QAF_Mod_III_Auditoria da formacao

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO

Módulo III Auditorias da Formação

QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo III – Auditorias da Formação

ÍNDICE

PÁG. Objetivos pedagógicos

3

Conteúdos programáticos

3

Introdução

4

1. Conceitos e princípios fundamentais das Auditorias Internas

7

2. Ciclo de uma auditoria

14

3. A função de auditor interno

23

Síntese Conclusiva

32

Anexos

34

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OBJETIVOS PEDAGÓGICOS No final deste módulo deverá ser capaz de: Reconhecer a auditoria interna como uma função de apoio à gestão na dupla componente de consultoria e de garantia da qualidade da formação; Distinguir os tipos de auditoria e suas aplicações; Identificar as etapas da auditoria interna; Reconhecer o papel do auditor interno da formação.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS Conceitos e princípios fundamentais da auditoria interna; Os diferentes tipos de auditorias; Etapas da auditoria interna: Preparação, execução e acompanhamento; Elaboração do Relatório da auditoria interna; Funções e competências do auditor.

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INTRODUÇÃO

Este manual, relativo ao Módulo III do curso de Qualidade e Auditorias da Formação, deve ser entendido como um documento introdutório à atividade de auditor interno da formação.

De facto, pretende-se com este módulo dar continuidade a uma recomendação do Sistema de Certificação das entidades formadoras, que aconselha a que todas as entidades realizem uma autoavaliação periódica e de manutenção. É importante que fique claro que, com esta formação, não se torna um auditor interno certificado, o que implicará a frequência de uma formação específica reconhecida nacional e/ou internacionalmente pelas entidades competentes.

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Modelo de autoavaliação baseado no Quadro Europeu Comum de Referência para a Qualidade do Educação e Formação Critério nuclear para a 1ª. etapa: Política e planeamento estratégico Critérios de Qualidade 1.1 Objetivos e valores 1.2 Liderança 1.3 Parcerias 1.4 Finanças e recursos

Critério nuclear para a 4ª. etapa: Feedback e procedimentos para a mudança Critérios de Qualidade 4.1 Planeamento e implementação de ações de melhoria contínua 4.2 Avaliação externa

Critério nuclear para a 2ª. etapa: Implementação Metodologia de autoavaliação

Critérios de Qualidade 2.1 Gestão das competências da equipa técnica: coordenadores, formadores, tutores, mediadores, técnicos e outros 2.2 Processos de gestão e organização

Critério nuclear para a 3ª. etapa: Monitorização e avaliação Critérios de Qualidade 3.1 Resultados das aprendizagens 3.2 Resultados relativamente aos objetivos traçados (ações/cursos realizados) 3.3 Resultados em termos de impacto do mercado de trabalho 3.4 Resultados financeiros

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A Auditoria Interna é uma função de apoio à gestão, baseada num processo sistemático, utilizando as técnicas de Auditoria apropriadas. Esta função fornece análises, apreciações, recomendações, sugestões e informações, relativas às atividades examinadas, funcionando assim como um mecanismo regulador da qualidade dos serviços de educação e formação prestados pela entidade. É ainda dever do auditor interno, revelar as fraquezas, determinar as causas, avaliar as consequências e encontrar uma solução de modo a convencer os gestores e responsáveis a agir, visando sempre a melhoria contínua.

Num primeiro momento iremos apresentar os conceitos e princípios fundamentais associados às auditorias, começando por as definir e classificando os diversos tipos de auditoria. Abordaremos seguidamente, as fases de auditoria e ainda, dada a sua importância, os métodos e técnicas de trabalho específico. Finalmente, apresentaremos um perfil de competência do auditor destacando as competências sociais, relacionais e éticas exigíveis.

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1. CONCEITOS E PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DAS AUDITORIAS INTERNAS CONCEITO DE AUDITORIA Existem várias definições do que é uma auditoria. De acordo com a norma ISO 19011: 2003, é: “Processo sistemático, independente e documentado, realizado com o propósito de obter evidência de auditoria e avaliar a mesma de forma objetiva para determinar o cumprimento das políticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referencia (critérios de auditoria).”

