Comunicação e Técnicas de Apresentação - bLearning
Sessão II - Preparar a Comunicação OBJETIVOS PEDAGÓGICOS No final deste capítulo, deverá ser capaz de:
Identificar o perfil da ocasião; Caracterizar o público-alvo; Definir objetivos para a comunicação; Selecionar e tratar a informação; Identificar formas de introdução e conclusão; Adequar diferentes tipos de estruturas de acordo com o tema, objetivos e perfil da assistência; Definir estratégias de argumentação e motivação; Elaborar o guião da comunicação e auxiliares de memória.
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1 - ETAPAS DO PLANEAMENTO Preparar uma comunicação acerca de um assunto que dominamos e que gostamos de partilhar com os outros, é sempre um momento de grande emoção. Afinal de contas, há tanto para dizer sobre aquele assunto. Por onde começar?
Por
onde
será
que
devemos
começar
a
preparação
da
nossa
comunicação? O que lhe parece? Qual deverá ser a primeira coisa a fazer? E a segunda? Qual a melhor sequência de passos a seguir? Registe as suas ideias sobre o assunto.
Se calhar, depois de estar escolhido o tema (que pode ter sido da nossa iniciativa ou imposto pelas circunstâncias), o melhor é dedicar algum tempo a pensar sobre o assunto. Apenas pensar, imaginar o que pretendemos, avaliar a expectativa do nosso público, enfim, delinear a ação na nossa cabeça antes de a passar para o papel. Muitos especialistas referem que esta é a parte que demora mais tempo, dado que é através do processo cognitivo que tudo tem de passar primeiro. Quanto tempo devemos gastar nesta fase? Bom, isso dependerá de vários fatores, como sejam, o tempo que ainda temos até à apresentação, a duração da comunicação, o grau de conhecimento que temos sobre o assunto, a quantidade de informação que já temos disponível e, evidentemente, o grau de experiência que se tem a fazer apresentações públicas. Seja como for, apresentamos-lhe uma sugestão de cronograma para uma palestra de cerca de 30 minutos.
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Dia D 30º Dia – Revisão geral 29º Dia – Entrega da documentação 28º Dia – Ensaio geral 27º Dia – Verificar equipamentos, local, roupa, outros 24º Dia – Segundo ensaio 23º Dia – Seleção e preparação dos auxiliares 20º Dia – Ensaiar texto e notas 18º Dia – Preparar notas/pensar nos auxiliares 16º Dia – Rever texto/rascunho final 10º Dia – Rascunho do texto completo 01º Dia – Identificar o perfil da ocasião, caracterizar o público, escrever linhas gerais
Ao
contrário
do
que
muitas
vezes
pensamos,
quando
preparamos
uma
comunicação, não é tão importante aquilo que pensamos ser o mais interessante e importante para dizer, mas aquilo que os outros desejam e querem saber sobre o nosso tema. Afinal de contas, a comunicação destina-se a satisfazer o nosso público e não apenas a nós próprios. É a assistência que determinará se fomos ou não bem sucedidos. Esta era a questão levantada pelos nossos amigos da introdução, o João e o Miguel. Ainda está recordado? “Não importa o que sabemos, mas o que fazemos com o que sabemos.”
