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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – O Sistema de Certificação das Entidades Formadoras

Unidade 3 - Os Procedimentos da Certificação

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

ÍNDICE PÁG. Objetivos pedagógicos

3

Conteúdos programáticos

3

Introdução

4

1.Processos e procedimentos associados ao Sistema de Certificação

5

2. Etapas para o pedido de nova certificação

11

3. Manutenção da Certificação

15

4. Deveres da entidade formadora certificada

18

5. Custos da certificação

21

6. Alargamento da Certificação

23

7. Transmissão da certificação

24

8. Revogação e caducidade da certificação

25

9. A plataforma eletrónica e as suas funcionalidades

26

Em síntese

33

Anexo

35

-2-

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

OBJETIVOS PEDAGÓGICOS No final deste módulo deverá ser capaz de: 

Distinguir os procedimentos associados à certificação inicial e à manutenção da certificação;



Identificar as especificidades da certificação por área de educação e formação;



Identificar as etapas e exigências associadas à organização do pedido de certificação;



Distinguir as funcionalidades da plataforma eletrónica;



Reconhecer os deveres da entidade certificada;



Reconhecer os princípios e conceitos fundamentais associados ao Sistema de Certificação de Entidades Formadoras da DGERT;



Identificar e caracterizar os requisitos prévios e específicos da Qualidade associados à certificação das entidades formadoras.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS Procedimentos associados ao novo Sistema de Certificação Certificação inicial Transição da Acreditação para a Certificação A Certificação por áreas de educação e formação Alargamento da Certificação

A Organização do Pedido de Certificação Modelo de organização Formulários e requisitos específicos A plataforma eletrónica: introdução de dados, consulta e atualização

Os deveres da Entidade Certificada pela DGERT

-3-

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

INTRODUÇÃO Neste capítulo iremos abordar os aspetos relacionados com os procedimentos e etapas associadas aos pedidos de novas certificações e também os aplicáveis à manutenção da certificação.

O último ponto será inteiramente dedicado às funcionalidades da plataforma eletrónica. No que se refere à plataforma, sugere-se a consulta do Manual do Utilizador disponibilizada pela DGERT/DSQA, e posteriormente o acesso e treino real na mesma para uma aprendizagem mais efetiva.

-4-

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1. PROCESSOS E PROCEDIMENTOS ASSOCIADOS AO NOVO SISTEMA DE CERTIFICAÇÃO 1.1- PRINCÍPIOS GERAIS DE FUNCIONAMENTO O processo de certificação está organizado em dois momentos principais, nos quais têm intervenção a entidade formadora e a DGERT: 1. A certificação inicial 2. A manutenção da certificação Na figura que se segue podemos ver os principais passos do percurso associado à certificação inicial ou manutenção da mesma.

Figura nº. 1 – Percurso associado à certificação – inicial e manutenção

No que se refere à certificação inicial, compete à entidade formadora recolher e organizar um conjunto de evidências (documentos demonstrativos) dos recursos existentes e ainda das práticas de organização e desenvolvimento da formação que demonstrem o cumprimento dos requisitos constantes no referencial de qualidade. Após este trabalho interno, a entidade submete o -5-

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

pedido de certificação à DGERT, através da plataforma eletrónica disponível no sítio da internet da entidade certificadora (http://certifica.dgert.mtss.gov.pt/).

Esse pedido será depois alvo de uma avaliação técnica por parte da DGERT, que pode ser só de base documental ou complementada com auditoria, e que incide sobre as competências e recursos demonstrados pela entidade para desenvolver formação nas áreas de educação e formação solicitadas.

Depois desta avaliação técnica, a DGERT tomará uma decisão e caso a certificação seja concedida e incluirá a nova entidade certificada na base de dados respectiva.

Quanto à manutenção da certificação, compete à entidade formadora certificada assegurar, a todo o tempo, as condições que sustentaram a atribuição da certificação, bem como o cumprimento dos deveres associados a este reconhecimento.



Uma vez que a certificação não tem prazo de validade associado, a sua manutenção implica que as práticas e recursos da entidade formadora sejam objeto de avaliação regular.

Essa avaliação será assegurada pela DGERT através da realização de auditorias externas à entidade formadora, que incidem sobre a verificação de cumprimento dos requisitos e dos deveres de certificação e constituem uma oportunidade de estimular a melhoria contínua das suas práticas.

-6-

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

Após a auditoria, a DGERT emite um parecer técnico sobre a manutenção da certificação ou a possibilidade da sua revogação e assegura a divulgação das diversas situações. É aqui, na manutenção da certificação, que as auditorias preventivas assumem um papel fundamental dentro da entidade. Esta função, de auditoria preventiva, depende apenas e só da organização interna de cada entidade.

