Xp 91 nl

91

i n s p i r a t i e vo o r l i ve c o m m u n i c a t i o n e n eve n t m a r ke t i n g

driemaandelijks April-Mei-Juni 2015

Afgiftekantoor: Gent X – erkenning: P904117

COCOMO en King George winnen de BEA Awards 2015

BEA CATERING AWARDS BELGOCATERING SCOORT TIJDENS LIVE CATERING COMPETITIE

EVENT MANAGEMENT TOMORROWLAND: LIVE TODAY, LOVE TOMORROW, UNITE FOREVER!

FISCALITEIT BTW OP ETEN EN DRANK NU TOCH AFTREKBAAR

EVENT AGENCIES ACT!EVENTS VIERT 15 JAAR STERKE VERHALEN

BENELUX EVENT AWARDS ALLE WINNAARS VAN DE 2015-EDITIE

Kortrijksesteenweg 1126/01 9051 Gent - Belgium

t +32 9 221 90 97 f +32 9 222 16 59

The last chance ever to put your feet on the bottom of the Deurganckdoksluis.

What an experience!

welcomes over 44.000 people!

info@act-events.com www.act-events.com

3

Het Edito van…

Erik De Ridder

BESTE LEZERS,

Dit nummer van Experience staat bol van het nieuws omtrent de voorbije Benelux Event Awards en de BEA catering award. En er kan veel over verteld worden, over hét feest van de event en de event catering sector. Ik onthoud graag de goeie en positieve dingen, met een huppelende en van geluk kraaiende Lut Wyers van COCOMO, de expressie op het gelaat van de mensen van King George, de intense sfeer bij de chefs en de zeer hoge kwaliteit van hun gerechten tijdens de catering competitie, alsook de uitbundige en happy mood tijdens de afterparty. Alle partners van de BEA zijn reeds meermaals bedankt maar ik doe het graag nog eens opnieuw. Voor de buitenstaander is dit misschien het zoveelste event, voor mij is het de 17de keer dat we de sector mee op sleeptouw nemen en de beide kampen - opdrachtgevers en opdrachtnemers - een platform geven.

En volgend jaar wordt het nog intenser. We zitten straks samen met het ACC dat, samen met Bruno Schaubroeck, mee de organisatie wil dragen. We hebben intussen ook al samengezeten met de event cateraars om te kijken hoe we - samen - hun competitie, hun sector-event kunnen stroomlijnen en nog beter kunnen integreren in het geheel. Met andere woorden, de puzzelstukjes vallen mekaar. Want - en er zijn er altijd die dit vergeten - het niveau van het BEA event zit hem niet in het detail, ook niet in het aantal cocktails die voorhanden zijn of het niveau van de hapjes, maar wel in het versterkend effect en networking-gegeven voor onze gehele industrie.

In 2016 blijven we in Antwerpen. En dat is gezien het beperkte aantal Franstaligen aanwezig op het BEA event blijkbaar toch een net-iets-te-ver-van-hun-bed-show. Wel, voor alle Franstalige professionals wil ik nu reeds het volgende kwijt: la ville d’Anvers et l’organisation BEA 2016 organiserons un program spécial - VIP - pour les corporate event managers & agences francophones.

Un program y compris un service shuttle à partir de Bruxelles, une visite jamais-vu de la ville avec plein de surprises, une nuitée dans un hôtel de luxe etc... A ne pas rater donc!

Tot slot nog helemaal iets anders. Openbare aanbestedingen, de agentschappen hebben er een zware dobber aan. Strikte regels, veel papierwerk - een tijdrovende bedoening maar wel lucratief gezien het aantal inschrijvingen, zo blijkt. We maken in het juli-nummer hier graag een special over en nemen hier met plezier testimonials in op. Al dan niet ‘anoniem’. Wat zijn jullie ervaringen, hoe wordt er omgegaan met regels - nauwgezet of net niet -, hoe wordt er betaald enz.? Let wel: dit dossier is er NIET om op de kap van de overheden te zitten, maar wel om hen - indien nodig - een boodschap mee te geven dat het of goed loopt, of beter kan of net helemaal fout aan het lopen is. We kijken uit naar jullie input (jp@eventbox.be). Want... “l’union fait la force”.

Colofon OMSLAG Eventattitude EXPERIENCE MAGAZINE Experience magazine is het inspirerende vakblad in de Benelux voor evenementen en event marketing.

OPLAGE 7.000 exemplaren VERSPREIDING België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) FREQUENTIE Driemaandelijks UITGEVERIJ LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Luik Tel.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Erik De Ridder edr@eventbox.be HOOFDREDACTIE Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be REDACTIE Jacques Legros, Jeroen Coteur

REDACTIONELE MEDEWERKERS Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Dimitri Van Moerkercke ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTEN Valérie Laforgia val@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Het tarief voor een studentenabonnement is € 70 per jaar (incl. BTW). Een kopie van de studentenkaart is hiervoor verplicht. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend.

SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien GSM: +32 (0) 472 90 06 17 E-mail: iv@eventbox.be

PRODUCT MANAGER Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be TRAFFIC Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be DRUK Geers Offset, Gent COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide, Toys & Games, The Corporate Traveller, Bespoken en Amazing in Motion.

ISSN: Verzending België Verschijnt zes keer per jaar in de BeNeLux en Frankrijk.

Afgiftekantoor: Gent X. Erkenning: P904117 VU: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

Omni-55

Displayverlichting

Standen

Volumes

LED modules

Displays met licht

Shop in shop

www.aluvision.com > info@aluvision.com > T +32 9 381 54 70 > Clemence Dosschestraat 44 > 9800 Deinze > BelgiĂŤ

MICROSOFT WORK IN THE PARK

P&G PARIS PRODUCT REVEAL

EUROMILLIONS - MORTIERBRIGADE TROPICAL ISLAND

P&G PRESS EVENT

CLUB MED PRESS EVENT UPR

SD WORX STAFF PARTY

VIJF SUMMER ACTIVATION

3 SUISSES FASHION SHOW @ CENTRAL STATION ANTWERP

EFFIE AWARDS AWARD SHOW

3 SUISSES ACTIVATION

py Hap

FOR YOUR PROJECT OR QUESTIONS

HELLO@WEMAKEYOUHAPPY.BE

nts clie

LET’S KEEP IN TOUCH

WEMAKEYOUHAPPY.BE

Leave your comfort zone

And go where the magic happens!

Exclusivelocations.be

The

old Tupperware

aalsT.

facTory in

a

new Temporary

evenT locaTion!

locaTed beTween GhenT, anTwerp and brussels

1.500

m2

for more info about tupperware factory and other new event locations:

exclusivelocations.be book before 31/08/2015 and enjoy special rates! info@exclusivelocaTioNs.be

- Tel. 0032 50 700 816

More than just people

V.I.P.-hostesses | parkingboys | drivers | barmen | stagehands | promopeople | ...

adA5.indd 1

Tel: +32 (0)3 685 71 29 | Fax: +32 (0)3 685 71 32 Grote Steenweg 571 | 2600 Berchem | www.x-tra.be

13/02/14 08:59

7

Inhoud INSIDE NEWS 009 EventNews

De actualiteit uit de Belgische eventscène

EVENT MARKETING 027 Flash

EVENT MANAGEMENT 030 De ronde van KBC Pollers

Tijdens de voorbije BEA-competitie troffen we bij de finalisten een buitenbeentje aan. De opdrachtgever was immers geen grote onderneming of overheid, maar wel een lokaal verzekeringskantoor van vijf personen, dat zijn vernieuwde thuis wilde presenteren aan zijn klanten.

033 We Love Events: deel je hartslag

In zijn debuutboek We Love Events gebruikt Peter Decuypere termen als conceptreflexer en strategy-elevator.

049 COCOMO, King George en Belgocatering gehuldigd 057 COCOMO forceert een doorbraak voor strategische events 059 King George doet zijn intrede in de eventwereld door de grote poort 060 Silver: Move, To The Point Events en New Balls Please 063 Bronze: Medialaan en D-side 067 BEA Catering Award: Belgocatering scoort tijdens live catering competitie

034 AssurEvents samen met Medialaan voor het 25-jarig bestaan van VTM

EVENT AGENCIES

037 Tomorrowland

068 Act!events viert 15 jaar sterke verhalen

Wat is het succesrecept van het supercreatieve clubje dat provinciestad Boom het voorbije decennium ombouwde tot een wereldwijde ‘hot spot’? Daar blijft het trouwens niet bij want nadat het Amerikaanse Georgia TomorrowWorld reeds tweemaal op bezoek kreeg, trekt het volledig muziekcircus begin volgende maand voor het eerst richting Brazilië.

041 BTW op eten en drank nu toch aftrekbaar

Sinds kort is de btw betaald op kosten voor eten en drank tijdens een klantenevenement toch aftrekbaar. Deze kosten worden voortaan aanzien als publiciteitskosten met een professioneel karakter.

ASSOCIATIONS 045 EMA Society: Activiteiten op maat van de Event Manager 045 BESA: Keuring elektrische installaties op tafel bij de Hoge Raad voor de Zelfstandigen en de KMO 047 ACC Belgium: “Streven naar een complete event-briefing”

Stefan Czerwatiuk en Marijke Van Loo geven hun kijk op het verleden én de toekomst van zowel hun agentschap als dat van de sector.

075 New Balls Please op zoek naar nieuw talent

SUPPLIES 071 Dinner in the Sky keert terug naar Brussel 073 De nieuwste Femat-creatie heet Twiggy

LOCATIES 081 Nieuwe naam voor Nekkerhal: Nekkerhal - Brussels North

Toen Stad Mechelen in juni vorig jaar de concessie van de Nekkerhal toewees aan Artexis, een dochteronderneming van de Artexis Easyfairs Group gespecialiseerd in het beheer van evenementenhallen en het organiseren van events, had ze hoge verwachtingen. Dat vertrouwen blijkt niet geschaad.

eventnews.be CROSSWISE viert 15 jarig jubileum in Antwerp Engineering Company

Tent-Renting, de juiste tent voor elk evenement

C

rosswise gaf Jetset Events de opdracht voor het zoeken van een originele locatie en het uitwerken van een originele belevenis.

De keuze was snel gemaakt en viel op de thuisbasis Antwerp Engineering Company.

Na enkele briefings met de klant kwamen we tot een mooi concept: We zouden de „keymoments” van het bedrijf in het licht zetten. Letterlijk en figuurlijk. Bij het binnenkomen hadden we in onze inkomhal een reeks van foto’s gehangen en deze werden met een humoristische ondertoon, door een acteur toegelicht wanneer de gasten binnenkwamen.

In de grote zaal hadden we een retro setting geplaatst, samen met het leuke concept van pianist Danny Wuyts. De CEO werd ontvangen in de „salonsetting” en in plaats van een ééntonige speech werd hij geïnterviewd door onze presentator. Enkele belangrijke jaartallen werden uitvoerig besproken. Ook hier was de humor niet ver te zoeken en werd dit gesprek muzikaal ondersteund door Danny Wuyts. De boodschap die moest overgebracht worden aan de gasten was een feit en dit in een geheel andere context dan iedereen gewoon is... Missie geslaagd!

Daarna werd er nog lekker gegeten en gedanst tot in de vroege uurtjes. www.aec.be

B

ij The Fungroup in Zonhoven werd enkele weken geleden TentRenting opgestart, een nieuwe divisie die zich toespitst op het verhuren van tentstructuren.

“Vandaag kunnen we jullie in primeur onze allernieuwste tentconstructie voorstellen, de Arcade Smart. Dit paradepaardje bedekt maar liefst een oppervlakte van 450m2”, vertelt zaakvoerder Stefan Kerkhofs. Met de kleuren zwart aan de buitenzijde en wit aan de binnenzijde zorgen ze er bij Tent-Renting voor dat ze uniek op de markt aanwezig zijn. “Strakke lijnen, kwaliteit en duurzaamheid, daar staan we voor,” besluit Kerkhofs. www.tent-renting.be

9

Party ANY TIME, ANY PLACE

C OSY

V E R H U U R F E E S T M AT E R I A A L Lodewijk de Raetlaan 14 I B-8870 Izegem I T + 32 (0) 51 317 775 I F + 32 (0) 51 317 875 I Info@femat.be Rue de l’innovation 2 I B-7503 Froyennes I T + 32 (0) 69 686 460 I F + 32 (0) 69 686 461 I tournai@femat.be

www.femat.be

eventnews.be ADC gaat verder met investeren

YOUR DRINK OUR PASSION

A

l gedurende 25 jaar is ADC Production een autoriteit in de wereld van geluid, licht en video, en dit zowel op Belgisch als op internationaal niveau. Deze sterke positie heeft deze specialist natuurlijk te danken aan zijn lange ervaring en zijn knowhow, maar ook aan materiaal dat steeds de allerlaatste evoluties volgt.

Om altijd mee te zijn met zijn tijd, investeert ADC daarom voortdurend in high-tech materiaal. Dat blijkt nog maar eens uit de recente aankoop van projectiemateriaal en media servers.

“We hebben inderdaad net een vloot van 12 Christie Boxer projectoren aangeschaft, die zich onderscheiden door een sterkte van 30.000 ansi lumen, een 04K native resolutie aan 120 Hz, een gewicht van 68 kg voor een minimale belasting en een verminderd verbruik van 32 A, éénfasig. De eerste projectoren zullen in mei geleverd worden en zijn dus klaar voor het seizoen van de zomerse outdoorshows in Europa.”

“Maar geen projectoren zonder beelden... We hebben eveneens geïnvesteerd in Modulo Pi media servers, gekenmerkt door 4 gesynchroniseerde HD of 01 x 04 K fluxen en een geavanceerd beheer van de 3D-mapping functies. Deze systemen bieden de mogelijkheid om een complete Show Control uit te voeren, waarbij alle andere technieken zoals motoren, lichtconsole, geluidseffecten,... bestuurd kunnen worden.

COCKTAIL - MOCKTAIL CATERING COCKTAIL WORKSHOPS - TRAINING TOTAL BAR SOLUTIONS GIN TONIC BAR

M

JOERI VAN BEECK +32 (0) 477 32 25 93 E joeri@troubleshakers.com www.troubleshakers.com

Deze tools hebben reeds hun kunnen bewezen tijdens de grootste shows ter wereld, zoals Futuroscope, de Lichtfeesten in Lyon, Le Puy du Fou, het mappingfestival van Doha, de Griekse Nationale Opera, etc. Ze geven ons de mogelijkheid om kostbare tijd te winnen bij het programmeren en instellen van alle evenementen.

Kortom, een totaal nieuwe ontwikkeling binnen de trend ‘snel gedaan, goed gedaan’, waarbij montagesnelheid, eenvoudige codering, vermogen en veiligheid gecombineerd worden”, besluit Daniel Van Ruyssevelt van ADC Production. www.adcprod.be

11

DE DUIZELINGWEKKENDE GLIJBAAN IS NU OPEN !

NIEUW IN AQUALIBI Dit jaar hebben jullie weer een goede reden om naar Aqualibi te komen.

In 2015 kunnen u en uw medewerkers als eerste de gloednieuwe glijbaan Flash uittesten.

Aquasensationeel : nieuwe glijbaan Flash Stel u even voor. U bevindt zich op 7,5 meter hoogte. Vervolgens gaat het in vrije val in een hoek van 45° pijlsnel naar beneden. De snelheid klimt tot maar liefst 50 km/u. Met de Flash beleeft u ongekende sensaties, zélfs naar Aqualibi-normen !

Uw volgende bedrijfsevent is nú al geslaagd Aqualibi heeft alles in huis voor uw bedrijfsevent : multifuntionele vergaderruimten, een ruime culinaire keuze voor groepen tot 500 personen ...

Meer info ? Inspiratie nodig ?

Contacteer ons via events.be@cda-parks.com of neem een kijkje op www.aqualibi.be

BELLE85136949_B2B_advertenties_Maart_128x185.indd 3

06/03/15 15:33

SAMSONITE CONVENTION SOUNDFIELD combines an elaborate crew of experienced and creative technicians & engineers with an arsenal of highly professional equipment to give you more than sound & light. We give you an experience!

Among others, Natalia, Voka, Q-music, Marktrock, Hyundai, Adecco, … and the most renowned event agencies in Belgium and abroad are already convinced!

Whether it’s a corporate or private event, theatre show, exhibition, concert, … Soundfield lifts the technical aspect to another level!

Soundfield nv Bruisbeke 19/21 l 9520 St Lievens-Houtem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundfield.be

WHY? Because we love what we do, because we are more than sound & light and because we’re Soundfield! No other reasons needed… © Act!events

eventnews.be

13

Mercedes creëert binnenshuis gezelligheid met Organic Stretch-tent

M

et hun innovatieve look vormen de Organic Stretch-tenten voor een aangename verrassing op zowel privéfeesten als publieke evenementen.

De met gewichten verankerde Organic Stretchtenten creëerden meteen de nodige gezelligheid op het grootse event dat enerzijds werd opgezet als eindejaarsfeest voor het personeel, en anderzijds ook tal van genodigden uit de verkoopploeg en het dealernetwerk van Mercedes voor de Belgische markt mocht ontvangen.

Maar er is meer: de Organic Stretch-tenten kunnen ook perfect binnen worden geplaatst. Een groots evenement dat Mercedes op het Belgische hoofdkantoor organiseerde, zette de toon.

Eind vorig jaar leverde Organic Concept twee beige Organic Stretch-tenten op het hoofdkantoor van Mercedes België naar aanleiding van een evenement dat door The Oval Office in goede banen werd geleid.

Het mag dan enigszins verrassend ogen een tent binnenshuis op te zetten, de Organic Stretch-tenten misten hun doel niet en zorgden mee voor een opvallende setting en bijzonder aangename sfeer.

www.organic-concept.com

eventnews.be

14

The Tree: een unieke feestzaal in Lier

L

ier heeft er vanaf nu een unieke feestzaal bij. The Tree heeft een modern, strak interieur, uitgewerkt in aangename houtsoorten, om een strakke en tevens warme sfeer te creëren. Deze multifunctionele zaal leent zich voor bedrijfsfeesten, seminaries, productvoorstellingen, privé feesten, babyborrels, huwelijksfeesten, communiefeesten, ...

De zaal geniet overdag van extra veel daglicht dankzij de grote ramen. ‘s Avonds zorgt de ingebouwde led-verlichting voor een feeërieke atmosfeer. Deze nieuwe zaal beschikt over een ruim zonneterras waar het heerlijk vertoeven is op zonnige dagen. The Tree is centraal gelegen tussen Antwerpen en Brussel en beschikt over ruime parkeergelegenheid.

