Estrategia_Gestao Qualidade_Mod_IV

CURSO DE TÉCNICO SUPERIOR DE SEGURANÇA E HIGIENE DO TRABALHO EM BLEARNING MÓDULO: GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES ESTRATÉGIA E GESTÃO DA QUALIDADE MÓDULO IV

PLANEAMENTO DE AÇÃO www.nova-etapa.pt

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Mód. IV: Planeamento de Ação

ÍNDICE Módulo IV – Planeamento de Ação

3

Objetivos Pedagógicos

3

Conteúdos Programáticos

3

1. O Processo de Planeamento de Ação

4

2. Etapas do Planeamento de Ação

6

3. Ferramentas de Planeamento

15

3.1. Matriz de Enquadramento Lógico

15

3.2. Gráfico de Gantt

16

3.3. A Árvore de Problemas

17

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Módulo IV – Planeamento de Ação

OBJETIVOS PEDAGÓGICOS No final deste módulo deverá ser capaz de: • Distinguir as fases do processo de planeamento de ação.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS • Etapas do processo de planeamento de ação; • Principais instrumentos e ferramentas de apoio ao planeamento de ação.

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1. PROCESSO DE PLANEAMENTO DE AÇÃO Um planeamento é, na sua forma mais rudimentar, uma lista das tarefas a fazer, com pormenores sobre a importância das mesmas ou a altura em que vão ser executadas.

Um bom planeamento ajuda a manter uma ideia dos objetivos e das tarefas que ainda têm que se executar para atingir esses mesmos objetivos.

Exercício Formativo

Como vão as suas práticas de planeamento de ação?

Considera-se um verdadeiro expert ou, pelo contrário, está um bocado enferrujado? Sugerimos-lhe que, antes de prosseguir com a leitura deste ponto, reflita um pouco sobre as suas práticas de planeamento: por exemplo, utiliza instrumentos próprios para o efeito, faz apenas uns rascunhos, ou fica-se mesmo sobre “pensar sobre o assunto”?

Um plano de ação bem preparado mostra bem delineada a meta a ser atingida e os objetivos a cumprir; atividades relacionadas a empreender; detalhes de avaliação. Os três principais pilares de um plano de ação são: qualidade, custo e tempo. É importante não considerar um plano de ação como sendo uma imagem fixa ou um evento único.

Deve ser modificado e ajustado conforme necessário, como parte de um processo contínuo (introduzindo alterações sempre que surgem informações novas).

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Os elementos-chave de um plano de ação são os constantes na figura seguinte.

Figura n.º 1 – Elementos do plano de ação 1ª. FASE

Identificar as partes envolvidas Estabelecer um esboço de trabalho Definir prioridades de atuação

Analisar a situação.

2ª. FASE

Definir o âmbito e as metas a atingir Estabelecer objetivos SMART

Definir metas e objetivos.

Definir atividades a realizar e decompor em tarefas Definir a ordem preferencial para a realização das atividades Definir recursos necessários (humanos e materiais) Efetuar o orçamento Distribuir atividades de acordo com competências Definir responsabilidades e interações

3ª. FASE Definir e atribuir atividades e recursos.

Obter compromisso das partes envolvidas Assegurar os recursos humanos, materiais e financeiros necessários Implementar atividades definidas Monitorizar e avaliar o cumprimento do plano Efetuar correções, caso necessário

4ª. FASE Implementar e avaliar o cumprimento do plano.

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2. ETAPAS DO PLANEAMENTO DE AÇÃO Vejamos

então,

de

forma

mais

detalhada, cada um dos passos das várias fases do planeamento de ação.

