MEDIDAS DE AUTOPROTEÇÃO - PLANOS DE EMERGÊNCIA MÓDULO III
COMO ELABORAR UM PLANO DE EMERGÊNCIA SESSÃO 4 www.nova-etapa.pt
Módulo III – Como elaborar um Plano de Emergência – Sessão 4
ÍNDICE Módulo III – Como Elaborar um Plano de Emergência
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Sessão 4 1. Que passos devo seguir para implementar o meu Plano de Emergência? Estratégias de Implementação
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2. O que fazer para manter e melhorar o meu Plano de Emergência? Estratégias de manutenção e melhoria V. SÍNTESE CONCLUSIVA
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Módulo III – Como elaborar um Plano de Emergência – Sessão 4
Módulo III – COMO ELABORAR UM PLANO DE EMERGÊNCIA – Sessão 4
Implementação, manutenção e melhoria do Plano de Emergência
1. QUE PASSOS DEVO SEGUIR PARA IMPLEMENTAR O MEU PLANO DE EMERGÊNCIA? ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO Neste ponto pretendemos esclarecer os passos para implementar o seu Plano de Emergência. Descrição da empresa e da sua envolvente
Situações de emergência
Organização da emergência
Procedimentos de actuação
Estratégias de implementação
Estratégias de manutenção e melhoria
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Implementar um Plano de Emergência (PE) significa muito mais do que ter em mãos num lugar privilegiado da empresa, um documento de vários volumes, bem encadernados e com abundância de esquemas e gráficos de cores para o desfrute dos autores, clientes e bombeiros que tenham oportunidade de vê-lo. Implementar o PE significa que todas e cada uma das pessoas que se encontram nas instalações, quer sejam trabalhadores da própria empresa, outros trabalhadores, visitas, etc., sabem o que fazer quando acontece uma situação de emergência e, além disso, estão treinados para fazê-lo o mais rápido e eficazmente possível.
Assim, implementar o PE significa:
- Integrar os métodos de actuação no caso de emergência na cultura da empresa, nos seus procedimentos operativos e no seu sistema de gestão. - Actuar de acordo com os padrões estabelecidos pelo PE. - Informar e formar os trabalhadores. - Munir-se de uma metodologia para avaliar a eficácia do PE e garantir a sua revisão e actualização permanentes.
Como já referimos, o Plano de Emergência é um documento dinâmico, influenciado por alterações que possam ser introduzidas na empresa. É por isso um documento sujeito a revisões e melhorias.
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É ainda um documento onde é imprescindível a sua oficialização e assunção de compromisso por parte da direção da organização. Por conseguinte deverá ser elaborado um documento de promulgação do plano, cujo texto poderá ser o seguinte: “Uma das preocupações principais no âmbito da segurança, na nossa empresa é a prevenção de acidentes ou minimização das suas consequências. O PE é fundamental para se atingir esse objetivo. No PE estão contempladas as diversas situações de emergência passíveis de ocorrer, bem como os respetivos planos de atuação e procedimentos de intervenção. Todos os colaboradores da nossa empresa bem como aqueles que prestem serviços
nas
nossas
instalações,
serão
eficazmente
informados
destes
procedimentos e terão o dever de cumpri-los sempre que necessário. Este documento entra em vigor em ….” É necessário também clarificar o objetivo do PE e o seu âmbito de aplicação. Por exemplo: “O PE tem como objetivo definir a estrutura organizativa dos meios humanos e materiais existentes e estabelecer os procedimentos adequados de atuação em caso de emergência de modo a garantir a salvaguarda dos ocupantes, defesa do património e proteção do ambiente afetos à organização… O PE integra os seguintes elementos…” A pessoa que inserir a alteração no plano deve rubricar a página e registar o dia efetivo em que foi inserida. Cada revisão deve ser registada no formulário de registo de revisões, como o exemplo que se segue. As revisões são da responsabilidade do Responsável de Segurança.
