CONDUÇÃO DE REUNIÕES
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Condução de Reuniões eLearning
FICHA TECNICA
Título Condução de Reuniões
Autoria, Coordenação Geral e Pedagógica e Concepção Gráfica Nova Etapa – Consultores em Gestão e Recursos Humanos, Lda
Ano de Edição 2011
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ÍNDICE
I. OBJECTIVOS PEDAGÓGICOS GERAIS
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II. CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS GLOBAIS
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III. INTRODUÇÃO
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IV. DESENVOLVIMENTO DE CONTEÚDOS
6
1. Etapas da Planificação de Reuniões
6
1.1. Informação a Utilizar na Reunião
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1.2. Onde é Que a Reunião é Feita?
9
2. Liderar Reuniões
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2.1 Abertura da Reunião
10
2.2 Desenvolvimento da Reunião
11
3. O Papel e as Técnicas/Estratégias do Animador
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4. Tipos de Perguntas que podem ser utilizadas
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4.1 Algumas Indicações sobre a Técnica das Perguntas
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5. Saber Lidar com os Desvios e com os momentos difíceis
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6. Encerramento da Sessão
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7. Avaliar a Reunião
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8. Vantagens das Reuniões
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9. Para Reflectir…
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10. Síntese Conclusiva
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I. OBJECTIVOS PEDAGÓGICOS GERAIS Reconhecer as vantagens das reuniões e como tirar partido das mesmas; Preparar, conduzir, monitorar e avaliar reuniões de forma produtiva. Identificar e Aplicar as Técnicas eficazes para uma condução produtiva de reuniões;
II. CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS GLOBAIS O Recurso a Reuniões; Técnicas Eficazes para a Condução Produtiva de Reuniões; A importância de um bom encerramento de sessão; Avaliar a Reunião
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III. INTRODUÇÃO A vida moderna é marcada por inúmeras reuniões.
Toda a Organização para se desenvolver e existir tem necessidade da participação activa dos seus membros.
A reunião é um factor social fundamental. O isolamento alheia as pessoas dos objectivos da organização.
Se isso é um facto, também não deixa de ser confrangedor a constatação da esterilidade de numerosos encontros nos quais se passa uma boa parte da vida.
Deste modo, a eficácia de uma reunião depende sobretudo da sua preparação prévia, do conhecimento dos métodos, e da participação activa dos seus membros. Só assim se consegue a produção de resultados concretos e eficazes.
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O aperfeiçoamento na participação e condução de reuniões, para além de ser uma exigência do trabalho do dia-a-dia da empresa, significa também o desenvolvimento da personalidade, o aumento do dinamismo e da eficácia.
As pessoas gostam de uma reunião que tenha uma forma e um objectivo bem definidos. Desdenham das que não têm princípio nem fim, que não sabem como e onde começam, que se alargam sem justificação e terminam bruscamente, daí a necessidade de tudo fazer para que os objectivos pretendidos sejam alcançados.
IV. DESENVOLVIMENTO DE CONTEÚDOS 1. Etapas da Planificação de Reuniões Quando a preparação de uma reunião não é feita com todos os pormenores, normalmente não costuma ser bem sucedida. Eis algumas razões porque habitualmente as reuniões falham.
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Relembramos-lhe os exemplos que acabou de ver:
- O objectivo da reunião é pouco claro; - Falta de comparência de alguns dos participantes; - Reunião demasiado improdutiva; - Falta de conhecimento dos assuntos a abordar por parte dos participantes;
Vejamos se algumas das razões apontadas podem, ou não, ser ultrapassadas com uma correcta e atempada planificação.
É conveniente que se procure responder às seguintes questões: Porquê? Em primeiro lugar, é necessário desde logo identificar o objectivo da reunião, ou seja, qual o resultado a atingir no final daquela reunião. “Esta reunião é convocada com o fim de...”
- Quem? Para atingir os objectivos definidos, quem deverá estar presente na reunião? Quem deverá fazer intervenções?
