Xp94 nl lowres by LEO bvba

i n s p i r a t i e vo o r l i ve c o m m u n i c a t i o n e n eve n t m a r ke t i n g

Driemaandelijks Februari 2016

Afgiftekantoor: Gent X â&#x20AC;&#x201C; erkenning: P904117

Beveiliging van evenementen Mission impossible?

EVENTS

De tendensen volgens Julius Solaris

FRANKRIJK

Noodtoestand binnen de evenementenwereld

VERZEKERINGEN

Kan men zich beschermen tegen overmacht?

BEA 2016

Afspraak op 24 maart in Antwerpen

www.act-events.com

FOR A LASTING IMPRESSION!

15/12/15 11:51

Het Edito van…

Jean-Paul Talbot

BESTE LEZERS,

We beginnen het jaar met een gevoelig, soms technisch, onderwerp, dat vele grijze zones bevat. Veiligheid op evenementen is helemaal geen exacte wetenschap. Het wordt geval per geval beoordeeld, plaats per plaats, publiek per publiek, periode per periode, enz. Hoewel veiligheid vroeger soms op de tweede of derde plaats kwam, is het na de tragische gebeurtenissen van vorig jaar in Frankrijk de grootste bezorgdheid geworden van eventorganisatoren, vooral wanneer deze evenementen voor iedereen toegankelijk zijn. Des te meer daar de publieke opinie druk uitoefent onder invloed van de media. Sinds deze gebeurtenissen van november gaat er letterlijk geen dag meer voorbij zonder dat de pers er ons te pas en te onpas aan herinnert dat België met de vinger wordt gewezen, en dat de wereld toekijkt hoe onze overheid op dit fenomeen reageert. Wij hebben daarentegen geprobeerd om zo ver mogelijk weg te blijven van al deze onrust, om het veiligheidsspectrum in ruime zin te verduidelijken, gaande van het algemene veiligheidsaspect, waarin preventieadviseurs een rol spelen, over de beperkingen van verzekeringspolissen, tot enkele juridische begrippen met betrekking tot de verantwoordelijkheden van organisatoren. In dit verband komen we hier uitgebreid terug op het debat dat eind januari werd georganiseerd door LÉVÉNEMENT, de Franse vereniging van eventbureaus (publieke en privé-evenementen). Toegegeven, dit debat is eerder fictie voor België, maar het heeft de grote verdienste dat het een open, verantwoorde en zeer boeiende blik werpt op de manier waarop de beroepen binnen de evenementensector, de adverteerders in de prefecturen en de organisatoren en veiligheidsbedrijven de aanslagen van Parijs hebben beleefd, erop hebben gereageerd en deze hebben verwerkt, en dit op één maand van de klimaatconferentie COP21 en op zes maanden van het Europees Voetbalkampioenschap van 2016. Veel leesplezier, JP Talbot

WN_Advertentie_Act_A4_03.indd 1

Colofon OMSLAG - Istock EXPERIENCE MAGAZINE Experience magazine is het inspirerende vakblad in de Benelux voor evenementen en event marketing. OPLAGE 7.000 exemplaren VERSPREIDING België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) FREQUENTIE Driemaandelijks UITGEVERIJ LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Luik Tel.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Erik De Ridder edr@eventbox.be HOOFDREDACTIE Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be REDACTIE Jacques Legros, Jeroen Coteur

REDACTIONELE MEDEWERKERS Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Dimitri Van Moerkercke ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTEN Valérie Laforgia val@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Het tarief voor een studentenabonnement is € 70 per jaar (incl. BTW). Een kopie van de studentenkaart is hiervoor verplicht. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend. SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien GSM: +32 (0) 472 90 06 17 E-mail: iv@eventbox.be

PRODUCT MANAGER Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be TRAFFIC Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be DRUK Drukkerij Lowyck COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide, Toys & Games, The Corporate Traveller, Bespoken en Amazing in Motion. ISSN: Verzending België Verschijnt zes keer per jaar in de BeNeLux en Frankrijk. Afgiftekantoor: Gent X. Erkenning: P904117 VU: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

A World of Audio-visual Rental Events Meetings & Conventions Concerts Fashion Shows Exhibitions Christie Digital DLP & HD Projectors Vista Systems Processors LCD & Plasma Displays Sound & Light

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56 Fax: + 32 2 725 37 92

Give us an issue, we have the tissue EVENT DECORATION • CONFECTION • DRY-HIRE

Industrielaan 107 • B-3630 Maasmechelen Tel :+32 89 77 16 50 • Fax: +32 89 77 16 58

www.deco-fact.be info@deco-fact.be Like us on

Facebook

EXPERIENCE THE DIFFERENCE

Soundﬁeld nv Bruisbeke 19/21 l 9520 St Lievens-Houtem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundﬁeld.be

planning & execution

FULL EVENT SUPPORT

MULTICAMERA EVENT MOVIES LED

LIGHT RIGGING STREAMING

PROMPTERS STUDIO EDITING

Dynamic event bureau for impeccable events with eye for details for 5, 50, 500 or even 15.000 participants in and outside Belgium anniek de vlieger … a single point of contact!

IDOLA Business Center - Antwerpsesteenweg 19 - 9080 Lochristi +32 (0)475 38 87 98 - adevlieger@a-point.be www.a-point.be

DB VIDEO KONTICHSESTEENWEG 39 B-2630 AARTSELAAR +32 (0)3 843 25 85 INFO@DBVIDEO.TV WWW.DBVIDEO.TV

Inhoud MEETCENTIVES 008 Singapore: Incentives tussen modernisme en traditie

INSIDE NEWS 015 EventNews

De actualiteit uit de Belgische eventscène

EVENT MANAGEMENT 022 De noodtoestand in de evenementensector

De tragische gebeurtenissen van Parijs in november vorig jaar hebben ook een invloed gehad op de Franse evenementenwereld. Eventbureaus, adverteerders, verzekeraars, advocaten, organisatoren van beurzen, veiligheidsbedrijven, gemeentebesturen en politiediensten, … Al deze betrokken partijen maken de balans op van de situatie op een open en constructieve manier.

031 Verzekeringen: De organisator als ‘goede huisvader’

Preventie is een bijzonder belangrijk aspect bij het organiseren van een evenement. Maar stel dat er dan toch iets fout loopt… Op welke verzekeringspolissen kan men dan terugvallen? Wij legden ons oor te luister bij AG Insurance.

035 Verzekeringen: Kunnen we onszelf indekken tegen overmacht?

Net als in het leven van alledag hebben veiligheidsparameters een ontegensprekelijk onzeker karakter, vandaar dat er specifieke verzekeringspolissen in het leven werden geroepen voor evenementen.

038 Veiligheid: een essentieel onderdeel van het event

Chris De Smet en Tom Bellens pleiten al lang om veiligheid van een noodzakelijk kwaad op te waarderen naar een essentieel en volwaardig aspect van de organisatie. Wij brachten beide heren rond de tafel voor een interessant gesprek over het veiligheidsbeleid binnen onze sector…

042 “Informatie over de sector beschikbaar maken voor iedereen”

Als chef-redacteur van EventManagerBlog.com wordt Julius Solaris gerekend bij de meest invloedrijke personen binnen de

meetingindustrie. Hji spreekt over zijn blog, zijn werkwijze, het spotten van trends en de belangrijkste highlights voor 2016.

045 Beeple: Personeelstool die heel wat zorgen wegneemt

Bij het organiseren van evenementen werkt men vaak met heel wat tijdelijke medewerkers. Er zijn oplossingen om heel dit aspect een pak efficiënter te doen verlopen. Maak kennis met Beeple, een online tool om snel en eenvoudig medewerkers te beheren.

EVENT AGENCIES 050 “Slim uitbreiden en jonge mensen kansen geven”

Met een 25-jarig jubileum, een reeks toffe nieuwe producten en een mooi zakelijk resultaat heeft The Fungroup een meer dan geslaagd jaar achter de rug. Maar ook voor 2016 zijn de ambities niet min.

ASSOCIATIONS 052 ACC Belgium: Streven naar uniforme Aankoop- en Verkoopvoorwaarden 052 BESA : Verantwoord omgaan met blusapparaten 053 EMA Society: Nieuw werkjaar boordevol activiteiten Awards

055 BEA 2016 : De laatste rechte lijn

De ‘live’ verdediging van de 21 finaleprojecten is achter de rug. De namen van de winnaars worden op 24 maart bekend gemaakt in Kinepolis Antwerpen, tijdens de jaarlijkse BEA-ceremonie. De organisatie van dit evenement werd toevertrouwd aan het agentschap BEVAS.

057 De beste eventcateraars nemen het tegen elkaar op

24 maart is er niet enkel de ontknoping van de BEA Awards. In de vooravond komen we immers ook te weten wie de laureaten zijn van de BEA Catering Award. Wij polsten al even naar de verwachtingen van de deelnemers…

SUPPLIES 061 ProMove ontvangt klanten op een nieuwe piste in Zolder

Eind november opende ProMove op de site van Circuit Zolder een volledig nieuwe rijvaardigheidspiste, met daarnaast een eveneens nieuw onthaal- en lesgebouw.

meetcentives

SINGAPORE

INCENTIVES TUSSEN MODERNISME EN TRADITIE

Als Singapore een van de populairste congressteden van de wereld is, dan is dit zeker niet toevallig. De stadstaat, die zowel warm, proper en veilig is, beschikt over een arsenaal van infrastructuren die perfect geschikt zijn voor het ontvangen van zakelijke evenementen. Met zowel futurisme, traditie en groene ruimtes, is Singapore een bestemming die ook heel wat mogelijkheden biedt op vlak van incentives.

Als de avond valt, komen de Supertrees van de Gardens by the Bay tot leven

meetcentives 9

Cavenagh Bridge

n de loop van de voorbije decennia heeft Singapore een indrukwekkende ontwikkeling doorgemaakt, waardoor het helemaal aan de top is gekomen op vlak van economie en technologie. In deze beweging heeft de Aziatische tijger zichzelf uitgedost met talloze hypermoderne wolkenkrabbers, maar ook met ontspanningsruimtes, zoals zijn Gardens by the Bay, een bos met 18 metalen bomen die beetje bij beetje met vegetatie bedekt worden. Elke avond is dit bos van 101 hectare het theater van een bijzonder origineel klanken lichtspektakel, dat zelfs de meest venijnige weergrillen trotseert. Deze bijzonderheid lijkt misschien anekdo-

Singapore staat ook voor een architectuur van contrasten

tisch, maar het illustreert heel goed het karakter van deze bestemming: een futuristische maar groene omgeving, waar zakelijke evenementen gepaard gaan met unieke belevenissen. Maar Singapore, dat is in de eerste plaats een visueel spektakel dat al begint kort na de landing. Bij het naderen van de stad, is het onmogelijk om ongevoelig te blijven voor het stedelijke landschap dat tevoorschijn komt. Te beginnen met de torens van Marina Bay Sands, een gigantisch hotelcomplex dat meer dan 2.500 kamers omvat, verdeeld over 57 etages, met luxeboetieks, een casino, een museum

De torens van Marina Bay

en vergaderruimtes, zonder het gigantische zwembad op het dak te vergeten. Een beetje verderop bevindt het zakentoerisme zich in het hart van de infrastructuren van Marina Bay en Sentosa. Zoals overal elders in de baai, leeft deze moderne architectuur echt, en het is aan boord van de capsules van de Singapore Flyer dat men dit het best beseft. Dit moderne reuzenrad neemt groepen mee in zijn luxueuze cabines tot op een hoogte van 165 meter. Daar kan men genieten van een adembenemend uitzicht op de activiteiten van de grote boten die varen op de smaragdgroene wateren. Voor veel organisatoren is Singapore ook een poort richting Azië. Bali of Indonesië, bijvoorbeeld, vormen complementaire voorkeursbestemmingen voor post-tours of incentivereizen. Maar laten we in Singapore blijven, waar drie verantwoordelijken van lokale ontvangstagentschappen ons vertellen over de aantrekkingskracht van de stadstaat…



return on emotion experience live communication

events • exhibitions • communication www.themediahouse.be • info@themediahouse.be

meetcentives 11

SINGAPORE

MODERNISME EN TRADITIES In Singapore vindt men moderniteit en traditie op elke hoek van de straat. In de loop van zijn 50 jaar evolutie, is de stadstaat enorm gegroeid, maar tegelijkertijd werden ook enkele juwelen van zijn patrimonium bewaard. Een zegen voor de organisatoren van evenementen, die hier vanalles vinden om werkelijk unieke ervaringen aan te bieden aan hun deelnemers. Drie verantwoordelijken van lokale PCO’s vertellen ons over de activiteiten die in Singapore te beleven zijn…

Orchard Road

n de marge van de evenementen georganiseerd in Singapore, hebben de lokale ontvangstagentschappen een veelheid aan sociale programma’s ontwikkeld waarmee het publiek unieke ervaringen kan beleven of zich kan onderdompelen in het leven van deze tumultueuze grootstad.

Voor Oscar Cerezales, COO Asia Pacific van MCI Group, is Singapore in de eerste plaats een stad waar traditie en modernisme een mengeling vormen die uniek is in de wereld. Uniek omdat men deze nergens anders vindt, maar ook omdat deze mix mogelijkheden biedt voor heel uiteenlopende stijlen van programma’s. “De programma’s die onze klanten het meest appreciëren? Er zijn er verschillende. Zoals een boottocht die vertrekt bij Marina Bay Sands, waar je het panorama van de stad bij avondval kan

Maxwell Food Centre

bewonderen, en zich daarna naar de Clifford Pier begeeft, een oud havengebouw dat werd omgebouwd tot een restaurant van eerste keuze. In de stad zijn de trishaws – een soort van riksja, nvdr – een erg populair vervoermiddel bij de zakenreizigers. Niet alleen omdat deze origineel en typisch zijn, maar ook omdat hun open karakter toelaat je volledig onder te dompelen in de sfeer van de stad.” “Een van de grootste evenementen die in Singapore georganiseerd worden, is



VARKAI A2_Opmaak 1 1/09/15 12:25 Pagina 1

www.cirquedusoleil.com/varekai

HEERLIJK EERLIJK SFEERLIJK

LOTTO ARENA - ANTWERPEN 02 - 06.03.2016

WWW.HANSZIMMER.BE

PALEIS 12 - BRUSSELS EXPO 14.04.2016

02-06.03.2016 LOTTO ARENA ANTWERP presents

CIRQUEDUSOLEIL.COM/VAREKAINEW

DATE !

OFFICIAL SPONSORS

FIRE-STARTER

E.R./V.U.: Fire-Starter, Brussels

AN ENTERTAINMENT COMPANY

www.cineconcert.be

PALEIS 12 - BRUSSELS EXPO 30.04.2016

www.cirque-royal.org

PAL IS 12 - BRUSSELS EXPO A E

28 NOV. 2015 W W W . C I N E C O N C E R T .TBS!E E TI

CKE

TST LAA

!"#$%&'()&"*+$%*(,-.((!"/+0,12(3&'14'4(52#26%0%#'(77!(8 (910(:";(<(3/14"#(3=2&'(>1//1204 ( ?&2@'8A#6%/(52#26%0%#'(8 (B1$=2&*(?&2@'(<(72+&2(A#6%/

KONINKLIJK CIRCUS - BRUSSEL 31.05.2016 WWW.FIRE-STARTER.BE

VANDERSMISSEN FEESTSERVICE Gelmelstraat 92 Bus 7 B-2320 Hoogstraten T +32 (0)3 314 58 85 www.vandersmissen.org info@vandersmissen.org

meetcentives 13

De capsules van de Singapore Flyer bieden een prachtig uitzicht op de stad en Marina Bay Sands

zonder twijfel de Grote Prijs F1, een wedstrijd die uniek is omdat ze zich ’s nachts afspeelt, in een stedelijke omgeving. Deze wedstrijd bijwonen in de marge van een zakelijk evenement is een ervaring die deelnemers niet snel zullen vergeten! In een geheel andere toon, wordt een bezoek aan de Thow Kwang ook altijd heel erg geapprecieerd. Deze wordt georganiseerd in een van de laatste ‘dragons kilns’ van Singapore, en geeft de deelnemers de kans om op traditionele wijze hun eigen aardewerk te maken. Van daar uit is het ook mogelijk om de dag verder te zetten met een bezoek aan een plantaardige boerderij (Bollywood Veggies) dat bestaat uit een

‘natuur’ ervaring en een huisgemaakte lunch. Om te eindigen, wil ik zeker ook nog een bezoek aan de parels van Singapore vermelden: de gebouwen die zijn landschap vormgeven, zoals de City Gallery of het Intan Peranakan Museum.” Felicia Teng, GM van het agentschap The Meeting Lab, onderstreept ook van haar kant de mogelijkheden van een culturele onderdompeling die men aan evenementen kan toevoegen, zoals een initiatie op Chinese kalligrafie, of de integratie van stelten-evenementen in traditionele kostuums, wat het multiculturele karakter van de stadstaat illustreert.

