Xp 92 nl by LEO bvba

i n s p i r a t i e vo o r l i ve c o m m u n i c a t i o n e n eve n t m a r ke t i n g

driemaandelijks Zomer 2015

Afgiftekantoor: Gent X – erkenning: P904117

Terug naar

Waterloo

MANAGEMENT

AGENCIES

DE BELANGRIJKSTE INGREDIËNTEN VAN EEN EVENTBRIEFING

EVENT MASTERS EN CONRAD CONSULTING BEREIKEN EEN MIJLPAAL

PEOPLE

MANAGEMENT

EEN ANTWERPENAAR VEROVERT SPANJE

HOE KAN JE TIJDELIJK PERSONEEL MOTIVEREN ?

Not just another brick in the wall! With a family day and the annual Open Wervendag, we welcomed over 4.000 people in 2 days. Both Barcoâ&#x20AC;&#x2122;s future building and the event made quite an impression!

Kortrijksesteenweg 1126/01 9051 Gent - Belgium

t +32 9 221 90 97 f +32 9 222 16 59

info@act-events.com www.act-events.com

Het Edito van…

Jean-Paul Talbot

BESTE LEZERS,

Voor de verandering heeft dit zomernummer opvallende internationale allures. Dat is uiteraard geen toeval, want ons land is buiten haar grenzen getreden en op de Europese kaart gezet, en zelfs op de wereldkaart. We beginnen met een terugblik op de festiviteiten die onlangs werden georganiseerd in het kader van de tweehonderdjarige herdenking van de Slag bij Waterloo, en we gaan ook langs in de buurt van Sevilla, voor een gesprek met een Antwerpenaar die partner is geworden van een van de grootste eventbureaus van het Iberisch schiereiland, en voorzitter van de vereniging van Spaanse eventbureaus, die slechts enkele maanden geleden werd opgericht. Nog steeds op internationaal vlak wordt het EuBea festival voorbereid, en de uitnodigingen tot inschrijving zijn van start gegaan. Bericht aan de Belgische eventbureaus die zich – nogmaals – op Europees vlak willen onderscheiden… Een andere nieuwigheid is dat de internationale vereniging van corporate eventmanagers (Uniceo) blijft groeien en een Belgische heeft aangesteld aan het hoofd van de regio Benelux. Iemand die we aan sommigen niet meer hoeven voor te stellen, maar die we hier toch in de kijker wilden plaatsen. We hadden u eveneens kunnen meenemen naar Parijs, waar de organisaties van dienstverleners in de eventsector sterk vooruit zijn gegaan, maar daar komen we begin september op terug. We hadden ons ook kunnen buigen over andere activiteiten die, geheel of gedeeltelijk, door Belgische dienstverleners werden geleid. Maar er moest een keuze worden gemaakt... Tijdens deze zomerperiode rest er mij enkel nog een uitstekend verlof toe te wensen aan diegenen die vakantie kunnen nemen, en een nieuwe afspraak met u te maken in september, voor een kleine test over drones, die momenteel zeer populair zijn, en voor de lancering van de volgende BEA en Catering Awards. En laten we natuurlijk de talloze activiteiten aan de kust en op festivals niet vergeten…

Colofon OMSLAG © Phil Thomason EXPERIENCE MAGAZINE Experience magazine is het inspirerende vakblad in de Benelux voor evenementen en event marketing. OPLAGE 7.000 exemplaren VERSPREIDING België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) FREQUENTIE Driemaandelijks UITGEVERIJ LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Luik Tel.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Erik De Ridder edr@eventbox.be HOOFDREDACTIE Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be REDACTIE Jacques Legros, Jeroen Coteur

REDACTIONELE MEDEWERKERS Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Dimitri Van Moerkercke ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTEN Valérie Laforgia val@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Het tarief voor een studentenabonnement is € 70 per jaar (incl. BTW). Een kopie van de studentenkaart is hiervoor verplicht. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend. SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien GSM: +32 (0) 472 90 06 17 E-mail: iv@eventbox.be

PRODUCT MANAGER Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be TRAFFIC Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be DRUK Geers Offset, Gent COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide, Toys & Games, The Corporate Traveller, Bespoken en Amazing in Motion. ISSN: Verzending België Verschijnt zes keer per jaar in de BeNeLux en Frankrijk. Afgiftekantoor: Gent X. Erkenning: P904117 VU: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

LIDL - UPR PRESS CONFERENCE

EUROMILLIONS - MORTIERBRIGADE TROPICAL ISLAND

TRADE MART ANNIVERSARY

TELENET - THESE DAYS AVANT-PREMIÈRE ‘GAME OF THRONES’

PRIMA DONNA - BELMODO 150 YEARS TO YOU

SPOTIFY BLACK STAGE POWERED BY AXE PRIVATE SHOWCASE ‘TOUT VA BIEN’

1 DEDICATED TEAM / 181 EVENTS / 72.366 GUESTS / 42 HAPPY CLIENTS

Months of creating moments

Are you next ? WEMAKEYOUHAPPY.BE

FLEXWERK UITBESTEDEN

ZONDER ZORGEN doe je met

EEN ONLINE APP

ON / OFF

De ForganiserTM service bevat een online applicatie waarin u uw flexibele werkers selecteert, inplant en aanstuurt in realtime.

Ga nu aan de slag!

Vandaag met dertig, morgen met drie en volgende week terug met vijftien. Met Forganiser TM schakelt u snel en doeltreffend op maat van de noden.

GEAUTOMATISEERDE ADMINISTRATIE

STEEDS HET JUISTE TEAM

FORGANISER TM

AT YOUR SERVICE

ForganiserTM biedt een steeds groeiende online databank aan vol gemotiveerde professionals uit de evenements- en belevingsindustrie, waaruit u steeds het geknipte team kunt samenstellen. Gedaan met langdurige aanwervingsprocedures.

Met een ForganiserTM account is alle administratie in een mum van tijd geklaard. Zowel de contracten als de loonverwerking worden via ForganiserTM geautomatiseerd. Zo blijven uw overheadkosten miniem.

FORGANISER TM

www.forganiser.be

De uitstekende gepersonaliseerde diensten van vip-hostessen en hosts L’excellence du service personalisé d’hôtesses et hôtes vip

VIP EVENTS - CONFERENCES - ENTERTAINEMENTS - FAIRS & SHOWS

Avenue Lambeaulaan 91 - 1200 Bruxelles

T. 02/733.07.01 - F. 02/733.07.55

info@proteine.be - www.proteine.be

HEERLIJK EERLIJK SFEERLIJK

VANDERSMISSEN FEESTSERVICE Gelmelstraat 92 Bus 7 B-2320 Hoogstraten T +32 (0)3 314 58 85 www.vandersmissen.org info@vandersmissen.org

Inhoud INSIDE NEWS 009 EventNews

De actualiteit uit de Belgische eventscène

EVENT MARKETING 020 “Onze missie? Van de 200ste verjaardag iets sterk maken”

Voor de tweehonderdste verjaardag van de Slag van Waterloo, heeft het Brusselse agentschap er niet voor teruggedeinsd om risico’s te nemen, in de rol van uitvoerend producent.

024 Flash

049 UNICEO benoemt een Belgische als vice-voorzitter voor de Benelux

SUPPLIES 051 Wat verwachten de event agencies allemaal op hun bord?

In mei en juni bevroeg het team van Experience Magazine 158 eventbureaus in het kader van de jaarlijkse enquête rond de Belgische event cateraars.

EVENT MANAGEMENT

EVENTS

029 “Een goed eventbureau is uiteraard vooral een eventbureau waarop we kunnen rekenen, wat er ook gebeurt”

053 Inschrijvingen voor de EuBea zijn geopend

Paola Capaldi werkt al bijna 20 jaar bij Belgacom/Proximus en leidt vandaag de evenementenafdeling van Proximus Group, die jaarlijks bijna 400 evenementen organiseert.

037 Kiezen voor een gepersonaliseerde verzekering voor zijn evenement?

Vandaag kan AssurEvents dankzij zijn knowhow en expertise beantwoorden aan de noden en de verwachtingen van zijn Belgische klanten, die lokaal en overal ter wereld aanwezig zijn.

040 Antwerpenaar aan de top van de Spaanse evenementenwereld

Jaime Sánchez was amper 23 jaar oud toen hij zijn geboortestad Antwerpen verliet. Nu, ruim twintig jaar later, staat hij met zijn bedrijf Eventisimo helemaal aan de top van de Spaanse evenementenwereld. Luister mee naar het boeiende verhaal van een succesvol ondernemer die meer dan 150 mensen in dienst heeft…

045 Streven naar een optimale Event Briefing

ASSOCIATIONS 047 BESA lanceert een reeks nieuwe tools 047 Een boeiend najaar voor de EMA Society

De Europese wedstijd voor de beste Europese evenementen is van start gegaan. Projecten die willen deelnemen, moeten vóór 31 augustus zijn ingeschreven.

EVENT AGENCIES 055 Kort op de bal voor de nieuwste teambuilding trends Event Masters viert dit jaar zijn twintigste verjaardag. Ook na 20 jaar blijft het eventbureau iedere dag hard werken om toonaangevend en innovatief te blijven, binnen alle vier de afdelingen van het bedrijf: tailormade events, incentives, DMC en teambuildings.

059 “Al 25 jaar steeds ingenieus uit de hoek komen”

Eind jaren ’80 beconcurreerden Koen Vanhove en Stefan Deckers elkaar nog als jonge organisatoren van fuiven in Hasselt. Intussen zijn beide heren al 25 jaar zakenpartners binnen Conrad Consulting en dragen ze zo bij tot de ontwikkeling van de B2B-evenementensector.

MEETCENTIVES 063 Foodz

De VIP-formules van het Filmfestival Gent

LOCATIES 081 Ampère: ondergrondse events op hoog niveau

Antwerpen is een ‘hot spot’ rijker met een stevige allure. Initiatiefnemers Joachim Marynen en Carlos Michielsen omschrijven Ampère als een ‘sustainable creative event space’.

www.deltarent.com Industriestraat 16 | 8755 Ruiselede | T. +32 51 580 478 | info@deltarent.com

Give us an issue, we have the tissue EVENT DECORATION • CONFECTION • DRY-HIRE

Industrielaan 107 • B-3630 Maasmechelen Tel :+32 89 77 16 50 • Fax: +32 89 77 16 58

www.deco-fact.be info@deco-fact.be Like us on

Facebook

eventnews.be Panasonic lanceert hybride verlichting- en projectiespeler

anasonic lanceert een nieuwe hybride verlichtingsoplossing. Hiermee kunnen de functies van traditionele verlichting worden gecombineerd met videoprojectie. Dit kan gebruikt worden voor toepassingen in retail, musea en restaurants. De Space Player™ beschikt zowel over verlichtings- als laserprojectiefuncties in één spotlightvormig ontwerp. Deze kan met één kabel worden bevestigd aan standaard verlichtingsrails. Installeren en verplaatsen zijn daardoor eenvoudig. De Space Player combineert verlichting, projectie en animatie en brengt zo nieuw licht op elke gewenste plaats. De oplossing is vooral interessant voor de retail, waar deze tegelijkertijd producten kan uitlichten en productspecifieke tekst kan projecteren om de consument te informeren. “Panasonic wil een nieuwe markt creëren voor ‘projectieverlichting’, waarbij gebruik wordt gemaakt van video voor verlichting”, aldus Hartmut Kulessa, Europees marketingmanager voor projectorproducten. “We zien de Space Player bijvoorbeeld zorgen voor inter-

actieve tentoonstellingen in musea door bewegende beelden te projecteren in plaats van statische afbeeldingen, of misschien in een restaurant, waar deze een indrukwekkende sfeer kan creëren door het menu op de muur of de tafel te projecteren.” De Space Player kan in alle richtingen onder zijn horizontale as projecteren en kan voor het afspelen van beelden worden gebruikt in combinatie met SD-kaarten, pc’s en tablets. Dankzij het gebruik van een laserlichtbron werkt de Space Player 20.000 uur onderhoudsvrij. “Met de Space Player kan dit alles eenvoudig worden geïntegreerd in de bestaande verlichtingsinfrastructuur,” zegt Kulessa. “Dit maakt van de Space Player een kostenbesparende en eenvoudige manier maakt om een indrukwekkende audiovisuele omgeving te creëren.” De Space Player is verkrijgbaar in zwart (PT-JW130GBE) en wit (PTJW130GWE) en heeft een adviesverkoopprijs van € 2400. nl.business.panasonic.be

Fast Forward zoekt een “Senior Account Manager Events”

ast Forward bouwt al elf jaar spraakmakende events met superieure service, souplesse en schwung. Elk event vraagt telkens weer tonnen voorbereiding, ondersteuning en coördinatie. Daarom willen zij hun crew versterken met een Senior Account Manager Events. Ben jij een gedreven communicator met uitgesproken commerciële en netwerk-skills? Heb je minstens 5 jaar ervaring in de eventsector en sta je stevig in je professionele schoenen? En is onderstaand profiel de omschrijving van jouw droomjob? Mail dan in Fast Forward je cv en motivatie naar mathias@fastforwardevents.be www.fastforwardevents.be.

DE DUIZELINGWEKKENDE GLIJBAAN IS NU OPEN !

NIEUW IN AQUALIBI Dit jaar hebben jullie weer een goede reden om naar Aqualibi te komen. In 2015 kunnen u en uw medewerkers als eerste de gloednieuwe glijbaan Flash uittesten.

Aquasensationeel : nieuwe glijbaan Flash Stel u even voor. U bevindt zich op 7,5 meter hoogte. Vervolgens gaat het in vrije val in een hoek van 45° pijlsnel naar beneden. De snelheid klimt tot maar liefst 50 km/u. Met de Flash beleeft u ongekende sensaties, zélfs naar Aqualibi-normen !

Uw volgende bedrijfsevent is nú al geslaagd Aqualibi heeft alles in huis voor uw bedrijfsevent : multifuntionele vergaderruimten, een ruime culinaire keuze voor groepen tot 500 personen ...