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Esta frase, que já foi atribuída a diversas pessoas, desde Daniel Goleman, a Peter Drucker, encerra na realidade aquilo que queremos dizer. Que importa que tenhamos um enorme conhecimento acerca de um assunto, que disponhamos da informação mais recente, se não conseguirmos transmiti-la devidamente aos outros e ela permanecer encerrada na nossa cabeça? O que diremos de uma comunicação recheada de termos técnicos e científicos, mas que não é entendida pela maioria da nossa assistência? Que somos muito sapientes? Que somos muito eruditos? Provavelmente, apenas que não soubemos planificar a nossa comunicação de acordo com o público e por isso resultou num fracasso. Vejamos então por onde começar a preparação da nossa comunicação. O que lhe parece? Qual a primeira etapa? Sugerimos a análise da situação. Vamos falar num grande auditório para centenas de pessoas, ou numa reunião de trabalho para diretores de departamento da empresa? 1.1 – Analisar o Perfil da Ocasião A abordagem básica para efetuar uma comunicação oral é sempre a mesma, seja qual a for a ocasião em que a fazemos. No entanto, o tipo e a quantidade de material, os auxiliares e os métodos que escolhemos e o nível da nossa comunicação dependem da natureza da ocasião. Devemos procurar saber com antecedência o mais que pudermos sobre esta questão. O local onde se vai fazer a comunicação pode ter grande influência no sucesso. A sua dimensão versus número de participantes pode ser um fator decisivo. Nada arruinará mais depressa uma apresentação que efetuá-la numa sala demasiado grande, ou onde o nível de ruído é elevado. As distrações podem prejudicar imenso. www.novaetapa.com 4
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É, por isso, sempre útil visitar com alguma antecedência as instalações onde irá decorrer a apresentação. Antes de preparar uma apresentação, deve responder às seguintes questões: Qual a natureza da ocasião? Formal ou informal? Que se espera de mim? Haverá outros oradores? Que assuntos serão abordados? Haverá debate final? Qual o vestuário adequado? Como estará disposta a audiência? Que equipamentos audiovisuais existem? Enfim, procure saber o maior número possível de pormenores acerca do perfil da ocasião, de forma a começar a “visualizar” a situação na sala e depois passar para o papel as suas ideias. Eis os tipos de apresentações mais frequentes:
A formal Embora quase sempre seja este o tipo de apresentação que nos vem à cabeça quando nos imaginamos a falar em público (também aquela que mais atemoriza), não é, certamente, a mais comum. Este tipo de apresentação é, normalmente, feito sob a forma de discurso ou palestra sobre um assunto específico feito a uma vasta audiência, numa conferência ou seminário.
A informal A maioria das apresentações que ocorrem nas empresas e no mundo dos negócios é deste tipo: informal. Trata-se de uma apresentação a um grupo pequeno de pessoas, onde os ouvintes são muitas vezes chamados a intervir, e tudo se passa numa sala de pequena ou média dimensão.
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O Frente a Frente É o tipo de apresentação feita diretamente para uma pessoa, que decorre numa sala pequena, e que é essencial que decorra num clima de conversa, embora possa ser mais informal ou formal dependendo do tipo de estatuto do nosso interlocutor.
O Briefing Os briefings referem-se, normalmente, a assuntos específicos, e são apresentações que têm por objetivo informar a assistência sobre um processo, atividade ou método de realização. Podem ser feitas em salas de pequena ou média dimensão, em geral para um número pequeno de pessoas, dado que implica muitas vezes obter um feedback imediato.
O Workshop Num workshop espera-se que o comunicador funcione mais como um animador e orientador do que propriamente apenas orador, já que o público tem em geral uma participação ativa na sessão. Usualmente, as sessões contemplam exposições orais seguidas de trabalhos de grupo e debate.
1.2 - Caracterizar o Público-Alvo (Audiência) Como há pouco dissemos, a chave para o sucesso de qualquer apresentação é agradar e satisfazer a audiência. É ela, e não nós, que deve ser o centro do acontecimento. Contudo, não é fácil analisar uma audiência que ainda não se reuniu, mas é importante que se tente fazê-lo. Poderemos sempre contactar o departamento ou pessoa encarregue da organização do evento e tentar obter algumas informações, ou, caso se trate de uma apresentação de caráter profissional, junto da empresa, com o assististe ou responsável por aquele tipo de encontros. Nunca, mas nunca, deixe de o fazer, sob pena de se preparar uma comunicação completamente desfasada dos interesses e expectativas do seu público.