Embora as auditorias preventivas assumam um papel fundamental



nos processos de manutenção da certificação, não têm carácter obrigatório. Isto é, a legislação e os requisitos definidos pela DGERT não obrigam as entidades formadoras a possuir auditores internos, ou a contratarem serviços de auditoria preventiva.

Contudo, a decisão de realizar auditorias internas com carácter regular e sistemático, constitui-se como uma Boa Prática aconselhável às entidades que pretendam possuir os seus processos e procedimentos internos de organização e desenvolvimento da formação baseados em critérios de qualidade e rigor.

Para cada um dos intervenientes no processo, isto é, entidade formadora e DGERT, está definido um conjunto de responsabilidades:

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Responsabilidades da entidade formadora

Responsabilidades da DGERT

•Apresentar à DGERT, no prazo determinado, a eventual informação solicitada para preparação da auditoria •Assegurar as condições e colaboração necessárias para a realização da auditoria externa, designadamente, facilitando o acesso às suas instalações, serviços e documentação por parte dos auditores externos

•Definir o modelo e procedimentos da auditoria externa •Assegurar a selecção e a preparação de auditores externos •Definir o planeamento e assegurar a realização das auditorias •Emitir o relatório de auditoria e o paracer técnico relativo à manutenção ou revogação da certificação

Após a realização da auditoria externa e a emissão do relatório com o parecer técnico, a entidade pode ver revalidado a sua certificação, ou pelo contrário, revogada em parte ou totalmente.

O prazo máximo para a emissão de decisão por parte da DGERT sobre os pedidos apresentados ao sistema de certificação é de 90 dias úteis.

A revogação total ou parcial da certificação pode ser determinada por:



1. Verificação de incumprimento dos requisitos de certificação, em análise documental ou em auditoria.

2. Oposição à realização de auditorias por parte da entidade formadora.

Em determinados casos será possível à entidade proceder à regularização da situação ou situações de incumprimento em causa, em prazo definido pela DGERT. A certificação da entidade formadora caduca quando se verifique: 1. Extinção da entidade formadora certificada sem transmissão desse reconhecimento para outra entidade.

-8-

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2. Ausência de atividade formativa durante dois anos consecutivos A DGERT, enquanto entidade certificadora, e de acordo com o estabelecido na Portaria 851/2010, mantém dois órgãos de apoio e aconselhamento técnico: Um conselho de aconselhamento da certificação; Uma comissão técnica.

O conselho de acompanhamento da certificação de entidades formadoras é um órgão de natureza consultiva, ao qual compete formular sugestões com vista à melhoria das atividades, apreciando, designadamente:

a) O plano e o relatório anuais de atividades no domínio da certificação de entidades formadoras; b) Os esclarecimentos adicionais da entidade certificadora ao referencial de qualidade da certificação de entidade formadora; c) Os indicadores de avaliação qualitativa do desempenho de entidades formadoras certificadas; d) Os procedimentos para a avaliação externa do sistema de certificação de entidades formadoras.

-9-

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

Integram este conselho de acompanhamento representantes de várias entidades, a saber:

a) Dois representantes da entidade certificadora, que preside, tendo o respetivo presidente voto de qualidade; b) Um representante da Agência Nacional para a Qualificação; c) Um representante do Instituto do Emprego e Formação Profissional; d) Um representante do Programa Operacional Potencial Humano; e) Um representante do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu; f) Dois especialistas indicados por cada uma das confederações sindicais; g) Um especialista indicado por cada uma das confederações patronais.

Podem ainda participar nas reuniões do conselho de acompanhamento até três peritos independentes,

indicados

pela

entidade

certificadora,

podendo

igualmente participar, como observadores, um representante de cada uma das Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira.

Quanto à comissão técnica de acompanhamento da certificação compete-lhe assegurar a articulação entre as entidades públicas nela representadas no que respeita à certificação de entidades formadoras, nomeadamente, a partilha de informação relevante e a otimização de recursos disponíveis.

Esta comissão técnica é constituída por um representante de cada uma das entidades públicas representadas no conselho de acompanhamento e coordenada pelo representante da entidade certificadora.

Vejamos agora mais detalhadamente alguns dos aspetos chave relativamente à certificação inicial e manutenção da mesma.

- 10 -

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2.

ETAPAS PARA O PEDIDO DE NOVA CERTIFICAÇÃO

O quadro que se segue apresenta as várias etapas relativas ao pedido de certificação de uma entidade formadora.

