Gestão do Tempo_Módulo II_Análise Crítica da Utilização do Tempo

GESTÃO DO TEMPO MÓDULO II

Análise Crítica da Utilização do Tempo www.nova-etapa.pt

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Mód.II: Análise Crítica da Utilização do Tempo

ÍNDICE

Módulo II – Análise Crítica da Utilização do Tempo

3

Objetivos Pedagógicos

3

Conteúdos Programáticos

3

1. Lei do Ritmos Biológicos

4

2. Lei de Parkinson

6

3. Critérios Habituais de Distribuição do Tempo

8

4. Cronófagos ou Desperdiçadores de Tempo

9

5.

11

Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho

6. Sintomas da Má Gestão do Tempo 7.

12

Desvantagens da Má Gestão do Tempo. Vantagens

da Boa Gestão do Tempo

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Módulo II - Análise Crítica da Utilização do Tempo

OBJETIVOS PEDAGÓGICOS

No final deste módulo deverá ser capaz de:

• Identificar a lei dos ritmos biológicos; • Identificar as variantes e aplicação da Lei de Parkinson; • Reconhecer os critérios habituais de distribuição do tempo; • Reconhecer os principais cronófagos ou dispersores de tempo; • Distinguir as sequências homogéneas de trabalho; • Reconhecer os sintomas associados à má gestão de tempo; • Identificar os benefícios associados à gestão eficaz do tempo; • Reconhecer e aplicar técnicas de autocontrolo e autodomínio.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS

• Os ritmos biológicos; • Aplicação da Lei de Parkinson e suas variantes; • Critérios habituais de distribuição do tempo; • Cronófagos ou dispersores de tempo; • Sequências homogéneas de trabalho; • Sintomas da má gestão de tempo; • Benefícios associados à gestão eficaz do tempo.

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1.

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LEI DOS RITMOS BIOLÓGICOS

Há quatro maneiras de perder tempo: nada fazer, não fazer o que se deve, fazê-lo mal, fazê-lo inoportunamente.

Voltaire

Durante todo o dia, cada ser humano regista flutuações bem definidas do seu potencial

de

eficácia.

Existem

diferenças de ritmos biológicos entre os indivíduos

de

acordo

com

as

características pessoais de cada um.

Contudo, verificam-se os seguintes princípios: • o rendimento máximo é normalmente atingido de manhã, não voltando a reproduzir-se durante o dia; • a tarde começa com uma quebra bem conhecida; • após uma fase intermédia de eficácia no fim da tarde, volta a descer no início da noite para atingir o ponto mais baixo depois da meia noite.

Se souber respeitar o seu ritmo biológico e se o seu dia for gerido de acordo com o seu ciclo de eficácia, aumentará notavelmente a produtividade, sem necessidade de tomar grandes medidas nem proceder a grandes mudanças.

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Um trabalho complexo, desagradável, que exige uma grande concentração, será mais facilmente executado de manhã do que durante o período de quebra, no qual se sente 2 a 3 vezes mais dificuldade.

Os períodos de quebra de eficácia devem ser aproveitados para descansar, ou utilizados, por exemplo, para contactos sociais e atividades de rotina.

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2.

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LEI DE PARKINSON

Verifica-se que a distribuição do trabalho varia em função do tempo disponível e não do tempo necessário.

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Analisando a figura anterior poderá observar que:

Curva A O colaborador recebe uma tarefa para executar na semana 0. Familiariza-se com a tarefa, reflete sobre o que deve fazer, procura compreender o problema. Solicita informações e delega parte das tarefas. Executa o trabalho e termina-o dentro do prazo. Bons resultados.

Curva B O colaborador põe de lado o trabalho. Inicia a tarefa já próximo do prazo estabelecido para a sua conclusão. Procura informações à pressa e trabalha sobre pressão. Termina com atraso. Resultados medíocres.

Curva C Trabalho iniciado tardiamente, como em B, mas sem atingir o objetivo. Algum tempo de trabalho inútil. Não há resultados concretos ou são claramente insuficientes.

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3. CRITÉRIOS HABITUAIS DE DISTRIBUIÇÃO DO TEMPO

Fazemos normalmente: • O que gostamos antes do que não gostamos; • O que é mais rápido antes do que demora mais tempo; • O que é mais fácil antes do que é mais difícil; • O que sabemos antes do que é novo; • O que é urgente antes do que é importante; • O que os outros nos impõem antes do que nós escolhemos; • O que provém dos outros antes das nossas prioridades; • O que está à nossa frente antes do que é importante; • O que está anotado na agenda antes do que não está anotado; • Adiamos a execução de uma tarefa até ao limite máximo; • Fazemos as coisas em função das suas consequências.

