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L e m a g a z i n e d e l a c o m m u n i c a t i o n l i ve e t d e l ’ eve n t m a r ke t i n g
Trimestriel Juin-Juillet-Août 2014 Bureau de dépôt: Gand X – Agrément: P904117
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La balle est dans votre camp MANAGEMENT :
LIEUX :
QUAND L’ÉVÉNEMENT FAIT LE BUZZ
L’ANVERS DE L’ÉVÉNEMENTIEL
ASSOCIATIONS :
MANAGEMENT :
L’ACC SE PENCHE SUR LES BRIEFINGS ET
L’AVÈNEMENT DU FIELD MARKETING 2.0
L’ÉTHIQUE DES COMPÉTITIONS
EVENT MANAGERS : LES DAMES DE L’URBSFA
ENTREVUE : LES DEUX PASSIONS DE TOM BELLENS
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L’édito de …
Bert Knuts
“CRÉATIVITÉ VS CRÉHÂTIVITÉ” Chers lecteurs, La créativité est l’un des aspects les plus importants de notre secteur, si pas le plus important. Sans créativité, pas d’événements forts. C’est aussi simple que cela. Une agence manquant de créativité s’expose à de grandes difficultés. Ce qui s’inscrit dans un contraste toujours plus criant avec la tendance actuelle au sein de notre secteur, à savoir la remise directe d’offres. La créativité sur commande. Et avec des délais toujours plus courts. Dommage, car les décisions ne sont hélas pas souvent prises avec le même deadline en tête. Un problème que toutes les agences connaissent bien, j’en suis persuadé. Il est en effet extrêmement frustrant de travailler sans relâche une voire plusieurs nuits pour ne pas manquer le ‘deadline tant redouté’ d’une présentation ou d’une offre. Pour ensuite attendre une réponse pendant des semaines… Comprenez-moi bien. J’ai bien conscience des changements de situation au sein d’une entreprise et du fait que les décisions ne sont pas toujours prises par une seule personne. Mais le fait est qu’une présentation et, par extension, un événement sera meilleur si les agences ont le temps de monter leur dossier. Ceci est donc un appel vibrant à opter pour la créativité et non la ”créhâtivité”. Pour le bien de chacun. L’“event competition charter” récemment publiée par l’ACC et l’UBA attire heureusement (à nouveau) l’attention sur cet aspect: “Comptez au minimum deux semaines entre le briefing et la présentation”. De créativité, ce magazine n’en manque pas. Profitez-en. Salutations créatives,
Bert Knuts Managing Director Event Masters
Colofon COUVERTURE www.be-able.be EXPERIENCE MAGAZINE Experience, le magazine Benelux de l’organisateur d’événements et du marketing événementiel. TIRAGE 7.000 exemplaires DIFFUSION Belgique, France, Luxembourg, et Pays-Bas (Nederlandse versie op aanvraag) FREQUENCE Trimestriel EDITEUR LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Liège Tél.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be EDITEUR RESPONSABLE Erik De Ridder edr@eventbox.be REDACTEUR EN CHEF Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be EQUIPE REDACTIONELLE Jacques Legros, Jeroen Coteur, Wim Vander Haegen,
Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Dimitri Van Moerkercke ART DIRECTOR www.be-able.be ABONNEMENTS Valérie Laforgia val@eventbox.be L’abonnement à Experience coûte € 130 par ans (hors TVA). S’ajoutent à cela des frais de port pour les envois en dehors du Benelux et de la France. L’abonnement étudiants coûte € 70 par an (TVA comprise). Pour obtenir un tel abonnement, une copie de la carte d’étudiant est obligatoire. Les demandes d’abonnement peuvent s’effectuer par écrit avec mention de votre nom, de votre fonction, du nom de votre société et de l’adresse d’expédition. Les abonnements sont souscrits pour un an et prolongés jusqu’à révocation. La révocation des abonnements doit être introduite par écrit deux mois avant l’expiration de la période d’abonnement. SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien GSM: +32 (0) 472 90 06 17 E-mail: iv@eventbox.be
PRODUCT MANAGER Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be DIFFUSION Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be IMPRESSION Schaubroeck, Nazareth COPYRIGHT Aucun élément de cette publication ne peut être repris, multiplié ou copié sans autorisation explicite de l’éditeur. Outre Experience, LEO édite également Event & Expo Guide, Toys & Games et The Corporate Traveller. ISSN Expédition Belgique Parution 6 x par an dans le BeNeLux et en France. Bureau de Dépôt: Gand X, Agrément: P904117. E.L.: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège
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Sommaire INSIDE NEWS 007 EventNews
L’actualité de la scène événementielle belge
EVENT MARKETING 028 “Footall et événements… un job de rêve”
Juste avant le début de la folie CdM, Experience s’est rendu à l’avenue Houba de Strooper pour faire la connaissance d’Emmanuelle Puttaert et Katrien Jans. Deux dames passionnées de foot et d’événements.
032 Flash
EVENT AGENCIES 037 Tom Bellens: Un homme, deux passions
Peu de gens savent qu’en dehors de sa prédilection pour les événements et la communication, Tom nourrit une profonde passion pour la communication de crise et la gestion des catastrophes.
041 Vent nouveau pour Event Masters
Ces dernières années, Event Masters a profondément évolué. Hormis les événements et sessions de team building personnalisés, ses services se sont orientés vers les incentives et les activités de DMC.
EVENTS 042 Remise des BEA 2014: d-side et The Oval Office sur la plus haute marche 045 L’artisan de la présentation
Christophe Grosjean a assuré la présentation des BEA. Profesionnalisme, humour et parfaite maîtrise des deux langues du pays sont les caractéristiques du travail de Christophe.
049 Special Olympics: que cette fête du sport devienne inoubliable!
Du 9 au 20 septembre, Anvers accueillera les Jeux d’été européens ‘Special Olympics’. Pour couvrir les frais de restauration, de logement et de transport des athlètes, ses organisateurs sont encore à la recherche de sponsors corporates...
EVENT MANAGEMENT 053 Faire le buzz? Oui mais…
Le buzz n’est qu’une manière de diffuser un message, qui doit toujours occuper un rôle central.
055 Advertorial: Dialog augmente l’efficacité de votre prospection 057 Google Glass: Une application dédiée améliore la qualité des débats lors des meetings et congrès 059 Comment briefer une agence?
L’UBA et l’ACC Belgium ont récemment organisé un workshop portant sur les éléments pratiques d’un briefing d’agence d’événements.
063 Une charte pour améliorer la collaboration clientagence
Johan Vandepoel de l’ACC nous explique l’importance des dernières initiatives de l’association.
066 Le field marketing est devenu incontournable
Le field marketing n’est plus ce qu’il était. Bien au contraire. Aujourd’hui, il utilise les médias sociaux, il rassemble davantage de clients préférant recourir au field plutôt qu’à des agences de RP pour attirer l’attention de la presse,... Bref, nous sommes entrés dans le field marketing 2.0 !
TRADE SHOWS 072 Ces points qui irritent vos clients
Un stand bien implanté sur un salon professionnel est un endroit idéal pour chouchouter ses clients. Ce qui fonctionne très bien si on évite les 5 éléments qui ont le don d’irriter profondément ses visiteurs...
LOCATIONS 075 Le ‘Stayen’ a son site événementiel
Le 29 avril, le Rvue a été inauguré à Saint-Trond. Le Rvue? C’est le nom d’un gigantesque hall dédié aux expos et événements. Pour les amateurs de foot, le terme ‘Stayen’ n’est d’ailleurs pas anodin.
079 Antwerp rocks!
La Métropole est une mine d’or pour les entreprises désirant allier un meeting avec un incentive, ainsi que pour les organisateurs de congrès qui aimeraient – pour une fois- montrer autre chose que Bruxelles à leurs clients. La ville est en fait une vraie métropole à taille humaine.
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eventnews.be
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New Balls Please dresse un bilan satisfait du premier BFTF
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0.000 visiteurs et 40 food trucks pour la première édition du Brussels Food Truck Festival: organisateurs, participants et visiteurs parlent – à raison – d’un succès sensationnel. Un merci tout particulier aux organisateurs Fabrice Willot et Boule Vinois, qui sont à la base de cette initiative réussie. New Balls Please tient d’ailleurs à féliciter la Belgian Food Truck Association pour ce formidable succès. Trois jours durant, les 9, 10 et 11 mai pour être précis, le Boulevard de l’Impératrice à Bruxelles s’est transformé en scène éblouissante pour une nouvelle génération de cuisiniers et chefs d’entreprise créatifs, passionnés par la gastronomie. Ensemble, ils offraient un parcours dégustation impressionnant à travers un monde passionnant de mets salés, sucrés, exotiques et locaux, mettant la saveur à l’honneur. “Un événement particulièrement réussi ”, constatent avec satisfaction Fabrice Willot et Boule Vinois, président et vice-président de la Belgian Food Truck Association (www.BFTA.be). “Nous nous lancerons donc avec plaisir dans la
seconde édition en 2015 en espérant obtenir un succès plus grand encore”. New Balls Please a en outre démarré sur les chapeaux de roue durant le premier trimestre de 2014. “Nous avons effectué au total dix productions pour divers clients. Et les mois à venir semblent inscrits sous le sceau de l’inspiration. Outre de nombreux projets pour une clientèle fixe, de nouveaux défis nous attendent pour, entre autres, Nextel, Callebaut, AS Adventure et Bostoen”. Postes à pourvoir chez New Balls Please Ce programme chargé exige naturellement une équipe motivée et suffisamment nombreuse. C’est pourquoi la société organisera d’ici l’été un premier tour de recrutement, afin de compléter son équipe au niveau des postes de back-office et event account. Envoyez vos candidatures dès à présent via michel@newballsplease.be. www.newballsplease.be
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eventnews.be Deco-Fact habille le bâtiment de Beliès pour son inauguration
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fin de donner l’éclat nécessaire à l’inauguration de ses nouveaux bâtiments d’entreprise, Beliès a fait appel à Feestarchitect Dominique. En tant que spécialiste du marché de la gastronomie méditerranéenne, Beliès souhaitait un événement soigné jusque dans les moindres détails. Ce qui inclut naturellement un habillage décoratif adapté du site événementiel. Et
Deco-Fact s’est également chargé des étoffes décoratives du hall à étage et du chapiteau pagode. Les plafonds comme les parois latérales et tous les détails restants étaient élégamment habillés de blanc. Cette mission était taillée sur mesure pour Deco-Fact, qui a su une fois de plus créer l’ambiance idéale avec brio. www.deco-fact.be
personne n’était mieux placé pour cette mission que Deco-Fact… Feestarchitect Dominique a fait appel à Neptunus Structures pour fournir un espace suffisant afin de garantir un accueil stylé aux nombreux invités, parmi lesquels plusieurs personnalités politiques. Neptunus a donc installé à Tessenderlo un hall à étage de 16 m x 28 m et une pagode de 8 m x 8 m. Le coup d’envoi pour les collaborateurs était donné dans la matinée, suivi par un délicieux lunch. L’après-midi était consacrée à l’inauguration officielle du nouveau bâtiment d’entreprise, avec pour commencer une session académique pour 330 personnes. Beliès avait fait faire pour cette occasion spéciale une œuvre d’art, dévoilée durant cette assemblée festive à l’aide d’un système kabuki inventif, conçu par Deco-Fact. Venait ensuite une visite guidée de l’entreprise, conclue par une réception pour les invités.
Celebrations Entertainment LES ATOUTS DE NOTRE SITE ÉVÉNEMENTIEL: Dans cette ancienne église néogothique jésuite, prenez part à la fête organisée en l’honneur de Charles le Téméraire et Marguerite d’York. Bouffons, ménestrels, chevaliers, fauconniers, sorcières et cracheurs de feu vous divertiront durant le dîner 4 services, accompagné de bière et de vin à volonté. Ouverture des portes à 19h. Représentations tous les samedis de l’année et, d’avril à octobre, également le vendredi de 19h30 à 22h15 environ. Vous pouvez également louer ce site unique pour vos fêtes d’entreprise, présentations de produit et autres événements RP. CATERING: Libre PARKING: Parking souterrain payant “De Biekorf”, Naaldenstraat AUDITORIUM: Non AV DISPONIBLE: Non SURFACE TOTALE DISPONIBLE: 600m²
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Cuisiner, tout un art et bien plus
La cuisine est art. Mais aussi, expérience et connaissance. Sélection de partenaires qui ne fournissent que les produits les plus frais, ingrédients soigneusement choisis pour leur goût, leur texture et leur origine, traçabilité, … font partie des chevaux de bataille d’Outré. La cuisine est art. Mais aussi science, connaissance des procédés et des techniques les plus récents. Outré met à votre service sa cuisine sous vide flambant neuve et hypermoderne. Arômes, structures, valeur nutritionnelle: rien ne se perd. Et, moins que tout, la garantie d’une qualité à la fois excellente et constante. La cuisine est art. Mais aussi saveurs, souci des matériaux, des matières, des couleurs, de l’assiette, du couvert, du verre, qui conviendront parfaitement à la circonstance. De la manière de présenter chaque plat, d’en faire une œuvre d’art. Car manger, c’est goûter, savourer et aussi, un peu, admirer. La cuisine est art. Un art de vivre, un style, une étiquette, de l’humour, des hôtes agréables, un rire. Un service respectueux – des invités et … du savoir-faire. La cuisine est art. Cuisiner, tout un art et bien plus.