2014-08-Experience_SLV_185bx128hNL.pdf

1

14/08/14

12:41

The Tree is geschikt voor een receptie tot 350 personen, een walking dinner tot 300 personen, een seated dinner tot 200 personen of een meeting tot 200 personen.

The Tree is naast The View in Sint-Niklaas de derde locatie van San Marco Village. In The Tree profiteert u van de 10 jaar ervaring van San Marco Village. Ook in The Tree garanderen we u een vlekkeloze service en topkwaliteit. U geniet van de verfijnde keuken waarvoor San Marco Village bekend staat.

www.thetree.be

C

M

Y

CM

MY

CY

CMY

Beleef een onvergetelijk event dankzij SLV Rent!

Uw partner voor licht, geluid en video: wij bezorgen u een creatief audiovisueel concept.

K

SLV Rent • IZ Ter Mote 14 • 9850 Nevele • T +32 (0)9 385 33 95 • info@slvrent.be • www.slvrent.be

eventnews.be Nieuw bij Auvicom: verkoop & verhuur van conferentie- en vertaalmateriaal, inclusief service

15

Insieme stelt ‘La dolce vita’ voor

U

organiseert een conferentie en bent op zoek naar professionele conferentieoplossingen?

DIS-apparatuur is wat u nodig heeft.

Dit van oorsprong Deense bedrijf gaat prat op meer dan 60 jaar ervaring in de wereld van conferentietolken-apparatuur, is actief in 80 landen en heeft sinds 2005 ook een kantoor in België. DIS ontwikkelt en produceert conferentieoplossingen van de hoogste kwaliteit.

Goed nieuws: Sinds 1 april vindt u dit topmateriaal ook bij Auvicom Group. “Meer nog, wij bieden het DIS & Bosch gamma aan in zowel verkoop als verhuur, inclusief volledige serviceondersteuning door onze vakmensen,” luidt het.

Het nieuwe conferentie-gamma omvat: • Tolkencabines Audipack • Vertaalposten DIS & Bosch • IR-stralers en –ontvangers Dis • Conferentiemicrofoons met centrales Dis & Bosch Uw voordelen: gloednieuw state-of-the-art conferentiemateriaal, beschikbaar in verhuur of verkoop: u kiest zelf, professionele service door vakmensen van Auvicom. www.auvicom.be

Total-e @ Vikimania

V

oor de organisatie van het Vikingfestival sloegen de provincie Limburg, de stad Tongeren, Toerisme Vlaanderen, To The Point Events en het bedrijf JAGA de handen in elkaar.

D

ankzij een unieke aanpak en concepten onderscheidt cateringbedrijf Insieme zich duidelijk van andere culinaire bedrijven binnen de evenementenwereld.

Het gloednieuwe 100% Italiaans getinte concept ‘La dolce vita’ creëert op elk evenement een gemoedelijke en interactieve sfeer.

La dolce vita is een uniek concept voor 80 tot 200 personen dat Insieme ontwikkelde in samenwerking met Sogno Italiano, hun vaste partner voor Italiaanse gerechten. Het concept biedt een tour door Italië met heerlijke seizoensgebonden gerechten uit zowel Noord- en Zuid-Italië alsook de eilanden Sardinië, Sicilië, ... Het is allesomvattend, want naast het eten zijn ook de dranken uitsluitend van Italiaanse origine. Acht tot tien gasten nemen plaats aan ronde tafels met daarop een voor Insieme op maat gemaakte draaiende schijf waarop de verschillende gerechten komen.

Traditioneel vangt het gebeuren aan met koude antipasti en primi, bv. bruschetta pomodore, tomaat met buffelmozzarella, carpaccio, ... Nadien komen de warme primi en secondi op de draaischijf. In het midden van de draaischijf bevindt zich een speciale koker die voor het serveren van de verschillende dolci plaatsmaakt voor de koffie.

Deze boeiende en vruchtbare samenwerking tussen overheid en privé resulteerde in een ronduit schitterend programma. Hoogtepunt van het festival was het avond openluchtspektakel VIKIMANIA. De regie ervan was in handen van niemand minder dan Stijn Coninx en Jan Kriekels. Met de hulp van 400 imposante Vikingkrijgers, sierlijke paarden, alziende raven, sluwe honden, hemelse koren en een hele rits figuranten komen de strafste Vikingverhalen op een beklijvende manier tot leven. Klank- en lichteffecten versterkten de show. Maar vooral de gigantische ‘Uchronia’ boot die Jaga CEO Jan Kriekels speciaal voor dit evenement liet bouwen zorgde voor een bijzonder en feeëriek decor. In opdracht van To The Point Events stond Total-e in voor de technische realisatie van het event.

La dolce vita is door het gebruik van deze draaischijf inventief opgebouwd volgens het ‘sharing-principe’. Dit zet de tafelgenoten aan tot een vorm van interactie die de sfeer en de gemoedelijkheid ten goede komt. Zo krijgt men ongetwijfeld van een tafelgenoot een plaagstootje.

www.total-e.com

www.insieme.eu

En er is nog veel meer dan deze toffe manier van presenteren. Bij het concept hoort ook een interactief luik. Zo is elk gerecht voorzien van een QR-code die de gasten kunnen inscannen met hun smartphone om meer te weten te komen over de gerechten, ingrediënten, anekdotes, de Italiaanse eetcultuur, lokale gewoonten, verblijfsadresjes in Italië alsook adresjes van restaurants. Kortom, door aanwezig te zijn tijdens dit concept waant u zich volledig in la bella Italia!

Bedrijfsevent ? Klantendag ? Teambuilding ?

In Bellewaerde beleeft iederéén plezier !

Want waar anders vind je tientallen attracties, een prachtige natuur én honderden exotische dieren, allemaal samen op een oppervlakte van maar liefst 54 ha ? Inclusief alle faciliteiten zoals restaurants, meeting rooms en nog véél meer ? Bovendien kies je zelf hoe we je collega’s, klanten of zakenrelaties een onvergetelijke dag bezorgen : • Huur het park een hele dag voor jezelf én je gasten • Organiseer er je meetings, incentives, conferenties of productlanceringen • Kies voor een van onze vip-formules • Bestel voordeeltickets om uit te delen aan klanten of collega’s

Een ideetje voor je volgende bedrijfsuitstap ?

Contacteer ons vandaag nog via events.be@cda-parks.com.

Samen stellen we de perfecte formule samen : flexibel, voordelig en … onvergetelijk !

Meer inspiratie vind je op www.bellewaerde.be/nl/business

BELLE85136949_B2B_advertenties_128x185.indd 1

18/09/14 13:06

soundsound soundsoundsound sound soundsoundsound soundsound soundsoundsoundsoundsoun sound soundsoundsound soundsound soundsoundsoun soundsoun lightlight lightlight lightlight lightlightlight light lightlight lightlightlight lightlight lightlightlight lightlightlight lightlightlight lightlight videovideovideo videovideo videovideovideo videovideo videovideo videovideovideo videovideo videovideovide videovide projectionprojection projection projectionprojectionprojection projection projectionprojection projectionprojection projectionprojection loungeloungelounge loungelounge loungeloungelounge loungelounge loungeloungelounge orationdecorationdecorationdecorationdec dec

Lemon bvba Kouterlaan 2-1 1745 Opwijk gsm Tom: 0476 40.53.42 gsm Jan 0497 70.84.37 e-mail: info@lemonbvba.be

Licht En Muziek ONderneming

eventnews.be Sylvesterteam zet twee top-events neer op één dag

D

onderdag 12 maart was voor Sylvester hét voorlopige hoogtepunt van het voorjaar. Op die dag organiseerde het eventbureau immers twee evenementen: het personeelsevent Telenet Way Day én Febelfin Connect, een debat- en netwerkavond voor de Belgische federatie van de financiële sector.

Voor Telenet heeft het eventbureau voor de 7de keer een wervelende en entertainende show uitgewerkt om hun meer dan 2000 personeelsleden op te trakteren. Dit jaar ging het team voor het thema ‘Versus’. Dit wil zeggen dat alle items van de show in het format van een battle werden onderbracht. Om de Telenetters een eerlijke strijd te laten voeren, zorgde Sylvester ook voor het aangepaste strijdtoneel: een boksring met daarrond een 360° tribuneopstelling, livecaptatie en héél wat bekende namen op de affiche.

Hosts van dienst waren Jan Van Looveren en Tom Waes, de mannen van ‘Foute vrienden’ maakten hun opwachting en natuurlijk mocht ook onze Vlaamse bokstrots Freddy De Kerpel niet ontbreken.

Daarnaast maakte het bureau ook een aantal grappige filmpjes om in de show te verwerken, zoals een candid camera waarin we enkele Telenetters flink bij de neus namen én een echte Telenet-held ontdekten.

Dit alles vond plaats in de studio van de Grenslandhallen. Voor het walking dinner na de show en de afterparty huurde Sylvester de nabijgelegen discotheek Versuz af.

Voor het event van Febelfin nam Sylvester zijn intrek in het prachtige Hotel de la Poste op de site van Tour & Taxis. Journaliste Indra Dewitte was de perfecte gastvrouw en leidde het debat tussen minister van Financiën Johan Van Overtveldt en Febelfin-voorzitter Rik Vandenberghe in meer dan goede banen. Ook hier koos het bureau trouwens voor een 360° opstelling. Naast captatie verzorgde Sylvester voor dit event ook filmpjes met een aantal getuigenissen uit de sector. www.sylvesterproductions.be

EEN SCHERPERE KIJK OP EVENTS www.jada-events.be

info@jada-events.be

events communication

03/257.09.13

17

In het meest gevarieerde pretpark van het land vind je alles om je collega’s, klanten of zakenrelaties een sensationele dag te bezorgen : spectaculaire rollercoasters, Walibi Playland voor kleine bezoekers én het subtropische zwemparadijs Aqualibi. Bovendien is het park strategisch gelegen en kies je zelf je formule : • Huur het park een hele dag voor jezelf én je gasten • Organiseer er je meetings, incentives, conferenties of productlanceringen • Kies voor een van onze vip-formules • Bestel voordeeltickets om uit te delen aan klanten of collega’s

Een ideetje voor je volgende bedrijfsuitstap ?

Contacteer ons vandaag nog via events.be@cda-parks.com.

Samen stellen we de perfecte formule samen : flexibel, voordelig en … onvergetelijk !

Meer inspiratie vind je op www.walibi.com/belgium/be-nl/business

BEDRIJFSEVENT ? KLANTENDAG ? TEAMBUILDING ?

WALIBI MAAKT HET SENSATIONEEL !

BELLE85136949_B2B_advertenties_128x185.indd 2

19/09/14 13:22

IT Rental (EasyRENT) Visitor Registration (EasyREG) Interactive Communication (EasyCOMM) Ticketing and Access Control (EasyTICKETS)

Rent it ! (EasyRENT): IT-materiaal voor uw event, zonder zorgen

Stem nu ! (EasyVOTE): Een quiz kan de sfeer tijdens een feest op gang brengen Geef uw mening ! (EasyCOMM): Deelnemers geven hun mening via Twitter, SMS, E-mail of Webpagina

www.onetec.eu

eventnews.be

19

Act!events verwelkomt meer dan 44.000 bezoekers aan de Deurganckdoksluis

O

p 7 en 8 maart werd de Deurganckdoksluis voor de allerlaatste keer opengesteld voor het grote publiek. Meer dan 44.000 geïnteresseerden grepen de kans om met hun ‘voeten in de sluis’ te staan, vooraleer deze eind april gevuld wordt met Scheldewater.

Act!events en zusterbedrijf Wisenose stonden samen met het Gemeentelijk Havenbedrijf en Maritieme Toegang in voor de volledige organisatie en communicatie.

De Deurganckdoksluis is de grootste sluis ter wereld in aanbouw. Tijdens de VIP-openingsplechtigheid verwoorde Ben Weyts, Minister van Mobiliteit en Openbare Werken, dit op een leuke manier: “Antwerpen heeft opnieuw de grootste”. Daarna werd het startschot gegeven voor het grote publiek om het parcours in en rond de sluis te volgen. Onder een stralende zon werd het Voeten in de sluis-event op beide dagen volop bezocht. Het indrukwekkende bouwwerk én het graffitikunstwerk van 320m x 9m deden heel wat monden openvallen.

waar zo’n 20.000 mensen graag op in gingen. Door een foto met de ‘vierkante meter’ kader te uploaden én het persoonlijke certificaat mee naar huis te nemen, maakt elke meter en peter écht deel uit van de Deurganckdoksluis.

Act!events schonk tijdens de voorbereidingen heel wat aandacht aan veiligheid en mobiliteit. Een gedetailleerd veiligheidsplan en de coördinatie van de crew van meer dan 100 mensen, zorgden voor de begeleiding van wagens, shuttles, beveiliging, afbakening, ... op deze operationele werf.

Zusterbedrijf Wisenose stond in voor de gehele communicatiecampagne in aanloop naar het evenement. Een uitgekiend communicatieplan dat print, online & social media omvatte in combinatie met een eye-catching concept, zorgde voor een zeer grote respons. Het Wisenose-team coördineerde ook de live communicatie tijdens het evenement. Er werden non-stop updates de wereld in gestuurd rond mobiliteit, praktische voorzieningen, foto’s, ...

Elke bezoeker kon tijdens het evenement meter of peter worden van zijn/haar vierkante meter van de Deurganckdoksluis. Een initiatief

www.act-events.com

Voor Wabu belooft 2015 nog beter te worden dan 2014

V

oor het Brusselse agentschap Wabu Production stond het jaar 2014 in het teken van een sterke ontwikkeling, zowel voor zijn artistieke afdeling Wabu Performing Arts, als voor zijn logistieke evenementafdeling Event Services, zo vernemen we van Pierre Hupperts.

In de knoop met uw audio-systeem?

Op momenten dat er niets fout mag gaan, moet u

Koppel daar de flexibele assistentie en dienst na

blindelings kunnen vertrouwen op uw audiovisuele

verkoop van onze gespecialiseerde technici aan en

partner. Ervaren professionals die uw wensen en

slaap vanaf nu op beide oren.

verwachtingen omzetten in een excellente service, waar en wanneer u dat wilt. Auvicom Group

Dacht u dat de perfecte AV-partner niet

verkoopt en verhuurt alle om van Uw event en Uw

bestond? Iedereen kan zich natuurlijk

vergaderruimte een onvervalst succes te maken.

vergissen...

Suikerkaai 40d - Zone 3a l 1500 Halle Tel. 02 380 10 44 l info@auvicom.be l www.auvicom.be

“Sinds een jaar hebben wij in wezen ons zakencijfer verdubbeld dankzij het opzetten van een doeltreffend prospectieplan, dat ons tal van nieuwe Nederlandstalige, alsook Franstalige klanten heeft opgeleverd. Op die manier hebben wij nieuwe klanten kunnen ontvangen voor onze twee departementen.

In 2014 heeft onze artistieke tak de kans gekregen om te werken aan zeer grote shows, wat vrij zeldzaam is in België. Het is aangenaam om te zien dat de klanten naar ons toe komen voor zulke projecten.

Dankzij deze nieuwe shows en evenementen, hebben wij nieuwe partnerships ontwikkeld, en zijn nieuwe medewerkers ons team komen versterken.”

“Het jaar 2015 kondigt zich echter nog beter aan dan 2014. In het begin van het eerste trimester bevatte ons orderboek al heel grote bestellingen voor het ganse jaar. Daarbij ook tal van belangrijke shows, alsook contracten voor evenementiële logistiek”, zo besluit Pierre Hupperts. www.wabu.eu

Kennis is macht.

FRANCIS BACON

Maak je keuze uit een aantal boeiende workshops en kies voor rijvaardigheid als rode draad doorheen je event, teambuilding of productpresentatie. Wij organiseren voor jullie op Circuit Zolder, Yoez Andenne of … op jouw bedrijfsparking!

www.promove.be

PM_YOEZ_Experience.indd 1

18-11-2014 12:02:46

Give us an issue, we have the tissue EVENT DECORATION • CONFECTION • DRY-HIRE

Industrielaan 107 • B-3630 Maasmechelen Tel :+32 89 77 16 50 • Fax: +32 89 77 16 58

www.deco-fact.be info@deco-fact.be Like us on

Facebook

eventnews.be

21

AWARD WINNING

One-to-one marketing zit in de lift: Eventattitude surft mee op de trend ter gelegenheid van de Bar Doux van Garnier …

CREATIVITY

Porsche | Marlux |7 For All Mankind | Panos | DeWALT | Sanke | Siniat | Stad Kortrijk | Stanley | Yves Rocher

Winner Benelux Event Award www.lapinquotidien.com - info@lapinquotidien.com - T 0486/43 43 48

Op zoek naar een persoonlijke toets: een product met mijn naam of foto ...

M

et de opmars van Big Data volstaan standaardisering en massamarketing niet langer. Dat hebben merken goed begrepen.

Ze zoeken dan ook met man en macht naar een manier om ‘brand engagement’ te creëren. Een product een persoonlijke toets geven met de foto of voornaam van de gebruiker ... Een trend die we recent in het reclamelandschap zagen opduiken.

In een concurrentiële omgeving waar het product banaler lijkt te worden, zien de FMCG-merken die trend als een fantastische buitenkans. De afgelopen maanden lanceerden verschillende merken gelijkaardige campagnes. Denk aan Coca-Cola met zijn actie ‘Share a Coke with ...’ en aan Nutella die zijn fans op Facebook trakteerde met een persoonlijk etiket.

Die tijdelijke vesting op de Antwerpse Meir was toegankelijk voor iedereen. De deelnemers konden er in een ontspannen kader hun haar laten stylen en genieten van een smoothie.

Na hun make-over mochten ze poseren voor de speciaal geïnstalleerde fotozuil en konden ze hun foto delen via Facebook. Elke foto werd onmiddellijk op een etiket op maat afgedrukt en op een shampooflacon van Ultra Doux ‘Mythische Olijven’ gekleefd. Op die manier vertrokken de deelnemers met een ‘ultra’ persoonlijke shampooflacon!

Tijdens de 10 openingsdagen gingen er zo meer dan 1000 gepersonaliseerde flacons van Ultra Doux de deur uit. Aan de contacten op straat breien de sociale media natuurlijk een vervolg, want de gedeelde content ging al snel viraal. www.eventattitude.com

Eventattitude trekt de kaart van die trend en koppelt zulke campagnes aan fieldmarketing. Op die manier wil het zich profileren als de referentie bij uitstek. Een van de laatste projecten is een campagne die Eventattitude samen met Pop Media lanceerde voor de Bar Doux van Garnier …

Een buitengewone fotobeleving aan ‘Bar Doux’, geïnstalleerd door Pop Media voor Garnier!