- Onde? Em que local será conveniente realizar a reunião? Deverá ser num local com meios de comunicação, ou, pelo contrário, deverá ser um local isolado, de forma a evitar interrupções permanentes. - Quando? É necessário definir um dia e hora que seja conveniente para todos os participantes. É também importante ter em consideração os próprios ritmos biológicos dos indivíduos, isto é, para a maioria das pessoa, a melhor hora do dia para tomar decisões e participar activamente na discussão será, sem dúvida, a parte da manhã, entre as 9 e as 13 horas. Contudo, caso a reunião dure várias horas, é de todo conveniente que se faça uma pequena pausa para relaxe e convívio entre os participantes. Se optar por reuniões ao final da tarde, saiba que, certamente, estas durarão menos tempo, contudo, podem ser menos eficazes em termos da qualidade das decisões tomadas. 7 www.nova-etapa.pt
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- Como? Finalmente, chegamos à última questão, como convocar a reunião.
Para que a reunião seja bem sucedida, há necessidade de convocar os participantes com algum tempo de antecedência, bem como informá-los dos assuntos a abordar na mesma (AGENDA).
A Agenda A elaboração da AGENDA é da responsabilidade do organizador da reunião e nela deverá constar:
- Objectivo da reunião e quem a convoca - Data, hora, local da reunião - Lista dos participantes (incluindo funções, departamentos, etc.) - Tempo previsto de duração total - Assuntos a debater e tempos previsto para cada assunto - Oradores convidados (se os houver)
A ordem dos trabalhos deverá principiar com os assuntos mais fáceis de resolver e deixar os que lhe parecem mais controversos ou de difícil resolução para o meio da sessão. Verá que, se iniciar com os menos polémicos, as pessoas envolver-se-ão mais rapidamente.
Eis um exemplo de um guião que poderá auxiliá-lo a planear reuniões:
Organizador da Reunião: Joaquim Vasconcelos Data: 22/08/2011 Hora: 11,30 horas Finalidades da reunião e resultados pretendidos: - Analisar as reduções nas encomendas
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1.1. Informação a Utilizar na Reunião Uma das principais razões porque falham as reuniões resulta da falta de informação prévia dos participantes relativamente aos assuntos que serão abordados. Na maioria das ocasiões, a documentação só é distribuída no início da reunião, dificultando assim a eficácia da reunião. Não esqueça de convocar atempadamente os participantes (com a indicação do local, dia e hora da reunião), de mandar preparar todos os relatórios,
gráficos e
outra
documentação necessários à reunião e faze-los distribuir com 2 a 3 dias de antecedência.
Agenda
1.2. Onde é Que a Reunião é Feita?
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Se o número de pessoas que participam na reunião for apenas de dois ou três, podem encontrar-se num local informal. Mas, se o número a envolver for maior, é conveniente que se arranjem instalações adequadas: • A sala deve ser acolhedora e espaçosa. • A mesa deve ser redonda ou sociómetrica (em forma de “U”). • As cadeiras devem ser confortáveis e em número igual ou superior à dos participantes. Deverá estar presente outro tipo de equipamentos de apoio, tais como: quadro de papel, projector de vídeo, blocos de notas etc.
Por vezes são esquecidos outros pormenores, também eles essenciais para o desenvolvimento da reunião: • A pessoa que estiver a liderar e a conduzir a reunião, deve estar colocada de forma a poder estabelecer um contacto visual com todos os participantes. • Os participantes deverão estar confortáveis e devem conseguir ver os equipamentos utilizados, quadros etc. caso contrário permanecem desatentos e desinteressados. • Se tiver conhecimento que existe um conflito entre alguns dos membros, não deverá deixar que se sentem ao lado um do outro ou de frente. • Se puder, coloque uma pessoa mais conflituosa junto de uma pessoa mais calma e, verificará que a primeira tende a ser menos influente do que se estivesse junto a uma pessoa do mesmo género.
