Gestรฃo de Tempo Mรณdulo III Sejam Bem Vindos!
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Definição de Objetivos (1)
Explicitação clara do que se quer realizar (e não apenas dos meios para o conseguir) Resultados a atingir mensuráveis e/ou observáveis Fixação de um prazo (realização prevista em determinada data) Serem realistas e atingíveis 2
Definição de Objetivos (2)
Os objetivos a longo prazo relacionam-se com os objetivos a médio e curto prazo
Os objetivos diários e semanais devem ser expressos em atividades e respetivo tempo de duração mínimo 3
Hierarquização de Tarefas IMPORTANTE SECUNDÁRIO
GRAU DE IMPORTÂNCIA
(Princípio de Eisenhower) ATIVIDADES B
ATIVIDADES A
ESPERAR DELEGAR
EXECUTAR IMEDIATAMENTE
ATIVIDADES D NÃO EXECUTAR
ATIVIDADES C A EXECUTAR DELEGAR EM TEMPO ÚTIL
NÃO URGENTE
URGENTE
GRAU DE URGÊNCIA 4
Lei de Pareto
RESULTADOS
80%
20%
TEMPO UTILIZADO 5
Delegar é:
Confiar a um subordinado a realização de uma tarefa, deixando-lhe alguma iniciativa na escolha dos meios Ter confiança Permitir o desenvolvimento da pessoa em quem se delega
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Questões a colocar antes de delegar:
“O que” se deve delegar? “Quem” deve executar essa tarefa? Essa pessoa é capaz e dispõe dos meios necessários para a executar? “Quanto tempo” levará a aprender a executá-la? (necessidade de planear a formação de quem vai executar a tarefa delegada) 7
Tarefas não delegáveis
Seleção e formação dos seus subordinados diretos, distribuição de funções, clima de trabalho
Coordenação a médio e longo prazo
Controlo geral das atividades delegadas
Decisões disciplinares
Decisões com grande peso económico
Tudo o que lhe foi confiado pessoalmente ou esteja estabelecido nas normas 8
Condições para a delegação eficaz
Decida o que vai delegar Delegue o que os outros possam fazer Dê informação, formação e meios (autonomia / responsabilidade) Informe os outros Esteja disponível para aconselhar e acompanhar os progressos, verificando os pontos-chave, controlando e corrigindo os desvios. O futuro do verbo delegar é “controlar” Habitue os seus colaboradores a apresentarem soluções e não problemas Respeite o direito a errar 9
Passos para controlar o tempo
ANALISAR O USO DO TEMPO - descobrir o que está a acontecer e que deveria ser mudado
CLARIFICAR OBJETIVOS – estabelecer uma base para avaliar o melhor uso do tempo
ESTABELECER PRIORIDADES – centrar-se nos itens mais válidos
PLANEAR O TEMPO – assegurar-se de que as atividades levam aos objetivos definidos
CALENDARIZAR O TEMPO – determinar quando e como fazer as várias atividades
AVALIAR OS PROGRESSOS – determinar se as coisas estão a correr como se pretendia … ou procurar alternativas 10