De uitbating van de lokale infrastructuren is ook een van de interessante zaken die Jasper Donat aanbeveelt om ten volle te kunnen genieten van een verblijf in Singapore. De CEO van het agentschap All That Matters wijst bijvoorbeeld op het succes van de evenementen die georganiseerd worden in de ‘Wave House’ van Sentosa, een gebouw dat de mogelijkheid biedt om vlakbij het strand te surfen op kunstmatige golven, maar ook op de wandelingen in Club Street, een plek die bij het vallen van de nacht de place-to-be wordt voor nachtraven. “Er is zoveel te beleven en te ontdekken in Singapore dat we mogen stellen dat organisatoren verwend zijn met keuzemogelijkheden. In een meer traditionele stijl vermeld ik ook graag Dempsey Hill, waar het oude het nieuwe ontmoet, of de unieke, visuele en smaakvolle ervaringen van Maxwell Market of de Singapore Food Trail, waar luxe, gastronomie en adembenemend uitzicht gecombineerd worden…”

Bijkomende informatie: www.yoursingapore.com/mice

AUDIO VIDEO LED LIGHTING SCENERY RIGGING & AUTOmATION www.pRG.COm

People. Innovation. Solutions.

SEE WHAT WE CAN DO.

029172_Advertentie Experience Magazine (1-2 page) (1).indd 1

30/03/15 09:07

le p o e p st u j n a th e r o M

adA5.indd 1

Tel: +32 (0)3 685 71 29 | Fax: +32 (0)3 685 71 32 Grote Steenweg 571 | 2600 Berchem | www.x-tra.be

13/02/14 08:59

EVENTNEWS.be

Act!events en MOW zetten ‘expertise in beweging’! oddelijke animaties O op hemelse Hoogtes… m hun vernieuwde missie, visie en organisatie te lanceren bij hun personeelsleden, rekende het Departement Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse Overheid op Act!events om een boeiend en interactief evenement te organiseren. Zo’n 800 medewerkers waren aanwezig en ontdekten geboeid hoe het thema ‘expertise in beweging’ in hun organisatie geïmplementeerd zal worden.

Act!events zorgde samen met onze klant voor een dynamische invulling van de dag waarbij éénrichtingsverkeer en klassieke monologen uit den boze waren. Onze strategische adviezen leidden o.a. tot interactieve groepssessies, creatieve speeches en verschillende tools die de medewerkers op een nieuwe manier met elkaar laten samenwerken. O.a. Ben Weyts, Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken, kwam zijn medewerkers aanmoedigen en prikkelen om de nieuwe missie in werking te zetten! Naast de inhoudelijke invulling was Act!events uiteraard ook paraat om dit startevent tot in de puntjes te organiseren. Coördinatie van verschillende simultane zalen, catering, registratie, decoratie, technische ondersteuning, ... Het werd tot in de puntjes geregeld! www.act-events.com

backstage of frontstage, altijd het juiste podium bestel en lees nu the fungroup-brochure voor het vinden van uw podium…

The Fungroup FUNGROUP-EXPERIENCEMAGAZINE.indd 2

Hortweidenweg 25

B-3520 Zonhoven

+32(0)11 539 500 21/01/16 12:10

Looking for help?

Operational intelligence for successful events DE KONINCK BAR

www.onetec.eu

DUVEL BAR

BROUWERIJ DE KONINCK,

DE NIEUWSTE EVENTLOCATIE IN ANTWERPEN! VIP KELDER

Voor al uw feesten, recepties, meetings, incentives,â&#x20AC;Ś tot 150 personen. Meer info: events@dekoninck.be, business.dekoninck.be of 03 866 96 90

BROUWERSHUIS ACB026_BTB zaalhuur advertentie.indd 1

11/01/16 16:46

EVENTNEWS.be

Antwerpen

JADA events bedenkt De Feestfabriek voor Cartamundi

artamundi koos voor een inspirerende samenwerking met JADA events voor dit bijzonder event. De speelkaartengigant zocht naar een uniek concept voor het jaarlijks personeelsfeest en daar kwam JADA events mee op de proppen! Gezien de recente overname van de Hasbro fabrieken, ontstond de idee om de gasten mee te nemen op een betoverende reis doorheen het wereldberoemde Monopoly spel, van start tot finish.

Gent

Brussel ✔ Parking 400 plaatsen ✔ Vrij van cateraar ✔ Vrij van leveranciers ✔ 800 m2 vrije ruimte Hangar 43 • Dendermonde • www.hangar43.be

Half december werd de Waagnatie in Antwerpen omgetoverd tot ‘De Feestfabriek’. Levensechte Monopoly pionnen heetten de genodigden van hartelijk welkom in de wereld van spel en plezier. Tijdens de receptie genoten de gasten van de heerlijke hapjes en drankjes, terwijl ze een spelletje konden spelen met de collega’s op één van de andere bordspellen van Hasbro zoals Risk, Cluedo en Trivial Pursuit, voor de gelegenheid geprint op de gepersonaliseerde statafels. Met een worp van de extra grote dobbelstenen werden de gasten vervolgens aan tafel uitgenodigd. Het feest kon beginnen: levensgrote pionnen in de lucht, buffethuisjes en een Prison Pub lieten bij iedereen een onvergetelijke indruk na. Onze huis DJ, een ludieke fotoanimatie en niemand minder dan Stan Van Samang en heel veel feest in de fabriek zorgden voor alleen maar blije gezichten. Geïnspireerd? Meer dan ooit wil JADA events u inspireren in 2016, op vlak van creatieve concepten, onvergetelijke events en uitdagende projecten, en dat hopelijk samen met u. Ook dit jaar kozen zowel nieuwe als bestaande klanten reeds voor een inspirerende samenwerking met ons. De agenda is dan ook nu al mooi gevuld met boeiende evenementen waar we heel veel zin in hebben. Maar daag ons gerust uit, want we zien het nu al helemaal zitten. Laat ons vrijblijvend een voorstel doen en we garanderen een inspirerend event voor uw kostbare budget. www.jada-events.be

BBDOLIVE helpt adverteerders naar sterkere festivalsponsoring met nieuw onderzoek

estivals brengen elke zomer opnieuw honderdduizenden muziekliefhebbers op de been. Met zoveel mensen samen op één locatie, is het een perfect moment om een merk in de kijker te zetten. Maar wat werkt, en wat niet? Eventbureau BBDOLIVE bezocht vorige zomer de grootste festivals van België en evalueerde de sponsoracties. Wat zijn de resultaten? Sponsoring kan een sterk medium zijn, met een impactscore tot 62%. Maar om die impact te bereiken, is er méér nodig dan een verloren gelopen hostess op de wei, een snel vergeten logo op de affiche of een standje waar iedereen gewoon voorbijloopt. Events-expert BBDOLIVE trok afgelopen zomer naar de grootste Belgische festivals, gewapend met een lange vragenlijst. Elke activatie, sponsoractie en stand werd op dezelfde manier geëvalueerd. De resultaten hebben geleid tot een uiterst interessante presentatie die sponsors ongetwijfeld zal helpen sterkere strategieën te ontwikkelen. Van de redenen en manieren om te sponsoren tot aanbevelingen over de communicatieve invulling ervan: alles wordt uit de doeken gedaan. Heel concreet wordt er onder meer nog gekeken naar de duurtijd van activaties, de link met het merk, gadgets, gebruik van sociale media, de kracht van concepten en nog veel meer. www.bbdo.be

Dock3 Multifunctionele event locatie met 5 unieke ruimtes DOCK 3 is een voormalige loods aan het Straatsburgdok te Antwerpen, welke sinds juni 2015 dienst doet als polyvalente locatie voor bedrijfsevents. Het gebouw is voorzien van alle moderne event- en hospitalitytechnologie, maar heeft tegelijkertijd zijn interessante industriële touch weten te bewaren. De locatie heeft vijf ruimtes, die elk hun eigen unieke karakter hebben. Waardoor het de mogelijkheid biedt om zowel kleine als grote groepen te ontvangen. Afhankelijk van de setting uiteraard. NIEUWE ZAAL SALLE CINQ: Sinds januari is er een vijfde zaal geopend, geschikt voor allerlei verschillende settings: presentaties, party’s, walking en sit down diners, … Deze ruimte kan ook in combinatie gebruikt worden met een andere zaal. Bijvoorbeeld: Voor onze klant Goodyear hebben we de Main Room gebruikt voor het ontvangst, diner en party gedeelte. De nieuwe zaal was voorzien voor het presentatie gedeelte. TROEVEN OP VLAK VAN MOBILITEIT: Op vlak van bereikbaarheid heeft DOCK 3 heel wat troeven. De bus, tram en trein stoppen om de hoek, en in de nabije omgeving van DOCK 3 zijn er zo’n 600 gratis parkeerplaatsen. De afrit van de Antwerpse Ring is vlakbij, wat maakt dat zowel gasten uit België als Nederland heel vlot hun weg naar deze eventlocatie zullen vinden.

DOCK 3 - Noorderlaan 29, 2030 Antwerpen | jimmy@dock3.be | T+32(0) 3 295 54 65 - F+32(0) 3 295 43 27 www.dock3.be

EVENTNEWS.be

The Oval Office brengt BMW en Miele samen rond merkbelevingen

MW Group Belux en Miele Belux hebben een exclusieve samenwerkingsovereenkomst voor drie jaar getekend. Beide merken die dezelfde passie voor kwaliteit, comfort, innovatie en duurzaamheid delen zullen in de komende maanden gezamenlijke merkbelevingen ontwikkelen, onder meer op vlak van gastronomie. De eerste concrete samenwerking kreeg vorm op het Autosalon waar de gasten van BMW konden genieten van een unieke koffiebeleving geschonken door Miele. Later dit jaar zal The Oval Office nog andere gezamenlijke merkbelevingen creëren in opdracht van beide merken.

Gedeelde passie voor kwaliteit en innovatie Helen Willems, Algemeen Directeur Miele Belux: “Ik ben bijzonder opgetogen met het partnership tussen BMW en Miele. We willen vanaf dit jaar nog meer inzetten op experience marketing en gezamenlijke merkbelevingen uitwerken met BMW past volledig in deze strategie. We zijn overtuigd dat Miele consumenten tijdens de unieke BMW belevingen onze producten nog intenser kunnen ervaren.”

S U C C E S S F U L

Jean-Philippe Parain, President & CEO van BMW Group Belux: “BMW en Miele zijn allebei merken met een lange traditie van klantgerichte innovatie en betrouwbare kwaliteit. Ik verheug mij daarom dat we gaan samenwerken om onze klanten, de bezoekers van de BMW Brand Store en de leden van de BMW Club 7 nog meer verrassende en exclusieve belevingen te kunnen aanbieden.” BMW en Miele zullen gezamenlijke live belevingen uitwerken in samenwerking met live communication bureau The Oval Office die reeds verschillende jaren evenementen en brand activations creëert en uitwerkt voor BMW Belux. www.theovaloffice.be

E V E N T

HAS A PEARL INSIDE

LIVE EVENT STREAMING, SIMPLIFIED! Uw partner aan de kust !

Auvicom group

C H EC K OUT OUR NEW W E B S IT E !

suikerkaai 40d • Industriezone 3a 1500 halle • +32 2 380 10 44 info@auvicom.be • www.auvicom.be

• • • • • • •

20 jaar in de business Activiteiten voor iedereen toegankelijk Certificaat Duurzaam Ondernemen Slecht weer > all weather verzekering Verschillende toplocaties Gemiddelde klantentevredenheid van 93% Vanaf 5 personen tot …

Brugsevaart 50 | 8620 Nieuwpoort | +32 (0)58 23 14 04 info@theoutsidercoast.be | www.theoutsidercoast.be

6 · 1170 BRUSSELS BELGIUM · T +32 2 673 81 86 INFO.BE@ELEVEN-INTL.COM · WWW.ELEVEN-INTL.COM

ELEVEN3 SA · SQUARE DE L

EVENT

COMMUNICATION

CONSULTANCY

WE ARE BIG ENOUGH TO DELIVER, SMALL ENOUGH TO CARE AND WISE ENOUGH TO KEEP IT THAT WAY...

Beleef een onvergetelijk event dankzij SLV Rent! Uw partner voor licht, geluid en video: wij bezorgen u een creatief audiovisueel concept.

SLV Rent • IZ Ter Mote 14 • 9850 Nevele • T +32 (0)9 385 33 95 • info@slvrent.be • www.slvrent.be

EVENTNEWS.be

Balthazar stunt met ISWA world congress

an 7 tot 9 september 2015 vond het ‘International Solid Waste Association’ (ISWA) congress plaats in Antwerpen. De organisatie verwelkomde hierbij meer dan 1.300 experten, professionals, politici, academici en decission makers uit de wereldwijde afvalsector. De aanwezigen werden hartelijk onthaald voor onder andere break-out sessies, keynote sprekers, plenaire sessies en debatten. Deze activiteiten werden verspreid over toplocaties, waaronder het Rubenshuis, in hartje Antwerpen. De opening- en slotshow werd een prachtspektakel dat plaatsvond in de Stadsschouwburg. Voor deze shows heeft Balthazar Events samengewerkt met toppers: internationale acrobaten, het ballet van Vlaanderen, live muzikanten,.. Met een wervelende thema-productie werd er een combinatie gemaakt van internationale topklasse acts en een optimale visuele ervaring. In de Hilton werden alle genodigden getrakteerd op een exclusief galadiner. De deelnemers werden goed geïnformeerd over de ernstige zaak van afvalverwerking, maar konden zich toch vermaken. Dit alles resulteerde in een uniek en origineel platform. ISWA 2015 Antwerpen stond garant voor een gebalanceerde mix van het serieuze onderwerp ‘waste management’ en eerste klas entertainment in Antwerpen. www.balthazarevents.be

Beat the Box met Event Masters

et jaar is nog maar net begonnen en Event Masters lanceert wederom een nieuw en uitdagend teambuilding concept: Beat the Box. Dit nieuwe concept is een type voorbeeld van een ‘escape-game’, dat wereldwijd steeds meer populariteit geniet. Beat the Box wordt wereldwijd door Catalyst Global in de markt gezet en als exclusief lid voor België is Event Masters het enige agentschap die het bij ons kan en mag aanbieden. Beat the Box wordt in ongeveer anderhalf uur gespeeld voor teams van 12 tot 200 personen. Het is een ideale teambuilding om bijvoorbeeld na een meeting te organiseren. Het kan perfect binnen of buiten georganiseerd worden en is dus niet weersafhankelijk!

Om te winnen moet een code ingetikt worden op de computer voor de tijd verloopt. Het begint allemaal met een mysterieuze video boodschap die de deelnemers uitdaagt. Rechttoe en rechtaan, geen lange briefing - meteen aan de slag! Om de tijd te doen stoppen, moeten de teams gezamenlijk de cijfercode vinden. Het enige dat ze ter beschikking hebben is een aantal aluminium boxen. De eerste stap is om die boxen open te krijgen. Maar hoe? Eens de boxen geopend, ontdekken de teams 4 intrigerende koffers, die ook weer elk beveiligd zijn met een slot... De challenge om de code te kraken is niet gemakkelijk, maar dit hoort er nu eenmaal bij en zorgt ervoor dat het gevoel van succes nog versterkt wordt eens men in de opdracht slaagt!

Beat the Box is een echt teambuilding event. Een van de belangrijkste zaken die de deelnemers tijdens het event zullen ontdekken, is het feit dat ze hun krachten zullen moeten bundelen. Niet enkel binnen hun team, maar ook met de andere teams. Teamwerk en de geest van samenwerking is de sleutel tot succes! www.eventmasters.be

EVENTNEWS.be

Eventattitude slaat een nieuwe richting in

et meer dan een dozijn interactieve opstellingen voor evenveel merken kreeg de Brussels Motor Show 2016 ook dit jaar de allures van een ‘playground’ voor het agentschap Eventattitude. Te midden van de stands en het voor dit evenement typische tumult voerde haar managementteam enkele veranderingen door.