2. Liderar Reuniões 2.1 Abertura da Reunião É conveniente que o Coordenador planeie a abertura pormenorizadamente.
Eis alguns dos aspectos essenciais: • Inicie com a recepção de boas-vindas, cumprimentando todos os presentes. • Agradeça a presença de todos e a sua pontualidade. 10 www.nova-etapa.pt
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• Refira o objectivo da reunião e os conteúdos que irão ser discutidos. • Para o caso de ser feita com pessoas que ainda não se conhecem, apresente todos os intervenientes e, faça com que cada um fale da sua experiência sobre o assunto e o motivo do seu interesse. • Dê particular atenção aos elementos novos fazendo com que se sintam à vontade e integrados. • Anuncie os procedimentos e duração da reunião, para que as pessoas não percam tempo e se concentrem no verdadeiro objectivo da reunião. • Esclareça a forma de tomada de decisão (consenso ou votação). . DESENVOLVIMENTA REUNIÃO Uma das críticas mais comuns aos condutores de reuniões reside no facto destes falharem no controlo da reunião. Uns são considerados demasiado autoritários, outros, demasiado benevolentes. Como é óbvio, é preferível adoptar um estilo democrático ou participativo, permitindo e facilitando mesmo as várias intervenções, mas controlando possíveis conflitos latentes ou trocas de impressões mais emotivas.
2.2 Desenvolvimento da Reunião No desenvolvimento da reunião, o moderador ao lançar o tema, vai permitir que o grupo o discuta. Durante o processo de discussão, é natural que o grupo passe pelas seguintes fases:
1º- Confronto de opiniões O papel do animador consiste em obter a opinião de cada membro e de procurar a sua confrontação sem temer as divergências que, no caso de as haver, deverá realçar.
2º- Elaboração em comum do plano de trabalho É a fase de elaboração de um plano que obtenha o acordo geral. Para isso deve fazer a síntese das propostas e passar o plano a escrito. Pode ser num quadro ou no data-show.
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3º- Discussão dos pontos do plano Cada ponto deve ser objecto de uma síntese parcial escrita em local visível.
4º- Síntese final Esta síntese deve receber o acordo do grupo.
3. O Papel e as Técnicas/Estratégias do Animador O Animador no decorrer da reunião, deverá assumir diversos papéis: organizar, orientar, dirigir, informar, interpretar, reformular, animar, estimular, moderar e conciliar sempre que necessário.
Deve
fazê-lo
sempre
que
os
participantes o sintam, o que implica ser: • Uma pessoa que pensa com clareza e de forma rápida • Capaz de se exprimir com facilidade • Imparcial • Analítico • Não influenciável • Uma pessoa com sentido de humor • Possuidor de auto-domínio • Paciente e com tacto para tratar as pessoas
A primeira preocupação do animador consiste na:
- Reformulação das opiniões individuais, facto que facilita a expressão, dá importância a quem as emite e obriga os outros a ouvir as ideias emitidas e a estimular as interacções. - Interrogação – Fazendo pergunta, para verificar que não existem dúvidas sobre o assunto em questão e, para ajuizar se as outras pessoas compreenderam determinados pontos. O 12 www.nova-etapa.pt
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animador deve ter conhecimento dos diversos tipos de perguntas existentes e do momento oportuno para as utilizar.
- Síntese, que é de importância fundamental e que se executa a todos os níveis, ajudando a resumir as ideias que foram discutidas até ao momento: • Síntese por fase • Síntese parcial em cada ponto do plano • Síntese final 6. TIPOS DPERG
4. Tipos de Perguntas que podem ser utilizadas O animador poderá utilizar vários tipos de perguntas, consoante a situação e o efeito que deseja produzir.
A pergunta teste Usada para definir uma palavra ou um conceito que os participantes utilizam com conotações diferentes. Também
é
usada
para
definir
uma
palavra
desconhecida que um participante empregou.