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eventnews.be Krekels présente le tout nouveau chapiteau Pneumatic
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vec le chapiteau Pneumatic, Krekels lance la solution idéale pour les événements, roadshows, actions de sampling, fêtes d’entreprise, showrooms ou stands sur salon. Ce chapiteau dôme pneumatique a une structure gonflable et est fabriqué en polyester résistant, avec des pieds hermétiques en polyuréthane. Les poutres de stabilisation horizontales et la gaine de connexion centrale du chapiteau Pneumatic assurent une excellente stabilité, même dans des conditions météo extrêmes. La structure est ultra flexible et sécurisée en toute circonstance. Le chapiteau se gonfle très rapidement à la main ou avec une pompe électrique. Plus besoin de courant/moteur ou pompe à air après le montage. Toute la surface du chapiteau est en outre imprimable à l’aide de la technologie de sublimation dye. Le système présente l’avantage supplémentaire de permettre l’utilisation de différents brandings grâce à la couverture facile à changer (avec fermeture éclair). Même le plus grand chapiteau de l’assortiment se case facilement dans votre voiture et se monte rapidement (une dizaine de minutes) avec une à deux personnes. Comme le chapiteau Pneumatic est un système modulaire et en outre disponible dans plusieurs formats et couleurs, il offre une solution idéale pour les événements les plus divers. www.krekels.net
Anvers
Gand
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Q8 Family Day, a day in The Middle Ages
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our la troisième édition du Q8 Family Day, nous avons remonté le temps jusqu’au Moyen-Age. Chevaliers, bouffons de la cour, écuyers, vanniers, troubadours, fauconniers et étendards médiévaux formaient le décor de cette magnifique journée. Les enfants pouvaient s’inscrire à l’école des écuyers, où ils pouvaient s’essayer à divers artisanats médiévaux authentiques. Après la cérémonie, où les enfants étaient faits chevalier ou gente dame, les invités pouvaient profiter d’un délicieux barbecue à la mode du Moyen-Age et d’un buffet Breughel. 24Seven avait une fois de plus mis les petits plats dans les grands pour faire de ce Family Day une journée inoubliable pour petits et grands! www.24seven.be
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Animation cupcakes vivante avec Hostessenservice
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e célèbre Waasland Shopping Center de Sint-Niklaas a célébré ses dix ans avec une fête d’anniversaire grandiose dont tous les clients ont pu profiter. Notamment grâce à l’enthousiasme de l’équipe d’Hostessenservice, qui a pris en charge l’animation à la demande de Checkmate et a également offert un service très apprécié pendant cet événement couronné de succès. Les dix ans du Waasland Shopping Center ne pouvaient naturellement pas passer inaperçus, comme en atteste la fête d’anniversaire grandiose organisée. Les clients étaient conviés aux réjouissances via différentes activités et animations menées à bien par l’équipe d’Hostessenservice. Pas moins de 31 collaborateurs/ trices de l’agence étaient de la partie pour accueillir et surprendre les
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clients avec un verre aux bars à cava et de savoureux cupcakes. Pour cette dernière dégustation, les membres de l’équipe d’Hostessenservice s’étaient transformés en cupcakes vivants, créant évidemment de nombreux moments ludiques. Hostessenservice avait également la charge des animations pour enfants. Après l’accueil festif des clients venait encore une grande soirée particulièrement réussie pour tous les collaborateurs du Shopping Center. Ici également, le professionnalisme et l’approche orientée service des hôtesses ont fait forte impression sur tous les participants, qui ont pleinement profité de cet agréable moment festif. www.hostessenservice.be
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Balthazar Events guide 5.000 visiteurs sur la ‘Deurganckdoksluis’
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e dimanche 11 mai se tenait la 8ème édition de la Journée Chantiers Ouverts. Le chantier de la Deurganckdoksluis à Kallo, la plus grand écluse en construction au monde, était lui aussi accessible au grand public. Le succès fut largement au rendez-vous, avec un compteur affichant un peu plus de 5.000 visiteurs à la fin de la journée ! Balthazar Events était chargé du bon déroulement de l’événement. Balthazar Events s’était vu confier le bon déroulement de l’événement par THV Waaslandsluis, le groupe d’entrepreneurs chargé de la construction de l’écluse. Pas moins de 5.100 visiteurs ont affronté le vent et la pluie pour saisir cette occasion de jeter un œil sur le gigantesque chantier de l’écluse. Un tel nombre de visiteurs ne peut découvrir en détail l’énorme chantier nécessaire à la construction de la Deurganckdoksluis que si chaque détail est parfaitement en ordre. Une mission accomplie avec brio par Balthazar Events.
C’était la seconde fois que Balthazar Events organisait cet événement. En 2013 déjà, l’écluse s’était ouverte au grand public, dans le cadre des journées portes ouvertes des ports flamands (Vlaamse Havendagen). Les visiteurs pouvaient suivre un parcours délimité de 3,7 km, soit une heure et demi de balade! Ils pouvaient également visionner une vidéo intéressante sur la construction de l’écluse et son importance pour le port et pour la Flandre. L’administration portuaire et le département mobilité et travaux publics ont en outre distribué la BD de Havengeesten, une histoire passionnante qui débute à la Deurganckdoksluis. Balthazar Events a pris en charge la coordination complète de la visite, y compris l’accueil (plan, hôtesses, parking, navettes), le catering, l’organisation pratique du parcours découverte, le transport et la production. www.balthazarevents.be
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La FEB présente sa nouvelle présidente à l’Event Lounge
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urant son dernier Conseil d’Administration, organisé le 24 avril 2014 à l’Event Lounge à Bruxelles, la FEB (Fédération des Entreprises de Belgique) a accueilli officiellement sa nouvelle présidente: Michèle Sioen. Elle succède à Pierre Alain De Smedt, dont le mandat vient de s’achever. Michèle Sioen est la première femme à occuper ce poste. En tant que porte-parole des entreprises de Belgique, la FEB défend les intérêts de celles-ci (grandes et petites) au niveau fédéral, européen et international. La fédération veut développer un cadre favorable à l’entreprenariat et garantissant des investissements optimaux. Cela reste d’ailleurs les priorités que Michèle Sioen met en avant dans sa nouvelle position. Plus de 400 représentants du monde politique et économique avaient été conviés dans le grand studio de l’Event Lounge (1250 m²). La FEB a su parfaitement exploiter la polyvalence et la modularité de l’espace. A leur arrivée, les invités étaient accueillis dans la première partie du studio, où se déroulait le Conseil d’Administration, suivi d’un cocktail de networking organisé par Food Lovers, dans la seconde partie de la salle, baptisée Cocktail Area. Bref, un événement plus que réussi pour la FEB, qui a su faire un usage optimal des espaces de l’Event Lounge pour son événement. www.eventlounge.be
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eventnews.be Eventattitude équipe le Parlamentarium !
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la suite d’un appel d’offre lancé par le Parlement Européen en fin d’année dernière, Eventattitude a remporté le marché pour l’installation d’un dispositif photo permanent au Parlamentarium. En plein cœur du quartier européen de Bruxelles, le Parlamentarium est ouvert à tous les citoyens européens. Désormais, ceux-ci ont la possibilité de faire leur photo souvenir avant de l’envoyer à leurs proches ! La solution technique développée par Eventattitude repose sur un principe de détourage automatique (greenkey) : les visiteurs peuvent choisir l’arrière-plan qu’ils souhaitent appli-
quer à leur photo. Pour Eventattitude, cette installation permanente représente un challenge technique tout particulier. Le dispositif, développé dans les 24 langues de l’Union Européenne, sera accessible plus de 350 jours par an. Experience Magazine A5.pdf 1 16/06/2014 14:20:30
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Selon Raphaël de Borman, managing director d’Eventattitude, ce nouveau projet n’est pas le fruit du hasard : « Clairement, notre volonté est de développer nos compétences dans la mise en place d’installations fixes ou de longue durée. Pour nous, il s’agit d’un axe stratégique pour poursuivre notre croissance. Grâce au bon boulot effectué par nos équipes commerciales, il y a pas mal d’autres projets de ce type dans les cartons. Ce qui m’enthousiasme particulièrement, c’est le fait que nous progressons dans des « channels » très variés : musées, point de vente ou pop-up store, boite de nuit, cinémas…».
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eventnews.be Déduire la TVA sur les frais de nourriture et de boisson
COCOMO fête les 25 ans de JOJO
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urant le week-end du 26 avril, JOJO Elektronics, le spécialiste en sécurité basé à Opglabbeek, fêtait son 25ème anniversaire.
Jo et Raf Janssen ont tenu à marquer le coup et se sont adressé à COCOMO pour un relooking complet. C’est ainsi que JOJO Elektronics se nomme désormais JOJO Systems. COCOMO a pris en charge tous les aspects de ce projet. De l’idée au concept, de la stratégie à l’exécution complète. L’ensemble du style maison a été remanié, y compris un nouveau nom, de nouvelles tenues, des bannières… Des voitures aux paillassons, tout a été rénové sur base du slogan “Play JOJO, go FFWD”. L’événement même s’étalait sur 3 journées complètes, avec une soirée festive le vendredi pour les invités d’honneur et un salon le samedi et le dimanche, présentant d’innombrables nouveaux produits à plus de 1500 clients. Le projet soutenait en outre une œuvre caritative, Kebene Children Home, pour qui près de 10.000 € furent collectés. Une superbe cocréation et un événement inoubliable en compagnie de JOJO Systems.
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n 2010 déjà, la Cour de cassation confirmait qu’il fallait entendre par frais de réception “les frais que les assujettis exposent pour l’accueil, la réception et l’agrément de visiteurs étrangers à l’entreprise, en particulier les fournisseurs et les clients, dans l’optique de créer un climat favorable à la promotion des affaires”. Lorsque, précise-t-elle, cette activité a principalement et directement pour but d’informer des acheteurs potentiels de l’existence et de la qualité d’un produit ou d’un service en vue d’en favoriser la vente, “elle constitue une publicité”. Deux ans plus tard, un nouvel arrêt (F.11.0095.F) confirme qu’il s’agit bien d’une activité publicitaire et que les frais de nourriture et de boisson exposés dans ce cadre sont déductibles. Dans un état de droit, demande une élue NVA, “le pouvoir exécutif, en l’espèce l’administration de la TVA, ne doit-il pas s’incliner devant la jurisprudence constante de la plus haute juridiction du pays?” Directement interpellé, le Ministre des Finances a préféré botter en touche. Cette “piste de réflexion”, a-t-il répondu, “sera reprise dans la prochaine législature”. Entre-temps, pour les entreprises, l’incertitude demeure. Source: trendstop.be
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Yves Rocher fait forte impression à la Wild Gallery
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our les amateurs de maquillage professionnel, l’événement de l’année se déroulait le 20 mars dernier. Une soirée inoubliable, organisée par Lapin Quotidien à la Wild Gallery, un site que l’agence événementielle connaît bien pour y avoir déjà organisé plusieurs événements. La Wild Gallery était le lieu idéal pour mettre en valeur l’image d’Yves Rocher, et lui donner un look encore plus sexy et féminin. Yves Rocher est une société renommée spécialisée depuis plus de 50 ans dans les cosmétiques naturels. Elle souhaitait profiter de cet événement pour chouchouter tous ses invités. Make-up artists, mannequins tendance, artistes renommés, bloggeurs célèbres,… tous étaient présents pour profiter d’une soirée inoubliable. Des maquilleurs et maquilleuses professionnels étaient présents pour informer et conseiller les invités sur les différents produits d’Yves Rocher. Les participants pouvaient se faire maquiller par ces professionnels. Ils pouvaient également tester eux-mêmes les produits dans une zone spécialement réservée. Le choix d’Yves Rocher pour la Wild Gallery tient sans conteste au style sobre et pur du site. Il est en outre idéalement situé, permettant aux invités des quatre coins de Belgique d’y accéder facilement. www.wildgallery.be / www.lapinquotidien.be
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Accessibilité pour tous grâce à la traduction simultanée web-based
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usqu’à il y a peu, tous les participants, traducteurs et présentateurs devaient réellement se rendre au même endroit pour participer à une conférence. Ce n’est plus le cas aujourd’hui. Grâce au lancement du service de traduction simultanée web-based Whales On Waves, chacun peut participer à un meeting live, ainsi que via un ‘webinar’, et ce dans différentes langues. Ce service novateur permet de réduire les frais et les temps de déplacement traditionnellement liés aux réunions sur site. Whales on Waves propose ses services depuis ses bureaux spécialement conçus à Londres et Bruxelles, où des duos d’interprètes, soutenus par des techniciens, opèrent dans des cabines de traduction insonorisée, comme s’ils étaient présents sur place. Whales on Waves peut également envoyer des techniciens expérimentés sur place, afin de veiller au bon fonctionnement de l’équipement technique. Whales on Waves propose ce service sous forme d’un package complet, qui inclut la possibilité d’une intervention de modérateurs ou encadrants qualifiés pour la réunion.
Comment cela fonctionne précisément? Les sujets abordés pendant la réunion sont streamés en live jusqu’à Londres ou Bruxelles, traduits en simultané dans les langues souhaitées et immédiatement restreamés vers les participants, qui peuvent suivre le meeting sur leur PC portable, leur smartphone ou tout autre service mobile. Les personnes ne pouvant être présentes peuvent parfaitement suivre la réunion et y participer via le ‘webinar’ live. Présent en chair et en os ou non, chacun peut participer sans problème à la conférence, dans sa langue maternelle. Pour l’aspect traduction, Whales On Waves travaille avec Eurosis, un service d’interprétariat de renommée internationale, basé à Londres. Les outils interactifs originaux de Whales On Waves se combinent à la perfection avec ce service de traduction. Cela permet aux participants de chatter, poser des questions, voter et voir toutes les présentations avec traduction simultanée. www.whalesonwaves.com
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“FOOTBALL ET ÉVÉNEMENTS… UN JOB DE RÊVE” En ce moment, les Diables Rouge séjournent au Brésil pour participer à la Coupe du Monde, leur première depuis 12 ans. Cette période de Coupe du Monde est une période agitée pour la cellule événementielle de la Ligue belge de Football. Emmanuelle Puttaert se trouve actuellement au Brésil pour assurer la gestion du camping belge, Katrien Jans est restée en Belgique pour coordonner les ambitieuses festivités Dance With The Devils. Juste avant le coup d’envoi de la Coupe, Experience s’est rendu sur l’avenue Houba-de Strooper, à la rencontre de ces deux passionnées d’événements et de football.
Comment êtes-vous arrivées à l’URBSFA? Katrien Jans: “Après mes études, j’ai travaillé 4 ans et demi chez Bananas/Square Melon. J’y ai contribué pendant deux ans au projet Coke Foot, une collaboration entre Coca Cola et la ligue de football. C’est ainsi que je suis entrée en contact avec l’URBSFA. Après Square Melon, j’ai travaillé pour Eventattitude mais quand une place s’est libérée dans le département Events de l’URBSFA, je n’ai pas hésité. Car cela correspond aussi à mes intérêts personnels, étant donné que j’ai joué au football pendant 17 ans. Associer football et événements était donc pour moi un job de rêve. Cela fait maintenant près d’un an et demi que je suis ici”. Emmanuelle Puttaert: “Pour moi, c’est très simple. J’ai atterri à la Ligue de Football directement après ma formation en Relations Publiques. Et 25 ans plus tard, j’y suis toujours. A mes débuts,
l’URBSFA était loin d’être aussi structurée qu’aujourd’hui. A l’époque, j’ai été engagée comme assistante du directeur et, plus tard, du secrétaire général. Les événements faisaient déjà partie de mes tâches, mais pas avec l’ampleur d’aujourd’hui”. En quoi consistent vos tâches et quels événements organisezvous? Katrien Jans: “Nous assurons l’organisation des matchs officiels des équipes nationales Hommes A et Dames A mais aussi l’U21 et les tournois des jeunes. Enormément d’aspects entrent en compte et tout doit être en ordre par rapport aux règles de l’UEFA et de la FIFA. Outre les matchs, nous avons d’autres projets, comme la CocaCola Cup. Cette année, nous avions aussi le Championnat d’Europe de Futsal. Et l’année prochaine, nous espérons donner une nouvelle impulsion au beach soccer”.