Deco-Fact decoreert locatie Nieuwjaarsinvitito van Voka

onderdag 14 januari 2016 stond met stip genoteerd in de agenda van vele Limburgse ondernemers. De jaarlijkse Nieuwjaarsinvitito van Voka is een vaste waarde geworden. Iedere jaar opnieuw blinkt deze nieuwjaarsreceptie uit dankzij de goede organisatie en de originele aankleding van de locatie. De 2.800 aanwezigen klonken op een succesvol en ondernemend nieuwjaar. Deze Invitito is niet verwonderlijk het grootste netwerkevent in Limburg. Ondernemers, managers, zaakvoerders, politici en andere hoogwaardigheidsbekleders waren massaal van de partij. De nieuwe voorzitter van Voka-Limburg, Francis Wanten, verwelkomde het publiek. Zijn korte speech sloot hij af met de gevleugelde uitspraak: “Julius Caesar zei ooit: van alle Galliërs zijn de Belgen de dappersten. Ik voeg hier als voorzitter van Voka - Kamer van Koophandel Limburg fier aan toe: Van alle Belgen zijn de Limburgers de krachtdadigste ondernemers.” De genodigden konden terecht in een etagetent met op het gelijkvloers een lounge, wijnproeversstand en een aparte partytent. Het was aanschuiven aan de gin-bar van Mike Janssen van de brouwerij van Wilderen en zijn team en zijn team van brouwerij Wilderen. Op de eerste verdieping werd een international corner ingericht waar u verschillende ambassadeurs kon ontmoeten. Hier waren ook de meeting points van onze partners en pronkstukken van Limburgse designers die top zijn in de wereld. Veldeman Structures Solutions deed beroep op Deco-Fact voor de stoffering van de tenten. Samen met de andere partners zoals S2 rent (decoratie, licht en geluid, meubilair) en Maris (verwarming) slaagde Voka er weeral in om er een topavond van te maken. www.deco-fact.be

“Ik heb inderdaad beslist om de scepter door te geven en van nul te herbeginnen. Het is een uitdaging waar ik nood aan had”, verduidelijkt Raphaël de Borman, meer dan de manager van het bedrijf en bijna 15 jaar lang een van de leidinggevenden, zonder omwegen. “Het is behoorlijk vanzelfsprekend dat er quasi niets zal wijzigen voor onze klanten, omdat mijn vertrek tegelijkertijd een interne herverdeling van de taken en verantwoordelijkheden op alles echelons impliceert.” Raphaël de Borman, die medeverantwoordelijk was voor de technologische ontwikkelingen en de uitwerking van nieuwe animaties, laat een erfenis na die het agentschap voor een aantal uitdagingen stelt, vooral dan Sören Vandewalle en Emmanuel Paul. Deze laatsten hebben evenwel een heel duidelijk zicht op de weg die moet ingeslagen worden. “Wij hebben onszelf altijd voorgenomen om animaties te ontwikkelen die de nadruk leggen op de authenticiteit, het ‘samenleven’ en de groepservaring, om zo een band te creëren tussen de markt en zijn doel”, leggen ze uit. “Onze animaties moeten een glimlach op het gelaat toveren. Momenteel heeft Eventattitude niet enkel een bepaalde faam, maar ook een identiteit op de markt verworven: die van een speler die voor toegevoegde waarde zorgt. Wij zijn er onszelf bewust van en blijven er trouw aan.” “Ik vertrek in de wetenschap dat het bedrijf perfect in staat is om in de toekomst zijn weg verder te zetten zonder mij als manager. Dat is een ware geruststelling”, besluit Raphaël de Borman. www.eventattitude.com

EVENTNEWS.be

De kwaliteit van de lijst staat voorop

elke strategie hanteer je als het op je e-mailmarketinglijst aankomt? Dit is het onderwerp van het onderzoek dat dit jaar in de eerste week van januari werd uitgevoerd door het Amerikaanse Ascend2. Vers van de pers en straks zeker stof om te vergelijken met de Belgische e-mailbarometer. Het onderzoek werd gevoerd via een korte enquête onder 50.000 professioneel werkenden in de wereld van de e-marketing. Het is een evenwichtige mix aan grote en kleine bedrijven met een nadruk op de wereld van de B2B. Opmerkelijk is dat niet het vergroten van de e-maillijst het eerste doel is van alle bevraagde professionelen.

CACAO BARRY - WORLD CHOCOLATE MASTERS

SANOMA - FLAIR SHOPPING DAY 2015

Eerst de kwaliteit Hoog met 70 procent staat het verbeteren van de kwaliteit van de lijst voorop. E-marketeers in de wereld beginnen gelukkig stilaan te begrijpen dat de marketingslag niet gewonnen wordt met de grootste lijst, wel met de meest kwalitatieve. Het hebben van een e-mailadres – zelfs via een opt-in is geen garantie dat het sturen van een e-mailbericht resultaat oplevert. Integendeel, het kan zelfs contraproductief zijn. We hoeven maar even het spook van de geadresseerden die massaal je boodschap naar de spambox slepen voor ogen te houden. Periodiek stevig wieden en bij aanvoer van nieuwe adressen goed overwegen of ze in de e-maillijst thuishoren is dus de boodschap. Samen met 70 procent van de professionelen.

Dan de conversie De drie volgende doelen zijn eigenlijk verbonden met het eerste doel en ook nog eens onderling met elkaar. Uiteraard willen we zoveel mogelijk conversie krijgen uit onze e-mailmarketing. Conversie kan maar ontstaan als e-mail daadwerkelijk gelezen (39%) wordt en er ook doorgeklikt (38%) wordt. Dat betekent dat we ook sterk aandacht gaan moeten geven aan het e-mailbericht dat we gaan sturen naar de met zorg samengesteld e-maillijst. De tijd van met hagel schieten op de doelgroep is echt wel voorbij. Zeker als 56 procent van de bevraagden financieel betere resultaten willen bereiken. Pas op de vijfde plaats komt de bezorgdheid om de lijst met nieuwe e-mailadressen te laten groeien. Een paar jaar terug zagen we bij onderzoek van MarketingSherpa bijna het omgekeerde plaatje. Hoe een wereld kan veranderen. Hetzelfde onderzoek wees overigens ook uit dat de helft van de lijsten toch blijft groeien.

Sleet voorkomen De grafiek toont ook een nieuwe trend. Met negen procent is het doel om het afslijten van de e-maillijst tegen te gaan, ook een bezorgdheid aan het worden. Als je je eigen e-marketinglijsten scherp in het oog houdt, dan zal je het ook merken. Lijsten, zelfs goed onderhouden die met relevante content bediend worden en daarom door de contacten ook geroemd worden, kalven toch iedere keer weer een beetje af. Elke zending levert enkele,

OPEL BELGIUM - DEALER CONGRESS 2015

YOUR LIVE STORYTELLING AGENCY STAPELPLEIN 70 - BUS 102 B - 9000 GHENT · T. +32 (0)9 265 98 00 HELLO@NEWBALLSPLEASE.BE · WWW.NEWBALLSPLEASE.BE

soms zelfs slechts één enkele uitschrijver op. En in verloop van tijd krimpt, ondanks alle inspanningen, je lijst toch. De reden van uitschrijven kan divers zijn en vaak los van al je inspanningen. Als je een lokale zaak hebt, dan kan een verhuis of een verandering van werk al een voldoende reden zijn om uit te schrijven. En daar moet ook een strategie voor ontwikkeld worden.

Strategie ontwikkelen Als je niet weet waar je naar toe wil, dan weet je ook niet wanneer je aankomt. Een oude boutade die ons vooral leert dat we misschien wel willen verbeteren op het vlak van kwaliteit van onze e-marketinglijst, maar er geen bewuste strategie voor achter de hand houden. Dat bleek in ieder geval zo te zijn voor net niet de helft (49%) van de bevraagden. Dus, dit is het eerste wat moet aangepakt worden. Hoe inspelen op het nalaten van de periodieke hygiëne van de lijst? Hoe gaan we een nieuw ingekomen adres beoordelen en eventueel scoren? Hoe gaan we de segmentatie van onze lijst in het oog houden? Hoe vaak moet de reden om in een segment ondergebracht te worden geëvalueerd worden. Het zijn maar enkele punten waarover best een beleid uitgezet wordt. Anders zal het eerste doel slechts een droom blijven!

www.flexmail.be

Een vonkje . . . n a a t s l o v l a z

Realisatie van vuurwerkspektakels, klanken lichtspel, opslag en verkoop van pyrotechnische artikelen, veiligheidsaanbevelingen.

PARTY-FICES Rue Joseph Warègne, 82 5020 Flawinne (Namen) Tel.: 0475 654 351- Fax : 081 40 35 02 party-fices@skynet.be www.party-fices.be V.U. Vincent Demoulin – Party Fices sprl - Rue Joseph Warègne, 5020 Flawinne

EVENTNEWS.be

Op Heavent Meetings schijnt de zon altijd

p 13 en 15 april vindt in het Palais des Festivals in Cannes de beurs Heavent Meetings plaats. Voor alle event/live marketing ‘decision makers’ die betrokken zijn bij de creatie, productie, organisatie, logistiek en aankoop van events is deze efficiënt georganiseerde en hoofdzakelijk op Zuid-Europa gerichte beurs ‘the place to be’. Heavent Meetings is een vakbeurs voor de evenementenwereld en telt 250 standhouders. Met 2.500 vakbezoekers, waarvan 500 ‘Hosted Buyers’ uit Frankrijk en Europa, is Heavent Meetings een invloedrijke ontmoetingsplaats voor eventprofessionals. De beurs werkt met een systeem van doelgerichte en individuele afspraken. De agenda software laat de wensen van standhouders en bezoekers matchen, terwijl er ook nog voldoende tijd overblijft om andere meetings in te plannen. De beurs staat voor exclusieve business lunches en twee netwerkingsavonden in prachtige evenementenlocaties. Ook een extra troef is de ceremonie van de “Event Awards” in het legendarische Palais des Festivals de Cannes. De prijsuitreiking viert in 2016 haar tiende verjaardag. Het speciaal opgestelde Heavent Meetings ‘Hosted Buyer’- programma voor beslissingsnemers (agentschappen, verenigingen, bedrijven) omvat de reis naar Cannes en terug, verblijf in een tophotel in Cannes, en lunch en diner op beide dagen. De exposanten zijn leveranciers van ‘event technology’ en ‘event production’, lokale evenementenkantoren, hotels, reisbestemmingen,

congrescentra, entertainment agentschappen, meubelverhuurders en decoratiespecialisten, catering, event software, tenten en structuren. De beurs wordt georganiseerd door de B2B media groep ‘Tarsus France’ die bekend staat omwille van zijn innovatieve dynamisme, creatieve presentaties, informatieve conferenties, een grondige voorbereiding, doelgerichte meetings en de significante knowhow van Romuald Gadrat, voorzitter van Tarsus France, en zijn team. Ook kenmerkend zijn de steevast opmerkelijke standhouders, de gespecialiseerde bezoekers en, niet in het minst, de karakteristieke toplocaties van de beurs. www.heavent-meetings.com

Rendieren gesignaleerd bij Volvo Car Gent V

oor de vijfde keer organiseerde a-point een eindejaarsevenement voor autofabrikant Volvo Car Gent. Samen met het volledige HR-team van Volvo Car Gent zelf deelde Anniek De Vlieger het weekend voor de Kerst twee dagen lang geschenken uit aan 5.000 personeelsleden.

“Elk jaar proberen we de VCG medewerkers te verrassen met originele geschenken die gebracht worden op een speciale manier,” legt Anniek De Vlieger van a-point uit. “Dit jaar kozen we samen met de HR-afdeling van Volvo, voor de arreslee met echte rendieren. De Kerstman werd door vrijwilligers van Volvo ‘gevonden’.

Anniek zorgde ervoor dat de Kerstman met arreslee en zijn rendieren overkwam. Zeer aantrekkelijke en lieve elfjes hielpen de Kerstman bij het rondbrengen van de cadeaus.

“De medewerkers konden van te voren hun cadeau kiezen: champagne, zalm, bloemen of zoetigheden. Logistiek gezien is het een uitdaging om op amper twee dagen tijd alle ploegen te verrassen en iedereen het juiste geschenk te overhandigen.. Dit jaar zijn wij om 5 uur ’s ochtends gestart met de eerste shift en eindigde met de laatste shift om 8 uur ’s avonds...,” blikt Anniek terug. Anniek vervolgt: “Ik ben de klok rond aanwezig om de logistieke organisatie in de gaten te houden. Met deze toffe actie toont VCG dat men oog heeft voor een familiale sfeer en de personeelsleden een warm hart wordt toegedragen.” Rendieren, elfjes, de Kerstman… wat zal a-point volgend jaar weer verzinnen? Gelukkig nog een paar maanden de tijd om over na te denken! www.a-point.be

event management

DE NOODTOESTAND IN DE EVENEMENTENSECTOR

FRANKRIJK MAAKT DE BALANS OP

ind januari heeft LÉVÉNEMENT, de Franse vereniging van eventbureaus, een aantal sprekers samengebracht om de balans op te maken van de impact van de aanslagen van 2015 en de crisis in de Franse evenementensector in het algemeen.

Philippe Tireloque Raadgever bij het kabinet van de politieprefect van Parijs

STERKERE DIALOGEN Reeds in januari 2015 werd het Vigipirateplan (Frans systeem dat terroristische daden moet voorkomen en bestrijden) afgekondigd als gevolg van een reeks terroristische aanslagen in Parijs. Hoewel dit plan voor verhoogde waakzaamheid op publieke plaatsen een bindend karakter heeft, gaat de afgekondigde noodtoestand in november van vorig jaar nog een stap verder, vermits de autoriteiten hierdoor verbodsmaatregelen kunnen toepassen op het vlak van de organisatie van evenementen. Philippe Tireloque, raadgever bij het kabinet van de politieprefect van Parijs, legt de details van deze regeling opnieuw uit: “Voor ons, politiemensen, is de noodtoestand voornamelijk een juridische procedure voor crisisbeheer die ons bijzondere middelen verschaft om deze crisis het hoofd te bieden. De

Franse grondwet voorziet namelijk drie niveaus inzake crisisbeheer: de staat van beleg, artikel 16 van de Franse grondwet (dat de volledige macht bij de president legt, n.v.d.r.) et de noodtoestand, waarbij deze laatste de minst beperkende van de drie is. Dit stelsel verhoogt echter de bevoegdheden van de burgerlijke autoriteiten en verschaft hen verbodsbevoegdheden die betrekking kunnen hebben op de organisatie van evenementen of samenkomsten op publieke plaatsen.” De afkondiging van de noodtoestand in november heeft de relaties tussen organisatoren, opdrachtgevers en overheid rechtstreeks beïnvloed. Op een positieve manier… “Vanaf het ogenblik dat we een evenement op de openbare weg organiseren, hebben we uiteraard contact met de politiediensten”, vervolgt Philippe Tireloque. “Dit contact is natuurlijk de laatste

event management 27

“Een evenement vormt geen gevaar. Wat vandaag wel gevaarlijk is, is in Frankrijk wonen” tijd verstevigd, maar zonder dat het te bindend is, vind ik. In Parijs hebben we slechts drie evenementen verboden: twee concerten en een circusspektakel, en dit in de dagen net na de aanslagen. Het klopt dat ook andere evenementen werden geannuleerd, maar die beslissingen werden over het algemeen genomen door de organisatoren zelf, als gevolg van de noodzaak om de particuliere veiligheid te versterken. Nochtans hebben we er alles aan gedaan om het ‘normale leven’ zo snel mogelijk te doen terugkeren, namelijk met het oog op de klimaatconferentie COP21 die half december werd georganiseerd. De dialoog tussen de partijen is er altijd geweest, maar er zijn een aantal aspecten bijgekomen, namelijk op het vlak van de evaluatie van de dreiging, want de situatie op een bepaalde dag kan de volgende dag niet meer dezelfde zijn, bijvoorbeeld. In elk geval was de verdienste van de noodtoestand dat de dialoog werd verstevigd tussen de organisatoren de politieprefectuur.”

VERZEKERAARS TERUGHOUDEND? Op risicovlak vormden de gebeurtenissen van november een echte ‘breuk’ in de angst voor de risico’s die verbonden waren aan evenementen. Zodanig dat de risicodekkingen van de organisatoren werden aangepast? Op deze vraag probeert Laurent Couard, directeur Special Lines van Tokio Marine Kiln, een antwoord te geven. “De gebeurtenissen van november hebben benadrukt dat de evenementensector een fundamenteel risico inhoudt, maar ook een veel groter contextueel risico: een extern risico dat niet op één maar vele evenementen een invloed kan hebben. Voor ons, verzekeraars, was onze eerste reactie om ons tot de herverzekeraars te richten

Vermits de dreiging aanwezig is, kan ze dus niet meer worden verzekerd. Wat we nog wel kunnen doen, is de risico’s geval per geval analyseren. We blijven hoe dan ook samenwerken met herverzekeraars om andere annuleringen in de toekomst te kunnen blijven financieren, ondanks een aanwezige dreiging en risico.”

EN WAT ALS EEN KLANT ANNULEERT?

Laurent Couard Directeur Special Lines van Tokio Marine Kiln

om de capaciteiten te onderzoeken die ze ons konden geven om beter te reageren en een opeenstapeling van risico’s beter te beheren. Onze tweede reactie was om de risico’s die de verzekeraars nemen veel nauwkeuriger te analyseren. Vandaag hebben de verzekeraars hun polisacceptatie aangepast, zodat ze de risico’s kunnen blijven verzekeren die verbonden zijn aan de evenementen, wetende dat ze de risico’s niet meer kunnen verzekeren zoals ze vroeger deden. De dekking ‘aanslag’ dekt nog altijd de plaats van een evenement, met een eventuele uitbreiding naar de omgeving. In dit kader raad ik verzekeringnemers aan om de reikwijdte van de dekking te controleren ten opzichte van de plaats van het evenement.”

BLIJFT HET EVENEMENT DUS VERZEKERBAAR OF WORDT DEZE KOST TE GROOT?

“Het principe van verzekeringen berust op het risico en de gebeurtenis buiten de wil van de verzekerde om. Indien de verzekerde beslist om zijn evenement eenzijdig te annuleren, zonder ertoe te worden verplicht door de autoriteiten, kan er niets worden gegarandeerd,” besluit Laurent Couard. “Als de organisator daarentegen verzekerd is tegen de intrekking van een toelating of als hij te maken krijgt met een dreigende aanslag waarvoor hij verzekerd is, zal zijn polis dit dekken. Dit is eveneens het geval indien de organisator een rechtstreekse externe dreiging ontvangt. Een voorbeeld hiervan is een organisator van modedefilés die een persoonlijke dreigbrief ontvangt…”

VEILIGHEID EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Jean-Luc Lemarchand, bestuursvoorzitter van Stand Up, een bedrijf gespecialiseerd in veiligheid op evenementen, komt terug op de wijzigingen die werden

“Het grote probleem waarmee we te maken krijgen, is het besef van de dreiging,” gaat Laurent Couard verder. “Laten we als voorbeeld het annuleringsrisico van een evenement nemen als gevolg van een aanslagdreiging. Vandaag is het risico op aanslagen in Frankrijk van nu af aan aanwezig.