As atividades de preparação propostas não têm um carácter obrigatório, mas rentabilizam fortemente o trabalho de preparação do pedido de certificação e garantem uma maior consistência à prática técnica e pedagógica da entidade, essencial para manter as condições exigidas a uma entidade certificada.

As etapas iniciais, de 1 a 4, aplicam-se com mais pertinência a entidades sem histórico de atividade formativa.

Etapa 1- Constituição da

Atividade a realizar 

entidade

Constituir-se

legalmente,

Sugestões/dicas úteis de



Consultar sites institucionais

acordo com sector de atividade

de apoio à constituição de

e respetiva legislação aplicável

empresas.

Tais

como:

www.empresanahora.pt www.portaldaempresa.pt 

Definir a sua oferta formativa de



Analisar o seu contexto de

base de acordo com a sua

atuação,

atividade

missão,

atividade

estratégia em termos de

formativa a

principal, contexto de atuação,

atividade formativa, analisar

desenvolver

estratégia

as

2- Definição da



vocação,

e

objetivos

e

definir

a

necessidades

sua

do

necessidades do mercado

mercado ou do seu público-

Definir as áreas de educação e

alvo

formação

em

que

pretende



Consultar

o

Guia

do

centrar a sua oferta formativa,

Sistema de Certificação -

modalidades de formação, tipo

referencial de qualidade

de destinatários e para as quais detém

recursos

humanos

materiais apropriados

- 11 -

e



Consultar

a Classificação

Nacional

de

Áreas

Educação e Formação

de

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

Etapa 3- Constituir a

Atividade a realizar 

Sugestões/dicas úteis

Dotar-se de recursos humanos



Analisar a sua capacidade

estrutura

(um mínimo de colaboradores

instalada

formativa

internos) e materiais (próprios

recursos humanos e físicos

ou agenciados) adequados à



em

termos

de

Previsão das necessidades

oferta formativa que pretende

em termos de recursos a

desenvolver

alocar 

Consultar

o

Guia

do

Sistema de Certificação requisitos de estrutura e organização

internas

(disponível

em

http://certifica.dgert.mtss.gov.pt/)

4- Conceção do



Repartição de funções inerentes



Consultar

o

Guia

do

modelo de

à atividade formativa e afetação

Sistema de Certificação -

organização e

de

responsabilidades:

requisitos de processos no

atuação para a

nomeação

do

gestor

de

desenvolvimento

atividade

formação,

identificação

do

formação e de resultados e

formativa

coordenador

pedagógico,

dos

formadores

e

melhoria

outros

da

contínua

(disponível

colaboradores

em

http://certifica.dgert.mtss.gov.pt/ )



Sugestão:

elaborar

o

manual de qualidade da atividade

formativa

(MQAF), com os processoschave

da

adaptar

um

formação

ou

manual

já

existente 

Consultar Guião Orientador do MQAF (ver anexo)

- 12 -

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

Etapa 5- Planificação da

Atividade a realizar 

Definição

da

atividade

objetivos

para

formativa para

formativa

o período de



Análise

Sugestões/dicas úteis

estratégia a

e



atividade

Sugestão: refletir sobre a estratégia a médio prazo, eventualmente fazer plano

das

necessidades

estratégico

gestão

formativas

escolhido

“mercado” potencial (estudo de

para

(usualmente

mercado,

estratégia

ano civil)

necessidades

a

satisfazer

levantamento de

no

e

elaborar

planos de atividades anuais,

de

operacionalizar

a

definida

(ver

exemplo em anexo)

formação,

levantamento de solicitações de clientes, etc.) 

Elaboração

do

plano

de

atividades de formação 

Conceção referenciais

ou de

revisão

dos

formação

a

utilizar em função da atividade planeada 6- Obtenção de



Consulta

da

legislação

do



Consultar

informação

no

informação

sistema de certificação e dos

sítio

sobre o

documentos de apoio

(disponível

Verificação de enquadramento e

http://certifica.dgert.mtss.gov.pt/;

certificação e

da situação face ao sistema de

também

dos requisitos

acreditação

Anexos do Módulo II –

Análise detalhada do referencial

Unidade 2)

