SECRETARIADO MÓDULO I
PERFIL E FUNÇÕES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
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Mód. I: Perfil e Funções do Profissional de Secretariado
FICHA TÉCNICA
TÍTULO Secretariado
AUTORIA, COORDENAÇÃO GERAL E PEDAGÓGICA E CONCEÇÃO GRÁFICA Nova Etapa – Consultores em Gestão e Recursos Humanos, Lda.
ANO DE EDIÇÃO 2012
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Índice
I.
OBJETIVOS PEDAGOGICOS GERAIS
4
II.
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS GLOBAIS
4
III.
INTRODUÇÃO
5
IV.
DESENVOLVIMENTO DE CONTEÚDOS
6
Módulo I – Perfil e Funções do Profissional de Secretariado
6
Objetivos Pedagógicos
6
Conteúdos Programáticos
6
1. Perfil e Funções do Profissional de Secretariado
7
2. Métodos para uma Organização Eficaz
11
3. Organização do Arquivo
27
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I. OBJETIVOS PEDAGÓGICOS GERAIS
Aplicar um conjunto de técnicas, instrumentos e métodos que permitam um desempenho eficaz nas funções de secretariado.
II. CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS GLOBAIS
Perfil e Funções do Profissional de Secretariado; Métodos para uma organização eficaz; Organização do Arquivo; Preparação de Reuniões; Técnicas de Comunicação e Atendimento; A Importância da Personalidade.
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INTRODUÇÃO
Fazendo uma breve resenha histórica, verificamos que a função de secretário remonta ao tempo do antigo Egito. Ele é um escriba erudito, o único que sabe escrever. Até ao século XIX, no mundo ocidental, o secretário, é o homem de confiança que trata de toda a correspondência e outra documentação escrita. Recordemos que, durante toda a Idade Média e até Moderna, a taxa de analfabetismo era enorme, e até mesmo os reis não sabiam escrever. Por conseguinte, na origem da função de secretariado, podemos encontrar dois critérios que, além de outros, subsistem ainda hoje: a comunicação escrita e a confiança. Durante o século XX, e até aos anos 80, a função de secretariado é maioritariamente exercida por mulheres, sendo recrutadas geralmente pelas suas qualidades femininas: boa apresentação, descrição, simpatia e bom humor. Atualmente, o profissional de Secretariado é um técnico altamente especializado, cujas funções se estendem por áreas diversificadas como a gestão, os recursos humanos e até as relações públicas. Na verdade, o profissional de Secretariado é a imagem da organização e, em última análise, até a sua voz. As mudanças no perfil da profissão têm levado os profissionais a desenvolver novas competências nas áreas de atendimento ao cliente, gestão de informação, relações interpessoais e novas tecnologias. São estas mudanças que iremos aprofundar neste curso. Esperamos desta forma contribuir para o desenvolvimento da sua vida profissional.
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IV. DESENVOLVIMENTO DE CONTEÚDOS
Módulo I – Perfil e Funções do Profissional de Secretariado
OBJETIVOS PEDAGÓGICOS
No final deste módulo deverá ser capaz de: Descrever o Perfil e as Funções do Profissional de Secretariado; Aplicar os métodos para uma organização eficaz; Organizar um Arquivo de forma eficaz.
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS
Perfil e Funções do Profissional de Secretariado; Métodos para uma organização eficaz; Organização do Arquivo.
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1. FUNÇÕES E PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
O Secretariado é o suporte administrativo, a memória executiva de uma organização, e desempenha um papel essencial na eficácia e no sucesso de toda a instituição. Compete ao Secretariado, em relação ao órgão a que dá o seu imprescindível apoio, secundá-lo ao máximo a fim de este ficar mais disponível para o estudo dos assuntos e respetiva tomada de decisões.
1.1
As Funções do Profissional de Secretariado
Estudos recentes vieram a confirmar a existência de vários tipos de secretárias, de acordo com as áreas de atividade das instituições onde trabalham, havendo mesmo algumas variações quanto às funções exercidas. Falaremos neste curso apenas da secretária especializada.