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Quadro n.º 23 – Lista de revisões
N.º REVISÃO
ALTERAÇÃO PARTE DO RESPONSÁVEL/ AO PLANO DATA PLANO OBSERVAÇÕES DE ASSINATURA ALTERADO EMERGÊNCIA
Listar e identificar as abreviaturas utilizadas no PE. Normalmente faz parte dos anexos. Um glossário de termos, com os principais termos técnicos utilizados no PE, será útil para harmonizar os conceitos utilizados. É importante ainda contemplar as referências bibliográficas, legislativas e normativas, as quais também poderão ser colocadas em anexo. Para anexo também deverão ser remetidos os seguintes documentos: Plantas de construção; Fichas de segurança de produtos perigosos; Pontos perigosos; Pontos nevrálgicos; Cartografia de compartimentos contra incêndio; Cartografia de instalações de alarme e alerta; Cartografia de meios de 1.ª intervenção.
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A implementação de um procedimento de gestão da emergência, ajudará a desencadear as atividades de implementação, manutenção e melhoria do Plano de Emergência. Além disso, se a empresa pretender implementar um sistema de gestão ambiental (ISO 14001, EMAS), um sistema de gestão de prevenção (OHSAS 18001) ou um sistema integrado que contemple a gestão de ambas as variáveis, este procedimento de gestão permite satisfazer os requisitos sobre a planificação da emergência exigidos por essas normas.
1.1 - ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO Todas as diligências relativas à implementação do PE, nomeadamente atividades de formação, informação, treino, etc., deverão ser registadas em documento próprio, bem como os custos e datas previstas para a sua operacionalização e os atores envolvidos. Quadro n.º 24 – Plano de implementação do Plano de emergência (por preencher) Programa de Implementação N.º
Ação
Atividades
Data de início
Data de fim
Recursos (€)
Responsável
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Para melhor compreendermos a elaboração do planeamento, mostramos um exemplo, relativo a uma empresa fictícia.
Quadro n.º 25 – Exemplo preenchido de um Plano de implementação do Plano de emergência 7 www.nova-etapa.pt
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Programa de Implementação N.º
1
2
3
4
5
Ação
o Descrição da empresa e da sua envolvente. o Situações de Elaboração do emergência. Plano de o Organização da Emergência emergência. o Procedimentos de atuação. o Adequação dos meios de autoproteção ou primeira intervenção. o Adequação da sinalização de Implementação emergência e das medidas evacuação. corretivas e/ou o Plano de manutenção periódica para as preventivas instalações e equipas propostas críticas de segurança. o Plano de manutenção periódica para as equipas de primeira intervenção. o Sessões de informação a todos os níveis da empresa, trabalhadores externos e visitas. o Elaboração de fichas de emergência personalizadas. Informação o Elaboração de geral e instruções básicas para os trabalhadores divulgação do externos e visitas. Plano de o Envio de cópia do plano Emergência de emergência ou de parte, para os serviços de ajuda externos e empresas implicadas em acordos de ajuda mútua. o Visita à empresa dos serviços de ajuda externos. o Elaboração do plano de formação para os diferentes níveis da organização. Formação de o Pôr em marcha as todo o pessoal atividades formativas por níveis. o Atualização periódica da formação.
Treino e
Data de início
Data de fim
Recursos monetários (€)
Responsável
15-01-0000
15-02-0000
5000
Diogo Santos (coordenador da prevenção)
15-02-0000
31-08-0000
10000
Joaquim silva (chefe de manutenção)
15-02-0000
31-05-0000
5000
Diogo Santos (coordenador da prevenção)
15-02-0000
31-08-0000
5000
Francisco Eiró (responsável da formação)
Atividades
o Elaboração do plano anual de treino e
01-09-0000 8
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31-12-0000
3000
Diogo Santos
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simulacros
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Implementação de um sistema de gestão de emergências
simulacros. o Pôr em marcha as atividades de treino. o Realização de simulacros periódicos. o Registo, análise e relatórios sobre os simulacros e emergências reais nas instalações. o Constituição de procedimentos de elaboração e manutenção do Plano de Emergência atualizados. o Implementação do procedimento.
(coordenador da prevenção)
15-02-0000
31-12-0000
5000
Diogo Santos (coordenador da prevenção)
As atividades básicas a desenvolver para implementar o plano de emergência são as seguintes:
Implementação das medidas correctivas e/ou preventivas, determinadas a partir da avaliação de riscos.
Informação geral e divulgação do Plano de Emergência
Formação de todo pessoal implicado nas tarefas específicas previstas no Plano de Emergência.