De acordo com o código de ética do Instituto Português dos auditores internos 1

(IPAI, 2012), uma auditoria interna é: “Uma atividade independente, de garantia e de consultoria, destinada a acrescentar valor e a melhorar as operações de uma organização. Ajuda a organização a alcançar os seus objetivos, através de uma abordagem sistemática e disciplinada, na avaliação e melhoria da eficácia dos processos de

gestão

de

risco,

de

controlo

e

de

governação.” (IPAI, 2012)

A atividade de auditoria interna é desempenhada em todo o mundo em ambientes diversos e no seio de organizações que atuam em diversas áreas de negócios. Além disso, as leis e costumes dos diversos países diferem entre si.

Tais diferenças poderão afetar a prática de auditoria interna em cada ambiente.

1

Acessível em http://www.ipai.pt/

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Noutro capítulo deste manual abordaremos um pouco mais a atividade do auditor interno, e a sua regulamentação.

Vejamos cada um dos elementos constituintes da definição com um pouco mais de detalhe:

Processo sistemático, documentado e independente Para que os resultados sejam credíveis devem ser obtidos por pessoas que não estejam diretamente envolvidos no trabalho auditado.

Evidências Objetivas Informação verificável, registos ou constatações de factos relevantes para a implementação ou manutenção do sistema.

Critérios de Auditorias Política, práticas, procedimentos, comportamentos, indicadores de desempenho, ou requisitos com os quais o auditor compara as evidências objetivas acerca da matéria auditada.

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Assim, de acordo com estes pressupostos:

 A satisfação de um requisito = Conformidade e A Não satisfação de um requisito = Não Conformidade

Eis algumas das principais características das auditorias internas:

Ao contrário das inspeções, as auditorias internas não têm conotação punitiva, mas sim ação corretiva de melhoria.

Por outro lado, importa ainda referir que, contrariamente,

às

inspeções,

as

auditorias são programadas e realizadas com

o

prévio

conhecimento,

e

na

presença das pessoas cujo trabalho esteja a ser objeto de auditoria. Sem segredos ou surpresas.

O auditor interno, seja colaborador ou consultor da entidade, deverá sempre abordar

os

aspetos

revelados

pela

auditoria com os responsáveis, de forma franca e aberta, antes mesmo de apresentar o relatório final, ao “mais alto nível”.

Importa por isso não confundir uma auditoria com uma inspeção.

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TIPOS DE AUDITORIA Genericamente, podemos classificar as auditorias de acordo com vários aspetos:

 Produto ou Serviço Determina se os requisitos do Produto/serviço estão a ser cumpridos.  Processo Verifica se os requisitos do processo (métodos, Procedimentos, IT’s) estão a ser cumpridos.  Sistema Determina se os requisitos do sistema (Manual, política, normas, regulamentos) estão a ser cumpridos.

Considerando a profundidade da auditoria, podemos dizer que esta pode ser:

Mini-auditoria

• Aplica-se a uma área especifica ou delimitada.

Por exemplo, a um determinado posto de trabalho.

Parcial

•É executada apenas a uma área funcional. Por exemplo, apenas um departamento ou secção.

Faseada

•Acompanha o desenvolvimento de um projecto, processo ou produto à medida que evoluem.

Total

•Envolve o sistema no seu todo, de acordo com o âmbito.

Seguimento

•Observa se as acções correctivas solicitadas em auditoria anterior foram implementadas e se são satisfatórias face ao sistema.

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Outra possibilidade de classificação, diz respeito ao tipo de relações existentes entre intervenientes:

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Finalmente, e apenas para apresentar os principais tipos de auditorias, eis os tipos de auditorias externas:

Auditorias externas

De concessão

De acompanhamento

• Auditoria realizada para efeitos de concessão da certificação / acreditação na sequência da análise do processo de candidatura.