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Quais são então as funções desempenhadas pelo profissional de secretariado?
Organiza ficheiros e registos confidenciais; Trata da correspondência do serviço a que está adstrito; Atende chamadas telefónicas e regista-as; Analisa documentos e prepara relatórios financeiros ou outros; Encomenda produtos e mantém atualizado o inventário de materiais, referentes ao secretariado; Prepara processos, juntando documentação recebida e outros documentos e informação; Prepara reuniões aos superiores hierárquicos; Secretaria reuniões e elabora as respetivas atas; Receciona clientes e outras pessoas.
1.2
Qual o Perfil do Profissional de Secretariado
“Procura-se secretária, discreta, boa apresentação, perfeita datilógrafa”, era o género de anúncio que podíamos ler na imprensa ainda não há muitos anos! Os critérios continuam atuais, mas já não são suficientes. Há outras qualidades que hoje são requeridas: autonomia, espírito de iniciativa e de antecipação, afirmação de si próprio, domínio da comunicação oral e escrita e da gestão da informação. Há também novas competências que são solicitadas: prática da ferramenta informática, domínio de línguas estrangeiras, formação contínua, etc.
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Neste sentido, para que um Profissional de Secretariado seja eficiente, ele terá que possuir qualidades como:
DISCRIÇÃO O contacto diário exercido pela profissão leva muitas vezes a que um Profissional de Secretariado
tenha
um
profundo
conhecimento dos assuntos internos da organização. Necessariamente, a discrição deve ser uma das suas características fundamentais, dada a confidencialidade a que está sujeita a sua função. É preciso que dê uma absoluta garantia aos seus superiores hierárquicos de que esses “conhecimentos” não serão nunca discutidos com colegas e muito menos fora da empresa.
ESPÍRITO DE DECISÃO As
enormes
Secretariado
responsabilidades exigem-lhe
do
Profissional
permanentes
tomadas
de de
decisão. Nunca, contudo, o espírito de decisão deve ser confundido com rapidez de decisão. Para se poder tomar conscientemente uma decisão é imprescindível: analisar o problema; acumular e classificar dados, e esclarecer dúvidas que apareçam; verificar todas as hipóteses e adotar a que se apresentar melhor.
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INICIATIVA Não se trata aqui de “aventura”, mas sim da procura coerente e inovadora de novas formas de realizar o trabalho. Iniciativa implica sempre “sentido de responsabilidade” e quem toma a iniciativa assume sempre essa mesma responsabilidade. A confiança em si próprio, o interesse, a vontade de orientar a ação para um aperfeiçoamento contínuo, são as melhores bases para se estabelecer esse clima de iniciativa.
BOA MEMÓRIA Uma boa memória é imprescindível ao Profissional de Secretariado, mas confiar demasiado na capacidade de memorizar é um erro, devendo criar-se o hábito de “anotar” como método mais simples e eficaz.
TER UMA ATITUDE ASSERTIVA O Profissional de Secretariado tem que manter uma atitude assertiva, ou seja, de autoafirmação, com as pessoas internas ou externas da empresa ou instituição onde trabalha, de forma a criar uma boa imagem e a manter um bom ambiente de trabalho.
COMUNICAR ADEQUADAMENTE Sendo o Profissional de Secretariado aquele que estabelece relações privilegiadas, tanto com o público interno, como externo, este é um assunto a que deve dar uma especial atenção.
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2. MÉTODOS PARA UMA ORGANIZAÇÃO EFICAZ
2.1
Como Planificar Objetivos, Meios e Métodos
“O melhor método de atividade? Fazer o plano do seu trabalho e depois o trabalho do seu plano.” Todos os dias perpassam na nossa mente muitos planos com vista a atingir determinados objetivos e, sem nos darmos conta, analisamos os meios e os métodos para os alcançar: são os “esquemas” da nossa organização mental. Também todas as formas de trabalho devem estar sujeitas a planos. No dia a dia do Profissional de Secretariado, e devido à quantidade de tarefas a realizar, é absolutamente necessário reconsiderar esses processos de trabalho e esquematizá-los, porque o trabalho é como o gás - ocupa todo o lugar disponível!