Event Marketing 29
• Nom: Puttaert • Prénom: Emmanuelle • Fonction: Events & Match Manager • Entreprise: URBSFA • En fonction depuis: 1er septembre 1989 • Age: 46 • Situation familiale: mariée
• Nom: Jans • Prénom: Katrien • Fonction: Events • Entreprise: URBSFA • En fonction depuis: décembre 2012 • Age: 29 • Situation familiale: dans une relation
• Loisirs: mon fils Luca, 16 ans
• Loisirs: Restaurant, Café, Fitness, Football en salle aux Schollekes, Voyages
• N’aime pas: la malhonnêteté
• N’aime pas: les gens qui s’estiment meilleurs que les autres.
Emmanuelle Puttaert: “Au niveau de l’organisation de match, nous avons un peu le rôle de capitaine. Pour les matchs de l’équipe A, nous sommes onze autour de la table: ticketing, sécurité, communication, commercial, etc. Nous sommes chargés de la coordination de manière à garantir une bonne collaboration entre tous ces spécialistes et nous veillons à ce que toutes les pièces du puzzle se mettent bien en place”.
mais nous faisons parfois appel à des firmes externes, comme par exemple des parking boys et des hôtesses. Pour d’autres projets, nous pouvons aussi compter sur des partenaires logistiques. Coke Foot, par exemple, est un projet de neuf grands tournois incluant chaque fois entre 1.000 et 5.000 enfants. Pour le travail de terrain, nous pouvons compter sur Bananas mais aussi sur nos départements provinciaux”. Emmanuelle Puttaert: “L’année dernière, nous avons organisé pour la première fois un fan day des Diables Rouges. Un événement tout à fait unique, car aucune équipe nationale européenne n’en avait jamais fait. Pour ce projet, nous avons reçu le soutien d’un partenaire logistique, Sportizon”.
Comment vivez-vous ces soirées de match des Diables Rouges? Avez-vous le temps de suivre le match? Katrien Jans: “Généralement, je ne vois pas plus de dix minutes du match. Nous avons énormément à faire pour une telle soirée. Emma est la personne de contact pour l’UEFA/FIFA et moi, je m’occupe du secrétariat. En cas de problème, cela revient généralement vers moi. Cela peut aller de la réception et la restauration à l’eau dans les vestiaires, en passant par les accréditations pour la presse. Bref, énormément d’aspects différents”. Emmanuelle Puttaert: “Lorsque le roi vient suivre le match, nous devons par exemple nous assurer que les joueurs arrivent un peu plus tôt sur le terrain pour le saluer. Car pour la télévision, le match ne peut naturellement pas commencer en retard. Ce sont plein de petits détails sur lesquels les gens ne s’arrêtent pas”. Faites-vous appel à des partenaires extérieurs pour les matchs et autres événements? Katrien Jans: “Le jour même du match, nous nous efforçons de réaliser un maximum avec des personnes internes à la ligue de football
Quel est pour vous l’événement le plus réussi de votre carrière au sein de l’URBSFA? Katrien Jans: “Ma carrière ici n’est pas encore bien longue mais pour moi, le Championnat d’Europe de Futsal sort du lot. L’événement est naturellement plus modeste que l’Euro ou la Coupe du Monde mais ce fut pour moi une belle première expérience réussie à tous les égards. Beaucoup d’aspects entraient en compte car nous avons assuré l’organisation complète en collaboration avec l’UEFA: recherche de sites, animations, invitations,… la ronde complète. Tout ce que nous pouvons faire nous-mêmes, nous le faisons”. Emmanuelle Puttaert: “Pour moi, les 100 ans de la Ligue de Football en 1995 furent un sommet. Plus récemment, je pense aussi au Championnat d’Europe de Futsal et au fan day. Et aux Coupes du Monde, bien entendu. Le Brésil est ma troisième Coupe et implique comme les autres énormément de préparations”.
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Chez Trouble Shakers, la folie des cocktails bat toujours son plein. Même avec un budget plus serré, les organisateurs peuvent parfaitement intégrer un bar à cocktail dans leur événement. Trouble Shakers travaille depuis des années sur des solutions pour tous les budgets et ne compte pas changer son fusil d’épaule. Avec pour point de départ les attentes du client, les maîtres ès cocktails de Trouble Shakers préparent depuis toujours le cocktail parfait!
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ENCADRER LA FRÉNÉSIE DE LA COUPE Le fait que l’organisation des matchs de la Coupe du Monde au Brésil soit aux mains de la FIFA ne signifie pas que Katrien et Emmanuelle peuvent souffler. Au contraire. Car l’URBSFA tourne à plein régime pendant la Coupe du Monde, avec de nombreuses initiatives en Belgique et au Brésil. Dans notre pays, les supporters pourront faire la fête durant Dance with the Devils et au pays de Pelé, la ligue de football a aménagé un camping belge. Bref, tout est préparé pour en faire une Coupe du Monde inoubliable
L
e Coupe du Monde de football est bien vivante. Des milliers de supporters belges se sont rendus au Brésil pour suivre les matchs en live et des millions d’autres restés au pays les suivront sur un écran – du smartphone au gigantesque écran HD. Pour les deux groupes, l’équipe événementielle de l’URBSFA a mis plusieurs initiatives sur pied. “Je vais coordonner les activités organisées en Belgique, avec l’aide d’un collègue du marketing et de la communication”, explique Katrien Jans. “Nous avons reçu énormément de demandes pour le placement d’écrans géants. Nous avons rencontré le groupe du Sportpaleis et nous nous sommes mis d’accord pour diffuser nos matchs sur un grand écran Full HD à trois endroits: au Sportpaleis d’Anvers, au Spiroudrome de Charleroi et à Forest National. Ces événements se profilent comme de véritables fêtes pour les supporters, avec les matchs, naturellement, mais aussi diverses animations de partenaires et des concerts de Triggerfinger, The Subs et Netsky, notamment”.
Retour en héros?
Les supporters sont prêts, c’est maintenant à l’équipe de jouer. Car leurs prestations auront une grande influence sur les missions futures de Katrien et Emmanuelle. Ne rêvons-nous pas tous d’un scénario avec un accueil sur la Grand Place de Bruxelles, comme après Mexico 86? “Naturellement, nous avons déjà parlé du retour”, concède Emmanuelle Puttaert. “Il y a plusieurs scénarios possibles mais la réalisation concrète se fera au dernier moment. Il y a tellement de paramètres à prendre en compte. Irons-nous loin? Serons-nous éliminés sans gloire? Ou offrirons-nous un jeu fantastique avant de jouer de malchance? Pour savoir ça, il nous faut attendre. Ce qui n’empêche pas que nous nous efforçons de travailler au maximum de manière proactive”
Camper à Rio
Au Brésil également, la frénésie des Diables ne passera pas inaperçue. Un camping belge ouvrira ses portes à Rio de Janeiro, où Emmanuelle Puttaert remplira un rôle de coordination. “Notre camping belge suit un peu l’exemple des Néerlandais, qui assistent depuis des années aux tournois avec leur Oranje camping. Nous offrons aux supporters un large éventail de prix, allant de formules avec tente aux bungalows. Au total, il y aura cinq personnes de l’URBSFA sur le camping, représentant le département événements mais aussi sécurité, ticketing et supporters. Nous accueillerons simultanément jusqu’à 2.000 supporters. Et il semble que notre camping soit encore plus populaire que celui de nos collègues néerlandais”, sourit Emmanuelle Puttaert.
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Flashback
L
e monde de la communication événementielle est en ébullition permanente. Chaque jour ou presque, des événements de toute nature sont organisés aux quatre coins de la Belgique. A travers l’objectif des collaborateurs d’Eventattitude, nous vous invitons à replonger dans l’actualité de l’événementiel belge.
CLIENT : CACEIS | AGENCE : Big Time | EVENT : Fête des Vœux | DATE : 10 janvier 2014 | LIEU : Halle Victor Hugo (Luxembourg)
CLIENT : BRAFA | EVENT : BRAFA 2014 | DATE : du 25 janvier au 2 février 2014 | LIEU : Tour & Taxi (Bruxelles)
CLIENT : Thon Hotel Brussels City Centre | AGENCE : Second Floor | EVENT: New look sous le thème de « Good Music, Good Food, Good Vibes » | DATE : 13 mars 2014 | LIEU : Thon Hotel Brussels City Centre (Bruxelles)
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CLIENT : Nespresso | AGENCE : Simply Better | EVENT : Staff Party | DATE : 1e février 2014 | LIEU : Théâtre du Vaudeville (Bruxelles)
CLIENT : MMM Business Media | EVENT : Transport & Logistics Awards | DATE : 13 février 2014 | LIEU : Tour & Taxi (Bruxelles)
CLIENT : Konvert | AGENCE : PAS communicatie | EVENT : Jubilaires Konvert | DATE : 21 mars 2014 | LIEU : Kortrijk Xpo (Courtrai)
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Flashback
CLIENT : Group S | AGENCE : Be Your Guest | EVENT : 75th anniversary Group S | DATE : 14 mars 2014 | LIEU : Hôtel de la Poste à Tour & Taxis (Bruxelles)
CLIENT : Econocom | AGENCE : DBS Shows | EVENT : Convention 2014 | DATE : 30 janvier 2014 | LIEU : Cirque Royal (Bruxelles)
CLIENT : Les Jeux d’Hiver | EVENT : 25th anniversary Les Jeux d’Hiver | DATE : 29 janvier 2014 | LIEU : Les Jeux d’Hiver (Bois de La Cambre – Bruxelles)
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CLIENT : ERA | AGENCE : Cum Laude Events | EVENT : ERA Awards | DATE : 18 janvier 2014 | LIEU : De Montil (Affligem)
AGENCE/CLIENT : Verhulst events & partners | EVENT: Diabolix Business Club @ Belgium - Ivory Coast | DATE : 5 mars 2014 | Lieu : Palais 10 du Heysel (Bruxelles)
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TOM BELLENS: UN HOMME, DEUX PASSIONS Oser se remettre en question et changer de cap alors que vous êtes sur la voie du succès? Le choix n’est pas évident et c’est pourtant celui qu’a fait Tom Bellens. Le secteur le connaît comme l’ancien managing partner de Guava et The Oval Office, cofondateur de l’Expert Center Event Marketing au sein de l’ACC et professeur de stratégie événementielle à la KU Leuven | Thomas More. Mais peu savent qu’outre son amour pour les événements et la communication, Tom voue également une passion à la gestion des catastrophes et à la communication de crise. .
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in 2012, Tom Bellens a quitté le secteur événementiel. “S’en aller est douloureux… Logique, personne n’aime le changement mais je suis convaincu que c’est parfois nécessaire quand la passion s’éteint. Il faut alors lâcher prise et se souvenir du passé comme d’une belle période. Outre la passion (guava = goyave = fruit de la passion), c’est surtout le sentiment d’envie ambiant de l’époque dont je me souviens. Une période agréable avec de chouettes collègues. J’ai laissé derrière moi une fantastique équipe et je suis fier des choses que j’ai accomplies. J’en conserve un sentiment positif”, raconte Tom.
Approche procédurière pour commencer
Au cours des 18 derniers mois, Bellens s’est mis en quête de perspectives complètement différentes. “Je me suis inscrit à l’université d’Anvers pour étudier la communication de crise et la gestion de catastrophes. J’avais déjà une certaine expérience car je suis bénévole et coordinateur au sein de la Croix Rouge depuis plus de 20 ans. J’encadre notamment des événements à grande échelle et je suis appelé en cas
de catastrophe. J’ai ainsi découvert un univers totalement différent et au niveau networking, je devais souvent repartir de zéro. C’était à la fois frustrant et stimulant car vous cherchez à explorer à fond cette autre passion. J’ai emmagasiné un tas de connaissances intéressantes et j’ai appris à établir des liens entres les procédures connues en cas de crise et de catastrophe et celles du secteur des événements et de la communication live. Cette approche procédurière m’a fourni plusieurs points de vue intéressants, à côté desquels j’ai rencontré toutes sortes de situations conflictuelles pertinentes qui se manifestent de façon récurrente entre le commanditaire et l’agence”.
Temps, argent et moyens
En cas de crise, vous devez être bien conscient des limites au niveau du temps, de l’argent et des moyens. “Si vous partez du principe qu’en général, il n’y pas assez de temps disponible, vous devez bien le répartir afin d’atteindre le niveau de qualité visé. Par ailleurs, les finances font souvent défaut pour les deux parties, en d’autres termes, vous devez
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Event Agencies 39
parler clairement, mettre cartes sur table dès le début pour éviter des attentes trop élevées par rapport aux fonds disponibles. Cela vaut également pour les moyens ou le capital humain, qui peut être déficient, ce qui fait que vous perdez à nouveau en qualité. Dans toute procédure événementielle, vous rencontrez régulièrement des crises, petites ou grandes, auprès des entreprises. J’aimerais apporter un changement à ce niveau via les processus mis en place dans le cadre de la gestion de catastrophes. Je le vois comme un canevas pour le monde de la communication. Nous ne devons plus seulement examiner ensemble le résultat final mais réfléchir sur la totalité du processus que nous allons suivre pour atteindre notre but avec la qualité souhaitée. Nous devons donc conscientiser tant les commanditaires que les agences à la nécessité d’une méthode davantage multidisciplinaire et d’une exploitation maximale des diverses disciplines et compétences disponibles. Une lacune que l’on constate encore trop souvent au sein des projets événementiels et de communication. Souvent, le projet prend un bon départ mais au bout d’un moment, on manque de temps et on bâcle des étapes cruciales, avec pour conséquence un résultat décevant”. Il est clair que Tom Bellens a écrit son propre scénario et semble déterminé à s’engager à nouveau avec passion.
“Chaque événement est une catastrophe”
“Je veux faire une présentation live des nouvelles tendances qui aident d’une manière ou d’une autre les divers partenaires à parcourir de façon constructive leur chemin commun. Avec le titre “Chaque événement est une catastrophe”, je m’efforce de créer une certaine animosité. Mais je ne veux surtout pas me précipiter. Je souhaite écrire et ‘peaufiner’ une histoire avec un ‘corps’ solide, avec laquelle me rendre auprès des organisations sectorielles, écoles supérieures et entreprises actives dans la créativité et les processus communicatifs.
Je veux des changements qui se manifestent de façon continue dans tous les secteurs possibles. Notamment se remettre littéralement en question et admettre que vous ne connaissez pas certains sujets, que vous pouvez toutefois apprendre à maîtriser moyennant une formation supplémentaire associée à une expérience pratique. Sinon, vous vous trouvez tôt ou tard face à une crise”. Tom n’ambitionne pas de devenir gestionnaire de crise. “Mon univers reste dans la communication et les événements mais je veux transposer et adapter les connaissances acquises”.
