Condução de Reuniões www.nova-etapa.pt
1. Etapas da Planificação de Reuniões
Para uma correta e atempada planificação da reunião é conveniente procurar responder às seguintes questões: • Porquê da reunião? (Objetivos da reunião) • Quem são os intervenientes?
• Onde se realizará? • Quando é o dia e hora?
• Como convocar a reunião?
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1. Etapas da Planificação de Reuniões
• Para que a reunião seja bem sucedida, há necessidade de convocar os participantes com algum tempo de antecedência, bem como informá-los dos assuntos a abordar na mesma (AGENDA).
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1. Etapas da Planificação de Reuniões 1.1 Informação a Utilizar na Reunião
Para que uma Reunião não falhe é necessário: • Informação prévia dos participantes relativamente aos assuntos que serão abordados;
• Preparar todos os relatórios, gráficos e outra documentação necessários à reunião e faze-los distribuir com 2 a 3 dias de antecedência.
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1. Etapas da Planificação de Reuniões 1.2 Onde é Que a Reunião é Feita?
• Se o número de pessoas que participam na reunião for apenas de dois ou três, podem encontrar-se num local informal. • Se o número de pessoas for maior, é conveniente que se arranjem instalações adequadas.
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1. Etapas da Planificação de Reuniões 1.2 Onde é Que a Reunião é Feita?
Pormenores também essenciais para o desenvolvimento de uma
Reunião:
• A pessoa que estiver a liderar e a conduzir a reunião, deve estar colocada de forma a poder estabelecer um contacto visual com todos os participantes; • Os participantes deverão estar confortáveis e devem conseguir ver os equipamentos utilizados, quadros etc.;
1. Etapas da Planificação de Reuniões 1.2 Onde é Que a Reunião é Feita?
• Se tiver conhecimento que existe um conflito entre alguns dos
membros, não deverá deixar que se sentem ao lado um do outro ou de frente; • Se puder, coloque uma pessoa mais conflituosa junto de uma pessoa
mais calma.
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2. Liderar Reuniões 2.1 Abertura da Reunião
É
conveniente
que
o
Coordenador
planeie
a
abertura
pormenorizadamente. Alguns dos aspetos essenciais: • Inicie com a receção de boas-vindas, cumprimentando todos os presentes; • Agradeça a presença de todos e a sua pontualidade; • Refira o objetivo da reunião e os conteúdos que irão ser discutidos;
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2. Liderar Reuniões 2.1 Abertura da Reunião
• Para o caso de ser feita com pessoas que ainda não se conhecem, apresente todos os intervenientes e, faça com que cada um fale da sua experiência sobre o assunto e o motivo do seu interesse; • Dê particular atenção aos elementos novos fazendo com que se sintam
à vontade e integrados;
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2. Liderar Reuniões 2.1 Abertura da Reunião
• Anuncie os procedimentos e duração da reunião, para que as pessoas não percam tempo e se concentrem no verdadeiro objetivo da reunião; • Esclareça a forma de tomada de decisão (consenso ou votação).
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2. Liderar Reuniões 2.1 Desenvolvimento da Reunião
O moderador ao lançar o tema, vai permitir que o grupo o discuta, com as seguintes fases:
• 1º- Confronto de opiniões • 2º- Elaboração em comum do plano de trabalho
• 3º- Discussão dos pontos do plano • 4º- Síntese final
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3. O Papel e as Técnicas/Estratégias do Animador O Animador no decorrer da reunião, deverá assumir diversos papéis: • Organizar;
• Orientar; • Dirigir;
• Interpretar; • Estimular;
• Moderar e conciliar sempre que necessário.
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3. O Papel e as Técnicas/Estratégias do Animador
A primeira preocupação do animador consiste na:
• Reformulação; • Interrogação;
• Síntese.
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4. Tipos de Perguntas que Podem ser Utilizadas O animador poderá utilizar vários tipos de perguntas, consoante a situação e
o efeito que deseja produzir: • A pergunta teste;
• A pergunta direta; • A pergunta eco; • O relançamento da pergunta; • A pergunta espelho; • A pergunta revezamento.
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4. Tipos de Perguntas que Podem ser Utilizadas 4.1 Algumas Indicações sobre a Técnica das Perguntas Algumas Sugestões para conseguir um perfeito domínio nos diversos
tipos de perguntas: • Não permita respostas coletivas;
• Exija respostas claras; • Evite que sejam sempre os mesmos a responder às perguntas;
• Se houver que dirigir a pergunta a um único indivíduo, designe-o primeiro pelo nome, fazendo depois a pergunta;
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4. Tipos de Perguntas que Podem ser Utilizadas 4.1 Algumas Indicações sobre a Técnica das Perguntas • Dirigida uma pergunta a todos os presentes, faça uma pausa. Se
ninguém responder, pode acrescentar: “Sr. Rodrigues, com a sua experiência no assunto, quer dar-nos a sua opinião?” • Às perguntas que tenham sido respondidas com um simples “sim” ou
“não”, podem seguir-se outras em que se pede uma justificação do “sim” ou do “não”;
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4. Tipos de Perguntas que Podem ser Utilizadas 4.1 Algumas Indicações sobre a Técnica das Perguntas • A pergunta não deve ser tão fácil que não incite à reflexão, nem tão
difícil que leve ao desânimo. Esta deve antes, constituir um estímulo ao pensamento.
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5. Saber Lidar com os Desvios e com os Momentos Difíceis
Para que uma reunião prossiga terá que reconhecer e saber lidar com as habituais táticas desviantes, tais como: • Intervenções imoderadas de um participante; • O Silêncio prolongado de um participante; • O Líder;
• O desviante;
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5. Saber Lidar com os Desvios e com os Momentos Difíceis
Para que uma reunião prossiga terá que reconhecer e saber lidar com
as habituais táticas desviantes, tais como: • O sabotador sistemático;
• As fugas do grupo; • Os Silêncios do grupo.
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6. Encerramento da Sessão 6.1 Para Chegar a um Consenso
No procedimento da reunião, ou à medida que esta avança, convém que
as ideias fiquem assentes, para que se possa chegar a um consenso, poderá ser feita: • Resumindo as conclusões de forma clara e
verificando se todos concordam; • Determinar a tarefa de cada um e o prazo do seu cumprimento.
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7. Avaliar a Reunião
A elaboração de um pequeno questionário no final da sessão permitirá avaliar o comportamento do orientador da sessão e, se for necessário, melhorar a sua atuação.
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8. Vantagens da Reunião
• Encontro social onde cada um explora os seus pontos de vista; • Troca e partilha de ideias com outros indivíduos – as pessoas ficam melhor informadas; • Pode sempre tomar-se uma decisão, ainda que não seja muito proveitosa para o momento;
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8. Vantagens da Reunião
• A participação ativa dos indivíduos, torna-os mais recetivos à aceitação das decisões;
• Há delegação de tarefas onde se passa de imediato à ação e obtenção de resultados.
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