Treino e simulação do Plano de Emergência.
Implementação das medidas corretivas e/ou preventivas, determinadas a partir da avaliação de riscos. No processo de avaliação de riscos seguido pela empresa, para a determinação de situações potenciais de emergência, é possível decidir acerca da implementação de 9 www.nova-etapa.pt
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várias ações corretivas e/ou preventivas para garantir uma melhor atuação, caso aconteçam. As medidas contempladas são, normalmente:
Adequar e completar os meios de autoproteção (sistemas de proteção contra incêndios, iluminação de emergência, sistemas anti derrames, sinalização da evacuação, EPI’s, etc.).
Garantir a adequada manutenção periódica dos equipamentos e instalações considerados críticos do ponto de vista de segurança e dos sistemas de autoproteção instalados na empresa.
Relativamente aos aspetos de adequação e manutenção dos meios de autoproteção, dos equipamentos e instalações críticas, deverão fazer-se as seguintes considerações:
Grande parte dos equipamentos e instalações consideradas como críticas do ponto de vista de segurança (por exemplo, postos de transformação, aparelhos a pressão, armazenamentos de combustíveis, instalações de gás, armazenamento de produtos químicos, etc.) estão sujeitos a legislação de segurança industrial. Esta regulamentação obriga a intervenção para a sua adequação e manutenção, de profissionais devidamente acreditados como instaladores ou técnicos de manutenção autorizados. Além disso, periodicamente devem ser objeto de inspeção oficial por um Organismo de Controlo Acreditado. A empresa deverá ter total conhecimento das instalações e equipamentos sujeitos a estes requisitos regulamentares, para poder realizar uma adequação e/ou manutenção correta.
As instalações de proteção contra incêndios, embora também se enquadrem no campo regulamentar da segurança industrial, são os meios de autoproteção mais comuns em todas as empresas. Alguns dos aspetos básicos que terão de ser considerados pela empresa, quando pretender contratar os serviços de manutenção destas equipas e instalações, são:
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-
Os
instrumentos,
equipamentos,
sistemas
e
seus
componentes,
instalações avançadas de proteção contra incêndios e instalação dos mesmos, deverão estar em conformidade com os requisitos especificados na legislação. -
A
instalação
de
instrumentos,
equipamentos,
sistemas
e
seus
componentes, com exceção dos extintores portáteis, será feita unicamente por instaladores devidamente especializados. A manutenção das instalações de proteção contra incêndios, será feita por técnicos de manutenção autorizados. A mesma situação passa-se com os técnicos responsáveis pela instalação. - As revisões de conservação das instalações de proteção contra incêndios serão ajustadas, pelo menos, de acordo com a legislação.
A forma mais simples para a empresa de assegurar o cumprimento de todos estes requisitos regulamentares, é contratar os serviços de instalação, manutenção e inspeção com profissionais acreditados.
Informação geral e divulgação do Plano de Emergência Devem ser feitas a todos os níveis da empresa, incluindo pessoal contratado externo à empresa e pessoal de visita habitual, entre outros. É também importante que os recursos externos de auxílio conheçam as características da organização, o que é facilmente concretizado com a distribuição de partes ou do PE integral por diversas organizações de interesse. Essa distribuição deverá ficar registada num quadro de distribuição do Plano como o exemplo que se segue: Quadro n.º 26 – Quadro de distribuição (por preencher) Entidade
N.º de exemplar /capítulo
Departamento X Departamento Y 11 www.nova-etapa.pt
Responsável/Assinatura
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(…) Bombeiros Proteção Civil Centro de Saúde
A informação deverá incluir pelo menos:
Cenários acidentais identificados nas instalações que justificam a ativação da emergência.
Comunicação do início e fim da emergência.
Canais de comunicação.
Papel individual e responsabilidades de cada pessoa nos procedimentos de atuação.
Localização e utilização de equipamentos de autoproteção de uso comum (extintores, equipamentos de proteção química, etc.).
Se a empresa tiver alguma dimensão, os trabalhadores deverão ter acesso a fichas de intervenção/emergência personalizadas. Também será necessário dispor de instruções de atuação básicas para o pessoal externo contratado e visitas. Constituem boas práticas de gestão de emergência, a entrega de uma cópia do Plano de Emergência aos serviços de ajuda externa, como já referido anteriormente, e o convite aos mesmos para visitar a empresa e conhecê-la “in loco”. Caso existam pactos de ajuda mútua com outras empresas, deverá seguir-se um sistema idêntico.