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Para planificar uma tarefa ou um dia de trabalho compreendendo várias tarefas é preciso ter em conta:
Os objetivos - ou seja, a meta que pretendemos alcançar; Os meios de que dispomos, materiais e humanos; Os métodos, ou seja, a forma que iremos adotar para atingir os nossos objetivos.
A escolha do método implica responder a questões como: Porquê este trabalho neste momento? Será mais correto realizá-lo antes ou depois? Porquê usar estes meios? Não existirão outros mais eficazes?
Os Profissionais de Secretariado têm muitas vezes sérios problemas porque existem operações demasiado complexas ligadas entre si que é preciso hierarquizar e coordenar segundo as prioridades. Para que isso se concretize, é preciso ter em conta: A urgência - (ponto de vista dominante). A importância - (que muitas vezes leva a assumir o caráter de urgência). A natureza - (é fácil? é difícil?) O interesse - (não nos podemos regular pelo interesse que temos em desempenhar a tarefa; aqui, o interesse é o da tarefa para a empresa).
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2.2
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Como Gerir o Tempo? Uma vez que o tempo é subjetivo, é necessário avaliá-lo. O Profissional de Secretariado, antes de planificar qualquer trabalho, deve fazer um autodiagnóstico do tempo que leva a fazer determinada tarefa e do tempo
que
perde
com
as
interrupções durante a mesma.
Neste sentido, de vez em quando deve anotar a hora de início e a natureza da tarefa, e tomar nota do tempo perdido com as interrupções durante a mesma, desde a chamada telefónica ao intervalo para o café, elaborando assim um quadro.
Interrupções Horas
Tarefas Telefone
Visitas
Fotocópias
Diversos
Com estes dados numéricos, pode quantificar o tempo passado com cada tarefa; conhecer o tempo de execução necessário para cada uma; medir as suas interrupções, identificar as origens e fornecer factos em vez de opiniões quando for falar com o seu superior. Ex.: “Estou sempre a ser interrompido pelo telefone” não tem o mesmo valor que “Tenho uma média de duas horas e 30 minutos de chamadas de fora a tratar por dia”. 13 www.nova-etapa.pt
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Somente desta forma, poderá planificar o trabalho de uma maneira mais realista e eficaz e verificar se tem realmente muito trabalho ou se é desorganizado.
2.3
Tipos de Planeamento
É inegável que não existe trabalho eficaz sem planeamento. Todos os dias, em todas as ocasiões, mentalmente elaboramos esquemas de planeamento, mesmo para as coisas mais simples. Existem essencialmente três tipos de planeamento, são eles: 1. Planeamento Quotidiano - compreende o planeamento não de um único trabalho, mas de todas as tarefas a realizar num dia. 2. Planeamento Semanal – define as tarefas a realizar durante toda a semana. 3. Planeamento hora a hora, onde registamos todas as tarefas a executar, hora a hora.
FINALMENTE, EIS ALGUMAS REGRAS PARA MELHORAR A EXECUÇÃO DO SEU TRABALHO:
Respeite o planeamento feito de acordo com as prioridades estabelecidas; Não deixe para o fim as tarefas mais rotineiras e cansativas; Evite ser demasiado perfecionista; Focalize-se em cada tarefa que está a executar, procurando pôr de lado pensamentos parasitas; Seja persistente! Não esmoreça, faça face às adversidades do dia a dia.