• Auditoria realizada para efeitos de manutenção da certificação / acreditação.

De renovação

• Auditoria realizada para efeitos de renovação da certificação / acreditação.

De extensão

•Auditoria realizada para efeitos de tornar extensível a certificação / acreditação a novos domínios (âmbito) bem definidos, não abrangidos anteriormente.

De seguimento

•Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os resultados das medidas correctivas decorrentes de não conformidades verificadas em auditorias anteriores.

CONFLITOS DE INTERESSES Naturalmente, um dos atributos exigíveis a um auditor é que ele seja independente, devendo, antes de iniciar uma auditoria, procurar garantir que não se encontra em situação de conflito de interesse.

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Eis alguns dos conflitos de interesses mais frequentes: 1. Ter tido um emprego anterior na empresa auditada; 2. Ser ou ter sido fornecedor do auditado; 3. Ter sido consultor do auditado; 4. Contatos em concursos para ser contratado para colaborador; 5. Ter recebido ofertas efetuadas pelo auditado; 6. Ter realizado outras atividades que possam afetar o desempenho do auditor.

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2. CICLO DE UMA AUDITORIA Uma auditoria compreende sempre três etapas distintas: 1ª etapa- Preparação da auditoria 2ª. etapa - Condução da auditoria 3ª. etapa- Atividades pós-auditoria

Na etapa 1, Preparação da auditoria, podemos identificar os seguintes momentos-chave:

Realização da análise prévia da situação

Selecção das áreas/actividades a auditar

Preparação das listas de verificação e dos outros instrumentos de recolha de informação

Programação das atividades da auditoria

No Manual do Módulo II, unidade 1, apresentaram-se algumas regras e orientações para a conceção de instrumentos de recolha de informação, tais como, questionários, guiões de entrevista, grelha de observação, entre outros.

Para a preparação da auditoria interna da formação poderão também ser-lhe úteis. Consulte-as.

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Aquando da elaboração das listas de verificação, tenha em consideração:  Relevância: os pontos de verificação devem abranger as atividades contidas no âmbito da auditoria (por exemplo, se vai realizar uma auditoria parcelar ao dossier pedagógico, inclua todos os itens a considerar, sem exceção);

 2. Representatividade: os pontos de verificação devem abranger uma amostra representativa de elementos de controle do Sistema de Qualidade aplicável. No caso, por exemplo, do dossier pedagógico, defina uma amostra que seja representativa das várias áreas de educação e formação, analisando, pelo menos, um dossier por curso. Analisar todos os dossiers de todas as ações de um determinado curso poderá ser excessivo.

Nesta fase, deverá também selecionar os métodos de recolha de informação e as fontes de informação que irá utilizar:

ENTREVISTA

OBSERVAÇÃO

•Ao responsáveis pelos vários itens em análise

•Envolvente da atividade formadora •Condições de trabalho •outros aspectos (logística, condições físicas, etc.)

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ANÁLISE DOCUMENTAL - Análise dos documentos

-Registos - recolha de evidências objetivas

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 Não esqueça que “a auditoria é sempre uma atividade baseada no conceito de amostragem”.

Faça uma listagem de todos os documentos necessários, de acordo com o tipo de auditoria a realizar e requisitos a avaliar.

 Legislação aplicável (consulte a listagem anexa);  Guias ou outros documentos de apoio publicados pela DGERT (verifique se está a utilizar a versão mais atual), com destaque para: o Guia do Sistema de Certificação de Entidades Formadoras, contendo 

Requisitos de Certificação, Critérios aplicáveis e fontes de verificação para cada requisito

o Guia orientador para o Manual da Qualidade para a Atividade formativa (MQAF) contendo: 

Conceitos e princípios aplicáveis ao MQAF;



Orientações para a elaboração do MQAF.

o Formulários aplicáveis, tais como: 

Ficha curricular para a equipa formativa

o Exemplos de ficha de verificação e/ou outros modelos úteis na elaboração dos instrumentos de trabalho.

