UNIDADE
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COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
EXCELÊNCIA EM EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA
COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
fig.01
A comunicação exerce grande poder sobre as empresas assim como outros fatores a influenciam. Sendo assim Rego, destaca que
[...] a comunicação, que, enquanto processo, transfere simbolicamente ideias entre interlocutores, é capaz de, pelo simples fato de existir, gerar influências. E mais: exerce, em sua plenitude, um poder que preferimos designar de poder expressivo, legitimando outros poderes existentes na organização, como o poder remunerativo, o poder normativo e o poder coercitivo. (REGO, 1986, p. 17)
A organização como um todo busca um equilíbrio entre as suas partes constitutivas. E o equilíbrio é o resultado da disposição ordenada entre suas partes, que é obtida pelo processo comunicacional.
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Segundo Rego (1986, p. 16),
[...] a comunicação, enquanto processo, dá vida, por meio do encadeamento das partes, à empresa. Aceitando-se a premissa, pode-se extrair a conclusão: uma empresa se organiza, se desenvolve, enfim, sobrevive, graças ao sistema de comunicação que ela cria e mantém e que é responsável pelo envio e recebimento de mensagens [...] (REGO, 1986, p. 16)
O autor ainda destaca a existência de três grandes sistemas no envio e recebimento de mensagens, a saber: 1. sistema sociopolítico: onde se inserem os valores globais e as políticas do meio ambiente; 2. sistema econômico-industrial: onde se inserem os padrões da competição, as leis de mercado, a oferta e procura; 3. sistema inerente ao microclima interno das organizações: onde são estabelecidas as norma e políticas necessárias às operações empresariais. (REGO, 1986, p. 16, adaptado). Estes sistemas operando em equilíbrio, isto é, trazendo e enviando informações, “o processo comunicacional estrutura as convenientes ligações entre o microssistema interno e o macrossistema social, estuda a concorrência, analisa as pressões do meio ambiente, gerando as condições para o aperfeiçoamento organizacional”. (REGO, 1986, p. 6). Na contrapartida, segundo dados da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (s/d) (Aberje) a comunicação interna ainda não é considerada como ação estratégica pelas organizações. A entidade aponta que em pesquisa realizada em 200 empresas, apenas 37% consideram a atividade uma estratégia, enquanto 44% apontam que é apenas uma ferramenta tática. (Revista Aberje, s/d).
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O diretor-executivo da Aberje, Paulo Nassar, diz que a comunicação com os colaboradores deve ser considerada tão importante quanto à realizada com consumidores, pois isso é pensar de modo estratégico no negócio. (Revista Aberje, s/d). Rego (1986, p. 6), afirma que “a aplicação de um modelo de comunicação embasado na cultura organizacional influi terminantemente sobre a eficácia geral da empresa”, e continua:
Como técnica, a comunicação direciona naturalmente seus estudos para a procura de mensagens adequadas, corretas, oportunas, claras, concisas, precisas, que possam ser assimiladas sem ruídos pelos participantes organizacionais. Para atingir tal meta, a comunicação procurará ajustar seu discurso, estudando as habilidades e disposições das fontes e receptores, a natureza técnica dos canais, a complexidade e/ou simplicidade dos conteúdos, a oportunidade e regularidade dos fluxos o tamanho dos grupos. (REGO, 1986 p. 6-7).
Assim, quanto mais conhecimento sobre o campo da comunicação houver dentro das corporações maior será o entrosamento entre os participantes e seus colaboradores. A empresa é um organismo vivo, pois existe a partir de pessoas e elas, como seres sociais, podem interferir decisivamente de modo positivo ou negativo na eficiência e eficácia do desempenho organizacional e funcional. As empresas que investem em comunicação interna podem reduzir a circulação de informações erradas, boatos ou a ação da rádio peão. A redução dos maus entendidos proporciona um ambiente mais limpo, sem barreiras e paralelamente atuando na melhora da saúde da organização. Na mesma pesquisa da Aberje (s/d), outro dado interessante é que a atividade da comunicação por vezes é delegada apenas ao setor de Recursos Humanos. Entretanto, vale lembrar que este trabalho também é função dos gestores da organização, que vai tornado o ato de administrar mais que uma relação mecânica entre posições hierárquicas, mas uma relação social positiva dentro do que se entende por trabalho.
