Excel Avanรงado Cenรกrios Manual do Formando
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B. Cenários Alternar entre Vários Conjuntos de Valores Utilizando Cenários Um cenário é um conjunto de valores que o Microsoft Office Excel guarda e pode substituir automaticamente na folha de cálculo. Pode criar e guardar diferentes grupos de valores como cenários numa folha de cálculo e, em seguida, mudar para qualquer um desses cenários para visualizar os vários resultados. Se várias pessoas tiverem informações específicas que pretenda utilizar em cenários, poderá recolher as informações em livros separados e, em seguida, intercalar os cenários dos diferentes livros num só. Quando tiver todos os cenários de que necessita, poderá criar um relatório de resumo de cenário que incorpore informações de todos os cenários. Os cenários fazem parte de um conjunto de comandos chamados ferramentas de análise de hipóteses. Quando utiliza cenários, está a efetuar a análise de hipóteses. A análise de hipóteses é o processo de alteração dos valores nas células para ver o modo como essas alterações irão afetar o resultado das fórmulas existentes na folha de cálculo. Pode utilizar cenários para criar e guardar conjuntos de valores diferentes e alternar entre eles. Também pode criar um relatório de resumo de cenário, que combina todos os cenários numa folha de cálculo. Por exemplo, pode criar vários cenários de orçamento que comparem vários níveis de receitas e despesas diferentes e, em seguida, criar um relatório que lhe permita comparar os relatórios lado a lado. Tipos de análise de hipóteses Existem três tipos de ferramentas de análise de hipóteses no Excel: cenários, tabelas de dados e atingir objetivo. Os cenários e as tabelas de dados utilizam conjuntos de valores de entrada e determinam resultados possíveis. Atingir objetivo funciona de um modo diferente dos cenários e tabelas de dados, visto utilizar um resultado e determinar os valores de entrada possíveis que produzem esse resultado. Tal como as tabelas de dados, os cenários ajudam-no a explorar um conjunto de resultados possíveis. Contrariamente às tabelas de dados, é possível intercalar cenários de várias folhas de cálculo ou livros diferentes. Os cenários permitem recolher mais facilmente dados sobre resultados possíveis a partir de uma vasta gama de origens e, em seguida, combinar esses dados.
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Cada cenário pode acomodar até 32 valores de variável. Se pretender analisar mais de 32 valores e os valores representarem apenas uma ou duas variáveis, poderá utilizar tabelas de dados. Apesar de estar limitada apenas a uma ou duas variáveis (uma para a célula de entrada da linha e uma para a célula de entrada da coluna), uma tabela pode incluir tantas variáveis diferentes quantas pretender. Um cenário pode ter um máximo de 32 valores diferentes, mas poderá criar tantos cenários quantos pretender.
Noções Básicas Sobre Cenários Criar cenários Suponha que pretende criar um orçamento e não tem a certeza das suas receitas. Utilizando cenários, poderá definir valores diferentes para as receitas e, em seguida, alternar entre cenários para efetuar análises de hipóteses. Por exemplo, assuma que o cenário de pior hipótese de orçamento é uma Receita Bruta de € 50.000 e um Custo de Bens Vendidos de € 13.200, deixando € 36.800 no Lucro Bruto. Para definir este conjunto de valores como um cenário, introduza primeiro os valores numa folha de cálculo, conforme apresentado na ilustração seguinte:
1. As células variáveis têm valores introduzidos por si. 2. A célula resultante contém uma fórmula baseada nas células variáveis (nesta ilustração, =B1-B2). Em seguida, tem de utilizar a caixa de diálogo Gestor de Cenários para guardar estes valores como um cenário; atribuir ao cenário o nome Pior Hipótese e especificar que as células B1 e B2 são valores que mudam entre cenários.
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Agora, assuma que o cenário de melhor hipótese de orçamento assenta numa Receita Bruta de € 150.000 e um Custo de Bens Vendidos de € 26.000, deixando € 124.000 no Lucro Bruto. Para definir este conjunto de valores como um cenário, crie outro cenário, atribua-lhe o nome Melhor Hipótese e forneça valores diferentes para as células B1 (150.000) e B2 (26.000). Visto que Lucro Bruto (célula B3) é uma fórmula — a diferença entre Receita (B1) e Custo (B2) — não necessita de alterar a célula B3 para o cenário Melhor Hipótese. Depois de guardar um cenário, este fica disponível na lista de cenários que poderá utilizar nas suas análises de hipóteses. Dados os valores da ilustração anterior, se optar por apresentar o cenário Melhor Hipótese, os valores existentes na folha de cálculo seriam alterados para se assemelharem à ilustração seguinte:
1. Células variáveis. 2. Célula de resultado. Intercalar cenários Por vezes, poderá ter numa folha de cálculo ou livro, todas as informações necessárias para criar todos os cenários que pretende tomar em consideração. No entanto, poderá pretender recolher informações de cenário a partir de outras origens. Por exemplo, suponha que está a tentar criar um orçamento para uma empresa maior. Poderá recolher cenários a partir de vários departamentos, tais como os departamentos Financeiro, Produção, Marketing e Jurídico, visto que cada uma destas origens tem informações diferentes para utilizar na criação de cenários. Poderá recolher estes cenários numa folha de cálculo utilizando o comando Intercalar. Cada origem pode fornecer as células variáveis que pretender. Por exemplo, poderá pretender que cada departamento forneça projeções de despesas, mas que apenas alguns forneçam projeções de receitas.
