HOTELERÍA: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS by Nestor Eduardo

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS HOTELEROS

Guía para el estudiante

Elaborado por el formador:

JOSÉ LUIS OCAMPO AGUIRRE

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP

Programa Técnico Laboral en Hotelería y Gastronomía

Módulo Guía Organización de Eventos Hoteleros

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE: ARTÍCULO 32: “Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formación personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

Organización de Eventos Hoteleros Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: José Luis Ocampo Aguirre

Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P TABLA DE CONTENIDO

Pág. PRESENTACIÓN………………………………………………………………….. GUÍA METODOLÓGICA…………………………………………………………..

5 6

UNIDAD UNO 1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, ……………………………….. 10 1.1 Generalidades …………………………………………….. 10 1.1.1 Definiciones de algunos tipos de eventos…………………………………… 11 1.2 Ejercicio Evaluativo…………………………………………………………….. 19 UNIDAD DOS 2. ETAPAS DEL EVENTO Y FUNCIONES ………………………………. 20 2.1 Etapas del evento… ………………………………………………. 21 2.2 Pasos más importantes en la organización de un evento…………………. 22 2.3 Principales funciones del comité organizador ………………. 23 2.4 Brigadas de apoyo ……………………………………………………… 24 2.5 Pasos a seguir para la realización de un evento 26 2.6 Ejercicio evaluativo 30 UNIDAD TRES 3. ORGANIZACIÓN DE SALONES……………………….……..…………. 3.1 ANTECEDENTES………………………………………………………….. 3.2 CLASES DE RESTAURANTE …………………………………………… 3.3 CARGOS Y JERARQUIAS…..…………………………………………..… 3.4 MISE EN PLACE Y PREPARACION DEL SERVICIO…………………. 3.5 UBICACIÓN DE MESAS…………………………………………………….. 3.6 EL MENAJE DEL COMEDOR………………………………………………. 3.7 MONTAJE DE MESAS……………………………………………………… 3.8 LA CARTA Y EL MENÚ……………………………………………………. 3.9 PROTOCOLO DE ATENCION AL CLIENTE……………………………… 3.10 TOMA Y REDACCION DE PEDIDOS………………………………………

32 33 33 35 37 40 43 51 52 67 67

UNIDAD CUATRO 4. EL BAR 4.1 ANTECEDENTES DEL BAR……………………………….……………….. 4.2 PRINCIPALES CLASES ……………………………………………………. 4.3 CARGOS Y JEREARQUIAS………………………………………………… 4.4 TIPOS Y CLASES DE BEBIDAS…………………………………………. 4.5 EL VINO………………………………………………………………………. 4.6 LAS CEPAS…………………………………………………………………. 4.7 CLASIFICACION DE LOS VINOS……………………………………………

73 74 76 79 82 84 85

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4.8 4.9 4.10 4.11 4.12

LA CATA…..…………………………………………………………………… BEBIDAS DESTILADAS.……………………………………………………. PRINCIPALES DESTILADOS………………………………………………. BEBIDAS ARTIFICIALES……………………………………………………. BEBIDAS MEZCLADAS: COCTELES……………………………………

92 97 99 101 103

UNIDAD CINCO 5. EL MINI – BAR Y ROOM SERVICE………………………………………. 116 5.1 EL MINI - BAR……….……………………………………………………….. 116 5.2 ROOM SERVICE…………………………………………………………….... 119 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………...121

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P Apreciado estudiante: Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La institución le proporcionará un formador, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. Este módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la importancia y el propósito del módulo. GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del formador. DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así: Unidad Logro de competencia laboral Indicadores de logro: Evidencias Didáctica del método inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace. VALORACIÓN DE EVIDENCIAS BIBLIOGRAFÍA

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PRESENTACIÓN

Los servicios personales en los que se encuentran involucrados temperamentos, aptitudes y actitudes, es en nuestra época moderna un tema muy importante que no podemos ni debemos dejar de lado, más cuando nuestra profesión exige la prestación de un servicio directo a nuestros clientes potenciales. En la Hotelería y la Gastronomía, llámense Hoteles, bares, restaurantes o casas de banquetes, la aplicación de fundamentos en atención personalizada es nuestro diario vivir, por lo cual no debemos dejar de lado las enseñanzas sobre cómo atender, cómo servir, cómo vender y todos los demás conocimientos que necesitamos; para esto el presente módulo guía. El propósito de éste módulo es dar al estudiante los conocimientos necesarios para su desarrollo en el campo laboral en las áreas de organización de eventos, servicio de bar y restaurante de cualquier establecimiento gastronómico privado o de hotel; entregar al estudiante las herramientas prácticas, a través de talleres en aula para su uso en las labores diarias de su profesión, lograr que el estudiante se identifique con los diferentes cargos de A y B, relacionando estos con su vivir diario, crear a través de fórmulas interactivas buenos hábitos y profesionalismo en sus labores.

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P GUÍA METODOLÓGICA La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos: 1.

Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del método inductivo – activo

El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad.

Los módulos guía utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son:  A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Formador.  Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar.  Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados así: FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador. FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa. EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.  Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más relevantes y ejercicios generales.