MEER INFO ? Contacteer ons via events.be@cda-parks.com of neem een kijkje op www.aqualibi.be

BELLE85136949_B2B_adv_ExperienceMagazine_128x185.indd 3

30/06/15 16:13

key success factors •

2500M² EVENT VENUE / 11M HEIGHT

•

NEW TECHNICAL SETUP BY GSP2

•

CAN ACCOMMODATE FROM 50 TO 1130 PEOPLE

•

PROFESSIONAL EVENT LOUNGE TEAM

•

PARKING

•

5 FIXES CATERERS (VAN EECKHOUT, CHEF CHEZ SOI, J&M CATERING, HUITRIÈRE & EOLE, FOOD LOVERS)

1st

•

CARS / TRUCKS ACCESSIBLE

•

EASILY ACCESSIBLE

•

TRENDY ARCHITECTURAL INTERIOR

•

SUSTAINABLE VENUE

•

NO NOISE RESTRICTIONS

2014 MOST APPRECIATED EVENT LOCATION

Bd. Général Wahislaan 16F | 1030 Brussels | info@eventlounge.be | www.eventlounge.be

+32 (0)2 726 55 26

eventnews.be SAMSUNG GALAXY CUP 2015

OneTec Group ontwikkelt interactieve Team Building oplossingen

l meer dan 10 jaar biedt OneTec een brede waaier aan diensten die perfect beantwoorden aan alle IT-behoeften van organisatoren zoals het beheer van databases, communicatie, registratie, het printen van badges, scanning, korte termijn verhuur van IT- en AV-apparatuur en verschillende interactieve oplossingen (draadloos kiessysteem, communication wall, Interactieve kiosken ...). Op vraag van het agentschap Kalahari, en in opdracht van B-Post, ontwikkelde OneTec Group een webapplicatie voor de Ipad. De applicatie vormt de basis voor een teambuilding, want ze geeft 100 teams van 4 personen de kans om deel te nemen aan een Quiz en aan tal van missies die op verschillende locaties in het land volbracht moeten worden. Een complex sporenspel waarbij de applicatie zich over het parcours van de deelenemers, de gestuurde en ontvangen berichten, en de behaalde punten ontfermt. Dankzij deze informaticaontwikkeling kon de organisatie de volgende zaken rechtstreeks volgen: • de positie van de teams, verspreid over het terrein; • de activiteit en de score van elk team gedurende de hele dag; • de houding en de prestatie van de teams tijdens het volbrengen van de missie. Een team dat instaat voor het beheer , de analyse en de ontwikkeling van de apps staat ter beschikking voor elk gelijkaardig project. www.onetec.eu

The Oval Office rekruteert in Gent: “Ervaren Project Manager Events”

m zijn team in Gent te versterken is The Oval Office op zoek naar een gedreven en ervaren Project Manager Events.

Brand Activation & Creative Events Blazoenstraat 34A, BE-9000 Gent tel +32 9 216 85 40 info@fastforwardevents.be www.fastforwardevents.be

Het bureau telt momenteel 36 medewerkers: specialisten in communicatie, events en brand activation. Onze klanten zijn premium merken zoals Aquafin, Agentschap voor Natuur en Bos, BASF, B Logistics, BMW, bpost bank, Jobat Media, Nintendo, Proximus, Stad Antwerpen en Thalys. Solliciteer voor deze functie via e-mail naar ghent_vacancies@theovaloffice.be.

Uw eventorganisator wint de Diamond ThemePark Award voor beste service ! Op de uitreiking van de Diamond ThemePark Awards won Bellewaerde de award voor het park met de beste dienstverlening in België. En elke dag blijven we onze award verdedigen. Door al onze bezoekers in de watten te leggen met een vlekkeloze service en een brede waaier mogelijkheden.

Aan u de keuze : • Huur het park een hele dag voor uzelf én uw gasten • Organiseer er meetings, incentives, conferenties of productlanceringen • Kies voor een van onze vip-formules • Bestel voordeeltickets om uit te delen aan klanten of collega’s

Nóg 3 goede redenen om met uw mensen langs te komen ! Dit seizoen mag u in Bellewaerde twee nieuwigheden verwachten : GOLD RUSH, Stunt & Dive Show en de 4D-film De Kleine Prins. Maar dat is niet alles. Vanaf de zomer is er elke dag een roofvogeldemonstratie, zeker de moeite waard !

Meer info ? Contacteer ons via events.be@cda-parks.com of neem een kijkje op www.bellewaerde.be

BELLE85136949_B2B_adv_ExperienceMagazine_128x185.indd 1

30/06/15 16:13

TOTALE ONDERSTEUNING, OP MAAT VAN UW EVENT EN ORGANISATIE DMG SUPERVISES

DMG-Security houdt toezicht op uw concert, event, festival, beurs, woning, feest, parking en andere locaties.

DMG SOLUTIONS

DMG-Solutions biedt u ultratotale oplossingen: van veiligheidscoördinatie tot coördinatie van crew, shuttles, chauffeurs, parkingdiensten en zoveel meer.

DMG PROTECTS

DMG-Security beschermt ook uw naasten, klanten, gasten of hoogwaardigheidsbekleders.

DMG GUARDS

DMG-Guards bewaakt uw bedrijfsgebouwen, industriële sites, zaak, tijdelijke opstelling, uw woning en zoveel meer.

VRAAG VRIJBLIJVEND UW OFFERTE AAN!

T+32 (0)14 53 82 50 INFO@DMG-GROUP.BE WWW.DMG-GROUP.BE 16.1078.11 ND3190 16.1152.02

ENDLESS POSSIBILITIES POWERED BY PASSION

eventnews.be “100 jaar plastische chirurgie” in Concertgebouw Brugge

p 25 juni verzamelde de internationale top van de plastische chirurgie zich in het Concertgebouw in Brugge, voor de start van een driedaags internationaal congres.

Het congresbureau Meeting in Brugge heeft de organisatie van dit prestigieuze congres voor plastische chirurgen ondersteund in de zoektocht naar geschikte hotels, cateraars en partners voor het sociaal programma. Op dit congres kwamen bijna 400 chirurgen en specialisten uit meer dan 20 landen samen om de belangrijkste innovaties voor te stellen in de verschillende domeinen van de plastische chirurgie. Het congres werd georganiseerd door de Belgische Vereniging voor Plastische, Esthetische en Reconstructieve Chirurgie (RBSPS) en BAPRAS, hun Britse zustervereniging naar aanleiding van het 100 jarige bestaan van de plastische chirurgie.

100 jaar reconstructieve chirurgie en 60 jarig bestaan RBSPS De Belgische Vereniging voor Plastische, Esthetische en Reconstructieve Chirurgie (RBSPS) viert dit jaar twee belangrijke data. Honderd jaar

FULL EVENT SUPPORT

geleden, in de context van de Eerste Wereldoorlog, werd de reconstructieve chirurgie namelijk voor het eerst erkend als volwaardige medische discipline. De behoefte om oorlogsletsels en -verminkingen te herstellen, voornamelijk verminkingen aan het gezicht, was een grote stimulans voor de ontwikkeling van deze discipline. Daarnaast viert de Belgische vereniging zelf dit jaar haar 60ste verjaardag. Samen met de Britse zustervereniging BAPRAS wenste de RBSPS dit belangrijk stuk van onze geschiedenis onder de aandacht te brengen. Van 25 tot 27 juni organiseerden ze daarom een groot congres voor specialisten in Brugge dat volledig gewijd was aan de ontwikkeling van dit naoorlogse beroep en aan de verschillende disciplines van de plastische chirurgie, zoals esthetische chirurgie, reconstructies bij huidkanker, handchirurgie, reconstructie van de onderste ledematen, van de borsten of van het hoofd, het gezicht en de nek.

Registratie van borstimplantaten in België Op dit congres werd ook een nieuw registratiesysteem van borstimplantaten voorgesteld, dat ICOBRA heet (International Collaboration of Breast Device Registry Activities) en dat ondersteund wordt door de RBSPS. Het ICOBRA systeem, dat in zo’n 20 landen gebruikt wordt, heeft belangrijke voordelen, zoals de automatische registratie van klinische gegevens.

België als spil van innovatie

MULTICAMERA EVENT MOVIES LED

LIGHT RIGGING STREAMING

PROMPTERS STUDIO EDITING

DB VIDEO KONTICHSESTEENWEG 39 B-2630 AARTSELAAR +32 (0)3 843 25 85 INFO@DBVIDEO.TV WWW.DBVIDEO.TV

Naar de ‘BAPRAS & RBSPS Combined Summer Meeting’ zakten wereldgerenommeerde chirurgen uit deze verschillende domeinen naar België af om baanbrekende innovaties voor te stellen. Onder hen Professor P.G. Arnold (voormalig M.A.S.H. chirurg tijdens Vietnam oorlog), Professor Nemery (KU Leuven), Dr. Patrick Tonnard (oprichter-vennoot van het Coupure Centrum voor Plastische Chirurgie), alsook vertegenwoordigers van de RBSPS, zoals Prof. dr. Jan Vranckx (UZ Leuven) en Prof. dr. Moustapha Hamdi (UZ Brussel). “Ik ben zeer vereerd dit prestigieuze congres in onze werelderfgoedstad Brugge te mogen ontvangen. Onze stad biedt aan geneesheren en chirurgen een extra troef met haar rijk medisch erfgoed. Op vijf minuten wandelafstand van het Concertgebouw ligt het Hospitaalmuseum, een 800 jaar oude getuige van de wieg van de moderne medische wetenschap, met onder andere vele waardevolle gebruiksvoorwerpen, medische instrumenten en archiefdocumenten, maar ook met meesterwerken van Hans Memling,” aldus Renaat Landuyt, burgemeester van Brugge. Foto’s: © Jan D’Hondt

www.meetinginbrugge.be

VOLVO STERCKX - XC90 LAUNCH

BINSFELD - ARCELOR MITTAL LAUNCH

TOMTOM - BANDIT PRESS EVENT

STAPELPLEIN 70 - BUS 102 B - 9000 GHENT · T. +32 (0)9 265 98 00 HELLO@NEWBALLSPLEASE.BE · WWW.NEWBALLSPLEASE.BE facebook.com/

“Find your ideal teambuilding concept” [ by

www.teambuildingworks.be

]

eventnews.be

CHURCH, culinaire en culturele oase tijdens Gentse Feesten

verandering in met CHURCH, een concept van Coeur Catering, Bevas en vzw Jacobus. Het blijkt vaak een utopie om in de Gentse feestdrukte een rustpunt te vinden te midden van de Gentse binnenstad. Dat wordt deze zomer anders: CHURCH belooft het culinaire en culturele rustpunt van de Gentse Feesten te worden. CHURCH wordt een verkoelende, gastronomische pop-up bar die loopt van 17 tot en met 26 juli. In de uitzonderlijke locatie van de Sint-Jacobskerk pakt deze nieuwkomer uit met een eigenzinnig cultureel concept op het Gentse Feesten parcours.

oor het eerst in de geschiedenis van de Gentse Feesten wordt de Sint-Jacobskerk opengesteld voor een uniek event van 17 tot 26 juli. Tot nog toe was de majestueuze Sint-Jacobskerk tijdens de Gentse Feesten niet meer dan een herkenbaar referentiepunt voor feestgangers. Deze parel onder het culturele erfgoed in Gent bleef de voorbije jaren enkel toegankelijk tijdens kerkelijke vieringen en bezoeken. Daar komt deze zomer

08 & 09

INVITATION

september 2015

In line with the digital signage newsletter of February 2015, we are pleased to invite you and your colleagues to our "digital signage days" in our offices on the 8th & 9th of September 2015 from 10:00 AM until 8:00 PM. Our specialists and manufacturers will be present to answer all your questions.

Live demo’s of Zebrix & Centomedia applications Barco X2O digital signage 4K live demo

Outdoor ledwall digital signage Digital reception desk the virtual reception

Please book your appointment before september 2nd 2015 on following address: DSdays@auvicom.be l Suikerkaai 40d - Zone 3a l 1500 Halle Tel. 02 380 10 44 l www.auvicom.be This invitation will only be sent out digitally for ecological reasons.

Binnen dit extraordinaire kader heeft vzw Jacobus een verrassend cultuurprogramma uitgestippeld dat cultuurconcerten en expo’s aaneenrijgt. CHURCH laat u cultuur opsnuiven in een zeldzame oase van rust. Denk aan klassieke concerten van veelbelovende namen als Anne Cambier en Korneel Bertolet, aan de gevestigde waarde Frank Agsteribbe of aan de rijke expo van Willem Hoet, temidden van begeesterende florale installaties. Het culinaire concept steunt op twee pijlers: gezond en lokaal. Het team van Coeur Catering vertrok van lokale ingrediënten zoals biokaas van het Gentse Hinkelspel, Breydelham uit de Gentse regio en lokaal geteelde groenten, steevast met aandacht voor uitmuntende kwaliteit. Gezonde gerechten vormen de rode draad doorheen het menu. Denk aan huisgemaakte quinoagranola met magere yoghurt bij het ontbijt. Frisse salades met ingrediënten als belugalinzen en biologische geitenkaas of couscous en gemarineerde verse groenten zetten de toon als lunch. Als dessert kan je onder meer kiezen voor een zomerse fruitsalade, broodpudding of ananas frangelico. De drankenkaart doet niet onder: van de exclusieve huischampagne Gaston Chiquet tot een uitgelezen selectie wijnen. Je schuift er aan gemoedelijke tables d’amis of wie wilt, bestelt on-the-go. Ook aan de kleinsten werd gedacht: het hele menu is kidsproof en de locatie is de gedroomde plek om even af te koelen van de broeierige hitte. Voeg aan dat culinaire concept het uitzonderlijke kader en verfrissende cultuurprogramma toe en je hebt een uniek rustpunt in hartje Gent. www.coeurcatering.be – www.bevas.be

EEN SCHERPERE KIJK OP EVENTS www.jada-events.be

info@jada-events.be

events communication

03/257.09.13

eventnews.be Deco Fact stoffeert backstage op Rock Werchter en TW Classic

✔ Parking 400 plaatsen ✔ Vrij van cateraar ✔ Vrij van leveranciers ✔ Centraal gelegen ✔ 800 m2 vrije ruimte Antwerpen

Gent

Brussel

an 25 juni tem 28 juni werd op Rock Werchter de aftrap gegeven van de zomervakantie. Een week later stond traditiegetrouw TW Classic op het programma.

Op de wei van Werchter werd stevig gefeest maar ook backstage was er natuurlijk heel wat bedrijvigheid. Guy Garvey van Elbow: ‘De backstage van Werchter is de beste ter wereld.’

Hangar 43 • Fabrieksstraat 43 • 9200 Dendermonde Dieter Mannaert • +32 (0) 475 36 09 83 dieter@mannaert.be • www.hangar43.be

Dit wordt beaamd door vele artiesten. En het was hier dat het Maasmechelse Deco Fact aan het werk is geweest. Op vraag van Live Nation stoffeerde Deco Fact de Artist catering en de VIP hospitality. Dit project hield in dat er een booghal van maar liefst 300 lopende meter van een passende hemel- en zijwandstoffering voorzien moest worden. Het was een uitdaging maar het resultaat mocht er zijn. Tijdens Rock Werchter genoten 80.000 mensen dagelijks van de grootste namen uit de muziekwereld. Florence and the machine, Pharrell Williams, Lenny Kravitz waren slechts enkele van de vele artiesten op affiche. Zondagavond sloot Muse een heel succesvolle editie van Rock Werchter af. TW Classic was dit jaar al aan zijn 14de editie toe. Op deze warme 4de juli joeg entertainer Robbie Williams de temperaturen verder de hoogte in. Het optreden van dit showbeest was hét hoogtepunt van de avond. Ook Anouk, Texas, Faithless, ... kregen het publiek moeiteloos aan het dansen en aan het meezingen. Kortom, de 62.000 festivalgangers hebben van deze editie van TW Classic een zwoel feestje gemaakt. www.deco-fact.be

Welkom zomer

p 21 juni startte de zomer en opende het Felix Pakhuis officieel haar gloednieuwe zomerbar.