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Tudo isso foi presentado para que pudéssemos chegar aos tipos mais comuns de redação administrativa (veículos): carta, circular, e-mail, relatório, boletim, manual, jornal e revista. Sendo que alguns destes veículos são mais utilizados, como as cartas e e-mails, e têm destinatário definido; outros são utilizados em situações exclusivas e destinam-se a um público mais amplo: manuais, boletins, “folders”, jornais, revistas. Os relatórios atendem aos dois tipos. A seguir, serão apresentados, de modo reduzido, os documentos mais utilizados nas empresas, conforme indicado por Pimenta (2002, p. 152-153). E, em unidades posteriores serão retomados alguns destes exemplos, com maiores detalhes.
fig.02
• Carta - correspondência utilizada para: informar aprovação em concurso; tratar de assuntos grais com variadas instituições; solicitar ou agradecer colaboração; justificar atos ou atitudes; homenagear, censurar, advertir, etc. Deve-se usar vocabulário simples, primando pela exatidão, clareza e evitando chavões. • Circular – correspondência, produzida em várias vias, tratando de interesse amplo e dirigida a multidestinatários. Cada via deve ser assinada ou autenticada, para ter um caráter original. Seu conteúdo, em geral, é composto por orientações e recomendações. • Memorando – correspondência interna para comunicações breves e menos solenes: avisos, consultas, etc.
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• Relatório – documento que contém informações, fatos, estatísticas ou recomendações coletadas por uma pessoa ou um grupo com objetivo de melhorar processos ou serviços. Há uma variação bastante útil que é o relatório de reunião. Os relatórios são escritos por várias razões e de várias formas. No entanto, é necessário, sempre, cuidar da organização, precisão, clareza, veracidade e boa apresentação das informações. Em geral, utilizam-se gráficos, tabelas, diagramas. • Requerimento – documento que serve para se fazer solicitação a uma autoridade. Também chamado de petição. • Procuração – documento pelo qual uma pessoa confere poderes legais a outra para tratar de negócios ou agir em seu nome. • Ofício – comunicação oficial expedida por autoridades da administração ou dirigidos a particulares. • Notificação – documento através do qual e informa o destinatário, pessoa física ou jurídica, sobre procedimentos a serem tomados pelo interessado ou medidas que serão tomadas pelo remetente. • Ata – documento de registro do desenvolvimento de uma reunião, assembleia ou sessão. • Boletim – texto produzido para informação interna ou externa. Em geral, é composto de resultados de pesquisas ou resumo de algum evento importante. • Manual – texto didático, pra ser utilizado por vária pessoas, que apresenta informações e orientações em linguagem técnica. • Jornal, revista – devem seguir o mesmo formato, linguagem e qualidade técnica dos jornais e revistas em circulação, tratando assuntos de interesse interno e externo. A autora ainda destaca que os componentes do boletim, manual, jornal ou revista não são fixos, pois dependem dos objetivos de seus realizadores e do público-alvo. (PIMENTA, 2002, p. 152-154).
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Conheça mais sobre a ABERJE. No portal da Associação você pode ver a revista e sempre estar por dentro das novidades que aparecem no mercado. O endereço eletrônico é: http://www.aberje.com.br/.
LISTA DE IMAGENS Fig.01: www.public-domain-image.com Fig.02: forums.thesims.com
REFERÊNCIAS CAVALCANTE, S. H. Gestão da Comunicação Organizacional: Conhecendo as ferramentas e suas aplicabilidades. Universidade Potiguar, João Pessoa, 2008. NOGUEIRA, K., BAGUÊS, T. Comunicação Empresarial: O Processo Comunicativo e as Barreiras à Comunicação Eficaz. Centro Universitário Anhanguera de São Paulo, 2010. PIMENTA, M. A. Comunicação empresarial: conceitos e técnicas para administradores. Campinas – São Paulo: Alínea, 2002. REGO, F. G. T. Comunicação empresarial, comunicação institucional: conceitos, estratégias, sistemas, estrutura, planejamento e técnicas. São Paulo: Summus, 1986.
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