sistema de

de certificação





de qualidade da certificação



da

DGERT/DSQA em

disponível

Consultar

nos

Portaria

nº

851/2010 de 6 Setembro e Guia

do

Sistema

de

exercício

de

Certificação 7- Comparação do



Realizar uma análise ou auto-



Fazer

um

modelo de

avaliação dos seus recursos,

autoavaliação

atuação com os

procedimentos,

auditoria

requisitos de

metodologias e instrumentos à

organização da atividade

certificação

luz dos requisitos de qualidade

de formação



Introduzir

práticas,

as

melhorias/

correções necessárias



Consultar

ou

uma

interna

o

Guia

do

Sistema de Certificação referencial de qualidade

- 13 -

à

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

Etapa 8- Organizar e

Atividade a realizar 

Informar-se sobre os elementos

apresentar o

e os procedimentos necessários

pedido de

para apresentar o pedido

Sugestões/dicas úteis 

Consultar

o

sítio

da

Manual

do

DGERT/DSQA 

Consultar

o

evidências

Utilizador

da

aguardar a

aplicáveis ao pedido e à sua

Eletrónica

(Anexo

decisão

situação

Manual)

certificação e





Preparar

as

Preenchimento dos formulários



Plataforma

Consultar estado do pedido

eletrónicos e submissão dos

na

documentos

entidade formadora

Fonte: DGERT/ DSQA – Direção de Serviços de Qualidade e Acreditação, 2011

- 14 -

deste

área

reservada

da

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

3. MANUTENÇÃO DA CERTIFICAÇÃO Dado que a certificação não tem prazo de validade associado, a sua manutenção implica que as práticas e recursos da entidade formadora sejam objeto de avaliação regular por parte da entidade certificadora.

A portaria 851/2010 define um conjunto de procedimentos que as entidades formadoras deverão cumprir para a manutenção da certificação, das quais se destacam:

Avaliação do desempenho de entidade formadora certificada

O desempenho da atividade da entidade formadora certificada é objeto de avaliação, a ser aferida de acordo com indicadores relativos a:

Aspeto a considerar a) Estrutura

e

organização

internas,

Indicadores possíveis -

Indicadores

relativamente

à

estrutura

e

compreendendo aspetos relativos a

organização internas:

recursos humanos e materiais e a

- Número de salas de formação; lotação;

capacidade financeira;

instalações;

equipamentos

e

recursos

disponíveis; etc.

b) Qualidade do serviço de formação,

- Indicadores relativamente à avaliação interna e

compreendendo aspetos de avaliação

externa:

interna e externa;

- Competências próprias, da equipa e dos parceiros; - Parceiros de negócios e de competência; - Avaliação da satisfação dos clientes; resultados de inquéritos de satisfação; aumento do número de clientes; etc.

- 15 -

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c) Resultados da atividade formativa

- Indicadores relativamente aos resultados da atividade formativa: - Nº. de participantes; nº. de cursos e ações realizadas face ao número previsto; resultados das aprendizagens; resultados do impacto da formação no desempenho dos participantes; resultados

do

impacto

da

formação

nas

organizações e/no mercado de trabalho; nível de empregabilidade dos formandos; etc.

A entidade formadora certificada deverá realizar anualmente um processo de auto-avaliação, com base nos indicadores de desempenho, e disponibilizar informação à entidade certificadora sobre os resultados do mesmo, por via eletrónica.

Esta informação visa a melhoria contínua da entidade formadora certificada, bem como o acompanhamento e monitorização do seu desempenho, contribuindo, igualmente, para a preparação do procedimento de auditoria pela entidade certificadora.

De igual modo, as entidades formadoras titulares da certificação válida devem utilizar o logótipo de entidade certificada pela DGERT no material promocional e de divulgação da atividade formativa que respeite às áreas de educação formação certificadas.

As auditorias externas As auditorias externas, a realizar pela DGERT, no âmbito da avaliação dos indicadores de desempenho e da manutenção do cumprimento dos requisitos prévios de acesso à certificação e dos que respeitam ao referencial de qualidade.

- 16 -

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A auditoria poderá ainda incidir, quando aplicável, sobre a conformidade da oferta formativa da entidade certificada com os referenciais constantes do Catálogo Nacional de Qualificações.

A DGERT é a entidade competente para acreditar os auditores externos, bem como especificar a formação adequada. À data atual, ainda se aguardam desenvolvimento relativamente a esta matéria. A atual portaria nº. 851/2010 fornece as seguintes indicações: 

Os auditores externos devem ter formação de nível superior e experiência profissional específica de, pelo menos, três anos.



A experiência profissional referida deve respeitar a auditorias de qualidade ou gestão e organização da formação.



Os auditores externos devem ter formação específica em auditorias de qualidade ou gestão e organização da formação e no referencial de qualidade do sistema de certificação, nos termos que venham a ser definidos pela entidade certificadora.

- 17 -

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4. DEVERES DA ENTIDADE FORMADORA CERTIFICADA A certificação da entidade formadora significa um reconhecimento externo da qualidade da sua prestação de serviços de formação, concedido por uma entidade

isenta.