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DIAGNÓSTICO INFORMACIÓN GENERAL Regional_____________Programa__________________Módulo____________ Estudiante_________________________Formador_______________________

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA Estilo de aprendizaje_______________________________________________

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P UNIDAD UNO 1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL:  Organizar y realizar eventos bajo los parámetros establecidos de acuerdo a la solicitud del cliente

INDICADORES DE LOGROS:

EVIDENCIAS DE

Identifica las generalidades sobre la organización de eventos. Clasifica los diferentes tipos de eventos de acuerdo a la necesidad del cliente. Reconoce la diferencia de los eventos que se pueden desarrollar según la necesidad del cliente. Reconoce y aplica los conceptos básicos en realización de eventos a la vida diaria

 Conocimiento  Conocimiento

 Conocimiento  Producto

Desarrollo exámenes sobre eventos realizados en el  Desempeño país, sus políticas y su organización.

FDH (Formador Dice y Hace) 1.1 GENERALIDADES Podemos hablar de la empresa de banquetes como una oferta muy importante en restauración, ya que por nuestras costumbres es de uso muy común la celebración de eventos con grandes o considerables cantidades de invitados, bien sean celebraciones religiosas, políticas, de ocio... Por tanto, el servicio de banquetes es todo un mundo a conocer dentro de las ofertas gastronómicas, de hecho en innumerables empresas hosteleras se poseen varios salones destinados a la celebración de banquetes. Desde el punto de vista organizador, para el trabajador de los banquetes, bien sea cocina, servicio, ventas o economato, es un trabajo con ganancias seguras, siempre y cuando la gestión esté bien realizada, ya que jugamos con la ventaja de conocer de antemano tanto el menú a confeccionar como las bebidas a servir y el número de comensales, día y hora de llegada. Aquí desaparece el factor sorpresa, quedando reducido tan solo a que puedan venir 10 ó 15 comensales más de los previstos.

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En ésta unidad vamos a analizar los factores que envuelven el servicio de banquetes, para su buen conocimiento y asentamiento de conceptos.

Cuando hablamos de organización de eventos este término es usado en forma amplia y general, ya que un evento puede significar desde una reunión familiar hasta un congreso mundial, esta palabra se ha tomado para agrupar y de allí que se haga necesario hacer partición de acuerdo al objetivo o fin que se persigue. Evento viene de eventualidad, actividad especial que se realiza fuera de la rutina regular para celebrar un acontecimiento, lo que implica concertación, planeación, organización y ejecución. Entre los eventos más usuales y frecuentes están: la celebración de los 15 años, matrimonios, congresos anuales de odontólogos, médicos, arquitectos, banquete del millón. El manejo y organización de eventos es parte integral y significativa de la actividad turística mundial. Su realización ha ejercido una influencia en el desarrollo turístico y hotelero y cada día se busca una mejor satisfacción del usuario, cada vez más exigente. Entre los eventos que podemos encontrar en nuestra labor profesional tenemos: 1. APRENDIZAJE: Congresos internacionales y nacionales, seminarios, mesas redondas, simposios, talleres, cursos, diplomados, conversatorios, conferencias, convenciones y foros. 2. SOCIAL: Allí se encuentran los homenajes, los aniversarios, los onomásticos, fiestas con objetivo definido, ejemplo: días de la secretaria, día de la madre, matrimonios y demás. 3. TURISMO: Tours, campamentos, turismo de aventura, turismo de salud, turismo ecológico y demás. 4. DEPORTIVO: Donde se agrupan para realizar torneos y campeonatos nacionales, internacionales y mundiales. 5. VARIOS: Festivales “gastronómicos, literarios, agrícolas y demás”, concursos, ferias.

El mundo está evolucionando con rapidez, cada día se descubren medicamentos nuevos, tecnologías nuevas, lo que anteriormente se guardaba celosamente por cada país no se lo mostraban al mundo, hoy en día ocurre lo contrario, hay que mostrarle al mundo todo lo que hacemos y producimos, es por esto que podemos decir que los eventos que se desarrollan en una nación son fiel reflejos de sus mejoras y logros, inquietudes y necesidades a través de estos se pueden medir el potencial de una nación, los adelantos tanto tecnológicos como científicos, su idiosincrasia, sus gente, su cultura, su turismo, nuestro país no escapa a esta realidad, por esta razón cada día se incrementa este mercado y se hace necesario 10

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P para las empresas tener personal calificado e idóneo en la organización y manejo de eventos.