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4. CRONÓFAGOS OU DESPERDIÇADORES DE TEMPO

Fatores que devoram o nosso tempo e nos fazem gastá-lo sem qualquer proveito:

SOLUÇÕES

CRONÓGRAFOS

Não fazer melhor do que é solicitado. O

Perfecionismo

ótimo é inimigo do bom.

Querer fazer tudo

Delegar.

Fazer uma coisa após a outra. Fixar

Fazer muitas coisas ao mesmo tempo

prioridades.

Fixar prazos e inscrevê-los na agenda.

Colaboradores e colegas que não

Introduzir o princípio do compromisso

respeitam prazos.

voluntário. Cumprir prazos e exortar constantemente os outros a fazê-lo.

Analisar as mensagens recebidas. Fixar

Frequentes interrupções telefónicas

períodos de não interrupção. Desviar chamadas por ocasião de reuniões.

Liquidar antes de mais as tarefas

Adiar as coisas desagradáveis

desagradáveis ou pelo menos realizá-las parcialmente.

Fixar objetivos para cada dia. Fazer as

Trabalhar sem plano de ação, sem fixar

coisas importantes antes das coisas

prioridades

urgentes.

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Concentrar os contactos com os Interrupções frequentes provocadas por

subordinados/colegas. Uma entrevista

visitas internas

bem preparada vale mais do que numerosas conversas espontâneas.

Harmonizar o tempo de trabalho como

Fadiga e falta de autodisciplina

tempo de lazer. Adquirir bons hábitos de trabalho.

Contactos /Reuniões não preparadas,

Fixar os objetivos do contacto.

sem objetivos

Preparar documentação.

As interrupções são cronófagos

Veja este pequeno filme que preparámos para si sobre os inconvenientes dos desperdiçadores de tempo:

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5. LEI DAS SEQUÊNCIAS HOMÓGENEAS DE TRABALHO

A interrupção de um trabalho provoca perda de eficácia e o consumo de mais tempo do que a sua execução de modo contínuo.

As perturbações e interrupções do trabalho devoram grande parte do tempo. Após cada interrupção é necessário retomar o encadeamento dos pensamentos anteriores e a fazer um grande esforço de reflexão. Em duas horas de atividade ininterrupta de trabalho podese avançar rapidamente enquanto, com interrupções frequentes, para efetuar o mesmo trabalho serão necessárias três ou mais horas.

TRABALHO SEM INTERRUPÇÕES

0

60

Tempo de execução: 120 min BONS RESULTADOS

TRABALHO COM INTERRUPÇÕES

Tempo de execução: 150 a 180 min RESULTADOS FREQUENTEMENTE DECECIONANTES

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6. SINTOMAS DA MÁ GESTÃO DO TEMPO

Existem diversos sinais denunciadores que refletem a má gestão do tempo. No decorrer da leitura da listagem seguinte irá certamente reconhecer alguns deles:

Sintomas da gestão incorreta do tempo: • Horários sobrecarregados; • Prazos não respeitados; • Referência constante ao passado; • Não admitir a iniciativa dos outros; • Nunca recusar seja o que for; • Tratar os assuntos superficialmente; • Impossibilidade de marcar um encontro a curto prazo; • Anular compromissos à última hora; • Discutir assuntos profissionais durante as refeições; • Decisões demasiado rápidas ou arrastadas; • Fadiga/cansaço; • Falta de confiança; • Medos; • Lamentações/queixas; • Aborrecimento.

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7. DESVANTAGENS DA MÁ GESTÃO DO TEMPO. VANTAGENS DA BOA GESTÃO DO TEMPO

Apresentamos agora algumas das vantagens associadas à boa gestão do tempo e desvantagens decorrentes da má gestão:

Desvantagens da má gestão do tempo

Vantagens da boa gestão do tempo

Desvalorização do Homem e da Organização

Valorização do Homem e da Organização

Perda de autoridade

Maior responsabilização

Perturbação

Melhoria da comunicação

Penalização

Mais justiça

Custos mais elevados

Maior rentabilidade

Falhas no desempenho

Melhor desempenho

Impossibilidade de previsão de tempo

Favorecimento da previsão

Menos tempo livre

Mais tempo disponível

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