Xp95 nl lowres by LEO bvba

i n s p i r a t i e vo o r l i ve c o m m u n i c a t i o n e n eve n t m a r ke t i n g

Driemaandelijks Mei 2016

Afgiftekantoor: Gent X – erkenning: P904117

BEA 2016: 4 agentschappen pakken goud

BEA CATERING AWARDS J&M Catering toont zich de beste NA DE AANSLAGEN

De live sector steekt de koppen bij elkaar

ASSOCIATIONS

B.E.S.A. maakt zich klaar voor de volgende zes jaar

MICROSOFT

“Events zijn een belangrijk onderdeel van de marketingmix”

LOCATIES

Een tijdelijk dorp aan de rand van het Zoniënwoud

FOR A CLEAR VIEW ON YOUR EVENTS! www.act-events.com

Het Edito van…

Jean-Paul Talbot

BESTE LEZERS, Het is was in de zeer bijzondere context van een noodzakelijke verschuiving dat de BEA en BEA Catering Awards 2016 werden gehouden. Deze dag werd tevens uitgebreid, met naast de jaarlijkse competitie en ceremonie ook nog de algemene vergadering van de associatie van leveranciers (B.E.S.A.) alsook een groot debat over de gevolgen van de terroristische aanslagen van maart laatstleden. Dit debat, dat werd geleid door de associatie van agentschapen (ACC) en bijgewoond door een kleine honderd professionals, komt uitgebreid aan bod in dit speciale BEA-nummer. Vergeleken met de nationale evenementensector, die eerder met uitstel te maken kreeg dan met droge annulaties, zal de sector van het vrijetijds- en zakentoerisme (incoming) nog moeten aankijken tegen lange maanden met lagere bezoekersaantallen. Hoewel de economische impact van de aanslagen van maart – uiteraard – nog niet is bepaald in België, weten we wel al dat de Franse toeristische sector haar verliezen na de gebeurtenissen van november vorig jaar recent schatte rond de 2 miljard euro. Voor wat ons betreft, heeft de vraag die zich stelt vooral te maken met de tijd die de incoming sector nodig zal hebben om terug te keren naar een ‘normale’ situatie. Als we afgaan op een studie uitgevoerd door het World Economic Forum, gebaseerd op terroristische aanslagen in Europa gedurende de afgelopen 15 jaar, bedraagt deze periode 13 maanden. Het gaat uiteraard om een gemiddelde duur, die jaar na jaar afneemt en waarvan de elasticiteit deels afhangt van de initiatieven die door de overheid en de privésector worden genomen om een terugkeer naar de normale situatie al dan niet te vergemakkelijken. Voor de Belgische autoriteiten bestaat de uitdaging er nu in om de MICE-sector zo snel mogelijk zijn instrumenten terug te geven en om communicatiefouten in het buitenland te vermijden. Aan de andere kant, is het aan de verschillende lokale en nationale sectororganisaties om een reeks plannen te definiëren die erop gericht zijn vertrouwen te geven aan de opinion leaders van hun industrie. In de praktijk moeten we dus hopen dat de overheden alles in het werk zullen stellen opdat de nationale infrastructuren – te beginnen met de nationale luchthaven – zo snel mogelijk volledig operationeel en veilig zijn, maar ook dat ze zorgen voor objectieve indicatoren van een algemeen klimaat van herstelde veiligheid. Alleen met deze voorwaarden zal de sector een overtuigende basis vinden om van Brussel opnieuw een van de belangrijkste congressteden ter wereld te maken. Veel leesplezier, JP Talbot

Colofon OMSLAG - Eventattitude EXPERIENCE MAGAZINE Experience magazine is het inspirerende vakblad in de Benelux voor evenementen en event marketing. OPLAGE 7.000 exemplaren VERSPREIDING België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) FREQUENTIE Driemaandelijks UITGEVERIJ LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Luik Tel.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Erik De Ridder edr@eventbox.be HOOFDREDACTIE Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be REDACTIE Jacques Legros, Jeroen Coteur

REDACTIONELE MEDEWERKERS Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Dimitri Van Moerkercke ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTEN Valérie Laforgia val@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Het tarief voor een studentenabonnement is € 70 per jaar (incl. BTW). Een kopie van de studentenkaart is hiervoor verplicht. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend. SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien GSM: +32 (0) 472 90 06 17 E-mail: iv@eventbox.be

PRODUCT MANAGER Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be TRAFFIC Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be DRUK Drukkerij Lowyck COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide, Toys & Games, The Corporate Traveller, Bespoken en Amazing in Motion. ISSN: Verzending België Verschijnt zes keer per jaar in de BeNeLux en Frankrijk. Afgiftekantoor: Gent X. Erkenning: P904117 VU: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

More than a meeting place! > www.eventlounge.be

Event Lounge is one of the most inspiring venues of Brussels, offering an «ALL IN ONE» service package for all corporate and private events: rooms equipped with a high-quality audio and video technology. Ultramodern facilities have been designed to host conferences, meetings, exhibitions, product launches,... This ﬁrst class and polyvalent location is suitable for every event organizer.

t Eventt Lounge… Creativity has no limits in The

Event Lounge Boulevard General Wahislaan 16F - 1030 Brussels |

Tel: +32 2 726 55 26 - Fax: +32 2 726 40 43

Contact: Lynn Arys : lynn@eventlounge.be | Julie Vanstippen : julie@eventlounge.be

We are a sustainable venue

YOUR DRINK OUR PASSION

COCKTAIL - MOCKTAIL CATERING COCKTAIL WORKSHOPS - TRAINING TOTAL BAR SOLUTIONS GIN TONIC BAR

JOERI VAN BEECK +32 (0) 477 32 25 93 E joeri@troubleshakers.com www.troubleshakers.com

Inhoud INSIDE NEWS

ASSOCIATIONS

008 EventNews

050 Belgische evenementenbureaus roepen op om live belevingen te delen via sociale media

BEA SPECIAL

051 Belgian Event Supplier Association maakt zich klaar voor de volgende zes jaar

De actualiteit uit de Belgische eventscène

016 BEA Catering Awards: J&M Catering toont zich de beste

EVENT AGENCIES

019 BEA 2016: 4 agentschappen pakken goud

053 CityCubes brengt merkbeleving opnieuw naar de winkelstraten

020 De avond in the picture

054 Idee Fiks voortaan onder de vleugels van Fast Forward

023 Alle winnaars van het jaar onder de loep

EVENT MANAGEMENT 040 “Events zijn een belangrijk onderdeel van de marketingmix”

Björn Wigforss was jarenlang de Global Events Director bij Nokia, en vervult nu – na de overname van Nokia door Microsoft – de functie van Marcom Director Events bij Microsoft.

043 Na de aanslagen: de live sector steekt de koppen bij elkaar

Op 22 maart kreeg ons land een enorme klap te verwerken. Een klap waar iedereen op een of andere manier in deelde, ook de evenementenindustrie. Evenementen werden geannuleerd en er ontstond heel wat onzekerheid. Hoe moet het nu verder? Wat betekent dit nu voor onze sector? ACC Belgium wou niet bij de pakken blijven zitten en nam daarom het initiatief om allerhande experts rond de tafel te verzamelen voor een debat rond dit thema.

056 Event Masters versterkt zich met de lokale terreinkennis van Borealis 058 JADA events speelt met vuur… 059 Act!events: van leverancier tot strategische partner 059 Campagne “The Perfect Match” wint Belgian HR Award 060 Dinner in the Sky viert tiende verjaardag met adembenemende opstelling

LOCATIONS 062 Een tijdelijk dorp aan de rand van het Zoniënwoud

MEETCENTIVES 061 Seoel is klaar om Europese MICEklanten te ontvangen

EVENTNEWS.be

Tabletonthaal bij L’Oréal, La Roche, P&V en DVV door Abusol

et tabletonthaal is een innovatieve manier om een verzorgd en professioneel onthaal te ondersteunen. Dankzij de technologie achter de Eventcheckin app van Abusol is het toepasbaar bij events van 25 tot 25 000 bezoekers. De belangrijkste voordelen van een onthaal met tablets: • • • • •

Verhoog de veiligheid bij het onthaal van uw bezoekers Geen lange wachtrijen Modern en professioneel imago Duidelijke statistieken tijdens en na het event Typ eerste letter van naam, voornaam of bedrijf van bezoeker in om iemand snel terug te vinden • Versnel de controle door toegangstickets met barcode • Gegevens worden gesynchroniseerd tussen de verschillende toestellen

Er zijn 3 opties om het onthaal met tablets via de Eventcheckin app te verzorgen: • Ondersteun zelf het onthaal door de app te installeren op eigen tablets; • Gebruik tablets die door ons reeds geconfigureerd zijn; • Laat het onthaal op uw event volledig door Abusol verzorgen.

Afgelopen weken werd de Eventcheckin app gebruikt bij het onthaal van events voor onder andere L’Oréal, La Roche, P&V en DVV.

www.abusol.com

Beeple viert snelle groei

eeple is een online tool om medewerkers eenvoudig te managen. Beeple is sinds september 2015 op de Belgische markt en is sindsdien bezig aan een razendsnelle groei. Op vraag van hun klanten en om hun groei verder te ondersteunen, lanceert Beeple een volledig nieuwe website. Op deze manier laten ze iedereen kennismaken met Beeple. Lees verder en ontdek de visie van Beeple. “We hebben bewust gekozen voor een uitgebreide website met filmpjes zodat geïnteresseerden in de tool kunnen rondwandelen en meteen een goed beeld krijgen van Beeple’ vertelt Karel Rabaut, manager bij Beeple. ‘Beeple is een online tool om medewerkers eenvoudig te managen, maar kan veel meer dan enkel plannen. De grote meerwaarde van Beeple is dat we uitgaan van een volautomatisch staff management proces, waarbij de planner nog enkel optreedt als een soort van moderator. Hierdoor besparen onze klanten veel tijd, administratie en dubbel werk”, vult Karel verder aan.

Innovatief “Toen we in september 2015 op de Belgische markt kwamen, was Beeple zeker nog niet de sterkste speler. Daar is nu verandering in gekomen en nu durven we te stellen dat we momenteel de meest gebruiksvriendelijke én volledige tool aanbieden op de markt. Dit komt doordat wij constant streven naar verbetering, intensief luisteren naar onze gebruikers en zeer vooruitstrevend denken. Wij besteden veel aandacht aan innovatieve features die het leven simpeler maken, want met technologie is immers veel mogelijk”, zegt Karel. Beeple richt zich op werkgevers en crewplanners die werken met veel tijdelijke opdrachten en personeel. Met enkele kliks is het moge-

lijk om jobs online te zetten en te communiceren naar de geschikte en beschikbare medewerkers. Dankzij een uniek algoritme is Beeple uitermate geschikt voor smartplanning waardoor de geschikte kandidaat vinden kinderspel is. Door een onbeperkt aantal adminprofielen is het mogelijk dat iedereen alle informatie kan raadplegen zonder dat er dubbele communicatie nodig is. Tot slot kan Beeple zowel voor interimkrachten, vrijwilligers, freelancers, vaste medewerkers en stagiaires alle nodige papierwerk (contracten, loonbrieven, onkostennota’s) online genereren zodat papierwerk verleden tijd is. De manager van Beeple verwoordt het op deze manier: “Stop met werken zoals in de 20ste eeuw, omarm de toekomst en verhoog de efficiëntie met Beeple!” www.beeple.eu

EVENTNEWS.be

Wat betekent nieuwe Europese Privacy regel voor e-mailmarketing?

et gebeurde, na vier jaar werk, bijna geruisloos. Het Europees Parlement heeft onlangs nieuwe regels goedgekeurd die burgers meer controle geven over het digitale gebruik van hun persoonsgegevens. We kijken even naar de gevolgen op het vlak van e-mailmarketing.

AZ KLINA - HUISARTSENRECEPTIE 2016

De nieuwe richtlijnen vervangen deze die sinds 1995 van kracht zijn. Dat pakket werd toen vrij snel uitgevaardigd om de Europeanen te beschermen in de snel opkomende wereld van smartDevices, ecommerce en e-mailmarketing. Je moet de nieuwe wet vooral zien als een nieuwe verbeterde versie van de bestaande regels. De verordening treedt 20 dagen na publicatie in het EU publicatieblad in werking. We hebben nog even tijd om ons te conformeren, want pas binnen twee jaar zal de regelgeving echt van toepassing zijn. De lidstaten krijgen evenveel tijd om de richtlijn om te zetten in nationale wetgeving.

DE LIJN - OPENING NEW PLATFORM TRAM 4

YOUR LIVE STORYTELLING AGENCY STAPELPLEIN 70 - BUS 102 - 9000 GHENT · T. +32 (0)9 265 98 00 HELLO@NEWBALLSPLEASE.BE · WWW.NEWBALLSPLEASE.BE

Profielen Maar e-mailmarketing is reeds lang meer dan alleen maar een nieuwsbrief versturen. We kunnen immers perfect aan het lees en klik-gedrag een bepaald profiel afleiden en daardoor beter segmenteren. Wel, dat is nu het nieuwe aan deze regelgeving. Dit moet je eveneens expliciet vermelden in de vraag tot toestemming. En uiteraard ben je ook verplicht, bij navraag van het contact, inzage te geven wat je allemaal hebt bijgehouden.

Geldig voor heel Europa

Recht om vergeten te worden

Belangrijk is dat deze regelgeving ineens als een minimaal pakket geldt voor heel Europa. Dus het minimum aan bescherming wordt over heel de Europese gemeenschap gelijk. E-mails versturen vanuit een ander land met een liberalere wetgeving – vooral voor België richting Nederland werd dit al eens als alternatief gezien – is nu ineens voorbij. Dus ook de buitenlandse e-marketingplatformen zullen zich moeten conformeren naar de Europese wet.

Dat kenden we al, tenminste als het over zoekmachines gaat. Maar dat recht is nu uitgebreid tot de volledige digitale wereld, dus ook voor de digitale geheugens in ons e-mailmarketing platform. We moeten in de toekomst op eenvoudig verzoek van het daartoe vragende contact, zijn complete profiel en geschiedenis kunnen wissen en er bovendien nog een bewijs van afleveren. Iets wat uiteraard niet evident is, als je e-mailplatform daar niet op voorzien is.

Toestemming vooraf

Veiligheid

Eén van de voornaamste elementen blijft uiteraard de toestemming die de eigenaar van de gegevens moet geven. Concreet betekent dat een opt-in nog meer dan ooit van toepassing is. Bovendien moet je aan de verstrekker van het e-mailadres ook duidelijk melden wat je er mee gaat doen. Aangeven dat je een nieuwsbrief in een bepaalde frequentie gaat versturen, is voldoende. Maar dan mag je wel alleen een nieuwsbrief versturen.

In elk land is er wel een toezichthouder waar je als bedrijf je databank aan moet melden. Je moet deze toezichthouder voortaan ook spontaan elk incident met je e-marketinglijst melden. Als je gehackt bent, … Tenslotte bevat het pakket bevat ook een richtlijn voor gebruik van gegevens door opsporingsinstanties. www.flexmail.be

EVENTNEWS.be

Tijdelijk operagebouw op maat voor Brusselse Muntschouwburg ravoorstellingen. Dankzij de enorme binnenruimte van de TFS kon deze verbeterd worden door middel van speciale stoffering. De theateropstelling en grote vrije overspanning zonder middensteunen garanderen de operaliefhebbers een perfect zicht op de scene. Alle mogelijke middelen werden aangewend om geluidshinder tot een minimum te beperken. Zo werd er gekozen voor een 4-lagig vloersysteem bestaande uit een klassieke houten cassettevloer met bovenop een geluidsabsorberend tapijt, OSB-platen voor de sterkte en het gewicht van de tribunes en stijlvolle tapijttegels als afwerking. Ook wat betreft de verwarming werd geopteerd voor een geluidsarm systeem.

mwille van verbouwingswerken had de Koninklijke Muntschouwburg in Brussel op korte termijn nood aan tijdelijk onderdak. Veldeman zorgde voor een snelle, kwalitatieve oplossing en bouwde op de site van Tour & Taxis het Muntpaleis, een operagebouw op maat met een capaciteit van 1.100 personen. De operaproducties zullen nog tot minstens einde 2016 doorgaan in de imposante TFStentstructuur van 3.200m².

Een etagetent van 25m bij 40m doet dienst als foyer en VIP-ruimte. Een echte eyecatcher is de gevel die op prachtige wijze gepersonaliseerd werd, verwijzend naar het fronton van de Munt in hartje Brussel. De inkom en het overdekt terras werden luxueus afgewerkt met houten wanden en plafond en mooie, nieuwe bankirai vloer en ook binnen werd deze hoogkwalitatieve afwerking gehandhaafd. De vestiaires werden ommuurd door middel van gestoffeerde houten wanden en rond de steunpalen op de benedenverdieping werden statafels op maat gecreëerd. Blikvangers in het interieur zijn onder meer de originele decorstukken van De Munt. Aan comfort zal het zeker niet ontbreken voor de bezoekers van het Muntpaleis. Zo werd een stijlvolle overgang gemaakt van de foyer naar de operazaal. Akoestiek is uitermate belangrijke bij ope-

Intussen is het Muntpaleis 2 weken operationeel en is de eerste productie Béatrice & Bénédict net afgelopen. Adjunct Technisch Directeur Frankie Goethals getuigt: “Aangezien we slechts een zeer korte voorbereidingstijd hadden, hebben we beslist om met Veldeman in zee te gaan, een bedrijf dat een ijzersterke reputatie heeft. De samenwerking is van in het begin heel vlot verlopen, ondanks de uitzonderlijke deadline. Zowel het budget als de planning waren heel transparant en alle deadlines werden gerespecteerd. De opvolging verliep uitstekend. We hebben veel extra’s gevraagd en dit was nooit een probleem, er werd altijd gezocht naar een oplossing. Zo hebben we heel laat beslist om een etagetent te plaatsen en binnen de week was dit in orde. Intussen zijn er 10 voorstellingen doorgegaan in het Muntpaleis. De reacties van de genodigden en de abonnees zijn zeer lovend. De accommodatie wordt ervaren als een volwaardig theater. Je hebt helemaal niet het gevoel dat je in een tent zit, maar in een gezellige ruimte. De afwerking is dan ook van uitzonderlijk hoog niveau.” www.veldemangroup.be

Lapin Quotidien verleidt Yves Rocher

apin Quotidien trok op zaterdag 19 maart alle registers open voor de conventie van Yves Rocher. Tegen de achtergrond van het prestigieuze kasteel Ter Block, voltrok zich een zwoel evenement, gehuld in 50 tinten zwart en goud.

