Experience Magazine 85, Nederlands

85

i n s p i r a t i e vo o r l i ve c o m m u n i c a t i o n e n eve n t m a r ke t i n g

driemaandelijks Oktober 2013

Afgiftekantoor: Gent X – erkenning: P904117

Field marketing:

Wat is meerwaarde en impact?

TRENDS: BELGISCHE EVENEMENTENSECTOR ZIT IN DE LIFT

EVENT MANAGEMENT: VEILIGHEID NIET LANGER HET KNEUSJE VAN DE KLAS

LOCATIES: DE NIEUWIGHEDEN VOOR HET NIEUWE WERKJAAR

INTERVIEW: SIVIGLIA BERTO, EVENTS & SPONSORING OFFICER DELTA LLOYD LIFE

Where could you see it?

www.act-events.com Answer: at the 2013 OOH! Awards, for which Act!events created 3 unique movies to announce this year’s winners, including a custom-made rap song and video (directed

by Wisenose)!

3

Het Edito van…

Gregory Smet, Product Manager Experience

Het is voor mij de eerste keer en refererend naar mijn voorgangers besluit ik mijn eigen gevoel neer te pennen als “Mister Experience Magazine”.

Ik schrijf deze intro vanuit mijn bureau genietend van een (laatste) zonnestraal en mijmerend over de voorbije maanden.

De laatste tijd hoor ik in de sector dat de deadlines steeds korter worden, iets wat de kwaliteit van een event niet ten goede kan komen.

Nu ik in de pen kruip om dit voorwoord te schrijven ervaar ik zelf de druk van een kortere deadline en besef nu nog beter dat, als je iets goed wilt doen, je er voldoende tijd voor moet krijgen.

Over goed gesproken : ik heb enorm genoten van deze lange, warme, mooie zomer, u ook ?

We hebben heel wat mooi georganiseerde evenementen meegemaakt, van koningsbezoeken, massa spektakels, festivals tot spontane kleine events in de tuin met vrienden rond de barbecue.

hoe de organisatie alles in het werk heeft gesteld om het ons als bezoekers aangenaam en veilig te maken.

Een nieuwe wending waarover nog veel te vertellen valt…

Wat is het dat ons allen bindt ? De drang en behoefte om iets te organiseren waarbij onze gast of bezoeker naar huis keert met een warm gevoel. Live-belevenissen, persoonlijk ontmoetingen, worden ook (opnieuw) steeds belangrijker. En hopelijk kunnen we deze toffe ontmoetingen verderzetten in de komende winterperiode.

Met deze wetenschap hoop ik dat we met de komende BEA award inschrijvingen massaal veel van deze ‘feel good’ momenten mogen zien verschijnen.

We hopen dan ook dat ACC als vakorganisatie mee zijn schouders onder dit initiatief wil zetten, iets wat we ten zeerste zouden appreciëren.

Ook All About Food & Events (het vroegere Taste & Traiteurs) heeft een volledige metamorfose ondergaan waardoor ook de BEA Catering Award een volwaardige plek zal krijgen binnen de BEA’s.

De creativiteit was bij momenten onvoorstelbaar hoog, de ambiance fantastisch.

Aan de andere kant merk ik ook dat de bezorgdheid over het comfort van de bezoeker en zijn of haar veiligheid ook meer en meer een aandachtspunt wordt.

Zo straf zelfs dat op het journaal en in kranten voor en na events verslag wordt gemaakt

Tot slot zou ik willen zeggen aan allen die het goed met de sector voorhebben : sta op en zet deze positieve trend van livebelevenissen en ontmoetingen verder, niet alleen naar klanten toe, maar ook naar de eigen concullega’s.

REDACTIONELE MEDEWERKERS Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Dimitri Van Moerkercke ART DIRECTOR www.be-able.be ABONNEMENTEN Valérie Laforgia val@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Het tarief voor een studentenabonnement is € 70 per jaar (incl. BTW). Een kopie van de studentenkaart is hiervoor verplicht. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend.

SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien GSM: +32 (0) 472 90 06 17 E-mail: iv@eventbox.be

PRODUCT MANAGER Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be TRAFFIC Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be DRUK Schaubroeck, Nazareth COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide, Toys & Games, The Corporate Traveller, Bespoken en Amazing in Motion.

ISSN: Verzending België Verschijnt zes keer per jaar in de BeNeLux en Frankrijk.

Afgiftekantoor: Gent X. Erkenning: P904117 VU: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

Gregory Smet

Colofon OMSLAG iStock EXPERIENCE MAGAZINE Experience magazine is het inspirerende vakblad in de Benelux voor evenementen en event marketing.

OPLAGE 7.000 exemplaren VERSPREIDING België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) FREQUENTIE Driemaandelijks UITGEVERIJ LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Luik Tel.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Erik De Ridder edr@eventbox.be HOOFDREDACTIE Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be REDACTIE Jacques Legros, Jeroen Coteur

Al eens aan Kinepolis Business gedacht … … voor spektakel van de bovenste plank?

Wilt u uw personeel, klanten of relaties graag écht verrassen? Trakteer hen op een exclusieve vertoning van het adembenemende ‘Worlds Away’, een wervelend 3D-filmavontuur van Cirque du Soleil. In deze verbluffend spectaculaire prent over liefde en verlangen worden uw gasten ondergedompeld in een magie van kleur, licht, muziek, zang, dans en duizelingwekkende acrobatieën! Maakt u er graag een compleet VIP-event van? Wij bieden u bij deze meeslepende film ook aangepaste animatie of exquise catering ‘à la carte’ aan. In elk van onze 11 Belgische bioscopen!

U denkt aan Kinepolis Business voor een onvergetelijk event?

Ontdek onze Business formules op : www.kinepolisbusiness.com/nl/cirquedusoleil.

Voor meer info: Lien Van Vynckt – business@kinepolis.com - 09 241 01 61

WHEREBUSINESSMEETSPLEASURE

5

Inhoud

24

21

Interview met Siviglia Berto – Delta Lloyd Life

INSIDE NEWS

ASSOCIATIES

007 EventNews

041 BESA introduceert Code of Conduct voor evenemententoeleveranciers

EVENT MARKETING

041 Druk eindejaar voor EMA Society

016 Flash

043 Belgische evenementensector zit in de lift

De actualiteit uit de Belgische eventscène

EVENT AGENCIES 021 Talent vinden én behouden door middel van events De perfecte werknemer vinden is vaak geen sinecure, laat staan om deze op lange termijn te houden.

023 Economische realiteit dwingt Square Melon tot koerswijziging

Square Melon verdwijnt in België als naam en wordt vervangen door het vroegere Bananas, aangevuld door Amphion.

Bedrijven organiseren steeds vaker evenementen om consumenten, klanten en medewerkers te bereiken.

SUPPLIES 045 Wat eten we morgen?

De Column van Danny Stevens

049 De Belgische markt van eventlocaties staat niet stil Er staan allerlei plannen op stapel in deze sector: openingen, overnames, ... . Experience nam een kijkje achter de schermen.

EVENT MANAGEMENT 024 “Elke genodigde raken en gelukkig maken, pas dan is mijn evenement geslaagd” Interview met Siviglia Berto – Delta Lloyd Life

027 “Veiligheid niet langer het kneusje van de klas”

Gelukkig verloopt het merendeel van de evenementen vlekkeloos.

Maar toch loopt het af en toe ook wel eens grondig fout. Een sluitend veiligheids- en preventieplan is daarom geen overbodige luxe. Al is het maar omdat de organisator (lees het eventbureau samen met de klant) zélf verantwoordelijk gesteld kan worden bij ongevallen.

034 Field marketing: Wat is meerwaarde en impact?

Experience organiseerde recent een rondetafeldebat met enkele specialisten in field marketing. Wat is de meerwaarde van dergelijke acties i.v.m. andere communicatiekanalen?...

49

De Belgische markt van eventlocaties staat niet stil

Incentives

In de Vlaamse Ardennen Onze eigen locatie aan de Donkvijver in Oudenaarde biedt veel mogelijkheden als locatie voor een onvergetelijke incentive.

Naast ons avonturenpark beschikken we op onze site ook over eigen catering, meetingruimte en overnachtingsmogelijkheden.

The Outsider Vlaamse Ardennen Donkstraat 50, 9700 Oudenaarde \\ +32 (0)55/20.70.30 \\ info@outsider.be

Aperitivo Italiano, aperitieven op z’n Italiaans Hebt u geen zin in schuimwijn, sinaasappelsap en minisandwiches voor uw receptie, dan is aperitieven op zijn Italiaans wellicht uw ding!

Geniet mee van de typische flavours en sfeer bij dit mediterrane aperitief.

De ideale mix om in ontspannen sfeer te socializen, netwerken en heerlijk te aperitieven in combinatie met lekkere Antipasti.

We serveren een mix van heerlijke aperitief drankjes, Italiaanse wijnen en typische ‘antipasti‘ alsook een alcoholvrij alternatief.

WWW.APERITIVOITALIANO.BE

$3(5,7,92

, 7$ / , $ 1 2

www.outsider.be

eventnews.be Keep in Touch tovert steden en hotels om in plaatsen waar je ‘serious games’ kunt spelen

B

ent u op zoek naar een ludieke oplossing om uw boodschappen over te brengen bij uw werknemers, klanten of prospecten? Zoekt u een vernieuwende en flexibele methode voor uw ontspanningsactiviteiten na een meeting? Vraagt u zich af welk soort teambuildingactiviteiten de volgende jaren populair zullen zijn?

Keep in Touch stelt voor om met een verfrissend product uit te pakken wat animatie betreft, namelijk UrbanGaming, om uw boodschappen beter te doen begrijpen en onthouden, en om in een ontspannen sfeer en op een doeltreffende manier de nadruk te leggen op de inhoud van uw meeting door een plaats/stad te laten ontdekken.

De stad, uw hotel en kantoren als speelterrein Het geheim is eenvoudig en uiterst doeltreffend. Teams van 5 à 6 personen – uw personeelsleden of klanten – krijgen een tablet-pc. De teams gaan daarna aan de hand van hun tablet de stad doorkruisen. Wanneer ze op minder dan 20 meter van de plaats van de opdracht aankomen, wordt de tablet geactiveerd. De uitdagingen zijn informatief of ludiek, of het kan zijn dat je een

beroep moet doen op je observatievermogen … De deelnemers spelen een ludiek maar educatief spel, en ze kunnen nog diezelfde dag de resultaten van hun verkenningstocht bekijken! Foto’s en video’s zullen bijvoorbeeld na het eten worden getoond.

Volledig op uw maat Naargelang uw behoeften kan Keep in Touch verscheidene thema’s en concepten aan u voorstellen, of er kunnen nieuwe worden gecreëerd. De inhoud kan uiteraard aan uw bedrijf worden aangepast. Uw boodschappen kunnen erin worden verwerkt, net zoals uw vragen omtrent de onderwerpen van de meeting of uw eigen doelstellingen.

Van 10 tot 1500 personen Er kan worden gezorgd voor een begeleiding voor groepen waarvoor teambuildingactiviteiten zelden mogelijk zijn. Dankzij de gebruikte technologie kunnen groepen van 1500 personen en zelfs meer worden begeleid …

Surf voor meer informatie naar www.keepintouch.be

Eventattitude maakt werk van de Ricard merkbeleving

S

amen met bureau I Love My Sponsors heeft Eventattitude voor Ricard het complete belevingsonderdeel opgezet van hun stand voor de zomerfestivals.

Het team van Eventattitude heeft een systeem ontworpen op basis van een armband met een RFID-chip (van het NFC-type). Festivalgangers konden zich inschrijven via een toestel bij de ingang van de stand. Hun gebruikersnaam – gekoppeld aan hun Facebook account – werd vervolgens gekoppeld aan de NFC-chip van de armband.

De festivalgasten moesten hun armband ‘swipen’ bij de ingang van het gedeelte ‘Brand experience’ van de stand om naar binnen te kunnen.

Daar konden ze voor een foto poseren in een typische Ricard omgeving. Met een enkele ‘swipe’ van de pols konden ze meteen de foto op Facebook delen!

Vanaf het panoramaterras konden de standbezoekers het prachtige uitzicht op het terrein bewonderen onder het genot van een gratis glas Ricard – uiteraard nadat ze hun armband hadden ‘geswiped’ bij de bar…

Naast de versterking van de merkbeleving via de sociale media, biedt het systeem dat door Eventattitude – samen met het technisch bedrijf Getyoo – is opgezet, de mogelijkheid om nauwkeurige gegevens op te halen over het aantal bezoekers van de stand en de duur van hun verblijf.

Na de evaluatie van het systeem lijkt het zeer waarschijnlijk dat het volgend jaar weer zal worden ingezet!

7

theantennapub.be

Omdat uw bezoekers belangrijk zijn.

excellence in audiovisual equipment and services

onderhoud zelf uw eigen registratiesite

Op momenten dat er niets fout mag gaan, moet u blindelings kunnen vertrouwen op uw audiovisuele partner. Ervaren professionals die uw wensen en verwachtingen omzetten in een excellente service, waar en wanneer u dat wilt.

vlot onthaal via tablet, pc of smartphone

Auvicom Group verkoopt en verhuurt zowat alles wat u kunt bedenken om van uw event een onvervalst succes te maken*. Koppel daar de flexibele assistentie van onze gespecialiseerde technici aan en slaap vanaf nu op beide oren. Dacht u dat de perfecte AV-partner niet bestond? Iedereen kan zich natuurlijk vergissen‌

uw bezoekersondersteuning op maat

* Surf naar auvicom.be voor een volledig overzicht van ons gamma. www.abusol.com

eventnews.be Leopold Hotel Antwerp zet concept ‘Open House’ verder

T

oen het voormalige Carlton Hotel in Antwerpen volledig vernieuwd en omgedoopt werd tot Leopold Hotel Antwerp, werden alle registers opengetrokken om deze nieuwe naam zo snel mogelijk bekend te maken.

Om zo veel mogelijk klanten en bedrijven kennis te laten maken met het hotel werd gekozen voor het Open House concept. Eenmaal per kwartaal zet het hotel zijn deuren wagenwijd open. Iedereen die zich heeft ingeschreven wordt dan hartelijk ontvangen door de directrice en het Antwerpse sales team van de Prem Hotelgroup voor een gezellige vrijdagnamiddag.

