MeetMarcel en Fast Forward Events winnen gouden BEA

MeetMarcel en Fast Forward events mochten een Golden Award in ontvangst nemen voor een publiek dat op zijn paasbest was gekleed voor de 15de editie van de BEA.

035 Best Catering Award 2013 Delicious Catering wint Goud.

054 Hoe groter de uitdagingen, hoe groter de nood om samen te werken De geboorte van ACC Event Marketing.

057 EMA: Een lidmaatschap dat zich meer dan terugverdient

Meetcentives

Event Management 039 Budgettaire tendensen 2013: stabiliteit bevestigd

Het jaarlijkse onderzoek naar de budgettaire tendensen bevestigt een stabiliteit van de intenties van de grote klanten, en dit ondanks een inkrimping van de budgetten die in verschillende economische sectoren wordt gevoeld.

042 Op bezoek bij RTL Events

Jean-François Guillin en Marc Duthoo zijn de drijvende kracht achter RTL Events. Met hun team staan ze in voor de volledige organisatie van verscheidene events die het grote publiek mobiliseren rond acties van de verschillende radio- en televisiezenders van RTL Group.

044 Is een opleiding in events nog nodig?

Inside Job door Tom Bellens

049 BESA: De werkgroepen in de kijker

058 Een goede meeting policy bespaart heel wat kosten Meetings kunnen op een gestructureerde manier efficiënter en goedkoper worden georganiseerd.

060 Voetbalstadions

Er wordt er niet enkel gevoetbald, want stadions bevatten ook ruimtes die speciaal voor bedrijven zijn voorbehouden, zowel tijdens als buiten de wedstrijden.

Supplies 064 5 bomen in het technologiebos

Als meeting- en eventplanner moet je tegenwoordig wel van goeden huize zijn om de bomen door het technologiebos nog te zien.

Colofon OMSLAG Eventattitude EXPERIENCE MAGAZINE Experience magazine is het inspirerende vakblad in de Benelux voor evenementen en event marketing.

OPLAGE 7.000 exemplaren VERSPREIDING België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) FREQUENTIE Driemaandelijks UITGEVERIJ LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Luik Tel.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Erik De Ridder edr@eventbox.be HOOFDREDACTIE Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be REDACTIE Jacques Legros, Jeroen Coteur

REDACTIONELE MEDEWERKERS Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Dimitri Van Moerkercke ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTEN Valérie Laforgia val@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Het tarief voor een studentenabonnement is € 70 per jaar (incl. BTW). Een kopie van de studentenkaart is hiervoor verplicht. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend.

SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien GSM: +32 (0) 472 90 06 17 E-mail: iv@eventbox.be

Product Manager Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be TRAFFIC Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be DRUK Schaubroeck, Nazareth COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Event & Expo Guide, Toys & Games en The Corporate Traveller.

ISSN: Verzending België Verschijnt zes keer per jaar in de BeNeLux en Frankrijk.

Afgiftekantoor: Gent X. Erkenning: P904117 VU: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

MORE THAN VIP Beleef unieke ervaringen en verwen uw klanten deze zomer met More than VIP arrangementen.

Reserveer tijdig en geniet van de beste plaatsen!

WORLD PORTS CLASSIC ANTWERPEN 30 - 31 AUGUSTUS 2013

CHAPITEAU²

• Beleef de start en finish van deze wielerwedstrijd in het VIP dorp • Culinair driegangen diner met

KNOKKE-HEIST 18 JULI - 18 AUGUSTUS 2013 • Ontvang uw gasten als VIP’s en

de WPC ambassadeurs Roger de

bezorg hen een onvergetelijke avond!

Vlaeminck, Jan Janssen en Joop

• Diner op het strand van Knokke-Heist met uniek zicht op zee

Zoetemelk • Avondvullend programma met live

• Shuttle service van het strand naar the big top van Cirque du Soleil

muziek en entertainment • De informele ontmoetingsplaats

• Level 1 tickets voor het adem-

voor de havenwereld van Antwerpen

benemende spektakel Kooza

en Rotterdam

van Cirque du Soleil

KOOKEET BRUGGE 28 - 29 - 30 SEPTEMBER 2013 • Culinair festijn met 11 Michelinsterren • 30 Brugse topchefs, waaronder Geert Van Hecke,

SCALA & KOLACNY BROTHERS KNOKKE-HEIST 15 - 16 - 17 AUGUSTUS 2013 • Drie exclusieve concerten van het

Gert de Mangeleer en chocolatier Dominique Persoone • Gastchef: Wout Bru • Exclusieve meet & greet met één van de deelnemende sterrenchefs

wereldberoemde koor Scala • Avant-première van de nieuwe cd Black Moon • Meet & greet met de artiesten • Backstage tour met Stijn en Steven Kolacny • Heerlijk diner met zicht op zee in de BMW Beach Lounge

Meer informatie en hospitality aanbiedingen www.theovaloffice.be/hospitality Cathy Claes +32 3 320 84 30 hospitality@theovaloffice.be

eventnews.be Op het Autosalon lanceert Eventattitude “TheBigCamera” met Mini!

D

egenen die dit jaar naar het Autosalon zijn gegaan, konden niet naast het interactieve foto-experiment kijken, dat door Eventattitude voor Mini Belux werd ontwikkeld. Hun nieuwe product “TheBigCamera” overheerste in het midden van de stand, waarboven een groot scherm hing.

Bezoekers konden er een “Not Normal” foto van zichzelf laten maken, een campagne die door TBWA werd bedacht … De foto was daarna op het scherm te zien, terwijl deze ter plaatse in A4-formaat werd geprint en op een mooie schoudertas werd gedrukt. Mini liep dus nog meer in de kijker door de bezoekers die trots met hun fototas door de gangen van het salon liepen.

Eventattitude werkte nogmaals met Getyoo samen, waardoor het toestel dat Eventattitude had opgesteld uiteraard compatibel was met de E-card

(NFC) van de bezoekers. Hun foto werd namelijk automatisch op hun Facebookprofiel gepost!

Last but not least werden deze “Not Normal” foto’s op een dynamische manier weergegeven als omslagfoto op de Facebookpagina van Mini. Elke minuut stond er een foto van een andere bezoeker op de pagina.

In totaal gingen op het Autosalon meer dan 10 000 mensen in “TheBigCamera” zitten, terwijl er 5000 schoudertassen met foto werden verdeeld.

Bedrijven kunnen vanaf nu “TheBigCamera” huren, waarbij een voorkeurtarief zal worden aangeboden aan de partnerbureaus van Eventattitude ...

Dmg-Security: Endless possibilities powered by passion & innovation

D

MG waarborgt uw absolute veiligheid, alsook die van uw personeel, bezoekers, klanten, roerende en onroerende goederen.

Als particulier, ondernemer, uitbater of event-organisator bent u permanent blootgesteld aan risico’s van zeer verschillende aard. Met de proactieve oplossingen van DMG-Security beperkt u deze tot een minimum.

Is er een conflict of veiligheidsinbreuk? DMG-Security lost elke situatie discreet en efficiënt op.

Wij doen alles voor uw veiligheid wat wettelijk mogelijk is; van persoonsbescherming tot bedrijfsbewaking. Uw keuzemogelijkheden zijn eindeloos, neem de proef op de som en contacteer ons!

DMG Security bvba Zoerledorp 99A 2260 Westerlo info@dmg-security.be +32 (0)14 53 82 50 +32 (0)14 54 59 85 www.dmg-security.be

7

eventnews.be

9

Ann Vancoillie, winnares Womed Award 2012

A

nn Vancoillie uit Bachte Maria Leerne werd op 27 maart uitgeroepen tot vrouwelijke ondernemer van het jaar. De Womed Award werd uitgereikt door prinses Mathilde en minister Kris Peeters. Deze jaarlijkse award wordt georganiseerd door Unizo & Markant in samenwerking met KBC, Trends & Vlerick Management. Ann mag zich een jaar lang ambassadrice van het vrouwelijk ondernemen noemen. Enkele maanden geleden werd Ann gevraagd om deel te nemen aan deze award met haar bedrijven Creaplan en Aluvision.

Creaplan uit Nazareth is een projectbedrijf gespecialiseerd in standen, displays en interieurs. Het bedrijf werd opgericht in 1994 en stelt 46 mensen te werk. Samen met haar klanten reist Creaplan de wereld rond om projecten te realiseren. Aluvision is een productiebedrijf dat oplossingen, systemen ontwikkelt om standen sneller, efficiënter en ecologischer op te bouwen. Dit bedrijf werd opgericht in 2003 en stelt 25 mensen te werk. 85% van de omzet wordt gerealiseerd via export. Aluvision verkoopt van Amerika tot Australië.

Beide bedrijven worden gerund door Ann Vancoillie, samen met haar echtgenoot Dirk Deleu. In totaal stellen zij 71 mensen te werk.

Volvo FH-50 Launch for Event Masters

Technical production & design for events

Ann & Dirk hebben beide bedrijven zelf opgestart en uitgebouwd. “De sterkte van een bedrijf ligt in de sterkte van het team” aldus de zaakvoerders. “Talent wins games, teamwork wins championships” is de quote op de cover van hun brochures. In de creatieve en internationale omgeving waarin beide KMO’s fungeren, is het heel belangrijk om een goede service en kwaliteit te garanderen. Daarvoor moet je kort op de bal kunnen spelen!

Dit kan alleen maar met gemotiveerde medewerkers die mee geloven in het verhaal! Ann is gecharmeerd met de titel van “vrouwelijke” ondernemer! Een gezonde mix tussen mannen en vrouwen in het bedrijfsleven is namelijk heel boeiend en belangrijk. Mannen en vrouwen hebben zeker hun eigen invalshoek, en een kruisbestuiving maakt de aanpak compleet. Naast ondernemer, is Ann ook moeder van drie kinderen. Beide passies combineren vraagt heel wat organisatie en multitasking, maar is heel boeiend. Via deze award wil Ann andere vrouwen inspireren tot ondernemen! Ondernemen is vooral luisteren, elkaar bezielen en inspireren & zo samen succes boeken!

PROMGIFTS

Op PROMGIFTS lanceerde BelgoSweet SMARTIES, MENTOS en DOOPSUIKER die bedrukt kunnen worden met UW logo.

Kleurige SMARTIES in blisterverpakking, losse frisse MENTOS en doopsuiker doen uw logo lekker smaken. www.belgosweet.be

Trimex Bvba Centrum Zuid 3023/2 3530 Houthalen Tel : 011/363690 Info@trimex.be

WE POWERED UP THEIR EVENTS Check more of our live work and feel the power in our offline and online communication campaigns at www.dms.be

119706 DMS LIVE ADV nieuw.indd 1

18/04/13 17:19

Give us an issue, we have the tissue...

STOFFERING 5&/5&/ t HALLEN t ;"-&/ t CONFECTIE t DRY-HIRE

www.deco-fact.be

info@deco-fact.be

Industrielaan 107 • B-3630 Maasmechelen • Tel :+32 89 77 16 50 • Fax: +32 89 77 16 58

eventnews.be De cateraar L’Orient slaat een nieuwe richting in

Fabula Productions biedt ook organische vormen

F

abula Productions heeft vanaf heden een nieuwe lijn coated foam modellen, die de naam Curbo collection heeft gekregen. Deze wijkt volledig af van de minimalistische aanpak waarvoor we tot nog toe gekend zijn. De nieuwe modellen vallen op door hun organische vormen.

Ook werd het pakket verlichting uitgebreid met de Maceto lamp. Deze elegante, hoge, staande LED designlamp is zowel geschikt voor binnen als buiten.

D

e traiteur L’Orient blijft trouw aan zijn wereldkeuken met originele Zakouskis-variëteiten uit de 5 continenten, maar de zaak heeft een nieuwe kaart voor dit jaar, “Reisverslag”, met typisch Belgische gerechten, wereldgerechten, fair trade- en biologische gerechten.

Voor bijeenkomsten en seminaries werd er een speciale kaart ontworpen, waarbij verse ingrediënten centraal staan, om seizoen- en fair trade-producten met een aantrekkelijke prijs-kwaliteitverhouding aan te bieden.

Wat de typisch Belgische keuken betreft, kunnen bedrijven de Belgische gastronomie ontdekken door middel van wijnen, Belgische bieren en de “Ruffus”, die volgens de traditionele methode werd bekomen (17/20 op Vins de France), samen met 2 grote namen uit de wereld van de sommeliers, Eric Boschman en Kris Vendesompel. De klant voorziet best een budget van tussen de 65 en 75 euro per persoon (exclusief BTW), net als de tussenkomst van de wijnkelners.

Er werden voor dit jaar talrijke concepten ontwikkeld: “street food New York” van de straatkeuken als walking diner, originele en dynamische cocktaildiners om te netwerken, “Experi-munteel” rond het thema munt, “Reis naar Italië”, “Reisverslag”, eenvoudige cocktailparty-formules voor de kleinere budgetten en de populaire “Parijs-Marrakech” garden party’s.

En dan is er nog een ander nieuw concept, dat een gevolg is van de crisis, namelijk koude en warme buffetten die aan bedrijven worden geleverd.

Tevens beschikt Fabula Productions vanaf heden over een nieuwe statafel en een lage tafel die is voorzien van draadloze LED-verlichting, die zelfs kan worden aangestuurd via wireless DMX. Het voordeel van deze technologie is dat de tafels vanuit 1 centraal punt aangestuurd worden.

