TU CARTE í n aI ncfi oór nm apt iav ro a I ntt oe d r noo s I nB of loe rt m
Enero de 2017
TU CARTE Boletín Informativo Interno
QUÉ PUEDES ENCONTRAR EN TU CARTE? En Tu Carte es nuestro boletín interno y constituye un valioso medio para que todos nos mantengamos informados. En las diferentes secciones de Tu Carte encontrarás, mes a mes, noticias y datos de interés general para todo el equipo de ONAC. Te invitamos a seguir esta publicación mensual a través de la plataforma ISSUU, vínculo que es enviado con cada número del boletín a través de nuestro correo corporativo.
Acreditación Temas, datos y actividades relevantes de nuestro quehacer
Al día con el Site Actualizaciones en los documentos el sistema de gestión
De tu interés Información de interés general para todos los colaboradores, noticias sobre proyectos, tips idiomáticos y otras novedades
Nuestro Equipo Información sobre nuestros colaboradores, actividades y mensajes
Tiempo fuera Información sobre actividades lúdicas, fotografías y otros temas
ACREDITACIÓN En línea con las tendencias y las exigencias mundiales
PARTICIPACIÓN DE ONAC EN ACTIVIDADES INTERNACIONALES TALLER DE ENTRENAMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE ETIQUETAS AMBIENTALES
Del 31 enero al 2 de febrero se realizó, en San José de Costa Rica, un Taller de Entrenamiento para el entendimiento armonizado y efectivo de etiquetas ambientales, patrocinado por el Instituto Nacional de Metrología de Alemania PTB (PhysikalischTechnische Bundesanstalt) y en el que participaron los organismos acreditadores, los normalizadores y los entes reguladores de México, Costa Rica y Colombia. El principal propósito de este taller era el de estructurar un sello regional, que evalúe criterios comunes, aplicables a todos los organismos acreditadores de América y que sea reconocido y aceptado por la comunidad internacional. Fue así como se redactó un borrador de un memorando de acuerdo de entendimiento, cuyo propósito es que sea suscrito por los Ministros de Ambiente y Comercio de los respectivos países participantes en el Taller, con el fin de facilitar tanto el intercambio comercial de bienes como el de servicios de evaluación de la conformidad en este campo.
TALLER ENTRENAMIENTO PARA LA ACREDITACIÓN DE ORGANISMOS CERTIFICADORES DE PROUDUCTO BAJO EL ESQUEMA PEFC
PFEC (Programme for the Endorsement of Forest Certification por sus siglas en francés) es una organización internacional sin ánimo de lucro, de origen español y de carácter no gubernamental, cuya misión es promover la Gestión Forestal Sostenible (SFM) a través de un esquema de certificación forestal independiente, apoyado en un conjunto de estándares propios, que son evaluados por los organismos certificadores de producto o de sistemas de gestión que ofrecen dicho servicio. Por ello, PFEC, en búsqueda de una cada vez mayor exigencia y claridad en los criterios de evaluación para la certificación bajo este esquema, reconoce la acreditación otorgada por los organismos acreditadores de la certificación de PFEC. El esquema de certificación PFEC cobija dos alcances: uno denominado bosques sostenibles, que evalúa la gestión de la tala legal y el mantenimiento de los bosques; y otro, cadena de custodia, que certifica la utilización de materias primas sustentables en la elaboración en la cadena productiva de los bienes.
Durante los días 18,19 y 20 de enero de 2017, se realizó el primer curso de entrenamiento a los organismos acreditadores, en la sede principal de PEFC en Ginebra, Suiza, en donde participaron México, Ecuador y Colombia, a través de uno de los proyectos de cooperación que adelanta PTB con Latinoamérica, específicamente en la promoción de la Infraestructura de la Calidad enfocada en la Biodiversidad y la Protección Climática.
ACREDITACIÓN
EMBAJADA ALEMANA CONDECORA A NUESTRO DIRECTOR EJECUTIVO CON GRAN CRUZ DE LA ORDEN AMBIENTAL DEL BARÓN ALEXANDER VON HUMBOLDT En virtud de las relaciones de cooperación que unen la República Federal de Alemania y la República de Colombia, la Embajada Alemana en Colombia, desde hace varios años hace entrega de la Gran Cruz Orden Ambiental Barón Alexander Von Humboldt. La Gran Cruz Barón Alexander Von Humboldt es una condecoración binacional, que es impuesta anualmente a personas o empresas colombianas que, a través de su gestión, realizan importantes aportes y dejan huella en la sociedad, en términos de la responsabilidad social empresarial ambiental. El 7 de febrero de 2017, en el salón Boyacá, del Capitolio Nacional, la Embajada Alemana en Colombia hizo entrega de la Gran Cruz Orden Ambiental Barón Alexander Von Humboldt al Director Ejecutivo de ONAC, Ing. Francisco Piedrahita, exaltando su gestión en dicha entidad y reconociéndola como un significativo aporte al fortalecimiento de la calidad en Colombia y por ende a la competitividad nacional y al desarrollo de nuestro País. El reconocimiento, que fue recibido por otras 13 personalidades, fue entregado por el embajador, Dr. Michael Bock.