Formação de todo pessoal implicado nas tarefas específicas previstas no Plano de Emergência Esta formação pode incluir, consoante o caso (por exemplo para as EPI, ESI, EAE, etc.):
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Conhecimento das instalações, dos equipamentos e substâncias perigosas utilizadas nas instalações, riscos associados e meios de auto proteção disponíveis.
Táticas de intervenção nas diferentes situações de emergência identificadas: Incêndios, explosões, derrames, fugas tóxicas, inundações, atentados, assaltos, etc.
Primeiros Socorros.
Além da formação específica dirigida às equipas de emergência, TODOS os trabalhadores deverão ter formação em:
Potenciais tipos de emergência.
Sistemas de alarme e procedimentos para o início e fim da emergência.
Plano de evacuação.
Utilização dos meios de autoproteção disponíveis na sua área de trabalho.
A formação deverá acontecer:
Inicialmente, antes da implementação do Plano de Emergência.
Para todos os novos trabalhadores que entrem na empresa (incluindo os trabalhadores externos e, se for necessário, as visitas).
Quando se altere o Plano de Emergência, porque: Introduzem-se novos equipamentos, produtos ou processos que modificam os cenários acidentais. Modifica-se a organização, os procedimentos de atuação ou os recursos disponíveis. Os resultados dos simulacros ou das emergências reais determinam se a performance do Plano de Emergência deve ser melhorada.
Como Reciclagem: A formação deverá levar à atualização, pelo menos uma vez por ano, das equipas de intervenção.
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Para desenvolver a formação deverá ser estabelecido um plano de formação que será integrado e harmonizado com o plano de formação geral da empresa. A formação pode ser ministrada por pessoal com competência, da própria empresa ou recorrendo a serviços externos (Bombeiros, Serviços de Prevenção, Entidades especializadas). Treino e simulação do Plano de Emergência Para cada pessoa que trabalha ou visita as instalações é requerido alguma forma de treino. Basicamente os aspetos a considerar são os seguintes:
Treino operacional dos procedimentos de atuação.
Treino técnico do manuseamento de equipamentos de primeira intervenção e táticas de intervenção na emergência.
Simulacros periódicos, parciais ou totais.
Características básicas de um simulacro: - Partem de uma situação de emergência pré-determinada. - Comprovam a mecânica interna e funcional do plano ou da parte que corresponda ao simulacro (testando também os tempos de resposta). - Comprovam o grau de capacidade e formação do pessoal. - São totais quando afectam todo o conjunto do Plano. - São parciais quando afectam um ou mais grupos ou Centros de Coordenação Operativa. - Comprovam o grau de manutenção e da eficácia dos equipamentos.
Para tal, deve estabelecer-se um plano de treino e simulacros periódicos que permita definir:
As pessoas da organização que irão receber o treino e os técnicos que vão dirigi-lo, as atividades de treino que se vão realizar, o local e data em se irão realizar tais atividades. Estas atividades podem ser exportadas e refletidas no Plano de Formação.
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O calendário de simulacros periódicos, indicando os supostos acidentes, as zonas afetadas, os recursos próprios e externos que devem intervir. Programar pelo menos bianualmente um simulacro total. Para a realização do primeiro simulacro, a data e hora serão comunicados com antecedência, assim como a situação de emergência que se irá simular. Para o segundo simulacro, bastará comunicar a data e a emergência a simular. Para o terceiro, apenas se comunicará a semana em que vai ser realizado.
O treino deverá considerar as necessidades específicas dos diferentes atores que intervêm na emergência: trabalhadores, contratados, visitas e especialmente, todos aqueles que tenham um papel específico no Plano de Emergência (EPI, ESI, etc.). Os cenários de acidente identificados no Plano de Emergência, servirão para definir o tipo de treino e os simulacros a realizar. Com exceção das empresas que disponham de recursos adequados, o melhor treino é realizado nos parques dos bombeiros ou nas escolas de treino/ensino especializadas. Os simulacros efetuados e as emergências reais ocorridas deverão ser registados.