U wordt ontvangen met een glaasje en maakt kennis met het team. Daarna krijgt u een rondleiding doorheen het hotel, en aansluitend krijgt u een lunch aangeboden. Deze lunch is de meest gevraagde tijdens de seminaries. Deze Hip & Healthy lunchformule bestaat uit kleine porties, die fijn zijn voor de lijn en op een hippe manier worden gepresenteerd.

Ideaal dus om eens uit te proberen met enkele collega’s, alvorens deze formule effectief te boeken.

Inschrijvingen: sales.antwerp@leopoldhotels.com advertentie_Smart_Builder_185x128_NL.pdf 1 11/09/2013

C

M

Y

CM

MY

CY

CMY

K

16:41:54

9

AL 10 JAAR UW PARTNER IN AUDIOVISUELE OPLOSSINGEN

Prins Boudewijnlaan 17 - Unit 3 BE-2550 Kontich WWW.NOVID.BE

EEN SPETTEREND EVENEMENT ORGANISEREN? BOELS VERZORGT DE COMPLETE INRICHTING!

02 / 687 3850

Bel en laat u informeren over de mogelijkheden

eventnews.be

11

Lemon investeert verder in licht en geluid

L

emon, of voluit Licht en Muziek Onderneming, heeft weer een drukke maand achter de rug en ook in oktober staan we weer voor enkele leuke uitdagingen. Daarom hebben we fors geïnvesteerd in nieuw materiaal.

Naast onze D&B Q sets, hebben we van hetzelfde merk een C4 set aangeschaft. Ook de in-ears zijn uitgebreid met PSM 900’en. Het aantal klanktafels is uitgebreid met een Soundcraft MH-3-40 en een Digico SD-8, en ons aanbod lichttafels bevat nu ook een Chamsys MQ100 met playback wing. Dit is nodig om de drukke oktobermaand opnieuw tot een goed einde te brengen. We blijven uiteraard toeren met onze redelijk sublieme vaste huisband Cookies and Cream. Maar ook mogen we de mannen van Kings of Pop enkele keren voorzien van de nodige decibels en strobo flitsen, en doen we de showcase en cd-voorstelling van de nieuwe Vlaamse Johnny Cash, ‘Jo Vally in western style’ i.o.v. Live Entertainment. Tel daarbij enkele sfeervolle dinnershows i.o.v. Ilys én met de vaste Ilys band (Coco Jr., Iana De Valck en William Reeven), wat toffe corporate events voor New World en Sem Circle en enkele leuke eigen projecten op en je komt tot een hectische oktober maand.

Ook september mocht beslist gezien worden met Tom Helsen op de camping van Crammerock, heel wat leuke Cookies (EK Hockey afterparty voor de ladies, Druivenfeesten Overijse, op de trappen van ’t museum in Antwerpen, Replay Knokke, Zundert Nederland, …), Kings of Pop op de dolle Dorpsdagen en Buggenhout kermis, …

Keep on rocking in this free World!

Volvo FH-50 Launch for Event Masters

Nóg beter vergaderen in Holiday Inn Gent Expo!

• Boek nu onze nieuwe, multifunctionele vergaderzaal tot 70 personen

Technical production & design for events

• Daarnaast ook nog 10 vergaderzalen met een capaciteit tot 200 personen in de grootste zaal • ‘Hip & Healthy’ vergaderpakketten vanaf 53 euro per persoon • Gratis WIFI doorheen het hotel • Spaar Business Club punten via ons getrouwheidsprogramma op www.businessclub.ihg.com

Holiday Inn Gent Expo I Maaltekouter 3 I B-9051 Gent Tel +32 (0)9 220 24 24 I Fax +32 (0)9 222 66 22 E-mail: banqueting@higentexpo.com I www.higentexpo.com Trimex Bvba Centrum Zuid 3023/2 3530 Houthalen Tel : 011/363690 Info@trimex.be

Show your produCT To The people !

SCHRIJF U IN VOOR DE 5DE EDITIE VAN DE BOOST AWARD !

Oproep aan alle PCO’s, evenementenbureaus en organisatoren van teambuilding-activiteiten: organiseert u dit jaar een orginele en creatieve incentive, bedrijfsevent, publieksevenement of congres in Oostende? Neem dan deel aan de BOOST Award Best of Oostende Incentive, Corporate & Public Event and Convention of the Year.

De uitreiking zal plaatsvinden in het voorjaar van 2014.

De feesteditie belooft een topper van formaat te worden!

Uitgesneden aantal exemplaren: 3x

Deelnemen: vul het inschrijvingsformulier in op www.boostaward.be.

podium in de kijker !

--Trailer 6500C-reserveer in oktober en ontvang 20% korting op de huur van dit mobiel podium !

VISIT OOSTENDE www.visitoostende.be

Informatie: Boost Award secretariaat (Toerisme Oostende vzw) Monacoplein 2 / 8400 Oostende / T +32(0)59 255 317 boost@toerisme-oostende.be / www.boostaward.be

Deze actie is geldig tot eind november 2013 !

www.expo360.be - info@expo360.be ad expo 360 sept NL _ 90 x 128.indd 1

Give us an issue, we have the tissue...

STOFFERING TENTEN • HALLEN • ZALEN • CONFECTIE • DRY-HIRE

www.deco-fact.be

info@deco-fact.be

Industrielaan 107 • B-3630 Maasmechelen • Tel :+32 89 77 16 50 • Fax: +32 89 77 16 58

10/09/13 20:49

eventnews.be

13

Nieuwe opleiding ‘Marketing Internship Programme’ aan de Solvay Brussels School

D

eze praktische opleiding marketing en communicatie bestaat uit drie stages gefocust op de drie hoofdgebieden van de marketing. Het gaat om een dagopleiding, gespreid over twaalf maanden, die wordt aangeboden aan 24 net afgestudeerden (universiteit of hogere beroepsopleiding) die perfect drietalig zijn en zorgvuldig worden geselecteerd.

Waarom deze opleiding? Er is vastgesteld dat 92% van de werkgevers een stage beschouwt als een springplank naar een baan, en dat 75% van de professionals vindt dat een bedrijfsstage op het CV van een kandidaat een pre is.

Toch vindt meer dan 57% van de stagiaires die in een bedrijf hebben gewerkt, dat de training en begeleiding tijdens die stages onvoldoende waren.

ervaring op te doen. Daarmee zullen ze uiteindelijk hun voordeel kunnen doen op de arbeidsmarkt. Met dat doel voor ogen zijn zowel het programma als de selectiecriteria samen met 24 partnerbedrijven uitgewerkt, waaronder Havas Media, Mestdagh en Bpost. Deze samenwerking is onder meer bekrachtigd door een overeenkomst die wordt gesloten tussen de school, de student en het bedrijf, en door het afnemen van competentietests in de loop van de opleiding, die gedurende het jaar meermaals opnieuw worden geëvalueerd.

Het hele programma bestaat uit twee hoofdonderdelen : een theoretisch deel van één maand, met een intensieve opfriscursus van de beroepen van de marketing- en communicatiebranche; en een praktisch deel van elf maanden met begeleide stages bij verschillende bedrijven.

Deze opleiding is er dan ook op gericht de competenties van getalenteerde jonge afgestudeerden verder te ontwikkelen en hen een kans te geven werk-

Info: www.solvay.edu/mip

Traiteur Paulus, eerste Europese traiteur met EMAS-certificaat

I

n april van dit jaar is Traiteur Paulus de eerste Europese traiteur geworden die het EMAS-certificaat heeft gekregen. Dit Europees certificaat, dat bedrijven beloont die vrijwillig initiatieven nemen om hun ecologische voetafdruk te verkleinen, bevestigt het engagement van Traiteur Paulus officieel.

Hoewel Traiteur Paulus niet op een EMAScertificaat had gewacht om enkele milieuprojecten op te starten, was het natuurlijk de kers op de taart … Sinds 2010 staat ecologie al centraal bij Traiteur Paulus, wat tot uiting kwam in een

programma dat Eco-Traiteur heet en volledig aansluit bij de principes van duurzame ontwikkeling.

Dankzij hun inzet van elke dag hebben zij in 2012 een besparing van 995 279 kg CO² gerealiseerd, waardoor de CO²-uitstoot van 2301 ton naar 1306 ton werd verlaagd!

concrete acties zullen nog worden versterkt door projecten zoals 100 % bio-banketten, Fair Trade-aankopen, het stimuleren van bedrijven om samen te werken op het vlak van ecologie, enzovoort”, vertrouwt algemeen directeur Bruno Demoulin ons toe.

Deze erkenning is een beloning voor een werk van lange adem dat door meerdere teams werd verricht. “Dit EMAS-certificaat is iets waar Traiteur Paulus trots op is: het is een stimulans om verder te gaan dan louter de wettelijke verplichtingen en voortdurend perfectie na te streven. Onze

Erratum Een ongelukkige fout is in het vademecum van onze Belgian Event Manager Guide geslopen. De vroegere benaming Pierre Paulus wordt uiteraard vandaag niet meer gebruikt. Onze excuses hiervoor aan het team van Traiteur Paulus.

Call us: +32 (0)3 330 1000 Mail us: info@astechnology.eu Member of

Licensed Service Partner

16

Flashback

D

e evenementensector bruist als geen andere. Bijna elke dag vinden er evenementen plaats van diverse pluimage, in de vier hoeken van België. We nodigen u uit om doorheen de lens van de Eventattitudemedewerkers een duik te nemen in de actualiteit van de Belgische evenementenwereld.

KLANT : Simply Better | EVENT : La Terrasse de l’Hippodrome | DATUM : van 23 mei tot 7 juli 2013 | LOCATIE : Renbaan van Bosvoorde (Brussel)

KLANT : Total Belgium | EVENT : Total 24 Hours of Spa | DATUM : van 27 tot 28 juli 2013 | LOCATIE : Circuit van Spa-Francorchamps

KLANT : Strategie | AGENTSCHAP : FFWD Events | EVENT: 25 jaar Strategie | DATUM : 27/06/2013 | LOCATIE : Kantoren Strategie (Hermée)

17

KLANT : Wordline | AGENTSCHAP : Event’ives | EVENT : Personeelsfeest DATUM : 24/05/2013 | LOCATIE : Jeux d’Hiver (Brussel)

KLANT : Europese Investeringsbank (Luxemburg) | EVENT: VO Communication | DATA : 17 juni en van 26 tot 28 juni 2013 LOCATIE : EIB kantoren (Luxemburg)

KLANT : Roularta Media Group | EVENT : Trends CFO of the Year | DATUM : 19/06/2013 | LOCATIE : Tour & Taxis (Brussel)

18

Flashback

KLANT : SAP | AGENTSCHAP: D-Side Group | EVENT: SAP Forum DATUM : 28/05/2013 | LOCATIE : Autoworld (Brussel)

KLANT : Mercedes-Benz Belgium Luxembourg | EVENT : Lancering nieuwe CLA | DATUM : 18/04/2013 | LOCATIE : Kantoren Mercedes-Benz (Brussel)

KLANT : Euphony Benelux | EVENT : Eureka | DATUM : 01/06/2013 | LOCATIE : Wex (Marche-en-Famenne)

19

KLANT : IFMA ‘International Facility Management Association’ | EVENT: Facility Awards 2013 | DATUM : 28/05/2013 | LOCATIE : Tour & Taxis (Brussel)

KLANT : Beobank NV/SA | AGENTSCHAP : Verhulst | EVENT : Intern evenement voor de lancering van Beobank NV | DATUM : 16/05/2013 | LOCATIE : Brussels Kart Expo

KLANT : Europees Parlement | AGENTSCHAP : VO Event | EVENT : Opendeurdagen van het Europees Parlement | DATUM : 04/05/2013 | LOCATIE : Europees Parlement (Brussel)

CROSS BRUSSELS WHILST ENJOYING A GOURMET MEAL

Event Agencies 21

TALENT VINDEN ÉN BEHOUDEN DOOR MIDDEL VAN EVENTS!

De perfecte werknemer vinden is vaak geen sinecure, laat staan om deze op lange termijn te houden!

Act!events bewijst keer op keer zijn know-how over het aantrekken van geschikt personeel én hoe ervoor te zorgen dat ze ook blijven. Een uitdaging op hun lijf geschreven!

N

aast succesvolle rekruteringsevents en –communicatie voor AXA, Media Markt, VRT, Alcatel en vele anderen, is Act!events de voorbije jaren uitgegroeid tot vaste partner voor de HR-afdeling van Telenet. De zoektocht naar gemotiveerde en getalenteerde werknemers voert het evenementenbureau samen met Jorgen Vranken, Sourcing & Talent Manager bij Telenet.

Ze zijn er!

Een bedrijf als Telenet beschikt over een waaier aan diensten en afdelingen. Daarom zoeken zij verschillende profielen, wat vraagt om een gepersonaliseerde en duidelijke aanpak.

“We kunnen altijd rekenen op Act!events, niet alleen voor het creëren van een uniek concept voor elke jobdag, maar ook hun zusterbedrijf, Wisenose, staat altijd paraat om dat concept te vertalen naar een eyecatching communicatiecampagne”, zegt Jorgen Vranken.

Voor Act!events is de sleutel om gewenste profielen aan te spreken een combinatie van relevante informatie over het bedrijf en een

concept dat de aandacht van (mogelijke) deelnemers trekt. Stefan Czerwatiuk, General Manager van Act!events: “We creëerden de slogan ‘Bij Telenet bepaal je zelf je parcours!’. De perfecte samenvatting om aan te tonen hoe Telenet zich ertoe verbindt om hun personeel de invulling van hun eigen carrière zelf mee te bepalen! Om de betekenis van deze slogan te illustreren, hebben we o.a. een gepersonaliseerde klimmuur van 15 meter hoog gebouwd. “Wij geloven sterk dat rekruteringsevents een mix moeten zijn van corporate informatie en fun voor de kandidaten. Dat betekent echter niet dat het bij fun moet blijven... Onze doelstelling is om de recruiters de kans te geven de kandidaten te leren kennen en te observeren tijdens het hele evenement, op zo’n manier dat de deelnemers het vaak zelf niet beseffen”, zegt Stefan Czerwatiuk, “dat is hoe Act!events een toegevoegde waarde creëert voor elke klant!”