Analisar a situação No início do desenvolvimento de um plano de ação, é útil começar por definir a situação atual a que se reporta. Tratase do planeamento de um novo projeto, ou mesmo o lançamento de um novo produto no mercado? Poderá também tratar-se da resolução de um problema concreto como, por exemplo, planear a reestruturação de uma sala de formação com vista à resolução do problema de climatização que tantas reclamações tem originado. Enfim, importa fazer uma breve descrição do problema específico que o plano de ação endereçará. Deve incluir um detalhe contextual suficiente para estabelecer por que é importante. Uma declaração de problema esboça a necessidade para o plano de ação, o que representa um fator essencial para quem toma decisões. Nesta fase, importa também saber quem são as pessoas envolvidas e ainda auscultar o seu grau de envolvimento e empenhamento na concretização do plano. Sem o compromisso e o empenhamento dos envolvidos, não há bom planeamento que resulte.

Definir a meta Depois da análise prévia da situação, importa agora estabelecer uma meta, que não é mais do que uma declaração concisa que descreve o propósito do plano de ação (o que alcançará). As metas devem ser realistas e não ambiciosas demais. Doutra forma, mesmo com muito empenhamento dos envolvidos, a meta estará sempre longe demais.

Um exemplo de meta poderia ser “Aumentar o nível de satisfação dos clientes com os serviços de formação”.

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Estabelecer os Objetivos Os objetivos declaram, num nível mais detalhado que a meta, os resultados específicos que o plano de ação espera realizar, respondendo à pergunta “o que necessita ser alcançado para estarmos onde queremos estar, partindo de onde estamos

agora?”

Alguns

objetivos

só

podem ser alcançados no fim do projeto; outros podem ser alcançados ao longo do projeto. O princípio de começar em passos pequenos deve ser mantido em mente.

Tal como afirmámos atrás, no Planeamento Estratégico existem algumas regras a ter em conta na definição dos objetivos. Utilizando a sigla inglesa, estes deverão ser SMART, isto é:

•

Specific/Específicos;

•

Measurable/Mensuráveis;

•

Attainable/Atingíveis;

•

Realistic/Realistas;

•

Time/Enquadrados no tempo.

Sempre que necessário, tanto objetivos como metas poderão sofrer ajustamentos, de acordo com os constrangimentos e dificuldades sentidos durante a implementação da ação.

Vejamos alguns exemplos de objetivos para a meta “Aumentar o nível de satisfação dos clientes com os serviços de formação”.

•

Aumento da satisfação com as condições das salas de formação em 80%, a partir do próximo mês de janeiro;

•

Equipar 2/3 das salas de formação com smartboard, até ao final do 3.º semestre do ano em curso;

•

Equipar 2/3 das salas com 1 computador portátil para cada dois formandos, até ao final do corrente ano.

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Exercício Formativo Dê uma ajuda ao amigo Ramiro. Ele precisa de definir objetivos para a sua meta de equipar a nova linha de montagem com robôs embaladores. Tem algumas sugestões em termos de objetivos SMART?

Definir Indicadores O sucesso do Plano de ação pode ser medido pelo grau de cumprimento dos objetivos.

Definindo indicadores de desempenho para cada objetivo, especifica como esta realização será medida e será verificada. Imaginemos que vamos reestruturar as salas de formação, com vista à diminuição de reclamações por parte dos formandos. Um dos indicadores para verificação do cumprimento de um dos objetivos poderia ser o “Índice de satisfação com as condições da sala, a partir das ações a iniciar em janeiro”. Neste caso, o meio ou fonte de verificação seria o questionário de opinião específico ou o questionário de avaliação da reação aplicado aos formandos no final de cada ação de formação.

Definir as Atividades As atividades são o nível de ação mais alto na hierarquia do plano de ação e estabelecem o caminho para os detalhes a serem desenvolvidos. Uma atividade pode ser definida como um elemento de trabalho prestado durante um projeto. Uma atividade tem uma duração esperada, custo, e recursos necessários para sua compleição. Um exemplo de atividade poderia ser “Colocação de vidros duplos nas salas de formação”.

Dividir as Atividades em Tarefas Partindo do princípio que as atividades são elementos tipicamente grandes, eles necessitarão ser divididos em tarefas mais manejáveis. As atividades apenas devem ser divididas até um nível que possibilite ao grupo de desenvolvimento do plano de ação calcular eficientemente o tempo e recursos necessários, e forneça informação suficiente aos responsáveis pela atividade ou tarefa.