TU CARTE
ACREDITACIÓN
Boletín Informativo Interno
ACREDITACIONES OTORGADAS EN EL MES DE DICIEMBRE
4,5
2 ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN DIGITAL
4 3,5 3 2,5
2 1,5
1 LAB. CALIBRACIÓN
1 0,5
0
1 CERT. PERSONAS CEP
OIN
LAB
DETALLE DE LOS OEC ACREDITADOS
Código de Acreditación
16-LAB-010 16-CEP-018
16-CEP-022 16-CEP-030 16-CEP-035
16-OIN-037
Nombre de la razón social
MACROGAS PRUEBAS HIDROSTÁTICAS S.A.S. CENTRO DE RECONOCIMIENTO DE CONDUCTORES SALUD & TRABAJO S.A.S IPS. INVERTRAFICO COLOMBIA S.A.S. CRC APROBANDO SAS CENTRO DE RECONOCIMIENTO DE CONDUCTORES MEDIC SOGAMOSO S.A.S. SIGLA: CRC MEDIC SOGAMOSO S.A.S. MASECAR LTDA.
Ciudad
Departamento
Fecha Otorgamiento
Cali
Valle del Cauca
2017-01-23
Barrancas
Guajira
2017-01-12
Bogotá D.C. Armenia Sogamoso
Cundinamarca
2017-01-12
Quindío Boyacá
2017-01-12 2017-01-25
Bogotá D.C.
Cundinamarca
2017-01-18
AL DÍA CON EL SITE
La sección Al día con el Site publica mensualmente la información relacionada con las actualizaciones y modificaciones realizadas a los documentos que hacen parte del sistema de gestión de ONAC y que podrán ser consultados, cuando así lo requieran, en el SITE, accediendo a través del siguiente vínculo:
bit.ly/1HbcE26 Los documentos publicados en esta sección se clasifican según el estado en el que se encuentren dentro del sistema de gestión; a continuación se describen estos estados: Nuevo: es el estado de un documento generado y controlado en su primera versión dentro del sistema de gestión . Actualizado: es el estado en el cual un documento ya existente es modificado en su objetivo, alcance, definiciones, responsabilidades, actividades o relación de anexos, generándose un cambio de versión del mismo. En revisión: es el estado de un proyecto de documento nuevo o actualizado que aún no ha sido aprobado ni formalizado dentro del sistema de gestión de ONAC.
RECUERDA: • Consultar permanentemente los cambios y actualizaciones de los documentos del sistema de gestión de ONAC. • Descargar los formatos del site cada vez que vayas a elaborar o diligenciar un nuevo documento (evita trabajar sobre documentos ya diligenciados).
“EL SITE ES LA ÚNICA FUENTE OFICIAL DE PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS”
TU CARTE
AL DÍA CON EL SITE
Boletín Informativo Interno
Documentos nuevos, generados en el mes de enero NUEVO CÓDIGO
TITULO
FECHA DE APROBACIÓN
VERSIÓN
FR-5.6-03
HOJA DE VIDA DE EQUIPO O HERRAMIENTA
24/01/2017
1
FR-5.6-04
ACTA DE DISPOSICIÓN DE COMPONENTES INFORMÁTICOS
25/01/2017
1
RRI-5.7-04
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO*
14/12/2016
1
PROCESO 5.6 GESTIÓN INFORMÁTICA 5.6 GESTIÓN INFORMÁTICA 5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
Documentos actualizados en el mes de enero NUEVO CÓDIGO FR-3.2-03
TITULO
FORMULARIO DE SOLICITUD DE ACREDITACION DE ORGANISMOS DE INSPECCION
FECHA DE APROBACIÓN
VERSIÓN
PROCESO
24/01/2017
11
3.2 GESTIÓN VENTA
Documentos en etapa de revisión NUEVO CÓDIGO
TITULO
VERSIÓN
PROCESO
DR-1.1-01
EXIGENCIA DE PÓLIZAS DE SEGURO DE RCE Y RCP
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
DR-1.1-02
DEFINICIÓN DE PLAZOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS DE ACREDITACIÓN Y SUS MODIFICACIONES
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
DR-1.1-03
PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVALUACIONES COMPLEMENTARIAS
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
RAC-1.4-03
REGLAMENTO DE USO DE LOS SIMBOLOS DE ACREDITADO Y/O ASOCIADO
4
1.4 POSICIONAMIENTO DE IMAGEN
RRI-5.2-01
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
PR-5.2-01
PROCEDIMEINTO DE INGRESOS
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
PR-2.4-02
PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DOCUMENTOS EXTERNOS
1
2.4 DESARROLLO Y/O MODIFICACIÓN DEL SERVICIO
INS- 4.1-02
LINEAMIENTOS PARA TESTIFICACIÓN DE ALCANCES ACREDITACIÓN PARA ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
2
4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN
INS-4.2-04
INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE ENSAYOS DE APTITUD CON CRITERIO NORMA ISO/IEC 17025
1
4.2 EJECUCIÓN DEL SERVICIO
INS-5.2-01
INSTRUCTIVO PARA TRÁMITE DE PASAJES Y VIATICOS
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
INS-4.1-01
INSTRUCTIVO PARA NOTIFICAR PROGRAMACIONES