Speciaal voor de lancering van het nieuwe gamma Ultra Doux ‘Mythische Olijven’ vertrouwde Garnier aan Pop Media de realisatie van een Pop-Up shampoobar toe, van 1 t.e.m. 12 april.

event grounds Een unieke locatie voor de presentatie van een nieuw voertuig of voor de organisatie van een rijvaardigheidstraining als team-event.

WWW.yOez.Be

chaussÊe d’anton 476/2 | 5300 andenne PM_YOEZ_Experience.indd 3

17-9-2014 10:56:23

A World of Audio-visual Rental Events Meetings & Conventions Concerts Fashion Shows Exhibitions Christie Digital DLP & HD Projectors Vista Systems Processors LCD & Plasma Displays Sound & Light

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56 Fax: + 32 2 725 37 92

eventnews.be

23

Een uitzonderlijk kader voor uitzonderlijke evenementen

OPEL BELGIUM · NEW CORSA LAUNCH

VOLVO CARS BELUX · XC90 EXPERIENCE DAYS

A

chter de indrukwekkende eclectische voorgevel die door de renaissance werd geïnspireerd, is de Filharmonische Zaal, beheerd door het Koninklijk Filharmonisch Orkest van Luik, sinds de restauratie in 2000 een buitengewone evenementensite geworden. De 1000 zitplaatsen en het bijzondere karakter, maar vooral doordat het mogelijk is om er kant-en-klare evenementen te organiseren, zullen allerlei soorten eventorganisatoren kunnen bekoren.

“Met de Filharmonische Zaal bieden wij een complete eventinfrastructuur aan (zaal, scène, foyer, ontvangstfaciliteiten en vast personeel) in het centrum van Luik, in het hart van een economische draaischijf die steeds actiever en aantrekkelijker wordt op het vlak van MICE. Wij bieden aan bedrijven onze ervaring in de organisatie van speciale evenementen aan. Hierdoor en dankzij ons partnerschap met technisch evenementenbureau Noves en traiteur Odette Hanlet kunnen wij kant-en-klare evenementen aanbieden.

Of het nu gaat om de afsluiting van een congres, een productlancering of de organisatie van evenementen tussen bedrijven onderling, met een spektakelonderdeel of een concert, wij kunnen dankzij onze prestigieuze locatie versierd met verguldsels en rood fluweel en onze internationale contacten in de muziek- en artiestenwereld evenementen op maat en met een hoge toegevoegde waarde verwezenlijken”, besluit Malik Vrancken, Productiemanager. www.oprl.be

BARRY-CALLEBAUT / BERLIN · OPENING CHOCOLATE ACADEMY

STAPELPLEIN 70 - BUS 102 B - 9000 GHENT · T. +32 (0)9 265 98 00 HELLO@NEWBALLSPLEASE.BE · WWW.NEWBALLSPLEASE.BE

Hostessenservice maakt indruk op Batibouw

H

ostessenservice heeft een bijzonder succesvolle editie van ‘s lands grootste bouwbeurs Batibouw achter de rug.

Trouwe klanten zoals Niko, Profel, Reynaers Alumium, ITW Paslode en Ravago Plastics deden beroep op de hosts en hostesses van het bureau, maar ook nieuwe namen doken op in het orderboek. Een groot deel van de bedrijven die de teams van Hostessenservice op hun stand inschakelden, zijn al jaren vaste klanten, maar met Inventum (boilers, ventilatie en keukens) en Miniflat mocht Hostessenservice nieuwe én bovendien heel tevreden klanten verwelkomen.

“Ook het bekende Soudal deed voor de eerste keer beroep op Hostessenservice voor het ontvangen en begeleiden van de klanten op Batibouw”, vertelt Wendy Van Nyen.

“Soudal is al jaren klant voor andere beurzen en is dermate tevreden over de geleverde service dat ze nu ook op Batibouw voor Hostessenservice kozen. Via Punta Linea opteerde ook Brita na enkele jaren opnieuw voor ons en daar zijn we echt bijzonder blij mee.”

Hostessenservice doet natuurlijk veel meer dan alleen maar beurzen: “Verder zijn we succesvol aan de slag in het vernieuwde Café Local in Antwerpen waar we voor toiletpersoneel, vestiaire en onthaal zorgen. Momenteel staan we klaar in de startblokken voor een drukke zomerplanning voor de veiling van Hoogstraten. Hierover hebben we binnenkort meer nieuws.” www.hostessenservice.be

De uitstekende gepersonaliseerde diensten van VIP-hostessen en hosts L’excellence du service personalisé d’hôtesses et hôtes VIP FAIRS & SHOWS

VIP VIPEVENTS EVENTS

CONFERENCES

ENTERTAINEMENT

Avenue Lambeaulaan 91 - 1200 Bruxelles

T. 02/733.07.01 - F. 02/733.07.55

info@proteine.be - www.proteine.be

ELEVEN3 SA · 6 SQUARE DE L’ARBALÈTE · 1170 BRUSSELS · BELGIUM T +32 2 673 81 86 · INFO.BE@ELEVEN-INTL.COM · WWW.ELEVEN-INTL.COM

EVENT

COMMUNICATION

CONSULTANCY

WE ARE BIG ENOUGH TO DELIVER, SMALL ENOUGH TO CARE AND WISE ENOUGH TO KEEP IT THAT WAY…

eventnews.be

25

Pentahotel Luik, ideaal voor zorgeloze verblijven en meetings

N

a 6 maanden van verbouwingen is er begin dit jaar een nieuwe hotelparel bijgekomen in Luik. Het Pentahotel Luik is ideaal gelegen, namelijk in het centrum van de stad, en beschikt over alle troeven om zowel zakelijke als toeristische klanten aan te trekken, maar ook de lokale bevolking, om er te genieten van een buitengewoon ontbijt en een nieuw gezellig restaurant te ontdekken…

Aangezien het hotel in het hart van de Vurige Stad is gelegen, bevinden alle culturele bezienswaardigheden en ook het bruisende nachtleven zich op wandelafstand. Het hotel, dat vroeger Mercure en Ramada heette, heeft een volledig gerenoveerde infrastructuur, met 105 kamers waarvan 9 ‘superior kamers’, 3 suites, 2 moduleer-

bare vergaderzalen voor 100 personen, een fitnesszaal en een restaurant. “Maar, net zoals de andere hotels van de Pentahotels groep, onderscheidt dit hotel zich vooral door een ontspannen sfeer die in de Pentalounge heerst. Deze ruimte is modern maar toch gezellig en combineert toegankelijkheid met een spontane service, want de bar vormt één geheel met de receptie. Dankzij de biljarttafel, het reuzenscherm met Playstation en de speelautomaat is het eveneens een ontspanningsruimte tijdens koffiepauzes tussen twee vergaderingen in”, verduidelijkt Laurent Oyhenard, General Manager. Wacht dus niet om deze nieuwe eventlocatie in Luik te komen ontdekken. www.pentahotels.com

26

Flashback Rubriek

D

e evenementensector bruist als geen andere. Bijna elke dag vinden er evenementen plaats van diverse pluimage, in de vier hoeken van België. We nodigen u uit om doorheen de lens van de Eventattitudemedewerkers een duik te nemen in de actualiteit van de Belgische evenementenwereld.

KLANT: Mercedes-Benz Belgium Luxembourg | EVENT: Mercedes-Benz @ Stephan Badal Spring/Summer Collection 2015 “Haute Couture” | DATUM: 28 maart 2015 | LOCATIE: Het Kasteel Den Brandt (Antwerpen)

KLANT: Penta Hotel | AGENTSCHAP: Vitamines Events | EVENT: Pentahotel Liège Grand Opening Party | DATUM: 19 maart 2015 | LOCATIE: Pentahotel (Luik)

KLANT: Mediafin | EVENT: De Tijd & L’Echo Fund Awards | DATUM: 10 maart 2015 | LOCATIE: Tour & Taxis (Brussel)

Rubriek 27

KLANT: Canon Belgium | EVENT: Kick-Off 2015 | DATUM: 27 januari 2015 | LOCATIE: Flagey Zaal (Brussel)

KLANT: EY | EVENT: Overheidsorganisatie van het Jaar | DATUM: 3 maart 2015 | LOCATIE: Square-Brussels Meeting Centre (Brussel)

KLANT: Volkswagen (D’Ieteren) | AGENTSCHAP: Par Hasard | EVENT: VW Love Bugs Parade | DATUM: 15 februari 2015 | LOCATIE: Autoworld (Brussel)

28

Flashback Rubriek

AGENTSCHAP: 2 Perfection | EVENT: 150 Years Anniversary | DATUM: 22 januari 2015 | LOCATIE: Wild Gallery (Brussel)

KLANT: Total | AGENTSCHAP: VO Event | EVENT: vergadering omtrent de wensen van de raffinage- en chemische sector | DATUM: 14 januari 2015 | LOCATIE: Brussels Expo – Auditorium 2000 (Heizel)

KLANT: Electrabel | AGENTSCHAP: VO Event | EVENT: Electrabel voor de inhuldiging van Mons 2015 culturele hoofdstad | DATUM: 24 januari 2015 | LOCATIE: Place Nervienne (Bergen)

Rubriek 29

KLANT: MMM Business Media & Co | EVENT: Transport & Logistics Awards 2015 | DATUM: 12 februari 2015 | LOCATIE: Tour & Taxis (Brussel)

KLANT: Konvert | EVENT: Staff Party | DATUM: 27 maart 2015 | LOCATIE: Het Kasteel van Biez (Pecq)

KLANT: Total | AGENTSCHAP: Eyes-Up | EVENT: Uitreiking R&C Awards | DATUM: 13 januari 2015 | LOCATIE: La Tentation Brussel

30

Event Management

“OPROEP OM STAP NAAR EVENEMENTENBUREAUS TE DURVEN ZETTEN” Tijdens de voorbije BEA-competitie troffen we bij de finalisten een buitenbeentje aan. De opdrachtgever was immers geen grote onderneming of overheid, maar wel een lokaal verzekeringskantoor van vijf personen, dat zijn vernieuwde thuis wilde presenteren aan zijn klanten. Dat neemt niet weg dat de uitvoering van dit project door ENTHiON helemaal op BEA-niveau was. Tot grote spijt van enkele juryleden greep dit project nipt naast een BEA-beeldje. Desondanks zijn er meer dan genoeg redenen om deze case eens onder de loep te nemen, samen met de opdrachtgever Bart Pollers.

K

BC Pollers is een echt familiebedrijf dat gevestigd is in het hartje van het Limburgse Zolder. “Mijn vader is begonnen als verzekeringsagent in bijberoep, naast zijn dagtaak bij Philips”, zo vertelt Bart Pollers. “Na verloop van tijd werd dit dan toch zijn hoofdberoep en ontstond er een echt verzekeringskantoor. Zo’n vijftien jaar geleden ben ikzelf ook mee in de zaak gestapt. Eerst deden we alles met ons tweeën, maar na enige tijd kwam er een eerste bediende bij, nadien een tweede…

Toen we vorig jaar met Wim een derde bediende aanwierven, hadden we nood aan een extra bureau. Na lang nadenken hebben we dan besloten dat dit misschien wel het moment was om het hele kantoor een grondige opknapbeurt te geven.”

GEEN KLASSIEKE OPENDEURDAG Toen iemand van het evenementenagentschap ENTHiON als verzekeringsklant bij Pollers langskwam, liet Bart vallen dat hij

graag iets zou doen rond de opening van het vernieuwde kantoor. “Wij hadden eigenlijk nog totaal geen ervaring met evenementen. Maar een gewone, klassieke opendeurdag in het kantoor zag ik niet zo zitten. ENTHiON is toen beginnen meedenken en hebben ons uiteindelijk drie voorstellen gedaan. En daaruit hebben wij dan de Ronde van KBC Pollers gekozen.

ENTHiON heeft de zaken heel persoonlijk aangepakt, en is met iets gekomen dat ons op het lijf geschreven was.”

Event Management 31

Bart Pollers

WIELERDORP Voor de Ronde van KBC Pollers werd het Kerkplein in Zolder omgetoverd tot een waar wielerdorp. “Alles stond in het teken van het wielrennen: met een aankomstplaats, met bloemenmeisjes, met fietsen op rollen, stand-up comedians, eet- en drankkramen, men kon wieleroutfits winnen,… Van aan de startplaats vertrokken er rondleidingen in groepjes van tien in ons kantoor. Binnen hadden we op een slideshow de historiek van het kantoor gekoppeld aan de wielergeschiedenis, en hadden we de gele trui van Marc Wauters tentoongesteld.

Daarbij werden ook onze eigen mensen actief ingeschakeld als gids.”

DUIDELIJKE ROI Tijdens een zonnige namiddag in mei vorig jaar, kwamen zo’n 500 mensen een kijkje nemen bij het Rondedorp. “We hadden al onze klanten aangeschreven, maar we hadden niet verwacht dat het zo zou aanslaan. De mensen waren dan ook aangenaam verrast door wat we hadden gedaan. Het evenement werkte voor veel mensen aanstekelijk en drempelverlagend. Ik had bijvoorbeeld ook heel wat niet-klanten uitgenodigd, zoals enkele handelaars uit de buurt waar ik wel een goed contact mee had. Tijdens het eve-

nement zeiden sommigen van hen tegen mij ‘Je moet volgende week maar eens langkomen’. En zo zijn er enkele nieuwe klanten bijgekomen. Dus de commerciële return-on-investment was er dus zeker.”

NIET TE ONDERSCHATTEN VOORBEREIDING De Ronde van KBC Pollers was niet enkel een positieve ervaring voor het kantoor, het heeft Bart ook een volledig andere kijk op evenementen gegeven.

“Ik heb geleerd dat er toch heel veel bij komt kijken. Er moet aan zoveel gedacht worden en er kruipt zoveel voorbereiding in. Wie denkt dat hij dit zo maar eventjes zelf zal doen, komt bedrogen uit. Op voorhand lijkt elke euro die je uitgeeft aan een eventpartner er een teveel. ‘Dat kan ik toch zelf ook wel’. Maar die mening heb ik achteraf toch moeten herzien. De ideeën, het aanhouden van een consequente lijn, weten bij welke partners je terecht kunt,… Dat zijn dingen waar ENTHiON voor ons echt wel een meerwaarde was.”

FINALE IS EEN OVERWINNING De voorbije maanden kreeg de Ronde van KBC Pollers nog een staartje tijdens de BEA competitie. “Ook dat was voor ons een heel avontuur, waar we echt in

werden meegesleurd. Je moet voor de jury verschijnen, je komt in de volgende ronde, je komt in de finale… Ik had persoonlijk nog niet van de BEA Awards gehoord, maar ik vond het heel tof om mee te maken. We waren misschien wel een beetje de vreemde eend tijdens de finale. De opdrachtgevers waren over het algemeen grote bedrijven met enorme budgetten. Het feit dat we in de finale geraakt zijn, is dan ook al wel een overwinning op zich.”

VOORBEELD VOOR ANDERE KMO’S Na het succes van de Ronde van KBC Pollers, hoopt Bart dat meer kleine ondernemingen zijn voorbeeld zullen volgen door met een evenementenkantoor samen te werken. “Enkele juryleden waren echt onder de indruk van wat wij met een kleine KMO en een klein budget hebben klaargespeeld. Ons totaalbudget lag tussen 10.000 en 15.000 euro. Dat is nog altijd veel geld voor ons, maar daar hebben we wel 500 klanten iets mooi voor kunnen aanbieden. Eigenlijk is onze case een oproep aan de kleinere KMO’s om die stap te durven zetten naar een evenementenbureau en eens iets speciaal te doen.

Natuurlijk doen wij zo’n evenement ook niet elk jaar, maar als de gelegenheid er is, zullen wij het zeker opnieuw overwegen”, zo besluit Bart Pollers.

FIDAURO

HEERLIJK EERLIJK SFEERLIJK

VANDERSMISSEN FEESTSERVICE Gelmelstraat 92 Bus 7 B-2320 Hoogstraten T +32 (0)3 314 58 85 www.vandersmissen.org info@vandersmissen.org

Brand Activation & Creative Events Blazoenstraat 34A, BE-9000 Gent tel +32 9 216 85 40 info@fastforwardevents.be www.fastforwardevents.be

Event Management 33

WE LOVE EVENTS: DEEL JE HARTSLAG In zijn debuutboek We Love Events gebruikt Peter Decuypere termen als conceptreflexer en strategyelevator. Dat belet niet dat dit werkstuk een glasheldere blauwdruk geeft over eventmarketing anno 2015. De ‘founding father’ van o.a. Fuse en I Love Techno, bedient zich daarbij van een rijk scala aan concrete voorbeelden uit de event-werkelijkheid. Een inkijk die zich als een regelrechte eye-opener aandient.

I

n zijn boek stuurt Decuypere van de eventpraktijk naar het model, terwijl het totnogtoe meestal omgekeerd verliep. “De meeste marketingboeken van de voorbije dertig jaar houden dezelfde structuur aan. Daarom wilde ik de omgekeerde weg volgen. Ik vermoed trouwens dat veel eventmarketeers opgelucht reageren wanneer ze zich kunnen verlossen van die dwingende, verstikkende ‘mallen’. Persoonlijk heb ik een aantal succesvolle events gerealiseerd, zonder me ooit een marketeer te voelen. Ik viel telkens terug op heel bruikbare, eenvoudige modellen. Dat ‘less is more-principe vind je ook in mijn boek terug. Een zestal schema’s verklaren de eventmarketing anno 2015.”

Zes schema’s en drie ‘essentials’: de DNAstructuur van een event, de symbiose tussen het realtime-event en het conversatieevent en de eventmanagement-cirkel.

“Dat DNA vind je in geen enkel ander boek terug en vormt een wegwijzer waardoor je gemakkelijk waarde toevoegt. Ik hoor regelmatig event managers die me vertellen dat een nieuwe werkkracht op de proppen

komt met een event template. Die heeft dus de voorbije vijf jaar les bij mij gevolgd.

Het doel van deze essentials bestaat erin om uit de chaos in onze hoofden duidelijke structuren af te lijnen”, vertelt Peter

CONVERSATIE-EVENT Wanneer we voor de opkomst van de sociale media enkel van een realtime-event spraken, groeit vandaag het conversatieevent uit tot een minstens even belangrijke component. Alhoewel nog niet iedereen daarvan blijkbaar overtuigd is.