Hoe behouden we hen nu?

Maar Telenet is niet alleen geïnteresseerd in het vinden van de juiste mensen, ze willen ook het talent in hun bestaande team erken-

nen! Het idee van de ‘Telenet Talent Days’ werd gelanceerd toen Act!events de vraag kreeg hoe Telenet haar werknemers blijvend kan erkennen en motiveren.

“Telenet engageert zich om een professionele sfeer te creëren waarin onze medewerkers de kans krijgen om initiatieven te nemen en hun interesses en talenten te ontplooien”, zegt Jorgen Vranken. Om dit te illustreren, bedacht Act!events een speciale dag waarvoor elk afdelingshoofd bij Telenet 1 of 2 leden van hun team mogen selecteren die een extra dosis erkenning verdienen op basis van hun verdiensten. Jorgen Vranken: “Het is belangrijk te weten dat een uitnodiging voor de Telenet Talent Day niet gebaseerd is op het aantal uren dat je werkt, maar op de manier waarop je er naar streeft om Telenet te verbeteren (via de producten, diensten of zelfs de interne organisatie). De Telenet Talent Days zijn ondertussen uitgegroeid tot een tweejaarlijks event dat algemene bekendheid geniet bij onze werknemers. Het is voor hen een doel om naartoe te werken en een echte motivator!”

Talent vinden én houden? Dat is een Act!events talent!

Manderlay bvba Keizerstraat 38 2000 Antwerpen

info@manderlay.be

VAN DER VALK HOTEL BRUSSELS AIRPORT

Staff party @ Van der Valk Hotel Brussels Airport.

The Van der Valk Hotel offers numerous options for a successful staff event/party: • Private dinner for up to 200 people • Christmas party in the “Chalet” with snow cannon • Walking dinner/party on the 7th floor with magnificent views over the Airport & Brussels.

When organising an event, please ask for a special group rate so that your attendees can enjoy a good night’s sleep in 1 of the 224 luxurious rooms (40 of them which are brand new since May 2013).

For information/reservations: +32 2 277 20 00 info@brussels.valk.com Van der Valk Hotel Brussels Airport

Culliganlaan 4b

1831 Diegem

+32 (0) 2 277 20 00

www.hotelbrusselsairport.com

Event Agencies 23

ECONOMISCHE REALITEIT DWINGT SQUARE MELON TOT KOERSWIJZIGING Het marketingbureau Square Melon uit Vilvoorde blijft zich concentreren op grensoverschrijdende promotieacties voor grote bedrijven. De internationale economische crisis verplicht iedereen om sneller, scherper en economischer te werken. De tijden van grote jaarcontracten met multinationals zijn definitief voorbij. Square Melon verdwijnt in België als naam en wordt vervangen door het vroegere Bananas, aangevuld door Amphion. Internationaal (VK, Frankrijk, Nederland) blijft Square Melon bestaan als succesvolle entiteit.

Square Melon terug naar oprichter

D

e nieuwe aanpak bij Square Melon valt samen met een verschuiving in het aandeelhouderschap. Oprichter Wim Van der Borght heeft zijn bedrijf namelijk weer in handen gekregen. Hij neemt het pakket aandelen van investeerdersgroep Gimv over en is opnieuw managing director. “In die context hebben we beslist om Square Melon België, dat een fusie was van Bananas, Demonstrate en Amphion einde 2010, terug te ‘unwinden’ (terug te draaien, nvdr). Immers, de respectievelijke agencies werkten tot dan uitstekend toen ze nog kleiner en scherper waren. Deze scherpte is exact wat we nu opnieuw installeren. Deze retour naar vroeger is alleen van toepassing op België. In Nederland is deze ommekeer niet nodig. Dezelfde stabiele aanpak geldt voor Square Melon-UK waar het team uitstekend draait. In België blijven Bananas en Amphion in de groep. Alain Manders (oprichter Demonstrate, nvdr) verlaat de groep en begint zelfstandig en los van ons terug ‘zijn’ Demonstrate. Ook onze Franse dochter blijft operationeel vanuit Parijs onder de naam Square Melon France.”

Logistiek blijft het platform in Vilvoorde omwille van haar grote capaciteiten bestaan. Wat kantoor en backoffice betreft, verhuist Demonstrate alleen voor het eerste naar een andere locatie in Brussel terwijl op logistiek en operationeel vlak alles gewoon in Vilvoorde blijft.

Projectmatige aanpak ipv jaarplannen

Vier jaar geleden koesterde Square Melon, dat toen nog Bananas heette, grote internationale dromen. Op de klantenlijst stonden heel wat multinationals voor wie het marketingbedrijf internationale campagnes kon voeren, waarbij gekozen werd voor een direct contact met de consument. Om die internationalisering te ondersteunen, stapte Gimv in 2009 mee in het kapitaal.

De holding investeerde toen een belangrijk bedrag in het bedrijf en kreeg daarvoor een belang van 62%. Van Der Borght behield een derde, de resterende 5% van de aandelen ging naar het management. De aanpak heeft twee jaar goed gewerkt, maar sinds de crisis klopte dit verhaal niet meer. De multinationals schroefden hun grote budgetten terug. Bovendien verkozen ze hun pijlen voortaan meer te richten op landen waar er nog een hogere economische groei was.

En kozen ze meer voor een projectmatige aanpak, veeleer dan voor een aanpak met jaarplannen. Er wordt ook meer op korte termijn gewerkt. “Die evolutie houdt in dat we meer flexibel moeten worden en met kleinere eenheden moeten werken. Ook zal er bij de promotie van producten in het retailkanaal meer aandacht besteed worden aan de verhoging van de winkelbeleving en aan de integratie van digitale technieken.

De inzet van animatrices op het winkelpunt is achterhaald.”

24

Event Management INTERVIEW MET SIVIGLIA BERTO – DELTA LLOYD LIFE

“ELKE GENODIGDE RAKEN EN GELUKKIG MAKEN, PAS DAN IS MIJN EVENEMENT GESLAAGD”

Haar studies geologie heeft ze niet afgewerkt, een zwangerschap gooide immers roet in het eten. Gelukkig maar, want anders was de Belgische eventindustrie een corporate eventprofessional armer. Rechttoe rechtaan, niet al te veel poeha en rond de pot draaien alsjeblieft, dat is Siviglia Berto ten voeten uit.

Zoals het een zelfstandige moeder met Italiaanse roots betaamt! Siviglia Berto werd geboren voor de eventsector...

Siviglia, hoe ben je in deze job terechtgekomen?

S.B.: “Ik ben reeds sinds 1999 in dienst. Voordien was ik gerante in een horecazaak, waar ik geleerd heb wat hard werken is. Ik heb geologie gestudeerd, dus je kan gerust zeggen dat mijn carrière een aparte wending genomen heeft. Maar in mijn tweede jaar raakte ik zwanger en ben ik gestopt met mijn studies. Toen ik bij Delta Lloyd begon, was dat als sales assistente. Ik draaide toen onmiddellijk mee in het circus van evenementen en roadshows. In het begin moest ik mij wel wat aanpassen aan de spelregels in een groot bedrijf, waar je met veel procedures rekening moet houden. Dat was wel even wennen. En ik was nog jong. Maar al doende leerde ik.”

Vandaag ben je Events & Sponsoring Officer. Welke evenementen organiseren jullie zoal in een jaar?

S.B.: “We organiseren vele sectoriële opleidingen voor onze zelfstandige makelaars. Die zijn verplicht een x-aantal opleidingen te volgen. We sponsoren ook vele evenementen van de federaties en kleine, sectorgebonden evenementen zoals de Dag van de Makelaar, het Salon van het Testament (een organisatie van de vzw Testament.be). Daarnaast organiseren we ook residentiële seminaries in Amsterdam aan onze hoofdzetel en teambuildings voor ons zelfstandig verkoopsnetwerk.

Daarbij willen we echt de teamspirit versterken. Die activiteiten zijn altijd buiten, actief en dynamisch. We doen er zo’n twee per jaar. Er zijn ook nog een jaarlijks nieuwjaarsevenement voor het personeel en nationale roadshows waar de plannen voor het nieuwe jaar uit de doeken worden gedaan. Tot slot organiseren we tweejaarlijks ook nog een groots personeelsfeest.”

Van welk evenement heb je tot nu toe de meeste voldoening gekregen?

S.B.: “Ons personeelsfeest in 2011, zonder twijfel! Op vrijdag 28 oktober 2011 hebben we duurzame mobiliteit in de kijker gezet via een ludieke flashmob in het Brusselse Zuidstation. Ongeacht op welke afdeling je

werkte, iedereen deed mee. Maar niemand wist op voorhand wat we gingen doen, zelfs onze eigen CEO Jan Van Autreve niet. Enkel de personeelsdirecteur had ik in vertrouwen genomen, want het was immers zijn budget. Hadden onze 600 personeelsleden op voorhand geweten wat ze zouden moeten doen, dan hadden ze het waarschijnlijk niet gedaan. We hebben op één namiddag gerepeteerd (in The Egg) en uitgevoerd, om 18 uur in volle drukte. Vijf minuten later was het al gedaan, want dat was de tijd die we van de NMBS gekregen hadden. In het station moesten we ons eerst stil houden. Je zag wel iedereen naar elkaar kijken. Wie zou de eerste stap zetten? Dat was echt een kippenvelmoment. Ons publiek is ook niet zo makkelijk inschatbaar. Financiële experts zijn niet echt de grootste fuifbeesten. Maar dat viel dus goed mee. Op het einde werden ballonnetjes opgelaten met daaraan een kaartje met onze bedrijfsnaam en ‘klik op deze url’. Zo hebben we geld ingezameld voor CyCLO vzw, uitbater van fietspunt Brussel die het fietsen in Brussel stimuleert. De fietsen werden dan geschonken aan een school om de hoek. Duurzame mobiliteit werd ook in de kijker gezet door de bewuste keuze van de locatie waar de flashmob wordt uitgevoerd: het Brusselse Zuidstation, draaischijf van het Brusselse openbare vervoer. ’s Avonds was er nog een drink en een walking dinner in restaurant Bazaar in de Marollen.”

Hoe ben je tot dat concept gekomen?

S.B.: “Dat was een werk van lange adem. Alle ingediende voorstellen waren niet goed. Ik was niet tevreden en raakte echt gefrustreerd. Ik wou iets waarbij alle deelnemers zich achteraf enorm fier zouden voelen. Ik wilde een echt out-of-the-box concept. Het moest ook actief zijn en er moest gedanst worden. Langzaam maar zeker vielen dan alle puzzelstukjes op hun plaats.”

Hecht je veel belang aan het integreren van een goed doel, aan CSR (Corporate Social Responsibility)?

S.B.: “Zeker en vast! De overschot van de catering bij de flashmob bijvoorbeeld is naar Restaurant du Coeur in Sint-Gillis gegaan. Zaken

Event Management 25

• Naam: Berto • Voornaam: Siviglia • Functie: Events & Sponsoring Officer • Brands: Delta Lloyd Life • In functie sinds: 1999 • Leeftijd: 38 jaar • Gezinssituatie: ongehuwd, 1 kind • Vrije tijd: zwemmen, vrijwilligerswerk bij de zeescouts, trektochten in de Dolomieten (Siviglia’s familie is van Noord-Italië) • Houdt niet van: rond de pot draaien

die niet uit de verpakking zijn gegaan, geef ik veel liever aan een goed doel dan ze weg te gooien. Ik praat er ook over met onze cateraars: fair tradekoffie, -fruitsap, vruchtendranken met een biolabel, seizoensproducten, ... . Je moet de mensen daarin sensibiliseren. Ik hecht er veel belang aan. Hetzelfde verhaal met no-shows, want elke no-show is een volledige maaltijd die je weggooit. Ik probeer daar zoveel mogelijk op te anticiperen. Pas als je daar effectief werk van maakt, merk je wel dat de genodigden dat verhaal wel volgen.”

Werk jij eigenlijk alleen, of in een grote eventcel?

S.B.: “Ik maak deel uit van de marketingafdeling die een 30-tal mensen telt. Voor events en sponsoring ben ik echter alleen verantwoordelijk.

Ik heb uiteraard wel een toffe medewerker voor de administratieve support. Enkele collega’s schrijven mijn teksten, ik ben immers geen communicatiespecialist, en een copywriter leest ze na. We hebben ook een vertaler en iemand die de huisstijl valideert.”

Hoe selecteer je concreet een eventbureau en wat verwacht je van hen?

S.B.: “Ik schrijf een briefing uit, stuur die uit naar onze partner van het jaar voordien plus twee nieuwe bureaus. Drie is voldoende voor een pitch. Ik geef ze ook de namen mee van hun concurrenten. Dan krijgen ze een periode de tijd om vragen te stellen. Wat later komen ze hun voorstellen, meestal 2, toelichten. Een eerste selectie gebeurt met interne sales- en marketingverantwoordelijken en pas dan stap ik naar de directie. Ik besef wel dat ik bureaus veel te weinig tijd geef om hun voorstellen voor te bereiden, meestal slechts twee weken. Maar dat is realiteit van de huidige conjunctuur en daar valt momenteel niets aan te veranderen. Ik verwacht ook een gigantische flexibiliteit van hun kant, volledige transparantie in de facturen en achteraf geen extra kosten waar ik vóór het evenement niets van wist.”

“Ik bouw wel een langetermijnrelatie op met een bureau. Die kent dan de stijl van het huis, het publiek, onze gevoeligheden. En dat is toch

belangrijk om weinig tijd te verspillen. Veel bureaus die bij ons hun voorstel verdedigen, hebben zelfs nog niet naar onze website gekeken.

Zij weten niet wat wij doen. Dat kan toch niet!”

Een evenement anno 2013 moet de mensen begeesteren. Het publiek moet een unieke ervaring meemaken. Met andere woorden, alles staat en valt met een uniek, creatief concept.

Maar bij de organisatie komen ook zoveel details kijken. Waar hecht jij vooral belang aan?