Ravissante hostessen, een rode loper en een glamour fotograaf verwelkomden de 500 genodigden. Deze kwamen van alle Yves Rocher vestigingen in België en Nederland, vergezeld door een markante delegatie uit Parijs, waaronder CEO voor Yves Rocher Noord -en Centraal Europa, Guillaume Darrousez. In de orangerie praatte een stralende Véronique De Kock de presentaties en prijsuitreikingen aaneen, terwijl gasten genoten van de fijne drankjes en hapjes voorzien door de in-house cateraar van kasteel Ter Block. De juice bar en het knusse koffiehoekje boden een welkome afwisseling van de zoemende bijenkorf in de orangerie. Bovendien kwam Lapin Quotidien op de proppen met een ware tattoo parlour, waar

de aanwezige dames zich konden laten opsmukken tot sexy beach goddesses met gouden en zilveren (plak)tattoos. De DJ werd uiteindelijk overspoeld door een menigte dansende, stralende en enthousiaste, vrouwen. Een droom van een avond, voor alle aanwezigen… www.lapinquotidien.com

6 路 1170 BRUSSELS BELGIUM 路 T +32 2 673 81 86 INFO.BE@ELEVEN-INTL.COM 路 WWW.ELEVEN-INTL.COM

ELEVEN3 SA 路 SQUARE DE L

EVENT

COMMUNICATION

CONSULTANCY

WE ARE BIG ENOUGH TO DELIVER, SMALL ENOUGH TO CARE AND WISE ENOUGH TO KEEP IT THAT WAY...

www.deltarent.com Industriestraat 16 | 8755 Ruiselede | T. +32 51 580 478 | info@deltarent.com

EVENTNEWS.be

De Lijn en UZ Gent vieren nieuwe halte met New Balls please

p 10, 11 & 12 maart organiseerde New Balls Please de late night shopping van nieuwe klant JUTTU op twee verschillende locaties in Brugge en Antwerpen, en eveneens de winkelopening van het nieuwe A.S. Adventure filiaal in Doornik. De volgende dag nam het event bureau de inauguratie van de verlengde route van tramlijn 4 voor klant De Lijn waar.

Event Academy werpt een uitgelezen blik op de toekomst

p 19 mei 2016 vindt op de Campus Kantienberg van de Arteveldehogeschool in Gent de zesde editie plaats van Event Academy. Onder de noemer ‘The Future of Event & Communication Technology’ richt het evenement zich tot iedereen die op de hoogte wil blijven van de meest recente event- & communicatietechnologieën. Met ruime aandacht voor onder meer cashless systemen, mobile event apps, GoPro en the Internet of Things focust de zesde editie van Event Academy op een selectie van nieuwe technologieën. Deze worden op het pitching platform beknopt uitgelegd, terwijl er nadien ruim voldoende tijd is om ook persoonlijk met de specialisten na te praten. De zesde editie van Event Academy richt zich naar een breder publiek. Uiteraard blijft het ‘werkveld’ één van de belangrijkste doelgroepen, samen met álle alumni uit de opleiding officemanagement. Maar ook alumni uit andere opleidingen kunnen op Event Academy ongetwijfeld hun honger naar vorming en netwerking stillen. Event Academy trok alvast een klapper van formaat aan om het event te openen. Niemand minder dan Saskia Van Uffelen, de no-nonsense CEO van Ericsson Belux, trapt de zesde editie op gang met een inspirerende lezing over de kansen en uitdagingen van digitalisering vandaag en morgen. En er is nog veel meer: bezoekers krijgen ook de kans om uitgebreid te netwerken en kunnen rekenen op content op maat én een professionele beurs met demonstraties van de allernieuwste technologieën. Ook bedrijven die zelf actief zijn in communicatie- en/of eventtechnologie wordt de mogelijkheid geboden om zichzelf of hun producten en diensten in de kijker te zetten bij een uitgelezen publiek. www.sites.arteveldehogeschool.be/eventacademy

De JUTTU shopping night van 18 tot 22 uur was voor de klanten van het merk een uitstekende gelegenheid om hun vrienden vertrouwd te maken met de nieuwe concept store. Tijdens dit gezellige onderonsje kon elke gast de winkel verkennen, gepaard met een hapje en een drankkje en als kers op de taart kon hij/zij een aantrekkelijke korting krijgen op de aankopen van die avond. Tijdens de filiaalopening van A.S. Adventure in Doornik op 11 en 12 maart nabij het shopping center Les Bastions, konden de klanten kennis maken met de nieuwe locatie. Tegelijkertijd vond ook een activatie plaats voor de Explore More voordelenkaart. De dag nadien was een belangrijke mijlpijl voor mobiliteitspartner De Lijn. Vanaf heden is de route van tramlijn 4 uitgebreid naar een nieuwe halte in UZ Gent. Dit werd majestueus gevierd, in aanwezigheid van 100 prominente gasten en de pers. Op zaterdag 19 maart nodigde Huawei een zeventigtal medewerkers van haar team uit naar Circus Barones in Turnhout, samen met partner en kinderen. In de vroege ochtend kon het gezelschap een kijkje nemen achter de schermen van het circus en daar bovenop kon het deelnemen aan verscheidene workshops, gevolgd door een overheerlijke barbecue lunch. Als kers op de taart genoten de gasten van een magische circusshow.

www.newballsplease.be

Looking for help?

www.onetec.eu

Operational intelligence for successful events

www.vo-event.be Best European Event Agency 2015 - EuBEA Awards Sevilla Bicentenary of the Battle of Waterloo - Audi A4 Launch - Tunnel Party Mobility Week Brussels - Inferno

VO-EVENT_BEA SPECIAL_185x128_DEF.indd 1

17/03/16 18:03

EVENTNEWS.be

Kick-off EuBEA Festival

egin april hebben de organisatoren van de EuBEA hun jaarlijkse Advisory Board gehouden, meteen ook de kick-off van de nieuwe competitie. Het was ook tijdens deze vergadering dat werd aangekondigd dat Gerd De Bruycker, Head of Marketing voor Noord-Europa bij Cisco, dit jaar de voorzitter van de jury zal zijn. ‘Inspire – Empower – Succeed’… Dat zal het thema zijn van de volgende editie van het EuBEA Festival, dat van 13 tot 15 oktober aanstaande zal plaatsvinden in Sint-Petersburg. De organisatie van het evenement is in april van start gegaan, met de traditionele Advisory Board in Courmayeur (Italië).

Belgisch voorzitterschap Van deze vergadering, die een dertigtal Europese persoonlijkheden uit de live communicatiewereld verzamelde, onthouden we in de eerste plaats de wil om het educatieve en het networking-luik van het festival te versterken, met name door de oprichting van platformen waarop de Europese eventprofessionals ideeën en ‘business opportunities’ kunnen uitwisselen. Maar we onthouden ook – en misschien zelfs vooral – dat de jury, die de taak heeft om de projecten in competitie te evalueren, voortaan geleid zal worden door Gerd De Bruycker, Directeur Marketing van Cisco Noord-Europa. “De grote waarde van de EuBEA zit in het feit dat deze vooruitstrevende normen instelt voor de evenementensector en dat deze de perceptie van het professionalisme van ons beroep omhoog tilt,” zo verklaart de Bruggeling. “Ik ben dan ook zeer vereerd om benoemd te zijn als Voorzitter van de jury in 2016. Voor alle Europese eventprofessionals is het EuBEA Festival een unieke gelegenheid om te netwerken, ideeën en ervaringen uit te wisselen, en inhoud te ontdekken die een echte toegevoegde waarde heeft.”

Call for Entries Bij het ter perse gaan waren de inschrijvingen voor de cases nog niet geopend, maar de organisatoren hebben aangekondigd dat de officiële site van het festival ‘zeer binnenkort’ zal worden aangepast in die zin. De evenementenagentschappen die een case wensen in te schrijven, moeten rekening houden met het feit dat hun project uitgevoerd moet zijn tussen 1 september 2015 en 31 juli 2016 en dat het basismateriaal voor de eerste ronde eveneens voor 31 juli moet worden ingediend. De ‘live’ presentaties van de finaleprojecten zullen op 13 oktober plaatsvinden in Sint-Petersburg, in het kader van het festival. De uitreikingsceremonie zal de dag nadien ‘s avonds plaatsvinden. Als we rekening houden met het succes dat de Belgische agentschappen in 2015 hebben geoogst op het Europese festival, en met het uitstekende niveau van de projecten die deelnamen aan de recentste BEA (zie elders in dit magazine), mogen we verwachten dat België (zeer) goed vertegenwoordigd zal zijn in Sint-Petersburg. www.eubeafestival.com

EuBEA Festival 2016: Eerste sleutelelementen • • • •

Inschrijvingen van de cases: tot 31/07/2016 Bekendmaking van de finalisten (shortlist): 15/09/2016 Live presentaties: 13/10/2016 Ceremonie: 14/10/2016

Het Festival zal van 13 tot 15 oktober plaatsvinden in SintPetersburg. Aangezien het hier om Rusland gaat, zullen de deelnemers moeten beschikken over een visum dat wordt afgegeven door de Russische ambassade in België. Volgens de informatie waarover wij beschikken, zou deze formaliteit vrij eenvoudig en snel verlopen.

J&M CATERING TOONT ZICH DE BESTE TIJDENS DE BEA CATERING AWARDS Op dinsdag 12 april vaardigden 14 Belgische eventcateraars hun beste chefs af naar Kinepolis Antwerpen. Dat was immers de arena voor de BEA Catering Awards, een live cooking competitie die het hoge niveau van onze Belgische cateraars in de kijker zet. Na een spannende en vooral bijzonder smakelijke wedstrijd, kende de jury de Gouden award toe aan J&M Catering.

e BEA Catering Awards 2016 werd opnieuw een spannende competitie met een mooie winnaar. BEAvoorzitter Erik De Ridder blikt dan ook tevreden terug. “Met enkele aanpassingen hebben we de competitie dit jaar naar een nog hoger niveau kunnen tillen. Een eerste belangrijk element daarbij was de setting, waarbij elke cateraar eenzelfde oppervlakte kreeg waar men zijn eigen identiteit kon tonen. Ook op vlak van koken streden de verschillende deelnemers meer dan ooit tevoren met gelijke wapens. Iedereen beschikte over exact dezelfde ingrediënten en exact dezelfde materialen. Dit maakte dat grote en kleine cateraars met dezelfde kansen aan de wedstrijd begonnen. De chefs waren de belangrijkste wapens om het verschil te maken met hun creativiteit.”

HOOG NIVEAU De verschillende teams moesten dus aan de slag met de ingrediënten die ze in de mystery box aantroffen. Geen voor de hand liggende opgave. Toch verliep de wedstrijd sereen en heerste er ook een grote collegialiteit tussen de teams die sommige toestellen ook moesten delen. “De resultaten waren echter fenomenaal. Het niveau van hetgeen er op de borden werd gepresenteerd lag zo hoog, dat ik durf te stellen dat er dit jaar geen verliezers waren. Dat zien we ook in de puntentelling. De nummers 1 en 10 liggen zo dicht bij elkaar, dat het meestal de details zijn die het verschil hebben gemaakt. Ook het doorschuifsysteem voor de jurering heeft heel goed

gewerkt. Opvallend daarbij is dat cateraars die met het voorgerecht minder scoorden bij de ene jury, dat ook bij een andere jury deden met het hoofdgerecht. De verschillende jurybeoordelingen bij eenzelfde cateraar bevestigden elkaar meestal.”

IDEEËN VOOR 2017 Binnenkort wordt deze competitie in het bijzijn van alle deelnemers geëvalueerd. Toch heeft de organisatie nu al enkele opmerkingen genoteerd die voor volgend jaar zeker worden meegenomen. “We hebben een pak input gekregen van onze juryleden. Zo vernamen we dat ze ook heel benieuwd waren wat de andere jury’s op hun bord kregen. Volgend jaar zullen we elk bord dus gaan fotograferen, en deze foto’s zullen via de sociale media gedeeld worden. Ook de exacte inhoud van de mystery box zullen we op die manier bekend maken. Ten slotte zijn we ook aan het bekijken om de cateraars een extra bord te laten klaarmaken, dat dan blind beoordeeld wordt door een jury van gereputeerde professionals uit de eventcatering – dus geen sterrenchefs”, aldus Erik De Ridder, die ook nog even een dankwoord richt naar de verschillende partners. “Uit persoonlijke naam wil ik graag nog eens onze sponsors bedanken, met name Expo Rent/Party Rent, ISPC, AS Technology, The Powershop, MTD, Evolution Dome, Radarwerk… en natuurlijk niet te vergeten Bevas, dat zorgde voor een perfecte organisatie. Zonder hen was dit succes niet mogelijk geweest.”

GOUD: J&M CATERING J&M Catering werd tijdens de BEA-ceremonie beloond met de Gouden Award. Een pluim op de hoed van de chefs David Jacobs en Dorotha Makarewicz: “Het was een spannende en vooral uitdagende dag. De mystery box was een tof concept, waardoor iedereen met gelijke wapens streed en het een waardige wedstrijd werd. Als voorgerecht hebben we een tartaar van gemarineerde makreel en gerookte forel gemaakt, met avocado, krokante groenten, quinoa, koriandermayonaise en venusschelpen. Onze hoofdschotel was een kalfsfilet, met een couscous van romanesco, blanke botersaus, tonnetjes van flespompoen, een gebakken paddenstoel en een salade van micro-cress. Voor het dessert hebben we in onze box mango en pompelmoes gevonden, en we hebben een tartaar gemaakt met een soepje van citroen/limoen en een dulche de leche. Met het brickdeeg hebben we nog een leuke chips met suiker gemaakt. Uiteraard zijn we allemaal in de wolken met deze overwinning die een echte boost geeft aan ons team. Ik zie het als een beloning voor de passie die wij in ons dragen.”

ZILVER: SILVERSPOON De Silverspoon-ploeg van chef Stefaan Urkens mocht naar huis met de zilveren trofee: “Persoonlijk kijk ik elk jaar heel erg naar deze wedstrijd uit. Het is een unieke kans om je te meten met je collega’s. Het ontdekken van de mystery box was een heel leuk proces, waarmee we meteen creatief aan de slag konden gaan. Als voorgerecht hebben we een

krokant gebakken zeebaars gemaakt, met een tartaar van avocado, asperges, een jus van kokos, gemarineerde rode ui en radijsjes en een crème van gerookte forel. Voor het hoofdgerecht hebben we de kalfsentrecote gebruikt, met een gebrande romanesco, een crème van rode biet, een beetje quinoa en paddestoelen. Het dessert was een île flottante met mango en kokos, en een beetje gember. De uitslag is een beetje dubbel voor mij. Uiteraard is zilver heel goed, maar het is nu al het tweede jaar op rij dat ik net naast de hoofdprijs grijp, want vorig jaar pakte ik ook zilver bij mijn vorige werkgever.”

BRONS: GOURMET INVENT Het podium van de BEA Catering Awards wordt vervolledigd door Gourmet Invent, dat in Antwerpen werkte met chefs Tom van der Eecken en Frank De Wilde: “Het doet altijd deugd om op het podium te staan, dus we zijn tevreden met de uitslag. We vonden het heel tof dat iedereen dezelfde middelen kreeg, en dat het puur om smaken ging. Er hing ook een losse, gemoedelijke sfeer onder de collega’s. Wij zijn begonnen met gemarineerde makreel die we gebrand hebben, quinoa opgewerkt met limoen, en een beetje pompelmoessap. Daarbij ook nog een tartaar van zeebaars, die werd afgewerkt met radijs en gegarneerd met rode biet, gele biet, koriander en gekonfijte rode ui. Als hoofdgerecht hebben we kalfsvlees geserveerd met een soort van teriyakisaus, asperge, romanesco en butternut. Het dessert was een millefeuille van filodeeg met gebakken mango, dulche de leche en een sabayon van mango en kokos.”

DE TOP 10 VAN DE BEA CATERING AWARDS: 1. J&M Catering 2. Silverspoon 3. Gourmet Invent 4. Kasteel van Zwijnaarde 5. ISS 6. Gustus 7. Huis Van Wonterghem 8. Stuart Catering 9. Foodsie 10. Amalthea

FIL

RIE

ONZE ZALEN ZIJN ONTWORPEN VOOR FILM. WAT ZE PERFECT MAAKT VOOR VEEL MEER DAN FILM. NOG IETS DAT U MISSCHIEN NIET WIST OVER ONS. CU

Hoogstaande technologie. Comfortabele zetels. Efficiënte organisatie. Allemaal troeven die niet alleen van ﬁlm kijken bij Kinepolis een unieke ervaring maken. Ook seminaries, events, cultuur, congressen (en nog veel meer) zijn perfect op hun plaats bij ons. Meer info? Check kinepolisbusiness.com of bel Lien Van Vynckt op 09 241 01 61.

Meer dan alleen cinema.

KI AN NDER IM AT IE

TE BU AM ILD ING

BEA 2016: 4 AGENTSCHAPPEN PAKKEN GOUD Op dinsdag 12 april beloonde de jaarlijkse ceremonie van de Benelux Event Awards niet minder dan 12 event- en live communicatieprojecten. Een absoluut record in de geschiedenis van de BEA’s, dat verklaard kan worden door de hoge algemene kwaliteit van de projecten die dit jaar werden ingediend.

oor deze 18de ceremonie van de BEA, die in goede banen werd geleid door het evenementenagentschap Bevas, was Kinepolis Antwerpen nagenoeg volledig uitverkocht. De sfeer werd gekenmerkt door de steun van de professionals voor een sector die bekend staat als een van de belangrijkste vectoren om samen te leven in onze maatschappij.