90 dagen lang zal onze chef vanuit zijn open Boretti buitenkeuken het beste vlees, de sappigste vis en verfijnde kreeftjes op de grill bereiden. Deze gaan vergezeld van lekkere sides en sausjes naar keuze, zodat klanten hun eigen ideale zomerbord kunnen samenstellen. In de zon of uit de zon, dat kies je zelf, houten schermen zorgen ervoor dat je beschermd bent tegen het zeebriesje dat het Eilandje zo typeert. Ook kleine groepen zijn van harte welkom op ons terras! Voor een Fever Tree gin-tonic, Lillet life cocktail of een glaasje Taittinger kun je terecht in de groene pop-up aperitieftuin, waar jazzy zomertunes perfect passen bij het mooie zicht op het water, de dobberende bootjes en de zonsondergang achter het MAS. Vakantie in eigen stad! Naast lekker eten en drinken komt er ook een gevuld zomerprogramma met onder meer cocktailworkshops, winetastings, Boretti demo’s, etc. Elke vrijdag vindt Wim Ballieus afterwork Let’s Have a Ball plaats in de aperitieftuin, en zowel op vrijdag als op zaterdag kun je in de Lichtstraat of de mArkt aanschuiven voor een originele maaltijd bij Rekub, het pop-up restaurant dat kookt tegen voedselverspilling met overschotten die ze ophalen bij boeren en supermarkten. www.felixpakhuis.nu

IT Rental (EasyRENT) Visitor Registration (EasyREG) Interactive Communication (EasyCOMM) Ticketing and Access Control (EasyTICKETS)

Rent it ! (EasyRENT): IT-materiaal voor uw event, zonder zorgen

Stem nu ! (EasyVOTE): Een quiz kan de sfeer tijdens een feest op gang brengen Geef uw mening ! (EasyCOMM): Deelnemers geven hun mening via Twitter, SMS, E-mail of Webpagina

www.onetec.eu

Brabanthal, ruimte voor ideeën

6000 m 2 • 1200 parkeerplaatsen • Vlakbij E40 in Leuven • Publieks- en vakbeurzen • Vergaderingen en congressen • Concerten en fuiven • Privéfeesten • Van 3 tot 9000 personen Brabantlaan 1 • 3001 Leuven • t 016 383011 • f 016 383010 • info@brabanthal.be • www.brabanthal.be

eventnews.be

Het Ghent Marriott Hotel neemt als eerste hotel ooit een robot in dienst

p woensdag 24 juni heeft het Ghent Marriott Hotel een nieuwe ‘werknemer’ in dienst genomen. Het gaat om Mario, de mensachtige robot. Zijn nieuwe collega’s van het Ghent Marriott Hotel keken al weken uit naar zijn komst en op woensdag was het eindelijk zover. Hij had meteen een zware dag voor de boeg. Zo moest hij s’ morgens de pers al te woord staan, uiteraard via een tekst die hem in deels fonetische schrift door zijn ‘papa’ Thomas Cramers was ingegeven. Thomas, de banqueting supervisor van het Ghent Marriott Hotel, is de menselijke begeleider van Mario die instaat voor de programmering van de robot. Mario oefende voor de pers ook zijn dansje, die hij later op de avond samen met zijn nieuwe collega’s zou opvoeren op een groot evenement in het hotel. Robot Mario zal niet meteen een personeelslid vervangen, maar hij zal het personeel waar nodig bijstaan. Zo zal Mario bij het

inchecken de gast welkom heten en de sleutel overhandigen aan de gast. Mario kan ook op andere plaatsen ingezet worden in het hotel. Zo kan hij tijdens seminars geprogrammeerd worden om presenaties te begeleiden of hij kan een toast uitbrengen tijdens dinner feesten. Verder kan hij ook ingezet worden als virtuele oppas bij de ‘kids corner’. Mensachtige robots worden al een tijdje ingezet in de zorgsector. Voor de hotelsector is dit compleet nieuw. Mario is net als zorgrobot ZORA een mensachtige robot van 57 centimeter. De robot beschikt over allerlei sensoren die op maat van de sector kunnen worden geprogrammeerd. Het Belgische bedrijf QBMT uit Oostende ontwerpt de software voor de robots die in Frankrijk worden geproduceerd. Mario spreekt 19 talen. Hij beschikt over twee camera’s en over een applicatie voor gezichtsherkenning. MarriottGhent.com

event management

“ONZE MISSIE? VAN DE TWEEHONDERDJARIGE HERDENKING IETS UNIEK MAKEN”

Het weekend van 19, 20 en 21 juni 2015 zal ongetwijfeld in het collectief geheugen gegrift staan als dat van de tweehonderdjarige herdenking van de Slag bij Waterloo. Tenzij u die dagen was afgesloten van de beschaafde wereld en vooral van televisie en internet, zal u niet ontsnapt zijn aan de talloze verslagen en beelden van soldaten uit die periode die kanonsalvo’s afschoten met grote rookwolken tot gevolg… Of misschien was u wel een van de 200 000 bezoekers die deze reconstructie heeft bijgewoond. Een groots evenement, waarvoor het Brussels eventbureau VO niet heeft getwijfeld om risico’s te nemen, door de rol van gedelegeerd producent op zich te nemen. Een rol die verder wordt uitgelegd door Michel Culot en Patrick Parmentier van VO Group.

nkele cijfers op een rij: 200 000 bezoekers, 15 000 VIP-packages, 5200 figuranten en 1300 begeleiders, 100 kanonnen, 300 paarden, 350 journalisten,… Cijfers die op zich al de omvang samenvatten van de taak die VO Group te wachten stond toen het eventbureau de aanbesteding in de wacht had gesleept, in samenwerking met Verhulst Events & Partners, dat hoofdzakelijk het commerciële aspect en de VIP-packages voor zijn rekening had genomen. “Nadat we eind 2013 groen licht kregen van de vzw Waterloo 2015 voor het gehele event, dus onder andere het commerciële aspect, de communicatie, het productiebeheer, het terreinbeheer, en haalbaarheidsstudies, hadden we besloten om risico’s te nemen door de rol van gedelegeerd producent van het event op ons te nemen en zo meer ruimte te creëren om kwaliteit neer te zetten”, verduidelijkt Patrick Parmentier meteen.

COMMUNICATIE De communicatie rond het evenement begon in maart 2014. “We hadden de communicatie met de pers en via social media toevertrouwd aan ons gespecialiseerd filiaal Voice. Door middel van postercampagnes, reclamespots, filmpjes op YouTube en, vooral, een sterke aanwezigheid op sociale netwerken, kreeg het event, en bij uitbreiding ook VO Group, een internationale uitstraling en erkenning. En dan waren er ook nog de voorstellingsbezoeken in Parijs, Londen en zelfs New York. Het feit dat er 75 verschillende nationaliteiten onder de toeschouwers en 35 % buitenlandse toeschouwers aanwezig waren, toont aan dat die campagne zijn vruchten heeft afgeworpen. Voice had eveneens het pers-luik op zich genomen, namelijk de vergunningen van de 350 journalisten en de organisatie van de verschillende persconferenties”, voegt Patrick Parmentier eraan toe.

event management 21

INHOUD Naast het commerciële aspect door Verhulst Events & Partners en Sherpa, heeft VO als gedelegeerd producent zijn ervaring vooral doen gelden op het vlak van inhoud, mobiliteit, logistiek en veiligheid. “Om de tweehonderdjarige herdenking te vieren, had de vzw Waterloo 2015 voorgesteld om een licht- en geluidspektakel te organiseren, aangevuld met vuurwerk. Omdat we van deze tweehonderdjarige herdenking iets uniek wilden maken, hebben we hen kunnen overtuigen om er een openingsspektakel van te maken dat de nadruk meer op het artistieke zou leggen. Daarna werd er contact opgenomen met Luc Petit Création. Op die manier is Inferno ontstaan, een

poëtische visuele en muzikale vertolking van de beroemde veldslag in 12 of 13 scènes, door middel van artiesten, kostuums en decors, licht en geluid, en pyrotechnische effecten. De vzw zelf had het beheer van de reconstructies en alles wat daarbij kwam kijken op zich genomen, zoals de oproep voor reconstructiefiguranten, de kampplaatsen, gevechten in de veld, enz.”

MOBILITEIT “Wat de mobiliteit betreft, was de plaats niet geschikt voor zo veel mensen, zodat we maanden met de gemeentelijke politie van de vier betrokken gemeenten en de federale politie hebben moeten overleggen om een krachtig mobiliteitsplan uit te

werken. Een plan waarbij voetgangers en fietsers voorrang kregen, met gratis parkings voor fietsen en moto’s, pendelbussen van de TEC, door akkoorden met de NMBS en de oprichting van een carpoolsite.”

LOGISTIEK “De logistiek was ook geen sinecure. Maar dankzij verschillende gespecialiseerde partners was iedereen de twee dagen om 20.10 uur geïnstalleerd. Je kan het vergelijken met de vijfde editie van Torhout/Werchter die je voor het eerst in goede banen leidt. We hadden zelfs uit het niets een weg laten bouwen achter het VIP-dorp, waarvoor 25 000 m² stalen platen nodig waren die elk een ton wogen …”



AUDIO VIDEO LED LIGHTING SCENERY RIGGING & AUTOmATION www.pRG.COm

People. Innovation. Solutions.

SEE WHAT WE CAN DO.

029172_Advertentie Experience Magazine (1-2 page) (1).indd 1

30/03/15 09:07

More than just people

adA5.indd 1

Tel: +32 (0)3 685 71 29 | Fax: +32 (0)3 685 71 32 Grote Steenweg 571 | 2600 Berchem | www.x-tra.be

13/02/14 08:59

event management 23

VEILIGHEID

TOEGEVOEGDE WAARDE

“Gezien de omvang van het evenement – dat het dubbel aantal bezoekers had aangetrokken in vergelijking met het vooraf geschatte aantal – waren de veiligheidsmaatregelen enorm. Zo hebben we gedurende een jaar met 45 mensen uit de verschillende beleidsniveaus en met verantwoordelijken van de politie en hulpdiensten vergaderd. Dit vertaalde zich ter plaatse in de oprichting van een preventiepost met vertegenwoordigers van de politie en specialisten in crisisbeheer, en van een operationele post voor de Civiele Bescherming en de vertegenwoordigers van de Provinciegouverneur”, gaat Patrick verder.

“We hadden het heel eenvoudig kunnen houden, maar we kozen er toch voor om extra risico te nemen, door de rol van gedelegeerd producent op ons te nemen en door, samen met Verhulst Events & Partners, de coproductie van een openingsspektakel te verzekeren. Voor dit soort activiteiten vormt onze ervaring met publieke events een toegevoegde waarde op het vlak van logistiek, en het vermogen om enerzijds de verschillende beleidsniveaus en anderzijds de mensen die instonden voor de veiligheid, zoals politiemensen en brandweerlui, te verenigen. Zo zijn wij een van de weinige spelers in België

die events van zo’n grote omvang in goede banen kunnen leiden, waardoor onze betrouwbaarheid nog stijgt, zowel op nationaal als internationaal vlak, en niet enkel voor de organisatie van publieke evenementen, maar ook voor grootse corporate events. Die grootse evenementen blijven echter uitzonderlijk, en de talrijke kleinere evenementen die we organiseren verdienen uiteraard dezelfde aandacht, creativiteit en kwaliteit”, besluit Michel Culot.

Flashback Rubriek

e evenementensector bruist als geen andere. Bijna elke dag vinden er evenementen plaats van diverse pluimage, in de vier hoeken van BelgiĂŤ. We nodigen u uit om doorheen de lens van de Eventattitudemedewerkers een duik te nemen in de actualiteit van de Belgische evenementenwereld.

KLANT: KPMG | EVENT: Golf Trophy | DATUM: 10 juni 2015 | LOCATIE: Golf de Pierpont (Bons Villers)

KLANT: Mercedes-Benz Belgium Luxembourg | EVENT: Mercedes-Benz @ Wallonie Equestre Event | DATUM: van 4 t.e.m. 6 april 2015 | LOCATIE: Wex (Marche-en-Famenne)

KLANT: Mercedes House Brussels | EVENT: Voorstelling Carlos Vaquera | DATUM: 4 juni 2015 | LOCATIE: The Mercedes House (Brussel)

Rubriek 25

KLANT: Proximus | EVENT: Customer Day / The Voice concert | DATUM: 29 mei 2015 | LOCATIE: Wex (Marche-En-Famenne)

KLANT: Proximus | EVENT: Assepoester Musical | DATUM: 5 april 2015 | LOCATIE: Stadsschouwburg Antwerpen

KLANT: IPM | AGENTSCHAP: Second Floor | EVENT: AMMA Awards | DATUM: 23 april 2015 |LOCATIE: Imagibraine (Eigenbrakel)

Flashback Rubriek

KLANT: RMB | EVENT: Be Remarkable Pop-Up Club | DATUM: 29 april 2015 | LOCATIE: Brussel

KLANT: Brussels Expo / Retrorama - Flashback | EVENT: Flashback, the vintage festival | DATUM: van 28 t.e.m. 31 mei 2015 | LOCATIE: Brussels Expo (Heizel)

KLANT: Liedekerke | AGENTSCHAP: VO Event | EVENT: 50 years Liedekerke | DATUM: 11 juni 2015 | LOCATIE: Jubelpark Museum (Brussel)

Rubriek 27

KLANT: Citroën | AGENTSCHAP: Autoworld | EVENT: DS Balade | DATUM: 14 juni 2015 | LOCATIE: Autoworld (Brussel)

KLANT: EY | AGENTSCHAP: VO Event | EVENT: Run To Rio | DATUM: 21 juni 2015 | LOCATIE: Hippodroom van Bosvoorde (Brussel)

KLANT: EY | AGENTSCHAP: DDMC | EVENT: National Office Party 2015 | DATUM: 20 juni 2015 | LOCATIE: Brabanthal (Leuven)

Award bevestigt : “Walibi Belgium is de spectaculairste locatie voor uw bedrijfsevent !” Op de vijfde editie van de Diamond ThemePark Awards won Walibi Belgium de award voor “Meest Spectaculaire Park van België en Nederland”. Logisch, want waar elders vindt u zo veel spectaculaire attracties en eventmogelijkheden voor een onvergetelijke bedrijfsuitstap ?

Bij ons stelt u à la carte dé ervaring van uw dromen samen : • Huur het park een hele dag voor uzelf én uw gasten • Organiseer er meetings, incentives, conferenties of productlanceringen • Kies voor een van onze vip-formules • Bestel voordeeltickets om uit te delen aan klanten of collega’s

En in 2015 én 2016 wordt het NOG beter ! Dit jaar gaat onze flitsende 4D-film Tempo Attack in première. En tegen 2016 volgt PowerSplash, een absolute wereldprimeur. Deze attractie neemt u mee op een 70 seconden durende rit met drie heen-en-weer lanceringen die zorgen voor een snelheid in crescendo tot 100km/u.

MEER INFO ? Contacteer ons via EVENTS.BE@CDA-PARKS.COM of neem een kijkje op WWW.WALIBI.BE BELLE85136949_B2B_adv_ExperienceMagazine_128x185.indd 2

30/06/15 16:13

event grounds Een unieke locatie voor de presentatie van een nieuw voertuig of voor de organisatie van een rijvaardigheidstraining als team-event.