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Em primeiro lugar, devemos fazer uma estimativa o mais aproximada possível do número de pessoas que vão estar presentes, pois isso irá afetar o tipo de auxiliares adequados e o estilo a adotar. O nível de conhecimento que o público tem sobre o assunto que iremos abordar, ou seja, o seu nível de especialização, é também um dado muito importante de conhecer. Quando o nível da linguagem está sintonizado num nível demasiado elevado ou demasiado baixo, a comunicação está condenada ao fracasso. Quando começar a preparar uma apresentação, responda às seguintes questões: Quantas pessoas se esperam? Por que razão lá estão? Que conhecimentos possuirão sobre o assunto? Estarão lá por interesse próprio ou em representação de terceiros? Poderá haver tensões ou conflitos entre os membros da audiência? Haverá alguém a presidir à apresentação? Quem serão as figuras-chave? Poderá ainda optar por elaborar um pequeno questionário para que nada lhe escape. Poderia estar mesmo dividido por níveis: Características gerais a. Idade b. Sexo c. Habilitações literárias d. Profissão Características comportamentais a. Conhecimento sobre o tema b. Motivação c. Linguagem d. Hierarquias existentes e. Tipo de relacionamento
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Características da situação a. Expectativas b. Contexto da comunicação c. Dimensão do grupo
Em resumo, a chave para o sucesso de qualquer apresentação é agradar e satisfazer a audiência. É ela, e não nós, que deve ser o centro do acontecimento.
1.3 - Definição de Objetivos Definir o objetivo da nossa comunicação é, nem mais nem menos, do que definir o que pretendemos alcançar ou atingir com a nossa comunicação. Quando preparamos a nossa comunicação, não nos devemos preocupar com o que vamos dizer,
mas
sim,
com
o
resultado
que
pretendemos obter, em termos de ação ou de comportamento por parte do público. Chamamos por isso objetivos operacionais (o resultado é uma ação) ou comportamentais ou afetivos (o resultado é uma atitude), consoante o resultado que esperamos alcançar. Vejamos alguns exemplos de objetivos operacionais:
Estabelecer relações comerciais com a empresa X. Explicar a nossa estrutura de honorários e estabelecer uma base de negociação. Convencer o cliente de que as nossas condições de venda são as mais competitivas e vantajosas.
Para cada um destes objetivos, há uma ação que se espera que venha a acontecer depois da nossa comunicação.
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Eis alguns exemplos de objetivos comportamentais:
Motivar os funcionários para a frequência de uma ação de formação. Fazê-los aceitar a necessidade de melhorar as técnicas de atendimento ao público. Consciencializá-los da importância em aumentar o número de horas de trabalho.
No caso dos objetivos comportamentais ou afetivos, espera-se que, no final da nossa comunicação, ocorra uma mudança de comportamento por parte do público. 1.4 - Seleção e Tratamento da Informação Ainda se lembra dos nossos protagonistas da introdução, aqueles que participaram num frente a frente televisivo? Pois é, o Miguel, aquele que não tinha qualquer receio em falar em público porque, provavelmente, estava convencido de que dominava perfeitamente o assunto e não necessitava de grande preparação, no final, teve uma grande surpresa. Sofreu um dos maiores desaires que pode acontecer a um comunicador. Cometeu um erro ao citar uma informação incorreta. Um colega tinha-lhe fornecido os dados e nem se deu ao trabalho de os confirmar. Esta é uma falha imperdoável! Os dados utilizados para fundamentar as nossas ideias são essenciais para o êxito de qualquer comunicação. A sua correção, a fidedignidade das fontes, a sua relevância e a forma como se apresentam, tudo contribui para a
nossa
credibilidade. Não podemos esquecer a obrigação ética que temos não só para connosco, mas para com a assistência. Quais são então as principais regras para selecionar e tratar a informação? Hoje em dia, a quantidade de informação ao nosso dispor é enorme. Como escolher a que utilizar?