A pergunta directa É
utilizada
para
fazer
um
apelo
directo
à
participação. É empregue quando se pretende fazer falar um participante que durante muito tempo permaneça silencioso, ou um participante que por mímica manifeste o seu desejo de intervir.
A pergunta eco Pergunta feita por um participante ao animador e devolvida sob a mesma forma, pedindo-lhe que dê a sua própria opinião.
A pergunta revezamento Coloca a mesma questão mas a outro participante.
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A pergunta espelho Repete a pergunta feita, mas ao conjunto do grupo.
O relançamento da pergunta Repetição de uma pergunta feita anteriormente e a qual o grupo não respondeu.
Se o animador conseguir assumir o papel mais de mediador do que de participante na reunião, pode empregar as perguntas dos mais diversos modos. Porém, muitas vezes poderão aparecer situações que requerem a sua orientação e, se ela se converte em domínio ou imposição, acaba por ter um efeito prejudicial.
Em vez de uma afirmação directa, pode muitas vezes obter o mesmo resultado por via indirecta, expondo as suas ideias sob a forma de perguntas, tornando assim mais agradável a sua acção.
Eis alguns exemplos da forma como poderá proceder:
Para chamar a atenção para uma questão que não foi devidamente tomada em consideração: “Que pensa deste aspecto do problema?”
Para avaliar o peso de um determinado argumento: “Que importância devemos atribuir a esta afirmação?”
Para determinar as causas: “Porque se opõe o Sr. X a esta medida?”
Para chamar a atenção para a origem da informação ou do argumento: “De onde veio esta informação?” “Quem é o Sr. X que há pouco citámos?” “Que possibilidade tinha o Sr. X de conhecer o assunto?”
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Para fazer notar que a discussão se afastou do problema em causa: “Concretamente, de que estávamos a tratar?”
Para sugerir que já foram prestadas as informações em referência a determinado assunto: “Que mais poderíamos acrescentar a este respeito?”
Para registar os progressos realizados no sentido de um acordo. “Vejamos, até que ponto estamos de acordo a este respeito?”. Para chamar a atenção para os pontos controversos: “Vejamos em que consiste o desacordo?”
Para sugerir que o grupo, no momento, não se encontra em condições de tomar uma decisão: “Que lhe parece se estudássemos bem a questão e, adiássemos a sua discussão para a próxima reunião?”.
Para sugerir que não se ganha nada com ulteriores reuniões: “Vejamos que outras ideias ou informações poderemos obter?” “Que vantagens há em adiar a reunião?”.
Para sugerir que é preciso evitar as questões pessoais: “Não será mais importante a solução do problema do que os diferentes pontos de vista?”.
Para fazer notar que há alguém que fala demasiado: “Que havemos de fazer para dar às outras pessoas a oportunidade de falar?”.
Para sugerir que, de entre as ideias expostas, se pode chegar a uma solução: “Dos pontos de vista expostos, qual constituirá a melhor solução?”
Para sugerir que o facto de uma pessoa se agarrar demasiado à opinião própria pode prejudicar o grupo: 15 www.nova-etapa.pt
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“Como pode o nosso próprio interesse levar-nos a esquecer os interesses globais?”
Para chamar a atenção do grupo para uma ideia que não foi considerada na discussão: “Tomaram em consideração que...?”. INDICAÇÕES BRE A TÉCNICA DAS PERGUNTAS
4.1 Algumas Indicações sobre a Técnica das Perguntas Algumas sugestões para conseguir um perfeito domínio nos diversos tipos de perguntas:
1. Não permita respostas colectivas. 2. Exija respostas claras. 3. Evite que sejam sempre os mesmos a responder às perguntas. 4. Se houver que dirigir a pergunta a um único indivíduo, designe-o primeiro pelo nome, fazendo depois a pergunta. Deste modo, dar-lhe-á uma oportunidade praticando um acto de cortesia. No entanto, estas perguntas directas, só devem ser empregues excepcionalmente. 5. Dirigida uma pergunta a todos os presentes, faça uma pausa. Se ninguém responder, pode acrescentar: “Sr. Rodrigues, com a sua experiência no assunto, quer dar-nos a sua opinião?” 6. Às perguntas que tenham sido respondidas com um simples “sim” ou “não”, podem seguir-se outras em que se pede uma justificação do “sim” ou do “não”. 7. “Que pensa a este respeito?” É uma pergunta simples e simpática, mas, convém não exagerar, empregando-a indiscriminadamente.