WWW.yOez.Be

chaussée d’anton 476/2 | 5300 andenne PM_YOEZ_Experience.indd 3

17-9-2014 10:56:23

event management 29

“EEN GOED EVENTBUREAU IS UITERAARD VOORAL EEN EVENTBUREAU WAAROP WE KUNNEN REKENEN, WAT ER OOK GEBEURT” Paola Capaldi werkt al bijna 20 jaar bij Belgacom/ Proximus en leidt vandaag de evenementenafdeling van Proximus Group, die jaarlijks bijna 400 evenementen organiseert. Evenementen van zeer uiteenlopende aard…

Paola Capaldi, Head of Proximus Group Events

ERVARING: HOE BENT U BIJ DE EVENEMENTENAFDELING VAN PROXIMUS TERECHTGEKOMEN?

“We zijn vooral op zoek naar krachtige en creatieve concepten. Maar ook de uitvoerbaarheid, het budget en de implementatie van het concept zijn andere essentiële criteria.”

aola Capaldi: Ik heb in het algemeen altijd al in de communicatiesector gewerkt. In mijn vorig bedrijf en in het begin van mijn carrière bij Belgacom/Proximus bestond mijn functie uit relaties met de pers, reclame, sponsoring en interne communicatie. Daarom is het vanzelfsprekend dat ik uiteindelijk bij evenementencommunicatie beland ben, waarvoor ik mijn creativiteit de vrije loop kan laten, zoals voor evenementenconcepten en -ideeën, en mijn gevoel voor organisatie ten volle kan benutten, namelijk bij projectimplementatie.

WAARUIT BESTAAT UW FUNCTIE IN DEZE AFDELING? Met mijn team van eventmanagers bestaat mijn rol erin om alle evenementen van de Proximus groep te leiden, zowel de interne, zoals personeelsfeesten, B2E (business-to-employee), als de externe evenementen, zoals B2B- en B2C-events. In totaal organiseren wij zo’n 400 evenementen per jaar.

WELK SOORT EVENEMENTEN VALLEN ONDER UW VERANTWOORDELIJKHEID? De productenportefeuille die we beheren is zeer gevarieerd. Deze bestaat uit bedrijfsevents, zoals kick-offs, algemene vergaderingen, afdelingsvergaderingen en teambuildings, maar ook uit klantenevents, zoals beurzen, roadshows, incentives, conferenties, congressen, recepties, klantenvergaderingen, enz.



LED

LCD

CONCEPTS

event management 31

“In de wereld van evenementencommunicatie kan ik mijn creativiteit de vrije loop laten.”

2015-06-Experience_SLV_185bx128hNL.pdf

10/06/15

HOE WORDEN DE EVENEMENTEN GEORGANISEERD? De afdeling Events doet dienst als ‘intra-muros’-agentschap. En naargelang het soort evenement en de complexheid ervan, lanceren we een wedstrijd met eventbureaus, naargelang de eigenheid van elk bureau. De meeste van onze evenementen, meer dan 95 %, worden echter rechtstreeks door het team geleid met de leveranciers zelf, zonder een beroep te doen op eventbureaus.

IN GEVAL VAN WEDSTRIJDEN, WELKE ZIJN UW VOORNAAMSTE SELECTIECRITERIA VOOR EEN EVENTBUREAU?

14:46

We zijn vooral op zoek naar krachtige en creatieve concepten. Maar ook de uitvoerbaarheid, het budget en de implementatie van het concept zijn andere essentiële criteria.

CMY

Beleef een onvergetelijk event dankzij SLV Rent! Uw partner voor licht, geluid en video: wij bezorgen u een creatief audiovisueel concept.

SLV Rent • IZ Ter Mote 14 • 9850 Nevele • T +32 (0)9 385 33 95 • info@slvrent.be • www.slvrent.be



TEMPORARY BUILDINGS EVENT SOLUTIONS

HOW MUCH TEMPORARY SPACE DO YOU NEED?

n eptu n u s.eu

event management 33

Voor sommige evenementen, zoals strategische meetings en kick-offs, kiezen wij het agentschap ook op basis van zijn inbreng op inhoudelijk vlak. Een goed eventbureau is uiteraard vooral een eventbureau waarop we kunnen rekenen, wat er ook gebeurt.

WELK EVENEMENT ONDER UW LEIDING WAS VOLGENS U HET MEEST SUCCESVOL? EN WAAROM? Dat was de lancering van het nieuwe Proximus-merk bij onze 15 000 interne werknemers, namelijk de begeleidende coördinatie van deze D-Day in de 18 gebouwen van ons bedrijf. Het evenement ging om 7 uur ’s morgens van start en duurde de hele dag. Er werden onder andere gadgets uitgedeeld met het logo van het nieuwe merk (bureaumateriaal) en, als hoogtepunt ‘s middags, een speech van onze CEO in een muzikale sfeer, gevolgd door een flash mob in een feestelijke ambiance. De dagen daarop hebben we verschillende informatieve en motivatie-evenementen rond het nieuwe merk georganiseerd bij onze verdelers en onze belangrijkste klanten. Deze D-Day vond plaats op 29 september 2014, waarop het ganse Events-team van Proximus aanwezig was. Om op uw vraag te antwoorden: ik weet niet of dat ‘ons’ meest geslaagde evenement is, maar het is in elk geval het evenement waarop we, samen met mijn gans team - dat ik een pluim geef - het meest trots zijn…

Naam: Capaldi Voornaam: Paola Functie: Head of Proximus Group Events Merken: Proximus Group Werkzaam bij Belgacom/Proximus sinds: 1996 Leeftijd: 50 Gezinssituatie: alleenstaand Hobby’s: literatuur, theater, beeldhouwen, paardrijden, watersporten, Rusland en de Russische taal Houdt niet van: gebrek aan creativiteit

Kennis is macht.

FRANCIS BACON

Maak je keuze uit een aantal boeiende workshops en kies voor rijvaardigheid als rode draad doorheen je event, teambuilding of productpresentatie. Wij organiseren voor jullie op Circuit Zolder, Yoez Andenne of … op jouw bedrijfsparking!

www.promove.be

PM_YOEZ_Experience.indd 1

18-11-2014 12:02:46

A BOLD EVENT EXPERIENCE We’ve been organising events for our clients for over 15 years. We have vision, we are agile and we have courage. We are the business event partner that exceeds all your expectations. Creating, organising and running great business events comes naturally to us. We’d be delighted to make your incentive trip, corporate event, teambuilding or hospitality event happen and share the full spectrum of our creative ideas with you.

way2events | LET’S MAKE IT HAPPEN

event management 35

Tekst: Karel Rabaut

HOE MOTIVEER JE TIJDELIJK EVENTPERSONEEL?

Iedereen is het er over eens dat personeel een zeer belangrijke factor is op een evenement. Zij zijn het eerste contactpunt tussen de bezoekers en de organisatie. Gemotiveerd personeel dat het evenement belichaamt is dan ook belangrijk. In praktijk zien we echter dat organisatoren het moeilijk hebben om personeel te motiveren en van hen een levend reclamebord te maken voor hun evenement.

SELECTEER HET JUISTE PERSONEEL

lke persoon heeft zijn of haar talenten. Het is als organisator een kunst om de juiste persoon op de juiste plaats in te plannen. Veel organisatoren willen de planning zelf zoveel mogelijk beheersen. Deze omvat verschillende functies (horeca, logistiek,…), niveaus (leiding, uitvoerend,…) en statuten (vrijwilliger, professional,…). Gezien de diversiteit van de planningen is het aan te raden om personeel een grote vrijheid te geven in welke job ze graag willen uitvoeren. Zo leg je de basis voor een gemotiveerde crew.

INVESTEER IN JE PERSONEEL Het kapitaal van goed personeel is van onschatbare waarde voor evenementen. Organisatoren vergeten dat de medewerkers hun evenement mee tot een succes moeten maken. Samen timmeren aan dat succesverhaal begint met het personeel te trainen. Inzetten op trainingen, briefings en coaches zorgt ervoor dat men de functie-inhoud kent en dat iedereen weet wat er verwacht wordt. Op deze manier kan het personeel hun motivatie en talent daadwerkelijk ten volle benutten.

CREËER EEN BAND

ZORG VOOR DE JUISTE FACILITEITEN

Personeel betrekken bij het verhaal van het evenement levert meer op dan men op het eerste zicht zou denken. Betrokkenheid is het geheime ingrediënt dat zorgt voor motivatie bij het personeel. Geef hen inspraak, zowel bij de voorbereidingen als bij de evaluatie. Zorg ervoor dat het verhaal van het evenement duidelijk en meermaals wordt overgebracht. Dompel hen onder in het verhaal en werk uitsluitend met personeel dat zich kan vinden in dit verhaal.

Het is als organisator aan te raden om ervoor te zorgen dat de mensen die voor je werken zich goed voelen. Traditioneel denkt men dat het voldoende is om catering te voorzien. Het kan echter veel verder gaan: parkeerplaatsen, slaapplaats, het nodige werkmateriaal, persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) enzovoort. Deze faciliteiten voorzien volstaat echter niet, er moet helder over gecommuniceerd worden en ze moeten vlot toegankelijk zijn voor het personeel. Op deze manier zorg je ervoor dat het personeel zich goed voelt en spontaan met een glimlach aan de slag gaat, want… enkel een oprechte glimlach werkt! www.radarwerk.be

Karel Rabaut

De auteur is manager bij Radarwerk, een bedrijf dat zich specialiseert in personeel en crewmanagement op evenementen. Radarwerk ontwikkelde een allesomvattend crewmanagement in 9 stappen en neemt hierdoor alle personeelszorgen uit handen van organisatoren. Dankzij een ruime expertise en een vast, dynamisch en gemotiveerd team kan Radarwerk van start tot einde organisatoren adviseren, begeleiden en coachen naar een succesverhaal voor hun personeel.

return on emotion experience live communication

events • exhibitions • communication www.themediahouse.be • info@themediahouse.be

DE SHOP EVENT LOCATION EVENT HALL RESTAURANT BAR

BAR 240m

EVENT HALL 1350m

RESTAURANT 240m

DE SHOP : RIJNKAAI 2 | 2000 ANTWERPEN | +32 (0)3 246 60 62 | INFO@DE-SHOP.BE

event management 37

KIEZEN VOOR EEN GEPERSONALISEERDE VERZEKERING VOOR ZIJN EVENEMENT?

In 2002 richt Nick Barnacott AssurEvents op, een bedrijf in verzekeringsmakelaardij en advies bij Risk management dat gespecialiseerd is binnen het domein van events, branding, entertainment en sport. Met zijn 30 jaar ervaring in het vak, heeft Nick Belgische en internationale contacten ontwikkeld, wat zijn bedrijf de kans heeft gegeven om samen te werken met de allergrootsten. Vandaag kan AssurEvents dankzij zijn knowhow en expertise beantwoorden aan de noden en de verwachtingen van zijn Belgische klanten, die lokaal en overal ter wereld aanwezig zijn.

Hoe neemt u als makelaar de risicooverweging bij uw klanten waar? “Het klopt dat het concept risico niet het element is waar onze klanten in eerste instantie meteen aan denken. De eerste bekommernissen gaan over de details van de organisatie en niet over de risico’s, die soms nochtans zware gevolgen kunnen hebben.”

zijn. Het volstaat dat er zich één element in de aard van een ongeval of schade voordoet, opdat de klant het geheel of een deel van zijn investering, zijn winsten of zijn merkimago zou kunnen verliezen in geval van uitstel of annulering. En in de meeste gevallen worden er nog extra kosten gemaakt om het evenement alsnog te redden. Daarom is het heel belangrijk om ook rekening te houden met deze aspecten, die op het eerste zicht misschien banaal lijken, maar die in werkelijkheid van cruciaal belang zijn.” Hoe ga je dan verder met je klanten wanneer je hun vraag analyseert? “De verzekeringscontracten resulteren uit onze studie van de noden van de klant. De studie omvat een fase voor het onderzoeken en analyseren van de activiteiten van de klant, zijn interne en externe risico’s, de financiële stromen alsook zijn verwachtingen op vlak van verzekeringen. Dit deel van het werk mag niet worden gedaan door algemene makelaars die nog niet onze ervaring en onze kennis van het beroep van de klant kunnen voorleggen. Eenmaal de studie is voltooid, kunnen we de voor te stellen garanties berekenen en onmiddellijk onze klant adviseren met een gedetailleerde uitleg van onze voorstellen.”

In welke zin?

Welke types van producten stelt u voor?

“Wanneer men een evenement organiseert of wanneer men diensten of materiaal levert, neemt men niet echt de tijd om na te denken aan de risico’s die aan het evenement verbonden

“Wij kunnen tussenkomen voor klanten op het vlak van media en evenementen, met inbegrip van sport, televisie, artiesten, sponsoring en alles wat de organisatie van evenementen betreft.”



soundsound soundsoundsound sound soundsoundsound soundsound soundsoundsoundsoundsoun sound soundsoundsound soundsound soundsoundsoun soundsoun lightlight lightlight lightlight lightlightlight light lightlight lightlightlight lightlight lightlightlight lightlightlight lightlightlight lightlight videovideovideo videovideo videovideovideo videovideo videovideo videovideovideo videovideo videovideovide videovide projectionprojection projection projectionprojectionprojection projection projectionprojection projectionprojection projectionprojection loungeloungelounge loungelounge loungeloungelounge loungelounge loungeloungelounge orationdecorationdecorationdecorationdec dec

Lemon bvba Kouterlaan 2-1 1745 Opwijk gsm Tom: 0476 40.53.42 gsm Jan 0497 70.84.37 e-mail: info@lemonbvba.be

Licht En Muziek ONderneming

ELEVEN3 SA · 6 SQUARE DE L’ARBALÈTE · 1170 BRUSSELS · BELGIUM T +32 2 673 81 86 · INFO.BE@ELEVEN-INTL.COM · WWW.ELEVEN-INTL.COM

EVENT

COMMUNICATION

CONSULTANCY

WE ARE BIG ENOUGH TO DELIVER, SMALL ENOUGH TO CARE AND WISE ENOUGH TO KEEP IT THAT WAY…

event management 39

Wat is volgens jullie het nut van zich te verzekeren?

Nick Barnacott

Welke is de geografische reikwijdte van jullie activiteiten? “Onze klanten, die variëren van zelfstandigen tot multinationals, zijn voornamelijk gevestigd in Europa, met activiteiten in Europa, in de Golf, in Azië, in de Verenigde Staten en in Canada. Het is door de activiteiten van onze klanten dat wij bedrijven en evenementen over de hele wereld verzekeren.” Wat biedt AssurEvents meer dan zijn concurrenten? “De uitzonderlijke ervaring van 25 jaar in het vak geeft ons de mogelijkheid om onmiddellijk de noden van onze klanten te beheersen en te begrijpen.” Wat kan er worden verzekerd? “Er zijn heel weinig zaken die niet verzekerd kunnen worden. Elk verzekeringsproduct dat wij voorstellen wordt specifiek aangepast aan de vraag van de klant. Elk risico wordt berekend, geanalyseerd, en daarom hebben we altijd een oplossing, ongeacht de vraag.” Hoe begin je eraan? “Heel eenvoudig, door ons te contacteren!”