Dividir excessivamente atividades dificulta o processo de planear e de obter uma visão geral sobre o projeto. A experiência mostra que é difícil de controlar mais de 10-20 8 www.nova-etapa.pt

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tarefas por atividade. Vejamos um exemplo de decomposição em tarefas, a partir da seguinte atividade:

•

Atividade: “Colocação de vidros duplos nas salas de formação.”

Tarefas: 1. Pesquisar empresas vidreiras; 2. Pedir 3. Analisar

o

4. Adjudicar 5. Acompanh Considerar a ordem de atividades e tarefas Com uma lista de atividades e tarefas necessárias para completar o plano de ação, é importante avaliar como estão relacionadas umas com as outras para determinar a sequência de implementação necessária e identificar quaisquer dependências. Por outras

palavras,

que

atividades/tarefas

podem

começar

imediatamente?

Que

atividades/tarefas necessitam ser completadas antes de outras poderem começar?

Algumas atividades/tarefas necessitam de começar ao mesmo tempo?

Estimar realisticamente a duração de atividades Estimar quanto tempo cada atividade/tarefa provavelmente necessitará para ser concluída é essencial para o desenvolvimento de um plano de ação eficaz. Embora a duração de cada atividade/tarefa, nesta etapa, só possa ser estimada (será necessário ajustar o plano de ação durante a sua implementação), deve prever-se cuidadosamente as durações de modo a assegurar que o plano de ação seja tão exato quanto possível.

Rever projetos anteriores pode ajudar, e a experiência mostra que este é o modo mais eficiente de aprender a planear realisticamente. Quando as atividades ou tarefas são de uma natureza técnica, pode ser necessário consultar aqueles que têm o conhecimento técnico respetivo. Contudo, por mais cuidadoso que seja o planeamento, é sempre bom incorporar tempo extra para eventuais imprevistos.

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Definir os recursos necessários e orçamentar Uma gama de recursos é habitualmente exigida para implementar um plano de ação.

Estes podem incluir, entre outros: recursos humanos,

materiais,

instalações,

equipamentos,

etc.

os

Entre

custos

associados, não esquecer de incluir, por exemplo, viagens, formação necessária. Para determinar

com

exatidão

os

recursos

necessários para completar cada atividade e tarefas relacionadas, poderá questionar-se:

• Quantas pessoas são necessárias?

• Que tipo de capacidades/aptidões específicas precisam possuir?

• São necessárias instalações especiais, equipamentos, serviços ou materiais?

• Há quaisquer outros requisitos especiais que ainda não foram cobertos?

• Ainda relativamente aos recursos humanos, além dos conhecimentos e capacidades, quantos dias de trabalho serão necessários e ainda qual o custo associado?

• Relativamente às instalações, que espaços são necessários, por quanto tempo e qual o custo estimado?

• Existem alguns serviços associados, tais como viagens, traduções, formação ou outros? Se sim, em que quantidade, e qual o custo estimado?

• Quanto aos materiais, que tipo são necessários, qual a quantidade e o custo estimado?

• Existem ainda outros requisitos necessários, em termos de capacidades específicas, recursos, etc.?

Para este passo do planeamento poderá ser utilizada uma ferramenta de trabalho, idêntica à que apresentamos a seguir, de forma a identificar e registar os vários custos do plano de ação: a matriz de recursos necessários.

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Quadro n.º 1 – Exemplo de preenchimento de matriz de recursos necessários Atividades e tarefas decorrentes da divisão do trabalho

Recursos humanos

Instalações

Equipamentos

Serviços, materiais, etc.

Recursos especiais

-

-

Custo associado

Atividade 1: Colocação de vidros duplos nas salas de formação Tarefa 1: Pesquisa no mercado

Tarefa 2: Pedir orçamentos

Tarefa 3: Analisar orçamentos Tarefa 4: Acompanhamento da obra

1 pessoa para pesquisa na Internet e telefónica

Computador com ligação à Internet e telefone

1 pessoa para redigir pedidos de orçamento, com conhecimento de proc. de texto e normas para pedidos de orçamentos (condições de pagamento, prazos de realização, exigências de qualidade, etc.)