 Documentos referentes às fontes de verificação dos requisitos, entre os quais, se destacam: o Plano estratégico da entidade; o Documento oficial de constituição da empresa; o Acordos de parceria o Contratos de trabalho; o Fichas curriculares da equipa; o Outros, de acordo com o requisito em análise.

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Na etapa 2, Condução da auditoria, podemos identificar os seguintes momentos-chave: Reunião prévia com a entidade/responsáveis

Trabalho de terreno

Elaboração da primeira versão do relatório

Reunião com entidade/responsáveis

Elaboração da versão final do relatório

A reunião prévia tem como principal função a recolha de documentação, a programação das atividades e, fundamentalmente, estabelecer uma relação propícia ao trabalho de auditoria. Caso veja necessidade, elabore um cronograma com as datas alocadas a cada tarefa a realizar.

Relativamente ao trabalho de terreno, ganha destaque o momento da recolha e registo das evidências objetivas.

Eis algumas sugestões práticas relativamente à execução da auditoria:

Não confie na sua memória, vá tomando notas à medida que procede à análise da documentação

ou

questionando

as

pessoas responsáveis; Registe sempre a função e a posição hierárquica das pessoas ouvidas; - 17 -

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Identifique claramente a documentação utilizada; Defina sempre uma amostra que seja representativa; Registe o tamanho da amostra (por exemplo: analisados 2 dossiers técnico-pedagógicos por cada curso de cada uma das áreas de educação e formação).

Não esqueça que a auditoria nunca é uma atividade total precisa.

O auditor deverá por isso mesmo exercitar a sua capacidade de julgamento, tendo em consideração:

Qual é o requisito em análise?

Quais são os critérios e as evidências a procurar?

Existe uma não conformidade?

Essa não conformidade é significativa?

Não cumpre totalmente ou cumpre parcialmente?

Se detetar uma não-conformidade, não esqueça que deverá declará-la verbalmente e depois por escrito.

Finalmente, para realizar o seu trabalho tenha em consideração que deverá: Conhecer bem os requisitos do sistema de certificação; Estar seguro sobre os fatos a reportar; E que Estes devem sempre ser baseados em evidências objetivas.

Relativamente ao Conteúdo de uma Não-Conformidade, assinale sempre: Qual a evidência objetiva; Qual a natureza da não conformidade; Qual o requisito infringido.

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Elaboração do Relatório A elaboração do relatório é um dos momentos críticos da auditoria.

Previamente,

deverá ter comunicado com os responsáveis da entidade formadora acerca das nãoconformidades procurando

detetadas, obter

o

contraditório por parte destes.

Deverá haver lugar a uma reunião para apresentação do relatório

em

versão

preliminar, e só depois de confirmadas as situações se procederá à elaboração do relatório final.

Com todas as não-conformidades escritas e categorizadas, o auditor deve preparar um sumário para ser apresentado verbalmente, na reunião final.

Este sumário deve conter as conclusões do auditor acerca do grau de conformidade face aos requisitos do Sistema de Qualidade da Formação.

Todas as conclusões devem ser baseadas nas evidências objetivas encontradas na auditoria.

Eis um excerto de um modelo de relatório de auditoria da formação. O documento completo encontra-se nos anexos deste Manual.

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RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA DA FORMAÇÃO DADOS DA AUDITORIA Data da Auditoria:

_____/____/_____

Entidade:

___________________________________________________

Consultor/auditor:

__________________________________________________

REQUISITOS ANALISADOS REQUISITOS PRÉVIOS 

Aspetos legais



Situação tributária e contributiva

REQUISITOS DO REFERENCIAL DE QUALIDADE I — Requisitos de estrutura e organização internas 

1. Recursos humanos



2. Espaços e equipamentos

II. Requisitos de processos no desenvolvimento da formação 

1. Planificação e gestão da atividade formativa



2. Conceção e desenvolvimento da atividade formativa



3. Regras de funcionamento aplicadas à atividade formativa



4. Dossier técnico-pedagógico



5. Contratos de formação



6. Tratamento de reclamações

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III — Requisitos de resultados e melhoria contínua 