1.1.1 DEFINICIONES Es importante que tengamos conocimiento de las ventajas y limitaciones de los eventos de mayor realización. 1. CONFERENCIAS: Es donde un conferencista expone un tema oralmente en forma metódica, donde asume una posición activa y los participantes se limitan a escuchar. VENTAJAS: Los participantes o asistentes son en gran número. LIMITACIONES: No permite la participación activa, las conclusiones en la mayoría de veces quedan por cuenta de los participantes y se dificulta comprendes calificar el grado de comprensión. 2. DISCUSIÓN EN GRUPOS: Es la presentación de una idea, problema o asunto que puede darse por medio de una película, demostración o panel. Se procede a dividir a los participantes en grupos pequeños con el fin de que cada grupo realice una discusión o intercambio de opiniones. Se elige un modelador. La discusión debe ser entre diez a quince minutos, se leen las conclusiones de cada grupo, estas pueden ser para futuras discusiones o temas de estudio. VENTAJAS: Participación activa de los participantes, se trabaja en grupos numerosos, se familiarizan los miembros del grupo y existe un ambiente de confianza. A corto tiempo se tienen una serie de ideas que pueden aplicarse en otro sistema o método. No requiere grupos muy homogéneos. LIMITACIONES: No se profundiza el tema en discusión por el tiempo tan corto. Si no hay un control por parte del instructor se puede presentar confusiones y el resultado será deficiente. Para grupos muy grandes el espacio debe ser adecuado al mismo, para que no se interfieran en las discusiones. 3. DISCUSIÓN GUIADA: Es el intercambio de opiniones sobre un tema dado, bajo la orientación y guía de un instructor que a su vez promueve la participación de todos.

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VENTAJAS: Permite gran participación, conclusiones precisas, amplia conocimientos adquiridos, trabaja con grupos homogéneos y heterogéneos. LIMITACIONES: No permite tratar temas desconocidos participantes. Se requiere trabajar en grupos pequeños.

por

los

4. ESTUDIO DE CASOS: Es una técnica de discusión, consiste en la descripción de un caso real investigada por un especialista y que es material de estudio por los participantes. Se analiza y se trata de buscar la solución más acertada al caso para presentar luego las conclusiones a la sesión plenaria. El instructor se limita a guiar y orientar a los participantes. VENTAJAS: Permite estudiar situaciones y casos reales, establece relaciones entre causa y efecto con base en argumentos bien fundamentados, desarrolla el espíritu crítico y la participación es activa. LIMITACIONES: Requiere que el grupo sea homogéneo. Preparación a fondo por parte de los estudiantes.

5. ESTUDIO DIRIGIDO A GRUPOS : Es un plan o técnica para guiar y estimular al alumno en los métodos de estudio y pensamiento reflexivo. Es un elemento pasivo el instructor, es un orientador. VENTAJAS: Ejercita la mente del adiestrado, lo acostumbra a trabaja r en grupo. Existe más compenetración entre el instructor y el estudiante. LIMITACIONES: Requiere planeación exhaustiva. Es necesario un instructor hábil para que guie a los estudiantes de una manera adecuada.

6. FORO: Es una reunión en la cual un experto o persona autorizada argumentan sobre un tema determinado previamente. Se abre la discusión y todos los integrantes participan.

VENTAJAS: Un grupo numeroso escucha un expositor calificado y se aclaran conceptos fundamentales sobre un tema determinado.

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P LIMITACIONES: Se limita a un solo tema, no permite la participación activa.

7. INSIDENTE CRITICO: Lo desarrolló el profesor Pigors y es una adaptación muy útil del estudio de casos, pero su tratamiento es el inverso: se parte de un hecho aislado que el instructor comenta. Los participantes intervienen a través de preguntas para aumentar el número de hechos y darle una mejor solución al caso. VENTAJAS: Planea actividades de grupo. Recoge y selecciona datos. Se aprende a formular conclusiones. Se trata con grupos numerosos. LIMITACIONES: Se requiere de un instructor hábil y eficiente. Se dispone de dos horas como mínimo. Se requiere de un grupo homogéneo y con adecuada preparación en el tema a tratar.

8. PHILIPS 6.6

Radica en dividir a los participantes en grupos de seis para que discutan durante seis minutos un cuestionario preparado, designando un modelador y un relator que tendrá la responsabilidad de presentar las conclusiones del grupo. Ideado por el doctor Donald Philips.

VENTAJAS: Permite la participación activa de un gran número de personas. Detecta rápidamente los conocimientos sobre el tema tratado. Se adapta a la mayoría de las materias, temas y situaciones de estudio.

LIMITACIONES: Los temas deben ser muy concretos. Las conclusiones deben ser muy precisas y no permite por la brevedad del tiempo la profundización de los temas.

9. PROBLEMAS: Es una situación específica que debe resolverse mediante el pensamiento reflexivo.

VENTAJAS: Estimula la mente del estudiantado y los acostumbra a pensar rápido y con lógica. Favorece la transferencia de conocimientos.

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LIMITACIONES: Requiere de un instructor muy hábil. Necesita una planeación exhaustivas.

10. PROYECTOS. Consiste en una actividad en donde la idea dominante fija el fin de la acción, guía su proceso y proporciona la motivación. Los participantes deben aplicar conocimientos adquiridos con anterioridad. VENTAJAS: Permite realizar trabajos prácticos en lo referente a funciones de los estudiantes.

LIMITACIONES: Requiere mucho tiempo y materiales, de un instructor hábil y que sepa seleccionar los proyectos y orientar su ejecución.

11. JUEGO O TEST DEL CESTO Es una serie de problemas que se le presentan al estudiante para que lo resuelva. Una canasta contiene notas, informes, cartas, memorandos y otros, que requieren solución inmediata y por ello se le pide que represente el papel de sustitución de un empleado capaz de llevar a cabo tales deberes. Cuando todos los miembros del grupo han acabado su asignación, se procede a interpretar, discutir y valorar los diferentes medios escogidos para resolver las situaciones.