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Não se pode incluir tudo aquilo que nos parece interessante, senão estaríamos apenas centrados no nosso próprio interesse. Uma forma de selecionar é responder às seguintes questões: De que forma esta informação é relevante para os objetivos que tracei? Como é que isto se relaciona com a minha argumentação? Incluir este material irá ajudar a formular logicamente a minha conclusão? Outra regra a seguir, no que se refere às fontes, é começar pelas fontes mais recentes e depois ir recuando no tempo. Isto permitir-lhe-á ter uma perspetiva da evolução do tema que está a investigar e evita que siga por caminhos errados. Investigue também a partir do tema geral para o mais específico. A informação geral servirá de contextualização e a mais específica para preparar os pormenores da sua argumentação. Quanto às fontes de dados, poderá optar por diversos locais, que vão desde bibliotecas, sites específicos na internet (ter especial cuidado, dado que nem sempre existe um sistema de controlo de qualidade da informação prestada), materiais e relatórios oficiais ou emitidos por diversas organizações, estatísticas publicadas, entrevistas para recolha de depoimentos, etc., etc. Além da recolha de informação, não se esqueça também de registar algumas histórias, exemplos, citações a propósito do tema que vai abordar. Já agora não deixe de tomar nota das fontes consultadas para as poder divulgar na sua comunicação ou, pelo menos, tê-las disponíveis para responder a qualquer questão ou objeção. Nada pior do que não saber de onde se tirou aquele número, ou com quem se passou a história que acabámos de contar.
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Em resumo:
Recolha informação que lhe pareça adequada ao seu objetivo e não apenas a mais interessante. Proceda à recolha de informação com tempo suficiente para fazer a necessária triagem, em termos de qualidade e quantidade. Toda a informação deve ser confirmada em, pelo menos, duas fontes fidedignas.
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2 - ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO Como é evidente, toda a comunicação pressupõe a existência de uma estrutura lógica e facilmente percetível, para que possa facilmente ser acompanhada por aqueles que nos escutam. Nada pior do que um orador que começa com “Boa tarde. Venho falar de ...”, explana o primeiro ponto, depois passa para o outro sem qualquer aviso, não faz qualquer síntese parcelar, retoma o primeiro ponto, conclui, pede desculpa por se ter esquecido de referir um aspeto, insiste no segundo ponto e depois deixa morrer a apresentação repentinamente dizendo: “E pronto, acabei.” Pior do que isto, só um ataque de gaguez súbita... O discurso deve estruturar-se em três partes: abertura, corpo e conclusão, ou seja, início, desenvolvimento e encerramento. INTRODUÇÃO:
Diga o que lhes vai dizer.
DESENVOLVIMENTO:
Diga o que tem para dizer.
CONCLUSÃO:
Diga o que lhes disse.
2.1 - Tipos de Introdução Um bom começo é vital para qualquer apresentação. É neste momento que temos de captar a atenção da nossa audiência. De lhes dizer: “ATENÇÃO! OIÇA! ISTO INTERESSA-LHE!” Para o conseguir, a melhor estratégia não é gritar, mas dizer alguma coisa que, de imediato, atraia a atenção, que permita de imediato estabelecer uma relação com aquele público. Aquele tipo de introdução, “Bom dia. Eu sou o fulano de tal e venho aqui falar-vos sobre...”, é obviamente um convite para passar uns momentos pelas brasas. Não o convencia, pois não? www.novaetapa.com 12
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Como podemos então cativar o nosso público logo nos primeiros momentos?
Agenda – resumo dos principais aspetos a abordar. Trata-se de uma boa opção se não se quer arriscar muito ou se se trata de uma audiência demasiado formal;
Pergunta – lançar um desafio, uma interrogação que leve o público a pensar. Talvez no final se possa responder a essa questão, ou devolvê-la ao público;
Citação – referência a uma citação a propósito de algum personagem famoso, que tenha a ver com o assunto e seja reconhecidamente bem aceite pelo público;
Ligação com o público – frase ou situação que se relacione diretamente com a assistência;
Facto ou estatística que seja manifestamente importante;
História curiosa a propósito do tema que se vai introduzir. 2.2 - Desenvolvimento
Durante o desenvolvimento da exposição é muito importante que o público perceba exatamente o que pretendemos comunicar e, para tal, o discurso deve ser simples de seguir e ter uma ordem clara e precisa. Ordenar os argumentos, apoiando-nos em dados concretos, exemplos ou analogias é uma forma de ajudar o auditório a compreender a mensagem da comunicação. Mais à frente, iremos abordar os vários tipos de estrutura mais utilizados, bem como as várias situações em que se aplicam. www.novaetapa.com 13
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2.3 - Tipos de Conclusão A melhor forma de se conseguir um bom discurso é terminá-lo bem. As pessoas tendem a recordar principalmente o princípio e o fim pelo efeito de primazia e de recência (estes princípios constituem leis da memória). Se é fundamental começar bem, é indispensável que a nossa comunicação termine com força e determinação. O final pode incluir os seguintes aspetos: Resumo dos principais aspetos abordados, concentrado em uma ou duas frases; Uma frase ou citação que deixe a assistência a pensar; Recomendação que leve o público a agir; Proposta ou desafio aos ouvintes; Resposta à pergunta inicialmente colocada.