Ze kunnen dus van kleur veranderen zonder dat er ook maar één draad gelegd moet worden

11

7KH 2XWVLGHU $UGHQQHV 8Z SDUWQHU LQ GH $UGHQQHQ

&RPSDQ\ (YHQWV 7KH 2XWVLGHU $UGHQQHV ? ? 5XH GX &KLUPRQW )DLURQ +DPRLU

,QIR#WKHRXWVLGHUDUGHQQHV EH

ZZZ WKHRXWVLGHUDUGHQQHV EH

Meesterlijke Creaties VAN LEGE RUIMTE TOT BELEVENIS sĂŶ ĚĞƌ DĂĂƌĞů ^ĨĞĞƌŵĞĞƐƚĞƌƐ ŝƐ Ăů ϲϬ ũĂĂƌ ĚĠ ƐƉĞĐŝĂůŝƐƚ ŝŶ ĞǀĞŶƚƐƚLJůŝŶŐ ŵĞƚ ĞĞŶ ĞŝŐĞŶƟũĚƐĞ ůŽŽŬ ĂŶĚ ĨĞĞů͘ sĂŶ ďƵƐŝŶĞƐƐ ĞǀĞŶƚƐ͕ ĐŽŶŐƌĞƐƐĞŶ͕ ƉƌŽĚƵĐƚƉƌĞƐĞŶƚĂƟĞƐ ĞŶ ƉĞƌƐŽŶĞĞůƐĨĞĞƐƚĞŶ ƚŽƚ ƉƵďůŝĞŬĞ ŽĨ ƉƌŝǀĠ ĞǀĞŶƚƐ͖ ǁŝũ ǁĞƚĞŶ Ƶǁ ǁĞŶƐĞŶ͕ ƚŚĞŵĂ͛Ɛ ĞŶ ĐŽŵŵƵŶŝĐĂƟĞĚŽĞůƐƚĞůůŝŶŐĞŶ ƚĞ ǀĞƌƚĂůĞŶ ŶĂĂƌ ĚĞ ũƵŝƐƚĞ ƐĨĞĞƌďĞůĞǀŝŶŐ͘

MAATWERK STYLINGCONCEPTEN KŶƐ ĐƌĞĂƟĞǀĞ ƚĞĂŵ ŽŶƚǁŝŬŬĞůƚ ĞŝŐĞŶƟũĚƐĞ ĞŶ ŝŶŶŽǀĂƟĞǀĞ ŵĂĂƚǁĞƌŬ ƐƚLJůŝŶŐĐŽŶĐĞƉƚĞŶ ƚĞŶ ďĞŚŽĞǀĞ ǀĂŶ Ƶǁ ĞǀĞŶƚƐ͘ tŝũ ŬƵŶŶĞŶ ĞůŬĞ ůŽĐĂƟĞ ƚƌĂŶƐĨŽƌŵĞƌĞŶ ŝŶ ĞĞŶ ĐŽŵƉůĞƚĞ ƐĨĞĞƌƐĞƫŶŐ ĚŽŽƌ ĚĞ ĐƌĞĂƟĞǀĞ ĐŽŵďŝŶĂƟĞ ǀĂŶ ŽŶnjĞ ǀŝũĨ ƐĨĞĞƌĞůĞŵĞŶƚĞŶ ďĞƐƚĂĂŶĚĞ Ƶŝƚ͗ /ŶŶŽǀĂƟĞĨ ŵĞƵďŝůĂŝƌ͕ ŇŽƌĂůĞ ĐƌĞĂƟĞƐ͕ ŶĂƚƵƵƌůŝũŬĞ ŽďũĞĐƚĞŶ͕ ĂĐĐĞƐƐŽŝƌĞƐ Θ ƚŽĞďĞŚŽƌĞŶ ĞŶ ŐƌĂĮƐĐŚĞ ƚŽĞƉĂƐƐŝŶŐĞŶ͘ ĞnjŽĞŬ njĞŬĞƌ ŽŽŬ ĞĞŶƐ ŽŶnjĞ ǁĞďƐŝƚĞ ǁǁǁ͘ǀĂŶĚĞƌŵĂĂƌĞů͘ďĞ

JURHQH QDWXXUOLMNH RPJHYLQJ HLJHQ FKDOHW YRRU SHUV PHW VHPLQDULH]DDO HLJHQ VSRUW DFFRPPRGDWLHV VWHHQJURHYH ERV JURW MDUHQODQJH SDUWQHUVKLSV PHW KRWHOV LQ GH VWUHHN PHHUWDOLJH EHJHOHLGHUV VHVLWXHHUG QDELM /XLN 'XUEX\ 6SD

eventnews.be

13

Aegis Media Belgium neemt NewWorld over

B

egin mei kondigde Aegis Media Belgium de overname van NewWorld aan.

De integratie van NewWorld in de groep Aegis Media Belgium kadert volledig in de filosofie van deze laatste, namelijk de “media convergenceâ€? die een geĂŻntegreerde aanpak van touchpoints aan haar klanten adverteerders aanbiedt. Deze strategie van de groep Aegis Media wordt dagelijks in de praktijk gebracht via haar commerciĂŤle merken Carat, Vizeum, Postercope, Isobar en iProspect.

Daarnaast stemt deze overname volledig overeen met het objectief van de groep Dentsu Aegis Network, namelijk om over de best mogelijke oplossingen te beschikken die gebaseerd zijn op de “experientials� in het echte leven, maar dan versterkt via de digitale platformen. De oprichting van het netwerk psLive in Europa binnen Aegis Media, en waar NewWorld deel van zal uitmaken, is hier van de meest sprekende vorm.

De bedoeling van psLive is om dĂŠ referentie te worden in de brand activation door live acties op het terrein te bedenken, te realiseren en te meten met de bedoeling om het merk te doen groeien in de geest van de consument.

Concreet betekent dit dat de NewWorld groep vanaf nu geĂŻntegreerd zal worden binnen de groep Aegis Media Belgium. Haar huidige structuur wordt echter behouden en blijft uiteraard onder het toezicht van haar stichter en charismatische manager Wim Voss.

Aegis Media Belgium, vertegenwoordigd door haar CEO Anne Bataille, is verheugd met deze overname omdat ze het huidige aanbod perfect aanvult. “Deze acquisitie biedt een fantastische complementariteit aan onze twee groepen: Voor Aegis Media zal deze synergie met NewWorld toelaten om steeds nieuwe oplossingen aan onze klanten te bieden voor hun merken, maar aangepast aan de huidige volatiliteit van de consumenten die steeds op zoek zijn naar het echte leven, naar belevenissen en ervaringen. Voor NewWorld, zal het netwerk psLive van Aegis Media een fantastische opportuniteit zijn om haar ervaring uit te breiden.“ NewWorld, actief in de 3 landen van de Benelux met aan het hoofd de stichter Wim Voss, is gespecialiseerd in het domein van de “experiential marketing, live communicatie en fieldmarketing�. Aegis Media Belgium is het Belgisch filiaal van de wereldwijde groep Dentsu Aegis Network.

NĂłg beter vergaderen in Holiday Inn Gent Expo!

r #PFL OV PO[F TQMJOUFSOJFVXF NVMUJGVODUJPOFMF WFSHBEFS[BBM UPU QFSTPOFO r %BBSOBBTU PPL OPH WFSHBEFS[BMFO NFU FFO DBQBDJUFJU UPU QFSTPOFO JO EF HSPPUTUF [BBM r A)JQ )FBMUIZ WFSHBEFSQBLLFUUFO WBOBG FVSP QFS QFSTPPO r 1SPNPUJF QFS CFUBMFOEF EFFMOFNFST HSBUJT (FMEJH UPU KVMJ r (SBUJT 8*'* EPPSIFFO IFU IPUFM r 4QBBS #VTJOFTT $MVC QVOUFO WJB POT HFUSPVXIFJETQSPHSBNNB PQ XXX CVTJOFTTDMVC JIH DPN

Holiday Inn Gent Expo I Maaltekouter 3 I B-9051 Gent Tel +32 (0)9 220 24 24 I Fax +32 (0)9 222 66 22 E-mail: banqueting@higentexpo.com I www.higentexpo.com

'ÂŤ ORFDWLH YRRU XZ HYHQHPHQW LQ GH 9ODDPVH $UGHQQHQ

PHHWLQJUXLPWH IHHVW]DDO JURHQH RPJHYLQJ WDYHUQH PHW WHUUDV PDNNHOLMN EHUHLNEDDU JURWH JUDWLV SDUNLQJ YHUEOLMIVPRJHOLMNKHGHQ WHDPEXLOGLQJDFWLYLWHLWHQ YDQ WRW SHUVRQHQ

&RPSDQ\ (YHQWV 7KH 2XWVLGHU 9ODDPVH $UGHQQHQ ? ? 'RQNVWUDDW 2XGHQDDUGH

,QIR#RXWVLGHU EH

ZZZ WKHRXWVLGHUYODDPVHDUGHQQHQ EH

Kies voor een duurzame beursstand‌ en bespaar heel wat centen EVENT DECORATORS voormalig Groen-Land Decor

1.

2.

3.

4.

Wie met Numina in zee gaat voor zijn beursstand, denkt aan het milieu Ên ‌ aan zijn budget. In tegenstelling tot traditionele beursstands hergebruiken wij onze decorwanden en bijpassend meubilair steeds opnieuw.

U kiest uit ĂŠĂŠn van onze tien loungesferen.

Binnen deze sfeer creĂŤren we op maat een gepersonaliseerde beursstand. U ontvangt een ontwerp in 3D. Zo ontstaat er voor uw beursstand op maat geen onnodig afval ĂŠn kunnen we werken aan verbazingwekkend lage prijzen.

Uw stijlvolle beursstand valt ongetwijfeld in de smaak bij potentiĂŤle klanten.

Buiten de beursvloer kan u ons ontmoeten op elk denkbaar event – business of privÊ – waar we met onze loungestijlen de totaalaankleding verzorgen.

In 2010 bekroond als ‘Beste Decoratiebedrijf’ (Experience) Centrum Zuid 3203 t B-3530 Houthalen t Tel. +32 11 52 66 62 t Fax: +32 11 60 13 56 t www.numina.be t info@numina.be

eventnews.be

RocMe on Tour

T

ijdens de maand maart was RocMe onderweg met een partner roadshow rond event technologie. Op vier locaties in België en Nederland kwamen 142 event managers zich laten inspireren omtrent de nieuwste trends en mogelijkheden op vlak van eventregistratie, mobiele applicaties, webcasting en visitor engagement.

RocMe is een dienstenplatform voor eventtechnologie, waarbij verschillende partners één geïntegreerde oplossing bieden voor bedrijven.

Nu meer en meer events de connectie maken met sociale media, mobiele applicaties, webcasting... en de waardevolle data wensen terug te koppelen naar de interne business processen, is er nood aan één aanspreekpunt en integrator van al deze nieuwe tools.

EventDrive Founder Danny Stevens is de initiator van het platform, en hij verzamelde rond zijn core applicatie voor registratie een aantal sterke partners die een totale oplossing kunnen bieden voor de eenvoudigste tot de meest complexe events: “We hebben bewust gekozen om ons te focussen op onze core business van eventregistratie, en geen eigen ontwikkeling te doen op vlak van sociale media, mobiele applicaties, webcasting.. maar eerder te opteren voor een partnership met sterke internationale spelers die de top vertegenwoordigen in hun segment.

Dit laat ons toe om steeds de meest innovatieve oplossingen naar onze klanten aan te bieden, maar wel met de garantie dat gegevens op alle platformen geconnecteerd zijn” “Onze toegevoegde waarde situeert zich in het adviseren van de juiste oplossingen, voor de beoogde resultaten, en de realisatie van de integraties tussen de tools en de business”

En de partners zijn niet van de minsten: SpotMe demonstreerde aan de deelnemers een live ervaring van hun mobiel platform met innovatieve interactie en bezoekersengagement. Werkgroep sessies op tablets, Q&A, voting sessions, zorgen voor een maximale interactie tussen organisatie, sprekers en deelnemers. SpotMe is sedert 12 jaar marktleider in dit domein. www.spotme.com

EventMobi toonde zijn krachtige en eenvoudige oplossing voor mobiele interactie en hun unieke Fusion technologie die uw event toegankelijk maakt op alle types smartphones. Het Canadese bedrijf, met meer dan 2.000.000 gebruikers wereldwijd, behoort tot de top van dit segment. www.eventmobi.com Van eigen bodem ging Getyoo mee op tournee, om de meerwaarde van interactieve NFC kiosken in het evenement te demonstreren. www.getyoo.com RichCast.eu verzorgde live webcasting van het event, en The Frontline Company, lichtte de meerwaarde toe van digital hospitality.

In juni volgen nog een aantal Roadshow sessies, inschrijven kan via www.rocme.eu

We sprokkelden een aantal reacties van deelnemers: Karin Op De Beek - Communication & Event Manager bij LeasePlan Belgium “Als één van de eersten koos LeasePlan voor Eventdrive als mailing- en eventplatform, en daar hebben we nog geen moment spijt van gehad! Eventdrive is een erg gebruiksvriendelijk en intuïtief platform. Het automatiseren van de repetitieve en manuele processen maakt dat we ons kunnen focussen op andere aspecten van het evenement, en de mogelijkheden van het platform zijn legio. Het is duidelijk dat Eventdrive dóór en vóór event managers werd ontwikkeld! Na een korte introductie kan je meteen zelf aan de slag en neem je een vliegende start. Tijdens de RocMe Roadshow konden we kennismaken met enkele gespecialiseerde platformen die een evenement - samen met EventDrive - naar een hoger niveau tillen. Vooral de meetbaarheid van een evenement en een verhoogde connectiviteit zijn features die in de toekomst meer en meer aan belangrijkheid zullen winnen en trokken dan ook onze aandacht. Wij kijken alvast uit naar de toegevoegde waarde en de opportuniteiten die RocMe ons zal bieden! “ Jo Kusseneers - Coördinator Bouwunie Antwerpen / Vlaams Brabant “De RocMe Roadshow heeft m’n creativiteit getriggerd om intern eens na te denken over de wijze waarop we de ROI van onze events duidelijker in kaart kunnen brengen in de toekomst...”

Hans Wijntjes - Technisch Directeur Promptus Nederland “De roadshow was een leerzame ochtend en ik kreeg een goed beeld van de verschillende technologische mogelijkheden.”

15

EVENTS Music Hall biedt als enige een échte 360°-organisatie van uw event. 4 veelzijdige eventlocaties in Vlaanderen en Brussel, Music Hall Events voor een feilloze coördinatie, Gusto Fine Food voor smaakvolle catering.

Music Hall Events zorgt voor een perfecte combinatie van locatie, artiesten en catering en staat synoniem voor flexibele samenwerking met een professioneel eindresultaat.

In mensentaal: duidelijke prijsafspraken, zonder verrassingen nadien.

ROUTE 66 IS MORE THAN SAND AND ASPHALT ...

SOUNDFIELD IS MORE THAN SOUND & LIGHT!

MEER WETEN ?

Mail naar events@musichall.be, bel 03 229 18 00 of surf naar www.musichall.be

ideeproductions.be

DELTARENT EVENT TECHNOLOGIE NV

Legt sinds jaren de lat net ietsje hoger.

• Verhuur • Verkoop • Coördinatie • Productie

Creativiteit gecombineerd met een perfecte afwerking en een gemotiveerde crew maken het verschil! Deltarent staat voor een No Nonsens AV firma op uw event! Onze constante investeringen garanderen steeds de nieuwste materialen in grote hoeveelheden.

Industriestraat 16 • 8755 Ruiselede T. +32 (0)51 58 04 78 • F. +32 (0)51 636 195 info@deltarent.com

www.deltarent.com

Soundfield nv Bruisbeke 19/21 l 9520 St Lievens-Houtem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundfield.be

eventnews.be

17

Fast Forward Events staat als een - creatief - huis

F

ast Forward Events bestaat negen jaar en blijft ook in economisch moeilijke tijden verder groeien. Bovendien hebben zaakvoerders Pascal en Mathias de organisatie perfect op punt gezet voor een mooie toekomst; zowel creatief, administratief als logistiek. Daarenboven bevestigen de verschillende Bea Awards keer op keer ons creatief talent.

Fast Forward Events heeft dus alle troeven om elke klant op zijn wenken te bedienen. Onder andere Samsung, Alken-Maes, Carglass en O’Neill zijn

Art Of Confusion scoort als betrouwbare partner

O

ok bij Art Of Confusion staat de tijd niet stil. Steeds vaker komen klanten terug om beroep te doen op onze diensten omdat ze in ons een betrouwbare partner vinden, en telkens verbaasd zijn over onze creatieve en vlekkeloze aanpak. De combinatie van klantvriendelijkheid en het beheersen van de laatste technologieën op het vlak van licht, geluid en beeld is onze belangrijkste troef. Dit mag blijken uit de lovende commentaren op recente projecten zoals: Proximus/Belgacom activatie op I love Techno, Les Transardentes voor Mavericks Entertainment en de Europese lancering van ‘So J&B’ voor Keep it Quiet, waar zowel de klant als de eindklant in hogere sferen waren van onze prestaties en flexibiliteit.

al langer kind aan huis maar recent kozen bijvoorbeeld ook Recupel en Maserati Benelux voor Fast Forward Events voor hun evenementen en activaties.