La passion se poursuit…
“Je suis content de devenir le managing partner d’Act!events et, ainsi, contribuer au développement de cette super agence. Je voudrais surtout profiter de l’été pour discuter avec Stefan Czerwatiuk de la manière dont nous allons concevoir ce nouvel avenir, qui sera surtout fait de passion, de qualité et de nouvelles approches. Dans la foulée, je voudrais également me réinvestir dans la cellule ‘Expert Center Event Marketing’ de l’ACC (Association of Communication Companies).” Le souhait ultime de Tom Bellens est de créer suffisamment de marge de manœuvre pour réaliser de beaux projets soignés, acquérir et partager des connaissances et prendre le temps de faire tout cela. “J’aspire à des nouvelles idées et collaborations”, conclut-il, plein d’espoir.
La rédaction d’Experience se réjouit par ailleurs de compter Tom parmi son comité de rédaction. À titre de consultant ou de rédacteur, il assistera désormais notre équipe dans son exploration des différents aspects des métiers de l’événementiel.
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SE RENOUVELLE
Ces dernières années, Event masters a subi une évolution marquée. Outre les teambuildings et événements sur mesure, l’agence a solidement étendu son offre avec des incentives et des projets DMC. A tel point que son image ne correspond plus à la réalité et que son identité corporate ne reflète plus son offre. L’agence a donc décidé de procéder à un re-branding complet, comme nous l’explique Bert Knuts.
A
u début de cette année, Event Masters s’est lancé dans un rebranding complet. Ce renouvellement n’était pas dû à un simple effet de mode mais bien un choix stratégique délibéré. “Malgré la crise, notre entreprise a continué à se développer. Mais nous avons constaté que, submergés par l’intensité de nos activités, nous avons oublié d’en informer les clients. Des tas de choses sont venues s’ajouter sur notre site web au fil du temps et nous avons remarqué que nos clients avaient du mal à avoir un aperçu de nos services. C’est pourquoi, nous nous sommes concertés afin de tout remettre en question”.
Quatre départements, quatre slogans
Nous avons annoncé le résultat de cette démarche durant la soirée des BEA et Event Masters y a présenté son nouveau style maison. “Nous avons choisir d’annoncer clairement ce que nous faisons. Nous avons donc répartis nos activités en quatre piliers. Pour nos activités de teambuilding, nous utilisons le slogan ‘Let’s do teambuilding’. Pour notre division sur mesure, nous avons choisi le slogan ‘Let’s create’. Cette division assure l’organisation de conférences, lancements de produit, événements, tous sur mesure pour le client. ‘Let’s go international’ regroupe nos voyages incentive et depuis un an et demi, nous sommes aussi actifs en tant que destination management company. Et en tant que membre belge d’Euromic, nous faisons la promotion de notre pays comme destination, sous le slogan ‘Let’s go Belgium’.”
Event Masters reste un nom fort
Nos quatre départements sont reconnaissables à leur couleur propre sur le nouveau site web. Le logo corporate général est en rouge. “Pour le logo, nous avons essayé de choisir quelque chose de frais, moderne et intemporel à la fois. Nous avons délibérément conservé notre nom. Event Masters est une valeur établie dans le secteur, qui nous nous vaut d’excellents scores chaque année dans les différentes enquêtes. D’autre part, le nom d’Event Masters est aussi une sorte de revendication (the masters of events), un titre que nous mettons plus que jamais en avant, avec nos vingt ans d’expérience”.
Interaction
L’emballage a peut-être changé du tout au tout mais Event Masters maintient le cap au niveau du contenu. “En définitive, rien ne change pour les clients. Nous espérons simplement attirer leur attention sur le fait que nous en faisons encore plus désormais. Nos clients se cantonnent – heureusement – dans un seul département mais n’étaient souvent pas au courant que nous pouvions aussi les assister dans d’autres domaines. Nous espérons leur offrir une image plus claire des services que nous leur offrons, y compris dans les autres départements”, conclut Bert Knuts.
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Photos: Eventattitude
REMISE DES BEA 2014:
D-SIDE ET THE OVAL OFFICE À L’HONNEUR Le jeudi 27 mars s’est déroulée la 16e cérémonie de remise des BEA Awards, couronnant les meilleures campagnes de communication live du pays. Orchestrée de main de maître par Bruno Schaubroeck et son équipe de We Make You Happy, plus de 700 invités ont pu assister aux succès des agences d-side et The Oval Office dans la catégorie ‘events’, mais aussi de Silverspoon dans la catégorie ‘catering’.
C
ette année encore, l’auditorium 2000 et le Palais 10 de Brussels Expo s’étaient parés de leurs plus beaux habits pour accueillir cette 16e édition des BEA. Si le décorum était encore une fois à la hauteur de cet événement de l’événementiel, c’est en grande partie grâce aux (fidèles) partenaires de la compétition, que les organisateurs ont cette année encore remercié chaleureusement. Sur scène, les trophées de l’année ont été remis à 7 projets événementiels, au terme d’une compétition qui aura sans doute été l’une des plus sévères en termes de cotation du jury. Les trophées n’en ont donc que plus de valeur.
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LES LAURÉATS DES BENELUX EVENT AWARDS 2014 SONT LES SUIVANTS: d-Side (ING going for 2015) The Oval Office (Emmaüs Maisdoolhof)
Silver
Awar
Bronz e Awa
d
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Lapin Quotidien (Liefde is...) MeetMarcel (Securex feest / Securex fête) Up Agency (Delhaize Biggest Cooking Event) FFWD (Maes Cargo) Sylvester Productions (Sportopia)
La cérémonie 2014 des BEA a aussi récompensé 3 traiteurs évènementiels, qui ont dû faire montre de toutes leurs qualités durant une compétition ‘live’ réunissant 14 traiteurs et un panel de… 136 jurés! Les 3 lauréats de BEA Catering Awards 2014 sont les suivants: Gold : Silverspoon Silver : J&M Catering Bronze : Foodsie Catering
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CHRISTOPHE GROSJEAN
PROFESSIONNEL DE LA PRÉSENTATION Si vous étiez aux BEA Awards, vous le reconnaîtrez sans peine. Fin mars, Christophe Grosjean a en effet assuré la présentation de la cérémonie de remise récompensant les meilleurs événements de 2013. Professionnalisme, humour et maîtrise parfaite des deux langues nationales, voilà qui caractérise à merveille le travail de présentation de Christophe. Faisons ici plus ample connaissance avec ce sympathique Grimbergenois…
L
es BEA n’étaient pas une terra incognita pour Christophe Grosjean, qui navigue depuis près de vingt ans dans le secteur événementiel, même si ce n’a pas toujours été comme présentateur. “A 22 ans, après mes études, j’ai débuté comme junior event officer chez Palmares, une agence pour laquelle j’avais travaillé en tant qu’étudiant. Après un passage par quelques autres agences, j’ai finalement choisi de monter la mienne, que j’ai appelé Bigg Events”.
Vocation fortuite
Au fil du temps, Christophe Grosjean a découvert qu’outre l’organisation d’événements, il avait d’autres talents. “A la fin des années’90, j’ai organisé avec mon agence un événement pour Belgacom, présentant le nouveau logo à plus de 3.000 personnes, sur une période de 10 jours. Lorsque nous avons constaté que l’un des formateurs ne s’était pas présenté, j’ai pris sur moi de le remplacer. Le succès fut immédiat et j’ai pris goût aux formations et aux présentations. Mon activité principale a progressivement évolué vers l’animation et la présentation“.
Education bilingue
Aujourd’hui, Christophe Grosjean donne près de 200 jours de formation par an, notamment pour les marques automobiles BMW et MINI. “J’anime essentiellement des formations commerciales, un sujet sur lequel je me perfectionne également constamment. Je n’ai
jamais vraiment eu d’appréhension à me tenir devant un groupe. J’ai de l’assurance, sans être un virtuose de la parole. Et j’ai l’avantage de pouvoir m’exprimer parfaitement dans trois, presque quatre, langues. En effet, j’ai reçu une éducation bilingue, vivant en Brabant flamand et scolarisé en français”.
Interactivité
Outre ces formations commerciales, Christophe Grosjean assure aussi la présentation d’événements très divers. “Dans notre pays, on rencontre deux catégories de présentateurs. Vous avez, d’une part, les célébrités nationales ou locales mais à côté de cela, vous avez aussi d’autres personnes, comme moi, qui savent habiter une scène. Je me profile comme un présentateur/animateur. Naturellement, être polyglotte est un avantage énorme mais la fluidité, la capacité d’improvisation et l’humour sont également importants. Si nécessaire, je peux assurer une animation musicale car j’ai aussi une certaine expérience de la chanson. Quel que soit le type de présentation, je m’efforce toujours de créer une interactivité. Vous devez vous efforcer d’impliquer et de toucher les gens, c’est la meilleure façon de faire passer votre contenu”.
Préparation professionnelle
Aussi à l’aise et spontané que Christophe puisse sembler pendant ses présentations, il prend toujours leur préparation au sérieux et les
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aborde de façon professionnelle. “La préparation peut parfois être très différente. Il y a généralement un briefing du client mais cela peut aussi se faire par téléphone, skype ou même e-mail. Il arrive que le briefing vienne très tard. Ce n’est pas un problème en soi, car je me débrouille toujours, mais cela contraint parfois à négliger des opportunités. Lorsque je reçois les cases à l’avance – dans le cadre d’une cérémonie de remise d’awards, par exemple –, je peux adapter ma présentation et jouer sur certains aspects avec humour, ce qui ajoute une touche supplémentaire. Mais la majorité des traits d’humour arrivent sur le moment, en fonction de la situation”.
Stress positif
Avec des centaines de présentations à son palmarès, Christophe Grosjean maîtrise son sujet. “Ce qui ne m’empêche pas de ressentir encore un pincement de stress au moment d’entrer en scène. Une sorte de poussée d’adrénaline qui m’est nécessaire pour donner le meilleur de moi-même. Mais cela reste toujours agréable d’être sur scène et de s’adresser à une assemblée pouvant aller de quelques dizaines à quelques milliers de personnes. J’apprécie cette attention et le fait de me ‘produire’. Mais d’autre part, c’est aussi mon job. Ce qui signifie que je dois le faire correctement et avec professionnalisme”.
Les BEA: un match à domicile
Lorsque Christophe Grosjean s’est vu proposer la présentation des BEA Awards, il n’a pas hésité un instant. “Comme je proviens moimême du secteur événementiel, je m’en réjouissais énormément. Je suis le secteur de près. Ce fut un événement réussi avec beaucoup de monde, dont pas mal de visages connus. Je connaissais beaucoup de gens dans l’organisation et le jury mais aussi parmi les invités. Au niveau de la présentation, j’ai suivi mon habitude. J’étais même davantage à mon aise car je connais bien le secteur. Je suis ensuite resté un peu sur place et plusieurs personnes m’ont demandé mes coordonnées car elles avaient apprécié ma présentation. Entretemps, certains de ces contacts ont porté leurs fruits”, conclut Christophe Grosjean.
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Jeroen Coteur
CONTRIBUEZ À UNE FÊTE SPORTIVE INOUBLIABLE Du 9 au 20 septembre 2014, Anvers accueillera les Special Olympics, le plus grand événement sportif organisé cette année en Belgique, regroupant plus de deux mille athlètes mentalement handicapés originaires de 58 pays. Pour chacun d ‘entre eux, cet événement est un rêve qui se réalise. Et vous pouvez y contribuer. Pour financer les repas, l’hébergement et le transport des participants, l’organisation – dont fait partie Jean Pierre Deschepper de DDMC – est encore à la recherche d’entreprises désireuses de sponsoriser un athlète…
Tout le pays impliqué
Le coup d’envoi de tous les événements olympiques sera en fait donné le 4 septembre en Grèce, où la Flamme Olympique sera allumée durant une cérémonie officielle. La délégation grecque apportera la Flamme le 9 septembre à Bruxelles, où elle sera remise à l’organisateur belge, après une course à travers la Grèce. Ensuite, la Flamme partira pour le Torch Run, un périple de 4 jours traversant 24 villes de notre pays. La destination finale de ce Torch Run est le Palais 12 de Brussels Expo, où est organisée la cérémonie d’ouverture. Durant les jours précédant cette cérémonie, toutes les délégations étrangères seront accueillies par 50 villes et communes belges. Ces Host Towns leur offriront non seulement hébergements et repas mais leur permettront aussi de découvrir la culture et les traditions belges. Une série de manifestations seront mises sur pied afin de permettre à la population locale de rencontrer les athlètes dans une ambiance agréable.
L
e mois de septembre sera entièrement placé sous le signe des ‘Jeux du Cœur’, comme ont été surnommés ces Jeux européens d’Eté. Plus de 2.000 athlètes originaires de 58 pays d’Europe et d’Eurasie ayant un handicap mental s’affronteront dans 10 disciplines sportives. Les compétitions débutent le 14 septembre et se dérouleront sur cinq lieux différents dans la province d’Anvers. Nul besoin de préciser que tous les athlètes attendent ces moments avec impatience. Y compris l’hébergement dans le village des athlètes car pour la première fois de l’histoire des Jeux, les participants séjourneront dans le Special Olympics Village. Un rêve olympique qui devient réalité.
Plus que du sport
Outre un événement sportif, ces Jeux se veulent également un levier visant à amorcer un changement réel dans la manière sont perçues les personnes avec un handicap mental, ainsi que l’accueil et les soins dont ils font l’objet dans notre pays. Briser les tabous et favoriser l’intégration, tout cela n’est possible qu’en permettant aux personnes avec et sans handicap mental d’apprendre à se connaître. Les Jeux sont une occasion unique de rencontrer ces athlètes et de les encourager.
Ouverture et clôture festives
La cérémonie d’ouverture est programmée le 13 septembre et se profile comme un événement grandiose mettant en vedette les athlètes.
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Timothy Shriver, président des Special Olympics, et Jacques Rogge, président honoraire de SO2014 prendront la parole durant la cérémonie. D’autre part, de nombreux bénévoles du secteur des arts et des événements donneront le meilleur d’eux-mêmes pour offrir un moment inoubliable aux délégations internationales. Le 20 septembre, après la fin du volet sportif, les prestations des athlètes seront mises en évidence durant la cérémonie de clôture festive au Sportpaleis d’Anvers. Cette fête mettra également à l’honneur tous les bénévoles. L’organisation espère une présence massive du public pour applaudir une dernière fois les athlètes nationaux et internationaux.