PALMARES VAN DE BENELUX EVENT AWARDS 2016 GOLD VO Communication & Verhulst Events & Partners: Waterloo 2015 MeetMarcel: Provamel International Bloggers event New Balls Please: Launch Volvo XC90 Criaturas: 20 Years ECS - Ecstatic Container Spectacle

SILVER Fast Forward: Eneco Clean Beach Luc Petit Création: Décrocher la lune UC Belgium: 160 Jaar Katoen Natie

BRONZE D’M&S Communications: Ardo - Let’s meet in the field Balthazar Events: ISWA: World Waste Congress Balthazar Events: Have a nice day! CityCubes: Next Level: Het Grootste Licht van De Standaard New Balls Please: World Chocolate Masters 2015

INSURANCE & SAFETY AWARD BY ASSUREVENTS VO Communication & Verhulst Events & Partners: Waterloo 2015

Op het podium werd de avond opgeluisterd door de uitreiking van vier Golden BEA’s, die werden toegekend aan zeer uiteenlopende projecten. Naast de eerste plaats van de agentschappen VO event/Verhulst Events, MeetMarcel, New BallsPlease en Criaturas, noteerden we ook nog twee dubbelslagen: die voor het team van Michel Van Camp die ook brons pakte voor het evenement dat hij in Parijs organiseerde voor Callebaut, en de twee bronzen trofeeën voor Balthazar Events. Van de 32 projecten die deelnamen aan de eerste ronde, stootten er maar liefst 21 door naar de finale. “Deze 2016-editie van de BEA werd ontegensprekelijk gekenmerkt door de algemene kwaliteit van de projecten”, aldus Alain De Greef, Head of Sponsoring & Events bij BNP Paribas Fortis en Voorzitter van de jury. “Deze hoge kwaliteit heeft de beraadslagingen nog complexer gemaakt dan de andere jaren. Tijdens de finale hebben de 15 juryleden vier projecten geselecteerd die zich duidelijk onderscheidden van de andere, met name op vlak van de toegevoegde waarde die de agentschappen kunnen bieden aan hun klanten. Dit doet uiteraard geen afbreuk aan de projecten die zilver of brons hebben behaald. Integendeel. Ik ben er zelfs van overtuigd dat enkele van hen misschien beter hadden kunnen scoren in een minder concurrentiële context (…). In het licht van de projecten die tijdens deze BEA 2016 bij ons zijn ingediend, kunnen we alleen maar constateren dat de Belgische evenementensector een volwassen, intelligente en creatieve markt is, die waarde genereert. Het mag dan ook niet verbazen dat onze agentschappen zo vaak gelijkaardige prijzen behalen in het buitenland.” De jury van de BEA 2016 was samengesteld uit Alain De Greef (Head of Sponsoring & Events, BNP Paribas Fortis, Voorzitter van de jury), Kristel Brants (Events & Sponsoring Manager, Electrabel, Vice-voorzitter jury), Marianne Bruggeman (Event Manager, D’Ieteren Events), Paola Capaldi (Proximus Group Events), Koenraad Verheyen (Senior Manager Sponsoring & Events, Nationale Loterij), Marc Duthoo (Sales Manager, RTL Events), Eva Maes (Event & Sponsoring Coordinator, Samsung Electronics Belux), Johan Vandepoel (CEO, ACC belgium), Inge Van Robbroeck (Sales Promotion & Events Manager, General Motors Belgium), Valérie Thielemans (Events and Field Team Manager, Mobistar), René Vrancken (Senior Manager, DKV College & Events), Joanne De Roeck (Communication manager, AZ Klina), Roland Fontaine (Events coordinator, RF 64), Nick Barnacott (CEO, AssurEvents) en Jean-Paul Talbot (Experience Magazine).

1 LO C AT IE – 5 U N I E K E A R E A’ S - S E RV I CE & ACCOM M ODATI E VAN A TOT Z Ideale Evenementen locatie te Antwerpen. Op een ideale locatie, vlakbij de afrit van de Antwerpse Ring en vlakbij Kinepolis, biedt DOCK 3 een werkelijk polyvalent en multifunctioneel event center. Bedrijven en organisaties kunnen hier terecht voor alle mogelijke initiatieven, van een receptie voor 50 gasten tot een grootscheeps event met 2.000 bezoekers. Met volop gratis parkeerplaats en bus, tram en trein om de hoek is bereikbaarheid geen probleem.

Gevestigd in een voormalige loods biedt DOCK 3 een unieke combinatie van de nieuwste event & hospitality technologie en een interessante industriële ‘touch’. Uw event in DOCK 3: succes verzekerd! Straatsburgdok noordkaai 3, 2030 Antwerpen - info@dock3.Be - T+32(0) 3 295 54 65 - WWW.DOCK3.BE

MEETMARCEL – PROVAMEL INTERNATIONAL BLOGGERS EVENT VOOR ALPRO

Provamel, het biologische merk van Alpro, lanceerde in december een groene campagne. Op voorhand wilde men echter al de meest invloedrijke bloggers uitnodigen om hen te laten kennismaken met de campagne en de ecologische en duurzame boodschap van het merk. Een opdracht die helemaal op het lijf geschreven bleek van MeetMarcel.

invloedrijke internationale bloggers die werken rond de thema’s vegan/eco werden in Gent uitgenodigd. Zij werden op voorhand al geteased met een klassieke ViewMaster, die weergaf wat ze ongeveer konden verwachten. Provamel vroeg aanvankelijk om hen een rondleiding in de stad te geven, maar MeetMarcel veranderde dit idee door de zoektocht naar decoratie voor een alternatieve kerstboom te integreren. Dit bracht de bloggers naar enkele nieuwe hotspots waardoor ze – naast Provamel – nog heel wat andere interessante dingen tegenkwamen voor hun blog. Voor de overnachtingen wenste Provamel dat er gebruik werd gemaakt van eco hotels. Maar omdat dit vaak toch een marketing-verhaal is en echte authentieke eco hotels moeilijk te vinden zijn, stelde MeetMarcel een alternatief voor: een verblijf in een gepersonaliseerde tipi. Ook op culinair vlak werd in dezelfde richting gedacht. Zo werd er in het ‘Blauw Kasteel’ in Scheldewindeke een veganistische kookworkshop georganiseerd met biologisch geteelde groenten en kruiden. De avond werd trouwens ook afgesloten met een gezellige thee-tasting. MeetMarcel wilde voor de bloggers een ervaring creëren, en niet zomaar een agenda met tal van to-do’s. Daarom werden alle wensen van Promavel geïntegreerd in één programma, één natuurlijke flow. De bloggers werden verwelkomd op een speciale plaats, en van daaruit werden ze meegenomen voor

een wandeling door de stad, waar ze in contact kwamen met artiesten en vakmensen. In kleine kunstgalerijen, verborgen winkeltjes en bij ambachtslui thuis konden ze foto’s maken en materialen verzamelen voor hun alternatieve kerstboom. Dit gaf hen heel wat inspiratie om te posten op hun blogs. Doorheen de dag werden de bloggers steeds enthousiaster, wat resulteerde in heel wat aandacht op sociale media. De resultaten van het evenement mogen gezien worden. De aanwezigheid van de 12 invloedrijke bloggers zorgde voor heel wat activiteit op sociale media en heel wat extra volgers voor Provamel. De groene boodschap kwam dus echt tot leven en verspreidde zich. Verder leverde de actie ook heel wat goed foto’s op van de veganistische bloggers en hun alternatieve kerstboom, die gebruikt werden in de eindejaarscampagne van Provamel. Ten slotte heeft ook elke aanwezige blogger Promavel persoonlijk bedankt met de boodschap dat het een geweldige ervaring is geweest. www.meetmarcel.be

NEW BALLS PLEASE - LAUNCH VOLVO XC90 VOOR VOLVO CARS BELUX Begin 2015 stelde Volvo de nieuwe XC90 voor. De Zweedse autobouwer deed een beroep op New Balls Please om deze nieuwe wagen te presenteren aan de pers, het eigen Volvopersoneel, dealers en verkopers, leasingbedrijven, fleet owners en het bestaande klantenpotentieel. Het resultaat waren de Volvo XC90 Experience Days, een succesvol 13-daags evenement voor in totaal meer dan 3000 bezoekers.

e lancering van de nieuwe XC90 – in januari 2015 - was een belangrijke mijlpaal voor Volvo. Het was de eerste stap van een 4-jarige revolutie waarbij alle modellen zouden worden vervangen. Met een reeks evenementen wou Volvo zijn klanten overtuigen van de vernieuwde kwaliteit en het vernieuwde ontwerp van het merk. Een grote bijzonderheid was dat, ondanks dat het de periode was, de XC90 niet te zien was op het Brusselse Autosalon. In plaats daarvan werd New Balls Please gevraagd om in het Volvo-hoofdkwartier in Brussel een alternatieve showroom te creëren. De geïnteresseerde bezoekers van het Autosalon konden hier naartoe worden gebracht via een shuttledienst. Op die manier kon men in een unieke en exclusieve sfeer de nieuwe wagen ontdekken. In totaal verzorgde New Balls Please 13 actiedagen. Tussen 10u en 17u werden de bezoekers van het Autosalon verwelkomd, en tussen 19u en 1u was het dan de beurt aan de bezoekers van het VIP-event. Daarvoor werd de inkomhal van het Volvo-hoofdkwartier in Brussel omgetoverd tot een spectaculaire

eventlocatie waar authenticiteit, Zweedse kwaliteit, design en natuur centraal stonden. Deze elementen kwamen terug in het meubilair, in de catering, in de aankleding, in de videoprojecties… vaak tot in de kleinste details. Zo ontstond een gezellige, maar tegelijkertijd toch dynamische en technologische omgeving. De onthulling van de nieuwe wagen was bijzonder spectaculair en omvatte een geïntegreerd videoscherm van 20 meter bij 10 meter. Ook werd er gebruik gemaakt van een zelf ontworpen mobiel platform dat letterlijk uit een prachtige Zweedse chalet werd geschoven. In totaal werden er in het Volvohoofdkwartier meer dan 3000 gasten ontvangen. Bij Volvo blikt men alvast tevreden terug op deze twee weken, dat blijkt uit de vele positieve e-mails die New Balls Please na het event mocht ontvangen. De events zorgden voor een positieve vibe bij de stakeholders, en leverden de door Volvo verhoopte resultaten op. Ook de verkoopcijfers tonen een positief resultaat. De doelstelling van Volvo was om in 2015 1250 XC90-wagens te verkopen. In november stond de teller echter al op 1686 exemplaren. www.newballsplease.be

A World of Audio-visual Rental Events Meetings & Conventions Concerts Fashion Shows Exhibitions Christie Digital DLP & HD Projectors Vista Systems Processors LCD & Plasma Displays Sound & Light

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56 Fax: + 32 2 725 37 92

www.vo-event.be Best European Event Agency 2015 - EuBEA Awards Sevilla Bicentenary of the Battle of Waterloo - Audi A4 Launch - Tunnel Party Mobility Week Brussels - Inferno

VO-EVENT_BEA SPECIAL_185x128_DEF.indd 1

17/03/16 18:03

VO GROUP EN VERHULST EVENTS & PARTNERS ‘WATERLOO 2015’ VOOR VZW WATERLOO 1815 Het weekend van 19, 20 en 21 juni 2015 zal ongetwijfeld in het collectief geheugen gegrift staan als dat van de tweehonderdjarige herdenking van de Slag bij Waterloo. 200 000 bezoekers, 15 000 VIP-packages, 5200 figuranten en 1300 begeleiders, 100 kanonnen, 300 paarden, 350 journalisten,… Cijfers die op zich al de omvang samenvatten van de taak die VO Group te wachten stond toen het eventbureau de aanbesteding in de wacht had gesleept, in samenwerking met Verhulst Events & Partners, dat hoofdzakelijk het commerciële aspect en de VIP-packages voor zijn rekening had genomen.

e communicatie met de pers en via social media werd toevertrouwd aan Voice, een gespecialiseerd filiaal van VO, en het commerciële aspect werd verzorgd door Verhulst Events & Partners en Sherpa. Als gedelegeerd producent heeft VO zijn ervaring vooral doen gelden op het vlak van inhoud, mobiliteit, logistiek en veiligheid. “Omdat we van deze tweehonderdjarige herdenking iets uniek wilden maken, hebben we de vzw Waterloo 1815 kunnen overtuigen om er een openingsspektakel van te maken dat de nadruk meer op het artistieke zou leggen. Daarna werd er contact opgenomen met Luc Petit Création. Op die manier is Inferno ontstaan, een poëtische visuele en muzikale vertolking van de beroemde veldslag in 12 of 13 scènes, door middel van artiesten, kostuums en decors, licht en geluid, en pyrotechnische effecten”, aldus Patrick Parmentier van VO. “Wat de mobiliteit betreft, was de plaats niet geschikt voor zoveel mensen, zodat we maanden met de gemeentelijke politie van de vier betrokken gemeenten en de federale politie hebben moeten overleggen om een krachtig mobiliteitsplan uit te werken. Een plan waarbij voetgangers en fietsers voorrang kregen, met gratis parkings voor fietsen en moto’s, pendelbussen van de TEC, door akkoorden met de NMBS en de oprichting van een carpoolsite. Het beheer van de toestroom was ook geen sinecure. Maar dankzij verschillende gespecialiseerde partners was iedereen de twee dagen om 20.10 uur geïnstalleerd. Gezien de omvang van het evenement waren de veiligheidsmaatregelen enorm.” “Voor dit evenement heeft VO bijkomende risico’s genomen door de rol van gedelegeerd producent op zich te nemen en door, samen met Verhulst Events & Partners, de coproductie van een openingsspektakel te verzekeren. Dankzij zijn traditie

van publieksevenementen is VO een van de weinige spelers in België die events van zo’n grote omvang in goede banen kunnen leiden. Hierdoor stijgt onze betrouwbaarheid nog verder, zowel op nationaal als internationaal vlak, en niet enkel voor de organisatie van publieke evenementen, maar ook voor grote corporate events. Maar ook de talrijke kleinere evenementen die we organiseren verdienen uiteraard dezelfde aandacht, creativiteit en kwaliteit”, besluit Michel Culot van VO. www.vo-event.be www.verhulst.be

DE BEA SAFETY AWARD VOOR WATERLOO 2015 Bovenop zijn Golden BEA heeft het evenement ‘Waterloo 2015’ eveneens de BEA Safety Award, uitgereikt door AssurEvents, gewonnen. “VO Communication heeft zich weten te onderscheiden door een compleet veiligheidsplan te presenteren, dat tot in de kleinste details rekening hield met alle risico’s. Het beheer van de menigte, van de locatie, van de aanwezige dieren, van het vuur,… het zijn maar enkele van de vele elementen,” aldus Nick Barnacott. “Ze hebben geanticipeerd op de grote meerderheid van elementen die rechtstreeks aan het evenement gekoppeld zijn, maar ook op alles dat zich errond afspeelt. Ze zijn er ook in geslaagd om de moeilijkheden waarmee ze geconfronteerd werden onder controle te krijgen. Zo konden ze een buitengewoon spektakel aanbieden en zichzelf onderscheiden voor deze speciale award.” VO Communication en Verhulst Events & Partners hebben met deze award ook een verblijf in Londen voor 4 personen gewonnen, aangeboden door AssurEvents. Het 4* hotel Clayton Chiswick London zal hen van 26 tot 28 mei ontvangen in zijn Executive kamers. In het programma is er eveneens een helikoptervlucht over de stad voorzien.

www.criaturas.eu

Voor Top Evenementen “LEKKER, PUUR EN VAN BIJ ONS: dat zijn volgens ons de kernwaarden van gastronomie. Als geen ander koppelt Gourmet Invent oorspronkelijkheid en lokale produkten aan verfijning en continue vernieuwing. Gourmet Invent is trots op wat onze eigen bodem te bieden heeft en verwerkt dit met uiterste zorg in al haar gerechten.” aldus CEO Bart Vandendooren. SAMEN MET U ONTWERPEN WE ELK ELEMENT VAN UW “FOOD EXPERIENCE” tot een harmonieus geheel en tillen we uw evenement naar een hoger niveau. Om dit te realiseren denken we regelmatig nieuwe foodconcepten uit, zoeken we naar creatieve en verfijnde presentaties van onze gerechten én begrijpen we het belang van de decoratie van onze tafels en buffetten. Op die manier kan je als cateraar, én als klant, jouw stempel drukken.

GOURMET INVENT IS EEN GASTRONOMISCH BEDRIJF MET EEN TEAM VAN 60 MEDEWERKERS dat enerzijds steunt op een strakke logistieke structuur en anderzijds zorgt voor catering met oog voor de lokale economie. Goede cateraars weten dat een evenement staat of valt met de service en kwaliteit die zij leveren. Smakelijke gerechten aanbieden met zorgvuldig geselecteerde seizoensproducten en zo de eigen Belgische economie voeden, is bijgevolg één van ons hoofddoelstellingen. GOURMET INVENT VERZORGT ELK EVENT, zowel klein als groot, op eigen locaties als op de locatie van uw keuze. Wij garanderen u het vlekkeloze verloop van uw evenement: zichtbaar lekker & onzichtbaar georganiseerd zodat u enkel oog hoeft te hebben voor uw genodigden.

WENST U MEER TE WETEN OVER GOURMET INVENT? Neem contact op met ons via info@gourmetinvent.be of op 09 241 50 25. Neem alvast een kijkje op onze website www.gourmetinvent.be

CRIATURAS – 20 YEARS ECS – ECSTATIC CONTAINER SPECTACLE VOOR ECS EUROPEAN CONTAINERS

Het Zeebrugse containerbedrijf ECS wilde zijn 20ste verjaardag vieren met een evenement dat niet snel zou worden vergeten. Het moest dus iets heel speciaals worden. Criaturas nam de opdracht aan en zorgde voor een indrukwekkend resultaat: een driedaags evenement dat een mix was van dans, acrobatie, circus, muziek en food experience, én waarbij de containers van het bedrijf een centrale rol kregen. Maak kennis met het Ecstatic Container Spectacle…

l van bij de eerste vergadering met de klant ontstond bij Criaturas het idee om een eventlocatie te bouwen met de zeecontainers van het bedrijf. Het resultaat was het Ecstatic Container Spectacle, een pop-uptheater dat bestond uit maar liefst 75 ECS-containers, die in cirkelvorm stonden opgesteld. Het theater werd drie dagen na mekaar opengesteld: op donderdag voor klanten van ECS, op zaterdag voor het personeel van ECS, en tussendoor, op vrijdag, voor betalende gasten die zo een goed doel konden steunen.