Desse

reconhecimento

decorre

um

conjunto

de

responsabilidades e obrigações para com os seus formandos, formadores, clientes e outros agentes envolvidos.

Na prestação do seu serviço de formação uma entidade certificada deve: Planificar a sua atividade de modo a prestar serviços que correspondam às necessidades dos seus utilizadores; Garantir a realização dos projetos formativos de acordo com as condições pedagógicas e organizativas previstas; Dispor de recursos humanos qualificados com as competências técnicas e pedagógicas adequadas aos projetos formativos e respetivos destinatários; Garantir a articulação permanente entre a sua equipa formativa, formandos e clientes; Assegurar espaços e equipamentos adequados com as características adequadas aos projetos formativos e respetivos destinatários; Assegurar atendimento permanente a formandos, formadores, clientes e outros agentes, sempre que dirija a sua oferta formativa a público em geral; Divulgar e publicitar a sua formação com base em informação clara e inequívoca; Emitir certificados de formação de acordo com a legislação em vigor;

- 18 -

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

Dispor de um regulamento de funcionamento da formação, do conhecimento de formandos, formadores e outros agentes envolvidos; Assegurar o acompanhamento e avaliação global do processo formativo e dos formandos e formadores; Auscultar os seus clientes, formandos e formadores, no sentido de saber a sua opinião sobre os serviços prestados e a sua forma de organização; Avaliar e rever sistematicamente a forma como presta os seus serviços de formação e introduzir as melhorias necessárias para elevar a sua qualidade; Ser exigente com os resultados alcançados com a sua prestação, prevendo mecanismos de acompanhamento pós-formação; Pautar a sua conduta por princípios éticos e de igualdade e correção no tratamento de todos os agentes envolvidos na formação; Respeitar as normas legais que regulam a sua atividade e cumprir as obrigações a que se comprometa contratualmente com terceiros; Tratar as reclamações que lhe sejam dirigidas, de acordo com a legislação aplicável, aproveitando-as como oportunidade de melhoria.

Em síntese, no quadro que se segue apresentam-se os deveres das entidades formadoras, de acordo com o conteúdo da portaria 851/2010:

- 19 -

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1. DEVER - Cumprimento de obrigações legais ao nível da promoção e prestação do serviço de formação • A avaliação do cumprimento dos requisitos é assegurada pela DGERT através de auditorias regulares à entidade formadora. O incumprimento dos requisitos de certificação, bem como a oposição à realização de auditorias, pode dar lugar à revogação da certificação.

2.DEVER - Execução efectiva da actividade formativa de acordo com a sua certificação •O desenvolvimento de formação nas áreas de educação e formação que foram objecto de certificação é fundamental para sustentar/justificar a manutenção do estatuto de entidade certificada. A ausência de actividade formativa em dois anos consecutivos pode dar lugar à caducidade da certificação.

3. DEVER - Cumprir os contratos de formação celebrados •Na prossecução da sua actividade, a entidade formadora deve seguir uma conduta adequada, actuando no respeito pelas normas legais e cumprimento das obrigações a que se comprometa contratualmente com terceiros, visando manter um estatuto de idoneidade compatível com o reconhecimento proporcionado pela certificação 4. DEVER - Publicitar a certificação utilizando o logótipo próprio e de acordo com as regras definidas •Apenas as entidades formadoras titulares de certificação válida podem utilizar o logótipo de entidade certificada pela DGERT, respeitando as normas gráficas e de utilização definidas. Qualquer forma de comunicação feita no âmbito de uma actividade comercial, industrial ou liberal, que tenha o objectivo de promover a comercialização de serviços de formação ou promover a entidade formadora e que utilize indevidamente o logótipo de entidade certificada pela DGERT e possa induzir em erro os seus destinatários, constitui publicidade enganosa e origina sanções previstas na legislação aplicável.

5. DEVER - Divulgar a oferta formativa com informação clara e detalhada •Na divulgação e promoção da sua actividade formativa, a entidade formadora deve prosseguir uma conduta legal e ética, garantindo que o material promocional usado contém informação clara, que corresponde a situações verdadeiras e não permite equívocos de interpretação por parte dos destinatários.

6. DEVER - Registar e manter actualizada a oferta formativa no sítio da Internet indicado pela DGERT •A centralização da informação sobre a oferta formativa das entidades certificadas permite que os utilizadores finais (formandos, clientes) tenham um conhecimento mais preciso da formação certificada disponível no mercado.