We zijn onderlegd in erg verschillende markten en bieden een allesomvattend pakket aan voor events, festivals en brandactivation... . www.fastforwardevents.be

HAVE YOU SPOILED YOUR CLIENTS YET?

0494 | thinkyellow.be

CONTACT US BEFORE THE COMPETITION DOES.

Communication and advertising agency

YOUR PARTNER IN ADVERTISING, COMMUNICATION, EVENTS & INCENTIVES. ThinkYellow Antwerpen | Oranjestraat 44.01, B-2060 Antwerpen | info@thinkyellow.be | +32(0)36893854 ThinkYellow Kortrijk | Park Office | Doorniksestraat 63/T, 8500 Kortrijk | +32(0)56960624

6 STEDEN s 10 LOCATIES s 60 VERGADERZALEN EEN VERZAMELING VAN GROTE GASTVRIJHEID

Martin’s Patershof s Mechelen

Martin’s Klooster s Leuven Turnhout Antwerpen

Martin’s Brugge s Brugge Brugge

Gent

Kortrijk Tournai

Mechelen Leuven

Brussels

Genval Liège

Waterloo

Martin’s Central Park s Brussels

Namur

Mons

Martin’s Relais s Brugge

Hasselt

Charleroi

Arlon

Villa du Lac s Genval

Martin’s Grand Hotel s Waterloo

Martin’s Manoir s Genval Château du Lac s Genval

Martin’s Lodge s Waterloo

Contact & info: mice@martinshotels.com

martinshotels.com

NOT JUST ANOTHER VENUE

WITH AA DOCK’S NEW EXPERIENCE

01 POLYVALENT

SCALABLE

VIP-ROOM

‘Like‘ ons op Facebook en win een gepersonaliseerd AA Dock’s geschenk.

WE RECENTLY CREATED MORE SPACE!

600M2 850M2

NEW BAR

01

NEW KITCHEN NEW PATIO

*OUFSOBUJPOBMFMBBO t #SVTTFMT t t JOGP!BBEPDLT CF

First real time and online meeting booking tool presenting over 500 venues in Europe

Easy to . . . t Search t Find t Explore t Book Online t Instant Confirmation t Multiple Request

Real time solution

Cost saving

Our solution Last minute

Large distribution

sales

Yielding

Fast & Secure system

Specific promotions

Data intelligence

Extensive inventory control

Real time solution

Cost saving

Yielding

Fast & Secure system

Extensive inventory control

Large distribution

Last minute sales

Specific promotions

Data intelligence

One system – 2 distribution models

One system – 2 distribution single models

Lastminutemeetingroom.com provides a solution that solves all challenges. The web-based platform is easy to find, easy to search, easy to explore, makes it easy to book online, facilitates multiple requests, and provides instant confirmation.

Lastminutemeetingroom.com

E-Hospitality bvba Laurent-Benoit Dewezplein 3 Poortgebouw links B-1800 Vilvoorde T +32 (0)2 344 25 50 F +32 (0)2 343 24 50 info@lastminutemeetingroom.com

eventnews.be

23

Emmaüs en The Oval Office zetten de puntjes op de ü

E

ind april gaf zorg-vzw Emmaüs het startschot voor het feestjaar naar aanleiding van haar 15-jarig bestaan. Op de grens van de Antwerpse gemeenten Putte en Heist-op-den-Berg werd een maïsdoolhof ingezaaid waarin in september de feestelijkheden zullen plaatsvinden.

weekends van 31 augustus en 7 september zullen in en rond een 6 hectare grote doolhof talrijke activiteiten plaatsvinden voor de 6000 medewerkers en hun gezin. Ook patiënten en bewoners van de voorzieningen van Emmaüs zullen er terecht kunnen.

Met het idee om allerlei activiteiten te organiseren in een groot maïslabyrint won live communication bureau The Oval Office de evenementiële pitch. Het bureau ontwierp ook het feestlogo, de slogan “Wij zetten de puntjes op de ü. Al 15 jaar lang”, de website www.15jaaremmaus.be en de verschillende interne communicatietools.

Ter gelegenheid van Open Monumentendag (8 september) en de septemberweekends zal het doolhof openstaan voor het grote publiek. Het doolhof komt er in samenwerking met vzw Kempens Landschap en de gemeentes Putte en Heist-op-den-Berg.

Vzw Emmaüs, die 21 voorzieningen in de gezondheids- en welzijnszorg telt, viert dit jaar haar 15-jarig bestaan. Niet met een academische zitting of een traditioneel personeelsfeest, maar met een verrassend evenement. Tijdens de

Het doolhof werd op 28 april symbolisch ingezaaid door een delegatie uit alle 21 voorzieningen van Emmaüs, de leden van de raad van bestuur van Emmaüs, Kempens Landschap en de burgemeesters van de gemeentes Putte en Heist-op-den-Berg.

Nieuwe website voor Mojuice D

e nieuwe website van Mojuice geeft u op een snelle en eenvoudige manier een overzicht van de belangrijkste projecten die het bedrijf gerealiseerd heeft in zijn 5-jarig bestaan.

Deze projecten zijn opgedeeld in 5 hoofdcategorieën: (interactive) Video, Content installations, Mobile & touch, 3D mappings & shows en (serious) Games.

Het geeft een mooi beeld hoe het bedrijf zich in 5 jaar tijd verbreed heeft van videocreatie & -animatie tot interactieve toepassingen, mobiele technologie & games.

Maar videocreatie & -animatie blijft de belangrijkste pijler binnen Mojuice. Neem zeker ook eens een kijkje in de Timeline-sectie, daar krijgt u in 1 beeld een overzicht van enkele projecten in de kijker van 2008 tot en met 2012.

Neptunus is dé specialist in tijdelijke accommodaties en gebouwen.

Uw event moet schitteren, stralen. Daarom kiest u voor Neptunus, dé specialist op het gebied van tijdelijke accommodaties met uitstraling.

Bekijk samen met ons de talloze innovatieve mogelijkheden en laat u verrassen door de diversiteit en omvang.

Samen komen we tot een oplossing die uw event alle ruimte geeft om te schitteren.

Voor meer informatie kijk op: www.neptunus.eu NEPTUNUS B.V.B.A. Halveweg 62 | 3520 Zonhoven T (+32) 011 81 21 51 sales.be@neptunus.eu | www.neptunus.eu

THE NETHERLANDS

BELGIUM

UNITED KINGDOM

GERMANY

FRANCE

POLAND

AUSTRIA

VAN DER VALK HOTEL BRUSSELS AIRPORT

40 new luxurious rooms and 2 high level meeting areas!

Only 3 years after its grand opening, the 4* Van der Valk hotel Brussels Airport will offer an additional 40 brand-new luxurious rooms & suites and 2 panoramic meeting areas, all located in the new Executive Wing.

New Rooms: • Luxurious & natural materials • XL rain shower and/or whirlpool • Personal service • Minibar, airport shuttle service, fitness and Wi-Fi included in room rate New Meeting rooms: • 2 panoramic meeting rooms • Fixed class style: 60 cap.

• Fixed Boardroom: 16 cap.

• Private terrace • High-tech equipment With the opening of the new Executive wing, the hotel will now provide a total of 224 rooms and 13 meeting rooms.

The unique 7th floor can host up to 400 persons (standing) and has a breath-taking view of the airport and Brussels!

Van der Valk Hotel Brussels Airport

Culliganlaan 4b

1831 Diegem

+32 (0) 2 277 20 00

www.hotelbrusselsairport.com

26

Rubriek Flashback

D

e evenementensector bruist als geen andere. Bijna elke dag vinden er evenementen plaats van diverse pluimage, in de vier hoeken van BelgiĂŤ. We nodigen u uit om doorheen de lens van de Eventattitudemedewerkers een duik te nemen in de actualiteit van de Belgische evenementenwereld.

Klant: Zoute Events | Event: Zoute Grand Prix 2012 | Datum: 04_07/10/2012 | Locatie: Knokke

Klant: Art on Paper | Agence: VO Event | Event: Beurs voor hedendaagse tekenkunst in Brussel | Datum: 04_07/10/2012 | Locatie: White Hotel Brussel

Klant: Diabolix Business Club | Agence: Verhulst Event | Event: BelgiĂŤ Schotland | Datum: 16/10/2012 | Locatie: Heizel - Paleis 2 (Brussel)

Rubriek 27

Klant: BMW Group Belux | Event: BMW Belux Fan Day 2012 | Datum: 20/10/2012 | Locatie: Industriepark “De Vliet” (Bornem)

Klant: Spullenhulp vzw | Agence: VO Event | Event: Second Hand Second Life | Datum: 09/11/2012 | Locatie: Tour & Taxis (Brussel)

Klant: Elle België | Event: ELLE Party | Datum: 16/11/2012 | Locatie: Concert Noble (Brussel)

28

Rubriek Flashback

Klant: Mercedes-Benz Belgium Luxembourg | Event: A Class Driving Experience | Datum: 22_23/11/2012 | Locatie: Circuit Zolder

Klant: Belgacom | Event: The Night of ICT | Datum: 28/11/2012 | Locatie: Tours & Taxis (Brussel)

Klant: Belgacom | Event: Partners Event | Datum: 24/10/2012 | Locatie: The Event Lounge (Brussel)

Rubriek 29

Klant: Euphony | Event: Euphony Sales Day Nederland | Datum: 17/11/2012 | Locatie: CineMec (Ede - Nederland)

Klant: KPMG Support Services | Event: Annual Alumni Cocktail 2012 | Datum: 04/10/2012 | Locatie: KPMG kantoren (Brussel)

Klant: Ernst & Young | Event: Onderneming van het Jaar | Datum: 22_23/10/2012 | Locatie: Auditorium 2000 (Brussel)

30

BEA Special

Benelux Event Awards 2013

MeetMarcel en Fast Forward events winnen gouden BEA Op 28 maart vond de jaarlijkse ceremonie van de uitreiking van de Benelux Event Awards plaats in Paleis 10 van de Heizel. De eventbureaus MeetMarcel en Fast Forward events mochten een Golden Award in ontvangst nemen voor een publiek dat op zijn paasbest was gekleed voor de 15de editie van de wedstrijd.

V

oor deze feestelijke editie van de wedstrijd die prijzen uitreikt aan de beste live communicatiecampagnes hadden de organisatoren van de BEA alles uit de kast gehaald.

In het midden van het onherkenbare Paleis 10, op een groot rondvormig podium, werden de bronzen, zilveren en gouden awards uitgereikt aan de eventbureaus die met succes door de selectierondes waren geraakt, die dit jaar zeer streng waren. De Noor Elling Hamsö van Event ROI Institute zei het volgende over de BEA: “Van alle wedstrijden over communicatie die ik ken, zijn de BEA veruit de meest professionele. Ik heb het dan niet enkel over deze gala-avond, die

nog maar eens geweldig is, maar ook en vooral over de manier waarop de jury de projecten heeft bestudeerd.”

Bruno Schaubroeck en het team van We Make You Happy waren opnieuw de organisatoren van de avond, waarop 850 professionals uit de eventwereld aanwezig waren. Samen wilden ze van deze 15de editie een gala-avond maken waaraan verscheidene directeurs van eventbureaus zouden meewerken en dus de traditionele presentatoren zouden vervangen. In combinatie met de creatieve, technische en logistieke bijdrage van

de sponsors van de BEA was deze formule een schot in de roos. De avond bood alles wat men van dit jubileum kon verwachten, en duurde zoals de traditie het wil - tot in de late uurtjes.

Naast de Benelux Event Awards 2013 vond eveneens de ceremonie van de uitreiking van de Best Event Catering Awards plaats. Deze award werd twee jaar geleden voor het eerst uitgereikt en gaat naar de meest geslaagde eventcatering in het kader van een bedrijfsevenement, en dit in al zijn facetten. Gourmet Invent en Delicious Catering zijn daarbij als winnaars uit de bus gekomen.

Palmares van de BEA 2013 Golden BEA Awards • Fast Forward events voor Ristorante del Grano - Come a Casa (Ter Beke) • MeetMarcel voor de lancering van de nieuwe collecties van Samsonite

Silver BEA Awards • VO Event voor Second Hand Second Life, het Defilé van Spullenhulp • UC Belgium voor Nikon: I am a Rockstar • MeetMarcel voor de lancering van de iPhone 5 (Mobistar)

Bronze BEA Awards • D-side voor het evenement Same Family, New Generation van Mestdagh Group • Event Masters voor het congres Open VLD #vrijheid • Sylvester Productions voor de Telenet AEM 2012 • Sportizon voor de Nivea For Men Friends Cup (Beiersdorf) • To The Point Events voor World of Warsco (Warsco Units)

Golden Catering Awards • Delicious Catering voor Alphabet Lease Car of the Year 2012 • Gourment Invent voor Ristorante del Grano

BEA Special 31 Dit jaar maakte Wim Voss van NewWorld deel uit van het presentatieteam. Met het hem kenmerkende enthousiasme is hij op het podium gestapt. « Het concept van de avond paste perfect bij de jubileumeditie van de BEA, » zo vertelde hij ons. « Ik vond het heel interessant dat de agentschappen werden opgeroepen om mee te werken aan de presentatie en de animatie tijdens de avond. De afwisseling tussen de prijsuitreikingen en de speciale acts was ook heel geslaagd. Ik vraag me alleen af of men de aandacht van het publiek gedurende de hele ceremonie heeft kunnen vasthouden. Hoe dan ook, de BEA blijft het evenement van het jaar, en ik heb mij bijzonder goed geamuseerd. Als men nog iemand zoekt om de presentatie van volgend jaar te verzorgen, dan kan men op mij rekenen! »



www.bea-awardspictures.be © Eventattitude / E. Charneux – F. Garrido – H. Ickx

Peter Verplancke – Sportizon Peter Verplancke, Managing Director bij Sportizon, was onder de indruk van de organisatie en het concept van de voorbije BEA-Awards. “Het idee was bijzonder professioneel uitgewerkt. Het rondvormig podium en de verschillende camera’s gaven de indruk van een Oscaruitreiking. Paleis 10 was bovendien onherkenbaar. Ik vond het ook verrassend dat het publiek, 1 voor 1 creatievelingen uit de eventindustrie, zich hield aan de black tie dresscode. Leuk was zeker de presentatie die in handen was van sectormensen. Er is een gezonde concurrentie tussen de verschillende professionele eventorganisatoren in België. We gunnen elkaar het succes.”

“Als ik dan toch één kritisch puntje mag aanhalen, dan zou ik in de toekomst eerst het showgedeelte laten plaatsvinden en pas daarna het diner. Nu vloeiden beiden door elkaar heen, en het viel op dat aan verschillende tafels na verloop van tijd onder elkaar gepraat werd. Het is natuurlijk logisch dat je met je eigen genodigden, je eigen klanten, een babbeltje slaat. En sowieso is een seated dinner combineren met een presentatie waarbij iedereen aandachtig luistert, moeilijker dan je denkt.”