S.B.: “Ik wil mijn best doen om iedereen ergens te raken. Niet eenvoudig, als je 600 personen ontvangt. Maar iedereen moet wel eens kunnen zeggen: ‘Dat vind ik nu leuk’, of: ‘Super, ze hebben met mijn eetgewoonten rekening gehouden’. Personaliseren is uitermate belangrijk. Een gepersonaliseerde welkomstbrief op je hotelkamer kan wonderen doen.

Je kan daarin bijvoorbeeld meedelen dat je rekening hebt gehouden met de zwakke rug van die persoon en dat hij/zij daarom een kamer heeft gekregen dicht bij de lift. Dat vraagt uiteraard veel voorbereidingswerk.

Je moet al die informatie te weten komen, verzamelen en op het juiste moment gebruiken. Ik ben ook wel een echte controlefreak. Willen we iets organiseren, dan ga ik de site altijd eerst inspecteren. Ook gpscoördinaten check ik op voorhand. Stuur je je genodigden de verkeerde richting uit, dan mag je het al bijna schudden.”

Tot slot, je bent lid van EMA. Tevreden?

S.B.: “Ik ben lang lid geweest en er dan uitgestapt omdat ik er te weinig toegevoegde waarde aan overhield. Sinds dit jaar ben ik echter opnieuw lid en ik merk toch dat de kwaliteit van de gegeven opleidingen verbeterd is. Dus ik blijf zeker lid en ben tevreden. Ook los van de opleidingen is het een toegevoegde waarde om lid te zijn. Stel, je zoekt iets of iemand. Je stuurt een mail naar EMA en wat later krijg je meteen een antwoord.

Super gewoon!”

Thank you - Dankjewel Merci - Danke schön Meest gewaardeerde hostess agency in België 2013!

Het ganse team van The Frontline Company dankt van harte al zijn medewerkers op kantoor en in the field voor hun tomeloze inzet, hun oog voor detail en kwaliteit, hun enthousiasme en hun vrolijkheid on-the-job.

Uiteraard ook een speciaal dankwoord voor onze klanten en hun projectverantwoordelijken voor het vertrouwen dat ze elke keer weer in ons stellen!

Wij zijn ontzettende blij met de appreciatie die we hebben gekregen voor onze manier van werken, maar het is niet zozeer die eerste plaats die ons pleziert.

Neen..., het is vooral het feit dat we sinds 4 jaar steeds een plekje stijgen in deze rangschikking dat ons zo trots maakt. Dat bewijst dat deze erkenning geen toevalstreffer is. Wij werken met ons ganse team elke dag opnieuw voor een super correcte samenwerking met onze medewerkers en dat komt rechtstreeks ten goed van onze klanten.

Bovendien merken we dat de eventsector sterk is geprofessionaliseerd: bijv. de wettelijke bepalingen op het vlak van bijvoorbeeld overuren, worden zonder meer geaccepteerd. O.a. hierdoor krijg je als organisator dan ook écht gemotiveerde mensen op je project. Kleinere events met inhoud en warmte krijgen de voorkeur op grote massa-events en hier is de hospitality van The Frontline Company ook precies op z’n plaats.

Kwaliteit is opnieuw prioritair en daar plukken wij de vruchten van!

Hosts & hostesses • VIP Hospitality • Promoteams • Sales Support • Drivers & Valets • Flyerteams • Entertainers • Sampling • Parking stewards www.thefrontlinecompany.be welcome@thefrontlinecompany.be

Al eens aan Kinepolis Antwerpen gedacht …

... voor ‘n kaskraker van ‘n kado?

Film is altíjd fun. Humor, thriller, romantiek, … een avondje cinema, da’s puur genieten.

Verras uw personeel en relaties met de Kinepolis-bioscoopcheque. 2D of 3D, verpakt in een mooi doosje, al dan niet met een voucher voor frisdrank, snoep of popcorn.

Gegarandeerd een geslaagd geschenk! En bovendien ook fiscaal interessant …

U denkt aan Kinepolis Antwerpen voor een geslaagd geschenk?

Bezoek onze website: www.kinepolisbusiness.com Voor meer info: Cedric Bonnet of Loan Tran – b2bantwerpen@kinepolis.com – 03/544.36.11 of 03/544.36.14

WHEREBUSINESSMEETSPLEASURE

BUSINESS

Event Management 27

VEILIGHEID NIET LANGER HET KNEUSJE VAN DE KLAS Gelukkig verloopt het merendeel van de evenementen vlekkeloos. Maar toch loopt het af en toe ook wel eens grondig fout. Een sluitend veiligheids- en preventieplan is daarom geen overbodige luxe. Al is het maar omdat de organisator (lees het eventbureau samen met de klant) zélf verantwoordelijk gesteld kan worden bij ongevallen.

E

xperience Magazine stak zijn licht op bij een aantal betrokken spelers en hield de vinger aan de pols van het veiligheidsbeleid anno 2013. We interviewden enkele organisatoren zowel bureaus als freelance, een partner gespecialiseerd in preventie en veiligheidscoördinatie en de noodplanambtenaar van de Stad Mechelen. We legden hen telkens dezelfde vragen voor.

Wat betekent voor u veiligheid en preventie tijdens een event?

Stijn Snaet (S-Kwadraat, freelance producer): “Elke gastheer of -vrouw heeft de morele plicht om zijn gasten in een veilige omgeving en op een degelijke manier te ontvangen. Als je daartoe niet in staat bent, doe het dan niet. Juist daarom is de nood aan een

nationaal wettelijk kader zo groot, want vandaag verschillen de toepassing en inschatting van de regels nog teveel, afhankelijk van de brandweerkapitein of zone waarmee je te maken krijgt.”

Chris De Smet (To B-Seen, veiligheidscoördinator): “In ons land bestaan er voor het organiseren van events twee soorten wetgeving. Voor een tijdelijke, mobiele bouwplaats moet je een veiligheidscoördinator aanstellen. Maar ook wanneer het om een actief ontspanningsevent gaat, heb je nood aan een veiligheidsplan en -verantwoordelijke die beiden tijdens het event aanwezig zijn. Een globale aanpak is vereist; daarom is het ideaal dat de veiligheidscoördinator eveneens de rol van preventieadviseur vervult zodat het comfort van alle gasten verzekerd is.”

Bjorn Peeters (Senior Event Manager The Oval Office): “Preventie omhelst alles wat je op voorhand kunt bedenken om de veiligheid van een event te verhogen. Als live communicatiebureau willen we het doelpubliek een zo optimaal mogelijke beleving bieden, ook op het gebied van de veiligheid.

Maar preventie mag geen rem betekenen voor de creativiteit van de event manager. We zoeken steeds de gulden middenweg tussen de gezamenlijke eisen van ons en de klant, gecombineerd met wat concreet mogelijk is.”

Steven Vermeeren (Noodplanambtenaar Stad Mechelen): “Wij ijveren voor de eigen responsabilisering van de organisator. M.a.w. ken je event, ga op zoek naar relevante precedenten, maak op basis van die ervaring en contacten een grondige risicoanalyse en stel



28

Event Management een aantal maatregelen op. In een tweede fase zitten wij rond de tafel met de organisator en laten wij ons licht schijnen op de bestaande risicoanalyse die we aanvullen met een aantal preventietips. Belangrijk is uiteindelijk de taakverdeling; m.a.w. wie doet wat?”

Stefan Czerwatiuk (General Manager Act!events): “Het organiseren van een veilig evenement (op alle niveaus) is zonder twijfel prioriteit nummer één en meteen ook de reden waarom Act!events een vaste veiligheids- en preventieadviseur in dienst heeft.

Hij stelt al onze veiligheidsplannen samen i.s.m. brandweer en politie.”

Steven Vermeeren: “In principe vormen wij als overheid de laatste strohalm wanneer het mis gaat. Ik merk wel dat steeds meer organisatoren externe veiligheidsfirma’s inschakelen wat een erg goede evolutie is. Dergelijke externe veiligheidsadviseur is absoluut geen overbodige luxe omdat veel organisatoren niet vertrouwd zijn met de omvang of het type publiek van hun event.”

Bjorn Peeters: “Het veiligheidsbewustzijn groeide de laatste jaren ongetwijfeld. Dankzij o.a. de toenemende belangstelling van een organisatie als BESA (Belgian Event Suppliers Association), denken ook leveranciers steeds meer preventief. Maar het kan natuurlijk nog altijd beter. We zijn het onze klanten verschuldigd om hen op een professionele wijze bij te staan.”

Stefan Czerwatiuk: ”Onze veiligheids- en preventieadviseur coördineert dit belangrijke aspect samen met externe instellingen zoals Vinçotte bij elke relevante opdracht.

Wanneer we bijv. een beursstand bouwen met twee etages controleert die of de constructie volledig conform is aan de wetgeving, los van de leverancier die de materialen aanlevert.”

Annemie Braes: “Wanneer het om erg specifieke dossiers gaat waarbij de betrokkenheid van brandweer en politie noodzakelijk is, werken we met een externe firma. Dit vergt namelijk tijd en een specifieke opvolging. In een groot aantal gevallen beschikt de klant ook over een eigen veiligheids- en preventieadviseur met wie we het volledige veiligheidsplan doorpraten.”

Vindt u dat de eventsector voldoende over veiligheid en preventie nadenkt?

Stefan Czerwatiuk, General Manager Act!events

Annemie Braes (Managing Director Cum Laude): “Veiligheid en preventie staan voor een heleboel elementen: een sterk implementatieplan (o.a. voldoende nooduitgangen en brandblusapparaten), voldoende communicatiemogelijkheden, een gedetailleerd uitgewerkt noodplan, een security- en EHBO-check, de stabiliteitscontrole van tijdelijke installaties,... Kortom, er is nood aan een goed uitgewerkt veiligheidsdraaiboek.”

Werkt u samen met een externe firma of beheert u dit zelf?

Bjorn Peeters: “We werken regelmatig met externe specialisten. Hoe meer mensen, hoe meer ogen, waardoor je een nog beter zicht krijgt op het veiligheidsaspect van een event.

Vooral wanneer het over grotere of erg specifieke events gaat, is dat zeker het geval. Wij ijveren steeds voor een nauwe samenwerking tussen de preventieadviseur van de klant, onze veiligheidsmanager, politie en brandweer.”

Stijn Snaet: “Gelukkig bestaat daar vandaag veel meer aandacht voor; een evolutie waarover ik erg tevreden ben. Zo engageren organisatoren steeds vaker een veiligheidscoördinator. Helaas is dat deels het gevolg van een aantal ongelukkige publieke voorbeelden zoals bijv. Pukkelpop 2011. Maar je kan zonder twijfel stellen dat het comfort van de bezoeker vandaag veel groter is dan 15 jaar geleden. Hij wordt quasi constant begeleid op diverse fronten. Vooral de social media - waardoor je live kunt ingrijpen - spelen daarin een belangrijke rol. Het publiek wil permanente informatie. Als er vroeger een kwartier vertraging optrad, werd dat klakkeloos aanvaard. Maar vandaag communiceer je hierover. Dat is puur comfort maar tegelijk ook een stuk preventie.”

Chris De Smet: “Dat is erg wisselend; sommige firma’s vinden een veiligheidsluik vanzelfsprekend, voor anderen blijft het een ver-van-hun-bed-show. Je kunt wel stellen dat de grotere, professionele bureaus er meer mee bezig zijn, alhoewel je dat zeker niet mag veralgemenen. Veel is afhankelijk van degene die verantwoordelijk is voor veiligheid en hoe die dat hoofdstuk benadert. Maar ik merk wel dat ook veel vakorganisaties hard aan bewustwording werken via cursussen en opleidingen. Een positieve evolutie.”

Bjorn Peeters, Senior Event Manager The Oval Office

Steven Vermeeren: “Dat is een continu proces dat steeds voor verbetering vatbaar is, zowel als organisator als bij de overheid.

Tien jaar geleden was er van windmeters op tenten of podia totaal geen sprake. Als je die vandaag niet hebt, kom je daar niet langer mee weg. De publieke opinie verwacht dit ook waardoor we steeds meer openheid ontvangen voor onze adviezen.”

Stefan Czerwatiuk: “Dit kan absoluut beter want er lopen nog steeds cowboys rond die het allesbehalve nauw nemen met de veiligheidsregels. Vooral zaken als stroomtoevoer laten nogal eens te wensen over. Gelukkig werkt de beroepsvereniging ACC erg hard aan dit punt, alhoewel er nog steeds een aantal zwakke punten zijn die een dringende aanpak vergen.

Maar gemakkelijk is het niet want zowel Vlaanderen, Brussel als Wallonië beschikken over een andere wetgeving. Een eenduidige lijn is dus ver zoek, temeer omdat bovendien elke brandweercommandant zijn eigen visie heeft op veiligheid en preventie.”

Annemie Braes: “Door ons in ieder geval wel. Bij de klanten is dat vaak heel wisselend.

Sommige bedrijven beschikken reeds over een volledig veiligheidsplan wanneer ze een

Event Management 29 modaal bedrijfsfeest organiseren. Als we voor de overheid werken, zijn we trouwens genoodzaakt om de bestaande wetgeving op te volgen. Soms is die overdreven streng, maar daar valt nu eenmaal niet aan te tornen.”

Beschikt u over voldoende middelen en ervaring om uw klanten te overtuigen van de nood aan veiligheidspreventie?

Stijn Snaet: “Natuurlijk wil je altijd meer, maar dankzij die incidenten uit het verleden, hoe jammer ook, steeg het aantal mogelijkheden en middelen om te investeren in veiligheid en preventie aanzienlijk.”

De Smet: “Stap voor stap ontdekken ze de voordelen. Vooral wanneer je met een sterk veiligheidsdossier op de proppen komt, be-

Chris De Smet, veiligheidscoördinator To B-Seen

grijpen ze meestal de noodzaak ervan wel.

Wij denken mee met de klant en laten hem via onze opleidingen zoveel mogelijk inzien hoe belangrijk veiligheid op een event is.

Daarnaast vertalen we de eisen van gemeentebesturen of overheden en de strakke wetgeving naar realiseerbare projecten. Wij ondersteunen tijdens het event de klant actief op het vlak van het veiligheidsgebeuren en de contacten met de hulpdiensten, zodat de klant zich kan focussen op zijn creatieve invulling. Concreet zijn we actief op drie vlakken: het verlenen van veiligheidsadvies en -ondersteuning naar het event toe, de verhuur en verkoop van divers veiligheidsmateriaal en onze Safety Academy die o.a. op maat van de eventwereld korte opleidingen en presentaties geeft over de wetgeving terzake.”