“Zich verzekeren, dat is eigenlijk vooruitkijken naar de toekomst, en hetgeen je bezit beschermen, en dit allemaal terwijl je je activiteiten verder ontwikkelt. Door te anticiperen en door zich te beschermen tegen risico’s, wordt de klant financieel omringd en beschermd. Bepaalde firma’s zullen zich jammer genoeg enkel maar verzekeren wanneer er een verplichtend karakter aan vasthangt en zijn niet specifiek op zoek om zich beter te beschermen. En wanneer men niet intelligent anticipeert op de toekomst, kan men al snel onaangename verrassingen tegenkomen. Het is dus aan ons om nauw met onze klanten samen te werken om met hen te bepalen welke de risico’s zijn die ze niet zelf wensen te dragen in geval van tegenslag. De verzekering zal dus de mogelijkheid bieden om de problemen van klanten met tegenslag op te lossen, door hen de bedragen te leveren die nodig zijn om de geleden schade te compenseren.” Welke is uw rol tegenover uw klanten? “Wij willen hen adviseren in het begrijpen van de risico’s. Dit gebeurt door naar hun noden te luisteren en deze te begrijpen, met het doel hen zo goed mogelijk tevreden te stellen. Wat voor ons belangrijk is, is dat ze vertrouwen hebben in onze kwaliteiten en in onze eerlijkheid. We moeten in alle openheid met hen werken, hen onze logica uitleggen en hen de omvang van de gevolgen laten begrijpen, die kunnen ontstaan bij bepaalde risico’s waarvan ze het gewicht niet goed kunnen inschatten.” www.assurevents.com

event management

ANTWERPENAAR AAN DE TOP VAN DE SPAANSE EVENEMENTENWERELD Jaime Sánchez was amper 23 jaar oud toen hij zijn geboortestad Antwerpen verliet voor een avontuur als reisbegeleider op Tenerife. Nu, ruim twintig jaar later, staat hij met zijn bedrijf Eventisimo helemaal aan de top van de Spaanse evenementenwereld. Luister mee naar het boeiende verhaal van een succesvol ondernemer die meer dan 150 mensen in dienst heeft… Jaime Sánchez

aime Sánchez werd in Antwerpen geboren als zoon van Spaanse immigranten. “Ik heb daar mijn hele jeugd doorgebracht, en uiteindelijk ben ik daar ook marketing gaan studeren aan de hogeschool”, zo vertelt Jaime Sánchez. “Na mijn studies kreeg ik een jobaanbieding voor zes maanden, als reisleider in het Tenbel-resort op Tenerife. Maar ik groeide al snel door binnen verschillende departementen tot zelfs hoteldirecteur van een van de complexen en commercieel directeur van het gehele resort. Uiteindelijk ben ik negen jaar op Tenerife blijven werken.”

STERKE GROEI IN 14 JAAR Op Tenerife is Jaime ook zijn huidige zakenpartner tegen het lijf gelopen. En hij is daar ook beginnen werken voor Ultramar Express, een incoming agent voor de TUI groep. “Met die ervaring hebben we op een dag besloten om

Eventisimo op te richten. Omdat we de zaken op nationaal vlak wilden aanpakken, zijn we ook verhuisd naar Sevilla. In 2001 zijn we begonnen als DMC – wat ook nu een van onze pilaren blijft -, maar intussen zijn we uitgegroeid tot een van de grootste evenementstructuren van Zuid-Europa, met zes kantoren in Spanje, 1 in Portugal en 1 in Rome, alsook productiecentra in Barcelona, Madrid en Sevilla. We zijn nu aan het uitkijken om ook de stap richting Azië of Zuid-Amerika te zetten, maar daarvoor willen we eerst de juiste mensen vinden.”

ZOVEEL MOGELIJK IN-HOUSE Bijzonder aan de structuur van Eventisimo is dat vrijwel alles in eigen huis gedaan wordt. “Binnen Eventisimo hebben we diverse productie-eenheden zoals een eigen AV-firma, een printafdeling, een designafdeling, een afdeling meubilair en decoratie, een

schrijnwerkerij en een afdeling die werkt rond nieuwe technologieën – zoals bijvoorbeeld de Oculus VR-brillen, waarvan wij er twintig hebben. Wij hebben gekozen voor deze aanpak om zo weinig mogelijk af te hangen van leveranciers. De zuiderse mentaliteit is immers toch een beetje anders dan de Duitse, Belgische of Nederlandse mentaliteit. Wij wilden de kwaliteit en de flexibiliteit onder controle houden. Een evenement is een levend iets, er kan altijd iets misgaan. En als je moet printen om vier uur ‘s morgens, dan is het moeilijk om je leveranciers uit bed te krijgen. Met deze structuur hebben wij alles zelf in de hand.”

ERKENNING ALS EVENEMENTENKANTOOR Naar de klanten toe is er een nog de tweedeling tussen Eventisimo als DMC en als evenementenagentschap. “Eventisimo DMC staat voor alles wat incoming is in Zuid-Europa. Wij zijn een aanspreekpunt voor agentschappen en bedrijven die op zoek zijn naar een lokale partner die de bestemming en de leveranciers goed kent, en die deuren kan openen die anders gesloten blijven. Eventisimo Agencia de Comunicación y Eventos, is sinds 2003 ons merk voor de lokale evenementenmarkt in Spanje. En daar zijn we intussen enorm gegroeid. De lezers van de Spaanse tegenhangers van Experience hebben ons zelfs genoemd als het beste evenementenagentschap van Spanje.”

event management 41

DRIJVENDE KRACHT ACHTER DE VAKASSOCIATIE Die erkenning heeft Eventisimo ook de moed gegeven om mee de schouders te zetten onder de oprichting van een vakvereniging. “In Spanje was er nog geen echte associatie van evenementenagentschappen die representatief was voor de Spaanse markt. Er was wel al een associatie van Event Managers. Vandaar dat we besloten hebben om iedereen op te trommelen, van klein tot groot, van regionaal tot nationaal. In maart hebben we zo de eerste basis gelegd voor de Spaanse associatie van evenementenagentschappen. En intussen zijn we in drie maanden tijd met meer dan vijftig leden, en elke week dienen er zich twee à drie nieuwe kandidaat-leden aan.”

DOELSTELLINGEN Het valt op dat de bekommernissen van de associatie in Spanje niet zo gek veel verschillen als die van de Belgische vakvereniging ACC. “Een van de grote doelen van de associatie is de erkenning van ons vak in Spanje. Maar we willen ook een ethische code creëren, vooral naar de klanten toe, opdat zij een serieuze selectie maken van agentschappen alvorens een pitch uit te schrijven, van maximum drie agentschappen. Ook willen we dat er geen informatie van de pitches wordt doorgegeven en dat de creativiteit wordt beschermd. We hebben zelfs een stempel gecreëerd waarmee we een project via een online platform kunnen bescher-

men alvorens het wordt gepresenteerd. Zo kan een klant met die informatie niet naar een ander agentschap stappen.”

NAAR EEN EUROPEES INITIATIEF? In de toekomst wil de kersverse Spaanse associatie ook nog meer gaan werken rond ROI en milieuvriendelijkheid van evenementen. “Maar we kijken ook uit om ervaringen te delen met andere associaties in andere Europese landen. De eerste steen hiervoor is al gelegd tijdens het laatste EUBEA festival, en we hebben al afspraken gemaakt voor een vergadering in Sevilla in november. Daar willen we bekijken of het mogelijk is toe te werken naar een Europese associatie. Want uiteindelijk hebben we toch allemaal min of meer dezelfde kopzorgen.”

MARKT OPGEKUIST De Spaanse evenementensector heeft tussen 2008 en 2013 een zware klap gehad. “De crisis was enorm, zeker omdat de Spaanse economie vooral steunde op constructie. Dat is van de ene dag op de andere gewoon

ingestort. Door die crisis is onze markt wel helemaal ‘opgekuist’. Er waren heel wat ‘one-man-shows’, die nu helemaal zijn verdwenen. De evenementenfirma’s die overleefd hebben, zijn de serieuze firma’s, met een serieuze structuur die met hun klanten hebben kunnen verder werken. Want ondanks de zware crisis zijn de grote firma’s toch evenementen blijven doen, zij het met kleinere budgetten.”

DE SECTOR HERLEEFT Intussen lijkt de Spaanse evenementensector weer helemaal op te leven. In die mate zelfs dat er buitenlandse kapers op de kust opduiken. “Firma’s zijn weer enorm aan het investeren in communicatie en evenementen. Maar men heeft wel geleerd uit de crisisperiode. De purchasingafdelingen hebben veel meer invloed dan voordien. Je moet dus sowieso pitchen en een hoge kwaliteit leveren om projecten binnen te halen. Maar er zijn bijzonder grote evenementen op de Spaanse markt. Dat maakt ook dat je elke dag steeds meer Duitse, Engelse en ook Belgische firma’s ziet meepitchen voor Spaanse merken”, zo besluit Jaime Sánchez.

EXCLUSIVE

C AT E R I N G

EVENTS

silverspoon_experience185x128_april.indd 1

2/04/15 09:58

event management 43

Hoewel er in de loop der jaren al heel wat verbeterd is, blijven bepaalde event briefings en competities nog regelmatig voor frustraties zorgen bij agentschappen. Onduidelijke opdrachten, last-minute wijzigingen, herroepingen door het management… het zijn maar enkele situaties die de agentschappen vaak met een pak verloren tijd en dus ook kosten opzadelen. Toch wordt er binnen de sector hard gewerkt om de situatie te verbeteren. Een recent initiatief hieromtrent was de Masterclass die door ACC (Association of Communication Companies) en UBA (Unie Belgische Adverteerders) werd georganiseerd en die agentschappen en adverteerders samenbracht voor een bijzonder interessante workshop.

STREVEN NAAR EEN OPTIMALE EVENT BRIEFING

en dertigtal vertegenwoordigers van agentschappen en adverteerders tekenden present in Strombeek-Bever voor een bijzonder interessante voormiddag. UBA en ACC hadden een panel van sprekers samengesteld dat bestond uit Kristel Brants van Electrabel en Mohamed Ouaret van bpost aan de adverteerderszijde, en Anik Van Bellegem van d-side en Frank Anthierens van DDMC voor de agentschappen. Het viel op dat beide kanten erg veel begrip voor elkaar toonden, al blijven er ook wel enkele tegengestelde visies.

WAT WIL MEN? Het gebeurt nog regelmatig dat opdrachtgevers bij een eerste briefing heel erg vaag blijven over wat ze precies willen. ‘Doe eens enkele suggesties’, klinkt het daarbij vaak, en ‘we willen een wow-effect creëren’ is ook een zinnetje dat regelmatig terugkomt. Wanneer een agentschap na zo’n vage briefing een idee uitwerkt, zal dit dan ook vaak niet overeenstemmen met hetgeen de opdrachtgever onbewust in gedachten had. En dus kan het werk weer opnieuw beginnen. “Eigenlijk zou een opdrachtgever het een en ander op papier moeten zetten, zodat men gron-

dig moet nadenken over hetgeen men precies wil”, aldus Kristel Brants. “Het is belangrijk dat men al een indicatie geeft welke de objectieven, de doelgroep, de boodschappen, de budgetten en de verwachte ROI-ROE zijn.”

EEN HELE MACHINE KOMT OP GANG Een simpel telefoontje met een eenvoudige vraag aan een agentschap lijkt misschien onschuldig, maar kan wel een enorme impact hebben. “Men moet goed nadenken welke machine men in gang zet als men een agentschap brieft”, zegt Frank Anthierens. “Er worden concepten uitgewerkt, schetsen gemaakt, logistieke berekeningen gedaan, leveranciers gecontacteerd, opties op artiesten genomen… een pak denkwerk en een pak planning. En dat werk verdient het nodige respect.” “Het agentschap en de adverteerder moeten de tijd nemen om elkaar te leren kennen, te begrijpen en een gemeenschappelijke woordenschat te ontwikkelen”, vult Mohamed Ouaret aan. “Men moet evenementenagentschappen dan ook niet zien als een leverancier, maar wel als een partner.”



EXPO-SPACE.BE

YOUR DRINK OUR PASSION

INTERNATIONAL TOUR

21.07 > 09.08.2015

KURSAAL OOSTENDE MAMMAMIA2015.BE - 070 22 56 00

10.09 > 25.10 11.10 BRUSSELS EXPO CIRQUEDUSOLEIL.COM/AMALUNA

SPONSORS MEDIA

SPONSORS OFFICIEL

FIRE-STARTER  

WWW.REDBULLFLYINGBACH.BE

presents

COCKTAIL - MOCKTAIL CATERING COCKTAIL WORKSHOPS - TRAINING TOTAL BAR SOLUTIONS GIN TONIC BAR www.cineconcert.be M

JOERI VAN BEECK +32 (0) 477 32 25 93 E joeri@troubleshakers.com www.troubleshakers.com



 



event management 45

EVENT CLIENT BRIEFING Om agentschappen en adverteerders elkaar beter te laten begrijpen, werkten UBA en ACC samen een document uit, dat opdrachtgevers moet helpen een efficiënte briefing op te stellen. Deze Event Client Briefing overloopt alle elementen die nodig zijn om een agentschap met een duidelijke opdracht aan het werk te zetten. Daarbij heel wat voor de hand liggende dingen (type evenementen, doelgroep, boodschap, doelstelling), maar ook elementen waar men in eerste instantie misschien niet aan zou denken (zoals een beschrijving wat men in het verleden al heeft gedaan op vlak van evenementen).

HET POKERSPEL OMTRENT HET BUDGET Ook ‘budget’ is een van de elementen die in dit document zijn opgenomen. Toch zitten agentschappen en adverteerders wat dit betreft niet volledig op één lijn. Het strategische prijsspel tussen agentschappen en adverteerders zorgt ervoor dat hier niet meteen alle kaarten op tafel worden gegooid. Het gebeurt dan ook vaak dat opdrachtgevers bij een eerste briefing geen (concreet) budget aangeven, en vervolgens afwachten met welk voorstel het agentschap op de proppen komt. “Als we ons voorstel presenteren, is er plots wel een strikt budget waar we ons aan moeten houden”, zegt Frank Anthierens. “Het is voor ons dan ook belangrijk om van bij het begin het budgettaire kader te kennen waarbinnen we kunnen werken.” Maar ook de opdrachtgevers hebben hun redenen om hun (volledige) budget niet meteen prijs te geven. Kristel Brants: “Mijn ervaring is dat als ik een bepaald budget aangeef, men met een voorstel komt dat net past binnen dit budget, en daar bo-

venop nog een paar aantrekkelijke opties aanbiedt, die ik toch ook wel ga willen. Daarom geef ik nooit van bij het begin mijn volledig budget prijs.” Ondanks deze verschillende posities kunnen zowel agentschappen als adverteerders zich achter deze Event Briefing scharen. Want een goede, complete briefing levert voor alle betrokken partijen voordelen op. “Een betere briefing resulteert automatisch in een betere presentatie vanwege de agentschappen”, geeft Frank Anthierens aan.