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Quando recolher cenários diferentes de várias origens, poderá utilizar a mesma estrutura de células em cada um dos livros. Por exemplo, as Receitas poderão estar sempre na célula B2 e as Despesas na célula B3. Se utilizar estruturas diferentes para os cenários de várias origens, poderá ser difícil intercalar os resultados. Relatórios de resumo de cenário Para comparar vários cenários, pode criar um relatório que resuma os vários cenários na mesma página. O relatório pode listar os cenários lado a lado ou apresentá-los num Relatório de tabela dinâmica. Um relatório de resumo de cenário baseado nos dois cenários de exemplo anteriores, teria um aspeto semelhante ao seguinte:
NOTA: Por predefinição, o relatório de resumo utiliza referências de célula para identificar
as células variáveis e de resultado. Neste exemplo, foram atribuídos nomes a estas células para facilitar a leitura do relatório de resumo. Se criar nomes para as células antes de executar o relatório de resumo, o relatório irá conter os nomes em vez das referências das células. É apresentada uma nota no final do relatório de resumo, explicando que a coluna Valores Atuais representa os valores das células variáveis no momento em que o Relatório de Resumo de Cenário foi criado e que as células que mudaram para cada cenário estão realçadas a cinzento.
Criar um Cenário Antes de criar um cenário, já deverá ter um conjunto de valores inicial na folha de cálculo. Para facilitar a leitura dos relatórios de sumário, deverá tomar em consideração atribuir nomes às células que tenciona utilizar nos cenários. 1. No separador Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Análise de Hipóteses e, em seguida, clique em Gestor de Cenários. 2. Clique em Adicionar. 3. Na caixa Nome do Cenário, escreva um nome para o cenário.
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4. Na caixa Células Variáveis, introduza as referências para as células que pretende especificar no cenário. Por exemplo, se pretender ver como a alteração dos valores das células B1 e B2 irá afetar o resultado de uma fórmula baseada nessas células, introduza B1,B2. 5. Em Proteção, selecione as opções que deseja. a) Selecione Impedir Alterações para impedir a edição do cenário quando a folha de cálculo estiver protegida. b) Selecione Ocultar para impedir a apresentação do cenário quando a folha de cálculo estiver protegida. 6. Clique em OK. 7. Na caixa de diálogo Valores de Cenário, escreva os valores que pretende utilizar nas células variáveis deste cenário. 8. Para criar o cenário, clique em OK. 9. Se pretender criar cenários adicionais, repita os passos de 2 a 8. Quando acabar, clique em OK e, em seguida, clique em Fechar na caixa de diálogo Gestor de Cenários.
Visualizar um Cenário Quando apresenta um cenário, muda para o conjunto de valores guardado como parte desse cenário. Os valores do cenário são apresentados nas células que mudam de cenário para cenário, para além das células de resultados. Por exemplo, utilizando os cenários anteriores, se apresentar o cenário Melhor Hipótese, a célula B1 apresenta 150000, a célula B2 apresenta 26000 e a célula B3 apresenta 124000. 1. No separador Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Análise de Hipóteses e, em seguida, clique em Gestor de Cenários. 2. Clique no nome do cenário que deseja visualizar. 3. Clique em Mostrar. NOTA: Depois de fechar a caixa de diálogo Gestor de Cenário, os valores do último cenário
apresentado permanecem apresentados na folha de cálculo. Se tiver guardado os valores iniciais como um cenário, poderá apresentar esses valores antes de fechar a caixa de diálogo Gestor de Cenários.
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Intercalar Cenários 1. Selecione a folha em que pretende armazenar os resultados dos cenários intercalados. 2. No separador Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Análise de Hipóteses e, em seguida, clique em Gestor de Cenários. 3. Clique em Intercalar. 4. Na caixa de diálogo Intercalar Cenários, clique na seta existente junto a Livro e selecione um livro que contenha cenários que pretenda intercalar nos seus resultados. 5. Na caixa Folha, clique no nome da folha que contém os cenários que pretende intercalar. 6. Clique em OK para intercalar os cenários da folha de cálculo selecionada para a folha de cálculo atual. A caixa de diálogo Intercalar Cenários é fechada e os cenários intercalados são agora apresentados na caixa de diálogo Gestor de Cenários. 7. Repita os últimos quatro passos conforme necessário até ter intercalado todos os cenários pretendidos. Quando tiver terminado, os cenários que intercalou fazem parte da folha de cálculo atual. Pode fechar a caixa de diálogo Gestor de Cenários ou deixá-la aberta para continuar a sua análise.
Criar um Relatório Resumo do Cenário 1. No separador Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Análise de Hipóteses e, em seguida, clique em Gestor de Cenários. 2. Clique em Sumário. 3. Clique em Sumário do cenário ou Relatório de tabela dinâmica do cenário. 4. Na caixa Células de Resultado, introduza as referências às células cujos valores são alterados pelos cenários. Separe as várias referências por vírgulas. NOTAS:
a) Os relatórios de cenário não são recalculados automaticamente. Se alterar os valores de um cenário, esses valores não serão apresentados num relatório de resumo existente, mas serão apresentados num novo relatório de resumo. b) Não necessita de células de resultado para gerar um relatório de resumo de cenário, mas necessita delas para criar um relatório de Tabela Dinâmica.
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