Computador e impressora Programa tratamento de texto

-

Histórico anterior

1 pessoa com experiência em análise de custo/benefícios 1 pessoa com conhecimentos específicos em climatização.

Atividade 2: Tarefa 1 Tarefa 2 Tarefa 3 Tarefa 4

Fonte: www.arvoredeproblemas.com Esta Matriz de Recursos Necessários é um instrumento que pode ajudar a traçar os vários custos de um plano de ação, bem como auxiliar na preparação do orçamento e nos esforços de mobilização financeira.

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Associada a esta ferramenta, os recursos também podem ser incorporados num gráfico de Gantt.

Atribuir Responsabilidades Este passo ajuda a determinar, de uma forma preliminar, quem será responsável para completar cada atividade e tarefa. Isto demonstra que, em princípio, o acordo de compromisso foi obtido por parte dos participantes do plano de ação.

Nesta

fase

(como

os

recursos humanos e financeiros podem não estar adequadamente assegurados), é melhor considerar-se sempre que, na realidade, as responsabilidades podem necessitar de ser ajustadas. Perguntas chave incluem:

• Quem tem os conhecimento e competências apropriados?

• Que compromissos são necessários?

• Foram tomadas em conta as capacidades e aptidões de cada membro da equipa e se estes estão motivados e demonstram empenhamento, antes da atribuir responsabilidades por atividades e tarefas?

• Cada membro entende o que será exigido dele?

Também neste passo da 2.ª fase do planeamento poderá utilizar-se um instrumento para facilitar esta tarefa: a Matriz de Atribuição de Responsabilidades. A listagem de responsabilidades também pode ser incorporada num gráfico de Gantt.

Quadro n.º 2 – Matriz de atribuição de responsabilidades Atividades e tarefas decorrentes

Pessoa responsável

Pessoa responsável

Pessoa responsável

Pessoa responsável

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Pessoa responsável

Pessoa responsável

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da divisão do trabalho

Atividade 1:

Tarefa 1

Tarefa 2

Tarefa 3

Tarefa 4

Fonte: www.arvoredeproblemas.com Implementar as atividades planeadas Tendo-se conseguido o apoio e o empenhamento das pessoas envolvidas no projeto, a fase de implementação pode começar baseada nas atividades e detalhes desenvolvidos no plano de ação. Os passos principais para iniciar a implementação podem incluir:

• Selecionar um líder (caso não seja o próprio); • Organizar uma reunião com toda a equipa do projeto para formalmente dar início à implementação do plano de ação (discutir metas, objetivos, atividades, possíveis desafios e constrangimentos) para assegurar que todos os membros concordam com o plano de ação e com as práticas e métodos de trabalho.

Monitorizar e Avaliar Monitorizar a fase de implementação ajuda a assegurar que o plano de ação está a correr como previsto. Dado que vários fatores podem afetar a qualidade, o tempo, e os custos relacionados com a realização do projeto, importa ter previsto um sistema de monitorização de pré-aviso para desvios e constrangimentos possíveis, como garantia do sucesso.

Eis algumas perguntas que podem auxiliar na monitorização: 13 www.nova-etapa.pt

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• Cada fase do projeto está a ser cumprida como previsto?

• Tem havido mais dificuldades na concretização de certas atividades do que aquilo que estava previsto inicialmente e, se sim, isso está a afetar a qualidade ou poderá pôr em causa o alcance da meta final?

• Houve fases em que os custos estimados ultrapassaram as expectativas?

Comunicar os Resultados Chegando à fase final da realização, importa agora fazer um balanço final não só relativamente ao alcance da meta, como dos objetivos parcelares definidos e ainda dos desvios ocorridos como, por exemplo, em termos de derrapagens de custos, tempos previstos, etc. Estes resultados poderão ser postos por escrito num relatório ou simplesmente comunicados oralmente aos intervenientes no processo, em reunião para o efeito.