1. Análise de resultados



2. Acompanhamento pós-formação



3. Melhoria contínua

Objetivos da auditoria:

Metodologia utilizada

Resumo/sumário

Recomendações:

Assinatura do auditor

Assinatura do auditado

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Na etapa 3, Atividades Pós-Auditoria, podemos identificar os seguintes momentos-chave: Reunião pós-auditoria

Identificação de ações corretivas

Follow-up

Reunião pós-auditoria

No que diz respeito à reunião pós-auditoria, esta tem como principais funções: Relatar resultados de forma impessoal, isenta de julgamentos; Obter comprometimento e cronograma para a implementação das correções; Definir as responsabilidades sobre ações corretivas a implementar.

No que diz respeito às ações corretivas, o auditor deverá: Identificar claramente as ações corretivas; Identificar responsabilidades para implantar ações corretivas; Definir um prazo para implementação.

Finalmente, o acompanhamento ou follow-up da entidade formadora, poderá passar por: Programar e conduzir visitas para verificação das ações corretivas sugeridas; Programar e conduzir visitas periódicas para assegurar a continuidade do sistema de garantia da qualidade.

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3. A FUNÇÃO DE AUDITOR INTERNO QUEM SÃO OS AUDITORES INTERNOS Em Portugal, os auditores internos podem ver reconhecida a sua atividade desde que obtenham uma certificação

profissional

adequada.

O

Instituto

Português da Auditoria Interna2 é a associação representativa destes profissionais, assumindo assim uma

função

de

orientação,

aconselhamento

e

formação inicial e contínua para o desenvolvimento de competências dos auditores internos.

Atualmente, existem certificações para auditores internos em vários domínios, tais como: Qualidade – Norma ISO 9001:2008; Ambiente – Norma ISO 14001:2004; Segurança, Saúde e Higiene no Trabalho - OHSAS 18001:2007; Segurança Alimentar - ISO 22000:2005; Segurança da Informação ISO 27001; Sistemas de Gestão de Energia ISO 16001:2009; Outras

Os auditores internos podem também obter uma certificação internacional, nomeadamente, através da Certified Internal Auditor3.

De acordo com as últimas informações disponibilizadas pela DGERT, estará a ser preparada uma norma portuguesa para o Sistema de Gestão da Qualidade de Formação.

2 3

www.ipai.pt http://www.theiia.org/certification/certified-internal-auditor/

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ATRIBUTOS DO AUDITOR INTERNO Além da qualificação específica na área que vai auditar, e tendo em consideração as características da função que irá exercer, o auditor interno deverá possuir um conjunto de atributos.

Independência

Confidencia lidade

Competência técnica Auditor Interno

Objectividade

Integridade

O Instituto Português da Auditoria Interna tem publicado o código de ética aplicável aos seus associados, e do qual apresentamos os seus princípios fundamentais:

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Código de Ética

PRINCÍPIOS Os auditores internos deverão aplicar e respeitar os seguintes princípios:

1. Integridade A integridade dos auditores internos gera confiança e, por conseguinte, proporciona o fundamento para confiar no seu julgamento

2. Objetividade Os auditores internos manifestam o mais elevado grau de objetividade profissional ao coligirem, avaliarem e comunicarem a informação sobre a atividade ou processo em análise. Os auditores internos fazem uma avaliação equilibrada de todas as circunstâncias relevantes e os seus julgamentos não são influenciados por interesses particulares e por opiniões alheias.

3. Confidencialidade Os auditores internos respeitam o valor e a propriedade da informação que recebem e não divulgam a informação sem a devida autorização, exceto em caso de obrigação legal ou profissional de o fazer.

4. Competência Os auditores internos aplicam os conhecimentos, técnicas e experiência necessárias no desempenho dos serviços de auditoria interna.

REGRAS DE CONDUTA 1. Integridade Os auditores internos: 1.1 Deverão executar o seu trabalho com honestidade, diligência e responsabilidade.