1
4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN
FR-4.2.5-04
INFORME DE EVALUACIÓN ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN
3
4.2.5 INFORME DE RESULTADOS
FR-4.2.5-05
INFORME DE TESTIFICACIÓN DE AUDITORÍAS DE ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO/IEC1702-11:2015
2
4.2.5 INFORME DE RESULTADOS
AL DÍA CON EL SITE
Documentos en etapa de revisión NUEVO CÓDIGO
TITULO
VERSIÓN
PROCESO
FR-3.2-10
EVALUACIÓN DE CAPACIDAD PARA SERVICIOS DE ACREDITACIÓN
3
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-11
COTIZACIÓN SERVICIOS DE ACREDITACIÓN
8
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-12
ACUERDO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EVALUACIÓN INICIAL PARA LA ACREDITACIÓN
3
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-1.1-01
AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
FR-5.7-46
PERFIL SOCIODEMOGRÁFICO DE LOS COLABORADORES
1
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
FR-5.7-47
REGISTRO ENTREGA ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL
1
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
FR-5.7-48
SEGUIMIENTO EXÁMENES DE INGRESO, RETIRO Y PERIÓDICOS
1
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
GU-5.7-01
GUÍA GENERAL PARA PREVENCIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO
1
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
GU-5.7-02
GUÍA DE USO COMPARTIDO DE LAS INSTALACIONES, EQUIPOS Y ENSERES DE ONAC
1
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
INS-5.7-01
INSTRUCTIVO PARA NOTIFICACIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO
1
5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
PR-1.1-01
PREOCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
MA-5.7-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1
5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
MA-5.6-01
MANUAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
1
5.6 GESTIÓN INFORMÁTICA
RRI-5.7-01
REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - COPASST
1
5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
RRI-5.7-02
REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
1
5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
RRI-5.7-03
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
1
5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
RRI-5.2-01
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
DE TU INTERÉS
TU CARTE Boletín Informativo Interno
Tips para la Gestión Documental e Informática en ONAC Es bien sabido por todo nuestro equipo la importancia que tiene el manejo adecuado de la información en ONAC. Por ello, en procura de contribuir a mejorar cada día en la gestión documental e informática, cada mes incluiremos en esta sección de Tu Carte, algunas recomendaciones generales que nos servirán a todos.
Este mes presentamos una explicación general de las TRD, que nos servirá para comprender cómo se realiza la gestión documental en ONAC ¿Qué son las TRD? Son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos con base en el cual se clasifican de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión Documental de ONAC ¿Para qué sirven? Las tablas de retención constituyen una herramienta fundamental de la gestión documental ya que son la base para la organización, clasificación y disposición de la documentación Le permiten al organismo planificar, organizar y controlar, mediante tiempos o periodos de conservación los documentos producidos o recibidos por cada área. Optimizan los procesos realizados con la creación, consulta y conservación de los documentos. ¿Cuál es el estado actual de las TRD en ONAC? Las TRD en ONAC se definieron en 2014 como insumo para el proyecto de implementación de ORFEO. A raíz del proyecto de renovación organizacional (ROCC), se crearon dependencias y cargos que requieren de la tabla de retención para la administración de sus documentos, adicionalmente los procesos han cambiado y se han creado y eliminado tipos documentales que deben ser actualizados. En cuanto a la valoración y disposición final de los documentos, es necesario revisar los tiempos de retención registrados en las TRD para ajustarlos según se requiera teniendo como base el estudio de los valores primarios y secundarios de las series documentales que se definan.