“De BEA-Awards zijn ondertussen niet meer weg te denken uit de Belgische eventkalender. Voor eventkantoren is de objectieve waardering van zowel jury als eigen klanten bijzonder belangrijk. Wie wint, gebruikt dat in zijn externe communicatie naar bestaande en nieuwe klanten. Wij vermelden dit zelfs in ons presentatieboekje voor een nieuw project.”

32

BEA Special

Bert Knuts – Event Masters



www.bea-awardspictures.be © Eventattitude / E. Charneux – F. Garrido – H. Ickx

“Ik vond die combinatie presentatie-diner wel succesvol”, aldus Bert Knuts, Managing Partner bij Event Masters. “De afwisseling was leuk. Net als het feit dat er voor een seated dinner werd gekozen, bij walking dinners eet ik toch niets!”

“Het concept had veel weg van een Oscaruitreiking, niet alleen door de verschillende uitmuntende camerastandpunten maar eveneens door de presentatie die in handen was van mensen uit de sector zelf.

Een heel leuk idee, in Hollywood worden de Oscars toch ook door sectormensen uitgereikt? Dat is een vorm van waardering voor elkaar!”

“Ik heb wel het gevoel dat er iets té veel volk aanwezig was. Ikzelf zat immers vlak onder het grote scherm, waardoor ik moeilijk kon zien wat daarop verscheen.”

“Sowieso zijn de BEA-Awards een belangrijke netwerkavond. Het is een bijzonder goed initiatief dat zeker moet blijven bestaan. Wie wint, gebruikt dat inderdaad in zijn externe communicatie. En je merkt wel dat klanten gevoelig zijn voor dergelijke onderscheidingen.”

BEA Special 33



www.bea-awardspictures.be © Eventattitude / E. Charneux – F. Garrido – H. Ickx

Bruno Schaubroeck – We Make You Happy Bruno Schaubroeck, Senior Account & Production Manager bij We Make You Happy, stond in voor de organisatie van de avond. Hij was niet aan zijn proefstuk toe, in 2012 had hij met 24Seven de organisatie al eens in handen genomen. “Ik sta zeker open voor alle opbouwende kritiek van collega’s. De BEA Awards moeten een onvergetelijke avond worden. We hebben daar vorig jaar al de fundering voor gelegd, dit jaar de muren en volgend jaar volgt zeker het dak. Hoe we dat zullen aanpakken, is nog niet duidelijk. Willen we het evenement groter maken, of net terug wat kleiner? Ik wil hiervoor zeker met verschillende belanghebbenden aan tafel zitten.”

“Het klopt trouwens dat er tijdens de presentaties hier en daar werd gepraat. Daar moeten we iets op vinden.

Het is anderzijds jammer dat net collega’s, die maar al te goed weten hoe vervelend zoiets is, zich hiertoe lieten verleiden. Nu ja, ik snap het wel omdat zij met klanten aan tafel zitten, maar het is vooral jammer dat er zelfs gepraat werd tijdens het eerbetoon aan Bruno Dehasque, één van de eventmanagers van Mobistar die kort voordien overleden was.”

“Het klopt ook dat Bert van Event Masters net onder het grote scherm zat. Maar wat mij ook opvalt, is dat zélfs mensen uit de eventsector er toch niet in slagen om zich op tijd te registreren. We moeten volgend jaar absoluut een deadline inlassen. Nu hebben we last minute nog verschillende inschrijvingen binnen gekregen, terwijl de zaal eigenlijk al vol zat. Ook dit is een agendapuntje dat ik graag met enkele andere sectormensen wil bespreken.”

BRUSSELS�EXPO the MEETING�POINT De Benelux Event Awards in the heart ofmetEurope worden georganiseerd de actieve medewerking van de volgende sponsors BEA 2013 - Title Sponsors WWW�BRUSSELS�EXPO�BE

103474-meetingpoint-210x297mm.indd 1

17/11/11 09:48

BEA 2013 - Financial sponsors

BEA 2013 - Main sponsors

BEA 2013 - sponsors

BEA 2013 - AWARD sponsors AdvertentieA4.indd 1

30/11/10 22:47

BEA 2013 - ORGANISER

BEA Special 35

Best Catering Award 2013

Delicious Catering wint goud

Dieter Samyn en Christophe Desoete, Delicious Catering

Naast de Benelux Event Awards 2013 vond eveneens de ceremonie van de uitreiking van de Best Event Catering Awards plaats. Deze award werd twee jaar geleden voor het eerst uitgereikt en gaat naar de meest geslaagde eventcatering in het kader van een bedrijfsevenement, en dit op het vlak van creativiteit, uitvoering, logistiek, enz.

N

et zoals bij de BEA wordt de Best Catering Award toegekend op basis van een gedetailleerde studie van elk project. Om de geloofwaardigheid en objectiviteit van de wedstrijd te verzekeren, worden deze eventcateringprojecten bestudeerd en gequoteerd op basis van evaluatieformulieren die door 20 professionals – klanten en leveranciers – worden ingevuld die zelf aan het deelnemende evenement hebben bijgedragen.

Deze mensen hebben dus het evenement zowel voor als achter de schermen meegemaakt, wat maakt dat zij het best zijn geplaatst om elk project te beoordelen.

Dieter Samyn van Delicious Catering, die de competitie 2013 ex aequo heeft gewonnen, geeft ons zijn reactie op dit succes.

Dieter Samyn, Delicious Catering: “Het is het tweede jaar op rij dat we deze gouden Event Catering Award gewonnen hebben. En daar zijn we best trots op. We kregen de award voor de culinaire omkadering van het evene-

ment ‘Alphabet Lease Car of the Year 2012’.

Hiervoor ontwikkelden we een cateringconcept dat door de klant en de aanwezige gasten werd omschreven als ‘authentiek en tegelijk zeer eigentijds’. Een mooi compliment en het bewijs dat onze aanpak vruchten afwerpt.”

“Deze onderscheiding is de bevestiging van de juiste richting die we volgen. We denken, ongeacht het budget, nu eenmaal altijd met de klant mee. Wat kunnen wij doen opdat zij hun producten beter kunnen verkopen. Of, in het geval van een eventbureau, opdat het concept van het evenement bij de genodigden aanslaat?

Eventcatering is zoveel meer geworden dan enkel en alleen lekker eten. Een professional moet ook een kwalitatieve hospitality garanderen en een goede bediening. Het resultaat? Culinair hoogstaande verhalen die precies bij het evenement passen en er een extra toets aan geven.”

“We gebruiken deze award zeker in al onze communicatievormen naar onze klanten en prospects toe. Zij willen immers referenties zien.”

NIEUW EXPERIENCE MEETINGS ALLE INGREDIﾃ起TEN VOOR EEN GESLAAGDE MEETING

HOTELS DESIGNED TO SAY YES! radissonblu.com/meetings

RADISSON BLU ROYAL HOTEL, COPENHAGEN

EXPERIENCE SUCCESS

Omdat uw bezoekers belangrijk zijn.

onderhoud zelf uw eigen registratiesite vlot onthaal via tablet, pc of smartphone

BAD LIGHT?

uw bezoekersondersteuning op maat

Voor u een audiovisueel bedrijf onder de arm neemt, denkt u beter twee keer na. Terecht. Want u mag pas écht tevreden zijn met een partner die technologie koppelt aan een perfecte service, volgens het afgesproken budget en levertermijn.

Net daarom kiest u voor Auvicom. www.auvicom.be s info@auvicom.be s 02 380 10 44

U

niek gelegen aan het strand, vormt Thermae Palace hét gezicht van Oostende: de majestueuze galerij met het gebouw in belle époquestijl domineert de hele Noordzeepromenade.

Het hotel beschikt over 159 comfortabele kamers met een wijds panorama: op de Noordzee, de renbaan,… kortom een prachtige zichtkaart van Oostende.

Tevens is het gelegen op een wandelafstand van het stadscentrum en het Casino Kursaal.

Thermae Palace biedt u keuze uit 18 zalen, variërend in stijl en omvang. Deze zalen kunnen gebruikt worden voor vergaderingen, beurzen, opleidingen, congressen alsook feesten en recepties. Er zijn intieme zalen voor kleine gezelschappen vanaf 8 personen. Uitzonderlijk is de Kunstgalerij, met oogverblindend zicht op zee. Deze locatie leent zich uitstekend voor een informele receptie of als tentoonstellingsruimte tot 225 personen. En dan is er de imposante Ballroom Albert I. In deze zaal richten wij banketten aan voor maximaal 450 personen.

Houdt u hier een receptie, dan kunt u maar liefst 1000 gasten ontvangen.

En vanzelfsprekend kunt u de catering met een gerust hart aan ons overlaten.

Hotel Thermae Palace:: Koningin Astridlaan 7:: 8400 OOSTENDE T +32 (0) 59 80 66 44:: F +32 (0) 59 80 52 74 info@thermaepalace.be:: www.thermaepalace.be

www.abusol.com

EXHIBITIONS

EVENTS

CONFERENCES

BRUSSELS�EXPO your MEETING�POINT in the heart of EUROPE WWW�BRUSSELS�EXPO�BE

Event Management 39

Budgettaire tendensen 2013

Stabiliteit bevestigd Het jaarlijkse onderzoek naar de budgettaire tendensen, uitgevoerd door Experience Magazine, bevestigt een stabiliteit van de intenties van de grote klanten, en dit ondanks een inkrimping van de budgetten die in verschillende economische sectoren wordt gevoeld.

    

 

      

 

   

 

 

                              

   oor het vijfde achtereenvolgende jaar   heeft het vakblad voor de eventsector een   onafhankelijk bureau ingeschakeld om  een groep bedrijven uit de Belgische Top 1.000  te ondervragen om de trends voor het lopende  jaar te evalueren. De voorbije maand maart

 

V

reageerden in totaal 134 verantwoordelijken van bedrijven op deze vragenlijst.

               

     

 

     

Types georganiseerde evenementen

Zoals andere studies reeds eerder aantoonden, zijn de personeelsfeesten stevig verankerd in de cultuur van de bedrijven. Ze horen dan ook bij  de periodes de  posten die resistent zijn tegen  van laagconjunctuur. Hetzelfde geldt voor salons en  voor de evenementen gewijd aan de klanten   van de bedrijven. Een trio dat velen beschouwen  voor de prospectie en als de onbetwiste basis  interne relaties enerzijds,   en de klanten/leveranciers anderzijds.





Stabilisatie van de budgetten…

Met 50% van evenementenbudgetten die de drempel van 50.000 euro per jaar niet overschrijden, noteert de live communicatie geen significante progressie ten opzichte van de cijfers die de voorbije twee jaar werden verzameld.

Daartegenover suggereert de lichte stijging in de segmenten van budgetten van 50 tot 100.000 euro en 100 tot 200.000 euro dat dit type communicatie marktaandeel blijft ontrukken van andere media. Een indruk die ook door het volgende punt wordt bevestigd.





                             

40 Event Management

  

… en de intenties

Het ziet er heel anders uit dan bij de resultaten van de studies in de periode 2008-2009, die zware bezuinigingen op alle uitgaven aankondigden. Velen verwachtten zich aan een reductie van de evenementiële intenties van de bedrijven in 2013. Volgens de resultaten van de studies hebben ze het echter mis. Althans gedeeltelijk. 75% van de respondenten bevestigen dat de evenementiële budgetten van hun bedrijf ongewijzigd blijven, ondanks een onzeker macro-economisch klimaat. Als we rekening houden met de sterke achteruitgang in sommige activiteitensectoren, moeten we concluderen dat de event-communicatie de storm op dit ogenblik goed doorstaat.

Bij de 25% respondenten die een verandering van hun budget hadden aangegeven, zowel in stijgende (11%) als in dalende lijn (14%), zijn 93% van deze bedrijven van mening dat deze variatie niet groter zal zijn dan 5 tot 25% van het budget tijdens het voorgaande fiscale jaar.

       

 

 

 

 



 

  

 

 

 

   

             Onafhankelijke studie uitgevoerd in maart 2013, op basis van een vragenlijst,    telefonisch afgenomen bij 134  eventverantwoordelijken die werken   voor bedrijven uit de Belgische Top  1.000, gevestigd in Brussel (10,4%) en  Vlaanderen (89,6%). Illustratieve studie uitgevoerd bij een niet-representatieve steekproef van de Belgische economie.



 



 

   

   

    

     

 





Event Management 41                          



                

 













 

 

 

 

 

 

 

 



 < 100 29%  100 − 250 23% < 100 29% 250 − 500 13% 100 − 250 en aard 23% Omvang 500 − 1,000 10% van− de 250 500evenementen 13% >In1,000 24% bedrijven hebben 500 grote − 1,000 10% evenementen een nationaal (35%) of internationaal (30%) ka> 1,000 24%

 



  





   



   

 



   

















 



















Wat betreft de aard van hun evenementen, geeft 34% van de ondervraagden aan dat hun belangrijkste evenement valt onder de categorie  ‘salons’, en 29% onder ‘klantenevents’. De on verwoestbare personeelsfeesten vervolledigen   dit koptrio met 24% van de antwoorden van de   ondervraagden.  

  





     



    Conclusie     Tenzij er zich belangrijke gebeurtenissen zouden    voordoen op het nationale en internationale   politieke en economische toneel, zal het jaar 2013    zich voortzetten zoals het was begonnen: op een    golf van stabiliteit.

De antwoorden die verkregen   werden bij het panel hebben inderdaad percen 



 

  

 



 









 











rakter. Het bereik van de evenementen is zeer vergelijkbaar met deze van de voorgaande jaren.

Het gemiddeld aantal deelnemers dat ze verzamelen, lijkt daarentegen te stijgen. Licht, dat zeker, maar toch wel een stijging: 24% (!) van de respondenten kondigen aan om minstens één evenement van meer dan 1.000 personen te organiseren. Aan de andere kant, verzamelt 29% van de evenementen niet meer dan 100 personen, tegenover 23% evenementen van 100 tot 250 genodigden en 10% met 500 tot 1.000 personen.

tages gegenereerd die massaal in die richting wijzen. De actualiteit van de laatste maanden heeft echter aangetoond dat geen enkele analyse nog rekening houdt met de middellange termijn, aangezien de economie en de overheden de kaarten voortdurend opnieuw schudden.

Enkele activiteitensectoren, waaronder enkele grote consumenten van evenementen, ervaren momenteel problemen en kunnen de algemene tendens negatief beïnvloeden.

42

Event Management

Op bezoek bij RTL Events

Toegankelijkheid, imago en zichtbaarheid Jean-François Guillin en Marc Duthoo zijn de drijvende kracht achter RTL Events.

Met hun team staan ze in voor de volledige organisatie van verscheidene events die het grote publiek mobiliseren rond acties van de verschillende radio- en televisiezenders van RTL Group. Maak kennis met de twee heren …

Hoe zijn jullie bij RTL Events terechtgekomen?

Waarin bestaat jullie taak binnen deze afdeling?