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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

5. CUSTOS DA CERTIFICAÇÃO Conforme atrás de refere, uma das diferenças entre o sistema de acreditação e certificação, prende-se com o custo do processo.

Eis as taxas a aplicar aos pedidos apresentados ao sistema de certificação, de acordo com o constante na Portaria nº1196/2010, de 24 de Novembro.

PEDIDOS DE CERTIFICAÇÃO Certificação até 3 áreas de educação e formação Por cada área de educação e formação além de 3 Pedidos de alargamento a outras áreas

VALORES 500 € (quinhentos euros)

150 € (cento e cinquenta euros) 150 € (cento e cinquenta euros) por cada área

Pedidos de transmissão de certificação

200 € (duzentos euros)

Auditorias de manutenção

750 € (setecentos e cinquenta euros)

A taxa deve ser paga no prazo de oito (8) dias úteis a partir da notificação emitida pela DGERT à entidade formadora após a apresentação do pedido.

Todas as entidades, mesmo as já certificadas, encontram-se obrigadas ao pagamento de taxa de auditoria de manutenção (externa).

De acordo com o previsto na portaria nº 1196/2010, são admitidas duas formas de pagamento das taxas: Transferência bancária para NIB a fornecer na notificação

- 21 -

1

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Cheque emitido à ordem de Direcção-Geral do Emprego e das Relações de Trabalho, enviado por correio ou entregue em mão própria nos Serviços Financeiros da DGERT no horário de funcionamento indicado.

Nos casos em que os pedidos de certificação sejam indeferidos o valor das taxas pagas não é devolvido à entidade formadora.

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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação

6. ALARGAMENTO DA CERTIFICAÇÃO Depois de certificada, a entidade formadora que perspetive intervenção em novas áreas de educação e formação poderá, a qualquer momento, proceder à formalização deste pedido.

Para tal, deve assegurar a demonstração da existência das condições necessárias à estruturação e implementação do seu projeto formativo e ao desenvolvimento das atividades formativas nas novas áreas que pretende certificar.

A apresentação dos pedidos de alargamento é realizada igualmente por via eletrónica e apenas está acessível a entidades com certificação válida.

Nesta fase de transição em que nos encontramos, da passagem da acreditação para a certificação, as entidades acreditadas não podem solicitar o alargamento das áreas de educação e formação associadas ao seu perfil de acreditação.

Essa atualização deverá ser feita no momento em que requererem a certificação, após notificação da DGERT.

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7. TRANSMISSÃO DA CERTIFICAÇÃO A legislação atual, permite a transmissão da certificação para outra entidade formadora, e esta pode ser solicitada nas seguintes situações: Alteração da designação e número de pessoa coletiva da entidade certificada; Criação de nova entidade no mesmo quadro empresarial, que assume toda a atividade formativa; Casos de aquisição de empresas, com fusão de entidades.

A transmissão da certificação exige que se verifique a continuidade dos elementos que sustentaram a certificação concedida por áreas de educação e formação: 1. Projeto formativo - ausência de alterações ao nível de serviços e produtos formativos,

áreas de

educação

e

formação,

clientes,

procedimentos e práticas formativas 2. Estrutura formativa - transição total de recursos humanos e materiais de uma entidade para outra Se estas condições não se verificarem, a nova entidade deve apresentar um pedido de certificação inicial.

A transmissão da certificação apenas está acessível a entidades com esse reconhecimento válido.

Contudo, esta situação de transferibilidade não é aplicável às entidades que ainda estejam reconhecidas pelo sistema anterior da Acreditação. A entidade acreditada cuja estrutura formativa seja transferida para outra entidade, numa das situações aqui descrita, não pode solicitar a transmissão da acreditação. A nova entidade deverá efetuar um pedido de certificação, de acordo com os procedimentos indicados.

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8. REVOGAÇÃO E CADUCIDADE DA CERTIFICAÇÃO A revogação total ou parcial da certificação pode ser determinada por: Verificação de incumprimento dos requisitos de certificação, em análise documental ou em auditoria Oposição à realização de auditorias por parte da entidade formadora Em determinados casos será possível a entidade proceder à regularização da situação ou situações de incumprimento em causa, num prazo definido pela DGERT. A certificação da entidade pode caducar quando se verifique: 1. Extinção da entidade formadora certificada sem transmissão desse reconhecimento para outra entidade 2. Ausência de atividade formativa durante dois anos consecutivos As entidades que cessem a actividade devem, obrigatoriamente, comunicar à DGERT.