COMPETITIECHARTER Een tweede document dat tijdens de Masterclass aan bod kwam was het zogenaamde Event Competition Charter. Hierin wordt het ideale verloop van een competitie geschetst, met tal van tips omtrent de timing (minstens twee weken tussen briefing en presentatie), de organisatie van de presentaties, etc. Ook wordt er opgeroepen om maximaal drie agentschappen te betrekken in een creatieve competitie. Uiteraard kunnen er eerst nog meerdere agentschappen gescreend worden, maar dan wel op basis van meer algemene informatie en referenties. Bij een shortlist van maximaal drie kandidaten weet een agentschap dat het een reële kans maakt. Wanneer een bedrijf regelmatig events organiseert, hoeft men niet voor elk evenement van nul te herbeginnen. Vaak wordt er een band opgebouwd met enkele agentschappen die men in de loop der jaren heeft leren kennen, en kan men al inschatten wat er verwacht kan worden. “Wij hebben de gewoonte om te werken een lijst van 3 à 4 ‘prefer-

red’ agentschappen, die om de drie jaar vernieuwd wordt”, aldus Mohamed Ouaret. “Deze lijst geeft de agentschappen geen garantie op een bepaald aantal projecten of en bepaald budget, maar het geeft ons toch te kans om een band te ontwikkelen, een partnership waarbij agentschap en adverteerder elkaar beter begrijpen.”

VERGOEDING ALS TROOSTPRIJS? Ook bij dit competitiecharter zitten de agentschappen en adverteerders niet voor de volle 100% op dezelfde lijn. Agentschappen dromen ervan dat er een manier komt om hun werk voor projecten die ze uiteindelijk niet binnenhalen, vergoed te zien. Maar in de realiteit blijkt dit slechts uitzonderlijk het geval te zijn. Een vergoeding voor niet-winnende agentschappen blijkt moeilijk te verantwoorden binnen de hiërarchie van een bedrijf. Waar beide partijen het wel over eens zijn is dat een agentschap een duidelijk beeld moet krijgen wie zijn ‘tegenstanders’ in een competitie zijn, en hoe zijn kansen liggen. Dan kan men zelf nog beslissen hoeveel tijd/geld men hierin wenst te investeren.”

VERSCHILLENDE PERSPECTIEVEN De MasterClass werd afgesloten met een workshop waarbij adverteerders en agentschappen samen een event briefing voorgeschoteld kregen en mochten aangeven wat er hierin beter zou kunnen. Een opdracht die leidde tot een interessante ontmoeting van verschillende perspectieven. “Ik heb vandaag heel wat bijgeleerd”, vertelt Thomas Heylen van KPMG. “Het is altijd boeiend wanneer andere mensen uit het vak hun ervaringen delen, en ook de twee documenten die we hier vandaag hebben gekregen, zijn heel erg interessant.” Ook Koenraad Verheyen van De Nationale Loterij kan zich hierbij aansluiten: “Ik vond het bijzonder leerrijk om te zien hoe de verschillende perspectieven, van de adverteerder én van het agentschap, naast elkaar werden geplaatst. Dat doet je toch wel anders naar bepaalde zaken kijken.”

A World of Audio-visual Rental Events Meetings & Conventions Concerts Fashion Shows Exhibitions Christie Digital DLP & HD Projectors Vista Systems Processors LCD & Plasma Displays Sound & Light

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56 Fax: + 32 2 725 37 92

20 ans de créativité et de rigueur au service de ses clients privés et institutionnels. Alchimistes de l’évènement, nous offrons une communication durable et responsable. Nous réunissons toutes les compétences en communication évènementielle. Et partageons notre savoir faire et notre engagement.

20 jaar creativiteit en inzet ten dienste van onze klanten, zowel in de privé- als in de overheidssector. Als event-tovenaars bieden wij een duurzame en verantwoorde communicatie aan. We brengen alle competenties op het vlak van evenementcommunicatie samen onder één dak.

VO_EVENT_ANNONCE_185x128_V01.indd 1

23/06/15 10:14

associations 47

EEN BOEIEND NAJAAR VOOR DE EMA SOCIETY Na een welverdiende zomerbreak komt de EMA Society, de vereniging voor corporate event managers, in september terug met een reeks boeiende en vooral ook leerrijke activiteiten voor haar leden.

e EMA Society vat het najaar aan met een educational omtrent creativiteit, in samenwerking met Flanders Inshape, getiteld “Boost your creativity”. De vzw Flanders Inshape ondersteunt de Vlaamse industrie om het designproces voor innovatie verder te professionaliseren. Zo kunnen bedrijven succesvol groeien en hun concurrentiepositie versterken. Deze sessie zal plaatsvinden in de vertrouwde EMA-thuisbasis, met name Brussels Kart Expo. Een week later, op 23 september, trekt EMA naar Mechelen, en meer bepaald naar het Congres- en Erfgoedcentrum Lamot dat haar tienjarig bestaan viert. Naar aanleiding van die verjaardag organiseert men uniek congres, waarbij innovatie, creativiteit, storytelling, trendwatching en duurzaamheid cen-

traal staan. De sprekers voor die dag zijn Herman Konings, Inge De Clerck, Tom Suykerbuyk, Tim Verheyden en Els Demey. “Lamot: A story about innovation” is een gratis evenement. Heeft u zin in een boeiende dag met tal van interessante sprekers? Zet deze datum dan alvast in uw agenda! Inschrijven kan u vanaf 10 september 2015. Binnenkort volgt er ook nog meer informatie over de fam-trip naar de regio Zuid-West-Vlaanderen en Lille, die voor de maand oktober voorzien is. Het End of Year evenement is dit jaar voorzien voor 8 december. Meer info over al deze activiteiten vindt u op www.emasociety.be. Daar vindt u eveneens meer uitleg over de verschillende lidmaatschapformules en de bijhorende voordelen.

BESA LANCEERT EEN REEKS NIEUWE TOOLS De hoofddoelstelling van BESA blijft het behartigen van de belangen van de event toeleveranciers, hiervoor werden de laatste jaren al een aantal tools ontwikkeld waar leden toegang tot hebben. Op de zomerplanning staat de lancering van een aantal nieuwe tools waar leden gebruik van kunnen maken.

pleidingen en informeren blijven de meest succesvolle BESAtools. Zo werd er een eerste test-opleiding hoogtewerker IS 005 door BESA afgerond. 9 deelnemers zijn allen geslaagd voor het BeSaCC examen (Belgisch certificaat) en het IPAF examen (internationaal certificaat). In het najaar start BESA dan ook ongetwijfeld met een reeks opleidingen rond veilig machinegebruik. Op commercieel vlak wenst BESA zijn leden ook bij te staan. Hiervoor zijn BESA’s netwerkevents, infosessies en BESA’s sociale media tot op vandaag het meest aangewezen. Dit voorjaar ontwikkelde BESA op zijn website een nieuwe ledenlijst, de BESA Members Directory. De standaard lijst

met leden en een link naar hun website werd vervangen door een geslaagde directory waar vanaf vandaag ook standaard leden hun logo en foto’s kwijt kunnen. Deze ledenlijst werd onderverdeeld in 14 categorieën, organisatoren kunnen hun event volledig opbouwen met leveranciers die de BESA gedragscode onderschreven! Een niet te onderschatten commercieel pluspunt voor leden maar ook voor de organisator. Je kan er ook zoeken op regio, wat dan weer een voordeel is als je op locatie bent en dringend een extra truss, podiumelement of projector kan gebruiken. Ben je lid van BESA en heb je jouw listing nog niet kunnen aanvullen, wacht dan niet langer. De volledig vernieuwde BESA Members Directory kan je terugvinden via b-esa.be/leden/

associations 49

UNICEO

BENOEMT EEN BELGISCHE ALS VICE-VOORZITTER VOOR DE BENELUX Begin juni heeft UNICEO, de internationale associatie van eventverantwoordelijken, Paola Capaldi aangesteld als vice-voorzitter voor de Benelux. Paola Capaldi

“I

k ben verheugd dat ik de kans krijg om UNICEO in deze geografische zone te ontwikkelen”, aldus Paola Capaldi, Head of Proximus Group Events, die wij ook al elders in dit nummer interviewden. “Ik heb deze associatie van bij zijn begin vervoegd, en ik ben ervan overtuigd dat de professionele ontwikkeling van zijn leden en onze sector moet komen vanuit het delen van de ervaringen van de captains of industry. Het is vanuit dit standpunt dat ik mijn best zal doen om Uniceo in de Benelux te ontwikkelen, om zo elk van zijn leden de kans te geven om tijd te winnen binnen zijn werk, nieuwe vaardigheden te verwerven en hun carrières te boosten.”

Welke zijn de doelstellingen die u zich heeft gesteld voor het Beneluxniveau?

De Belgische Event Corporate Managers kennen EMA, maar nog niet UNICEO. Waarover gaat het precies?

Welke zullen de eerste stappen zijn die u zal ondernemen?

“Ik moet eerlijk met u zijn, ik kende EMA nog niet (lacht). UNICEO is de enige internationale associatie die senior beslissers verenigt die werken aan corporate evenementen bij grote bedrijven en associaties in de Benelux en internationaal.”

“De eerste stap zal gewijd zijn aan de communicatie naar onze leden en onze potentiële leden, om zo het netwerk te laten groeien. Vanaf de maand september zullen wij in Brussel vergaderingen met onze leden organiseren, de « UNICEO Leaders Meetings ». Het zal gaan om Afterworks georganiseerd volgens een format dat al bestaat in andere Europese hoofdsteden, en tijdens dewelke onze leden kunnen discussiëren en van gedachten wisselen over een actueel onderwerp. Het vervolg moet nog geschreven worden…”

Wat kan deze associatie bijdragen aan Event Corporate Managers in de Benelux ? “Als beslissers voor corporate evenementen, krijgen wij te maken met tal van uitdagingen: de waarde van elk evenement rechtvaardigen, hun ROI maximaliseren, creatief blijven met teruggeschroefde budgetten en toch het bedrijfsbeleid blijven respecteren, nieuwe manieren zoeken om de participatie te versterken, etc. Wanneer de situaties gecompliceerder worden, maakt eendracht macht. Het is in deze geest dat UNICEO zich internationaal heeft ontwikkeld en zich ook zal ontwikkelen in de Benelux, waar we nu al zo’n dertig leden tellen. Dankzij UNICEO, krijgen de leden uit de Benelux de kans om hun ervaringen uit te wisselen en te delen met hun collega’s, niet enkel in de Benelux, maar ook internationaal.”

“Eerst en vooral wil ik het netwerk dynamiseren en de leden laten gebruik maken van de collectieve kennis, wat ook een stimulatie voor veranderingen impliceert. Daarnaast willen wij op een globale manier communiceren naar alle potentiële leden in de Benelux, teneinde onze associatie te laten groeien. Ten slotte zijn wij momenteel ook op zoek naar partners en sponsors in de Benelux, die onze lokale actie kunnen helpen ondersteunen.”

www.uniceo.org UNICEO is momenteel de enige internationale associatie van beslissers en opdrachtgevers verantwoordelijk voor het evenementengedeelte bij grote bedrijven. De leden van UNICEO zijn uitsluitend marketing- en communicatiedirecteurs of verantwoordelijken belast met evenementen binnen grote Franse en internationale bedrijven. UNICEO heeft als doel het opzetten van een uitwisselingsplatform voor de decision makers van de sector.

AWARD WINNING

CREATIVITY

info@lapinquotidien.com 0486/43 43 48

Soundﬁeld takes precision to another level. With sometimes just the depth of a creditcard to spare, we make even the most difficult of circumstances work. It’s all part of the perfect preparation for every event, it’s what makes us more than sound & light!

Soundﬁeld nv Bruisbeke 19/21 l 9520 St Lievens-Houtem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundﬁeld.be

supplies 51

WAT VERWACHTEN DE EVENT AGENCIES ALLEMAAL OP HUN BORD?

CATERING ENQUÊTE 2015

In mei en juni bevroeg het team van Experience Magazine 158 eventbureaus in het kader van de jaarlijkse enquête rond de Belgische event cateraars. Welke traiteurs vallen het meest in de smaak bij onze evenementenagentschappen? Aan welke eigenschappen van een cateraar hecht men het meeste belang? En zijn er grote verschillen tussen het noorden en het zuiden van het land? In de Belgian Event Manager Guide, die begin september verschijnt, kan u lezen welke cateraars het meest in de smaak vallen. Maar er zijn ook nog enkele andere opvallende conclusies uit deze studie te trekken…

Indien u één eigenschap van een cateraar weet te waarderen wat is dit? Quelle est la première qualité que vous attendez d'un traiteur? 35%

KWALITEIT NOG STEEDS HET BELANGRIJKSTE CRITERIUM

30%

Indien u één eigenschap van een cateraar weet te 25% waarderen wat is dit?

lk jaar proberen we na te qualité gaan que welke Quelle est la première vous attendez d'un traiteur? 20% de eigenschappen zijn die agent35% schappen belangrijk vinden bij het 15% 30%kiezen van een cateraar. Kwaliteit is hier met 27% van de antwoorden de onbetwiste 10% 25% nummer 1. Andere belangrijke elementen 5% 20%die van belang zijn bij het beoordelen van een cateraar zijn de flexibiliteit (18%), de 0% 15%creativiteit (16%) en de stiptheid (10%). Hoewel deze volgorde dezelfde is in 10% beide landsdelen, zien we toch ook en5%kele nuanceverschillen. Kwaliteit scoort in Vlaanderen (blauwe balken) zo’n 5% 0% beter dan in Wallonië (rode balken). Het Indien u één eigenschap van een cateraar weet te waarderen wat is dit? omgekeerde kan weer gezegd worden Quelle est la première qualité que vous attendez d'un traiteur? van creativiteit, waar men in Franstalig België dan weer iets meer belang aan hecht. Verder zien we in Wallonië – in30% tegenstelling tot 27% Vlaanderen – ook een relevante vraag naar all-in formules, waarbij de cateraar de ruimere organisatie in handen neemt. 25% Indien u één eigenschap van een cateraar weet te waarderen wat is dit? 19% 20% Quelle est la première qualité que vous attendez d'un traiteur? 30%

27%

16%

10%

9% 5%

CATERAARS MET EIGEN LOCATIES: DO OR DON’T? 5% Ten

19%

15% 10%

10%

25% 20%

16%

15%

5% vroegen we de evenemenslotte 3% 3% tenagentschappen ook nog 2%even naar hun mening over de trend dat steeds meer event cateraars zelf locaties uitbaten. En het moet gezegd: hierover zijn de meningen bijzonder verdeeld. 51% beschouwt dit als een positieve evolutie, terwijl 49% net het tegenovergestelde denkt. Ook in de regio’s zien we gelijkaardige percentages, al zien we dat Wallonië misschien nog net iets positiever denkt over het uitbaten van eigen locaties.

We care about your visitors Hoe kunnen we u helpen bij de bezoekersregistratie? UITNODIGING

CONFIRMATIE

BADGES

REGISTRATIE

ONTHAAL

EVALUATIE

www.eventcheckin.be

www.abusol.com

event 53

INSCHRIJVINGEN VOOR DE EUBEA ZIJN GEOPEND

De Europese wedstijd voor de beste Europese evenementen is van start gegaan. Projecten die willen deelnemen, moeten vóór 31 augustus zijn ingeschreven.

e EuBea werden in 2006 opgericht door de Milanese groep ADC Group en vieren dit jaar hun tienjarig bestaan. Wat er zo speciaal is aan deze wedstrijd, is dat deze verspreid over twee dagen wordt georganiseerd, met een prijsuitreiking met verschillende prijzen en een reeks bijeenkomsten en workshops in het teken van corporate events in Europa. Het festival zal dit jaar opnieuw in Sevilla plaatsvinden, namelijk van 5 tot 7 november 2015.

moment zijn de inschrijvingen voor beste evenementprojecten net van start gegaan, en de Belgische eventbureaus hebben inmiddels de goede gewoonte om zich op internationaal vlak te onderscheiden.