Jean-François Guillin: In 2003 kreeg ik de kans om voor het departement “partnership” te werken, en in 2005 heeft RTL voor de eerste keer zijn eigen events georganiseerd met de eerste editie van de Kerstparade. De afdeling zoals ze nu is, is in 2011 ontstaan. Ze is het resultaat van intern onderzoek, om onze zenders meer op de voorgrond te plaatsen. Hoewel externe partnerships belangrijk zijn voor de populariteit van onze zenders bij ons publiek, moesten we ook andere partners vinden die in de lijn van onze events liggen. Vanaf toen was het maar een kleine stap meer om onze eigen events te organiseren.

J.F.G.: Mijn functie bestaat voornamelijk uit het leiden van ons team. Maar ik houd ook graag contact met het terrein, zoals met de productieteams, de lokale besturen, de partners, en ik help ook graag bij de ontwikkeling van een concept en de uitvoering van de events. Die contacten en creatieve uitdagingen blijven een stimulans voor mij.

M

arc Duthoo: Wel, ik ben mijn carrière een tiental jaar geleden begonnen bij IP, de reclameregie van de groep. Tien jaar lang heb ik externe partnerships helpen opbouwen om de verschillende zenders van de groep in de schijnwerpers te zetten op events die door derden waren georganiseerd.

M.D.: Samen met Jean-François bestaat mijn werk erin om partners voor onze events te vinden, en ook om hun communicatieplannen te ontwikkelen, zowel over de events zelf als over onze verschillende media. De combinatie van media en events is natuurlijk een van de grote troeven van onze groep.

Welk soort evenementen organiseren jullie?

M.D.: We organiseren verschillende soorten events, maar er zijn elementen die telkens te-

Event Management 43

rugkomen. Het gaat namelijk altijd om massa events, zodat onze zenders en adverteerders door zo veel mogelijk mensen worden opgemerkt. In het kader van een positief imago moeten deze events ook heel toegankelijk zijn en ze moeten dicht bij ons publiek plaatsvinden.

Daarom bieden we onze events niet alleen gratis aan, maar we laten ze ook op meerdere plaatsen doorgaan en in sommige gevallen schakelen we onze animatoren in.

J.F.G.: RTL Events organiseert een twaalftal events per jaar, waaronder de inzamelingsactie Télévie in april met jaarlijks bijna 10 000 mensen, 6 Villages Kidz RTL in mei waarop zo’n 60 000 nieuwsgierigen aanwezig zijn, onze twee Kerstparades met 70 000 bezoekers per editie en de Waalse Feesten in Namen, die nog altijd veel volk lokken, met bijna 300 000 mensen op 5 dagen tijd. Eind juni organiseren we een gloednieuw massa event voor Radio Contact op de Citadel van Namen, een evenement dat 10 000 mensen op de been zou moeten brengen. Als eenmalig event houden we

deze zomer 5 royale picknicks met 10 000 gratis barbecuegerechten om te vieren dat Koning Albert 20 jaar op de troon zit.

Hoe worden jullie events georganiseerd?

J.F.G.: Alles wordt vanuit onze afdeling in goede banen geleid door Jérôme Delangre, onze event officer, door twee assistentes, Gina en Julie, die meer dan enkel administratief werk doen, en ten slotte door Valérie, die zich bijna uitsluitend met Télévie bezighoudt.

Welk event is voor jullie het meest geslaagd?

M.D.: Alle events waren voor mij geslaagd, want elk event heeft iets unieks. Zoals de Kerstparades, die elk jaar 70 000 à 80 000 mensen bij elkaar brengen. Dat is misschien wel het event dat het meest op ons publiek is afgestemd.

Je zou de fonkeling in de ogen van de kinderen moeten zien wanneer ze dat sprookjesachtige spektakel zien voorbijkomen!

J.F.G.: Je kunt er inderdaad niet echt één event uitpikken. Als ik echt een toffe herinnering moet noemen, dan kies ik voor de eerste Waalse Feesten, vijf jaar geleden. Tussen het moment waarop onze offerte werd aanvaard en de eerste soundcheck hadden we slechts enkele maanden om alles in orde te krijgen. Nieuwe scène, nieuwe site, nieuw programma, een schitterende VIPruimte op de binnenplaats van het provinciaal paleis van Namen,… Dat was pas een echte grote uitdaging!

44

Event Management

ACC Education

Is een opleiding in events nog nodig?

Inside Job door Tom Bellens

Professionele events organiseren is meer dan een ‘feestje bouwen’, het brengt veel verantwoordelijkheden met zich mee.

Is het nodig om opleidingen voor de eventsector te organiseren? De vraag stellen is ze beantwoorden: door de verdere professionalisering van ons vak is het nu juist zeker een must om jonge mensen een sterke opleiding te geven in het creëren van events. En bovendien willen we toch ook jonge gasten blijven begeesteren over ons vak dat zoveel kansen geeft.

M

aar opleidingen moeten nuttig zijn en aansluiten bij de arbeidsmarkt. Om de opleidingen beter te sturen kan een werkgroep Education onder het ACC heel wat opleveren.

Opleidingen in kaart brengen en sturen

Op de laatste ACC vergadering werd door de aanwezige bureaus geopperd om een werkgroep ‘Education’ op te starten rond opleidingen. Dit gaat zowel over de opleidingen in scholen voor juniors/stagiaires als opleidingen voor mensen die al werken in een agentschap. Met dit Expert Center Event Marketing willen we vijf verschillende zaken realiseren: 1. alle scholen in kaart brengen die van ver of dichtbij bezig zijn met een opleiding rond evenementen 2. met de scholen gesprekken opstarten rond hun noden 3. ideeën en bezorgdheden aankaarten omtrent stageplaatsen, duur van stages, opvolging,…

4. de stagemogelijkheden beter organiseren en mogelijk centraal sturen wat betreft planning 5. gerichte opleidingen zelf verzorgen waar vraag naar is en waarop momenteel nog geen voldoende antwoord wordt gegeven.

Studenten kritisch laten nadenken over events

Docent en leerling staan bij opleidingen in events doorgaans enorm dicht bij elkaar. Het is vaak zo dat op een festival de leerling bezoeker is en de docent organisator of ook bezoeker. Het is dan ook belangrijk dat we hun taal spreken. Dan ben je al een heel eind…

Maar naast de jongeren op een manier aan te spreken die hen motiveert is kennis ook heel belangrijk. Docenten en gastdocenten hebben het daarbij alsmaar moeilijker om de veranderende wereld en de complexe en snelle wijzigingen binnen ons vakgebied op te volgen. Het ACC kan hierbij helpen.

Event Management 45

Wie is Tom Bellens?

• Tom (38) is medeoprichter van Guava.

• Voormalig managing partner The Oval Office • Docent bij Thomas More Mechelen (voorheen Lessius) • Verantwoordelijk binnen het Rode Kruis bij grote manifestaties en voorzitter van een afdeling

Bovendien moet het bij de opleidingen vooral gaan over zelf denken. De toekomst is aan die leerlingen die door hun docent zover komen dat ze zelf kunnen nadenken en zelf oplossingen kunnen zoeken.

Inspireren is tweerichtingsverkeer

Ik heb zelf al mogen ervaren dat opleidingen in events zowel boeiend zijn voor de leerlingen als voor de docent. Inspireren werkt in twee richtingen.

Docenten kunnen met concrete praktijkvoorbeelden een ‘aha’ losweken, jonge gasten kunnen met hun jeugdig enthousiasme en frisse kijk op de zaken ook de docent verwonderen. Dat is een ongelooflijk belangrijke schat die vaak over het hoofd wordt gezien. Ik ervaar dat mijn eigen ervaring als docent een héél belangrijke meerwaarde is voor mijn professionele loopbaan de afgelopen jaren. Het houdt je op snee.

Die jonge gasten geven energie en komen met gerichte vragen af waardoor je met je beide voeten op de grond blijft en sommige voor de hand liggende zaken blijft in vraag stellen. Daarnaast geven ze enorm veel energie en nieuwe ideeën die toepasbaar zijn in ons vak.

Perfectie bestaat niet

Elke (gast)docent kan echter bevestigen dat het een grote uitdaging is om de leefwereld van de leerlingen en leraren zo dicht mogelijk bij elkaar te brengen.

Zal dat volledig lukken? Nee. Moet dat volledig lukken? Evenmin! Want net dat is het verschil tussen docent en leerling, ongeacht de leeftijd. Het is dat verschil, dat contrast, dat voor een interessantere opleiding kan zorgen. Die clash tussen generaties, tussen ervaring en dynamiek, tussen te veel weten en misschien nog niet genoeg weten… dat zorgt voor vuurwerk waar iedereen beter van wordt.

Bijscholing na de opleiding beter mogelijk maken

Ook is er volgens mij een debat nodig over een nog betere afstemming van het onderwijs op de arbeidsmarkt. De markt zoekt niet enkel ervaring,

maar vooral talent dat nog kan groeien en dat open staat voor continu leren en bijscholen.

Maar waar kan je bijscholen? Hoe kan je jongeren snel genoeg duiden op hun verantwoordelijkheden in de eventsector inzake verzekeringen en veiligheid? En hoe krijgen ze voldoende kennis over de veranderende rol van de eventorganiser als eindverantwoordelijke, ROI, ROE,… Is het mogelijk om met verschillende bureaus onder de ACC een soort Academy op te richten?

Het moet mogelijk zijn om mensen up-to-date te houden en steeds meer te laten evolueren op vlak van kennis en verantwoordelijkheden. Een prille twintiger is nooit volleerd, uit eigen ervaring weet ik dat je dat twintig jaar later evenmin bent… en dat is logisch. Maar het moet mogelijk zijn om onze kennis en vaardigheden voortdurend bij te schaven.

Neem nu als voorbeeld een van mijn dada’s: de verantwoordelijkheid en veiligheid op events. Welke student van 20 jaar ligt tijdens de les wakker van het feit dat hij/zij op een event de eindverantwoordelijkheid draagt over een vaak grote groep mensen? Hoe breng je hen aan de wijs dat events organiseren echt wel een vak is en meer dan ‘feestjes organiseren’. Er rust vaak een grote verantwoordelijkheid op de schouders.

Inzicht belangrijker dan kennis

Zelf probeer ik mijn inhoud met passie te brengen, vragen te stellen om interactie uit te lokken en voorbeelden aan te brengen uit de praktijk. Binnen de schoolmuren is het aan hen om de vraagstukken te doorgronden zodat de jonge gasten zelfstandig de juiste keuzes kunnen maken. Het gaat hoe langer hoe minder over kennis, maar meer over begrijpen en inzien. Ik ben dan ook enorm fier dat ik de voorbije acht jaar als expert-leraar zoveel mooie mensen heb zien afstuderen…”

Het ACC kan hier mee aan doen denken en over de grenzen van de bureaus heen kijken.

Event Management 47

“Stel je merk opnieuw ten dienste van de consument” Nieuwe regels voor effectieve eventsponsoring anno 2013

De wereld is drastisch veranderd. Consumenten staan vandaag dagelijks bloot aan een stortvloed van nieuwe boodschappen. Sociale media zijn daarbij de nieuwe heilige graal. Brands moeten meer dan ooit een nieuwe relevantie vinden om hun doelpubliek te bereiken. Je brand koppelen aan een ander evenement, als sponsor of met het doel om een breder of groter doelpubliek te bereiken, geeft je de kans direct met jouw doelgroep te communiceren. Maar het is niet langer voldoende op je kleine stand, ergens op de grote festivalweide of in een congrespaleis, je vlaggetjes en/of samples uit te delen. Als sponsor je merk activeren moet je vandaag anders doen dan pakweg 5 jaar geleden. Tijden veranderen, en snel!

B

art De Leeuw, managing partner van communicatiebureau Engage BBDO dat gespecialiseerd is in experience marketing en brand activation, legt uit hoe je in deze turbulente en snel veranderende tijden je brand activeert, je doelpubliek effectief bereikt en hun gedrag beïnvloedt.

Brand utility

Eventsponsors zijn normaal al tevreden met hun banner op de website, hun bedrijfslogo op de conferentietas of hun bedrijfsprofiel in het programmaboekje. Bij de verkoop van sponsorpaketten zijn dit mogelijke returns. “Dit is ‘old school’ evenementiële communicatie”, steekt Bart van wal. “Hopeloos verouderd! Evenementiële communicatie biedt bedrijven de kans aan directe, één-op-één communicatie te doen met zijn potentiële consument. Maar door het feit dat diezelfde klant dagdagelijks een stortvloed aan boodschappen te verwerken krijgt, moet de manier om zijn respons of participatie te verkrijgen drastisch anders worden aangepakt.

Of hij haakt af!”

Merken moeten opnieuw relevant worden en op zoek gaan naar een nieuwe relatie met hun consumenten. “Brand utility, zeg maar”, aldus Bart. “Ze moeten opnieuw ‘ten dienste’ worden gesteld van de consument.” Dit kan op 4 manieren:

• door nuttig te zijn • door de consumenten onderling en met het merk zelf te ‘verbinden’ • door te entertainen • door de consument iets aan te leren Aan de hand van enkele voorbeelden wordt snel duidelijk hoe je met één van deze 4 opties je merk activeert.

Useful

Vodafone koppelde begin dit jaar zijn naam aan het jaarlijks terugkerende festival ‘Kumbh Mela’ in India. Niet minder dan 100 miljoen hindoes nemen deel aan dit 50 dagen durende en grootste religieuze evenement ter wereld. “Dergelijke religieuze festivals weigeren elke vorm van ‘platte commercie’”, vertelt Bart. “Vodafone bracht echter toegevoegde waarde door oorverwarmers uit te delen die devotionele muziek afspeelden. Een bijzonder nuttige give-away want het event vindt tijdens de winter plaats, en volledig in harmonie met de waarden van het feest en het geloof van de deelnemers.”

In Nederland speelde Douwe Egberts vorige zomer met de ‘koffiewekker’ in op het gebrek aan goede koffie op festivalcampings. Het merk deelde ’s morgens lekkere koffie uit aan elke festivalganger die ’s avonds



Event Management 49

Bart De Leeuw, Managing partner Engage BBDO

een kaartje aan de ingang van zijn tent had opgehangen. “Het merk kwam zo sympathiek over en vervulde met deze actie een bestaande behoefte.”

Connect

“Je kan als merk ook ‘inhoud’ meegeven aan je doelpubliek. De aanwezigen vertellen dit dan door aan hun netwerk en voelen zich op deze manier belangrijk en deel van het verhaal. Ze worden VIP’s.”

Elk jaar vindt in Israël een groots Coca Cola-evenement plaats. Aan het begin van de zomer nemen enkele honderden jongeren deel aan Coca Cola Village, een soort van ‘summer break’ dat drie dagen duurt.

Op de editie van 2010 kregen de bezoekers bij aankomst een wristband (horlogebandje), gekoppeld aan hun Facebookaccount waarmee ze door middel van RFID checkpoints in staat waren om realtime ervaringen te delen met Facebookvrienden. “Thuisblijvers werden zo betrokken in het feest. Wie erbij was, kon tonen welke leuke activiteiten hij of zij dankzij Coca Cola meemaakte, een beetje stoefen zelfs. Voor eventorganisatoren ligt er dus een grote uitdaging in het koppelen van data van mensen in de echte wereld met de virtuele wereld.”