VENTAJAS: Permite al estudiante colocarse en condiciones parecidas al trabajo ordinario. Participación activa de los integrantes. Se adquieren habilidades para comprender y solucionar rápidamente problemas en forma razonada.

LIMITACIONES: No permite trabajar con grupos numerosos. Se requiere de un buen instructor con experiencia real del trabajo. Si no se orienta bien puede inhibir a los integrantes tímidos.

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P 12. LABORATORIOS: Consiste en la experimentación de casos que se pueden generar dentro del campo específico de estudio bajo el control del instructor, con el fin de desarrollar procesos prácticos de trabajo en una materia.

VENTAJAS: Participación activa del estudiante. Se estimula la creatividad y la iniciativa. Permite trabajar en situaciones muy cercanas a la realidad.

LIMITACIONES: No permite trabajar en grupos muy numerosos. Se requiere de instructores muy calificados, tiempo, materiales, y equipos especiales.

13. LECTURAS ASIGNADAS: Asignar a los estudiantes lecturas sobre temas determinados, con el objetivo de complementar el conocimiento adquiridos. VENTAJAS: Profundizar conocimientos y dar bases fundamentales para temas nuevos. Estimular el estudio crítico y reflexivo. LIMITACIONES: Cuando son muchos estudiantes el costo es alto. Requiere de un formador capas de seleccionar lecturas claves con el trabajo de los estudiantes. 14. CONVENCIONES: Convocatoria a una población homogénea para determinar intereses comunes donde se plantean tesis y argumentos propios de su gremio, se toman decisiones y se establecen estrategias frente al fenómeno objeto del evento.

15. CONGRESOS Intercambio de experiencias y opiniones entre un grupo de personas muy calificadas en determinada especialidad o entre miembros de diversos grupos y de instituciones del mismo ramo, capaces de analizar un problema común basado en los datos informativos que todos ellos aportan.

16. FOROS Participación grupal para intercambiar ideas sobre un tema de interés general, cuya finalidad es: permitir la libre expresión se ideas, fomentar el 15

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interés hacia el tema, estimular la reflexión y la critica, desarrollar el compañerismo. Llegar a conclusiones y acuerdos, analizar ideas y puntos de vista.

17. SIMPOSIO Reunión grupal en la que intervienen de 3 a 6 expertos expositores quienes disertan e intercambian opiniones por 15 o 20 minutos sobre diversos aspectos de un mismo tema para llegar a una conclusión.

18. REUNION CORPORATIVA Es una reunión periódica de carácter obligatorio para todos los funcionarios de una institución donde se plantea todo el quehacer de la empresa para una puesta en común.

19. DE VENTAS Reunión para establecer políticas, estrategias, compromisos y entrenamiento a los trabajadores con respeto a los productos y servicios que ofrece la organización.

20. DE CAPACITACION Evento que permite cualificar el talento humano para mejorar su desarrollo laboral, social y personal en pro de la empresa.

21. DE ACCIONISTAS Reunión de socios accionistas de una empresa con el ánimo de definir políticas de inversión que le garanticen la rentabilidad de su capital.

22. PRESENTACION DE PRODUCTOS Exposición con objetivo de formular un proyecto, cuya metodología es el análisis, estudio de factibilidades, objetivos, metas, estrategias y recursos necesarios para el desarrollo del mismo.

23. REUNION DE JUNTAS DIRECTIVAS Quienes reciben información de gerencia y dirección de la empresa para que con base en esta se tomen decisiones sobre políticas, administración y operación de la institución que representan.

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P 24. RUEDA DE PRENSA Convocatoria a un personaje por parte de los medios masivos de comunicación (radio, prensa y televisión), con el propósito de formularle una serie de preguntas de interés general sobre temas específicos. Hay un moderador que organiza las intervenciones de los periodistas en forma ordenada e imparcial.

25. COLOQUIOS Conferencia o plática entre dos o más personas para intercambiar opiniones y experiencias sobre problemas comunes con el fin de contribuir a la solución de los mismos.

26. ASAMBLEAS Reunión numerosa de personas convocadas para algún fin y dirigida por un coordinador o presidente, quien orientara y estimulara la participación de los asambleístas.

27. PANELES En el panel varios expertos se reúnen a dialogar sobre su especialidad y desde su particular punto de vista, cada uno es experto en una parte del tema general.

28. MESA REDONDA Se trata de un grupo, por lo general de 3 a 6 expertos que intervienen ante un auditorio. Sin embargo los expertos no son simples expositores sino personas que entablan entre ellos una discusión informal, parecida a una conversación agitada con posiciones divergentes sobre el tema.

