DR KRYSTIAN ZIEMSKI & PARTNERS KANCELARIA PRAWNA sp. k. Czy jako pracownik możesz być „podglądany” przez pracodawcę?

Czy jako pracownik możesz być „podglądany” przez pracodawcę? Kiedy pracodawca może „podglądać” pracownika?

tekst: Anna Przygocka, radca prawny, Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna sp. k. Porady prawne

ozmawiając ostatnio ze znajomą o kwestiach zatrudnienia, wspomniałam o możliwości monitorowania pracownika przez pracodawcę chociażby poprzez wgląd w służbową pocztę elektroniczną. Od razu na jej twarzy pojawił się wyraz zdziwienia i strachu, czy jej pracodawca ją też „podgląda”. Jednocześnie szybko zadała mi pytanie „A to tak można?”.

Najlepszą odpowiedzią na tak zadane pytanie będzie ulubiona odpowiedź większości prawników: „To zależy”.

Każda forma monitoringu pracownika (instalacja na komputerach programów śledzących, kontrola aktywności pracownika w sieci Internet, rozmów telefonicznych, interakcji na infolinii, logowań w systemie GPS w samochodach służbowych, ewidencjonowania czasu pracy przy użyciu zautomatyzowanych narzędzi) będzie zgodna z prawem, o ile została wprowadzona zgodnie z przepisami, w tym z kodeksem pracy czy RODO.

Aby można było uznać monitorowanie pracownika za legalne, pracodawca ma obowiązek: – określić cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu; – poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem; – przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazać mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. Zatem, pracodawca powinien wprowadzić jasne reguły dotyczące kontroli pracowników, jaką stanowi stosowanie monitoringu. Jeśli jesteś pracownikiem, masz prawo wiedzieć, jakiej formie kontroli jesteś poddawany. Jeśli jesteś pracodawcą, musisz poinformować pracowników, że będą monitorowani.

W przeciwnym razie obserwacja i rejestrowanie pracowników będzie stanowiło naruszenie ich prywatności.

Ponadto, odnosząc się bezpośrednio do monitoringu służbowej poczty elektronicznej, pracodawca może wprowadzić jej kontrolę, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W takiej sytuacji trzeba rozróżnić dwa przypadki.

Pierwszy, w którym pracodawca zezwolił na wykorzystywanie poczty służbowej do celów prywatnych. Wówczas pracodawca może kontrolować tylko i wyłącznie wiadomości o charakterze służbowym (zapoznanie się z treścią prywatnych wiadomości będzie naruszeniem prywatności pracownika). Druga sytuacja dotyczy przypadku, gdy pracodawca zabronił wykorzystywania służbowej skrzynki do celów prywatnych. Wtedy należałoby przyjąć, że cała korespondencja znajdująca się w służbowej skrzynce stanowi pocztę służbową. Jednak to nie zwalnia pracodawcy z zakazu

Rzapoznania się z korespondencją prywatną znajdującą się w służbowej poczcie elektronicznej. Jeśli pracodawca znajdzie w poczcie służbowej e-mail niezwiązany z wykonywaniem obowiązków służbowych, nie powinien go czytać. Zakaz wglądu do korespondencji o charakterze prywatnym, nawet tej znajdującej się w skrzynce służbowej, ma charakter bezwzględny. Oznacza to, że nawet w sytuacji, gdy pracodawca nie zezwoli na korzystanie ze służbowej skrzynki mailowej dla celów prywatnych, a pracownik nie podporządkował się temu zakazowi, prywatna korespondencja nadal podlegać będzie ochronie. Oczywiście w takiej sytuacji pracodawca może wskazać na wprowadzony przez siebie zakaz korzystania ze służbowej skrzynki mailowej do celów prywatnych.

Skutkiem prowadzenia kontroli przez pracodawcę z naruszeniem tajemnicy korespondencji, będzie odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy z tytułu naruszenia dóbr osobistych pracowników.

Już na zakończenie warto również dodać, ze naruszenie tajemnicy korespondencji może stanowić przestępstwo zgodnie z art. 267 kodeksu karnego, zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

Reasumując, pracownik może być podglądany/monitorowany przez pracodawcę. Jednak, konieczne jest spełnienie szeregu wymogów, aby taka kontrola pracodawcy mogła być uznana za zgodną z prawem. 

Martyna Krystman :

zdjęcie