 Em resumo A formulação da estratégia é o processo no qual os gestores Estraté gia

avaliam as forças e fraquezas da empresa, tendo em conta as oportunidades e ameaças presentes na envolvente externa, decidindo posteriormente quais as estratégias que permitem conciliar as competências centrais da empresa com as oportunidades presentes na envolvente externa.

3. FERRAMENTAS DO PLANEAMENTO

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Para além de algumas ferramentas apresentadas no decurso do ponto anterior, podem ainda ser utilizadas outras ferramentas ou instrumentos próprios para o planeamento de ação. Naturalmente que, para além destas sugestões, cada um poderá desenvolver as suas próprias ferramentas através, por exemplo, de aplicações informáticas. Eis então algumas das nossas sugestões:

3.1. MATRIZ DE ENQUADRAMENTO LÓGICO A “Matriz de enquadramento lógico” (MEL) é uma ferramenta baseada na Logical Framework

Matrix,

desenvolvida

pela

United

States

Agency for

International

Development nos anos 70. É um documento de planeamento de projetos de utilização alargada em diversas organizações, com especial destaque para as instituições de desenvolvimento social1.

Quadro n.º 3 – Matriz de enquadramento lógico (MEL) Hierarquia de objetivos

Indicadores objetivamente verificáveis

Meios/fontes de verificação

Pressupostos

Finalidade:

Objetivo:

Resultados:

Medidas/Atividades:

Orçamento/ Custos das medidas/atividades

Fonte: www.arvoredeproblemas.com O preenchimento desta matriz deverá iniciar-se pelas “Medidas/Atividades”, seguindo-se depois o seu preenchimento da esquerda para a direita e de baixo para cima. A coluna dos “Pressupostos” deverá ser a última a ser preenchida. Nos Anexos deste Manual apresenta-se um exemplo de um planeamento de projeto realizado a partir da Matriz de enquadramento lógico.

3.2. GRÁFICO DE GANTT 1

Fonte: www.arvoresdeproblemas.com

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O “Diagrama de Gantt” é uma ferramenta que facilita a visualização da ordenação temporal das atividades de um projeto.

Consiste em subdividir as Medidas/Atividades nas diversas ações a desenvolver para serem implementadas. Posteriormente é feito o cálculo estimado do tempo necessário para cada ação, sendo representado graficamente num quadro de dupla entrada. Nas linhas são apresentadas as atividades e ações e nas colunas a divisão do tempo (dia, semana, mês, trimestre…).

O primeiro passo é subdividir as Medidas/Atividades em tarefas ou ações a realizar.

Depois, estabelecemos os tempos estimados para atividades/ações a realizar. Desta forma, obtemos um instrumento que nos permite visualizar o timing de forma parcial e global.

Quadro n.º 4 – Gráfico de Gantt Ano Atividades

Jan.

Fev.

Mar.

a realizar 1ª sem.

2ª sem.

3ª sem.

4ª sem.

1ª sem.

2ª sem.

3ª sem.

1. Pedir orçamentos 2. Elaborar caderno de encargos 3. Colocar vidros nas salas

3.3. A ÁRVORE DE PROBLEMAS

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4ª sem.

1ª sem.

2ª sem.

3ª sem.

4ª sem.

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A “Árvore de Problemas” é um esquema de relações de causalidade entre os problemas anteriormente listados. Poderá ser utilizado como ferramenta acessória do planeamento de ação ou como auxiliar para o diagnóstico de problemas e tomada de decisão.

De forma a facilitar a compreensão do esquema que se apresenta a seguir, importa primeiramente clarificar a terminologia utilizada na construção desta ferramenta.

• Problema central: É aquele que resulta da existência de todos os outros (aparece representado na parte superior da árvore);

• Problema de 1.º Nível: São os que contribuem diretamente para a existência dos problemas centrais;

• Problema de 2.º Nível: São os que contribuem para os problemas de 1.º Nível, e assim sucessivamente, 3.º Nível, 4.º Nível, etc.;

• Problemas terminais: São os que aparecem na árvore sem outros problemas a contribuírem para a sua existência (são os problemas de raiz).