“De noodtoestand kan over het hele of gedeeltelijke Franse grondgebied of over de overzeese departementen worden afgekondigd, ofwel in geval van dreigend gevaar als resultaat van ernstige inbreuken op de openbare orde, ofwel in geval van gebeurtenissen die, door hun aard en ernst, de kenmerken van een openbare ramp vertonen.” – Artikel 1 van de wet 55-385 van 3 april 1955

Jean-Luc Lemarchand CEO van Stand Up



TOTALE ONDERSTEUNING, OP MAAT VAN UW EVENT EN ORGANISATIE DMG SUPERVISES

DMG-Security houdt toezicht op uw concert, event, festival, beurs, woning, feest, parking en andere locaties.

DMG SOLUTIONS

DMG-Solutions biedt u ultratotale oplossingen: van veiligheidscoördinatie tot coördinatie van crew, shuttles, chauffeurs, parkingdiensten en zoveel meer.

DMG PROTECTS

DMG-Security beschermt ook uw naasten, klanten, gasten of hoogwaardigheidsbekleders.

DMG GUARDS

DMG-Guards bewaakt uw bedrijfsgebouwen, industriële sites, zaak, tijdelijke opstelling, uw woning en zoveel meer.

VRAAG VRIJBLIJVEND UW OFFERTE AAN!

T+32 (0)14 53 82 50 INFO@DMG-GROUP.BE WWW.DMG-GROUP.BE 16.1078.11 ND3190 16.1152.02

ENDLESS POSSIBILITIES POWERED BY PASSION

event management 29

aangebracht in het beleid inzake de veiligheid op evenementen. Een langverwachte opmerking op enkele maanden van het Europees Kampioenschap van 2016… “In onze sector maken we een onderscheid tussen verschillende soorten beroepen binnen de evenementenwereld, gaande van 4 voor beurzen tot 8 voor stadions: van de controleur die de tickets van de toeschouwers controleert, over het extra personeel voor het grasveld en protocol, tot visuele beoordeling en fouillering. Vandaag is er zeer veel vraag naar veiligheidspersoneel, terwijl het aantal veiligheidsagenten zeer beperkt is. In Frankrijk zijn er 170 000 veiligheidsagenten, maar er zijn er 30 tot 50 000 te weinig, vooral in de regio Île de France. Ook ons bedrijf ondervindt de gevolgen hiervan op verschillende niveaus, voornamelijk wat betreft de controle van ons personeel. Zo hebben we in de regio Île de France aan onze leidinggevenden gevraagd om de identiteit van onze agenten opnieuw te controleren, in samenwerking met de overheid, en onze aanwervingsprocedures strenger te maken.” Sinds 1995 moeten de organisatoren, en niet de ordediensten, de veiligheid op evenementen op zich nemen, “en het dus duidelijk is dat veiligheid in de budgettering moet worden opgenomen,” benadrukt Philippe Tireloque. “De veiligheid moet niet enkel in de budgettering, maar ook in de denkwijzen worden opgenomen.” Des te meer daar “de verantwoordelijkheid van de organisator op juridisch vlak verschuift,” stelt Meester Jean-François Vilote vervolgens. “Veiligheid was traditioneel een inspanningsverplichting in de ogen van de Franse doctrine en rechtspraak, maar het wordt meer en meer een resultaatsverplichting.”

Renaud Hamaide Algemeen directeur van Exposium

ONGERUSTHEID IN PARIJS?

gevraagd aan de plaatselijke prefecturen om alle genomen of nog te nemen veiligheidsmaatregelen op orde te stellen, en ik moet zeggen dat het zeer goede adviezen waren. Het is bovendien een dialoog die wordt verdergezet in het belang van iedereen. Het moet echter gezegd worden dat er op sommige beurzen exposanten waren in de aanwezigheid van gerechtsdeurwaarders om er zeker van te zijn dat alle veiligheidsmaatregelen waren getroffen.”

Renaud Hamaide, algemeen directeur van Exposium, een van de grote beursorganisatoren in Frankrijk, heeft eveneens de gevolgen van de aanslagen van november gevoeld, meer bepaald in de houding van de standhouders en bezoekers van zijn beurzen. “De gevolgen van 13 november hebben zeer zwaar doorgewogen op Parijs, maar minder op de provincie. We hebben direct vastgesteld dat een zeker aantal mensen bang is voor Parijs, niet enkel buitenlanders, maar ook mensen uit de provincie. Op het vlak van evenementen heeft deze situatie zich vertaald in een lager aantal bezoekers in Parijs en evenveel bezoekers in de provincie, en in verplaatsingen van evenementen naar de provincie ten nadele van de hoofdstad.”

MAAR ER BLIJVEN BEURZEN WORDEN GEORGANISEERD… MET ANDERE VEILIGHEIDSVOORZIENINGEN? “We hebben ons uiteraard gebaseerd op de gebeurtenissen van november om een aantal elementen te herzien,” gaat Renaud Hamaide verder, “voornamelijk om te vermijden dat er grote groepen zouden ontstaan tussen de openbare weg en de ticketbalies. Daarnaast hebben we advies

“Vandaag worden er opnieuw evenementen georganiseerd, maar niet altijd onder dezelfde vorm”

Thierry Reboul CEO van Ubi Bene

SYMBOLISCHE, AFSCHRIKWEKKENDE OF DOELTREFFENDE MAATREGELEN? Thierry Reboul, bestuursvoorzitter van eventbureau Ubi Bene, vraagt zich af of de versterking van de veiligheidsmaatregelen op openbare plaatsen niet eerder een symbolisch dan doeltreffend effect heeft: “Waarom twee personen in plaats van één… tenzij om eerder met twee iemand te kunnen achtervolgen dan alleen?” Een twijfel die Philippe Tireloque snel van tafel veegt: “We hebben toezichthouders nodig op het terrein, en we moeten hun aantal uitbreiden. Al was het maar om de informatie van een abnormale situatie door te geven en er zo snel mogelijk op te reageren. Het kan zijn dat een bewakingscamera defect is, dat sommige plaatsen onvoldoende beschermd zijn, enz. Er hoeven geen ontelbare toezichthouders aanwezig te zijn, maar ze moeten voldoende opgeleid zijn om onmiddellijk een probleem te detecteren, erop te reageren of dit zo snel mogelijk te melden. Dit verklaart de verhoogde aanwezigheid van politiemensen en soldaten in sommige steden.”



20 ans de créativité et de rigueur au service de ses clients privés et institutionnels. Alchimistes de l’évènement, nous offrons une communication durable et responsable. Nous réunissons toutes les compétences en communication évènementielle. Et partageons notre savoir faire et notre engagement.

20 jaar creativiteit en inzet ten dienste van onze klanten, zowel in de privé- als in de overheidssector. Als event-tovenaars bieden wij een duurzame en verantwoorde communicatie aan. We brengen alle competenties op het vlak van evenementcommunicatie samen onder één dak.

www.vo-event.be - info@vo-event.be Avenue Van Volxem, 281 1190 Bruxelles Tel: +32 (0)2 290 31 40 © J-F Schmitz

VO_EVENT_ANNONCE_185x128_V01.indd 1

23/06/15 10:14

We care about your visitors Hoe kunnen we u helpen bij de bezoekersregistratie? UITNODIGING

BADGES

LEADS VIA TABLET

REGISTRATIE

ONTHAAL

ENQUÊTE VIA TABLET

www.eventcheckinapp.be

www.abusol.com

event management 31

“De annuleringen en opschortingen werden eerder veroorzaakt door de ongerustheid van de Parijzenaren dan door het bestaan zelf van het evenement”

Arnaud Peyroles CEO van Idéactif

Arnaud Peyroles, CEO van communicatiebureau Idéactif, ontkent het incidentgevoelige karakter van evenementen: “Een evenement vormt geen gevaar. Wat vandaag wel gevaarlijk is, is in Frankrijk wonen. Alles wat in 2015 is gebeurd, bewijst dit: je hoeft niet aan een evenement deel te nemen om in gevaar te zijn. Je kan ook aan het werk zijn, nadenken, je mening uiten, of je inkopen doen. In mijn 15-jarige carrière in de evenementensector heb ik ontmijningsdiensten zien voorbijkomen op mijn sites en sluipschutters gezien op daken, dit alles in perfect overleg met de autoriteiten. Ik ben er dus van overtuigd dat we meer in veiligheid zijn op een grootschalig evenement dan wanneer we soms op straat wandelen.”

EN HOE ZIT HET MET DE ADVERTEERDERS? Bedrijven en adverteerders dragen natuurlijk de gevolgen van de gebeurtenissen van november, en hun reacties waren vrij gelijklopend. Er werden even snel evenementen afgelast als opnieuw toegelaten. Frédéric Bedin, bestuursvoorzitter van Hopscotch Global PR Group: “De eerste twee dagen werden de meeste evenementen geannuleerd, wat een gezonde reactie was. Sommige evenementen, vooral de feestelijke, werden met spoed geannuleerd, terwijl andere – de bedrijfsevents – wel doorgingen. De week na de aanslagen hebben we al onze klanten samengebracht voor wie we evenementen moesten organiseren en we hebben alles op tafel gelegd. Gaan we het laten doorgaan of niet? En wat gingen het personeel, de journalisten

Frédéric Bedin CEO van Hopscotch Global PR Group

en de klanten in beide gevallen denken? Anderzijds zou een massale annulering van evenementen de terroristen hebben doen winnen. Zo goed als iedereen ging snel akkoord om de evenementen te laten doorgaan. Vandaag worden er opnieuw evenementen georganiseerd, maar niet altijd onder dezelfde vorm. We stellen vast dat er minder grootschalige evenementen in openlucht zijn. Seminaries en corporate events herleven zoals vroeger, maar nemen soms een andere vorm aan, zoals een vergadering met 200 deelnemers die via internet wordt uitgezonden. Sommige vormen zijn dus aangepast, maar er blijft het probleem van de evenementen uit het buitenland, die worden verplaatst van Frankrijk naar andere landen. In dat opzicht kunnen we tevreden zijn dat we de klimaatconferentie COP21 hebben laten doorgaan, want daar heeft Frankrijk getoond dat het bekwaam was om een wereldevent te organiseren in perfecte veiligheidsomstandigheden.” In het publiek begint een directeur van een agentschap over zijn ervaring: “De gebeurtenissen van november hebben een ernstig debat teweeggebracht onder de bedrijven over de manier waarop het personeel of de managers bij elkaar worden gebracht. Het is een echte verantwoordelijkheid voor hen om 1000 of 1500 mensen

bijeen te brengen… en wat als er iets gebeurt? Het is daarom niet het evenement dat gevaarlijk is, maar wat als? Daarom zijn de annuleringen en opschortingen de dagen na de aanslagen zeer begrijpelijk. Vandaag stellen we vast dat grote groepen hun evenementen liever in hun eigen gebouwen organiseren. Een andere tendens, die vooral betrekking heeft op bedrijven die verspreid over het land filialen hebben, is dat grootse nationale evenementen worden vermeden ten gunste van een aantal lokale, kleinschaligere evenementen. Dit alles doet ons uiteraard nadenken over de evolutie van de evenementvormen, en sommige bedrijven hebben er al voordelen in gevonden die ze eerst niet hadden. En een derde opmerking is dat de annuleringen en opschortingen eerder veroorzaakt werden door de ongerustheid van de Parijzenaren dan door het bestaan zelf van het evenement.”

Julien Carette CEO van Havas Event

Voor Julien Carette, bestuursvoorzitter van het agentschap Havas Event, zouden de gebeurtenissen van november en hun psychologische gevolgen geen impact mogen hebben op evenementen. “Onze beroepen houden een zeker vermogen in om mensen te zien en te ontmoeten”, legt hij uit. “En het feit dat we elkaar ontmoeten houdt levendige gesprekken in, wat veel moeilijker te bereiken is met virtuele middelen.”



BIJ KINEPOLIS ANTWERPEN KUNT U HEEL GROTE ZALEN HUREN. MAAR OOK HEEL KLEINE. NOG IETS DAT U MISSCHIEN NIET WIST OVER ONS. Bij Kinepolis denkt u wellicht aan grote, comfortabele filmzalen. Terecht. Maar ook voor kleine groepen hebben we de perfecte eventruimte. Check maar op kinepolisbusiness.com of bel Loan Tran op 03 544 36 14 of StĂŠphanie Verhelst op 03 544 36 11.

Meer dan alleen cinema.

event management 33

Op deze digitale inbreng op evenementen reageert Frédéric Bedin, door te verklaren dat “we ons vandaag de vraag kunnen stellen over de relevantie van de organisatie van 10 evenementen van 100 personen in plaats van één enkel evenement van 1000 personen, maar het zou kunnen dat we terugvallen op dit laatste soort evenement, dat een massa-effect teweegbrengt. En grootschalige evenementen blijven toch bestaan, want evenementen staan op het internet. Als we geen evenementen meer organiseren, dan zal er niets meer op het internet staan. En als we de grote evenementen bekijken, waarin alle media zijn geïnteresseerd, dan zien we dat het bijvoorbeeld minder gevaarlijk was om in het Stade de France te zijn dan iets te eten op een terrasje.”

EVOLUTIE VAN MASSAEVENEMENTEN Stéphane Fievet, artistiek raadgever en verantwoordelijk voor grote evenementen op het stadhuis van Parijs, heeft de schokgolf meegemaakt, maar stelt vast dat zijn stad zich snel hersteld heeft: “In Parijs worden 2000 evenementen op openbare plaatsen georganiseerd, waarvan 500 met een commercieel karakter. Al deze evenementen baren de stad grote zorgen op het vlak van beheer en het leven in de stad. In de periode na de aanslagen van november was er de klimaatconferentie COP21, met strikte richtlijnen en drastische veiligheidsvoorzieningen. Dit betekent niet dat we pas bezorgd werden over de veiligheid na de aanslagen. De maatregelen die werden genomen in het kader van de COP21 verschilden niet echt van de vorige, maar ze werden strikter toegepast. We leven dus niet in een sfeer van angst, maar in een van verhoogde waakzaamheid. Wat ik hier duidelijk wil maken, is dat veiligheid een verantwoordelijkheid is die iedereen aangaat, en dat die verantwoordelijkheid met anderen moet worden gedeeld. Eind 2014 waren er 600 000 feestvierders op de Champs-Elysées om Nieuwjaar te vieren. Voor dit soort van evenement was er uiteraard sprake van een sterke veiligheidsdialoog tussen de stad en de prefectuur. Na de tragische gebeurtenissen van november vorig jaar, hebben we ons natuurlijk afgevraagd of we deze feestelijkheden zouden

Stéphane Fievet Verantwoordelijk voor grote evenementen op het stadhuis van Parijs

Denis Biard Covoorzitter van LÉVÉNEMENT

“Veiligheid is een verantwoordelijkheid die iedereen aangaat, en die verantwoordelijkheid moet met anderen worden gedeeld” laten doorgaan. Voor het stadsbestuur van Parijs was het echter cruciaal om niet toe te geven aan de dreiging, maar te tonen dat Parijs er opnieuw staat. Er is wel een verhoogde waakzaamheid, alsook de wil om ieders veiligheid te garanderen. Om af te sluiten, wil ik nog even zeggen dat er eind vorig jaar veel evenementen werden geannuleerd, maar eerder omwille van psychologische redenen dan veiligheidsredenen. We hadden natuurlijk het recht om ons af te vragen of we wel feestelijke evenementen zouden organiseren, terwijl Frankrijk nog in de rouw was. Maar vandaag, in januari, stellen we 25% meer aanvragen vast om evenementen op openbare plaatsen te organiseren.”

JURIDISCHE AANSPRAKELIJKHEID VAN DE ORGANISATOREN Nadat Denis Biard, covoorzitter van LÉVÉNEMENT, het duidelijke feit had benadrukt dat de veiligheid op bedrijfsevenementen duidelijk minder complex is dan die op grootschalige publieksevents, maar ook van het sociale karakter van massa-evenementen en de vooruitzichten van het Europees Kampioenschap van 2016, heeft hij het debat met drie opmerkingen afgesloten: “Als we terugkeren naar het verleden, dan zien we dat ons beroep vaak onder druk stond. We hebben

de economische crisis meegemaakt, maar ook de financiële crisis en nog een aantal andere, en er werd ons gezegd dat ze ons niet meer zouden nodig hebben voordat we opnieuw zouden rechtstaan. We hebben onlangs gezien dat evenementen die in de eerste dagen na de aanslagen werden geannuleerd, toch doorgingen omwille van sociale contacten in bedrijven en de uitoefening van handelsactiviteiten, waardoor we hebben ondervonden dat we een belangrijk beroep uitoefenden. In het begin hebben we evenementen geannuleerd om de mensen te beschermen. Nochtans tonen al de getuigenissen die we vanavond hebben gehoord aan dat er meer en meer vraag is naar evenementen. We zijn fier dat ondanks dat onze sector crisissen heeft meegemaakt, er toch vraag blijft naar evenementen (…). Ons beroep zal meer en meer de samenleving van morgen uitmaken, en deze tendens wordt bevestigd door een aantal actoren, op openbaar en privévlak, die er niet speciaal belang bij hebben om dit te doen. Omdat ons beroep simpelweg waarde creëert…” Dit televisiedebat, georganiseerd door de vereniging LÉVÉNEMENT, kan volledig worden herbekeken – in het Frans en zonder ondertitels – op levenement.org, en op eventnews.be in de rubriek ‘Associaties’.

