O Secretariado é o suporte administrativo, a memória executiva de uma organização e desempenha um papel essencial na eficácia e no sucesso de toda a instituição.
Um técnico altamente especializado cujas funções se estendem por áreas diversificadas, como a gestão, os recursos humanos e até as relações públicas. A imagem da organização e, em última análise, até a sua voz.
Organiza ficheiros e registos confidenciais;
Trata da correspondência do serviço a que está adstrita;
Atende chamadas telefónicas e regista-as;
Analisa documentos e prepara relatórios financeiros ou outros;
Encomenda produtos e mantêm atualizado o inventário de materiais, referentes ao secretariado;
Prepara processos, juntando documentação recebida e outros documentos e informação;
Prepara reuniões aos superiores hierárquicos;
Secretaria reuniões e elabora as respetivas atas;
Receciona clientes e outras pessoas.
Discrição;
Espírito de decisão;
Iniciativa;
Boa memória;
Ter uma atitude assertiva;
Comunicar adequadamente.
Para planificar uma tarefa ou um dia de trabalho compreendendo várias tarefas é preciso ter em conta: o Os objetivos o Os meios o Os métodos
Para que isso se concretize, é preciso ter em conta: o A urgência o A importância o A natureza o O interesse
O Profissional de Secretariado, antes de planificar
qualquer trabalho, deve fazer um auto diagnóstico do tempo que leva a fazer determinada tarefa e do tempo que perde com as interrupções durante a mesma.
Planeamento Quotidiano
Planeamento Semanal
Planeamento hora a hora
ALGUMAS REGRAS PARA MELHORAR A EXECUÇÃO DO SEU TRABALHO:
o Respeite o planeamento feito de acordo com as prioridades estabelecidas;
o Não deixe para o fim as tarefas mais rotineiras e cansativas;
o Evite ser demasiado perfecionista;
ALGUMAS REGRAS PARA MELHORAR A EXECUÇÃO DO SEU TRABALHO
(CONT.): o Focalize-se em cada tarefa que está a executar, procurando pôr de lado pensamentos parasitas;
o Seja persistente! Não esmoreça faça às adversidades do dia a dia.
A carta ou o ofício são o veículo de comunicação clássico mais utilizado, pelos quais todas as empresas ou instituições são invadidas diariamente.
Quais as fases do correio? o Recolha do correio; o Seleção da correspondência pessoal;
o Abertura da correspondência; o Datar a correspondência; o Registo de entrada da correspondência;
o Distribuição do correio.
Quais as normas para o processamento da Correspondência? o Ao redigir, a sua primeira preocupação deve ser o leitor;
o Use sempre uma linguagem diplomática, fácil de compreender e sem rebuscamentos, utilizando as expressões do dia a dia;
o Organize a linguagem de forma a torná-la concisa;
Quais as normas para o processamento da Correspondência? (Cont.) o Construa frases gramaticalmente corretas;
o Preste informações precisas e exatas evitando termos
como: “muitos”, “poucos”, “alguns”;
o Em caso de dúvidas sobre a forma de escrever determinadas palavras ou expressões, não hesite em utilizar o prontuário ou dicionário.
Qual a disposição gráfica da Correspondência? o Cabeçalho; o Endereço do Destinatário; o Referências; o Assunto; o Vocativo (este elemento não é incluído no ofício); o Texto;
Qual a disposição gráfica da Correspondência? (Cont.) o Encerramento ou fecho; o Assinatura; o Nota informática;
o Anexo; o Post-scriptum ; o Confidencial.
Arquivo é uma seção indispensável à empresa ou instituição, sobre o qual devem incidir todas as atenções, é o lugar onde se recolhem e guardam
documentos,
informações de interesse, com o objetivo de conservar e assegurar respostas a todos os pedidos de consulta provenientes dos vários setores da organização.
Quais as Funções Indispensáveis ao Arquivo? o Selecionar a documentação recebida e emitida; o Classificar a documentação; o Sinalizar com toda a gama de materiais; o Arquivar.
Quanto ao número de vezes que é utilizado para consulta, designa-se por: o Arquivo Ativo o Arquivo Semi-Ativo o Arquivo Inativo (Morto)
Os documentos podem ser classificados segundo as seguintes ordenações: o Alfabética; o Numérica; o Alfanumérica; o Cronológica; o Ideológica ou Por assuntos.