WIST U DAT?...

Indien uw event een grotere risicofactor heeft, meerdere partijen betrokken zijn bij de op- en afbouw, of het event gesitueerd is op een openbare ruimte (bijv. grote markt in een druk centrum), zegt het KB van Tijdelijke en Mobiele Bouwplaatsen dd 25/01/2001 & 19/01/2005 dat er een veiligheidscoördinator aangesteld dient te worden voor de op- en afbouwwerken van een event.

Daarnaast heeft u dan ook een veiligheidsverantwoordelijke nodig op het event.

De veiligheidsverantwoordelijke zal onderstaande taken voor zijn rekening nemen: - Enkele weken voor aanvang van het event wordt een veiligheidsdossier opgemaakt dat aan de betrokken veiligheidsdiensten (politie, brandweer, ehbo,.. ) dient voorgelegd te worden. Dit dossier bundelt de veiligheidsmaatregelen, risicoanalyse van het event, noodscenario’s, …

- Coördinatie vooraf het aanbrengen van de vereiste veiligheidsvoorzieningen.

- Rondgang met politie en brandweer.

- Aanwezigheid gedurende het gehele evenement.

- Algemene coördinatie en veiligheid tijdens het evenement.

- Neemt de noodzakelijke maatregelen om de veiligheid van de deelnemers of derden te waarborgen.



Vraag naar ure! onze eventbroch

“Beleef uw huwelijk op zee...”

Vrijblijvende offerte en info:

Belgium Pier Events Zeedijk 261 8370 Blankenberge +32(0)50 43 37 50 events@belgiumpier.be

www.belgiumpier.be

Beleef uw event 365 meter op zee!

MILK INC.

CAFE FLAMAND

CLOUSEAU

REGI

LIVE

ENTERTAINMENT MIGUEL WIELS

GUY SWINNEN

SVEN VAN HEES

PETER VAN DE VEIRE

BRAHIM

SOUL BROTHERS

LEVEL SIX

TOM DICE

SOULSISTER

CARA VAN DER AUWERA

PAUL MICHIELS OZARK HENRY | JASPER STEVERLINCK | DAAN | AXELLE RED | IBERNICE MACBEAN | LEKI | THE SCABS | COMBO D’ACCORD | SOFIE | SEAN PAUL | SHAGGY | KID CREOLE | en veel meer ...

OP MAAT

VAN UW EVENT NATIONALE & INTERNATIONALE ACTS || DJ'S || LIVE BANDS OP MAAT || ...

INFO@TTTARTISTS.BE WWW.TTTARTISTS.BE T: +32 3 355 33 33 KROMSTRAAT 60 - 2520 RANST

Event Management 31 Bjorn Peeters: “Dat levert weinig problemen op. Veiligheid primeert op de kostprijs omdat ‘safety’ ook bij onze klanten een prioriteit is. Het helpt bovendien als je met een uitgewerkt veiligheidsdossier voor de dag komt. Een gedetailleerd budget per onderdeel zorgt voor meer begrip bij de klant.”

Steven Vermeeren: “Sowieso. Het voordeel als overheid is dat onze (op wetgeving gebaseerde) adviezen niet te nemen of te laten zijn. Bovendien beschikken we over voldoende referenties waarnaar we kunnen verwijzen om organisatoren te overtuigen van de noodzaak van bepaalde ingrepen die absoluut niet veel geld hoeven te kosten.

Bovendien begrijpen zij ook steeds meer dat eventuele consequenties nadien erg zwaar kunnen doorwegen. Schadeclaims zijn de laatste jaren schering en inslag. De tijd dat alles kon en mocht is wel degelijk voorbij.”

voelen zich natuurlijk ook wel verantwoordelijk tegenover hun medewerkers of klanten.”

Hebt u zelf een opleiding gevolgd of zou u dit eventueel willen doen?

eigen organisatie als mijn klanten is het een onmiskenbaar voordeel wanneer ik op de hoogte ben. Zo snel ik een gaatje in mijn agenda vind, ga ik er voor...”

Stijn Snaet: “Niettegenstaande ik geen ambitie heb om veiligheidscoördinator te worden, wil ik wel graag weten welke analyses zij maken. Een bepaalde act of organisatie die niet kan volgens de wettelijke normen, ligt moeilijk. Tijdens de Cavalcade in Mechelen liep er bijv. een vuurspuwende draak mee wat volgens de letter van de wet niet kan (vooral omdat er geen specifieke wetgeving voor artistieke toepassingen bestaat), terwijl die wel het uithangbord van de parade is. Toen de brandweer op papier zette dat het ok was, ging het licht voor mij op groen. Dergelijke goedkeuring is wel noodzakelijk.”

Chris De Smet: “Al onze medewerkers, inclusief mezelf, volgden een opleiding tot preventieadviseur en veiligheidscoördinator.

Dat is noodzakelijk want je moet perfect op de hoogte zijn van alle mogelijke wetgevende regels. Veiligheid is té belangrijk en een vak dat best wordt uitgeoefend door mensen met de juiste diploma’s.”

Bjorn Peeters: ”Nog niet, maar ik vind het wel belangrijk dat je theoretische kennis kunt koppelen aan praktijkervaring. Enkel zo creëer je vanzelfsprekende automatismen, en ben je steeds op de hoogte van de laatste nieuwe mogelijkheden. En natuurlijk consulteer ik ook zoveel mogelijk specialisten terzake, want als event manager kun je niet alles zelf doen. Maar wanneer je handelt als een goede huisvader, voorkom je al veel problemen.”

Steven Vermeeren, Noodplanambtenaar Stad Mechelen

Stefan Czerwatiuk: “Gelukkig zijn onze klanten zich bewust van het belang van veiligheid en preventie en is het meestal ook voor hen een prioriteit! Als dit niet het geval is, trachten we in elk geval duidelijk te maken waarom we hier op hameren. Ook voor de klant kan een ongeval namelijk ernstige gevolgen hebben. Gelukkig beseffen zij dit ten volle!”

Annemie Braes: “Steden en gemeenten kennen de veiligheidsprocedures tot in de puntjes. Die staan wettelijk vast. Met klanten waarbij veiligheid geen prioriteit is, nemen we alle scenario’s door zodat ze zich wel bewust worden van de noodzaak van duidelijke en concrete veiligheidsvoorschriften. Maar meestal vormt dat geen probleem want zij

Steven Vermeeren: “Ik genoot een klassieke opleiding als noodplanambtenaar en ben ook preventieadviseur. Op dit moment ga ik ook nog van start met een postgraduaat rampenmanagement. Veiligheid is een blijvend proces. Het is niet de bedoeling om op je lauweren te rusten omdat je enkele brevetjes binnenhaalde.”

Stefan Czerwatiuk: “Uiteraard is het belangrijk dat ons hele team op de hoogte is van de thematiek. Onze veiligheids- en preventieadviseur volgt dan ook regelmatig bijscholing en workshops en informeert dan de rest van het Act!events team. Zo blijft iedereen volledig mee!”

Annemie Braes: “Nog niet, maar ik wil het zeker doen in de toekomst. Het is goed om alle puntjes eens op een rijtje te zetten en de wetgeving te doorgronden. Zowel voor mijn

Annemie Braes, Managing Director Cum Laude

Conclusie?

De aandacht voor veiligheid en preventie steeg de voorbije jaren aanzienlijk bij de meeste eventbureaus. Ofwel hebben ze een specialist in huis en/of doen ze beroep op een externe, gespecialiseerde firma waarvan de medewerkers preventieadviseur niveau 2 of 1 zijn.

Een heleboel vakorganisaties, die hard aan bewustwording werken via cursussen en opleidingen, spelen daarin een belangrijke rol.

Veiligheid is dus veel meer dan enkel de security agenten op je evenement, het is het uitbouwen van een doordacht actieplan. Preventie en safety management is een vak met achterliggend een heel groot wettelijk onderbouwd kader dus dat laat je best aan professionals over !

PS: Als organisator bent u verantwoordelijk voor de veiligheid op uw evenement. Het paneeltje aan de inkom of vestiaire met “de organisatie is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen” laat u dus best achterwege, maar dat wist u vermoedelijk al…

The Outsider Coast

uw partner aan de kust!

. verschillende toplocaties . gemiddelde klantentevredenheid van 93 % . vanaf 5 personen tot ... . voor iedereen toegankelijk . juiste monitor op de juiste plaats . certificaat charter duurzaam ondernemen . slecht weer -> vervangprogramma . sportief gecombineerd met cultureel

Company Events The Outsider Coast \ \ Brugsevaart 50, 8620 Nieuwpoort +32 (0)58/23.14.04 Info@theoutsidercoast.be

www.theoutsidercoast.be

Welcome to our world

Challenge MC hostesses, promo & event people

Vandersmissen FeestserVice Gelmelstraat 92 Bus 7 • B-2320 Hoogstraten • T +32 (0)3 314 58 85 www.vandersmissen.org info@vandersmissen.org

Vandersmissen FeestserVice

Gelmelstraat 92 Bus 7 • B-2320 Hoogstraten • T +32 (0)3 314 58 85 www.vandersmissen.org info@vandersmissen.org

34

Event Management

WAT IS MEERWAARDE EN IMPACT? RONDETAFELDEBAT FIELD MARKETING Experience organiseerde recent een rondetafeldebat met enkele specialisten in field marketing. Wat is de meerwaarde van dergelijke acties i.v.m. andere communicatiekanalen? Welke voordelen haalt uw product of dienst uit een goed voorbereide field actie? Waarin ligt het verschil met andere communicatievormen en evenementen? Wij confronteerden ons panel met enkele hete hangijzers en stelden hen de belangrijkste vragen. Hun antwoorden leiden tot één conclusie: field marketing is belangrijk in de totale communicatemix!

In dit artikel leest u precies waarom...

V: Waarom moeten bedrijven voor field marketingacties kiezen?

A: Tijdens field marketingacties heeft de klant rechtstreeks contact met de (potentiële) consument Je kan hem vragen wat hij van je product vindt, wat hij ervoor voelt, wat hij ervan onthoudt. Zo kan je de visibiliteit van je merk verhogen. Samplingacties in winkels zijn ook direct meetbaar via bijvoorbeeld feedback achteraf.

Je kan alles meten, maar de eindklant heeft niet altijd voldoende budget om de volledige meetbaarheid te laten uitwerken. Dat vereist een extra investering. De basics van een actie op straat kan de klant wel krijgen: ‘Hoe was het product?’, ‘Was het lekker?’, ‘Hoeveel staaltjes werden er uitgedeeld?’... . Nadien kan de (potentiële) consument blijvend opgevolgd worden. Niet allemaal uiteraard, maar toch zeker een 100-tal van bv. de 4.000 die werden aangesproken. Met hen kan je dan het onderzoek verderzetten: ‘Wat is hun gedrag na deze actie?’, ‘Gaan ze over tot aankoop of niet, en waarom?’,... . Deze extra’s vragen wel een grote investering en de klant wil hier niet altijd in meegaan. De meesten hebben een klein activatiebudget en willen het resterende budget liever investeren in andere mediakanalen. Grotere klanten trekken voor field marketingacties wel een groot activatiebudget uit, soms zelfs groter dan hun budget voor andere mediakanalen.

A: Field marketing zorgt voor beleving Field marketing is een zeer belangrijk onderdeel geworden van de mediamix.

Traditionele media blijven nog steeds belangrijk, maar merkactivatie zorgt voor een beleving bij de klant. Die beleving is de vertaling van wat er in de mediacampagne verteld werd. Het speelt ook in op de zintuigen, wat traditionele media veel minder kunnen.

Dit zorgt ervoor dat de mensen uw product of dienst onthouden.

Live beleving is ook budgetvriendelijk, i.v.m. andere evenementen. Dus ook bedrijven met een relatief beperkt budget per consument (dat sowieso ook grote budgetten kunnen zijn) kunnen met een field actie al heel wat bereiken, een echte live beleving creëren. De prijs per contact valt goed mee. De beleving moet wel aansluiten bij het algemene verhaal, en dat versterken. Het mag zeker geen stand alone-actie zijn.

Mensen willen vandaag begeesterd worden.

Alles moet LIVE! Blijkbaar kan de mens dan toch niet zonder enige ‘menselijkheid’.

Sociale media spelen daar een heel belangrijke rol in. Alles wordt onmiddellijk ‘geshared’, dus ook jouw product of dienst. Vroeger waren acties puur informatief, vandaag moet er entertainment aan gekoppeld worden: infotainment! Mensen willen iets zien dat leuk en speels is. Wie alleen maar geïnformeerd wil worden, surft wel op het internet. ‘What’s in it for me?’, ‘Waarom vind ik dit lekker?’,... dát is beleving. ‘Waarom houd ik die info bij?’, en dat werkt. Field marketing geeft ook een gezicht aan het merk. Die menselijkheid, dat warme contact, vertaalt zich naar jouw producten.

Mensen komen ook beter geïnformeerd naar de winkel dan vroeger. Ze weten door het internet al veel meer over je product dan je wel

denkt. Live experiences mogen niet mislukken, moeten een stukje advies bevatten. De consument is door alle impulsen en kanalen véél kritischer geworden dan vroeger.

Een bepaalde beleving van een product liegt niet. Een advertentie kan dat wel al eens doen, en zorgt vandaag dus eerder voor naamsbekendheid dan directe verkoop.

‘Wast witter dan wit? Bewijs dat maar eens!’

Een consument laat zijn keuze voor aankoop niet meer afhangen van een mooie of leuke advertentie.

A: Met field acties bereik je makkelijk heel specifieke doelgroepen Bijvoorbeeld 18- tot 25-jarigen, moeders met kleine kinderen,... . Daardoor is er weinig ‘waste’ bij dergelijke acties. Soms is het natuurlijk de bedoeling om een algemene massa-actie op poten te zetten, maar segmentering is toch één van de grootste voordelen. Weinig andere tools zorgen voor dezelfde impact met een even klein budget.

A: Field acties zijn tenslotte ook flexibel Met field kan je heel veel richtingen uit. De creativiteit kent geen grenzen, waar je pakweg met een radiospot steeds binnen een bepaald kader moet denken aangezien je beperkt bent in tijd (meestal 30 seconden).