29. BANQUETE

Es una actividad o reunión formal que agrupa a un determinado número de personas con un propósito definido y que exige una programación, una coordinación, es decir, que defina “el que, el cómo, el donde y el porqué” de cada una de las actividades a realizar delegando responsabilidades, definiendo funciones para los encargados de ejecutarlas. Hoy en día los Banquetes son actos muy generalizados que se producen por diversos motivos, debido a la necesidad de contactos entre las personas. Aunque las costumbres y los menús han sufrido una gran transformación, su finalidad en líneas generales, deja en segundo plano el factor comida; ya que el motivo

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principal en la mayoría de los casos salvo los banquetes tradicionales, es reunir a un determinado número de personas para un fin determinado. Es una comida espléndida a la que concurren muchas personas para celebrar algún acontecimiento especial. Dado el gran incremento que debido a la vida moderna y el progreso que ha tomado el turismo, la extensión de contactos internacionales y de ámbito nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro, han traído como consecuencia el poder celebrar en los Hoteles y en los centros de convenciones un sin número de congresos, conferencias y reuniones de negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales.

FDEH (Formador Dice y Estudiante Hace) CUESTIONARIO ¿Cómo se llama la actividad especial que se realiza fuera de la rutina?, ¿para qué sirve? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________

¿Qué elemento es significativo en la actividad turística mundial?, ¿por qué? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________

Mencione la clasificación de eventos y explíquelos. _________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________

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EDH (Estudiante Dice y Hace)

Elaborar una lista de 10 diferentes eventos, que puede desarrollar usted como organizador de eventos, explicando cada tipo de reuni贸n. _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________

Realizar una mesa redonda donde se discutir谩 las ventajas y desventajas al realizar eventos, y retroalimentar al resto del grupo.

Valoraci贸n de Evidencias: _______________________

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UNIDAD DOS 2. ETAPAS DEL EVENTO Y FUNCIONES

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL:  Manejar adecuadamente las diferentes etapas de los eventos aplicando las normas establecidas

INDICADORES DE LOGROS:

EVIDENCIAS DE

Identifica los objetivos de cada evento y clasifica las etapas del evento Reconoce adecuadamente la logística de un evento Análisis pertinente de cada post – evento sacando las conclusiones y retroalimentando a cada funcionario. Reconoce y maneja los elementos en la realización de los eventos. Describe y aplica los sistemas aprendidos en clase y los hace parte de su vida diaria.

 Conocimiento  Conocimiento

 Conocimiento  Desempeño  Producto

FDH (Formador Dice y Hace)

2.1 ETAPAS DEL EVENTO Todo evento por sencillo que sea, debe contar con una programación de actividades en cada una de sus etapas:

Primera Etapa Pre-evento: Es el pensar – planear – organizar y definir. Es el trabajo previo al evento que generalmente es ejecutado por los grupos de trabajo llamados comités y que obedecen a un organigrama previamente elaborado y coordinado por un director. Esta etapa se caracteriza por que la actividad que más se realiza es la de planear, pensar en él como del proceso y establece un organigrama; define actividades,

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P funciones, asigna responsabilidades y define el programa que se cumplirá de acuerdo a una disponibilidad presupuestal

Segunda etapa Evento: Es el actuar – ejecutar lo planeado. En esta etapa debe desarrollarse todo lo planeado, respetando la programación establecida, el cronograma establecido y las responsabilidades asignadas. Durante este proceso se debe ejercer un control permanente sobre cada uno de los comités y dar una asesoría constante que asegure y garantice el éxito y las determinaciones de última hora (si las hay), estas deben ser tomadas por el coordinador del comité respectivo.

Tercera etapa Pos-evento: Es el evaluar – resultados contra lo planeado. -

Analizar paso a paso el proceso realizado por los comités, presentando informe respectivo. Elaborar recomendaciones Elaborar reconocimientos Elaborar memorias Elaborar replanteamientos

2.2 PASOS MÁS IMPORTANTES EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO 1. Comité organizador Nombre del evento, lugar y fecha. Es difícil definir lo que se debe realizar primero ya que depende de cada caso en particular. La mayoría de las veces los eventos se realizan por que nace la necesidad y por ende hay una persona y un tema, pero otras veces se da el caso que los eventos se repiten o bien anualmente o cada dos años, entonces en este caso hay que designar el Presidente del comité organizador quien a su vez posteriormente nombrara a los demás miembros.

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La designación del Presidente del comité organizador es muy variada, puede ser designado por el presidente de una empresa, una organización internacional, un comité, una sociedad. Al determinar el lugar hay que tomar en cuenta si hay suficiente capacidad de transporte, de estacionamiento, seguridad, facilidad de apoyo logístico en el lugar.

1.1 Principales funciones del comité organizador:             

Diseñar la logística del evento Confirmar nombre, lugar y fecha Establecer los comités de apoyo Seguimiento a las diferentes actividades que realizan los comités de apoyo Elaborar el presupuesto general Elaborar el cronograma de actividades y el organigrama general Ensamblar el programa elaborado por el comité de temas Convocar a reuniones periódicas a los comités de apoyo, para evaluar los resultados de las actividades desarrolladas Considerar y aprobar las sugerencias y recomendaciones de los comités Aprobar la incorporación o desincorporación de los miembros de comités Definir los medios y la frecuencia de la promoción interna Controlar las finanzas Controlar la promoción

Los comités que se crean, dependen de las necesidades, algunas veces se crea un comité para la elaboración del programa, logística, temas, apoyo, acompañantes, relaciones públicas y demás actividades pertinentes.