Entertain

“Als een passant je stand ziet, moet hij meteen de animatie begrijpen en er kunnen aan deelnemen. Wát je precies doet, moet ook leuk zijn om naar te kijken en te doen. En bovendien moet je boodschap of je actie ‘shareable’ zijn, op de sociale media maar evengoed via mond-totmondreclame op de festivalweide zelf. Aan deze 3 gouden regels moet elke fabrikant denken als hij zijn merk wil activeren door te entertainen”, aldus Bart.

“Volkswagen vroeg ons in 2009 een concept te bedenken om de nieuwe Polo te promoten bij zowel jongeren op festivals als families met kinderen aan de kust. Normaal vertrek je bij een opdracht van een concept. Welke gadgets je uitdeelt, wordt pas op het einde beslist. Voor deze actie, die dezelfde moest

zijn voor twee totaal verschillende doelgroepen, gingen we omgekeerd tewerk en bedachten we eerst de gadgets en vulden pas daarna het concept in.

De roadshow ‘Spring een gat in de lucht ... met de nieuwe Polo’ bestond uit een op maat gemaakte truck waarin een geautomatiseerde spelmodule was ingebouwd met springballen en waarbij de deelnemers zoveel mogelijk een gat in de lucht moesten springen. De give-away, een leuke witte springbal met het VW logo, was een regelrechte hype en zorgde voor een enorme visibiliteit op elk event waar Volkswagen aanwezig was. Naast de truck stond bovendien de nieuwe VW Polo opgesteld in een reusachtige springbal.”

Educate

“Small Business Saturday is een Amerikaanse winkeldag op de zaterdag na Thanksgiving, tijdens één van de drukste winkelperiodes in de VS van het jaar. Het werd gelanceerd door American Express in 2010 en heeft als doel de consument naar kleine zaken te lokken.”

Dankzij handig gebruik van sociale media, reclame en promotie door lokale en nationale politici kregen deze ‘small businesses’ een ongelooflijke boost. Met de slogan ‘shop small’ genereerde men in 2012 bijna drie miljoen Facebook-likes. Op deze manier helpt American Express zijn belangrijkste klanten, kleine handelaars, door het hele land op te roepen om bij hen te shoppen. Het bedrijf bezorgt hen ook alle tools die ze nodig hebben om zelf promotie te maken voor hun zaak op Facebook, Twitter, Yelp, YouTube enzomeer. Op alle manieren wordt opgeroepen om speciaal die dag te denken aan de kleine ondernemer. De actie is een bijzonder groot succes. In 2012 gingen niet minder dan 103 miljoen Amerikanen die zaterdag shoppen bij kleine zelfstandigen.

“Op deze 4 manieren”, besluit Bart, “kan je vandaag je merk terug populair maken, activeren. Vechten om de aandacht van de consument doe je vandaag door in te haken op bestaande noden, niet door gewoon meer geld uit te geven dan je concurrenten. Want door de ‘overvloed’ aan boodschappen haakt hij veel sneller af dan 5 jaar geleden. Brand activation moet meer zijn dan enkel wat gratis give-aways uitdelen.”

AL 10 JAAR UW PARTNER IN AUDIOVISUELE OPLOSSINGEN

-

8 UNIQUE STAGES EASY BRANDING HIGH VISIBILITY LEVEL QUICK TO INSTALL OWN BRANDING SERVICE 360° ROTATION VIEW 0.25M UP TO 4.5M HIGH

Uitgesneden aantal exemplaren: 3x

Prins Boudewijnlaan 17 - Unit 3 BE-2550 Kontich WWW.NOVID.BE

WWW.EXPO360.BE - INFO@EXPO360.BE

Boels Party & Events verhuurt al het materiaal dat nodig is om van elk feest een succes te maken. Van designmeubilair, decoratieartikelen en een tot in de puntjes verzorgde tafelaankleding tot en met professionele keukenapparatuur en -benodigdheden.

Als full-service dienstverlener kunnen we ook de hele logistiek van uw evenement verzorgen. Van de voorbereidingen tot en met de afbouw. Met één aanspreekpunt regelt u al het materiaal dat u nodig hebt.

Tel. 02 / 687 3850 boelsparty.com

Associations 51

De werkgroepen in de kijker Onlangs organiseerde BESA, de Belgian Event Supplier Association, voor de eerste keer een algemene ledenvergadering. Tijdens deze voortaan jaarlijkse bijeenkomst wil de organisatie zijn leden informeren over de verwezenlijkingen binnen de zes verschillende werkgroepen. Een overzicht van de belangrijkste resultaten sinds de oprichting van BESA.

B

ESA heeft momenteel 6 actieve werkgroepen: Sociaal draagvlak, Opleidingen, Communicatie, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, Technische normering en Hospitality.

Penningmeester Bart Van den Daele licht toe welke aandachtspunten behandeld werden in deze werkgroepen.

Sociaal Draagvlak

“De voorbije jaren werd onderzocht op welke manier BESA best kan antwoorden op de vraag van leden voor een meer aangepast sociaal tewerkstellingsstelsel. Na onderzoek en besprekingen met verschillende paritaire comités en de FOD WASO werd beslist om een samenvoeging met het Paritair Comité voor het Vermakelijkheidsbedrijf (304) te betrachten en een aanpassing van het bevoegdheidsdomein van desbetreffend paritair comité door te voeren.”

Communicatie

“Eén van de hoofddoelstellingen is het informeren van de sector, en daarom is de werkgroep communicatie ook één van de meer actieve werkgroepen binnen de vereniging. BESA werkt samen met verschillende mediapartners, social media, websites en beurzen om de communicatie, nieuwsbrieven, uitnodigingen, enz… zo efficiënt mogelijk te verspreiden. Daarnaast werkt deze groep eveneens aan partnerships met andere federaties uit de sector in binnen- en buitenland.”

Technische Normering

“BESA gaat veiligheid en problemen niet uit de weg. Om tot een kwaliteitslabel te komen heeft deze werkgroep nog een lange weg af te leggen. De motivatie is er om hier in 2013 sterke vooruitgang in te boeken. BESA is dan ook gestart op basis van het handboek van evenementenmakers van het VVEM (Vereniging voor Evenementenmakers) in Nederland. Verder werkt men samen met STEPP (Steunpunt voor Productionele, Ontwerpende en Technische krachten van de culturele sector) voor het opstellen van een veiligheidsdosssier.”

Opleidingen

“Onder opleidingen begrijpen we het informeren en opleiden van personeel uit de sector door middel van seminaries, workshops en gerichte opleidingen. De voorbije jaren heeft BESA maandelijks een aantal succesvolle sessies georganiseerd, en het is de bedoeling om verder te investeren in het opleiden en informeren van personeel en bedrijfsleiders. Ook in deze werkgroep werkt BESA samen met de partners aan een opleidingsmatrix om zodoende synergiën te vinden en kwalitatievere opleidingen te voorzien.”

MVO

“De werkgroep MVO is eind 2012 een jonge, ambitieuze werkgroep geworden onder leiding van Jasper Foré. Het doel is onze leden te begeleiden in maatschappelijk verantwoord ondernemen en ecologie. Hiervoor gebeurde een oplijsting van doelen in samenwerking met EcoLife.

Daarnaast bestudeert BESA ook een samenwerking met zijn Franse tegenhanger Synpase, die op dit vlak al heel wat verder staan.”

Hospitality

“De leden van BESA leveren niet enkel materiaal maar ook personeel. De werkgroep hospitality brengt daarom bedrijven samen die personeel voorzien op evenementen om over specifieke aandachtspunten te debatteren. Het sociaal statuut is hier ook heel belangrijk en deze werkgroep is een grote voorstander om zo snel mogelijk een kwaliteitslabel op poten te zetten.

Met de welgekomen hulp van Alain D’Haese leidt Carolien Van Keymeulen deze werkgroep met als doel uit te groeien tot een ‘professionele en ethische’ sectortak.”

BESA in 2013

Tijdens de ledenmeeting werden ook enkele specifieke acitiepunten voor de periode 20132014 voorgesteld. Zo wil BESA de directe dienstverlening naar de leden toe blijven aanbieden en verder uitdiepen, de aansluiting bij PC304 bewerkstelligen teneinde het statuut van de “event-medewerker” te formaliseren, synergiën zoeken met bestaande werknemers- en werkgeversorganisaties om het draagvlak verder te vergroten en ten slotte blijven inzetten op het kwaliteitslabel om te streven naar meer professionaliteit.

Een ruimer verslag van de ledenmeeting vindt u op www.b-esa.be

0RUH WKDQ MXVW SHRSOH

Tel: +32 (0)3 685 71 29 | Fax: +32 (0)3 685 71 32 Grote Steenweg 571 | 2600 Berchem | www.xtra1.be

AUDIO VIDEO LED LIGHTING SCENERY RIGGING & AUTOMATION

WWW.PRG.COM

+ BEST BOY, BAD BOY, VX76 Consoles & Mbox Media Servers have no more secrets for you #PRG EML Productions #demo days

54

Associations Oproep aan iedereen die de eventsector wil beter maken

Hoe groter de uitdagingen, hoe groter de nood om samen te werken

Is er nog nood aan een federatie die de belangen van de eventsector behartigt?

Met die eenvoudige maar belangrijke vraag gingen Frank Anthierens en Tom Bellens een jaar geleden rond de tafel zitten. Het antwoord is op zich eenvoudig: natuurlijk heeft iedereen in onze sector daar baat bij. Zeker nu de uitdagingen er niet minder op worden. Het nieuwe Expert Center Event Marketing heeft volgens ons absoluut een reden van bestaan.

M

aar hoe moet dat dan gebeuren? Hoe geven we die koepelorganisatie vorm?

Hoe zorgen we ervoor dat we niet blijven steken bij de blabla, maar komen tot efficiënte boemboem die onze sector beter maakt.

Dat is nu de voornaamste question jambon… en een reden om zoveel mogelijk mensen uit de sector te mobiliseren om samen te werken. Nu of nooit? Misschien wel.

De geboorte van ACC Event Marketing

Even opfrissen: de verenigingen ACEA en EQUAL beslisten een tijd geleden om samen te smelten en zich te scharen achter de vzw ACC Belgium (Association of Communication Companies).

Vervolgens werd er binnen die vzw een nieuw Expert Center opgestart: ACC Event Marketing.

Ondertussen zijn al meer dan 20 event bureaus actief lid van deze vereniging.

Onnodig verlies aan geld en tijd voorkomen

De voorbije weken hebben de leden hard gewerkt en zijn er al enkele belangrijke documenten opgesteld die bruikbaar kunnen zijn in onze sector. Deze zijn vaak gebaseerd op charters die al bestaan, maar die werden omgezet naar de specifieke noden en verwachtingen van onze sector.

Zo is er nu het ‘Competition Charter’. Dat bevat richtlijnen voor het organiseren van een competitie tussen meerdere eventbureaus. Daarmee willen we vermijden dat zowel de opdrachtgever als de eventbureaus onnodig kostbare tijd en geld verliezen.

Europese regels?

De aanbevelingen in dit competition charter zijn eenvoudig en logisch, maar toch worden ze vaak met de voeten getreden (meestal uit tijdsgebrek). Daardoor krijgen de mededingers het onaangename gevoel dat hun werk niet naar waarde wordt geschat. Naar aanleiding van de recent gelanceerde grote Europese tender voor meetings, congressen en events stelt zich de vraag: “Kan ACC hier een rol in spelen?”

Johan Vandepoel, CEO ACC: “We hebben in het verleden al heel wat energie gestoken in de Federale en Vlaamse overheid. We hebben hen geïnformeerd over onze manier van werken naar aanleiding van een aantal pitches die onlangs uit de hand gelopen waren. En met resultaat! Op Europese aanbestedingen hebben we spijtig genoeg nog geen impact. Door de kleine ploeg aan vaste medewerkers is het voor onze organisatie zeer moeilijk om hier op korte termijn grote veranderingen in te bren-

Associations 55

Johan Vandepoel, CEO ACC

gen. Dus wie op Europees vlak wil meedoen, moet het spel meespelen, vrees ik.”

Iedereen heeft baat bij duidelijkere pitches

Er is daarnaast ook een standaard briefing opgesteld om een event op te starten. Ook dat is een belangrijke stap vooruit.

Johan: “Met beide documenten werd een afspraak gepland met Chris Van Roey bij UBA (Unie van Belgische Adverteerders) om deze af te toetsen en te laten valideren zodat deze onder de leden kunnen verspreid worden en dat hopelijk tot betere en duidelijkere pitches kan leiden.”

Financiële situatie in kaart brengen

Er is ook een financiële enquête onder de leden gehouden die op dit moment wordt verwerkt door Ivan De Schrijver van BBDO. Met deze vragenlijst willen we de financiële toestand nagaan en zo inzichten bekomen. Hopelijk kunnen we hiermee binnenkort uitpakken: hoeveel werknemers en freelancers werken er, wat zijn de salarissen van deze mensen, wat is de omzet van de agentschappen, brutomarge, aantal klanten,…

Dit lijkt een voor de hand liggend onderzoek, maar het was nog nooit gebeurd. We merkten bovendien dat de openheid die er bij de communicatie- en reclame-agentschappen wel is, soms nog zoek is bij de eventleden.

Frank Anthierens

persoonlijk contact op. Als blijkt dat er interesse bestaat, wordt er een afspraak gemaakt. Wilt u lid worden? Stuur dan een mail naar johan.vandepoel@accbelgium.be met volgende gegevens: Naam bureau, Naam contactpersoon, e-mail adres en telefoonnummer.

Dit zijn de eerste concrete acties en daarnaast is er op de laatste vergadering geopperd om een werkgroep ‘Education’ op te starten rond opleidingen (zie ander artikel) .

Task Force oprichten?

Frank Anthierens: “Naast het doel om de opgestelde documenten binnen UBA te laten goedkeuren, bekijken we ook om ons specifiek verhaal rond ‘Event Marketing’ nog beter bekend te maken binnen UBA.”

Wilt u meewerken aan een betere eventsector?

U ziet het: er zijn veel mogelijkheden om de komende maanden mee uit te pakken. Nu is het zaak om zoveel mogelijk geëngageerde leden bij elkaar te brengen. Hiervoor worden momenteel de eerste contacten gelegd met verschillende eventbureaus die nog niet tot het Expert Center behoren.

Dit gaat zo in zijn werk: na het identificeren van potentiële bureaus, neemt Johan VandePoel

Meer info: www.ACCbelgium.be

Associations 57

Een lidmaatschap dat zich meer dan terugverdient

Een Event Manager is altijd op zoek naar ideeën, locaties en partners voor een volgend evenement. In deze zoektocht kan de EMA Society inspirerend werken. Eerst en vooral krijgt men de kans om op regelmatige basis van gedachten te wisselen met collega’s in dezelfde positie.

Daarnaast zijn er tal van activiteiten die de kennis en ervaring van de Event Manager verder zullen verrijken.