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2.4
A Correspondência
Não
há
nas
empresas
ou
instituições
praticamente
nenhuma
ação
desenvolvida que não corresponda a uma comunicação, quer situada ao nível da própria empresa quer ultrapassando-a e alargando-se ao exterior. Entre todos os tipos de comunicação, a escrita é uma constante cada vez mais
necessária
e
que
estabelece, ainda, a maioria das comunicações entre as empresas
ou
instituições
com o exterior ou dentro das próprias. A carta ou o ofício são o veículo de comunicação clássico mais utilizado, pelos quais todas as empresas ou instituições são invadidas diariamente. Quando alguém recebe uma carta está, afinal, a receber uma imagem composta de formato, estilo, vocabulário, gramática e, obviamente, conteúdo, elementos que dão a possibilidade de “conhecer” quem escreve a mensagem e, mais ainda, a sua competência e a organização de um todo. Pode uma empresa ou instituição gastar uma fortuna em publicidade que, se as suas cartas forem mal apresentadas ou contiverem erros, ficará criada para sempre uma impressão negativa no seu destinatário.
As principais formas de Comunicação escrita interna e externa são:
A nota interna, as circulares, as atas, os relatórios, os formulários e, claro, os ofícios na administração pública e as cartas nas empresas privadas.
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2.5
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Tratamento de Correspondência – O Correio
Quais as fases do Correio? 1. Recolha do correio; 2. Seleção da Correspondência pessoal, isto é, após a verificação do destinatário, é necessário separar toda a correspondência que contenha indicações especiais como, “email”, “carta registada”, “correspondência urgente” e “pessoal” e entregá-la imediatamente; 3. Abertura da correspondência; 4. Datar a correspondência - em algumas organizações, toda a correspondência é marcada com um datador; 5. Registo
de
entrada
da
correspondência
–
este
registo
é
imprescindível, pois vai permitir exercer um certo controlo sobre os movimentos da correspondência. Pode ser utilizado um livro próprio para o efeito, ou criado um ficheiro informático com a seguinte configuração:
Data
Data
Correspondência
Receção
Remetente
Destinatário
Assunto
Observações
Data Resposta
6 – Distribuição do correio – entrega da correspondência ao seu destinatário, devidamente aberta, com o envelope agrafado, caso tenha vindo registada ou, eventualmente, acompanhada do processo a que se refere. Como é evidente, é preciso recordar que o superior hierárquico nem sempre tem interesse em toda a correspondência, pelo que deverá ter sido feita uma leitura e triagem prévia. 16 www.nova-etapa.pt
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Não esquecer que a correspondência recebida exige decisões que não são da sua competência, pelo deverá ser levada de imediato à direção para não se prolongar a demora da resolução do problema e da resposta. É boa regra sublinhar a lápis os assuntos importantes da carta.
2.6
Preparação da Correspondência a Enviar
Com a informatização e a generalização de emails, muitos responsáveis elaboram os textos de resposta que enviam diretamente ou através do secretariado. Quando isso não acontece, existem vários processos de dar diretrizes para a elaboração
da
correspondência.
Cada
um
apresenta
vantagens
e
desvantagens. O ditado - o ditado direto nem sempre é uma boa solução, porque o discorrer natural do pensamento não facilita uma boa redação. Não se trata, pois, de uma medida razoável, mas é sem dúvida um sistema prático pelo que é muitas vezes adotado. O ditado para estenografar - é uma solução que já teve o seu tempo e exigia que o profissional de Secretariado conhecesse a técnica de estenografia. 17 www.nova-etapa.pt
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O ditado para o gravador - o emprego de gravadores não exige a sincronização da atividade do chefe que dita com a do Profissional de Secretariado que executa. O inconveniente de qualquer texto ditado para o gravador é o de o chefe, ao ditar, procurar sempre corrigir o seu registo sonoro sem, contudo, ter a panorâmica visual do texto, o que torna a correção final, a cargo do Profissional de Secretariado, bastante trabalhosa.
As minutas - aquando da leitura da correspondência destinada ao chefe e à qual o Profissional de Secretariado não está autorizado a responder, o chefe tem duas opções: ou formula de imediato à margem da carta ou ofício recebido tópicos para a sua resposta, ou elabora o rascunho da carta resposta. Após a leitura desses tópicos ou rascunho, o Profissional de Secretariado deverá adaptá-los aos objetivos precisos da redação da carta ou ofício a enviar ao destinatário. Qualquer que tenha sido o processo escolhido na indicação das diretrizes, só na posse destas poderá o Profissional de Secretariado passar à execução propriamente dita.