Bij field kan je kiezen uit een breed scala: van eenvoudige sampling in winkels tot nationale roadshows. Kleine probleempjes kunnen tijdens de actie ook bijgestuurd worden.

Event Management 35

V: Welke gevaren schuilen er achter de hoek?

A: De verloning van promoboys en -girls swingt de pan uit: overuren aan 150% en feestdagen aan 200%, waardoor budgetten sterk stijgen De aanbieders kunnen daardoor minder marge nemen op hun prestaties, omdat niet alle bureaus de wetgeving volgen. Niet iedereen hanteert dezelfde prijs voor zijn personeel. Vooral deze situatie is gevaarlijk.

Daardoor aanvaarden ook niet alle klanten die wettelijke prijzen. Anderzijds, een echt bedrijf dat zijn reputatie te verdedigen heeft, zal niet buiten de wettelijke lijntjes willen kleuren.

is wat gepland stond. De sector heeft hier anderzijds zelf ook wel schuld aan. Begin 2000 nog werd er wild gesampled. Er was overdaad. De overheid moest wel tussenkomen, maar is daar nu te ver in gegaan.

A: Té veel klanten hebben onrealistische doelstellingen Het aantal te bereiken personen voor een budget stijgt ook voortdurend. Zo daalt de prijs per contact. De klant wil daar een echte beleving bovenop. Dat is jammer, want zo boet je ook aan kwaliteit in. Veel klanten willen dus té veel mensen bereiken.

Twintigduizend contacten per dag met drie personen is ONMOGELIJK!

A: Hoge verwachtingen van klanten moeten gekoppeld worden aan een realistische timing Op heel korte termijn wordt er veel van de bureaus verwacht. Uiteraard staat de klant intern ook onder druk, van het senior management of mensen van de procurementafdeling. Maar goede acties vragen een goede voorbereiding, en dat vraagt tijd. Bij andere mediakanalen wordt er heel lang op voorhand gepland, waarom niet bij field acties?

Een radiocampagne start je toch ook geen week op voorhand op? De klant mag niet vergeten dat daardoor de kwaliteit kan verminderen. Tussen akkoord en opstart zit er nu 2 à 4 weken, vroeger was dat 4 à 6 weken.

Anderzijds is weinig tijd ook een voordeel voor deze specialisten, aangezien je met field acties sneller op de bal kunt spelen dan met andere communicatietools en evenementen.

Ze zijn heel snel inzetbaar en krijgen daarom dan ook veel de voorkeur.

A: De overheid zorgt voor administratieve rompslomp (o.a. bij het verkrijgen van vergunningen en het personeelsbeleid) en overregulering Je bent nooit zeker of je een vergunning krijgt. Vergunningen zijn soms ook te duur of laten lang op zich wachten (4 tot 6 weken, in steden soms langer). Deze problemen ziet de klant niet, maar het gevolg is wel dat hun vertrouwen in field acties daardoor kan dalen. Zeker als blijkt dat niet alles mogelijk

A: Er wordt met de verkeerde persoon onderhandeld Nog te vaak zit langs klantzijde de verkeerde persoon aan de onderhandelingstafel. Een persoon die meestal niet over de kennis beschikt van wat er allemaal komt kijken bij de opstart van een actie. Er wordt geregeld op heel essentiële kosten bespaard, en achteraf merkt de brand- of marketingmanager dat de actie er helemaal niet meer zo uitziet als aanvankelijk bedoeld.

V: Welke boodschappen heeft de sector nog voor de bedrijfswereld?

A: Er zijn té veel deelnemers aan een pitch Klanten weten vandaag perfect wat ze willen, en voor welk budget. Ze weten heel goed wat er in de markt leeft. Maar: vroeger gingen ze langs bij ‘slechts’ twee agentschappen, vandaag bij vijf. En in een gezonde pitch is dat te veel. Bureaus steken hier enorm veel tijd en energie in.

A: Een langdurige relatie klant-bureau heeft vele voordelen Bovendien zou men beter wat meer op de lange termijn moeten denken. Een langdurige relatie met een bureau, van pakweg drie jaar, creëert een vertrouwensband en komt de kwaliteit van de actie(s) ten goede. Zo kan ook een partnership worden opgebouwd en aan een gemeenschappelijke visie worden gewerkt. Helaas gebeurt dat vandaag nog te weinig.

Aanwezigen: • Vincent Panneels (WFM People) • Wouter Boits (The Oval Office) • Mehdi Mathlouthi (New World) • Davy Desender (Monsterscore) • Danny Brosens (Dazzle Events) • Pieter Tacquet (Ask Me) • Vincent Vanhemelrijck (Field & Concept)

A FRIENDLY WORKPLACE IS AN EFFICIENT WORKPLACE Hotel Santo Domingo offers the possibility of turning business into pleasure. Transform a business trip into what feels like a vacation, but with beneficial results for your company!

• Meeting rooms with natural light.

• A culinary experience to indulge and savor*.

• The world´s largest hanging garden.

• A unique cocktail bar located in 16th century caves.

• A large variety of rooms with different styles and themes.

In summer, enjoy our rooftop pool with incredible views of Madrid´s historical skyline.

All of this in addition to an unbeatable location in Madrid´s city center that puts you in the heart of cultural and entertainment opportunities that only Spain´s capital could offer.

All you need to combine work with a well-deserved treat that will only make it that much easier to meet your objectives.

The hotel in the heart of Madrid Restaurant SANDÓ BY ARZAK INSTRUCTIONS Book now at: reserva@hotelsantodomingo.es or ask your travel agency

* Sandó by Arzak Instructions

/hotelsdmadrid

Look for us, we are in the city centre.

@hotelSDmadrid

HSantoDomingoMadrid

San Bernardo, 1 - Tel. (+34) 91 54 79 800 www.hotelsantodomingo.es

Als productiehuis bedenken, ontwerpen, ontwikkelen en plaatsen wij materialen voor promotionele activiteiten en evenementen.

We praten eerst over het hoe, en dan doen we het gewoon.

Tailormate werkt altijd op maat van de klant mét de middelen die we nodig hebben en uiteraard een uitgebreide knowhow.

Zonder franjes of juist met véél, maar steeds to the point.

Met één resultaat voor ogen: KWALITEIT.

STEENHOEVESTRAAT 8 // B-2800 MECHELEN T +32 15 28 52 40 // WWW.TAILORMATE.BE

BRAND ACTIVATION MERCHANDISING CAMPAIGNS SALES FORCE OUTSOURCING LOGISTICS & EVENTS

Av. de Roodebeek 41 – 43 1030 Brussels +32 2 511 11 11

follow us |

ADV_210x148 2

23/09/13 12:08

Ask Me met welke logistieke event partner we bij MeetMarcel het liefst samenwerken en ik zal Ask Me als antwoord geven. meetmarcel

Ask Me staat voor duidelijkheid in de offertes en het perfect naleven van de gemaakte afspraken en deadlines. Ze doen zelfs méér dan beloofd als de situatie dit vraagt. Net daarom werken we zo graag met Ask Me.

Het team van Ask Me werkt steeds met de glimlach en runt de productie op een erg professionele manier.

Live entertainment

kIXX / strategy & communication

Ask Me staat voor ons voor flexibel, hands-on en betrouwbaar.

Ask Me past perfect in ons plaatje omdat we erop kunnen rekenen dat ze hun verantwoordelijkheid nemen!

The Oval Office

aCCIO / events & more

Al van bij de opstart van onze firma, nu bijna 6 jaar geleden, hebben we vaak op Pieter en zijn team vertrouwd voor de logistieke ondersteuning van onze events.

Hun professionalisme stelde ons nooit teleur, maar minstens even belangrijk: de fun is nooit ver zoek met Ask Me on the field!

Checkmate

Ask Me staat voor logistics support met brains… niet alleen uitvoeren maar ook meedenken.

Bij Ask Me krijg je het gevoel van “OK, laat maar lopen… komt goed!”

Dankzij hun flexibiliteit, klantvriendelijkheid en efficiëntie verliep de samenwerking uitstekend.

Ask Me zet met de glimlach de puntjes op de i.

TwICe

Pride / Tbwa

Ask Me is het perfecte logistieke verlengstuk van ons team.

Een betrouwbare en efficiënte partner waardoor onze project managers zich 100% kunnen focussen op de klant en de algemene coördinatie van het event.

Dm&s Live

De perfecte uitvoering, het meedenken en de 24/7 mentaliteit is de reden waarom wij graag samenwerken met Ask Me. boost

Met Ask Me zijn we zeker dat onze promotent er op tijd staat bij elk evenement. De medewerkers hebben respect voor ons materiaal en zijn heel flexibel. vzw antwerpen sportstad

Samenwerken met Ask Me voelt zeer vertrouwd aan. Men heeft weinig woorden nodig om het volledig plaatje te snappen, door de band die we samen uitgebouwd hebben, kan Pieter beschouwd worden als een volwaardig teamlid op momenten dat het nodig is.

To The Point events

events + field marketing + merchandising + warehousing + rental

www.askme.be ask me bvba | akkerstraat 1, 8020 Oostkamp | t +32 50 36 84 00 | f +32 50 36 84 09 | e just@askme.be

Walls

Lighting Cubes

Displays

Display Lighting

LED Modules

Lighting Displays

ALUVISION NV > Clemence Dosschestraat 44 > 9800 Deinze > Belgium > T +32 9 381 54 70 > www.aluvision.com

Associations 41

BESA INTRODUCEERT CODE OF CONDUCT VOOR EVENEMENTENTOELEVERANCIERS Op 20 juni ontving BESA, de Belgische beroepsfederatie voor evenemententoeleveranciers, haar nationale erkenning voor de vertegenwoordiging in de Hoge Raad voor de Zelfstandigen en de K.M.O.. Een goed moment om ook hun Code of Conduct te introduceren. Deze Code of Conduct werd ontwikkeld als eerste aanzet naar het tot stand brengen van een sectorspecifieke normering en veiligheidsvoorschriften waar de federatie zich de volgende jaren op wenst toe te spitsen. In samenwerking met Mediarte en het Sociaal Fond voor Podiumkunsten willen ze zo komen tot een kwaliteitslabel voor evenemententoeleveranciers.

S

inds de oprichting van BESA in 2010 streeft de federatie naar veiligheid op zowel publieksevenementen zoals festivals en concerten en eveneens voor privé evenementen binnen de bedrijfswereld. BESA wenst hier het voorbeeld te volgen van onze buurlanden waar veiligheid al langer als primordiaal wordt erkend bij toeleveranciers, controleorganen en de overheid. Deze Code of Conduct is ook bedoeld om de goede naam van de industrie en de volledige bedrijfstak te bevorderen, verduidelijkt Tom Bilsen, voorzitter van BESA. De toepassing van deze Code of Conduct die, voornamelijk veiligheidsnormen, kwaliteit en service behandelt, heeft als doel deze hoge normen te waarborgen. De Code of Conduct geeft een uiteenzetting van de

principes waarmee leden akkoord gaan en waar zij zich naar dienen te gedragen. Leden zullen geen opzettelijke verkeerde weergave van de feiten geven, en/of klanten of leveranciers misleiden met betrekking tot alle aspecten van de goederen en diensten die zij aanbieden. Zij stemmen er eveneens mee in om enkel goederen en diensten op de markt te brengen die in overeenstemming zijn met de specifieke industrienormen voor hun bedrijf. Het naleven van deze Code of Conduct is een voorwaarde voor lidmaatschap van BESA en opzettelijke inbreuk op deze code kan leiden tot uitsluiting van de federatie.

De volledige Code of Conduct kan u raadplegen op www.b-esa.be.

DRUK EINDEJAAR VOOR EMA SOCIETY De EMA Society blijft het ideale platform voor elke Event Manager om nieuwe ideeën op te doen en van gedachten te wisselen met collega’s. Ook de komende maanden is de EMA-kalender weer goed gevuld met interessante debatten en prospectietrips.

N

a de zomer hervatte EMA afgelopen maand met een prospectietrip in Plopsa De Panne en de jaarlijkse Generation Battle, waarbij nieuwkomers in het vak hun visie naast die van de anciens legden. Maar ook de rest van 2013 blijft goed gevuld met activiteiten, die gratis zijn voor EMA-leden. Op 15 oktober geeft Jean-Philip De Tender, netmanager van één, een educational omtrent storytelling. Vermits elk goed event gebaseerd is op een goed verhaal en elk event ook een verhaal op zich is, heeft EMA Jean- Philip gevraagd om zijn verhaal te brengen in de context van ons verhaal als eventmanagers. Op 19 november is er in Brussels Kart een interessant panelgesprek waarbij Event Managers & Event Agencies aan tafel schuiven en vertellen wat ze van elkaar verwachten. Op 29 & 30 november organiseert EMA opnieuw

een fam trip, waarbij men ditmaal op zoek gaat naar de interessantste meeting- en evenementenlocaties in Wallonië. Op 19 december wordt het werkjaar afgesloten met de jaarlijkse Nieuwjaarscocktail.

Verschillende lidmaatschapsformules

Met een uitgebreide waaier aan activiteiten biedt de EMA Society zijn leden dus waar voor hun geld. Wie enkele activiteiten bijwoont of van de kortingen gebruik maakt, heeft zijn lidgeld binnen de kortste keren terugverdiend. Er zijn verschillende lidmaatschapsformules (personal, corporate, academic, bronze, silver, golden), die beginnen vanaf 150 euro per jaar. Voor alle informatie hieromtrent, alsook over de bovengenoemde activiteiten, kan u terecht op de website www.emasociety.be .

EXPERIENCE MEETINGS MEETINGS MET RUIMTE OM TE DENKEN, GRATIS TOEGANG TOT INTERNET EN MAALTIJDEN DIE ZORGEN VOOR EEN ALERTE GEEST. DE JUISTE INGREDIﾃ起TEN VOOR SUCCESVOLLE MEETINGS.