1.2 Las principales actividades de un comité de temas son: Preparar un cronograma de actividades Elaborar el temario y bases para la presentación de trabajos o conferencias Enviar cartas invitando a la participación Estructurar las directivas de las mesas de trabajo Enviar al comité organizador a través de reuniones periódicas Es muy importante “fundamental” la buena estructuración del programa y sus invitados ya que ello depende principalmente el éxito del evento.

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1.3 principales actividades del comité de apoyo: Brigadas de Apoyo (operativas o de trabajo)

Brigada de cocina Esta encargada de la elaboración y producción de los diferentes menús ordenados por el comité Organizador aunque, en muchas ocasiones este comité solicita el asesoramiento de esta brigada para el desarrollo de los diferentes menús a presentar a los contratantes. Estos menús pueden ser para: Desayunos de trabajo, coffee breack´s, almuerzos, cenas, bufetes entre otros. Las funciones del Jefe de Cocina a parte de la producción es el responsable y se encarga de entregar la cantidad solicitada por el Comité Organizador con un excedente del 10 % más de lo solicitado con el propósito de cubrir posibles eventualidades. Su función se limita únicamente ala área de producción

Brigada de Bares Es el encargado de preparar el mise en place de las bebidas alcohólicas y no alcohólicas además de las bebidas mezcladas ordenas por el Comité Organizados; dichas bebidas deberán estar establecidas de acuerdo al menú concertado tanto por el comité organizados como los anfitriones. La cristalería entregada por el steward será pulida y brillada por los encargados de esta brigada. La función del Jefe de Bares es de producir y supervisar el servicio y las cantidades establecidas por el Comité Organizador; su intervención se limita únicamente a las bebidas. Brigada de área social 1. MONTAJE: En esta área se encargará el house kepeer o los auxiliares de este, encargados de la colocación de mesas, sillas y demás mobiliarios dispuesto según el tipo de evento; una vez dispuesto el mobiliario entra en acción la Brigada de Mesa. El Jefe de Salón será el encargado de supervisar el montaje de mesas, sillas, decoración y protocolos de servicio del salón; verificará el número de invitados y establecerá las precedencias protocolarias según el evento que se haya contratado. 2. BRIGADA DE MESA O SERVICIO: Esta encargada de vestir las mesas, sillas y demás mobiliarios que se haya dispuesto para el evento y dependiendo del tipo de servicio solicitado (Americano, Ingles, Francés, Ruso entre otros). También se encarga de pulir y brillar todos los

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implementos entregados por el Stewart. Para esta brigada se designa a un Jefe, función que por lo general la realiza el sub. maître de hotel; en otros establecimientos hoteleros se encuentra designado un Maître o capitán de meseros como jefe de banquetes eventos; generalmente los meseros son contratados de cooperativas especializadas en el medio. Brigada de decoración Es la encarga de realizar la decoración de las mesas, adornos del salón, centros entre otros y dependiendo del tipo de evento solicitado por el Comité Organizador. Otras brigadas: Se crean otras brigadas dependiendo del requerimiento de y el tipo de enveto a realizarse como: Stewart que está encargado de suministrar y lavar el menaje del evento; Brigada de limpieza que como su nombre lo indica se encarga de la limpieza y el aseo del salón tanto de inicio como al final del evento. Relaciones publicas: Diseño y elaboración del afiche Elaboración y distribución de las tarjetas de invitación Elaboración de la lista de invitados especiales y participantes Invitación oficial a los conferencistas Diseño y elaboración de los distintivos Participar en la formulación general del evento Promoción interna y externa Diseño y elaboración de la pancarta Adquisición de maletines y obsequios Redacción, discursos de inauguración y clausura Planificación y coordinación de los protocolos de inauguración y clausuras Coordinación de registros en hoteles para invitados especiales Coordinación de instructivos Coordinación de programas especiales para el comité organizador e invitados

Seguridad: En eventos donde participan personalidades muy importantes políticamente o miembros de una organización internacional, hay que tomar en cuenta con mucho cuidado la logística de la seguridad tales como cámara de circuito cerrado de televisión, comunicación interna, personal en cubierta, detector de metales, en área externa k nueves para detección de explosivos y estupefacientes entre otros.

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P Servicio médico: En eventos donde hay un gran número de participantes o de antemano se sabe que son personas de cierta edad es recomendable contar con un servicio médico, enfermería y posiblemente una ambulancia. PASOS A SEGUIR PARA LA REALIZACIÓN DE UN EVENTO Pasos a seguir (logística) Selección de la fecha Selección de las salas o centros de convenciones Logística del comité organizador Presupuesto general Contabilidad del congreso Abrir cuentas de banco Finanzas Chequeo de facturas Chequeo de cuentas bancarias Contabilidad final

1. PASOS INICIALES DEL COMITÉ ORGANIZADOR: Negociación: salas de conferencia, oficinas, actividades sociales. Carta solicitud y reservación de los salones. Carta reservación de habitaciones – cantidad habitaciones. Contratos. Lista de los posibles huéspedes. Carta de garantía de pago. Menús elegidos según contrato. Bebidas elegidas según contrato. Revisión planos de salas de conferencia, enviar carta indicando como se deben colocar las sillas o si hay que colocar mesas, presídium de inauguración, cantidad de sillas o mesas. Revisión de cuentas con el hotel. Pago al hotel.