YOUR DRINK OUR PASSION

COCKTAIL - MOCKTAIL CATERING COCKTAIL WORKSHOPS - TRAINING TOTAL BAR SOLUTIONS GIN TONIC BAR

JOERI VAN BEECK +32 (0) 477 32 25 93 E joeri@troubleshakers.com www.troubleshakers.com

event management 35

OVER SCHADE, OVERMACHT EN BESCHERMING

DE ORGANISATOR ALS ‘GOEDE HUISVADER’ Zoals we al konden lezen, is preventie een bijzonder belangrijk aspect bij het organiseren van een evenement. Maar stel dat er dan toch iets fout loopt… Op welke verzekeringspolissen kan men dan terugvallen? En in welke gevallen kan men dan spreken van overmacht? Wij legden ons oor te luister bij AG Insurance.

et is misschien handig om duidelijkheid te scheppen in de verschillende courante types verzekeringen. “De klassieke polis “BA Uitbating” dekt de burgerrechterlijke aansprakelijkheid van de verzekerde ten opzichte van derden, en dit wanneer er een fout wordt begaan”, vertelt Gerrit Feyaerts van AG Insurance. “Deze polis dekt dus de lichamelijke en stoffelijke schade bij derden. We hebben het hier over een fout in de juridische zin, wanneer men niet gehandeld heeft als een goede huisvader, en men dus niet alle voorzorgen heeft genomen die men zou moeten nemen. Merk wel op dat alleen de extra-contractuele aansprakelijkheid wordt gedekt. Wanneer een organisator bijvoorbeeld een schade berokkent aan een tafel, of ander materiaal dat gehuurd is, dan wordt deze niet gedekt, omdat deze schade zuiver contractueel is. Er is wel een mogelijkheid om een specifieke dekking, een uitbreiding te hebben voor het contractuele luik. Verder bestaat er ook een “BA Objectieve tegen brand en ontploffingen”. Deze is verplicht voor bepaalde inrichtingen die publiek toegankelijk zijn. Dit is een specifieke polis die begin jaren ’90 ontwikkeld is naar aanleiding van de Switel-brand. Toen heeft de regering besloten dat de aanwezigen op dat soort plaatsen gedekt moesten worden.”

ONGEVALLENVERZEKERING Het is logisch dat een organisator ook zijn medewerkers wil beschermen. “De vrijwilligers en toeleveranciers worden heel courant gedekt door een ongevallenverzekering. Tijdens het uitoefenen van het werk is er immers toch een zeker engagement ten opzichte van die mensen. Deze individuele ongevallenpolissen staan los van aansprakelijkheid. Als iemand van de vrachtwagen valt is er bijvoorbeeld geen sprake van aansprakelijkheid, dan kan deze persoon toch gedekt worden. Voor de vaste medewerkers is er dan de arbeidsongevallenverzekering die tussenkomt. Een polis die ook de festivalgangers dekt is eerder uitzonderlijk, al zullen er wel gespecialiseerde maatschappijen zijn die daarin verder gaan. Maar dan spreken we echt wel over nicheverzekeringen.”

ONVOORZIEN EN ONVERMIJDELIJK Van bedrijven en organisatoren wordt verwacht dat ze alle mogelijke maatregelen nemen om schade te voorkomen, op de wijze zoals iedereen die normaal handelt, zou doen. Moest er dan toch nog iets fout lopen, dan kan er sprake



EEN SCHERPERE KIJK OP EVENTS www.jada-events.be

info@jada-events.be

03/257.09.13

events communication

Brabanthal, ruimte voor ideeën

6000 m 2 • 1200 parkeerplaatsen • Vlakbij E40 in Leuven • Publieks- en vakbeurzen • Vergaderingen en congressen • Concerten en fuiven • Privéfeesten • Van 3 tot 9000 personen Brabantlaan 1 • 3001 Leuven • t 016 383011 • f 016 383010 • info@brabanthal.be • www.brabanthal.be

event management 37

Gerrit Feyaerts

zijn van overmacht, een begrip dat heel precies gedefinieerd is. “Overmacht is het principe dat zegt dat iets niet te voorzien was, dat men al het mogelijke heeft gedaan en er toch nog iets is gebeurd. Er zijn drie elementen die noodzakelijk zijn om over overmacht te spreken. Het moet gaan over een plotselinge, onvoorziene en onvermijdelijke gebeurtenis, die niet te wijten is aan de persoon die zich engageert. Indien die voorwaarden vervuld zijn, wordt de betrokken organisator ontheven van zijn verplichtingen. Als alle betrokkenen akkoord gaan dat het om overmacht gaat, hoeft men niet naar de rechtbank. Maar in de belangrijke gevallen wordt er toch vaak een procedure opgestart. Het kan zijn dat de verzekeraar of de organisator overmacht inroept. Als iemand daarmee niet akkoord gaat, dan kan hij naar de rechtbank stappen. Er zal in dat geval een onderzoek opgestart worden.”

COMBINATIE VAN FACTOREN Een van de bekendste cases de voorbije jaren van een overmachtssituatie op een evenement was ongetwijfeld de dodelijke storm tijdens Pukkelpop 2011. AG Insurance was als verzekeraar BA Uitbating van de organisator bij deze zaak betrokken. “Gezien de vele media-aandacht herinner ik mij dat de procureur van Hasselt de thesis van overmacht vrij snel zelf publiekelijk ondersteund heeft. Er is daar wel nog enige discussie over geweest, want het staat iedereen

natuurlijk vrij om een klacht in te dienen. Er zijn dus onderzoeken geweest en er werden specialisten onder andere van het KMI bij betrokken. De rechter heeft besloten dat er overmacht was, omdat er echt een combinatie was van verschillende elementen: de storm was van een ongeziene kracht, onvoorzien, met zeer hoge windsnelheden, neerslag en hagelstenen. Dat alles gecombineerd maakt dat de thesis van overmacht werd aanvaard.”

TERRORISME: NIET AUTOMATISCH OVERMACHT Na de recente gebeurtenissen in Parijs kunnen we ons ook de vraag stellen: valt een terroristische aanslag ook onder overmacht? Het antwoord blijkt niet eenvoudig ja of neen te luiden. “Men moet steeds een afweging maken van de concrete feiten. Daar zal de rechter zich ook steeds op baseren. Wanneer er een verhoogd terreurniveau geldt, is het niet evident om altijd automatisch over overmacht te spreken. In zo’n situatie kan men verwachten dat men extra veiligheidscontroles doet, dat de politie aanwezig is, etc. Dat zijn allemaal elementen die, als er toch iets zou gebeuren, de organisator kunnen ontheffen van zijn aansprakelijkheid. Als hij dat niet zou gedaan hebben, zou hij het verwijt van nalatigheid kunnen krijgen. En dan gaat het begrip van overmacht in de praktijk bekeken moeten worden en wordt het een feitenkwestie die desnoods opnieuw door de rechter moet beoordeeld worden”, zo besluit Gerrit Feyaerts.

VIP EVENTS

CONFERENCES

ENTERTAINEMENT

FAIRS & SHOWS

AV.LAMBEAULAAN 91, 1200 BRUXELLES - T. 02/733.07.01 - INFO@PROTEINE.BE - WWW.PROTEINE.BE

W W W. E X P O 3 6 0 . B E SHOW YOUR PRODUCT TO THE PEOPLE! exp mag expo.indd 2

15-1-2016 12:39:37

Uitgesneden

event management 39

VERZEKERINGEN

KUNNEN WE ONSZELF INDEKKEN TEGEN OVERMACHT?

Nick Barnacott

Elke bedrijfsleider moet verplicht een BA-verzekering afsluiten, die alle schade dekt veroorzaakt aan derden. Zorgt deze verzekering voor een bescherming tegen alle mogelijke incidenten?

ick Barnacott: Nee. De BA dekt enkel de schade die aan derden wordt veroorzaakt als het bedrijf er verantwoordelijk voor is, en dit volgens de in de algemene voorwaarden van de verzekering specifiek vastgelegde waarborgen. De verliezen die verband houden met aanslagen of aanslagdreigingen worden niet gedekt door de BA, maar kunnen dat wel worden door het afsluiten van een annuleringsverzekering die het mogelijk maakt het bedrijf dat een evenement organiseert te dekken. Wat is op het vlak van verzekering een geval van overmacht? N.B.: De term ‘overmacht’ wordt vaak gebruikt, maar ligt vaak zeer gevoelig bij de toepassing ervan omdat hij open kan staan voor interpretatie en voor zeer grote discrepanties tussen de partijen kan zorgen (verzekerde en verzekeraar). Juridisch gesproken heeft men het over overmacht als die: • onweerstaanbaar is. Dit betekent dat die onoverkomelijk moet zijn en dat het individu niet anders kon handelen. • onvoorspelbaar is. Daarmee wordt bedoeld dat de gebeurtenis niet kon voorzien worden op het moment dat het verzekeringscontract werd afgesloten. “Overmacht” is geen definitie die verzekeraars gebruiken bij de beschrijving van gegarandeerde elementen in verze-

Als je een evenement organiseert, houdt dat in dat je rekening houdt met een aantal veiligheidsparameters. Net als in het leven van alledag hebben deze parameters een ontegensprekelijk onzeker karakter, vandaar dat er specifieke verzekeringspolissen in het leven werden geroepen voor evenementen. Nick Barnacott, directeur van Assurevents, beantwoordt onze vragen die verband houden met het begrip overmacht.

keringspolissen. Bij Assurevents leggen we polisteksten voor die duidelijker, begrijpelijker en beter aangepast zijn aan bedrijfsactiviteiten. Worden de gevallen van overmacht systematisch gedekt? N.B.: De risico’s die over het algemeen gesproken omvat worden zoals bij de term “overmacht” (slecht weer, aanslagen, aanslagdreigingen, enzovoort), worden niet systematisch gedekt door de verzekeringen. Er bestaat een branche in de verzekeringssector die we de “Contingency”-markt of “Bijzondere risico’s” noemen. Zoals de naam het aangeeft gaat het om een gespecialiseerde markt die bescherming biedt tegen risico’s die niet gedekt worden door de meer traditionele polissen en die dekking kan bieden tegen gevallen van overmacht. In geval van overmacht wordt er aangeraden om een aangepaste annuleringsverzekering te onderschrijven, rekening houdend met de bijzonderheden van elk evenement. Wat zijn de specifieke kenmerken van een annuleringsverzekering? N.B.: De annuleringspolis vormt een vrije basis waarop de garanties opgebouwd worden die de noden van de klanten volgen. De polissen lijken dikwijls identiek, maar elke annuleringsverzekering is anders en omvat clausules die overeengekomen zijn tussen de

klant en de verzekering, al naargelang de karakteristieken van het evenement. Algemeen gesproken valt de annuleringsverzekering uiteen in twee delen: de “basis” annuleringsverzekering en de annuleringsverzekering met uitbreidingen. Wat wordt gedekt door een basis annuleringsverzekering? N.B.: De vuistregel is dat de “basis” annuleringsverzekering twee elementen dekt. Enerzijds is er het financiële verlies dat de organisator lijdt ten gevolge van de annulering, het uitstel of het gedeeltelijke of volledige opgeven van de manifestatie. Dit komt onafhankelijk van zijn wil tot stand. Anderzijds zijn er de noodzakelijke bijkomende kosten om de manifestatie veilig te stellen, als deze kleiner zijn dan de schadeloosstelling die de verzekeraar had moeten storten indien de manifestatie geannuleerd was geworden. De polissen zijn over het algemeen “Alles, Behalve”-polissen. Daarmee bedoel ik dat alles gedekt is, behalve als er elementen uitgesloten zijn (de uitsluitingen kunnen teruggekocht worden na overleg). Het is dus van primordiaal belang om kennis te nemen van de limieten op het vlak van de toepassing van de polis, zodat je kan weten wat ze dekt en hoe de garanties en uitsluitingen toegepast worden op het evenement waarvan sprake is.



We take it personally

ď&#x201A;&#x201A; Find us on Facebook

www.bevas.be

event management 41

Wat garandeert een annuleringsverzekering met uitbreidingen? N.B.: Bij de klassieke annuleringsverzekeringen worden bepaalde elementen die over het algemeen omvat worden onder de term “overmacht” uitgesloten van de basispolis. Voor een verzekeringspolis met uitbreidingen is het mogelijk om deze elementen te verzekeren. De meest voorkomende garantie-uitbreidingen behelzen slecht weer, de onbeschikbaarheid van personen, stakingen en ook aanslagen of aanslagdreigingen.

ristische daden die zich voordoen onder de geografische beperking van punt nummer 1? Of moet die ook de annulering van het evenement omvatten, die voorkomt uit een vrees voor aanslagen of dreigingen met terroristische aanslagen vanuit het standpunt van het bedrijf zelf, zonder dat er een opgelegd verbod is?

geven voor de beste dekkingen en uitbreidingen. De recente gebeurtenissen tonen het belang van dergelijke manier van correct handelen aan, om mogelijk forse schade ten gevolge van een voorval te dekken en het te laat is om de dekking uit te breiden, eenmaal de schade is geleden.

Dankzij deze vragen zijn wij in staat de vraag van de klant op een duidelijke en gepersonaliseerde manier te beantwoorden.

Bestaan er ook specifieke polissen voor festivalgangers, vrijwilligers, enzovoort…?

Als we de recente gebeurtenissen in Frankrijk bekijken, hoe moet je jezelf dan indekken tegen aanslagen of aanslagdreigingen en welke zijn uw methodes om de noden van de klant te leren kennen?

N.B.: De verschillende garanties zijn heel vaak beperkt in hun geldigheidsduur, tot maximaal 15 dagen voor het evenement. Evenementen die maanden op voorhand gepland zijn, worden dus niet systematisch gedekt door de verzekering.

N.B.: Over het algemeen genomen, worden de medische kosten en het inkomstenverlies dat deze mensen lijden als ze gewond raken tijdens een aanslag gedekt door de persoonlijke verzekering (bijvoorbeeld de zorgverzekering). Er moet evenwel een verificatie uitgevoerd worden door de assurantiemakelaar om bevestiging te krijgen dat deze mensen correct verzekerd zijn.

N.B.: De onrust die nu heerst ten gevolge van de aanslagen in Parijs en elders, gekoppeld aan het verminderde veiligheidsgevoel, verdient een diepgaande uitleg.

Nemen we het voorbeeld van een conventie die gepland is voor oktober 2016, waarvan het merendeel van de kosten aangegaan werden tussen 60 en 120 dagen voor het evenement.

Bestaan er, buiten de aanslagdreigingen, nog andere punten waartegen de organisatoren bijzondere voorzorgen kunnen nemen?

De garanties worden gedefinieerd al naargelang het risico dat het geplande evenement omhelst. De premie schommelt gevoelig volgens de reikwijdte van de dekking (de gegarandeerde periode, de gedekte geografisch zone en de hoogte van de schadeloosstelling, enzovoort). Voor de assurantiemakelaar zijn de vragen die gesteld worden om tegemoet te komen aan de noden van de klant en diens evenement de volgende:

De organisator beschikt over een dekking tegen aanslagen die beperkt is tot 15 dagen voor de conventie, maar de aanslagen vinden 60 dagen eerder plaats. Als deze de conventie uit vrees voor nieuwe aanslagen wil annuleren of de datum achteruitschuiven, zal de verzekering de geleden verliezen door deze annulering/het vooruitschuiven niet vergoeden. Er wordt bijgevolg aangeraden om veel voorzorgen te nemen bij de risicoanalyse en bij de rating van de verzekeringsgaranties.

N.B.: De bewijzen van forfaitaire zekerheidstelling van polissen zijn soms misleidend en moeten met veel aandacht gelezen worden. Een goed voorbeeld is dat van gevallen van slecht weer. De organisatoren moeten zeer goed opletten voor de dekkingen die in hun polissen worden weergegeven, omdat de borgstellingen tegen slecht weer of het risico op slecht weer niet noodzakelijk betekenen dat de organisator schadeloos zal gesteld worden ingeval van de annulering van zijn evenement als het, bijvoorbeeld, geen mooi weer is. De dekkingen variëren al naargelang de meteorologische karakteristieken en de graad van gevaar die aangeven of het niet langer verstandig is om een evenement te laten doorgaan.

1. Moet de polis dekking bieden tegen aanslagen?

Is de toepassing van deze garanties beperkt in de tijd?

a. Enkel op de plaats waar de manifestatie plaatsvindt of in het gehele land? b. In de gehele stad? c. In het gehele land? d. In andere landen?

Zijn er, als we blijven denken aan voorvallen zoals die welke plaatsvonden in Frankrijk in november laatstleden, specifieke stappen die de organisatoren kunnen/moeten nemen ten opzichte van hun verzekering?