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3 - TIPOS DE ESTRUTURA O tipo de estrutura que irá utilizar nas suas comunicações, dependerá bastante do tema a abordar, do objetivo que pretende conseguir e ainda do tempo disponível para a sua apresentação. Vejamos os tipos de estrutura frequentemente usados: a. Padrão Cronológico Este tipo de estruturação é aquele em que a informação é organizada numa sequência temporal. Quase todas as histórias da nossa infância eram relatadas desta forma: “Há muito tempo atrás” (tempo passado),.... até ...“e viveram felizes para sempre!”(futuro). A apresentação deverá então iniciar-se no passado mais longínquo, passar para o passado mais próximo, pelo presente e, eventualmente, extrapolar para o futuro.
Dê exemplos de temas que possam ser organizados com este tipo de estrutura.
Eis as nossas sugestões: A biografia de um autor/político/personagem; A história de uma organização/empresa/partido; A descrição de uma viagem de negócios/férias. b. Padrão Espacial Este tipo de estrutura diz respeito à disposição espacial, isto é, a localização no espaço de um determinado caminho, de uma rota, de um local a visitar, etc. Pode ser aplicado sempre que queiramos explicar onde se situa um determinado estabelecimento, uma empresa, onde se vão realizar os jogos de futebol do campeonato do mundo num dado país, entre outros.
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c. Padrão por Tópicos Este é provavelmente o tipo de estrutura mais utilizado nas comunicações e, geralmente, o mais fácil de criar e seguir. Os aspetos de que iremos falar estão organizados por categorias criadas por nós, baseando-se na relação de cada item com o tópico. Exemplo: Comunicação sobre as árvores predominantes em Portugal. 1º Tópico: Árvores de folha caduca: 1º. Item: No Continente 2º. Item: Nas Ilhas 2º. Tópico: Árvores de folha perene: 1º. Item: No Continente 2º. Item: Nas ilhas d. Padrão Causal Este tipo de estrutura desenvolve uma relação que mostra como a ocorrência de uma situação é resultado de uma outra situação. Exemplo: Comunicação sobre a Higiene Oral. I. Existência de cárie dentária; II. Ausência de higiene oral, pela ingestão de açúcares e também por fatores hereditários. e. Padrão Problema-Solução Este padrão pode ser utilizado em discursos que tenham por objetivo convencer a assistência acerca de uma determinada solução. Descreve o problema existente, aponta hipóteses de causas, avança com possibilidades de solução e propõe uma ação recomendada. www.novaetapa.com 16
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Exemplo: Apresentação de um novo medicamento para ajudar a vencer o vício do tabaco. I.
Descrição do problema existente: Muitos fumadores pretendem deixar o tabaco, mas não o conseguem fazer sem ajuda;
II. III.
A origem deste problema está no vício associado ao consumo de nicotina; Deixar de fumar sem ajuda causa distúrbios nervosos e de metabolismo e alguns medicamentos existentes no mercado têm efeitos secundários;
IV.
O medicamento “x”, é o ideal porque permite eliminar os efeitos nocivos decorrentes
da
síndrome
de
carência
secundários.