1.2 Deverão respeitar as leis e divulgar o que se espera seja feito ao abrigo das leis e da profissão.

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1.3 Não deverão, em consciência, participar em atividade ilegais, ou em atos que desacreditem a profissão de auditoria interna ou a organização.

1.4 Deverão respeitar e contribuir para os objetivos legítimos e éticos da organização.

2. Objetividade Os auditores internos: 2.1 Não deverão participar em qualquer atividade ou manter uma relação que prejudique ou que se presuma possa prejudicar o seu julgamento imparcial. A participação inclui atividades ou relações tais, que possam estar em conflito com os interesses da organização.

2.2 Não deverão aceitar nada que possa prejudicar ou que se presuma possa prejudicar o seu julgamento profissional.

2.3 Divulgarão todos os factos materiais de que tenham conhecimento, os quais, a não serem divulgados, possam distorcer a informação das atividades em análise.

3. Confidencialidade Os auditores internos: 3.1 Deverão ser prudentes na utilização e proteção da informação obtida no desempenho das suas atividades.

3.2 Não deverão utilizar a informação para qualquer benefício próprio ou que de outra maneira estaria em desacordo com as leis ou em detrimento dos objetivos legítimos e éticos da organização.

4. Competência Os auditores internos: 4.1 Aceitarão apenas serviços para os quais disponham do necessário conhecimento, proficiência e experiência.

4.2 Desempenharão os serviços de auditoria interna de acordo com as Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna 4.3 Deverão continuamente aperfeiçoar a sua proficiência e a eficiência e qualidade dos seus serviços.”

Fonte: IPAI, 2012

O documento completo encontra-se nos anexos deste Manual e pode também ser consultado no site do IPAI. - 26 -

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ASPETOS COMUNICACIONAIS NUMA AUDITORIA Comunicação verbal As interações sociais, quando ao nível das relações face-a-face, estão sujeitas à influência de um conjunto de variáveis de carácter manifesto ou latente, que lhes determinam, ou pelo menos influenciam, processos

a

condução

comunicacionais.

dos Os

padrões de interação resultantes das relações entre os indivíduos são consequência, por um lado, da aleatoriedade humana e, por outro, da previsibilidade que a vida em sociedade possibilita.

Comunicar torna-se, assim, uma arte de bem gerir mensagens, enviadas e recebidas, nos processos interacionais. Mas não só. O tempo, o espaço, o meio físico envolvente, o clima relacional, o corpo, os fatores históricos da vida pessoal e social de cada indivíduo em presença, as expectativas e os sistemas de conhecimento moldam a estrutura cognitiva de cada pessoa e condicionam e determinam o jogo relacional entre os indivíduos.

Importa por isso que o auditor tenha em atenção alguns aspetos facilitadores da comunicação oral: 

Procure criar um ambiente facilitador da comunicação. Isto é,

quando num processo de comunicação, esteja realmente disponível para falar, mas também para escutar ativamente; prefira estabelecer relações baseadas na confiança do que no receio ou no autoritarismo. 

Respeito pelo outro. Procurar ver o ponto de vista do outro e respeitar

as suas perspetivas e opiniões são certamente aspetos fundamentais para desenvolver uma relação profissional credível e responsável; garanta que - 27 -

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as suas críticas são sempre fundamentadas e que não se transformam em juízos de valor acerca das pessoas e/ou da organização. 

Reformulação e feedback. Para garantir a eficácia da comunicação,

use e abuse da reformulação das mensagens transmitidas e recebidas; procure obter retroação sempre que seja necessário.

Comunicação escrita: 1. Tomar o leitor em consideração, isto é:  O carácter pragmático do profissional, ou seja, obter o resultado esperado com o mínimo de esforço e mínimo de tempo. Assim sendo, as frases devem ser relativamente curtas. Não ultrapassar, em média, quinze palavras e apresentar uma estrutura sintática simples.  O nível de conhecimentos do interlocutor, por forma a adequar o nível de linguagem ao recetor. As palavras a utilizar devem ser conhecidas e compreensíveis pelo recetor e empregues no sentido que lhes é familiar.  A estrutura espacial do documento. Diz respeito às margens e espaços em branco deixados entre as frases e ao seu alinhamento.

