Síntese - Módulo III - Gestão do Tempo

Gestรฃo de Tempo Mรณdulo III Sejam Bem Vindos!

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Definição de Objetivos (1) 

 



Explicitação clara do que se quer realizar (e não apenas dos meios para o conseguir) Resultados a atingir mensuráveis e/ou observáveis Fixação de um prazo (realização prevista em determinada data) Serem realistas e atingíveis 2

Definição de Objetivos (2) 

Os objetivos a longo prazo relacionam-se com os objetivos a médio e curto prazo



Os objetivos diários e semanais devem ser expressos em atividades e respetivo tempo de duração mínimo 3

Hierarquização de Tarefas IMPORTANTE SECUNDÁRIO

GRAU DE IMPORTÂNCIA

(Princípio de Eisenhower) ATIVIDADES B

ATIVIDADES A

ESPERAR DELEGAR

EXECUTAR IMEDIATAMENTE

ATIVIDADES D NÃO EXECUTAR

ATIVIDADES C A EXECUTAR DELEGAR EM TEMPO ÚTIL

NÃO URGENTE

URGENTE

GRAU DE URGÊNCIA 4

Lei de Pareto

RESULTADOS

80%

20%

TEMPO UTILIZADO 5

Delegar é: 





Confiar a um subordinado a realização de uma tarefa, deixando-lhe alguma iniciativa na escolha dos meios Ter confiança Permitir o desenvolvimento da pessoa em quem se delega

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Questões a colocar antes de delegar:  





“O que” se deve delegar?

“Quem” deve executar essa tarefa?

Essa pessoa é capaz e dispõe dos meios necessários para a executar?

“Quanto tempo” levará a aprender a executá-la? (necessidade de planear a formação de quem vai executar a tarefa delegada) 7

Tarefas não delegáveis 

Seleção e formação dos seus subordinados diretos, distribuição de funções, clima de trabalho



Coordenação a médio e longo prazo



Controlo geral das atividades delegadas



Decisões disciplinares



Decisões com grande peso económico



Tudo o que lhe foi confiado pessoalmente ou esteja estabelecido nas normas 8

Condições para a delegação eficaz     

 

Decida o que vai delegar Delegue o que os outros possam fazer Dê informação, formação e meios (autonomia / responsabilidade) Informe os outros Esteja disponível para aconselhar e acompanhar os progressos, verificando os pontos-chave, controlando e corrigindo os desvios. O futuro do verbo delegar é “controlar” Habitue os seus colaboradores a apresentarem soluções e não problemas Respeite o direito a errar 9

Passos para controlar o tempo 

ANALISAR O USO DO TEMPO - descobrir o que está a acontecer e que deveria ser mudado



CLARIFICAR OBJETIVOS – estabelecer uma base para avaliar o melhor uso do tempo



ESTABELECER PRIORIDADES – centrar-se nos itens mais válidos



PLANEAR O TEMPO – assegurar-se de que as atividades levam aos objetivos definidos



CALENDARIZAR O TEMPO – determinar quando e como fazer as várias atividades



AVALIAR OS PROGRESSOS – determinar se as coisas estão a correr como se pretendia … ou procurar alternativas 10