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9. A PLATAFORMA ELETRÓNICA E AS SUAS FUNCIONALIDADES Conforme atrás se refere, todos os pedidos de certificação devem ser requeridos por via eletrónica. Ao contrário do que acontecia com o sistema de acreditação, não são aceites pedidos de certificação por outras vias.

Para o efeito, a DGERT desenvolveu uma plataforma eletrónica que permite às entidades formadoras a submissão e gestão dos seus pedidos de certificação, de alargamento da certificação a outras áreas de educação e formação e de transmissão da certificação.

No site da DGERT está disponível um manual de apoio1 ao utilizador que contém uma descrição detalhada de todas as funcionalidades da plataforma, e todos os passos a seguir para uma adequada utilização da mesma, o qual deverá ter a atenção de todos os utilizadores.

A plataforma eletrónica destina-se à formalização e gestão dos pedidos de certificação

das

entidades

formadoras

que

pretendem

obter

esse

reconhecimento, nos termos da Portaria nº 851/2010, de 6 de Setembro.

A sua utilização pressupõe um registo prévio da entidade formadora, sujeito a aprovação pela DGERT/DSQA.

Após aprovação do registo e atribuição de nome de utilizador e senha de acesso, a entidade formadora pode aceder a uma área reservada própria que permite: Consultar e atualizar os seus dados de identificação e contactos; Submeter pedidos de certificação; Consultar o estado dos pedidos e a decisão final; Consultar o estado da certificação.

1

Disponível em http://certifica.dgert.mtss.gov.pt/ - Documentos de apoio/Manual do Utilizador da Plataforma Eletrónica (verifique se está a consultar a versão mais atual).

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Seguidamente apresentam-se os principais passos-chave para aceder, submeter pedidos, consultar e atualizar os dados da entidade formadora.

9.1- PÁGINA DE ACESSO À PLATAFORMA

9.2- REGISTO DA ENTIDADE

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Separador de registo da entidade

Dados a introduzir no registo da entidade: Separador 1: NIPC/NIF Número de identificação de pessoa coletiva ou de identificação fiscal, consoante a situação aplicável Denominação social Identificação social da entidade conforme consta do seu registo legal Denominação comercial Se aplicável Representante legal Identificar colaborador que assegura a responsabilidade legal (administrador, sóciogerente, presidente, vogal, etc.

Gestor de formação Identificar o colaborador que assegura essa função, de acordo com o previsto nos requisitos de estrutura e organização internas, na Portaria 851/2010, de 6 de Setembro

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Constituição e registo legal Selecionar as opções aplicáveis à sua situação e anexar os documentos solicitados CAE Indicar o código de classificação de atividade económica aplicável (CAE-Rev3) Âmbito de intervenção da atividade formativa Selecionar o âmbito de intervenção aplicável à atividade formativa da entidade Total de colaboradores internos Identificar o número total de pessoas com vínculo laboral à entidade, sejam ou não profissionais na área da formação

Separador 2: Contactos da entidade formadora Separador 3: Estruturas descentralizadas – identificação das estruturas descentralizadas de que dispõe e os respetivos contactos.

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9.3- PEDIDO DE CERTIFICAÇÃO Formulários eletrónicos para o pedido de certificação O formulário do pedido de certificação integra dez separadores numerados e identificados em função dos requisitos de qualidade, facilitando a organização da informação a apresentar pela entidade formadora: Separador 1. Requisitos prévios Separador 2. Áreas de educação e formação Separador 3. Enquadramento do pedido Separador 4. Recursos humanos Separador 5. Recursos físicos Separador 6. Atividade formativa - planificação e gestão Separador 7. Atividade formativa – conceção e desenvolvimento Separador 8. Resultados e melhoria contínua Separador 9. Estruturas descentralizadas Separador 10. Submissão do pedido (disponível na área reservada, após registo)

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Formulário de alteração do pedido de certificação (disponível na área reservada, após submissão do pedido)

9.4- REQUISITOS TÉCNICOS PARA ACESSO E CONSULTA DA PLATAFORMA

Para uma correta utilização e visualização do conteúdo e funcionalidades da plataforma eletrónica, a entidade deve considerar os seguintes requisitos mínimos:

Computador com ligação à internet

Ecrã com resolução igual ou superior a 1024x768

Em termos de aplicações informáticas para aceder à plataforma eletrónica, as entidades formadoras devem utilizar o browser (programa informático - 31 -

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para aceder à internet) Internet Explorer versão 7.0 ou superior, pois é o único que garante que a informação é corretamente visualizada e submetida. A utilização de qualquer outro browser (por exemplo, Mozzila, ou Internet Explorar em versões anteriores), pode originar a submissão incorreta de informação e documentos.