2. Moet de dekking in het geval van aanslagdreigingen (het meest waarschijnlijke risico) een verbod of een intrekking van toestemming van het evenement omvatten, ten gevolge van aanslagen of terro-

Zoals eerder werd uitgelegd, is het van primordiaal belang dat er een beroep gedaan wordt op een assurantiemakelaar, zodat die het risico voor de organisator kan analyseren en hem vervolgens raad

Elke dekking wordt gedefinieerd in het detail van de geldende voorwaarden. Ook hier is een goede analyse van het evenement nodig om de verzekeringsvoorwaarden te kennen. www.assurevents.com

event management

VEILIGHEID:

EEN ESSENTIEEL ONDERDEEL VAN HET EVENT Sinds 13/11 en de nasleep daarvan staat veiligheid op evenementen weer helemaal (zij het misschien tijdelijk) bovenaan de agenda. Chris De Smet en Tom Bellens pleiten al lang om veiligheid van een noodzakelijk kwaad op te waarderen naar een essentieel en volwaardig aspect van de organisatie. Chris De Smet als extern preventieadviseur voor evenementen, en Tom Bellens als zaakvoerder van een evenementenorganisatie met dezelfde veiligheidsdiploma’s op zak. Wij brachten beide heren rond de tafel voor een interessant gesprek over het veiligheidsbeleid binnen onze sector…

om Bellens en Chris De Smet volgden allebei een uitgebreide opleiding tot preventieadviseur niveau 2. Deze bestaat uit een opleidingsmodule van 120 uur en een specialisatiemodule van 280. Tom – die ook nog eens een opleiding rampenmanagement heeft gevolgd - past deze kennis toe voor evenementen van zijn eigen bedrijf PushToTalk, Chris staat evenementenbureaus bij als extern adviseur. Allebei zijn ze dus uitstekend geplaatst om aan te geven hoe onze sector er vandaag de dag voor staat. “Op een evenement krijgen mensen een experience aangeboden”, vertelt Tom Bellens. “Maar die experience verdwijnt helemaal in het niets als de bezoeker een been breekt, verbrand raakt, of een salmonellavergiftiging oploopt. Want laat het duidelijk zijn: veiligheid gaat veel verder dan het posteren van security-agenten.” “Het veiligheidsluik wordt vandaag nog te vaak gezien als een noodzakelijk kwaad”, aldus Chris De Smet. “Je merkt zelfs dat het initieel vaak vergeten wordt. Uiteindelijk blijkt er dan toch een risicoanalyse nodig te zijn, en dan worden wij er nog bijgehaald.”

VEILIGHEID VAN IN HET BEGIN OP TAFEL Een eerste belangrijke boodschap van onze specialisten is dan ook om al van in het eerste stadium over veiligheid na te denken. Chris De Smet: “Preventie moet een onderdeel zijn van je traject. Soms vermijdt men advies omdat men vreest dat bepaalde ideeën dan niet kunnen doorgaan.Maar dat klopt niet. Een preventieadviseur kijkt net hoe men het idee kan laten doorgaan in veilige omstandigheden, en zal meedenken. Nu doet men vaak niets, en dan krijgt men vlak voor het event een rood licht van brandweer of politie.” “Voor de organisatie van de Tall Ships Races in Antwerpen hebben we meer dan een jaar voor het event al een veiligheidsoverleg gehad”, legt Tom Bellens uit. “We zijn zo begonnen met het uitzetten van de krijtlijnen. De creatieve invulling – binnen die krijtlijnen – komt daarna pas. Vroeger was creativiteit en out-of-the-box denken het credo binnen de evenementensector. Nu moet je creatief proberen zijn binnen het wettelijk kader. Ga je er 1 cm buiten, dan word je tegengehouden.”

JUIST REAGEREN Eén illusie kunnen we alvast uit de wereld helpen: risicoloze evenementen bestaan niet. Maar het komt er op aan om op alles zo goed mogelijk voorbereid zijn en juist te kunnen reageren. “Wanneer je 60.000 mensen samenbrengt mag je er vanuit gaan dat je bijvoorbeeld met een hartaanval te maken krijgt”, zegt Tom Bellens. “Want dat gebeurt in een stad van die omvang ook dagelijks.” Chris De Smet: “Als je op voorhand hebt nagedacht over wat er moet gebeuren in bepaalde situaties en hoe je moet communiceren, dan ben je goed aan het werken. Je moet niet wachten tot er chaos ontstaat, want dan krijg je niks meer georganiseerd.”

INTERN OF EXTERN Een kritische veiligheidscheck is dus een must voor elk evenement, groot of klein. “Iemand moet de taak op zich nemen om eens grondig na te denken over het veiligheidsluik van een evenement”, zegt Chris De Smet. “Een eenvoudige checklist kan soms al volstaan voor kleinere events.” “Eigenlijk moet er vanaf het begin iemand zijn die rondkijkt en de juiste

event management 43

Tom Bellens

Chris De Smet

vragen stelt”, vult Tom Bellens aan. “Een preventieadviseur is misschien niet haalbaar voor kleinere events, maar in principe kan je al heel wat zelf doen. Al is een externe partij natuurlijk altijd wel objectiever en kritischer.”

Chris De Smet: “Elk jaar studeren er zoveel event managers af. Maar in die opleiding wordt er haast niets over veiligheid gezegd. Bij de opleiding is veiligheid dus al een bijkomstige zaak. En dat is een verkeerd signaal.”

KENNISVACUÜM

NIET WACHTEN OP DE OVERHEID

Zowel Tom als Chris ijveren voor een verdere volwassenwording van de evenementensector. Daar horen ook opleidingen bij. “Er zijn al opleidingen, maar die worden niet, of te weinig gevolgd”, aldus Tom Bellens. “Dus dan ontstaat er een vacuüm. Er wordt nochtans kennis aangeboden. Er zijn zoveel learnings uit de Pukkelpop-case gekomen. Maar niemand neemt die op.”

Tom Bellens vreest dat als de sector zichzelf niet anders gaat opstellen, de overheid zich bij een volgend incident zal gaan inmengen. “Ik zie twee mogelijkheden. Ofwel nemen we het veiligheidsluik serieus. Ofwel blijven we zo aanmodderen tot er iets gebeurt. En dan gaat de overheid tussenkomen en regels opleggen. Ik vind dat we beter onszelf regels opleggen, en zelf met een verhaal

DE PREVENTIEADVISEUR Een preventieadviseur is een wettelijk verplichte functie in een Belgische onderneming. De personen die deze functie bekleden staan de werkgever bij met de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Voor het begrip ‘preventieadviseur’ kan men onderscheid maken tussen drie niveaus. Het niveau 3 is een basisvorming bestaat uit een zesdaagse opleiding. De opleidingen tot niveau 2 en niveau 1 bestaan telkens uit een basismodule van 120 uur en een specialisatiemodule van respectievelijk 90 en 280 uur. Een preventieadviseur staat de werkgever bij inzake de toepassing van de maatregelen bedoeld in de welzijnswet. Tot zijn takenpakket behoren onder andere het opsporen van gevaren, het evalueren van risicoanalyses en het opstellen van noodprocedures. Hij heeft een adviserende functie ten opzichte van de werkgever en de werknemers en moet dit in volledige onafhankelijkheid kunnen doen.

naar de overheid stappen. Daarom kunnen we nu beter zelf al beginnen met ons niveau op te krikken. Er moet meer dan ooit terug contact komen tussen BESA, ACC en EMA, over de grenzen heen. Bruggen bouwen en overleggen. Ik denk dat we beter samen aan iets kunnen bouwen en dat indienen, dan dat we wachten tot de overheid ons iets oplegt.”

TWIJFELS NA 13/11 In de weken na 13/11 zaten organisatoren met heel wat vragen omtrent hun aankomende events. Tom Bellens: “Het zou toch fantastisch zijn geweest als je als gast een sms kreeg met de boodschap: ‘we hebben weet van de terreurdreiging, maar we hebben op voorhand als deze aandachtspunten voorzien’. Dat is toch geruststellend. Nu was er veel onwetendheid. Er zijn heel wat evenementen afgelast, die niet afgelast hadden moeten worden. Maar ze hadden geen risicoanalyse gemaakt en dus wisten ze ook niet waarop ze zich moesten baseren. En dan kiest de CEO vaak voor zekerheid.” Chris De Smet: “Zulke gebeurtenissen hebben vaak ook maar een tijdelijke impact. Men vergeet snel. Vlak na de ramp op Pukkelpop werd ik plots overal gevraagd om constructies op stabiliteit te controleren. Een paar maanden later was dat weer voorbij.”



JOUW 6 STRAFFE VOORDELEN VAN EEN EIGEN IN-HUIS BEURS?

TIP: ORGANISEER JE EIGEN IN-HUIS BEDRIJFSBEURS. WAAROM? SIMPELWEG DAAROM: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Elke geïnvesteerde euro in een zakelijk event of expo levert je 10 euro op. Je ontmoet klanten of prospects persoonlijk en in ontspannen sfeer. Je kan dus live beklijven. Je genereert directe sales leads. Je bedrijfsmerk wordt positiever ervaren. Zet je eigen gebouw in het middelpunt en tover het om tot een heuse bedrijfsbeurs. Een eigen bedrijfsbeurs zorgt voor relevante verhalen, beelden. Interessante stof om te delen op je website en sociale media.

Hulp nodig om van je in-huis beurs een knaller te maken? A.S. Technology bouwt je beurs op van top tot teen. Met doeken, prints, techniek en de juiste belichting creëren we de sfeer en beleving die jouw bedrijf wil uitstralen. Ú Contacteer ons en ontdek de verrassende mogelijkheden voor je beurs: www.astechnology.eu of +32 3 313 73 73. Jij krijgt er een boek vol tips bovenop om je beurs in goede banen te leiden.

UW PARTNER IN LICHT- & AUDIOVISUELE TECHNOLOGIE VOOR EXPO, EVENTS EN MEETINGS

PROEVEN VAN EEN VOORBEELD? CHECK DEZE VIDEO!

Waarom A.S. Technology jou kan helpen? Het geheime wapen is de Conceptlijn: • totaalconcept met 1 aanspreekpunt • infrastructuur én inrichting • budgetvriendelijk • creatieve en elegante oplossingen door trussing met doeken, prints • advies over standenbouw en eventtechnieken • ervaring met grootste beursorganisatoren

WWW.ASTECHNOLOGY.EU I.Z. Brug 10, Klein Veerle 115, B-2960 Brecht | T: +32 3 313 73 73 | F: +32 3 313 74 73 | E: info@astechnology.eu

event management 45

Goddelijke animaties op hemelse Hoogtes… VEILIGHEID ALS VERKOOPSARGUMENT Ondanks het feit dat er nog werk voor de boeg is, zien Tom en Chris toch dat er positieve stappen gezet worden. “Zeker de grote bedrijven zijn vragende partij voor een veilig evenement”, zegt Chris De Smet. “Vandaag de dag wordt er bij een pitch niet zomaar meer over het luik veiligheid heen gelezen. Als je als evenementenbureau met veiligheid bezig bent, dan heb je een verkoopsargument, denk ik.” Tom Bellens sluit zich daarbij aan: “Eventbureaus moeten de klant vertrouwen kunnen geven. Dat is de richting die we moeten uitgaan.

We kunnen niet garanderen dat er geen crisis komt, maar wel dat we goed door die crisis komen. Dat moet de boodschap zijn. Mijn visie is dat mocht er dan toch een crisis zijn, je ter plaatse tijdens het event bestaande procedures en scenario’s moet kunnen uitrollen die je op voorhand hebt doorgenomen (ook met CEO en management) en die je ideaal ook al regelmatig hebt geoefend. Daarom volg ik regelmatig bijscholingen en rampenoefeningen om voorbereid te zijn. Ik investeer dus net zoals Chris in mezelf, opdat de klant dat niet hoeft te doen. Een win-win dus of een ‘besparing’ voor de klant, terwijl zij dit nu nog zien als kost of investering.”

voor elk event de juiste tent… bestel en lees nu the fungroup-brochure voor het vinden van uw juiste tent…

The Fungroup FUNGROUP-EXPERIENCEMAGAZINE.indd 1

Hortweidenweg 25

B-3520 Zonhoven

+32(0)11 539 500 21/01/16 09:41

event management

JULIUS SOLARIS – EVENTMANAGERBLOG.COM

“INFORMATIE OVER DE SECTOR BESCHIKBAAR MAKEN VOOR IEDEREEN” Een van de juryleden tijdens de EuBEA in Sevilla was de Italiaan Julius Solaris. Als chef-redacteur van EventManagerBlog.com wordt hij gerekend bij de meest invloedrijke personen binnen de meetingindustrie. Tussen twee sessies door plukten wij hem even van achter de jurytafel weg om met hem te spreken over zijn blog, zijn werkwijze, het spotten van trends en die belangrijkste highlights voor 2016.

XP: Hoe bent u in de wereld van de evenementen terecht gekomen?

ulius Solaris: “Ik ben al met evenementen bezig van zo lang ik mij kan herinneren. Al op zeer jonge leeftijd was ik altijd in de weer om samen met mijn vrienden van alles te plannen en te organiseren. Het is dus altijd een passie geweest. Op vlak van studies heb ik een marketing-opleiding gevolgd. Maar in mijn eerste job als marketing manager werd ik ook betrokken bij het organiseren van conferenties.” XP: En toen kwam de blog erbij… Julius Solaris; “Tijdens een MBAstudie in Australië geraakte ik meer en meer geïnteresseerd in sociale media. In 2007 ben ik dan ook beginnen. Ze zeggen wel eens dat je een blog kan starten als je vijftig artikels kan schrijven over een bepaald thema… Bij mij was dat dus over evenementen, technologie en social media. Die drie elementen zijn toen eigenlijk samengekomen

in mijn blog. De blog groeide, en in 2011 zijn we dan ook met advertenties beginnen werken. Op die manier kon ik er dan echt mijn job van maken.” XP: Wat is eigenlijk de belangrijkste doelstelling van EventManagerBlog.com? Julius Solaris: “Eigenlijk is mijn blog ontstaan uit een soort van frustratie over het ontbreken van informatie en educatie over de evenementenindustrie. Toen ik mijn eerste stappen in deze wereld zette, heerste er een soort elitaire omgang met informatie. Om toegang te krijgen moest je een insider zijn, of lid zijn van een associatie. Voor mij als student was het frustrerend dat ik zo weinig informatie kon vast krijgen. En dat is dan ook de filosofie achter de blog. Ik wil zoveel mogelijk informatie delen. Dat is ook de reden waarom alle rapporten en studies die we maken, gratis te downloaden zijn. Er is geen drempel, men hoeft zelfs geen e-mailadres achter te laten.”

XP: Maar hoe komen jullie zelf aan die informatie? Julius Solaris: “Wij hebben een grote community op LinkedIn, genaamd Event Planning & Event Management, met intussen al bijna 300.000 leden. Dit is de grootste online community voor eventprofessionals. Het is dan ook binnen deze community dat wij onze informatie verzamelen en research doen over nieuwe trends. Onze blog heeft het over educatie, innovatie en inspiratie. We bekijken wat nieuw is en wat de trends zijn, maar altijd vanuit een feitelijke benadering. Lezers vinden er ook heel wat advies over hoe men bepaalde zaken kunnen aanpakken. We besteden veel aandacht aan technologie en social media, maar ook duurzaamheid is een thema dat regelmatig opduikt. Naast de blogartikels brengen we ook regelmatig studies en strategische rapporten over bepaalde specifieke thema’s. XP: Je hebt hier in Sevilla ook een lezing gegeven, waarin je

event management 47

“Als we naar eventberoepen kijken, is er bijzonder veel verwarring, zeker met betrekking tot technologie.”

Julius Solaris

een duidelijke lijn trok tussen ‘trendspotting’ enerzijds, en ‘fortunetelling’ anderzijds. Welke boodschap wou je hiermee geven? Julius Solaris: “Wat is het nut van grote voorspellingen te doen? Waarom creëert men nog extra verwarring in een reeds verwarrende doelmarkt? Als we naar eventberoepen kijken, is er bijzonder veel verwarring, zeker met betrekking tot technologie. Mensen weten niet waar ze moeten beginnen en wat ze moeten doen. Het is niet aan ons om te zeggen dat hologrammen over zoveel jaar supercool worden of dat soort dingen. Bij ons draait bij ons om event professionals te bevragen, vast te stellen wat er gebeurt, en dit dat over te brengen naar de bredere community. Natuurlijk kunnen we nog altijd praten en nadenken over events in de verre toekomst. Dat is best een leuke denkoefening om te doen. Maar daar mag men geen zakelijk consequenties aan koppelen. De technologie verandert zo snel dat het

onmogelijk is om te ver vooruit te kijken. Het is onmogelijk te voorspellen of er volgend jaar een nieuw succesverhaal zoals bijvoorbeeld Instagram zal opstaan.” XP: Dus zonder ons aan wilde voorspellingen te wagen, waarop ligt volgens jou de focus in 2016? Julius Solaris: Voor 2016 zou ik drie belangrijke zaken in de kijker willen zetten. Ten eerste is dat betrokkenheid. Dat is een term die bijzonder veel gebruikt wordt, maar waarbij de doeltreffendheid nog te wensen overlaat. Event professionals moeten gaan nadenken welke applicaties effectief kunnen helpen om het publiek en de sponsors nog beter bij het evenement te betrekken. Verder moeten we ook veel beter worden met data. Het komt er op aan om data te verzamelen die ons ook effectief voorthelpen. We hebben niet per se nood aan veel data, maar wel aan goede data, die ook effectief kunnen worden gebruikt. Ten

slotte wil ik ook de aandacht vestigen op zogenaamde ‘smart venues’. Event planners zijn vaak passief als het op locaties aankomt, en ik vind dat ze zeker een stuk veeleisender mogen zijn. Men moet niet altijd voor de naam kiezen, maar wel voor locaties die f lexibel genoeg zijn om ons een geweldige beleving te geven, en die evenveel bekommerd zijn om onze doelstellingen als die van henzelf.”