Waaier aan voordelen

B

eurzen, educationals, fam trips, debatten, networking events… De kalender van de EMA Society is rijk gevuld. Als lid van de EMA Society kan je gratis (of met een f linke korting) aan deze activiteiten deelnemen. Dit jaar gaat men zelfs nog een stap verder. Met diverse partijen werd overeengekomen om leden van de EMA Society ook aanzienlijke kortingen te geven. Op die manier is de lidmaatschapsbijdrage ook financieel snel terugverdiend. BGifts geeft leden een korting van 10%, het Conferentiehotel Ruwenberg biedt verminderde corporate tarieven, het ROI instituut geeft 20% korting en ook Veldeman Tenten biedt ook een prijsreductie van 5%. Het lijstje met partners wordt trouwens nog verder uitgebreid. Met deze niet onbelangrijke kortingen kan de Event Manager dus heel wat besparingen realiseren voor zijn bedrijf.

Ontdek Noord-Brabant

Na de boeiende educational van Cyriel Kortleven eind mei, is de eerstvolgende EMA-activiteit een tweedaagse fam trip naar de Nederlandse provincie Noord-Brabant op 14 en 15 juni, met overnachting in het Conferentiehotel De Ruwenberg.

De verkenning omvat oa. een rondleiding in de Verkade Fabriek en de Brabanthallen, een boottocht op de Binnendieze, een avond in het Theater ‘aan de Parade’, een rondleiding in Huize Bergen in Vught, en een bezoek aan het Kasteel Maurick. Tussendoor bezoekt de groep eveneens de beste meetinghotels uit de regio. Kortom, een unieke gelegenheid voor wie in deze streek een activiteit of evenement op touw wil zetten.

Goed gevuld najaar

Na een korte zomerbreak trekt EMA op 21 september naar Plopsa De Panne voor een prospectietrip.

Ook de partners en kinderen van EMA-leden zullen van deze activiteit mogen meegenieten.

Enkele dagen later (24/09) staat in Brussels Kart de jaarlijkse Generation Battle op het programma, een interessante educational waarbij de kijk van de nieuwkomers binnen de sector tegenover die van de ‘oude rotten’ wordt geplaatst, en waarbij beide iets van elkaar kunnen bijleren. Ook de laatste drie maanden van 2013 staan al goed vol, maar daarover meer in een volgende editie.

Verschillende lidmaatschapsformules

Met een uitgebreide waaier aan activiteiten biedt de EMA Society zijn leden dus waar voor hun geld. Wie enkele activiteiten bijwoont of van de kortingen gebruik maakt, heeft zijn lidgeld binnen de kortste keren terugverdiend.

Er zijn verschillende lidmaatschapsformules (personal, corporate, academic, bronze, silver, golden), die beginnen vanaf 150 euro per jaar.

Voor alle informatie hieromtrent, alsook over de bovengenoemde activiteiten, kan u terecht op de website www.emasociety.be .

58

Meetcentives

BCD Travel

Een goede meeting policy bespaart heel wat kosten In tijden van crisis kijken bedrijven en organisaties nog meer uit hoe ze hun kosten kunnen optimaliseren. Het invoeren van een efficiënt reisbeleid is op dat vlak al een goed ingeburgerde methode, die bedrijven heel wat geld heeft bespaard. Toch kan men nog een stap verder gaan.

Want ook meetings kunnen op eenzelfde gestructureerde manier efficiënter en goedkoper worden georganiseerd. Diederik Banken en Peter Bregman van BCD Travel leggen uit waarom het nuttig kan zijn om ook die meetings eens van naderbij te bekijken.

B

edrijven zijn – zeker in economisch mindere tijden – op zoek naar manieren om efficiënter en goedkoper te werken.

De voorbije jaren hebben heel wat bedrijven dan ook gekozen voor een duidelijk reisbeleid.

“We merken dat steeds meer bedrijven goed zijn georganiseerd op vlak van travel management”, aldus Diederik Banken van BCD Travel.

“Ze hebben een reisbeleid dat goed wordt nageleefd, ze hebben afspraken met preferred suppliers en er zijn goede data en rapportages die ook effectief gebruikt worden. Een aanpak die hen heel wat kosten heeft bespaard.

Hetzelfde kan echter niet over meetings worden gezegd. Daarvoor zijn er vaak nog geen krijtlijnen uitgetekend. Men heeft vaak geen idee wat men aan meetings uitgeeft, waar ze georganiseerd worden en door wie. Men gebruikt ook geen preferred suppliers, men gaat gewoon overal.”

The Travel AND Meeting Manager

Toch lijkt 2013 een kantelpunt te worden wat dit betreft. “Meer en meer organisaties tonen zich bereid iets aan hun meeting policy te willen doen. Vaak geven ze daarom hun Travel Manager de opdracht om ook het meetingbeleid onder zijn hoede te nemen. Maar dit is niet altijd evident. De meetingwereld is vrij complex en vaak weet men niet goed waar te beginnen. We merken dan ook dat heel wat van die travel/meeting managers op zoek gaan naar hulp”, aldus Diederik Banken.

Vooroordelen

Er bestaan ook heel wat vooroordelen omtrent meeting management. Vooroordelen die helemaal niet blijken te kloppen. Diederik Banken: “Bij meeting management denkt men vaak aan grote meetings in het buitenland met heel veel participanten. Maar het hoeft lang niet zo groot te zijn.

Men kan ook al efficiënter gaan werken voor zakelijke meetings met tien mensen in een hotel voor een middag. Daarnaast willen Travel Managers zich ook niet de vingers verbranden. Meetings worden vaak georganiseerd door secretaresses of meeting planners die dat vooral heel leuk vinden.

En daar wil men dan niet tussenkomen. Maar er zijn verschillende aspecten aan het organiseren van een meeting. Er zijn maar een paar onderdelen dat men effectief leuk vindt. Er zijn ook onderdelen waar die secretaresse ook een hekel aan heeft.

Ik denk dan in de eerste plaats aan het onderhandelen met een hotel of de meetinglocatie en het contracteren. Dit aspect kan men dan ook perfect uitbesteden aan een partij die dit de hele dag doet, en veel betere deals kan maken.”

Opstellen van een meeting policy

Het opstellen van een goed meetingbeleid begint allereerst met het verzamelen van data. “Meetings zitten vaak verspreid over verschillende plaatsen in de administratie: in marketingbudgetten, in directiebudgetten, in verkoopsbudgetten… Wij raden aan om eerst een inzicht te verwerven in wat er precies wordt uitgegeven en door wie. Als je dat weet, kan je gaan kijken hoe dit matcht met het reisbeleid. Zo

Meetcentives 59

Peter Bregman

kan je vrij snel evolueren naar een meeting policy, waarin duidelijk wordt beschreven wat wel en niet kan. Daarbij kan je dezelfde werkwijzen hanteren als bij de travel policy, met preferred suppliers en raamafspraken. Men kan ook gaan kijken of een meeting niet slimmer kan worden georganiseerd.

Vaak zien we dat een meeting op het hoofdkantoor van een bedrijf of organisatie wordt georganiseerd, terwijl dat helemaal niet de slimste plek is. Dat zijn allemaal dingen die naar boven komen van zodra men zich echt bewust met meeting management gaat bezighouden. En de trend is dat men meeting management en travel management steeds meer als één pakket gaat beschouwen.”

De rol van BCD Travel

BCD Travel kan een belangrijke rol spelen in dit hele verhaal, door de meeting manager verregaand te ondersteunen. “Wij helpen het meeting management te organiseren. Wij kunnen één meeting voor een klant organiseren, maar wij kunnen ook alle meetings organiseren en die hele activiteit overnemen. We kunnen ook specifieke stukken overnemen. Niet alles hoeft dus te worden geoutsourcet. Onze ervaring leert dat je tussen de 15 à 20% kan besparen op meeting management, zonder dat je een slechtere locatie hebt of minder comfort. Je hebt dan uitsluitend beter onderhandeld en beter gecontracteerd. Heel wat bedrijven zijn in deze tijden nog op zoek naar bijkomende besparingen. Die kunnen eventueel worden gevonden door meeting management eens onder handen te nemen”, zo besluit Diederik Banken.

Diederik Banken

“Meer en meer bedrijven zien het voordeel ervan in” De Europese meetingmarkt heeft het voorbije jaar een evolutie doorgemaakt, en zal ook in 2013 verder evolueren richting een efficiëntere aanpak voor het organiseren van meetings.

“Meer en meer bedrijven zien het voordeel van Strategisch Meeting Management in”, zegt Peter Bregman van BCD Travel. “Kopers zien een nieuwe kans om op het reisprogramma te besparen. Daarop wordt gefocust, hoewel veel bedrijven hun interne planning moeten professionaliseren. Ze zien hun uitgaven aan meetings stijgen van 0,5 naar 2,7% van hun jaaromzet. Met BCD Travel kunnen ze tussen de 15 à 20% op hun huidige uitgaven aan meetings besparen. En ze kunnen hun travel bookers tevreden houden dankzij de unieke planning met BCD Travel. Degene die de meeting aanvraagt, blijft verantwoordelijk, wij nemen het sourcen en contracteren voor onze rekening, terwijl zij het contract tekenen en contact houden met de meetinglocatie. Op die manier is de meeting booker heel tevreden met de service en hij behoudt de voordelen en contacten met de meetinglocatie. De evolutie die we zien, is dat bedrijven hun Meeting Management aanpak zullen professionaliseren. En met de ervaring en het concurrentievermogen van BCD Travel kunnen we ervoor zorgen dat ze meer spaargeld zullen hebben. Een voorbeeld van deze gecentraliseerde aanpak is dat een ander departement van een bedrijf een geannuleerde meetinglocatie van datzelfde bedrijf overneemt, wat normaal gezien tot een annuleringskost voor het bedrijf zou leiden.”

Meetcentives

Voetbalstadions “B

edrijven kunnen bij ons uiteraard terecht voor de organisatie van meetings, seminaries of congressen (tot 1.000 personen)”, vertelt Chris Lioen van RSC Anderlecht. “We hebben zelfs een eigen Congress Center. De voordelen van de organisatie van bedrijfsevenementen in ons stadion zijn legio: we zijn centraal gelegen in België, hebben de nodige infrastructuur en genoeg parkeermogelijkheden. Naast het congrescentrum kunnen ook de restaurantruimtes waarin voor of na de match maaltijden worden geserveerd, en dat zijn er toch zo’n 1.500 à 1.800 per wedstrijddag, ingeschakeld worden voor corporate events zoals productlanceringen, recepties, klantendagen enzomeer. Meer specifiek betreft het ruimtes in Tribunes 2, 3 en 4. Alle AV-materiaal staat ter beschikking. We werken bovendien met een vaste cateraar: Saint-Guidon. Ons stadion is wel gesloten van eind juni tot midden juli. Bovendien

Voetbalstadions zijn vaak het boegbeeld van een stad, een regio of zelfs een heel land. Er wordt niet enkel gevoetbald, want stadions bevatten ook ruimtes die speciaal voor bedrijven zijn voorbehouden, zowel tijdens als buiten de wedstrijden.

Een kort overzicht van twee Belgische voetbalstadions door twee verantwoordelijken van ploegen uit eerste klasse …

STADION

Indoor

Outdoor

Prijs van - tot

Aantal

Capaciteit (m² of plaatsen)

Prijs van - tot

SV Zulte Waregem

180

700

€ 700 - € 2102/ seizoen

3

60m² - 265m² 40 - 100 pers.

€ 850 - € 3.000

KRC Genk

64

2876

€ 1600 - € 2700

17

16 pers.

€ 37.500

Club Brugge K.V.

432

1092

€ 1.750 - € 2.500 + BTW

13

12 pers.

€ 10.000 + BTW (excl.

Seats) € 40.000 + BTW (incl. Seats)

Sporting Lokeren

171

680

€ 80 - € 100

nvt

/

/

R. Standard de Liège

616

490

€ 975 - € 1.765

30

12 plaatsen

Op aanvraag

385

260

€ 1090 - € 1950 / abonnement € 85 - € 145/ticket

/

/

/

/

1200

€ 1.750 - € 2.500

20

32m² / 80 m²

€ 45.000 - € 80.000

KV Kortrijk

146

800

€ 1.300 - € 2.500

9

90

€ 30.000

K. Lierse S.K.

Ja

ja

€ 650 - € 1750

7

12 - 30 pers.

vanaf € 24.000

OH Leuven

282

1090

€ 30 - € 55 ticket, € 500 tot € 2.300 (incl parking en diners) abonnement

0

/

/

YR KV Mechelen

Ja

Ja

€ 450 - € 1.000

23

tot 16 pers.

€ 20.000 - € 30.000

Waasland-Beveren

0

1512

800 - 900

12

10-11 plaatsen In totaal 110

€ 1.000 voor een zitje bij de skybox

Cercle Brugge

433

2 tribunes (500 pax)

€ 50 - € 100 (binnen)

13

11 x 12 plaatsen en 2 x 16 plaatsen

€ 30.000

750

1.050 €

RAEC Mons

KAA Gent

Westerlo

Business Boxes

LOGO

Business Seats

60

Meetcentives 61

kunnen er ook geen events plaatsvinden op het voetbalveld. Onze corporate business is en blijft ‘voetbal’. De events die plaatsvinden tussen de wedstrijden door zijn wel een ideaal middel om ons stadion te rentabiliseren.”

KAA Gent maakt zich klaar om in haar gloednieuwe stadion te spelen, dat eveneens als venue zal kunnen worden gebruikt.

Het nieuwe Arteveldestadion van KAA Gent zal eveneens openstaan voor de organisatie van corporate meetings en events. “Op het gelijkvloers is er een perszaal in auditoriumvorm”, vertelt Michiel Vanderheyden van Clockwork. “Achter één van de doelen is er de Grote Feestzaal, een black box van 2.000 m². Verdiep 1 herbergt de grote businesslounge, een ontvangstruimte die tot 1.500 personen kan verwelkomen. Op +2 is er de beruchte promenade die rond het hele

Net als bij Anderlecht zijn er geen evenementen mogelijk tijdens wedstrijddagen.

Naam + link website

Ja/ nee

Cap. Zalen (m² of plaatsen)

Contactgegevens

Boarding, Multimedia/website, Jeugd, Clubblad/drukwerk www.essevee.be/functions/content. asp?Pag=4&pnav=;7;17;

Ja

60 m² - 610 m 60 - 900 pers.

Business formules: kenny.provyn@essevee.be Ballroom: info@ballroom.be

www.krcgenk.be

Dhr. Stephan Poelmans www.krcgenk.be

Ja

20 tot 1500 pers.

mdl@krcgenk.be Mevr. Marisa Di Lorenzo

Zuidlounge, Voetbalavond in groep, Matchbal clubbrugge.be/nl/business/hospitality

3D-Carpets, Ledboarding Luifel, Stand fandag, Stadion TV, voetbalklapper, Jaarboek clubbrugge.be/nl/business/visibiliteit

Ja

"Larsen Business & Network Club www.bncsportinglokeren.be"

"Vaste boarding, LED boarding, 3D Carpet, online, video & audio reclame, clubmagazine 'De Sportinger' www.sporting.be"

ja

Lato restaurant (65 pl.)

Koller Feestzaal (720m²) Larsen Business Club (154m²)

info@sporting.be

Ja

15 - 700 pers.

Isabelle Henry i.henry@standard.be

Ja

50 -100 -200 pers.