Procure que o texto seja facilmente apreendido, em especial aspetos chave como as recomendações e conclusões.

2. O estilo da escrita deve ser direto e preciso evitando palavras demasiado complexas ou abstratas.

3. Redija tendo em conta a forma mais simples e curta, evitando abreviaturas, generalizações como “nunca” e “sempre” e preferindo a voz ativa à passiva.

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PERFIL DE COMPETÊNCIAS DO AUDITOR INTERNO Apresenta-se ainda uma hipótese de perfil de competências, contendo as principais atividades e saberes fundamentais a mobilizar para uma atuação competente.

Perfil de competências do auditor interno Atividades

Tarefas

1. Realizar análise prévia

Pesquisar e filtrar informação Criar espólio de informação/bases de dados Analisar a atividade em causa

1. Elaborar guião de auditoria e preparar instrumentos de trabalho

Elaborar o enquadramento prévio Definir referencial de objetivos (finalidade, âmbito de atuação, objeto e metodologias) Descrever o portfólio de atividades e o posicionamento estratégico Definir amostra a abranger Conceber instrumentos de trabalho (lista de verificação, questionários, documentos diversos)

2. Executar a auditoria

Realizar ações "no terreno" Aplicar instrumentos de recolha e tratamento de informação Reunir com responsáveis da entidade (gestor, coordenador da formação, etc.)

3. Redigir Relatório de Auditoria

Analisar a informação recolhida e tratar os dados Organização da documentação Enviar primeira versão do relatório para contraditório Reunir com responsáveis da entidade Redigir relatório em versão final

4. Monitorizar o Processo

Apresentar o relatório e as principais recomendações Efetuar ponto de situação Efetuar ações de follow-up com a entidade formadora

Pósauditoria

Execução

Planeamento

Fases

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EVIDÊNCIAS DE DESEMPENHO (outputs produzidos pelo auditor interno): Guião de auditoria; plano de auditoria contendo referencial de objetivos, metodologia a seguir, área de intervenção da auditoria, cronograma da atuação do auditor (se aplicável); instrumentos de recolha e tratamento de informação; relatórios com conclusões e recomendações); instrumentos para follow-up.

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Recursos Pessoais a Mobilizar Conceitos e princípios fundamentais das auditorias

Conhecimentos

Fases de auditoria: Planeamento, Execução, Relatório e Monitorização.

Técnicas e procedimentos de auditoria interna (amostragem, testes, etc.)

Planeamento estratégico e planeamento de ação: conceitos, princípios, técnicas e instrumentos Conhecimentos acerca das normas e procedimentos do Sistema de Certificação a auditar Requisitos, responsabilidades e funções dos auditores internos e dos auditados Aspetos comportamentais, relacionais e éticos nas auditorias internas Documentação e procedimentos administrativos associados às auditorias internas Aplicar técnicas de planeamento de auditorias internas Selecionar e aplicar métodos e técnicas de auditoria interna Conceber os instrumentos de recolha de informação

Aptidões

Selecionar e conceber instrumentos adequados de recolha de meios de prova.

Sistematizar e relatar as evidências e factos Adotar técnicas de comunicação e de facilitação do relacionamento interpessoal Selecionar e utilizar sistemas de informação adequados/necessários ao correto desempenho da atividade Sentido crítico Observação Escuta ativa

Atitudes

Sentido de responsabilidade e correção Descrição Proatividade Integridade

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SÍNTESE CONCLUSIVA

―O caminho faz-se caminhando‖ Autor anónimo A orientação para a qualidade deve constituir um pressuposto fundamental na atividade das entidades formadoras, traduzida na capacidade de mobilizarem, de forma eficiente, todos os recursos internos e externos, satisfazendo as necessidades e expectativas dos clientes e partes interessadas, numa perspetiva

de

melhoria

contínua

das

práticas,

produtos

e

serviços

disponibilizados.