“Een aantal spelers begrijpt het belang van het conversatie-event inderdaad nog onvoldoende, omdat ze vooral vertrouwd zijn met de klassieke top down events.

Daarbij verliep de communicatie exclusief via affiches, flyers en radiospotjes.

Converseren met de eventbelever was niet aan de orde. Bovendien beseffen ze te weinig dat een conversatie-event nog verder loopt, wanneer het realtime-event reeds is afgelopen. Besteed dus meer aandacht aan sociale media, maar enkel op voorwaarde dat je boodschap waardevol is. Zoniet, blijf je beter weg uit ‘t cafe www.”

De auteur van dit sprankelende boek voert geregeld Tomorrowland op als rolmodel. Het voorbeeld voor elk event? “Tomorrowland groeide vooral uit tot dé standaard voor het belevenisevent, zoals Rock Werchter en I Love Techno dat respectievelijk deden voor rock- en dancefestivals.

Maar er is natuurlijk ook nog ruimte voor evenementen zonder vuurwerk of waanzinnige decors. Wat telt, zijn de eventwaarden die je uitdraagt. Houd die constant in het vizier.”

Dat “alles reeds gedaan is” en er dus geen nieuwe event-uitdagingen meer voor het rapen liggen, vindt Peter tot slot een valse dooddoener. “Dat klopt absoluut niet. Dat merkte ik bijv. toen ik met mijn zoon in Parijs op het League of Legends All-Star Event belandde. Een realtime-game-event als spin-off van een conversatie-event, waar niet minder dan 20.000 jongeren aanwezig waren die een overweldigend enthousiasme uitdroegen. Wanneer je luistert naar je hart is er altijd plaats voor een nieuw soort event.”

34

Event Management

ASSUREVENTS SAMEN MET MEDIALAAN VOOR HET 25-JARIG BESTAAN VAN VTM

Op 20 augustus vorig jaar werd de 25ste verjaardag van VTM gevierd, georganiseerd door Medialaan. Het feest, waarop 20 000 gasten aanwezig waren, vond plaats aan de kust van Nieuwpoort-Bad. De aanwezige trouwe VTM-kijkers stonden uiteraard centraal op dit magisch spektakel.

D

e verrassende voorstelling bestond uit twee lichtgevende poppen in een zitkamer die volledig uit zand was gemaakt. Er was eveneens vuurwerk en een watergordijn waardoor beelden werden geprojecteerd.

EVALUATIE VAN DE RISICO’S EN VOORGESTELDE GARANTIES Dit groots en uniek spektakel vormde dus een ambitieuze maar ook risicovolle uitdaging, aangezien het evenement op een strand werd georganiseerd. Daar de

weersomstandigheden op elk moment konden veranderen, moesten er absoluut verzekeringen worden afgesloten die de weersgebonden risico’s zouden dekken.

Medialaan was zich bewust van de risico’s die de organisatie van een feest op

Event Management 35

ER MOESTEN ABSOLUUT VERZEKERINGEN WORDEN AFGESLOTEN OM DE RISICO’S TE DEKKEN DIE VERBONDEN WAREN AAN DIT SOORT EVENEMENT.

een strand met zich meebracht en deed daarom een beroep op AssurEvents en zijn expertise, zodat alles zo goed mogelijk zou verlopen.

De mogelijke risico’s voor Medialaan moesten worden ingeschat, risico’s waardoor het evenement zou moeten worden geannuleerd of uitgesteld.

De risico’s op annulering of uitstel zouden te wijten kunnen zijn aan volgende factoren: • Het niet kunnen plaatsen van decors door Medialaan in geval van regen net vóór het evenement.

• De risico’s die verbonden waren aan defecten aan de geluids- en lichtinstallaties, de schermen die het spektakel projecteren en het vuurwerk.

• Het niet correct kunnen uitvoeren van de repetities die aan het evenement voorafgingen in geval van slecht weer.

• Slecht weer dat het goede verloop van het evenement, en dus ook de toegang tot het strand, in het gedrang zou brengen (regenbuien, hoogtij, storm die schade berokkent op de plaats zelf).

• Een defect aan het geluids- en lichtsysteem.

“Het was ook belangrijk om de ‘sleutelfiguren’ te verzekeren die instonden voor het goede verloop van het evenement, zoals de managers die de leiding hadden over de productie, de veiligheid en de voorstelling,” legt Nick Barnacott, algemeen directeur van Assurevents, uit. “Zonder deze mensen zou het evenement niet kunnen hebben plaatsgevonden, want hun aanwezigheid was

cruciaal voor het goede verloop van de show.”

Daarom had Assurevents een garantie bij annulering en uitstel voorgesteld en eveneens een dekking tegen de onbeschikbaarheid van de sleutelfiguren.

“Door oplossingen voor te stellen die beantwoordden aan de behoeften van Medialaan, hebben we bijgedragen aan een memorabel evenement dat twee prijzen in de wacht heeft gesleept op de European Best Event Awards 2014 in Sevilla,” besluit de directeur van AssurEvents.

www.assurevents.com

Een unieke locatie voor een familiedag of bedrijfsevenement Bezorg je medewerkers of klanten een onvergetelijk moment met hun gezin.

De Oude Stad in Bokrijk vormt met het 17de-eeuwse stadsplein een ideale uitvalsbasis voor een dag vol beleving. HANGAR58 biedt het hele jaar door een all-seasons event locatie.

De huiscateraar aromaZZ met onze chef voorzien creatieve foodconcepten op maat.

Een waaier aan mogelijkheden en uw ritme is het onze: • De site is voor één dag van jouw bedrijf • Directe toegang en parking voor je gasten • Geanimeerde activiteiten met bv. een thematische 60’s familiedag, kinderdorp,…

• Keer terug naar het Vlaamse platteland in het Openluchtmuseum en beleef het verleden • Ervaar de “De sixties” via levensechte decors en persoonlijke getuigenissen • Wandel te midden van het groene domein Bokrijk of bezoek de grote openluchtspeeltuin PRAKTISCH • Centraal gelegen in hartje Limburg, met een vlotte bereikbaarheid • Oude Stad, Bokrijk: 300 tot 10.000 personen • HANGAR58: 1200 zitplaatsen, 2000 staand • Parking: 700 bij de site van de Oude Stad en HANGAR58, 4500 op het domein Bokrijk

MEER INFO?

Contacteer Tine Bollen - T +32 11 23 08 58 - tine@HANGAR58.be

hosted by

www.HANGAR58.be - www.bokrijk.be

EXCLUSIVE

C AT E R I N G

&

EVENTS

SILVERSPOON EXCLUSIVE CATERING & EVENTS | BIJKHOEVELAAN 32A | 2110 WIJNEGEM T 03 326 52 12 | F 03 326 52 2 24 | E INFO@SILVERSPOON.BE | W WWW.SILVERSPOON.BE

silverspoon_experience185x128_april.indd 1

2/04/15 09:58

Event Management 37

TOMORROWLAND

LIVE TODAY, LOVE TOMORROW, UNITE FOREVER!

D

ebby Wilmsen (press coordinator/ woordvoerder Tomorrowland): “Initiatiefnemers Michiel en Manu Beers wilden het clubleven vanuit de ochtendlijke, donkere nachtclub transformeren naar een buitenfestival overdag. Gevolg? Een event dat openheid creëerde voor een grote groep mensen en bezoekers aantrok vanuit de ganse wereld. Vooral de enorme gastvrijheid die zich vertaalt in een ontspannen liefdevolle sfeer, lekkere en gezonde catering, top-dj’s,… spreekt enorm aan. Eén van de redenen dat topnamen als Armin Van Buuren, Tiësto of Carl Cox zo’n sterke band opbouwden met Tomorrowland. Zij vormen, samen met het publiek, onze beste ambassadeurs.”

Wat is het DNA van Tomorrowland?

“Het intense belevingsaspect dat het publiek een onvergetelijk vakantiegevoel bezorgt. Het verblijft gedurende drie dagen op een totaal andere planeet in een ‘community’ met gelijkgestemden uit alle mogelijke landen ter wereld. Bovendien gaat het er erg liefdevol en vreedzaam aan toe.

Sommigen omschrijven het festival zelfs als het Woodstock van de 21ste eeuw. Maar ook het domein en de centrale ligging zijn erg belangrijk. We hebben sowieso nood aan en vallei voor ons hoofdpodium, een luchthaven vlakbij, voldoende hotels en voorzieningen voor alle artiesten en me-

Onlangs ontving Tomorrowland tijdens de jaarlijkse Miami Winter Music Conference voor de vierde maal op rij de award voor beste festival ter wereld. Wat is het succesrecept van het supercreatieve clubje dat provinciestad Boom het voorbije decennium ombouwde tot een wereldwijde ‘hot spot’? Daar blijft het trouwens niet bij want nadat het Amerikaanse Georgia TomorrowWorld reeds tweemaal op bezoek kreeg, trekt het volledig muziekcircus begin volgende maand voor het eerst richting Brazilië.

dewerkers. Boom kan gerust zijn, het is de beste locatie in België.”

Tijdens de eerste editie daagden er amper 10.000 bezoekers op. Vanwaar die immense groei op relatief korte tijd?

“De twee eerste twee jaren verliepen erg moeizaam, tot we, voor de vijfde verjaardag van Tomorrowland, Moby als verrassingsact op de affiche zetten, waardoor we voor het eerst volledig uitverkochten. Datzelfde jaar lanceerden we ook onze eerste ‘aftermovie’ die uitgroeide tot een immens suc-

ces omdat iedereen erin wilde figureren.

En dankzij de sociale media begonnen bezoekers wereldwijd met elkaar te chatten en foto’s uit te wisselen. Bovendien groeide ook de media-aandacht voor elektronische muziek de laatste jaren enorm.”

Peter Decuypere speekt in zijn boek We Love Events over het realtime en conversatie-event. Hoe verhouden beide zich bij Tomorrowland?

“Intussen bestaat Tomorrowland -TV vier jaar en bereiken we acht miljoen kijkers via de livestream. Bovendien



schoNDEReWEnLKeE nLOCAaTIEan !

Trek jeIDEsR VEtoRZORuGTte JE EVENT OP EE THE OU TS

Brugsevaart 50 8620 Nieuwpoort T +32 (0)58/23.14.04 info@theoutsidercoast.be www.theoutsidercoast.be

THE OU TSIDER COAST

THE OU TSIDER EN VLAAMSE AR DENN

THE OU TSIDER AR DENNES

Donkstraat 50 9700 Oudenaarde T +32 (0)55/20.70.30 info@outsider.be www.theoutsidervlaamseardennen.be

Rue du Chirmont 86 4180 Fairon (Hamoir) T +32 (0) 86/214.042 info@theoutsiderardennes.be www.theoutsiderardennes.be

WWW.OUTSIDER.BE

Event Management 39

lanceren bezoekers zelfstandig allerlei communities via social media waardoor ze in feite het hele jaar door met elkaar blijven communiceren. Die People of Tomorrow vormen een ongelooflijk sterk marketinginstrument.

Vanaf dit jaar organiseren we trouwens Discover Europe, een travel pakket dat wij aanbieden en waarop zich een 600-tal mensen inschreven. Naast Tomorrowland bezoeken ze nog 4 of 5 Europese steden.”

Decuypere beweert ook dat we van de eventpraktijk naar een marketingmodel moeten evolueren en niet omgekeerd. Herkenbaar?

“Dat buikgevoel is inderdaad ook bij ons erg belangrijk. Ons medewerkersteam, een veertigtal personen, is ingedeeld in departementen: finance, creatie, productie, operations, Dreamville,…

Zij staan heel dicht bij de doelgroep en volgen de nieuwste tendensen op alle mogelijke vlakken: muziek, perscontacten, food & beverage,… Het leuke is dat we allemaal voor elkaar opkomen en ons niet te goed voelen om ook de minder interessante klusjes op ons te nemen.

Die horizontale structuur werkt voortreffelijk.”

Elk jaar komen jullie met totaal nieuwe ideeën op de proppen. Wat brengt 2015?

“Ons creatief team spuit constant ideeën, teveel om in één jaar uit te voeren. Dit jaar programmeren we op zondagmiddag bijv. een concert van het Nationaal Orkest van België. Een magische combinatie van klassieke

muziek in een vreemde omgeving.

Vergeet trouwens niet dat veel dj’s klassieke samples verwerken in hun sets.”

Ook logistiek moet het een hels karwei zijn om Tomorrowland van het ene naar het andere continent te verhuizen?

“We verplaatsen het volledige hoofdpodium. Momenteel staan de Books of Wisdom in Brazilië, terwijl The Key to Happiness richting VS gaat. We bezitten 150 containers om dingen te verschepen. We ontwerpen en maken alles zelf en hergebruiken dat materiaal.

Daarnaast werken we met materiaal dat we in de VS en in Brazilië produceren. Tijdens het festival is er trouwens een 5000-koppige crew actief, tijdens de opbouw zijn dat er 300 per dag.

Voor de VS en Brazilië lieten en laten we 250 man overkomen voor de eerste editie om alles mee aan te sturen en op te bouwen.”

Elk event draagt zijn basiswaarden: hoe luiden die van Tomorrowland?

“Community, vakantiegevoel, feeërieke totaalervaring, comfort, People of Tomorrow… Voor 2015 creëerden we zelfs een nieuwe baseline: Live Today, Love Tomorrow, Unite Forever! Die Love Tomorrow vinden we belangrijk omdat we erg veel aandacht willen besteden aan het ecologische aspect, wat niet evident is tijdens een festival. Daarnaast besteden we ook jaarlijks een bedrag aan liefdadigheid, maar dat aspect misbruiken we liever niet om onszelf in de kijker te zetten.”

Alles loopt blijkbaar op wieltjes. Maar de perfectie bestaat natuurlijk niet.

“Ons grootste probleem vandaag is de enorme populariteit. We zouden zonder probleem twee miljoen tickets kunnen verkopen. Hierdoor blijven een groot aantal fans boos en gefrustreerd in de kou staan. Maar op dat vlak staan we machteloos. Zelfs onze buitenlandse edities lossen dat probleem niet op. In september kondigden we de ticketverkoop Tomorrowland Brasil aan, zonder één naam van de line-up bekend te maken. Het duurde geen drie uur voor alles was uitverkocht; Nooit eerder gezien!

Boom, Georgia, São Paulo… What’s next?

“Laten we er eerst voor zorgen dat deze drie edities kwalitatief volledig op poten staan. Want je kunt je niet voorstellen hoeveel diverse valkuilen bij een productie van dergelijke omvang de kop opsteken. Ik durf stellen dat Boom intussen wel op punt staat en we ook in Georgia ‘de smaak te pakken hebben’. Daar hebben de bezoekers trouwens vorig jaar voor het eerst enkel en alleen met hun polsbandje betaald; een concept dat we deze zomer ook in eigen land toepassen. Vergeet niet dat we een heel dorp verhuizen wat niet evident is. We creëren een festivalwereld voor 60.000 bezoekers per dag, verschepen 150 containers en gaan op zoek naar een locatie die perfect aansluit bij het festival: ideale ligging (haven, luchthaven, klimaat, hotels…), een prachtige natuurlijke omgeving die bovendien over een vallei beschikt.” www.tomorrowland.com

Een organisatie van VZW Bataille de Waterloo 1815 in samenwerking met VO Communication en Verhulst Events & Partners

INFERNO_ExpeĚ rience_NL.indd 1

FLEXWERK UITBESTEDEN

ZONDER ZORGEN doe je met

9/04/15 15:42

EEN ONLINE APP De Forganiser HR service bevat een online applicatie waarin u uw flexibele werkers selecteert, inplant en aanstuurt in realtime.

STEEDS HET JUISTE TEAM

FORGANISER HR

Ga nu aan de slag!

Forganiser HR biedt een steeds groeiende online databank aan vol gemotiveerde professionals uit de evenements- en belevingsindustrie, waaruit u steeds het geknipte team kunt samenstellen.

Gedaan met langdurige aanwervingsprocedures.

FORGANISER HR www.forganiser.be

ON / OFF

AT YOUR SERVICE

Vandaag met dertig, morgen met drie en volgende week terug met vijftien.

Met Forganiser schakelt u snel en doeltreffend op maat van de noden.

UW HR MANAGER Met een Forganiser account beschikt u meteen over alle administratieve en juridische expertise om personeel te beheren.

Van financiĂŤle rapporten tot arbeidsbemiddeling, vertrouw op Forganiser.

Event Management 41

BTW OP ETEN EN DRANK NU TOCH AFTREKBAAR BTW-ADMINISTRATIE VOEGT ZICH NAAR ARRESTEN HOF VAN CASSATIE

Danny Stas, Advocaat-vennoot - Laga Advocaten

Sinds kort is de btw betaald op kosten voor eten en drank tijdens een klantenevenement toch aftrekbaar. Deze kosten worden voortaan aanzien als publiciteitskosten met een professioneel karakter.

D

e BTW-administratie liet op 13 maart jongstleden weten dat ze zich voegt naar enkele arresten van het Hof van Cassatie inzake het recht op aftrek van btw betaald op kosten van onthaal en kosten voor eten en drank tijdens een bedrijfsevenement. Dat was eerder niet het geval, ondanks de arresten van het Hof in 2005 (zaak Sanoma), 2010 (zaak Cache Cache) en 2012 (zaak Etablissements Genet). Bovendien kan men zelfs een correctie aanvragen voor betaalde btw vanaf 2012.

PROMOTIEKOSTEN De strikte publiciteitskosten, bijvoorbeeld het maken van een flyer om de lancering van een nieuwe wagen te promoten, werden traditioneel aanvaard door de btw-diensten. De btw over de kosten voor onthaal, logies, spijzen en dranken tijdens een klantenevenement werden niet aanvaard. En dat terwijl die kosten evengoed deel uitmaken van het totale kostenplaatje van een bedrijfsevenement waar producten of diensten gepromoot of gelanceerd worden.

Na de drie uitspraken van het Hof van Cassatie is de BTW-administratie nu dus toch overstag gegaan. Als het evenement voor bestaande of potentiële klanten, zowel B2B (via tussenpersonen) als B2C (rechtstreeks naar de eindklant), dient om bepaalde producten of diensten te promoten, dan

zijn de kosten voor logies, spijzen en dranken echte publiciteitskosten. De btw betaald op publiciteitskosten mag afgetrokken worden, die op spijzen en dranken niet. Het Hoofdbestuur van de BTW-administratie had eerder al in een beslissing toegegeven dat de btw op kosten van ontspanning en vermaak aftrekbaar zijn als ze passen in de promotie van bepaalde diensten of producten (lees: de kenmerken van uw product/ dienst aan het publiek kenbaar maken), nu doet ze dat dus ook voor spijzen en dranken.