Programme annexe
Plusieurs programmes scientifiques et culturels ont été développés en marge des Jeux, afin de contribuer à l’intégration des personnes ayant un handicap mental. Le Healthy Athlete’s Program et le Family Forum offriront aux athlètes et à leur famille les conseils d’experts internationaux de différents domaines sur la manière d’accompagner leur enfant de manière optimale. Le European Development Summit au Palais d’Egmont mettra tout en œuvre pour favoriser le développement du programme des Special Olympics en Afrique. Il y aura également une exposition d’art présentant les œuvres d’artistes mentalement handicapés de 22 pays. Durant le ‘Concert of the Heart’ au Singel à Anvers, pour terminer, les ambassadeurs des 57 pays participants se
rassembleront pour célébrer l’esprit des Special Olympics pendant une piano battle unique avec, entre autres, Jack Van Poll et Jef Neve.
Sponsorisez un athlète
Naturellement, ce rêve sportif a un prix: repas, draps propres, transports, infrastructures, etc… C’est pourquoi le comité d’organisation des Jeux européens d’Eté a mis sur pied le programme ‘Sponsor an athlete’. 750 euros (hors TVA) permettent de financer tout le séjour d’un athlète dans le village olympique. Le comité propose un package de sponsoring sur mesure pour les PME, les professions libérales et les petites entreprises. L’organisation des Jeux européens d’Eté souhaite aussi vous encourager à ouvrir votre cœur aux ‘Games of the Heart’. Sponsoriser un athlète ayant un handicap mental, montrer votre engagement social et surtout aider à réaliser un rêve: autant d’initiatives qui rejailliront sans conteste sur votre entreprise et ses activités. En tant que sponsor, vous recevez en outre une facture pour le montant versé, un t-shirt avec l’inscription ‘I sponsored an athlete’, le déroulement des deux premières journées de compétition du sport que ‘votre’ athlète pratique et une entrée gratuite pour la cérémonie d’ouverture au Palais 12 du Heysel. De nombreuses entreprises du secteur événementiel ont déjà apporté leur contribution au projet et seront, nous l’espérons, encore suivies par beaucoup d’autres…
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EMA SOCIETY
CRÉER LE BUZZ? OUI, MAIS… Fin avril, l’EMA Society a reçu Bart De Leeuw de BBDO Live pour la session “How to create buzz with an event”. Cette conférence présentait aux membres de l’EMA les éléments qui peuvent contribuer à créer le buzz autour d’un événement. Les participants ont aussi découvert que le buzz ne doit pas être un objectif en soi. Le buzz n’est qu’une des possibilités de faire passer le message réel – qui doit toujours demeurer au centre de l’action.
C
“
hez BBDO Live, nous ne considérons par les événements comme un aspect isolé mais comme une partie du flux de communication”, déclare Bart De Leeuw en guise de préambule. “On nous adresse souvent la requête suivante: ‘il nous reste un budget, vous pouvez nous organiser quelque chose pour créer le buzz?’. Mais ce n’est pas la bonne approche. Il ne faut pas briefer pour créer le buzz mais pour communiquer un message. Et l’une des manières de le faire passer peut être le buzz”. Lorsqu’on part d’un message clair, un événement est un canal tout indiqué pour créer le buzz. “En effet, un événement est un excellent générateur de contenu. Il vous permet d’offrir une expérience aux gens et vous pouvez diriger ce qu’ils vivent. Ce contenu est en outre facile à partager avec d’autres personnes. Les recherches du professeur américain Jonah Berger mettent en avant six éléments contribuant à créer le buzz. Il ne s’agit pas d’une science exacte mais plus vous rassemblez de ces éléments, plus vous avez de chances de faire le buzz”.
STEPPS
Les six éléments évoqués par Berger sont regroupés sous l’acronyme STEPPS. “Un premier élément est l’Interaction Sociale. Si vous voulez que les gens partagent quelque chose, vous devez leur donner une chose avec laquelle ils peuvent ‘parader’. Vous pouvez par exemple incorporer une élément de jeu – avec lequel ils peuvent battre les autres ou établir un record – ou leur donner le sentiment d’être des initiés autorisés à jeter un coup d’œil en coulisse. D’autre part, il est
important d’intégrer des déclencheurs dans le contenu. Ces symboles ou aspects de la vie quotidiennes ancrent le message dans les esprits sans qu’on s’en rende compte”. Troisième conseil: doter le message d’une touche d’émotion. “Nous partageons plus volontiers quelque chose qui nous touche. Lorsqu’une chose a suscité leurs émotions, positives ou négatives, les gens sont souvent plus enclins à la partager. Le message doit aussi avoir un caractère public. Ce qui veut dire bien visible et de préférence avec les outils nécessaires pour pouvoir le diffuser facilement et massivement (onglet de partage, app, photo, ordinateur sur l’événement). Le contenu doit avoir de préférence une valeur pratique. “Lorsque le message aide les gens à faire les choses plus rapidement, mieux et plus facilement, ils l’utiliseront ultérieurement pour aider d’autres personnes. Pour terminer, l’élément de narration est aussi important. Un message sous forme d’histoire est plus facile à retenir. Lorsque vous proposez un contenu facilement racontable, les gens pourront le faire passer sans effort”.
Pas de recette magique
Bart De Leeuw insiste sur le fait que les six éléments de Berger ne sont pas une recette magique de succès mais bien des outils pratiques. “Ce sont des moyens simples de renforcer vos concepts. Vous pouvez les utiliser directement car ils composent une check-list très compréhensible. Mais le plus important reste d’intégrer votre événement dans un bon flux de communication, doté d’un contenu solide”, conclut Bart De Leeuw.
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de façon claire, permettant à nos clients d’effectuer des campagnes d’e-mailing ciblées. Celles-ci sont parfaitement mesurables, ce qui vous permet de vérifier par après quel groupe lit effectivement les messages ou non. Nous voulons offrir une solution prête à l’emploi à toutes les PME, quelle que soit leur envergure”.
Mailing ciblé
Le fil conducteur de Dialog est la base de données d’adresses B2B. “Il y a par exemple 14.500 restaurants en Belgique, dont 5.000 disposant d’une terrasse. Ce dernier groupe est intéressant pour une PME active dans le chauffage de terrasse. Ou disons que vous dirigez une PME spécialisée dans le software à Berchem. Comment prospecter au mieux? Pourquoi ne pas envoyer un e-mail aux 63 directeurs d’école de Berchem? Ciblé et incontestablement plus efficace que de contacter au hasard les 3.000 entreprises de l’entité d’Anvers!” pagesdor.be a lancé un service de marketing direct, baptisé Dialog, permettant aux entreprises de communiquer plus efficacement avec leurs clients et prospects. “A l’heure actuelle, il n’est pas évident pour les PME de chercher de nouveaux clients. Le directeur d’une petite entreprise assume en effet presque toutes les tâches. C’est pourquoi, nous voulons lui apporter notre soutien”, explique le responsable du marketing direct, Kurt Ghijsbrecht.
Offre de marketing direct
La création de Dialog semblait évidente. “pagesdor.be dispose de données de qualité, utilisables tant en ligne qu’en mobile. Pourquoi dès lors ne pas intégrer ces précieuses données dans une offre de marketing direct? Il est en outre possible de délimiter les groupes cibles
L’outil Dialog de pagesdor.be épargne clairement pas mal de travail de recherche car il permet aux entreprises d’envoyer des mailings ultra ciblés. “Nous voulons offrir aux PME une solution viable dans un budget acceptable pour sélectionner et approcher leur groupe cible à leur convenance. Avec une base de données de 750.0000 entreprise, actives au niveau B2B ou B2C, nous disposons d’un trésor d’informations. Nos données sont en outre parfaitement à jour étant donné que lorsqu’une entreprise déménage, elle nous en informe immédiatement”. Conclusion: grâce à Dialog, pagesdor.be vous aide à rehausser notablement l’efficacité – et par conséquent le rendement – de votre prospection.
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Lors de la dernière édition de FRESH à Copenhague, sli.do a lancé une app pour Google Glass. Une primeur! FRESH est un congrès de 3 jours centré sur l’amélioration de l’efficacité des congrès, meetings et événements. Son groupe cible est constitué de meeting planners, meeting designers, meeting producers et meeting owners. Ceux-ci repartent chez eux les bras chargés d’excellentes idées pratiques pour améliorer le contenu de leurs propres événements.
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’une de ces nouvelles idées est l’app pour Google Glass développée par l’entreprise technologique sli.do. Les Google Glass sont un ordinateur portable sous forme de lunettes. Ce gadget permet à son propriétaire de rechercher toutes sortes de choses grâce à un headmounted display (HMD). Les Google Glass affichent les informations comme smartphone, mais en mains-libre. L’utilisateur commande l’appareil vocalement ou via un pad tactile sur le côté des lunettes.
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Sli.do a développé de son côté une application web visant à favoriser l’interaction avec un public live. Lors de la dernière édition de FRESH, l’entreprise a présenté cette app Google Glass, qui doit aider les modérateurs dans leur tâche lors de congrès, meetings et événements. L’application transmet les questions directement sur les Google Glass
au lieu d’un PC. Le modérateur est ainsi libre de ses mouvements, étant donné qu’il ne doit pas constamment surveiller l’écran. L’app lui indique aussi directement quelles questions sont populaires dans le public et quelles sont les plus récentes. Il peut ainsi les intégrer rapidement sans perte de temps dans le débat, la table ronde ou la présentation en cours. Il peut également obtenir immédiatement les résultats d’un scrutin. De leur côté, les participants peuvent poser facilement leurs questions via l’application web de sli.do et faire valoir leur voix au mieux. D’après les organisateurs de FRESH, l’application web pour Google Glass de sli.do devrait être rapidement adoptée en raison de sa simplicité et de sa convivialité. La phase de test est actuellement encore en cours. Si vous souhaitez être tenu(e) au courant du lancement avant le grand public, inscrivezvous sur www.sli.do/glass.
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BRIEFING STANDARD POUR UN ÉVÉNEMENT L’UBA, l’Union Belge des Annonceurs, et l’ACC Belgium, l’Association of Communication Companies, ont récemment organisé un workshop commun pour les membres des deux associations, abordant de nombreux aspects pratiques du contenu d’un briefing destiné à une agence événementielle. Les deux associations ont collaboré à ce document. La formation particulièrement détaillée était taillée sur mesure pour les managers junior et senior. Nous vous en rapportons ci-dessous les points principaux.
Le workshop était mené par:
Anik Van Bellegem, d-side Brussels, Business Development & Account Manager
Frank Anthierens, DDMC Event Design, Managing Partner
Mohamed Ouaret, bpost, Manager Operations & Innovation, Internal Communication
Complet et structuré
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édiger un briefing sur l’organisation d’un événement. Cela semble facile mais ce n’est qu’une apparence. Le succès d’un événement dépend en grande partie du briefing reçu. L’agence événementielle doit en effet prendre en compte énormément d’aspects. D’innombrables éléments peuvent faire de votre événement un succès sur toute la ligne… ou précisément le contraire. Mais de quoi doit être constitué un briefing complet et structuré? - Commanditaire Pour commencer, énoncez toutes les informations concernant votre entreprise, le commanditaire: le nom de votre entreprise, marque, produit/service, le nom du projet (éventuellement le titre de travail), le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de la personne de contact, le nom de la personne CC (éventuellement quelqu’un du service vente ou même le propriétaire ou PDG de la société) et son adresse e-mail. - Contexte Les agences événementielles ont besoin d’informations de contexte de qualité sur votre entreprise, votre produit et/ou vos services. Cela n’implique pas seulement quelques aspects quantitatifs, l’histoire et la culture de votre entreprise sont également d’une grande aide. Soyez aussi prolifique que possible à ce niveau. Il est crucial de partager un maximum d’informations afin de permettre à votre agence événementielle de travailler efficacement. - Occasion Aujourd’hui, les événements ne sont plus organisés par habitude. Il faut une raison dans la plupart des cas. Pourquoi organisez-vous cet événement? Qu’est-ce qui se passe au sein de l’entreprise? A quelle occasion envisagez-vous cet événement? Type d’événement Indiquez également de quel type d’événement il s’agit: événement client, convention/conférence, dealer event, family day, inauguration, jubilée, journée cadre, kick-off meeting, événement média/RP, fête du personnel, lancement de produit, relationship/networking, roadshow, séminaire, teambuilding, ... ? Groupe cible Quel public visez-vous? Chaque événement doit avoir un groupe cible bien délimité: • Interne? Externe? • Le personnel, la direction, les cadres, les actionnaires, ... ? • Les clients, les distributeurs, la presse, le grand public, ... ? • A qui est destiné cet événement? • Qui est invité? Les participants sont-ils conviés avec leur partenaire? Leurs enfants? • Il peut naturellement y avoir plusieurs groupes cibles. • Décrivez le groupe cible (répartition linguistique, sexe, âge, ...) • Quel lien a le groupe cible avec votre entreprise et votre marque?
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Event Management 61 - Antécédents Est-ce la première fois que votre entreprise organise cet événement? Si ce n’est pas le cas, essayez de décrire les antécédents. Quelles ont été les expériences positives, quels sont les points à améliorer? Avez-vous déjà travaillé avec une agence événementielle et si oui, laquelle? - Objectif Quel est le résultat souhaité pour l’événement? Essayez de formuler un objectif clair et mesurable. Quelles réactions souhaitez-vous susciter? Que doit penser/ressentir/faire le groupe cible après l’événement? Quelle ambiance voulez-vous créer? Quel message voulez-vous faire passer? -Message Sur quoi mettre l’accent? Quels sont les trois principaux éléments que les participants doivent garder en mémoire après l’événement? Comment pouvons-nous étayer ce message? Quels arguments et faits rationnels et émotionnels liés à votre entreprise, produit ou service peuvent-ils servir à soutenir votre message? - Evaluation Comment l’action sera-t-elle évaluée? Comment le succès de l’événement sera-t-il mesuré? Qui déterminera les critères de l’évaluation? - Instructions/Style Envisagez-vous de donner toute liberté à l’agence événementielle ou plutôt de lui donner une ligne de conduite précise? Dans ce dernier cas, essayez de lui donner une description la plus précise possible de vos attentes: • Festif ou professionnel? Didactique ou participatif? • Un concert? Un spectacle? Une présentation avec soutien audiovisuel? • Importance de la décoration? • Préférence pour une formule catering?
• Les invités doivent-ils apporter ou faire quelque chose (tenue particulière, par exemple)? - Pratique Vous pouvez énumérer ici tout ce qui est (plus ou moins) fixé: répartition du budget, date/période, matinée, après-midi ou soirée, jour ouvrable/week-end, répartition de la journée, nombre d’invités, nombre de participants attendus, site/salle, cadre, accessibilité et parking, déroulement du flux d’enregistrement, gestion éventuelle de badges, goodies ou cadeaux? Le visuel principal est-il disponible ou à développer? Autres?... - Décision Pour terminer, quand attendez-vous l’offre de l’agence événementielle? Quand rendrez-vous votre décision et qui décide de l’attribution du projet (nom et/ou fonction)?