IMPRENTA Creación logotipo Papelería Afiches Los boletines Programa final

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Libro de resúmenes Distintivos Lista de participantes Tarjetas de invitación

INVITADOS ESPECIALES Carta de invitación Carta de reconfirmación Documentación Pasajes Estadía: hotel, comidas Obsequios Paseos Atenciones Recepción llegada y salida en el aeropuerto Arreglo entrevistas solicitadas por el invitado

PROMOCION Introducción de los mismos a la computadora Envío primer boletín Envío de afiches Designación del agente oficial de viajes – coordinador de transporte Línea aérea Envío de cartas nombrando los diferentes coordinadores oficiales Negociación de comisiones Artes anuncios de prensa Seleccionar fecha y ubicación de espacio en los diarios Coordinación de prensa Envío de información a los diferentes medios: radio, televisión, prensa Entrevistas en radio y televisión Servicios de correo o envíos especiales SOCIAL Coctel de inauguración Coctel de clausura Café Refrescos Pastelería Actos sociales Almuerzos Cenas 26

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P Desayunos Concierto Licores Banquete, cena, bufete, entre otros Actos folklóricos Grupos de música: - responsables - fecha lugar - comunicación solicitud y/o contrato - reconfirmación - promoción actos sociales - cartas agradecimientos DECORACION Revisar necesidades Actos de inauguración Salas de conferencias Actos sociales Pancartas Banderas Triedros Toldos Flores

TRANSPORTE Invitados especiales Paseos acompañados Aeropuerto / hotel / aeropuerto Hotel / centro de convenciones / hotel Hotel / actos sociales / hotel Sonido Interpretación simultanea Grabación Proyección Películas DVD / CD / VHS / video ben Proyector de acetatos Retroproyector Transcripción (grabadoras, audífonos) Reproducción Computador Fotocopiadora Teléfono / fax / Internet 27

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Celulares

PERSONAL Anfitrionas Traductores Digitadoras Taquígrafas Jefe de secretaria Correctores de estilo Operadores de fotocopiadora Compaginadores Mensajero Técnico de sonido Técnico de proyección Coordinador general Jefe de guías Guías de protocolo Guías de información Guías de turismo Personal para inscripciones Guías de recepción aeropuerto Guías recepción hotel Seguridad Periodistas Personal entrega de material

VARIOS Determinar lugar de inscripción pre-evento y durante planillas de inscripción.

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FDEH (Formador Dice y Estudiante Hace) CUESTIONARIO ¿Cuáles son las etapas de un evento a tener en cuenta para su desarrollo?, mencione y explique. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________

¿Cuáles son las funciones del comité organizador?, mencione y explique __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________

¿Qué son y cómo funcionan las brigadas de apoyo?. _________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________

EDH (Estudiante Dice y Hace)

Elaborar un evento en papel, desarrollando los comités de apoyo y sus respectivas brigadas. ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 29

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Valoraci贸n de Evidencias: _______________________

I nst it ut o Colombiano de A prendizaje I N CA P UNIDAD TRES 3. ORGANIZACIÓN DE SALONES

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL:  Organizar y realizar los diferentes montajes de salones según la necesidad del cliente. INDICADORES DE LOGROS: Conoce los parámetros necesarios para la ubicación del triedro y conoce las normas para la distribución del salón e invitados según el evento. Distingue los diferentes Protocolos y diseños en el montaje de un salón según el evento. Conoce las diferentes alternativas para la decoración de salones según el tipo de evento. Elabora planillas de presupuestos y protocolo Demuestra sus conocimientos en el montaje de salones, protocolo y decoración

EVIDENCIAS DE  Conocimiento  Conocimiento  Conocimiento  Producto  Desempeño

FDH (Formador Dice y Hace) 3.1 ORGANIZACIÓN DE SALONES: Es la forma como se debe disponer las sillas de acuerdo al número de invitados, espacio disponible, tipo de evento y objetivo del mismo. Se recomienda que en la mesa principal con invitado especial o personaje a destacar; el número de sillas sea impar 3-5-7-9-11-13.

TRIEDRO Es el triangulo que se ubica a cada silla indicando quien debe ubicarse en cada puesto

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DISTRIBUCIÓN DE SALONES Para la ubicación de las mesas, se acostumbra a utilizar formas geométricas dependiendo del área disponible del salón, del tipo de evento que se vaya a realizar, del número de personas y básicamente del acuerdo que se tenga con el cliente sobre la disposición del salón. Se debe considerar que las personas van a pasar la mayor parte del tiempo en un Salón de Reunión. Por lo tanto, debe brindarles la máxima comodidad posible. A continuación encontramos algunas figuras demostrativas para el montaje de mesas:

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El montaje de un banquete requiere suficiente tiempo, para ir ejecutándose debidamente todos los detalles que exige la planificación que previamente se ha convenido. La forma de efectuar el montaje dependerá de la forma del local, dimensiones, etc., así como del número de comensales a los que haya que dar servicio y del tipo de este. Es conveniente hacer un pequeño croquis con la distribución de las mesas; facilitando de esa manera el trabajo. Las mesas que se utilizan en estos servicios tienen unas dimensiones mayores que las normales con patas plegables o de roscas. Las medidas de estas mesas varían entre dos, tres y medios o cuatro metros de largo y 0.80 metros de ancho (para comer) y (0.40) metros de ancho como apoyo de material.