Met andere woorden, indien uw evenement een product of dienst ‘vermarkt’ is de btw voor het evenement aftrekbaar. Is dat niet het geval, bijvoorbeeld een jaarlijkse klantendag, dan doet u er goed aan om in uw speech en/of in de uitnodiging ook over de lancering van een nieuw product te spreken. Nu al valt op dat meer en meer bedrijven dit doen. Hoe lang je over iets nieuws moet praten, is niet echt duidelijk. Dat kan 2 minuutjes zijn, 3 of zelfs 10. Daarover bestaat geen duidelijkheid. In de tekst van de BTWadministratie staat: “Het spreekt voor zich dat de belastingplichtige ... (zelf) zal moeten aantonen dat de kosten daadwerkelijk worden gemaakt in het kader van een activiteit ten behoeve van zijn bestaande of potentiële klanten die hoofdzakelijk en rechtstreeks een publicitair doel heeft met de bedoeling de verkoop van zijn producten of diensten

te bevorderen.” Ook na de beslissing kan een controleur dus nog altijd besluiten dat uw kosten niet hoofdzakelijk een publicitair doel hadden. Spreekt u in uw speech vijf minuutjes over een nieuw product én een vol kwartier of meer over hoe heerlijk feesten het wel is met klanten, dan zal de controleur zich meer dan waarschijnlijk negatief uitspreken.

CORRECTIE MOGELIJK TOT 1 JANUARI 2012 Door de beslissing kunnen benadeelde belastingplichtigen een correctie aanvragen of alsnog de btw aftrekken via hun btw-aangifte. Dat kan voor de betaalde btw vanaf 1 januari 2012. In de praktijk hebben veel bedrijven zélf al sinds 2005 het heft in eigen handen genomen en de btw – in afwachting van een btw-controle – in aftrek gebracht.

Voor hen is dit nu een geruststellende beslissing, zij weten nu zeker dat hun gemaakte kosten wel aftrekbaar zijn.

Wie echter voor deze kosten sinds 2012 niet heeft teruggetrokken en daar ook niet voor naar de rechtbank is gestapt, en dat nu – anno 2015 – plots wel doet, riskeert bij een eventuele aanvraag tot teruggave van de btw een btw-controle te krijgen. Men geeft immers niet zo graag geld terug. Houd dus best van elk evenement een compleet dossier bij, zo kunt u bij controle alle gemaakte kosten snel aantonen en het publicitaire oogmerk staven.

TEAMBUILDING

Turning events into experiences

TAILORMADE INCENTIVES DESTINATION MANAGEMENT Venusstraat 7 2830 Willebroek Tel: +32(0)3/860.60.80 www.eventmasters.be

Event Management 43

UNICEO:

GEBOORTE VAN EEN EUROPESE ASSOCIATIE VAN EVENT MANAGERS

Begin dit jaar werd er een Europese associatie van Event Managers opgericht: UNICEO (United Networks of International Corporate Event Organizers). Deze vzw, die gevestigd is in Genève, verenigt de decision makers en senior verantwoordelijken die binnen grote internationale bedrijven belast zijn met het organiseren van professionele evenementen.

D

e oprichting van UNICEO® is het initiatief van een groep professionals verantwoordelijk voor de planning, organisatie, marketing, communicatie of aankoop van evenementen voor hun ondernemingen (seminaries, conventies, congressen, vergaderingen, incentiveprogramma’s, etc.)

De budgettaire restricties voor marketing en communicatie, de evolutie van de vraag en de komst van het digitale hebben de gedragingen helemaal veranderd en geleid tot meer controle op de leveranciers en de tussenpersonen in het bijzonder. Dit heeft gezorgd voor een belangrijke verhoging van hun werkvolume en voor een nieuwe nood aan strategische, operationele en beheersoplossingen.

In dit verband werd UNICEO opgericht, met het doel dat de leden ten volle kunnen profiteren van de collectieve kennis en zich kunnen aanpassen aan een voortdurend evoluerende sector.

Met UNICEO hebben de leden de mogelijkheid om met elkaar in contact te komen voor het delen van hun ervaringen en hun kennis, het uitwisselen van informatie en het bestuderen van zogenaamde best practices met hun collega’s van andere bedrijven die met dezelfde noden geconfronteerd worden. Zo kunnen ze heel wat tijd winnen in hun dagelijkse taken, heel wat nieuwe professionele kennis en vaardigheden verwerven, hun netwerk vergroten en dynamiseren, hun aankoopstrategie oriënteren, en aan invloed winnen binnen de sector.

UNICEO is tot op vandaag de enige associatie van decision makers en verantwoordelijken die grote bedrijven vertegenwoordigen op vlak van evenementen.

Experience Magazine komt in zijn zomereditie nog meer in detail terug op dit initiatief. www.uniceo.org

De leden van UNICEO zijn uitsluitend marketing- en communicatiedirecteurs of verantwoordelijken belast met evenementen binnen grote Franse en internationale bedrijven.

UNICEO heeft als doel het opzetten van een uitwisselingsplatform voor de decision makers van de sector.

TEMPORARY BUILDINGS EVENT SOLUTIONS

HOW MUCH TEMPORARY SPACE DO YOU NEED?

n eptu n u s.eu

Associations 45

ACTIVITEITEN OP MAAT VAN DE EVENT MANAGER De EMA Society, de vereniging voor corporate event managers, heeft al enkele drukke maanden achter de rug met een pak boeiende educationals.

Tijdens de zomermaanden wordt er even gas teruggenomen, maar vanaf september zijn er weer een hele reeks interessante activiteiten.

D

e kalender bracht ons de voorbije maanden heel wat interessante educationals, onder andere rond de organisatie van de 14-18 herdenkingen en het gebruik van ICT tijdens evenementen. Eind april was er dan ook nog een keynote van Peter Decuypere onder de titel ‘We Love Events’, naar het gelijknamige boek van de spreker, waarvan elke deelnemer bovendien een exemplaar mee naar huis kreeg.

Na het zomerreces is er op 15 september de educational Boost Your Creativity, in samenwerking met Flanders Inshape.

De vzw Flanders Inshape ondersteunt de Vlaamse industrie om het designproces voor innovatie verder te professiona-

liseren. Zo kunnen bedrijven succesvol groeien en hun concurrentiepositie versterken. Naar goede gewoonte volgt er in oktober een EMA fam trip. Ditmaal worden de meeting- en eventmogelijkheden van de regio Zuid-West-Vlaanderen en Rijsel verkend. Op 8 december wordt het EMA-jaar afgesloten met een End of Year bijeenkomst. Deze nu al interessante kalender wordt mogelijk nog verder aangevuld met een tweetal activiteiten.

Meer info over al deze activiteiten vindt u op www.emasociety.be. Daar vindt u eveneens meer uitleg over de verschillende lidmaatschapformules en de bijhorende voordelen.

KEURING ELEKTRISCHE INSTALLATIES OP TAFEL BIJ DE HOGE RAAD VOOR DE ZELFSTANDIGEN EN DE KMO Via de BESA-tool ‘Vraag het de Hoge Raad’ werd er een voorstel ingediend om de keuring op elektrische laagspanningsinstallaties die geïnstalleerd worden op “kleinere” events aan te passen.

B

ESA’s basisbekommernis blijft dat elk evenement dient gekeurd te worden en vandaag gebeurt dit op events met geringe omvang veel te weinig. De werknemersfederatie is ook van mening dat de huidige controles niet altijd volstaan en steeds een momentopname betreffen. Daarenboven zijn de gebruikelijke last-minute aanvragen in onze sector geen hulp om de nodige aanvragen binnen de regels en tijdig te beantwoorden.

BESA stelde daarom een aantal voorwaarden voor waaraan een evenement dient te voldoen om in aanmerking te komen voor een nodige aanpassing.

Deze voorwaarden hebben vooral be-

trekking op de omvang van het evenement en het elektrisch verbruik, maar evengoed de kennis van organisator en de leveranciers. Indien de leverancier eveneens voldoet aan bepaalde voorwaarden stelt BESA voor om deze evenementen open te stellen voor een interne keuring. Zodoende zullen de kleinere events frequenter gekeurd worden, zullen er duidelijke dossiers voorgelegd kunnen worden en de risico’s zullen uiteindelijk ook merkbaar verminderen. Deze interne controle kan vanzelfsprekend maar mogelijk zijn indien de event-toeleverancier enerzijds en het evenement in kwestie anderzijds voldoen aan voorgestelde bepalingen.

Tips om de aandacht van uw publiek vast te houden Het is zover. U moet een presentatie geven voor een groot publiek en u wil ervoor zorgen dat u van begin tot einde hun aandacht hebt. U wil absoluut vermijden dat er tijdens uw presentatie mensen praten en/of geeuwen, of erger nog, snurken.

Maak u maar geen zorgen. Als u de volgende tips en technieken toepast, kunt u zelfs een presentatie over de hervorming van de ambtenarij interessant maken.

1. Begin met een grappig, opmerkelijk of verontrustend feit: Een 'catchy' openingszin zal de aandacht van uw publiek trekken vanaf het begin.

2. Stel indrukwekkende vragen: Een uitstekende manier om de aandacht van het publiek vast te houden, is door een provocerende retorische vraag te stellen. Een vraag waarop ze geen antwoord moeten geven maar die hen ertoe verplicht om na te denken. U kunt zelfs aan een vrijwilliger vragen om te antwoorden.

3. Gebruik brainstormingtechnieken: Vraag uw publiek om te brainstormen over relevante ideeën voor uw presentatie, bijvoorbeeld hoe een bepaald probleem opgelost kan worden. Leg het publiek een praktijkgeval voor en laat hen het probleem oplossen door buiten de gebruikelijke denkkaders te treden. Stel hen op de proef door hen te vragen een alternatief te zoeken.

4. Wissel persoonlijke ervaringen uit: Een van de beste manieren om anderen iets bij te leren, is aan de hand van uw eigen ervaringen. Door een persoonlijke ervaring te delen, zal uw publiek zich met u verbonden voelen en zal u hen helpen begrijpen wat u hen precies wil bijleren.

5. Verwijs naar een recente gebeurtenis: Maak uw presentatie actueel door te verwijzen naar een recente gebeurtenis.

Het kan ook helpen om te wijzen op iets relevants over het publiek of de omgeving van uw presentatie.

6. Geef een demonstratie: Toon wat u het publiek wil bijleren. Als u een bepaalde vaardigheid aanleert, toon dit door een vrijwilliger uit het publiek te halen. U kunt hen ook vragen om de vaardigheid te oefenen met de persoon naast wie ze zitten. Als u een product promoot, geef dan een demonstratie met iemand uit het publiek.

7. Vraag voorbeelden: In plaats van uw eigen voorbeelden te geven, vraag aan een vrijwilliger uit het publiek om enkele voorbeelden of ervaringen te delen. Allicht zal iemand een voorbeeld geven dat bewijst wat u duidelijk wil maken. Laat het publiek uw partner zijn tijdens het leerproces door interactie te stimuleren. Op die manier zal het meer lijken alsof u een dialoog met hen aangaat.

8. Pas rollenspellen toe: Een rollenspel is een fantastische manier om de aandacht van uw publiek te trekken en vast te houden. Creëer een rollenspel tussen u en één of meerdere personen uit het publiek.

9. Geleide visualisatie: Neem uw publiek mee op ontdekkingsreis in hun hoofd en maak deze reis zo levendig mogelijk door de omgeving of een personage te beschrijven. Ze kunnen door tijd en ruimte reizen, afhankelijk van wat u wenst te bereiken.

10. Wees erkentelijk: Wanneer personen uit het publiek deelnemen aan het debat, erken dan hun bijdragen en bouw hierop voort. Dit zal anderen stimuleren om ook deel te nemen.

11. Gebruik beeldmateriaal: Toon een fascinerende afbeelding of deel grafieken of tabellen uit om het publiek te helpen tijdens het leerproces. Een korte video kan het hem ook doen.

12. Vertel een grappig verhaal: Iedereen lacht graag en door een grappige anekdote te vertellen of een komische opmerking te maken, zal u de presentatie vrolijker en leuker maken.

13. Vertel het publiek waarom deze presentatie belangrijk is voor hen: Leg hen uit hoe het product of de nieuwe kennis hen kan helpen in hun huidige situatie. Laat hen weten wat er voor hen op het spel staat.

Blake Roney

Prins Boudewijnlaan 17 - Unit 3 +32 (0) 3 449 50 05

BE-2550 Kontich WWW.NOVID.BE

Associations 47

ACC BELGIUM

“STREVEN NAAR EEN COMPLETE EVENT-BRIEFING”

Op 19 mei organiseert ACC Belgium samen met UBA, de Unie der Belgische Adverteerders, de MasterClass “How to brief an Event agency”. Want hoewel er al een tijdje rond deze problematiek gewerkt wordt, laat de kwaliteit van de briefings die agentschappen binnenkrijgen soms nog heel wat te wensen over. Met alle gevolgen van dien. Anik Van Bellegem van d-side, een van de begeleiders van deze MasterClass, legt ons uit waar deelnemers zich aan kunnen verwachten.

M

et de MasterClass “How to brief an Event agency” richten ACC en UBA zich zowel op adverteerders, als op junior medewerkers binnen de agentschappen. “De boodschap die we willen meegeven is tweeledig”, vertelt Anik Van Bellegem.

“Aan de ene kant willen we nog eens het ACC charter met de spelregels omtrent een briefing in de kijker zetten.

Dit bevat onder meer de richtlijnen om niet meer dan vier agentschappen te briefen voor een bepaald project, en om onder de 25.000 euro geen pitch te organiseren. Deze richtlijnen zijn uiteraard geen verplichting voor de adverteerder, maar we hopen dat ze dit toch meenemen in hun werkwijze.

Anderzijds geven we ook richtlijnen hoe een briefing moet worden opgesteld en wat daar precies in moet staan.

Met een goede, complete briefing kan

een agentschap efficiënt te werk gaan, zonder achterom te moeten kijken en steeds bijkomende vragen te moeten stellen. We willen vermijden dat men gewoon zegt “denk eens na over een evenement voor ons”. Wij willen dat de adverteerder eerst intern eens goed nadenkt en afstemt met alle stakeholders wat de vraag moet zijn.”

BEWUSTZIJN CREËREN De MasterClass wordt gegeven onder de vorm van een workshop van een halve dag, die zal worden gegeven door iemand van een evenementenbureau, samen met een adverteerder.

“Het is belangrijk dat men beseft welke machine er in gang wordt gezet bij de verschillende bureaus die de vraag krijgen om deel te nemen aan een pitch. Een agentschap investeert

immers heel wat tijd om tot een concept en idee te komen. Als evenementenbureaus met een budget komen, is dit volledig getoetst aan de realiteit.

Er is scoutingswerk gedaan, er is al overlegd met leveranciers,… De adverteerder moet zich daar van bewust worden. Een evenement presenteren is een zaak, maar het logistieke, het budget, en alles wat er back-office bij komt kijken staat toch voor een hele brok werk. Het gebeurt nog steeds dat men, zelfs voor grote budgetten, geen concrete briefing op papier heeft. En daar hopen we met deze MasterClass toch iets aan te veranderen”, aldus Anik Van Bellegem.

De moraal van het verhaal is eenvoudig: hoe vollediger en beter de briefing wordt voorbereid, hoe beter een bureau aan een gepast voorstel kan werken.

VOOR MEER INFORMATIE EN INSCHRIJVING: www.ubabelgium.be/uba/view/nl/informeren/uba_academy/agenda_van_de_opleidingen/2015_05_event_briefingnl_fr

48

BEA 2015 - TITLE SPONSORS ORGANISER

BEA 2015 - AWARD SPONSORS

.com

THE COCKTAIL & EVENT COMPANY

Special risks insurance

BEA 2015 - FINANCIAL SPONSORS

BEA 2015 - MAIN SPONSORS

Special risks insurance

BEA 2015 - SPONSORS AdvertentieA4.indd 1

30/11/10 22:47

RABBIT ONE your idea

BEA 2015 - MEDIA PARTNERS

our challenge

49

SPECIAL BENELUX EVENT AWARDS 2015

COCOMO, KING GEORGE EN BELGOCATERING GEHULDIGD

De maand maart werd dit jaar afgesloten met de jaarlijkse ceremonie van de BEA 2015. Deze editie, die in Kinepolis Antwerpen werd georkestreerd door Bruno Schaubroeck en het team van We Make You Happy, werd gekenmerkt door het succes van de evenementenagentschappen King George en COCOMO, alsook door de mooie overwinning van Belgocatering tijdens de BEA Catering Award.

Z

oals de traditie het tegenwoordig wil, begint de ceremonie van de Benelux Event Awards met een receptie, gevolgd door de BEA Catering Award. Deze laatste verzamelde dit jaar 12 eventcateraars, die de opdracht kregen voor het aanwezige publiek een thematisch menu van drie gangen klaar te maken.

Tijdens de uitreikingsceremonie, die werd gepresenteerd door Christophe Grosjean in een volledig gevulde Zaal 9, werden de grote winnaars van deze editie 2015 bekroond: de afgevaardigden van de agentschappen COCOMO en King George.

De jury had eveneens drie Zilveren BEA’s toegekend, aan de agentschappen To The Point, Move (NL) en New Balls Please, alsook drie Bronzen BEA’s: eentje voor d-side en twee voor Medialaan. De trofeeën werden dit jaar ook nog eens vergezeld door een prijs, zoals plaatsen voor de nieuwe voorstelling van Lido, door AssurEvents aangeboden aan de twee winnaars, maar daarnaast ook een cocktail party van Troubleshakers voor de bronzen laureaten, alsook Kinepolis cadeaucheques en een Middeleeuws diner aangeboden door ‘t Hooghuys voor de agentschappen die zilver behaalden.

Ten slotte was er ook de BEA after-party, een feestelijk netwerkmoment dat werd opgeluisterd door de animaties van Troubleshakers en Eventattitude.