A pergunta não deve ser tão fácil que não incite à reflexão, nem tão difícil que leve ao desânimo. Esta deve antes, constituir um estímulo ao pensamento. 16 www.nova-etapa.pt
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A pergunta deve ser formulada de modo natural, em linguagem adequada à formação dos membros do grupo e em tom que implique confiança na capacidade do interrogado para responder.
Uma pergunta formulada em plena discussão deve ser contrabalançada, isto é, não deve favorecer nenhum indivíduo em especial.
5. Saber Lidar com os Desvios e com os momentos difíceis. No
desenrolar
da
reunião,
os
participantes facilmente perdem o fio à meada, desviando-se do teor dos
assuntos
permanecendo
em
discutidos, silêncio
ou
batendo sempre na mesma tecla.
Quando estes aspectos acontecerem, é necessário saber geri-los e tratá-los com diplomacia, de forma a fazer com que a reunião prossiga. Mas, para isso, terá que reconhecer e saber lidar com essas habituais tácticas desviantes, tais como:
Intervenções imoderadas de um participante
No caso de se aperceber que começa a haver alguma impaciência e algumas intervenções imoderadas por parte de um dos membros do grupo, deverá lembrar-lhe o horário e a necessidade de dar oportunidade de todos se exprimirem, pedindo-lhe por isso que seja breve e que especifique as suas objecções. Pode ainda dar a palavra a outro participante que tenha evidenciado uma opinião contrária à desse membro.
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O Silêncio prolongado de um participante
Quando tal acontece, é importante apelar à sua participação dirigindo-lhe perguntas concretas, pedindo-lhe conselhos acerca de qualquer questão.
Tem de se procurar encontrar alguma coisa que se refira a ele e que possa ser apontada como um exemplo favorável.
O Líder
É normal que se encontre entre membros do grupo, algum indivíduo que tenta conduzir de modo directo e impor as suas ideias e métodos ao grupo, aproveitando-se do facto do animador não intervir no conteúdo do problema discutido.
O animador deve evitar correr o risco de o considerar
como
rival.
Deve
fazer
a
reformulação e acrescentar que se trata da opinião pessoal do colega e agradecer-lhe por tê-la
manifestado
espontaneamente,
mas,
acrescentar que cada um tem o mesmo direito de ter e de expressar a sua opinião pessoal e perguntar se alguém pensa de modo diferente.
O desviante
Participante que insiste com teimosia em desviar o grupo para problemas totalmente irrelevantes ou à margem do que está a ser discutido. Neste caso, o animador deve reformular a questão e levar os elementos do grupo a pronunciarem-se sobre o facto de as intervenções desse membro nada terem a ver com o assunto tratado.
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O sabotador sistemático
Este exemplo de participante consegue ser uma verdadeira praga para a reunião e quanto mais inteligente mais pernicioso será. Convém expor calmamente ao grupo os métodos de sabotagem utilizados por este participante e os efeitos que eles podem ter sobre o grupo, a sua evolução e os seus objectivos. Neste caso, poderá colocar a questão ao grupo: “O que é que acham que eu faça?”