HOTELS DESIGNED TO SAY YES! radissonblu.com/meetings

LOBBY, RADISSON BLU HOTEL, FRANKFURT

EXPERIENCE SUCCESS

Associations 43

BELGISCHE EVENEMENTENSECTOR ZIT IN DE LIFT BEDRIJVEN ORGANISEREN STEEDS VAKER EVENEMENTEN OM CONSUMENTEN, KLANTEN EN MEDEWERKERS TE BEREIKEN. Voor het vierde opeenvolgende jaar kent de evenementensector in België een groei van zijn omzetcijfer en personeelsbestand. In 2012 rapporteerden de 18 belangrijkste Belgische evenementenbureaus een gezamenlijke omzet van 94,7 miljoen euro en stelden ze 303 vaste medewerkers tewerk. Ook het aantal uitgevoerde evenementen is gestegen, wat wijst op het steeds groter belang van evenementen binnen de communicatiemix van bedrijven. De goede gezondheid van de Belgische bureaus blijkt uit de recentste sectoranalyse van het ACC Expert Center Event Marketing.

Groei in omzet, personeel en aantal evenementen et Expert Center Event Marketing, dat begin dit jaar binnen de ACC (Association of Communication Companies) werd opgericht en de 22 belangrijkste evenementenbureaus in België groepeert, vroeg zijn leden naar hun financiële cijfers. 18 bureaus werkten mee en gaven hun resultaten van de afgelopen 4 jaar door.

“Uit de cijfers voor 2012 blijkt dat de omzet met 7 procent gestegen is tegenover 2011”, zegt Frank Anthierens, voorzitter van het ACC Expert Center Event Marketing. “De 18 deelnemende bureaus noteerden in 2012 een omzet van 94,7 miljoen euro tegenover 88,5 miljoen in 2011. In 2009 lag hun omzet nog op 68,6 miljoen euro.” Het personeelsbestand steeg met 9% van 277 vaste medewerkers in 2011 tot 303 in 2012. Onrechtstreeks creëren de bureaus uiteraard een meervoud aan jobs bij hun onderaannemers zoals technische firma’s, logistieke support bedrijven, trai-

H

teurs, zaalverhuurders, hostessenbureaus, artiesten, etc.

Volwaardig onderdeel van de communicatiemix Vorig jaar realiseerden de Belgische bureaus samen 2.468 evenementen. “Dit zijn er 732 meer dan vorig jaar, wat een groei van 42,2 procent betekent”, zegt Frank Anthierens.

“We mogen dus gerust stellen dat opdrachtgevers – en dit zijn zowel private bedrijven als publieke instellingen – steeds vaker beroep doen op evenementenbureaus om hun merkverhaal tot leven te brengen bij hun doelgroepen. Evenementen zijn vandaag een volwaardig onderdeel van de communicatieen marketingmix geworden.”

Bedrijven kiezen voor langetermijnrelatie met hun bureau Ondanks de sterke toename aan evenementen wijzen de cijfers ook op een daling van het aantal competities, van 1.069 in 2011 tot

974 in 2012. “Dit wijst volgens ons op het feit dat bedrijven in tijden van crisis hun vast bureau meer opdrachten toevertrouwen en er bijgevolg steeds vaker voor kiezen om een echt partnership en langetermijnrelatie uit te bouwen met hun bureau. Net zoals traditionele reclamebureaus worden evenementenbureaus vaker ingeroepen om kleinere opdrachten in te vullen en als het ware een verlengstuk te worden van de interne eventafdeling”, dixit Frank Anthierens.

Meer info: www.accbelgium.be

VIAGE Theater

Viage theater, is de perfecte locatie voor uw volgende bedrijfsevenement! Met een eigen podium en de nieuwste audiovisuele faciliteiten, het is de perfecte plek voor een show, een bedrijfsfeest of een ander groot evenement. Persoonlijke service, comfort, luxe en professionalisme zijn de belangrijkste ingrediĂŤnten van de events die er plaatsvinden.

Een fantastische locatie voor uw evenement op maat gaande tot 1000 gasten. In Viage theater garandeert u uw klanten, medewerkers en zakenpartners een unieke ervaring!

30, Anspachlaan, B- 1000 Brussel event@bobelge.be

+ 32 2 300 01 95

Team building

Opleidingen

Thema-avonden

inhuldigingen

coachings

Incentives,...

[ Rue Notre Dame 19 ] [ 1480 OisqueRcq (Ittre) ] [ T +32 473 94 25 31 ] [ alleluias@skynet.be ] [ www.alleluias.com ]

Supplies 45

WAT ETEN WE MORGEN? Sinds dit voorjaar heb ik er een nieuwe huisgenoot bij... . Tijd om even rond te snuisteren op online shops van dierenwinkels, op zoek naar een nestje, een kooi, puppyvoer. Twee minuten later en amper 10 clicks verder stelt men mij al meteen voor om het gratis startersboekje voor pups te ontvangen! Effe emailadres ingeven... en 30 seconden later ben ik de trotse bezitter van een handige gids. Daags nadien ontvang ik een mailtje met een speciaal promopakket voor puppyvoer. En sinds mijn eerste bestelling en regelmatige bezoeken aan de site word ik systematisch en doelgericht geïnformeerd over net toevallig dié producten die mij interesseren. Via mijn profiel weet men zelfs exact wanneer het puppyvoer bijna op is. En wanneer het tijd is om over te schakelen naar juniorvoeding. Fantastisch toch?

D

it is maar één klein voorbeeld van intelligente digitale marketing waarbij het individu centraal staat in de communicatie en digitale beleving.

Danny Stevens CEO RocMe Return On Conferences Meetings and Events

Waar staat de eventindustrie vandaag in deze evolutie?

Er is nog een lange weg te gaan. En daar gaat weinig aan veranderen zolang we niet beseffen dat we als beleving niet centraal staan in het proces. Live communicatie is slechts één klein complementair onderdeel in een geheel van online marketing, social media, CRM, business intelligence enzomeer.

Snel even een eventwebsite opzetten , een registratiepagina en een elektronisch ticket; dat is allemaal geen probleem! Maar het evenement staat geïsoleerd en centraal, en niet ‘de klant’. We missen heel wat mogelijkheden om onze klanten écht beter te leren kennen. En als je rekent op de discipline van je salesteam om de profielen up to date te houden, heb je veel geduld nodig.

We zitten bovendien op een berg informatie vanuit zoveel verschillende bronnen.

Het is dan ook onbegonnen werk om hier daadwerkelijk een meerwaarde uit te halen.

De individuele benadering zal echter ook in onze sector aan belang winnen. Enerzijds omdat de tijd van deelnemers kostbaarder is dan vroeger, anderzijds omdat het aanbod zodanig uitgebreid is dat je met massacommunicatie je doel ver voorbij schiet.

Wanneer echter morgen intelligente systemen pro-actief suggesties kunnen doen aan marketing en event managers, dan zal ook de beleving gegarandeerd een blijvende ervaring zijn.

Een berichtje in jouw mailbox: “Volgende maand speelt Philip Glass in Bozar, wist je dat 18 van jouw klanten houden van deze hedendaagse componist?” Hoe groot is de kans dat jouw klanten intekenen op een uitnodiging , en hoe groot is de kans dat ze

niet opdagen? Precies... Was je zelf op het idee gekomen, misschien wel, maar waarschijnlijk niet. Omdat je Philip Glass niet kent, en nog veel minder weet wie van jouw klanten na 20 minuten niet gillend de zaal zal uitrennen. Wellicht maken we ons binnen 10 jaar druk omdat één of andere ober ons voor de zoveelste keer vraagt of we nog een stukje vlees wensen. En dàt terwijl hij zijn Google Glasses draagt en perfect weet dat ik vegetariër ben!

Wat eten we morgen?

Wel, ‘A la Carte’... . We evolueren naar individuele belevingen waarbij de klant centraal staat en de informatie die HIJ als bezoeker wil delen met zijn netwerk, wordt toegepast en zodus een meerwaarde wordt in ZIJN beleving.

Pas als we op een eenvoudige manier toegang hebben tot informatie, pas als die nog kan worden verrijkt met online en onsite interacties – voor, tijdens én na het evenement – en pas als die info nog aangevuld wordt met het nodige cijfermateriaal en informatie uit onze interne systemen; pas dan kunnen we een échte meerwaarde bieden aan onze bezoekers.

Wellicht hebben we helemaal geen 2.000 bezoekers nodig voor een geslaagde productlancering, en wellicht kunnen we een hogere ROI halen met slechts 500 genodigden maar wel het dubbele van het budget per persoon.

Technologie is niet meer weg te denken uit onze sector. Nu dienen we ze enkel nog toe te passen in functie van onze doelstellingen. Alle ingrediënten zijn aanwezig. Er ontbreekt enkel nog een goede kok om alles tot een verteerbaar gerecht om te toveren.

Wij staan alvast een tijdje in de keuken.

Hulpchefs om mee te helpen dresseren en op smaak te brengen zijn altijd welkom.

Ik kijk al uit naar onze eerste service van EventDrive 3.0.

Meesterlijke Creaties VAN LEGE RUIMTE TOT BELEVENIS Van der Maarel Sfeermeesters is al 60 jaar dé specialist in eventstyling met een eigentijdse look and feel. Van business events, congressen, productpresentaties en personeelsfeesten tot publieke of privé events; wij weten uw wensen, thema’s en communicatiedoelstellingen te vertalen naar de juiste sfeerbeleving.

MAATWERK STYLINGCONCEPTEN Ons creatieve team ontwikkelt eigentijdse en innovatieve maatwerk stylingconcepten ten behoeve van uw events. Wij kunnen elke locatie transformeren in een complete sfeersetting door de creatieve combinatie van onze vijf sfeerelementen bestaande uit: Innovatief meubilair, florale creaties, natuurlijke objecten, accessoires & toebehoren en grafische toepassingen.

Bezoek zeker ook eens onze website www.vandermaarel.be

Green Pepper heeft een drukke, hete zomer achter de rug. Deze zomer heeft Green Pepper, voor cateraar Very Food, de bediening verzorgd op BMW beach Lounge.

Een uniek restaurant – bar – lounge concept, op het strand van Knokke.

Daarnaast waren we deze zomer ook actief op Optima Open, in Knokke, voor 24Seven.

GSM 0497 45 19 92 E-mail info@green-pepper.be

In augustus organiseerde Green Pepper een ‘high end’ huwelijk, in Hangar Bizarre, een unieke locatie die veel mogelijlkheden te bieden heeft.

Komende maanden werken we nauw samen met Major Events, uit Izegem. Ook Cateringbedrijf Culpo, gaat de samenwerking aan met ons.

Ons professioneel team staat volledig klaar voor de klant!

6 steden • 10 locaties • 60 vergaderzalen een verzameling van grote gastvrijheid

Martin’s Patershof • Mechelen

Martin’s Klooster • Leuven Turnhout Antwerpen

Martin’s Brugge • Brugge Brugge

Gent

Kortrijk Tournai

Mechelen Leuven

Brussels

Genval Liège

Waterloo

Martin’s Central Park • Brussels

Namur

Mons

Martin’s Relais • Brugge

Hasselt

Charleroi

Arlon

Villa du Lac • Genval

Martin’s Grand Hotel • Waterloo

Martin’s Manoir • Genval Château du Lac • Genval

Martin’s Lodge • Waterloo

Contact & info: mice@martinshotels.com

martinshotels.com

OP ZOEK NAAR DE JOB VAN JE live?

Als creatief live communication bureau is The Oval Office op zoek naar nieuwe collega’s:

• Account Manager Field Marketing • Account Manager Digital Marketing Events • Project Manager • Project Manager n PR & Communicatio

Je bent creati ef, je kan plan nen als de beste en multitasking sc hrikt je niet af. Daarenb oven heb je ee n aantal jaren ervaring ?

Bezoek dan sn el de jobpagina op www.theova en stuur je CV loffice.be naar jobs@the ovaloffice.be

All you need is

live !

events · field marketing · hospitality · communication · PR · digital Herrystraat 15 | 2100 Antwerp | Belgium | info@theovaloffice.be | +32 3 204 10 90 | www.theovaloffice.be

Locations 49

DE BELGISCHE MARKT VAN EVENTLOCATIES STAAT NIET STIL

Er staan allerlei plannen op stapel in deze sector: openingen, overnames,...

Experience nam een kijkje achter de schermen en merkte dat er heel wat aan de gang is... zaken die uitvoerig in de media aan bod zijn gekomen, maar ook minder bekende projecten die envenzeer interressant zijn.

T

wee aankondigingen in verband met de grote Brusselse zalen zullen niemand ontgaan zijn: de in de media breed uitgesmeerde overname van de historische zaal Vorst Nationaal door de Sportpaleis Groep, en de opening van Paleis 12 in Brussels Expo, omgevormd tot een hightech flexibele zaal die zodanig is ontworpen dat de meest uiteenlopende evenementen er kunnen plaatsvinden.

Samenwerking en ...

Technisch gezien blijft Vorst eigendom van Music Hall, maar de dagelijkse leiding komt in handen van de Sportpaleis Groep, die ook al het Sportpaleis, de Lotto Arena en de Ethias Arena beheert. Jan van Esbroeck van

het Sportpaleis verklaarde begin september dat hij zich ‘erop verheugt zijn expertise op het vlak van zalenbeheer nu ook in te zetten voor de moeder aller concertzalen in België’, die hij overigens als ‘de gezelligste concertzaal van Europa’ beschouwt.

Geert Allaert van Music Hall is opgetogen over deze samenwerking: ‘We hebben 20 jaar gewerkt om Vorst Nationaal te krijgen waar het vandaag staat. Samen met de Gemeente Vorst en het Brussels Gewest zullen wij ervoor zorgen dat Vorst Nationaal dé concertzaal bij uitstek in Brussel blijft. Music Hall zal zich dankzij deze samenwerking nog meer kunnen focussen op promoten en produceren.

Onze internationale ambities worden steeds concreter, maar we zullen ook heel actief blijven in België.’

Voor de klanten van Vorst verandert er niets.

De directie bevestigt dat haar account managers de contactpersonen voor de zaal zullen blijven en dat hun aanbod in de toekomst ‘alleen maar groter zal worden’.

... flinke uitdagingen

De zaal staat echter voor twee stevige uitdagingen: de renovatie van het gebouw en de concurrentie van zijn nieuwe buur op de Heizelvlakte. De renovatie van Vorst staat al lang op de agenda en heeft een drieledig doel: de akoestiek en het comfort van de ruimte verbeteren, de mobiliteits- en parkeerproblemen oplossen en het bouwen van een sportzaal. Het valt nog te bezien wie van de twee, eigenaar of exploitant, deze bijzonder

ingewikkelde taak op zijn bord zal krijgen.