Quais as normas para o processamento da Correspondência? Sendo o espelho da empresa ou instituição, a carta ou o ofício exigem cuidados a fim de que os seus objetivos sejam atingidos. 18 www.nova-etapa.pt
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Depois de ter organizado o material manuscrito, compete agora ao Profissional de Secretariado corrigi-lo e dar-lhe forma correta, o que exige bom raciocínio, experiência e conhecimento do assunto. Quando o chefe elaborou a minuta, ou ditou, ou gravou, estava muito mais preocupado com as especificidades técnicas da resposta do que com as particularidades gramaticais. Compete, pois, ao Profissional de Secretariado fazer todas as correções que sejam necessárias, sem contudo lhe alterar o sentido, redigindo um texto claro, conciso e correto do ponto de vista gramatical.
Ao redigir, a sua primeira preocupação deve ser o leitor; Use sempre uma linguagem diplomática, fácil de compreender e sem rebuscamentos, utilizando as expressões do dia a dia; Organize a linguagem de forma a torná-la concisa; Construa frases gramaticalmente corretas; Preste informações precisas e exatas evitando termos como: “muitos”, “poucos”, “alguns”; Em caso de dúvidas sobre a forma de escrever determinadas palavras ou expressões, não hesite em utilizar o prontuário ou dicionário.
As cartas ou ofícios modelo - evitam a repetição de orientações semelhantes, relacionadas com problemas da mesma natureza. Constituem, assim, um processo de normalização das respostas, sem deixarem de dar um caráter pessoal à correspondência. As cartas ou ofícios impressos - todas as vezes que o caráter impessoal da correspondência não seja suscetível de comprometer as boas relações, podese substituir uma carta ou ofício processado informaticamente por uma carta ou ofício impresso. Qual a disposição gráfica da Correspondência? 19 www.nova-etapa.pt
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Quanto à disposição gráfica dos elementos de uma carta comercial, podemos considerar dois sistemas para a sua execução: o sistema tradicional e o sistema normalizado. A CARTA NORMALIZADA E O OFÍCIO apresentados no SISTEMA NORMALIZADO
(o
mais utilizado), são
constituídos pelos seguintes
elementos: Cabeçalho - É normalmente impresso e, até por vezes, marcado em relevo. Deve conter, pelo menos, o nome da firma/instituição ou denominação social, endereço e número de telefone. O endereço e o número de telefone também podem aparecer no rodapé do impresso.
Endereço do destinatário - colocado no local a ele destinado, ao alto, à direita, dentro de um pequeno retângulo indicado no papel apenas pelos quatro vértices. O endereço do destinatário deve ser completo, respeitar certas normas e pela seguinte ordem: Exmo. Sr. ou Exmos. Srs. (conforme se trate de Organismo singular ou coletivo); o nome completo do destinatário, se for dirigido a determinada pessoa, poder-se-á colocar também a sua função dentro da empresa ou instituição; o nome da rua, o número do edifício e o andar; código postal (não sublinhar).
Referências - Esta é a zona da carta/ofício onde já estão impressos, sempre pela mesma ordem e uns ao lado dos outros, os seguintes dizeres:
S/Referência
S/Comunicação
(número e data da carta recebida)
N/Referência
Data
(número e data da carta que lhe dá resposta)
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Assunto - Expressão que constitui a síntese do conteúdo da carta. Será processado ao lado (e não por baixo) da palavra “assunto” impressa na folha.
Vocativo - É uma saudação ou fórmula de cortesia que precede o texto da carta e é sempre processado junto à margem esquerda. Expressões como “Amigo e Senhor”, “Muito honrado Senhor”, caíram em desuso há muito, substituídas agora por “Exmo. Senhor ou Exmos. Senhores”.
Texto - A seguir é processado o texto ou corpo da carta ou do ofício, que é a exposição pormenorizada do assunto que lhe deu origem.