De gasten van het Ecstatic Container Spectacle werden op en top verwend. Ze konden immers niet enkel genieten van de spectaculaire acts op het centrale podium, ook rondom was er van alles te beleven én te proeven. Heel wat topchefs (zoals Filip Claeys, Lieven Lootens, Hendrik Dierendonck, televisiechef Sofie Dumont en chocolatier Dominique Persoone) serveerden immers gerechten en creaties vanuit een eigen container-restaurant. Andere containers waren ingericht als lounge, ginbar, kunstgalerij, of zelfs als tattoo-shop. Doorheen de ganse locatie hing er een magische sfeer die een enorme indruk maakte op alle aanwezigen. Tijdens het event stond ook een liefdadigheidsproject in de kijker, meer bepaald ‘African Drive’, dat werkt rond meer en beter openbaar vervoer in Afrika’s landelijke gebieden. In de uitnodigingen werd gasten gevraagd geen bloemen of geschenken mee te brengen. In plaats daarvan konden ze een bedrag schenken aan de geselecteerde organisatie. In totaal werd op die manier 25.000 euro binnengehaald ten voordele van ‘Africa Drive’. In de loop van de voorbereiding ontstond bij Criaturas het idee om een extra dag te organiseren ten voordele van een goed doel dat past bij het karakter van het bedrijf en hun activiteit, meer bepaald de ‘ocean clean-up’. Door een extra evenement te organiseren tussen de twee dagen voor ECS, werd het concept gerecycleerd en konden er ook mensen buiten het netwerk van ECS uitgenodigd worden. Deze extra dag en de ticketverkoop hiervoor heeft bovendien ook nog eens voor een heel pak persaandacht gezorgd. www.criaturas.be

VOLVO S90 LAUNCH

HEERLIJK EERLIJK SFEERLIJK

Brand Activation & Creative Events Blazoenstraat 34A, BE-9000 Gent tel +32 9 216 85 40 info@fastforwardevents.be www.fastforwardevents.be

VANDERSMISSEN FEESTSERVICE Gelmelstraat 92 Bus 7 B-2320 Hoogstraten T +32 (0)3 314 58 85 www.vandersmissen.org info@vandersmissen.org

FAST FORWARD EVENTS â&#x20AC;&#x201C; ENECO CLEAN BEACH CUP VOOR SWELL EN ENECO

De Eneco Clean Beach Cup is onderdeel van een wereldwijd initiatief dat 20 jaar geleden werd opgericht door de Surfrider Foundation. Het initiatief is een oproep tot hulp vanuit de surfgemeenschap, om de groeiende afvalstroom in de oceanen tegen te gaan.

ast Forward Events werkt samen met verschillende surfclubs langs de Belgische kustlijn om van het evenement jaar na jaar een succes te maken. De huidige Eneco Clean Beach Cup, waarbij het strand wordt opgekuist van zwerfvuil, ontstond 6 jaar geleden. Doordat Fast Forward de beslissing nam om het lokale evenement van toen uit te bouwen, werd het voor grote bedrijven interessant om mee de schouders te zetten onder dit initiatief. Eneco is sinds een aantal jaar de hoofdpartner van dit evenement. Op 22 maart was de Eneco Clean Beach Cup, het Belgische luik van de jaarlijkse hoogdag voor strandkuisers, aan zâ&#x20AC;&#x2122;n zesde editie toe. En die werd, mede dankzij de organisatorische skills van Fast Forward, weer een gigantisch succes. Meer dan 1600 vrijwilligers hielpen om ruim 6,5 ton zwerfvuil van onze Belgische stranden te verwijderen! Indrukwekkend, niet? Alleszins indrukwekkend genoeg om de nationale media - VRT en VTM nieuws plus live coverage op StuBru - te halen. En om ons te doen geloven dat er toch nog hoop is voor onze kustlijnen. www.fastforward.events

Show Creator

Luc Petit CREATION contact@lucpetitcreation.biz +32 [0] 477 201 745 Avenue Eugène Demolder 38 -1030 Brussels www.lucpetitcreation.biz

“ A moment engraved forever As unforgettable as it was intense”

Creating history … Think diﬀerent!

UC Belgium Mindmover bvba — Demerstraat 4, 3590 Diepenbeek tel: +32-11-35 21 80 — info@uc-bel gium.be — www.uc-belgium.be

UC Belgium — winner of

Advertentie_UC_Laatste_Avondmaal A5_liggend.indd 1

10 Benelux Event Awards

Our incentive partner www.x-perience.be

22/04/16 13:37

LUC PETIT CRÉATION - ‘DÉCROCHER LA LUNE’ VOOR VZW DÉCROCHER LA LUNE De stedelijke opera ‘Décrocher la Lune’ ontstond in 2000 en werd geregisseerd door Luc Petit met de medeplichtigheid van Franco Dragone. Op 26 september laatstleden zorgde deze voorstelling in La Louvière voor een recordopkomst met zo’n 35.000 toeschouwers. Zo’n 800 acteurs en technici animeerden het evenement dat paste binnen het kader van Mons2015.

ancho, de reus die symbool staat voor dit evenement, is opnieuw vertrokken om de maan te veroveren… maar deze keer om de zon te brengen! Deze zesde editie van de stadsopera heeft niet gebroken met de traditie: de show heeft opnieuw honderden mensen geëerd die op de scène of achter de coulissen hebben meegewerkt. In de traditie van de volksfeesten van de stad, hebben de lokale artiesten samen de terugkeer van Sancho gevierd. Tal van culturele spelers en burgers werden samengebracht. ‘Décrocher la lune’ is een gigantisch schilderij, een levende muurschildering die de stad doet oplichten en duizenden toeschouwers enthousiast maakt. Circus, dans, theater, muziek, verbluffende decors: alle ingrediënten voor een volledige show, bevolkt door reuzen, denkbeeldige wezens, verrassende effecten... www.lucpetitcreation.biz

UC BELGIUM - 160 JAAR KATOEN NATIE VOOR KATOEN NATIE Het 160-jarige bestaan van Katoen Natie was voor CEO Fernand Huts de geknipte reden om een feestje te geven. En als Katoen Natie een feestje geeft, dan doen ze dat in stijl. Het partnership met UC Belgium was dan ook een match made in heaven. De Mindmovers van UC Belgium werkten een concept – noem het gerust een masterplan - uit dat zich afspeelde rondom een volledig uit het niets opgetrokken, prachtige Middeleeuwse burcht.

ijdens de drie weken durende festiviteiten mocht dat waarheidsgetrouwe Middeleeuwse dorp zo’n 7.000 gasten ontvangen, met daarbovenop een grootse familiedag: 4500 genodigden sloten de feestperiode te land ter zee en in de lucht-gewijs af. Voor het evenementenagentschap was het een boeiende opdracht en een geweldige uitdaging in vele opzichten. “Voor droge toespraken zou er tijdens de festiviteiten geen plaats zijn, enkel voor poëzie, fantasie en magie”, zo had Fernand Huts op voorhand al aangekondigd. De bezoekers werden dan ook uitgenodigd om te proeven van een toverdrank, die hen vervolgens zou meenemen naar een magische wereld.

Vervolgens zorgden de ruim 200 UCmedewerkers er iedere avond onder andere voor dat een spectaculaire vuurshow werd opgevoerd, het bedrijfsgebouw van Katoen Natie tot leven kwam dankzij videomapping, de speciaal gebrouwen bieren Kruk en Pan rijkelijk vloeiden bij de buffetten in de spiegeltent en dat bezoekers op elk moment geraakt werden door een vleugje betovering. Kortom, de mindmovers van UC Belgium brachten de magie, de fantasie en de poëzie die dit evenement wilde uitstralen elke dag weer tot leven! www.uc-belgium.be

We care about your visitors Hoe kunnen we u helpen bij de bezoekersregistratie? UITNODIGING

BADGES

LEADS VIA TABLET

REGISTRATIE

ONTHAAL

ENQUÊTE VIA TABLET

www.eventcheckinapp.be

YOUR BRAND

www.abusol.com

US NOW ND T C A T N O C BRA R U O Y E AND PLAC THE PICTURE! IN

HERE

CITYCUBES CREATES POP-UP BRAND EXPERIENCES.

WE FIND THE RIGHT LOCATION FOR YOUR BRAND WE DESIGN A UNIQUE AND INGENIOUS INTERIOR WE CREATE AN INNOVATIVE AND CREATIVE EXPERIENCE

#SPREADTHECREATIVITY

D’M&S COMMUNICATIONS – LET’S MEET IN THE FIELD VOOR ARDO Een originele locatie, een concept dat er naadloos bij aansluit en een afwerking tot in de kleinste details. Die heilige drievuldigheid zorgt voor events met de verhoopte return. Zo ook voor D’M&S Communications, dat met diepvriesgroenteproducent Ardo gedurende vier dagen ‘het veld in trok’.

en evenement staat of valt met de keuze van een originele locatie. En dus werd speciaal een duurzaam tentendorp opgericht te midden van de velden tegenover de productiesite van Ardo. De opbouw en (rurale) decoratie namen niet minder dan 6 dagen in beslag, maar het resultaat sprak tot de verbeelding. Acht witte koepeltenten die perfect matchten bij het duurzaamheidsthema. Stijlvol, futuristisch én vlak bij de actie. Gedurende de vier dagen in het veld nam D’M&S Communications de hele coördinatie op de site voor zijn rekening. Van de ontvangst door hostesses over

de technische ondersteuning van de presentaties en de rondleidingen op het proefveld tot de hotelaccommodatie en shuttlediensten voor de gasten. En niet te vergeten, de gesmaakte catering. Meer dan 800 deelnemers kwamen naar het Let’s meet in the field-event in Ardooie. Het resultaat van een weldoordachte communicatieaanpak met triggerende uitnodigingen en een online registratieplatform. De uitgekiende persstrategie was bovendien goed voor heel wat exposure in tal van media. www.dms.be

CITYCUBES – HET GROOTSTE LICHT VAN DE STANDAARD VOOR MEDIAHUIS In opdracht van De Standaard organiseerde CityCubes – Next Level een unieke jongerenquiz verspreid over gans Vlaanderen. Het agentschap ontwikkelde een nieuw concept waarbij men als doel had om meer dan 20.000 jongeren effectief in contact te brengen met De Standaard. Het resultaat: een mix tussen online & offline activatie, interactiviteit, ambassadorships en vooral een zeer sterke merkbeleving.

eze frisse mix zorgde voor een unieke combinatie waardoor meer dan 4000 jongeren in real live geprikkeld werden door De Standaard en waardoor het lezerspubliek daadwerkelijk gestegen is. Om zo sterk mogelijk de juiste doelgroep te bereiken deed CityCubes voor deze organisatie beroep op meer dan 120 studenten event-management om de organisatie te ondersteunen. Het was dus een event voor jongeren, door jongeren. CityCubes verzorgde het totaalpakket van A tot Z en ging zelf ook mee op zoek naar sponsors, locaties en studenten zodat het volledige verhaal binnen het budget paste. Het gaat om een totaalpakket met 2 weken online voorrondes, 5 live rondes, 1 finale over heel België en een totaal communicatiepakket gedurende 2 maanden. Een super tevreden klant en een zeer mooie ROI gaven de doorslag om dit dossier in te dienen voor de BEA’s. www.citycubes.be

EXCEPTIONAL STORIES.

Project ISWA 2015

www.balthazarevents.be Keizerstraat 62A – Antwerp

ad_half.indd 1

Proud member of ACC Belgium

16/03/16 17:06

Beleef een onvergetelijk event dankzij SLV Rent! Uw partner voor licht, geluid en video: wij bezorgen u een creatief audiovisueel concept.

SLV Rent • IZ Ter Mote 14 • 9850 Nevele • T +32 (0)9 385 33 95 • info@slvrent.be • www.slvrent.be

BALTHAZAR EVENTS WINT TWEE BEA’S Balthazar Events heeft een dubbelslag geslagen tijdens de uitreikingsceremonie van de BEA Awards 2016. Het agentschap ontving twee bronzen BEA’s, voor het World WasteCongress van de International Solid Waste Association (ISWA), alsook voor de actie “Have a nice day!” van Mobistar.

HAVE A NICE DAY! VOOR MOBISTAR Balthazar Events heeft een dubbelslag geslagen tijdens de uitreikingsceremonie van de BEA Awards 2016. Het agentschap ontving twee bronzen BEA’s, voor het World WasteCongress van de International Solid Waste Association (ISWA), alsook voor de actie “Have a nice day!” van Mobistar.

ave A Nice Day!, dat is de naam van het loyalty programma waarmee Mobistar haar bestaande klanten wil bedanken voor het vertrouwen. Balthazar Events kreeg de opdracht de klanten een totaalbeleving aan te bieden en het merk Mobistar te helpen verpersoonlijken. Voor deze publiekservaring zette Balthazar Events een reeks concerten en evenementen op waarvoor de Mobistar klanten tickets konden winnen. Per evenement kwam er een specifiek doelpubliek aan bod, zodat de evenementen ook heel erg op maat konden worden uitgewerkt. De bedoeling was om uiteindelijk iedereen te bereiken en de betrokkenheid bij het merk te vergroten. Enkele voorbeelden van Have A Nice Day-

activiteiten waren concerten van Stan Van Samang, Mika en Goose, en de Color Run. De hele campagne bleek een succes. Bij de lancering van de HAND Summer events, hadden na een halve dag al meer dan 15.000 klanten deelgenomen aan de wedstrijd om tickets te winnen. Meer dan 25.000 klanten hebben deze zomer kunnen genieten van de Have A Nice Day! Experience Events. Deze mensen zijn meer dan klanten, het zijn brand ambassadors geworden. Het enthousiasme bij de klanten en bij Mobistar intern was ongekend en zorgde voor een enorme piek op sociale media, en dit zowel voor, tijdens als na het event. Mobistar gaat in 2016 verder met deze HAND communicatiestrategie.

ISWA: WORLD WASTE CONGRESS VOOR VVSG EN STAD ANTWERPEN Van 7 tot 9 september 2015 vond het ‘International Solid Waste Association’ (ISWA) congres plaats in Antwerpen. De organisatie verwelkomde hierbij meer dan 1.300 experten, professionals, politici, academici en decision makers uit de wereldwijde afvalsector. De aanwezigen werden hartelijk onthaald voor onder andere break-out sessies, keynote sprekers, plenaire sessies en debatten.

an 7 tot 9 september 2015 vond het ‘International Solid Waste Association’ (ISWA) congres plaats in Antwerpen. De organisatie verwelkomde hierbij meer dan 1.300 experten, professionals, politici, academici en decision makers uit de wereldwijde afvalsector. De aanwezigen werden hartelijk onthaald voor onder andere break-out sessies, keynote sprekers, plenaire sessies en debatten. Deze activiteiten werden verspreid over toplocaties, waaronder het Rubenshuis, in hartje Antwerpen. De opening- en slotshow werd een prachtspektakel dat plaatsvond in de Stadsschouwburg. Voor deze shows heeft Balthazar Events samengewerkt met toppers: internationale acrobaten, het ballet van Vlaanderen, live muzikanten,... Met een wervelende

thema-productie werd er een combinatie gemaakt van internationale topklasse acts en een optimale visuele ervaring. In de Hilton werden alle genodigden getrakteerd op een exclusief galadiner. De deelnemers werden goed geïnformeerd over de ernstige zaak van afvalverwerking, maar konden zich toch ook vermaken. Dit alles resulteerde in een uniek en origineel platform. ISWA 2015 Antwerpen stond garant voor een gebalanceerde mix van het serieuze onderwerp ‘waste management’ en eerste klas entertainment in Antwerpen. www.balthazarevents.be

Een chef voelt zich bij ons als een vis in het water!

Chez nous, un chef se sent comme un poisson dans l’eau ! Ontdek ons overweldigend aanbod op onze website www.ispc.be Découvrez toute notre offre sur notre site www.ispc.be ISPC Gent ISPC Liège Océan Marée

Ottergemsesteenweg Zuid 720 - 9000 Gent / Gand - Tél.: +32 (0)9 - 241 51 11 - Info-gent@ispc.be Route de Liers 125 - 4042 Herstal-Liers - Tél. : +32 (0)4 278 92 92 - Info-liege@ispc.be Nijverheidskaai - Quai de l’Industrie 214 - 1070 Brussel / Bruxelles - Tél.: +32 (0)2 523 63 93 contact@oceanmaree.be

NEW BALLS PLEASE - WORLD CHOCOLATE MASTERS 2015 VOOR CALLEBAUT

Eind oktober was het Salon du Chocolat in Parijs opnieuw een voltreffer voor Cacao Barry, omwille van haar professionele driedaagse World Chocolate Masters competitie, geregisseerd door New Balls Please. 60.000 bezoekers, 20 finalisten uit 20 verschillende landen en bergen verwerkte chocolade in 100 pronkstukken. Dat is de slotsom van drie dagen ‘chocolate madness’.

wee jaar streden uiterst getalenteerde patissiers en chocolatiers wereldwijd om de titel van ‘World Chocolate Master’, een prestigieuze titel in de competitieve wereld van luxevoedingswaren. Via een nationale preselectie stuurden 20 landen hun nationale trots naar Parijs om daar hun kunde te bevestigen. De voorrondes op dag 1 en 2 brachten ware pronkstukken naar voren van onder andere België, Italië, Frankrijk, Japan, Zwitserland, Brazilië en Mexico. Uiteindelijk werden drie eindfinalisten gelauwerd, en een press award en een social media award uitgedeeld. België (2x), Brazilië, Japan en Frankrijk (2x) kunnen terugkijken op een bijzonder geslaagde prestatie. Onder de hashtag #WCM2015 verzorgde partner Berlin de opvolging van de verschillende sociale media kanalen, wat zorgde voor een waar interactief event onder bezoekers en thuisblijvers. Tijdens het galadiner in Les Docks: Cité de la Mode et du Design, kende het meerdaagse event een ‘grande finale’ en genoten alle genodigden van een rijkelijk geanimeerde avond. www.newballsplease.be

event management

“EVENTS ZIJN EEN BELANGRIJK ONDERDEEL VAN DE MARKETINGMIX”

Elk jaar wordt de jury van de EuBea bevolkt door tal van vertegenwoordigers van grote multinationals. Een van hen is Björn Wigforss. Hij was jarenlang de Global Events Director bij Nokia, en vervult nu – na de overname van Nokia door Microsoft – de functie van Marcom Director Events bij Microsoft. Experience zat in Sevilla met Björn rond de tafel om te spreken over zijn carrière, zijn manier van werken en zijn visie op de actuele ontwikkelingen binnen de evenementenindustrie.

Hoe ziet uw takenpakket bij Microsoft er precies uit?

jörn Wigforss: “Ik ben verantwoordelijk voor de telefoongerelateerde events, dus de activiteiten rond de Microsoft Lumia en de aanverwante toestellen. Verder draag ik ook bij aan de andere hardwaregerelateerde events. Launch events, trade shows, of andere wereldwijde Microsoft-events worden ondersteund door mijn team, dat is Finland gevestigd is. Ik werk nu bijna twee jaar bij Microsoft, na de overname van Nokia, waar ik ook al een mooie carrière op verschillende posities had opgebouwd. Naast mijn werk voor Microsoft ben ik ook nog betrokken bij verschillende associaties, zoals de Finse Event Awards en de EuBea.”