Com este manual esperamos ter dado um contributo para o sistema de qualidade da Educação e Formação em Portugal, e mais concretamente, para a implementação de auditorias internas da formação, enquanto mecanismo de autoavaliação do desempenho, na manutenção da qualidade preconizada e na orientação face à melhoria contínua.

Qual é a afinal de contas o segredo do sucesso? O que importa para se ser um auditor interno competente? Não existem receitas únicas, nem modelos definitivos a ser adotados; existem claro vários conceitos e princípios fundamentais que podem ser aplicados, em busca desse melhor caminho.

Esse foi o objetivo essencial deste Manual. Antes de terminarmos, ainda tempo para algumas pistas para reflexão: 

BOM SENSO: funciona muito bem há milhares de anos e sobrevive aos

modismos e teorias de gestão; - 32 -

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

ESTRATÉGIA: Afinal como já disse o filósofo, “Não há bons ventos para

quem não sabe para onde quer ir”. Uma estratégia clara e bem elaborada deve ser utilizada e comunicada para todos os elementos da organização fornecendo um dos indicadores principais para a atividade da empresa; 

LIDERANÇA: Mais do que falar sobre o assunto, importa realmente ser

demonstrada diariamente através de gestos, de determinação, disciplina, e de relações baseadas na confiança e no respeito; 

COMUNICAÇÃO EFICAZ: essencial para que todos aqueles que

baseiam o seu trabalho no relacionamento interpessoal; 

MELHORIA CONTÍNUA: o desafio é apenas melhorar agora, mas

transformar a melhoria contínua numa prática comum, desenvolvendo em todos os profissionais o hábito de trabalhar com qualidade.

Desejamos-lhe muito sucesso!

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ANEXOS QUADRO LEGAL DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL - PRINCIPAIS DIPLOMAS APLICÁVEIS Acordo para a Reforma da Formação Profissional Assinado com os parceiros sociais a 14 de Março de 2007 Resolução do Conselho de Ministros nº137/2007 de 7 de Novembro

Quadro de Referência Estratégico Nacional 2007-2013 Destaque para o Programa Potencial Humano como instrumento nuclear de financiamento Público das políticas de formação profissional

Sistema Nacional de Qualificações Decreto Lei nº 396/2007 de 31 de Dezembro Adota os princípios consagrados no acordo celebrado com os parceiros sociais e reestrutura a formação profissional inserida no sistema educativo e a inserida no mercado de trabalho

Lei nº 7/2009 de 12 de FEV. no seu Artigo 130.º Define Objetivos da Formação Profissional As Subsecções II e III, da sua Secção II dedicadas à “Formação Contínua de Trabalhadores” Lei n.º 105/2009 de 14 de Setembro - Regulamenta e altera o Código do Trabalho, aprovado pela Lei n.º 7/2009, de 12 de Fevereiro, e procede à primeira alteração da Lei n.º 4/2008, de 7 de Fevereiro P 474/2010, de 8 de Julho Estabelece o modelo de certificado de formação profissional que, no âmbito do Sistema Nacional de Qualificações, se destina a certificar a conclusão com aproveitamento de uma ação de formação certificada não inserida no Catálogo Nacional de Qualificações.

P 475/2010, de 8 de Julho

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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo III – Auditorias da Formação

O registo de competências e formação na caderneta individual de competências é efetuado pelas entidades formadoras ou centros novas oportunidades (CNO) por via eletrónica através do sistema SIGO – registo de conclusão das ações.

Despacho 782/2009 de 23 de Julho Regula o QNQ e define os descritores para a caracterização dos níveis de qualificação nacionais.

Despacho 978/2010, de 12 de Janeiro Estabelece a correspondência entre os níveis de qualificação do QNQ e o tipo de certificação de nível não superior atualmente atribuída.

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