Encerramento ou fecho - É o último parágrafo da carta, consiste numa frase final de despedida. Habitualmente, utilizam-se frases como “Com os melhores
cumprimentos...”;
“Sem
outro
assunto,
despedimo-nos
apresentando os nossos respeitosos cumprimentos”.
Assinatura - Geralmente, a assinatura deverá ficar centrada abaixo da frase final, no canto inferior direito da carta. Dado que muitas vezes as assinaturas são ilegíveis, adotou-se o hábito de escrever o nome da pessoa que assina entre parêntesis.
Nota
informática
-
Especialmente
nas
grandes
organizações,
é
conveniente mencionar na carta quem minutou ou deu orientações e quem processou a carta, através da inscrição das iniciais das duas pessoas. Pode ser inscrita no canto inferior esquerda da carta, junto à marcação de fim de texto, ou incluída na Nossa Referência. Exemplo: Nª. Refª. MF/AC600/2011.
Anexo - Há cartas em que aparece junto à margem esquerda, no fundo, um pouco antes da nota informática, a palavra “Anexo ou Anexos”, querendo 21 www.nova-etapa.pt
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dizer que vai junto um ou vários documentos. No email o anexo aparece indicado logo a seguir ao assunto, não havendo por isso necessidade de o voltar a referir.
Post-scriptum - Expressão que significa “depois de escrito” e cuja abreviatura é P.S. Deve evitar-se o seu uso - é o local da carta onde se pode mencionar numa frase sucinta qualquer pormenor ou explicação que, por esquecimento, se omitiu na altura própria. No caso de ser necessário utilizá-la deve ser colocada entre a indicação de “Anexo e a Nota informática”.
Confidencial - No caso da correspondência ser pessoal ou confidencial, estas indicações não devem ser mencionadas só no sobrescrito, mas também na própria carta. O espaço correto para escrever a palavra “CONFIDENCIAL” é a zona compreendida entre a margem esquerda e o local onde se escreve o endereço do destinatário.
A comunicação escrita entre organismos oficiais ou entre estes e particulares faz-se através de ofícios. O OFÍCIO contém todos os elementos da carta normalizada, com exceção do vocativo, tal como já salientámos. Cópias - por vezes torna-se necessário fazer cópias que se destinam aos vários serviços da empresa ou instituição. É necessário mencionar nas cópias o seu destino interno, utilizando um código colocado na parte inferior direita de cada cópia.
Segundas vias - muitas vezes pede-se ao Profissional de Secretariado novos exemplares de um texto original, devem ser processados tantas vezes quantas as necessárias e na parte superior da folha deve ser escrito “2ªVIA”, todas as segundas vias devem ser assinadas.
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Depois de concluído o processamento e assinatura da carta, passa-se então ao Registo de Saída, eventualmente feito também num livro próprio para o efeito, ou em ficheiro informático.
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Exemplo de impresso de carta:
Cabeçalho
Zona livre para notas Endereço do Destinatário e despachos
Referências
Assunto
Exmo(s). Sr(s)
Encerramento ou Fecho
Assinatura
Anexo Post-scriptum Nota informática
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Vejamos então um exemplo de carta a responder a uma Petição:
Exma. Senhora Dra. Maria A. R. S. Rua XXX, nº 000 0000-000 ZZZZZZZZ
Sua Referência
Nossa Referência
Localidade e data
22/maio/2011
DRTM - 622/11
LISBOA, 03/abril/2011
ASSUNTO: RESPOSTA A PEDIDO DE DADOS ESTATÍSTICOS PARA INVESTIGAÇÃO
Exma. Sra.
De posse da carta de V. Ex.ª datada de 22/12/2011, cumpre-nos informar que a petição feita será satisfeita quando dispusermos de mais dados sobre o assunto, o que se prevê venha a acontecer até final deste mês.
No caso de por qualquer motivo não podermos vir a satisfazer o vosso pedido, informá-la-emos dessa impossibilidade.