As fugas do grupo Quando se trata de assuntos delicados, normalmente dá lugar a “fugas”, isto é, foge-se por receio de se “queimar”, de ser julgado, ou por medo das conclusões a que se poderia chegar. Por exemplo: a nível da dinâmica de grupo, o animador pode aperceber-se de algum receio que os participantes tenham em abordar um assunto. Constata diversas estratégias de fugir ao assunto, de falar de outra coisa, de “escorregar discretamente”. Logo que o animador localize o problema deve “atacar” afixando num quadro os riscos. Em seguida pode formular o problema de um modo impessoal, assinalando o quanto a questão é delicada e difícil de ser abordada e propõe que não seja abordada (isso provoca um alívio geral), mas propõe que se procure saber porque é que ela é deixada de lado e que se faça a lista de riscos.
O animador coloca-se então na posição de entrevistador do grupo e escreve no quadro os riscos à medida que esses vão sendo definidos pelos participantes. Não deve ter medo de acumular todos os riscos e deverá mesmo evitar subestimar alguns. Se o animador souber conduzir bem o grupo e explicar o essencial de cada risco, constata-se após esta táctica, que o problema perdeu o seu carácter de perigo.
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Os Silêncios do grupo
O animador deve resistir à tentação de romper o silêncio. Deve compreender o significado do silêncio do ponto de vista da dinâmica de grupo, mas é importante que ele deixe a um participante o encargo de o romper. Ficando à “distância” do silêncio, poderá entrevistar o grupo sobre o sentido de um silêncio prolongado.
6. Encerramento da Sessão O encerramento é tão importante como a abertura. Mas, para que o balanço final da sessão seja positivo, primeiramente terá que se chegar a um consenso e esclarecer/informar os participantes das suas novas tarefas e das responsabilidades que daí advêm.
6.1. Para chegar a um consenso
No procedimento da reunião, ou à medida que esta avança, convém que as ideias fiquem assentes, para que se possa chegar a um consenso. A tomada de decisões poderá ser feita:
- Resumindo as conclusões de forma clara e verificando se todos concordam O apanhado das ideias chave à medida que estas vão sendo discutidas e verificar se estão todos de acordo com as mesmas, ajudará a resumir os trabalhos elaborados até ao momento e fará com que os presentes sintam que estão a ser esclarecidos e que já foram alcançados alguns resultados com êxito.
«Todos concordam com a decisão, ou há alguém que queira acrescentar algo...?»
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- Determinar a tarefa de cada um e o prazo do seu cumprimento Delegar a cada indivíduo uma tarefa, informando-o das responsabilidades e delimitando-lhe um prazo, significa que desse modo cada participante saberá exactamente o que tem a fazer e até quando. «O Sr. “X” se não se importar, fica incumbido da tarefa “Y” que deverá estar realizada até ao dia....»
Este comportamento permite-lhe controlar melhor os assuntos que estão a ser discutidos, sem contudo “fugir” aos pontos da agenda, e acompanhar o pensamento dos presentes, solicitando a sua participação. Ajudará também a tomar decisões mais rapidamente, facilitando assim a obtenção de um resultado final.
Resumindo: • Mantenha o controlo da agenda: fixe-se à agenda, não aceitando desvios aos assuntos previstos na agenda, fazendo com que a discussão retome o ponto principal – Reúna e seleccione os factos. • Faça o resumo no final de cada intervenção, clarificando algumas posições pouco claras. • Estabeleça as regras e não as abandone, ou seja, garanta que se cumpra a Ordem de Trabalhos definida previamente, bem como os tempos definidos para cada assunto. • Não fomente acusações passadas e conflitos. • Seja um moderador, sem no entanto se deixar envolver emocionalmente. Sobretudo, nunca tome o partido de um dos lados. • Encoraje incentivando as participações de todos os intervenientes. • Permita e incentive o debate de ideias e se possível obtenha uma conclusão do grupo. • Funcione como mediador sempre que surjam conflitos. • Esclareça de imediato possíveis tensões emergentes. • Vá tirando apontamentos sobre as intervenções, pois só desta forma poderá resumir as principais ideias no final de cada assunto abordado. • No final, Resuma o que foi decidido. 21 www.nova-etapa.pt
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• Mencione as novas tarefas e as responsabilidades, bem como os prazos de cumprimento dessas acções. • Termine de forma positiva, agradecendo a presença e o contributo de todos. IAR A
7. Avaliar a Reunião Normalmente nunca se faz a avaliação final de uma reunião, pois, a maior parte dos participantes fica desde logo “aliviado” de essa já ter terminado e de se ter chegado a um consenso. No entanto, se tiver de presidir à condução de reuniões com frequência, seria conveniente que procurasse obter as opiniões dos outros participantes.