Etapas da construção da Árvore de Problemas De forma a tornar mais claro, iremos utilizar um exemplo prático. Vejamos o exercício formativo que lhe propomos a seguir.

Devem-se arranjar cartões, escrevendo em cada um os problemas encontrados relativamente a uma determinada situação. Poderão ser post-it ou etiquetas colantes; a ideia é colá-los numa parede ou quadro e mudá-los sempre que seja necessário. Cada problema detetado é registado e todos são colocados num quadro ou parede.

Sigamos então para a 1.ª Fase: - Identificar o problema central.

•

O problema central é aquele que resulta da existência de todos os outros. Pode colocar-se a seguinte questão: “Qual é o problema que resulta da existência de todos os outros?” Depois de identificado deve ser colocado numa posição de destaque relativamente aos restantes. Este será o topo da árvore.

•

O passo seguinte é identificar os problemas de primeiro nível. Estes são os que contribuem diretamente para o problema central. Depois de identificados devem ser colocados na posição imediatamente abaixo do problema central, constituindo os ramos de segundo nível da árvore.

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•

Mód. IV: Planeamento de Ação

Deve depois seguir-se o mesmo procedimento para os problemas de segundo, terceiro nível, etc., até se esgotarem os problemas da lista inicial. Deverá haver tantos níveis de ramos, como níveis de problemas.

Os que estão na posição inferior (problemas “B” …) de um determinado problema “A” devem contribuir diretamente para a sua existência. Põe-se a questão: O problema “B” contribui diretamente para a existência do problema “A”?

Para construir a Árvore de Problemas, devem ser seguidos os seguintes passos: 1. Listar exaustivamente os problemas; Selecionar o problema central; Selecionar os problemas de 1.º Nível; Selecionar os problemas de 2.º Nível; Identificar os problemas terminais.

Formas de leitura da árvore de problemas Há duas formas de fazer a leitura da árvore e verificar se esta está construída com lógica. Pode ser lida no sentido “das relações de causalidade dos problemas”. E pode ser lida no sentido “das relações de resolubilidade dos problemas”.

Exercício Formativo

Procure fazer a construção de uma árvore de problemas, a partir dos

elementos dados. Não se esqueça que, em

primeiro lugar, deverá definir o problema central, depois os de 1.º nível, seguidamente os de 2.º nível, e assim sucessivamente, até aos problemas terminais.

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Dificuldade de circulação dentro das salas

Más condições da sala

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Excesso de barulho exterior Interruptor fora da sala de formação

Insatisfação com as condições das salas Baixa funcionalidade das salas

Dificuldade em ver para o quadro

Temperatura desadequada das salas

Veja agora se a sua solução se aproxima daquela que sugerimos abaixo: Insatisfação com as condições das salas

Problema central

Más condições da sala

Temperatura desadequada das salas

Cheiros desagradávei s na sala

Baixa funcionalidad e das salas

Excesso de barulho exterior

Interruptor fora da sala de formação

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Dificuldade em ver para o quadro

Problemas de 1.º nível

Problemas de 2º nível (Terminais)

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 Em resumo

Mód. IV: Planeamento de Ação

Existem várias técnicas e ferramentas para efetuar o planeamento de ação, das quais apresentámos alguns exemplos, com as respetivas regras de aplicação. Contudo,

Estraté gia

sejam quais forem as técnicas ou os instrumentos utilizados, o planeamento deve sempre ser precedido de uma análise da situação prévia, da definição de metas e objetivos. Numa fase posterior, não devemos esquecer de estimar os recursos necessários a cada atividade ou ação, desde as pessoas, aos materiais e equipamentos e ainda aos custos estimados. Na fase da implementação, devem ser previstos os mecanismos de controlo e avaliação. Finalmente, importa recordar que, sem o envolvimento e o compromisso de todos os envolvidos na ação, mesmo o melhor planeamento sairá frustrado. Por isso, deve investir-se na participação ativa de todos e no espírito de grupo.

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