Avantages
Plus un briefing est bien conçu, moins vous perdez de temps à répondre à toutes sortes de questions pendant ou après celui-ci. Vous augmentez en outre les chances de voir l’agence événementielle vous proposer des idées répondant à vos attentes. L’UBA est un organisme de service qui défend les intérêts des annonceurs belges et leur offre une plate-forme de connaissances et de communication unique. Depuis sa création en 1949, l’asbl UBA est devenue un réseau professionnel et contemporain de membres, comptant plus de 220 entreprises belges. Ensemble, les membres de l’UBA représentent la majeure partie des dépenses média nationales. L’Expert Center Event Marketing défend les intérêts des agences événementielles belges depuis qu’elles ont décidé de créer leur propre filiale au sein de l’ACC Belgium en 2012.
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Jeroen Coteur
CHARTE DE COMPÉTITION ET BRIEFING CLIENT POUR UNE MEILLEURE COLLABORATION ENTRE COMMANDITAIRES ET AGENCES Depuis un an, les agences d’event marketing, qui œuvraient auparavant dans deux associations – EQUAL et ACEA –, ont intégré l’ACC (Association of Communication Companies), dans le cadre de laquelle elles ont mis au point ensemble l’Expert Center Event Marketing. Au même moment ont débuté les pourparlers avec l’Expertise Center Sponsoring & Events de l’UBA, l’Union Belge des Annonceurs. Cette concertation a mené à la rédaction de deux documents: la Competition Charter et le Client Briefing. Johan Vandepoel de l’ACC nous explique l’importance de cette étape.
A
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méliorer la collaboration entre les annonceurs et les agences était l’un des objectifs initiaux de l’Expert Center Event Marketing”, souligne Johan Vandepoel. “Nous avions l’intention de rendre les procédures plus claires, de manière à ce que les différents protagonistes puissent se concentrer sur le contenu, la stratégie et l’exécution mais aussi à limiter les pertes de temps à cause de pitches qui ne mènent pas à grand-chose ou de briefings manquant de clarté. L’UBA a reconnu qu’il s’agissait d’un véritable problème qui méritait une collaboration”.
Short list limitée
Les représentants de l’ACC et de l’UBA sont rapidement arrivés à un arrangement et ont mis au point deux initiatives: la Competition Charter et le Client Briefing. “Pour les agences intégrées, il existait depuis longtemps une Competition Charter, mais étant donné la spécificité de la discipline de l’Event Marketing, on en a développé une version adaptée. Celle-ci reprend des points de vue clairs concernant l’établissement d’une long list et d’une short list (dans quels cas et à partir de quels budgets). On demande par exemple, - après plusieurs rencontres préalables –, de limiter la short list finale à maximum trois agences. La charte contient étalement des directives sur le briefing à donner, le timing et l’organisation des présentations, les droits d’auteur et la gestion des indemnisations de pitch”.
MasterClass
“Le Client Briefing est une sorte de guide pratique pour un briefing efficace des agences d’event marketing, visant à améliorer la collaboration. On y demande de décrire le type
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d’événement, de contextualiser davantage le groupe cible, les antécédents, les objectifs et le message, et de s’arrêter sur les directives, les modalités pratiques et les aspects du timing. Ce document énumère des aspects qui sont peut-être évidents pour le commanditaire mais un peu moins pour une personne extérieure. Ce nouvel outil a en outre fait l’objet d’une première MasterClass Client Briefing/Event Marketing, une spin off de la MasterClass à succès pour les agences intégrées, organisée en mai et à laquelle ont assisté quelque 35 annonceurs et project managers”.
Opportunité réelle
L’introduction de ces deux initiatives ne signifie pas forcément un ‘durcissement’ par rapport à la réalité actuelle. “On ne trouve pas dans ces documents de réelles surprises. Toute personne dotée d’un peu de bon sens devrait les comprendre et les soutenir pleinement. Aujourd’hui, beaucoup d’annonceurs pensent encore faire plaisir aux agences en s’adressant à un maximum de candidats et ainsi donner une chance à tous. Mais rien n’est moins vrai. Naturellement, les agences apprécient une opportunité de projet supplémentaire mais ce doit être une opportunité réelle. Il y a une différence gigantesque entre un projet où l’on est l’une des trois agences en lice et un projet où l’on n’a qu’une chance sur dix. A l’heure actuelle, la pression sur les marges est telle que les agences n’ont plus les moyens de faire un
pitch gratuitement et de faire continuellement cadeau du meilleur de leur talent. Elles doivent donc se concentrer sur les pitches où elles ont véritablement une chance. En tant que secteur, cela nous permet aussi de dire plus facilement: respectez les règles, sinon ce ne sera plus tenable pour nous à long terme. Heureusement, les gens se montrent compréhensifs”.
Large soutien
Avec la présence à leur base de l’UBA, qui rassemble les plus grands annonceurs, et de l’ACC, qui compte 28 agences d’event marketing parmi ses membres, les deux initiatives sont largement soutenues et respectées. “Nous ne travaillons pas avec des sanctions spécifiques. Lorsqu’une agence a le sentiment qu’une compétition n’est pas organisée selon les principes de la charte, j’en suis informé et je contacte alors les commanditaires. Lorsque j’explore les raisons de cette situation, il s’avère souvent que c’est parce qu’ils ne sont pas au courant de la charte. Nous examinons alors s’il n’est pas possible d’appliquer la charte. S’ils refusent, je ne peux qu’informer les agences que si elles participent, c’est à leurs propres risques. Nous avons naturellement une solide expérience au niveau des agences intégrées classiques, pour lesquelles il existe depuis longtemps une Competition Charter. Nous constatons que tous les protagonistes s’y tiennent, d’autant plus parce qu’ils perçoivent souvent que c’est dans leur intérêt”, conclut Johan Vandepoel.
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Event Management
Dimitri Van Moerkercke
LE FIELD MARKETING EST DEVENU INCONTOURNABLE Le field marketing n’est plus ce qu’il était depuis longtemps, loin de là, même. Il y a environ dix ans, ces actions se limitaient en grande partie à la distribution d’échantillons. Nous sommes aujourd’hui à l’heure des médias sociaux et pour attirer l’attention de la presse, les clients s’adressent aux spécialistes du genre plutôt qu’aux agences RP. On utilise des pop-up stores pour attirer l’attention sur une marque spécifique, les flash mobs viennent surprendre le public avec un spectacle unique aux moments les plus inattendus et les actions de guérilla déclenchent un return jamais vu. Bienvenue à l’ère du field marketing 2.0 !
USP puissants
Le ROI avant tout n le sait depuis longtemps et les organisateurs d’autres types d’événements le découvrent à leur tour: la plupart des clients veulent aujourd’hui savoir ce que rapporte leur événement. L’avantage du field marketing est qu’il vise toujours un but précis, un objectif fixé. Par exemple, un nombre de contacts à nouer. Le groupe cible est bien cerné et le site n’est pas choisi au hasard. Une action de field marketing n’a pas d’autre but que de faire connaître un produit ou un service à un groupe cible défini. Le ROI (Return On Investment) ne doit pas toujours être exprimé en valeurs dures. Aujourd’hui, obtenir x ‘j’aime’ sur Facebook ou y visites quotidiennes sur le site web sont tout autant des objectifs concrets.
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Above meets below Ce type d’événements peut atteindre un objectif particulier plus facilement que d’autres, la demande a donc augmenté. Les spécialistes sont reconnus comme tels, sur un pied d’égalité avec les agences publicitaires, RP et événementielles. La conviction dans les résultats que peut atteindre une action de field marketing se traduit par le respect plus marqué pour les spécialistes en la matière. Le field marketing est enfin devenu un élément de valeur de la stratégie de communication 360° d’une entreprise. C’est une soutien aux campagnes above the line (radio/
tv). Auparavant, les approches above et below the line étaient strictement séparées mais ce n’est plus le cas. Contact direct Le field marketing est aujourd’hui devenu quasiment indispensable dans une campagne de communication complète. Une position qu’il doit en partie au contact direct qu’il crée entre le client et le consommateur (potentiel). Vous pouvez lui demander ce qu’il pense du produit, quels sentiments il éveille en lui, ce qu’il en retient. Vous pouvez ainsi améliorer la visibilité de votre marque. Les actions de sampling en magasin offrent aussi des résultats directement applicables, par exemple via le feedback direct. L’arrivée des iPad permet au client d’apporter des modifications pendant l’action. Expérience personnelle Les médias traditionnels restent importants mais l’activation de marque offre une expérience auprès du client. Celle-ci traduit les propos de la campagne média. Elle joue également sur les sens, une approche beaucoup moins à la portée des médias traditionnels. En agissant ainsi, les gens se souviennent de votre produit ou de votre service. C’est à ce niveau que les actions de field marketing se distinguent. Chaque consommateur recherche en outre d’autres perspectives. Les médias de masse
véhiculent un message commercial général, qui glisse souvent sur le consommateur sans le toucher. La promotion offre un message plus personnel et le consommateur peut exprimer son avis sur place. En tant que field marketeer, vous pouvez y réagir directement et adapter votre dialogue (en tenant compte du message de base de votre marque/ produit). Doux pour le budget L’expérience live est aussi plus douce pour le budget que d’autres événements. Les entreprises au budget relativement limité par consommateur (qui peuvent par ailleurs être de gros budgets) peuvent atteindre des résultats conséquents avec une action de field marketing et créer une véritable expérience live. Le prix par contact est très abordable. L’expérience doit toutefois être en rapport avec la trame générale de la communication et la renforcer. Il ne doit pas s’agir d’une action isolée. Utilisation massive des médias sociaux Le lien évident avec les médias sociaux est un USP un peu plus récent. Aujourd’hui, les gens veulent être enthousiasmés. Les médias sociaux jouent ici un rôle important. Tout est immédiatement ‘partagé’, y compris votre produit ou service. Auparavant, les actions étaient purement informatives, aujourd’hui, elles doivent comporter une touche de diver-
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Davy Desender
Danny Vromans
Vincent Van Hemelrijck
tissement: cela devient de l’infotainment! Les gens veulent des choses agréables et amusantes. Celui qui recherche de l’information pure surfe sur internet. ‘Qu’est-ce que ça m’apporte?’, ‘Pourquoi est-ce que je trouve ça bon ?’,... c’est de l’expérience. ‘Pourquoi est-ce que je suis cette info?’, et ça marche. Le field marketing donne également un visage à la marque. Ce contact chaleureux, humain vient teinter vos produits. Les clients potentiels sont encouragés à aimer l’action, à charger leurs photos ou vidéos d’une action sur une page à part, à télécharger un bon de réduction, etc. Les possibilités sont infinies. Les médias sociaux décuplent les moments de contact par client potentiel, online comme offline. Secteurs prémiums Les entreprises les plus connues spécialisées dans les actions sur le terrain sont actives dans le secteur FMCG (Fast Moving Consumer Goods), car ‘tasting/seeing is believing’. 70% des décisions d’achat se font en magasin, il convient donc de stimuler le consommateur sur place. Une campagne above the line lui sort rapidement de la tête lorsqu’il est assailli par toutes sortes de stimuli en magasin. Si vous parvenez à interpeller 3 de ses 5 sens via le field marketing, vous créez une chance réelle d’augmenter la fidélité à la marque. Les marques cherchent à créer une expérience de qualité maximale.
Wim Voss
Globalement, le field marketing est un outil de communication important pour chaque secteur. Les produits hi-tech comme les imprimantes et les téléviseurs sont présentés en détail en magasin. Quelles sont leurs capacités? Et surtout, qu’est-ce qu’ils ont de plus que les concurrents? Il peut s’avérer utile pour les promo boys et promo girls de connaître les caractéristiques des produits concurrents. Les clients arrivent en magasin bien mieux informés qu’autrefois. Ils en savent beaucoup plus que vous ne croyez sur votre produit grâce à internet. Pour ne pas capoter, les expériences live doivent inclure des conseils. Le consommateur est devenu beaucoup plus critique sous l’influence de toutes ces impulsions et des différents canaux de communication. L’expérience réelle d’un produit ne ment pas. La publicité est toujours envisageable mais est aujourd’hui plutôt un vecteur de notoriété qu’un déclencheur de vente directe. Le consommateur ne base plus son choix d’achat sur une publicité esthétique ou amusante.
Nouvelles tendances
Pop-up shops Bon nombre d’actions de field marketing se font en intérieur, en magasin, mais de plus en plus d’entreprise visent aussi l’extérieur, pour atteindre plus facilement cet aspect LIVE. Elles commandent une boutique mobile estampillée à leur nom, une camionnette
itinérante spécifique pour leur marque ou un pop-up shop. Logitech, par exemple, assure ainsi la promotion de ses claviers et souris sur divers événements festifs pour les jeunes et les festivals. Base aussi a perçu depuis longtemps les avantages d’un magasin itinérant sans concurrents. Canon s’est attelé à attirer ainsi sur la plage de Knokke des clients potentiels, qui pouvaient tester à l’intérieur ses nouveaux appareils photos. Flash mobs et actions de guérilla Il est également important de surprendre. Les flash mobs et les actions de guérilla ouvrent d’innombrables perspectives à ce niveau. Les panneaux indicateurs vers le Brésil, commandés par ING et l’URBSFA au début de la campagne de qualification des Diables Rouges, apparaissent aujourd’hui encore dans les médias. C’était une exigence des deux clients au début de la collaboration. C’est pourquoi les agences de field marketing n’hésitent pas à s’asseoir autour de la table avec leurs collègues des RP et de la publicité. Tout doit se rejoindre et former une trame riche.