Poderá elaborar um pequeno questionário e entregá-lo aos participantes no final da sessão. As respostas e comentários daqueles que estiveram presentes, permitir-lhe-ão avaliar o seu comportamento como orientador da sessão e, se for necessário, melhorar a sua actuação. 11. VANTAGENS DAS REUNIÕE
8. Vantagens das Reuniões Tal como qualquer outra sessão/encontro, as reuniões para serem bem sucedidas, necessitam de ser bem preparadas e bem conduzidas. Só neste contexto, estas poderão trazer vantagens e resultados eficazes.
Eis algumas das vantagens das reuniões: - Encontro social onde cada um explora os seus pontos de vista; - Troca e partilha de ideias com outros indivíduos
–
as
pessoas
ficam
melhor
informadas; - Pode sempre tomar-se uma decisão, ainda
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que
não
seja
muito
proveitosa
para
o
momento: - A participação activa dos indivíduos, torna-os mais receptivos à aceitação das decisões; - Há delegação de tarefas onde se passa de imediato à acção e obtenção de resultados. RECTIR…
9. Para Reflectir… Questões que poderá colocar a si próprio na condução de reuniões... - A forma como costumo iniciar as reuniões é construtiva e aprazível? - Sou Pontual e início as reuniões a horas? - Sigo a ordem de trabalhos que estabeleci? - Relembro os objectivos da sessão e o tempo de que dispomos para discutir cada um deles? - Normalmente consigo controlar as situações e manter a ordem de um modo firme e agradável? - Solicito a participação de todos e deixo que todos falem? - Interrogo os participantes para saber se todos concordam com a decisão que está a ser estabelecido naquele preciso momento? - Costumo fazer um resumo das conclusões e certifico-me de que todos compreenderam o que têm de fazer?
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10. Síntese Conclusiva Para que uma reunião seja bem sucedida é necessário que se tenha em consideração alguns aspectos que, só por si, poderão conduzir logo à partida, à obtenção de bons resultados.
A eficácia de uma reunião depende sobretudo da preparação prévia dos conteúdos e do material que irá ser utilizado no decorrer da mesma, das instalações e condições adequadas (material e equipamento necessário), e do modo como se vai proceder à abertura, desenvolvimento e encerramento da sessão.
Porém, a importância deste tipo de encontros e frequência com que decorrem, justifica uma maior atenção às técnicas de condução que se utilizam, a fim de que as mesmas mostrem eficientes e não desgastantes e inconclusivas.
Por outro lado, há que considerar as vantagens que se podem recolher destas sessões. Quando bem conduzidas, estas produzem um duplo efeito.
Em primeiro lugar, permitem que se atinjam os objectivos de grupo, confirmando a sua eficácia e a sua superioridade face ao trabalho individual.
Em segundo, fruto da mediação e das técnicas do animador, as informações parciais que cada participante detém circulam, possibilitando a resolução de problemas que segundo uma óptica individualista pareciam irresolúveis.
Além disso, as reuniões bem conduzidas têm sobre os participantes um efeito importante de educação social, na medida em que torna, mais flexíveis as atitudes sociais em geral, o que significa um melhor clima na organização, estimula os participantes para o aumento da sua participação nessa organização e contribui decisivamente para o aumento da produtividade e qualidade do que é produzido e da sua satisfação.
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Veja como depois de uma reunião mal conduzida o protagonista geriu bem a reunião seguinte:
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