Com os melhores cumprimentos,
O DIRETOR
SS/AA
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email - Nos dias de hoje o email é uma das ferramentas mais utilizadas como meio de comunicação entre empresas e até mesmo no nosso dia a dia. No entanto, se para estes últimos o grau de informalidade nos permite dar erros quando escrevemos ou fazer abreviaturas que só os mais perspicazes percebem, outros níveis de relacionamento não permitem tamanho à vontade Saber trabalhar com o email é essencial para o Técnico de Secretariado. Faz parte do seu quotidiano. No entanto esta ferramenta tem as suas “regras” próprias e exige alguns cuidados. Algumas regras de conduta para o bom uso do correio eletrónico: Letras maiúsculas – nunca se deve escrever com letras maiúsculas, exceto no que é obrigatório, porque vai ser interpretado como sinal de que está a gritar com a pessoa para quem está a enviar o email; Profissionalismo – quando escrever um email faça-o de uma forma tão profissional quanto uma carta formal; Erro ortográfico – antes de enviar o email, certifique-se que está escrito da forma correta, sem qualquer tipo de erros e bastante legível e compreensível; Conteúdo – cuidado com o que escreve num email. Não escreva o que não gostaria de ler em voz alta numa reunião. Os emails são muitas vezes reenviados para outros e, por isso, tome atenção ao que escreve; Anexos – antes de enviar qualquer tipo de anexos verifique se é o correto e se tem algum tipo de vírus; Tamanho – tenha em atenção o tamanho dos anexos que envia. Anexos muito grandes, como ficheiros áudio ou vídeo podem entupir o sistema do recetor do email; Assunto – não se esqueça sempre de escrever qual o assunto do seu email.
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3. ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO
3.1 O que é o Arquivo? Arquivo
é
uma
indispensável
à
secção
empresa
ou
instituição, sobre o qual devem incidir todas as atenções, é o lugar onde
se recolhem e
documentos, interesse,
guardam
informações
com
o
objetivo
de de
conservar e assegurar respostas a todos os
pedidos de
consulta
provenientes dos vários setores da organização.
QUAIS AS FUNÇÕES INDISPENSÁVEIS AO ARQUIVO? Pensar que o arquivo não é um trabalho especializado é um erro tremendo, pois ele comporta inúmeras tarefas que necessitam de conhecimentos profundos, são elas: Selecionar a documentação recebida e emitida - A chegada diária de inúmeros documentos a uma empresa ou instituição exige que se “escolham”
os
documentos
que
realmente
necessitam
de
ser
arquivados, sendo necessário conhecer quais as necessidades legais, e eliminar, então, todos os outros capazes de bloquear a marcha dos serviços administrativos;
Classificar a documentação - Depois de devidamente selecionado o material que interessa arquivar, deve ser classificado. Classificar é uma das funções que mais se negligencia. Não sendo uma tarefa muito complexa exige reflexão, disciplina e atenção, pois uma classificação 27 www.nova-etapa.pt
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defeituosa faz com que se percam horas. Só uma classificação correta permite que se reencontre um documento ou qualquer outro suporte de informação; Sinalizar com toda a gama de materiais - a sinalização compreende a colocação do código no documento, usando acessórios que facilitam a visualização desse código; Arquivar - é o ato final de guardar o documento, obedecendo a preocupações tais como, comprimir, a fim de poder arquivar, no mais pequeno espaço, o maior número possível de documentos, juntar, agrupando os documentos por categorias, de acordo com o método escolhido e proteger a documentação, preservando-a de elementos destruidores (humidade, poeiras, insetos, etc.). Para assegurar um bom funcionamento do arquivo, os documentos deverão ser classificados racionalmente e ser arquivados com regularidade.
3.2
Como se Organiza o Arquivo
Quanto ao número de vezes que é utilizado para consulta, designa-se por:
Arquivo Ativo É um lugar de trânsito para os documentos. Os documentos não devem permanecer nele por um período superior ao necessário para efetuar as ações mais urgentes. A documentação neste tipo de arquivo permanecerá num período de 1 a 2 anos. Depois de concluídos, passarão para o arquivo semiativo.
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Arquivo Semiativo É constituído por documentos que já não têm uma função ativa, mas cujo caráter legal ou fiscal obrigam a serem guardados durante um determinado tempo.