2. O QUE FAZER PARA MANTER E MELHORAR O MEU PLANO DE EMERGÊNCIA? ESTRATÉGIAS DE MANUTENÇÃO E MELHORIA Pretendemos mostrar agora a forma como poderá manter, atualizar e melhorar o seu Plano de Emergência.
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Descrição da empresa e da sua envolvente
Situações de emergência
Organização da emergência
Procedimentos de actuação
Estratégias de implementação
Estratégias de manutenção e melhoria
Como já foi exposto anteriormente, o Plano de Emergência é um documento dinâmico e, consequentemente, caso seja necessário, deverá ser revisto para garantir a sua atualização, pelo menos numa nas seguintes situações:
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Caso sejam feitas novas instalações, ou existam modificações das actuais, que originem novos riscos com a capacidade de provocar situações acidentais de emergência, diferentes das que tinham sido consideradas anteriormente. Caso existam mudanças na organização, susceptíveis de afectar a Organização da Emergência, na quantidade e qualidade dos meios de prevenção e protecção implementados ou, em geral, em qualquer aspecto que afecte a redacção dos capítulos em que se encontra estruturado o Plano de Emergência. Caso surjam novos requisitos regulamentares. Caso os resultados dos simulacros periódicos assim o indiquem. Caso nenhum dos anteriores aconteça, a revisão deverá efectuar-se pelo menos de três em três anos.
No que respeita à melhoria do Plano, existem duas abordagens possíveis:
Preventiva, através da análise dos simulacros efectuados, ou de outras actividades de gestão de segurança e ambiente, como sejam as inspecções, auditorias internas ou externas, também recorrendo a técnicas de “brainstorming”, etc.
Reactiva, mediante a análise das situações reais de emergência ocorridas. No caso de situações de acidentes graves, deverá estabelecer-se uma análise com o método de árvore de falhas, para estabelecer as causas básicas do acidente e as medidas a implementar.
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Para melhor exemplificarmos um procedimento de manutenção e melhoria, apresentamos um procedimento tipo fictício, da empresa SEGUR S.A., que se coloca no manual de procedimentos de gestão da documentação segundo as OHSAS 18001.
SEGUR S.A.
Código do procedimento: Ed: Ver: Pag:
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Título: PROCEDIMENTO PARA A ELABORAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO, REVISÃO E MANUTENÇÃO OPERATIVA DO PLANO DE EMERGÊNCIA ÍNDICE 1. Objetivo. 2. Alcance. 3. Referências. 4. Definições. 5. Responsabilidades. 6. Descrição. 7. Distribuição e arquivo. 8. Anexos. Rev.:
Data:
Elaborado:
Revisto:
Modificações:
Aprovado:
Pág.:
Data:
Passamos a descrever o conteúdo do procedimento.
Objetivo O objetivo deste procedimento é estabelecer o sistema necessário para elaborar, rever, divulgar e manter operacional um Plano de Emergência, que permita dar resposta eficaz no prazo mais curto possível, a potenciais situações de emergência que possam acontecer em SEGUR S.A., tentando prevenir ou minimizar os danos de um acidente grave sobre a saúde das pessoas, sobre as instalações e o meio ambiente.
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Alcance O procedimento aplica-se a todas as atividades, processos e instalações de SEGUR S.A. Referências Manual de gestão integrada Norma EN ISO 14001 Norma OHSAS 18001 Definições Acidente Grave – Acontecimento repentino e imprevisto, provocado por ação do homem ou da natureza, com efeitos relativamente limitados no tempo e no espaço, suscetíveis de atingirem as pessoas e os bens materiais. Dano – Perda de vidas humanas, lesões corporais, prejuízos materiais e/ou deterioração do meio ambiente como resultado direto ou indireto, imediato ou diferido de um acidente grave. Perigo – Fonte ou situação com capacidade de dano no que respeita a lesões, danos na propriedade, danos no meio ambiente ou combinação de ambos. Risco – Produto da probabilidade ou frequência de ocorrência de um perigo e a magnitude das consequências do sucesso. Plano de Emergência – Documento que reúne as informações e estabelece os procedimentos que permitem organizar e empregar os recursos humanos e materiais disponíveis da SEGUR S.A., em situação de emergência, para mitigar os efeitos de um acidente grave no interior das instalações e tanto quanto seja possível, no exterior das mesmas.