Aan welk soort evenementen werkt uw team precies? Björn Wigforss: “We organiseren in feite een brede waaier aan activiteiten. Microsoft heeft jaarlijks honderden, misschien zelfs duizenden evenementen. Gelukkig doe ik die niet allemaal zelf. Maar een aantal belangrijke afspraken nemen we bij Microsoft zelf in handen. Ik denk bijvoorbeeld aan de Worldwide Partnership Conference, Microsoft Ignite voor onze B2B-partners (goed voor zo’n 20.000 personen, nvdr.), een Build Conference voor ontwikkelaars, of het Convergence event, een groot corporate event voor 10.000 tot 15.000 personen. De meeste van deze evenementen vinden plaats in de VS. Maar er zijn ook zusterevenementen zoals Convergence Europe, of lokale, gelijkaardige events die

hetzelfde profiel hebben, maar dan op een andere markt gericht zijn. Daarnaast nemen we ook deel aan een reeks strategisch belangrijke trade shows, zoals CES, het Mobile Congres, de E3, Gamescom… En verder ligt de nadruk natuurlijk op launch-events, die heel belangrijk zijn binnen de marketingmix. Een launchevent is eigenlijk de geboorte van een campagne rond een nieuw product. De media zit er dan meteen op. Aangezien we in Finland gevestigd zijn, ondersteunen we natuurlijk ook het lokale team in Finland met hun evenementen.” Heeft u de voorbije jaren een bepaalde evolutie gezien binnen de wereld van de bedrijfsevenementen? Björn Wigforss: “Het format van events is aan het veranderen. En dan bedoel ik

event management 41

niet specifiek bij Microsoft, maar in het algemeen. Bedrijven hebben traditioneel events als iets losstaand gezien. Maar ik merk dat men het eventplatform steeds meer gaat zien als een belangrijk component van de marketingmix. Het is een van de kanalen waarmee je verbinding kan maken met mensen. Je brengt mensen samen, maar je moet ook een strategie hebben die verder reikt dan het event zelf. Dingen zoals on-demand-video’s en live webcasts helpen om mensen nog meer te betrekken bij hetgeen je ergens in een fysieke ruimte vertelt. Dit is nu enorm aan het groeien. Ook het adopteren van nieuwe technologieën geeft een nieuwe dimensie aan hetgeen we doen. Men verwacht van ons, als tech-bedrijf, dat wij dit als een van de eersten oppikken.” U bent verantwoordelijk voor events in alle uithoeken van de wereld.

Ziet u veel verschillen tussen de verschillende werelddelen? Björn Wigforss: “Op vlak van uitvoering zijn er niet zoveel verschillen. Er zijn natuurlijk wel culturele verschillen. Als ik een event in Azië moet organiseren, kan ik een ander pallet gebruiken als in Europa. Je moet rekening houden met de verschillende culturele mogelijkheden om te bekijken hoe je content kan creëren die relevant is voor deze mensen. Ik werk hiervoor altijd van buiten naar binnen. Wanneer je een lokaal of regionaal event doet vanuit een globaal perspectief, dan moet je samenwerken met een lokale eenheid om te begrijpen met welke parameters je kan spelen. In Finland zijn mensen bijvoorbeeld minder interactief dan in Zuid-Europa. Dat is iets waar je rekening mee moeten houden bij het opzetten van events. Zo zal je op de ene plaats eerder kiezen voor een traditionele stage-audience setup, terwijl elders conversatie en interactiviteit beter werken.” Op welke evenementen bent u tot hier toe het meest trots? Björn Wigforss: “Ik ben altijd trots wanneer er een sterk gelimiteerd budget is en je toch met een idee kan komen dat indruk maakt op de mensen. Vorig jaar deden we een intern evenement voor onze marketingorganisatie, met een zeer beperkt budget. We werkten daarvoor een programma uit met heel wat verrassende elementen. ’s Avonds veranderde het event naar een beachparty, waarvoor we een beachvolleybalarena helemaal hadden omgetoverd tot een feestelijke locatie. Uiteindelijk werd het een fantastisch feestje, dat enorm gewaardeerd werd door de aanwezigen. En daarvoor doe je het natuurlijk.

Verder ben ik ook heel trots op hetgeen we hebben gedaan op het Mobile World Congress. Als we naar een trade show gaan, willen we een omgeving creëren die compleet anders is dan alle anderen in diezelfde ruimte. Iedereen probeert dat natuurlijk te doen, maar wij zijn hier al erg succesvol in geweest. Jaar na jaar hebben we dit steeds heruitgevonden. En uit de bevragingen blijkt dit te resulteren in meer learning, meer business, en een betere relaties. We kiezen telkens voor iets totaal anders, en gaan dus niet zomaar voor de veilige optie.” Hoe ziet de rolverdeling eruit tussen uw team en de evenementenagentschappen waar jullie mee samenwerken? Björn Wigforss: “Ik spreek altijd van een partnership tussen ons en het agentschap. We doen als het ware aan co-creatie. Vaak nodigen we een vier à vijf agentschappen uit in een pitch. Maar we zijn ook altijd heel duidelijk, dat hun voorstel vooral iets is om hun aanpak en ideeën te leren kennen. Eens we een agentschap selecteren, zullen we opnieuw gaan samenzitten om samen het concept te ontwikkelen. Ik zie het als een sociale benadering van creativiteit. We bekijken het ook altijd vanuit de noden van de deelnemer. Of ik nu een creatieve oplossing bedenk, of het agentschap… dat maakt geen verschil uit voor de deelnemer. Te vaak zijn we ook geobsedeerd door wat we vertellen, maar denken we niet na over wat mensen horen. We focussen te veel op de visuele identiteit van een event, en denken niet altijd na over de ervaring vanuit het standpunt van de deelnemer. Maar wat is nu echt die ervaring, en hoe kan je hier creatief mee zijn? Dat is een vraag die men ook moet stellen.”

TOTALE ONDERSTEUNING, OP MAAT VAN UW EVENT EN ORGANISATIE DMG SUPERVISES

DMG-Security houdt toezicht op uw concert, event, festival, beurs, woning, feest, parking en andere locaties.

DMG SOLUTIONS

DMG-Solutions biedt u ultratotale oplossingen: van veiligheidscoördinatie tot coördinatie van crew, shuttles, chauffeurs, parkingdiensten en zoveel meer.

DMG PROTECTS

DMG-Security beschermt ook uw naasten, klanten, gasten of hoogwaardigheidsbekleders.

T+32 (0)14 53 82 50 INFO@DMG-GROUP.BE WWW.DMG-GROUP.BE

DMG GUARDS

DMG-Guards bewaakt uw bedrijfsgebouwen, industriële sites, zaak, tijdelijke opstelling, uw woning en zoveel meer.

VRAAG VRIJBLIJVEND UW OFFERTE AAN!

16.1078.11 ND3190 16.1152.02

ENDLESS POSSIBILITIES POWERED BY PASSION

EXPERIENCE THE DIFFERENCE

Soundﬁeld nv Bruisbeke 19/21 l 9520 St Lievens-Houtem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundﬁeld.be

event management 43

NA DE AANSLAGEN:

DE LIVE SECTOR STEEKT DE KOPPEN BIJ ELKAAR

xact drie weken na de aanslagen in Brussel was Kinepolis Antwerpen de locatie voor een debat over de gevolgen van de terreur op onze industrie. “Toen op 23 maart het bericht kwam dat de BEA Awards werden uitgesteld naar aanleiding van de aanslagen, hadden we meteen het gevoel dat we iets rond dit onderwerp moesten doen”, zo vertelt Johan Vandepoel van ACC Belgium over dit initiatief. “We vonden het dan ook nuttig om eens de koppen bij elkaar te steken over hoe deze nieuwe situatie kan worden aangepakt.” Het is in ieder geval een onderwerp dat veel professionals na aan

het hart ligt, zo blijkt uit de massale publieke aanwezigheid. Zo’n honderd mensen uit de sector hielden of maakten hun namiddag vrij om dit gesprek bij te wonen.

BREED EN DIVERS PANEL Voor dit debat werd een zeer divers panel samengesteld met vertegenwoordigers van evenementenagentschappen (Bert Knuts van Event Masters en Manu Andries van D-Side), een verzekeraar (Wim Verheyen van Verzekeringskantoor Verheyen), een veiligheidsexpert (Thierry Van Keirsbilck),

een adverteerder (Alain De Greef van BNP Paribas Fortis), een advocaat (Geert Philipsen van gsj-advocaten), een politievertegenwoordiger (Peter Vanisterbeek), een communicatiespecialist (Eveline De Ridder van Whyte Corporate Affairs) en een preventieadviseur (Donald Goedheid). Moderator Wouter Boits van het agentschap The Oval Office schotelde hen drie verschillende thema’s voor.



event management

Bert Knuts

Donald Goedheid

Thierry Van Keirsbilck

FYSIEKE VEILIGHEID GARANDEREN

et eerste deel van het debat draaide rond de fysieke veiligheid en hoe deze te garanderen. Een eerste belangrijke term die hierbij op tafel werd gegooid was de risicoanalyse. “Alles begint bij een goede risicoanalyse voor je evenement”, zegt Thierry Van Keirsbilck. “Je moet bepalen welke de gevoelige punten van je evenement zijn, en op basis hiervan de gepaste maatregelen nemen. Die risicoanalyse zelf hoeft geen supergrote kost te zijn. Aan de maatregelen die eruit voortkomen, kan wel een prijskaartje hangen.” “Het is belangrijk de risico’s van je evenement te objectiveren”, zegt Donald Goedheid. “Je moet dus een onderscheid maken tussen privé B2B-evenementen en grote publieksevenementen waar heel wat promotie rond wordt gevoerd. Sinds november is terreurdreiging zeker een issue bij de risicoanalyse. Voor bedrijfsevenementen levert dit niet zoveel veranderingen op, maar bij festivals en publieksevenementen ligt de gevoeligheid toch al iets hoger. Ik zie drie belangrijke pijlers in de risicoanalyse: wie is de opdrachtgever en waar liggen zijn gevoeligheden? Wat houdt het evenement in, wat is de boodschap en zijn daar gevoeligheden rond? En derde pijler is de inschatting van de veiligheidsinstanties, die soms beschikken over informatie die een organisator niet kent.”

POLITIE ALS PARTNER Ook de politionele overheid speelt dus een rol in het verhaal. “Wij zijn een partner van de organisator en gaan kijken wat wel en niet mogelijk is”, zegt Peter Vanisterbeek . “Wanneer evenementen plaatsvinden op, of gevolgen hebben voor openbare plaatsen, dan hebben wij onze rol te vervullen en maken wij onze eigen analyse op basis van de informatie van de organisator. Wanneer het gaat om privé-evenementen op een privélocatie, gebruiken wij de risicoanalyse van de organisator, om te kijken of wij nog iets bijkomend moeten voorzien. Maar wij kunnen niet aanwezig zijn op elk privé-evenement.” Ook adverteerders zijn wel degelijk bezig met de veranderde veiligheidssituatie. Alain De Greef: “Sinds de gebeurtenissen in november, wil de interne hiërarchie nog beter op de hoogte gehouden worden van welke evenementen er gepland zijn en waar. Alles wordt in kaart gebracht, en zo wordt bekeken waar er extra maatregelen nodig zijn. Tijdens de finale van de Davis Cup, vlak na de aanslagen in Parijs, hebben we bijvoorbeeld gewapende privé-lijfwachten ingezet om onze VIPs te beschermen. Dat was uiteraard een extra kost.”

FORMALISERING EN GEMEENSCHAPPELIJKE TAAL “Organisatoren maken hun risicoanalyse, maar formaliseren ze vaak nog niet”, zegt Peter Vanisterbeek. “Er moet over nagedacht worden hoe dat beter neergepend kan worden. De kwaliteit van de risicoanalyse is belangrijk voor een politiedienst. Wij bekijken wat de organisator ons aanlevert van info. We hebben dus een objectivering, een gemeenschappelijke taal nodig, waardoor de dialoog makkelijker verloopt. Na de aanslagen in Parijs hebben we nagedacht over hoe we de privé-sector konden bijstaan in het kader van evenementen. Daarom hebben we een charter uitgewerkt met informatie en aanbevelingen. En we willen dit graag met de eventsector delen.”

SAMENGEVAT: • alles begint bij een goede risicoanalyse • gevoeligheden in kaart brengen • lokale overheden betrekken bij gebruik openbare ruimte • nood aan een gemeenschappelijke taal door dialoog tussen verschillende partijen • charter van de politie wordt gedeeld via ACC Belgium

event management 45

Alain De Greef

Geert Philipsen

Wim Verheyen

FINANCIËLE EN JURIDISCHE GEVOLGEN

e terreurdreiging heeft de voorbije maanden geleid tot heel wat annulaties van evenementen. Het tweede luik van het debat handelde dan ook over de financiële en juridische gevolgen hiervan. “De normale gang van zaken is dat de partij die de beslissing neemt om het evenement te annuleren, daar ook de gevolgen van draagt”, zegt Geert Philipsen. “We kennen in België een overmachtsbegrip dat al snel over de tongen gaat, maar eigenlijk heel rigide wordt toegepast. Om te kunnen spreken van overmacht zijn er twee belangrijke criteria: de situatie moet onvoorzienbaar zijn én deze moet de uitvoering van de verbintenis onmogelijk maken. In België zeggen de rechters: als het niet onmogelijk is, is er geen overmacht. Dat maakt dat een pak beslissingen die de voorbije maanden genomen zijn, juridisch beschouwd worden als opportuniteitsbeslissingen.”

DREIGINGSNIVEAUS De term ‘dreigingsniveau’ was de voorbije maanden haast wekelijks in het nieuws. Toch blijken de dreigingsniveaus op zich niet doorslaggevend voor het al dan niet laten doorgaan van een evenement. Men kan dus niet zomaar stellen: er is vandaag een dreigingsniveau 3 of 4, dus er is overmacht. Voor de concrete

invulling van het dreigingsniveau wordt vaak verwezen naar de lokale overheden. Als die een verbod oplegt, dan is er geen discussie, en dan geldt de overmachtssituatie. Maar het is voor een agentschap raadzaam om deze beslissing zeker ook op papier te hebben. Overmacht of niet, een agentschap wil niet dat zijn opdrachtgever de dupe wordt van deze situatie. Men hoopt immers om ook in de toekomst nog te kunnen samenwerken. Daarom is het belangrijk zich goed te laten verzekeren. Maar ook hier dient men met een aantal voorwaarden rekening te houden. “Risico’s gekoppeld aan een evenementen kunnen uiteraard verzekerd worden”, zo vertelt Wim Verheyen. “Wat altijd belangrijk is, is dat men de oorzaak kan objectiveren. De oorzaak moet buiten de wil van de verzekerde zelf liggen. Maar let wel: een opportuniteitsbeslissing kan men niet verzekeren. Wanneer je zelf de beslissing neemt omdat je denkt dat de mensen niet gaan komen, dan is dat niet verzekerbaar. Het is wel mogelijk om een dekking te hebben voor een mindere opkomst door een externe factor. Daar kan dan een budget tegenover staan. Ook bijkomende kosten om een evenement toch te laten doorgaan, kunnen ook verzekerd worden. Een goede risicoanalyse vanwege de organisator en een duidelijk

overzicht van welke maatregelen men zelf al genomen heeft, hebben hierbij zeker een positieve invloed op de premie.”

NAAR EEN BASISCONTRACT “Contractuele afspraken aangaande annulaties tussen agentschap, leveranciers en opdrachtgever liggen moeilijk”, zegt Geert Philipsen. “Omdat er dan altijd wel één niveau het gevoel heeft de zwarte piet te krijgen. Een verzekeringsoplossing lijkt mij in deze situatie de meest pertinente. De afgelopen maanden zijn er een pak annulaties gekomen die op menselijk vlak begrijpelijk waren, maar die dus niet onder overmacht vielen. Met die kennis in gedachten moeten we misschien eens naar de mogelijke dekkingen kijken.” Wim Verheyen: “We hebben al samengezeten met de leden van ACC Belgium* om een soort basiscontract uit te werken, dat ook kan voorgelegd worden aan de opdrachtgever met de boodschap: dit is het minimum dat u zou moeten onderschrijven. Maar dan stelt zich wel steeds de vraag: wie is de verzekeringsnemer op dat moment, en vooral wie gaat de premie betalen. In mijn opinie is het aan de opdrachtgever om dit in zijn budget op te nemen. Als een agentschap



event management 47

Johan Vandepoel

Emmanuel Andries

Peter Vanisterbeek

een verzekering aan de opdrachtgever voorlegt, en er op wijst dat een annulatie mogelijk is, dan heeft hij eigenlijk zijn plicht vervuld.”

gedwongen lijnrecht tegenover de klant te staan. Dat is een spijtige situatie, die heel moeilijk met verzekeringen op te lossen is.”

*op de website van ACC Belgium staat er een eenvoudig aanvraagformulier voor een annulatieverzekering

Manu Andries vervolgt: “In de situatie van de voorbije maanden kregen wij soms de vraag van klanten: wat adviseren jullie? Het event laten doorgaan of annuleren? Dat stelt ons in een moeilijke situatie. Mogen wij dit als een goede huisvader wel adviseren?”

moeten geïnformeerd worden dat hun gegevens worden verwerkt, het doel van de informatievergaring mag niet overschreden worden, en men mag ook nooit meer doen dan nodig is. Ten slotte kwam er ook nog een publieksvraag of het verplicht is om een privé-evenement te melden bij de lokale overheid of een andere instantie. Het antwoord is hier positief wanneer het gaat om een evenement op een publieke plaats of wanneer een impact kan zijn (verkeer, veiligheid) op het openbare domein. De evaluatie hiervan ligt bij de organisator.