ICC185x128.ai 1 2/22/2011 11:09:03 AM

WE CARE about colourful events

YOU ORGANIZE ASK US,WE CARE We care about your party location, your meeting rooms, your free wifi-connection, your own parking space, your personal contact, but most of all, we care about you.

... so why not have a successful try ?

Familie Van Rysselberghedreef 2, bus 1 â&#x20AC;&#x201C; Citadelpark - B- 9000 Gent T +32 9 242 89 00 F +32 9 242 89 01 - E-mail: welcome@iccghent.com

www.iccghent.com

www.deltarent.com Industriestraat 16 | 8755 Ruiselede | T. +32 51 580 478 | info@deltarent.com

event management 49

BEEPLE

PERSONEELSTOOL DIE HEEL WAT ZORGEN WEGNEEMT

Bij het organiseren van evenementen werkt men vaak met heel wat tijdelijke medewerkers. Het vinden, inplannen en aansturen van deze krachten is een niet te onderschatten taak, waar organisatoren heel wat tijd in stoppen. Toch hoeft dit niet per definitie zo te zijn. Er zijn immers oplossingen om heel dit aspect een pak efficiënter te doen verlopen. Maak kennis met Beeple, een online tool om snel en eenvoudig medewerkers te beheren.

FULL SERVICE

en van de drijvende krachten achter Beeple is Karel Rabaut. Hij legt ons uit hoe een dik jaar geleden het idee voor deze tool is ontstaan. “Beeple is vorig jaar ontstaan in de nasleep van een paar grote events die ik voor mijn vorige job bij een people agency heb gedaan. Er was toen geen tool, geen overzicht van planningen, en voor het contact met de medewerkers moesten we steeds zelf bellen of sms’en. Daarenboven moesten de contracten ook telkens weer aangevraagd worden via het interimkantoor... Ik dacht toen: dit kan allemaal efficiënter verlopen.”

Beeple biedt zijn klanten een full service van a tot z en denkt ook mee met de organisatoren. “Je begint met de behoefte. Welk personeel heb je precies nodig? Daarna ga je je mensen screenen, inplannen en briefen. Tijdens het evenement check je hen in en uit op het terrein. En achteraf kan je het personeel eenvoudig betalen, waarvoor we gelinkt zijn met een payroll-partner. Dit alles maakt dat wij een unieke full-service CRM voor het personeel zijn.”

AUTOMATISERING

PAY-AS-YOU-GO

Een half jaar geleden is Beeple live gegaan. Sindsdien biedt het een oplossing voor vrijwel elke organisator en KMO met tijdelijk personeel. “De meeste mensen werken nog altijd met Excel of eigen, verouderde tools of koppelingen. Bij Beeple gaan we er vanuit dat de organisator of planner zelf zo weinig mogelijk tijd moet besteden aan de planning en dat alles voor een groot stuk automatisch moet verlopen. Onze tool neemt daarom heel wat taken over: het sturen van sms’en of mails, het aanmaken van contracten, het opstellen van uurroosters, etc. Als je veel personeel hebt dat op uiteenlopende uren en steeds op verschillende locaties moet werken, dan is Beeple bijzonder interessant.”

Het systeem van Beeple heeft heel wat mogelijkheden, maar men betaalt enkel voor hetgeen men gebruikt. “Voor

onze licenties hanteren we een payas-you-go principe, wat concreet betekent dat wanneer je veel mensen moet inplannen, de licentie duurder zal zijn dan wanneer je maar met weinig bent. Maar het is dus geschikt voor kleine én grote bedrijven. Er is een eenmalige opstartkost, maar daarbuiten komen er geen onverwachte kosten bij kijken. Wij zorgen dat alles draait en beveiligd is.”

BESPAREN MET BEEPLE Intussen zijn er al aardig wat klanten die van Beeple gebruik maken. “We zitten onder andere in de securitysector, maar ook bij people agencies, eventbureaus, festivals... Eigenlijk kan iedereen met tijdelijk personeel met Beeple werken. We blijven constant vernieuwen en luisteren ook voortdurend naar onze klanten, en wij passen onze tool aan volgens wat zij ons vragen. Wij gaan er vanuit dat men moet kunnen besparen op vlak van tijd, administratie en bijgevolg dus ook geld. Mensen mogen Beeple dus niet zien als een kost, maar wel als een optimalisering van hun middelen”, zo besluit Karel Rabaut.

meetcentives

THE FUNGROUP

“SLIM UITBREIDEN EN JONGE MENSEN KANSEN GEVEN” Met een 25-jarig jubileum, een reeks toffe nieuwe producten en een mooi zakelijk resultaat heeft The Fungroup een meer dan geslaagd jaar achter de rug. Maar ook voor 2016 zijn de ambities niet min. Zo is er de opstart van een tentenafdeling, wil men samenwerken met jonge, beloftevolle ondernemers, en blijft men werken aan de ontwikkeling van nieuwe, innovatieve producten. Stefan Kerkhofs, CEO van The Fungroup, doet voor ons zijn plannen uit de doeken…

n 2016 wil The Fungroup zijn activiteiten op een slimme manier uitbreiden. “We proberen zoveel mogelijk complementaire takken uit te bouwen, waarbij de klant bij ons een one-stop krijgt aangeboden”, zo vertelt Stefan Kerkhofs van The Fungroup. “Heeft hij een podium nodig, een tent, attracties voor kinderen of volwassenen, dan kunnen wij die hardware aanbieden via één contactpersoon. Via die filosofie willen we verder uitbreiden. We zijn op zoek om fusies aan te gaan waardoor we ons enorm logistiek apparaat nog efficiënter kunnen

inzetten, 365 dagen per jaar in plaats van enkel tijdens de zomermaanden. Want uiteraard blijven heel wat vaste kosten ook in de winter doorlopen.”

KERKHOFS TENT-RENTING Een eerste voorbeeld van deze filosofie heeft zich de voorbije maanden al geconcretiseerd. “Tot voor kort waren we voor onze accommodatie deels nog altijd aangewezen op derde partijen. Daarom hebben we uitgekeken om binnen The Fungroup een eigen tentenafdeling op

te richten. Al snel kwamen we in contact met een collega-bedrijf waar we al regelmatig mee samenwerkten. Zij stonden open voor een samensmelting en de onderhandelingen verliepen bijzonder vlot. In december werd dan een nieuwe vennootschap opgericht onder de naam Kerkhofs Tent-Renting. Want geloof het of niet, de man met wie ik rond de tafel zat heette, ondanks het feit dat we geen familie zijn, ook Kerkhofs.”

NIET HET KLASSIEKE AANBOD Aangezien Kerkhofs Tent-Renting onder The Fungroup valt, hoeven we zeker geen klassiek tentenbedrijf te verwachten. “Het is niet de bedoeling dat wij hetzelfde gaan doen als de gekende spelers. Wij willen niet-dagdagelijkse structuren aanbieden, die niet overal op de markt te vinden zijn. Ik denk daarbij aan niet-lichtdoorlatende zeilen, aan speciale modellen, aan kleurrijke of gepersonaliseerde tenten... Er zijn heel wat gamma’s die vandaag de dag nog niet vindbaar zijn, omdat iedereen zich vrij safe opstelt en kiest om standaardproducten aan te bieden. Net daar willen wij ons dus gaan onderscheiden.”

ERVARING DELEN

Luxe-Party Tent

Een andere ambitie van The Fungroup is om in de toekomst meer kansen te geven aan jong talent. “Er zijn heel wat schoolverlaters of mensen met goede ideeën die niet meteen de middelen hebben om zich te vestigen of hun plannen uit te

meetcentives 51

Kerkhofs Tent-Renting Arcade Smart

werken. Wij willen naar hen luisteren en hen eventueel ondersteunen. Wij willen hen helpen lanceren en tegelijkertijd ook gebruik maken van hun diensten. Als ervaren rotten in onze sector is het ook onze plicht onze ervaring te delen met een nieuwe generatie. Dan is een participatie in een nieuw bedrijf wel een middel om die jongeren op weg te helpen, zonder dat wij daarbij onze eigen visie opdringen en doorduwen. Er is maar één regel: het moet complementair zijn met de dingen die we vandaag doen.”

KANSEN GEVEN Dit initiatief om jonge talenten te ondersteunen komt er na een recente persoonlijke ervaring van Stefan Kerkhofs. “Ik heb een tijdje geleden meegedaan aan een tv-programma waarbij ik mijn gsm, mijn portefeuille en mijn autosleutels moest afgeven om een week

lang undercover werken met daklozen en zogenaamde probleemjongeren. Dat heeft voor een groot stuk mijn ogen geopend. Ik heb toen een project leren kennen waarbij ‘probleemjongeren’ van straat werden gehaald en opgeleid als danser. Jongeren waar eerst niemand in geloofde, hebben het nu gemaakt tot artiesten die tijdens The Night Of The Proms optreden voor 10.000 mensen. Iedereen durft wel eens negatief te zijn over ‘de jeugd van tegenwoordig’, maar ik denk dat we hen kansen moeten geven en niet altijd op zeker moeten spelen. Vandaar ook mijn oproep.”

VEILIGHEID BLIJFT PRIORITEIT Ten slotte blijft The Fungroup ook constant bezig om nieuwe producten te ontwikkelen. “We willen binnen ons segment steeds unieke dingen blijven

aanbieden. Onze menukaart van activiteiten – die terug te vinden is op onze website – is al bijzonder uitgebreid, en geeft de klant een duidelijk beeld van wat we allemaal in huis hebben. Maar als morgen de klant met een idee komt, zullen we altijd bekijken of we dat voor hem kunnen realiseren. We doen niets liever dan nieuwe dingen uitwerken en er is heel weinig wat niet mogelijk is. We gaan altijd graag de uitdaging aan. Veiligheid is daarbij een absolute prioriteit. De wetgevingen zijn vandaag de dag al beter afgestemd op de realiteit, iets waar wij zelf ook een informerende rol in moeten blijven spelen. Want als er iets fout loopt bij een andere leverancier, scheert de buitenwereld de hele sector over dezelfde kam en delen wij mee in de klappen. Het is dus ook onze rol om de overheid te laten voelen wat er op het terrein leeft”, zo besluit Stefan Kerkhofs.

associations

De vakvereniging ACC Belgium blijft zich engageren om problemen, waarmee evenementenagentschappen regelmatig worden geconfronteerd, aan te pakken. Iets wat vaak tot frustraties leidt bij zowel agentschappen als hun klanten, is het juridisch uitpluizen van de aankoopen verkoopvoorwaarden van een projectopdracht. ACC Belgium probeert dit alles vlotter te laten verlopen met een uniform document.

STREVEN NAAR UNIFORME AANKOOPEN VERKOOPVOORWAARDEN

anneer een agentschap en een klant overeenkomen om samen te werken, wordt er meestal een document van Aankoop- en Verkoopvoorwaarden ondertekend. Maar dit zorgt soms voor de nodige problemen en vertragingen. “Veel opdrachtgevers zien er tegenop om telkens ze met een ander agentschap samenwerken, andere voorwaarden voorgeschoteld te krijgen”, zo vertelt Johan Vandepoel van ACC Belgium. “Met het gevolg dat men deze documenten eerst laat uitpluizen of valideren door de procurement- of aankoopafdeling van het bedrijf. De handtekening laat dan op zich wachten, wat ook voor het agentschap frustrerend kan zijn.”

ACC Belgium boog zich over deze problematiek en dat leverde de volgende oplossing op. “In samenwerking met het advocatenkantoor KOAN LORENZ hebben wij nu een standaarddocument met Aankoop- en Verkoopvoorwaarden uitgewerkt. We hopen dat de evenementenagentschappen dit zorgvuldig opgesteld document zullen gaan gebruiken. Op die manier hoeft een klant deze standaard ACC-voorwaarden maar één keer te laten checken, en zal men ook sneller kunnen tekenen wanneer men zulk een document door een ACC-lid krijgt voorgeschoteld”, zo besluit Johan Vandepoel.

VERANTWOORD OMGAAN MET BLUSAPPARATEN De associatie van Belgische Event Suppliers, BESA, stelt alles in het werk om de sector naar een hoger niveau te tillen. Daarom biedt BESA op regelmatige basis opleidingen aan. Een van die opleidingen is de cursus ‘Kleine Blusmiddelen’. Ben Van der Mueren van De Singel schreef via BESA dertien deelnemers in voor deze cursus.

anuit De Singel leidt Ben Van der Mueren assistent-podiumtechnici op, tijdens de zogenaamde Sabbattini-opleiding. “In de eerste blok daarvan is het thema veiligheid. In het verleden hebben wij deze opleiding altijd rechtstreeks geboekt, maar dit jaar zat deze vol. Maar ik ben beginnen rond zoeken en heb via BESA deze opleiding nog kunnen boeken.” De opleiding Kleine Blusmiddelen duurt één dag. “Voormiddag is er een theoretisch gedeelte, en in de namiddag kan men deze in de praktijk omzetten. Dan krijgen de deelnemers een brandwerend pak aan en dan mogen ze met verschillende blusapparaten in verschillende situaties aan de slag. Dat gaat van een brandende frituurketel tot paletten en vloeistoffen die in brand worden gestoken. Iedereen krijgt daarbij de kans om dit eens in de praktijk te ervaren.”

De cursisten van Ben komen vaak terecht bij theaters, culturele centra, festivals of evenementen. “Dan is de kans toch net iets groter dat men ooit met zo’n situatie wordt geconfronteerd. Daarom vinden we het goed dat iedereen toch eens een keer met zo’n blusser aan de slag is geweest. Voor een stuk is deze opleiding ook wel een eyeopener. Heel wat deelnemers hebben er namelijk nog nooit bij stilgestaan dat er verschillende types brandblussers bestaan en dat deze verschillende effecten hebben. De lesgevers daar hebben meestal ook wel enkele sterke verhalen, en dat blijft meestal ook wel hangen. Ten slotte heeft zo’n dag ook nog eens een sterk teambuilding-effect. Je mag dus wel stellen dat het voor ons zeker en vast een positieve en verrijkende ervaring was”, zo besluit Ben Van der Mueren.

associations 53 OMEGA PHARMA SALESMEETING

NIEUW WERKJAAR BOORDEVOL ACTIVITEITEN MOST PREFERRED EVENT AGENCY IN BELGIUM

De EMA Society, de Belgische associatie voor Corporate Event Managers, wil zijn leden en sympathisanten ook dit jaar weer een uitgebreid en vooral interessant programma van activiteiten aanbieden. De focus ligt daarbij opnieuw op networking, kennis- en informatieuitwisseling en het ontdekken van eventlocaties en regioâ&#x20AC;&#x2122;s.

oor 2016 plant EMA Society opnieuw een achttal activiteiten. De helft daarvan is reeds vastgelegd in de agenda, de andere helft wordt in de loop van het jaar verder ingevuld op basis van actuele opportuniteiten en suggesties van de leden. Een eerste belangrijke activiteit is er op 15 maart, wanneer de EMA-leden een blik krijgen achter de schermen van onze nationale luchthaven in Zaventem. Een boeiende omgeving waar onze event-managers heel wat knowhow zullen kunnen oppikken. Op 10 mei zal er een sessie georganiseerd worden omtrent drones op events. De drone is de laatste jaren aan een enorme opmars bezig, maar het is niet altijd even duidelijk welke de wettelijke spelregels nu precies zijn. Tijdens deze bijeenkomst zal men dus proberen hier klaarheid in te scheppen.

Brand Activation & Creative Events Blazoenstraat 34A, BE-9000 Gent tel +32 9 216 85 40 info@fastforwardevents.be www.fastforwardevents.be

Ook in het najaar blijft de EMA Society op volle kracht doorgaan. Op 4 oktober brengt men een bezoek aan het nieuwe congrescentrum van de Antwerpse Zoo. Men krijgt er in avant-premiĂ¨re een exclusieve kijk achter de schermen. Een maand later, op 22 november is er dan opnieuw een informatieve sessie, ditmaal omtrent 3D-technologie op evenementen. Voor meer informatie over deze en de nog te plannen activiteiten kan u terecht op www.emasociety.be

LESS IS MORE FLY04

Versatile & compact flightset for all your events. Low cost and quick to set up. Discover all our flightsets on www.flyawaytv.be

BEA 2016

DE LAATSTE RECHTE LIJN De ontknoping van de BEA 2016 is in zicht, nu de ‘live’ verdediging van de 21 finaleprojecten achter de rug is. De namen van de winnaars worden op 24 maart bekend gemaakt in Kinepolis Antwerpen, tijdens de jaarlijkse BEA-ceremonie. De organisatie van dit evenement werd toevertrouwd aan het agentschap BEVAS.

ijdens de eerste ronde wisten 21 cases zich te kwalificeren voor de finaleronde. Ze blijven dus in aanmerking komen op een Gouden, Zilveren of Bronzen BEA. Op 18 februari hebben alle agentschappen de kans gekregen om hun project voor te stellen aan de jury.