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e
não
tem
quaisquer
efeitos
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4 - ESTRATÉGIAS PARA MOTIVAR E ARGUMENTAR 4.1- Estratégias para Motivar Porque
será
assim
tão
importante
utilizar
estratégias específicas para motivar ou persuadir o nosso público? Afinal de contas, se as pessoas estão ali para ouvir falar sobre o tema “x” é porque estão interessadas e irão manter-se atentas? Não será? Que maior motivação poderá existir do que ouvir falar sobre um tema que nos interessa? Será mesmo assim? Já notou como o nosso pensamento é veloz? Já pensou na quantidade de coisas que nos passam pela cabeça quando ouvimos uma instrução de serviço, ou quando falamos ao telefone com um amigo? Será porque não temos interesse no assunto? Diferentes estudos mostram que o nosso pensamento processa-se a uma velocidade quatro vezes superior à velocidade das palavras transmitidas oralmente. Por isso, se aquilo que está a ser dito não nos prende verdadeiramente a atenção, deixamos
de
ouvir
e
temos
tendência
para
nos
refugiarmos
nos
nossos
pensamentos. Para além desse facto, nós possuímos uma audição seletiva, isto é, de uma maneira geral prestamos mais atenção às mensagens que diretamente nos dizem respeito, que vão ao encontro dos nossos interesses, gostos, valores, etc. Temos ainda de contar com os ruídos e interferências externas que podem ser um facto desestabilizador da nossa atenção.
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O simples facto de uma cadeira ranger, ou estar demasiado calor na sala, ou até uma pessoa que tosse, pode ser o suficiente para nos distrair. Isto, se não estivermos verdadeiramente motivados para a escuta. Quando a motivação é elevada, ruídos ou interferências externas não surtem grande
efeito,
porque
estamos
profundamente
atentos
à
comunicação
e
concentrados na mensagem. Vejamos então algumas estratégias para motivar a assistência:
Focalização.
Isto é, a abordagem deve ser centrada num tema, subdividido em três ou quatro subtemas e não mais. De nada adianta fazermos uma comunicação muitos
muito
aspetos
longa,
ou
recheados
de
que
aborde
pormenores
técnicos, porque certamente a nossa audiência não irá ter capacidade para os reter. A propósito da nossa capacidade de retenção, nos manuais sobre comunicação, é frequente aparecerem resultados de uma pesquisa que refere que retemos aproximadamente: - 10% do que lemos; - 20% do que ouvimos; - 30% do que vemos; - 50% do que vemos e ouvimos ao mesmo tempo. Evite, por isso, pormenores excessivos em relação à abordagem. Centre-se naquilo que é essencial.
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Simplificação
Diz respeito quer à utilização de uma linguagem simples (mas não simplória), adequada ao público, num estilo leve e descontraído. Nada de cair no erro de redigir um texto demasiado hermético, recheado de termos técnicos ou científicos, apenas para parecer que dominamos bem o tema. Prepare uma comunicação em estilo de conversa, e inclua os termos técnicos necessários e suficientes, não mais.
Organização
Estruturar a nossa mensagem seguindo uma ordem lógica e percetível de fácil apreensão é, sem dúvida, uma das formas de manter a assistência atenta. Além disso, é sempre bom iniciar a comunicação fazendo referência ao objetivo da comunicação e mencionado uma espécie de sumário daquilo que se vai dizer. Desta forma, estamos a preparar a assistência para aquilo que vai ouvir e para a estrutura que vai ser seguida. De igual forma, no final, poderá também resumir os principais aspetos da comunicação.
Humanização
Sempre que possível deve recorrer-se a exemplos ou histórias de interesse humano. Melhor do que apenas referir números e estatísticas é sempre interessante apresentar um exemplo com rosto humano. Podemos mesmo dar-lhe um nome, mesmo que não o verdadeiro, e desta forma deixar o público imaginar “o filme” na sua cabeça.