INTERACTIE

Inschrijvingen: www.EuBeafestival.com/call-for-entries

Hoewel de thema’s van de bijeenkomsten en rondetafelgesprekken nog moeten worden vastgelegd, hebben de organisatoren al laten weten dat ze sterk internationaal getint zouden zijn, en dit om het louter nationaal kader te overstijgen waarin corporate eventmanagers vaak vastzitten. Laten we in die hoedanigheid het houden van een meeting niet vergeten waarop leidinggevende kaderleden van de verenigingen van nationale agentschappen aanwezig zijn, om mogelijke samenwerkingen te creëren en sommige gemeenschappelijke uitdagingen het hoofd te bieden. Tussen de andere gedebatteerde onderwerpen staan digitale marketing, multichannel marketing, middelen die echte ervaringen creëren en nieuwe manieren om bedrijfsmeetings te organiseren op het programma van het festival.

INSPIRATIE Naast het interactieve programma is het festival ongetwijfeld het evenement waar je het best kunt ontdekken wat er gebeurt op het vlak van B2B-evenementen in Europa, en waar je kunt kennismaken met buitenlandse partners, of het nu voor agentschappen of corporate eventmanagers is, trouwens. Op dit

Het evenement, waarop zo’n 500 professionals aanwezig zouden moeten zijn, vindt plaats in het Seville Barcelo Renacimiento Hotel, gelegen aan de oever van de Guadalquivir.

Het EuBea Festival is een ontmoetingsplaats voor Europese professionals uit de eventsector. De bedoeling van de 10de editie van het International Festival of Events and Live Communication, dat plaatsvindt van 5 tot 7 november 2015 in Sevilla, is om de best practices van de sector te delen en creativiteit te belonen die werd ingezet in het kader van live communicatie-activiteiten. De EuBea-wedstrijd is toegankelijk voor alle Europese bedrijven die werkzaam zijn in de eventsector, waaronder productiebureaus, openbare instellingen, organisaties, event- en reclamebureaus, enz. Het EuBea Festival wordt georganiseerd door de Italiaanse uitgeverij ADC Group.

LESS IS IS MORE LESS MORE FLY02

Ultra-compact multicamera flightsets for your events.

Brand new compact flightset for all your events. Low cost and quick to set up. Discover all our flightsets on www.flyawaytv.be

www.flyawaytv.be

event agencies 55

KORT OP DE BAL VOOR DE NIEUWSTE TEAMBUILDING TRENDS Event Masters uit Willebroek viert dit jaar zijn twintigste verjaardag. Toch grijpt men dit jubileum niet aan om achterover te leunen en achterom te kijken, integendeel. Ook na 20 jaar blijft Event Masters iedere dag hard werken om toonaangevend en innovatief te blijven, binnen alle vier de afdelingen van het bedrijf: tailormade events, incentives, Destination Management (DMC) en teambuildings. Vooral binnen die laatste afdeling staat er dit jaar heel wat te gebeuren, zo vernemen we van Bert Knuts van Event Masters.

Bert Knuts

“O

p vlak van teambuilding zijn we ons bedrijf dit jaar een serieuze boost aan het geven”, aldus Bert Knuts. “De roots van Event Masters liggen bij de teambuildings en we beschouwen onszelf ook als marktleider op dit vlak. We hebben al een aantal topconcepten ontwikkeld die behoorlijk goed in de markt liggen. Maar het voorbije jaar zijn we ook eens internationaal gaan rondkijken welke de trends zijn op vlak van teambuilding. Iets wat alleszins opvalt is de groeiende vraag naar kortere teambuildingprogramma’s, die dan vaak deel uitmaken van een meeting of een seminarie, en waar men dan ook maar een paar uurtjes voor uittrekt. Maar toch wil men tegelijkertijd niet inboeten op de impact die zo’n activiteit teweeg brengt. Met die wensen in het achterhoofd zijn wij op zoek gegaan en hebben we enkele nieuwe concepten gevonden die we nu en in de komende jaren op de markt brengen.”

van de verschillende agentschappen worden gedeeld, en minimum 1 keer per jaar komt men samen. We hebben nu een 32-tal leden van over de hele wereld, die allemaal top zijn in hun land, met een indrukwekkende staat van dienst. Ze brengen de beste teambuildingconcepten in het netwerk, zodat andere leden deze ook in hun land kunnen gaan aanbieden. Het zijn stuk voor stuk concepten die elders in de wereld al succesvol zijn geweest.”

VAN 10 TOT DUIZENDEN DEELNEMERS Maar wie is er nu juist op zoek naar zo’n teambuilding? En voor wie kan een teambuilding een verschil maken? “Ik zie niet echt een soort ‘typeklant’ voor teambuildings”, zegt Bert Knuts, “De meerderheid van ons cliënteel zijn de grotere bedrijven, maar ook KMO’s en openbare diensten kunnen bij ons terecht. Een teambuilding kan bij ons

INTERNATIONAAL NETWERK Zoals gezegd durft Event Masters ook over de landsgrenzen heen kijken. Zo werkt het bijvoorbeeld ook samen met buitenlandse agentschappen. “ We halen veel inspiratie uit ons lidmaatschap van de internationale teambuilding associatie, met name Catalyst Global. Dit is een associatie waarbij alles draait om ‘sharing knowledge’. De best practices



NOXX BUILDING EVENT CENTER

1 LOCATIE – 4 UNIEKE AREA’S N. Building: JOUW event space op maat. De 8 jaar oude venue heeft gedurende de voorbije jaren een aantal transformaties ondergaan om zo één van de meest multi-functionele event spaces van België te worden. Onlangs nog werden er enkele veranderingen aangebracht om het warme karakter extra in de verf te zetten. Tevens werd er gewerkt aan de ﬂexibiliteit van het event center zelf waardoor vandaag bijna alles MOGELIJK IS: Meetings, conferenties, personeelsfeesten, productvoorstellingen, walking en seated diners… Elk van de 4 ruimtes kan afzonderlijk van elkaar gebruikt worden of net als één geheel, zodat verschillende activiteiten elkaar mooi opvolgen of in elkaar kunnen overlopen. Met een beschikbaarheid van 50 tot 1500 personen is dit een locatie die haast alle events aankan.

N. building ligt naast de ring van Antwerpen, vlak aan de afrit en het cinemacomplex Kinepolis. Aan het gebouw is een enorme parkeergelegenheid ENKELE VAN ONZE REFERENTIES: Price Waterhouse Coopers, Sony, Bacardi-Martini, VMMA, Autogrill, Junkers, UC Belgium, … Ons event experten dragen de tevredenheid van de klant hoog in het vaandel. Graag nodigen wij u uit voor een locatie bezoek, zodat we u in detail de mogelijkheden van onze locatie kunnen bespreken.

NOXX BUILDING - Noorderlaan 3, 2030 Antwerpen | jimmy@noxxantwerp.be | T+32(0) 3 295 54 65 - F+32(0) 3 295 43 27 www.noxxbuilding.be

event agencies 57

30 eigen concepten en 105 Catalyst Concepten, die we de komende maanden zullen implementeren. Een event bestaat uit verschillende bouwstenen. Die elementen nemen we op tijdens de briefing. Door een grondige briefing kunnen we 95% van de events terugbrengen tot een van onze concepten. Voor de andere 5 % creëren we een nieuw concept binnen onze teambuilding afdeling.”

ENORME IMPACT al vanaf tien personen, tot zelfs een paar duizend personen. Steeds meer en meer events worden gekoppeld aan een boodschap. Een fusie, een productlancering, nieuwe collega’s, een salesmeeting,... naargelang het type event hebben we verschillende concepten die in aanmerking komen. Wij proberen te zorgen voor een dag waarop we mensen kunnen laten samenwerken, mensen kunnen laten proeven, en hen laten merken dat ze veel aan elkaar hebben, dat ze samen meer kunnen bereiken, en dat er gewoon een toffe sfeer hangt waarin ze elkaar op een andere manierleren kennen.”

ENORM AANBOD “We hebben momenteel bijna 150 verschillende concepten in onze portfolio.

Een prachtig voorbeeld van zo’n concept is Orchestrate, waarin de deelnemers in twee uur de beroemde Carmina Burana leren spelen als symfonisch orkest. “De deelnemers komen toe en krijgen eerst een symfonisch optreden te zien. Na het eerste nummer draait de dirigent zich om en zegt: “en nu is het aan jullie”. De groep wordt opgedeeld in verschillende instrumenten met telkens een begeleider. Vaak hebben heel wat deelnemers totaal geen muzikale kennis. Maar door zich een uur lang op een instrument te focussen met een instructeur krijgt men dat eigen stuk toch wel onder de knie. Wanneer al die instrumenten dan ook nog eens worden samengebracht is het resultaat indrukwekkend. Er ontstaat een moment met een enorme impact.”

FUN, SAMENWERKING EN UITDAGING Een gouden formule voor een geslaagde teambuilding bestaat niet meteen, maar toch zijn er enkele ingrediënten die we steeds zien terugkeren. “ Op de eerste plaats is er het fun-aspect”, aldus Bert Knuts. “Dit mag zeker niet ontbreken, want voor de werknemer blijft het toch een dagje uit, weg van de werkvloer. Verdere elementen zijn samenwerking en een challenge. Er mag immers ook wel een uitdaging aan gekoppeld zijn. Als je op een bepaalde manier ook je grenzen kan verleggen, zal de impact alleen maar groter zijn. Competitie kan ook een element zijn, maar dat hangt ook een beetje samen met het type klant waar je mee te maken hebt. Bij sales-groepen valt dit soort activiteiten bijvoorbeeld erg in de smaak.”

CONFERENCE ENERGIZERS We hadden het al over de groeiende vraag naar kortere teambuilding activiteiten. Maar het kan nog beknopter. “Tegenwoordig hebben we ook een aanbod van zogenaamde Conference Energizers. Dit zijn korte pauze- en boostmomenten voor conferenties en meetings. Als DMC hebben we vele internationale groepen en zoeken we soms hele korte activiteiten voor een grote groep, van zo’n 15 tot 30 minuten. Het komt er daarbij op aan om de mensen nog even wakker te schudden en de dag wat te kruiden. Via het Catalyst Global netwerk hebben we nu een paar hele mooie Conference Energizers die we kunnen aanbieden. Met Boom Time wekt men een muziekstuk tot leven met opblaasbare muzikale staven. Een ander voorbeeld is dat we de hele zaal een videogame laten spelen, waarbij men zichzelf op het scherm ziet. Deelnemers draaien heel makkelijk de knop om, op voorwaarde dat de activiteit laagdrempelig is. Het doet hen eventjes de vergadering vergeten, het neemt de stress weg, men zet het verstand op nul en lachen maar”, zo besluit Bert Knuts.

IN KINEPOLIS ANTWERPEN KUNT U HEEL GROTE ZALEN HUREN. MAAR OOK HEEL KLEINE. NOG IETS DAT U MISSCHIEN NIET WIST OVER ONS. Bij Kinepolis Antwerpen denkt u wellicht aan grote, comfortabele filmzalen. Terecht. Maar ook voor kleine groepen hebben we de perfecte eventruimte. Check maar op kinepolisbusiness.com of bel Loan Tran op 03 544 35 14.

Meer dan alleen cinema.

event agencies 59

“AL 25 JAAR STEEDS INGENIEUS UIT DE HOEK KOMEN” Eind jaren ’80 beconcurreerden Koen Vanhove en Stefan Deckers elkaar nog als jonge organisatoren van fuiven in Hasselt. Intussen zijn beide heren al 25 jaar zakenpartners binnen Conrad Consulting en dragen ze zo bij tot de ontwikkeling van de B2B-evenementensector. Een mooi moment om terug te blikken met de zaakvoerders, hun medewerkers, én hun klanten.

Boven van links naar rechts: An Kempeneers, Xavier de Graaf, Niels Aerden Beneden: Stefan Deckers, Koen Vanhove, Signe Grauls en Ruth Kelchtermans

KLANTEN AAN HET WOORD: “Afwijken van de gebaande paden” Koen Van Gerven, tegenwoordig CEO van bpost, kwam met Conrad in contact voor de viering van 175 jaar Generale Bank. “Dat was een evenement voor toch enkele duizenden mensen, op de mijnsite van Winterslag, die toen nog niet zo mooi gerenoveerd was als vandaag. Koen en Stefan hebben die opdracht toen heel creatief aangepakt en een sterke organisatie neergezet. Die creativiteit zie ik dan ook als hun sterkste punt: ze proberen concepten neer te zetten die origineel zijn en afwijken van de gebaande paden, vaak ook met een ludiek element.” “Efficiënte manier van werken” Jo Smeets, van de gelijknamige jeneverproducent, kent Koen en Stefan al van voor de oprichting van Conrad

Consulting. Ook hij herinnert zich een bijzonder aangename samenwerking. “Naast hun enorme creativiteit apprecieer ik ook hun efficiënte manier van werken. Op het moment dat het moet worden aangepakt, wordt het ook op een degelijke manier aangepakt. Mijn mooiste herinnering is de lancering van onze nieuwe verpakking binnen de jenevermarkt, een actie die wij toen samen op nationaal vlak hebben opgezet.” “Als klant een beetje Conradder” DKV Verzekeringen is ook reeds een lange tijd klant bij Conrad Consulting. René Vrancken legt uit wat hij zo apprecieert aan het Hasseltse agentschap. “Bij Conrad kan ik steeds rekenen op een persoonlijke approach van hun vriendelijke, correcte maar ook professionele medewerkers. De opvolging van de offerte en de afrekening is

steeds zeer correct, en als er toch een probleem zou opduiken, wordt dit snel opgelost. De sfeer is erg familiaal, wat maakt dat je je zelfs als klant ook een stukje ‘Conradder’ voelt.” “Hun ideeën draaien geweldig uit” Voor het Antwerpse Mourik mocht Conrad Consulting al een vijftal keer een klantenhappening organiseren. Fabienne Hoeben blikt terug op de samenwerking. “Ik onthou vooral het positief volhardend verdedigen van de eigen ideeën en dat al vanaf het moment dat je als klant in de verste verte nog geen idee hebt van wat je eigenlijk wil. Onze ervaring leert dat je in zulke gevallen maar beter meteen mee gaat met het idee van Conrad. Daar is het bij de realisatie van enkele van onze evenementen al verschillende keren op uitgedraaid en met geweldig succes. Hou je echter als



event agencies

klant vast aan een idee dat je zelf hebt, zal men er alles aan doen om dit idee te realiseren en dit met een uitmuntende invulling. Men doet ook heel veel moeite om de klant echt te leren kennen. Bij Conrad weet men wat wij wel en niet willen en dat moeten we dan ook niet telkens terug herhalen.” “Twee kuifjesachtige vennoten” Foamglas was de opdrachtgever van een van de eerste grote bedrijfsevents van Conrad Consulting. Brigitte Lacroix legt uit waarom ze na al die jaren nog altijd graag met Conrad samenwerkt. “Hun sterkste punten zijn originaliteit en degelijkheid. Alles is tot in de puntjes verzorgd, en ze houden rekening met de eigen cultuur van het bedrijf om een event voor te stellen en uit te werken. Ze zijn flexibel en passen zich aan indien omstandigheden wijzigen tussen ontwerp en uitvoering. Je bouwt een lange termijn relatie op met de gedreven Conrad-medewerkers, die bovendien bereid zijn om de ‘extra mile’ te lopen. Ten slotte vind ik het ook prachtig hoe de twee vennoten - ondanks hun succesvolle carrière uitbouw - nog steeds iets “kuifjesachtig” behouden en buiten zakenpartners ook waardevolle en innemende persoonlijkheden zijn.”