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DECORACIÓN DE SALONES Para crear una atmosfera especial en el salón, nada mejor que decidir cómo va a ser decorado el salón; para ello hay que tomar en cuenta: el color, el tema exigido, la hora, el carácter de la reunión y la armonización de todos los detalles del ambiente. Una vez escogido el decorado, se le expone las ideas, el tipo de evento que se tiene preparado y se le invita a los lugares donde se realizará el evento, para que el pueda planear con más acierto su decoración.

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El salón bellamente decorado sirve para que los invitados luzcan sus mejores galas y las mesas con sus adornos resalten los momentos protocolares del evento. Las flores deben armonizar con la decoración existente en el salón, el estilo del evento, la mantelería y la utilería que se va a usar.

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La mantelería de lino, raso o encaje, siguiendo el color tema del evento, brinda colorido al ambiente, las sillas tapizadas haciendo juego con la mantelería al igual vajilla y cristalería deben ser de la mejor calidad, la distribución de las mesas debe hacerse con mucho sentido práctico y elegancia, de tal manera que cada una se destaque y dejen espacio para facilitar el pasa de los meseros; los expertos recomiendan mesas rectangulares para la mesa principal y mesas redondas para los invitados.

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Esta función es realizada por los utileros o la brigada de Decoración (tramoyistas o escenógrafos); dependiendo del tipo de evento a realizarse y con parámetros a tenerse en cuenta como: el evento se realizara en horas del día o noche, religión, motivo, cantidad de invitados entre otros parámetros que deberán establecer las estrategias de decoración de las mesas, sillas, salón etc.; los arreglos florales deberán ser entre 5 a 10 centímetros de altura máxima; la lencería deberá estar acorde con el evento a realizarse al igual que la cristalería y la cubertería.

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RESERVAS DE SALONES: Se trata de un formulario con la fecha y con unos cuadros donde consta el nombre de cada salón. Finalizada la visita del cliente bien haya sido personal o telefónica, tentativa o definitiva, se anotará la reserva en este libro que tiene como objetivo tener constancia de los salones ocupados para que en ningún caso puedan venderse un Salón dos veces, lo cual acarrearía un gran problema de difícil solución. En cada casillero del formulario se deben apuntar los siguientes conceptos: 49

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-Salón, Fecha en que se registra la reserva. -Nombre del cliente, domicilio y teléfono, tipo de Banquete, Hora, Número de personas, Observaciones. Las anotaciones en este libro deberán hacerse siempre con lápiz, con el fin de poderlas borrar en caso de cancelación. Las cancelaciones deberán hacerse constar en el casillero correspondiente, con el fin de que, quede constancia de lo que se ha borrado o cancelado. Cuando un cliente solicita un servicio una fecha determinada y los salones están todos comprometidos pero no confirmados, antes de dar una negativa, el responsable de banquetes deberá ponerse en contacto con el cliente que tenga hecha la reserva para recordarle que la tiene y ver si puede confirmarla. Esto deberá hacerse con tacto, pues el cliente puede molestarse y perder ese servicio, por ésta razón no debe llamarse a un cliente cuya visita sea muy reciente, sino que por el contrario, decirle al nuevo cliente que pasados algunos días se tratará de solucionar la forma de darle un salón.

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FDEH (Formador Dice y Estudiante Hace) CUESTIONARIO Explique qu茅 es un TRIEDRO __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________

Mencione y explique por lo menos cinco normas a tener en cuenta en la organizaci贸n de los salones. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________

Mencione y explique las normas para la reserva de un sal贸n. _________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________

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EDH (Estudiante Dice y Hace)

Elabore un triedro teniendo en cuenta el tipo de evento y clase de invitados o comensales. ____________________________________________________ ____________________________________________________

Realice en papel la distribución de un salón para un evento determinado, teniendo en cuenta las normas establecidas y de acuerdo a parámetros establecidos por el formador.

Valoración de Evidencias: _______________________

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BIBLIOGRAFÍA

Revista LA BARRA, El arte de servir la mesa.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Organización de Eventos, guía de aprendizaje No. 1.

REDMON, Moran. Etiqueta y buenos modales, Editorial Barcelona 2000.

SMITH. Jalee. Retener y Fidelizar al cliente, Editorial Trillas de México, 2002.

MARTÍN, William B. Guía del mesero., Grupo editorial Iberoamérica S.A. de C.V. 1.987.

FOX, Sue. Etiquette for Dummies., grupo editorial Norma S.A.

Paginas Internet. W.W.W. HosteleríaTcs.com. W.W.W. El buen servir.com. W.W.W. Google.com W.W.W. wikipedia.com