Virginie Parijs, responsable commerciale (065 22 11 14)

Ja

7500 m²

events@kaagent.be

Ja

300

Pieter Vandoolaeghe | Commerciële binnendienst KV Kortrijk – Moorseelsestraat 111 B – 8500 Kortrijk pieter@kvk.be | www.kvk.be (gsm) 0472 89 18 65 | (secretariaat) 056 96 01 90

Ja

99 - 500 pers.

business@lierse.com

Op aanvraag te verkrijgen

Ja

20 - 800 plaatsen in verschillende zalen ohl.be/heren/ commercieel/ zaalverhuur

commercieel@ohl.be

Diverse VIP-formules, wedstrijdsponsoring, partner van de dag, wedstrijdacties www.kvmechelen.be/site/ commercieel_intro.php

LED-boarding, vaste boarding, roterende boarding, reclame middencirkel, website e.a. sociale media, TV-circuit, flyeringsacties, KVM-krant, KVM-magazines… www.kvmechelen. be/site/commercieel_intro.php

Ja

Tot 700 pers.

Marc Faes: marc.faes@kvmechelen.be of Catherine Ceulemans: catherine.ceulemans@ kvmechelen.be GSM: 0497 97 14 00

Gebruik feestaal met capaciteit van zo’n 120 zittenden met directe toegang tot 211 binnenseats

www.waasland-beveren.be/club/ business/

Ja

4 zalen 160 pers. (zitten) per zaal

frederik.de.weerdt@waasland-beveren.be

businees

secretariaat 050/ 389193

Ja

1 zaal ( 500-600pax)

Dries Slootmans

www.kvcwesterlo.be/clubinfo/ commercieel

www.kvcwesterlo.be/clubinfo/ commercieel

ja

250 + 200

secretariaat@kvcwesterlo.be

www.raec-mons.be/index. php?page=plaquette-commerciale-fr

www.ourfuturestartshere.be

Restaurant Lounge 19

business@lierse.com Business Club ohl.be/heren/commercieel/businessclub Brabant Club ohl.be/heren/commercieel/brabantclub

Mr. Bob Claes - www.standard.be

LED boarding, Boarding fixe, Boarding rotatif, Marquoir digital, Magazine officiel www.raec-mons.be/index. php?page=plaquette-commerciale-fr www.kaagent.be

www.kvk.be/lounge-19/ Keuze uit: Vaste boarding, roterende boarding (tv-gericht en niet tv-gericht) www.lierse.com

B2B Events (gebruik van locatie)

Studio Essevee, Superseats www.essevee.be/functions/content. asp?Pag=4&pnav=;7;17;

Reclame opties (affiches, borden..)

Andere Business Formule

naam + link website

stadion loopt. Een ideale ontmoetingsplaats voor supporters vóór en na de match, maar eveneens een aantrekkelijke eventruimte. Het 3de verdiep is de zone van de businessseats. De achterliggende ruimte van 1.250 m² kan voor eender welk type evenement worden ingezet en is bovendien opsplitsbaar. Op het hoogste verdiep is er nog het restaurant voor leden van de executive business club, eveneens inzetbaar als eventruimte. Wij werken voor dit alles samen met drie vaste traiteurs en bieden ook alle nodige AV-materiaal aan. Ook op het veld kunnen events en zelfs concerten plaatsvinden, op voorwaarde dat ze het wettelijk toegelaten aantal decibels niet overschrijden. Recht tegenover het stadion ligt de Brico-Planet waar een ondergrondse parking is voorzien voor 1.250 wagens!”

Matthijs Keersebilck - Sales Manager matthijs.keersebilck@clubbrugge.be 050/40.21.38

delicious-catering.be

winner Maak elk feest Delicious!

best catering event BEA-awards 2013

Als professionele cateraar haalt Delicious alles uit de kast om van elk evenement of privéfeest een festijn te maken. We gaan voor een onvergetelijke belevenis en toveren telkens een origineel bouquet van subtiele aroma’s en onweerstaanbare creaties op het bord. Een spontaan onthaal en een stijlvolle bediening zijn natuurlijk inbegrepen. We zijn pas tevreden als u na afloop volmondig en voldaan zegt: “It’s Delicious!”

Brugge - Antwerpen - Brussel info@delicious-catering.be - www.delicious-catering.be

119539 DELICIOUS ADVERTENTIE 185x128 AWARD.indd 1

18/04/13 17:19

KINEPOLIS EVENT CENTER: VERNIEUWD!

Metropolis Antwerpen werd samen met het bijhorende 'Business & Communication Center' volledig vernieuwd en herdoopt! Dankzij de opening van het nieuwe 'Kinepolis Event Center' biedt Kinepolis Antwerpen u meer dan ooit de ideale omgeving voor al uw professionele evenementen.

EXCLUSIEVE AVANT-PREMIÈRES - PRESENTATIES - PRIVÉ VISIES - SEMINARIES - INCENTIVES PRODUCTLANCERINGEN - ROADSHOWS - PERSONEELSFEESTEN - CONGRESSEN - BEURZEN KINEPOLIS ANTWERPEN: Groenendaallaan 394, 2030 Antwerpen Cedric Bonnet, cbonnet@kinepolis.com, tel: 03 544 36 11 Loan Tran, ltran@kinepolis.com, tel: 03 544 36 14

WHEREBUSINESSMEETSPLEASURE kinepolisbusiness.com

UNIEKE EVENTLOCATIE IN GENT NIEUW VOETBALSTADION MET TAL VAN EVENTFACILITEITEN

PRIMEUR

Scoren met uw evenement? Dat doet u in de nieuwe voetbaltempel van KAA Gent.

Want niet alleen de trouwe Buffalo zal hier aan zijn trekken komen. Hier komt elk verhaal tot leven, hier voelt iedereen zich meteen thuis.

Of u dus op zoek bent naar een vergaderruimte, een galerij voor een expositie, feest, teambuilding of wat dan ook, zoek niet verder: hier speelt – en wint – u altijd een thuismatch!

WENST U ALVAST EEN SNEAK PREVIEW? CONTACTEER ONS VIA EVENTS@KAAGENT.BE Advert-KAAgent-185x128mm-NL.indd 1

IN BELGIË - NAJAAR 2013

Centrale ligging: kruispunt E40 en E17, naast R4 Uitstekende parkeerfaciliteiten • Meer dan 7500 m2 eventruimte • Kleine en grote polyvalente zalen • •

15/04/13 14:46

SCHRIJF U IN VOOR DE 5DE EDITIE VAN DE BOOST AWARD !

Oproep aan alle PCO’s, evenementenbureaus en organisatoren van teambuilding-activiteiten: organiseert u dit jaar een orginele en creatieve incentive, bedrijfsevent, publieksevenement of congres in Oostende? Neem dan deel aan de BOOST Award Best of Oostende Incentive, Corporate & Public Event and Convention of the Year.

De uitreiking zal plaatsvinden in het voorjaar van 2014.

De feesteditie belooft een topper van formaat te worden!

Deelnemen: vul het inschrijvingsformulier in op www.boostaward.be.

Standard de Liège is een club met internationale uitstraling en een supportersaanhang die tot de trouwste van België behoort. Het stadion, dat niet minder dan 1668 zitplaatsen telt voor business-to-business-gebruik, is een gerenommeerd trefpunt voor tal van Waalse, Vlaamse en internationale ondernemingen, zowel uit de publieke als de privé-sector.

Buiten de klassieke wedstrijdkalender stellen wij 9 moduleerbare ruimtes, telkens met plaats voor 10 tot 700 personen, ter beschikking voor de organisatie van events zoals recepties, seminaries, forums, conferenties, feestavonden, enzovoort.

VISIT OOSTENDE www.visitoostende.be

Informatie: Boost Award secretariaat (Toerisme Oostende vzw) Monacoplein 2 / 8400 Oostende / T +32(0)59 255 317 boost@toerisme-oostende.be / www.boostaward.be

Rue de la Centrale 2 · 4000 Sclessin · tel. 04 254 42 06 relations@standard.be · www.standard.be

64

Supplies

Danny Stevens – CEO RocMe / EventDrive

5 bomen in het technologiebos Als meeting- en eventplanner moet je tegenwoordig wel van goeden huize zijn om de bomen door het technologiebos nog te zien.

verschuiving naar een vaste technologie- en registratiepartner voor alle evenementen van een bedrijf in een sterke synergie met de agenschappen.

Men gaat het communicatieproces loskoppelen van het event zodat men via dezelfde processen een eenduidig beeld krijgt over alle events heen.

Dit laat ook toe om dataverrijking te gaan optimaliseren, en cross-event meetprocessen te installeren die het op termijn mogelijk maken om gefundeerde beslissingen te nemen over de event-strategie.

Er is een groeiende vraag naar technologie, die deze strategie kan ondersteunen, maar het maken van de juiste keuzes is lang niet evident.

Danny Stevens – CEO RocMe / EventDrive

H

et gaat razendsnel op vlak van webtechnologie, mobile platformen en interactieve tools, en ook de verwachtingen van management, deelnemers en eventorganizers liggen steeds hoger.

Waar men 3 jaar terug nog genoegen nam met een e-mail uitnodiging en een excellijst, beseft nu ook het management dat er veel meerwaarde te halen valt bij een betere communicatie en interactie met de deelnemers.

Waar voordien de uitnodiging en registraties vaak aan een communicatiebureau of event-agentschap werden gegund samen met het concept, zien we vandaag een duidelijke

Of je nu op zoek bent naar een eenvoudig registratieplatform op termijn wenst uit te breiden naar een combinatie van registraties, mobile toepassingen, voting, webcasting, surveys, interactieve kiosks, digital signeage, crowdsourcing, sociale media integratie… …er zijn een 5 criteria die bepalend zijn voor het maken van de juiste keuzes.

Eénmalige toepassing of eventstrategie?

Wanneer je op zoek bent naar een éénmalige oplossing voor registraties, surveys, of mobiele toepassingen,... dan zijn er heelwat low cost of zelfs gratis tools op de markt. Voor eenvoudige registraties kan je terecht bij amiando, eventontrack,

edison, google docs, halito... Enquêtes kan je afnemen met surveymonkey, opineo, limesurvey, en mobiele apps kan je beheren met eventmobi, quickmobile, bloodhound… steeds alleenstaande platformen, met de nodige beperkingen, en gebrek aan connectiviteit naar uw business.

Heeft je organisatie nood aan echte meerwaarde, interactiviteit en dataverrijking, of recurrente events zoals trainingen, roadshows, partnerevents of een strategie is de keuze niet zo evident. De meeste oplossingen dekken slechts een deeltje van de noden af, en staan niet met elkaar in verbinding.

Centralisatie van data

Er bestaat niet zoiets als één magische technologieoplossing voor al uw noden. De kracht ligt in de de juiste combinatie van partners en tools die uw verwachtingen kunnen inlossen.

En deze hoeven niet noodzakelijk voor elk van uw events dezelfde te zijn. De eerste en belangrijkste vraag is: “worden mijn data gecentraliseerd?”

Het heeft geen zin om één ultieme tool te kiezen die perfect is voor de survey, een andere voor de registratie, en een derde voor een mobiele app tijdens het event.

Je zal snel verstrikt geraken in een net van inconsistente data tussen de verschillende platformen, en een import / export van lijsten is niet echt een optie wanneer je beseft dat er niet zoiets bestaat als “de laatste lijst” (behalve dan na het event ;-))

Supplies 65

Door een goede integratie van platformen blijven de data gesynchroniseerd. Zo is het perfect mogelijk voor een deelnemer om zich online in te schrijven voor een evenement, in de wagen te stappen en zich 10 minuten later aan te bieden bij de registratiedesk, tegelijkertijd zijn naam te zien verschijnen in de bezoekerslijst van de mobiele app, en deel te nemen aan de votingsessie van een workshop.

De brug tussen de verschillende platformen wordt geslagen door webservices, zodat de gegevens overal identiek zijn.

Connectie naar uw business

Naast de connectie tussen de applicaties voor uw evenementen, is het van groot belang om ook de gegevens te laten terugkoppelen naar uw businessplatformen. Via webservices kan men een verbinding leggen tussen uw Microsoft Dynamics, SAP, Salesforce, Efficy of zelfs boekhouding om processen te optimaliseren.

Zo is het mogelijk om een genodigdenlijst klaar te maken in uw CRM, en deze beschikbaar te maken in het registratieplatform. Wanneer een genodigde zijn gegevens aanpast of verrijkt tijdens de registratie kunnen deze terugvloeien naar de CRM (mits een intern goedkeuringsproces) Door deze connectie kan uw salesteam in uw CRM raadplegen wie voor welk event werd uitgenodigd, welke workshops hij heeft deelgenomen, of zelfs welke voorkeuren hij heeft aangegeven tijdens een voting-sessie.

Een uitgekiende integratiestrategie en vraagstelling biedt een enorme meerwaarde naar dataverrijking voor, tijdens en na het event. We evolueren van business intelligence naar event intelligence.

Security van data

Relatiegegevens behoren tot het belangrijkste goed van een bedrijf, en het is niet onterecht dat iedereen zeer omzichtig omgaat met het bewaren van gegevens op servers van derden.

De bottleneck om connectie naar de business in de praktijk te realiseren ligt dan ook vaak niet op technisch, dan wel op legal en compliance vlak.

Met de nodige procedures, contracten en geduld, komt men op termijn meestal wel tot een oplossing, zodat in de startfase vaak met manuele import wordt gewerkt tot al deze aspecten zijn afgedekt.

Mobiele toepassingen

Geen enkel event zal er in de toekomst aan ontsnappen, mobiele toepassingen blijven een grote groei doormaken, en worden ook toegankelijker voor iedereen dankzij de hogere penetratie van smartphones. Gaande van elektronische passbook ticket tot volledig op maat ontwikkelde mobiele applicaties.

Er zijn 2 grote strekkingen in mobiele apps:

1. De individuele ontwikkeling van native apps voor IOS, Android, Blackberry en Windows

mobile… geeft nog steeds de beste gebruikerservaring, maar blijft een dure optie die enkel haalbaar is voor écht grote events.

2. Browers based apps, die geopend worden vanaf elk mobiel toestel in de browser, en een een benaderende ervaring geven van een native app, zijn een stuk goedkoper, omdat men niet voor elk type toestel een afzonderlijke app dient te bouwen. De grootste minpunt was hierbij dat wanneer er geen netwerk beschikbaar was, men ook geen gebruik kon maken van de app. Maar met de nieuwe HTML5 en Fusion technologie van providers zoals EventMobi is ook dit verleden tijd.

De kost voor een mobiele applicatie situeert zich op 2 vlakken, enerzijds de licentiekost (of ontwikkelingskost) voor een platform, maar wat anderzijds vaak onderschat wordt is de resources die nodig zijn om de inhoud van de applicaties te voeden en up to date te houden.

De enige manier om mobiele applicaties betaalbaar te maken voor alle events is ook hier via dataconnectie een permanente synchronisatie te voorzien vanuit de website en registratie. We zien recent een verschuiving naar multi-event oplossingen, zodat de gebruiker de gegevens kan ophalen van meerdere events binnen één applicatie.

Aangezien mobiele toepassingen de grootste troef worden voor interactie met de bezoekers, is ook hier de connectiviteit met de business van het grootste belang.

follow the white rabbit.

EXPERIENCE COMMUNICATION MESSAGE CREATIVITY INSPIRING EVENTS!

Tel. 0032/3 829 09 53 | www.cum-laude.be