We maken plaats voor de mooiste foto’s en de reacties van de winnaars…

DANKWOORD De organisatoren van de BEA awards staan erop om nogmaals alle partners te bedanken, zonder wie dit evenement niet mogelijk zou zijn geweest. Naast de hiernaast vermelde sponsors, willen de organisatoren ook hun bijzondere dank richten aan de juryleden van de BEA 2015 en de BEA Catering Award 2015: DE BEA-JURY Alain De Greef.........................BNP Paribas Fortis Kristel Brants...........................Electrabel GDF SUEZ Jean-Paul Talbot.....................LEO bvba Wies Vanden Berghe............Barco N.V. Edward Buyse.........................Allianz Valérie Thielemans................Mobistar Marc Duthoo...........................RTL Events Mauricette Engelbosch.......Facq N.V. Tracey Hosdey .......................Universal Music Belgium Madouce Bijvank...................Grünenthal nv Barbara Goffioul.....................PM Group Emmy Damiaens....................EDM Marketing Roland Fontaine.....................D’Ieteren Events Nick Barnacott........................Assur Events DE JURY VAN DE BEA CATERING AWARD Gilles Joye, Machiel Lannoo......................Restaurant Marcus Thomas Locus, Saskia De Ruyffelaere...Bistro Margaux Jean-Michel Dienst, Max Dienst..............Les Pieds dans le Plat

50

SPECIAL BENELUX EVENT AWARDS 2015

FOTOREPORTAGE © Eventattitude / E. Charneux / B. Garcia

51

52

53

Hosts & Hostesses VIP Hospitality Event Staffing Field Marketing | Sales Support Festival Crew Parking | Valet service International Event Support

www.thefrontlinecompany.be tfc_advertentieA5.indd 1

welcome@thefrontlinecompany.be 13/04/15 13:19

We care about your visitors

Hoe kunnen we u helpen bij de bezoekersregistratie?

UITNODIGING

CONFIRMATIE

BADGES

REGISTRATIE

ONTHAAL

EVALUATIE

www.eventcheckin.be

www.abusol.com

FULL EVENT SUPPORT

✔ Parking 400 plaatsen ✔ Vrij van cateraar ✔ Vrij van leveranciers ✔ Centraal gelegen ✔ 800 m2 vrije ruimte Antwerpen

MULTICAMERA EVENT MOVIES LED

LIGHT RIGGING STREAMING

ICC185x128.ai 1 2/22/2011 11:09:03 AM

PROMPTERS STUDIO EDITING

DB VIDEO KONTICHSESTEENWEG 39 B-2630 AARTSELAAR +32 (0)3 843 25 85 INFO@DBVIDEO.TV WWW.DBVIDEO.TV

Brussel

Gent

Hangar 43 • Fabrieksstraat 43 • 9200 Dendermonde Dieter Mannaert • +32 (0) 475 36 09 83 dieter@mannaert.be • www.hangar43.be

WE CARE about colourful events

YOU ORGANIZE ASK US,WE CARE We care about your party location, your meeting rooms, your free wifi-connection, your own parking space, your personal contact, but most of all, we care about you.

... so why not have a successful try ?

Familie Van Rysselberghedreef 2, bus 1 – Citadelpark - B- 9000 Gent T +32 9 242 89 00 F +32 9 242 89 01 - E-mail: welcome@iccghent.com

www.iccghent.com

57

GOLD

FORCEERT EEN DOORBRAAK VOOR STRATEGISCHE EVENTS

COCOMO is al jarenlang een vaste klant in de finale van de BEA competitie. Dit jaar mocht het Hasseltse agentschap voor de eerste keer met een gouden BEA huiswaarts keren, dankzij het schitterde werk dat men voor JOJO SYSTEMS leverde.

Naast een erkenning voor het geleverde werk, ziet men deze gouden award bij COCOMO ook als een belangrijke doorbraak voor het strategische evenement.

R

uim anderhalf jaar voor datum viel bij COCOMO een briefing in de bus voor het organiseren van een evenement omtrent de 25ste verjaardag van JOJO ELEKTRONICA. “De klant was dus ruim op tijd, iets wat tegenwoordig toch uitzonderlijk is in onze sector”, vertelt Lut Wyers van COCOMO. “Maar dit bood ons wel de kans om op strategisch vlak heel grondig te werk te gaan. Als strategisch bureau stellen wij ons immers altijd de vraag: ‘hoe kunnen wij onze klant klaarmaken voor de toekomst?’. Hoewel dit niet expliciet de vraag was, hebben wij voor JOJO ELEKTRONICA een volledig nieuwe profilering uitgeschreven, met een nieuw logo, een nieuwe huisstijl, een nieuwe identiteit én een nieuwe naam, JOJO SYSTEMS. Dit alles leek ons een noodzakelijke tussenstap op weg naar het evenement.”

VERHAAL BELANGRIJKER DAN EVENT ZELF COCOMO waagde dus enigszins een gok toen het met dit hertekende profiel naar de klant stapte. Het management van JOJO reageerde verbaasd, maar enthousiast. “De mensen van JOJO waren helemaal mee met ons verhaal. ‘Als we dit realiseren, is ons bedrijf klaar voor

de komende tien jaar’, zo klonk het. Stap voor stap zijn we de nieuwe identiteit dan beginnen uitrollen. Eerst voor de medewerkers, dan voor de partners, en uiteindelijk ook voor het grote publiek tijdens het verjaardagsevent. Het evenement op zich was supersterk, met alles op de juiste plaats: boodschap, beleving en emotie. Maar verder was dit helemaal geen superspectaculair event met allemaal toeters en bellen. Het verhaal van JOJO SYSTEMS kwam op de eerste plaats, en het event was slechts een middel om dit te vertellen.”

ERKENNING VOOR STRATEGISCHE EVENTS Voor COCOMO als kantoor is de gouden BEA natuurlijk een mooie erkenning.

“Maar ik ben vooral blij dat er een gouden BEA is uitgereikt aan een strategisch event. Wij zijn een strategisch bureau,

en we hebben al vaker deelgenomen aan de BEA’s met strategische concepten met een grote return, maar die zijn nooit opgevallen of opgepikt. Dit jaar is dat eindelijk wel gebeurd. Voor mij is dit echt een keerpunt in de geschiedenis van de BEA en van onze sector. Het is duidelijk geworden dat wij met onze events strategisch echt een grote rol kunnen spelen.

En daar investeren wij bij COCOMO ook in. Zo ben ik pas weer terug van een MissionMindset in Silicon Valley. Dat is een regio die de toekomst dicteert, en ik ga daar mijn inspiratie halen om door te kunnen geven aan mijn klanten.

Sinds kort neem ik ook telkens een groep ondernemers mee om mijn ervaringen ginder te delen. Als je gaat voor een strategische benadering, moet je natuurlijk ook weten waar je mee bezig bent”, zo besluit Lut Wyers.

Interesse in MissionMindset, call COCOMO.

HET JURYRAPPORT “Het gebeurt wel eens dat de samenwerking tussen een klant en zijn agentschap veel verder reikt dan de organisatie van een evenement in de strikte zin. Bij deze case, was de jury onder de indruk van de diepgang van de aanpak van het agentschap en het vertrouwen van zijn klant. Rebranding, geschiedenis, team building, emotie,… Het team van COCOMO heeft hier getoond dat het hier geen uitvoerder was, maar wel een doeltreffende partner. JOJO SYSTEMS heeft dus niet enkel een vijfentwintigste verjaardag te vieren, maar ook nog een overwinning bij de BEA. Gefeliciteerd!”

PROUD WINNER GOLDEN BEA-AWARD

WITH ‘THE DESIGN PHARMACY’-CONCEPT

A multi-client experience event during 10 days with +4000 visitors Visit our kingdom on www.kinggeorge.land and/or book your Royal visit +32(0)3 746 10 10

CREATIVE EVENTS PRESS RELATIONS INTERIOR DESIGN COPYWRITING GRAPHIC & WEB DESIGN BRAND STRATEGY WWW.KINGGEORGE.LAND

GOLD AWARD WINNER 2015

59

GOLD

KING GEORGE

DOET ZIJN INTREDE IN DE EVENTWERELD DOOR DE GROTE POORT

Een eerste deelname aan de competitie meteen weten te verzilveren met een Gouden BEA award. Dat is het huzarenstukje dat King George eind maart wist te leveren. Het creatief agentschap, dat pas onlangs zijn eerste stappen zette binnen de evenementenwereld, wist de jury te overtuigen met het concept “The Design Pharmacy”, a cure for the ordinary, waarmee verschillende interieurmerken hun klanten in de marge van de Biënnale Interieur Kortrijk, een unieke beleving aanboden.

V

oor de oorsprong van het winnende concept van King George moeten we terug naar eind 2012, zo vernemen we van Joris Van Halle, project manager bij King George. “Voor onze klant Modular hebben we toen gedurende de periode van de Interieur Biënnale in het centrum van Kortrijk een pop-up concept uitgevoerd in een vervallen naaifabriek. Voor de editie van 2014 wilden we opnieuw zoiets uitwerken, maar dan grootser en spectaculairder. We wilden een eenduidig verhaal creëren met verschillende merken.”

BELEVINGSWERELD King George legde het concept voor aan een reeks complementaire merken. “In het centrum van Kortrijk zijn we op een geschikte locatie gestoten, met name het oude gebouw van de West-Vlaamse apothekersvereniging. De link met The Design Pharmacy was dus snel duidelijk. In dat gebouw, zo’n 1.000 m² groot, hebben we de producten van de verschillende merken geïntegreerd in een unieke setting, maar wilden we vooral ook een beleving creëren. Het was immers niet de bedoeling om daar van elk merk een tweede beursstand neer te planten. We hebben een volledig verhaal gecreëerd met een eigen huisstijl, waaronder we alle merken hebben ondergebracht.”

AVONDEVENTS

PROEVEN VAN DE EVENTSECTOR

Gedurende de tien dagen van de Interieur Biënnale was The Design Pharmacy geopend. “Overdag lag de focus op de consumenten. Merkvertegenwoordigers gaven overdag tekst en uitleg en namen ook klanten mee naar de locatie. ’s Avonds werden er privé-events gehouden, op uitnodiging van de verschillende partners.

De focus lag echt op het kruisbestuiven tussen verschillende complementaire merken alsook het delen van ieders netwerk. Op vijf avonden hebben we zo meer dan duizend bezoekers gehad. Er was ook allerhande belevingspersoneel en animatie, waarbij mensen bijvoorbeeld door de dokter in de wachtzaal onthaald werden en een ‘cure’ kregen voorgeschreven.”

Met de gouden onderscheiding tijdens de BEA awards heeft King George de smaak binnen de evenementwereld te pakken.

“We waren nog niet zo bekend in de evenementenwereld en via deze competitie wilden we daar toch eens van proeven.

We wisten dat we geen standaard event hadden opgeleverd, dus ofwel viel de jury ervoor, ofwel helemaal niet. De doelstelling was om bij de finalisten te zijn, en we zouden super blij zijn geweest met een bronzen BEA. Maar toen goud uit de bus kwam, waren wij enorm verrast en blij.

Het doet ons plezier dat nieuwe & creatieve vormen van eventbeleving en het verspreiden van een multi-brand verhaal ook een BEA kunnen veroveren.”

HET JURYRAPPORT “Complementaire bedrijven de kans geven om zich binnen de massa te onderscheiden door het creëren van een evenement binnen het evenement… Die uitdaging werd op overtuigende wijze tot een goed einde gebracht door een agentschap dat misschien nog weinig bekend is binnen onze sector. Dit evenement verzamelde verschillende zeer interessante elementen: een multi-client evenement, een efficiënte targeting, ondernemerschap, duidelijke ROI,…

Voor zijn klanten bleek The Design Pharmacy een effectieve remedie tegen de routine van de salons. De eerste deelname aan de BEA is voor King George meteen goed voor de hoogste podiumplaats. Bravo !”

60

MOVE

SOL INDEPENDENCE DAY VOOR HEINEKEN INTERNATIONAL R SILVE

Het Nederlandse agentschap MOVE heeft een zilveren BEA behaald met een internal change event voor Heineken International. Sol Independence Day was gebaseerd op de quote van Steve Jobs: “It’s more fun to be a pirate than to join the navy”. Op een unieke manier beleefden Marketing Managers op een persoonlijk niveau welke gedragsverandering zij moesten ondergaan om het merk Sol wereldwijd beter in de markt te zetten.

D

it typische experience marketing event stond bol van tal van nieuwe technieken en manieren om forteiland IJmuiden om te toveren tot de wereld van Sol. Het gevoel van Sol kwam terug in de gehele event journey door het gebruik van acteurs, experience rooms en bijvoorbeeld wand- en plafondvisualisaties en food trucks.

Van de deelnemers verklaarden 94% een actieve bijdrage te gaan leveren aan de revolutie van Sol. “We zijn geslaagd in onze transformatie, we staan op de kaart”, aldus de Dave Shoemack, Global Manager van Sol. Dankzij Sol Independence Day pasten verschillende CMO’s hun plannen aan, is Sol nu actief in 56 landen en groeide de omzet met meer dan 35%.

De jury van de BEA 2015 onderstreept nog eens het resultaat dat met deze strategie werd behaald: “In de voedingswereld was er een drank die heel erg nood had aan een commerciële revolutie. Om hierin te slagen, moest men eerst de Senior Marketing Managers van de brouwerijgroep overtuigen. Het agentschap dat deze uitdaging is aangegaan heeft een evenement uitgewerkt dat we enkel maar kunnen omschrijven als

een ‘game changer’. Met een succespercentage van 94%, was operatie Sol allesbehalve een slag in het water. Het is dan ook logisch dat deze operatie vandaag wordt bekroond met een zilveren BEA. Hoed af voor het team van Move, dat heel goed de waarden van dit bier heeft weten omzetten in motiverende elementen!,” zo verklaarde een van de juryleden tijdens de uitreikingsceremonie. www.howtomove.nl

TO THE POINT EVENTS 50 JAAR HORECA VAN ZON

SILVE

R

Het zalige kasteeldomein van Alden Biesen staat bekend als één van de belangrijkste trekpleisters van Limburg. Met dank aan haar betoverende burcht en rustgevende entree, omgeven door water. Horeca Van Zon bouwde hier een uitbundig feestje, met de nodige toeters en bellen. Als bedrijf vier je je 50ste verjaardag dan ook niet elke dag…

61

H

orecagroothandel Van Zon bestaat 50 jaar. Een gebeurtenis die dit warme familiebedrijf niet zomaar voorbij liet gaan.

De 2000 gasten (klanten en leveranciers) van Van Zon Horeca gingen helemaal uit hun dak. Met dank aan muzikale voltreffers zoals Maarten Cox, Duplicate, DJ Ward en The Soulbrothers, die de fuifnummers in hogere sferen brachten.

Voor Marion Van Zon (zaakvoerster Horeca Van Zon) werd het een memorabele avond, zo bleek uit haar dankmailtje achteraf: “Ik wil je via deze weg even bedanken voor de fantastische avond! Aan heel het team van To The Point Events een dikke merci! Onze klanten zijn vol lof, de mailboxen puilen uit van de lovende reacties. Super gedaan!”

Volgens de BEA-jury is deze trofee voornamelijk toe te schrijven aan de manier waarop het agentschap erin geslaagd is om te beantwoorden aan de verwachtingen van zijn klant en van het publiek: ”Klantenbinding, herpositionering binnen de markt, versterking van de band met de partners, er zijn heel

wat relevante elementen die een toegevoegde waarde kunnen geven aan een verjaardagsfeest. In dit project, dat ons meenam naar de wereld van de horeca, wist het agentschap een perfecte combinatie te maken van show, fun, wow, en verrassingseffect, maar ook van doorgedreven personalisering en zin voor innovatie. De klant en zijn 2.000 genodigden waren unaniem: het was moeilijk om nog beter te doen! Proficiat aan het team van To The Point voor deze feestelijke doeltreffendheid die hen een zilveren BEA oplevert!” www.tothepointevents.be

NEW BALLS PLEASE

OPENING CHOCOLATE ACADEMY VAN CALLEBAUT R E V L I S

Na een eerste zilveren bekroning tijdens de European Best Event Awards in Sevilla heeft New Balls Please een zilveren award gewonnen op de Benelux Event Awards. In een straffe competitie bleek de originaliteit van zijn “Callebaut – Opening Chocolate Academy” case over meer dan voldoende troeven te beschikken om een mooie tweede plaats te verdienen.

N

atuurlijk heb je daarvoor een klant nodig die meedenkt en voldoende ruimte laat voor creativiteit en inventiviteit. Daarenboven zorgde de samenwerking met Lode Avet van BERLIN agency (creatief/strategisch bureau van Barry-Callebaut) ervoor dat de ziel en het karakter van het merk een duidelijke stempel kregen in het evenement.

Voor Callebaut, “heeft deze samenwerking het mogelijk gemaakt om onze objectieven perfect te bereiken: we hebben onze gasten verbaasd en we hebben hen al van bij hun aankomst ondergedompeld in een fantastisch bad van Belgische chocolade (…); we hebben de pers weten te verbazen, en zijn erin geslaagd uitzonderlijke en kwaliteitsvolle zendtijd te krijgen in prime time op de nationale televisie; en we hebben ook duizenden professionals uit de hele wereld naar onze Chocolate Academy kunnen lokken om er onze workshops te volgen.”

De jury loofde de wijze waarop het 6-stappen productieproces werd omgezet in een 1 uur durende live show: “België heeft nog enkele fabrieksgeheimen met een reputatie over de hele wereld.

Ondanks onze bescheidenheid, weten we maar al te goed wat er nodig is om deze in de verf te zetten,” aldus een van de BEA-juryleden tijdens de ceremonie van 30 maart laatstleden. “Dat werd nog maar eens aangetoond met deze case, die werd georganiseerd voor een van de laatste merken binnen zijn sector die zijn producten van a tot z fabriceert. De jury kreeg hier te maken met een ingewikkelde oefening voor een evenementenbureau: een ‘sexy’, visuele en spectaculaire belevenis integreren in het plechtige karakter van een inhuldiging. Ondanks een aantal weinig voor de hand liggende basisingrediënten, vond het agentschap de juiste formule die ervoor zorgde dat er over de opening van de Callebaut Academy werd gesproken in de nationale en internationale pers, Japan inbegrepen. Proficiat aan Michel en het hele team van New Balls Please voor deze zilveren BEA!” www.newballsplease.be

“ I’VE LEARNED THAT PEOPLE WILL FORGET WHAT YOU SAID, PEOPLE WILL FORGET WHAT YOU DID, BUT PEOPLE WILL NEVER FORGET HOW YOU MADE THEM FEEL ” Maya Angelou

www.d-sidegroup.com

63

BRON

ZE

MEDIALAAN: NAJAARSPRESENTATIE

B

ij zijn eerste deelname aan de BEAcompetitie heeft Medialaan meteen een dubbelslag behaald, met twee nogal uiteenlopende evenementen. De eerste trofee wist het interne evenementenagentschap van de Vlaamse mediagroep te winnen voor een jaarlijks evenement waarbij de nieuwe programma’s voor het najaar worden voorgesteld aan de partners van de kanalen en stations. In augustus pakte Medialaan uit met een grandioos en hightech spektakel om deze boodschap over te brengen naar een publiek dat verwacht om elk jaar opnieuw verbaasd te worden.