OPDRACHTGEVER EN AGENTSCHAP TEGENOVER ELKAAR Want een uitstel of een annulering creëert nog vaak een situatie die de relatie tussen de opdrachtgever, het evenementenagentschap en de leveranciers onder druk zet. “Bij een annulatie is iedereen slachtoffer”, zegt Alain De Greef. “Maar bij ons is dat altijd in een soort consensus gebeurd, waarbij iedereen de situatie kon begrijpen. Wij hebben ook steeds de aantoonbare kosten betaald. Wanneer het agentschap zou eisen dat de factuur echter 100% betaald zou moeten worden, dan krijg je toch wel een vertrouwensbreuk. In grote bedrijven belandt het agentschap dan op een zwarte lijst.” Bert Knuts reageert vanuit het standpunt van een agentschap. “Je gaat een partnership aan met je opdrachtgever, en ook in die moeilijke situatie moet je samen met de opdrachtgever een beslissing nemen. Door het juridische kader word je soms

“Als er een dergelijke vraag komt, moet men gewoon de objectieve elementen op tafel leggen”, adviseert Geert Philipsen hieromtrent. “Maar de beslissing ligt uiteindelijk wel bij de klant. Je kan de klant informeren, maar daar stopt het.”

FOUILLEREN, PRIVACY EN MELDINGSPLICHT Binnen het juridische luik van het debat kwamen er ook een drietal andere, kleinere kwesties aan bod. Met betrekking tot fouilleren en het controleren van tassen zijn er strikte voorschriften. Dit mag enkel gebeuren door mensen met een juiste vergunning (vaak binnen gespecialiseerde bedrijven). Ook het verzamelen van informatie over gasten (ten dienste van de veiligheid) mag niet zomaar vrijblijvend gebeuren. Gasten

SAMENGEVAT: • belangrijk onderscheid tussen overmacht en opportuniteitsbeslissing • betrokken partijen moeten streven naar een redelijke consensus met oog op vertrouwensband • verzekeringsoplossing op tafel leggen bij de opdrachtgever • annuleren? De eindbeslissing ligt bij de opdrachtgever!



BOZAR - BRUSSELS 01.11.2016

cirquedusoleil.com/amaluna

PALAIS 2 - BRUSSELS EXPO FROM 30.06.2016

BIG TOP - KNOKKE-HEIST FROM 14.07.2016

event management 49

Eveline De Ridder

VERTROUWEN IN DE LIVE SECTOR

ij de aanslagen in Parijs werd de live sector rechtstreeks getroffen. De aanslagen van 22 maart bracht de terreur dichterbij dan ooit. Het vertrouwen van de sector kreeg misschien wel een deuk, maar men wil werk maken om dit zo goed en zo snel mogelijk te herstellen, getuige daarvan dit debat. De sector staat dus te popelen om een statement te maken, maar moet daarbij omzichtig te werk gaan, zo meent communicatiespecialist Eveline De Ridder. “Ik begrijp de bezorgdheid van de live sector om de effecten van wat er gebeurd is te verminderen en het vertrouwen terug op te bouwen. Maar vanuit mijn communicatiebril zou ik toch willen waarschuwen dat men zich de crisis, die eigenlijk niet de hunne is, niet gaat toe-eigenen. Dit is geen crisis van de live-sector. Het communiceren daarrond mag eerder low profile blijven, men moet zeker geen grote publieke aankondigingen gaan doen. Naar klanten toe kan er wel gecommuniceerd worden. Die communicatie zou drie elementen moet omvatten: emotie, feiten en vooral: actie. Ik hoorde hier spreken over een charter, over een standaardcontract… Dat zijn concrete acties die men kan ondernemen en waarover men kan communiceren. Actie tonen is de beste vorm van communicatie in deze situatie. Tonen wat jullie doen om alle evenementen toch veilig te laten doorgaan. In Parijs was er een belangrijke klimaatconferentie kort na de aanslagen daar. Dat heeft veel mensen gerustgesteld over de live sector in Frankrijk.”

IMAGO OPPOETSEN

#WELOVELIVE

Evenementenagentschappen merken ook dat ons land momenteel op vlak van veiligheid geen al te beste reputatie heeft. “Er is een onderscheid tussen publieksevenementen en bedrijfsevenementen”, zegt Bert Knuts. “Maar het imago van de twee is wel onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Ik zou graag terug grote evenementen zien in Brussel, en liefst met een internationale uitstraling, want dat is de manier om het imago van ons land op te poetsen. Onze corporate evenementenmarkt in België zal zich wel herstellen, maar op internationaal vlak krijgen we wel klappen. Het beeld dat de media hebben opgehangen over het “hellhole Brussels” en het gevaarlijke land België, dat doet ons nog het meest pijn. We zullen als sector positief moeten communiceren, zonder ons die crisis eigen te maken.”

Hoe de overheid communiceert, dat heeft de sector niet in de hand, maar zelf is men wel al met een eerste, vrij eenvoudig initiatief gekomen. “De afgelopen dagen is er al het een en ander opgeborreld binnen ACC Belgium”, zo legt Johan Vandepoel van ACC Belgium uit. “Vanuit de reclamesector weet ik dat het belangrijk is om een movement te creëren. Wij hebben als sector momenteel ook nood aan een soort movement. Wij zullen onze schouders niet laten zakken, wij gaan een tandje bijsteken. Daarom hebben we ervoor gekozen om een hashtag te creëren, met name #welovelive. Wij zijn ambassadeurs van dit vak en wij vinden dat dit vak voort moet blijven leven, op alle mogelijke manieren. Daarom stellen wij nu voor om ons als sector massaal achter ons vak te scharen. Daarom vragen we om eventgerelateerde posts op social media te ondertekenen met deze nieuwe hashtag. Al deze posts worden ook verzameld op de website www.welovelive.be (zie ook pagina 50). Op deze manier willen wij tonen dat wij blijven geloven in de verbindende kracht van onze evenementen.”

Bij de opdrachtgevers lijkt men toch ook graag de nodige voorzichtigheid aan de dag te leggen. “Een opdrachtgever volgt de algemene situatie”, vervolgt Alain De Greef. “Na de aanslagen zie je heel veel machtsvertoon dat iedereen bang maakt, en de adverteerders volgen dat. Heel veel draait om perceptie. Wij adverteerders zijn dikwijls bangeriken. Als de politie zegt: het mag misschien, dan gaat het voor ons sowieso niet door. Ook nu heeft het twee weken geduurd eer BNP Paribas medewerkers de toelating heeft gegeven naar buitenlandse vergaderingen te gaan, laat staan iets te organiseren. Wat de overheid doet en welke uitstraling ze daarbij hebben, heeft enorme gevolgen.”

SAMENGEVAT: • live sector mag crisis niet naar zich toe trekken • actie is de beste communicatie • wat een overheid uitstraalt heeft grote gevolgen • join the movement: #welovelive

associations

BELGISCHE EVENEMENTENBUREAUS ROEPEN OP OM LIVE BELEVINGEN TE DELEN VIA SOCIALE MEDIA Het Expert Center Event Marketing van ACC Belgium, de vereniging van Belgische communicatiebureaus, roept iedereen op om via de sociale media foto’s en video’s te delen van live belevingen, met de hashtag #WeLoveLive. Het kan gaan om foto’s van professionele ontmoetingen zoals een congres of een vakbeurs, maar ook van een avondje op restaurant met vrienden, een bezoek aan de bioscoop of het museum of een vibrerend muziekoptreden. De live communicatiesector wil daarmee tonen dat ze niet toegeeft aan terreur en blijft geloven in de kracht van live ontmoetingen en publieke samenkomsten. Alle getuigenissen komen in real time op de website www.welovelive.be.

IMPACT OP TOERISME EN EVENEMENTEN

ramatische aanslagen zoals in Brussel, maar eerder ook in Parijs, Tunesië, Turkije en op talloze andere plekken in de wereld, treffen bewust het hart van de gemeenschap. Mensen zijn geschokt, voelen zich minder veilig en dreigen daardoor hun dagelijkse leven aan te passen. Ze hebben de neiging om zich terug te plooien binnen hun eigen, bekende omgeving. Deze gebeurtenissen hebben ook een zware economische impact op het toerisme en de evenementensector. Congressen, beurzen, muziekoptredens, theatervoorstellingen, bedrijfsevenementen en hotelovernach-

tingen worden geannuleerd, restauranten winkelbezoeken worden uitgesteld. Inzetten op mensen verbindenJohan Vandepoel, CEO ACC Belgium: “We doen er natuurlijk alles aan om de veiligheid van het publiek tijdens evenementen en merkbelevingen optimaal te garanderen. Maar als burger én als professional actief in een sector die bestaat bij gratie van de live ontmoeting, zullen we nooit toegeven aan negatieve gevoelens. Integendeel, meer dan ooit willen we inzetten op het verbinden van mensen. We willen laten zien dat live de mooiste en meest constructieve weg biedt naar een positieve samenleving.”

#WELOVELIVE Daarom is in het kader van de uitreiking van de BEA Awards in Antwerpen de social media campagne #WeLoveLive gelanceerd. Daar werd ook een rondetafelgesprek gehouden over de impact van het terrorisme op de live sector. De campagne roept iedereen in België, maar ook daarbuiten op om via Instagram, Twitter, YouTube … foto’s en video’s te delen van hun live belevingen en de hashtag #WeLoveLive te gebruiken. ACC Belgium wil zo een sterke community vormen van mensen die meer dan ooit geloven in de kracht van het samen genieten, het samen beleven van cultuur, van gastronomie of van professionele content. Van mensen die houden van live. www.accbelgium.be

associations 51

BELGIAN EVENT SUPPLIER ASSOCIATION MAAKT ZICH KLAAR VOOR DE VOLGENDE ZES JAAR

In 2010 verenigden een groep vooraanstaande eventleveranciers zich binnen de vakvereniging B.E.S.A., om samen de schouders te zetten onder een verdere professionalisering van hun sector. Nu, zes jaar later, moet er een nieuwe raad van bestuur verkozen worden. Het ideale moment om even terug te blikken op hoe B.E.S.A. zich de voorbije jaren op de kaart heeft gezet als belangrijke organisatie binnen de sector.

n de periode sinds de eeuwwisseling is de evenementensector steeds meer beginnen professionaliseren. Toch kwam men in de periode 2008-2009 tot de constatering dat bedrijven vaak op dezelfde problemen bleven stoten, waar ze alleen geen antwoord op konden vinden. Nieuwe wetgeving opgelegd door Europa, een gebrekkig opleidingskader, een onduidelijke of onaangepaste sociale reglementering, het ontbreken van normeringen en quality labels. Het waren maar enkele van de hindernissen waarmee de event toeleveranciers dagelijks geconfronteerd werden en die een verdere professionalisering bemoeilijkten. Enkele belangrijke event toeleveranciers erkenden dit probleem, en wilden zich niet langer neerleggen bij een situatie die vast leek te zitten. Ze sloegen de handen in mekaar en werkten aan de oprichting van een broodnodige overkoepelende organisatie: de Belgian Event Supplier Association (B.E.S.A.).

TAL VAN VERWEZENLIJKINGEN Intussen vervult B.E.S.A. een belangrijke rol als spreekbuis van de sector, en heeft het ook al heel wat initiatieven opgezet die bijdragen tot een verdere professionalisering. Er werd hard gewerkt om de activiteiten van de eventleveranciers onder te brengen in een paritair comitĂŠ dat rekening houdt met de realiteit van

de arbeidssituatie in de sector. Sinds eind 2013 is B.E.S.A. ook aangesloten bij De Hoge Raad voor de Zelfstandigen en de KMO. Deze federale adviesraad heeft als wettelijke opdracht het adviseren en vertegenwoordigen van vakorganisaties naar de overheid en zo vormt B.E.S.A. de link tussen de leden en de overheid. Indien een lid bezorgd is over een koninklijk besluit, een voorontwerp van een KB of een wetgeving kan deze via B.E.S.A. een bezwaar indienen waarmee de Hoge Raad naar de wetgever kan stappen.

OPLEIDINGEN Verder heeft BESA ook een Code of Conduct opgesteld. De toepassing van deze gedragscode die, voornamelijk veiligheidsnormen, kwaliteit en service behandelt, heeft als doel de hoge normen die de vakorganisatie vooropstelt, te waarborgen. De gedragscode geeft een uiteenzetting van de principes waarmee leden akkoord gaan en waar zij zich naar dienen te gedragen. En uiteraard zijn er ook de vele opleidingen die via B.E.S.A. worden aangeboden. De voorbije jaren leverde dit meer dan 50 preventieadviseurs en 40 IPAf passen voor gebruik van hoogtewerkers op. Op 22 maart werd nog een zeer succesvolle opleiding ba4/5 afgerond, met 22 nieuwe attesten uitgeschreven door B.E.S.A. Op 26 april stond er alweer een bijkomende opleiding gepland.

RAAD VAN BESTUUR Volgens de statuten van B.E.S.A. moet er na 6 jaar een nieuwe raad van bestuur verkozen worden. Dit proces is nu volop aan de gang. Het is alleszins de ambitie van B.E.S.A. om in de komende zes jaar minstens evenveel te realiseren als de voorbije zes jaar. Een sterke ledenbasis is hierbij uiteraard van groot belang. Nieuwe leden zijn dan ook nog steeds van harte welkom. Zij vinden alle informatie via www.b-esa. be of kunnen contact opnemen met de nieuwe B.E.S.A.-woordvoerder Jacques Hanquet, via de nieuwe Infoline +32 472 06 78 52 of via mail jacques@b-esa.be. Met een persoon die de associatie op dagelijkse basis beheert, wil B.E.S.A. een goede dialoog met de leden garanderen, het vakgebied kenbaar maken aan de buitenwereld, en activiteiten aanbieden, zoals opleidingen, infosessies, locatieof salonbezoeken,â&#x20AC;Ś Alle nuttige informatie vindt u op www.b-esa.be of op de B.E.S.A.-facebookpagina.

Give us an issue, we have the tissue EVENT DECORATION • CONFECTION • DRY-HIRE

Industrielaan 107 • B-3630 Maasmechelen Tel :+32 89 77 16 50 • Fax: +32 89 77 16 58

www.deco-fact.be info@deco-fact.be Like us on

Facebook

Onvervalste Magie

Puur Natuur à la carte Wat ook het genre is van uw evenement : groots of intiem, het Domein van de Grotten van Han past zich volledig aan uw wensen en dromen aan. Onze aanpasbare zalen en unieke en adembenemende decor laten toe dat alle projecten mogelijk zijn. Beleef levensgrote emoties in een grot die zich in het hart van ons Wildpark bevindt en die terecht haar 3* in de groene Michelin Gids verdient.

De Natuur op ware Grootte

CONTACTEER NU KIM DE LESCLUZE events@grotte-de-han.be 0485 02 62 56 www.grotte-de-han.be

event agencies 53

CITYCUBES BRENGT MERKBELEVING OPNIEUW NAAR DE WINKELSTRATEN Op 12 april pakte CityCubes bij zijn eerste deelname meteen een bronzen BEA Award voor het project ‘Het Grootste Licht van de Standaard’. Een goede reden om eens nader kennis te maken met dit jonge agentschap, dat blijkbaar nog heel wat andere kwaliteiten heeft. Dieter Veulemans legt uit waarvoor bedrijven én agentschappen allemaal bij CityCubes terecht kunnen.

et de award voor ‘Het Grootste Licht van de Standaard’(een actie die elders in dit magazine staat uitgelegd, nvdr.) zet CityCubes zich in een klap op de kaart binnen de eventwereld. “Voor ons is deze award heel belangrijk,” aldus Dieter Veulemans. “We zijn een jong bedrijf, dat twee jaar geleden is gestart. De eerste klant die we hadden was De Standaard. Zij hebben altijd in ons geloofd en het is heel mooi om met hen nu deze award te winnen. Zeker als klein bedrijf tussen al die grote spelers.”

ACTIVATIES IN WINKELPANDEN Gek genoeg was ‘Het Grootste Licht van de Standaard’ een atypisch project voor CityCubes. “We hebben nu een prijs gewonnen met een eventmarketing project, maar onze core business is eigenlijk een mix van retail en brand activation. Zo geven we bedrijven de kans om hun merken te tonen aan het publiek in leegstaande winkelpanden, die wij omtoveren tot belevingsruimtes. Wij voorzien de panden, de nodige vergunningen, de aankleding, en we denken ook nog eens mee over hoe die activatie zo goed mogelijk ingezet kan worden.”

TOPLOCATIES Het idee van de pop-up belevingsruimtes ontstond enkele jaren geleden bij Dieter. “Ik ben altijd actief geweest in evenementen en field marketing. Maar sinds

een drietal jaren merkte ik dat het steeds moeilijker werd om nog vergunningen te krijgen om op openbare plaatsen een activatie op te zetten. Daarom zijn we beginnen werken aan een database van leegstaande winkelpanden. Dankzij een goede samenwerking met de steden en de immokantoren, weten wij al ruim op voorhand welke winkels gaan verdwijnen in de drukke winkelstraten, en kunnen we daar snel op anticiperen. We hebben nu een database van 250 panden, ook in high-traffic straten zoals de Meir, de Nieuwstraat in Brussel, de Lippenslaan in Knokke en de Bondgenotenlaan in Leuven.”

MERKEN LATEN BELEVEN De 250 panden van CityCubes staan meteen ter beschikking. “Hoe meer last minute, hoe liever zelfs. Want op langere termijn is het natuurlijk moeilijker om te weten wat nog leeg zal staan. Als we aan

de slag gaan, bouwen we geen winkels, maar wel belevingsruimtes. Meestal is daar dus geen verkoop aan gekoppeld. Wij willen wel awareness creëren voor de merken, mensen in contact brengen met de producten en leads verzamelen. We hebben altijd heel duidelijke cijfers voor onze klant: hoeveel mensen komen binnen, hoelang blijven ze binnen… Het heeft dus een duidelijke ROI in marketingwaarde, eerder dan in verkoop.”