REMERCIEMENTS: • Vincent Vanhemelrijck, Field & Concept • Wim Voss, NewWorld • Danny Vromans, WFM People • Davy Desender, Monsterscore
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CE QUI IRRITE LES BONS CLIENTS Il est stupéfiant de voir avec quelle désinvolture nous traitons les clients existants. Nous les considérons comme des vaches à lait améliorées observant, un peu étonnées, comment nous chouchoutons les nouveaux clients et les prospects prometteurs. En y réfléchissant un peu, il y a pourtant bien des possibilités de marquer son estime aux clients fidèles. Votre stand sur un salon professionnel est par exemple un excellent endroit pour gâter vos clients. A condition d’éviter les écueils des cinq grandes frustrations des visiteurs…
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epuis combien de temps n’avez-vous pas dit à un client ‘Je suis content que nous puissions travailler ensemble’? Etonnant, n’est-ce pas? Bien sûr, on trouve au bas de presque tous les tickets de caisse une petite phrase disant, d’une façon ou d’une autre, ‘Merci et revenez-nous voir’. Mais cette petite phrase est simplement préprogrammée lorsqu’on achète la caisse. Le fossé est gigantesque. Lorsque vous achetez une housse pour votre smartphone sur internet, on vous remercie pour votre commande. Un peu plus tard, vous recevez un e-mail vous remerciant pour le paiement. Encore plus tard, le vendeur en ligne vous fait savoir que votre colis est prêt à être envoyé. Dans les heures qui suivent, on vous informe qu’il a été livré à la poste. Environ deux semaines plus tard, le vendeur s’enquière si la housse répond à vos attentes. Voilà qui fait énormément de communication orientée client, pour une housse à 8,5 euros. Par contre, si vous achetez une voiture à 20.000 euros – soit l’équivalent de 2.353 housses –, vous avez de la chance quand le concessionnaire vous prévient lui-même que celle-ci a été livrée. Pour le reste, personne ne se soucie guère de votre achat. Faites l’expérience vous-même! Les salons sont excellents pour beaucoup de choses. Notamment pour renouer, consolider, stimuler ou entretenir le contact entre une entreprise et ses clients. La notion de ‘communication live’ se taille d’ailleurs progressivement sa place dans le secteur des salons ces derniers temps. Une belle formule chique mais pour les entreprises participantes, sur le stand, l’action se résume principalement à deux choses: rencontrer les clients existants et en trouver de nouveaux. ‘Content que vous ayez pu venir. Ravi de vous rencontrer. Heureux de faire affaires avec vous’. Même en l’enrobant du nom ronflant de communication live, cela reste relativement simple. C’est pourquoi il est tellement surprenant de voir le nombre d’erreurs commises sur le stand. En furetant un peu sur le net, on arrive vite à ce top 5 des frustrations chez les visiteurs:
Trade Shows 73
1 ‘Ils ne m’ont pas invité(e)’. Certaines entreprises préfèrent ne pas inviter leurs clients à un salon professionnel, de peur qu’ils rencontrent des concurrents directs. Si le client prend son métier au sérieux, cela arrive de toute façon. Celui ou celle qui s’implique un tant soit peu dans ses affaires se rend au salon – avec ou sans invitation. Et c’est vraiment dommage de ne pas recevoir d’invitation des entreprises auprès desquelles vous passez la majorité de vos commandes. Conclusion: toujours envoyer une invitation, même si elle fait double emploi. 2 ‘Ils ne m’ont pas reconnu(e)’. Pendant quinze ans, toutes vos commandes ont été traitées (avec efficacité) par Joris et Gerda, mais sur le stand, vous voyez d’autres personnes que vous ne connaissez pas du tout. Et vice-versa. Vous êtes là, face à une charmante hôtesse qui s’informe trois fois du nom de votre entreprise et qui vous expédie, l’air de rien, avec une brochure à la main. Conclusion: les account managers doivent fixer au préalable des rendez-vous concrets avec leurs principaux clients et les recevoir comme des rois sur le stand. 3 ‘Ils ne m’ont pas informé(e) en premier’. C’est plutôt frustrant de découvrir dans un magazine que l’entreprise avec laquelle vous faites affaires depuis deux décennies présente (ou pire encore: a présenté) sur le salon une nouveauté révolutionnaire, dont vous ne saviez absolument rien. En tant qu’entreprise, vous envoyez ainsi le message que vous ne pensez pas un instant au client existant – une erreur que certaines sociétés télécom belges commettent parfois. Conclusion: veillez toujours à lever un coin du voile en primeur pour les clients existants. 4 ‘Ils ne pensent qu’à vendre’. Les ventes sur salon sont presque toujours du ‘soft selling’: beaucoup de discussion et surtout d’écoute et l’exploration des opportunités éventuelles mais sans engagement. Vous ne pouvez pas attendre d’un client qu’il calque son cycle de besoins sur votre agenda de salons. Le contact sur le stand est avant tout destiné entretenir la discussion, à exprimer l’appréciation mutuelle. Conclusion: prévoir une zone (catering) à part sur le stand pour les clients existants. 5 ‘Ils n’ont pas écouté’. Sur le stand, vous avez signalé vouloir de plus amples informations sur les chariots élévateurs électriques à fourche. Quelques semaines plus tard, vous recevez par la poste d’épais catalogues proposant des rayonnages d’entrepôt, accompagnés d’une lettre en néerlandais adressée à madame Genée. Vous avez donc changé, d’un seul coup, de centre d’intérêt, de langue maternelle et de sexe. Conclusion: après chaque entretien sur votre stand, veillez à noter des instructions claires sur le contenu de la discussion, l’identité de votre interlocuteur ou interlocutrice et l’action de suivi souhaitée.
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LE STAYEN ACCUEILLE UN SUPERBE SITE ÉVÉNEMENTIEL
Le 29 mai, Rvue, un gigantesque hall événementiel et d’exposition, a officiellement ouvert ses portes à SaintTrond au Stayen, un nom certainement familier pour de nombreux amateurs de football. Le gestionnaire du site, Peter Onkelinx, nous guide à travers les possibilités de ce nouveau site, qui propulse le sud du Brabant sur le devant de la scène événementielle.
L
e site du stade du club de football STVV a subi une véritable métamorphose ces dernières années. En l’espace de dix ans, le Stayen s’est mué de stade de football pur en complexe multifonctionnel aux activités quotidiennes. “En 2004, la Tribune Est du stade du STVV a été entièrement rénovée et dotée d’un excellent espace horeca au premier étage, surmontant plusieurs espaces commerciaux”, explique Peter Onkelinx. “Le caractère multifonctionnel que nous avons choisi à l’époque s’est prolongé dans la rénovation de la Tribune Nord en 2008. Outre une série de magasins, nous y avons installé un Grand Café, une salle des fêtes, plusieurs espaces de réunion, deux call-centers et même un hôtel. En 2011, nous avons aussi transformé le terrain, que nous avons recouvert de gazon artificiel et sous lequel se trouve un parking de 370 emplacements”.
2.500 personnes debout et peut être divisée en quatre compartiments individuels”.
Salle entièrement équipée
La salle Rvue offre sur toute sa longueur une splendide vue sur le terrain du stade, qui nous réserve encore des possibilités supplémentaires. “Le terrain peut être intégré dans l’événement, tout comme les panneaux LED qui l’entourent, projetant les messages souhaités. Il ne doit pas forcément y avoir de lien avec le football. Nous disposons en effet de 6.500 m² de panneaux de sol avec lesquels nous pouvons recouvrir le terrain, ouvrant encore d’autres possibilités pour de grands événements ou festivals en plein air”.
Mais la grande vedette du complexe est sans conteste la toute nouvelle Tribune Ouest, achevée cette année. Celle-ci abrite un centre commercial, un club de fitness, des chambres d’hôtel et un superbe hall événementiel et d’exposition. “Notre salle Rvue s’étend sur de 2.300 m² et est dotée de tous les équipements nécessaires: installation sonore intégrée, éclairage d’ambiance encastré avec couleurs programmables et 13 écrans LED. Il n’est donc pas nécessaire de tout louer. La salle a une capacité de 1.800 personnes assises et
Shows automobiles
Au niveau catering, Rvue travaille avec trois partenaires fixes: Carpe Diem, Rik Vandersanden/J&M Catering et Trimalchio Catering. “Ils ont à leur disposition une cuisine hypermoderne et entièrement équipée de 370 m², permettant aux traiteurs de travailler côte à côte, sans se gêner. Outre la cuisine, nous avons aussi un ascenseur à voiture pouvant soulever jusqu’à 5.000 kg. Rvue peut donc accueillir sans problème des shows ou des lancements automobiles”.
Terrain de football à disposition
Locations 77 Infrastructure hôtelière
Rvue dote le sud du Limbourg d’un site événementiel dont le pouvoir d’attraction s’exercera bien au-delà des frontières de la région. “Le Stayen est riche de près de 90 ans d’histoire footballistique et s’est forgé une solide réputation nationale. Outre ce passé prestigieux, le complexe a l’avantage de proposer 77 chambres d’hôtel. Nous sommes donc en mesure d’offrir un hébergement sur place à de nombreux participants aux événements ou conférences organisés ici. Pour terminer, le site compte aussi 1.000 places de parking, tant en surface qu’en sous-sol”.
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Rvue fut officiellement présentée au secteur le 29 avril. De nombreux invités se sont dits impressionnés par ce nouveau site. “Nous avons déjà reçu pas mal de demandes de la part de grandes entreprises et d’organisations de la région. En effet, avant la création de Rvue, il n’existait pas dans les environs d’alternatives pour les fêtes d’entreprise de plus de 500 personnes. Mais Rvue, le Stayen et la Hesbaye ont aussi beaucoup à offrir aux organisateurs qui viennent de plus loin. L’équipe Stayen s’est fixé pour objectif premier de faciliter la vie des organisateurs d’événements. Par ailleurs, nous avons en interne l’expérience nécessaire pour mettre sur pied des activités spécifiques pour le client”, conclut Peter Onkelinx.
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Locations
Dimitri Van Moerkercke
ANTWERP ROCKS!
LES ATOUTS UNIQUES DE LA CITÉ SUR L’ESCAUT
Anvers… son port, sa mode, ses centres commerciaux, son patrimoine historico-culturel, sa gastronomie et son secteur diamantaire en font LA ville de Flandre. La cité sur l’Escaut a énormément à offrir aux entreprises qui souhaitent y combiner un meeting à un incentive, mais aussi aux organisateurs de congrès qui veulent proposer autre chose que Bruxelles à leurs clients. Une véritable métropole à taille humaine!
Time for Antwerp
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travers ce slogan, Antwerpen Toerisme & Congres effectue une approche du marché B2B des meetings, visant tant les entreprises que les associations. Car Anvers a tout: la grandeur d’une métropole dotée d’un port mondial et où tout se trouve à distance pédestre du reste. L’office du tourisme présente les principaux atouts de la vile:
Art Anvers compte de nombreux bâtiments historico-culturels. Participer à une réunion dans l’un de ces bijoux constitue une expérience unique. Vous avez le choix: l’Hôtel de Ville, la Gare Centrale, la Cathédrale, le Palais du Meir, la Maison Happaert,.... Vous pouvez faire suivre votre meeting d’une nocturne à la maison Rubens, au musée Plantin Moretus ou
dans l’un des différentes églises historiques. Ou encore d’une visite dans les coulisses de la cathédrale, un concert privé d’orgue ou une réception à la Cathédrale. Autant de moments véritablement uniques pour vos invités. Mode Anvers est également synonyme de mode. Plusieurs sites de meeting se trouvent dans le quartier du cœur de la mode anversois. Pourquoi ne pas coupler votre meeting à un incentive tel que conférence sur la mode, visite à l’atelier de la créatrice de mode Anna Heylen ou à la boutique de sacs à main de Delvaux? Diamant Qui dit Anvers, dit diamant, bien sûr! Plusieurs sites de meeting se situent à proximité du quartier diamantaire, comme la Gare
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Centrale, le Zoo, le Radisson Blu Astrid Hotel, l’Hyllit Hotel et le Lindner Hotel,.... Vous pouvez envisager un incentive sous forme d’une visite à un tailleur de diamant, une visite guidée de Diamond Land, récemment rouvert, où vous pouvez voir tailleurs, experts et orfèvres à l’œuvre (et même acheter diamants et bijoux directement à la source) ou un encore un cocktail thématique. Le musée du diamant sur l’Astridplein est peut-être fermé en raison des travaux à la KMDA (le Zoo, toutes ses salles et le nouveau centre de congrès) mais la ville planche actuellement sur un projet de centre de découverte du diamant. Gastronomie Plusieurs sites proposent une gastronomie unique: le Palais du Meir et la chocolaterie ‘The Chocolate Line’ de Dominique Persoone, la brasserie De Koninck et la fromagerie Van Tricht (outre le brassage de la bière, divers fromages murissent désormais dans la brasserie municipale), Antwerp Catering (un groupe de restaurants et bars du centre-ville), De Groote Witte Arend et diverses dégustations de genièvre. Pour vos incentives, vous avez le choix parmi toutes sortes de workshops
culinaires (dont un spécial ‘frites’), des dégustations de bière ou de chocolat, une visite à l’Elixir d’Anvers. Afin de consolider le lien avec la ville, la brasserie De Koninck ouvrira au printemps 2015 un prestigieux centre innovant de découverte de la bière. Cité sur l’Escaut Pour terminer, il y a naturellement le port d’Anvers, le second plus grand d’Europe et le second plus grand du monde pour la pétrochimie. De nombreux sites de meeting se trouvent au bord de l’eau ou sont étroitement liés à l’histoire du port. Fin 2013 s’ouvrait encore le Red Star Line Museum. Tous ces lieux se situent sur l’Eilandje. L’offre d’incentives sur l’eau est variée: croisières vespérales sur le Port, dîner sur un bateau et même meetings, dîners ou événements dans le terminal Cruise – autant de moments que vos invités ne sont pas près d’oublier! Et naturellement, Anvers profite de la demande croissante de croisières fluviales et maritimes. A Anvers, les navires de croisière pénètrent dans la ville, contrairement à Zeebrugge, par exemple. Après le débarquement, il suffit de 5 minutes de marche pour vous retrouver au centre-ville.
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Locations 81 5 pôles à distance pédestre Malgré son caractère de métropole, Anvers est aussi une ville à taille humaine. Tous les points d’intérêt se trouvent à distance pédestre les uns des autres. Les 5 pôles d’attraction pour les organisateurs de meetings et événements sont l’Eilandje, le Centre, la Gare Centrale, le Sud et le Singel. Chaque pôle a son offre spécifique pour le touriste ‘business & meeting’. L’Eilandje C’est le nouveau point chaud d’Anvers. Le quartier abrite de nombreux lieux et bâtiments historiques ainsi que plusieurs musées. Ce quartier portuaire de caractère du nord de la ville s’est transformé au ces dernières années en quartier citadin pétillant au bord de l’eau. Différents projets, comme la récente ouverture du Museum aan de Stroom (MAS) et la réhabilitation de zones résidentielles, y ont contribué. On y trouve des sites particulièrement attrayants: le Sint-Felixpakhuis, Barcelona Meeting, LaRiva (ancien abri des dockers), le Waagnatie, le Badboot, De Ark, l’Holiday Inn Express Antwerp City-North et bien sûr le MAS. La ville développe actuellement en outre une nouvelle entreprise portuaire, juste en face de De Ark et du restaurant Het Pomphuis. L’Eilandje s’étendra ainsi vers le nord et ne sera plus uniquement centré autour du MAS.