“Iedereen is wel eens geconfronteerd ge-

weest met de moeilijkheid om zijn nieuwe producten voor te stellen aan een verzadigd publiek,” aldus een jurylid. “Hoe moet je hen verleiden? Hoe moet je het uitleggen? Wat moet je doen om niet te vervelen? Dit project heeft aangetoond dat een evenement een heel doeltreffend medium was om dit soort commerciële missie tot een goed einde te brengen. Technologische hoogstandjes, animaties die teasing en emotie combineerden, een hospitality van topniveau,… Deze programmapresentatie van Medialaan heeft heel goed zijn rol vervuld!” www.medialaan.net

MEDIALAAN: 25 JAAR VTM

H

et tweede project van Medialaan dat met brons werd bekroond beoogde niet de partners van de groep, maar wel het grote publiek, dat VTM wou bedanken voor zijn trouw gedurende 25 jaar (zie ook elders in dit nummer). Deze bedanking van VTM heeft de vorm van een indrukwekkende show aangenomen, die werd georganiseerd aan de kust. Met zijn twee BEA’s, heeft het interne evenemententeam van Medialaan echt getoond dat het weet hoe men een evenement moet creëren! Dat bewijst ook het juryrapport: “Bepaalde evenementen zijn zo wonderbaarlijk dat je ze

bekijkt met de ogen van een kind. Dat was het geval met dit evenement, dat werd georganiseerd om de verjaardag te vieren van een bedrijf dat aanwezig is in alle huiskamers.

Het doel? Een grandioze show aanbieden aan zijn klanten, oftewel aan ons. Aan de kust heeft dit evenement een grote impact gemaakt op het publiek en slaagde het in zijn doel om een gevoel van betrokkenheid te creëren. Na een Dikke Merci, een dikke proficiat aan het team van Medialaan voor deze bronzen BEA!”

BRONZ

E

www.medialaan.net

D-SIDE: BELGISCHE LANCERING VAN DE AUDI A3 SPORTBACK E-TRON BRON

ZE

I

n september 2014 ontwikkelde d-side een reeks evenementen en tests-drives in het kader van de Belgische lancering van de Audi A3 Sportback e-tron. Binnenin en rondom het Atomium, creëerde het agentschap een universum dat de sleutelwaarden van deze ‘groene’, hoogtechnologische wagen wist te symboliseren. Gedurende 4 dagen zijn deze evenementen er niet enkel in geslaagd om de « e-tron » technologie te laten ontdekken door de Belgische partners van de Duitse constructeur, maar ook om de vooropgestelde doelstellingen van het moederbedrijf Audi te vervullen. “Bij multinationals worden de resultaten van evenementen altijd tot in detail gescreend,” aldus een van de BEA-juryleden. “Voor deze productlancering die werd georganiseerd rondom ons nationale symbool, ging het dus niet enkel om een creatieve uitdaging, maar ook om de resultaten die moesten worden behaald! Missie volbracht voor d-Side, want ons kleine land toonde zich het meest performant bij de Europese lancering van de Audi A3 e-tron!” www.d-sidegroup.com

Le Garde-Chasse, a luxurious and pleasant seminar center at Jupille, nearby La Roche-en-Ardenne, Durbuy and Marche-en-Famenne.

It counts several meeting- and break-out rooms, and is perfectly situated between fields, woods and river.

Our guests always enjoy a complete exclusivity of our residences, for a unique and inspiring seminar.

Your stay can be completed by a full hotel- and catering service, an original teambuilding, support for outdoor activities, a teamcooking, a dinner at a surprising location, ‌ and much more on request, according to your wishes! From 21 till 29 bedrooms, for groups till 100 persons.

T. 0032 (0)84 36 85 50 / M. 0032(0)475 73 01 35 info@wildtrails.be / www.legardechasse.be 6987 Rendeux (Jupille)

Dinner Events NV Delften 23 (hal 20-21) B-2390 Malle dev@dinnerevents.be www.dinnerevents.be t.+32(0)3 380 06 30

“EVENT CATERING “EVENT CATERING IS NOOIT ROUTINE ” JAMAIS DE ROUTINE ” Onze uitdaging ligt in het creëren van culinaire hoogwaardige con-

Dans la coopération avec vous comme votre traiteur, nous tra-

cepten, volledig ‘in line’ met uw opdracht en uw budget. In onze sa-

vaillons ensemble pour créer un évènement avec des solutions

menwerking die wij aangaan als jouw cateraar, denken we mee aan

créatives et avec une haute qualité culinaire. Notre challenge est

creatieve oplossingen. Wij stellen ons graag voor als ‘DE’ nieuwe

de respecter votre budget et vos souhaits. Nous nous présentons

partner. Bij ons krijg je goesting om te feesten!

volontiers comme ‘LE’ nouveau partenaire catering. Chez nous, vous trouvez l’enchantement pour fêter!

67

BEA CATERING AWARD

BELGOCATERING SCOORT TIJDENS LIVE CATERING COMPETITIE Niet alleen de evenementenagentschappen werden op 30 maart in de bloemetjes gezet. Ook de eventcateraars kwamen in aanmerking voor een award. Daarvoor moesten ze wel nog op de avond van de BEA’s vol aan de bak tijdens de BEA Catering competitie. Tijdens de prijsceremonie, enkele uren later, werd Belgocatering uiteindelijk tot winnaar uitgeroepen.

D

e BEA Catering Award bracht dit jaar 12 cateraars samen om live te koken voor bijna 300 genodigden die willekeurig van tafel naar tafel gingen om een quotering te geven (goed voor 25% van het puntentotaal) aan elke aangeboden service: voorgerecht, hoofdschotel en dessert. Deze proef omvatte eveneens enkele specifieke regels. “Men moest aan de slag met een beperkt budget aan ingrediënten”, zo vertelt Erik De Ridder van het BEAcomité. “Daarnaast moesten de creaties ook passen binnen het opgelegde thema ‘Ice&Steam’. Ondanks de tijdsdruk en ondanks het feit dat men eigenlijk in een soort van veldkeuken moest werken, lag het niveau van de creaties enorm hoog.”

CREATIEF & KWALITATIEF Aan een aparte tafel hadden drie sterrenchefs de opdracht om alle aangeboden gerechten te proeven, en eveneens punten toe te kennen (50% van het totaal). Ook de maîtres d’hôtel van deze chefs mochten nog een score toeken-

nen (de resterende 25%).

Uiteindelijk kwam het team van Belgocatering hierbij als winnaar uit de bus. “Belgocatering stak er bovenuit omdat de gerechten goed pasten binnen het voorgestelde thema, maar ook omwille van de creativiteit en de kwaliteit die werd aangeboden op de tafels”, zo verklaarde jurylid Jean-Michel Dienst, chef van het sterrenrestaurant “Les Pieds dans le Plat”. “Wij zijn uiteraard heel blij dat we gewonnen hebben”, reageert Sophie Kint van Belgocatering. “Ik denk dat deze overwinning ook zeker de nodige weerslag zal hebben op de uitstraling van ons bedrijf.”

NAAMSBEKENDHEID De runner-up in deze veeleisende competitie was Dinner Events. “Wij zijn heel fier op onze zilveren award”, aldus Sabine Proost van Dinner Events. “Het was de eerste keer dat wij hadden deelgenomen, ook om de naam Dinner Events te promoten. Die tweede plaats moet

ons helpen om ons ook buiten de regio Antwerpen-Kempen-Mechelen kenbaar te maken.” Het podium werd vervolledigd door Kasteel van Zwijnaarde, dat een mooie derde plaats behaalde.

COMPETITIE BLIJVEN VERBETEREN Hoewel de competitie nog maar pas achter ons ligt, wordt er nu al werk gemaakt van de volgende editie. “Intussen hebben we de eerste evaluatievergadering al achter de rug”, zegt Erik De Ridder.

“Het is immers onze bedoeling om deze competitie verder te blijven verbeteren op basis van de feedback die we krijgen van de deelnemers, de juryleden en de gasten. Samen willen we er voor zorgen dat deze competitie voor de eventcateraars verder blijft groeien.”

68

Event Agencies

ACT!EVENTS VIERT 15 JAAR STERKE VERHALEN

Onder impuls van Stefan Czerwatiuk werd Act!events nu bijna 15 jaar geleden opgericht. Al heel snel stapten de jonge ondernemer en zijn team uit de rol van pure uitvoerders om een meer proactieve rol te spelen bij het verloop van elk project. Meedenken met de klant, resultaten definiëren, evalueren, verbeteren,… Stefan Czerwatiuk en Marijke Van Loo geven hun kijk op het verleden én de toekomst van zowel hun agentschap als dat van de sector.

15

jaar geleden was het aantal evenementenagentschappen in België bijna op één hand te tellen. De oprichters van de eerste bureaus waren niet enkel pioniers, maar ook ‘believers’. Alles stond nog in zijn kinderschoenen en iedereen had zijn eigen opvatting over deze nieuwe professionele discipline. Van die kwaliteiten als pionier en ‘believer’, is Stefan Czerwatiuk nog niets verloren.

CONCEPTUALISEREN IN DIENST VAN HET RESULTAAT “Al van in mijn studietijd heb ik mij verdiept in de evenementenwereld”, zo herinnert Stefan zich. “Eerst bij het Filmfestival van Gent, waar ik in de loop der jaren geleidelijk aan steeds meer verantwoordelijkheden kreeg en vervolgens ook op een professionele manier binnen een Gents agentschap.

B2B evenementen waren een jonge discipline, en al snel nam ik de beslissing om mijn eigen bureau op te richten. Met Act!events wou ik de rol van uitvoerder, die toen voor de agentschappen was weggelegd, overstijgen. Om acties te kunnen voorstellen die de gewenste resultaten zouden behalen, was het belangrijk om de strategie en doelstellingen van elke klant te doorgronden.

Wij wilden zoveel mogelijk informatie verzamelen en onze relatie met elke klant verdiepen. Een visie die onze klanten nog steeds erg appreciëren.”

Al bij de start van Act!events in 2000, werd de filosofie van het jonge bureau vertaald in een tagline die geheel vernieuwend was voor die periode: ‘Experience Communication’. Een concept dat onze wil uitdrukte om klanten ervaringen te laten beleven en zo een boodschap over te brengen die zorgt voor een nauwere betrokkenheid... In combinatie met de andere sterktes van het agentschap, heeft deze visie gezorgd voor een ongebruikelijke klantengetrouwheid bij Act!events.

WISENOSE “Mediahuis, Tech Data, ALDE Party, Samsonite, Whirlpool, Telenet, …

Act!events werkt samen met heel wat klanten die ons al jarenlang trouw zijn”, vervolgt Stefan. “Deze (voor onze sector) buitengewone trouw toont aan dat we erin slagen om steeds te blijven verrassen en aan de verwachtingen te voldoen bij elk evenement. Geen gemakkelijke opdracht maar wel één die aan de basis van onze filosofie ligt. Vanuit een relationeel perspectief, ben ik er van overtuigd dat die loyaliteit ook te maken heeft met het feit dat wij proberen om al heel vroeg aanwezig te zijn bij de planningsfase van de events.

Hoe beter we de noden begrijpen, hoe beter we hieraan kunnen beantwoorden. Het gebeurt zelfs dat deze vraag voor interactie (die vaak van bij de klant zelf komt) het kader van het evenement overstijgt. Dat is een van de redenen die hebben geleid tot de oprichting van Wisenose in 2010.”

“Op dit moment wordt meer dan 90% van de evenementen die Act!events organiseert, ook ondersteund door een kader van mediacommunicatie”, aldus Marijke Van Loo, Managing Partner van Wisenose, het communicatieagentschap dat in synergie met Act!events functioneert. “Al sinds jaren maken verschillende communicatiekanalen, waaronder ook de sociale media, integraal deel uit van de evenementen. Het is in dit kader dat Wisenose de competenties van Act!events is komen versterken. Deze twee entiteiten zijn enerzijds volledig onafhankelijk en tegelijkertijd ook complementair: in functie van de vraag, geven de beide agentschappen hun respectievelijke klanten de kans om te beschikken over een SPOC (single point of contact) voor de verschillende aspecten van communicatie, sociale media en evenementen. De ‘communicatie’ klanten van Wisenose kunnen bijvoorbeeld rekenen op de evenementenexpertise van Act!events, terwijl de ‘event’ klanten kunnen rekenen op Wisenose voor het opzetten van hun communicatie. Een belangrijke ontwikkeling die ons in staat stelt om elk project van begin tot einde de juiste inslag te geven.”

PROFESSIONALISERING Wanneer we met Stefan Czerwatiuk aan tafel zitten, willen we het natuurlijk ook hebben over zijn werk binnen de vakorganisaties. Iets waar hij zich al jaren passioneel voor inzet.

Event Agencies 69

INHOUD EN RESULTATEN

Stefan Czerwatiuk General Manager Act!events

“Stilstaan is achteruitgaan, dat is een motto dat door mij en het hele Act!events team hoog in het vaandel gedragen wordt. Niet alleen voor wat betreft onze eigen evenementen maar ook voor de sector in zijn geheel. We hebben binnen de associaties (vroeger ACEA, nu ACC Belgium) hard gewerkt met als doel het professionaliseren van de evenementensector. En dit al van bij het begin... Maar beschouw mij niet als een utopist of een Don Quichot”, vervolgt Stefan met een brede glimlach.

“De sector van de bedrijfsevenementen is bijzonder breed en we ontmoeten er actoren met heel uiteenlopende profielen. Om de geloofwaardigheid van de sector in zijn geheel te verzekeren, is het essentieel om de tijd te nemen om elkaar te vinden en initiatieven te nemen die nodig zijn voor het professionaliseren en geloofwaardig maken van onze sector. Dat was vooral 15 jaar geleden het geval maar ook vandaag blijven er nog verschillende punten over die verbeterd kunnen worden. Alle dienstverleners van de evenementensector hebben er baat bij dat de sector een positief imago heeft. Om dat te bereiken is het noodzakelijk dat iedereen van tijd tot tijd afstand neemt van zijn eigen activiteiten om te werken voor het algemeen belang.”

Marijke Van Loo Managing Partner Wisenose

BRIEFINGS In die 15 jaar hebben ook de bedrijven de aanpak van hun ‘live’ communicatie geprofessionaliseerd. Wanneer we Stefan vragen wat zij – nog - zouden kunnen doen om de doeltreffendheid van hun eventbeleid te verbeteren, laat zijn antwoord niet lang op zich wachten: de briefings!

“Het gebeurt vaak dat de briefings die we ontvangen – en dan praat ik niet enkel over Act!events – precisie missen en dat we de doelstellingen van het gevraagde evenement moeten herdefiniëren. Opdat een competitie tussen agentschappen kan resulteren in verantwoorde aanbevelingen en de keuze van het juiste agentschap, is het essentieel dat men precies weet wat er gezocht en gevraagd wordt bij de ontwikkeling van het concept. Wij zijn vaak de initiatiefnemers om deze coherentie te vragen, en het is niet uitzonderlijk dat wij de details van de briefing herbekijken met een potentiële klant, waarna deze de herwerkte versie doorstuurt naar ons... en onze collega’s. In dit verband wil ik ook aangeven dat het ACC een type-briefing heeft ontwikkeld, beschikbaar voor alle bedrijven, en ik moedig hen dan ook aan om deze te gebruiken.”

“Vanuit een breder perspectief zijn evenementen de voorbije jaren duidelijk geëvolueerd, en dit op vele manieren. Men is met name verantwoordelijker geworden: ten aanzien van de budgetten, maar ook met betrekking tot de doelstellingen die men wil bereiken voor, tijdens en na het evenement. De aanpak is dus een stuk complexer en de inhoud heeft erg aan belang gewonnen”, aldus Marijke Van Loo, die wordt bijgetreden door Stefan Czerwatiuk die verduidelijkt dat “wij steeds op die evolutie hebben geanticipeerd. Wat ons betreft, maken deze complexiteit en drang naar resultaat deel uit van de redenen waarom debriefings met onze klanten zeer belangrijk zijn. Dit laat ons niet alleen toe om hen steeds beter te begrijpen maar ook proactief te blijven en een hoog niveau van efficiëntie te integreren bij de planning van toekomstige evenementen.

Deze filosofie wordt trouwens ook doorgetrokken naar onze leveranciers.”

Waar is Act!events tot slot het meest trots op bij deze terugblik op de voorbije 15 jaar? “De Act!events en Wisenose teams zijn in de eerste plaats een echte ploeg die geobsedeerd is door het realiseren van goede evenementen en de daarbij horende communicatie. En dat is van onschatbare waarde”, aldus Marijke. “Ik ben er trots op dat Act!events nooit bang is geweest om zichzelf in vraag te stellen en dat we er altijd in geslaagd zijn om onze klanten een nieuwe ervaring te bieden”, sluit Stefan af, “en met 15 jaar ervaring achter de rug kijken we alvast volop uit naar de toekomst!” www.act-events.com www.wisenose.be

Supplies 71

DINNER IN THE SKY KEERT TERUG NAAR BRUSSEL

Een van de meest succesvolle producten uit de 25-jarige geschiedenis van The Fungroup, is ongetwijfeld Dinner in the Sky. De unieke ervaring om op een hoogte van 50 meter boven de grond te genieten van een diner op sterrenniveau slaat aan in alle uithoeken van de wereld. Ook dit jaar zal Dinner in the Sky weer een volledige maand aanwezig zijn in onze hoofdstad, zo vernemen we van Stefan Kerkhofs van Dinner in the Sky.

H

et idee voor Dinner in the Sky ontstond zo’n tien jaar geleden in samenspraak met onze partner David Ghysels, vertelt Stefan Kerkhofs. “Binnen Benji-Fun hadden we toen een attractie die Sky-Watch heette. Dit was een plateau aan een kraan waarbij je met 24 mensen naar boven gaat, enkel en alleen maar om te kijken. Zo hing ik tijdens een festival eens in de lucht met een paar vrienden.