TECHNOLOGIE Een van de sterke punten van CityCubes – in al zijn activiteiten – is het implementeren van nieuwe technologieën. “We doen niets liever dan creatief bezig zijn met technologieën. Voor Het Grootste Licht van de Standaard hebben we met heel wat tablets gewerkt en mochten we heel erg out of the box denken. We hebben best heel wat kennis in huis met betrekking tot nieuwe technologieën. Zo werken we met RFID en iBeacon. Dat zijn systemen die ontwikkeld zijn in de retail en die wij nu meenemen naar de evenementen & activatiesector. Hierbij werken wij zowel voor eindklanten, als voor andere evenementenkantoren. CityCubes is als het ware het ‘Zwitserland’ van de activatie-sector. Iedereen kan bij ons terecht”, zo besluit Dieter Veulemans.

event agencies

IDEE FIKS VOORTAAN ONDER DE VLEUGELS VAN FAST FORWARD Op 1 januari werd de Fast Forward familie uitgebreid met een nieuwe subbrand. Idee Fiks, een organisatiebureau gericht op activiteiten voor kinderen en families, verhuist van Melle naar Gent, waar het een plek krijgt binnen de gebouwen en binnen de structuur van Fast Forward. Pascal Cauwelier van Fast Forward legt ons uit hoe beide bedrijven wel zullen varen bij deze fusie.

dee Fiks, dat werd opgericht door Björn Accoe, bedenkt en creëert creatieve concepten voor kinderen en families. Dit doet het met behulp van een gedreven team van strategen, creatievelingen, pedagogen en andere marktonderzoekers. Pascal Cauwelier: “Na verloop van tijd heeft Björn naast Idee Fiks ook Idee Kids

opgericht, dat zich richt op het organiseren van kinderkampen in de verschillende schoolvakanties. In de loop der jaren werden deze kinderkampen echter zo succesvol, dat Idee Kids de overhand kreeg op Idee Fiks. Daarom is Björn op zoek gegaan naar een oplossing voor Idee Fiks, dat hij niet zomaar wou zien verloren gaan.”

GOEDE SAMENWERKING IN HET VERLEDEN En zo ging Björn Accoe dus rond de tafel zitten met Pascal Cauwelier en Mathias Kerckhof van Fast Forward Events. “Met Fast Forward hadden we al regelmatig samengewerkt met Idee Fiks, waarbij we hen inschakelden als ‘leverancier’ voor het luik kinderanimatie. Vorig hebben ze ons bijvoorbeeld nog geholpen voor een familiedag van een groot bedrijf, waarvoor ze de kinderanimatie heel kwalitatief invulden binnen het cowboythema van die dag. De samenwerking verliep dus altijd heel goed, en het was dus ergens logisch dat Björn bij ons terecht kwam. Hij heeft ons een voorstel gedaan, en die gesprekken zijn dus uitgemond in een fusie.”

SPECIALIST IN EEN NICHE In de loop der jaren heeft Idee Fiks een specifieke expertise opgebouwd, die onder de vleugels van Fast Forward behouden en zelfs versterkt zal worden. “Idee Fiks is niet de klassieke springkastelen-

event agencies 55

en clownverhuurder. Ze proberen altijd concepten uit te werken, op maat van de klant of binnen een bepaald thema. Ze werken dus binnen een bepaalde niche, waar ze al een enorme ervaring hebben opgebouwd. De voorbije jaren toonden ze hun kunnen onder andere tijdens Gentopia, de Disney Junior Zomertour 2015 en de Heldendag/Checklistdag van Ketnet.”

1+1=3 Nu komt Idee Fiks dus terecht bij Fast Forward, een deal die voor beide partijen mooie perspectieven inhoudt. “Het is de bedoeling dat dit een 1+1=3-verhaal wordt. Ik denk dat Idee Fiks bij ons verder zal kunnen groeien”, zo meent Pascal Cauwelier. “Men kan terugvallen op de logistieke ondersteuning van Fast Forward, waardoor men hoger kan mikken en mee-pitchen naar projecten die

vroeger misschien te zwaar waren. De creatieve en logistieke kracht van Fast Forward, gecombineerd met de knowhow op vlak van kinderen van Idee Fiks, vormt een unieke tandem om mooie dingen te verwezenlijken.”

EXTRA TROEF VOOR FAST FORWARD Ook voor Fast Forward Events houdt de fusie een reeks ontegensprekelijke voordelen in. “Idee Fiks heeft een mooi aantal trouwe klanten zoals bijvoorbeeld uitgeverij WPG, Kinepolis, Disney… Deze bedrijven zullen nu ook in contact komen met Fast Forward, wat voor ons zeker interessant kan zijn. Daarnaast zal Idee Fiks ons verder blijven helpen bij het organiseren van familiedagen en dergelijke. Het is zeker een troef wanneer je een klant kan vertellen dat je een in-house oplossing hebt voor wat betreft de kinderanimatie tijdens zijn event.”

OOK VOOR ANDERE EVENTBUREAUS De vier dames die voor Idee Fiks werken, verhuisden januari van Melle naar de Fast Forward-gebouwen in Gent. “Ideefiks is nu dus een subbrand van Fast Forward, want hun filosofie ligt ook volledig in de lijn van ons “magic meets logic” idee. Toch blijft de naam Idee Fiks behouden en kunnen ze ook nog altijd zelfstandig werken. Zij kunnen ook los van Fast Forward kinderanimatie verzorgen, en andere eventbureaus kunnen dus ook nog steeds terecht bij Idee Fiks. We hebben nu al een inloopperiode van drie maanden achter de rug, en je voelt gewoon dat de samenwerking op zoveel vlakken een toegevoegde waarde is.”

SUCCESVOLLE PERIODE De fusie met Idee Fiks past perfect binnen de groei die Fast Forward de voorbije jaren heeft doorgemaakt. “We zijn gegroeid van 8 naar 19 medewerkers, we hebben twee jaar geleden ons eigen gebouw gekocht en we hebben nu net ons beste jaar ooit achter de rug. We winnen regelmatig awards, we worden vaak gevraagd, en we winnen ook veel pitches. We zijn geëvolueerd tot een belangrijke speler op de markt. Als klanten hier toekomen, zijn ze onder de indruk van hoe wij werken. We hebben nog altijd wel het nodige rock ’n roll gehalte, maar dat is ook wat sommige klanten zoeken. Intussen staat ook de logistieke kant helemaal op punt. Dat alles samen maakt dat we goed in de markt liggen en dat mensen vertrouwen hebben in ons. In die optiek is Idee Fiks dan ook een mooie toegevoegde waarde voor ons”, zo besluit Pascal Cauwelier.

event agencies

EVENT MASTERS VERSTERKT ZICH MET DE LOKALE TERREINKENNIS VAN BOREALIS Op 21 jaar tijd groeide Event Masters uit van een toeleverancier van avontuurlijke concepten voor de evenementensector tot een belangrijk full service eventbedrijf. Begin april volgde een belangrijke nieuwe stap, met de opstart van het nieuwe kantoor Event Masters Brugge. Hiervoor ging het bedrijf uit Willebroek een fusie aan met het Brugse agentschap Borealis. Zo worden twee vliegen in één klap geslagen: men verwerft een aanzienlijke hoeveelheid knowhow over de belangrijke MICE-bestemming Brugge, en men verlaagt de drempel voor klanten in het westen van ons land.

vent Masters is een bedrijf dat groeit. De opening van een tweede kantoor is een logische volgende stap, zo vernemen we van Bert Knuts. “Event Masters is aan het groeien, maar het is niet onze ambitie om de allergrootste te zijn. Wat we wel willen is het beste aanbod hebben voor de klant. We willen topkwaliteit afleveren, en daarom was een geografische uitbreiding ook logisch. Zo kunnen we dichter bij de klanten staan en nog meer lokale kennis opbouwen. Dat is iets wat klanten ook verwachten, en dan moet je op zoek gaan naar een goede oplossing.”

DE JUISTE PARTNER En zo kwam men terecht bij Borealis, het bedrijf dat in 2002 werd opgericht door Dries Jacobus. “Borealis begon als organisator van wereldwijde incentives, maar gaandeweg ging er meer aandacht naar projecten in België als destination management company. In die hoedanigheid won Borealis ook al twee keer een wereldwijd gerespecteerde Crystalaward. Met Event Masters kennen we Borealis al vele jaren, en we hebben ook al regelmatig samengewerkt. Qua bedrijfscultuur passen we goed bij elkaar, want ook Borealis is altijd op zoek naar dat tikkeltje extra qua creativiteit. We zijn in het verleden al door meerdere partijen benaderd geweest om samenwerkingen op te zetten, maar we denken dat we nu de juiste partner hebben gevonden.”

EEN SCHAT AAN KNOWHOW OVER BRUGGE

HET VOLLEDIGE AANBOD IN BEIDE KANTOREN

De fusie met Borealis levert Event Masters een pak bijkomende, en vooral heel specifieke knowhow op. “Vooral het feit dat zij Brugge als bestemming door en door kennen, is voor ons bijzonder interessant. Brugge is een interessante stad waar ook heel veel gebeurt. Onze incoming klanten vragen in de eerste plaats naar Brussel, maar Brugge volgt steevast op de tweede plaats. Vaak worden beide bestemmingen ook gecombineerd. Onze kennis in Brugge was vrij beperkt, dus daar werkten we tot nu toe steeds met externe partners. Maar nu zullen we die kennis in-house hebben, en zullen we bijgevolg ook meer creativiteit in onze activiteiten daar kunnen steken.”

Een ander gevolg van de opening van het kantoor in Brugge is dat het gehele aanbod van Event Masters nu ook in het westen van het land aangeboden worden. “We hebben in het verleden natuurlijk nog al in West-Vlaanderen gewerkt, maar we merken wel dat je in die regio verder kan komen als je er ook een lokale aanwezigheid hebt. Event Masters Brugge krijgt dan ook hetzelfde aanbod als in Willebroek, met de vier bekende pijlers: Tailormade events, Teambuilding, Incentives en Destination Management. Er zijn wekelijkse meetings tussen beide teams, en er gaan regelmatig mensen van Willebroek in Brugge werken, zodat de knowhow-uitwisseling vlot kan gaan.”

event agencies 57

Dries Jacobus & Bert Knuts

VRAAG NAAR ZINVOLLE BELEVING EN KRUISBESTUIVING

INZETTEN OP MENSEN “Event Masters heeft dankzij de fusie een twintigtal mensen in dienst”, zegt Bert Knuts. “Het kantoor in Brugge wordt geleid door Dries Jacobus, die momenteel één medewerker heeft. Het is wel de bedoeling om dit aantal op termijn verder uit te breiden. Want wat beide kantoren heel erg doen, is inzetten op mensen. Wij zijn

een heel menselijk bedrijf, waar bedrijfscultuur enorm belangrijk is. Wij willen een fijne werkomgeving creëren omdat we geloven dat dit afstraalt op de evenementen en de omgang met de klanten. Wij willen een glimlach proberen te brengen bij de klant, en dat kan alleen maar als de persoon die verantwoordelijk is voor een project zich ook goed voelt en zich begrepen voelt in zijn of haar werkomgeving.”

Met de voltooiing van de fusie met Borealis is Event Masters klaar om de komende jaren verder te groeien. “Wij zien jaar na jaar de markt veranderen en professionaliseren. Mensen zijn steeds meer op zoek naar een zinvolle beleving in hun evenementen. Een evenement doen om een evenement te doen, dat is er al een tijdje uit. Puur in die beleving, turning events into experiences, willen wij het verschil maken. De klanten verwachten ook nog meer kruisbestuiving tussen teambuildings, incentives en reizen. Door onze krachten te bundelen kan enerzijds de internationale ervaring en de lokale terreinkennis van Borealis onze groep versterken, en kan anderzijds het totaalpakket van Event Masters ook in het westen van het land aangeboden worden”, zo besluit Bert Knuts.

Team Event Masters

event agencies

En water, lucht en aarde! Het JADA team organiseerde onlangs het jaarlijkse DVV top 50 event in een schitterende locatie te Brussel. Het centrale thema voor de gelegenheid werd niets minder dan ‘The Four Elements’.

e focus lag op de kracht en pracht van de 4 oerelementen. Zo kwam het thema terug in de verschillende culinair hoogstaande gerechten van het geserveerde viergangen diner, in de prachtige decoratie en in de tot

JADA EVENTS SPEELT MET VUUR… verbeelding sprekende acts die elk een eigen element vertegenwoordigde. De acts zorgden tevens voor het nodige entertainment tijdens de award uitreiking waarbij DVV de 50 best presterende kantoren van afgelopen jaar in de bloemetjes zet. Een steltenloper danste samen met een contactjongleur een vloeiende waterdans, gevolgd door een prachtig vuurballet. In de lucht toonde een luchtacrobate haar lenigheid en elegantie in een lyrische choreografie met de zijden lus. Tot slot

keerden we weer naar de aarde waar Cedric Landrieu een spectaculaire balance act uitvoerde, een dans die hem tot in de finale van Belgium’s Got Talent bracht. Niemand minder dan ex-Miss België Virginie Claes praatte alles vlot aan elkaar. Het werd een avond vol spektakel die eindigde met een spetterende party, ingezet door Jeu de Foules en afgesloten door onze huis DJ. Ja Da was fascinerend! www.jada-events.be

ACT!EVENTS: VAN LEVERANCIER TOT STRATEGISCHE PARTNER Met 16 jaar ervaring achter de rug, weet Act!events als geen ander hoe belangrijk het is om een echte partner te zijn voor onze klanten en niet alleen een one-shot leverancier. Tech Data, de Europese nummer één distributeur van IT-producten, kiest al 13 jaar onafgebroken voor ons als organisator van meet-it. Dit evenement is de grootste professionele ITbeurs van de Benelux.

atrick Steenssens (Country Manager Tech Data): “Van een pure klant-leverancier relatie evolueerden we naar een partnership, waarbij de partijen gezamenlijk werken aan een concept dat er staat.” Act!events staat in voor de volledige organisatie van meet-it, gaande van catering tot creatieve concepten, personeelsbezetting, standenbouw en sales. Met meer dan 100 exposanten en zo’n 3.500 bezoekers, vergt dit evenement een doordachte en creatieve aanpak, met zicht op de toekomst. Stefan Czerwatiuk (General Manager Act!events): “Het belangrijkste woord in onze samenwerking is efficiëntie en die neemt toe met de ervaring. Zo kochten we bijvoorbeeld duurzame materialen aan die meerdere jaren bruikbaar zijn. Verder trachten we met innova-

tieve voorstellen (zowel op logistiek als commercieel vlak) de beurs elk jaar efficiënter te maken, zowel voor onze klant als voor de bezoekers. Zulke efficiëntiewinsten bereik je niet met ‘one shots’. Bovendien kennen we Tech Data én meet-it door en door. Onze uitdaging is dan ook om elk jaar opnieuw te verrassen, met een mentaliteit alsof het voor de eerste keer is. Iets waar we telkens opnieuw in slagen!” www.act-events.com

event agencies 59 GROOTSTE EVENT VAN HET JAAR VRAAGT GROOTSE ORGANISATIE

THE TALL SHIPS RACES BRENGEN IN JULI MEER VOLK OP DE BEEN DAN EENDER WELKE GEBEURTENIS DIT JAAR Tall ships zijn letterlijk grote schepen. Maar niet alleen de schepen blinken uit in hun grootsheid, ook het event waarop de schepen verwelkomd worden, is van een ongekende omvang. De Stad Antwerpen en Port of Antwerp verwachten tussen 7 en 10 juli minstens 650.000 bezoekers voor The Tall Ships Races.

e realisatie van deze nautische hoogdagen is enkel mogelijk door de samenwerking tussen verschillende partners. Om de organisatie, met o.a. een gigantische personeelsinzet te kunnen bolwerken, gingen de eventbureaus Push To Talk en Sylvester Productions een unieke samenwerking aan. Voor de bezoekers start het event wanneer het eerste schip aanmeert, maar voor Sylvester, Push To Talk, de Stad en de Haven is dit het eindpunt van een 1,5 jaar durend intensief voorbereidingstraject.

Tientallen reuzenschepen varen bij aanvang van het event Antwerpen binnen. Het aanmeren en bezoekklaar maken van een stoet van twee-, drie- en viermasters is dan ook een logistiek en organisatorisch hoogstandje voor het tienkoppige eventteam. Veel schepen zijn trouwens unieke hospitalitylocaties. Geert Vanoverschelde van Sylvester Productions en Tom Bellens van Push To Talk stapten als geëngageerde ondernemers in dit project, dat ontstaan is om jongeren als trainees tijdens een onvergetelijke zeereis de kans te geven zichzelf én een stuk van de wereld beter te leren kennen. www.trsantwerp.be

CAMPAGNE “THE PERFECT MATCH” WINT BELGIAN HR AWARD IN DE CATEGORIE INTERNE COMMUNICATIE The Oval Office is op 20 april in de prijzen gevallen op de Belgian HR Awards in Brussel, een initiatief van Trends en Kanaal Z. De live communicatiecampagne The Perfect Match voor SD Worx, won in de categorie Interne Communicatie. De creatieve campagne versterkte de band tussen de medewerkers van SD Worx en de KMO-klanten. 420 SD Worx-medewerkers gingen een dag lang aan de slag bij hun klanten, en leerden zo het kloppend hart van elk van deze bedrijven kennen.

erder werd The Perfect Match ook al beloond met een gouden award tijdens het EuBea Festival, de meest prestigieuze prijzen in de Europese live communication sector. www.theovaloffice.be

event agencies

EVENTS-IN-THE-SKY/THE FUNGROUP

DINNER IN THE SKY VIERT TIENDE VERJAARDAG MET ADEMBENEMENDE OPSTELLING Sinds 2006 heeft het concept Dinner-in-the-Sky zich over heel de wereld verspreid. Maar om het tienjarig jubileum te vieren, wil Events-in-the-Sky vooral de nadruk leggen op zijn Belgische roots. Begin juni zal een nooit eerder geziene Dinner in the Sky opstelling van tien kranen staan te pronken voor het Belgische symbool bij uitstek, het Atomium. Stefan Kerkhofs, eigenaar van The Fungroup en daarnaast medebezieler van Events-in-the-Sky samen met David Ghysels van Hakuna Matata, legt uit wat er allemaal staat te gebeuren…

n 2005 zat Stefan Kerkhofs met vrienden in de Sky-Watch boven de Pukkelpopweide, toen iemand de bedenking maakte dat het nog beter zou zijn als men daar ook nog iets zou kunnen eten of drinken. De ondernemer, die van uitdagingen houdt, schoot meteen in actie en minder dan een jaar later was Dinner-in-the-Sky geboren. Intussen is het concept in meer dan vijftig landen, overal ter wereld, aanwezig. De tiende verjaardag van dit succesverhaal mag dan ook niet onopgemerkt voorbijgaan.

JUBILEUM LANGS HET ATOMIUM Van 1 juni tot en met 5 juni zal de Eeuwfeestlaan tussen het Atomium en Brussels Expo helemaal ingenomen worden door een nooit eerder geziene opstelling van Dinner-in-the-Sky. “We zullen onze tiende verjaardag vieren door 10 Dinner-in-the-Sky-tafels en kranen op te stellen voor het Atomium”, zo vertelt Stefan Kerkhofs. “Zo willen we een uniek culinair evenement creëren waarbij niet alleen Dinner-in-the-Sky in de picture komt te staan, maar waarbij we ook onze oorsprong en ons Belgische karakter willen promoten. Met de recente actualiteit denk ik dat elk positief verhaal wel mooi meegenomen is voor ons land. We hadden ook voor een makkelijkere locatie kunnen kiezen, maar we wilden echt voor het Atomium staan, omdat dat toch echt wel het symbool is voor België. Zo willen we tonen dat we een 100% Belgisch product zijn.”