Una buena práctica informática es nombrar los documentos y carpetas de los equipos y del servidor con nombres cortos lo cual conlleva a las siguientes ventajas y recomendaciones: Recomendaciones: · Al momento de descargar documento de internet o del correo electrónico, renombre los archivos de manera adecuada y abreviada. · Se posee una estructura de carpetas de relación padre hijos recuerde que el archivo final hereda esta información y puede dificultar su accesibilidad en caso de que sus nombres sean largos. El límite es 250 caracteres y esto incluye la ruta de red, ejemplo: · \\192.168.2.4\3005\area\plan_mejoras\2016\primer_semetre\copia_copia_copia_copia_co pia_copia_copia_copia_de_copia_resultado_auditoria_interna_area_informatica_avances_plan _de_mejora_version_290_ok_validad_direccion_imprimir_archivar_digiltalizar_y_ftp.docx = Mala práctica 258 caracteres. · \\192.168.2.4\3005\area\plan_mejoras\2016\primer_semetre\resultado_auditoria_interna_are a_informatica_avances_plan_de_mejora.docx = Mala práctica 131 caracteres. \\192.168.2.4\3005\area\plan_mejoras\2016\1_semestre\FR67534_RAI_3005.doc = Buena práctica 73 caracteres. · Organice su información de manera cronológica y solo almacene copias necesarias en documentos
DE TU INTERÉS
Tips Idiomáticos
Conectores del Discurso
Los conectores son palabras o grupos de palabras que sirven para unir ideas expresando claramente el modo en que se relacionan entre sí. Un buen uso de los conectores le da una mayor coherencia a nuestro discurso y lo hace más inteligible para el receptor. Los conectores pueden utilizarse tanto en textos escritos u orales. Su principal función, como su nombre lo indica, es conectar distintas partes de un texto, ya sean palabras, frases o, incluso, párrafos completos. A continuación presentamos una guía exprés, para tenerlos siempre a la mano:
Tomado de: http://hyperpolyglotte.com/aprende_espanol/vocabulario-conectores-explicacion.php
DE TU INTERÉS
TU CARTE Boletín Informativo Interno
Consulta el Reglamento Interno de Trabajo de ONAC Accede a través del siguiente vínculo:
goo.gl/JDJTN0 Conformación de los nuevos comités de Convivencia Laboral y Copasst Durante los meses de diciembre de 2016 y enero de 2017 se llevaron a cabo las elecciones e instalación del Comité de Convivencia Laboral y el Comité que apoyan el desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Los comités quedaron conformados de la siguientes manera :
NUESTRO EQUIPO
CUMPLEAÑOS Y ANIVERSARIOS LABORALES CUMPLEAÑOS DE FEBRERO Gloria Amparo Díaz Pastor
febrero
1
Nelson Andrés Ortiz Barrera
febrero
12
Mario Francisco Rey Rodríguez
febrero
16
Diana Carolina Barreto Navarro
febrero
20
Ana Carolina Gómez Parra
febrero
22
Andrés Lara Ávila
febrero
24
María Cristina Mallorga Jiménez
febrero
28
Mucho entusiasmo, buena nota y energía todos los días para los cumpleañeros de este mes y también para nuestros colaboradores que cumplen su aniversario. ANIVERSARIOS LABORALES Nombre
Fecha
Tiempo en años
María Cristina Mallorga Jiménez
Febrero
1
5
Yelitza Rubiano Martínez
Febrero
1
1
Blanca Diva Piñeros Buitrago
Febrero
3
2
Dora Cecilia Robayo
Febrero
8
1
Rosa Carolina Benavides Ruiz
Febrero
12
2
Jonattan Chavarro Becerra
Febrero
15
1
Laura Rico Cuevas
Febrero
16
5
Andrea Janina Rincón Ariza
Febrero
23
2
Ana María Barrera Rodríguez
Febrero
25
2
Magda Yusleny Buitrago Quintero
Febrero
26
4
TU CARTE
NUESTRO EQUIPO
Boletín Informativo Interno
BIENVENIDOS Bienvenida a nuevos compañeros: ANDRES LARA AVILA – Profesional Gestión de Proyectos Estratégicos CARLOS ALFREDO MARTINEZ RENGIFO – Jefe de Control Interno DIANA CAROLINA BARRETO NAVARRO – Aprendiz Sena Servicio al Cliente
FELICITACIONES Felicidades a MAURICIO FELIPE FRANCO VELASQUEZ; por el nacimiento de su hija MARIANA VICTORIA FRANCO PEREZ, el pasado 09 de enero de 2017.
CONDOLENCIAS
Lamentamos el fallecimiento del señor JOSE ELY PEÑA, padre de nuestra compañera AUDREY PEÑA PARRA, el pasado 13 de enero de 2017.