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Simulacro – Ato de simular situações reais, em particular situações de emergência, com vista a melhorar o adestramento do pessoal com funções no Plano de Emergência. Ativação simulada do Plano de Emergência, parcial ou total, para verificar a rapidez de resposta do pessoal implicado e o funcionamento e efetividade das medidas de proteção. O objetivo é, caso seja necessário, implementar medidas corretivas ao plano ou proceder à sua revisão. Responsabilidades As responsabilidades no que respeita à atuação da organização em situação de emergência, definem-se no plano de emergência de SEGUR S.A. Descrição a) Identificação e avaliação de riscos A SEGUR S.A. identifica e avalia os riscos de acidente nas suas atividades e implementa as medidas técnicas e organizativas necessárias para a sua prevenção. Apesar dessas medidas, um risco pode ativar-se e provocar um acidente com potencialidades de provocar danos nas pessoas, instituições e/ou meio ambiente. Nessas circunstâncias a organização deve atuar com rapidez e eficácia seguindo procedimentos previamente ensaiados (Plano de Emergência), com o objetivo de prevenir ou mitigar as consequências acidentais. O Plano de Emergência de SEGUR S.A., define a estrutura organizativa, os meios pessoais e materiais e os procedimentos de atuação em situações de emergência. Todo o pessoal de SEGUR S.A., conhece o conteúdo do Plano de Emergência e ensaia periodicamente o seu funcionamento. O pessoal com responsabilidade pelo mesmo dispõe da formação necessária para executar as atuações da sua responsabilidade.
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b) Elaboração e conteúdo do Plano de Emergência (PE) A elaboração do PE requer, em primeiro lugar, a identificação e avaliação sistemática e documentada, dos riscos das atividades e instalações da SEGUR S.A. e sua tipificação numa série de acidentes cuja ocorrência poderá acontecer. Para a análise e avaliação de riscos utilizam-se, consoante o caso, ferramentas simples e tradicionais de análise e avaliação de riscos (análise preliminar de riscos, análise do histórico de acidentes, lista de verificação, método binário, etc.) e apenas caso a complexidade da análise o torne necessário, podem utilizar-se metodologias mais elaboradas (FMECA, árvore de falhas, etc.) No processo de análise e avaliação têm-se em conta as diferentes instalações, as situações operativas de cada instalação (arranque, paragem, manutenção, etc.) e os diferentes tipos de riscos a considerar (internos, externos, efeitos sinérgicos e dominó, etc.) O estudo de riscos é realizado por uma equipa de trabalho formada, pelo menos, pelo Diretor de Qualidade, Ambiente e Segurança, os responsáveis dos departamentos e pelo Diretor do Centro ou pessoa a quem delegue. Esta equipa é também aquela que, a partir do estudo de riscos, elabora o PE. O conteúdo do PE desenvolve no mínimo os capítulos seguintes: Descrição da empresa e da sua envolvente. Identificação das situações de emergência que justificam a ativação do PE. Organização
da
emergência:
Direção,
cadeia
operativa
de
comando,
comunicações entre os diversos níveis e canais de comunicação com os serviços de ajuda externos (112, bombeiros, ambulâncias, autoridades competentes). Procedimentos de atuação em situação de emergência para cada um dos cenários considerados: condições de início e fim de emergência, operacionalidade e ações a serem realizadas por cada escalão organizativo. O Diretor da Qualidade, Ambiente e Segurança revê o documento final do PE e o Administrador aprova-o.