Le Centre En avançant un peu, vous arrivez directement dans le centre-ville historique. Sur la Grote Markt, la Groenplaats, ‘de Wilde Zee’ (une zone de cinq rues piétonnières célèbre pour ses boutiques exclusives), la Huidevettersstraat, la Kloosterstraat,... se trouve une profusion de restaurants conviviaux, cafés typiques et opportunités de shopping. Les touristes ‘meeting & business’ sont les bienvenus à l’Hôtel Elzenveld, au Hilton Antwerp, à l’hôtel-boutique Les Nuits, à l’HotelO Kathedral, à l’Hotel ‘t Sandt, à l’Hotel Julien, au Theater Hotel, au Witte Lelie.... C’est également dans ce quartier que se trouve le Théâtre d’Anvers (propriété du groupe Sportpaleis depuis 2014). Gare Centrale D’après diverses sources, la Gare Centrale figure dans le top 5 des plus belles gares au monde. Sa rénovation a duré près de 9 ans, s’achevant en 2009. La Koningin Astridplein toute proche a également été rénovée, en surface et en sous-sol. La gare a été entièrement modernisée et agrandie pour la ligne à grande vitesse (pour le Thalys et, à partir de 2015-2016, l’Eurostar) et la connexion Diabolo avec Zaventem et le bâtiment historique a été entièrement remanié, à l’intérieur comme à l’extérieur. La Gare Centrale est entourée d’un des quartiers les plus vivants d’Anvers: le quartier diamantaire, China Town, De Keyserlei avec ses boutiques uniques et ses galeries commerçantes,.... Plusieurs chaînes hôtelières ont d’ailleurs choisi de s’y établir: Radisson Blu Astrid Hotel, Hotel Mercure Antwerpen Centrum Opera (groupe Accor), Lindner Hotel & City Lounge et Hyllit Hotel. C’est aussi dans ce quartier que se trouve le Zoo en et le nouveau centre de congrès et de concert (voir plus loin). Implantés entre la Gare Centrale et le centreville, ne manquez pas non plus la superbe maison Rubens, le Grand Café Horta, où l’on peut organiser des dîners dans la magnifique salle Art Nouveau, et le théâtre Bourla.
Le Sud C’est au sud du centre-ville que la nuit commence et s’achève. Et l’ambiance de soirée jazzy ne semble jamais vouloir quitter le Vlaamse et le Waalse Kaai, y compris en journée. Au sud, tous les clubs et cafés sont à distance pédestre les uns des autres. C’est l’un des quartiers les plus tendance de la ville. Mais le Sud ne se borne pas à la vie nocturne, on y trouve aussi une offre culturelle conséquente: le M HKA (musée d’art moderne d’Anvers), le musée des Beaux-Arts, le musée de la photo, plusieurs galeries d’art et le Zuiderpershuis, le centre des cultures du monde. On y rencontre régulièrement artistes, écrivains, acteurs et célébrités flamandes. Le Singel Le dernier pôle d’attraction pour le tourisme meeting est incontestablement le Singel. On y trouve notamment le Crowne Plaza Antwerp, le Ramada Plaza Antwerp et le Scandic Antwerpen. Les organisateurs de salons y ont à disposition l’Antwerp Expo, qui sera d’ailleurs bientôt rénové.
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DESTINATION REPORT: ANVERS
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Votre prochain événement sur l’eau? C’est parfaitement envisageable sur l’un de ces deux bateaux aménagés avec style: Sur le Jules Verne, on peut organiser tant un dîner assis pour 400 personnes qu’un ‘floatshow’ (salon mobile flottant). Le site se prête aussi parfaitement à un séminaire avec séance plénière et divers espaces workshop, sans oublier le pont extérieur, qui permet l’atterrissage d’un hélicoptère ou de faire entrer une voiture à l’intérieur. Le style luxueux de Grace Kelly, tel qu’on s’en souvient du cinéma des années ’60, a été entièrement transposé sur ce bateau, donnant aux visiteurs l’impression de se trouver sur un yacht. Le bateau exhale une ambiance cosy et intime, convenant parfaitement aux groupes plus modestes pour un cocktail dînatoire ou un dîner assis, accompagné ou non d’une soirée dansante, d’une soirée casino, etc… le plaisir à l’état pur! CAPACITE TOTALE EVENEMENT: max. 600p (Jules Verne) et 250p (Grace Kelly) NOMBRE CHAMBRES: 1 suite (Grace Kelly) CATERING ET/OU RESTAURANT: catering AV DISPONIBLE: oui, installations complètes SUPERFICIE TOTALE DISPONIBLE: 800 m² + 225 m² (Jules Verne, indoor+outdoor) 270 m² + 170 m² (Grace Kelly, indoor+outdoor) PARKING: en fonction du lieu d’amarrage NOTRE TROIS VALEURS CLES: Des expériences inspiratrices sur l’eau
Locations 83 Nouveau centre de congrès et de concert
le Jardin d’Hiver. Ces sites exceptionnels sont complétés par cinq nouvelles salles de congrès au rez-de-chaussée, cinq autres au premier étage et encore cinq autres au deuxième étage. Mais la Salle Reine Elizabeth tient sans conteste le haut de l’affiche. Grâce au savoir-faire du spécialiste en sonorisation Kirkegaard Associates de Chicago, cette salle bénéficie d’une acoustique et d’une technologie de sonorisation parfaite. La forme de la salle assure une résonnance parfaite du son. Les
participants des congrès nationaux et internationaux seront ainsi reçus dans un cadre moderne de qualité. Par ailleurs, ce site prometteur n’est pas seulement situé près de la Gare Centrale (Eurostar, Thalys, liaison directe avec l’aéroport,...) mais aussi à distance pédestre du centre historique d’Anvers. Et ce n’est pas tout: en quittant le centre de congrès, vous vous promenez dans le plus beau jardin du pays, véritable oasis d’exotisme et de sérénité… le Zoo d’Anvers.
FLYBE ENTRE ANVERS ET LONDRES Fin 2016, la plus grande ville de Flandre célébrera l’ouverture du Flanders Meeting & Convention Center Antwerp. Un tout nouveau centre de congrès à la pointe du progrès, un complexe rassemblant tous les atouts nécessaires pour garantir le succès de meetings, séminaires, congrès et événements nationaux et internationaux! Ce complexe à grande échelle (environ 20.000 m²), qui fait désormais partie du Zoo adjacent, allie le meilleur de deux mondes. Ce nouveau projet dispose de toutes les infrastructures et techniques modernes, tout en intégrant la magnifique façade authentique et les salles en usage depuis plusieurs décennies. Le ‘centre d’accueil’ général du nouveau centre de congrès se situe dans le grand Atrium, baigné de lumière naturelle. Le visiteur pénètre dans la Salle des Marbres (420 m²), un magnifique espace comptant 20 imposantes colonnes en marbre, via une ‘allée de lumière’. Cette Salle des Marbres constitue le ‘cœur historique’ du complexe, avec les autres bijoux architecturaux du lieu: la salle Darwin, la salle Verlat, la Bugatti Room et
Flybe, la plus grande compagnie aérienne régionale d’Europe, proposera à partir du 3 juillet 2014 des vols directs quotidiens entre Anvers (Deurne) et London Southend. Les clients pourront faire leur choix parmi 16 vols par semaine (nombre qui passera à 26 en septembre), y compris deux vols retour par jour. Les voyageurs d’affaires, mais aussi les touristes, pourront donc s’envoler pour Londres le matin et revenir le jour même.
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DESTINATION REPORT: ANVERS IMPRÉGNEZ-VOUS DU PASSÉ INDUSTRIEL DE NOTRE SITE ÉVÉNEMENTIEL POLYVALENT AEC Ces dernières années, le complexe authentique a été progressivement transformé et aménagé avant d’être loué en tant que salle événementielle. Malgré tout le confort moderne, le site est empreint d’une ambiance industrielle marquée. Murs bruts, poutres en bois, grands lustres, ... Même la rampe de chargement originelle et le tracteur centenaire sont encore là. L’extérieur en impose immédiatement grâce à l’originalité de sa façade. En passant le lourd portail central, vous arrivez sur la superbe cour intérieure du bâtiment. En été, vous pouvez y accueillir vos invités entre les murs bruts et parmi les plantes de terrasse ou les surprendre avec un bar original ou un cracheur de feu mystique. Ou nous laisser mettre vos produits en valeur à l’arrivée de vos invités. Dans le large couloir d’entrée, vous (ou nos hôtesses) accueillez les invités qui se remettent de toutes ces émotions. Ce couloir les mène vers notre espace lobby/vestiaire. Cet espace peut également servir d’accueil pour les petits groupes. Au départ de ce lieu central, les énormes portes vous donnent accès à notre petite et/ou notre grande salle.
L’utilisation optimale de ces espaces nous permet d’organiser des événements pour 50 à 1000 personnes, étant donné leur caractère modulaire. Tous les espaces sont reliés, ce qui permet un suivi ou un enchaînement fluide des activités. La petite salle peut être utilisée pour des groupes modestes, comme espace de séminaire, lieu d’accueil agréable mais aussi pour les plus grands groupes pour l’installation des buffets pendant un cocktail dînatoire, ... La grande salle est un peu plus festive. Les deux espaces sont équipés de grands lustres classiques, d’une installation son et lumière, de bars, ... Ce magnifique site événementiel polyvalent se situe à proximité de l’“Eilandje”, lieu tendance du centre d’Anvers. Le parking y est aisé et il jouit d’une situation centrale à deux pas des tous les grands axes de circulation et des transports en commun. Qui vous a précédé? L’entreprise portuaire communale d’Anvers, Total, l’Unicef, Jaguar, Ergo, SD Worx, Ing, Diesel, Bmw, Telenet, ...
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ANTWERP EXPO Jan Van Rijswijcklaan 191 - 2020 ANVERS T 03 260 81 20 antwerpexpo@artexis.com www.antwerpexpo.be
L’Antwerp Expo, ancien centre de la construction, repose sur 50 ans d’expérience et est le principal centre d’exposition d’Anvers. Depuis 2002, Artexis et l’Antwerp Expo forment une entreprise complémentaire unique, occupant une position de leader sur le marché de l’organisation de salons. Chaque année, plus de 60 salons et autant de réunions, événements et conférences y sont organisés. Etant donné son excellente situation dans la région d’Anvers, l’Antwerp Expo est le lieu de rendez-vous pour quelque 7.000 entreprises et 1.200.000 visiteurs. Contactez-nous au 03 260 81 20 ou via antwerpexpo@artexis.com pour votre prochaine réunion, conférence ou événement. A bientôt! CAPACITÉ TOTALE ÉVÉNEMENT: de 5 à 50 000 personnes NOMBRE DE CHAMBRES: 4 hall d’exposition, centre de congrès et de séminaire avec 6 salles modulables parfaitement équipées et 3 restaurants CATERING ET/OU RESTAURANT: oui AV DISPONIBLE: oui SUPERFICIE TOTALE DISPONIBLE: 22 120 m² PARKING: 3000 NOS TROIS VALEURS CLÉS: accueil, efficacité, flexibilité
DESTINATION REPORT: ANVERS 85
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Lange Herentalsestraat 25-27 2018 Anvers T 03 206 96 90 antwerpen@hotelsheetz.be www.hotelsheetz.be
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Quinten Matsijslei 25 - 2018 Anvers T + 32 3 231 15 15 info.antwerp@leopoldhotels.com www.leopoldhotelantwerp.com
A la recherche d’un hôtel moderne à Anvers? A un jet de pierre de la célèbre Keyserlei, entre la Gare Centrale et de la Bourse du Diamant, en plein cœur du dynamique quartier diamantaire de cette cité appréciée partout, découvrez l’Eden Antwerp. Ce magnifique hôtel moderne 3 étoiles accueille depuis de nombreuses années une clientèle fidèle, parmi laquelle nous seront heureux de vous compter !
Le Leopold Hotel Antwerp est un hôtel 4 étoiles moderne offrant 4 salles de réunion, 127 chambres spacieuses et un élégant bar lounge. Situé près du parc urbain, à distance pédestre de la Gare Centrale, du meir et de nombreux restaurants, l’hôtel Leopold est le lieu idéal pour vos réunions de petite et moyenne envergure.
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CAPACITE TOTALE EVENEMENT: 100 personnes NOMBRE CHAMBRES: 127 CATERING ET/OU RESTAURANT: oui AV DISPONIBLE: oui SUPERFICIE TOTALE DISPONIBLE: 176 m2 PARKING: 19 NOS TROIS VALEURS CLÉS: hôtel de style boutique, service personnalisé, situation centrale
M HKA is een initiatief van de Vlaamse Gemeenschap en wordt gesteund door Stad Antwerpen, Nationale Loterij, Klara, Cobra.be, H ART en Bank Degroof
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Anvers n’est qu’à un jet de pierre de l’aéroport de Bruxelles. Le Radisson Blu Astrid Hotel Antwerp, situé juste en face de la gare centrale d’Anvers, est avec ses 18 salles le lieu idéal pour votre prochain meeting. Le Radisson Blu vous inspire avec ses “Experience Meetings”. Vous élaborerez les idées les plus créatives dans la Brain Box, un espace meublé de poufs et de murs sur lesquels vous pouvez écrire. Grâce à la formule équilibrée Brain Food, vos participants restent alertes toute la journée. Le WiFi gratuit vous permet de rester au courant de ce qui se passe au bureau. Vous pouvez passer la nuit dans les 247 luxueuses chambres tout confort au cachet moderne de l’hôtel. Pour un séjour plus long, l’établissement vous accueille dans l’un de ses 19 appartements entièrement équipés. Connexion internet à haut débit gratuite pour tous les clients. Au petit-déjeuner, savourez tous les délices de notre buffet tout en contemplant la superbe vue sur la gare centrale. Vous pouvez aussi vous détendre dans notre club de fitness avec piscine, sauna et jacuzzi. L’hôtel dispose d’un parking privé payant.
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De l’Art Déco dans votre assiette! Outre la Maison du Port, l’Eilandje, l’un des lieux les plus tendances d’Anvers, abrite également le site événementiel à la mode LaRiva, qui trône sur la Londenstraat dans toute sa gloire et son passée historique. Ancien refuge pour les dockers, ce bijou historique a débuté sa carrière événementielle en 2004 avec un concept resto-bar-event unique, qui a depuis lors évolué pour offrir bien davantage. CAPACITE TOTALE EVENEMENT: 700 NOMBRE CHAMBRES: 3 + terrasse CATERING ET/OU RESTAURANT: Catering interne et 3 partenaires externes AV DISPONIBLE: oui SUPERFICIE TOTALE DISPONIBLE: Rez 300m2, Mezzanine 135m2, Lounge 60m2, Terrasse 300m2 PARKING: Privé 150 places à louer
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