Importa ter em consideração o tamanho dos ficheiros a anexar aquando da submissão do pedido de certificação. De acordo com as orientações da DGERT, o tamanho máximo do conjunto de ficheiros que pode ser adicionado em cada gravação do pedido é de 40 MB.

Caso os ficheiros a anexar sejam muito pesados pode optar por algumas soluções: Preenchimento faseado, de modo a conseguir gravar mais conjuntos até 40 MB; Dividir os documentos em diferentes ficheiros, retirar ou comprimir imagens ou gráficos que não sejam imprescindíveis nos documentos; Enviar ficheiros comprimidos em formato zip; Comprimir ao máximo documentos digitalizados.

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EM SÍNTESE Seguidamente apresenta-se um esquema com os principais processos e procedimentos associados à certificação de uma entidade formadora:

Etapa 1

Confirmação da situação de acreditação da entidade formadora

A entidade tem acreditação válida?

Sim

Tem de aguardar a notificação da DGERT para apresentar o pedido de certificação. Se apresentar algum pedido fora dessa notificação, o mesmo não pode ser aceite.

Não

Etapa 2

Informar-se sobre o sistema e os requisitos da certificação Consultar: Portaria nº 851/2010, de 6 de Setembro e Portaria nº 1196/2010, de 24 de Novembro ; Guia do Sistema de Certificação ; Etapas para a certificação da entidade formadora.

Etapa 3

Avaliar e melhorar as suas práticas e estruturas formativas

Auto-avaliação/Auditoria interna/preventiva, comparação com os requisitos de certificação e implementação de melhorias, se necessário.

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Etapa 4

Registar-se na plataforma eletrónica Consultar o Manual do Utilizador da Plataforma Eletrónica Preparar documentos necessários para o registo Aceder ao menu REGISTO DE ENTIDADE FORMADORA no site da DGERT/DSQA Preencher e enviar o formulário de registo

Etapa 5

Preparar e apresentar o pedido de certificação Preparar a certificação e organizar o pedido Consultar o Guião orientador do Manual de Qualidade da Atividade Formativa Consultar o Manual do Utilizador da Plataforma Eletrónica Preparar os documentos necessários para o pedido Aceder à área reservada da entidade formadora no site da DGERT/DSQA Preencher e enviar o formulário do pedido Efetuar pagamento da taxa correspondente

Etapa 5

Acompanhar o estado do pedido até à decisão Aceder à área reservada da entidade formadora no site da DGERT/DSQA Acompanhar o estado do pedido na fase de avaliação e decisão

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ANEXO QUADRO LEGAL DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL - PRINCIPAIS DIPLOMAS APLICÁVEIS Acordo para a Reforma da Formação Profissional Assinado com os parceiros sociais a 14 de Março de 2007 Resolução do Conselho de Ministros nº137/2007 de 7 de Novembro Quadro de Referência Estratégico Nacional 2007-2013 Destaque para o Programa Potencial Humano como instrumento nuclear de financiamento Público das políticas de formação profissional Sistema Nacional de Qualificações Decreto Lei nº 396/2007 de 31 de Dezembro Adota os princípios consagrados no acordo celebrado com os parceiros sociais e reestrutura a formação profissional inserida no sistema educativo e a inserida no mercado de trabalho Lei nº 7/2009 de 12 de FEV. no seu Artigo 130.º Define Objetivos da Formação Profissional As Subsecções II e III, da sua Secção II dedicadas à “Formação Contínua de Trabalhadores” Lei n.º 105/2009 de 14 de Setembro - Regulamenta e altera o Código do Trabalho, aprovado pela Lei n.º 7/2009, de 12 de Fevereiro, e procede à primeira alteração da Lei n.º 4/2008, de 7 de Fevereiro P 474/2010, de 8 de Julho Estabelece o modelo de certificado de formação profissional que, no âmbito do Sistema Nacional de Qualificações, se destina a certificar a conclusão com aproveitamento de uma ação de formação certificada não inserida no Catálogo Nacional de Qualificações.

P 475/2010, de 8 de Julho O registo de competências e formação na caderneta individual de competências é efetuado pelas entidades formadoras ou centros novas oportunidades (CNO) por via eletrónica através do sistema SIGO – registo de conclusão das ações.

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Despacho 782/2009 de 23 de Julho Regula o QNQ e define os descritores para a caracterização dos níveis de qualificação nacionais.

Despacho 978/2010, de 12 de Janeiro Estabelece a correspondência entre os níveis de qualificação do QNQ e o tipo de certificação de nível não superior atualmente atribuída.

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