Op een gegeven moment zei één van hen: ‘Het zou geweldig zijn als we hier nu nog iets zouden kunnen eten of drinken.’ We zijn daar toen over beginnen nadenken, hebben een tafel laten ontwikkelen, en Dinner in the Sky was geboren.”

SUCCES VANAF DAG 1 Al van bij het begin heeft Dinner in the Sky meteen een vliegende start genomen. “Bij de persvoorstelling in Brussel was het persagentschap Reuters aanwezig. Dezelfde avond nog kregen we al telefoon vanuit de Verenigde Staten waar men heel geïnteresseerd was.

Aanvankelijk hadden we niet de intentie om met dit product wereldwijd te gaan.

Maar we hebben toen heel snel geschakeld, en intussen zijn we met Dinner in

the Sky aanwezig in 45 landen. In negen jaar tijd hebben we al op de meest spectaculaire plaatsen in de wereld gewerkt.”

UNIEKE ERVARING Het hoeft niet gezegd dat Dinner in the Sky niet alleen een diner, maar tegelijkertijd ook een belevenis is. “We ontvangen onze gasten met een drankje. Na de registratie worden ze uitgenodigd om plaats te nemen in de stoelen. Op het moment dat men naar boven gaat wordt het voorgerecht geserveerd. Iedereen zit vast met een zespuntsgordel, maar toch heb je nog het gevoel vrij te zitten. De eerste vijf minuten zie je iedereen zich nog stevig aan de tafel vasthouden, maar al snel voelt men zich relaxed, en worden er volop selfies gemaakt. Het leuke aan Dinner in the Sky is dat je de kok ook voortdurend aan het werk ziet.

Als je in een sterrenrestaurant gaat eten, dan komt de chef-kok wel iets zeggen, maar daar blijft het bij. Bij de Dinner in the Sky staat hij vlakbij, en heb je twee uur lang contact met hem. En chefs zijn tegenwoordig echte artiesten geworden, die niet enkel goed kunnen koken, maar ook kunnen animeren.”

DINEREN ONDER DE BRUSSELSE STERRENHEMEL In juni zal Dinner in the Sky een ganse maand opgesteld staan in onze hoofdstad. “Dan geven we zowel particulieren als bedrijven en hun gasten een unieke gelegenheid om te komen dineren en genieten van de beste chef-koks van Brussel.

Dit jaar kunnen we rekenen op de expertise van 7 sterrenchefs: Yves Mattagne van Sea Grill**, Lionel Rigolet van Comme chez Soi**, Pascal Devalkeneer van Chalet de la Forêt**, David Martin van La Paix*, Giovanni Bruno van Senzanome*, Luigi Ciciriello van La Truffe Noire* en Bart De Pooter van De Pastorale** en van WY*. Deze sterrenchefs brengen elke dag een bevriende sterrenchef mee waardoor er in totaal 35 Michelinsterren in Brussel zullen neerstrijken. Iedere dag laat één van de 7 sterrenchefs met zijn bevriende sterrenchef 22 genodigden (per sessie) genieten van een buitengewone lunch of van een van de 2 avondsessies onder de Brusselse sterrenhemel”, zo besluit Stefan Kerkhofs. www.dinnerinthesky.be.

TOTALE ONDERSTEUNING, OP MAAT VAN UW EVENT EN ORGANISATIE DMG SUPERVISES

DMG-Security houdt toezicht op uw concert, event, festival, beurs, woning, feest, parking en andere locaties.

DMG SOLUTIONS

DMG-Solutions biedt u ultratotale oplossingen: van veiligheidscoördinatie tot coördinatie van crew, shuttles, chauffeurs, parkingdiensten en zoveel meer.

DMG PROTECTS

DMG-Security beschermt ook uw naasten, klanten, gasten of hoogwaardigheidsbekleders.

DMG GUARDS

DMG-Guards bewaakt uw bedrijfsgebouwen, industriële sites, zaak, tijdelijke opstelling, uw woning en zoveel meer.

VRAAG VRIJBLIJVEND UW OFFERTE AAN!

AUDIO VIDEO LED LIGHTING SCENERY RIGGING & AUTOmATION www.pRG.COm

T+32 (0)14 53 82 50 INFO@DMG-GROUP.BE WWW.DMG-GROUP.BE 16.1078.11 ND3190 16.1152.02

ENDLESS POSSIBILITIES POWERED BY PASSION

People. Innovation. Solutions.

+

029172_Advertentie Experience Magazine (1-2 page) (1).indd 1

SEE WHAT WE CAN DO. 30/03/15 09:07

Supplies 73

DE NIEUWSTE FEMAT-CREATIE HEET TWIGGY

Als leverancier van feestmateriaal is Femat voortdurend bezig met de ontwikkeling van nieuwe, innovatieve producten. Vorig jaar kon men tijdens het salon Taste & Traiteurs bijvoorbeeld kennis maken met de originele Modus Bar. En ook dit jaar tijdens de BEA Awards had het team van Femat opnieuw voor een primeur gezorgd. Maak kennis met de multifunctionele Twiggy…

M

et een rijke ervaring op de verhuurmarkt weet Femat als geen ander wat er leeft bij de klanten en op welke vlakken er nog vernieuwing/ verbetering mogelijk is. Zo heeft het bedrijf zich de afgelopen maanden bijvoorbeeld gebogen over de vestiaire. Dit is niet altijd de meest esthetische plek van een evenement, maar toch is het steeds een van de eerste locaties die gasten te zien krijgen. Om deze eerste indruk wat meer stijl en klasse te geven, ging Femat op zoek naar een kleerhangrek dat gezien mag worden…

STIJLVOLLE KLEERHANGER Om deze zoektocht tot een goede einde te brengen, deed Femat een beroep op

de creatieve kwaliteiten van ontwerper Bjorn Verlinde, die eerder ook al de Modus Bar had ontworpen. Ditmaal toverde hij Twiggy uit zijn hoed. Twiggy, dat zijn naam dankt aan het Engelse woord voor ‘twijgje’, is opgebouwd uit twee paar gekruiste houten balken aan de uiteinden met daartussen een staaf in gelakt metaal. Het geheel dat zo ontstaat is een stijlvolle kleerhanger die op geen enkel evenement misstaat.

MULTIFUNCTIONEEL Maar er is meer. Twiggy is namelijk multifunctioneel uitgedacht zodat hij ook heel makkelijk voor een andere functie binnen het evenement kan worden ingeschakeld. Door een set sfeerlampen aan

de dwarsligger te bevestigen zorg je voor een originele verlichting van je feest- of buffettafels. Door gebruik te maken van ringgordijnen in fluweel of voile, tover je Twiggy om tot een afscheidingswand. Zo kan je heel eenvoudig ruimtes indelen of gewoon een bepaalde sfeer meegeven.

RIJKE CATALOGUS Op 30 maart, tijdens de BEA awards, werd Twiggy voor het eerst voorgesteld aan de professionele markt en het werd er zeer enthousiast onthaald! Na dit geslaagd debuut is Twiggy nu beschikbaar in de verhuurcatalogus van Femat, naast honderden andere feestartikelen die kunnen bijdragen tot het slagen van uw evenementen.

NOT JUST ANOTHER R E N TA L C O M PA N Y EVENTS, BEURZEN, FESTIVALS, PARTY’S

STEVEN

0468 33 02 42 •

PETER

0496 32 68 88 • INFO@LACONCEPTS.BE • WWW.LACONCEPTS.BE

Celebrations Entertainment  DE TROEVEN VAN ONZE EVENT-LOCATIE: Neem in een voormalige neo-gotische kerk deel aan het feest van Karel de Stoute en Margaretha van York. Narren, minestrelen, ridders, dansers, een valkenier, heksen, vuurspuwers vrolijken het 4-gangendiner op, begoten met bier en wijn zoveel u lust. De deuren openen om 19.00 u. Voorstellingen het hele jaar door op zaterdag – en van april tot oktober ook op vrijdagavond van 19.30 tot ca. 22.15 u. De unieke locatie kan ook gehuurd worden voor uw bedrijfsfeest, product – presentaties en andere PR – evenementen.  CATERING: Vrij  PARKING: Betalende ondergrondse parking “De Biekorf” Naaldenstraat  AUDITORIUM: Neen  AV BESCHIKBAAR: Neen  TOTALE BESCHIKBARE OPPERVLAKTE: 600m2

Vlamingstraat 86 // BE 8000 BRUGGE // T +32 (0)50 34 75 72 // F +32 (0)50 34 87 28 // info@celebrations-entertainment.be // www.celebrations-entertainment.be

FULL SERVICE EVENT AGENCY DÉ NIEUWKOMER VAN 2014 2-VOUDIG AWARD WINNER KLANTEN MET EXTRA PIT EUROPESE SPEELTUIN

NEW BUSINESS MANAGER TAAKBESCHRIJVING

• Klanten ondersteunen om hun marketing ideeën om te zetten naar creatieve events.

• Prospecteren en communiceren wordt je belangrijkste taak.

• Daarnaast zal je de accounts ondersteunen ter garantie van de New Balls Please kwaliteit die voor elk event wordt nagestreefd.

PROFIEL • Min. 5 jaar MICE of sales ervaring (agency account of adverteerder) • Je hebt een eigen netwerk ontwikkeld binnen de MICE branche • Je bent sterk verweven met alle sociale media en je kan deze creatief inzetten om je doel te bereiken • Net zoals je collega’s heb je geen 9- to- 5 mentaliteit • Je hebt een rijbewijs • Je bent vlot drietalig Nederlands/Frans/Engels

EVENT ACCOUNT TAAKBESCHRIJVING

• Je creëert zelfstandig evenementen van A- Z voor onze klanten • Je volgt on- site je evenementen op van montage tot demontage

PROFIEL • Min. 3 jaar MICE ervaring (agency of adverteerder) • Dagelijkse zoektocht naar creatieve concepten en kwalitatieve partners • Je bent trendgevoelig en nieuwe (social) media hebben geen geheimen voor jou • Grafische skills (bv. event software) zijn een meerwaarde • Net zoals je collega’s heb je geen 9- to- 5 mentaliteit • Je hebt een rijbewijs B (+…)

• Je bent vlot drietalig Nederlands/Frans/Engels

STAPELPLEIN 70/102 I B-9000 GENT I› T +32 (0)9 265 98 01 I MICHEL@NEWBALLSPLEASE.BE I WWW.NEWBALLSPLEASE.BE

Dé partner-service exclusief voor beurs-/eventorganisatoren:

CONCEPT LINE BETAALBARE EN DYNAMISCHE STANDEN

SCAN & CHECK ONZE VIDEO !

A.S. Technology, uw partner in licht- & audiovisuele technologie voor expo, events en meetings LIGHT | AUDIO | VIDEO | TRUSSING | RIGGING | POWER | DRAPES | STAGE | EXPO | EVENTS | MEETINGS

Je bent een (corporate) eventorganisator?

Je denkt eraan een betaalbare inhouse beurs of event te organiseren en je wilt kijken hoe dit er kan uitzien?

Bel of mail nu en wij maken jouw 2D-plan. Helemaal Gratis!

GRATIS 2D-PLAN

Vraag een offerte aan v贸贸r 31 mei 2015. Wij denken graag met je mee!

T: 03 313 73 73

E: info@astechnology.eu

WWW.ASTECHNOLOGY.EU I.Z. Brug 10, Klein Veerle 115, B-2960 Brecht | T: +32 3 313 73 73 | F: +32 3 313 74 73 | E: info@astechnology.eu A.S. Technology vCard

www.deltarent.com Industriestraat 16 | 8755 Ruiselede | T. +32 51 580 478 | info@deltarent.com

DE SHOP

THE HOTTEST EVENT VENUE IN ANTWERP

Brabanthal, ruimte voor ideeën

6000 m 2 • 1200 parkeerplaatsen • Vlakbij E40 in Leuven • Publieks- en vakbeurzen • Vergaderingen en congressen • Concerten en fuiven • Privéfeesten • Van 3 tot 9000 personen Brabantlaan 1 • 3001 Leuven • t 016 383011 • f 016 383010 • info@brabanthal.be • www.brabanthal.be

A BOLD EVENT EXPERIENCE Karting, paintballing, mini-golf even, we do all the classics. Or how for something completely different? Call us crazy, but we introduced quite a lot of business managers into the peaceful practice of sheep herding.

How’s that for a bold experience?

Apart from that, we just opened a brand new lounge in Brussels, where you can meet your clients, prospects, co-workers, ... in a nice setting. Be sure to check it out! way2events Leuvensesteenweg 510 1930 Zaventem www.way2events.be

Locations 81

NIEUWE NAAM VOOR NEKKERHAL:

NEKKERHAL - BRUSSELS NORTH Toen Stad Mechelen in juni vorig jaar de concessie van de Nekkerhal toewees aan Artexis, een dochteronderneming van de Artexis Easyfairs Group gespecialiseerd in het beheer van evenementenhallen en het organiseren van events, had ze hoge verwachtingen. Dat vertrouwen blijkt niet geschaad.

NIEUWE EVENTS

D

e effectieve exploitatie van de Nekkerhal door Artexis ging in op 15 januari 2015 en sindsdien werden tal van nieuwe events naar Mechelen gehaald. Zo zijn er binnenkort de Samsung dealerdagen (eind maart) en de 50+ beurs (april). Ook Aquafin viert er zijn 25-jarig bestaan (mei) en ook andere company events zitten in de pipeline voor juni. Bovendien vult de kalender voor het volgende beursjaar (vanaf sept 2015) zich nu al snel.

MECHELEN BLIJKT UITSTEKENDE BESTEMMING VOOR EVENTS “Mechelen zit duidelijk in de lift en is als historische stad een uitstekende bestemming voor events” zegt Dirk Van Roy, CEO van Artexis Easyfairs Benelux. “De vlotte bereikbaarheid, de parkeermogelijkheden direct aan de hal en een goede mobiliteit in het algemeen zijn absolute troeven voor de event business. Die willen we ten volle uitspelen en zo ook internationale business events naar Mechelen halen.”

NIEUWE NAAM Artexis wil de Nekkerhal en Mechelen als bestemming dus internationaal gaan positioneren. Om dat doel te bereiken, drong zich een naamsaanpassing voor Nekkerhal op. Vandaag (9 april) werd op het Stadhuis van Mechelen de nieuwe naam en het nieuwe logo aan de pers voorgesteld. Nekkerhal wordt dus vanaf nu “Nekkerhal – Brussels North”. Ook een nieuwe website werd gelanceerd: www.nekkerhalbrusselsnorth.com Schepen Koen Anciaux, ondervoorzitter van de vzw-in-ontbinding Nekkerhal: “Het uitbaten van een evenementenhal is geen kerntaak van een stad. Dat laten we beter over aan een private partner die zich daarin heeft gespecialiseerd. Als organisator van topevents wereldwijd kan Artexis Easyfairs indrukwekkende adelbrieven kan voorleggen. Met deze overname worden ook voor de Nekkerhal de horizonten verlegd.

Het begin van een tweede jeugd.”

®Mark Devos

“Artexis bewijst dat wij als stadsbestuur de juiste beslissing genomen hebben om de Nekkerhal in concessie te geven aan een bedrijf dat van wanten weet wat beheer van evenementenhallen betreft”, zegt schepen Bart De Nijn, voorzitter van de vzw-in-ontbinding Nekkerhal, “Wij verwachten ook dat in de Benelux de naam ‘Nekkerhal’ voldoende met Mechelen vereenzelvigd wordt, zodat de nog meer internationaal bekend klinkende naam ‘Brussels-North’, onze stad op de kaart zal zetten, zoals Charleroi dat met haar luchthaven doet.”

INVESTERINGEN Artexis Easyfairs is dus duidelijk van plan om nieuwe business naar Mechelen te halen en het aanbod open te trekken naar ‘events’ in de breedste zin van het woord. Daartoe is het ook bereid de nodige investeringen te doen. Ook de Stad Mechelen doet een duit in het zakje. De plannen voor het inrichten van een ‘Blackbox’ (een sfeervolle kant-enklaar ingerichte event ruimte) in de hal zijn concreet. De bouw ervan gebeurt deze zomer zodat ze vanaf september in gebruik kan genomen worden. Dit initiatief biedt alweer perspectieven voor het aantrekken van nieuwe events zoals product shows, personeelsfeesten, eindejaarsevents, enz… naar Mechelen.

“Deze uitbreiding van event formats, zowel nationaal als internationaal, heeft een aanzienlijke verhoging van de economische impact op de Stad Mechelen en de omliggende regio tot gevolg. Dit niet alleen voor Horeca en toerisme, maar ook voor alle toeleveranciers van de eventsector. Het belang hiervan mag niet onderschat worden” vervolgt Dirk Van Roy. “Verder zijn wij zeer opgetogen over het partnership tussen Stad Mechelen en Artexis. We gaan samen de boeiende uitdaging aan om de oude groentenhal van weleer om te vormen tot een hedendaagse multi-format eventhal die internationaal zijn plaats zal opeisen.” www.nekkerhalbrusselsnorth.com

Organisatie en service puur natuur Domaine des Grottes de

Het Domein van de Grotten van Han biedt een breed gamma aan mogelijkheden, de ene nog origineler dan de andere: een standaard vergaderzaal van 80 personen, de magnifieke Wapenzaal die zich 100m onder de grond bevindt of al even apart: de pelsjagers hut in het midden van het Wildpark. Maak een vrijblijvende afspraak met ons team en kom dit uitzonderlijke theater zelf ontdekken.

www.grotte-de-han.be

De Natuur op ware Grootte

CONTACTEER NU STÉPHANE GÉRON sgeron@grotte-de-han.be 0496 50 97 05 www.grotte-de-han.be GDH_1312_ExperienceMag_InfrServices.indd 2

31/07/14 14:26

KINEPOLIS IS MEER DAN ALLEEN CINEMA. HET IS OOK IDEAAL VOOR PRESENTATIES, BIJVOORBEELD. NOG IETS DAT U MISSCHIEN NIET WIST OVER ONS. Iedereen weet: Kinepolis is cinema. Maar Kinepolis is veel meer dan dat. Het is ook opera. Of seminaries.

Of circus. Of zowat alles wat u maar kunt bedenken.

Laat u alvast inspireren op kinepolisbusiness.com of bel Lien Van Vynckt op 09 241 01 61.

Meer dan alleen cinema.

Top appreciated event agency since 2009.

follow the white rabbit.