BEVAS AAN HET STUUR Samen met de bekendmaking van de finalisten heeft het BEA-comité ook

onthuld dat de BEA-avond op 24 maart in Antwerpen georganiseerd zal worden door BEVAS. Zij nemen hiermee de fakkel over van We Make You Happy dat ons drie onvergetelijke BEA-avonden heeft gebracht. Het agentschap BEVAS van Patrick Vermaerke draait intussen al twintig jaar mee in de sector en heeft in de tijd de BEA’s altijd ondersteund en beschouwd als een onmisbaar gegeven binnen de eventindustrie. Bij BEVAS kijkt men er dan ook naar uit om het belangrijkste networking moment van

de sector een krachtige inhoud & boodschap mee te geven, om zo de kwaliteit van de Belgische eventagencies in de kijker te zetten. Om te ontdekken hoe BEVAS de BEA ceremonie vorm zal geven, zal u moeten wachten tot 24 maart. Wij hopen u alvast talrijk te mogen begroeten in Kinepolis Antwerpen… Info & reservaties: www.bea-awards.be

BEA2016 : DE FINALISTEN • Balthazar Events * Cronos - Sintfeest: Huis en de Tuin van de Sint • Balthazar Events * Mobistar - Have a nice day! • Balthazar Events * VVSG, Stad Antwerpen - ISWA International Waste Congress • CityCubes-Next Level * Het Grootste Licht van De Standaard • Criaturas * ECS European containers • D’M&S Communications * Ardo - Let’s meet in the field • Event Masters * Tune in-Family Festival • Fast Forward * Eneco Clean Beach • Luc Petit Creation * Décrocher la lune • MeetMarcel * Provamel International Bloggers event • New Balls Please * Launch Volvo XC90 • New Balls Please * World Chocolate Masters 2015 • Sportizon * Davis Cup: We Are Tennis Fan Academy. • Sylvester Productions * Telenet Way Day • To The point Events * Belgian Journey - Tomorrowland • To The point Events * Carglass: The 5th element • UC Belgium * 160 jaar de Katoen Natie • UC Belgium * M.I.S. Marketing In Spiration • VideoLine bvba * Renson Skye event Stuttgart Germany • VO Communication * 200 jaar Slag van Waterloo • VO Communication * Inferno

Onvervalste Magie

Puur Natuur à la carte Wat ook het genre is van uw evenement : groots of intiem, het Domein van de Grotten van Han past zich volledig aan uw wensen en dromen aan. Onze aanpasbare zalen en unieke en adembenemende decor laten toe dat alle projecten mogelijk zijn. Beleef levensgrote emoties in een grot die zich in het hart van ons Wildpark bevindt en die terecht haar 3* in de groene Michelin Gids verdient.

De Natuur op ware Grootte

CONTACTEER NU KIM DE LESCLUZE events@grotte-de-han.be 0485 02 62 56 www.grotte-de-han.be

EXCLUSIVE

C AT E R I N G

EVENTS

silverspoon_experience185x128_april.indd 1

2/04/15 09:58

BEA CATERING AWARD

DE BESTE EVENTCATERAARS NEMEN HET TEGEN ELKAAR OP 24 maart is er niet enkel de ontknoping van de BEA Awards. In de vooravond komen we immers ook te weten wie de laureaten zijn van de BEA Catering Award. In een spannende live-cooking competitie zullen de belangrijkste eventcateraars van ons land het tegen elkaar opnemen. Wij polsten al even naar de verwachtingen van de deelnemers…

AMALTHEA

it jaar viert Amalthea zijn dertigste verjaardag. Maar dat betekent niet het er rustiger aan toe gaat, integendeel. Amalthea heeft een goedgevulde agenda, met daarin ook een deelname aan BEA Catering Award. “De BEA competitie lijkt ons de ideale gelegenheid om de eventmarkt te laten zien dat Amalthea nog steeds vernieuwend en jong is mét een stevige dosis ervaring en (h)eerlijke waarden”, zo vertelt Tinne Vansteene. “Bovendien is het ook altijd leuk en nuttig om je eens te meten met de ‘concullega’s’.”

AMBROSIA FIJNKEUKEN

DELICIOUS CATERING

Ambrosia Fijnkeuken is ervan overtuigd de nodige troeven in huis te hebben om zich tijdens de competitie te onderscheiden. Kurt Van Den Broeck: “Wij willen vooral onze ervaring tonen. We zullen een boeket van ingrediënten ontvangen, en daarmee zullen wij moeten laten zien wat we kunnen. Het is onze bedoeling de jury tonen waar Ambrosia Fijnkeuken voor staat en hoe wij kunnen reageren op zulke situaties. Voor kandidaat-klanten is het alvast heel interessant om te zien hoe een cateraar reageert op onverwachte omstandigheden.”

Het BEA gebeuren lijkt een ideaal platform om deze nieuwe koers van Delicious Catering breed te verspreiden. Pieterjan Rosseel: “Vorig jaar was het net te vroeg om deel te nemen aan de BEA Catering Award. Maar intussen is het volledig duidelijk welke richting we willen inslaan, en kunnen we er volledig voor gaan. De Catering competitie is dan ook zeer interessant om ons te helpen ons verhaal te vertellen.”



DINNER EVENTS Voor het bedrijf uit Malle is een deelname aan de BEA Catering Award om verschillende redenen interessant. “Deze competitie geeft ons de gelegenheid om eens te kijken welke vernieuwingen we zelf kunnen brengen binnen de evenementenwereld”, zo vertelt Sabine Proost. “Daarnaast is het natuurlijk ook interessant om eens te kijken wat de anderen op de markt zo allemaal te bieden hebben.”

FOODSIE Dominique Vandewalle van Foodsie kijkt alvast uit naar de wedstrijd. “Ik vind het interessant dat het om een wedstrijd tussen collega’s gaat. Dat biedt een unieke gelegenheid om eens te polsen hoe mijn team het er vanaf brengt. Het is in ieder geval een spannende belevenis. Wij hadden het eerste jaar ook al meegedaan en brons gewonnen. Ik herinner mij dat toch als een erg spannende dag.”

GUSTUS Tijdens de BEA Catering competitie van dit jaar wil Gustus een nieuwe stap zetten. “We zijn een jong bedrijf, amper drie jaar oud, en we hopen dit jaar echt door te breken, ook buiten de Limburgse markt”, zo vertelt Bart Claes. “Vandaar dat we meedoen aan de BEA Catering Award. Daarnaast ben ik ook van mening dat een cateraar zichzelf altijd in vraag moet durven stellen. Door

tussen de concullega’s te gaan staan, kan je jezelf weer eens meten aan de hedendaagse verwachtingen van de klanten.”

HUIS VAN WONTERGHEM Via de BEA Awards en de BEA Catering competitie hoopt Huis Van Wonterghem meer bekendheid te verwerven bij het B2B-publiek. “Vorig jaar werkte ik nog bij Kinepolis Antwerpen en heb ik kunnen zien hoeveel beslissingnemers er aanwezig zijn tijdens het BEA-event”, vertelt Cedric Bonnet. “Van Wonterghem Catering is aan het groeien op de B2Bmarkt, maar er zijn nog heel wat mensen die ons nog niet kennen. Vandaar dat we deze opportuniteit grijpen om deel te nemen en te tonen wat wij kunnen.”

ISS EVENT CATERING Voor de deelname aan de cateringcompetitie heeft ISS Event Catering zich een duidelijk doel vooropgesteld. “Winnen zou natuurlijk mooi zijn, maar het is vooral heel belangrijk dat we onze naam eer aandoen. Wij willen vooral onze passie op culinair vlak laten zien. Wij zijn als eventcateraar bijzonder fier op hetgeen we doen. We hebben de kennis en de mensen om een top-eventcatering aan te bieden. ISS wordt heel vaak gelinkt aan grootkeuken en cleaning, maar in feite kunnen we veel meer dan alleen maar dat. Het is dan ook dat beeld dat we tijdens de BEA’s wat willen bijsturen”, zo besluit Stefan Wagemans.

J&M CATERING Tijdens de BEA Catering competitie zullen zeker ook de sterke punten van J&M Catering benadrukt worden. “Wij zijn een cateraar die een totaalconcept aanbiedt en we hechten veel belang aan de manier waarop we onszelf presenteren. We houden ervan onszelf te presenteren met stijlvolle decoratie, etc. Alle materialen die we gebruiken op evenementen, maken we trouwens zelf in onze eigen schrijnwerkerij. Dus dat maakt ook dat we op een andere manier naar buiten kunnen komen dan de meeste van onze collega’s”, besluit Steven De Cock.

KASTEEL VAN ZWIJNAARDE “Wij hebben besloten opnieuw mee te doen, omdat we de ambitie hebben om na het behalen van de bronzen medaille ‘nog beter te doen’. Bovendien kan dit evenement interessante gevolgen hebben, zoals het ‘motivatie-aspect’ voor ons keukenteam, maar het is ongetwijfeld ook een kans om onze reputatie een boost te geven. Het gaat om een heel bijzondere, zelfs uitzonderlijke wedstrijd. Zolang we de middelen hebben, zullen wij blijven proberen om de ultieme onderscheiding te behalen. Door de Belgische eventwereld te verzamelen, leren we elkaar te respecteren, en breiden we ons salesnetwerk verder uit”, zo besluit James Turcksin van Kasteel van Zwijnaarde.

SILVERSPOON Ondanks de voorbije successen tijdens de BEA Catering wedstrijd heeft Silverspoon toch geen speciale tactiek. Kristof Durieux: “In onze dagelijkse werking proberen wij altijd de ‘keep it simple’ filosofie aan te houden. We proberen elk jaar wel samen te zitten over hoe we de competitie zullen aanpakken, maar we proberen het steeds basic te houden. De kwaliteit moet gewoon goed zijn, en dat kan ook met goede basisproducten. Soms mag het iets simpeler zijn, men moet het niet altijd te ver gaan zoeken. Het klassieke heeft nog altijd zijn waarde.”

STUART CATERING Bij Stuart Catering heeft men niet lang getwijfeld toen men de vraag kreeg om bij het BEA-gebeuren aanwezig te zijn. “Voor de BEA Catering Competitie was het woord competitie natuurlijk de eerste trigger”, vertelt Steven Teuwen. “Als team willen we hier onze creativiteit en efficiëntie tonen. Met het aanbod ‘gelijke wapens’ zullen we onze eigenheid laten zien. Je kan er op rekenen dat we er dan ook vol voor zullen gaan.”

TOECOURT Dave Hellings legt uit waarom zijn bedrijf dit jaar inging op de uitnodiging om deel te nemen aan de BEA Catering competitie. “Voor ons is het belangrijk om ons te tonen als cateraar. En omdat

de BEA Catering Award ook steeds op zoek is naar nieuw talent, vond ik dat deze wedstrijd voor ons wel eens interessant zou kunnen zijn.

VERY FOOD Hoofdchef Didier Couteele legt ons uit waarom een deelname aan deze competitie belangrijk is voor Very Food. “Ik vind het belangrijk om mee te doen om ons bedrijf wat meer in de kijker te zetten. En om duidelijk naar buiten te brengen wat voor soort catering wij precies brengen. Een mooie gelegenheid dus om te werken aan onze naamsbekendheid binnen de sector.” Bij het ter perse gaan, hadden we nog geen reactie binnengekregen van Foodz en Gourmet Invent.



 HO PREF  STE ER SSB RE UR D

EAU

W H E R E H O S P I TA L I T Y M E E T S B U S I N E S S MEETS PEOPLE

The Frontline Company: N° 1 hospitality agency, driven by permanent quality, providing event crew throughout Belgium. Check out our new website: www.thefrontlinecompany.be More information: welcome@thefrontlinecompany.be

HOSTESSES tfc_advertentie185x128.indd 1

PROMO TEAMS

EVENT CREW

FESTIVAL CREW

VIP 19/11/15 12:49

Uw Full Service Personeelspartner Radarwerk heeft reeds jaren een uitstekende reputatie weten opbouwen als personeelspartner voor evenementen, festivals, beurzen, congressen, feestzalen en cateraars. Goede screening en planning in combinatie met een sterke coaching zorgen voor een betere crew. Uw crew is de eerste link tussen uw bezoekers en uw organisatie, het is bijgevolg essentieel dat deze crew de juiste uitstraling en attitude hebben. Wij faciliteren zowel volunteers, studenten als leidinggevenden. Radarwerk zoekt de juiste persoon voor iedere functie en weet via het systeem van teamcoaches een last van uw schouders te nemen door de coรถrdinatie van het personeel uit handen te nemen.

Sales@radarwerk.be +32 (0)3 808 50 67 www.radarwerk.be

Event & festival crew

meetcentives 61

PROMOVE ONTVANGT KLANTEN OP EEN NIEUWE PISTE IN ZOLDER

Eind november opende ProMove op de site van Circuit Zolder een volledig nieuwe rijvaardigheidspiste, met daarnaast een eveneens nieuw onthaal- en lesgebouw. Hiermee kan ProMove zijn klanten nog betere lessen en activiteiten aanbieden, met een maximaal comfort. Experience trok naar Zolder en sprak daar met een enthousiaste zaakvoerder Chris Vanhee.

e nieuwe piste van ProMove heeft alles in huis om allerhande soorten rijvaardigheidsactiviteiten te organiseren. “Deze piste is volledig geautomatiseerd en uitgerust met computergestuurde en snelheidsgerelateerde watersproeiers die uit de grond tevoorschijn komen”, zo vertelt Chris Vanhee van ProMove. “Er is een speciale remzone, een slalomzone, een 4x4-gedeelte… eigenlijk kunnen we allerhande extreme omstandigheden perfect nabootsen. En dit voor alle bestuurders, want zowel fietsers, motorrijders, automobilisten als vrachtwagenchauffeurs kunnen hier oefeningen komen doen. “

MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW

WAAIER AAN ACTIVITEITEN

Waar ProMove het in Zolder voorheen met drie hob-units moest stellen, heeft men er nu een mooi en comfortabel gebouw. “Nu hebben we 500m² ter beschikking, een heel groot verschil qua comfort voor het lesgeven en het ontvangen van gasten. Voor het ontwerp van dit gebouw hebben we rekening gehouden met onze ervaringen met ons centrum in Andenne. Je kan dus zeggen dat dit een sterk verbeterde versie is. Beneden zijn er twee leslokalen, uitgerust met alle audiovisuele middelen, alsook een expoplaats, waar voertuigen kunnen worden binnengereden. Ideaal voor auto-gerelateerde productlanceringen. Op het eerste verdiep hebben we een polyvalente ruimte met een black box, en een heel sterk audiovisueel systeem. Daarnaast kan deze ruimte ook dienen om feestjes te organiseren. Boven is er nog een ruimte die multifunctioneel kan worden ingezet. Ten slotte is het complex ook uitgerust met een keuken, waar een cateraar aan de slag kan gaan.”

Met deze nieuwe infrastructuur kan ProMove op de beste manier activiteiten aanbieden, zowel aan bedrijven, organisatoren als aan particulieren. “In principe is iedereen is hier welkom. ProMove heeft zowel een B2B- als een B2C-programma. Particulieren kunnen zich op onze website inschrijven voor een opleiding. Maar het vaakst werken we natuurlijk B2B. Bedrijven komen naar ons, ofwel puur voor de opleiding, ofwel voor het fun-aspect. Ook evenementenbureaus komen met hun klanten naar ons. Er zijn tal van formules en combinaties mogelijk: workshops rond rijvaardigheid, oefeningen omtrent uitwijken op een glad wegdek, een noodstop maken, een 4x4-initiatie, een slalom met een Twizy… al dan niet gekoppeld aan een cateringgedeelte. Vlakbij heb je ook een aanbieder van Kartingevenementen, wat ook een toffe combinatie kan zijn”, zo besluit een trotse Chris Vanhee.

H&M PRELAUNCH BALMAIN X H&M

BNP PARIBAS FORTIS MCD PONG

UPR - UGG UGG CLASSIC ESCAPE

GATE 15 STUDAY 2015

WE CAN DANCE WE CAN DANCE 2015

STAD ANTWERPEN ANTWERPEN AUTOVRIJ

A-POINT - VOLVO 50 YEARS VOLVO CAR GENT

UPR - ZALANDO ZALANDO BLOGGER AWARDS

Are you next ?

WEMAKEYOUHAPPY.BE

DP WORLD 10 YEARS ANTWERP GATEWAY

Goddelijke animaties op hemelse Hoogtesâ&#x20AC;Ś

bestel en lees nu the fungroup-bijbel.. doodzonde als je het niet doetâ&#x20AC;Ś

The Fungroup

Hortweidenweg 25

B-3520 Zonhoven

+32(0)11 539 500

lapinquotidien.com +32 486 43 43 48 â&#x20AC;&#x201D; info@lapinquotidien.com