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O caso do Sr. António que comprou o veículo “x” e cujo depoimento é referido. A situação da D. Francisca que lutou durante vários anos contra a doença “y” e que foi um exemplo de coragem. Tenha também atenção em não cair no dramatismo excessivo ou na lamúria. Podem não ser muito bem aceites pela audiência.
Vocabulário
Deve-se utilizar figuras de estilo gramaticais, tais como a analogia, a metáfora, a antítese ou a paráfrase, para dar cor à apresentação e captar a atenção da audiência. Preocupe-se em utilizar palavras que criem uma fácil visualização, que se transformem em imagens nítidas no pensamento de quem ouve. Por exemplo, um automóvel em vez de muito rápido, pode ser rápido como um raio, uma cor pode ser de um brilho intenso, ou pode ser brilhante como o sol, a sala que estava escura, podia estar pintada de negro como noite. As palavras podem recriar ambientes, transmitir cores, sensações, emoções, podem fazer sonhar ou até chorar, por isso, faça uso dessa sua capacidade. Por outro lado, quando redigir o seu discurso, há também que ter o cuidado de não escrever frases demasiado longas, pois quando acabam, já não nos conseguimos lembrar de como começaram. Não obrigue os ouvintes a um grande esforço de compreensão e concentração para acompanhar a sua mensagem, pois poderão perder “o fio à meada” e quando retomarem a audição, já perderam uma parte do seu discurso. Procure, por isso, utilizar frases e palavras curtas.
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Atualidades/Novidades
Incluir informações atuais acerca do que vai dizer, é sempre uma forma de chamar a atenção. Não esqueça porém de referir a origem da sua fonte. Nada pior do que dizer, “estudos recentes dizem que...”. Provavelmente, no final alguém o questionará sobre a fonte desse estudo. Diga, por isso, que um estudo recente, publicado na revista “x” do mês “y”, afirma que...” e desta forma ficará salvaguardado de possíveis objeções.
Proximidade com o Público
Pode também procurar estabelecer uma relação direta com o público, referindo especificamente situações que são do seu interesse ou que o liguem ao mesmo.
Empatia com o Público
Isto é, criar uma ligação afetiva com a assistência, colocando-nos no seu lugar, procurando como que uma sintonia em termos afetivos. Uma forma de o conseguir é utilizando as chamadas perguntas retóricas: “Eu, se estivesse no vosso lugar perguntar-me-ia, qual o interesse deste produto para mim. Bom, direi que ...”. Faça do seu discurso uma conversa informal, em tom amigável com o seu público e não apenas um desenrolar de informações que se sucedem. Fazemos a pergunta que imaginamos que alguém gostaria de fazer e damos a resposta.
Curiosidades
Poderá também recorrer a situações curiosas, histórias com sentido de humor, como por exemplo: “A propósito do que estamos a falar, gostaria de vos contar uma curiosidade acerca de...”.
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4.2 - Estratégias para Argumentar A primeira regra da argumentação é que tudo o que dissermos tem de ser lógico. Parece lógico, não? Contudo, aquilo que é válido para uma pessoa, pode não ser para outra, e, aqui, reside o cerne da questão. Eis os passos fundamentais para definir a sua estratégia:
Escolha argumentos em função do público visado. Imagine que a sua comunicação
tem
por
objetivo
convencer o seu público a adquirir o novo modelo de veículo da marca “x”.
Deverá
consideração económicas,
então as
ter
em
características sociais
e,
eventualmente, culturais do público a que se destina. Uma maioria de jovens quadros superiores, com idades inferiores a 30 anos, será certamente mais sensível a um tipo de argumentos como, por exemplo, velocidade, performance na estrada, acessórios, inovação. Se se tratar de chefias intermédias, na sua maioria casados, como idades superiores a 50 anos, neste caso, os argumentos a utilizar poderiam estar relacionados com fatores como consumo, segurança, estabilidade, durabilidade, assistência, etc.
Reveja os argumentos que lhe serão opostos. Isto é, não tome nada por adquirido. Procure colocar-se no papel de quem ouve. Quais seriam as objeções a
colocar?