Arquivo Inativo (Morto) A documentação a manter no arquivo morto deve ser criteriosamente selecionada, para poder ser consultada. Normalmente a documentação aqui guardada tem um valor histórico para a Organização.
3.3
A Classificação dos Documentos
Os documentos podem ser classificados segundo as seguintes ordenações: Alfabética; Numérica; Alfanumérica; Cronológica; Ideológica ou Por assuntos.
Alfabética Poderá ser feita a classificação pelo primeiro nome, designado por nome próprio, ou segundo o esquema inglês, pelo apelido, ou seja, último nome. Caso estejamos perante um nome composto, deverá classificar-se pelo primeiro nome da junção. Exemplo: empresa Novo Sistema, Lda., a classificação far-se-á por Novo. 29 www.nova-etapa.pt
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Numérica É feita a partir dos números. Os documentos agrupam-se com base num número que lhes é atribuído. É muito usada para arquivos gerais de faturas, guias de remessa, recibos, etc., que são referenciados normalmente por um número à medida que vão sendo emitidos.
Alfanumérica Associação da alfabética e da numérica, podendo ser a primeira a ordenação alfabética e a seguir a ordenação numérica ou vice-versa. Podemos ordenar segundo um código numérico uma série de temas homogéneos e estabelecer a sua diferenciação por ordem alfabética. Ex.: classificação de processos clínicos, que pode conter o número de registo de entrada e o nome do cliente.
Cronológica Baseia-se no tempo (ano, mês, horas e minutos). Os documentos são arquivados tendo apenas em linha de conta a data da emissão, ou a da entrada, ou outra. Por exemplo, os processos de um serviço de urgência, poderão ser arquivados segundo a ordem de admissão.
Ideológica ou por Assuntos O material é agrupado de acordo com o assunto, argumento ou conteúdo que o caracteriza. Depois de separado o material por assuntos, este pode ser ordenado segundo vários critérios: - ordem alfabética e/ou por ordem numérica. Ex.: documentação referente a diversos serviços ou departamentos.
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Secretariado - eLearning
3.4
Mód. I: Perfil e Funções do Profissional de Secretariado
As Formas de Arquivar
O FICHEIRO Um ficheiro é um conjunto de fichas de um grupo homogéneo. A característica de uma ficha baseia-se em poder conter elementos respeitantes a um determinado assunto. A adoção de um ficheiro para qualquer serviço ou empresa depende das necessidades do serviço. Existem vários tipos de ficheiros dentro de dimensões reconhecidas em Normas Internacionais.
O MICROFILME
É uma tecnologia desenvolvida a partir da fotografia.
Teve
um
alargamento
progressivo no campo do registo e arquivo de milhares de documentos. A sua principal aplicação foi notória nos principais organismos e instituições do País, como: Organismos Oficiais, Ministérios e Departamentos Governamentais; Companhias de Seguros; Empresas Comerciais e Industriais; Bibliotecas e Centros de Documentação; Bancos e Instituições Financeiras.
As principais vantagens da microfilmagem são a segurança e integridade da documentação, a economia de espaço e de custos de manutenção, bem como a economia de tempo tanto no registo de documentação como no acesso à mesma. A sua reprodução e distribuição é de baixo custo e permite a eliminação das necessidades de arquivos físicos.
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A “SCANNERIZAÇÃO” DE DOCUMENTOS No entanto, o Microfilme já praticamente não se usa devido ao aparecimento do sistema informático, intitulado “Gestão Eletrónica dos Documentos”, que permite classificar e inserir em computador todos os documentos existentes numa empresa ou instituição, com a ajuda do scanner, identificando-os em seguida com palavras-chave. A partir daqui, pode-se abrir e fechar todos os dossiers que se quiser. Os documentos são armazenados pelo sistema num disco a laser - Disco Ótico Numérico (DON). A sua capacidade é impressionante. Posteriormente, tal como na microfilmagem, pode-se destruir a maior parte dos documentos “scannerizados”.
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