De opening van Paleis 12 half september is een tweede flinke uitdaging voor de oudere zaal. Deze infrastructuur, die in het kader van het NEO project voor de herinrichting van de Heizelvlakte is uitgevoerd, is geschikt voor grootschalige evenementen zoals grote concerten, congressen, shows en sportevenementen, en heeft een flexibele capaciteit van 2.500 tot 18.000 personen (tegen 8.400 in Vorst). Het paleis, dat vlak bij het toekomstig nationaal stadion ligt, beschikt bovendien over een uitzonderlijk goede akoestiek, gekenmerkt door een bijzonder lage nagalmtijd en perfecte hoorbaarheid. De uitgebreide soundchecks die in juni 2013 werden uitgevoerd, hebben deze geluidskwaliteit nog eens duidelijk bevestigd.

De kaarten lijken dus anders verdeeld in de branche van evenementenlocaties, die toch al sterk aan het veranderen is door de daling van de cd-verkoop en de navenante stijging van optredens van artiesten, zowel tijdens concerten als in het kader van festivals. Vorst Nationaal moet nu zijn plek opnieuw zien te veroveren tussen de vele kleinere Brusselse zalen en het nieuwe Paleis 12, dat met zijn capaciteit, bereikbaarheid en hightech faciliteiten een serieuze concurrent vormt.

Wat de professionals betreft, is de uitbreiding van het aanbod in ieder geval positief. Volgens Live Nation ‘is het grotere aanbod van goede zalen in strategische steden als Antwerpen en Brussel voor ons, voor de tour managers en voor de artiesten alleen maar gunstig’.



50

Locations

GHELAMCO ARENA – GENT

D

e nieuwe voetbaltempel van KAA Gent staat ook open voor de organisatie van corporate meetings en events. Bent u op zoek naar een vergaderruimte, een galerij voor een expositie, een feest, een teambuilding of wat dan ook, in de Ghelamco Arena – aan de splitsing E40-E17 en naast de Ringvaart – zit u goed.

• Op het gelijkvloers is er een perszaal (290m²) in auditoriumvorm.

• Verdiep 1 herbergt de grote Business Lounge (1.600m²), een ontvangstruimte die tot 1.500 personen kan verwelkomen.

• Op +2 is er de beruchte Promenade (8.000m²) die rond het hele stadion loopt. Een ideale ontmoetingsplaats voor supporters vóór en na de match, maar eveneens een aantrekkelijke eventruimte.

• Het 3de verdiep is de zone van de Business Seats. De achterliggende ruimte van 1.250 m² kan voor eender welk type evenement worden ingezet en is bovendien opsplitsbaar.

• Op het 4de verdiep is er het restaurant (630m²) voor leden van de Executive Club, eveneens inzetbaar als eventruimte. En er zijn de grote en kleine Skyboxen (resp. 32m² en 80m²) die eveneens verhuurd kunnen worden.

Clockwork werkt voor dit alles samen met drie vaste traiteurs (Gourmet Invent, Alfin en een in-house cateraar) en biedt ook alle nodige AV-materiaal aan. Ook op het veld kunnen op specifieke aanvraag events en producties doorgaan. Recht tegenover het stadion ligt de BricoPlanet waar een ondergrondse parking is voorzien voor 1.000 wagens (tarieven op aanvraag)!

Er geen evenementen mogelijk tijdens wedstrijddagen.

Meer info: www.clockwork.be

NIEUWE PRESTIGIEUZE ZAAL IN TOUR & TAXIS Hoewel de centrale gang van het Koninklijk Pakhuis en de Sheds van Tour & Taxis geen geheimen meer hebben voor talloze eventorganisatoren, zullen zij toch blij zijn om te lezen dat deze Brusselse eventlocatie er sinds september met het Hôtel de la Poste een nieuwe prestigieuze, luxueuze zaal bij heeft.

H

et Hôtel de la Poste, de nieuwste aanwinst van Tour & Taxis die links van de Lieutenance ligt, aan kant Shed 1 bis, was vroeger het Hôtel d’Administration, omdat het als administratief centrum voor de hele site werd gebruikt. Vandaag beschikt het Hôtel de la Poste over een grote polyvalente zaal van ongeveer 800 m², de Lokettenzaal genaamd, en een aanpalende Foyer van ongeveer 300 m², waar tijdens events een lunch of koffiepauze kan plaatsvinden of die als break-out ruimte kan worden gebruikt.

De majestueuze Lokettenzaal kan voor recepties tot 600 personen en voor banketten tot 500 personen worden gebruikt. Het is een multifunctionele zaal en een unieke locatie voor uw congressen, vergaderingen, personeelsfeesten, party’s, concerten, huwelijksfeesten, enz. Ze baadt in een zee van licht dankzij de grote ramen en het dakvenster dat het buitenlicht filtert.

De afwerking getuigt van eind 19e eeuws vakmanschap, met kokerzuilen, een lijstwerk van acanthusbladeren, kroonlijsten met getande friezen, deurkozijnen met architraven, … Het Hôtel de la Poste is voorzien van basisverlichting, een geluidsinstallatie, projectiescherm en groot demonteerbaar podium en kan apart of in combinatie met de andere ruimtes van Tour & Taxis worden gebruikt. De zaal zal uiteraard kunnen profiteren van de centrale ligging en de grote parking van deze populaire Brusselse eventsite. Tot slot werkt het Hôtel de la Poste ook exclusief samen met 13 traiteurs die – om hun ecologische voetafdruk te verkleinen – concrete maatregelen nemen in het kader van duurzame ontwikkeling.

U vindt de lijst met deze traiteurs, het plan en bijkomende informatie over deze nieuwe, unieke ruimte op www.tour-taxis.com/en/hotel-poste.

Locations 51

HOUD UW EVENEMENT OP HOOG NIVEAU Zoekt u een originele plek voor een workshop, een persconferentie, een tentoonstelling, een aangeklede receptie of een diner met live cooking onder leiding van een bekende chef-kok…?

Wat dacht u van een oude watertoren? Bijvoorbeeld die van Steenokkerzeel met zijn verreikend uitzicht op de luchthaven van Zaventem. Veelgeprezen om zijn renovatie en inrichting in verschillende wedstrijden, wordt deze watertoren sinds bijna een jaar gebruikt voor diverse evenementen. Een kleine rondleiding:

D

e tussen 1939 en 1941 opgetrokken watertoren is tot 1990 in gebruik gebleven en is daarna grondig gerenoveerd en aangepast. Het bewoonbaar gemaakte bouwwerk wordt inmiddels vooral verhuurd als evenementenlocatie. De verbijsterende transformatie werd alom geprezen tijdens meerdere wedstrijden en kort geleden werd de watertoren door de kijkers van omroep RTL-TVI verkozen tot ‘meest originele huis’.

Klein maar fijn

De oppervlakte (480 m²) van de watertoren is verspreid over 5 verdiepingen, met op de bovenverdieping een dakterras dat rondom uitzicht biedt op uitgestrekte groene weiden. De bedrijvigheid van luchthaven Zaventem verlevendigt het vergezicht met landende en opstijgende vliegtuigen. De multifunctionele ruimte is uitermate geschikt voor exclusieve evenementen voor relatief kleine groepen: 60 à 70 personen voor tentoonstellingen/rondleidingen, 50 à 60 personen voor recepties op drie verdiepingen, of 30 à 40 personen voor vergaderingen, persconferenties of zittende diners.

‘Hoogstaande evenementen’

Mogelijkheden en plannen te over, vertelt Eric Van der Stock van Fast Retail Communication, het evenementenbureau dat met de Watertoren samenwerkt. ‘Naast de klassieke, net genoemde events, organiseren we bijvoorbeeld ook zittende diners met live cooking verzorgd door de chef-kok van tweesterrenrestaurant Le Chalet de la Forêt in Ukkel. We zijn ook van plan om binnenkort een businessclub voor de IT-sector op te richten à la SAP Lounge, waar CEO’s en marketing managers van ICT-bedrijven om de twee weken kunnen netwerken met managers van andere ICT-bedrijven op basis van lidmaatschap…’ Kortom, de uitdrukking ‘The sky is the limit’ is hier letterlijk van toepassing!

Meer info: eric.vds@fastretail.be

HAL 26

H

AL 26 is een nieuwe eventlocatie op het historische Dok Noord in Gent. De oude Acecsite, waar HAL 26 gelegen is, wordt in de volksmond ‘Den Acec’ genoemd, naar zijn belangrijkste industriële merk (Ateliers de Constructions Électriques de Charleroi). De site wordt momenteel volledig gerenoveerd. De komende 10 tot 15 jaar wil het Gentse stadsbestuur de volledige omgeving van de Oude Dokken, gelegen in het noordelijk deel van Gent tussen het knooppunt van het station Gent-Dampoort en de wijk Muide, uitbouwen tot een nieuw stadsdeel aan het water. De oude haven wordt omgetoverd tot een moderne woonwijk met parken, handel en publieke dienstverlening. Hal 26 is geschikt voor bedrijfsevenementen, nightlife concepten, culturele projecten, optredens en privéfeesten. Een terras en een groen evenementenplein voor de deur (zomer 2014) maken het compleet. Er is bovendien een overdekt rokersterras voorzien. Naast Hal 26 zal Dok Noord ook een theaterzaal, repetitie- en tentoonstellingsruimte huisvesten.

• De Grote Zaal (445m², hoogte: 6m) is geschikt voor allerlei evenementen, ook met versterkte muziek. De maximum geluidsnorm is 95dB. Deze ruimte heeft een uitgebreide klank- en lichtinstallatie. Het is mogelijk om die set uit te breiden met extra materiaal. U kan daarvoor samenwerken met één van de partners: Play, Stagetrack of Theatech; maar ook andere



E S T. 2 0 0 4

Crew Catering, Business & Private Events

www.FOOD-LOVERS.be 02/652.20.01

food@food-lovers.be

Locations 53 bedrijven zijn welkom. Vloer, deuren, wanden en plafond zijn akoestisch sterk geïsoleerd.

De golfstructuur in de wanden zorgt voor een ideale verspreiding van geluid.

• De Foyer (196m², hoogte: 4m) is enkel geschikt voor evenementen zonder (luid) versterkte muziek. De maximum geluidsnorm is 85db.

• De Inkomhal (circa 100 m²) tenslotteis geschikt als onthaal & vestiaire, kleine receptieruimte, lounge, of breakoutroom.

Deze laatste twee hebben geen akoestische isolatie. Een groot deel van de wanden bestaat uit glas. Het is er niet toegelaten zwaar versterkte muziek te spelen. Achtergrondmuziek, speeches, akoestische sets en dergelijke kunnen wel.

Op Dok Noord zelf is gratis parking voor 500 wagens.

Meer info: www.hal26.be

ONTDEK DE ULTIEME HOTELBELEVING IN THE HOTEL Op 12 september werd de laatste hand gelegd aan de twee jaar durende verbouwingen van The Hotel, het voormalige Hilton, gelegen aan de elegante Waterloolaan, midden in het centrum van Brussel. De werkzaamheden waren bedoeld om de ultieme verblijfsplaats voor moderne en kosmopolitische reizigers te creëren, een exclusief internationaal hotel in het premium segment.

Stijl, comfort en hightech

D

e inrichting van de 421 elegante en stijlvolle kamers, ingedeeld in verschillende types (Superior, Deluxe Panorama, 14 Panorama Suites, 3 Splendour Suites en The Suite), zorgt voor een unieke en kosmopolitische hotelbeleving, waarbij aandacht voor detail en het comfort van de gasten voorop staan. Technologische voorzieningen zijn onontbeerlijk geworden voor de moderne zakenreizigers, en ze kunnen dan ook hun elektronische apparaten in hun kamer aansluiten op de televisie via de Mediahub™. Dankzij de The Hotel.App kunnen hotelgasten met hun smartphone hun kamerdeur openen, en in- en uitchecken zonder langs de receptie te gaan of gebruik te hoeven maken van een keycard.

Adembenemend uitzicht

De gasten van de Deluxe Panorama kamers en suites op de 24ste verdieping kunnen het unieke uitzicht op de stad bewonderen tijdens het ontbijt in de Panorama Lounge, waar ze ook de hele dag terecht kunnen voor een drankje of een versnapering uit het ruime assortiment. De Urban Fitness & Spa op de 23ste verdieping voorziet in alle ontspannings- en sportbehoeften: het wellness centrum heeft een fitnessruimte met hypermoderne sportapparaten, een grote sauna, een stoomcabine en twee relaxruimtes. Ook hier kunnen de gasten van het geweldige uitzicht genieten, zelfs vanuit de sauna.

Vergaderruimtes en balzalen

Het hotel beschikt over 8 plezierige, stijlvolle en functionele vergaderruimtes op de 25ste, 26ste en 27ste verdieping, met prachtig uitzicht op de hoofdstad en alle moderne voorzieningen als ongelimiteerde Wifi-verbinding, LCD-beamer, ingebouwde schermen en elektrische verduistering. Op de eerste verdieping zijn twee grote elegante balzalen en een foyer met flexibele opstelling voor diverse soorten evenementen, voor maximaal 400 gasten.

Culinaire belevenis

Met zijn origineel concept neemt Pierre Balthazar van The Restaurant u mee op ontdekkingstocht langs de meest verrukkelijke spijzen uit Frankrijk, Italië, Thailand of België, te voorschijn getoverd uit de gastronomische verbeelding van bekende internationale chef-koks. Een appetijtelijke samenwerking met Pierre Balthazar, die voor de gelegenheid ook het beste uit zijn eigen Belgische koker op creatieve wijze opdist. Kortom, de ultieme hotel- en restaurantbeleving met een unieke sfeer, op een uitgelezen locatie, tussen de winkels van grote internationale luxe merken, die overigens ook hun collecties of kunstwerken kunnen presenteren via een van de acht showcase kubussen in de bar. Een aantrekkelijk platform voor creatieve talenten!

Meer info: www.thehotel.be

Voted 3rd best event agency.

follow the white rabbit.