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c) Divulgação e formação Tanto o pessoal de SEGUR S.A. como o externo e visitas, dispõem de documentação personalizada e atualizada para atuar perante situações de emergência. Os organismos externos implicados na emergência (112, bombeiros, etc.) dispõem de informação resultante de consenso de ambas as partes. A difusão do documento realiza-se de acordo com o Procedimento Interno PI 029 “comunicação interna e externa”. O Plano de Emergência encontra-se num armário ignífugo situado na fachada da portaria e os bombeiros dispõem de uma cópia das chaves. A formação do pessoal com responsabilidades no PE é contemplada no plano de formação da SEGUR S.A., de acordo com as regras descritas no PI 006 “Gestão da formação”. d) Simulacros do PE A ativação simulada do PE, seja parcial ou total, permite verificar a operacionalidade e adequação dos procedimentos previstos e, caso necessário, desencadear as medidas corretivas pertinentes e/ou proceder à revisão do PE. O Diretor da Qualidade, Ambiente e Segurança, estabelece, mediante um plano, a periodicidade dos simulacros e o seu alcance, coordenando as atividades necessárias para a sua concretização. Em cada dois anos realiza-se um simulacro total para toda a empresa. e) Revisão do PE A equipa responsável pela elaboração do PE procede à sua revisão nas situações seguintes: Casos ocorram incorporações de instalações ou modificações das existentes, que poderão introduzir novos riscos com a capacidade de provocar situações acidentais de emergência, diferentes das já existentes. 22 www.nova-etapa.pt
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Se existirem alterações na organização, suscetíveis de afetar a organização de emergência, em quantidade e qualidade dos meios de prevenção e proteção implementados e, em geral, em qualquer aspeto que afete a redação dos capítulos nos quais o PE se encontra estruturado. Se existirem novos requisitos regulamentares. Se os resultados dos simulacros periódicos apontarem nesse sentido. Mesmo que nenhum dos pontos anteriores aconteça, deverá fazer-se de forma geral em cada três anos. O Diretor da Qualidade, Ambiente e Segurança atualiza a nova revisão e o Administrador procede à sua aprovação. Distribuição e arquivo Este procedimento é revisto pelo Diretor da Qualidade, Ambiente e Segurança e é aprovado
pelo
Administrador.
A
edição,
distribuição
e
atualização
são
responsabilidade do Diretor da Qualidade, Ambiente e Segurança. O procedimento presente será distribuído a: Departamento financeiro. Departamento comercial. Departamento de manutenção. Departamento de produção. Departamento de recursos humanos. Departamento de logística. O original é arquivado pelo Diretor de Qualidade, Ambiente e Segurança.
Anexos Anexo 1: Formato de registo de ativações do PE (emergências e simulacros) 23 www.nova-etapa.pt
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“SEGUR S.A.”
N.º
E
S
Causas
REGISTO – 007
ATIVAÇÃO DO PLANO DE EMERGÊNCIA
Áreas Afetadas
Início
Fim
Danos (E) Informar
Data
Hora
Data
Hora
Observações
Responsável
Resultados (S)
E = Emergência; S = Simulacro
RESUMO Um Plano de Emergência é um documento desenvolvido para prevenir e/ou mitigar efeitos de cenários considerados de emergência. É um documento dinâmico que necessita de estar sempre em atualização. Para elabora-lo devemos começar por descrever a empresa e a sua envolvente, identificar os riscos, criar cenários hipotéticos de emergência, definir funções e as pessoas da organização habilitadas para desempenha-las, considerando que para cada função existe um perfil comportamental ajustado; estabelecer os procedimentos de atuação e criar instruções de emergência de acordo com os cenários previamente estabelecidos. O passo seguinte é a sua implementação. Para isso devem ser definidas estratégias, que passam por implementar medidas corretivas e/ou preventivas, estabelecer ações de formação, de informação, de distribuição do PE, criar um forte compromisso com a direção através do documento do PE e efetuar treino e simulacros tendo por base o PE. A melhoria do PE por seu turno, faz-se seguindo duas abordagens Possíveis: abordagem Preventiva e Reativa.
V. SÍNTESE CONCLUSIVA
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Para que o Plano de Emergência seja eficaz são necessárias ações a jusante e a montante. Neste manual começámos por abordar as condições necessárias para garantir que já na construção se respeitam as premissas que posteriormente irão possibilitar que o plano de emergência seja implementado de forma eficaz.
Explicámos assim as diligências a desenvolver quer na área da proteção, quer na área da segurança. Em seguida pormenorizámos os meios ativos e passivos que poderão auxiliar a operacionalização do plano de emergência, bem como os seus critérios de dimensionamento e localização. Finalmente, descrevemos exaustivamente os passos necessários para a elaboração de um plano de emergência. Apresentámos ainda um modelo, ou guião tipo que possibilitará desenvolver este instrumento sem dificuldades. Cientes das necessidades emergentes da gestão organizacional, propusemos uma estratégia de gestão para esse documento.
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