Antecipe
as
possíveis
debilidades
da
sua
argumentação
e
transforme-as em novos argumentos.
Estruture a sua argumentação de modo a terminar em força. Quer dizer, de acordo com os argumentos que irá utilizar, deixe sempre o mais forte para o fim, de modo a que seja aquele que fica mais tempo na memória.
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Não afirme nada que não pode provar. Certifique-se de que tudo o que diz pode ser confirmado. Tome notas de todas as fontes consultadas, dos dados estatísticos e das informações que utilizar. Mesmo que não os inclua na sua mensagem, poderão ser-lhe úteis na fase final em que responderá a questões e prestará esclarecimentos. Demonstrará, desta forma, grande credibilidade e segurança a quem o ouve.
Seja convincente. Preocupe-se com o conteúdo, mas não esqueça a forma. Use as suas competências vocais e gestuais para transmitir convicção e vigor às suas palavras. Se não parecer convencido do que está a dizer, dificilmente poderá persuadir alguém.
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5 - GUIÃO DA COMUNICAÇÃO E AUXILIARES DE MEMÓRIA Agora que já reuniu e organizou as ideias para o seu discurso, está na altura de elaborar um pequeno guião, que lhe sirva de auxiliar, e ainda algumas fichas com notas. Deverá ser com estes auxiliares que fará o treino do seu discurso e que poderá levar consigo no dia da comunicação. Nem pensar em decorar toda a mensagem! Em primeiro lugar, porque dificilmente o conseguirá, depois porque poderá ter tendência para o dizer de forma mecânica e, depois, porque poderá funcionar como uma verdadeira armadilha. Imagine que se esquece de uma frase do meio do discurso, como continuar? Vamos então começar pelo guião. Qual deverá ser a sua forma? O que deverá nele constar? Bom, não existe uma forma ou padrão definido. Há pessoas que preferem o modelo sequencial, onde vão aparecendo todos os pontos a abordar de forma corrida, outras optam pelo modelo por colunas, que lhes poderá dar uma perspetiva mais global. Quanto às fichas com notas, eis algumas regras para a sua conceção e utilização durante a comunicação:
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Utilize fichas de papel grosso, nunca folhas de papel A4. As fichas são mais discretas e as folhas de papel poderão denunciar algum nervosismo caso as suas mãos tremam durante o início da comunicação. Para além disso, as fichas com tamanho A5 ou ainda menores, são mais fáceis de manusear. Escreva sempre em maiúsculas com um corpo de letra de 18, no mínimo. Escreva apenas tópicos, nunca texto corrido, porque corre o risco de se perder ou de não conseguir ler na íntegra o que escreveu. Registe tudo aquilo que é mais suscetível de ser esquecido: as citações e o nome de quem as proferiu, dados estatísticos, a história acerca do indivíduo “x”, ou outras informações que necessitem de rigor absoluto. Inclua a expressão com que fará a transição entre os vários pontos a abordar. Escreva num só lado do cartão, por forma a não o obrigar a virar cartões. Poderá, assim, colocar para o lado o cartão, após transmissão da mensagem que consta na frente do mesmo. Numere os cartões no canto superior direito, com números bem visíveis. No caso de os deixar cair ou de se baralharem, poderá com facilidade dar-lhes a ordem correta. Utilize o menor número de cartões possíveis. Não se deixe tentar por escrever toda a comunicação, pois poderá acabar com um enorme monte de fichas que apenas lhe servirão de embaraço perante o público. Pode também registar indicações vocais ou gestuais que queira utilizar numa parte específica da comunicação. Opte por diferentes cores de acordo com o tipo de registo. Por exemplo, cor azul para o auxiliar, cor vermelha para a história, verde para gestos ou entoações específicas, etc.
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Depois de terminar a conceção das fichas, faça uma cópia de segurança. Poderá vir a fazer falta. Finalmente, utilize as fichas para treinar, procurando antecipar a situação em todas as suas dimensões. Se puder, faça-o na presença de amigos e familiares e peça a sua opinião. Em última instância, recorra ao espelho.
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