LOGISTIEK HUZARENSTUKJE

220 GASTEN PER SESSIE

De voorbereiding van dit jubileum is al meer dan een jaar aan de gang. “Het is de grootste opstelling van Dinner-in-the-Sky ooit. En het zal ook een eenmalige gelegenheid blijven. Logistiek is het immers niet realiseerbaar om zoiets elk jaar op poten te zetten. Het is echt wel een huzarenstukje. Zo moesten we bijvoorbeeld tien kranen vinden, en dan nog wel tien dezelfde. Per dag zullen er 170 crewleden aanwezig zijn. We hebben tien tafels, waarvoor we samenwerken met tien sterrenchefs, want zij zijn de beste culinaire ambassadeurs van België. Zij geloven helemaal in het concept, en gaan voor de volle 100% mee in het verhaal.”

Voor de gasten is Dinner-in-the-Sky sowieso al een unieke belevenis, maar dit jubileum overtreft alles. “Onze gasten worden ontvangen in een viptent, die is opgedeeld in tien aparte loges. Van daaruit gaat het naar de tien tafels van elk 22 plaatsen, die allemaal tegelijkertijd omhoog zullen gaan. Dit zorgt voor een enorme samenhorigheid, ook tussen de verschillende tafels onderling. Na het diner komen alle gasten van alle tafels samen in de grote open ruimte op de eerste verdieping van de tent, voor een interessant netwerkmoment.”

event agencies 61

OVERWELDIGENDE VRAAG De verkoopcijfers voor het evenement zijn overweldigend. “Vooraleer de verkoop open ging voor de B2C markt, waren we al voor 93% uitverkocht. Op dit ogenblik hebben we amper nog plaatsen vrij. De avondsessies zijn al volledig uitverkocht. Het belooft een uniek gebeuren te worden. Tien tafels in de lucht, voor het Atomium, dat is de foto die de wereld moet rondgaan. Het meest unieke culinaire event, waarbij 220 mensen op hoogte een gezamenlijk diner hebben, verzorgd door sterrenchefs… surrealistischer kunnen we het niet meer verzinnen.”

AANPAK IN HET BUITENLAND Zoals eerder aangehaald is Dinner-inthe-Sky intussen zowat overal ter wereld aanwezig. Daarbij is het belangrijk om samen te werken met betrouwbare partners. “Vanaf het moment dat iemand zich aanbiedt om een tafel te

kopen, nodigen we hem uit in België. Wij spreken met hem, bekijken het businessplan, gaan na hoe gepassioneerd men is... We accepteren ook maar één partner per land. We willen niet dat men elkaar gaat beconcurreren. Want als dat gebeurt, zou dit ten koste van de veiligheid kunnen gaan. In principe werkt elk land onafhankelijk. Maar via het internet kunnen wij natuurlijk zien hoe de activiteiten verlopen en houden wij, alsook de verschillende landen onderling, een oogje in het zeil.”

VIJF NIEUWE INSTALLATIES Momenteel zijn er al 56 Dinner-in-theSky-tafels actief in gebruik. “De voorbije weken zijn we zo nog in Bahrein, in India en in Cannes geweest. Er is overal heel wat Dinner-in-the-Sky-activiteit. Elke week zien we foto’s verschijnen van onze klanten, zeg maar onze ambassadeurs in het buitenland. Die drukte maakte het ook niet eenvoudig om midden in het seizoen tien tafels

naar Brussel te krijgen. In België hebben we momenteel twee eigen installaties, maar er komen ook tafels over uit Bulgarije, Roemenië en Oostenrijk. Daarnaast zullen er ook vijf nieuwe installaties geproduceerd worden. Over heel de wereld zullen onze klanten kunnen meegenieten van de publiciteit die dit jubileum zal opleveren”, zo besluit Stefan Kerkhofs.

locations

DROH!ME POP-UP VILLAGE

EEN TIJDELIJK DORP AAN DE RAND VAN HET ZONIËNWOUD

Een nieuwe tijdelijke ruimte werd onlangs geopend op de site van de oude Hippodroom van Ukkel-Bosvoorde. Deze bestaat uit 3 tenten van 2.025 m² in totaal, en onderscheidt zich door een doortastende, ecologisch verantwoorde visie.

et is al een hele tijd geleden dat de laatste gokkers de tribunes van de Hippodroom van Bosvoorde hebben verlaten. Sinds 1995 heeft deze site van 32 hectare effectief geen enkele paardenwedstrijd meer ontvangen. Er zijn zeker wel enkele initiatieven genomen om deze plek in leven te houden, maar het was wachten tot 2012 voor er na bijna 15 jaar verwaarlozing opnieuw een sterk reconversieproject voor de site kwam. Dit project, dat de naam ‘Droh!me Melting Park’ kreeg, zou in 2018 afgerond moeten worden. Het staat voor een “park vol actieve recreatie dat zowel natuur, sport, cultuur, educatie en ontspanning bevordert door middel van ludieke, pedagogische en recreatieve activiteiten.”

Het decor is geplaatst... Zopas werd er een dorp opgericht in de schaduw van de Grote Tribune, die gerenoveerd wordt. Dit dorp bestaat uit drie tenten die samen 2.025 m² groot zijn, met een parking van 400 plaatsen. Een zegen voor de evenementensector in de regio Brussel…

AANBEVOLEN LEVERANCIERS Op het terrein wordt de ontvangst verzekerd door scheepscontainers die de ingangen en uitgangen van de site vormen. Eenmaal ze de oversteek hebben gemaakt, neemt een verlicht pad de bezoekers mee naar een vlakte waarrond de drie tenten een ‘L’ vormen. Met oppervlaktes van respectievelijk 1.050, 450

locations 63

en 525 m² en verschillende hoogtes, lenen deze drie individueel af te huren ruimtes zich uitstekend voor zeer uiteenlopende natuuractiviteiten, vooral ook omdat de uitbater van deze locatie het goede idee heeft gehad om te kiezen voor tentstructuren met zeer verschillende looks. Zoals gezegd wordt het dorp ondersteund door een ecologisch verantwoorde visie, waarbij men aanraadt om animatie te organiseren in de daluren,

om afval te sorteren, om ecologisch verantwoord te verlichten, om de decibels beperkt te houden, maar ook… om met leveranciers te werken die geselecteerd werden omdat ze goed passen bij het concept van de site. Naast de aanbeveling van vier traiteurs, heeft de site ook vier vaste leveranciers: Spantech voor de tenten en de verwarming, GSP2 voor de verlichting en het geluid, ESG Security voor de veiligheid en de parking boys, en Optima-Partners voor het schoonmaken en de afvalverwerking.

Voor de rest loopt de renovatie van de Grote Tribune stilaan ten einde. De 800 zitplaatsen zouden vanaf deze zomer gebruikt kunnen worden. Tel daar binnenkort nog een magnifiek panoramisch terras van 700m² bij, dat uitgeeft op de golf en het park. En dat zijn dan nog maar enkele elementen, want de site blijft verder ontwikkelen in een ambitieuze richting. Ga het zeker eens bekijken... www.drohme.be

DE GRAND SALON • Afm.: 30 x 35 m (1.050 m²) • Hoogte: 4 tot 10 m • Capaciteit voor zittend diner: 850 pers.

DE COURTINE • Afm.: 10 x 45 m (450 m²) • Hoogte: 3 tot 5 m • Capaciteit voor zittend diner: 250 pers.

DE ORANGERIE • Afm.: 15 x 35 m (450 m²) • Hoogte: 3 tot 9 m • Capaciteit voor zittend diner: 350 pers.

KIJK E R E D L EEN HE JECTIE! OP PRO Uw familiedag aan de kust • activiteiten voor alle leeftijden • workshops voor iedereen toegankelijk Canon biedt een verscheidenheid aan projectoren met verbluffende beelden voor allerlei visualisatie-, simulatie- en creatieve toepassingen. Dankzij de WUXGA-resolutie, of zelfs 4K, is helderheid en nauwkeurigheid voor 3D-modellering en prototyping, architectuur, mapping en CAD-omgevingen gegarandeerd. AUVICOM NV SUIKERKAAI 40B - ZONE 3A - 1500 HALLE WWW.AUVICOM.BE - +32 2 380 10 44

ad exp mag canon.indd 1

• happy kids = happy parents • verschillende toplocaties met gratis parking • 20 jaar ervaring = minder zorgen voor u 6 • vraag naar onze all weather formule

Brugsevaart 50 | 8620 Nieuwpoort | +32 (0)58 23 14 04 info@theoutsidercoast.be | www.theoutsidercoast.be

24/03/2016 13:21:02

Brabanthal, ruimte voor ideeën

6000 m 2 • 1200 parkeerplaatsen • Vlakbij E40 in Leuven • Publieks- en vakbeurzen • Vergaderingen en congressen • Concerten en fuiven • Privéfeesten • Van 3 tot 9000 personen Brabantlaan 1 • 3001 Leuven • t 016 383011 • f 016 383010 • info@brabanthal.be • www.brabanthal.be

meetcentives 65

SEOEL IS KLAAR OM EUROPESE MICE-KLANTEN TE ONTVANGEN Ons dagelijks leven heeft de voorbije decennia een Koreaans tintje gekregen… Onze smartphone, onze televisie, onze wagen… De kans is groot dat minstens één van deze drie van Koreaanse makelij is. Ondanks deze sterke band heeft de Europese zakenreiger en MICE-organisator – in tegenstelling tot zijn Amerikaanse en Aziatische collega’s – de weg naar het land nog niet in grote getale gevonden. Nochtans heeft hoofdstad Seoel alles in huis wat men van een top-MICE-locatie verwacht, dat mochten we met eigen ogen ondervinden…

et meer dan 10 miljoen inwoners – 25 miljoen als je ook de gehele agglomeratie meetelt – is Seoel een echte wereldstad. Het is een plek waar traditie – de geschiedenis van Seoel gaat terug tot 1394 – en moderniteit in harmonie naast elkaar voorkomen, en die ook heel westers aanvoelt, zonder de eigen wortels te verloochenen.

heeft zich er telkenmale terug bovenop gewerkt. Men is bijzonder trots en waarden als respect en discipline zijn heel erg belangrijk in de Koreaanse samenleving. Een opvallend voorbeeld daarvan is het feit dat de straten heel proper zijn, op elk uur van de dag. Bovendien is Seoel ook een veilige stad, met lage criminaliteitscijfers. Onze gids was bijvoorbeeld haar

handtas vergeten op een drukke horecaplek, maar een half uurtje later stond die daar nog steeds, onaangeroerd.

TECHNOLOGISCHE WERELDTOP Als je in de stad rondrijdt zie je overal vernieuwende gebouwen met heel veel hoogtechnologische elementen. Iets wat

GASTVRIJ EN BIJZONDER VERZORGD Van zodra je in Seoel toekomt, waan je jezelf in een zevensterrenhotel. Overal zijn de mensen die je tegenkomt oprecht vriendelijk en bijzonder hulpvaardig. En dit vanaf de paspoortcontrole op de luchthaven tot en met de mensen op straat. Het is een mentaliteit die zit ingebakken in de Koreaanse cultuur. Het is een land dat in zijn geschiedenis verschillende keren werd bezet, maar men



Uitgesneden aantal exemplaren: 3x

SHOW YOUR PRODUCT TO THE PEOPLE! W W W. E X P O 360. B E

exp mag expo.indd 1

7-4-2016 13:25:37

EXCLUSIVE

C AT E R I N G

EVENTS

silverspoon_experience185x128_april.indd 1

2/04/15 09:58

meetcentives 67

je zelfs merkt tot in de badkamer, waar je toiletten vindt die zijn uitgerust met een verwarmde wc-bril en een automatisch reinigingssysteem. Die technologische vooruitstrevendheid is ook terug te vinden in de wagens waar de Koreanen mee rijden. Koreaanse wagens zoals Hyundai, Kia en SsangYong zijn ook bij ons al geruime tijd ingeburgerd, maar in Seoel is het aandeel hybride modellen veel groter dan in Europa. De stad Seoel ademt dus technologische vooruitgang, en dit mede onder impuls van grote bedrijven als LG, Samsung, Hyundai en Kia.

MIX VAN OOSTERS EN WESTERS Opvallend is dat je – in tegenstelling tot de grote Chinese steden – je in Seoel echt wel in een westerse stad waant. Maar dat neemt niet weg dat er toch ook nog steeds heel wat authentieke oosterse accenten aanwezig zijn. Daarbij denken we in de eerste plaats aan de Changdeokgung en Gyeongbokgung paleizencomplexen, maar ook aan de vele tempels in de stad, meestal ook voorzien van weelderige tuinen. Heel wat sites in en rondom de stad zijn bovendien

erkend als UNESCO-werelderfgoed. Moderne toeristische trekpleisters zijn de Seoel Tower, de Cheonggyecheonbeek die doorheen het centrum stroomt en het pretpark Lotte World.

BEZIENSWAARDIGHEDEN In Seoel vindt men alles wat men van een grootstad verwacht. Er zijn moderne shopping malls, maar het is zeker ook de moeite om eens een kijkje te gaan nemen op de traditionele marktjes, waar je de plaatselijke specialiteiten kan proeven. Er worden in Seoel ook heel wat leuke activiteiten georganiseerd. Zo was er tijdens ons verblijf een lantaarnfestival, met kilometers van verlichte beeldjes doorheen de stad. Tijdens de zomer zijn er dan weer een reeks wateractiviteiten op de Han, de rivier die doorheen de stad loopt. Wie een paar dagen de tijd heeft, moet zeker ook de regio rond de stad eens verkennen. Na amper een uurtje rijden beland je immers in de bergen – met een schitterend uitzicht over de stad -, tussen de uitgestrekte rijstvelden of aan de zee.

EEN RIJK MICE-AANBOD Het MICE-aanbod in Seoel is bijzonder uitgebreid, en krijgt een stevige ondersteuning. De stad heeft een reeks prachtige congresgebouwen, die door de overheid werden gebouwd, maar



www.eventmasters.be

Turning events

into experiences! Teambuilding Tailormade Incentives Destination Management

Event Masters Venusstraat 7 2830 Willebroek T +32 3 860 60 80

This is Event Masters

caring

joy

innovative

reliability

NEW OFFICE! Event Masters BRUGGE Peterseliestraat 23 8000 Bruges T +32 50 67 42 67 passion

responsibility

meetcentives 69

privé worden uitgebaat. Een absolute blikvanger op dit vlak is ongetwijfeld de Coex-site, met een conventie- en tentoonstellingscentrum van in totaal 430.000 m² oppervlakte. Verder willen we hier zeker ook nog het 63 Convention Center, het aT Center, het AW Convention Center en SETEC vermelden. Ook het hotelwezen in Seoel is zeer uitgebreid, met de aanwezigheid van vrijwel alle belangrijke ketens. Daarnaast zijn er nog tientallen andere unieke locaties die kunnen worden ingeschakeld voor MICE-activiteiten. Zo is is er de pas geopende Dongdaemun Design Plaza, een indrukwekkende ontmoetingsplaats voor innovatie en ontwikkeling. Andere iconische plekken zijn oa. het National Theater of Korea, het ON River Station, het Seoul Post Office en het Seoul Arts Center, om er maar enkele te noemen.

SEOUL MICE ALLIANCE

REIZEN NAAR SEOEL Korean Air biedt rechtstreekse vluchten naar Seoel aan vanuit Amsterdam. Maar ook vanuit Brussel zijn de verbindingen met Seoel heel goed. Via oa. China Eastern Airlines, Air France, KLM, Alitalia en Lufthansa sta je binnen de 15 à 18 uur in de hypermoderne Incheonluchthaven, waar je met shuttles en ondergrondse treinen van en naar de juiste terminal en gates wordt gebracht. Van op de luchthaven ben je nog 45 minuten van het centrum van Seoel verwijderd. Wij vlogen naar Seoel met Alitalia, met een bijzonder vlotte overstap in Rome. In Business Class konden we bovendien de fantastische, gloednieuwe seats uitproberen. Ook op culinair vlak was de reis een uitstekende ervaring. Met luxueuze verzorgingskits, een uitstekende bediening en on-board wi-fi lieten deze vluchten niets te wensen over.

In de internationale MICE-ranglijsten situeert Seoel zich momenteel rond de vijfde plaats. De stad is heel populair bij Japanse en Chinese klanten, en ook Amerikanen en Britten beginnen stilaan hun weg te vinden naar Zuid-Korea. De rest van Europa hinkt echter wat achterop. Maar daar wil men spoedig verandering in brengen. Een tweehonderdtal MICE-partners hebben zich verenigd in de Seoul MICE Alliance. Deze organisatie, die bestaat uit oa. hotels, congrescentra, vervoersmaatschappijen, en andere dienstverleners, is bijzonder actief en stelt alles in het werk om binnenlandse en buitenlandse organisatoren het werk zo aangenaam mogelijk te maken, met onder andere speciale voorwaarden en rates. Op die manier hoopt men ook Europese organisatoren te overhalen om hun evenementen in Zuid-Korea te laten plaatsvinden.

Uw Full Service Personeelspartner Radarwerk heeft reeds jaren een uitstekende reputatie weten opbouwen als personeelspartner voor evenementen, festivals, beurzen, congressen, feestzalen en cateraars. Goede screening en planning in combinatie met een sterke coaching zorgen voor een betere crew. Uw crew is de eerste link tussen uw bezoekers en uw organisatie, het is bijgevolg essentieel dat deze crew de juiste uitstraling en attitude hebben. Wij faciliteren zowel volunteers, studenten als leidinggevenden. Radarwerk zoekt de juiste persoon voor iedere functie en weet via het systeem van teamcoaches een last van uw schouders te nemen door de coรถrdinatie van het personeel uit handen te nemen.

Sales@radarwerk.be +32 (0)3 808 50 67 www.radarwerk.be

Event & festival crew

LESS IS MORE FLY04

Versatile & compact flightset for all your events. Low cost and quick to set up. Discover all our flightsets on www.flyawaytv.be

We take it personally

ď&#x201A;&#x201A; Find us on Facebook