Koen Van Gerven

Jo Smeets

“Backstage-info”

ERVARING ÉN INNOVATIE

Koen Vanhove organiseerde de Life-Boat Party met ASG studentenvereniging in de Grenslandhallen, Stefan Deckers deed hetzelfde met de Puls Party van de scouts in het Cultureel Centrum van Hasselt. Allebei hadden ze het organiseren in het bloed, en het was een gemeenschappelijke sponsor die beide heren samenbracht. Samen gingen ze oorspronkelijk op zoek naar sponsors voor events, maar al snel schakelden ze over op het organiseren van events voor klanten met een budget. Stap voor stap is Conrad Consulting uitgegroeid tot een vaste waarde op de Belgische evenementenmarkt. “We hebben in die periode een heel sterk netwerk uitgebouwd”, aldus Koen Vanhove. “We hebben mee de markt gemaakt, en we hebben iedereen – collega’s en leveranciers – mee zien groeien. In het begin moesten we klanten soms nog uitleggen wat een evenementenkantoor is. Intussen hebben we samen die markt professioneel en stabiel kunnen maken. En die ervaring krijgt een klant er altijd gratis bij.”

Met 25 jaar ervaring op zak blijft Conrad Consulting zichzelf voortdurend heruitvinden. “We hebben steeds oog voor innovatie. Het gevaar bestaat anders om vast te lopen in bepaalde procedures. Maar wij blijven scherp. In onze baseline staat ‘special events engineering’, en we proberen dan ook altijd ingenieus uit de hoek te komen, zonder het warm water opnieuw uit te vinden. Want in België blijft de basisregel nog altijd dat in de eerste plaats de catering op niveau moet zijn.” “Conrad Consulting staat bekend als een organisator van evenementen waar alles tot in de puntjes geregeld is”, vult Niels Aerden van Conrad aan. “We merken dan ook dat klanten ons echt wel vertrouwen geven.”

René Vrancken

ZIN IN EEN UITDAGING Conrad Consulting is een agentschap dat ook altijd durf heeft getoond en niet bang is van een uitdaging. “Zo hebben we ooit eens een Scania-vrachtwagen op-

Fabienne Hoeben

event agencies 61

Stefan & Koen

gehangen en naar beneden laten komen in de Brabanthallen, voor de Belgische lancering van die truck”, vervolgt Koen Vanhove. “Geen enkel ander agentschap durfde die uitdaging aan te gaan, maar dankzij een uitgebreide voorbereiding en een goede samenwerking met Stageco en andere partners hebben wij het wel kunnen realiseren. En het resultaat was de moeite.” “Ik kan mij niet herinneren dat we al ooit neen hebben gezegd tegen een klant”, aldus Signe Grauls van Conrad Consulting. “Men kan het zo gek niet bedenken, of wij gaan de uitdaging aan, en stellen alles in het werk om het tot uitvoering te brengen.”

WIE HET KLEINE NIET BEGEERT… Die uitdagingen kunnen zowel heel groot, als ook relatief klein zijn… “Wij doen zowel heel grote projecten, maar ook voor de kleine evenementen voelen we ons niet te goed”, verduidelijkt Koen Vanhove. “We vinden iedereen belangrijk. Want in de crisisperiode na 2008, waren we heel blij

dat we de kleine en privé-evenementen nog hadden. We blijven die nu ook nog doen. Onze structuur kan dat aan. Het houdt alles gezellig en afwisselend.”

EEN STABIEL TEAM MET VERSCHILLENDE KWALITEITEN Conrad Consulting kan rekenen op een stabiel team, met medewerkers die al een hele tijd bij het bedrijf zijn. “Dat maakt dat iedereen hier enorm goed op elkaar is ingespeeld, en een blik soms al volstaat om te weten waarover het gaat.” “Ons kantoor is zo georganiseerd dat we met zijn allen aan één groot bureau zitten”, gaat Xavier de Graaf verder. “We staan dus voortdurend met elkaar in contact en kunnen altijd meteen dingen aan elkaar vragen. Zo kunnen we heel dynamisch werken en dingen uitwisselen. We zijn allemaal totaal verschillende mensen, uit totaal verschillende werelden… Maar het klikt wel.” “Stefan en Koen geven ons ook de ruimte om zelfstandig te werken”, vult Ruth Kelchtermans aan. An Kempeneers: “Ze geven ons voor 100% vertrouwen. We vragen natuurlijk regelmatig hun mening, maar kunnen er zelf ook volledig voor gaan.”

PERSOONLIJKE BAND MET DE KLANT

Brigitte Lacroix

De band met de klanten is bij Conrad Consultingvan enorm belang. “Wij werken heel persoonlijk met onze klanten”, aldus An Kempeneers. “Bij velen is daar echt wel een heel persoonlijke band uit gegroeid. We zijn niet het grootste bureau, maar kiezen voor een familiale stijl, heel close met de klanten.”

Xavier de Graaf: “We nemen projecten altijd met twee personen onder handen en zorgen steeds voor een goeie back-up. Zo heeft de klant steeds een persoonlijke aanspreekpartner die van alles op de hoogte is.” “We zijn ook steeds heel flexibel naar onze klanten”, zegt Ruth Kelchtermans. “De opdrachten komen tegenwoordig vaak later binnen, maar we slagen er toch steeds in dit tot een goed einde te brengen.” Koen Vanhove: “Voor die flexibiliteit hebben we ook een eigen magazijn, met een degelijke basisinfrastructuur die we heel snel kunnen inzetten. Het feit dat wij ook kennis hebben van die apparatuur, zorgt ervoor dat wij veel vlotter kunnen communiceren met onze leveranciers.”

DEGELIJKHEID BOVEN GROEI Dat Conrad Consulting na 25 jaar nog steeds bovenaan meedraait, is te danken aan een weldoordacht beleid gedurende al die jaren. “We hebben altijd degelijkheid boven groei geplaatst. We hebben de kans gehad om verder te groeien, maar dat hebben we bewust niet gedaan. We zijn nu met zeven voltijdse en een halftijdse kracht. We hebben heel wat collega’s, die wel voor die groei hadden gekozen, zien sneuvelen omdat de bureaukost te groot werd. Wij kunnen met deze bezetting diverse grote evenementen op dezelfde dag aan. En dat is voor ons meer dan genoeg. Intussen hebben wij ons eigen gebouw, onze eigen wagens,… Bovendien hebben we ook al een aardige reserve opgebouwd, waarmee we een moeilijker jaar kunnen opvangen. Dat is toch een extra zekerheid voor een klant die een serieus voorschot heeft betaald.”, zo besluit Koen Vanhove.

ICC185x128.ai 1 2/22/2011 11:09:03 AM

WE CARE about colourful events

YOU ORGANIZE ASK US,WE CARE We care about your party location, your meeting rooms, your free wifi-connection, your own parking space, your personal contact, but most of all, we care about you.

... so why not have a successful try ?

Familie Van Rysselberghedreef 2, bus 1 – Citadelpark - B- 9000 Gent T +32 9 242 89 00 F +32 9 242 89 01 - E-mail: welcome@iccghent.com

www.iccghent.com

Organisatie en service puur natuur Domaine des Grottes de

Het Domein van de Grotten van Han biedt een breed gamma aan mogelijkheden, de ene nog origineler dan de andere: een standaard vergaderzaal van 80 personen, de magnifieke Wapenzaal die zich 100m onder de grond bevindt of al even apart: de pelsjagers hut in het midden van het Wildpark. Maak een vrijblijvende afspraak met ons team en kom dit uitzonderlijke theater zelf ontdekken.

www.grotte-de-han.be

De Natuur op ware Grootte

CONTACTEER NU STÉPHANE GÉRON sgeron@grotte-de-han.be 0496 50 97 05 www.grotte-de-han.be GDH_1312_ExperienceMag_InfrServices.indd 2

31/07/14 14:26

Foodz Catering Contactpersoon: Vanden Abeele Alain marketing@foodz-catering.be T 0491 748089

�lmfestival O�tende Kom met uw bedrijf naar één van de meest toonaangevende filmfestivals in Vlaanderen. Van 11 tot 19 september zorgt het terug voor een pak internationale premières en films die meedingen naar prijzen voor de Ensors en Look!. Het is het ideale moment om je zakenrelaties uit te nodigen, aan networking te doen, of een gezellige uitstap te organiseren met medewerkers. Dit jaar is de gastrvrouw Maaike Cafmeyer. Foodz catering vat alle VIP arrangementen samen in een overzichtelijke brochure telkens inclusief catering en film formule. Paradepaardje is de VIP formule ‘Foodz Delights’ met 2 uur durende uitgebreide walking receptie, VIP filmticket, parking, vestiaire en persoonlijk ontvangst met gezellige lounge-receptie ruimte, dit voor 59,90 € pp. Ook nog vele andere formules mogelijk, vraag vrijblijvend de brochure op marketing@foodz-catering.be

Tarief voor 10 personen: 599 € | Maximum aantal personen: 500

Organiseer je een in-house event? En je wil een duidelijke kijk op hoe dit er kan uitzien? Vraag nu je

GRATIS 2D-GRONDPLAN t.w.v. € 1.500 aan.*

T: 03 313 73 73 | E: info@astechnology.eu Omdat we graag met je meedenken!

*Actie geldig tot en met 31 augustus 2015

MAAK VAN JE IN-HOUSE EVENT EEN TOPPER MET ONZE

CONCEPTLIJN VOOR JE IN-HOUSE EVENT: ALLES IN HUIS MET ONZE 2-IN-1-SERVICE

SCAN & CHECK ONZE VIDEO !

Jouw voordelen: • Totaalconcept • 2-in-1 service: infrastructuur én inrichting van je in-house event • Budgetvriendelijk • Creatieve, alternatieve en elegante oplossingen, bv. trussing met doeken of prints • Adviesmix over standenbouw en eventtechnieken Meer info? Aarzel niet, bel of mail ons.

UW PARTNER IN LICHT- & AUDIOVISUELE TECHNOLOGIE VOOR EXPO, EVENTS EN MEETINGS

WWW.ASTECHNOLOGY.EU I.Z. Brug 10, Klein Veerle 115, B-2960 Brecht | T: +32 3 313 73 73 | F: +32 3 313 74 73 | E: info@astechnology.eu

locations 65

AMPÈRE:

ONDERGRONDSE EVENTS OP HOOG NIVEAU

Antwerpen is een ‘hot spot’ rijker met een stevige allure. Initiatiefnemers Joachim Marynen en Carlos Michielsen omschrijven Ampère als een ‘sustainable creative event space’. Kortom, een polyvalent complex dat zich zowel leent tot een opwindende clubavond, liveconcert of creatief event. Verder wordt het project, met een totaalcapaciteit van duizend personen, in de pers het eerste ‘ecologische’ eventconcept van België genoemd.

et uitgangspunt was dat er in Antwerpen een hoop creatief talent rondloopt, dat op zoek moet naar een gepaste locatie om zichzelf uit te leven. “Daarop willen wij met Ampère graag een gepast antwoord bieden”, vertelt Marynen. “We willen een platform bieden aan jongeren die o.a. creatief met muziek, kunst of videokunst aan de slag willen, maar tevens samenwerkingen aangaan met merken en brands die out-of-the-box denken.” Duurzaamheid loopt als een rode draad doorheen deze bijzondere ruimte,. “Die duurzame ‘touch’ zie je terug op alle fronten. We gebruikten o.a. gerecycleerd hout en bestaande automaterialen, beschikken over energievriendelijke koelkasten en plaatsen 700 lockers waar de bezoekers hun jassen kwijt kunnen.”

MENSENWARMTE-ENERGIE Maar hét hart van Ampère vormt het HVAC-systeem dat ervoor zorgt dat de lichaamswarmte van de aanwezigen gerecupereerd wordt. “Duizend dansende mensen wekken zoveel warmte op dat onze verwarming gedurende één à twee weken kan draaien zonder al teveel extra kosten. Duurzaamheid is vandaag zo’n

belangrijk en essentieel item geworden; waarom zouden we het dan niet integreren in ons project? Dat gaat trouwens ver; onze bierpartner moest meedenken over duurzaamheid. Zo vroegen we ons af hoe de geleverde rum wordt gemaakt. Onze waterpartner doneerde dit jaar 700.000 euro aan ‘schoonwaterprojecten’ in o.a. Ethiopië, Malawi en Liberia. Artiesten arriveren op hun beurt voor de deur met de Thalys en logeren in ons partnerhotel naast de deur. Zo garanderen we een minimum aan verplaatsingen. Maar verwar ons aub niet met een geitenwollensokkenclub.” Naast duurzaamheid wil Ampère zijn publiek tevens topkwaliteit aanbieden. “Dat vertaalt zich o.a. in ons hoogstaand geluidsysteem zonder aparte versterkers, waarmee we relatief minder decibels hoeven produceren maar er toch in slagen om overal in de locatie een gelijkmatige geluidskwaliteit aan te bieden. En dat met minder energie.” Naast de eigenlijke zaal komen in fase twee van het project ook studio’s die zich specifiek lenen voor educatieve en innovatieve projecten waar diverse creatieve vogels hun kennis en knowhow kunnen delen.

CASCO Boven op de eigen programmering wil Ampère ook bestaande organisaties faciliteren. “Bedrijven of organisaties die hier een event willen organiseren, zijn welkom. De ruimte en technische faciliteiten lenen er zich uitstekend voor. Voor dat segment van activiteiten hanteren we een andere naam; dan wordt het Casco i.p.v. Ampère. Noem het een apart platform voor de verhuur van onze zalen.” Toch willen we nog graag even weten waarom we Ampère absoluut moeten bezoeken. “Omdat je deze ruimte perfect kunt aanpassen aan elke mogelijke invulling of event. Wij organiseren beiden al jaren feesten op diverse plaatsen, maar kwamen toch meestal op de geijkte locaties terecht. Toen ik op deze mogelijkheid stuitte, wilde ik ze absoluut niet laten liggen. Nogmaals, het multifunctionele aspect is zo’n grote troef waardoor je programmatorisch echt wel een extra dimensie te bieden hebt.” www.ampere-antwerp.com

Est. 2009. Top Appreciated agency since 5 years.

follow the white rabbit.